Tiểu luận quản trị dự án Vai trò của dự báo trong quản trị dự án.doc

Tiểu luận Quản Trị Dự Án Vai trò của dự báo trong quản trị dự án
Lời Mở Đầu
Trong thời đại ngày nay, Khi sức ép thay đổi công nghệ ngày càng
lớn và cạnh tranh khốc liệt buộc cho các doanh nghiệp phản ứng kịp thời
với những thay đổi của môi trường, hoạt động theo hình thức các dự án trở
thành một phương thức vận hành hữu hiệu đối với các tổ chức. Tổ chức
theo hình thức dự án cung cấp các công cụ hữu hiệu nhằm tăng cường khả
năng hoạch định, thực thi và kiểm soát hoạt động, nhân lực và nguồn lực
của tổ chức. Quản trị dự án trở lên cần thiết bởi xã hội hiện đại đòi hỏi
những phương pháp quản trị mới trong đó sử dụng nhóm thay vì cá nhân để
giải quyết vấn đề. Ngoài ra, khi mức độ phức tạp của các dịch vụ và sản
phẩm và cũng như các quy trình để sản xuất ra chúng ngày càng ra tăng, dự
án chính là một công cụ hiệu quả để kiểm tra các sản phẩm cũng như quy
trình sản xuất.
Một trong những chức năng quan trọng của Quản trị dự án là “dự
báo”. Nhờ có dự báo, các nhà quản trị có thể lường trước được những khó
khăn hay thuận lợi của dự án. Qua đó có thể quyết định thực hiện dự án hay
không, hoặc chọn một phương án tối ưu nhất.
Nhận thức được tầm quan trọng, vai trò của công việc dự báo trong
quản trị dự án. Em chọn đề tài’’Vai trò của dự báo trong quản trị dự án”
HV thực hiện: Phạm Công Nam
1
Tiểu luận Quản Trị Dự Án Vai trò của dự báo trong quản trị dự án
I. TÌM HIỂU VỀ DỰ BÁO
1. Khái niệm:
Dự báo là một khoa học và nghệ thuật tiên đoán những sự việc sẽ xảy ra
trong tương lai, trên cơ sở phân tích khoa học về các dữ liệu đã thu thập
được.
Khi tiến hành dự báo cần căn cứ vào việc thu thập, xử lý số liệu trong
quá khứ và hiện tại để xác định xu hướng vận động của các hiện tượng
trong tương lai nhờ vào một số mô hình toán học (Định lượng). Tuy nhiên

dự báo cũng có thể là một dự đoán chủ quan hoặc trực giác về tương lai
(Định tính) và để dự báo định tính được chính xác hơn, người ta cố loại trừ
những tính chủ quan của người dự báo.
Dù định nghĩa có sự khác biệt nào đó, nhưng đều thống nhất về cơ bản là
dự báo bàn về tương lai, nói về tương lai. Dự báo trước hết là một thuộc
tính không thể thiếu của tư duy của con người, con người luôn luôn nghĩ
đến ngày mai, hướng về tương lai. Trong thời đại công nghệ thông tin và
toàn cầu hóa, dự báo lại đóng vai trò quan trọng hơn khi nhu cầu về thông
tin thị trường, tình hình phát triển tại thời điểm nào đó trong tương lai càng
cao. Dự báo được sử dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau, mỗi lĩnh vực có
một yêu cầu về dự báo riêng nên phương pháp dự báo được sử dụng cũng
khác nhau.
2. Đặc điểm của dự báo
- Không có cách nào để xác định tương lai là gì một cách chắc chắn (tính
không chính xác của dự báo). Dù phương pháp chúng ta sử dụng là gì thì
luôn tồn tại yếu tố không chắc chắn cho đến khi thực tế diễn ra.
- Luôn có điểm mù trong các dự báo. Chúng ta không thể dự báo một
cách chính xác hoàn toàn điều gì sẽ xảy ra trong tương tương lai. Hay nói
HV thực hiện: Phạm Công Nam
2
Tiểu luận Quản Trị Dự Án Vai trò của dự báo trong quản trị dự án
cách khác, không phải cái gì cũng có thể dự báo được nếu chúng ta thiếu
hiểu biết về vấn đề cần dự báo.
-Dự báo cung cấp kết quả đầu vào cho các nhà hoạch định chính sách
trong việc đề xuất các chính sách phát triển kinh tế, xã hội. Chính sách mới
sẽ ảnh hưởng đến tương lai, vì thế cũng sẽ ảnh hưởng đến độ chính xác của
dự báo.
3. Các phương pháp dự báo.
3.1 Phương pháp dự báo định tính
Phương pháp này dựa trên cơ sở nhận xét của những yếu tố liên quan,

dựa trên những ý kiến về các khả năng có liên hệ của những yếu tố liên
quan này trong tương lai. Phương pháp định tính có liên quan đến mức độ
phức tạp khác nhau, từ việc khảo sát ý kiến được tiến hành một cách khoa
học để nhận biết các sự kiện tương lai hay từ ý kiến phản hồi của một nhóm
đối tưởng hưởng lợi (chịu tác động) nào đó.
3.2 Phương pháp dự báo định lượng
Mô hình dự báo định lượng dựa trên số liệu quá khứ, những số liệu này
giả sử có liên quan đến tương lai và có thể tìm thấy được. Tất cả các mô
hình dự báo theo định lượng có thể sử dụng thông qua chuỗi thời gian và
các giá trị này được quan sát đo lường các giai đoạn theo từng chuỗi.
Tuy nhiên hiện nay thông thường khi dự báo người ta thường hay kết
hợp cả phương pháp định tính và định lượng để nâng cao mức độ chính xác
của dự báo. Bên cạnh đó, vấn đề cần dự báo đôi khi không thể thực hiện
được thông qua một phương pháp dự báo đơn lẻ mà đòi hỏi kết hợp nhiều
hơn một phương pháp nhằm mô tả đúng bản chất sự việc cần dự báo
HV thực hiện: Phạm Công Nam
3
Tiểu luận Quản Trị Dự Án Vai trò của dự báo trong quản trị dự án
II. QUY TRÌNH QUẢN TRỊ DỰ ÁN
1. Khái niệm
Quản trị dự án: Là thiết lập và sử dụng một tổng thể các quá trình và khả
năng để sử dụng tối ưu các nguồn lực nhằm đưa dự án tới một kết thúc tốt
đẹp.
2. Quy trình quản trị dự án.
Tất cả các dự án, dù trong lĩnh vực nào, từ công nghệ cho đến kiến trúc,
đều được tạo nên từ những tiến trình. Tiến trình là một loạt các hành động
với một mục tiêu chung là nhằm tạo ra một kết quả. Có 5 tiến trình quản lý
dự án như sau:
- Xác định dự án:
- Phân tích, lập và lựa chọn dự án.

- Duyệt dự án
- Triểm khai thực hiện
- Nghiệm thu tổng thể.
III. VỊ TRÍ VÀ VAI TRÒ CỦA DỰ BÁO TRONG QUẢN TRỊ DỰ
ÁN.
1. Trong hoạch định dự án.
1.1 Vai trò
Việc hoạch định tiến độ dự án xây dựng là một trong những bước cơ bản
của việc quản lý dự án. Có thể nói rằng tất cả dự án xây dựng đều đòi hỏi
phải có hoạch định. Hoạch định là một trong những chức năng chính của
quản lý, nghĩa là nhà quản lý dự án phải lập kế hoạch dự báo và có kế
hoạch tác động đến những sự kiện trong tương lai. Nếu nhà quản lý dự án
không thực hiện công việc này ngay từ lúc đầu, khi ấy nhà quản lý dự án
HV thực hiện: Phạm Công Nam
4
Tiểu luận Quản Trị Dự Án Vai trò của dự báo trong quản trị dự án
không thể kiểm soát được dự án. Hơn nữa, việc hoạch định tiến độ là cách
thức để xác định thời gian hoàn thành dự án một cách chính xác, kiểm tra
tiến độ thực hiện dự án sau này cũng như việc sử dụng nguồn lực một cách
hiệu quả nhất trong việc quản lý các dự án xây dựng. Hoạch định dự án là
một phạm trù khó mô tả vì hai lý do:
Kế hoạch dự án không chỉ đơn thuần là một lịch biểu mà được xem là gồm
có 3 chiều cơ bản:
- Chi phí: Số lượng tiền sẽ bỏ ra và cách lập ngân sách chúng
qua thời gian.
- Thời gian: Quãng thời gian để thi hành công việc.
- Phạm vi, nội dung thực hiện.
 Kế hoạch dự án là một loại bản đồ, có thể dựa vào đó để thực hiện
dự án từ đầu đến cuối.
- Kế hoạch dự án luôn luôn thay đổi.

1.2 Lý do hoạch định dự án:
Bảo đảm dự án đạt được mục tiêu: Ta không thể tưởng tượng một hành
động của con người sẽ đi về đâu nếu ta không hoạch định xem mục tiêu là
gì?, làm bằng cách nào? Ai làm?
Bảm đảm chủ động trong việc phân bổ và sử dụng nguồn lực một cách hiệu
quả.
Là cơ sở để thuyết phục và nhận được sự tài trợ từ bên ngoài.
Là căn cứ hướng dẫn mọi thành viên đi đến mục tiêu
Giúp việc giám sát và kiểm soát dự án dễ dàng, có căn cứ đánh giá tiến độ
thực hiện dự án và khả năng thành công theo dự kiến.
1.2.1. Hoạch định nguồn lực
HV thực hiện: Phạm Công Nam
5