Quy trình đào tạo và huấn luyện nhân viên

QUY TRÌNH

ĐÀO TẠO
VÀ

HUẤN LUYỆN
NHÂN VIÊN
Power Point by Đặng Tuấn Tiến
Tư vấn đào tạo doanh nghiệp


Khác nhau giữa
huấn luyện và phát triển nhân sự
Huấn luyện nhân sự là công
việc nhằm đảm bảo nhân
viên đạt được những mục
tiêu mà tổ chức đã đặt ra.

Phát triển nhân sự là xây
dựng lộ trình và định hướng
nhằm giúp nhân viên phát
triển trong tương lai sau quá
trình làm việc với tổ chức.

Huấn luyện và phát triển là
02 hoạt động được thực hiện
song song với nhau, không
cái nào trước, cái nào sau và
bỏ 1 trong 2.

Khác nhau giữa
huấn luyện và phát triển nhân sự
HUẤN LUYỆN

PHÁT TRIỂN

Phục vụ cho

Công việc
hiện tại

Công việc hiện
tại và tương lai

Đối tượng chính

Từng nhân viên

Đội nhóm
Tổ chức

Khung thời gian

Ngắn hạn
Ngay lập tức

Dài hạn

Mục tiêu

Khắc phục lỗ
hổng về kiến
thức và kỹ năng

Đáp ứng yêu cầu
công việc trong
tương lai


Quy trình huấn luyện nội bộ
1

2

3

4

Assessment
Khâu phân tích

Design
Khâu thiết kế

Implementation
Thực hiện

Evaluation
Đánh giá

Deliver The
Program
Chuyển giao
chương trình

Training
Outcome
Kết quả đào tạo

Training Need
Assessment
(TNA)
Đánh giá nhu cầu
đào tạo

Components of
TNA
Các thành phần
trong TNA

Define Objectives
Xác định mục tiêu
Develop Lesson Plan
Xây dựng kế hoạch bài học

Develop/ Aquire Material
Phát triển/ Xây dựng tài liệu
Select Trainer/Leader
Chọn lựa giảng viên phù hợp
Select Method

Chọn lựa phương pháp đào tạo
Schedule The Program
Lên lịch tổ chức chương trình


Quy trình huấn luyện nội bộ
1

2

3

4

Assessment
Khâu phân tích

Design
Khâu thiết kế

Implementation
Thực hiện

Evaluation
Đánh giá

Deliver The
Program
Chuyển giao
chương trình

Training
Outcome
Kết quả đào tạo

Training Need
Assessment
(TNA)
Đánh giá nhu cầu
đào tạo

Components of
TNA
Các thành phần
trong TNA

Define Objectives
Xác định mục tiêu
Develop Lesson Plan
Xây dựng kế hoạch bài học

Develop/ Aquire Material
Phát triển/ Xây dựng tài liệu
Select Trainer/Leader
Chọn lựa giảng viên phù hợp
Select Method
Chọn lựa phương pháp đào tạo
Schedule The Program
Lên lịch tổ chức chương trình

Training Need Assessment - TNA
Training Need Assessment (TNA) – Đánh giá nhu cầu đào tạo
Đánh giá nhu cầu là quá trình xác định các yêu cầu về
hiệu suất và sự chênh lệch giữa hiệu suất cần thiết và
năng lực hiện tại.

Performance GAP Analysis – Sự chênh lệch về hiệu suất
Sự chênh lệch về hiệu suất (GAP – G) là sự khác biệt
giữa hiệu suất khi thực hiện các dự án/công việc và
nhiệm vụ hiện tại (Present - P) đối với hiệu suất tiêu
chuẩn (Standard - S) yêu cầu  G = P - S
Major Causes of Performance Problem – Nguyên nhân chênh lệch
• Kiến thức hoặc Kỹ năng
• Quá trình

• Tài nguyên
• Động lực hoặc văn hóa


Components of TNA
Thành phần cơ bản trong TNA
Step 3

Step 2

Step 1
Organizational
Analysis
Phân tích tổ chức

Operational
Analysis
Phân tích
hoạt động

Personal
Analysis
Phân tích
cá nhân


Components of TNA
Thành phần cơ bản trong TNA

Step 1

Organizational Analysis
Phân tích tổ chức

• Đào tạo có ý nghĩa như thế nào trong chiến lược phát triển của
tổ chức?
• Liệu tổ chức có đủ khả năng thực hiện việc đào tạo này
không?
• Đơn vị nào cần được đào tạo trước?
• Việc đào tạo này có được chấp nhận và củng cố, ủng hộ bởi
các cấp quản lý và nhân viên trong tổ chức hay không?


Components of TNA

Thành phần cơ bản trong TNA
Step 2

•
•
•
•

Operational Analysis
Phân tích hoạt động

Những nhiệm vụ nào cần thiết phải thực hiện
Thực hiện ở mức độ nào
Những tiêu chí KSA1 nào cần cho việc thực hiện nhiệm vụ đó
Có gặp phải những rào cản nào trong quá trình thực hiện
nhiệm vụ hay không?

Dữ liệu nguồn (Data Source)
phục vụ cho việc phân tích hoạt động gồm:
1/ Mô tả công việc (Job Description)
2/ Đặc thù công việc* (Job Specification)
3/ Tiêu chuẩn hiệu suất** (Performance
Standard)


Components of TNA
Thành phần cơ bản trong TNA

Step 3

•
•
•
•

Personal Analysis
Phân tích cá nhân

Nhân viên đã có KSA cần thiết chưa?
Những nhân viên nào trong công ty cần được đào tạo?
Họ cần những phương pháp đào tạo thế nào?
Họ có thể đào tạo được không?


Quy trình huấn luyện nội bộ
1

2

3

4

Assessment
Khâu phân tích

Design
Khâu thiết kế

Implementation

Thực hiện

Evaluation
Đánh giá

Deliver The
Program
Chuyển giao
chương trình

Training
Outcome
Kết quả đào tạo

Training Need
Assessment
(TNA)
Đánh giá nhu cầu
đào tạo

Components of
TNA
Các thành phần
trong TNA

Define Objectives
Xác định mục tiêu
Develop Lesson Plan
Xây dựng kế hoạch bài học

Develop/ Aquire Material
Phát triển/ Xây dựng tài liệu
Select Trainer/Leader
Chọn lựa giảng viên phù hợp
Select Method
Chọn lựa phương pháp đào tạo
Schedule The Program
Lên lịch tổ chức chương trình


Training Design
Thiết kế đào tạo
Training Design – Thiết kế đào tạo
Giai đoạn này đảm bảo việc phát triển có hệ thống của
chương trình đào tạo. Và nó được thúc đẩy từ kết quả
của quá trình phân tích nhu cầu đào tạo trước đó, từ đó
xây dựng mô hình đào tạo phát triển hơn trong tương lai.


Define Training Objective s
Xác định mục tiêu đào tạo
Define Training Objective – Xác định mục tiêu đào tạo
1. Những gì học viên có thể làm ngay sau khi kết thúc
đào tạo.
2. Những quy định về hành vi, chuẩn mực xây dựng
được sau đào tạo là gì?
3. Mục tiêu phải viết được dưới dạng SMART*.

• S - Specific: Rõ ràng, dễ hiểu
• M - Measurable: Đo đếm được

• A - Achievable: Có thể đạt
được bằng khả năng của mình
• R - Realistic: Thực tế, không
viển vông
• T - Time bound: Thời hạn để
đạt được mục tiêu đã vạch ra.


A Training Lesson Plan
Kế hoạch đào tạo
Topic
Đề tài
Summary of Key Points
Tóm tắt các ý chính
Question to test understanding
Câu hỏi kiểm tra mức độ tiếp thu
Duration of Each Activity in Each Session
Thời lượng từng hoạt động trong mỗi tiết
Training Content
Nội dung đào tạo

Training Method Activities
Phương thức đào tạo
Breaks
Nghỉ giải lao

Exercise to Warm-up
Bài tập khởi động
Conclusion
Kết thúc

Preparing Training Material
Chuẩn bị tài liệu đào tạo

01

Program Announcements
Thông báo đào tạo
• Hoạt động nhằm thông báo
cho đối tượng mục tiêu về
chương trình đào tạo.

02

Program Outline
Sơ bộ về chương trình
• Nội dung
• Mục tiêu
• Kỳ vọng về chương trình đào tạo

03

Training Manuals and Text Books
Tài liệu hướng dẫn và sách tham khảo
• Tài liệu
• Tờ rơi đọc hiểu tóm lược Outline
• Bài tập
• Những bài tập tự kiểm tra

Select Trainer
Chọn lựa giảng viên
Giảng viên được chọn phải đáp ứng điều kiện

Có năng lực đào tạo:
• Có tầm hiểu biết nhất định về mặt kiến thức và kỹ năng
• Có kỹ năng và nghiệp vụ cần thiết để xây dựng và triển
khai đào tạo.

Có chuyên môn nhất định về chủ đề đào tạo
• Có quá trình trải nghiệm và những kinh nghiệm thực
tiễn về chủ đề đào tạo, thành thạo về chủ đề đó.


Methods of Delivering Training
Phương pháp đào tạo

01
On The Job Training
• Đào tạo tại nơi làm
việc thực tế, sử
dụng những tình
huống và công cụ
thực tế.

Job Intruction Training
Đào tạo hướng dưỡng công việc
Job Rotation
Luân chuyển công việc

Apprenticeship
Học việc
Coaching
Huấn luyện
Assistant to Positions
Trợ lý cho các vị trí khác


Methods of Delivering Training
Phương pháp đào tạo

02
Off The Job Training
• Tại nơi được thiết
kế dành riêng cho
việc đào tạo.

Lecture
Lý thuyết
Video Presentation
Video giới thiệu
Role Playing
Đóng vai
CaseStudy
Bài tập tình huống
Simulation
Mô phỏng
Education
Bài học rút ra

Action learning
Những hoạt động học tập


Training Shedules
Lịch tổ chức chương trình


Quy trình huấn luyện nội bộ
1

2

3

4

Assessment
Khâu phân tích

Design
Khâu thiết kế

Implementation
Thực hiện

Evaluation
Đánh giá

Deliver The

Program
Chuyển giao
chương trình

Training
Outcome
Kết quả đào tạo

Training Need
Assessment
(TNA)
Đánh giá nhu cầu
đào tạo

Components of
TNA
Các thành phần
trong TNA

Define Objectives
Xác định mục tiêu
Develop Lesson Plan
Xây dựng kế hoạch bài học

Develop/ Aquire Material
Phát triển/ Xây dựng tài liệu
Select Trainer/Leader
Chọn lựa giảng viên phù hợp
Select Method
Chọn lựa phương pháp đào tạo

Schedule The Program
Lên lịch tổ chức chương trình


Quy trình huấn luyện nội bộ
1

2

3

4

Assessment
Khâu phân tích

Design
Khâu thiết kế

Implementation
Thực hiện

Evaluation
Đánh giá

Deliver The
Program
Chuyển giao
chương trình

Training
Outcome
Kết quả đào tạo

Training Need
Assessment
(TNA)
Đánh giá nhu cầu
đào tạo

Components of
TNA
Các thành phần
trong TNA

Define Objectives
Xác định mục tiêu
Develop Lesson Plan
Xây dựng kế hoạch bài học

Develop/ Aquire Material
Phát triển/ Xây dựng tài liệu
Select Trainer/Leader
Chọn lựa giảng viên phù hợp
Select Method
Chọn lựa phương pháp đào tạo
Schedule The Program
Lên lịch tổ chức chương trình

Evaluating training program
Đánh giá chương trình đào tạo
OUTCOMES
Kết quả

DESCRIPTION
Mô tả

Cognitive Outcomes
Kết quả về mặt nhận thức

Xác định mức độ học viên quen thuộc
với những kiến thức quan trọng* được
nhấn mạnh trong quá trình đào tạo.

Skill Based Outcomes
Kết quả về mặt kỹ năng

Bao gồm việc thành thạo kỹ năng đã
học được trong quá trình đào tạo và áp
dụng được vào trong công việc.

Affective Outcomes
Kết quả về mặt tình cảm

Bao gồm về mặt thái độ và động lực.

ROI/Results
ROI/Kết quả

So sánh chi phí đào tạo với chi phí đã
bỏ ra.


Calculating return on investment (ROI)
Tính lợi tức đầu tư (điểm hòa vốn)

Forecasting and Measuring Costs
Dự báo và đo lường chi phí
Calculating return on investment
Tính điểm hòa vốn của việc đào tạo

Forecasting and Measuring Benefits
Dự báo và đo lường lợi ích


Forecasting and Measuring Costs
Dự báo và đo lường chi phí
Chi phí
thiết kế
và phát triển

Chi phí
con người

Chi phí
đánh giá

Chi phí
vật dụng

Chi phí
bị mất

Chi phí
cơ sở hạ tầng

Chi phí
thời gian


Forecasting and Measuring Benefits
Dự báo và đo lường lợi ích
Labor Saving
Tiết kiệm nguồn lực
•
•

Tiết kiệm thời gian sửa lỗi.
Cập nhật thông tin nhanh hơn.

Productivity Increase
Tăng năng suất
•
•
•

Cải tiến phương pháp giúp tiết
kiệm thời gian và công sức
Trình độ kỹ năng cao hơn dẫn đến

công việc nhanh hơn
Động lực cao hơn dẫn đến nỗ lực
cao hơn.