Trình bày ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (enterprise resource planning – ERP) tại một doanh nghiệp bán lẻ 12

Họ và tên: Nguyễn Xuân Hiệp
MSV: 1311610023
Lớp: TMA306.2.1617.1

Đề bài: Trình bày ứng dụng hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise resource
planning – ERP) tại một doanh nghiệp bán lẻ

1


Chương 1: Giới thiệu chung về doanh nghiệp
Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam (Petrolimex) hiện nay được hình thành từ việc cổ
phần hóa và cấu trúc lại Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam theo Quyết định số 828/QĐTTg ngày 31.5.2011 của Thủ tướng Chính phủ, là công ty đại chúng theo văn bản số
2946/UBCK-QLPH ngày 17.8.2012 của Ủy ban Chứng khoán Nhà nước.
Lĩnh vực kinh doanh chính của Petrolimex là xuất nhập khẩu và kinh doanh xăng
dầu, lọc - hóa dầu, đầu tư vốn vào các doanh nghiệp khác để kinh doanh các ngành nghề
mà Petrolimex đang kinh doanh và các ngành nghề kinh doanh khác theo quy định của
pháp luật. Bên cạnh các lĩnh vực xăng dầu, dầu mỡ nhờn & các sản phẩm hóa dầu, khí
hóa lỏng và vận tải xăng dầu; Petrolimex đầu tư kinh doanh vào các ngành nghề: Thiết
kế, xây lắp, cơ khí và thiết bị xăng dầu; bảo hiểm, ngân hàng và các hoạt động thương
mại dịch vụ khác; trong đó, nhiều thương hiệu được đánh giá là dẫn đầu Việt nam như
PLC, PGC, PG Tanker, Pjico,.. Trong lĩnh vực xăng dầu, Petrolimex tiếp tục giữ vai trò
chủ đạo trên thị trường nội địa theo đúng chỉ đạo của Chính phủ. Cùng với 29 doanh
nghiệp đầu mối kinh doanh xăng dầu khác và 120 thương nhân phân phối xăng dầu (số
liệu có đến ngày 12.01.2017), Petrolimex bảo đảm đầy đủ và kịp thời các chủng loại xăng
dầu phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế - xã hội của đất nước, bảo đảm an ninh quốc
phòng và nhu cầu tiêu dùng của nhân dân. 43/69 đơn vị thành viên Petrolimex trực tiếp
kinh doanh xăng dầu trên địa bàn 62/63 tỉnh, thành phố. Ở nước ngoài, Petrolimex có
Công ty TNHH 1 thành viên Petrolimex tại Singapore, Công ty TNHH 1 thành viên
Petrolimex tại Lào và đã mở Văn phòng đại diện Petrolimex tại Campuchia.
Đối với hoạt động bán lẻ xăng dầu; trong số hơn 14.000 cửa hàng xăng dầu thuộc tất cả

các thành phần kinh tế (số liệu có đến 30.11.2015), Petrolimex sở hữu 2.352 (số liệu có
đến ngày 24.11.2015)cửa hàng hiện diện trên khắp cả nước tạo điều kiện thuận lợi để
người tiêu dùng sử dụng hàng hoá, dịch vụ do Petrolimex trực tiếp cung cấp. Tại các
vùng sâu, vùng xa, vùng khó khăn và đặc biệt khó khăn - nơi hiệu quả kinh doanh thấp
nhưng ý nghĩa chính trị- xã hội cao, Petrolimex có thị phần cao hơn so với thị phần bình
quân của toàn Tập đoàn. Tính chung trên phạm vi cả nước và căn cứ sản lượng xăng dầu
2


thực xuất bán tại thị trường nội địa (tại Việt Nam) năm 2013, thị phần thực tế của
Petrolimex khoảng 50%. Bên cạnh mặt hàng xăng dầu, tại cửa hàng xăng dầu Petrolimex
còn có các hàng hóa, dịch vụ khác như dầu mỡ nhờn, gas, bảo hiểm, ngân hàng, v.v… do
các đơn vị thành viên Petrolimex sản xuất, cung cấp. Petrolimex là doanh nghiệp đầu tiên
áp dụng phương thức bán xăng dầu thanh toán bằng thẻ Flexicard với nhiều tiện ích và sẽ
triển khai dịch vụ chuyển tiền nhanh tại Việt Nam.
Tổng công ty Xăng dầu Vệt Nam có: 41 Công ty thành viên, 34 Chi nhánh và Xí
nghiệp trực thuộc các Công ty thành viên 100% vốn Nhà nước, 23 Công ty cổ phần có
vốn góp chi phối của Tổng công ty, 3 Công ty Liên doanh với nước ngoài và 1 Chi nhánh
tại Singapore. Là doanh nghiệp nhà nước trọng yếu, được xếp hạng đặc biệt, có quy mô
toàn quốc, bảo đảm 60% thị phần xăng dầu cả nước; Petrolimex luôn phát huy vai trò chủ
lực, chủ đạo bình ổn và phát triển thị trường xăng dầu, các sản phẩm hoá dầu đáp ứng
nhu cầu tiêu dùng của nhân dân, phục vụ sự nghiệp phát triển kinh tế của đất nước và bảo
đảm an ninh quốc phòng. Chặng đường 55 năm xây dựng và phát triển của Tổng công ty
Xăng dầu Việt Nam luôn gắn liền với các sự kiện lịch sử trong công cuộc xây dựng và
bảo vệ đất nước.
Giai đoạn 1976-1986: Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam bắt tay khôi phục các cơ sở xăng
dầu bị tàn phá ở miền Bắc, tiếp quản các cơ sở xăng dầu và tổ chức mạng lưới cung ứng
xăng dầu ở các tỉnh phía Nam, thực hiện cung cấp đầy đủ, kịp thời nhu cầu xăng dầu cho
sản xuất, quốc phòng và đời sống nhân dân đáp ứng yêu cầu hàn gắn vết thương chiến
tranh và xây dựng CNXH trên phạm vi cả nước. Trong giai đoạn này Nhà nước đã tặng

thưởng Huân chương độc lập hạng nhì cho Tổng công ty, phong tặng 1 cá nhân danh hiệu
Anh hùng lao động và nhiều huân chương lao động cho các tập thể, cá nhân.
Giai đoạn 1986-2011: Tổng công ty Xăng dầu Việt Nam thực hiện chiến lược đổi mới và
phát triển theo chủ trương đường lối của Đảng và Nhà nước, chuyển hoạt động sản xuất
kinh doanh sang cơ chế thị trường định hướng XHCN, từng bước xây dựng Tổng công ty
trở thành hãng xăng dầu quốc gia mạnh và năng động để tham gia hội nhập vào nền kinh
3


tế khu vực và thế giới. Trong giai đoạn này, Nhà nước tặng thưởng Huân chương Độc lập
hạng Nhất, Huân chương Chiến công hạng Nhì cho Tổng công ty, phong tặng 2 đơn vị
thành viên danh hiệu Anh hùng lao động thời kỳ đổi mới, 5 chiến sỹ thi đua toàn quốc và
114 Huân chương Lao động các hạng cho các tập thể, cá nhân.

Chương 2: Dự án ERP của Tập đoàn Petrolimex

Petrolimex là tập đoàn đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng ERP
Ngày 16/4/2013, tại tòa nhà Keangnam Landmark Tower - Hà Nội, Tập đoàn
Xăng dầu Việt Nam, Tập đoàn FPT và hãng SAP đã tổ chức lễ “Tổng kết triển khai hệ
thống ERP Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam”.
Petrolimex là tập đoàn đầu tiên tại Việt Nam ứng dụng thành công ERP - giải pháp
quản trị nguồn lực doanh nghiệp để hiện thực hóa chiến lược phát triển trong giai đoạn
mới; phù hợp với mô hình Công ty đại chúng và tiến trình tái cấu trúc sau cổ phần hóa.
Công ty Hệ thống Thông tin FPT (FPT IS - thành viên của Tập đoàn FPT) được
lựa chọn làm tổng thầu - nhà tư vấn triển khai ERP tại Petrolimex theo hình thức trọn
gói, với thiết bị phần cứng của HP và giải pháp của SAP - nhà cung cấp giải pháp quản trị
doanh nghiệp hàng đầu thế giới của Đức đã triển khai thành công cho các tập đoàn dầu
khí toàn cầu như: ExxoMobil, BP, Total, Gazprom, Chevron...
Hệ thống ERP chính thức vận hành tại Petrolimex trên toàn quốc từ 1/1/2013. Đây
là một sự kiện quan trọng đánh dấu bước phát triển của doanh nghiệp Việt Nam trong

việc cung cấp và ứng dụng thành công ERP trên quy mô lớn và nghiệp vụ phức tạp. Dự
án được hoàn thành trong thời gian 3 năm (2010-2012) là kết quả của ý chí, quyết tâm

4


của lãnh đạo, nỗ lực vượt bậc của các thành viên tham gia triển khai của Petrolimex và
FPT.
Giải pháp ERP SAP gồm các phân hệ: quản lý mua hàng, bán hàng, quản lý kho
bể, kế toán tài chính, kế toán quản trị… đã được triển khai trong lĩnh vực kinh doanh
xăng dầu từ Công ty mẹ - Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam đến 42 công ty, 21 chi nhánh, 11
xí nghiệp, 44 kho và tổng kho xăng dầu, 118 địa điểm và tích hợp với hệ thống quản lý
tại hơn 2.200 cửa hàng xăng dầu trên toàn quốc.
Trước khi áp dụng ERP, Petrolimex đã sớm đưa ứng dụng CNTT vào quản lý điều hành
ngay từ những năm đầu thập kỷ 90 thế kỷ trước. Nhưng với sự biến động phức tạp của thị
trường xăng dầu thế giới và yêu cầu quản lý Nhà nước đối với thị trường xăng dầu nội
địa trong những năm gần đây, việc quản trị hoạt động kinh doanh xăng dầu của Tập đoàn
đòi hỏi thông tin minh bạch, kịp thời và chuẩn xác; trong khi hệ thống quản lý phân tán,
dữ liệu rời rạc không thể tiếp tục nâng cấp phát triển để đáp ứng nhu cầu mới, việc triển
khai ERP là yêu cầu cấp bách, xuất phát từ nội tại Petrolimex.
Tại thời điểm chuyển đổi sang áp dụng ERP, Petrolimex và FPT đã chuẩn bị kỹ
lưỡng, phối hợp chặt chẽ bảo đảm các hoạt động cung ứng xăng dầu ra thị trường không
bị gián đoạn.
Phát biểu tại buổi lễ, Chủ tịch HĐQT Petrolimex Bùi Ngọc Bảo cho biết: “Từ năm
2000, chúng tôi đã chủ động nghiên cứu và thuê tư vấn quốc tế để xây dựng Kế hoạch
tổng thể phát triển ứng dụng CNTT giai đoạn 2000 - 2010. ERP là một trong những dự án
quan trọng của kế hoạch này và được Petrolimex tập trung cao độ để tổ chức triển khai.”
Ông Trương Gia Bình - Chủ tịch FPT tự hào nói: “Dự án ERP triển khai thành công tại
Petrolimex rất có ý nghĩa với chúng tôi. Bởi đây là lần đầu tiên một công ty Việt Nam
làm tổng thầu dự án ERP với quy mô lớn như vậy. Điều này thay đổi quan niệm rằng chỉ

đối tác nước ngoài mới đủ năng lực làm tổng thầu các dự án lớn”.

5


“SAP tự hào được Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam lựa chọn cung cấp giải pháp ERP
trong quản lý hoạt động kinh doanh xăng dầu. Với kinh nghiệm đã tích lũy được, chúng
tôi sẽ hỗ trợ tốt nhất để hệ thống ERP SAP vận hành ổn định và ngày càng hoàn thiện”,
ông Phạm Thế Trường - Tổng Giám đốc SAP Việt Nam khẳng định.
Tham dự buổi lễ, ông Bùi Văn Cường - Bí thư Đảng ủy khối doanh nghiệp Trung
ương nhấn mạnh rằng, đây là mô hình tiêu biểu để các doanh nghiệp khác có thể nghiên
cứu ứng dụng trong thời gian tới.
Những kết quả bước đầu khi áp dụng ERP tại Petrolimex:
Một là, đáp ứng nhu cầu chủ động khai thác, phân tích thông tin từ hệ thống dữ
liệu tập trung tại Công ty mẹ; bảo đảm các yêu cầu: đầy đủ, chính xác, nhanh chóng, kịp
thời để ra quyết định. Điều đó đã khắc phục được tình trạng Công ty mẹ mất nhiều thời
gian và công sức để tổng hợp báo cáo từ các đơn vị thành viên, dẫn đến thông tin tổng
hợp bị chậm nhịp và lạc hậu với thực tế.
Hai là, kiểm soát theo sát thời gian thực các dữ liệu hàng hóa, kế toán, tài chính;
từ đó, rút ngắn được thời gian lập báo cáo quyết toán tài chính, đáp ứng các chuẩn mực,
chế độ kế toán và thời gian công bố thông tin theo Luật Doanh nghiệp đối với một công
ty đại chúng.
Ba là, chủ động kiểm soát phát hiện các lỗi để hỗ trợ khắc phục kịp thời, bảo đảm
tính tuân thủ quy trình của các cá nhân tham gia hệ thống; khi cần có thể truy cập tới từng
chứng từ gốc để xem xét thông tin chi tiết theo mục tiêu tìm kiếm.
Bốn là, bảo đảm tính tin cậy cao đối với các số liệu như doanh thu, tồn kho, giá
vốn,… để điều hành doanh nghiệp, báo cáo các cơ quan quản lý nhà nước, thực hiện các
mục tiêu lớn và các cân đối vĩ mô.

6

Với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay, khi áp dụng ERP - lãnh
đạo Petrolimex có thể khai thác thông tin mọi lúc mọi nơi để điều hành và kiểm soát họat
động của doanh nghiệp.
Chương 3: Bài học kinh nghiệm của Petrolimex
Petrolimex hiện có doanh thu mỗi năm khoảng 140.000 tỉ đồng và sở hữu một hệ
thống 2.100 cửa hàng xăng dầu trên toàn quốc. Nhờ áp dụng ERP từ đầu năm 2011, nhân
viên các cửa hàng xăng dầu của Petrolimex thay vì phải ngồi viết báo cáo rất lâu bằng tay
mỗi cuối ngày thì chỉ việc gửi báo cáo trên hệ thống một cách nhanh chóng. Hóa đơn
cung cấp cho khách cũng được in bằng máy. Dù đang đi công tác xa, các nhà lãnh đạo
Petrolimex cũng có thể đưa ra quyết định mới về giá bán xăng dầu và cho triển khai đến
các phòng ban chức năng một cách thuận tiện và nhanh chóng mà không cần phải ngồi tại
cuộc họp ở cơ quan. Để đạt được những thành công như vậy, Petrolimex đã trải qua
những bước đầu tiên rất khó khăn, và chính từ những khó khăn đó, họ đã rút ra được
nhiều kinh nghiệm quý giá, để đạt được những cột mốc đáng nhớ như ngày nay:
Chọn thời điểm thích hợp
Từng biết đến khái niệm ERP từ năm 2000 nhưng mãi đến năm 2010 Petrolimex
mới quyết định triển khai giải pháp này vì đã chọn được thời điểm thích hợp nhất. Giá cả
xăng dầu biến động. Việc kinh doanh xăng dầu lại phụ thuộc vào nguồn xăng dầu nhập
khẩu nên yêu cầu phải nắm bắt thông tin thường xuyên để hỗ trợ việc điều hành có hiệu
quả trở nên bức thiết đối với lãnh đạo Petrolimex. Sự có mặt của ERP như đã nói trên đã
giúp người của Petrolimex – từ nhà lãnh đạo đến nhân viên – làm việc dễ dàng và nhanh
chóng hơn. Tuy nhiên, để triển khai ERP thành công, bà Huyền cho rằng doanh nghiệp
chỉ nên áp dụng giải pháp ERP khi có nhu cầu thực sự. Và một khi đã có quyết định cuối
cùng, ban lãnh đạo của doanh nghiệp phải rất quyết liệt trong quá trình triển khai ERP. Dĩ
nhiên là quá trình triển khai ERP còn nhiều điểm cần lưu ý khác như làm việc với nhà tư
vấn, nhà triển khai ERP và lực lượng nhân sự trong công ty.
7

Loại bỏ tâm lý sợ ERP
Một trong những điều nhân viên nơi chuẩn bị áp dụng giải pháp quản lý tổng thể
doanh nghiệp thấy lo sợ là sẽ bị hệ thống công nghệ thông tin kiểm soát. Ban lãnh đạo
cần làm công tác truyền thông cho nhân viên của mình về những lợi ích của ERP đối với
hoạt động của doanh nghiệp, rằng khi triển khai ERP mỗi nhân viên ở mọi vị trí việc làm
từ cao đến thấp đều có lợi nhất định. Yếu tố đầu tiên mà các doanh nghiệp có ý định triển
khai ERP cần quan tâm là yếu tố con người. Nếu những người tham gia dự án trong công
ty không tâm huyết, không được đả thông về tư tưởng, không hiểu rõ lợi ích và tầm quan
trọng của ERP thì việc triển khai giải pháp này sẽ rất khó khăn, thậm chí có thể bị hủy bỏ.
Thêm vào đó, doanh nghiệp cũng không nên nóng vội trong việc triển khai ERP mà nên
thực hiện theo kế hoạch và hết sức thận trọng. Bài học kinh nghiệm cho thấy doanh
nghiệp nên thử nghiệm ở những phần mềm nhỏ trước khi đầu tư vào những phần mềm
lớn, chuyên nghiệp và đắt tiền. Có như vậy doanh nghiệp mới có thể giúp giảm nhẹ gánh
nặng áp lực cho nhân viên cũng như hạn chế được những rủi ro, tránh lãng phí thời gian
và tiền bạc. Tâm lý ngại thay đổi hoặc việc nhận thức sai về khả năng của hệ thống ERP
dẫn đến sự kỳ vọng quá mức vào giải pháp gây cản trở cho việc thực hiện giải pháp ERP.
Sự cản trở đôi khi xuất hiện do thiếu sự cam kết và quyết tâm của ban lãnh đạo doanh
nghiệp. Dù là về cơ bản, các khó khăn này đều có thể khắc phục được, nhưng dự án vì
vậy bị chậm tiến độ và làm hao tổn thêm chi phí.
Thay đổi tư duy đầu tư
Chuyên về tư vấn ERP, FPT IS cho rằng ERP phù hợp để triển khai với doanh
nghiệp ở mọi ngành nghề, mọi quy mô, tuy nhiên các doanh nghiệp có ý định triển khai
ERP thì nên chuẩn bị về tài chính, nhân sự, công nghệ và tư duy. Chấp nhận sự thay đổi,
chấp nhận đầu tư đúng mức để mang lại hiệu quả mong muốn. Chấp nhận không phải chỉ
bỏ tiền một lần mà còn phải đầu tư hằng năm cho việc bảo trì, bảo dưỡng và nâng cấp
ERP, giống như người đi xe máy chuyển sang đi ô tô, cần phải thay đổi về tư duy chấp
hành luật lệ, cần phải trả tiền cho việc bảo trì, bảo dưỡng định kỳ. Thông thường, các
8

doanh nghiệp đều có các bài toán quản trị nội bộ, như quản trị tài chính, quản trị nhân
sự… và quản trị chuyên ngành, như tính phí sử dụng trong viễn thông, dịch vụ ngân hàng
lõi (core banking) trong ngân hàng… Doanh nghiệp phải lựa chọn giải pháp ERP giải
quyết cả hai loại bài toán quản trị này, đồng thời tập trung vào các phân hệ đáp ứng tốt
các yêu cầu quản trị ngắn và trung hạn và lập mục tiêu triển khai các phân hệ hướng vào
mục tiêu quản trị dài hạn.
Điều cần lưu ý khi chọn nhà tư vấn
Chọn nhà tư vấn như thế nào cũng là một trong những điều quan trọng đối với
doanh nghiệp muốn triển khai ứng dụng ERP. Với phần lớn số nhân viên không thường
xuyên sử dụng ngoại ngữ, Petrolimex đã chọn đơn vị tư vấn và triển khai trong nước
nhưng có thuê đội ngũ chuyên gia nước ngoài. Petrolimex tin rằng, điều quan trọng nhất
khi chọn đối tác tư vấn và triển khai ERP là phải chú ý đến năng lực của đơn vị, như kinh
nghiệm tổ chức, cách thức quản trị, sự cam kết với khách hàng… chứ không đơn thuần là
nhìn vào kinh nghiệm của vài cá nhân đơn lẻ tại đơn vị đó.
Các doanh nghiệp đang xem ERP như công cụ, giải pháp hữu hiệu để nâng cao
chất lượng sản phẩm, tiết kiệm chi phí, tăng lợi nhuận, tăng năng lực cạnh tranh và phát
triển thương hiệu, đồng thời giảm thiểu rủi ro, cảnh báo trước nguy cơ thiệt hại kinh tế do
các số liệu, dữ liệu kinh doanh được cập nhật kịp thời và đảm bảo công khai, minh bạch
tài chính. Tuy nhiên, tại Việt Nam, số lượng tập đoàn, doanh nghiệp đầu tư triển khai
ERP vẫn còn khiêm tốn. Đơn cử, trong Top 10 doanh nghiệp hàng đầu của bảng xếp hạng
500 doanh nghiệp lớn nhất Việt Nam VNR500, mới có 3 doanh nghiệp công bố công khai
trên các phương tiện truyền thông đại chúng và mạng Internet về việc đã triển khai ERP
trong toàn doanh nghiệp là Tập đoàn Xăng dầu Việt Nam, Liên doanh Việt - Nga
Vietsovpetro và Tập đoàn Điện lực Việt Nam (7 doanh nghiệp, tập đoàn còn lại gồm Tập
đoàn Dầu khí Việt Nam, Tập đoàn Bưu chính Viễn thông Việt Nam, Công ty TNHH
Samsung Electronics Việt Nam, Tập đoàn Viễn thông Quân đội, Công ty TNHH MTV
Vàng bạc đá quý Sài Gòn - SJC, Tập đoàn Công nghiệp Than - Khoáng sản Việt Nam,
9

Ngân hàng Nông nghiệp & Phát triển nông thôn Việt Nam. Riêng trường hợp Tập đoàn
Viễn thông Quân đội, theo tìm hiểu của ICTnews thì đã tự nghiên cứu phát triển giải pháp
ERP và ứng dụng trong Tập đoàn nhưng không công bố thông tin). Mặc dù vậy, thời đại
công nghệ số ngày càng phát triển, Việt Nam đang hội nhập càng nhanh và mạnh với thế
giới, nếu không muốn tụt lại phía sau thì không thể trở nên lạc hậu mãi được. Nhận thức
được điều đó, số lượng doanh nghiệp Việt Nam quan tâm tới việc triển khai ERP đang có
xu hướng gia tăng, hầu hết vẫn nhắm tới hai giải pháp ERP đang chiếm lĩnh thị trường
Việt Nam là SAP và ORACLE. Đây là điều rất đáng mừng cho nền kinh tế Việt Nam.
Cùng trở xem một sự khởi sắc nơi các doanh nghiệp trong những năm sắp tới

10


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. www.petrolimex.com.vn
2. www.thesaigontimes.vn

11