ÔN TẬP LÝ THUYẾT KIỂM SOÁT NỘI BỘ - BUH

1

TỔNG QUAN................................................................................................................. 3
I. Định nghĩa: ........................................................................................................... 3
II. Báo cáo COSO: .................................................................................................... 3
III.

Cấu trúc Báo cáo COSO: .................................................................................. 3

IV.

Các bộ phận của COSO 2013: .......................................................................... 3

V. Mối quan hệ giữa các bộ phận hợp thành HTKSNB: .......................................... 3
VI.

Sự hữu hiệu của KSNB: .................................................................................... 4

VII. Vai trò và trách nhiệm đối với KSNB: ............................................................. 4
1. Hội đồng quản trị: ............................................................................................. 4
2. Uỷ ban kiểm toán: ............................................................................................. 4
3. Nhà quản lí: ....................................................................................................... 4
4. Nhà quản lý: ...................................................................................................... 4
5. KTV nội bộ: ...................................................................................................... 5
6. Nhân viên: ......................................................................................................... 5
7. Các đối tượng khác bên ngoài:.......................................................................... 5
GIAN LẬN BIỆN PHÁP PHÒNG NGỪA GIAN LẬN ............................................... 5
I. Định nghĩa: ........................................................................................................... 5
II. Tam giác gian lận: ................................................................................................ 5
III.

Đặc điểm của nhân viên: ................................................................................... 5

IV.

Đặc điểm của tổ chức: ....................................................................................... 6

V. ACFE: ................................................................................................................... 6
1. Loại gian lận: .................................................................................................... 6
2. Người thực hiện gian lận: ................................................................................. 6
3. Người phát hiện gian lận:.................................................................................. 7
4. Gian lận theo giới tính: ..................................................................................... 7
5. Gian lận theo loại hình tổ chức: ........................................................................ 7
6. Gian lận theo quy mô tổ chức: .......................................................................... 7
KHUÔN MẪU HỆ THỐNG KSNB THEO COSO ....................................................... 9
I. Môi trường kiểm soát: .......................................................................................... 9
1. Môi trường kiểm soát: ....................................................................................... 9
2. Các nguyên tắc: ................................................................................................. 9
3. Môi trường kiểm soát hữu hiệu:........................................................................ 9
II. Đánh giá rủi ro:................................................................................................... 10
1. Xác định mục tiêu: .......................................................................................... 11
2. Nhận dạng rủi ro: ............................................................................................ 12


2
3. Phân tích rủi ro: ............................................................................................... 13
4. Nhận dạng và đánh giá thay đổi:..................................................................... 14
III.

Hoạt động kiểm soát: ...................................................................................... 14

1. Tích hợp HĐKS với đánh giá rủi ro: .............................................................. 14
2. Xem xét các đặc điểm của đơn vị: .................................................................. 15
3. Xây dựng các HĐKS cho từng quy trình KD: ................................................ 15
4. Phối hợp các loại hoạt động kiểm soát: .......................................................... 16
5. Xem xét các cấp độ trong đơn vị cần áp dụng các HĐKS:............................. 18
6. Giải quyết vấn đề phân chia trách nhiệm: ....................................................... 18
IV.

Thông Tin Và Truyền Thông .......................................................................... 18

1. Thông tin: ........................................................................................................ 19
2. Truyền thông: .................................................................................................. 19
V. Giám sát .............................................................................................................. 19
1. Giám sát thường xuyên: .................................................................................. 20
2. Giám sát định kì: ............................................................................................. 20
KIỂM SOÁT MUA HÀNG – TỒN TRỮ - TRẢ TIỀN............................................... 20
I. Đặc điểm, sai phạm và mục tiêu kiểm soát: ....................................................... 20
1. Đặc điểm: ........................................................................................................ 20
2. Sai phạm có thể xảy ra: ................................................................................... 21
3. Mục tiêu kiểm soát: ......................................................................................... 21
II. Các thủ tục kiểm soát chủ yếu: ........................................................................... 22
1. Thủ tục kiểm soát chung: ................................................................................ 22
2. Mục tiêu kiểm soát cụ thể: .............................................................................. 22
2.1. Khâu đặt hàng: ......................................................................................... 22
2.2. Khâu nhận hàng:....................................................................................... 23
2.3. Khâu tồn trữ: ............................................................................................ 23
2.4. Theo dõi nợ phải trả và phải trả tiền: ....................................................... 24
3. Một số gian lận thường gặp và biện pháp kiểm soát tương ứng: .................... 25

3

TỔNG QUAN
I.

ĐỊNH NGHĨA:

KSNB là một quá trình bị chi phối bởi người quản lý, hội đồng quản trị và các nhân
viên của đơn vị, được thiết lập để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các
mục tiêu:
(1) Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động.
(2) Sự tin cậy của BCTC
(3) Sự tuân thủ các luật lệ và quy định.
II.

BÁO CÁO COSO:
Các bộ phận của hệ thống KSNB
(dự thảo)

Các bộ phận của hệ thống KSNB
(Báo cáo chính thức)

Chính trực, giá trị đạo đức, năng lực.
Môi trường kiểm soát.

Môi trường kiểm soát

Mục tiêu

-

Đánh giá rủi ro
Xử lý các điều kiệu thay đổi

Đánh giá rủi ro

Thủ tục kiểm soát

Hoạt động kiểm soát

Hệ thống thông tin Truyền thông

Thông tin và Truyền thông

Giám sát

Giám sát

III.

CẤU TRÚC BÁO CÁO COSO:

P1: Tóm tắt dành cho người điều hành.
P2: Khuôn mẫu của KSNB
P3: Công cụ đánh giá hệ thống KSNB.
IV.

CÁC BỘ PHẬN CỦA COSO 2013:

+ Môi trường kiểm soát

+ Đánh giá rủi ro
+ Các hoạt động kiểm soát
+ Giám sát
+ Thông tin và Truyền thông
V.

MỐI QUAN HỆ GIỮA CÁC BỘ PHẬN HỢP THÀNH HTKSNB:

+ Quan hệ theo hàng dọc
+ Quan hệ theo hàng ngang
+ KSNB liên quan đến từng bộ phận, từng hoạt động của tổ chức và toàn bộ tổ chức
nói chung.


4
VI.





VII.

SỰ HỮU HIỆU CỦA KSNB:
Hiểu rõ mục tiêu hoạt động của tổ chức đang đạt được ở mức độ nào,
BCTC đang được lập và trình bày một cách đáng tin cậy,
Các luật lệ và quy định đang được tuân thủ.
Cần đánh giá:
+ Năm bộ phận cấu thành của HTKSNB có hiện hữu không?
+ Nếu có, chúng có hoạt động hữu hiệu không?

VAI TRÒ VÀ TRÁCH NHIỆM ĐỐI VỚI KSNB:

1. Hội đồng quản trị:
 Phê chuẩn và giám sát các chính sách liên quan sứ mạng, tầm nhìn và chiến
lược.
 Phê chuẩn và giám sát các chính sách về đạo đức do người quản lí đề xuất và
thực hiện
 Giám sát hiệu quả hoạt động của nhà quản lý
 Bảo đảm hoạt động của HĐQT hữu hiệu
2. Uỷ ban kiểm toán:





Phần lớn thành viên của Uỷ ban này không nằm trong ban giám đốc
Các thành viên do HĐQT chọn
Bắt buộc phải thành lập đối với công ty cổ phần
Phải soát xét BCTC trước khi công bố đối với BCTC của các công ty đại
chúng
 Chọn lựa công ty kiểm toán độc lập
 Công việc:
- Kiểm tra BCTC hàng năm
- Là cầu nối giữa KT độc lập và BGĐ
3. Nhà quản lí:
Là người chịu trách nhiệm chủ yếu về hệ thống kiểm soát nội bộ.
 Trong các đơn vị lớn:
Trách nhiệm nhà quản lý cao cấp
- Lãnh đạo, chỉ huy các nhà quản lý cấp trung gian
- Soát xét cách thức điều hành kinh doanh.

Trách nhiệm người quản lý ở từng cấp
- Thiết kế các chính sách, thủ tục kiểm soát trong chức năng của họ
 Trong các đơn vị nhỏ, việc điều hành thường do người chủ sở hữu đồng thời
là người quản lý đơn vị.
4. Nhà quản lý:
Trách nhiệm:
 Thiết lập mục tiêu và chiến lược
 Sử dụng các nguồn lực (con người và vật chất) để đạt được các mục tiêu đã
định.
 Chỉ đạo và giám sát các hoạt động của tổ chức (từ bên trong và bên ngoài)
 Nhận diện và đối phó với rủi ro (bên trong và bên ngoài).


5
5. KTV nội bộ:
Thông qua các dịch vụ cung cấp cho các bộ phận trong đơn vị, góp phần làm
tăng tính hữu hiệu của HT KSNB.
6. Nhân viên:
 Kiểm soát nội bộ liên quan đến trách nhiệm của mọi thành viên trong một
đơn vị thông qua các hoạt động hằng ngày
 Các nhân viên góp phần vào quá trình đánh giá rủi ro hay giám sát.
7. Các đối tượng khác bên ngoài:
 Các kiểm toán viên bên ngoài (như kiểm toán viên độc lập, kiểm toán viên
của nhà nước)
 Các nhà lập pháp hoặc lập quy
 Các khách hàng và nhà cung cấp cũng có thể cung cấp những thông tin hữu
ích thông qua các giao dịch với tổ chức.
 Những đối tượng khác ở bên ngoài tổ chức như các nhà phân tích tài chính,
giới truyền thông.

GIAN LẬN BIỆN PHÁP PHÒNG NGỪA GIAN LẬN
I.

ĐỊNH NGHĨA:

Gian lận là hành vi dối trá, mánh khóe, lừa lọc người khác. Còn sai sót là khuyết
điểm không lớn, do sơ suất gây ra.
II.

TAM GIÁC GIAN LẬN:

 Áp lực:
 Khó khăn về tài chính
 Hậu quả từ thất bại cá nhân
 Các khó khăn về kinh doanh
 Bị cô lập
 Muốn ngang bằng với người khác
 Quan hệ giữa chủ-thợ
 Cơ hội
 Năm bắt thông tin
 Kĩ năng thực hiện
 Thái độ, cá tính
 Gian lận phụ thuộc rất nhiều vào thái độ hay cá tính của từng cá nhân.
III.

ĐẶC ĐIỂM CỦA NHÂN VIÊN:









Sống dưới mức trung bình.
Nợ nần cao.
Quá mong muốn có thu nhập cao.
Có mối liên hệ thân thiết với khách hàng hay nhà cung cấp.
Cảm giác được trả lương không tương xứng với sự đóng góp.
Mối quan hệ không tốt giữa chủ-thợ.
Có mong muốn chứng tỏ là họ có thể vượt qua được sự kiểm soát của tổ chức.


6
 Có thói quen cờ bạc.
 Chịu áp lực từ/hay phụ thuộc gia đình quá mức.
 Không được ghi nhận thành tích.
ĐẶC ĐIỂM CỦA TỔ CHỨC:

IV.













Đặt quá nhiều niềm tin vào nhân viên chủ chốt.
Thiếu thủ tục phê chuẩn thích hợp.
Không yêu cầu công bố đầy đủ các khoản đầu tư và thu nhập cá nhân.
Không tách biệt chức năng bảo quản tài sản và phê chuẩn.
Thiếu kiểm tra hay soát xét dộc lập việc thực hiện.
Không theo dõi chi tiết các hoạt động.
Không tách biệt chức năng bảo quản tài sản với kế toán.
Không tách biệt một số chức năng về kế toán.
Thiếu chỉ dẫn rõ ràng về nhiệm vụ và quyền hạn.
Thiếu sự giám sát của kiểm toán nội bộ.

Bàn cân gian lận:
Cao

Áp lực

Thấp

Cao

Cơ hội

Thấp

Thấp

Tính trung thực

Cao

Biện pháp ngăn ngừa những hành vi ăn cắp trong tổ chức:
 Quy định rõ ràng những hành vi không được chấp nhận trong tổ chức.
 Không ngừng phổ biến những thông tin hữu ích, những quy định của tổ chức
cho toàn thể nhân viên.
 Thực hiện việc phê chuẩn trong thực tế.
 Công khai các phê chuẩn.
V.

ACFE:
Kết quả công trình nghiên cứu:
1.




Loại gian lận:
Tham ô: Sử dụng quyền lực, chức vụ  Lãnh đạo cấp cao.
Biển thủ: sử dụng cong việc của mình  Nhân viên.
Gian lận trên BCTC: giải quyết áp lực cho công ty, làm lợi cho Ban giám đốc,
quản lý.

2. Người thực hiện gian lận:
 Ai là người thực hiện gian lận? Nhân viên > Nhà quản lý > Chủ sở hữu & Ban
lãnh đạo


7
 Mức độ thiệt hại do các đối tượng gây ra? Nhân viên (44%, trung bình mỗi vụ là

50,000USD) > Nhà quản lý (34%, thiệt hại trung bình 150,000USD) > Chủ sở
hữu & Ban lãnh đạo (19%, trung bình mỗi vụ là 850,000 USD).
3. Người phát hiện gian lận:
Ai là người phát hiện gian lận?
Mẹo – lời khuyên (chiếm 40%), kiểm toán nội bộ (chiếm 15%) và đánh giá quản lý
(chiếm 13%).
4. Gian lận theo giới tính:
Nam giới chịu trách nhiệm từ 65% đến 70% gian lận.
5. Gian lận theo loại hình tổ chức:
Loại hình doanh nghiệp nào xảy ra gian lận nhiều nhất? Công ty tư nhân bởi vì ít có
KSNB do một cá nhân làm chủ.
6. Gian lận theo quy mô tổ chức:
Gian lận ở các DN có quy mô nhỏ lớn hơn so với DN có quy mô lớn.















Biện pháp ngăn ngừa và phát hiện gian lận:
Kiểm toán độc lập.

Xây dựng chuẩn mực đạo đức.
Kiểm toán nội bộ
Kiểm tra độc lập về BCTC do KSNB thực hiện
Sự soát xét của người quản lý về BCTC
Chương trình nâng cao nhận thức cho nhân viên về kiểm soát
Thành lập ủy ban kiểm toán
Thiết lập đường dây nóng
Soát xét định kỳ của người quản lý
Huấn luyện về chống gian lận cho bộ phận quản lý
Huấn luyện về chống gian lận cho nhân viên
Ban hành chính sách chống gian lận
Kiểm tra đột xuất
Luân chuyển nhân sự.
Những gian lận phổ biến trên BCTC:
 Gian lận tài sản:
 Gian lận tiền:
+ Gian lận trong thu tiền:
Loại gian lận
Mô tả

Ví dụ

Skimming

Tiền bị đánh cắp trước Thu từ KH nhưng không ghi sổ
khi ghi vào sổ
Bán hàng

Cash larceny

Tiền bị đánh cắp sau khi Nhận séc hoặc tiền mặt nhưng
ghi vào sổ.
không nhập quỹ.


8

+ Gian lận trong chi tiền:
Loại gian lận

Mô tả

Lập hóa đơn

Nhân viên nộp hóa đơn hàng hóa không có
thực.

Thanh toán chi phí
không có thật

Nhân viên yêu cầu công ty thanh toán khoản
chi ảo.

Gian lận về séc

Sử dụng séc cho mục đích cá nhân

Tiền lương

Tính lương cho nhân viên không có thực

Ghi nhận về việc
chi tiền

Ghi nhận nghiệp vụ chi tiền không có thật để
che dấu việc đánh cắp tiền.

Biển thủ tiền tồn Lấy tiền quỹ của công ty.
quỹ
 Gian lận tài sản phi tiền tệ:
Loại gian lận

Mô tả

Hàng tồn kho

Đánh cắp, đánh giá sai tài sản
hữu hình, tài sản phi tiền tệ:
hàng tồn kho, công cụ dụng
cụ,…

Thông tin

Nhân viên đánh cắp các thông tin
mật của nhân viên.

Chứng khoán

Đánh cắp cổ phiếu, trái phiếu
hay các chứng khoán khác.

 Gian lận trên BCTC:
 Che dấu công nợ và chi phí:
+ Không ghi nhận nợ phải trả và chi phí;
+ Vốn hóa các khoản chi phí không được phép vốn hóa;
+ Không lập dự phòng phải trả.
 Gian lận về doanh thu:
+ Bán hàng ảo
+ Ghi nhận doanh thu cho hàng tồn kho
+ Giao dịch hoán đổi
+ Nhồi kênh phân phối
+ Ưu đãi phụ
+ Doanh thu tăng tốc.
 Gian lận về chi phí:
+ Vốn hóa chi phí
+ Trì hoãn chi phí
+ Không ghi nhận chi phí: chi phí kiện tụng, tranh chấp


9
+ Mua hàng ảo
+ Dự phòng không đúng
 Gian lận về hàng tồn kho:
+ Đánh giá hàng tồn kho
+ Khai khống hàng tồn kho: tạo ra các chứng từ giả như phiếu kiểm
hàng, Báo cáo tồn kho, thay đổi chất lượng hàng tồn kho.
 Gian lận nợ phải thu:
+ Khách hàng không có thật
+ Không lập đầy đủ dự phòng
 Gian lận về tài sản cố định:

+ Đánh giá sai tài sản qua hợp nhất.
+ Ghi sổ những tài sản không có thực, không ghi nhận đúng giá trị tài
sản, không vốn hóa đầy đủ chi phí.

KHUÔN MẪU HỆ THỐNG KSNB THEO COSO
I.

MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT:
Khuôn mẫu của KSNB:

1. Môi trường kiểm soát:
MTKS là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình, và cấu trúc làm nền táng cho việc thiết
kế và vận hành KSNB trong 1 đơn vị.
2. Các nguyên tắc:
Nguyên tắc 1: Cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức.
Nguyên tắc 2: HĐQT thể hiện sự độc lập với người quản lý và đảm nhiệm chức năng
giám sát việc thiết kế và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị.
Nguyên tắc 3: Dưới sự giám sát của HĐQT, nhà quản lý xây dựng cơ cấu, các cấp
bậc báo cáo cũng như phân định trách nhiệm và quyền hạn phù hợp cho việc thực
hiện các mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 4: đơn vị thể hiện cam kết sử dụng nhân lực thông qua thu hút, phát triển
và giữ chân các cá nhân có năng lực phù hợp với mục tiêu của đơn vị.
Nguyên tắc 5: Đơn vị chỉ rõ trách nhiệm giải trình của từng cá nhân liên quan đến
trách nhiệm kiểm soát của họ để đạt được mục tiêu được thiết lập.
3. Môi trường kiểm soát hữu hiệu:
 Cam kết về tính trung thực và các giá trị đạo đức:
Phản ánh thông qua:
Sứ mạng và các giá trị cốt lõi
Các chuẩn mực hay quy tắc ứng xử
Các chính sách ban hành và thực tiễn áp dụng

Các nguyên tắc điều hành
Hướng dẫn, chỉ thị
Thái độ và cách thức xử lý đối với các sai phạm
Hành động hàng ngày của các nhà lãnh đạo ở các cấp trong đơn vị


10
(1) Quan điểm của người lãnh đạo cấp cao:
 Xây dựng các giá trị của đơn vị
 Xác định triết lý kinh doanh
 Áp dụng các thông điệp, quy định và hành động đúng đắn.
(2) Thiết lập các tiêu chuẩn ứng xử:
o Hướng dẫn nhân viên trong các hành vi, các hoạt động hàng ngày và khi đưa
ra các quyết định để đạt được mục tiêu của đơn vị.
o Khi thiết lập cần chú ý:
 Thiết lập điều gì được xem là đúng, sai
 Đưa ra hướng dẫn để phân biệt đúng sai, đồng thời cân nhắc rủi ro có liên
quan
 Tiêu chuẩn phải phản ánh các quy định, luật lệ của Nhà nước và các mong
đợi khác của các bên liên quan.
(3) Đánh giá sự tuân thủ các tiêu chuẩn ứng xử:
 Xác định các nguyên nhân vi phạm các tiêu chuẩn về ứng xử.
 Việc đánh giá tuân thủ các quy tắc ứng xử có thể được thực hiện bởi người
quản lý hoặc bởi một bộ phận độc lập.
 Các nhân viên cũng có thể tham gia vào quá trình đánh giá và báo cáo về
các vi phạm.
(4) Giải quyết các sai lệch kịp thời:
 Thực hiện trách nhiệm giám sát:
Quyền hạn và trách nhiệm của HĐQT
Độc lập và chuyên môn phù hợp

Thể hiện chức năng giám sát của HĐQT liên quan đến: môi trường kiểm soát,
đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.
 Thiết lập cấu trúc, quyền hạn và trách nhiệm:
 Xác định cơ cấu tổ chức và cấp bậc báo cáo
 Phân định trách nhiệm và quyền hạn
 Giới hạn việc ủy quyền





Thực thi cam kết về năng lực:
Chính sách nguồn nhân lực và việc áp dụng trong thực tế
Thu hút, phát triển và giữ chân các cá nhân có năng lực
Lên kế hoạch và chuẩn bị cho việc kế nhiệm

 Đảm bảo trách nhiệm giải trình
 Xác lập trách nhiệm giải trình thông qua cơ cấu, quyền hạn và trách nhiệm
 Xác lập tiêu thức đo lường kết quả hoạt động, trong đó gồm có biện pháp
khuyến khích và khen thưởng
 Xem xét các áp lực quá mức
 Đánh giá hiệu quả làm việc, khen thưởng và kỷ luật.
II.

ĐÁNH GIÁ RỦI RO:

 Rủi ro là khả năng một sự kiện sẽ xảy ra có thể tác động tiêu cực đến việc đạt
được mục tiêu.

11
 Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những rủi ro ảnh hưởng đến
việc đạt được mục tiêu, từ đó có thể quản trị được rủi ro.
 Ngưỡng chịu đựng rủi ro: Là mức độ dao động tối đa có thể chấp nhận được khi
so sánh kết quả đạt được với mục tiêu đề ra.
Các nguyên tắc:
Nguyên tắc 6: Đơn vị xác định mục tiêu một cách cụ thể, tạo điều kiện cho việc
nhận dạng và đánh giá rủi ro liên quan đến việc đạt được mục tiêu.
Nguyên tắc 7: Đơn vị nhận dạng các rủi ro đe dọa mục tiêu của đơn vị và phân
tích rủi ro để quản trị các rủi ro này.
Nguyên tắc 8: Đơn vị cân nhắc khả năng có gian lận khi đánh giá rủi ro đe dọa
đạt được mục tiêu.
Nguyên tắc 9: Đơn vị nhận dạng và đánh giá các thay đổi có thể ảnh hưởng
đáng kể đến hệ thống kiểm soát nội bộ.
1. Xác định mục tiêu:

Mục tiêu

Mục tiêu

Mục tiêu

Hoạt
động

Toàn
đơn vị

Tài chính

Tuân thủ

Từng bộ
phận

Phi tài
chính

Báo cáo
Mục tiêu
Hoạt động

Báo cáo

Tuân thủ

Hiệu lực và hiệu quả các
hoạt động

Báo cáo tài chính đáng tin
cậy

Tuân thủ quy định và
pháp luật

Gắn với nhiệm vụ cơ bản
của đơn vị

Tăng khả năng huy động
nguồn lực

Tránh các nghĩa vụ pháp
lý

Phụ thuộc vào tiêu chuẩn
bên ngoài

Phụ thuộc vào thay đổi
bên ngoài

Ảnh hưởng đến phân bổ
nguồn lực
Thay đổi theo sự lựa chọn
của nhà quản lý.


12
2. Nhận dạng rủi ro:

Rủi ro

Rủi ro

Rủi ro

Hoạt
động

Toàn đơn
vị

Tài chính

Tuân thủ

Từng bộ
phận

Phi tài
chính

Báo cáo

Rủi ro hoạt động

Rủi ro tuân thủ

Rủi ro báo cáo

Không đạt được mục tiêu Vi phạm pháp luật
hoạt động cũng như cam
VN
kết của DN với bên ngoài.

Tài sản không có trên thực tế.

Tài sản và nguồn lực khác
trong quá trình hình thành
và sử dụng: mất mát, lãng
phí, hư hỏng, lạm dụng,

phá hoại…

Vi phạm pháp luật
quốc tế

Tài sản không thuộc quyền sở
hữu của đơn vị.

Vi phạm các quy
định…

Đánh giá không đúng giá trị tài
sản và các khoản công nợ.
Doanh thu và chi phí không
khai báo đầy đủ.
Thông tin trình bày không phù
hợp với chuẩn mực kế toán…

Rủi ro toàn đơn vị
Nhân tố tác động bên ngoài
+ Sự phát triển của kỹ
thuật.
+ Thay đổi trong nhu cầu
KH.
+ Chiến lược hoặc hoạt
động của đối thủ cạnh
tranh.
+ Quy định của luật pháp.
+ Thảm họa thiên nhiên.
+Thay đổi trong nền kinh

tế…

Nhân tố tác động bên trong
+ Hệ thống thông tin
+ Năng lực nhân viên
+ Thay đổi người quản lý
+ Bản chất hoạt động
doanh nghiệp và khả năng
nhân viên tiếp cận TS.
+ Năng lực Hội đồng quản
trị/Ủy ban kiểm toán…

Rủi ro từng bộ phận
Rủi ro ở các bộ phận/
hoạt động liên quan đến
việc thực hiện mục tiêu
của bộ phận/hoạt động
đó:
+ Bộ phận bán hàng
+ Bộ phận sản xuất
+ Bộ phận cung ứng
+ Bộ phận kế toán,…


13

3. Phân tích rủi ro:
Nhận diện các gian lận
Loại
gian

lận

Gian lận trong lập và
trình bày báo cáo

+ Doanh nghiệp có cơ cấu
sở hữu phức tạp.
+ Lợi nhuận vượt trội.
+ Dòng tiền từ hoạt động
KD liên tục âm, được bù
đắp bằng dòng tiền từ hoạt
Nhận động tài chính (tăng vốn).
+ Lợi nhuận cao bất thường
biết
trước các đợt tăng vốn.
+ Hay thay đổi người đại
diện.

Đe
dọa
mục
tiêu

Biện
pháp

Biển thủ tài sản

Tham ô

+ Nhân viên: trộm cắp
hàng hóa của doanh
nghiệp sử dụng các tài
sản này cho mục đích cá
nhân, không mang lại lợi
ích cho doanh nghiệp.
+ Nhân viên thông đồng
với nhà cung cấp, khách
hàng hoặc bên thứ ba:
thanh toán khống hoặc
hóa đơn không có thật.
+ Nhà cung cấp: hóa
đơn bị ghi khống hoặc
không có thật.

+ Tham ô thực hiện
bởi người có chức vụ,
quyền hạn nhận hối lộ.
+ Người thực hiện
hành vi tham ô phải có
mục đích, động cơ vụ
lợi.

+ Mục tiêu báo cáo. + Mục tiêu tuân thủ.
+ Mục tiêu hoạt động .
+ Mục tiêu tuân thủ.

+ Mục tiêu hoạt động .
+ Mục tiêu tuân thủ.

+ Chú ý đến những điều
chỉnh về doanh thu bất
thường.
+ Các công ty nên tránh đặt
ra các mục tiêu không thực
tế.
+Có các chương trình đào
tạo về đạo đức KD.
+ Xây dựng HT KSNB hữu
hiệu, các quy định chặt chẽ,
phân công rõ về quyền hạn
và nghĩa vụ.
+ Thành lập bộ phận KSNB
hoặc đường dây nóng để
thu nhận các thông tin
nhanh nhất.

+ Kiểm tra giám sát,
ngăn ngừa việc lợi
dụng chức vụ, quyền
hạn để vụ lợi.
+ Tăng cường công tác
kiểm tra giám sát việc
tổ chức thực hiện.
+ Ngăn chặn, đẩy lùi
các hoạt động gây lãng
phí, thất thoát TS trong
đơn vị.
+ Nâng cao nhận thức,
trách nhiệm của đội

ngũ cán bộ chính
quyền cấp cơ sở trong
lĩnh vực phòng, chống
tham nhũng.

+ Kiểm tra, đối chiếu sổ
sách, chứng từ, hóa đơn
với TS của DN thường
xuyên xem có trùng
khớp không.
+ Giám sát quá trình
mua bán hàng hóa với
bên ngoài.
+ Phân chia trách nhiệm
cho mỗi nhân viên.
+ Quản lý nhân viên
chặt chẽ, giám sát
nghiêm ngặt.


14
4. Nhận dạng và đánh giá thay đổi:
Thay đổi từ bên ngoài

Thay đổi từ bên trong

+ Sự thay đổi của môi +Thay đổi trong hoạt động kinh doanh:
trường hoạt động.
. Thay đổi mô hình kinh doanh.
. Mua bán, hợp nhất các hoạt động KD quan trọng.

+ Biến động của môi . Mở rộng hoạt động nước ngoài
trường tự nhiên.
. Tăng trưởng nhanh chóng
. Kỹ thuật mới
+Thay đổi lãnh đạo chủ chốt

III.

HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT:

HĐKS là tập hợp các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo thực hiện các chỉ thị của
nhà quản lý để giảm thiểu rủi ro đe dọa đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị.
HĐKS tồn tại ở mọi cấp độ tổ chức trong đơn vị, ở các giai đoạn khác nhau của quy
trình kinh doanh và bao gồm cả các kiểm soát đối với công nghệ.
Nguyên tắc 10: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các HĐKS để giảm thiểu rủi ro.
Nguyên tắc 11: Đơn vị lựa chọn và xây dựng các HĐKS chung đối với công nghệ.
Nguyên tắc 12: Đơn vị triển khai các HĐKS thông qua chính sách và thủ tục kiểm soát.
Chú ý khi xây dựng HĐKS:
1. Tích hợp HĐKS với đánh giá rủi ro:
Xác định mục tiêu tổ chức
Nhận diện rủi ro
Nhận diện các hậu quả tiềm tàng
Mức độ chấp nhận của BGĐ đối với rủi ro

Không có
biện pháp

không

có

Chấp nhận rủi ro

1


15

1

Chia sẻ
rủi ro

Tránh rủi
ro

Ngăn ngừa
rủi ro

Giảm hậu
quả

Xem xét liệu có biện pháp
kiểm soát rủi ro thích hợp
nào đang áp dụng không?
có

Không có hành
động nào

có

Rủi ro không
kiểm soát có
ở mức chấp
nhận không

Không

Không
Thiết lập hay điều
chỉnh hoạt động
KSNB
 Cân đối giữa rủi ro và kiểm soát:
+ Cân đối giữa chi phí và lợi ích
+ Cân đối giữa hoạt động kiểm soát với rủi ro phát sinh.
+ Nếu các biện pháp kiểm soát quá nhiều, gây tốn kém, cần thay đổi cơ cấu
kiểm soát và ngược lại.
2. Xem xét các đặc điểm của đơn vị:
Hoạt động kiểm soát được thực hiện không giống nhau đối với các đơn vị. Vì có quy
mô khác nhau giữa các doanh nghiệp…
3. Xây dựng các HĐKS cho từng quy trình KD:
 Quy trình kinh doanh: là một tập hợp các hoạt động liên quan một lĩnh vực hướng
tới việc đạt được mục tiêu của đơn vị.
 Mỗi quy trình KD sẽ sử dụng các nguồn lực đầu vào để tạo ra kết quả đầu ra
thông qua thực hiện một tập hợp các hoạt động hoặc nghiệp vụ.
 Các kiểm soát mà trực tiếp hỗ trợ cho các hoạt động của một quy trình KD, gọi
là kiểm soát ứng dụng hay kiểm soát nghiệp vụ.


16

Đầy đủ
Kiểm soát
nghiệp vụ

Mục
tiêu

Chính xác
Có thật

4. Phối hợp các loại hoạt động kiểm soát:
 Hoạt động kiểm soát có thể nhằm để ngăn ngừa hay để phát hiện sai phạm hoặc
kết hợp cả hai.
 Hoạt động kiểm soát có thể thực hiện thủ công hoặc tự động.
 Khi thiết kế các hoạt động kiểm soát phải xác định hoạt động kiểm soát đó nhằm
đạt được mục tiêu gì, hoạt động đó có thể được tuân thủ trên thực tế đúng như
thiết kế ban đầu hay không.
 Tính hữu hiệu của hoạt động kiểm soát trong việc ngăn ngừa và phát hiện sai
phạm tùy thuộc nhiều vào ngưỡng chịu đựng rủi ro của đơn vị cho từng rủi ro
nhất định.
Các loại HĐKS phổ biến trên thực tế:
Xét duyệt
Xét duyệt: là HĐKS nhằm ngăn ngừa các nghiệp vụ khống hoặc các nghiệp vụ không
tuân thủ đúng quy định của đơn vị.
 Thủ tục xét duyệt có thể được thực hiện tự động hoặc thủ công.
 Tùy theo đơn vị mà thẩm quyền xét duyệt sẽ khác nhau giữa các cấp quản lý.
 Thủ tục xét duyệt giúp đảm bảo mục tiêu có thật.
Ủy quyền: là ủy thác cho thuộc cấp một quyền hạn nhất định thông qua việc ban hành
một chính sách chung.

Khi phê duyệt cần phải tuân thủ:





Quy định về cấp phê duyệt
Quy định về cơ sở của phê duyệt
Quy định về dấu hiệu của phê duyệt
Quy định về cấp ủy quyền

Cần lưu ý:
 Phải quan tâm về nội dung hơn hình thức
 Tránh chồng chéo làm tăng sự phức tạp, mất thời gian, ảnh hưởng đến tiến độ
công việc.
 Cấp phê duyệt, việc ủy quyền phê duyệt cần được phân định một cách rõ ràng.


17
Xác minh
Xác minh: là thủ tục so sánh, đối chiếu hai thông tin với nhau hoặc so sánh thông tin
với chính sách, quy định của đơn vị và thực hiện biện pháp xử lý nếu có sự không nhất
quán.
 Việc xác minh có thể được thực hiện thủ công hoặc tự động.
 Thủ tục xác minh thông thường giúp đạt được mục tiêu đầy đủ, chính xác và có
thật.
Kiểm soát vật chất
Là các hoạt động kiểm soát của doanh nghiệp nhằm giảm thiểu:







Mất mát
Lãng phí
Lạm dụng
Hư hỏng
Phá hoại

cho tài sản như máy móc, nhà xưởng, tiền bạc, hàng hóa, cổ phiếu, trái phiếu và các tài
sản khác của DN.
+ Hạn chế tiếp cận tải sản
+ Kiểm kê tài sản
+ Sử dụng thiết bị
+ Bảo vệ thông tin
Kiểm soát dữ liệu thường trực
Các dữ liệu thường trực như các tập tin chính được sử dụng thường xuyên cho quá
trình xử lý thông tin.
Việc cập nhật và bảo trì dữ liệu cần được thực hiện để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ
và có thật của thông tin.
Chỉnh hợp
+ Là thủ tục so sánh hai hay nhiều thông tin với nhau và nếu có sự không nhất quán
thì cần thực hiện các biện pháp cần thiết để đảm bảo tính đúng đắn của thông tin.
+ Thường áp dụng đối với tiền gửi ngân hàng, các khoản phải thu, phải trả.
+ Chỉnh hợp giúp đạt được mục tiêu đầy đủ, chính xác của quá trình xử lý thông tin.
Rà soát
 Là thủ tục nhằm đánh giá xem các thủ tục kiểm soát khác (như xét duyệt, xác
minh, chỉnh hợp, kiểm soát vật chất,…) có được thực hiện đầy đủ, chính xác và
tuân thủ đúng quy định của đơn vị hay không.

 Nhà quản lý thường áp dụng thủ tục rà soát đối với những nghiệp vụ hay khoản
mục có rủi ro cao.


18
5. Xem xét các cấp độ trong đơn vị cần áp dụng các HĐKS:
 Đơn vị cần lựa chọn và xây dựng các HĐKS áp dụng ở các cấp độ trong đơn vị.
 Việc kết hợp giữa hoạt động kiểm soát ở cấp độ nghiệp vụ và cấp độ cao hơn tạo
thành các lớp kiểm soát nhằm đối phó với những rủi ro mà đơn vị gặp phải.
 Hoạt động kiểm soát ở cấp độ nghiệp vụ nhằm đối phó trực tiếp với một rủi ro
cụ thể.
 Hoạt động kiểm soát ở cấp cao hơn giúp phát hiện ra một nhóm các rủi ro.
6. Giải quyết vấn đề phân chia trách nhiệm:
+ Dựa trên 2 nguyên tắc là: phân công, phân nhiệm và bất kiêm nhiệm
+ Không để cho một cá nhân nắm tất cả các khâu trong quy trình nghiệp vụ từ khi
phát sinh đến khi kết thúc
+ Các chức năng cần được tách biệt:
 Chức năng xét duyệt và bảo quản
 Kế toán và bảo quản
 Xét duyệt và kế toán
Ngăn ngừa việc ghi
nhận không đúng
để che dấu hiệp vụ
không hợp lệ

Xét duyệt

Ngăn ngừa xét
duyệt nghiệp vụ
không hợp lệ để

tham ô tài sản

Bảo vệ
TS

Ghi chép
Ngăn ngừa việc ghi
nhận sai để che dấu
tài sản mất mát

+ Khi phân chia chức năng cho các phòng ban phải kèm theo phân cấp việc xét duyệt.
+ Có thể ủy quyền bằng chính sách cho các cấp thừa hành thực hiện các hoạt động
thường xuyên là xét duyệt chung.
+ Các nghiệp vụ quan trọng với số tiền lớn do nhà quản lý cao cấp xét duyệt.

IV.

THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG

Nguyên tắc 13: đơn vị thu thập, tạo lập và sử dụng các thông tin thích hợp và có chất
lượng nhằm hỗ trợ cho sự vận hành của kiểm soát nội bộ.
Nguyên tắc 14: Đơn vị truyền thông trong nội bộ các thông tin cần thiết nhằm hỗ trợ
cho sự vận hành của kiểm soát nội bộ.


19
Nguyên tắc 15: Đơn vị truyền thông với bên ngoài các vấn đề có tác động tới việc vận
hành của KSNB.
1. Thông tin:
Thông tin là những tin tức cần thiết giúp từng cá nhân, bộ phận thực hiện trách nhiệm.

Các loại thông tin:





Thông tin về tài chính
Thông tin hoạt động
Thông tin tuân thủ
Một thông tin có thể được dùng cho nhiều mục tiêu khác nhau

Đơn vị cần thu thập, tạo lập và sử dụng các thông tin thích hợp và có chất lượng nhằm
hỗ trợ cho sự vận hành của KSNB.





Xác định yêu cầu về thông tin, cân đối lợi ích và chi phí liên quan.
Thu thập các nguồn dữ liệu bên trong và bên ngoài đơn vị.
Xử lý các dữ liệu thành thông tin.
Đảm bảo chất lượng thông tin.

2. Truyền thông:
Là việc trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả trong
lẫn ngoài doanh nghiệp.
Giúp cho mỗi cá nhân hiểu rõ công việc của mình cũng như ảnh hưởng đến các cá nhân
khác để từ đó có những biện pháp khắc phục.
Ngoài nội bộ

Trong nội bộ

Thông tin từ các đối tượng bên ngoài cần + Từ cấp trên xuống cấp dưới
được thu thập, xử lý và báo cáo cho các cấp + Từ cấp dưới lên cấp trên
thích hợp để giúp ứng xử kịp thời.
+ Theo hàng ngang giữa các cá nhân
hay bộ phận trong doanh nghiệp
+ Truyền thông cho các đối tượng bên ngoài
đơn vị.
+Đảm bảo các thông tin từ bên ngoài được
truyền đạt tới nhà quản lý và Hội đồng quản
trị và các cá nhân có liên quan.
+ Xây dựng các kênh truyền thông chuyên
biệt.
+ Cách thức truyền thông.
V.

+ Truyền thông các thông tin cần
thiết cho việc vận hành hệ thống
KSNB.
+ Truyền thông cho HĐQT.
+ Xây dựng các kênh truyền thông
chuyên biệt.
+ Cách thức truyền thông.

GIÁM SÁT

Nguyên tắc 16: Đơn vị lựa chọn, triển khai và thực hiện việc giám sát thường xuyên và
định kỳ để đảm bảo rằng các bộ phận của KSNB hiện hữu và hoạt động hữu hiệu.
Nguyên tắc 17: Đơn vị đánh giá và truyền đạt các khiếm khuyết về KSNB kịp thời cho

các cá nhân có trách nhiệm để họ thực hiện các hành động sửa chữa, bao gồm các nhà
quản lý cấp cao và HĐQT khi cần thiết.


20
Mục đích : Nhằm đánh giá chất lượng của HTKSNB và điều chỉnh cho phù hợp.
Có hai loại giám sát :
+Giám sát thường xuyên.
+Giám sát định kỳ.
1. Giám sát thường xuyên:
Được thực hiện đồng thời trong các hoạt động hàng ngày của đơn vị.
2. Giám sát định kì:






Giám sát bởi kiểm toán viên nội bộ.
Giám sát bởi các cá nhân độc lập khác.
Giám sát chéo giữa các chức năng và bộ phận.
Giám sát dựa theo đơn vị trong ngành.
Tự đánh giá

Đánh giá và truyền đạt kịp thời các khiếm khuyết của HTKSNB, thực hiện các hành
động cải thiện cần lưu ý:
 Đánh giá kết quả hoạt động giám sát.
 Báo cáo về những khiếm khuyết của HTKSNB.
 Giám sát các hành động sửa chữa.

KIỂM SOÁT MUA HÀNG – TỒN TRỮ - TRẢ TIỀN
I.

ĐẶC ĐIỂM, SAI PHẠM VÀ MỤC TIÊU KIỂM SOÁT:

1. Đặc điểm:

mua hàng
đặt hàng
nhận hàng
tồn trữ
nợ phải trả
trả tiền
 Rủi ro cao (trải qua nhiều khâu, liên quan đến những tài sản nhạy cảm) dễ bị
tham ô, chiếm dụng
 Hàng tồn kho thường là khoản mục trọngyếu (chiếm tỷ trọng lớn trong tổng TS).


21
2. Sai phạm có thể xảy ra:
Giai đoạn

Gian lận, sai soát

Đề nghị mua hàng

+ Mua hàng ko cần thiết (ko phù hợp nhu cầu,…).
+ Hàng mua ko đảm bảo chất lượng, giá, mua cao.
+ Hàng mua nhiều hơn nhu cầu sử dụng.
+ Đặt mua hàng quá trễ hoặc quá sớm.

+ Đề nghị mua hàng trùng lắp.

Xét duyệt mua hàng

Không xét duyệt hoặc xét duyệt ko đúng.

Chọn nhà cung cấp Thông đồng (NV thông đồng với NCC để lấy hàng gian lận
(NCC)
với nhau).
Nhận hàng

+ Không đúng (chủng loại, số lượng, chất lượng,…)
+ Biển thủ hàng (ko nhập kho).

Bảo quản

Hàng mua bị mất cắp hay suy giảm chất lượng.

Theo dõi NPTra

+ Ghi sai (niên độ, KH, số tiền)
+ Không theo dõi hàng được giảm giá/trả lại cho NCC

Trả tiền

+ Ghi nhận sai (niên độ, NCC, số tiền)
+ Lập chứng từ khống để được thanh toán.
+ Chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận.
+ Trả tiền khi chưa được phê duyệt, trả tiền trễ hạn.
+ Không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho NCC hoặc được

giảm giá.

3. Mục tiêu kiểm soát:
Phương pháp tiếp cận
Mục tiêu

Rủi ro

Thủ tục

Mục tiêu Kiểm soát chung:
Hữu hiệu (mục tiêu về sản lượng,
chất lượng, quy cách).
Hiệu quả (so sánh kết quả và các
chi phí liên quan).
BCTC đáng tin cậy (trình bày
trung thực tiền, GVHB, Lợi nhuận,
HTK, Nợ phải trả).
Tuân thủ (quy định về Hợp đồng
kinh tế, quản lý HĐ, ngoại tệ, Thuế
có liên quan).


22
Mục tiêu kiểm soát cụ thể:
Khâu đặt hàng

Xét duyệt đúng.
Mua đúng (giá, số lượng, chất lượng, nhu cầu, nhà cung cấp).

Nhận hàng

Đúng chất lượng, số lượng, thời gian,…

Tồn trữ

Đúng số lượng, quy cách, phẩm chất.
Không bị biển thủ.
Đảm bảo dự trữ cho quá trình sản xuất kinh doanh.

Lập HĐ và trả tiền

Tuân thủ pháp luật và quy định.
Trả đúng đối tượng, đúng số tiền.

Quản lý NPTrả

Theo dõi chi tiết từng nhà cung cấp, Trả nợ đúng hạn.
Theo dõi thời hạn được hưởng chiết khấu.

II.

CÁC THỦ TỤC KIỂM SOÁT CHỦ YẾU:

1. Thủ tục kiểm soát chung:
- Phân chia trách nhiệm: (C2,III,6).
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin:
 Kiểm soát người dùng, dữ liệu.
 Kiểm soát chứng từ, sổ sách.
 Ủy quyền và xét duyệt.

- Kiểm tra độc lập việc thực hiện.
2. Mục tiêu kiểm soát cụ thể:
2.1. Khâu đặt hàng:
Mục tiêu kiểm soát
+ Mua hàng đúng chủng loại quy cách
+ Số lượng mua tối ưu
+ Chất lượng đạt yêu cầu
+ Giá hợp lý
+ Giá tối ưu

Rủi ro
+ Hàng không đúng chủng loại, quy cách
+ Hàng mua không cần thiết
+ Mua hàng không đủ
+ Mua hàng thừa
+ Đề nghị mua hàng trùng lắp
+ Hàng kém chất lượng
+ Giá không hợp lý
+ Mất chiết khấu
+ Mua khống

+ Phân chia trách nhiệm: Có cần tổ chức bộ phận mua hàng độc lập với bộ
phận sử dụng? Tại sao?
+ Ủy quyền và xét duyệt: Cách thức xét duyệt? Ai xét duyệt nghiệp vụ đặt hàng?


23
+ Kiểm soát chứng từ: Mục đích phiếu đề nghị mua hàng? Nêu các nội dung
của chứng từ này? Khi nào không cần phiếu đề nghị mua hàng? Mục đích đơn
đặt hàng? Nêu các nội dung của chứng từ này?

+ Các thủ tục đặc biệt: Làm sao để mua hàng đúng giá? Làm sao để số lượng
đặt hàng và dự trữ là tối ưu? Chính sách chọn nhà cung cấp?
+ Phân tích rà soát: Có thể đối chiếu chỉ tiêu nào? Phân tích tỷ số nào?
+ Quản trị hoạt động: Có thể đối chiếu chỉ tiêu nào? Phân tích tỷ số nào?
+ Thông tin và truyền thông: Các chính sách và thủ tục rõ ràng
+ Thông tin với nhà cung cấp: Đơn đặt hàng. Chấp nhận ĐĐH. Các thay đổi
trong quá trình giao dịch.
+ Hồ sơ theo dõi ĐĐH chưa thực hiện.
+ Hồ sơ theo dõi ĐĐH đã thực hiện.
2.2.

Khâu nhận hàng:
Mục tiêu kiểm soát

- Nhận hàng đúng chủng loại, quy cách.
- Nhận hàng đúng số lượng.
- Hàng nhận an toàn.
- Ghi chép đầy đủ các nghiệp vụ nhập kho.
- Không nhập khống.

Rủi ro
- Nhận hàng không đúng chủng loại.
- Nhận hàng không đúng số lượng.
- Hàng bị thất thoát.
- Hàng nhập không được ghi chép.
- Nhập khống.

 Phân chia trách nhiệm: Có cần tổ chức bộ phận nhận hàng độc lập với bộ phận
mua hàng và kho/sử dụng? Tại sao?
 Ủy quyền và xét duyệt: Ai xét duyệt nghiệp vụ nhận hàng?

 Kiểm soát chứng từ: Có cần lập phiếu nhập/Báo cáo nhận hàng? Nếu có các nội
dung cần phản ánh?
 Bảo vệ tài sản: quá trình nhập hàng phải có chứng kiến của bộ phận nhận và thủ
kho. Hàng phải được nhập kho kịp thời. Kho bảo quản an toàn. Ghi chép kịp thời
nghiệp vụ nhận hàng. Kiểm kê định kỳ và đối chiếu với sổ sách.
2.3.

Khâu tồn trữ:
Mục tiêu kiểm soát

Rủi ro

- Hàng tồn kho không bị thất thoát, tham ô hay
sử dụng sai mục đích.
- Kiểm soát được tình trạng và phẩm chất HTK.
- HTK được ghi chép chính xác trên sổ sách liên
quan.
- Hàng tồn kho được kiểm kê chính xác.
- Tuân thủ các quy định liên quan đến HTK

- Hàng tồn kho bị thất thoát,
tham ô, sử dụng sai mục đích.
- Hàng tồn kho bị hư hỏng, lỗi
thời.
- Hàng tồn kho bị ghi chép sai,
ảnh hưởng đến báo cáo tài chính.
- Không tuân thủ các quy định.

 Để HTK không bị thất thoát, tham ô hay sử dụng sai mục đích:
- Bổ nhiệm thủ kho.

- Tổ chức kho an toàn ngăn nắp.


24









- Hạn chế tiếp cận kho.
- Mọi trường hợp xuất kho phải được phê duyệt.
- Giám sát nhập xuất kho.
- Ghi chép thẻ kho.
Kiểm kê HKT:
- Có kế hoạch kiểm tra chi tiết.
- Kiểm soát chặt chẽ việc khóa sổ trước kiểm kê.
- Tách biệt: các hàng hóa của người khác.
- Kiểm soát: việc điều chuyển HTK trong lúc kiểm kê.
- Giám sát: việc cân đo đong đếm.
- Chọn mẫu kiểm tra kết quả kiểm kê (kiểm kê lại).
- Báo cáo xử lý chênh lệch kiểm kê.
Để HTK không bị hư hỏng, lỗi thời:
- Nguyên tắc FIFO.
- Báo cáo định kỳ về hàng mất chất lượng.
- Tổ chức kho an toàn và ngăn nắp.
- Kiểm kê kho định kỳ và bất thường.

- Tính số vòng quay để phát hiện các mặt hàng chậm luân chuyển.
- Sử dụng các mô hình quản lý HTK thích hợp.
Để HTK không bị ghi chép sai, ảnh hưởng đến BCTC:
- Sử dụng các chứng từ cần thiết như: Phiếu nhập, xuất, lệnh bán hàng và phiếu
giao hàng với biểu mẫu đầy đủ.
- Ghi chép kịp thời
- Đối chiếu định kỳ giữa các bộ phận
- Kiểm kê định lỳ và bất thường
- Sử dụng hệ thống kê khai thường xuyên.
- Sử dụng máy tính.
Các quy định liên quan đế HTK:
- Thu thập các quy định pháp luật liên quan về bảo vệ môi trường, phòng chống
cháy nổ, an toàn lao động…
- Xây dựng các quy định nội bộ chi tiết và chặt chẽ.
- Phổ biến và tổ chức huấn luyện các nhân viên liên quan về các quy định này.
- Tổ chức kiểm tra định kỳ và đột xuất về việc tuân thủ các quy định.
2.4.

Theo dõi nợ phải trả và phải trả tiền:

Mục tiêu kiểm soát
- Tuân thủ pháp luật và quy định.
- Trả đúng đối tượng, đúng số
tiền.
- Theo dõi chi tiết từng nhà cung
cấp,
- Trả nợ đúng hạn.

Rủi ro

- Ghi nhận sai (niên độ, nhà cung cấp, số tiền).
- Lập chứng từ khống để được thanh toán, quay
vòng chứng từ.
- Chi trả nhiều hơn giá trị hàng đã nhận, trả tiền
cho hàng không mua.
- Trả tiền khi chưa được phê duyệt, trả tiền trễ
hạn.
- Theo dõi thời hạn được hưởng - Không theo dõi kịp thời hàng trả lại cho nhà
chiết khấu.
cung cấp hoặc được giảm giá.


25
 Phân chia trách nhiệm:
- Bộ phận kế toán NPTra cần được tổ chức độc lập với các bộ phận mua hàng,
kho hàng.
 Ủy quyền và xét duyệt:
- Tất cả các trường hợp thanh toán phải được xét duyệt bởi người có thẩm
quyền của bộ phận kế toán.
 Kiểm soát chứng từ:
- Việc thanh toán chỉ thực hiện khi có đầy đủ chứng từ gốc (phiếu nhập, hóa
đơn, đơn đặt hàng,…) đính kèm với phiếu chi, séc.
- Các chứng từ gốc phải được kiểm tra về tính chính xác, hợp lệ, hợp lý trước
khi chấp nhận thanh toán.
- Chứng từ chi hoàn thành phải được lưu trữ đầy đủ và theo số thứ tự phiếu
chi/séc.
- Mở sổ theo dõi chi tiết NCC.
- Từ d/s NCC xác định số NCC, kiểm tra mã số trước khi nhận và các khoản
phải trả.
- Lập báo cáo tình hình NPTra cuối kỳ có phân tích theo thời hạn trả.

 Đối chiếu và xử lý khác biệt:
- Định kỳ đối chiếu giữa các bộ phận mua hàng, nhận hàng về kế toán NPTra
để ghi nhận các chênh lệch số liệu.
- Đối chiếu giữa tổng hợp và chi tiết phải trả người bán.
- Đối chiếu giữa giấy báo của NCC với số liệu theo dõi chi tiết.
- Chỉnh hợp các chênh lệch với biểu mẫu thích hợp.
3. Một số gian lận thường gặp và biện pháp kiểm soát tương ứng:
Gian lận

Biện pháp kiểm soát

Mua hàng cho mục đích cá nhân Xét duyệt đề nghị mua hàng
Thanh toán khống

Đối chiếu hóa đơn mua hàng với đơn đặt hàng, báo
cáo nhận hàng,…
Tách biệt các chức năng (mua hàng, nhận hàng,…)
Cập nhật và kiểm tra d/s NCC.

Chọn nhà cung cấp với giá cao

Tổ chức đấu thầu, kiểm tra độc lập.
Luân chuyển công tác định kỳ.

Thanh toán sai

Kiểm tra, đối chiếu hóa đơn mua hàng với các
chứng từ khác.
Đánh dấu lên chứng từ gốc khi xét duyệt thanh
toán.

Trộm cắp hàng

Hạn chế tiếp cận.
Kiểm kê.

Gian lận trong kiểm kê

Phổ biến đầy đủ các thủ tục kiểm kê.
Giám sát chặt chẽ.
Tái kiểm.