ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN lực ERP tại tập đoàn XĂNG dầu VIỆT NAM PETROLIMEX
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (138.56 KB, 17 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
TIỂU LUẬN
ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC ERP
TẠI TẬP ĐOÀN XĂNG DẦU VIỆT NAMPETROLIMEX
HỌ TÊN: PHẠM THỊ HUYỀN
MSV: 1512210112
LỚP TÍN CHỈ: TMA306(2-1617).3_LT
1
Mục lục
Lời mở đầu...........................................................................................................3
I. Khái quát về Tập đoàn Xăng Dầu Việt Nam- Petrolimex.........................4
1. Giới thiệu chung.........................................................................................4
a. Ngành nghề hoạt động............................................................................5
b. Doanh thu................................................................................................5
c. Thị phần của Petrolimex........................................................................6
2. Những khó khăn trong quản lý doanh nghiệp trước khi áp dụng ứng
dụng ERP...........................................................................................................7
II.
Triển khai ứng dụng ERP tại Petrolimex.................................................8
1. Khái quát về ứng dụng ERP......................................................................8
2.Triển khai ERP tại Petrolimex.....................................................................8
a. Nhà cung cấp và tư vấn..........................................................................8
b. Quá trình triển khai ứng dụng ERP tại Petrolimex.............................9
3. Những thành quả từ việc áp dụng ERP tại Petrolimex........................11
III. Bài học kinh nghiệm...................................................................................14
1. Cần sự quan tâm từ trên xuống dưới.......................................................14
2. Chỉ định quản trị dự án (Project Manager) phù hợp.............................14
3. Giảm khối lượng công việc cho nhân viên tham gia dự án....................15
4. Trang bị kiến thức cho nhóm triển khai ERP của doanh nghiệp........15
2
Lời mở đầu
Cùng với sự phát triển của công nghệ thông tin (CNTT) thì thương mại điện tử
(TMĐT) cũng ngày càng phát triển vượt bậc với nhiều ứng dụng hỗ trợ , phục vụ cho
doanh nghiệp. Hiện nay, thương mại điện tử đang phát triển nhanh chóng tại Việt Nam
và đang bước đầu phát triển vào giai đoạn phát triển thứ 3 : thương mại cộng tác.
Trong giai đoạn này, các doanh nghiệp đã sử dụng những ứng dụng công nghệ thông
tin trong toàn bộ chu trình từ đầu vào của quá trình sản xuất cho tới việc phân phối
hàng hóa.
Một trong những ứng dụng quan trọng được áp dụng để hỗ trợ doanh nghiệp quản
trị nguồn lực của doanh nghiệp là phần mềm ERP. Tại Việt Nam đã có nhiều doanh
nghiệp áp dụng ứng dụng này vào trong quản lý doanh nghiệp và đã có nhiều dự án
tiến hành thành công.Một ví dụ thành công tiêu biểu chính là việc áp dụng thành công
ứng dụng ERP vào quản trị nguồn lực của Tập đoàn Xăng Dầu Việt Nam- Petrolimex.
Bài tiểu luận sau đây của em sẽ trình bày về :quá trình áp dụng , kết quả đạt được
và cũng như là bài học kinh nghiệp rút ra từ việc áp dụng ứng dụng ERP vào quản lý
nguồn lực của Tập đoàn Xăng Dầu Việt Nam.
Em xin chân thành cám ơn cô đã xem xét và đánh giá bài tiểu luận của em!
3
I. Khái quát về Tập đoàn Xăng Dầu Việt Nam- Petrolimex.
1. Giới thiệu chung
-
Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam có tên giao dịch quốc tế là Vietnam National
Petroleum Group, viết tắt là Petrolimex, được thành lập ngày 01/12/2011, tiền
thân là Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam, trước đó là Tổng Công ty Xăng dầu
-
mỡ .
Tổng công ty Xăng Dầu Mỡ được thành lập năm 1995.
Ngày 28/07/2011: Tập đoàn tổ chức thành công phiên đấu giá cổ phần lần đầu ra
-
bên ngoài (IPO) tại SGD chứng khoán Hà Nội.
Ngày 01/12/2011: Tổng công ty Xăng Dầu Việt Nam chính thức hoạt động dưới
-
hình thức Công Ty Cổ Phần với tên gọi Tập Đoàn Xăng Dầu Việt Nam.
17/08/2012: Tập Đoàn trở thành công ty Cổ phần đại chúng theo quyết định số
-
2946/UBCK-QLPH của UBXK NM.
a. Ngành nghề hoạt động
Lĩnh vực kinh doanh chính của Petrolimex là xuất nhập khẩu và kinh doanh
xăng dầu, lọc - hóa dầu, đầu tư vốn vào các doanh nghiệp khác để kinh doanh
các ngành nghề mà Petrolimex đang kinh doanh và các ngành nghề kinh doanh
-
khác theo quy định của pháp luật.
Bên cạnh các lĩnh vực xăng dầu, dầu mỡ nhờn & các sản phẩm hóa dầu, khí hóa
lỏng và vận tải xăng dầu; Petrolimex đầu tư kinh doanh vào các ngành nghề:
Thiết kế, xây lắp, cơ khí và thiết bị xăng dầu; bảo hiểm, ngân hàng và các hoạt
động thương mại dịch vụ khác; trong đó, nhiều thương hiệu được đánh giá là
dẫn đầu Việt nam như PLC, PGC, PG Tanker, Pjico,..
b. Doanh thu
Theo báo cáo, kết quả sản xuất - kinh doanh 12 tháng năm 2016 của
Petrolimex như sau:
*) Tổng doanh thu thuần hợp nhất (của các đơn vị thành viên Petrolimex trên tất
cả các lĩnh vực kinh doanh: xăng dầu, gas, dầu mỡ nhờn, vận tải xăng dầu, thiết
kế, cơ khí, xây lắp, bảo hiểm,…) là: 123.097 tỷ đồng, bằng 83,8% so với cùng
kỳ. Doanh thu giảm chủ yếu do giá dầu thô thế giới (WTI) bình quân12 tháng
năm 2015 là 48,8 usd/thùng, trong khi bình quân năm 12 tháng năm 2016 là
43,32 usd/thùng (bằng 88,7% giá dầu bình quân 12 tháng 2015).
4
*) Tổng lợi nhuận hợp nhất trước thuế là 6.300 tỷ đồng, đạt 158% kế hoạch và
bằng 148% so với cùng kỳ.
-
Trong đó: Xăng dầu: Lợi nhuận trước thuế hoạt động kinh doanh xăng dầu của
-
toàn Tập đoàn là 3.848 tỷ đồng, tương đương 61,08% tổng lợi nhuận hợp nhất.
Với sản lượng xuất bán hợp nhất năm 2016 là 11.552.602 m3/tấn, tăng 10,3% so
với năm 2015 (10.478.446 m3/tấn), trong đó sản lượng xuất bán xăng dầu nội
địa của các Cty trong nước năm 2016 là 8.344.902 m3/tấn, tăng 5,9% so với
-
năm 2015 (Riêng đối với dầu mazút đơn vị tính là: Tấn).
Các hoạt động kinh doanh ngoài xăng dầu, tổng lợi nhuận trước thuế đạt 2.452
tỷ đồng, tương đương 38,92 % tổng lợi nhuận hợp nhất. Trong đó:
+) Lợi nhuận lĩnh vực hoá dầu, nhựa đường, hóa chất đạt 842 tỷ đồng;
+) Lợi nhuận lĩnh vực kinh doanh gas đạt 149 tỷ đồng;
+) L ợi nhuận lĩnh vực vận tải viễn dương, vận tải đường sông, vận tải bộ đạt
383 tỷ đồng;
+) Lợi nhuận lĩnh vực nhiên liệu hàng không đạt 368 tỷ đồng;
+) Lợi nhuận lĩnh vực kinh doanh bảo hiểm, ngân hàng đạt 173 tỷ đồng;
+) Lợi nhuận của 2 công ty nước ngoài đạt 87 tỷ đồng;
+) Lợi nhuận lĩnh vực kinh doanh kho đạt 196 tỷ đồng;
+) Lợi nhuận các lĩnh vực khác như xây lắp, thiết kế, hạ tầng… đạt 254 tỷ đồng.
*) Tổng số phải nộp ngân sách hợp nhất 12 tháng 2016 là 33.304 tỷ đồng, bằng
100,3% so với cùng kỳ năm 2015 (12 tháng năm 2015 là 33.208 tỷ đồng).
*) Tổng lợi nhuận sau thuế hợp nhất 12 tháng 2016 là 5.165 tỷ đồng, trong đó Lợi
nhuận của Tập đoàn trong lợi nhuận hợp nhất là 4.665 tỷ đồng.
*) Tỷ suất lợi nhuận sau thuế trên vốn chủ sở hữu hợp nhất là 22,26%.
*) Về việc niêm yết cổ phiếu:
-
Đã hoàn thành các hồ sơ theo quy định tại Thông tư 202/2015/TT-BTC ngày
18/12/2015 của Bộ Tài chính về niêm yết chứng khoán trên Sở giao dịch chứng
-
khoán.
Dự kiến thời điểm có thể niêm yết cổ phiếu trên Sở giao dịch chứng khoán thành
phố Hồ Chí Minh cuối tháng 3/2017. Thời điểm cụ thể sẽ quyết định ngay sau
khi có chấp thuận niêm yết của UBCKNN.
c. Thị phần của Petrolimex.
5
-
Trong lĩnh vực xăng dầu, Petrolimex tiếp tục giữ vai trò chủ đạo trên thị trường
nội địa theo đúng chỉ đạo của Chính phủ. Cùng với 29 doanh nghiệp đầu
mối kinh doanh xăng dầu khác và 120 thương nhân phân phối xăng dầu (số liệu
có đến ngày 12.01.2017), Petrolimex bảo đảm đầy đủ và kịp thời các chủng loại
xăng dầu phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, bảo đảm an
ninh quốc phòng và nhu cầu tiêu dùng của nhân dân. 43/69 đơn vị thành viên
Petrolimex trực tiếp kinh doanh xăng dầu trên địa bàn 62/63 tỉnh, thành phố. Ở
nước ngoài, Petrolimex có Công ty TNHH 1 thành viên Petrolimex tại
Singapore, Công ty TNHH 1 thành viên Petrolimex tại Lào và đã mở Văn phòng
-
đại diện Petrolimex tại Campuchia.
Đối với hoạt động bán lẻ xăng dầu; trong số hơn 14.000 cửa hàng xăng dầu
thuộc tất cả các thành phần kinh tế (số liệu có đến 30.11.2015), Petrolimex sở
hữu 2.352 (số liệu có đến ngày 24.11.2015)cửa hàng hiện diện trên khắp cả nước
tạo điều kiện thuận lợi để người tiêu dùng sử dụng hàng hoá, dịch vụ do
Petrolimex trực tiếp cung cấp. Tại các vùng sâu, vùng xa, vùng khó khăn và đặc
biệt khó khăn - nơi hiệu quả kinh doanh thấp nhưng ý nghĩa chính trị- xã hội
cao, Petrolimex có thị phần cao hơn so với thị phần bình quân của toàn Tập
đoàn. Tính chung trên phạm vi cả nước và căn cứ sản lượng xăng dầu thực xuất
bán tại thị trường nội địa (tại Việt Nam) năm 2013, thị phần thực tế của
-
Petrolimex khoảng 50%
Tổng công ty Xăng dầu Vệt Nam có: 41 Công ty thành viên, 34 Chi nhánh và Xí
nghiệp trực thuộc các Công ty thành viên 100% vốn Nhà nước, 23 Công ty cổ
phần có vốn góp chi phối của Tổng công ty, 3 Công ty Liên doanh với nước
-
ngoài và 1 Chi nhánh tại Singapore.
Là doanh nghiệp nhà nước trọng yếu, được xếp hạng đặc biệt, có quy mô toàn
quốc, bảo đảm 60% thị phần xăng dầu cả nước; Petrolimex luôn phát huy vai trò
chủ lực, chủ đạo bình ổn và phát triển thị trường xăng dầu, các sản phẩm hoá
dầu đáp ứng nhu cầu tiêu dùng của nhân dân, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh
tế của đất nước và bảo đảm an ninh quốc phòng.
2. Những khó khăn trong quản lý doanh nghiệp trước khi áp dụng ứng dụng
ERP.
6
-
Petrolimex là 1 tập đoàn lớn và rất khó khăn trong việc quản lý các nguồn lực
trong công ty. Các báo cáo tài chính cũng như tình hình hoạt động của công ty
-
thường mất một lượng thời gian tương đối lớn để được thông duyệt.
Nhắc lại quá khứ, ông Nguyễn Văn Sâm, Trưởng Phòng Quản trị ERP của
Petrolimex kể: "Trước đây, muốn có báo cáo tồn kho toàn hệ thống, đối với
“Báo cáo nhanh”, các đơn vị phải lấy số liệu tồn kho trên sổ sách rồi gửi fax
hoặc e-mail để cập nhật, tổng hợp, như vậy vừa chậm vừa có thể có sai số trong
quá trình cập nhật số liệu từ các đơn vị gửi về. Còn đối với báo cáo quyết toán
“Báo cáo tồn kho cuối kỳ”, các kho, cửa hàng phải dùng thước dây đo trực tiếp
chiều cao xăng dầu tồn tại thời điểm đó, dùng nhiệt kế đo nhiệt độ thực tế của
xăng dầu, tra ba-rem tính toán lên thành số liệu rồi lại gửi báo cáo bằng fax hoặc
e-mail để cập nhật, tổng hợp thông tin, số liệu, mất rất nhiều thời gian. Bên cạnh
đó, phần mềm cũ chạy trên nền LAN, có tính mở nên mỗi đơn vị thành viên lại
có sự phát triển riêng theo nhu cầu quản lý của mình, khi mỗi đơn vị sử dụng
một ngôn ngữ lập trình khác nhau thì không đáp ứng yêu cầu tổng hợp được
thống nhất trên phạm vi toàn tập đoàn".
II. Triển khai ứng dụng ERP tại Petrolimex
1. Khái quát về ứng dụng ERP.
-
ERP là phần mềm (PM) trên máy tính tự động hoá các tác nghiệp của đội ngũ
nhân viên của DN nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động và hiệu quả
quản lý toàn diện của DN. Nói cách khác, ERP là PM phục vụ tin học hóa tổng
thể doanh nghiệp. Đây chỉ là một cách nhìn “dễ hiểu” về khái niệm ERP.
-
Trên thực tế, khái niệm ERP theo chuẩn quốc tế giới hạn trong phạm vi hoạch
định nguồn lực, các nguồn lực bao gồm nhân lực (con người), vật lực (tài sản,
thiết bị...) và tài lực (tài chính). Khối lượng công việc trong hoạch định và sử
dụng các nguồn lực của DN chiếm phần lớn trong toàn bộ hoạt động của DN
nên ERP là hệ thống PM rất lớn.
2.Triển khai ERP tại Petrolimex.
a. Nhà cung cấp và tư vấn
-
Ngày 13 tháng 11 năm 2009 tại Hà Nội, Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam
(Petrolimex) và Công ty Hệ thống Thông tin FPT (FIS) đã ký Hợp đồng “Triển
7
khai ứng dụng quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) cho Tổng công ty Xăng
dầu Việt Nam”. Trong dự án này, Petrolimex lựa chọn giải pháp ERP của SAP
Thông tin về FIS: Công ty Hệ thống thông tin FPT (FPT Information System –
FIS) là thành viên của tập đoàn FPT. FIS hoạt động theo mô hình công ty cổ
phần, với 8 công ty thành viên trực thuộc, với gần 2.000 cán bộ, kỹ sư chuyên
sâu trong các lĩnh vực: phát triển phần mềm ứng dụng, dịch vụ ERP, dịch vụ
công nghệ thông tin, tích hợp hệ thống, gia công quy trình doanh nghiệp và dịch
vụ điện tử trong các ngành như tài chính, ngân hàng, viễn thông, chính phủ, an
ninh quốc phòng, quản lý doanh nghiệp, giáo dục, y tế…
-
Am hiểu nghiệp vụ khách hàng, chuyên sâu trong từng ngành kinh tế, chia sẻ
kinh ngiệm để cùng phát triển, và đội ngũ chuyên nghiệp là chìa khóa để đưa
FIS tới thành công ngày hôm nay. Trên con đường phấn đấu trở thành nhà Tích
hợp hệ thống, Phát triển phần mềm và cung cấp dịch vụ CNTT hàng đầu khu
vực, FIS cam kết duy trì mối quan hệ đối tác lâu dài, tận tụy với khách hàng. Chi
tiết tham khảo tại www.fis.com.vn
Thông tin về SAP
-
SAP là giải pháp phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) có thị phần
lớn nhất thế giới. SAP hỗ trợ các giải pháp quản trị đặc thù cho hơn 25 ngành
công nghiệp, trong đó Xăng dầu là một trong những ngành mũi nhọn. Giải pháp
này mang đầy đủ các chức năng chuyên biệt trong nghiệp vụ quản lý của Ngành
từ thượng nguồn, quản lý hoạch định chuỗi cung ứng, lọc dầu, hạ nguồn, quản lý
thiết bị & tài sản, đến các hoạt động quản trị và hỗ trợ như: tài chính, nhân sự,
phân tích, kiểm soát, v.v... Hiện có khoảng 500 công ty trong Ngành đang sử
dụng giải pháp SAP. Danh sách đó bao gồm tất cả các công ty xăng dầu thuộc
Top-50 trong “Global 500” của tạp trí Fortune.
b. Quá trình triển khai ứng dụng ERP tại Petrolimex.
FPT IS( FIS) triển khai giải pháp ERP trọn gói cả phần mềm và phần cứng. Dịch
vụ triển khai ERP bao gồm các phần hệ : kế toán tài chính (FI), kế toán quản
8
trị(CO) , quản lý mua hàng (MM) , bán hàng (SD) và gói nghiệm vụ đặc thù
kinh doanh nguồn xăng dầu của SAP.
Giải pháp ERP SAP gồm các phân hệ: quản lý mua hàng, bán hàng, quản lý kho
bể, kế toán tài chính, kế toán quản trị,… đã được triển khai trong lĩnh vực kinh
doanh xăng dầu từ Công ty mẹ - Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam đến 42 công ty,
21 chi nhánh, 11 xí nghiệp, 44 kho và tổng kho xăng dầu, 118 địa điểm và tích
hợp với hệ thống quản lý tại hơn 2.200 cửa hàng xăng dầu trên toàn quốc.
Thời gian , tiến trình hoàn thiện của dự án gồm 5 giai đoạn : chuẩn bị dự án ,
phân tichcs và thiết kế, thiết lập hệ thống và kiểm thử , triển khai hệ thống, vận
hành và hỗ trợ hệ thống.
Giai đoạn 1: chuẩn bị dự án:
-
Giai đoạn đoạn đầu thực hiện dự án gặp rất nhiều khó khăn. Việc phân tích để
áp dụng SAP cho cơ cấu tổ chức kinh doanh xăng dầu công ty mẹ xuống các
công ty thành viên theo đặc thù Petrolimex rất phức tạp , đồng thời mặt hàng
kinh doanh dầu cũng là hàng hóa đặc thù với nhiều tính chất riêng biệt.
Giai đoạn 2: phân tích và thiết kế:
-
Thiết kế cấu trúc kho hợp lý áp dụng chung được cho toàn bộ 42 công ty xăng
dầu.
-
Tiến hành so dánh và tìm hiểu các chức năng triên hệ thống SAP nhằm đưa ra
được giải pháp cấu trúc kho tốt nhât, đảm bảo đáp ứng các yêu cầu quản trị ,
phù hợp với cách thức quản lý kinh doanh hàng hóa.
-
Hoàn tất cấu trúc kho, việc thiết kế các quy trình nghiệp vụ khác, từ quản lý, kho
bề ,bán hàng, vận tải và các quy trình tài chính kế toán.
Giai đoạn 3: thiết lập hệ thống và kiểm thử:
9
-
Giải pháp đồ sộ bao gồm 5 phân hệ( tài chính kế toán, kiểm soát, quản lý
nguyên liệu, bán hàng- phân phối và hàng hóa khác) với 186 quy trình cũng
được phê duyệt.
Giai đoạn 4: triển khai hệ thống:
-
Sau khi có bộ giải pháp thống nhất, đội dự án triển khai hệ thống cho công ty
mẹ và toàn boojj 42 coongn ty xăng dầu thành viên trải dài 111 điểm trên khắp
cả nước trong 13 tháng, được chia thành 2 giai đoạn nhỏ:
-
+ giai đoạn 1: triển khai ở văn phòng Tổng Công ty và 11 công ty thành viên.
-
+ giai đoạn 2: triển khai ở 30 công ty thành viên còn lại.
-
Triển khai hệ thống ERP không đơn thuần là áp dungj1 giải pháp phần mềm mới
mà đó là một sự thay đổi lớn về tổ chức công việc giữa các phòng ban, bộ phận
của từng đơn vị trong tập đoàn Petrolimex, là thay đổi các thức và thôi quen tác
nghiệp hằng ngày của người dùng.
Giai đoạn 5: vận hành và hỗ trợ hệ thống:
-
Những ngày đầu vận hành hệ thống, dữ liệu chưa quen thao tác, giao dịch lỗi
cảnh báo nhiều. Sau đó, hệ thống dần được cải thiện và áp dụng cho tới hôm
nay. Sau 3 năm triển khai dự án đã vượt qua các cột mốc quan trọng trong bối
cảnh hoạt động kinh doanh toàn ngành gặp nhiều khó khăn, thách thức và bộn
bề công việc phục vụ cổ phần hóa nhưng vẫn đảm bảo tiến độ:
-
+ tháng 1/1/2012: vận hành hệ thống SAP ERP tại công ty mẹ.
-
+ tháng 17/2012: Vận hành hệ thống SAP ERP taifj 2 công ty xăng dầu đầu mối
lớn là Công Ty Xăng dầu B12( Quảng Ninh) và Công ty Xăng dầu KV2( Tp
HCM)
-
+ tháng 1/9/2012: Triển khai diện rộng đợt 1 , vận hành hệ thống SAP ERP tại 9
công ty xăng dầu khu cặc miền núi phía Bắc.
10
-
Tháng 1/10/2012: triển khai diện rộng đợt 3, vận hành hệ thống SAP ERP tài 6
công ty xăng dầu khu vực đồng bằng Bắc Bộ và miền Trung.
-
Tháng 1/12/2012: triển khai diện rộng đợt 3 , vận hành hệ thống SAP ERP tại 12
công ty xăng dầu Bắc Trung Bộ, và Tây Nguyên.
-
Tháng 1/1/2013 : triển khai diện rộng đợt 4 , vận hành hệ thống SAP ERP tại 13
công ty xăng dầu miền Tây Nam Bộ. Đánh dấu thời điểm đầu tiên toàn bộ 42
công ty xăng dầu thuộc hệ thống Petrolimex giao dịch đồng bộ trên hệ thống
ERP- SAP .
3. Những thành quả từ việc áp dụng ERP tại Petrolimex.
-
Đáp ứng nhu cầu chủ động khai thác, phân tích thông tin từ hệ thống dữ liệu tập trung
tại Công ty mẹ; bảo đảm các yêu cầu: đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp thời
để ra quyết định. Điều đó đã khắc phục được tình trạng Công ty mẹ mất nhiều
thời gian và công sức để tổng hợp báo cáo từ các đơn vị thành viên, dẫn đến
thông tin tổng hợp bị chậm nhịp và lạc hậu với thực tế.
-
Kiểm soát theo sát thời gian thực các dữ liệu hàng hóa, kế toán, tài chính; từ đó,
rút ngắn được thời gian lập báo cáo quyết toán tài chính, đáp ứng các chuẩn
mực, chế độ kế toán và thời gian công bố thông tin theo Luật Doanh nghiệp đối
với một công ty đại chúng.
-
Chủ động kiểm soát phát hiện các lỗi để hỗ trợ khắc phục kịp thời, bảo đảm tính
tuân thủ quy trình của các cá nhân tham gia hệ thống; khi cần có thể truy cập tới
từng chứng từ gốc để xem xét thông tin chi tiết theo mục tiêu tìm kiếm.
-
Bảo đảm tính tin cậy cao đối với các số liệu như doanh thu, tồn kho, giá vốn,…
để điều hành doanh nghiệp, báo cáo các cơ quan quản lý nhà nước, thực hiện các
mục tiêu lớn và các cân đối vĩ mô.
11
-
Như vậy, với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay, khi áp dụng
ERP - lãnh đạo Petrolimex có thể khai thác thông tin mọi lúc mọi nơi để điều
hành và kiểm soát họat động của doanh nghiệp.
Hiệu quả về mặt quản lý:
-
Nâng cáo hiệu quả hoạt động hằng ngày, ERP giúp tăng lên sự liên kết , tăng
tính độ chính xá của thông tin , nâng cao ý thức làm việc của nhân viên.Mọi hoạt
động cảu doanh nghiệp sẽ được đua vào hệ thống online, những thông tin sai
lệch sẽ bị phát hiện và có biện páp xử lý nhanh chóng .
-
Thông tin chính xác , kịp thời , tìm đúng người cần.ccs tông tin về doanh thu, lợi
nhuận, tồn kho , công nợ… được cập nhập online.ERP ghi nhận ngay các nghiệp
vụ khi phát sinh và tự động hạch toán. Độ chính xác cao: tất cả các số lieu đều
được tính toán tự động và không thể sửa đổi.
-
Kiểm soát tốt các quy trình hoạt động , quy trình chặt chẽ, tự động và được kiểm
soát sẽ giảm đáng kể việc phụ thuộc vào cán bộ thực hiện.
-
Cải thiện quản lý dòng tiền, với hệ thống ERP cho phép doanh nghiệp dự báo
dòng tiền theo ngày, tuần , tháng, năm, giúp tối ưu sử dụng dòng tiền có hiệu
quả hơn. Các nguồn thu được quản lý chặt chẽ trong các quy trình hoạt động của
doanh nghiệp , dữ liệu được kiểm tra đối chiếu trong từng nghiệp vụ làm cho dữ
liệu báo chính xác có cơ sở hơn. Kinh doanh điện tử và hợp tác toàn cầu.
-
Kiểm soát và thực hiện tốt các kế hoạch kinh doanh, hệ thống các báo cacos
phân tích thông tinn đa chiều sẽ giúp nhà quản trị nắm bắt tức thời tình hình
hoạt động của doanh nghiệp.Ban lãnh đạo sẽ có những thoongn tin cần thiết để
ra các quyết định điều chỉnh kịp thời để đảm bảo thực hiện tốt các chiến lược
kinh doanh đã đề ra.
Hiệu quả về mặt kinh tế
*) Giảm chi phí quản lý:
12
+ không còn thông tin trùng lặp: làm giảm chi phí nhập liệu và xử lý thông tin.
+ các quy trình quản lý chặt chẽ và liên thông với nhau: làm tăng năng suất lao
động.
* giảm đầu tư Công nghệ thông tin:
+ giảm chi phi nâng cấp và bảo trì, chi phí nhân sự IT.
+ giảm chi phí đầu tư phần cứng.
+ giảm chi phí có thêm công ty , chi nhánh mới.
* giảm chi phí giấy tờ:+ giảm chi phí giấy tờ , thời gian tổng hợp thông tin
xuống mức thấp nhất.
+ giảm 70% chi phí in các báo cáo , luân chuyển các báo cáo.
*giảm chi phí nhân sự:+ các tác nghiệp đều được quy trình hóa và vhuyeen môn
hóa theo từng chức danh trên hệ thống nên việc đào tạo và chuyển giao công
nghệ khá dễ dàng và nhanh chóng, không toaans nhiều chi phí, đặc biệt là đối
với các nhân viên mới.
*giảm thời gian chuẩn bị báo cáo tài chính: quy trình được kiểm soát chặt chẽ,
các bút toán được định nghieax trước và hạch toán ngay khi có giao dịch phát
sinh. Đối chiếu số liệu, chuẩn bị báo cáo nhanh hơn. Từ đó cho thấy ERP rút
ngắn chuẩn bị báo cáo.
III. Bài học kinh nghiệm
-
Trong bối cảnh Việt Nam đang mở cửa ra thế giới và nhu cầu bức thiết phải hội
nhập với kinh tế toàn cầu, ERP đã trở thành công cụ quản lý mới để điều hành
DN. Con người là nhân tố chính dẫn tới thành công trong một dự án ERP. Đây
cũng là nơi xảy ra rủi ro nhiều nhất khi quản trị dự án trong nền kinh tế phát
triển nhanh. Dựa trên kinh nghiệm rút ra từ việc triển khai ERP tại Tập đoàn
13
Xăng dầu Việt Nam – Petrolimex trong những năm gần đây, có thể trình bày 4
bài học kinh nghiệm như sau:
1. Cần sự quan tâm từ trên xuống dưới
-
Triển khai ERP đòi hỏi sự phối hợp trên toàn DN và sự hợp tác giữa nhiều người
ở các cương vị khác nhau trong DN. Lẽ thường, nhiều người nghĩ triển khai ERP
chỉ xảy ra ở bộ phận CNTT hay phòng kế toán. Do vậy, các dự án thường không
nhận được sự quan tâm từ các thành viên cao cấp. Để đảm bảo đủ ngân sách và
nhân lực cho một dự án thành công, nhà tài trợ cho dự án phải ở trong tư thế sẵn
sàng ra những quyết định nhanh chóng.
-
Thành công của dự án không phải chỉ là nhiệm vụ của riêng đội dự án. Các cấp
lãnh đạo cao nhất phải đảm bảo mục tiêu của dự án phù hợp với mục tiêu chiến
lược của công ty và có những hành động thể hiện sự quan tâm và trách nhiệm
với dự án. Các giám đốc điều hành phải thu xếp nhân sự tham gia vào dự án, thu
thập thông tin, đánh giá thường xuyên và nhận ra thành công hay thất bại. Họ
phải tạo động lực cho nhóm, hỗ trợ giải quyết các vấn đề và giữ cho nhóm luôn
hoạt động mạnh.
2. Chỉ định quản trị dự án (Project Manager) phù hợp
-
Thông thường, vai trò quản trị dự án thường rơi vào giám đốc CNTT hay kế
toán trưởng. Tuy nhiệm vụ của CIO và IT manager gần giống như nhau nhưng ở
các nước phương Tây, CIO thường là thành viên của hội đồng quản trị hoặc là
người đứng thứ hai hoặc ba trong công ty với nhiệm vụ và quyền hạn bao quát
hơn một IT manager ở Việt Nam rất nhiều. Để một CIO phù hợp với vị trí quản
trị dự án ERP hơn một IT manager. Hầu hết các CIO đều có tầm nhìn xuyên suốt
các hoạt động của DN. CIO thường phải làm việc trong một môi trường khó tiên
liệu vì có quá nhiều biến cố và những thay đổi liên tục; họ phải đối phó với các
tình huống có thể xảy ra, nắm giữ người có trách nhiệm với công việc, quản lý,
mang lại kết quả lớn nhất với các nguồn lực hạn chế, theo dõi chi phí và chất
lượng. Vì dự án ERP là một dự án đổi mới toàn diện DN nên lãnh đạo việc triển
14
khai các thay đổi đòi hỏi những kỹ năng không hoàn toàn giống với những kỹ
năng điều hành hoạt động.
3. Giảm khối lượng công việc cho nhân viên tham gia dự án
-
Các công ty muốn thực hiện ERP nghiêm túc phải giảm tối thiểu 50% khối
lượng công việc hàng ngày cho thành viên đội dự án chuyên trách của họ.
Những người được chọn phải có khả năng tập trung vào dự án, vì nếu không tập
trung và chuyên trách, kết quả trông chờ từ dự án và bầu nhiệt huyết của các
thành viên dự án sẽ bị mai một.
-
Những thành viên trong nhóm phải được đánh giá và thưởng đúng mức trong và
ngoài đánh giá hàng năm của họ để khuyến khích tinh thần làm việc tích cực đối
với dự án. Xét cho cùng, những thành viên này sẽ là tác nhân thay đổi hệ thống
mới, người chủ của hệ thống mới và là người dùng thành thạo hệ thống.
4. Trang bị kiến thức cho nhóm triển khai ERP của doanh nghiệp
-
Thông thường một đội triển khai ERP sẽ yêu cầu các công ty tư vấn bên ngoài
giúp đỡ các kiến thức chuyên môn về phần mềm cũng như kinh nghiệm triển
khai. Vậy các thành viên của nhóm triển khai cần chuẩn bị những gì?
-
Trước tiên, các thành viên của nhóm phải hiểu rõ hoàn toàn kế hoạch và chiến
lược kinh doanh của công ty. Nhiều quyết định trong quá trình triển khai sẽ ảnh
hưởng đến hoạt động lâu dài của công ty. Ví dụ, họ phải biết khi nào và bằng
cách nào công ty sẽ bắt đầu quá trình cổ phần hóa bởi ý định đó sẽ ảnh hưởng
đến cấu trúc của phân hệ tài chính và quản lý đầu tư trong hầu hết các phần mềm
ERP.
-
Thứ hai, các thành viên của nhóm phải có đầy đủ các kiến thức trong lĩnh vực
chịu trách nhiệm của mình và hơn thế nữa họ cần có sự hiểu biết xuyên suốt các
phòng, ban. Không có kiến thức này, quyết định trong quá trình triển khai có thể
gây xung đột và làm dự án bị ngưng trệ. Chia sẻ kiến thức của nhiều chức năng
khác nhau là một bắt buộc trước khi chọn phần mềm ERP vì tất cả các giải pháp
15
ERP được tích hợp chặt chẽ với nhau, một thay đổi nhỏ ở phân hệ này có thể
làm tổn hại đến các chức năng của phân hệ khác.
-
Cuối cùng, nhưng chưa phải hết, người chủ tương lai của hệ thống ERP phải
thiết lập một chương trình huấn luyện và sẵn sàng tiếp thu một lượng kiến thức
khổng lồ. Các công ty thường đánh giá thấp khối lượng thông tin mà phần mềm
ERP đưa đến và do đó không chuẩn bị để hấp thu hết những điều mới mẻ và hay
của phần mềm ERP.
-
Triển khai ERP là một cuộc hành trình gian nan cho toàn công ty. Nó chắc chắn
rất phức tạp và cam go, với tầm tác động ảnh hưởng ở mức toàn DN. Tuy nhiên,
mức độ lợi ích và rủi ro thường cân xứng với nhau. Cách duy nhất cho một dự
án thành công là sự chuẩn bị – sẵn sàng thay đổi – và chấp nhận thay đổi. Phần
tiếp theo của loạt bài này sẽ nói về “quản lý thay đổi” để giúp công ty thích ứng
với tác động của triển khai ERP. Triển khai ERP không phải là một quy trình tiến
hóa thụ động, nó là một cuộc cách mạng về quản lý DN của bạn.
16
17
