ỨNG DỤNG ERP tại CÔNG TY cổ PHẦN sữa VIỆT NAM VINAMILK

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
KHOA CƠ BẢN

TIỂU LUẬN
MÔN THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
ỨNG DỤNG ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỮA VIỆT NAM VINAMILK

Giảng viên hướng dẫn: ThS Nguyễn Thị Hồng Vân
Sinh Viên: Ngô Thu Trang
MSSV: 1317710103

Hà Nội ngày 23 tháng 3 năm 2017

1


LỜI MỞ ĐẦU
Hiện nay, Việt Nam đã bước vào một giai đoạn hội nhập quốc tế sâu sắc và toàn diện hơn
bao giờ hết. Tính đến năm 2011, chúng ta đã có quan hệ ngoại giao với 179 quốc gia, có
quan hệ kinh tế, thương mại, đầu tư với hơn 220 quốc gia và vùng lãnh thổ. Quá trình hội
nhập mang đến nhiều cơ hội đồng thời cũng mang đến những thách thức vô cùng lớn với
sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt. Nếu doanh nghiệp không tìm tòi, ứng dụng công nghệ
vào sản xuất kinh doanh thì sẽ không thể tồn tại lâu dài trên thị trường. Ngày nay việc
ứng dụng công nghệ thông tin vào sản xuất ngày càng trở nên phổ biến, đóng vai trò
không thể thiếu trong quá trình kinh doanh.
ERP, viết tắt của từ tiếng Anh “Enterprise Resource Planning”, có nghĩa là “Hệ thống
hoạch định nguồn lực doanh nghiệp” đã và đang được các doanh nghiệp đầu tư thích
đáng do những lợi ích mà nó mang lại. Đa số các tập đoàn hàng đầu thế giới đều áp dụng
hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để quản lý hoạt động kinh doanh của
mình và xem đây là yếu tố then chốt, chìa khóa cho sự thành công của doanh nghiệp bởi
sử dụng ERP sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí, tăng khả năng cạnh tranh và đem lại

lợi ích lâu dài.
Chình vì vậy việc ứng dụng ERP vào hoạt động kinh doanh sản xuất là vô cùng quan
trọng, đặc biệt là đối với các doanh nghiệp của Việt Nam trong nền kinh tế trên đà tăng
trưởng như hiện nay. Công ty Cổ phần sủa Việt Nam Vinamilk cũng không nằm ngoài xu
thế của thế giới, nhu cầu quản lý ngày càng cao, đòi hỏi thông tin phải chính xác và kịp
thời, đó là lý do ban lãnh đạo công ty quyết định áp dụng hệ thống ERP vào doanh
nghiệp.

2


I.
I.1.

CƠ SỞ LÝ LUẬN
Khái niệm về ERP:

ERP (Enterprise Resource Planning) là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một
loạt hoạt động của doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản
lý các hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua
hàng, quản lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ
với khách hàng, v.v… Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực
thích hợp của doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tài chính có sẵn với số
lượng đủ khi cần, bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch.
ERP là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp theo một kiến trúc tổng
thể, giúp doanh nghiệp: Hoạch định, thực hiện, kiểm soát, ra quyết định.
Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:
1. Kế toán tài chính (Finance)
2. Quản lý bán hàng và phân phối (Sales and Distribution)
3. Quản lý mua hàng (Purchase Control)

4. Quản lý hàng tồn kho (Stock Control)
5. Lập kế hoạch và quản lý sản xuất (Production Planning and Control)
6. Quản lý dự án (Project Management)
7. Quản lý dịch vụ (Service Management)
8. Quản lý nhân sự (Human Resouce Management)
9. Báo cáo quản trị (Management Reporting)
10. Báo cáo thuế (Tax Reports).
I.2.

Các yếu tố quyết định để triển khai ERP thành công:

Bao gồm 4 yếu tố cơ bản : Nguồn nhân lực, qui trình, công nghệ, đầu tư
I.2.1. Nguồn nhân lực:
- Quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo đến nhân viên thừa hành.
- Lãnh đạo phải có tầm nhìn, chiến lược rõ ràng. Nhân viên phải là những người có
năng lực.
- Tinh thần đoàn kết, phối hợp cùng thực hiện một mục tiêu chung.
- Thiết lập cơ chế giám sát, kiểm tra thực hiện một cách chặt chẽ.
I.2.2. Qui trình:
- Thực hiện khảo sát, mô tả qui trình hiện tại của doanh nghiệp trước khi đưa vào
triển khai ERP.

1


-

Áp dụng các qui trình chuẩn của ERP vào việc ứng dụng. Qui trình này đã được

nghiên cứu và áp dụng rộng rãi nên không thể tự ý thay đổi.

- Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm đáng tin cậy.
I.2.3. Công nghệ:
- Lựa chọn ERP phù hợp với DN. (cơ sở hạ tầng, trình độ công nghệ….)
- Lựa chọn nhà cung cấp phần mềm ERP sao cho đảm bảo việc hướng dẫn triển
khai, qui trình triển khai nhanh chóng, đúng tiến độ.
- Giảm thiểu các chi phí bảo trì bảo dưỡng.
I.2.4. Ngân sách:
- Lựa chọn ERP có khả năng đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp trong vòng 3-5
-

năm mà vừa đáp ứng được năng lực về khoản ngân sách đầu tư.
Thực hiện phân tích, đánh giá hiệu quả đầu tư một cách chi tiết, nghiêm túc trước

khi đầu tư vào một hệ thống ERP.
II.
Phân tích thực trạng, kinh nghiệm triển khai và nhận xét ERP của doanh
nghiệp Vinamilk
II.1.

Giới thiệu công ty:

II.1.1. Giới thiệu chung:
Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam (Vinamilk) được thành lập trên cơ sở quyết định số
155/2003QĐ-BCN ngày 01/10/2003 của Bộ Công nghiệp về việc chuyển Doanh nghiệp
Nhà nước Công ty Sữa Việt Nam thành Công ty Cổ phần Sữa Việt Nam. Giấy Chứng
nhận đăng ký kinh doanh Công ty số 4103001932 do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP Hồ Chí
Minh cấp ngày 20/11/2003. Trước ngày 01/12/2003, Công ty là doanh nghiệp Nhà nước
trực thuộc Bộ Công nghiệp. Vốn điều lệ đăng ký hiện nay của công ty là 1.590 tỷ đồng,
trong đó cổ đông Nhà nước chiếm 50,01% vốn cổ phần, cổ đông nội bộ chiếm 13,10% và
cổ đông bên ngoài chiếm 36,89% .

II.1.2. Hoạt động của công ty:
Ngành, nghề kinh doanh và các sản phẩm chính: sản xuất và kinh doanh sữa hộp, sữa bột,
bột dinh dưỡng, bánh, sữa tươi, sữa đậu nành, nước giải khát và các sản phẩm từ sữa
khác. Ngoài ra, công ty Vinamilk còn kinh doanh thực phẩm công nghệ, thiết bị phụ tùng,

2


vật tư, hóa chất, nguyên liệu; kinh doanh nhà, môi giới cho thuê bất động sản; kinh doanh
kho bãi, bến bãi; kinh doanh vận tải bằng ô tô, bốc xếp hàng hóa; sản xuất mua bán rượu,
bia, đồ uống, thực phẩm chế biến, chè uống, cà phê rang – xay – phin – hòa tan; và sản
xuất, kinh doanh một số ngành nghề khác theo phạm vi cho phép của pháp luật.
II.1.3. Mục tiêu :
-

Tầm nhìn: “Trở thành biểu tượng niềm tin số một Việt Nam về sản phẩm dinh

-

dưỡng và sức khỏe phục vụ cuộc sống con người “
Sứ mệnh: “Vinamilk cam kết mang đến cho cộng đồng nguồn dinh dưỡng tốt
nhất, chất lượng nhất bằng chính sự trân trọng, tình yêu và trách nhiệm cao của

mình với cuộc sống con người và xã hội”
- Giá trị cốt lõi: Chính trực, tôn trọng, công bằng, tuân thủ, đạo đức.
II.2. Hoạt động của công ty trước khi triển khai ERP:
Công ty cổ phần sữa Việt Nam (Vinamilk) là một doanh nghiệp lớn trong ngành công
nghiệp sản xuất sữa tại Việt Nam. Chiếm khoảng 80% thị phần trong nước và còn hướng
ra thị trường thế giới bằng việc xuất khẩu các sản phẩm Vinamilk sang các nước khu vực
Trung Đông, Ba Lan, Đức, Đông Nam Á. Với mạng lưới nhà phân phối rộng khắp. Vì

vậy mà quy trình sản xuất cũng như bộ máy tổ chức của Vinamilk vô cùng phức tạp. Khi
doanh nghiệp chưa ứng dụng ERP và hoạt động của công ty thì công ty gặp phải một số
khó khăn như sau:
-

Quy trình quản lý hàng hóa đầu vào và đầu ra cũng hoàn toàn thủ công gây ra
tốn kém trong cả quá trình sản xuất của Vinamilk, trực tiếp ảnh hưởng đến lợi

-

nhuận của công ty.
Việc kiểm soát quá trình sản xuất, xử lý đơn đặt hàng, hạch toán chi phí chưa

-

đồng bộ dẫn đến việc gia tăng chi phí sản xuất, chi phí lưu kho, hàng tồn kho.
Trong hạch toán, kế toán thủ công Vinamilk vẫn thường gặp phải những sai sót
mà nhân viên thường mắc phải. Với hạch toán theo kiểu thủ công, các cán bộ
quản lý của Vinamilk cũng không dễ dàng gì khi kiểm tra các bước toán và các

3


quy trình. Lượng giấy tờ phải lưu trữ lớn, trong nhiều trường hợp không thể tránh
-

khỏi việc mất mát hoặc hư hại.
Hệ thống thông tin phân phối của Vinamilk chủ yếu được thực hiện giữa Công ty
và các đại lý.

Từ những lý do cụ thể này, Vinamilk đã tìm giải pháp và khắc phục một cách có hiệu
quả tình trạng trên bằng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp ERP.
II.3.

Hoạt động của công ty sau khi áp dụng ERP:

2.3.1 Thực trạng về việc triển khai ERP ở vinamilk:
Để đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của người tiêu dùng, trong thời gian qua, Vinamilk đã
không ngừng đổi mới công nghệ, đầu tư dây chuyền máy móc thiết bị hiện đại, nâng cao
công tác quản lý và chất lượng sản phẩm. Năm 1999, Vinamilk đã áp dụng thành công Hệ
thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế ISO 9002 và hiện đang áp dụng Hệ
thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế 9001:2000 - là phiên bản mới nhất trên
thế giới. Bên cạnh đó, Vinamilk còn tập trung đầu tư mạnh vào công nghệ thông tin và
hiện đang ứng dụng thành công phần mềm quản trị doanh nghiệp tổng thể ERP Oracle
EBS 11i, phần mềm SAP CRM (Hệ quản trị quan hệ khách hàng) và BI (Hệ thống thông
tin báo cáo).
2.3.1.1 Thực trạng về Công nghệ:

 Ứng dụng của ERP trong quá trình phân phối đối với Vinamilk
Quản lý kênh phân phối luôn là thách thức đối với các doanh nghiệp. Hệ thống này vận
hành có hiệu quả không chỉ giúp quy trình quản lý chặt chẽ, cung cấp dịch vụ rộng khắp,
kịp thời mà còn là cách tiếp cận người tiêu dùng nhanh nhất nhằm tạo ưu thế cạnh tranh
của doanh nghiệp trên thị trường.
Nhờ ứng dụng CNTT, Vinamilk đã quản lý có hiệu quả hơn các kênh phân phối sản
phẩm.

4

Vinamilk hiện đang ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP quốc tế của Oracle, SAP và
Microsoft. Làm thế nào để có thể làm chủ và tích hợp cả ba giải pháp này?

 Thay đổi quy trình phân phối
Vinamilk là một trong số ít doanh nghiệp Việt Nam đang ứng dụng giải pháp quản trị mối
quan hệ với khách hàng (Customer Relationship Management-CRM) của SAP. Đây là dự
án giai đoạn hai trong việc triển khai ERP của công ty này. Sau tám tháng, dự án ERP giai
đoạn hai đã được nghiệm thu phần lõi (SAP CRM) sau khi triển khai đến hơn 40 nhà
phân phối và dự kiến tất cả các nhà phân phối khác sẽ được tích hợp vào hệ thống này.
Theo bà Mai Kiều Liên, Tổng giám đốc Vinamilk, với nỗ lực đầu tư trang bị hệ thống
SAP CRM, Vinamilk mong muốn có một công cụ hỗ trợ nhân viên trong công việc, cho
phép mạng phân phối Vinamilk trên cả nước có thể kết nối thông tin với trung tâm trong
cả hai tình huống online hoặc offline. Thông tin tập trung sẽ giúp Vinamilk đưa ra các xử
lý kịp thời cũng như hỗ trợ chính xác việc lập kế hoạch. Việc thu thập và quản lý các
thông tin bán hàng của đại lý là để có thể đáp ứng kịp thời, đem lại sự thỏa mãn cho
khách hàng ở cấp độ cao hơn.
- Trước khi có hệ thống SAP CRM :
Thông tin phân phối của Vinamilk chủ yếu được tập hợp theo dạng thủ công giữa công ty
và các đại lý.
 Hiện nay:
Hệ thống thông tin báo cáo và ra quyết định phục vụ ban lãnh đạo (Business IntelligenceBI) được thiết lập ở trung tâm chính để quản lý kênh phân phối bán hàng và các chương
trình khuyến mại. Các nhà phân phối có thể kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường
truyền Internet sử dụng chương trình SAP, hoặc kết nối theo hình thức offline sử dụng
phần mềm Solomon của Microsoft. Riêng các đại lý sử dụng phần mềm được FPT phát

5


triển cho PDA để ghi nhận các giao dịch. Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối
với hệ thống tại nhà phân phối để cập nhật thông tin.

Chương trình đã giúp CRM hóa hệ thống kênh phân phối của công ty qua các phần mềm
ứng dụng. Quá trình này đã hỗ trợ các nhân viên nâng cao năng lực, tính chuyên nghiệp
và khả năng nắm bắt thông tin thị trường tốt nhất nhờ sử dụng các thông tin được chia sẻ
trên toàn hệ thống.Vinamilk cũng quản lý xuyên suốt các chính sách giá, khuyến mãi
trong hệ thống phân phối. Trong khi đó, đối tượng quan trọng của doanh nghiệp là khách
hàng đầu cuối cũng được hưởng lợi nhờ chất lượng dịch vụ ngày càng được cải thiện.
Theo ông Trần Nguyên Sơn, Giám đốc Công nghệ thông tin (CNTT) của Vinamilk, cho
đến nay hệ thống đã đáp ứng được các yêu cầu đặt ra của công ty khi xây dựng dự án.
Sau khi triển khai và vận hành tại 48 nhà phân phối, Vinamilk sẽ mở rộng hệ thống đến
toàn bộ 187 nhà phân phối vào cuối tháng 7-2008.

 Ứng dụng EPR trong kế toán
Trong hạch toán, kế toán thủ công Vinamilk vẫn thường gặp phải những sai sót
mà nhân viên thường mắc phải. Với hạch toán theo kiểu thủ công, các cán bộ quản lý của
Vinamilk cũng không dễ dàng gì khi kiểm tra các bước toán và các quy trình.
Từ những lý do cụ thể này, Vinamilk đã tìm giải pháp và khắc phục một cách có hiệu
quả tình trạng trên bằng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực
doanh nghiệp ERP.

6


Với hệ thống máy chủ chạy phần mềm SAP CRM ở trung tâm, cơ sở dữ liệu được quản
lý tập trung (Master Data), tích hợp theo chuẩn các số liệu hằng ngày từ các nhà phân
phối, từ hệ thống máy PDA cầm tay di động từ các nhân viên bán hàng. Một hệ thống
thông tin tập trung về báo cáo tình trạng kho, hàng, doanh thu, công nợ... của mỗi nhà
phân phối. Trên cơ sở đó, nhân viên tại trung tâm có thể phân tích tình hình tiêu thụ hàng
để đưa ra các hướng xử lý, chỉ tiêu cũng như lên kế hoạch phân phối hàng chính xác nhất
có thể được.

Hệ thống SAP được xây dựng trên nền tảng công nghệ SAP NetWeaver. Tại Vinamilk,
NetWeaver đã tích hợp thông tin từ hệ thống ERP sử dụng Oracle EBS cùng với hệ thống
Solomon sử dụng tại các nhà phân phối và ứng dụng trên PDA cho nhân viên bán hàng.
Ba ứng dụng này được NetWeaver tích hợp thành hệ thống (Business Warehouse-BW) để
phục vụ cho hệ thống báo cáo thông minh, giúp ban lãnh đạo có được thông tin chính xác
và trực tuyến về tình hình hoạt động kinh doanh trên toàn quốc.
2.3.1.2 Thực trạng về quy trình:
Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle do Pythis cung cấp
bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm các phân hệ chính là tài chính - kế toán, quản lý mua
sắm - quản lý bán hàng, quản lý sản xuất và phân tích kết quả hoạt động (Business
Intelligence - BI). Công việc chuyển giao công nghệ diễn ra trên toàn công ty cổ phần

7


Sữa Việt Nam - Vinamilk với 13 địa điểm, bao gồm trụ sở chính tại TP.HCM, xí nghiệp
kho vận và các chi nhánh, nhà máy trên toàn quốc.
Quá trình triển khai ERP tại Vinamilk thực chất đã trải qua 3 đợt chính. Vì thế, trong toàn
công ty Vinamilk có tình trạng nơi đã sử dụng ERP, nơi chưa có ERP nên đã phát sinh các
vấn đề về hệ thống báo cáo, điều hành công ty. Bên cạnh 3 phân hệ ERP chính, Vinamilk
còn tiếp nhận hệ thống phần mềm trích xuất dữ liệu thông minh BI (Business
Intelligence) cho cả 3 phân hệ đó. Pythis đã phải lập trình trên 300 biểu mẫu báo cáo theo
quy trình của Vinamilk. Đây cũng là một tài sản trí tuệ lớn thu được từ dự án.
Việc chia nhỏ quá trình giúp công ty tiếp cận hệ thống được dễ dàng hơn, cùng các bên
liên quan giải quyết những vấn đề phát sinh, giúp cho các đợt tiếp theo mở rộng thêm
qui mô, áp dụng thêm các công nghệ kĩ thuật mới sẽ giảm thiểu rủi ro, suôn sẻ và thành
công hơn.
Thực hiện việc khảo sát mô tả qui trình hiện tại: Phòng CNTT của Vinamilk được thành
lập với 26 nhân viên chia ra thành nhiều nhóm: nhóm hỗ trợ máy tính, nhóm mạng,

nhóm máy chủ- cơ sở dữ liệu, nhóm lập trình và nhóm hỗ trợ Solomon (Solomon là một
phần mềm của microsoft).
Qui trình triển khai ERP tuân theo qui trình chuẩn ERP được áp dụng rộng rãi trong các
doanh nghiệp sản xuất-thương mại dưới sự giúp đỡ tận tình của nhà triển khai Pythis,
công ty tư vấn độc lập KPMG, nhà cung cấp giải pháp Oracle và đặc biệt là đã được tạo
điều kiện tối đa từ ban lãnh đạo Vinamilk.
2.3.1.3 Thực trạng về nhân lực :
Vinamilk đã có được sự quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo tới nhân viên thừa hành về
quyết tâm thay đổi mặc dù giai đoạn đầu là giai đoạn vô cùng khó khăn. Nhưng nhà quản
trị và nhân viên đã vượt qua được thử thách, kiên trì thực hiện mục tiêu.

8


Công ty đã có phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân lực vận hành hệ thống
bằng cách cử một nhóm người có trình độ, có năng lực đi đào tạo, huấn luyện.
Cấp lãnh đạo tạo nguồn động lực, niềm tin tưởng cho nhân viên, cùng vì một mục tiêu
chung. Cùng với các qui định, tinh thần kỉ luật trong việc tuân thủ các qui trình hoạt
động.
Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ thống đã
đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng. Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự
thừa hưởng và kịp thời.
Tuy nhiên, vinamilk cũng như những doanh nghiệp đã áp dụng ERP ở Việt Nam không
thể không tránh khỏi những giây phút nản lòng, tâm lý ngại thay đổi, ỳ ạch, thiếu niềm
tin của một số bộ phận nhân viên.
2.3.1.4 Thực trạng về ngân sách:
Để triển khai hệ thống ERP thì doanh nghiệp phải xác định là sẽ tốn một khoản ngân sách
khá lớn.Chi phí lớn nhất trong ngân sách chi tiêu cho ERP nằm ở phần triển khai. Xác
định trước những khoản mục chi phí sẽ giúp việc triển khai đảm bảo tiến độ và chất
lượng, bằng không, sẽ dễ bị sa lầy và thất bại.Chi phí triển khai phần mềm ERP gồm khá

nhiều mục, tùy thuộc vào mỗi nhà triển khai. Tuy nhiên, chi phí cơ bản thường là chi phí
bản quyền, hỗ trợ triển khai, tư vấn, bảo trì vận hành hệ thống… Ngoài ra là các chi phí
cho hạ tầng ứng dụng CNTT nói chung như phần cứng, hạ tầng mạng.
Hiện ở Việt Nam mới chỉ có các doanh nghiệp lớn, hoạt động ổn định mới có thể bỏ ra
một khoản ngân sách lớn như vậy để đầu tư xây dựng hệ thống ERP này. Còn hầu như là
chưa có doanh nghiệp vừa và nhỏ nào ở Việt Nam triển khai được.
Từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho hệ thống CNTT tổng cộng 4 triệu đô-la
Mỹ.( Một khoản lớn trong đó là đầu tư cho hệ thống ERP)
2.3.2 Nhận xét về việc triển khai ERP của Vinamilk:

9


2.3.2.1 Thành công đạt được:
Sau 8 tháng vận hành ERP trên toàn công ty, Vinamilk đã có thể sơ bộ kết luận về hiệu
quả ứng dụng. Hệ thống giúp công ty thực hiện chặt chẽ, tránh được rủi ro trong công tác
kế toán; với sự phân cấp, phân quyền rõ ràng, công tác tài chính – kế toán thuận lợi hơn
nhiều so với trước đây. Các khâu quản lý kho hàng, phân phối, điều hành doanh nghiệp,
quan hệ khách hàng và sản xuất đã được công ty quản lý tốt hơn, giảm đáng kể rủi ro;
giữa bán hàng và phân phối có sự nhịp nhàng, uyển chuyển hơn; các chức năng theo dõi
đều tiến hành theo thời gian thực.
Trình độ nhân viên CNTT tại Vinamilk đã được nâng cao hơn so với trước. Hạ tầng
CNTT được kiện toàn, đồng bộ, chuẩn hoá và củng cố. Bà Trang (Phó giám đốc công ty)
cho biết, từ năm 2002 đến nay, Vinamilk đã đầu tư cho CNTT tổng cộng 4 triệu USD
(trong đó có phần ERP) và khẳng định, nhờ có đầu tư sâu, rộng nên Vinamilk đủ sức tiếp
thu các giải pháp lớn.
Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ thống đã
đáp ứng tốt nhu cầu của người sử dụng. Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự
thừa hưởng và kịp thời.
Vinamilk đã đặc biệt thành công trong các kênh phân phối. Các nhà phân phối có thể kết

nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình SAP, hoặc kết
nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon của Microsoft. Riêng các đại lý sử
dụng phần mềm được FPT phát triển cho PDA để ghi nhận các giao dịch. Các nhân viên
bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ thống tại nhà phân phối để cập nhật thông tin.
Vinamilk cũng thống nhất các quy trình kinh doanh với các nhà phân phối theo các yêu
cầu quản lý mang tính hệ thống như quản lý giá, khuyến mại, kế hoạch phân phối, cũng
như quy trình tác nghiệp cho nhân viên bán hàng bằng PDA.
2.3.2.2 Một số hạn chế :

10


Thiếu nguồn nhân sự: Khi triển khai ERP, nguồn nhân lực chiếm vị trí hàng đầu. Không
riêng gì Vinamilk mà hầu hết tất cả các doanh nghiệp khi triển khai ERP đều gặp khó
khăn trong vấn đề nhân sự. Đặc biệt là Nguồn nhân lực thiếu kiến thức chuyên môn ERP.
Vì thế mà hầu hết các doanh nghiệp phải cử nhân viên đi đào tạo, tập huấn.
Chi phí đầu tư lớn: Tuy Vinamilk là một doanh nghiệp lớn hàng đầu của Việt Nam,
nhưng ERP vẫn là một hệ thống đắt tiền đối với doanh nghiệp, Vinamilk đã tốn một
khoản chi phí lớn cho việc đầu tư này.
2.4 Kinh nghiệm triển khai
2.4.1 Khó khăn
Tuy Pythis là một doanh nghiệp chuyên cung cấp các giải pháp phần mềm tại Việt
Nam nhưng khả năng đáp ứng của Pythis cho toàn bộ quá trình ERP của Vinamilk là
chưa đủ. Có thể thấy, là nhà cung cấp hàng đầu nhưng nguồn nhân lực, công nghệ và
năng lực của Pythis cũng chỉ có hạn. Tầm của Pythis có thể là đối tác chiến lược của
Oracle tại Việt Nam nhưng để hoàn toàn phát huy hết khả năng của Oracle tại một
doanh nghiệp lớn như Vinamilk là chưa thể được. Do đó, Vinamilk mua cả giải pháp
phần mềm của Oracle và SAP để hoàn thiện hơn khả năng quản lý công nghệ ở
mức cao. Có thể Vinamilk muốn mua giải pháp của Oracle cho các năng lực quản lý
lõi và riêng CRM ( Customer Relationship Management ) của SAP để củng cố khả

năng quản lý khách hàng ở mức cao nhất. Ở một mức nào đó, các chức năng ERP của
Oracle ở mảng CRM chưa được phát huy, một phần là do năng lực, nhân lực không đủ
(mà nguyên nhân chính là do Pythis) điều này khiến cho chi phí dành cho ERP tại
Vinamilk lại bị đội lên một lần nữa. Đồng thời, khả năng đồng bộ hóa cho qua trình
quản lý của các giải pháp cũng bị giảm đáng kể.
Những số liệu từ khách hàng và nhà cung cấp đưa vào vẫn thông qua hệ thống nhập tay
từ các nhân viên nghiệp vụ của mình nhận chứng từ của nhân viên nghiệp vụ đối tác.
Do vậy, có độ trễ và thiếu chính xác.

11


Chi phí để đầu tư cho ERP và để đưa nó vào hoạt độn g hoàn chỉnh là tương đối lớn
không chỉ về năng lực phần cứng, phần mềm mà còn cả năng lực con người. Hệ thống
phần cứng cần được đầu tư lớn để có khả năng chạy được tất cả các module. Hệ thống
phần mềm thì cũng cần thường xuyên phải cập nhật các phiên bản mới nhất dùng cho
việc quản lý một cách hiệu quả nhất. Khi hệ thống phần cứng và phần mềm có thể mua
được thì một vấn đề khác cần được nhắc đến như là một vấn đề quan trọng, then chốt.
Đó là năng lực, nhân lực cần có để sử dụng được hệ thống đó. Việc đầu tư cho nhân
lực không phải ngày một ngày hai mà còn là một quá trình dài. Vinamilk muốn sử
dụng hệ thống ERP thì không chỉ phải đầu tư cho cơ sở hạ tầng mà còn phải chú
trọng đến nguồn nhân lực có đủ trình độ để triển khai hệ thống. Nguồn nhân lực này
không những phải am hiểu về tình hình chung của Vinamilk mà còn phải đủ khả năng
vận hành hệ thống. Muốn vậy thì Vinamilk phải đào tạo nhân lực đủ trình độ để sử
dụng hệ thống và thêm vào đó là đưa nhân viên của mình thực hành trên hệ thống thật
sự để tích lũy thêm kinh nghiệm để đạt được hiệu quả cao nhất khi sử dụng hệ thống.
Phần triển khai CRM và distribution cho các vendor là những module khác hẳn các
module trong core central mà Vinamilk đã mua. Nghiệp vụ đã vươn ra để kiểm soát
thị trường, kiểm soát năng lực nhân viên kinh doanh, kiểm soát cạnh tranh của đối
thủ... Điều ấy quá xa lạ với các nhân viên và các nhà tư vấn triển khai ERP thông

thường.
Ngoài ra, điểm đặc biệt của Vinamilk là hiện công ty đang ứng dụng đồng thời ba
giải pháp ERP quốc tế của Oracle, SAP, và Microsoft. Do đó, làm cách nào để kết hợp
được 3 giải pháp một cách hiện quả cũng là một thách thức.
2.4.2 Lý do thành công
-

Sự cam kết và hỗ trợ mạnh mẽ của ban lãnh đạo Vinamilk - định hướng đúng và
đi đến cùng

-

Vinamilk đã phân công đội ngũ có chuyên môn tham gia tích cực vào dự án

12


-

Đội ngũ CNTT của Vinamilk chuyên nghiệp, làm việc bài bản và qui củ.

-

Ngoài ra, dự án còn được hỗ trợ bởi hệ thống quản lý sản xuất của Vinamilk,
của nhà cung cấp giải pháp là Oracle và nhà tư vấn độc lập là công ty TNHH
KPMG.

-

Kinh nghiệm chính mà Pythis chia sẻ là các bên tham gia (Pythis,

Vinamilk, Oracle và cả KPMG) cùng xác định rõ mục tiêu nhưng không đi quá
chi tiết vào những vấn đề không quan trọng, đồng thời luôn luôn có người đứng
ra giải quyết các vấn đề phát sinh.

13


KẾT LUẬN
Các doanh nghiệp thường gặp phải những khó khăn chính liên quan đến việc học để
tiếp thu công nghệ; thay đổi quy trình trong doanh nghiệp cho phù hợp với quy trình
phần mềm; thay đổi cơ cấu tổ chức của công ty. Bài học từ kinh nghiệm triển khai ERP
cũng là bài học cho các doanh nghiệp khác muốn triển khai:
-

Lựa chọn đúng giải pháp
Lựa chọn đúng đơn vị triển khai
Lập kế hoạch dự án một cách cẩn thận
Tập trung vào những lợi ích đã xác định
Lựa chọn đội dự án với các thành viên phù hợp
Đảm bảo có sự cam kết từ cấp lãnh đạo
Hạ tầng CNTT cần phải được đồng bộ hóa, chuẩn hóa và củng cố.
Cần có sự hợp tác hỗ trợ từ các đối tác và nhà tư vấn.

1