ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN lực DOANH NGHIỆP (ERP) tại tập đoàn XĂNG dầu VIỆT NAM PETROLOMEX v

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI THƯƠNG
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH

TIỂU LUẬN MÔN

THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ
ĐỀ TÀI: ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH
NGHIỆP (ERP) TẠI TẬP ĐOÀN XĂNG DẦU VIỆT NAM
PETROLOMEX

Họ và tên:

Nguyễn Thị Thảo

Mã sinh viên:

1512230080

Lớp:

TMA306(2-1617).3_LT

Giảng viên hướng dẫn:

Th.S Nguyễn Thị Hồng Vân

Hà Nội – tháng 3 năm 2017


MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU
Trong thời đại ngày nay, với sự trợ giúp của công nghệ thông tin, doanh
nghiệp đã có công cụ hữu hiệu là các hệ thống phần mềm quản trị doanh nghiệp.
Việc áp dụng các phần mềm này ngày càng trở nên phổ biến và thiết yếu với
doanh nghiệp.
Tại Việt Nam, trong những năm gần đây, Hệ thống hoạch định nguồn lực
doanh nghiệp đã trở nên ngày càng phổ biến trong cộng đồng các nhà quản lý
và doanh nghiệp. Đây là một hệ thống ứng dụng phần mềm đa phân hệ, tích hợp
theo một kiến trúc tổng thể, giúp doanh nghiệp hoạch định, thực hiện, kiểm soát
và ra quyết định một cách hiệu quả nhất. Ứng dụng ERP là công cụ quan trọng
để doanh nghiệp, đặc biệt là với các doanh nghiệp bán lẻ để nâng cao năng lực
cạnh tranh.
Với mục đích có những hiểu biết một cách hệ thống và cơ bản nhất về ERP
cũng như ứng dụng của nó vào một doanh nghiệp bán lẻ cụ thể và tầm quan
trọng của bộ môn thương mại điện tử, em xin trình bày tiểu luận với đề tài
“Ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise resource
planning – ERP) tại Tập đoàn dầu khí Việt Nam Petrolimex” để tìm hiểu kĩ
hơn về quá trình triển khai ERP, những khó khăn, cách khắc phục và bài học
kinh nghiệm rút ra từ việc ứng dụng phần mềm này tại Petrolimex.


NỘI DUNG
I.

TỔNG QUAN VỀ ERP

1. Khái niệm ERP
Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP – Enterprise Resource
Planning ) là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt hoạt động của

doanh nghiệp, do phần mềm máy tính hỗ trợ giúp quản lý các hoạt động chủ
chốt trong doanh nghiệp, bao gồm
-

Quản trị nhân lực
Quản trị sản xuất
Quản trị tài chính
Quản trị nguồn cung
Quản trị hoạt động kinh doanh
Quản trị quan hệ khách hàng
Một phần mềm ERP cho phép doanh nghiệp cung cấp và tổng hợp số liệu
của nhiều hoạt động riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên. Hiểu một
cách đơn giản thì ERP là phần mềm quản lý tổng thể doanh nghiệp, trong đó
phần hoạch định nguồn lực là cơ bản. Những gì quang trọng nhất trong hoạt
động doanh nghiệp đều được ERP quản lý, với mỗi ngành nghề kinh doanh, mỗi
doanh nghiệp thì kiến trúc phân hệ hay chức năng của hệ thống ERP có thể khác
nhau.
2. Lợi ích của việc triển khai hệ thống ERP
Triển khai phần mềm ERP giúp các phòng ban trong doanh nghiệp có thể
phối hợp hoạt động hiệu quả; cho phép chuẩn hóa thông tin nhân sự; chuẩn hóa
thông tin nhân sự; tăng hiệu suất sản xuất; vì vậy nên cũng giảm lượng tồn kho.
Quy trình kinh doanh cũng vì thế mà được xác định rõ ràng hơn. Lợi ích về mặt
hệ thống khi triển khai thành công ERP sẽ giúp cho doanh nghiệp một số lợi ích
cơ bản sau:
-

Cho phép chia sẻ và theo dõi thông tin của toàn bộ doanh nghiệp.
Giảm thiểu thời gian đáp ứng: giảm cycle time.
Phân quyền ra quyết định đến cấp thấp nhất được mọi vấn đề được giải

-

quyết dễ dàng, nhanh chóng và hiệu quả.
Tối đa hóa mức độ trao đổi thông tin


-

Cung cấp thông tin tức thời
Tích hợp thông tin thông qua toàn bộ chuỗi cung ứng.
Giảm chi phí do loại bỏ được các công việc, các quy trình thừa, không

-

tạo ra giá trị gia tăng.
Chuẩn hóa các hoạt động của doanh nghiệp.
Giúp đạt được và duy trì lợi thế cạnh tranh.
Cải thiện kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Cải thiện sự tương tác giữa khách hàng và nhà cung cấp.

3. Thực trạng áp dụng ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam
ERP xuất hiện ở Việt Nam khoảng năm 1999, đến nay đã được nhiều
doanh nghiệp triển khai và áp dụng. Trong những năm gần đây, đã có những
thay đổi tích cực trong thị trường ERP.
Theo đánh giá chung của các chuyên gia về ERP tại Việt Nam hiện nay,
khối các tổng công ty, tập đoàn kinh tế nhà nước là khối đơn vị chịu lộ trình tái
cấu trúc quyết liệt nhất vì đòi hỏi một sự “lột xác” về chất. Tuy nhiên, có thể
thấy rằng trong năm 2012, đối với các tổng công ty hoạt động trong các lĩnh
vực, ngành nghề chi phối toàn bộ nền kinh tế của đất nước (như xăng dầu,
khoáng sản, giao thông vận tải, đất đai) thì bài toán ERP quản lý hàng ngày vẫn

bức thiết hơn nhu cầu tái cấu trúc. Các doanh nghiệp khối tài chính, ngân hàng
tập trung đầu tư mạnh vào hệ thống ERP quản lý quan hệ khách hàng; còn lại
các doanh nghiệp phân phối, bán lẻ (chủ yếu của các doanh nghiệp nước ngoài
có mức tăng trưởng 25% – 35%) cũng đầu tư từng phần cho hệ thống ERP vì
thực tế đây cũng là những lĩnh vực đầy tiềm năng và luôn thu hút được dòng
tiền lớn.
4. ERP và các doanh nghiệp bán lẻ
Doanh nghiệp bán lẻ là doanh nghiệp trực tiếp bán hàng hàng hoá dịch vụ
cho người tiêu dùng cuối cùng làm thay đổi giá trị hàng hoá từ hàng sang tiền
nhằm mục đích thoả mãn tối đa nhu cầu khách hàng và thực hiện hiệu quả trong
quá trình bán hàng.
Ngày nay, doanh nghiệp bán lẻ đứng trước rất vô vàn những thách thức.
Một là lợi nhuận của các doanh nghiệp bán lẻ thường không cao. Hai là sự cạnh
tranh gay gắt trên thị trường bán lẻ. Bởi vậy sau khi xuất hiện, ERP nhanh
chóng được xem như là một phần mềm hỗ trợ hiệu quả nhất trong công tác quản


lý và môi trường kinh doanh với các doanh nghiệp bán lẻ. Ví dụ, khi thực hiện
quá trình đặt hàng, ERP nhận đơn từ khách hàng, sau đó sẽ tính toán được thời
gian cũng như chi phí sản xuất dựa vào nguyên vật liệu và nguyên liệu tồn kho
sẵn có của công ty, lịch trình sản xuất và năng lực sản xuất từ kế hoạch cung
ứng. Từ đó, ta có thể biết thời gian cung ứng và tiến độ giao hàng cho khách
hàng. Điều này giúp doanh nghiệp giám sát được quá trình giao hàng để tránh
sai sót và rủi ro không đáng có. Bộ phận kế toán có thể nắm được chính xác chi
phí sản xuất cho từng đơn hàng. Nếu không đạt được sự lien kết giữa các bộ
phận thì việc thực hiện đơn hàng sẽ trử nên khó khăn, thông tin sẽ không kịp
thời,…
Điểm khác biệt lớn nhất của ERP cho ngành bán lẻ là sự kết hợp giữa Front
Office (F.O – xử lý các nghiệp vụ tại các điểm bán lẻ) và Back Office (B.O – hỗ
trợ hoạt động trung tâm như mua sắm tập trung, bán buôn, lập kế hoạch hàng

tồn kho, phân phối hàng hóa cho các điểm bán lẻ…). Vì vậy, ngoài hệ thống
B.O hoạt động giống như một giải pháp ERP thông thường thì còn đặt ra yêu
cầu kết nối với F.O. Sự kết nối này giúp F.O có thể tự động đặt yêu cầu bổ sung
hàng hóa, bán sỉ và B.O có thể quản lý mã hàng, chính sách giá, khuyến mãi,
lập kế hoạch bổ sung hàng cho từng địa điểm bán lẻ. Chẳng hạn, khi ở các điểm
bán lẻ có yêu cầu bổ sung hàng, nhân viên chỉ cần nhập dữ liệu vào F.O, hệ
thống sẽ tự động chuyển yêu cầu này đến B.O. Nhân viên phụ trách ở phần B.O
sẽ thực hiện kế hoạch giao hàng theo đúng yêu cầu.
Ngoài ra, đặc thù kinh doanh của ngành phân phối, bán lẻ là không ngừng
mở rộng: thêm cửa hàng, thêm sản phẩm. Do đó, ERP cho ngành này cũng phải
có tính linh hoạt, có khả năng mở rộng, để đáp ứng các hoạt động đa dạng.
Chẳng hạn, một doanh nghiệp đang bán đồ gia dụng, nay muốn mở rộng sang
lĩnh vực viễn thông hay may mặc thì giải pháp ERP phải có thêm các module để
quản lý những loại hàng hóa, dịch vụ mới với những đặc điểm riêng. Hay một
doanh nghiệp có chuỗi siêu thị muốn mở thêm hoạt động chế biến và phân phối
thực phẩm, giải pháp ERP phải tích hợp được thêm module sản xuất…


Một điểm tưởng như không liên quan nhưng lại có quan hệ rất chặt chẽ với
ngành bán lẻ, là việc quản lý bất động sản. Các doanh nghiệp trong ngành này
thường phải quản lý rất nhiều cửa hàng, siêu thị, có cửa hàng do họ sở hữu, có
cửa hàng thuê với diện tích vừa đủ, lại có cửa hàng chỉ sử dụng một phần rồi
cho thuê lại. Những vấn đề này rất cần một module quản lý riêng.
II.

ỨNG DỤNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP
(ERP) TẠI TẬP ĐOÀN XĂNG DẦU VIỆT NAM PETROLOMEX
1. Giới thiệu về Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam Petrolimex
a) Giới thiệu chung

Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam có tên giao dịch quốc tế là Vietnam
National Petroleum Group, viết tắt là Petrolimex, được thành lập ngày
01/12/2011, tiền thân là Tổng Công ty Xăng dầu Việt Nam, trước đó là Tổng
Công ty Xăng dầu mỡ được thành lập theo Nghị định cӫa Bộ Thương nghiệp,
sau được thành lập lại theo Quyết định 828/QĐ-TT ngày 31/5/2011 cӫa Thӫ
tướng Việt Nam. Petrolimex là doanh nghiệp nhà nước được xếp hạng đặc biệt,
có quy mô toàn quốc, bảo đảm phần lớn thị phần xăng dầu cả nước.
b) Lĩnh vực kinh doanh và thị trường của Petrolimex
Lĩnh vực kinh doanh chính của Petrolimex là xuất nhập khẩu và kinh
doanh xăng dầu, lọc - hóa dầu, đầu tư vốn vào các doanh nghiệp khác để kinh
doanh các ngành nghề mà Petrolimex đang kinh doanh và các ngành nghề kinh
doanh khác theo quy định của pháp luật.
Bên cạnh các lĩnh vực xăng dầu, dầu mỡ nhờn & các sản phẩm hóa dầu,
khí hóa lỏng và vận tải xăng dầu; Petrolimex đầu tư kinh doanh vào các ngành
nghề: Thiết kế, xây lắp, cơ khí và thiết bị xăng dầu; bảo hiểm, ngân hàng và các
hoạt động thương mại dịch vụ khác; trong đó, nhiều thương hiệu được đánh giá
là dẫn đầu Việt nam như PLC, PGC, PG Tanker, Pjico,...
Trong lĩnh vực xăng dầu, Petrolimex tiếp tục giữ vai trò chủ đạo trên thị
trường nội địa theo đúng chỉ đạo của Chính phủ. Cùng với 29 doanh nghiệp đầu
mối kinh doanh xăng dầu khác và 120 thương nhân phân phối xăng dầu (số liệu
có đến ngày 12.01.2017), Petrolimex bảo đảm đầy đủ và kịp thời các chủng loại
xăng dầu phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, bảo đảm an
ninh quốc phòng và nhu cầu tiêu dùng của nhân dân. 43/69 đơn vị thành viên


Petrolimex trực tiếp kinh doanh xăng dầu trên địa bàn 62/63 tỉnh, thành phố. Ở
nước ngoài, Petrolimex có Công ty 9 TNHH 1 thành viên Petrolimex tại
Singapore, Công ty TNHH 1 thành viên Petrolimex tại Lào và đã mở Văn phòng
đại diện Petrolimex tại Campuchia. Đối với hoạt động bán lẻ xăng dầu; trong số
hơn 14.000 cửa hàng xăng dầu thuộc tất cả các thành phần kinh tế (số liệu có

đến 30.11.2015), Petrolimex sở hữu 2.352 cửa hàng hiện diện trên khắp cả nước
tạo điều kiện thuận lợi để người tiêu dùng sử dụng hàng hoá, dịch vụ do
Petrolimex trực tiếp cung cấp. Tại các vùng sâu, vùng xa, vùng khó khăn và đặc
biệt khó khăn - nơi hiệu quả kinh doanh thấp nhưng ý nghĩa chính trị - xã hội
cao, Petrolimex có thị phần cao hơn so với thị phần bình quân của toàn Tập
đoàn. Tính chung trên phạm vi cả nước và căn cứ sản lượng xăng dầu thực xuất
bán tại thị trường nội địa (tại Việt Nam) năm 2013, thị phần thực tế của
Petrolimex khoảng 50%. Bên cạnh mặt hàng xăng dầu, tại cửa hàng xăng dầu
Petrolimex còn có các hàng hóa, dịch vụ khác như dầu mỡ nhờn, gas, bảo hiểm,
ngân hàng, v.v… do các đơn vị thành viên Petrolimex sản xuất, cung cấp.
Petrolimex là doanh nghiệp đầu tiên áp dụng phương thức bán xăng dầu thanh
toán bằng thẻ Flexicard với nhiều tiện ích và sẽ triển khai dịch vụ chuyển tiền
nhanh tại Việt Nam.
2. Quá trình ứng dụng ERP tại Petrolimex
a) Khái quát chung
Trước khi áp dụng ERP, Petrolimex đã sớm đưa ứng dụng công nghệ
thông tin vào quản lý điều hành ngay từ những năm đầu thập kỷ 1990. Tuy
nhiên, với sự biến động phức tạp của thị trường xăng dầu thế giới và yêu cầu
quản lý nhà nước đối với thị trường xăng dầu nội địa trong những năm gần đây,
việc quản trị hoạt động kinh doanh xăng dầu của Tập đoàn đòi hỏi thông tin
minh bạch, kịp thời và chuẩn xác; trong khi hệ thống quản lý phân tán, dữ liệu
rời rạc không thể tiếp tục nâng cấp phát triển để đáp ứng nhu cầu mới, việc triển
khai ERP là yêu cầu cấp bách, xuất phát từ nội tại Petrolimex.
Petrolimex là Tập đoàn đầu tiên tại Việt Nam đã ứng dụng thành công ERP
nhằm hiện thực hóa chiến lược phát triển trong giai đoạn mới; phù hợp với mô
hình Công ty đại chúng và tiến trình tái cấu trúc sau cổ phần hóa. Công ty Hệ
thống Thông tin FPT (FPT IS), thành viên của Tập đoàn FPT, được lựa chọn
làm tổng thầu - nhà tư vấn triển khai Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp... 37 ERP tại Petrolimex theo hình thức trọn gói, với thiết bị phần cứng

của HP và giải pháp của SAP (SAP là nhà cung cấp giải pháp quản trị doanh
nghiệp hàng đầu thế giới; đã triển khai thành công cho các tập đoàn dầu khí toàn
cầu như ExxoMobil, BP, Total, Gazprom, Chevron...). Thời gian triển khai dự
án kéo dài trong 3 năm (2010 – 2012) với mức chi phí kỷ lục là 16 triệu USD
(lớn nhất tại Việt Nam cho đến nay).
b) Thực hiện ứng dụng ERP tại Petrolimex

i.

Quy trình thực hiện

FPT IS đã triển khai giải pháp ERP trọn gói gồm cả phần mềm và phần
cứng. Dịch vụ triển khai ERP bao gồm các phân hệ: kế toán tài chính, kể toán
quản trị, quản lý mua hàng, bán hàng và đặc thù kinh doanh nguồn xăng dầu của
SAP.
Dự án gồm 5 giai đoạn
Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự án
Giai đoạn 2: Phân tích thiết kế
Giai đoạn 3: Thiết lập hệ thống và kiểm thử
Giai đoạn 4: Triển khai hệ thống
Giai đoạn 5: Vận hành và hỗ trợ hệ thống
Giai đoạn 1
Giai đoạn đầu thực hiến dự án bắt gặp rất nhiều khó khăn. Việc phân tích để áp
dụng SAP cho cơ cấu tổ chức kinh doanh xăng dầu của công ty mẹ xuống các
công ty thành viên theo đặc thù của Petrlimex là rất phức tạp, mặt hàng kinh
doanh dầu cũng là mặt hàng đặc thù với nhều tính chất riêng biệt.
Giai doạn 2
Thiết kế cấu trúc kho hợp lý và áp dụng chung cho toàn bộ 42 coog ty xăng dầu
Tiến hành so sánh và tìm hiểu các chức năng trên hệ thống SAP nhằm đưa ra

được giải pháp cấu trúc kho tốt nhất, đảm bảo đáp ứng nhu cầu quản trị, phù
hợp với cách thức quản lý kinh doanh hàng hóa. Hoàn tất cấu trúc kho và việc
đáp ứng các quy tình nghiệp vụ khác, từ quản lý kho vận tải và các quy trình tài
chính kế toán khác
Giai đoạn 3


Sau hai đợt hội thảo, rát nhiều cuộc họp bàn lớn nhỏ những cuộc tranh cãi gay
gắt nảy lửa tuowrnh trừng không đi tiếp được trong suốt 8 tháng căng thẳng.
Cuối cùng một bộ giải pháp bao gồm 5 phân hệ( tài chinh kế toán, kiểm soát,
quả lý nguyên liệu, bán hàng- phân phối và hàng hóa khác) với 186 quy trình
cũng đã được phê duyệt và bàn giao
Giai đoạn 4
Sau khi có bộ giải pháp thống nhất đội dự án đã triển khai cho công ty mẹ và hệ
thống 42 công ty dầu thành viên trải dài 111 điểm trên khắp cả nước trong 13
tháng được chia làm 2 giai đoạn nhỏ:
Giai đoạn 1: Triển khai ở văn phòng tổng công ty và 11 công ty thành viên
Giai đoạn 2: triển khai ở 30 công ty thành viên còn lại
Triển khai hệ thống ERP không hề đơn thuần là áp dụng một giải pháp phầm
mềm mới mà đó là một sự thay đổi lớn về tổ chức công việc giữa các phòng
ban, bộ phận của từng đơn vị trong tập đoàn Petrolimex, là thay đổi thách thức
thói quen tác nghiệp hành ngày của người dùng
Giai đoạn 5:
Những ngày đầu vận hành hệ thống, dữ liệu khách hàng cung cấp đổ vào yếu,
quy trình chạy chưa ổn định, người dùng chưa quen thao tác, giao dịch lỗi
nhiều. Sau đó hệ thống dần dần được cải thiện và áp dụng cho tới hôm nay. Sau
3 năm triển khai hệ thống đã vượt qua các cột mốc quan trọng trong bối cảnh
hoạt động kinh doanh toàn nghành gặp nhiều khó khăn, thách thức và bộn bề
công việc của cổ phần hóa nhưng vẫn đảm bảo tiến độ:
Tháng 1/1/2012: Vân hành hệ thống SAP ERP tại công ty mẹ

Tháng 7/2012: Vận hành hệ thống SAP ERP tại hai coog ty xăng dầu đâu mối
lớn là công ty xăng dầu B12 (ning) và công ty xăng dấu KV2(TPHCM)
1/9/2012: Triển khai diện rộng đợt 1. Vận hành hệ thống SAP ERP tại 9 công ty
xăng dầu ở miền núi phía Bắc
1/10/2012: Triển khai diện rộng đợt 2 . Vận hành hệ thóng SAP ERP tại 6 công
ty xăng dầu khu vực đồng bằng bắc bộ và miền Trung
1/12/2013: Triển khai diện rộng đợt 3. Vận hành hệ thống SAP ERP tại 12 công
ty Bắc trung bộ và Tây nguyên


1/1/2013 : Triển khai diện rộng đợt 4 . Vận hành hệ thống SAP ERP tại 13 công
ty xăng dầu miền Tây Nam Bộ. Đánh dấu thời ddierm đầu tiên toàn bộ 42 công
ty xấy dựng thuộc hệ thống Petrolimex giao dịch đồng bộ trên hệ thống ERPSAP.

ii.

Nội dung ứng dụng phần mềm
1. Ứng dụng của ERP trong quá trình phân phối đối với Petrolimex

Quản lý kênh phân phối luôn là thách thức đối với các doanh nghiệp. Hệ
thống này vận hành có hiệu quả không chỉ giúp quy trình quản lý chặt chẽ, cung
cấp dịch vụ rộng khắp, kịp thời mà còn là cách tiếp cận người tiêu dùng nhanh
nhất nhằm tạo ưu thế cạnh tranh của doanh nghiệp trên thị trường.
Nhờ ứng dụng CNTT, Petrolimex đã quản lý có hiệu quả hơn các kênh phân
phối sản phẩm. Petrolimex hiện đang ứng dụng đồng thời ba giải pháp ERP
quốc tế của Oracle, SAP và Microsoft, là một trong số ít doanh nghiệp Việt Nam
đang ứng dụng giải pháp quản trị mối quan hệ với khách hàng (Customer
Relationship Management-CRM) của SAP. Đây là dự án giai đoạn hai trong
việc triển khai ERP của công ty này. Sau tám tháng, dự án ERP giai đoạn hai đã
được nghiệm thu phần lõi (SAP CRM) sau khi triển khai đến hơn 40 nhà phân

phối và dự kiến tất cả các nhà phân phối khác sẽ được tích hợp vào hệ thống
này.
Với nỗ lực đầu tư trang bị hệ thống SAP CRM, Petrolimex mong muốn có
một công cụ hỗ trợ nhân viên trong công việc, cho phép mạng phân phối
Petrolimex trên cả nước có thể kết nối thông tin với trung tâm trong cả hai tình
huống online hoặc offline. Thông tin tập trung sẽ giúp Petrolimex đưa ra các xử
lý kịp thời cũng như hỗ trợ chính xác việc lập kế hoạch. Việc thu thập và quản
lý các thông tin bán hàng của đại lý là để có thể đáp ứng kịp thời, đem lại sự
thỏa mãn cho khách hàng ở cấp độ cao hơn.
Hiện nay: Hệ thống thông tin báo cáo và ra quyết định phục vụ ban lãnh đạo
(Business Intelligence-BI) được 13 thiết lập ở trung tâm chính để quản lý kênh
phân phối bán hàng và các chương trình khuyến mại. Các nhà phân phối có thể
kết nối trực tiếp vào hệ thống qua đường truyền Internet sử dụng chương trình
SAP, hoặc kết nối theo hình thức offline sử dụng phần mềm Solomon của
Microsoft. Riêng các đại lý sử dụng phần mềm được FPT phát triển cho PDA để
ghi nhận các giao dịch. Các nhân viên bán hàng sử dụng PDA kết nối với hệ
thống tại nhà phân phối để cập nhật thông tin. Chương trình đã giúp CRM hóa


hệ thống kênh phân phối của công ty qua các phần mềm ứng dụng. Quá trình
này đã hỗ trợ các nhân viên nâng cao năng lực, tính chuyên nghiệp và khả năng
nắm bắt thông tin thị trường tốt nhất như sử dụng các thông tin được chia sẻ
trên toàn hệ thống. Petrolimex cũng quản lý xuyên suốt các chính sách giá,
khuyến mãi trong hệ thống phân phối. Trong khi đó, đối tượng quan trọng của
doanh nghiệp là khách hàng đầu cuối cũng được hưởng lợi nhờ chất lượng dịch
vụ ngày càng được cải thiện. Cho đến nay hệ thống đã đáp ứng được các yêu
cầu đặt ra của công ty khi xây dựng dự án. Sau khi triển khai và vận hành tại 48
nhà phân phối, Petrolimex đã mở rộng hệ thống đến toàn bộ 187 nhà phân phối
vào cuối tháng 7-2008.
2. Ứng dụng EPR trong kế toán

Trong hạch toán, kế toán thủ công Petrolimex vẫn thường gặp phải những sai
sót mà nhân viên thường mắc phải. Với hạch toán theo kiểu thủ công, các cán
bộ quản lý cũng không dễ dàng gì khi kiểm tra các bước toán và các quy trình.
Từ những lý do cụ thể này, Petrolimex đã tìm giải pháp và khắc phục một cách
có hiệu quả tình trạng trên bằng việc sử dụng hệ thống thông tin hoạch định
nguồn lực doanh nghiệp ERP.
Với hệ thống máy chủ chạy phần mềm SAP CRM ở trung tâm, cơ sở dữ liệu
được quản lý tập trung (Master Data), tích hợp theo chuẩn các số liệu hằng ngày
từ các nhà phân phối, từ hệ thống máy PDA cầm tay di động từ các nhân viên
bán hàng. Một hệ thống thông tin tập trung về báo cáo tình trạng kho, hàng,
doanh thu, công nợ... của mỗi nhà phân phối. Trên cơ sở đó, nhân viên tại trung
tâm có thể phân tích tình hình tiêu thụ hàng để đưa ra các hướng xử lý, chỉ tiêu
cũng như lên kế hoạch phân phối hàng chính xác nhất có thể được. Hệ thống
SAP được xây dựng trên nền tảng công nghệ SAP NetWeaver. Tại Petrolimex,
NetWeaver đã tích hợp thông tin từ hệ thống ERP sử dụng Oracle EBS cùng với
hệ thống Solomon sử dụng tại các nhà phân phối và ứng dụng trên PDA cho
nhân viên bán hàng. Ba ứng dụng này được NetWeaver tích hợp thành hệ thống
(Business Warehouse-BW) để phục vụ cho hệ thống báo cáo thông minh, giúp
ban lãnh đạo có được thông tin chính xác và trực tuyến về tình hình hoạt động
kinh doanh trên toàn quốc.

3. Thực trạng về quy trình


Hệ thống ERP sử dụng giải pháp Oracle E Business Suite của Oracle do
Pythis cung cấp bắt đầu triển khai từ 15/3/2005 gồm các phân hệ chính là tài
chính - kế toán, quản lý mua sắm - quản lý bán hàng, quản lý sản xuất và phân
tích kết quả hoạt động (Business Intelligence - BI). Công việc chuyển giao công
nghệ diễn ra trên toàn Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam – Petrolimex với 13 địa
điểm, bao gồm trụ sở chính tại TP.HCM, xí nghiệp kho vận và các chi nhánh,

nhà máy trên toàn quốc.
4. Thực trạng về nhân sự
Petrolimex đã có được sự quán triệt tư tưởng từ cấp lãnh đạo tới nhân viên
thừa hành về quyết tâm thay đổi mặc dù giai đoạn đầu là giai đoạn vô cùng khó
khăn. Nhưng nhà quản trị và nhân viên đã vượt qua được thử thách, kiên trì thực
hiện mục 15 tiêu. Công ty đã có phương án triển khai nhằm đào tạo nguồn nhân
lực vận hành hệ thống bằng cách cử một nhóm người có trình độ, có năng lực đi
đào tạo, huấn luyện. Cấp lãnh đạo tạo nguồn động lực ,niềm tin tưởng cho nhân
viên, cùng vì một mục tiêu chung. Cùng với các qui định, tinh thần kỉ luật trong
việc tuân thủ các qui trình hoạt động. Về cơ cấu tổ chức của công ty, ngoài việc
nâng cao kiến thức của nhân viên, hệ thống đã đáp ứng tốt nhu cầu của người sử
dụng. Việc quản lý trở nên tập trung, xuyên suốt, có sự thừa hưởng và kịp thời.
Tuy nhiên, Petrolimex cũng như những doanh nghiệp đã áp dụng ERP ở Việt
Nam không thể không tránh khỏi những giây phút nản lòng, tâm lý ngại thay
đổi, ì ạch, thiếu niềm tin của một số bộ phận nhân viên.
5. Thực trạng về ngân sách
Để triển khai hệ thống ERP thì doanh nghiệp phải xác định là sẽ tốn một
khoản ngân sách khá lớn.Chi phí lớn nhất trong ngân sách chi tiêu cho ERP nằm
ở phần triển khai. Xác định trước những khoản mục chi phí sẽ giúp việc triển
khai đảm bảo tiến độ và chất lượng, bằng không, sẽ dễ bị sa lầy và thất bại.Chi
phí triển khai phần mềm ERP gồm khá nhiều mục, tùy thuộc vào mỗi nhà triển
khai. Tuy nhiên, chi phí cơ bản thường là chi phí bản quyền, hỗ trợ triển khai, tư
vấn, bảo trì vận hành hệ thống… Ngoài ra là các chi phí cho hạ tầng ứng dụng
CNTT nói chung như phần cứng, hạ tầng mạng.
3.

Kết quả của quá trình ứng dụng ERP tại Petrolimex

Đáp ứng nhu cầu chủ động khai thác, phân tích thông tin từ hệ thống dữ
liệu tập trung tại Công ty mẹ; bảo đảm các yêu cầu: đầy đủ, chính xác, nhanh

chóng, kịp thời để ra quyết định. Điều đó đã khắc phục được tình trạng Công ty


mẹ mất nhiều thời gian và công sức để tổng hợp báo cáo từ các đơn vị thành
viên, dẫn đến thông tin tổng hợp bị chậm nhịp và lạc hậu với thực tế.
Kiểm soát theo sát thời gian thực các dữ liệu hàng hóa, kế toán, tài chính;
từ đó, rút ngắn được thời gian lập báo cáo quyết toán tài chính, đáp ứng các
chuẩn mực, chế độ kế toán và thời gian công bố thông tin theo Luật Doanh
nghiệp đối với một công ty đại chúng.
Chủ động kiểm soát phát hiện các lỗi để hỗ trợ khắc phục kịp thời, bảo
đảm tính tuân thủ quy trình của các cá nhân tham gia hệ thống; khi cần có thể
truy cập tới từng chứng từ gốc để xem xét thông tin chi tiết theo mục tiêu tìm
kiếm.
Bảo đảm tính tin cậy cao đối với các số liệu như doanh thu, tồn kho, giá
vốn,… để điều hành doanh nghiệp, báo cáo các cơ quan quản lý nhà nước, thực
hiện các mục tiêu lớn và các cân đối vĩ mô.
Với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay, khi áp dụng ERP
- lãnh đạo Petrolimex có thể khai thác thông tin mọi lúc mọi nơi để điều hành và
kiểm soát họat động của doanh nghiệp.


KẾT LUẬN
Ứng dụng hệ thống quản lý như ERP là xu thế tất yếu vì những lợi ích mà
ERP đem lại cho doanh nghiệp là rất lớn. Bên cạnh đó ERP còn là công cụ quan
trọng để doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh, đồng thời giúp doanh
nghiệp tiếp cận tốt hơn với các tiêu chuẩn quốc tế. Doanh nghiệp nào ứng dụng
ERP ngay từ khi quy mô còn nhỏ thì sẽ có thuận lợi, dễ triển khai và sớm đi vào
nề nếp. Doanh nghiệp nào chậm trễ ứng dụng thì sẽ tự gây khó khăn cho mình
và tạo lợi thế cho đối thủ. Áp dụng các hệ thống quản lý ERP luôn là một quá
trình không quá phức tạp nhưng cũng không phải đơn giản. Việc làm đó đòi hỏi

nhiều nguồn lực của doanh nghiệp, nhận thức đúng và quyết tâm cao của ban
lãnh đạo doanh nghiệp. Khi doanh nghiệp áp dụng thành công, thì điều đó
không những hỗ trợ các nhân viên, các nhà quản lý mà còn trợ giúp ban lãnh
đạo ra những quyết định đúng đắn và kịp thời.