Kế toán chi hoạt động tại trường THCS Lê Anh Xuân - Hòa Hiệp - Liên Chiểu - Đà Nẵng

Trỉåìng Cao âàóng Kinh tãú Â Nàơng
Bạo cạo thỉûc táûp

LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm qua cùng với sự phát triển không ngừng về mặt kinh tế
của đất nước, hệ thống kế toán nói chung và hệ thống kế toán hành chính sự
nghiệp (HCSN) nói riêng đã từng bước được sửa đổi và được bổ sung để dần
hoàn thiện hơn trong công tác quản lý.
Các đơn vị HCSN hoạt động chủ yếu bằng nguồn kinh phí do Ngân sách Nhà
nước cấp, không những thế còn phải có trách nhiệm quản lý Ngân sách của Nhà
nước, bởi vì nguồn kinh phí hoạt động là nguồn kinh phí không bồi hoàn trực tiếp
được cho nên cần phải quản lý một cách chặt chẽ các khoản thu đủ và chi đủ, đồng
thời các đơn vị phải thực hiện chi đúng mục đích, kịp thời, tiết kiệm và có hiệu quả
cao, tránh tình trạng phung phí, lãng phí nguồn Ngân sách .
Từ những giả thiết trên, em đã chọn cho mình đề tài kế toán chi hoạt
động, vì với đề tài này sẽ giúp ta nắm bắt được các khoản chi tại đơn vị
mình thực tập, cụ thể như nắm bắt được các khoản chi cho bộ máy hoạt
động, chi cho sự nghiệp văn hoá xã hội, chi để phục vụ cho hoạt động kinh
tế. Ở bất kỳ đơn vị HCSN nào, chi hoạt động là một khoản chi không thể
thiếu được và nó rất cần thiết cho hoạt động của đơn vị cũng như cho công
tác quản lý hành chính, quản lý về mặt kinh tế, chính trị, y tế, giáo dục, văn
hoá, xã hội,… từ cấp Trung Ương đến cấp Địa Phương .
* Ngoài phần mở đầu , kết luận và mục lục , kết cấu của đề tài gồm 3
phần :
- PHẦN A : Cơ sở lý luận về kế toán chi hoạt động tại đơn vị HCSN .
- PHẦN B : Thực trạng kế toán chi hoạt động tại trường THSC Lê Anh Xuân
- Hoà Hiệp – Liên Chiểu – Đà Nẵng.
- PHẦN C : Một số ý kiến đóng góp nhằm hoàn thiện công tác kế toán chi
hoạt động tại trường THCS Lê Anh Xuân – Hoà Hiệp – Liên Chiểu – Đà Nẵng.
Do lần đầu tiên mới tiếp xúc với thực tế, thời gian có hạn chế, nội dung nghiên
cứu đề tài lại rất rộng, nên những vấn đề được trình bày trong báo cáo thực tập này

còn nhiều thiếu xót, sẽ không tránh khỏi những sai xót nhất định. Qua báo cáo thực
tập này, em mong quý thầy cô cùng các cô chú hướng dẫn thực tập giúp đỡ em
hoàn thành báo cáo thực tập này tốt hơn .

Trang 1


Trỉåìng Cao âàóng Kinh tãú Â Nàơng
Bạo cạo thỉûc táûp

PHẦN A :

CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KẾ TOÁN CHI HOẠT
ĐỘNG TẠI ĐƠN VỊ
HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP

Trang 2


Trỉåìng Cao âàóng Kinh tãú Â Nàơng
Bạo cạo thỉûc táûp
I. KHÁI NIỆM, NỘI DUNG, NHIỆM VỤ, NGUYÊN TẮC KẾ TOÁN CHI
HOẠT ĐỘNG Ở CÁC ĐƠN VỊ HCSN :
1. Khái niệm kế toán chi hoạt động :

Chi hoạt động là những khoản chi mang tính chất thường xuyên theo dự
toán chi Ngân sách đã được cơ quan Tài Chính hoặc cấp trên phê duyệt
hằng năm nhằm phục vụ cho công tác nghiệp vụ, chuyên môn và bộ máy
hoạt động của các cơ quan Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức xã
hội, cơ quan đoàn thể, lực lượng vũ trang, các hội quần chúng. Chi hoạt

động là một khoản chi mang tính chất tiêu dùng vì nó không trực tiếp tham
gia vào quá trình sản xuất, tuy vậy nó không thể thiếu được và rất cần thiết
cho công tác quản lý hành chính,quản lý về các mặt chính trị, kinh tế, văn
hoá xã hội từ Trung Ương đến Địa Phương.
2. Nội dung chi hoạt động :

+ Mục 100 :
+ Muïc 101 :
+ Muïc 102 :
+ Muïc 103 :
+ Muïc 104 :
+ Muïc 105 :
+ Muïc 106 :
+ Muïc 108 :
+ Muïc 109 :
+ Muïc 110 :
+ Muïc 111 :
+ Muïc 112 :
+ Muïc 113 :
+ Muïc 114 :
+ Muïc 117 :
+ Muïc 118 :
+ Muïc 119 :
+ Muïc 134 :
+ Mục 144 :
+ Mục 145 :

3. Nhiệm vụ của kế toán chi hoạt động :

Tiền lương

Tiền công
Phụ cấp lương
Học bỗng học sinh , sinh viên
Tiền thưởng
Phúc lợi tập thể
Các khoản đóng góp
Các khoản thanh toán khác
Thanh toán dịch vụ công cộng
Vật tư văn phòng
Thông tin tuyên truyền, liên lạc
Hội nghị phí
Công tác phí
Chi phí thuê mướn
Sửa chữa thường xuyên
Sửa chữa lớn tài sản cố định
Chi phí nghiệp vụ chuyên môn
Chi khác
Mua sắm tài sản cố định vô hình
Mua sắm tài sản cố định hữu hình

* Kế toán các khoản chi HCSN có các nhiệm vụ sau :
- Ghi chép phản ánh các khoản chi theo đúng những quy định Tài Chính.
- Kiểm tra việc chấp hành dự toán, chi theo đúng chế độ tiêu chuẩn định
lượng, giám đốc các khoản chi sao cho có hiệu quả, thực sự tiết kiệm, phải
chi đúng mục lục Ngân sách hiện hành.
- Kiểm tra việc ghi sổ kế toán, lập báo cáo quyết toán các khoản chi đầy đủ
và chính xác.
Trang 3

Trỉåìng Cao âàóng Kinh tãú Â Nàơng
Bạo cạo thỉûc táûp
- Cung cấp số liệu, tài liệu về tình hình chi để làm cơ sở cho việc lập dự
toán chi sau này và phục vụ cho việc điều hành chi tiêu hợp lý có hiệu quả.
- Hướng dẫn nghiệp vụ, theo dõi, kiểm tra công tác kế toán của đơn vị trực
thuộc.
- Lập và gởi báo cáo kế toán kịp thời cho các cơ quan chức năng
4. Nguyên tắc kế toán chi hoạt động :

- Phải mở sổ kế toán chi tiết chi hoạt động theo từng nguồn kinh phí, theo
từng niên độ kế toán, niên khoá Ngân sách và theo từng loại của mục lục
Ngân sách Nhà nước. Riêng các đơn vị thuộc khối Đảng, an ninh quốc
phòng hạch toán theo mục lục của khối mình.
- Kế toán chi hoạt động phải đảm bảo thống nhất với công tác lập dự toán, đảm
bảo sự khớp đúng giữa hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết, giữa sổ kế toán với
số chứng từ và báo cáo tài chính.
- Hạch toán vào tài khoản này là những khoản chi thuộc kinh phí hằng năm của
đơn vị bao gồm cả những khoản chi thường xuyên và những khoản chi không
thường xuyên.
- Không phản ánh vào tài khoản này các khoản chi cho sản xuất kinh doanh dịch
vụ, chi phí đầu tư xây dựng cơ bảng bằng vốn đầu tư, các khoản chi thuộc chương
trình dự án đề tài.
- Hết niên độ kế toán nếu quyết toán chưa được duyệt thì chuyển toàn bộ số
chi hoạt động trong năm chưa được duyệt từ tài khoản 6612 “Chi hoạt động
năm nay” sang tài khoản 6611 “Chi hoạt động năm trước” để theo dõi cho
đến khi báo cáo quyết toán được duyệt. Riêng đối với một số đơn vị có chi
trước cho năm sau được theo dõi ở tài khoản 6631 “Chi hoạt động năm sau”
thì sang đầu năm sau được chuyển sang tài khoản 6612 “Chi hoạt động năm
nay” để tiếp tục tập hợp chi hoạt động trong năm báo cáo .
II. KẾ TOÁN CHI TIẾT CHI HOẠT ĐỘNG :

1. Chứng từ sử dụng :

- Chứng từ kế toán sử dụng trong kế toán chi hoạt động gồm có :
+ Phiếu thu.
+ Phiếu chi.
+ Giấy phân phối hạn mức kinh phí.
+ Giấy rút hạn mức kinh phí kiêm lónh tiền mặt.
+ Giấy rút hạn mức kinh phí bằng chuyển khoản.
+ Hoá đơn.
+ Bảng thanh toán tiền lương.
+ Bảng kê trích nộp bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế.
+ Bảng kê thanh toán tiền công tác phí….
- Hằng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ chi hoạt động tiến hành định
khoản, sau đó ghi vào “sổ chi tiết chi hoạt động”, sổ cái tài khoản 661 và sổ
kế toán có liên quan khaùc…
Trang 4


Trỉåìng Cao âàóng Kinh tãú Â Nàơng
Bạo cạo thỉûc táûp
* Cách ghi chứng từ : Phải ghi đầy đủ các yếu tố trong chứng từ khi sử
dụng như :
+ Tên gọi chứng từ.
+ Ngày, tháng, năm lập chứng từ.
+ Số hiệu của chứng từ.
* Trình tự luân chuyển chứng từ :Trình tự và thời gian luân chuyển chứng từ
do kế toán đơn vị ấn định sau khi kiểm tra, ký chứng từ :
+ Lập chứng từ kế toán và phản ánhcác nghiệp vụ kinh tế vào chứng từ.
+ Kiểm tra chứng từ kế toán
+ Phân loại, sắp xếp chứng từ và ghi sổ kế toán.

+ Huỷ chứng từ khi đã quá thời gian lưu trữ.
* Kiểm tra chứng từ gồm :
+ kiểm tra chứng từ rõ ràng trung thực, đầy đủ các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép
trên chứng từ kế toán.
+ Kiểm tra tính hợp pháp, hợp lệ của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh đã ghi
trên chứng từ.
* Lưu trữ và bảo quản chứng từ :
- Chứng từ kế toán được sử dụng phải sắp xếp, phân loại bảo quảnvà lưu trữ theo
quy định của chế độ lưu trữ chứng từ tài liệu kế toán của Nhà nước. Khi có trường
hợp mất chứng từ gốc phải báo cáo với thủ trưởngđơn vị biết để có biện pháp sử lý
kịp thời . Nếu trường hợp mất hoá đơn, biên lai, séc thì phải báo cáo cho cơ quan
thuế hoặc Công an Địa phương ssó lượng hoá đơn bị mất, hoàn cảnh mất, phải có
biện pháp xác minh, xử lý theo pháp luật, đồng thới có biện pháp thông báo vô
hiệu hoá chứng từ bị mất .
* Một số chứng từ cơ bản và phương pháp ghi chép :
- Phiếu thu ( Mẫu C21 H ) : mục đích của phiếu thu là xác định số tiền mặt,
ngoại tệ, vàng bạc, đá quý … thực tế nhập quỹ và làm căn cứ ghi sổ có liên quan .
Phiếu thu được đống thành quyển và lưu trong một năm, phiếu thu được lập thành
3 liên ( đặt giấy than viết một lần ), thủ quỹ giữ lại một liên để ghi sổ quỹ, một liên
giao cho người nộp, một liên lưu nơi lập phiếu . Cuối ngày toàn bộ phiếu thu, kềm
theo chứng từ gốc chuyển cho kế toán để ghi sổ kế toán.
- Phiếu chi ( Mẫu C22 H ) : mục đích xác định khoản tiền mặt hay ngoại tệ đã
xuất quỹõ, thủ tục xuất quỹ và ghi sổ quỹ tương tự như phiếu thu . Phiếu chi được lập
thành
hai liên ( đặt giấy than viết một lần ), liên một lưu nơi nơi lập phiếu, liên hai
thủ quỹ dùng để ghi sổ quỹ sau đó chuyển cho kế toán cùng chứng từ gốc để
ghi sổ kế toán.
2. Sổ sách kế toán : gồm có hai loại : sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi
tiết:

Trang 5


Trỉåìng Cao âàóng Kinh tãú Â Nàơng
Bạo cạo thỉûc táûp
- Sổ kế toán tổng hợp : là sổ phản ánh đầy đủ số liệu về số dư về số phát
sinh tổng quát cho một đối tượng tài sản, nguồn vốn hay một hoạt động thu
chi, kết quả phân phối vốn. Sổ tổng hợp có đặc trưng cơ bản : mở cho tài
khoản tổng hợp, chỉ ghi chỉ tiêu tiền, ghi định kỳ . Số liệu ở sổ tổng hợp
thường được sử dung để lập bái cáo định kỳ của kế toán .
+ Sổ sách kế toán tổng hợp :
. Sổ nhật ký chung.
. Nhật ký – sổ cái.
. Sổ cái .
. Chứng từ ghi sổ.
+ Sổ kế toán chi tiết :Sổ kế toán chi tiết mở theo tài khoản chi tiết cấp 2 ,
cấp 3 , số liệu ghi trên sổ chi tết dựa vào hai mục đích : quản lý chi tiết đối
tượng cần quản lý hoặc để đối chiếu làm cơ sở ghi sổ tổng hợp, bao gồm :
+ Sổ sách kế toán chi tiết :
. Sổ theo dõi nguồn kinh phí.
. Sổ tổng hợp nguồn kinh phí.
. Sổ chi tiết chi hoạt động.
+ Báo cáo kế toán chi hoạt động :
. Bảng cân đối tài khoản ( Mẫu B01- H ).
. Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng. ( Mẫu
B02- H ).
. Báo cáo tình hình tăng giảm tài sản cố định. ( Mẫu B03- H )
. Báo cáo kết quả hoạt động sự nghiệp có thu. ( Mẫu B04- H )
. Thuyết minh báo cáo tài chính. ( Mẫu B05- H )
. Chi tiết kinh phí hoạt động đề nghị quyết toán. ( Mẫu F02- 1H )

. Bảng đối chiếu hạn mức kinh phí. ( Mẫu F02- 3H )
III. KẾ TOÁN TỔNG HP :
1. Tài khoản sử dụng :

- Tài khoản 661 : “ Chi hoạt động ”
- Tài khoản 461 : “N guồn kinh phí hoạt động”
- Tài khoản 008 : “ Hạn mức kinh phí”
- Tài khoản 461 “ Nguồn kinh phí hoạt động” :
+ Tài khoản này dùng để phản ánh tình hình tiếp nhận, sử dụng và quyết toán
nguồn kinh phí hoạt động của đơn vị HCSN, theo dõi, quản lý và quyết toán tổng
hợp kinh phí hoạt động trong phạm vi toàn đơn vị ( bao gồm kinh phí được cấp của
bản thân đơn vị và số kinh phí hoạt động mà các đơn vị cấp dưới được nhận ).
+ Nội dung và kết cấu của tài khoản 461 :
Nợ

Trang 6

Tài khoản 461

Có


Trỉåìng Cao âàóng Kinh tãú Â Nàơng
Bạo cạo thỉûc táûp
- Số kinh phí nộp lại Ngân sách Nhà
- Số kinh phí đã nhận của Ngân sách
Nhà nước hoặc nộp lại cấp trên .
Nhà nước hoặc cấp trên .
- Kết chuyển số chi hoạt động đã được - Số kinh phí nhận được do hội viên
quyết toán với nguồn kinh phí .

góp, do viện trợ, tài trợ, do bổ sung thêm
- Các khoản được phép ghi giảm
nguồn kinh phí hoạt động .
Số dư :
- Số kinh phí được cấp trước cho năm sau
( nếu có ).
- Nguồn kinh phí hoạt động hiện còn hoặc
đã chi nhưng chưa được quyết toán .
- Tài khoản 461 có 3 tài khoản cấp 2 :
+ Tài khoản 4611 : “Nguồn kinh phí hoạt động năm trước” ; phản ánh nguồn kinh
phí hoạt động được cấp thuộc năm trước đã sử dụng nhưng quyết toán chưa được
duyệt y .
+ Tài khoản 4612 : “ Nguồn kinh phí hoạt động năm nay” ; phản ánh nguồn kinh
phí hoạt động thuộc năm nay bao gồm các khoản kinh phí năm trước chuyển sang,
các khoản kinh phí được cấp hoặc đã thu trong năm nay .
+ Tài khoản 4613 : “ Nguồn kinh phí hoạt động năm sau” ; chỉ được sử dụng
ở các đơn vị có nguồn kinh phí thuộc năm sau, bao gồm những khoản kinh
phí được cấp trước cho năm sau, những khoản kinh phí chưa sử dụng hết
được cơ quan Tài Chính cho phép chuyển sang năm sau .
Lưu ý : Đến cuối năm ( 31/12 ) phải chuyển số dư trên tài khoản 4612 sang tài
khoản 4611 để chờ quyết toán được duyệt, đồng thời chuyển số dư trên tài khoản
4613 về tài khoản 4612 .
* Tài khoản 661 : “Chi hoạt động”
- Tài khoản này phản ánh các khoản chi hoạt động phát sinh theo dự toán chi Ngân
sách được duyệt như : chi cho công tác dịch vụ chuyên môn và bộ máy hoạt động
của cơ quan Nhà nước, các đơn vị sự nghiệp, các tổ chức xã hội , cơ quan đoàn thể,
lực lượng vũ trang, các hội quần chúng do Ngân sách Nhà nước cấp hoặc do các
nguồn tài trợ, viện trợ…
- Nội dung và kết cấu của tài khoản 661 :
Nợ

Tài khoản 661
Có
- Chi hoạt động phát sinh ở đơn vị .

Trang 7

- Các khoản chi được phép ghi giảm
và những khoản chi không được
duyệt y.


Trỉåìng Cao âàóng Kinh tãú Â Nàơng
Bạo cạo thỉûc táûp
- Tổng hợp chi hoạt động của các đơn
vị trực thuộc .

Trang 8

- Kết chuyển số chi hoạt động với
nguồn kinh phí khi báo cáo quyết
toán duyệt y .


Trỉåìng Cao âàóng Kinh tãú Â Nàơng
Bạo cạo thỉûc táûp
Số dư : Các khoản chi hoạt động chưa
được quyết toán hoặc quyết toán nhưng
được duyệt y .
- Tài khoản 661 có 3 tài khoản cấp 2 :
+ Tài khoản 6611 : “ Chi hoạt động năm trước” ; phản ánh các khoản chi hoạt

động thuộc kinh phí năm trước chưa được duyệt y .
+ Tài khoản 6612 : “Chi hoạt động năm nay” ; dùng để phản ánh các khoảnchi
hoạt đông thuộc năm nay.
+ Tài khoản 6613 : “Chi hoạt động năm sau” ; phản ánh các khoản chi cho
năm sau (nếu có ).
* Tài khoản 008 : “Hạn mức kinh phí” ; đây là tài khoản ngoài bảng dùng để phản
ánh số hạn mức kinh phí hoạt động sự nghiệp được phân phối và được cấp phát sử
dụng .
- Nội dung và kết cấu của tài khoản 008 :
Nợ
Tài khoản 008
Có
- Hạn mức kinh phí hoạt động được - Số hạn mức kinh phí được cấp phát sử
phân phối .
dụng
- Số nộp khôi phục hạn mức kinh phí - Hạn mức kinh phí hoạt động phấn phối
cho đơn vị cấp dưới .
Số dư : Hạn mức kinh phí còn được
sử dụng .
- Tài khoản 008 có 3 tài khoản cấp 2 :
+ Tài khoản 0081 : “Hạn mức kinh phí thuộc Ngân sách Trung ương”
+ Tài khoản 0082 : “ Hạn mức kinh phí thuộc Ngân sách Tỉnh”
+ Tài khoản 0083 : “ Hạn mức kinh phí thuộc Ngân sách Huyện”.
Lưu ý : Cuối năm số hạn mức kinh phí đã được phân phối sử dụng không hết phải
nộp cho Kho bạc Nhà nước .
2. Phương pháp kế toán chi hoạt động :

- Xuất vật liệu , dụng cụ sử dụng cho chi hoạt động :
Nợ TK 661 ( 6612 )
Có TK 152

-Xác định tiền lương, tiền công, tiền thưởng, phụ cấp, học bỗng, sinh hoạt phí …
phải trả cho cán bộ công nhân viên và các đối tượng khác trong đơn vị .
Nợ TK 661 ( 6612 )
Có TK 334
CT Có TK 3341 : “Tiền lương, tiền công”
CT Có TK 3348 : “Sinh hoạt phí, học bỗng”

Trang 9


Trỉåìng Cao âàóng Kinh tãú Â Nàơng
Bạo cạo thỉûc táûp
- Hằng tháng trích BHXH, BHYT tính vào chi phí . ( 17% ).
Nợ TK 661 ( 6612 )
Có TK 332
CT Có TK 3321 : “Bảo hiểm xã hội”
CT Có TK 3322 : “Bảo hiểm y tế”
- Khi nhận được các hoá đơn dịch vụ điện nước, điện thoại, bưu tín … đơn vị
đã sử dụng nhưng chưa thanh toán, căn cứ hoá đơn ghi :
Nợ TK 661 ( 6612 )
Có TK 331 ( 3311 )
- Khi nhận hoá đơn dịch vụ điện nước, điện thoại, … thanh toán ngay
Nợ TK 661 ( 6612 )
Coù TK 111, 112, 461 ( 4612 )- Ghi đơn Có TK 008.
- Các khoản chi phí bằng tiền mặt, tiền gửi cho hoạt động của đơn vị ( tiếp
khách, mua vật liệu dùng ngay, … )
Nợ TK 661 ( 6612 )
Coù TK 111, 112 .
- Thanh toán các khoản tạm ứng đã chi cho hoạt động của đơn vị như tạm ứng công
tác phí, tạm ứng thanh toán các khoản chi sự nghiệp .

Nợ TK 661 ( 6612 )
Có TK 312
- Trường hợp mua tài sản cố định bằng nguồn kinh phí hoạt động hằng năm, các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh có liên quan được phản ánh như sau :
+ Khi mua tài sản cố định đã hoàn thành đưa vào sử dụng :
Nợ TK 211
Có TK 111, 112, 461 ( 4612 )- Đồng thời ghi đơn Có TK 008.
+ Đồng thời ghi : Nợ TK 661
Có TK 466.
- Các đơn vị kế toán cấp trên tổng hợp số chi hoạt động của các đơn vị trực thuộc
trên cơ sở báo cáo quyết toán của các đơn vị và báo cáo quyết toán toàn bộ số chi
với nguồn kinh phí .
+ Khi tổng hợp số chi của các đơn vị cấp dưới :
Nợ TK 661
Có TK 341
+ Khi báo cáo quyết toán chi hoạt động của cấp trên được duyệt :
Nợ TK 461
Có TK 661
- Cuối năm nếu quyết toán chưa được duyệt .
+ Kế toán tiến hành chuyển số chi hoạt động năm nay thành số chi hoạt động
năm trước .

Trang 10


Trỉåìng Cao âàóng Kinh tãú Â Nàơng
Bạo cạo thỉûc táûp
Nợ TK 661 ( 6611 )
Coù TK 661 ( 6612 )
+ Những khoản chi không đúng chế độ , quá tiêu chuẩn định mức hoặc được

duyệt y phải thu hồi hoặc xử lý .
Nợ TK 311 ( 3118 )
Có TK 661 ( 6611 )
+ Những chi phí đã chi cho hoạt động sự nghiệp, sản xuất sự nghiệp không thu
được sản phẩm hoặc thu không đủ chi , nếu được phép chuyển khoản chi đó ( hoặc
số chênh lệch ) thành những khoản chihoạt động để quyết toán với nguồn kinh phí
hoạt động .
Nợ TK 155 ( nếu có sản phẩm )
Nợ TK 661 ( số chênh lệch )
Có TK 631
+ Khi báo cáo quyết toán chi hoạt động được duyệt, tiến hành kết chuyển số chi
vào nguồn kinh phí .
Nợ TK 461 ( 4611 )
Có TK 661 ( 6611 )
SƠ ĐỒ HẠCH TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG
TK 152
TK 661
TK 461
Xuất vật liệu, dụngcu sử dụngï
Khi báo cáo quyết toán chi hoạt
cho chi hoạt động
TK 334
Tiền lương, sinh hoạt phí phải trả
cho cán bộ công nhân viên
TK 332
Trích BHXH, BHYT tính vào
chi hoạt động
TK 312
Thanh toán tạm ứng đã chi cho
hoạt động

TK 341
Đơn vị cấp trên tổng hợp số chi hoạt

Trang 11

động của cấp trên được duyệt y

Kết chuyển số đã chi vào nguồn
kinh phí khi quyết toán được duyệt
TK 311
Những khoản chi không đúng chế
độ không được duyệt y phải thu hoài


Trỉåìng Cao âàóng Kinh tãú Â Nàơng
Bạo cạo thỉûc táûp
động của đơn vị cấp dưới
TK 466

TK 661
Ghi tăng nguồn kinh phí hình
thành tài sản cố định

TK 331
Khi nhận được các hoá đơn
dịch vụ điện thoại, điện nước
nhưng chưa thanh toán

TK 6611
TK 4611

Khi báo cáo quyết toán

TK 6613
TK 6612
Đầu năm sau, chuyển

được duyệt kết chuyển
số chi hoạt động vào
nguồn kinh phí

số chi trước cho năm
sau sang chi cho
năm nay

Cuối năm quyết toán chưa được duyệt , kế toán chuyển số chi hoạt động
năm nay sang chi hoạt đông năm trước

Trang 12


Trỉåìng Cao âàóng Kinh tãú Â Nàơng
Bạo cạo thỉûc táûp

PHẦN B :

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG QUÝ
I NĂM 2003 TẠI TRƯỜNG THCS LÊ ANH XUÂN –
HOÀ HIỆP – LIÊN CHIỂU – ĐÀ NẴNG

Trang 13

Trỉåìng Cao âàóng Kinh tãú Â Nàơng
Bạo cạo thỉûc táûp

I. KHÁI QUÁT CHUNG VỀ TRƯỜNG THCS LÊ ANH XUÂN :

1. Quá trình hình thành và phát triển của trường THCS Lê Anh Xuân :

- Căn cứ quyết định số 18/ QĐ – UB ngày 03/ 01/ 1997 của UBND thành phố Đà
Nẵng về việc thành lập Sở Giáo dục – Đào tạo thành phố Đà Nẵng .
- Căn cứ quyết định số 3667/ 1998/ QĐ – UB ngày 03/ 06/ 1998 của UBND thành
phố Đà Nẵng, về việc ban hành quyết định quản lý tổ chức bộ máy, biên chế cán
bộ – công chức HCSN và cán bộ quản lý doanh nghiệp Nhà nước thuộc UBND
thành phố Đà Nẵng .
- Sau khi thống nhất ý kiến với thường trực Ban thường vụ quận Liên Chiểu và
theo đề nghị của ông trưởng phòng tổ chức cán bộ Sở Giáo dục – Đào tạo :
Quyết Định : Thành lập trường THCS Lê Anh X uân, đặt tại khối phố Nam Ô 1,
thuộc phường Hoà Hiệp, quận Liên Chiểu thành phố Đà Nẵng . Trường THCS Lê
Anh Xuân là đơn vị sự nghiệp, có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng được mở tài
khoản tại Kho bạc Nhà nước và chịu sự quản lý trực tiếp của Sở Giáo dục – Đào
tạo .
- Quyết định này có hiệu lực từ ngày 01/ 08/ 2002 .
- Từ đó trường THCS Lê Anh Xuân ra đời và sẽ cô gắng bắt kịp với xu thế phát
triển chung của đất nước .
2. Tổ chức bộ máy quản lý :

HIỆU TRƯỞNG
TRƯỞNG

CHI BỘ ĐẢNG

PHÓ HIỆU TRƯỞNG

CÁC TỔ TRƯỞNG
CHUYÊN MÔN

Trang 14

CHI ĐOÀN
THANH
NIÊN CS
HCM

CÔNG
ĐOÀN


Trỉåìng Cao âàóng Kinh tãú Â Nàơng
Bạo cạo thỉûc táûp
VĂN THƯ
GIÁO VỤ

THƯ
VIỆN

THIẾT BỊ
DẠY HỌC

GIÁO VIÊN

TỔNG
PHỤ
TRÁCH
ĐỘI

HỌC SINH
* Chức năng của các cán bộ công nhân viên :
+ Hiệu trưởng : phụ trách chung, quản lý Ngân sách Thành phố, tổ chức
bộ máy hoạt động của đơn vị mình .
+ Phó hiệu trưởng : quản lý các mảng chuyên môn của đơn vị, hỗ trợ một
phần cho Hiệu Trưởng.
+ Các tổ trưởng chuyên môn : quản lý chuyên môn của giáo viên.
+ Giáo viên : giảng dạy, bồi dưỡng kiến thức cho học sinh.
+ Văn thư, giáo vụ : lưu trữ hồ sơ, công văn, giấy tờ.
+ Nhân viên thư viện : quản lý sách, báo trong nhà trường.
+ Nhân viên thiết bị dạy học : có trách nhiệm quản lý đồ dùng dạy học, đồ
dùng thí nghiệm, thực hành.
+ Tổng phụ trách đội : quản lý các hoạt động Đoàn, Đội trong toàn trường.
+ Chi bộ Đảng : quản lý về công tác hoạt động của Đảng bộ trong nhà
trường.
+ Chi Đoàn Thanh Niên Cộng Sản Hồ Chí Minh :
+ Tổ chức công đoàn : quản lý về mặt đời sống của cán bộ công nhân
viên.
3. Tổ chức bộ máy kế toán :

a/ Tổ chức bộ máy kế toán :
SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN

CHỦ TÀI

KẾ TOÁN

THỦ Q

Công tác hạch toán ở đơn vị là hạch toán thuộc đơn vị HCSN , quan hệ
giao dịch với kho bạc, rút kinh phí hoạt động, đồng thời hạch toán các khoản

Trang 15


Trỉåìng Cao âàóng Kinh tãú Â Nàơng
Bạo cạo thỉûc táûp
chi cho công việc thường xuyên theo hạn mức kinh phí ngân sách được
duyệt.
- Bộ máy kế toán gồm có 3 bộ phận :
+ Chủ tài khoản.
+ Kế toán.
+ Thủ quỹ.
- Chức năng :
+ Chủ tài khoản : lãnh đạo, chỉ dẫn và quản lý chung công tác kế toán.
+ Kế toán : theo dõi kinh phí hoạt động của đơn vị và những nhiệm vụ
khác có liên quan.
+ Thủ quỹ : là người giữ tiền để phục vụ cho hoạt đông của trường.
b/ Hình thức kế toán :
- Đơn vị áp dụng hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ.
- Trình tự ghi sổ :
Sơ đồ hạch toán hình thức chứng từ ghi sổ

CHỨNG TỪ GỐC

SỔ
QUỸ

CHỨNG TỪ GHI SỔ

SỔ CÁI

BÁO CÁO TÀI CHÍNH
Ghi chú :
- Ghi hằng ngày :
- Ghi cuối tháng :
- Đối chiếu kiểm tra :
c/ Chứng từ và sổ sách sử dụng :
* Chứng từ :
- Phiếu thu.
- Phiếu chi.
- Giấy đề nghị tạm ứng.
- Giấy thanh toán tạm ứng.

Trang 16

SỔ KẾ TOÁN
CHI TIẾT

BẢNG TỔNG
HP CHI TIẾT


Trỉåìng Cao âàóng Kinh tãú Â Nàơng

Bạo cạo thỉûc táûp
- Biên lai thu tiền.
- Bảng thanh toán tiền lương.
- Phiếu kê mua hàng.
- Biên bản giao nhận Tài sản cố định.
- Giấy rút HMKP kiêm lónh tiền mặt .
- Giấy rút HMKP kiêm chuyển khoản.
* Sổ sách :
- Chứng từ ghi sổ.
- Sổ cái.
- Sổ quỹ tiền mặt.
- Sổ theo dõi nhập rút HMKP.
- Sổ theo dõi nguồn kinh phí.
- Sổ chi tiết chi hoạt động.
- Bảng tổng hợp nguồn kinh phí.
- Sổ tiền gởi kho bạc.
* Các loại báo cáo tài chính :
- Bảng cân đối tài khoản.
- Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết toán kinh phí đã sử dụng.
- Bảng đối chiếu HMKP.
d/ Tài khoản sử dụng :
- Tài khoản 111 : “ Tiền mặt ”
- Tài khoản 112 : “ Tiền gởi ngân hàng, kho bạc ”
- Tài khoản 211 : “ Tài sản cố định ”
- Tài khoản 311 : “ Các khoản phải thu ”
- Tài khoản 312 : “ Tạm ứng ”
- Tài khoản 332 : “ Các khoản trích nộp theo lương ”
- Tài khoản 334 : “ Phải trả công nhân viên ”
- Tài khoản 461 : “ Nguồn kinh phí hoạt động ”
- Tài khoản 466 : “ Nguồn kinh phí hình thành tài sản cố định ”

- Tài khoản 661 : “ Chi hoạt động ”
- Tài khoản 008 : “ Hạn mức kinh phí ”
II. THỰC TRẠNG KẾ TOÁN CHI HOẠT ĐỘNG QUÝ I NĂM 2003 TẠI
TRƯỜNG THCS LÊ ANH XUÂN :
1. Công tác lập dự toán chi hoạt động năm 2003 :

Căn cứ vào biên chế đã được duyệt và số lượng cán bộ công nhân viên
của trường , định mức chi phí thường xuyên của ngành mà lập dự toán cho
đơn vị .
- Mục 100 : Tiền lương.
Đơn vị có : 45 cán bộ công nhân viên.
Trong đó : 34 người trong biên chế.

Trang 17


Trỉåìng Cao âàóng Kinh tãú Â Nàơng
Bạo cạo thỉûc táûp
11 người hợp đồng.
+ Mức lương mỗi tháng : 290.000đ * 100,81 = 29.234.900đ
( Trong đó : 290.000đ là mức lương tối thiểu hiện hành; 100,81 là tổng
hệ số lương bao gồm hệ số lương chính và hệ số lương hợp đồng của đơn
vị )
+ Tính ra mỗi quý : 29.234.900đ * 3 = 87.704.700đ
+ Tính ra mỗi năm : 87.704.700đ * 4 = 350.818.800đ
- Mục 102 : Phụ cấp lương.
Đơn vị có phần phụ cấp chức vụ .
+ Tổng số tiền phụ cấp trong tháng : 390.000đ
+ Tính ra mỗi quý : 390.000đ * 3 = 1.170.000đ
+ Tính ra mỗi năm : 1.170.000đ * 4 = 4.680.000đ

- Mục 106 : Các khoản trích nộp theo lương.
+ Tiểu mục 01 : Bảo hiểm xã hội.
BHXH được tính 15% ngân sách đóng và 5% người lao động đóng
theo quỹ lương.
+ Tiểu mục 02 : Bảo hiểm y tế.
BHYT được tính 2% ngân sách đóng và 1% người lao động đóng
theo quỹ lương .
+ Tiểu mục 03 : Kinh phí công đoàn.
KPCĐ được tính 2% quỹ lương ngân sách đóng.
- Mục 101 : Lương hợp đồng.
Ước tính : 49.891.000đ/năm.
- Mục 104 : Tiền thưởng.
Ước tính : 2.200.000đ/năm.
- Mục 105 : Phúc lợi tập thể.
Ước tính : 5.000.000đ/năm.
- Mục 110 : Vật tư văn phòng.
Căn cứ vào tình hình thực hiện nhiệm vụ các quỹ trong năm được
chuyển để phân chia lập dự toán trong năm đảm bảo vật tư văn phòng sử
dụng.
Ước tính : 10.000.000đ/năm.
- Mục 117 : Sữa chữa thường xuyên.
Ước tính : 4.500.000đ/năm.
- Mục 119 :Chi phí hoạt động chuyên môn.
Ước tính : 41.200.000đ/năm.
- Mục 134 : Chi khác.
Ước tính : 14.300.000đ/năm.
BẢNG PHÂN BỐ DỰ TOÁN NGÂN SÁCH NĂM 2003
Loại 14 khoaûn 03.

Trang 18

Trỉåìng Cao âàóng Kinh tãú Â Nàơng
Bạo cạo thỉûc táûp

Đơn vị tính : 1.000đ
Mục
100
101
102
104
105
106
110
117
119
134

Tên mục

Tổng số

Tiền lương chính
Lương hợp đồng
Phụ cấp lương
Tiền thưởng
Phúc lợi tập thể
Các khoản đóng góp
Vật tư văn phòng
Sửa chữa thường xuyên

Chi phí hoạt động CM
Chi khác
Tổng cộng

214.964
49.891
96.525
2.200
5.000
41.418
10.000
4.500
41.200
14.300
479.998

Quý I
52.567
12.057
19.473
260
9.095

1.740
95.192

Chia ra theo quý
Quý II
Quý III Quý IV
54.132

54.133 54.132
12.611
12.612 12.611
25.684
25.684 25.684
2.200
1.546
1.647
1.547
10.774
10.775 10.774
3.000
4.000
3.000
4.500
13.800
19.400
8.000
5.000
3.000
4.560
128.747
135.751 120.308

Số tiền bằng chữ : Bốn trăm bảy mươi chín triệu chín trăm chín mươi tám
ngàn y.
Căn cứ vào dự toán Ngân sách năm 2003 của đơn vị đã được duyệt, Sở
Giáo dục – Đào tạo gửi chứng từ cấp phát hạn mức kinh phí hàng tháng, sau
khi nhận chứng từ cấp phát hạn mức kinh phí kế toán tiến hành lập các thủ
tục hồ sơ, biểu mẫu theo quy định gửi kho bạc để rút tiền hoặc chuyển

khoản.
KBNN. Liên Chiểu

Trang : 10/1
Mẫu số C-01-HM/KB
CHỨNG TỪ CẤP PHÁT HẠN MỨC KINH PHÍ
Lập ngày 17 tháng 01 năm 2003.
( Bản chính )

Đơn vị cấp : Sở Giáo dục – Đào tạo
TK số
: 091.11.20.00008 – Tại KBNN : Văn phòng Kho Bạc ĐN
Đơn vị nhận : Trường THCS Lê Anh Xuân
TK số
: 091.13.09.00022 – Tại KBNN : KBNN Liên Chiểu
Nôi dung :
Tổng số tiền : 130.800.000đ
Trong đó :

Đơn vị tính :

C- L- K- Mục
2-022-1403-100
2-022-1403-101
2-022-1403-102
2-022-1403-106

Trang 19

Tổng số

72.658.000
16.691.000
26.891.000
12.560.000

Hạn mức kinh phí được cấp
Tháng đầu
Tháng giữa
35.162.000
0
8.038.000
0
12.982.000
0
0
0

Tháng cuối
37.496.000
8.653.000
13.909.000
12.560.000


Trỉåìng Cao âàóng Kinh tãú Â Nàơng
Bạo cạo thỉûc táûp
2-022-1403-134

2.000.000

2.000.000

0

0

Số tiền bằng số : 130.800.000đ
Số tiền bằng chữ : Một trăm ba mươi triệu tám trăm ngàn đồng chẵn .
2. Công tác kế toán chi hoạt động quý I / 2003 tại trường THCS Lê Anh Xuân

a/ Dự toán quý I năm 2003 :
Căn cứ vào dự toán ngân sách năm 2003 kế toán tiến hành lập dự toán
quý I năm 2003.

DỰ TOÁN CHI NGÂN SÁCH QUÝ I – 2003

Đơn vị tính : 1.000đ

Mục
100
101
102

105
106
134

Tên mục
Lương cơ bản
Lương hợp đồng

Phụ cấp lương
Phụ cấp chức vụ
Phụ cấp tăng giờ
Phụ cấp ưu đãi
Phúc lợi tập thể
Các khoản đóng góp
Chi khác
Tổng cộng

Tổng số
52.567
12.057
19.473
756
18.724
260
9.095
1.740
95.492

Tháng 1
35.162
8.038
12.982
504
12.482
180
1.740
58.102

Chia ra
Tháng 2

Tháng 3
17.405
4.019
6.491
252
6.239
80
9.095
37.090

b/ Hạch toán kế toán chi hoạt động quý I năm 2003 :
* Mục 100 : Tiền lương
Căn cứ vào hệ số lương của cán bộ công nhân viên trong đơn vị để tính
tiền lương chính .
* Mục 101 : Lương hợp đồng
Căn cứ vào hệ thống lương hợp đồng của công nhân viên để tính lương
hợp đồng .
* Mục 102 : Phụ cấp lương
Căn cứ vào số cán bộ lãnh đạo của trường được hưởng phụ cấp theo
quy định .
- Kế toán tiến hành lập bảng thanh toán tiền lương và phụ cấp theo từng
tháng,sau đó rút hạn mức kinh phí và cấp phát trên cơ sở hệ số lương, hệ số
phụ cấp, lương hợp đồng, đồng thời khấu trừ BHXH 5%, BHYT 1% phần
người lao động phải đó.
Trang 20