SKKN Ứng dụng phương pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng

PHÒNG GD&ĐT KRÔNG ANA
TRƯỜNG TH TRƯNG VƯƠNG

Tên đề tài:
ỨNG DỤNG PHƯƠNG PHÁP 5S TRONG
CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG

Lĩnh vực:

Hành chính – Văn phòng

Người thực hiện: Võ Thị Đan My
Đơn vị:

Trường TH Trưng Vương

Bình Hòa, tháng 02 năm 2019


Ứng dụng phương pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng

Phần thứ nhất: MỞ ĐẦU...................................................................................2
I. ĐẶT VẤN ĐỀ...................................................................................................2
II. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU..........................................................................2
Phần thứ 2 : GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ................................................................3
I. CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM:..............................3
1. Khái niệm 5S....................................................................................................3
1.1. Sàng lọc (SERI):....................................................................................3
1.2. Sắp xếp (SEITON):................................................................................3
1.3. Sạch sẽ (SEISO):....................................................................................3
1.4. Săn sóc (SEIKETSU):...........................................................................3

1.5. Sẵn sàng(SHITSUKE):.........................................................................3
2. Lợi ích của 5S trong nhà trường.................................................................4
3. Các bước áp dụng........................................................................................5
II. THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ...............................................................................5
1. Thuận lợi:.....................................................................................................5
2. Khó khăn:.....................................................................................................5
III. CÁC GIẢI PHÁP ĐÃ TIẾN HÀNH ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ...........5
IV. TÍNH MỚI CỦA GIẢI PHÁP........................................................................7
V. HIỆU QUẢ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM.................................................7
Phần thứ 3: KẾT LUẬN.....................................................................................9
I. KẾT LUẬN CHUNG.......................................................................................9
II. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ................................................................9
DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………11
Phần thứ nhất: MỞ ĐẦU
I. ĐẶT VẤN ĐỀ
5S là một phương pháp quản lý nhằm mục đích cải tiến môi trường làm
việc, một chương trình hoạt động thường trực trong một doanh nghiệp hoặc ở
một đơn vị hành chính. 5S là một phương pháp cải tiến rất đơn giản nhưng lại
rất hiệu quả trong thực tế.
Từ văn phòng, nhà kho cho đến thư viện hoặc lớp học. Nơi nào có hoạt
động thì nơi đó cần sắp xếp, cần phân loại, cần sạch sẽ. Không có hoạt động 5S
thì không thể bàn đến việc quản lý và cải tiến. 5S ngăn chặn sự xuống cấp của
Võ Thị Đan My

1


Ứng dụng phương pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng

trường học, tạo sự thông thoáng cho nơi làm việc, đỡ mất thời gian cho việc tìm

kiếm hồ sơ, chứng từ cũng như tránh sự nhầm lẫn. Người làm việc cảm thấy
thoải mái, làm việc có năng suất cao và tránh được sai sót.
Xuất phát từ triết lý con người là trung tâm của mọi sự phát triển, mô hình
thực hành 5S đã được áp dụng tại Nhật bản như một nền tảng để áp dụng thành
công hệ thống quản lý chất lượng. 5S tạo ra một môi trường sạch sẽ, tiện lợi và
giúp cho tổ chức, tạo điều kiện cho việc áp dụng hệ thống quản lý chất lượng.
Với mục đích tạo môi trường làm việc an toàn, sạch đẹp, hiệu quả và khoa
học; trường TH Trưng Vương áp dụng 5S như một phương pháp cải tiến môi
trường làm việc hiệu quả cho toàn trường nói chung và khối văn phòng nói
riêng. Xuất phát từ những nhu cầu cấp thiết đó áp dụng phương pháp 5S trong
công tác hành chính văn phòng ra đời
II. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU
- 5S giúp tạo ra một môi trường làm việc thuận tiện, thoải mái cho
mọi vị trí;
- 5S giúp giảm thiểu/loại bỏ các lãng phí tại các công đoạn công vi ệc
trong một quá trình như rút ngắn thời gian vận chuyển, th ời gian tìm kiếm,
loại bỏ các lỗi chủ quan của con người, …
- Với một môi trường làm việc thông thoáng và khoa h ọc, 5S giúp
nâng cao an toàn và phòng ngừa các rủi ro một cách chủ động;
- Ý thức làm việc vì lợi ích tập thể được nh ận th ức rõ và nâng cao;
tăng cường tính đoàn kết, gắn bó giữa lãnh đạo và nhân viên, gi ữa nhân
viên với nhân viên;
- Khuyến khích sự sáng tạo và cải tiến của các cán bộ công nhân viên
chức thông qua 5S;
- Tạo dựng, củng cố và nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp của nhà
trường tới cộng đồng.

Phần thứ 2 : GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
I. CƠ SỞ LÍ LUẬN CỦA SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM:
1. Khái niệm 5S

5S là nền tảng cơ bản để thực hiện các hệ thống đảm bảo chất lượng xuất
phát từ quan điểm: Nếu làm việc trong một môi trường lành mạnh, sạch đẹp,
thoáng đãng, tiện lợi thì tinh thần sẽ thoải mái hơn, năng suất lao động sẽ cao
hơn và có điều kiện để việc áp dụng một hệ thống quản lý chất lượng hiệu quả
hơn
Võ Thị Đan My

2


Ứng dụng phương pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng

1.1. Sàng lọc (SERI):
Là xem xét, phân loại, chọn lựa và loại bỏ những thứ không cần thiết tại
nơi làm việc. Chống xu hướng của con người muốn giữ mọi thứ cho những
trường hợp dự phòng, chỉ giữ những loại dụng cụ, phương tiện tối thiểu hỗ trợ
cho công việc, nên dán nhãn “đỏ” vào những dụng cụ, thiết bị và vật liệu cần
thiết giữ lại.
1.2. Sắp xếp (SEITON):
Là bố trí, sắp đặt mọi thứ ngăn nắp theo trật tự hợp lý để dễ dàng, nhanh
chóng cho việc sử dụng. Khi sắp xếp nên sử dụng những phương tiện trực quan
một cách rõ ràng, đễ mọi người dễ nhận biết, tạo nơi làm việc có tổ chức, giảm
thiểu thời gian tìm kiếm, loại bỏ những hành động dư thừa gây lãng phí thời
gian.
1.3. Sạch sẽ (SEISO):
Là giữ gìn vệ sinh tại nơi làm việc, máy móc, thiết bị để đảm bảo môi
trường, mỹ quan tại nơi làm việc. Tất cả mọi thành viên trong đơn vị đều có ý
thức và tham gia giữ gìn vệ sinh, phải có đủ phương tiện, dụng cụ vệ sinh cho
đầy đủ và thích hợp.
Công việc vệ sinh là việc làm thường xuyên của mọi người trong tổ chức,

và Ban lãnh đạo thường xuyên kiểm tra nhắc nhở việc thực hiện.
1.4. Săn sóc (SEIKETSU):
Là duy trì thường xuyên những việc đã làm, cải tiến liên tục nơi làm việc
để đạt được hiệu quả cao hơn là điều rất quan trọng và cần thiết. Xác lập một hệ
thống kiểm soát trực quan, như dán nhãn hoặc đánh dấu bằng màu sắc. Tạo môi
trường dễ dàng để duy trì việc sàng lọc, sắp xếp và sạch sẽ.
1.5. Sẵn sàng(SHITSUKE):
Là tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt các qui định tại nơi làm
việc.
Giáo dục mọi người có ý thức, tạo thói quen tự giác tuân thủ nghiêm ngặt
các qui định tại nơi làm việc. Hãy biến mọi việc làm tốt đẹp trở thành thói quen,
niêm yết kết quả đánh giá 5S tại nơi làm việc để khuyết chích việc tốt và rút
kinh nghiệm việc chưa tốt. Kiểm tra định kỳ với những nguyên tắc đã xác lập,
xây dựng và định hình một nền văn hoá trong đơn vị.

Võ Thị Đan My

3


Ứng dụng phương pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng

Hình 1: Mô hình 5S
1. Nguyên nhân thực hiện 5S
Việc bố trí các tài liệu, hồ sơ giấy tờ chưa logic, hầu như giữ lại tất cả mọi
thứ cần thiết và không cần thiết. Kết quả là có trong tay cả kho những thứ không
sử dụng được.Tại sao không sử dụng được?
* Thứ nhất là không ngăn nắp: Vì quá nhiều vật dụng cất giữ lộn xộn,
không biết mình đang có cái gì, khi cần tìm không biết đâu mà tìm, và vẫn phải
đi mua dù đang có sẵn. Như vậy, vừa tốn phí bảo quản, vừa không có tác dụng.

* Thứ hai là không chọn lọc, chuẩn bị: Giữ lại cả thứ sử dụng được và
không sử dụng được, thứ sử dụng được thì không sẵn sàng sử dụng, cất giữ lộn
xộn làm mất thời gian tìm kiếm.
– Môi trường làm việc bề bộn, không vệ sinh tạo thành thói quen, không
ai quan tâm, chỉ làm khi có đoàn kiểm tra.
Chính vì vậy, áp dụng 5S là thiết yếu trong văn phòng đặc biệt phòng Văn
thư – Kế toán
2. Lợi ích của 5S trong nhà trường
5S là quá trình liên tục, lâu dài nên không thể nói là “thực hiện xong”
nhưng qua quá trình thực hiện sẽ thu được một số kết quả như sau:
- 5S có thể áp dụng đối với mọi loại hình tổ chức và mọi qui mô trường
học.
- Triết lý của 5S đơn giản, không đòi hỏi phải biết các thuật ngữ khó.
- Bản chất mọi người đều thích sạch sẽ, thoải mái và sự ngăn nắp tại nơi
làm việc.
- Xây dựng một môi trường sạch sẽ, ngăn nắp.
Võ Thị Đan My

4


Ứng dụng phương pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng

- Tăng cường phát huy sáng kiến.
- Nâng cao ý thức kỹ luật trong cơ quan.
- Những vật dụng thừa được loại bỏ.
- Cán bộ nhân viên có ý thức khi thực hiện công việc.
- Tạo được vệ sinh, ngăn nắp tại nơi làm việc, tiết kiệm thời gian trước kia
phải tìm kiếm, chất lượng công việc tăng.
3. Các bước áp dụng

Bước 1: Chuẩn bị, xem xét thực trạng
Bước 2: Phát động chương trình
Bước 3: Mọi người tiến hành tổng vệ sinh
Bước 4: Bắt đầu Seri (sàng lọc)
Bước 5: Thực hiện Seri (sàng lọc), Seiton (sắp xếp) và Seiso (sẵn sàng)
hàng ngày
Bước 6: Đánh giá định kì
II. THỰC TRẠNG VẤN ĐỀ
1. Thuận lợi:
Điều kiện tiên quyết cho sự thành công khi thực hiện 5S là sự hiểu biết và
ủng hộ của lãnh đạo. Ban giám hiệu trường TH Trưng Vương tạo điều kiện
thuận lợi và hỗ trợ tận tình cho tổ văn phòng khi thực hiện ứng dụng 5S trong
công tác hành chính văn phòng. Hơn nữa, với những khái niệm dễ hiểu và tính
tự giác của mọi người khi thực hiện 5S trong hành chính – văn phòng rất cao là
điều kiện thuận lợi khi áp dụng.
2. Khó khăn:
Việc ứng dụng 5S trong văn phòng bắt nguồn ở Nhật Bản và diễn ra khá
phổ biến trong các cơ quan, trường học hay các doanh nghiệp vừa và nhỏ, tuy
nhiên lại chưa phổ biến ở Việt Nam đặc biệt các tỉnh Tây Nguyên. Chính vì vậy
để áp dụng hiệu quả cần thời gian dài để đào tạo, nghiên cứu và thực hiện
III. CÁC GIẢI PHÁP ĐÃ TIẾN HÀNH ĐỂ GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
Quy định sắp xếp

STT Nội dung
Võ Thị Đan My

Cách thức sắp xếp

Ghi chú
5

Ứng dụng phương pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng

1

Sơ đồ vị trí
khu vực làm
việc của nhân
viên, sếp, khu
vực lối đi
chung

2

Qui định sắp Qui định loại dữ liệu nào lưu trữ trên ổ cá
xếp dữ liệu nhân và loại dữ liệu nào lưu trữ trên ổ
trên máy tính chung
Sắp xếp theo dạng cây thư mục, tên các
folder thể hiện được nội dung bên trong.

3

Qui định sắp
xếp hồ sơ tài
liệu : đang
giải
quyết,
chưa
giải

quyết, đã giải
quyết, lưu trữ

àn làm việc cá nhân phải sắp xếp ngăn
nắp, gọn gàng.Vật dụng sử dụng hàng
ngày trên bàn làm việc phải để đúng nơi
qui định sau mỗi chiều tan ca.
1.Đang
giải
quyết:
Sắp xếp thứ tự dựa theo tính chất quan
trọng của công việc hoặc thời gian
Có dán nhãn trên hồ sơ “Đang giái
quyết”
Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm.
2.
Chưa
qiải
quyết:
Sắp xếp trình tự dựa theo tính chất quan
trọng của công việc hoặc thời gian
Có dán nhãn trên hồ sơ “Chưa giái
quyết”
Để nơi dễ nhận thấy, dễ tìm.
3.
Đã
giải
quyết:
Lưu trữ hồ sơ, tài liệu theo thứ tự thời
gian.

4

Qui định sắp
xếp hồ sơ tài
liệu : lưu trữ
dài hạn, băng
dĩa, hình ảnh
dự liệu và tài
liệu
tham
khảo

Phân loại rõ ràng dễ nhận biết: theo từng
lĩnh vực cụ thể: Lĩnh vực tài chính, hồ sơ
cán bộ giáo viên, hồ sơ học sinh, hồ sơ
Đảng và Đoàn.

Võ Thị Đan My

Lập sơ đồ phân bổ vị trí làm việc cho các
thành viên trong tổ. Phân bổ vị trí của
một số nơi lưu trữ hồ sơ, tài liệu, văn
phòng phẩm phục vụ cho công tác đào
tạo…

– Sử dụng chung một dạng biểu mẫu dán
ngoài
hồ
sơ

được
thiết
kế
– Sắp xếp rõ ràng theo đúng tên tài
liệu ,hồ sơ, có dán nhãn nhận biết bên
ngoài và mục lục bên trong từng File để
dễ
tìm
– Các loại dự liệu, tài liệu tham khảo
6


Ứng dụng phương pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng

được sắp xếp và phân loại rõ ràng theo
từng đơn vị.
5

Qui định sắp Các loại văn phòng phẩm sử dụng trên
xếp lưu giữ bàn làm việc phải: cần thiết cho công
và sử dụng việc, để ngăn nắp, thận tiện, dễ lấy
VPP

6

Lưu hồ sơ, Qui định thời gian lưu: theo S1
giấy tờ
Vị trí lưu: phân bổ 1 số tủ lưu trữ theo
từng
nhóm

chức
năng
Sơ đồ lưu trữ/Dán nhãn nhận biết: Theo
một dạng biểu mẫu của phòng( theo
nhóm, theo màu )

IV. TÍNH MỚI CỦA GIẢI PHÁP
- Đây là phương pháp khá hiệu quả tại các trường học mà trên địa phương
chưa trường học nào áp dụng
- Ứng dụng 5S là một trong những phương pháp quản lý chất lượng hiệu
quả đối với công việc hành chính văn phòng, đặc biệt lưu trữ thông tin, chứng từ
Kế toán quan trọng tại phòng Văn thư – Kế toán tại trường TH Trưng Vương có
thể
- Trong tương lai nếu áp dụng đạt được hiệu quả nhất định sẽ phát triển
thực hiện trong lớp học, phòng thư viện và các phòng chức năng khác trong
trường học
V. HIỆU QUẢ SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
- Qua quá trình ứng dụng phương pháp 5S tại phòng Văn thư – Kế toán từ
thực tế hiện nay trường TH Trưng Vương đang sử dụng và có sự phản hồi rất tốt,
hiệu quả. Đáp ứng được tất cả các yếu tố cần thiết trong công tác hành chính văn
phòng.
- Việc theo dõi, cập nhật các công văn đến, công văn đi kịp thời. Hoàn
thành báo cáo kịp tiến độ với phòng ban lãnh đạo yêu cầu.
- Xây dựng được môi trường làm việc sạch sẽ, ngăn nắp, tiết kiệm thời
gian tìm kiế, xử lý chứng từ. Tính chuyên nghiệp trong văn phòng ngày càng
cao và hiệu quả chất lượng công việc tăng.
- Bản thân tôi vừa là người thiết lặp kế hoạch và thực hiện áp dụng
phương pháp trong 1 năm qua cảm thấy ứng dụng 5S đã đem lại cho tôi một
cách làm việc chuyên nghiêp, giải quyết công việc một cách kịp thời và hiệu
quả, giảm được thời gian, công sức rất nhiều. Ước tính của bản thân tôi khi áp

Võ Thị Đan My

7


Ứng dụng phương pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng

dụng phương pháp này giúp kế toán giảm được ½ khối lượng thời gian tìm
kiếm, xử lý chứng từ đang làm tại đơn vị.

Võ Thị Đan My

8


Ứng dụng phương pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng

Phần thứ 3: KẾT LUẬN
I. KẾT LUẬN CHUNG
Có thể nói phương pháp 5S là phương pháp hiệu quả trong công tác văn
phòng. Nó thể hiện tác phong nhanh nhẹn, sự chuyên nghiệp và môi trường làm
việc ngăn nắp, tăng cường phát huy sáng kiến. Xong để áp dụng một cách hiệu
quả thì thực hiệp 5S cần học hỏi tìm hiểu thêm vì phương pháp này hiện tại chưa
phổ biến tại huyện nhà.
II. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT, KIẾN NGHỊ
Việc áp dụng 5S trong công tác văn phòng đạt được những hiệu quả rõ rệt
và tính thiết yếu cao. Chính vì vậy việc áp dụng rộng rãi và ứng dụng trong
các lớp học cũng như các phòng chức năng trong nhà trường là thật sự cần
thiết.
Trên đây là toàn bộ nội dung giới thiệu văn tắt của đề tài Ứng dụng 5S

trong công tác hành chính văn phòng. Rất mong được sự quan tâm, góp ý của
các cấp lãnh đạo để đề tài được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn !
Người viết đề tài

Võ Thị Đan My

Võ Thị Đan My

9


Ứng dụng phương pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng

NHẬN XÉT CỦA HỘI ĐỒNG THẨM ĐỊNH
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
.................................................................................................................................
..............................................................................................................................
CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG

DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO
Sách tham khảo:
Võ Thị Đan My

10

Ứng dụng phương pháp 5S trong công tác hành chính văn phòng

1. Quản trị chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế
NXB Đại học Quốc gia TP Hồ Chí Minh, tác giả: Lưu Thanh Tâm, xuất
bản năm 2003
2. Giáo trình quản lý chất lượng trong tổ chức NXB giáo dục trường đại
học kinh tế quốc dân, tác giả GS.TS Nguyễn Đình Phan, xuất bản năm 2002
3. Quản lý chất lượng đồng JOHNS.OAKLAND Nhà xuất bản thống kê
ĐH kinh tế quốc dân, xuất bản năm 1994
Một số trang web thông dụng:
1.
2.

.
.

Võ Thị Đan My

11