PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ MẠNG LƯỚI ĐẠI LÝ KHAI THÁC BẢO HIỂM NHÂN THỌ Ở CÔNG TY BẢO HIỂM NHÂN THỌ NGHỆ AN

PHƯƠNG HƯỚNG HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ MẠNG LƯỚI ĐẠI LÝ KHAI THÁC
BẢO HIỂM NHÂN THỌ Ở CÔNG TY BẢO HIỂM NHÂN THỌ NGHỆ
AN
Năm 2000 đánh dấu một bước ngoặt mới trong hoạt động kinh doanh
bảo hiểm nhân thọ. Đó là kinh doanh trong thị truờng cạnh tranh thực sự. Với
sự góp mặt của công ty bảo hiểm nhân thọ nước ngoài làm cho thị trường bảo
hiểm nhân thọ Việt Nam trở nên sôi động, thúc đẩy nghành bảo hiểm Việt Nam
phát triển.Thực tế trải qua thời gian gần 3 năm từ năm 2000 đến nay công ty
bảo hiểm nhân thọ Việt Nam đã trải qua không ít khó khăn khi có mặt của các
công ty bảo hiểm nhân thọ nước ngoài hoạt động trên thị trường. Với chất
lượng dịch vụ tốt, Kinh nghiệm đầy mình các công ty bảo hiểm nhân thọ nước
ngoài đã thu hẹp dần thị phần bảo hiểm nhân thọ của công ty bảo hiểm Việt
Nam.
Đứng trước những thách thức mới, tổng công ty bảo hiểm Việt Nam muốn
tồn tại phát triển bền vững trước khi trông chờ vào những chính sách ưu đãi
của nhà nước thì cần phải tự hoàn thiện mình. Áp dụng các biện pháp nâng
cao hiệu quả hoạt động, củng cố vị trí của mình trên thị trường. Trong đó công
tác hoàn thiện tổ chức, quản lý tổ chức là công việc không thể thiếu.
Qua thời gian thực tập tại công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An được tiếp xúc
xem xét, nghiên cứu và đánh giá công tác tổ chức và quản lý mạng lưới đại lý
bảo hiểm nhân thọ tại công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An. Kết hợp với những
hiểu biết của bạn thân, tác giả xin được trình bày một số ý kiến đóng góp phần
nào nhằm hoàn thiên công tác tổ chức, quản lý mạng lưới đại lý bảo hiểm nhân
thọ có hiệu quả hơn
I. THUẬN LỢI VÀ KHÓ KHĂN CỦA CÔNG TY TRONG CÔNG TÁC TỔ CHỨC,
QUẢN LÝ MẠNG LƯỚI KHAI THÁC
1.Thuận lợi:
Trải qua hơn 7 năm hoạt động chưa phải là thời gian dài để một doanh
nghiệp bảo hiểm nhân thọ chuẩn bị đầy đủ mọi mặt để đứng vững trên thi
trường,chứng tỏ hoạt động kinh doanh có hiêu quả cuả mình. Nhưng công ty

bảo hiểm nhân thọ Nghệ an (Chính thức thành lập tháng 6 năm 2000) dưới sự
chỉ đạo của công ty bảo hiểm nhân thọ Việt nam công ty bảo hiểm nhân thọ
nghệ an đã đạt được những thành tựu đáng kể. Đặc biệt trong tác tổ chức
quản lý mạng lưới đại lý khai thác. Công ty đã xây dựng được mạng lưới đại lý
rộng khắp.Tổ chức và quản lý hoạt động của mạng lưới đại lý có hiệu quả. Điều
đó được thể hiện qua:
- Số lượng hợp đồng ký kết với các khách hàng ngày càng tăng,với mức
phí bảo hiểm bình quân trên một hợp đồng tăng lên qua các năm. Cụ thể năm
1998 khai thác đựơc 5432 hợp đồng đến năm 1999, 2000, 2001, 2001 con số
này là 7490, 15213, 25100, và 21753 hợp đồng. Với tốc độ tăng liên hoàn so
với năm 1998 tương ứng là 37,88%, 103,1%, 64,99%, chỉ năm 2002 là số hợp
đồng giảm 13,33%. Phí bình quân đầu tiên trên một hợp đồng năm 1998 là
0,27245 triệu đến năm 2002 là 0,912 triệu đồng ( thể hiện qua bảng 11)
- Công ty có mạng lưới đại lý rộng khắp trên địa bàn
Công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ an đã xác định được thị trường,phân đoạn thị
trường,tương ứng với việc thành lập các văn phòng bảo hiểm khu vực trên các
đoạn thị trường. Từ đó có kế hoạch về chiến lược sản phẩm hợp lý,đúng đối
tượng khách hàng,công ty thực hiện tốt công tác quản trị nhân lực
- Số lượng đại lý ngày càng tăng. Năm 1998là 343 đại lý năm 2000 là
515 đại lý và đến năm 2002 số lượng đại lý là 680 (bảng 4, 5). Chất lượng đại
lý ngày một nâng cao, kỹ năng khai thác,chuyên môn nghiệp vụ của các đại lý
ngày một hoàn thiện.bên cạnh đó là chương trình đào tạo, nội dung đào tạo
luôn được công ty chú trọng và hoàn thiện. Hơn nữa công ty luôn có những
chính sách động viên,khen thưởng kịp thời, chính sách thu nhập của các đại lý
phù hợp. Công ty xây dựng được môi trường làm việc tốt từ đó tạo cho các đại
lý trở nên gắn bó với công ty, với nghề nghiệp….
2. Những khó khăn tồn tại
Bên cạnh những kết quả,thành tựu đạt được công ty bảo hiểm nhân thọ
Nghệ an cũng không tránh khỏi những vướng mắc tồn tại mà công ty cần khắc
phục kịp thời.Trong đó có công tấc tổ chức và quản lý mạng lưới đại lý khai

thác.
- Chương trình khai thác sản phẩm còn một số hạn chế
+ Quy mô đánh giá rủi ro chưa được thực hiện tốt,nghiêm túc,đúng trình
tự.Nhiều khi chạy theo số lượng mà không chú trọng hay đánh giá rủi ro một
cách sơ sài dẫn đến những trường hợp rủi ro xãy ra rồi mới ký kết hợp đồng
+ Nhiều khi đại lý cố tình không giải thích rõ ràng các điều khoản trong
hợp đồng nhằm ký kết hợp đồng dẫn đến vi phạm quyền lợi của khách hàng
khi rủi ro xãy ra
+ Số hợp đồng huỷ bỏ tương đối nhiều. Năm 2002 là 2000 hợp đồng
chiếm 3,3% hợp đồng có hiệu lực,tăng 0,15 so với năm 2001 là 1909 hợp
đồng.Điều này chứng tỏ khả năng duy trì hợp đồng khai thác còn nhiều hạn
chế
+ Mặc dù đã phân đoạn thị trường cho từng đại lý nhưng nhiều trường
hợp vẫn có hiện tượng khai thác chồng chéogiữa các đại lý làm cho thị trường
trỡ nên bó hẹp
+ Do đặc điểm địa lý dân cư phân bố không đồng đều về mật độ lẫn mức
sống cho nên số đại lý tập trung chủ yếu ở địa bàn thành phố, thị trấn, thị xã,
mà có khi bỏ qua thị trường đầy tiềm năng nông thôn
+ Do địa bàn dân số không tập trung nên chi phí cho hoạt động khá
lớn,điều này ảnh hưởng tới tâm lý của các đại lý
+ Vẫn có trường hợp đại lý và khách hàng cấu kết để ký kết hợp đồng
bảo hiểm
+ Thái độ phục vụ của một số đại lý chưa tốt chẳng hạn không thông báo
kịp thời những thay đổi về thị trường,thay đổi về phí hay các yếu tố khác liên
quan đến việc thực hiện hợp đồng
+ Công tác tuyển chọn đại lý còn một số bất cập,nhiều lúc do có mới quan
hệ giữa cán bộ tuyển chọn với các đại lý làm cho công tác tuyển chọn không
đảm bảo khách quan
+ Hiện nay mặc dù số lượng đại lý của công ty khá đông nhưng vẫn chưa
tương xứng với thị trường do đó công ty vẫn chưa phát huy dược hết khả

năng khai thác
+ Chất lượng đại lý mặc dù đã được nâng cao, công tác đào tạo,bồi
dưỡng luôn chú trọng nhưng so với chất lượng đại lý của các công ty khác
trong tổng công ty hay so với các công ty nước ngoài.
+ Chế độ hoa hồng,thù lao của các đại lý còn một số bất cập.Hiện nay
hoa hồng được trả cho các đại lý được chia làm ba mức . Năm thứ nhất từ 12
% đến 18 %( tuỳ theo từng sản phẩm) năm thứ 2 từ 5 % đến 6 % năm thứ 3
trở đi là 4,7 %. Do đó làm cho các đại lý chạy theo số lượng, tập trung khai
thác hợp đồng mới mà ít chú trọng đến công tác duy trì hợp đồng. Điều này
chắc chắn ảnh hưởng trực tiếp đến tình trạng nợ phí chất lượng chăm sóc
khách hàng giảm, công tác đầu tư của công ty
+ Công ty chưa thực sự thực hiện nghiêm túc, xử lý các trường hợp vi phạm nội
quy hoạt động, công tác của đại lý, ý thức chấp hành các nội quy về đại lý của
một số đại lý chưa cao. Nhiều đại lý có tâm lý chưa coi trọng công việc đại lý
bảo hiểm nhân thọ là một nghề thực thụ mà chỉ là một nghề tạm thời.
Mặc dù hoạt dộng của mạng lưới đại lý công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ
An vẫn còn những tồn tại, vướng mắc do tác động của nhiều nhân tố khách
quan cũng như chủ quan. Song phải thừa nhận rằng với khoảng thời gian
chưa phải là dài từ khi công ty thành lập đến nay, sự cạnh tranh ngày càng
mãnh liệt trên thị trương bảo hiểm nhân thọ. Nhưng công ty bảo hiểm nhân
thọ Nghệ An đã xây dựng cho mình một mạng lưới đại lý hoạt động có hiệu
quả góp phần vào sự thành công hoạt động bảo hiểm nhân thọ của tổng công
ty bảo hiểm Việt Nam. Tuy nhiên những tồn tại đó cần phải được giải quyết kịp
thời nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động khai thác góp phần đưa bảo hiểm
nhân thọ đi vào cuộc sống của mỗi gia đình, góp phần hoàn thiện thị trường
bảo hiểm nhân thọ tương xứng với sự phát triển của nên kinh tế đất nước.
II.MỘT SỐ ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN CỦA CÔNG TY TRONG THỜI GIAN TỚI VỀ
CÔNG TÁC TỔ CHỨC QUẢN LÝ MẠNG LƯỚI KHAI THÁC BẢO HIỂM NHÂN THỌ TẠI
CÔNG TY BẢO HIỂM NHÂN THỌ NGHỆ AN
Trước những thuận lợi khó khăn của công ty trong thời gian qua công ty

đã xác định vai trò quan trọng công tác tổ chức và quản lý mạng lưới đại lý
khai thác và đưa ra một số kế hoạch như sau:
1.Về công tác tuyên chọn và đào tạo đại lý bảo hiểm nhân thọ
- Kể từ năm 2000công ty tự đào tạo đại lý cấp một, trong thời gian đó công ty
phấn đấu đào tạo 12-15 khoá đại lý cấp một trong mỗi năm, trong khoảng thời
gian từ 2003-2005
- Phối hợp với trung tâm đào tạo của bảo việt tăng cường đại lý cấp hai,đại lý
cấp ba hằm nâng cao hiệu quả của công tác quản của các tổ trưởng,các tổ đại
lý, trưởng phòng khai thác. Nâng cao trình độ cán bộ đào tạo đại lý khai thác
bằng cách phối hợp với trung tâm đào tạo của bảo việt đào tạo 50 giáo viên
đại lý từ năm2003-2005
- Công ty sẽ nâng cao chất lượng đào tạo đại lý.Cụ thể là sẽ xây dựng chương
trình đào tạo đại lý riêng phù hợp với dặc điểm của thị trường.Tăng cường số
lớp bồi dưỡng năng cao kỹ năng khai thác cho các đại lý theo tháng,quý.
Quy trình tuyển chọn được thực hiện nghiêm túc, khách quan
- Xây dựng kế hoạch cải thiện chế độ hoa hồng đại lý.
2.Về mô hình tổ chức quản lý:
Hiện nay mô hình tổ chức quản lý đại lý của công ty hoạt động có hiệu
quả, phù hợp với lực lượng,đặc điểm của thị trường do đó trong thời gian tới
theo kế hoạch sẽ không có sự thay đổi về mô hình tổ chức quản lý.Tăng cường
đào tạo đội ngũ tổ trưởng,trưỏng phòng, nâng cao trình độ khai thác cho
họ.Đặc biệt trong công tác xác định thị trường tiềm năng, phân đoạn thị
trường để thực hiện tốt quy trình khai thác sản phẩm.Nâng cao uy tín của
công ty trên thị trường.Trong thời gian tới công ty dự kiến sẽ bổ sung một phó
giám đốc phụ trách nhân lực, thay vì trước đây chỉ có một phó giám đốc phụ
trách chung.
3. Công tác khai thác,quản lý và theo dõi hợp đồng
Trong thời gian tới công ty phấn đấu mở rộng thị trường hoạt động
tăng cường đại lý cho các phòng bảo hiểm khu vực nhằm tăng doanh thu phí
bảo hiểm với tốc độ tăng liên hoàn 30% mỗi năm. Đưa số hợp đồng khai thác

tăng liên hoàn 45% mỗi năm trong khoảng thời gian từ năm 2003-2005.
III.MỘT SỐ ĐỀ XUẤT VÀ BIỆN PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC TỔ CHỨC,QUẢN LÝ MẠNG LƯỚI ĐẠI LÝ.
1.Công tác tuyển chọn và đào tạo đại lý
Với mục tiêu nâng cao hiệu quả hoạt động của mạng lưới đại lý.Đứng
vững và phát triển trước những thách thức mớicông ty cần có những định
hướng sau:
a. Luôn xác định rằng lực lượng đại lý bảo hiểm nhân thọ là lực lượng giữ vai
trò quyết định tới sự sống còn của việc phát triển bảo hiểm nhân thọ trong
điều kiện thị trường Việt Nam hiện nay. Trong thời gian qua công việc tuyển
chọn đại lý diễn ra khá ồ ạt, ít có những chỉ tiêu cụ thể. Do đó trong thời gian
tới trước khi tuyển chọn công ty cần xác định số lượng đại lý dựa trên cơ sở
hai yếu tố sau:
- Tiềm năng phát triến bảo hiểm nhân thọ trên địa bàn trên cơ sở phân tích thị
trường
- Kế hoạch kinh doanh trong từng giai đoạn.
Trên cơ sở đánh giá hai yếu tố trên công ty có thể xác định số lượng đại
lý cần tuyển dụng một cách chính xác.Việc lập kế hoạch tuyển dụng đòi hỏi các
nhà quản lý phải trả lời được các câu hỏi sau:
+Tuyển dụng ai?
+ Tìm họ ở đâu?
+ Số lượng bao nhiêu?
- Đưa thông báo tuyển dụng trên các phương tiện thông tin đại chúng. Hiện
nay công ty đã áp dụng các phương tiện như báo Nghệ An mới, báo Nông
dân…Tuy nhiên việc đưa tin này không cập nhật nhiều khi không đến được
người có nhu cầu. Trong thời gian tới công ty cần có những thông báo cụ
thể về việc tuyển dụng, kèm theo các yêu cầu cơ bản trên các phương tiện
thông tin đại chúng như đài, báo chí, tờ rơi…Mặc dù những chi phí này
không phải là nhỏ,nhưng đổi lại công ty sẽ tuyển chọn người có năng lực
thực sự. Đồng thời qua đó là cơ hội để công ty dưới thiệu về công ty.

+Trong các bước tuyển chọn công ty cần đặc biệt chú ý các bước như giới
thiệu,định hướng cho tuyển viên hiểu rõ về công việc mà mình đang tham
gia, loại bớt những người chưa có ý định nghiêm túc về nghề nghiệp. Khâu
phỏng vấn cũng hết sức quan trọng.Công ty có thể chọn được những người
đã có kinh nghiệm, khả năng quản lý tham gia phỏng vấn vì hơn ai hết họ
hiểu biết những yêu cầu sát thực hơn, nhằm tuyển dụng được đại lý thực sự
mong muốn gắn bó với nghề.
+ Cần mở rộng đối tượng tuyển viên cho những người không có hộ khẩu
trên địa bàn vì hiện nay đặc biệt là thành phố Vinh đang có một lượng sinh
viên các tỉnh khác đang học tập làm viêc trên địa bàn. Họ là những người có
năng lực, kiến thức thực sự khả năng giao tiếp tốt.
b. Đối với quy trình đào tạo đại lý của công ty.
Về nội dung giáo trình hiện nay mặc dù có giáo trình đào tạo đại lý của
bảo việt nhưng đây là giáo chung cho cả công ty. Thực tế cho thấy tất cả các
địa bàn hoạt động lai không giống nhau do đó trên cơ sở giáo trình của bảo
việt,công ty bảo hiểm nhân thọ Nghệ An cần xây dựng cho mình giáo trình
mang đặc điểm riêng.Trong quy trình khai đặc biệt chú ý tới công tác tiếp
cận,dẫn dụ khách hàng do đó trong giáo trình đào tạo cần đưa ‘quy trình
bán hàng chi tiết hơn. Quy trình này sẽ giúp cho đại lý hoạt động có hiệu
quả hơn đặc biệt công ty phải xây dựng riêng biệt chương trình đào tạo đại
lý mới, đào tạo lại các đại lý,hay bồi dưỡng nâng cao nghiệp vụ.
Để thực hiện tốt các kỷ năng khai thác bảo hiểm nhân thọ phải trải qua các
bước sau: