QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC.doc

QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC
Thực hiện:Nguyễn Tuấn Minh,Nguyễn thị Bích Hằng,
Nguyễn thị Thảo,Lê Ngọc Nam
I. ĐẶT VẤN ĐỀ
Ngày nay tin học đã phát triển đạt đến mức độ cao, được ứng dụng
vào mọi ngành , mọi lĩnh vực của nền kinh tế đất nước góp phần quan
trọng làm cho các ngành này phát triển nhanh hơn, hiệu quả hơn. Tin
học quản lý nhằm nâng cao năng suất và tốc độ xử lý một lượng thông
tin lớn, phức tạp để đưa ra thông tin kịp thời và nhanh chóng đáp ứng
những yêu cầu đặt ra.
Hoà cùng sự phát triển của nền kinh tế đất nước là các nhân tài của
đất nước.Hàng năm các trường đại học điều tổ chưc các kỳ thì tuyển
sinh đại học để đào tạo các nhân tài đó theo nghị quyết của nhà nước.
Theo tìm hiểu thực tế thì đại đa số các hệ thống quản lý hồ sơ dăng ký
tuyển sinh đại học (QLHSĐKTSĐH) ở các trường đại học chỉ đơn
thuần là quản lý thủ công , và một số hệ thống QLHSĐKTSĐH bằng
máy tính như lưu trữ các thông tin chung về các thí sinh dự thi trên máy
tính chủ yếu trên Word. Các mẫu báo cáo thống kê phải viết tay hoặc
có đánh máy thì lại phải đánh lại danh sách thí sinh theo nội dung báo
cáo, công việc này mất thời gian mà chưa hiệu qủa cao chưa đồng bộ.
Nếu tin học hoá được các hệ thống thủ công này thì trong tương lai hệ
thống QLHSĐKTSĐH được đồng bộ hoá của tất cả các trường đại học,
đồng thời việc cập nhật những thay đổi hay tìm kiếm thông tin với
những công việc trước đây ta làm mất rất nhiều thời gian thì bây giờ
chỉ cần làm trong thời gian ngắn .
1
QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC
Thực hiện:Nguyễn Tuấn Minh,Nguyễn thị Bích Hằng,
Nguyễn thị Thảo,Lê Ngọc Nam
II. KHẢO SÁT
Sau khi nhận được bài tâp lớn , chúng em đã đi tìm hiểu và khảo sát

thực tế tại Phòng Đào tạo trường đại học Hàng hải.
Địa chỉ: Nhà A1 Khu Hiệu bộ trường đại học Hàng hải
1. Hiện trạng QLHSĐKTSĐH của trường Đại Học Hàng hải
 Tại trường đại học Hàng hải, việc quản lý hồ sơ của các thí sinh
thuộc đơn vị mình quản lý vẫn sử dụng phương pháp thủ công là chủ
yếu, khối lượng hồ sơ quản lý là rất lớn.
 Việc cập nhật hồ sơ, tìm kiếm thông tin của một thí sinh nào đó là
rất khó khăn, mất nhiều thời gian và không cho được thông tin chính
xác nhất về thí sinh đó.
 Số giấy tờ bổ sung hàng năm trong hồ sơ QLHSĐKTSĐH cũng
rất lớn
 Việc làm các báo thống kê theo yêu cầu mang tính điều tra
chuyên đề thì càng gặp khó khăn hơn rất nhiều và thường không thỏa
mãn được yêu cầu đặt ra
Qua tìm hiểu thực tế chúng em thấy nghiệp vụ QLHSĐKTSĐH bằng
sổ sách có những ưu khuyết điểm sau:
Ưu điểm :
Công việc quản lý trên sổ sách là công việc rất quen thuộc trong
đơn vị hành chính sự nghiệp ở nước ta trong nhiều năm qua việc quản
lý như vậy không đòi hỏi phải có trình độ chuyên môn cao và một số
công việc quản lý thủ công trước đây không thể thay thế hoàn toàn
bằng máy tính.
Nhược điểm :
Trong thời đại ngày nay với tốc độ phát triển rất nhanh và mạnh
mẽ của công nghệ thông tin thì việc quản lý bằng sổ sách trở nên lạc
hậu và có những nhược điểm chính sau:
o Việc quản lý bằng sổ sách trở nên cồng kềnh, dễ bị mối mọt
thất lạc
2
QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC

Thực hiện:Nguyễn Tuấn Minh,Nguyễn thị Bích Hằng,
Nguyễn thị Thảo,Lê Ngọc Nam
o Việc sửa chữa hay cập nhật mất nhiều thời gian.
o Phương pháp quản lý thủ công làm giảm hiệu qủa của việc
quản lý điều hành .
o Tính bảo mật an toàn không cao nên thông tin dễ bị mất.
o Không mang tính thời đại
2. Mục tiêu của hệ thống mới
- Cập nhật thông tin nhanh chóng và chính xác.
- Tra cứu thông tin nhanh chóng, chính xác và dễ dàng hơn
theo yêu cầu quản lý.
- Sửa chữa hay bổ sung thông tin cũng hết sức mềm dẻo, thuận
tiện đáp ứng đầy đủ yêu cầu đặt ra. Tuy nhiên thực tế hiện nay
hầu hết các trường đại học là những nơi trực tiếp quản lý hồ sơ
dăng ký của các thí sinh chưa trang bị máy vi tính.
III.XÁC LẬP DỰ ÁN
1.Dự trù trang thiết bị
- Phần mềm sẽ được viết bằng Visual Basic 6.0, dùng hệ quản trị cơ sở
dữ liệu SQL server 2000.
- Cần một hệ thống máy tính như sau:
+ Hệ điều hành: Window 98 trở lên.
+ Cấu hình máy không cần cao lắm (Ram 256Mb, ổ cứng 40GB).
Dân tộc

3
QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC
Thực hiện:Nguyễn Tuấn Minh,Nguyễn thị Bích Hằng,
Nguyễn thị Thảo,Lê Ngọc Nam
2. Lập kế hoạch:
STT Tên công việc Ngày bắt đầu Ngày kết thúc

1 Phân tích 21/2/2008 6/3/2008
2 Thiết kế 7/3/2008 13/3/2008
3 Cài đặt
4 Kiểm thử
5 Chuyển giao
6 Bảo trì
IV. SƠ ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG:
Dân tộc

4
QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC
Thực hiện:Nguyễn Tuấn Minh,Nguyễn thị Bích Hằng,
Nguyễn thị Thảo,Lê Ngọc Nam
Quản lý hồ
sơ ĐKDT
ĐH
Quản lý
Danh Mục
Quản lý hồ
sơ
Thống Kê
Báo Cáo
Dân tộc
Tỉnh thành
Tôn giáo
Cập nhật hồ
sơ
Xếp phòng
Đánh số báo
danh

Tổng số thí
sinh
Phòng thi
Lập giấy báo
dự thi
Địa Điểm
Khu vực ưu
tiên
Ngành
Đơn vị ĐKDT
Đối tượng ưu
tiên
Phòng Đào
Tạo

DS thí sinh
theo ngành thi
DS thí sinh
theo ĐTUT
DS thí sinh
theo KVUT
5
QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC
Thực hiện:Nguyễn Tuấn Minh,Nguyễn thị Bích Hằng,
Nguyễn thị Thảo,Lê Ngọc Nam
V: SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU:
1. Sơ đồ ngữ cảnh:
2. Mức đỉnh:
Cán
Bộ

Quản
Lý
Hồ sơ thí sinh
Quản lý danh mục
Quản lý hồ sơ
Thống Kê
Báo Cáo
Cập nhật thông tin thí sinh
Cập nhật hồ sơ thí sinh
Thông TinThống Kê
Kết Quả Thống Kê
DL
DL
DL
6
Quản lý
HSĐKDT
Hồ sơ thí sinh
CB
Quản
Lý
Cập nhật thông tin
Tìm kiếm/Thống kê
DL
QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC
Thực hiện:Nguyễn Tuấn Minh,Nguyễn thị Bích Hằng,
Nguyễn thị Thảo,Lê Ngọc Nam
3. Mức dưới đỉnh
-Sơ đồ mức dưới đỉnh Quản lý Danh mục:
Hồ sơ thí sinh

Cập nhật
Dân tộc
Cập nhật
Đơn vị
ĐKDT
Cập
nhật
Ngành
Cập
nhật
Tỉnh
thành
Cập
nhật Tôn
giáo
Cập nhật
Khu vực
Cập nhật
Đối tượng
ưu tiên
Cán Bộ Quản Lý
Cán Bộ Quản Lý
DL dân tộc
DL Tỉnh
Thành
Nhập/sửa
Nhập/sửa Nhập/sửa Nhập/sửa
DL Tôn Giáo
DL KV
DL Ngành

DL Khoa
DL ĐTƯT
Nhập/sửa Nhập/sửa Nhập/sửa
7
QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC
Thực hiện:Nguyễn Tuấn Minh,Nguyễn thị Bích Hằng,
Nguyễn thị Thảo,Lê Ngọc Nam
-Sơ đồ mức dưới đỉnh Quản lý Hồ Sơ:
Hồ sơ thí sinh
Cập nhật
Hồ sơ
Lập giấy báo
dự thi
Xếp phòng
Đánh số báo
danh
Cán Bộ Quản Lý
Cán Bộ Quản Lý
DL Hồ sơ
Nhập/sửa Nhập/sửa
Nhập/sửa
Nhập/sửa
DL Hồ sơ
DL Hồ sơ
DL Hồ sơ
8
QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC
Thực hiện:Nguyễn Tuấn Minh,Nguyễn thị Bích Hằng,
Nguyễn thị Thảo,Lê Ngọc Nam
- Sơ đồ mức dưới đỉnh Báo cáo thống kê:

Hồ sơ Thí sinh
DS thí sinh
theo ĐTUT
DS thí sinh
theo địa
điểm dự
Cán Bộ Quản Lý
Tổng số
thí sinh
Xếp Phòng
DL Hồ sơ
DL Hồ sơ
DL Hồ sơ
DL Hồ sơ
DL Xếp phòng
DL Xếp phòng
Thống kê báo cáo Thống kê báo cáo
9
Cán Bộ Quản Lý
DS thí sinh
theo ngành
dự thi
DS thí sinh
theo KVƯT
DS tổng số
phòng thi
Thống kê báo cáo
Thống kê báo cáo Thống kê báo cáo
Thống kê báo cáo
QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC

Thực hiện:Nguyễn Tuấn Minh,Nguyễn thị Bích Hằng,
Nguyễn thị Thảo,Lê Ngọc Nam
VI/PHÂN TÍCH DỮ LIỆU ĐẦU VÀO/ĐẦU RA(CỦA CÁC
CHỨC NĂNG):
1, Chức năng quản lý danh mục :
-Mục tiêu:
Chức năng này tương ứng với nghiệp vụ thêm, sửa, xóa các thông tin
:dân tộc, tôn giáo, khu vực ưu tiên, đối tượng ưu tiên, ngành, đơn vị
đăng ký dự thi của thí sinh thông qua hồ sơ thí sinh.
-Đầu vào:
Người sử dụng chức năng này căn cứ vào hồ sơ thí sinh ghi trên phiếu
dự thi (Biểu mẫu 1)
-Đầu ra:
Lưu các thông tin trên giao diện mà người sử dụng đã nhập vào một
nguồn dữ liệu biểu diễn danh mục
2, Chức năng cập nhật hồ sơ:
- Mục tiêu:
Chức năng này tương ứng với nghiệp vụ theo dõi hồ sơ nộp vào trường
gồm các nghiệp vụ:
+Chấp nhận hồ sơ
+Loại hồ sơ
+Yêu cầu sửa chữa hồ sơ
Để tránh các lỗi sai của người nhập liệu ,nó sẽ làm việc với hồ sơ cả 3
thao tác :nhập, sửa, xóa.
-Đầu vào:
Người sử dụng chức năng này căn cứ vào các thông tin mà thí sinh ghi
trên phiếu dự thi (phiếu số 1) cập nhật thông tin trên giao diện của chức
năng
Phiếu số 1:
10

QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC
Thực hiện:Nguyễn Tuấn Minh,Nguyễn thị Bích Hằng,
Nguyễn thị Thảo,Lê Ngọc Nam
11
SỞ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG Độc lập_Tự do_Hạnh phúc
PHIẾU ĐĂNG KÝ DỰ THI (ĐKDT) Phiếu số 1
ĐẠI HỌC VÀ CAO ĐẲNG NĂM 2008
1,Số phiếu:(Thí sinh không ghi mục này.Khi thu phiếu
trước khi đánh số phiếu,các đơn vị cần đọc kỹ hướng dẫn của Bộ )
2,Trường đăng ký dự thi:
Tên trường:……………………….

Ký hiệu trường khối thi mã ngành
3,Họ, chữ đệm và tên của thí sinh:
……………………………………………….. Giới(nữ ghi 1,nam ghi 0)
4,Ngày tháng và 2 số cuối của năm sinh:
(Nếu ngày và tháng sinh nhỏ hơn 10 thì
Ghi số 0 vào đầu ô)
Ngày tháng năm
5,Nơi sinh(Ghi rõ xã, phường, huyện,quận, tỉnh, thành phố):……………………………
6,Dân tộc(Ghi bằng chữ):……………………………………………………………………
7,Thuộc khu vực nào thì khoanh tròn vào ký hiệu của đối tượng
đó:01,02,03,04,05,06
07.Sau đó ghi ký hiệu vào 2 ô.Nếu không thuộc diện ưu tiên thì để trống
8,Hộ khẩu thường trú :………………………………….
………………………………………………………..
Mã tỉnh Mã huyện
9,Nơi học THPT hoặc tương đương
Năm lớp 10:…………………………..

Năm lớp 11:…………………………..
Năm lớp 12:…………………………..
Mã tỉnh Mã trường
10,Thuộc khu vực nào thì khoanh tròn vào ký hiệu khu vực đó(KV1,KV2-
NT,KV2,KV3)
11,Nơi nộp hồ sơ đăng ký dự thi:……………………… Mã đơn vị ĐKDT
12,Giấy chứng minh số:
(Ghi mỗi số 1 ô)
13,Gửi giấy báo dự thi,giấy chứng nhận kết quả thi,phiếu báo điểm cho ai,theo địa
chỉ nào ?:………………………………………………….Điện thoại……………………..
Tôi xin cam đoan những lời khai trong phiếu DDKDT này là đúng sự thật.Nếu sai tôi xin
chịu xử lý theo Quy chế Tuyển sinh của Bộ Giáo dục và Đào tạo.
Ngày tháng năm 2008
Chữ ký của thí sinh

QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC
Thực hiện:Nguyễn Tuấn Minh,Nguyễn thị Bích Hằng,
Nguyễn thị Thảo,Lê Ngọc Nam
Mục 1: Thí sinh không ghi mục này
Mục 2: Ghi tên trường sẽ dự thi và có nguyện vọng học vào dòng kẻ
chấm. Ghi ký hiệu trường vào 3 ô đầu. Hai ô tiếp theo ghi khối thi quy
ước: ô thứ nhất A,B,C hoặc D, ô thứ 2 dùng cho thí sinh dự thi khối D:
thi tiếng Anh ghi số 1, thi tiếng Nga ghi số 2, thi tiếng Pháp ghi số 3,
thi tiếng Trung ghi số 4, thi tiếng Đức ghi số 5, thi tiếng Nhật ghi số 6.
Ba ô cuối cùng ghi mã ngành dự định học.
Mục 3,4,5,6: Ghi theo hướng dẫn trên phiếu ĐKDT.
Mục 7: Theo ký hiệu các đối tượng ưu tiên trong tuyển sinh quy định
tại”Quy chế tuyển sinh đại học cao đẳng hệ chính quy”. Thí sinh
tự xác định thuộc đối tượng nào thì ghi vào ô quy định, nếu khai
man sẽ bị xử ký. Thí sinh thuộc diện ưu tiên phải giấy chứng

nhận hợp pháp kèm theo ĐKDT. Cần lưu ý: tất cả học sinh là
người có cha hoặc mẹ là người dân tộc thiểu số đều ghi là 01.
Mục 8: Cần ghi đúng mã tỉnh và huyện nơi thí sinh có hộ khẩu thường
trú (Mã tỉnh, huyện xem trong cuốn “Những điều cần biết về
tuyển sinh ĐH,CĐ năm 2008” ).
Mục 9: Ghi tên trường và địa chỉ của trường vào dòng kẻ chấm. Ghi
mã tỉnh nơi trường đóng vào 2 ô đầu (mã tỉnh xem trong cuốn
“Những điều cần biết về tuyển sinh ĐH,CĐ năm 2008”)ghi mã
trường vào 3 ô tiếp theo (mã trường ghi theo quy định của Sở
GD-ĐT, nếu mã trường có 1chữ số thì 2 ô đầu tiên của 3 ô mã
trường ghi số 0, mã trường có 2 chữ số thì ô đầu tiên của 3 ô mã
trường ghi số 0 ).
Mục 10: Trong 3 năm học THPT hoặc tương đương, học ở đâu lâu
hơn hưởng ưu tiên khu vực ở đó. Nếu mỗi năm học 1 trường hoặc
nửa thời gian học ở trường này, nửa thời gian học ở trường kia thì
tốt nghiệp ở đâu thì ưu tiên khu vực ở đó.
Mục 11:Thí sinh cần ghi theo hướng dẫn của nơi thu nhận hồ sơ. Học
sinh đang học lớp 12 THPT tại trường nào thì nộp hồ sơ ĐKDT
tại trường đó .Các đối tượng khác nộp hồ sơ ĐKDT tại các điểm
do sở GD&ĐT quy định.
Mục 12 : Ghi như hướng dẫn trên phiếu ĐKDT
Mục 13 : Thí sinh phải ghi rõ họ tên người nhận , địa chỉ chi tiết của
người nhận : xóm (số nhà), thôn (đường phố,ngõ ngách), xã
(phường), huyện (quận), tỉnh (thành phố), hoặc số điện thoại (nếu
có)
-Đầu ra:
12
QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC
Thực hiện:Nguyễn Tuấn Minh,Nguyễn thị Bích Hằng,
Nguyễn thị Thảo,Lê Ngọc Nam

Lưu các thông tin trên giao diện mà người sử đã nhập vào 1 nguồn dữ
liệu biểu diễn hồ sơ dự thi
3. Chức năng xếp phòng:
-Mục tiêu:
Chức năng này tương ứng với nghiệp vụ từ hồ sơ của thí sinh người sử
dụng cập nhật tên thí sinh và sắp xếp theo thứ tự để đưa vào phòng thi
-Đầu vào:
Từ hồ sơ thí sinh người sử dụng cập nhật tên và ngày sinh của thí sắp
xếp đưa vào danh sách phòng thi
-Đầu ra:
Danh sách các phòng thi được lưu trữ trong cơ sở dữ liệu biểu diễn
phòng thi
4, Chức năng đánh số báo danh:
-Mục tiêu:
Chức năng này tương ứng với các thao tác: thêm, sửa , xóa số báo danh
của thí sinh thông qua việc thu nhận hồ sơ.
-Đầu vào:
Từ hồ sơ thí sinh người sử dụng cập nhật tên và ngày sinh của thí sắp
xếp và đánh số báo danh đưa vào danh sách số báo danh của thí sinh.
-Đầu ra:
Danh sách số báo danh của các thí sinh dự thi và đưa vào cơ sở dữ liệu
đánh số báo danh.
5, Chức năng lập giấy báo dự thi:
-Mục tiêu:
Chức năng này tương ứng với các thao tác :thêm,sửa ,xóa việc lập một
giấy báo dự thi qua việc thu nhận hồ sơ.
-Đầu vào :
Các thông tin từ HS thí sinh và các kho dữ liệu xếp phòng, đánh số báo
danh
-Đầu ra:

In ra biểu mẫu giấy báo dự thi, lưu trong cơ sở dữ liệu và gửi về cho thí
sinh
13
QUẢN LÝ HỒ SƠ ĐĂNG KÝ DỰ THI ĐẠI HỌC
Thực hiện:Nguyễn Tuấn Minh,Nguyễn thị Bích Hằng,
Nguyễn thị Thảo,Lê Ngọc Nam
Biểu mẫu số 2:
6,Chức năng thống kê báo cáo tổng số thí sinh:
-Mục tiêu:
Quản lý tổng số thí sinh dự thi của trường theo từng ngành, theo đối
tượng ưu tiên, khu vực ưu tiên, địa điểm dự thi, tổng số phòng thi
-Đầu vào:
Hồ sơ thí sinh mà người sử dụng lưu trong cơ sở dữ liệu.
-Đầu ra:
Chức năng này đưa ra tổng số thí sinh dự thi, in các báo cáo
VI/:PHÂN TÍCH HỆ THỐNG VỀ MẶT DỮ LIỆU:
1, Các kiểu thực thể:
1.1, Quê Quán (Mã quê quán,Tên quê quán,Ghi chú)
1.2, Dân tộc (Mã dân tộc,Tên dân tộc,Ghi chú)
1.3, Khu vực ưu tiên (Mã khu vực ưu tiên ,Tên khu vực ưu tiên,Ghi
chú)
1.4, Đối tượng ưu tiên (Mã đối tượng ưu tiên,Tên đối tượng ưu
tiên,Ghi chú)
1.5, Ngành dự thi (Mã ngành dự thi,Tên ngành dự thi,Ghi chú)
1.6,Hộ khẩu thường trú (Mã hộ khẩu thường ,Tên hộ khẩu thường
trú,ngày cấp,Ghi chú )
14
Bộ Giao Thông Vận Tải Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt nam
Trường ĐH Hàng Hải VN Độc lập-Tự do-Hạnh phúc
GIẤY BÁO DỰ THI

Họ và tên thí sinh:………………………….SBD:…Phòng thi:
Ngày sinh:…………………………………..
Hộ khẩu thường trú:……………………….
Nhà trường xin thông báo cho thí sinh đúng 7h 30 phút ngày … tháng …
năm…đến tại địa điểm… để làm thủ tục dự thi. Đề nghị thí sinh đến đúng
giờ.
HỘI ĐỒNG TUYỂN SINH TRƯỜNG ĐHHH
Ký tên: