Phát huy vai trò của cổng thông tin điện tử trong công tác quản lí điều hành các hoạt động ở trường tiểu học yên thái

1

1. MỞ ĐẦU
1.1. Lí do chọn đề tài
Những năm gần đây phần lớn các cơ quan đơn vị, các nhà trường đều được
đầu tư xây dựng trang cổng thông tin điện tử với đầu tư về tài chính tương đối
lớn. Nhìn chung những thông tin được cập nhật qua Website đã mang lại hiệu
quả không nhỏ trong quá trình chỉ đạo điều hành và tuyên truyền về kế hoạch,
chủ trương của đơn vị.
Tuy nhiên việc quan tâm đầu tư cho hoạt động của cổng thông tin điện tử ở
mỗi đơn vị là chưa đúng mức, chưa phát huy hết vai trò, tác dụng của cổng
thông tin điện tử đem lại
Có thể khẳng định rằng, việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động của các cơ quan nhà nước đã mang lại hiệu quả
tích cực, thiết thực. Chất lượng, hiệu quả công việc được nâng
lên, một số văn bản giấy tờ được giảm bớt. Việc tra cứu các
hoạt động thường nhật của các cá nhân trong đơn vị trở nên dễ
dàng hơn. Đối với các đơn vị trường học, cổng thông tin điện tử
cũng là nơi cập nhật lịch hoạt động hàng ngày, hàng tháng,
hàng năm giúp cá nhân trong đơn vị nắm bắt thực hiện. Đồng
thời cũng là nơi sắp xếp lưu trữ các tài liệu một cách an toàn và
khoa học.
1.2. Mục đích nghiên cứu:
Năm 2017, được sự quan tâm của UBND huyện Yên Định, Phòng Giáo
dục huyện Yên Định, các đơn vị nhà trường Mầm non, Tiểu học, THCS trên địa
bàn huyện Yên Định đã đầu tư về tài chính không nhỏ để xây dựng cho mỗi đơn
vị nhà trường một trang website cổng thông tin điện tử.
Trong quá trình sử dụng, đây vốn là công việc mới mẻ đối với mỗi nhà
trường, việc sử dụng, vận hành và phát huy tác dụng của cổng thông tin điện tử
còn nhiều hạn chế do ảnh hưởng ở cả hai yếu tố khách quan và chủ quan:
Về yếu tố khách quan, sau khi được nhận bàn giao cổng thông tin điện tử,

đơn vị viết chương trình chưa tập huấn và hướng dẫn đầy đủ cách sử dụng cho
đơn vị được nhận, dẫn đến đơn vị được nhận gặp khó khăn trong công tác vận
hành.
Về chủ quan đối với đơn vị được nhận chưa nhìn nhận hết vai trò, tác
dụng và hiệu quả mà cổng thông tin điện tử của đơn vị mang lại. Chưa bố trí
được nhân lực tham gia vào vận hành cổng thông tin điện tử, bỏ lãng phí một
kênh thông tin tuyên truyền quan trọng cho các hoạt động của đơn vị.


2

Để giúp các nhà trường tiểu học trên địa bàn huyện Yên Định phát huy vai
trò và tác dụng của Website cổng thông tin đơn vị mình, chính là mục tiêu của
sáng kiến kinh nghiệm này. Bản thân tôi mong muốn tháo gỡ những khó khăn ở
hai nguyên nhân khách quan và chủ quan như đã nếu trên thông qua sáng kiến
kinh nghiệm “ Phát huy vai trò của cổng thông tin điện tử trong công tác
quản lí điều hành các hoạt động ở trường Tiểu học Yên Thái”
1.3. Đối tượng nghiên cứu:
- Nghiên cứu cách thức quản lí Website cổng thông tin điện tử của các
đơn vị trường Tiểu học trên địa bàn huyện Yên Định.
Địa chỉ truy cập: />- Nghiên cứu cách vận hành Website giúp phát huy vai trò, tác dụng tối đa
mà cổng thông tin điện tử mang lại.
1.4. Phương pháp nghiên cứu:
- Phương pháp Điều tra.
- Phương pháp nghiên cứu khoa học.
- Phương pháp thuyết minh.


3

2. NỘI DUNG SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM
2.1. Cơ sở lí luận của sáng kiến kinh nghiệm:
Trong một xã hội hiện đại với sự bùng nổ thông tin, công
chúng ngày càng có những nhu cầu cao hơn đối với nội dung
cũng như chất lượng thông tin. Phương thức truyền thông đa
phương tiện cho phép công chúng thu nhận thông tin bằng cả
hình ảnh, âm thanh, văn bản làm thay đổi cách tiếp cận thông
tin của công chúng, nhất là đối với thế hệ trẻ, thế hệ nhạy bén
nhất đổi với khoa học và công nghệ tạo ra sự phát triển của một
lớp công chúng mới của truyền thông.
Trái lại, với các loại hình báo chí truyền thống, công chúng
đang ngày càng bị phân tâm bởi nhiều hình thức cung cấp
thông tin động, hấp dẫn, tiếp cận trên toàn bộ các giác quan,
cảm quan: đọc, nghe, nhìn, đối thoại, tham gia trực tiếp…
Internet phát triển với sự ra đời của vô vàn các trang tin điện tử,
các kênh truyền hình, phát thanh trực tuyến (online) và các giao
thức liên lạc (Email, chatting) và thoại (voice) được tích hợp làm
thoả mãn tất cả các nhu cầu thông tin của công chúng, bao
gồm cả nghe, nhìn, đọc, nói của công chúng.
Internet với đặc trưng tương tác của nó, đã thu hẹp những
giới hạn về không gian và thời gian trong việc tiếp cận thông tin
trên quy mô toàn thế giới. Cùng với sự phát triển của hệ thống
internet, hàng loạt sản phẩm công nghệ truyền thông mới được
phát triển như công nghệ di động với các phương thức truyền
dữ liệu tốc độ cao, hay các thiết bị đầu cuối được phát triển
theo xu hướng di động hoá, cá nhân hóa cao độ tạo nên một
sức mạnh mới mà các loại hình truyền thông truyền thống khó
cạnh tranh nổi.
Sự phát triển của công nghệ truyền thông cũng đã tạo cho
báo chí một hướng đi mới: tích hợp các phương tiện truyền

thông. Tính chất đa phương tiện được biểu hiện rõ ràng nhất
qua sự tích hợp này. Xu hướng phát triển này là phù hợp với nhu
cầu thông tin của xã hội, do vậy đi theo sự phát triển này là sự
lựa chọn đúng đắn của các nhà truyền thông. Hay nói cách


4

khác, truyền thông đa phương tiện là xu hướng phát triển mang
tính khách quan đáp ứng nhu cầu thông tin của lớp công chúng
mới.
Cổng thông tin điện tử trường học, một phương thức
truyền thông thời kì công nghệ 4.0 giúp đem lại tác dụng không
nhỏ cho hoạt động của các nhà trường.
2.2. Thực trạng vấn đề trước khi áp dụng:
Như đã nêu trên, năm 2017 các nhà trường trên địa bàn huyện Yên Định
được công ty Novi bàn giao cổng thông tin điện tử về cho đơn vị sử dụng. Cho
đến nay việc bàn giao đã được gần 4 năm. Qua việc điều tra về việc vận hành
hoạt động của Website cho thấy gần như tất cả các đơn vị không chỉ đạo hoạt
động của cổng thông tin điện tử của đơn vị mình.
Qua điều tra, rà soát ở các đơn vị Mầm non, Tiểu học và THCS trên địa
bàn huyện phần lớn các đơn vị sau khi được bàn giao vẫn giữ nguyên hiện trạng
các nguồn thông tin như ban đầu khởi tạo. Thậm chí nhiều đơn vị quên địa chỉ
truy cập, tên truy cập và mật khẩu.
Một số khó khăn cụ thể xuất phát từ thực tế vận hành được các đơn vị
phản ánh lại.
+ Website cổng thông tin điện tử không có nhân lực phân công trực tiếp
vận hành. Nhiệm vụ ít được đánh giá cao về tác vai trò tác dụng.
+ Người được phân công vận hành không biết cách thức thực hiện.
Không được nắm được nghiệp vụ quản lí vận hành Website.

Từ thực trạng trên, sau khi thực hiện quản lí điều hành và thấy rõ vai trò
tác dụng to lớn của lợi ích mà cổng thông tin điện tử trường học đem lại. Những
khó khăn bất cập trong công tác điều hành thực hiện từ đó đề ra các biện pháp
khắc phục khó khăn giúp các nhà trường làm tốt công tác vận hành cổng thông
tin điện tử của đơn vị mình
2.3. Các sáng kiến kinh nghiệm hoặc giải pháp:
Để khắc phục thực trạng trên, qua thực tế công việc khi quản lí điều hành
cổng thông tin điện tử của nhà trường bản thân xin được trình bày một số giải
pháp khắc phục khó khăn, phát huy vai trò, tác dụng của cổng thông tin điện tử
của mỗi nhà trường.
Biện pháp 1. Tuyên truyền nhận thức về vai tác dụng của cổng thông tin
điện tử nhà trường đến tất cả cán bộ giáo viên đặc biệt là người đứng đầu đầu
đơn vị nhà trường.
- Cổng thông tin điện tử nhà trường: Nơi thể hiện tiếng nói của đơn vị đến
tất cả các tập thể cá nhân khác. Ở phạm vi hẹp là các đơn vị bạn, ở phạm vi


5

rộng hơn là sự tiếp cận môi trường Internet trên toàn thế giới . Có thể gọi đây là
cơ quan phát ngôn ở mỗi nhà trường.
- Cổng thông tin điện tử nhà trường nơi chuyển tải kế hoạch hoạt động
của các tổ chức đoàn thể trong nhà trường đến toàn thể cán bộ giáo viên giúp
cán bộ giáo viên nắm nội dung thực hiện.
- Cổng thông tin điện tử kết nối các con đường dẫn đến các Wsite hữu ích
phục vụ công việc.
- Cổng thông tin điện tử nơi lưu giữ các tài liệu, công văn, văn bản một
cách khoa học và an toàn.
Từ việc nắm bắt được tác dụng to lớn của cổng thông tin điện tử nhà
trường, người đứng đầu đơn vị, cán bộ giáo viên có sự đầu tư đúng đắn về con

người, cơ sở vật chất tài chính cho Website của đơn vị mimhf sao cho phù hợp.
Biện pháp 2: Giúp các nhà trường nắm bắt nghiệp vụ vận hành, điều
hành cổng thông tin điện tử sao cho hiệu quả.
Vấn đề nghiệp vụ vận hành Website ở các đơn vị là khó khăn hàng đầu
cho mỗi trường học. Như đã nói trên, sau khi bàn giao Website cho các nhà
trường, công ty Novi tập huấn cho người sử dụng vô cùng ít, dẫn đến người
dùng không nắm bắt được kĩ thuật vận hành.
Để giúp các nhà trường có được nghiệp vụ vận hành, qua thực tế điều
hành Website cổng thông điện tử nhà trường, tôi xin được trao đổi các bước để
vận hành Website cũng như kinh nghiệm giúp nhà trường có những nội dung
tuyên truyền hiệu quả.
a. Xác định nhiệm vụ và khởi tạo các menu công việc.
Đối với một Website về giáo dục, việc đạt lên hàng đầu ở đây là việc khởi tạo
các menu phục vụ công việc. Các menu gắn liền với công việc được sắp xếp một
cách khoa học, dễ nhìn và dễ truy cứu.
Sau khi bàn giao trang Web, công ty Novi cũng đã tạo hệ thống menu
công việc chung cho các nhà trường của từng cấp học. Và vẫn để mở cây danh
mục giúp người dùng có thể khởi tạo các menu mới, thông qua cây danh mục
người sử dụng có thể khởi tạo nội dung vào mục đích riêng từng đơn vị.


6

CỔNG THÔNG TIN ĐIỆN TỬ TRƯỜNG TIỂU HỌC YÊN THÁI
- Xác định rõ mục tiêu nhiệm vụ và khởi tạo menu công việc. Vậy làm tế
nào để khởi tạo được menu công việc.
+ Từ giao diện của Websise người dùng đăng nhập vào menu Truy
cập trang quản trị.
Bước 1: Truy cập trang quản trị:

Bước 2. Khởi tạo menu công việc:
- Truy cập quản lý các trang


7

Bước 3: Tạo trang từ cây danh mục:

-

Nhấn phím phải vào menu mẹ.
Nhấn vào thêm trang.
Đặt tên cho trang.
Cấp quyền cho trang.


8

b. Đưa tin bài viết lên Website cổng thông tin điện tử:
Có 2 cách đưa:
1. Đưa bài viết theo menu Quản trị viên:
Bước 1: Đăng nhập cửa sổ làm việc.
Sau khi đăng nhập vào hệ thống, từ giao diện hệ thống đăng nhập vào
menu: “Truy cập trang quản trị”

Xuất hiện giao diện.


9

Bước 2: Đăng bài.
Từ giao diện trên, người dùng nhấn vào nutx đăng bài mới.
Xuất hiện giao diện đăng bài:
Người dùng lưu ý thực hiện điền đủ nội dung các trường thông tin hiển thị gồm.
+ Thông tin tùy chọn tích vào nội dung lựa chọn.
- Ngày xuất bản.
- Cho phép gửi ý kiến thảo luận.
- Hiển thị trong mục tin nổi bật.
- Hiển thị trong mục tin tiêu điểm.
- Hiển thị bài này ở trang chủ.
+ Mục hình ảnh đại diện, người dùng chọn ảnh đại diện sẽ được hiển thị song
song với bài viết khi xuất hiện.
- Người dùng có thể đính kèm trực tiếp qua link dẫn đến ảnh, su đó update
lên chương trình.
+ Nội dung bài viết:
Người dùng có thể biên tập bằng cách copy và paste trực tiếp thông qua
cửa sổ giao diện chương trình. Lưu ý đối với việc biên tập chuỗi Text định dạng
chữ theo font chuẩn Time New Roman.
Việc lồng ghép ảnh trong bài viết cần được chuyển tải trực tiếp qua link
của sổ giao diện đính kèm.


10

Bước 3: Xuất bản.
Sau khi hoàn chỉnh bài viết người dùng kéo xuống cuối trang và xuất bản
nội dung bài viết bằng cách nhấp vào nút Xuất bản như hình dưới.

2. Đưa bài viết theo menu Edit Content.
Ưu điểm: Việc đưa bài viết theo menu Edit Content giúp người dùng có thể

sắp xếp được các dữ liệu một cách khoa học, có thể sử dụng Website này làm
nơi lưu giữ dữ liệu hàng năm an toàn và khoa học.
Cách thực hiện:
- Từ menu đã tạo, người dùng đưa trỏ chuột lại đầu của mục sẽ xuất hiện
nội dung sau:


11

Bước 1: nhấp trỏ chuột vào Edit Content.
Bước 2: Biên tập nội dung theo ý muốn.
Người dùng lưu ý ở của sổ làm việc này việc đính kèm các tập tin sẽ cho
phép ở định dạng nhất định. Không cho phép đính kèm các tệp định dạng Winra,
Rip, và các file setup.

Nội dung các dữ liệu được sắp xếp khoa học giúp người truy cập khai thác
dễ dàng.


12

C. Liên kết với các Website hữu ích khác.
Việc liên kết với các web hữu ích khác giúp giúp không lãng phí thời gian
khi đăng nhập đến.
Một số Website phục vụ giáo dục nên liên kết trực tiếp với cổng thông tin
điện tử như: Phổ cập giáo dục, vnedu, Cơ sở dữ liệu ngành.
Cách liên kết đến Website hữu ích.
Bước 1: Tạo menu liên kết:
- Từ giao diện chương trình tạo menu thông qua cây danh mục.

13

- Đặt tên cho menu website liên kết.
Bước 2: Kết nối link.
- Tạo đường dẫn kết nối link website.
- Nhấp chuột vào menu vừa tạo
- Copy link website cần liên kết.
- Paste đường link vào ô hiển thị khoanh đỏ trong hình và Save.

Các liên kết đã được kết nối.


14

d. Liên kết vidio, dữ liệu khác có nguồn từ bên ngoài.
Việc liên kết đến các vidio, dữ liệu khác ở các nguồn cũng tương tự như
liên kết Website. Để đưa các dữ liệu từ các ngồn khác về Websi te cổng thông tin
điện tử người dùng chỉ việc copy link tạo đường dẫn đến nguồn cung cấp được
nêu ở phần trên.


15

e. Chia sẻ dữ liệu từ Website
Việc chia sẻ dữ liệu, công bố kế hoạch hoạt động của nhà trường liên tục
được cập nhật thường xuyên.
Thông qua cổng thông tin điện tử tất cả các kế hoạch hoạt động năm,
tháng, tuần của các tổ chức, đoàn thể đều được công bố rộng rãi đến cán bộ giáo
viên. Cán bộ giáo viên nhà trường chỉ việc truy cập vào cổng thông tin điện tử

để xem kế hoạch.
Đối với nhà trường Tiểu học Yên Thái những năm gần đây việc giao ban
tuần đã không còn thực hiện tránh ảnh hưởng đến thời gian học tập của học sinh.
Việc đánh giá và phổ biến kế hoạch tuần được gửi trực tiếp đến cổng thông tin,
CBGV chỉ cần có điện thoại truy cấp ở bất cứ nơi nào để nắm bắt nội dung công
việc.
Tạo liên kết qua hộp thư gmail để giáo viên có thể truy cập một cách
nhanh chóng đến với nội dung kế hoạch thực hiện. Cán bộ giáo viên chỉ việc


16

nhấp vào liên kết để đến với cổng thông tin dễ dàng tiếp cận với kế hoạch cần
triển khai.

2.4.

Hiệu quả của sáng kiến kinh nghiệm nhà trường.

Trên là một số giải pháp giúp phát huy vai trò, tác dụng của Cổng thông
tin điện tử nhà trường trong công tác quản lí tại trường Tiểu học Yên Thái.
Những năm gần đây, nhờ có sự phát triển của công nghệ thông tin, công
tác quản lí của nhà trường trở nên nhẹ nhàng hơn, nhanh chóng, tiết kiện được
thời gian, giảm bớt thời gian họp hành không cần thiết.
Việc lưu trữ hồ sơ cũng được sắp xếp gọn gàng ngăn nắp thông qua cổng
thông tin điện tử. Dữ liệu có thể truy cập khai thác ở bất cứ nơi nào.
Qua phần trình bày nêu trên chính là kinh nghiệm giúp tháo gỡ khó khăn
ở các nhà trường trong công tác vận hành cổng thông tin điện trường học, tránh
lãng phí nguồn kinh phí tài chính không nhỏ đã đầu tư mua từ công ty Novi.
Thông qua kinh nghiệm trên giúp các nhà trưởng đổi mới công tác quản lý

trong thời kì công nghiệp 4.0. Tăng cường quản lí chặt chẽ, khoa học, nhanh
chóng tạo hiệu quả cao trong công tác giáo dục.


17

3. KẾT LUẬN, KIẾN NGHỊ
3.1. Kết luận :
- Kể từ khi có cổng thông tin điện tử hiệu quả công tác quản lí đã được
nâng cao rõ rệt.
- Cán bộ giáo viên nhà trường cảm thấy nhẹ nhàng hơn khi không phải
họp hành nhiều.
- Các dữ liệu lưu giữ được sắp xếp ngăn nắp gọn gàng, việc truy cập khai
thác dữ liệu nhanh chóng, dễ dàng hơn.
- Các hoạt động trong và ngoài nhà trường có liên quan liên tục được cập
nhật chia sẻ. Hình ảnh nhà trường, các hoạt động trong trường không chỉ là
thông tin nội bộ biết mà được chia sẻ để các đơn vị khác cùng quan tâm biết.
3.2. Kiến nghị:
Như đã nêu trên, hiện nay 100% các nhà trường Mầm non, Tiểu học,
THCS đã được cấp trang cổng thông tin điện tử cho nhà trường, song việc
hướng dẫn để có thể vận hành và khai thác là chưa tốt. Công ty Novi sau khi viết
và bàn giao lại không hướng dẫn các đơn vị cách thực hiện.
Gần như các đơn vị được cấp Website đã không biết cách vận hành hoặc
khai thác chưa hết chức năng, vai trò của cổng thông tin gây lãng phí lớn về
nguồn kinh phí đã bỏ ra.
Sau thới gian thực hiện bản thân mong muốn và kiến nghị đối với PGD
như sau:
- Thường xuyên kiểm tra việc cập nhật cổng thông tin điện tử ở các đơn
vị.
- Mở lớp tập huấn cho các nhà trường về việc vận hành cổng thông tin

điện tử của đơn vị.
Yên Định, ngày 04 tháng 06 năm 2020
Xác nhận của Hiệu trưởng

Tôi xin cam đoan đây là sáng kiến
kinh nghiệm của mình viết, không sao
chép nội dung của người khác.
Tác giả

Mai Xuân Thành


18