Tìm hiểu quá trình áp dụng phần mềm tích hợp quản trị thư viện libol tại trung tâm thông tin – thư viện đại học kiến trúc hà nội

3Choá luận tết
nạỉù&p.

Phần mở đầu.
1. ý nghĩa của đề tàỉ.
Ngày nay, cuộc cách mạng thông tin đang diễn ra ở nhiều nước trên thế
giới và tác động mạnh mẽ đến Việt Nam. Việc áp dụng công nghệ thông tin đã
tạo ra một không gian thông tin mới, trong đó hệ thống thư viện và các cơ quan
thông tin được coi là một trong những khâu quan trọng nhất trong hệ thống luân
chuyển thông tin. áp dụng công nghệ thông tin tạo ra các sản phẩm và dịch vụ
thông tin thư viện điện tử làm thay đổi các phương tiện luân chuyển tin, mở
rộng dịch vụ và phổ biến thông tin, phát huy tiềm lực của từng thư viện và vươn
tới việc sử dụng các nguồn lực thông tin của các thư viện khác qua việc nối
mạng và khai thác mạng công nghệ thông tin mới, làm thay đổi mối quan hệ
giữa cán bộ thư viện với bạn đọc đồng thời làm thay đổi phương thức thu thập
xử lý kỹ thuật tài liệu, phương thức phục vụ bạn đọc...
Vấn đề hiện đại ho á hệ thống thông tin thư viện đã trở thành nhu càu cấp
bách nhằm hoà nhập vào hệ thống thông tin thư viện trong nước và quốc tế đảm
bảo nâng cao chất lượng công tác thông tin thư viện. Giải pháp hiện đại hoá hệ
thống thông tin thư viện có tính chất quyết định không những với sự tồn tại và
phát triển của thư viện mà còn có ý nghĩa rất lớn đối với sự lớn mạnh của nhà
trường trong công tác đào tạo, giảng dạy và nghiên cứu khoa học, thoả mãn tối
đa nhu cầu thông tin của cán bộ, sinh viên trong trường.
Với vai trò là một trường đại học chuyên ngành khoa học kỹ thuật lớn
trong cả nước, Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội (ĐHKTHN) đã tích cực nâng
cao chất lượng giáo dục đào tạo, góp phàn vào sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện
đại hoá đất nước. Cùng chung thực hiện nhiệm vụ đó, Trung tâm Thông tin Thư viện ĐHKTHN đã từng bước hoàn thiện hoạt động của mình tăng chất
lượng và khả năng phục vụ các đối tượng bạn đọc trong trường. Đặc biệt là

1

3Choá luận tết
nạỉù&p.

Trung tâm đã áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thông tin thư viện của
mình, cụ thể là áp dụng phàn mềm tích hợp quản trị thư viện Libol. Sau một
thời gian áp dụng Trung tâm đã đạt được những thành tựu đáng kể.
Với ý nghĩa đó nên tôi đã chọn đề tài khoá luận là: “Tìm hiểu quá trình
áp dụng phàn mềm tích hợp quản trị thư viện Libol tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học Kiến trúc Hà Nội”.
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài.
Đề tài đi sâu vào nghiên cứu quá trình áp dụng phần mềm tích hợp quản
trị thư viện Libol tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Kiến trúc
Hà Nội. Qua đó ĩút ra một số nhận xét và mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị
nhằm hoàn thiện việc áp dụng phần mềm Libol tại Trung tâm.
3. Đối tượng và phạm vỉ nghiên cứu.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là quá trình áp dụng phàn mềm tích hợp
quản trị thư viện Libol. Phạm vi nghiên cứu của đề tài giới hạn trong Trung tâm
Thông tin - Thư viện Trường ĐHKTHN.
4. Các phương pháp nghiên cứu.
Trong quá trình nghiên cứu tôi đã sử dụng các phương pháp chính sau:
-

Nghiên cứu lý thuyết

Khảo sát thực tế hoạt động, quá trình áp dụng phàn mềm tích hợp quản
lý thư viện Libol tại Trung tâm
-

Phương pháp điều tra

-

Phương pháp tổng họp

-

Phương pháp so sánh...

5. Tình hình nghiên cứu của đề tài.
Trước đây đã có Khoá luận tốt nghiệp: Chuyên ngành Thông tin -Thư
viện với tên đề tài là:Tìm hiểu ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm

2


3Choá luận tết
nạỉù&p.

Thông tin - Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội/Nguyễn Thị Thuỷ
nghiên cứu thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin tại Trung tâm Thông tin
-

Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội. Trong khoá luận đó, tác giả
mới chỉ khảo sát sơ bộ về thực trạng ứng dụng công nghệ thông tin, về
phàn mềm Libol áp dụng tại Trung tâm.
Còn trong khoá luận với đề tài: “Tìm hiểu quá trình áp dụng phần

mềm tích hợp quản trị thư viện Libol tại Trung tâm Thông tín - Thư viện
ĐHKTHN”, tôi đã khảo sát thực tế sau 4 năm áp dụng phàn mềm tích hợp
quản trị thư viện Libol vào hoạt động tại Trung tâm TT - TV ĐHKTHN, nêu lên

những kết quả đã đạt được cũng như những hạn chế trong quá trình áp dụng càn
khắc phục. Qua đó mạnh dạn đưa ra một số kiến nghị nhằm hoàn thiện quá
trình áp dụng phần mềm tại Trung tâm.
6. Bố cục của khoá luận.
Ngoài phàn mở đầu, kết luận, mục lục, phụ lục, danh mục tài liệu tham
khảo, khoá luận được chia thành 3 chương:
Chương 1: Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà
Nội và việc áp dụng công nghệ thông tin.
Chương 2: Thực trạng ứng dụng phàn mềm tích hợp quản trị thư viện
Libol tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội.
Chương 3: Nhận xét, đánh giá và một vài kiến nghị nhằm
hoàn thiện việc áp dụng phàn mềm tích hợp quản trị thư
viện Libol tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại
học Kiến trúc Hà Nội.
Phần nội dung
Chương 1: Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Kiến trúc và
việc áp dụng công nghệ thông tin.
1.1.

Giới thiệu về Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học

Kiến trúc Hà Nội.

3


3Choá luận tết
nạỉù&p.

Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội (ĐHKTHN) thuộc Bộ Xây dựng, được

thành lập theo quyết định số 181/CP ngày 17/9/1969 của Thủ tướng Chính phủ,
đến nay đã có hơn 40 năm truyền thống.
Hiện nay Trường ĐHKTHN có tổng cán bộ hơn 700 người, có 400 cán
bộ giảng dạy, 30 giáo sư và phó giáo sư, 70 tiến sĩ, 162 thạc sỹ, 1 nhà giáo nhân
dân, 28 nhà giáo ưu tú.
Hiện tại nhà trường có 8 khoa, 2 trung tâm và 1 bộ môn trực thuộc YỚi
tổng số 44 bộ môn phục vụ đào tạo các ngành với hơn 8000 sinh viên đang học
tại 5 cơ sở trong cả nước, hơn 100 nghiên cứu sinh cùng hơn 3000 học viên cao
học.
1.1.1.

Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin - Thư

viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội.
Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm Thông tin - Thư viện Đại
học Kiến trúc Hà nội (Trung tâm TT-TV ĐHKTHN) gắn chặt với sự hình thành
và phát triển của Trường Đại học Kiến tĩúc Hà Nội.
+ Giai đoạn từ 1961 đến 1969
Trường ĐHKTHN chưa được thành lập mà chỉ là khoa Kiến trúc thuộc
Trường Đại học Xây dựng.
Năm 1969 theo Quyết định 181CP, Trường Đại học Kiến trúc được thành
lập. Thư viện là một tổ thuộc phòng Đào tạo, cơ sở vật chất nghèo nàn, vốn tài
liệu ít ỏi và chỉ có 3 cán bộ.
+ Giai đoạn từ năm 1971 đến 1980
Năm 1971, thư viện vẫn thuộc sự quản lý của phòng Đào tạo. Hoạt động
thư viện trong thời gian này cũng chưa có gì mới, cán bộ thư viện, cơ sở vật
chất và vốn tài liệu đều bị phân tán do ảnh hưởng của chiến tranh song đã bắt
đàu thể hiện vai trò trong việc phục vụ cán bộ giáo viên, sinh viên của trường.

4

3Choá luận tết
nạỉù&p.

+ Giai đoạn từ 1981 đến 2000
Mặc dù vẫn chịu sự quản lý của phòng Đào tạo song thư viện đã tổ chức
hoạt động một cách hợp lý, đưa hoạt động thư viện ngày càng khởi sắc, đã có
mối quan hệ mở với các thư viện khác, trang bị các thiết bị hiện đại như máy vi
tính, máy in, máy photocopy và một hệ thống phòng phục vụ rộng rãi, đội ngũ
cán bộ vững về chuyên môn. Các hoạt động của thư viện đã dàn dần khẳng định
vai trò không thể thiếu trong quá trình giáo dục đào tạo của Trường ĐHKTHN.
+ Từ năm 2001 đến nay
Năm 2001, Trung tâm TT-TV ĐHKTHN được thành lập theo quyết định
số 43/QĐ - BXD ngày 8/1/2001. Trung tâm TT-TV ĐHKTHN đã ra đời và bắt
đàu phát triển theo xu thế mới của thư viện các trường đại học. Trung tâm đã có
nhiều sự đổi mới từ cơ cấu tổ chức, phương thức hoạt động cũng như việc áp
dụng công nghệ thông tin vào thư viện..
Mặc dù mới được thành lập vài năm song Trung tâm đã phát triển từ nền
tảng có sẵn cộng với sự quan tâm đàu tư của Trường ĐHKT và Bộ Xây dựng,
Trung tâm TT-TV ĐHKTHN đã trở thành một trong những trung tâm thông tin
thư viện có bước phát triển mới của các trường đại học ngày nay.
1.1.2.

Chức năng, nhiệm vụ, đối tượng phục vụ, cơ cẩu tể chức và đội

ngũ cán bộ của Trung tâm TT-TVĐHKTHN.
+ Chức năng:
Cung cấp các thông tin, tư liệu, sách báo, tạp chí, băng hình, phim, ảnh,
tài liệu khác phục vụ việc giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học, thực hành

của cán bộ, giáo viên, sinh viên của trường.
+ Nhiêm vu:

5


3Choá luận tết
nạỉù&p.

Thu thập, xử lý, lưu trữ, quản lý sử dụng các tài liệu, tin tức hoạt động về
đào tạo, nghiên cứu khoa học, chuyển giao công nghệ... để phục vụ các nhiệm
vụ của Nhà trường.
Xây dựng, quản lý, tổ chức phát triển thông tin trên Website của Trường
đáp ứng nhu cầu khai thác thông tin trên mạng, hỗ trợ công tác đào tạo, nghiên
cứu, quản lý điều hành công việc của Trường.
Biên tập, trình bày chế bản, in ấn, phát hành Bản tin hoạt động khoa học
công nghệ và đào tạo của Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội.
Tham gia biên tập, trình bày chế bản, in ấn, phát hành, lập cơ sở dữ liệu
các tài liệu, ấn phẩm, giáo trình có nội dung tuyên truyền, chỉ đạo, thông tin
khoa học, chuyển giao công nghệ, nghiên cứu sáng tác theo yêu càu của Nhà
trường.
Xây dựng và thực hiện các dự án, đề tài về thông tin thư viện, cơ sở dữ
liệu, các đề án về đào tạo, nghiên cứu, phát triển khoa học công nghệ do Nhà
trường giao.
Phát triển mối quan hệ hợp tác, trao đổi với các trường, các cơ sở nghiên
cứu trong và ngoài nước về công tác thông tin - tư liệu, thư viện để phục vụ các
nhiệm vụ của Nhà trường.
Quản lý cán bộ, viên chức, người lao động hợp đồng thuộc Trung tâm
theo phân cấp của Hiệu trưởng: Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị, vật tư
được Nhà trường giao để thực hiện nhiệm vụ được giao.

Chủ tri hoặc phối hợp, tham gia với các đơn vị liên quan để thực hiện các
nhiệm vụ khác theo sự phân công của Hiệu trưởng.
+ Đối tươngphuc vu:
Là tất cả các sinh viên của các khoá trong hệ đào tạo từ sinh viên năm
thứ nhất đến năm cuối cùng với nhu càu tin rất đa dạng và phong phú. Ngoài ra,

6


3Choá luận tết
nạỉù&p.

thư viện còn phục vụ cán bộ giảng dạy, cán bộ nghiên cứu, nghiên cứu sinh và
các đối tượng là cán bộ quản lý cùng nhân viên của trường.
+ Cơ cẩu tổ chức và đôi ngũ cán bô:

Để phù hợp với chức năng, nhiệm vụ được giao của Trung tâm, cơ cấu
Trung tâm được tổ chức thành 4 bộ phận YỚi chức năng tương ứng với nhiệm
vụ cụ thể như sau:
-

Bộ phận Chuyên môn nghiệp vụ: có nhiệm vụ sưu tầm, bổ sung, phân
loại, biên dịch, biên mục các tài liệu chuyên ngành: Xây dựng, Kiến trúc,
Quy hoạch, Kỹ thuật hạ tầng và Môi trường đô thị... trong và ngoài
nước.

-

Bộ phận Phục vụ - tra cứu: có nhiệm vụ tổ chức, quản lý, sắp xếp, tuyên
truyền, phổ biến, phục vụ đọc, mượn tài liệu cho cán bộ và sinh viên

trong Trường.

-

Bộ phận Thông tin - tư liệu và Biên tập - xuất bản: có nhiệm vụ xây
dựng, phát triển nguồn khai thác thông tin. Tổ chức, quản lý, xử lý, biên
tập, chế bản, phổ biến thông tin, xây dựng đề án phát triển thông tin xuất bản, quản trị Website, hệ thống mạng và thiết bị thông tin tư liệu,
dàn trang, quản lý ấn phẩm theo luật xuất bản.

-

Bộ phận Quản trị mạng và thiết bị: có nhiệm vụ quản trị mạng, xây
dựng, tư vấn đề án phát triển mạng và an ninh mạng của Trường và
Trung tâm, theo dõi, quản lý, hướng dẫn sử dụng các thiết bị của Trung
tâm được trang bị, lập kế hoạch, bảo dưỡng, bảo trì, tu sửa các thiết bị bị
hư hỏng thuộc Trung tâm quản lý.

7


Sơ đồ Cơ Cấu tổ chức:
Ban giỏm DDc

- Đội ngũ cán bộ:
tổng số 20 người trong đó
có 1 tiến

sĩ,

3

thạc sỹ,

2

cán bộ đang học cao học,
còn lại đều có trình độ đại
học.
1.2. Quá trình áp
dụng công nghệ thông
tín ở Trung tâm
Thông tin
-

Thư viện Trường
Đại học Kiến trúc
Hà Nội.


1.2.1. Lợi ích của
công nghệ thông tín vào
công tác thông íỉn - thư
viện.
Hiện nay nhân loại
đang chứng kiến cuộc
cách mạng khoa học công
nghệ làn thứ 3 - cách
mạng thông tin. Khác với
cuộc cách mạng khoa học
công nghệ trước đây chủ

yếu tập trung vào năng
lượng và vật chất, cuộc
cách mạng thông tin đem
đến sự hiểu biết về thời
gian, không gian, khoảng
cách và tri thức. Cuộc
cách mạng này dẫn tới sự
hình thành một xã hội
thông tin toàn càu, đó là
một xã hội dựa trên nền
tảng thông tin như một
quyền lực phát triển cơ
bản.


Việc áp dụng máy tính và công nghệ thông tin đã trở thành một động lực
thúc đẩy sự phát triển của toàn hệ thống thông tin - thư viện. Việc kết nối giữa
các mạng lưới giúp chia sẻ nguồn lực thông tin, giúp người dùng tin có thể tiếp
cận trực tiếp đến nguồn tài liệu có trên mạng... Đó là những ưu việt rất lớn khi
chúng ta sử dụng công nghệ hiện đại trong hoạt động thông tin - thư viện.
Công nghệ thông tin đã và đang phát triển nhanh chóng, đa dạng, tiến
hoá không ngừng và được sử dụng như một công cụ và phương tiện kỹ thuật
hiện đại, nhằm thực hiện các quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý truyền dẫn và
khai thác để sử dụng thông tin với hiệu quả cao nhất, phục vụ cho sự phát triển
của đất nước.
Trước kia nhiệm vụ của cán bộ thông tin - thư viện có thể khái quát là:
thu thập, giữ gìn và bảo quản tài liệu, phân loại và sắp xếp theo một trật tự phù
hợp để có thể dễ dàng tìm kiếm được; đồng thời có thể làm thư mục để dễ dàng
phục vụ bạn đọc một cách tốt nhất.
Ngày nay khi áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động thư viện đã ảnh

hưởng rất nhiều đến nhiệm vụ của cán bộ thư viện. Các hoạt động của họ trở
nên đa dạng hơn, thích nghi với sự phát triển của công nghệ tin học.
Công việc của họ là cung cấp các thông tin mới nhất có chất lượng - phù
hợp với nhu cầu của người dùng tin. Đồng thời làm thay đổi phương thức thu
thập tài liệu, phương thức phục vụ bạn đọc, ngoài ra còn tạo ra các hoạt động
dịch vụ thông tin, các sản phẩm thông tin có giá trị đáp ứng nhu càu ngày càng
tăng của cán bộ giảng dạy và sinh viên trong trường đại học. Hiệu quả của việc
ứng dụng công nghệ thông tin chính là tốc độ, sự nhất quán, tính chính xác và
sự ổn định, điều này đã đáp ứng được nhu càu quản lý, tra cứu thông tin với
những đòi hỏi nhanh chóng, chính xác.


Trong công tác quản lý kho tài liệu: vốn tài liệu trong kho tăng lên nhanh
chóng với sự đa dạng về ngôn ngữ, hình thức và phong phú về nội dung thì việc
quản lý kho tài liệu trở nên cực kỳ khó khăn đối với mỗi thư viện. Khi áp dụng
công nghệ thông tin thì thông tin ngoài việc được lưu giữ trên các vật mang tin
truyền thống trước kia còn có thể được lưu giữ trên rất nhiều vật mang tin hiện
đại như: CD - ROM, các cơ sở dữ liệu, các trang web trên mạng... Nhờ vậy, áp
dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý kho không chỉ giải quyết được
vấn đề quản lý, lưu trữ tài liệu mà còn thoả mãn nhu càu tìm kiếm thông tin một
cách nhanh chóng.
Đây là một công tác rất quan trọng, nó ảnh hưởng đến chất lượng phục
vụ của thư viện. Sự gia tăng nhanh chóng số lượng tài liệu làm cho công tác này
trở nên rất khó khăn bởi không thể bổ sung một cách bừa bãi mà phải làm theo
những quy định về loại hình tài liệu phù hợp với tính chất, đặc điểm của thư
viện, khiến cho cán bộ thư viện rất khó khăn khi làm việc.
Việc áp dụng công nghệ thông tin sẽ giúp kiểm soát dễ dàng việc đặt mua
tài liệu thông qua các đĩa CD giới thiệu sách mới của các nhà xuất bản, hoặc
qua các cơ sở dữ liệu tra cứu trực tuyến và đặt mua thông qua mạng máy tính
với các nhà cung cấp. Nó còn giúp cán bộ bổ sung nắm rõ tình hình tư liệu hiện

có và mới nhập một cách nhanh chóng để tránh bổ sung trùng lặp, kiểm soát
được từng nguồn tài liệu cũng như có được những báo cáo chính xác về tình
hình tài chính.
Trong công tác xử lý tài liệu: Công tác xử lý tài liệu là một khâu quan
trọng trong hoạt động thông tin thư viện, nó ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng
phục vụ bạn đọc. Công tác xử lý tài liệu gồm: mô tả, phân loại, xây dựng các cơ
sở dữ liệu. Việc áp dụng những công nghệ thông tin sẽ đem lại nhiều lợi ích cho
công tác xử lý và khắc phục được những nhược điểm khi xử lý bằng phương


pháp thủ công như: làm giảm thời gian, công sức cho cán bộ xử lý, tránh được
những sai sót không đáng có. Những thông tin tài liệu qua xử lý bằng ứng dụng
tin học sẽ được quản lý theo hệ thống cơ sở dữ liệu thống nhất và được máy
tính đảm nhiệm, nhờ đó mà việc cập nhật hay sửa đổi dữ liệu có thể được tiến
hành thuận tiện và nhanh chóng.
Trước những ưu điểm của việc ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt
động thư viện cũng như do nhu càu quản lý tài liệu và tra cứu thông tin ngày
càng đỏi hỏi phải nhanh chóng, đày đủ, chính xác của bạn đọc, Trung tâm TTTV ĐHKTHN đã tiến hành xây dựng một dự án ứng dụng công nghệ thông tin
vào hoạt động của mình nhằm tổ chức phục vụ bạn đọc khai thác sử dụng hiệu
quả Yốn tư liệu phong phú của thư viện. Một trong những phàn quan trọng của
dự án là lựa chọn và áp dụng một phần mềm quản tri thư viện tích hợp phù hợp
với các tiêu chuẩn nghiệp vụ thư viện và chuẩn tin học tiên tiến hiện nay. Và
Trung tâm TT-TV ĐHKTHN đã lựa chọn phàn mềm tích hợp quản trị thư viện
điện tử Libol- phiên bản 5.0 cho hoạt động của mình.
1.2.2. Cơ sở hạ tầng thông tín của Trung tăm TT-TVĐHKTHN.
Trung tâm TT-TVĐHKTHN gồm 3 tàng 4-5-6 của khu nhà 9 tầng với
đày đủ các trang thiết bị hiện đại để phục vụ cho bạn đọc.
-

Phòng mượn giáo trình (tầng 4): phục vụ cán bộ, giáo viên và sinh viên

trong trường mượn tài liệu và sách thuộc các ngành nhà trường đang đào
tạo.
Kho Giáo trình có hơn 98.000 bản sách gồm các loại tài liệu của các

ngành đào tạo: kiến trúc, xây dựng, quy hoạch và kỹ thuật hạ tàng đô thị cùng
các loại tài liệu hữu ích cho sinh viên các ngành đào tạo trong trường.
- Phòng đọc sinh viên (tàng 4):


Phục vụ sinh viên đến đọc báo, sách giáo trình và tài
liệu tham khảo.


3Choá luận tết
nạỉù&p.

Phòng đọc có 19.850 sách giáo trình và tài liệu tham khảo. Ngoài ra còn
có các loại báo, tạp chí theo ngày, theo tuần, theo tháng phục vụ cho mọi đối
tượng bạn đọc.
-

Phòng đọc tạp chí (tầng 5):
Phục vụ sinh viên trong trường đến đọc tại chỗ các loại tạp chí, tài liệu,
sách chuyên ngành kiến trúc, xây dựng, kỹ thuật đô thị và môi trường.
Kho tạp chí có 6537 cuốn với các loại báo gồm cả tạp chí trong nước và
của nước ngoài bằng nhiều thứ tiếng: Nga, Anh, Pháp... Sinh viên có thể tìm
được ở đây các loại tài liệu quý, các tạp chí về kiến trúc, quy hoạch, nghệ thuật
trang trí... nổi tiếng trên thế giới.

-

Phòng đọc giáo viên (tầng 6):
Phục vụ giáo viên, cán bộ, học viên cao học, nghiên cứu sinh đến đọc và
tham khảo tài liệu tại chỗ.
Sách chuyên ngành có số lượng 4951 cuốn, bao gồm 2065 tên sách viết
bằng nhiều thứ tiếng: Anh, Đức, Pháp, Nga...
Các loại tài liệu: nghiên cứu lý luận, sách về từng loại công trình, giới
thiệu về kiến trúc sư cùng những công trình tiêu biểu, cẩm nang xây dựng, từ
điển chuyên ngành, tài liệu tiêu chuẩn... dưới dạng báo, tạp chí, sách ngoại văn.
ở đây còn có luận văn đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường, bao gồm: 248
luận văn thạc sỹ, 30 biểu ghi cơ sở dữ liệu báo, tạp chí ... Ngoài ra, độc giả còn
có thể tra cứu thông tin, tìm và in tài liệu trên mạng.
Đặc biệt,Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà
Nội còn xây dựng được một cơ sở dữ liệu đồ án của sinh viên từ năm thứ nhất
đến năm cuối của các khoa trong hệ đào tạo của Trường. Cơ sở dữ liệu này có
hơn 100 đồ án tốt nghiệp xuất sắc. Đây là nguồn thông tin quan trọng cho sinh

1
4


3Cht)á luận tết
nạỉù&p.

viên tham khảo và nghiên cứu, phục vụ quá trình học tập được thuận lợi vì đây
là cơ sở dữ liệu toàn văn có cả hình ảnh của đồ án.

1
5

3Choá luận tết
nạỉù&p.

Ngoài nguồn vốn tài liệu phong phú, Trung tâm TT-TV ĐHKTHN còn
được đàu tư trang bị một hệ thống máy tính và các thiết bị phụ trợ hiện đại để
phục vụ các cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường. Cụ thể là:
Máy chủ: 3 chiếc của dự án mức A, và hiện đang có kế hoạch bổ sung
thêm theo mức B của dự án.
Máy trạm: tổng số 80 máy, trong đó có 60 máy phục vụ giáo viên, sinh
viên tra cứu, 5 máy thuộc phòng Tư liệu. Ngoài ra Trung tâm còn có 3 máy tính
xách tay.
Các thiết bị phụ trợ được trang bị có: máy in, máy phôtôcopy, máy scan,
máy chụp ảnh kỹ thuật số...
Trung tâm cũng đã tiến hành nối mạng nội bộ LAN, mạng Intranet và
mạng Internet để khai thác thông tin.
Sơ đồ mạng LAN của Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học
Kiến trúc Hà Nội:
Mỏy chũ

Tũng 6: p. Giỏm DDc
p. Thiũt lũp cũ SŨ dũ
liũu
p. DDc giỏo viờn

TDng 5 p. Phú
Gỉỏm Dũc p. DDc
bỏo, tũp chớ p. Thụng
tin tũ liũu

TDng 4 p. DDc giỏo
trỡnh và sỏch tham
khũo p. MDDn gỉỏo
trỡnh

1
6


Với một nguồn lực thông tin phong phú cùng các thiết bị kỹ thuật hiện
đại như trên, Trung tâm đã góp phàn quan trọng vào quá trình giáo dục, đào tạo
của Nhà trường. Bên cạnh những thông tin thiết thực, phù hợp với chương trình
đào tạo của Nhà trường, Trung tâm còn có chính sách bổ sung, phát triển những
nguồn tài liệu nâng cao, giúp sinh viên bổ sung thêm kiến thức trong quá trình
nghiên cứu và học tập.
Chương 2: Thực trạng ứng dụng phàn mềm tích hợp quản trị thư viện
Libol tại Trung tâm Thông tin - Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội.
2.1.

Phần mềm quản trị thư viện tích họp và phần mềm Lỉbol.
Đe mở rộng ứng dụng tin học trong các chức năng quản lý khác nhau của

thư viện như: theo dõi, bổ sung tài liệu, tổ chức biên mục tự động, cung cấp khả
năng tra cứu tại chỗ hay từ xa cho bạn đọc, quản lý việc mượn tài liệu, trao đổi
thông tin thư mục với các hệ thống khác... người ta phải xây dựng các phàn
mềm có khả năng thực hiện các chức năng trên, gọi là phàn mềm tích hợp quản
trị thư viện.
Định nghĩa:
Phàn mềm tích hợp quản trị thư viện là một cụm các chương trình được
viết để giải quyết các công đoạn khác nhau trong thư viện, được tổ chức theo

kiểu modul, mỗi modul nhằm giải quyết một nhóm các thao tác, giữa các modul
có quan hệ mật thiết với nhau, kết quả của modul này coi là đàu vào của modul
kia.
Giới thiệu phần mềm tích họp quản trị thư viện Lỉbol.
Libol (Library Online) là bộ phần mềm giải pháp thư viện điện tử - thư
viện số được Tinh Vân phát triển từ năm 1997. Sau nhiều năm nghiên cứu, triển
khai cùng YỚi những thành công nhất định, hiện Libol được đánh giá là giải


pháp thư viện điện tử hiện đại và phù hợp nhất với Việt Nam. Sự có mặt của
Libol trong những năm qua đã góp phàn tạo ra thay đổi tích cực trong


3Choá luận tết nạỉù&p.

hoạt động của ngành Thông tin - Thư viện Việt Nam, biến khái niệm thư viện
điện tử trở thành thực tiễn thuyết phục. Nguồn tài nguyên đồ sộ của các thư viện
đang dàn được số hoá và bước đàu được liên kết trực tuyến với nhau. Libol đã
giúp thư viện không còn là một kho tri thức riêng biệt nữa mà đã trở thành cổng
vào trí thức kho tàng chung của nhân loại. Thực tiễn triển khai Libol tới các thư
viện công cộng, thư viện các trường đại học của cả nước là minh chứng rõ ràng
nhất về những đóng góp tích cực của Libol cho xã hội. Nhiều năm liền Libol
nhận được cúp vàng. Libol tiếp tục nhận được giải thưởng Sao Khuê 2005 cho
phần mềm giáo dục xuất sắc nhất.
Hiện nay Libol có các phiên bản 5.0, 5.5, 6.0 với các tính năng ngày càng
được cải tiến. Trung tâm TT-TVĐHKTHN đang áp dụng Libol 5.0.
Các tỉnh năm nổi bât:
Phàn mềm Thư viện điện tử - Thư viện số Libol có đày đủ các tính năng
càn thiết để một thư viện có thể hội nhập với hệ thống thư viện quốc gia và quốc
tế.

Hỗ trợ chuẩn biên mục MARC 21, AARC2, ISBD.
Hỗ trợ các khung phân loại thông dụng như DDC, BBK, NLM, LOC,
UDC, subject headings.
Nhập/xuất dữ liệu theo chuẩn ISO 2790
Liên kết với các thư viện và tài nguyên thông tin trực tuyến trên Internet
qua giao thức Z39.50 và OAI-PMH
Mượn liên thư viện theo giao thức ISO 10161 Tích hợp với
các thiết bị mã vạch, thẻ từ và RFID Tích hợp với các thiết bị
mượn trả tự động theo chuẩn SIP2 Hỗ trợ đa ngữ Unicode với
dữ liệu và giao diện làm việc Hỗ trợ các bảng mã tiếng Việt

1
9


3Choá luận tết nạỉù&p.

như TCVN, VNI, TCVN 6909 Công cụ xây dựng, quản lý và
khai thác kho tài nguyên số
Xuất bản các cơ sở dữ liệu hoặc thư mục trên đĩa CD
Tìm kiếm toàn văn
Khả năng tuỳ biến cao
Bảo mật và phân quyền chặt chẽ
Thống kê tra cứu đa dạng, chi tiết và trực quan phục vụ mọi nhóm đối
tượng
Vận hành hiệu quả trên những cơ sở dữ liệu lớn nhiều triệu bản ghi Hỗ
trợ hệ quản trị cơ sở dữ liệu Oracle hoặc Microsoft SQL Server Khai thác trao
đổi thông tin qua Web, thư điện tử, GPRS (điện thoại di động) và thiết bị hỗ trợ
người khiếm thị.
Tương thích với cả mô hình kho đóng và kho mở Hỗ trợ hệ thống thư

viện nhiều kho, điểm lưu thông Các phân hê:
Phàn mềm tích hợp quản trị thư viện Libol có các phân hệ sau đây:
+ Phân hệ tra cứu trực tuyến OPAC:
Là cổng thông tin chung cho mọi đối tượng để khai thác tài nguyên và
dịch vụ thư viện theo cách riêng phù hợp với nhu cầu của từng cá nhân.
Là môi trường giao tiếp và trao đổi thông tin giữa bạn đọc với nhau, giữa
bạn đọc và thư viện, giữa bạn đọc với các thư viện khác.
+ Phân hệ bổ sung:
Quy trình quản lý ấn phẩm chặt chẽ và xuyên suốt kể từ lúc phát sinh nhu
càu bổ sung, đặt mua, kiểm nhận, gắn số đăng ký cá biệt, xếp giá tới lưu kho và
đưa ra khai thác.
+ Phân hệ biên mục:

2
0


3Choá luận tết nạỉù&p.

Công cụ mạnh, thuận tiện và mềm dẻo giúp biên mục mọi dạng tài
nguyên thư viện theo các tiêu chuẩn thư mục quốc tế; giúp trao đổi dữ liệu
biên mục YỚi các thư viện trên mạng Internet và giúp xuất bản các ấn phẩm thư
mục phong phú và đa dạng.
+ Phân hệ ấn phẩm định kỳ:
Tự động hoá và tối ưu hoá các nghiệp vụ quản lý đặc thù cho mọi dạng ấn
phẩm định kỳ (báo, tạp chí...) như bổ sung, theo dõi, đăng ký, đóng tập và khiếu
nại.
+ Phân hệ bạn đọc:
Quản lý thông tin cá nhân và phân loại bạn đọc giúp thư viện áp dụng
được những chính sách phù hợp với mỗi nhóm bạn đọc và tiến hành các xử lý

nghiệp vụ theo lô hoặc theo từng cá nhân.
+ Phân hệ mượn trả:
Tự động ho á những thao tác thủ công lặp đi lặp lại trong quá trình mượn
trả và tự động tính toán, áp dụng mọi chính sách lưu thông do thư viện thiết đặt.
+ Phân hệ mượn liên thư viện (ILL):
Quản lý những giao dịch trao đổi tư liệu với các thư viện khác theo chuẩn
quốc tế dưới các vai trò là thư viện cho mượn và thư viện yêu càu mượn.
+ Phân hệ phát hành:
Theo dõi và xử lý các yêu cầu đặt mua tài liệu điện tử qua mạng.
+ Phân hệ ấn phẩm điện tử:
Quản lý việc lưu trữ, xử lý, khai thác mọi định dạng tư liệu số hoá trên
nền tảng của một hệ quản trị nội dung (CMS) mạnh.
+ Phân hệ quản lý:
Quản lý, phân quyền người dùng và theo dõi toàn bộ hoạt động của hệ
thống.

2
1


3Choá luận tết nạỉù&p.

2.2.

Các phân hệ của phần mềm tích hợp quản trị thư viện Lỉbol

đươc Trung tâm Thông tin - Thư viên Trường Đaỉ hoc Kiến trúc Hà
Nôi
•

s

o

•

9

•

•

•

áp dụng.
Năm 2002, Bộ Giáo dục và Đào tạo đã tranh thủ được nguồn đàu tư của
Ngân hàng thế giới cho một dự án là: “Đầu tư hỗ trợ giáo dục đại học”, trong đó
10 trường đại học trong cả nước sẽ nhận được trọn nguồn kinh phí cho việc
nâng cấp thư viện. Trường Đại học Kiến trúc là 1 trong 10 trường đó.
Một trong những nội dung của dự án “Đầu tư hỗ trợ giáo dục” là “Lựa
chọn mua và cài đặt phần mềm cho một giải pháp thư viện điện tử, nhằm nâng
cao chất lượng và hiệu quả phục vụ của thư viện... nhằm tạo môi trường thuận
lợi cho việc trao đổi, liên kết, khai thác, sử dụng nguồn lực thông tin của nhau”.
Sau một thời gian tìm kiếm và thử nghiệm, Trường Đại học Kiến trúc Hà
Nội đã lựa chọn sử dụng phàn mềm tích hợp quản trị thư viện Libol 5.0. Đây là
phàn mềm thư viện được thiết kế theo hai nguyên tắc chủ đạo là mở và tích hợp.

về mặt công nghệ nó tích hợp các phân hệ nghiệp vụ trong một giao diện thống
nhất và khai thác một cơ sở dữ liệu chung, đồng thời có thể liên kết với những
phần mềm khác hoặc bổ sung thêm tính năng, giao diện, cấu trúc dữ liệu mới.

về mặt nghiệp vụ, Libol áp dụng các chuẩn quốc tế, tuy nhiên vẫn cho phép tạo
thêm các tính năng đặc thù cho thư viện dựa trên cơ sở nghiên cứu thực tiễn và
xu thế phát triển thư viện ở Việt Nam.
Phàn mềm tích hợp thư viện điện tử Libol có 10 phân hệ (modul), trong
đó Trung tâm TT-TVĐHKTHN đã chọn mua và sử dụng 7 phân hệ. Cụ thể các
phân hệ đó là:
2,2.1.

Phân hê bồ sung:

2
2


3Choá luận tết nạỉù&p.

Phân hệ bổ sung giúp thư viện có thể quản lý công tác bổ sung hiệu quả.
Qua phân hệ này, thư viện có thể lập đơn đặt hàng, lên danh sách các ấn phẩm
đặt mua (có trật tự ưu tiên), lựa chọn nhà phát hành dựa trên những thống kê về
các lần giao dịch diễn ra trước đó, đồng thời theo dối thời gian giao hàng và lập
thư khiếu nại nếu việc bàn giao diễn ra chậm trễ hoặc không đày đủ. Đồng thời
phân hệ còn cho phép quản lý việc bổ sung từ các nguồn khác như trao đổi, tặng
phẩm.
Khả năng in mã vạch cho từng chỉ số cá biệt theo lô cho phép tự động hoá
các quy tắc nghiệp vụ, sử dụng chỉ số này trong phân hệ và trong các phân hệ
khác.
Phân hệ cung cấp khả năng cung cấp ngân sách bổ sung theo các quỹ với
khả năng cân đối dự chi, thực chi, bổ sung ngân sách quỹ, phân bó khoản chi
theo từng hợp đồng, khả năng quy đổi tỷ giá tại thời điểm thanh toán giữa các

đơn vị tiền tệ khác nhau. Phân hệ có khả năng in ra báo cáo kế toán tình trạng
quỹ tại thời điểm bất kỳ và cho khoảng thời gian bất kỳ.
Phân hệ bổ sung còn giúp tiến hành việc quản lý và kiểm kê kho sách dễ
dàng hơn với các tính năng xác định ấn phẩm thất lạc hoặc ấn phẩm xếp nhàm
vị trí cũng như ghi lại số lượng và tên đàu ấn phẩm bị mất, thanh lý, huỷ...
Phân hệ bổ sung cung cấp khả năng tạo các khuôn dạng nhãn khác nhau
và cho phép in các nhãn sách theo khuôn dạng thiết kế. Ngoài tính năng in nhãn
sách, phân hệ bổ sung còn cho phép người dùng in mã vạch cho sách.
Các tính năng thống kê, phân loại dưới dạng biểu bảng và đồ thị cho phép
đưa ra các báo cáo định kỳ về công tác bổ sung như báo cáo hàng ngày, hàng
tháng, hàng năm cũng như đồ thị phân bố ấn phẩm theo chủng loại, chủ đề,
kho...
Sau đây chúng ta tìm hiểu chi tiết từng chức năng trong phân hệ này:

2
3


3Choá luận tết nạỉù&p.

Họp đồng:
Đối với bất kỳ thư viện nào, việc đặt mua các ấn phẩm cho thư viện luôn
là một trong những vấn đề được nhiều thư viện quan tâm. Đối với vấn đề này,
chương trình đã hỗ trợ cho người dùng nhanh chóng tạo ra các bản hợp đồng với
những đặc trưng riêng cho ngành thư viện cũng như việc quản lý nó trong phân
hệ Bổ sung.
Chức năng Hợp đồng có 6 phàn là: Xử lý yêu càu đặt mua, Tạo đơn đặt
ấn phẩm đơn bản, Nhà phát hành, Tạo đơn đặt ấn phẩm định kỳ và Xử lý đơn
đặt.
A, Xử lý yêu cầu đặt mua.

Để bắt đàu quá trình đặt mua sách cho thư viện, người dùng trước hết
phải lên danh sách những ấn phẩm càn mua. Công đoạn này gọi là tạo yêu càu
đặt mua.
Sau khi tạo yêu cầu đặt mua, ấn phẩm được đưa vào một danh sách chờ
duyệt.
B, Tạo đơn đặt ấn phẩm
Libol 5.0 cung cấp cho người dùng 2 chức năng tạo đơn mua sách (hợp
đồng) khác nhau. Đó là hợp đồng mua sách cho ấn phẩm đơn bản và ấn phẩm
định kỳ. Việc lập đơn đặt cho 2 tài liệu này cũng tương tự như nhau, tức là trước
khi tạo đơn mua hàng, người dùng phải tạo yêu càu mua và duyệt ấn phẩm định
mua. Nhưng đặc trưng của ấn phẩm định kỳ là đối tượng mua được phát hành
định kỳ (ví dụ: các tờ báo, tạp chí...). Do đó hợp đồng mua những đối tượng đó
có tính chất lặp lại theo định kỳ thời gian. Để giải quyết vấn đề này, Libol 5.0
cung cấp cho người dùng chức năng gia hạn hợp đồng. Với tính năng này hợp
đồng được tạo mới có thể chính là hợp đồng gia hạn thêm của một hợp đồng đã
hết thời gian thực hiện, c, Nhà phát hành.

2
4


3Choá luận tết nạỉù&p.

Với phàn này, người dùng có thể nhập mới tên nhà phát hành hoặc lựa
chọn nhà phát hành dựa trên danh sách có sẵn được cập nhật thông tin trong thư
viện. Thông tin về nhà phát hành gồm: tên, địa chỉ, điện thoại, fax, email và cả
những quy định, định mức về việc phát hành, vận chuyển ấn phẩm. Nhờ vậy thư
viện có thể lựa chọn nhà phát hành tốt nhất phù hợp với yêu càu của thư viện
mình.
D, Mau đơn đặt hàng.

Libol 5.0 cung cấp cho người dùng chức năng lập mẫu đơn đặt hàng
nhằm giúp cho người dùng tự tạo những mẫu đom đặt hàng mang những thông
tin khác nhau phù hợp với từng đối tượng đặt mua.
E, Xử lý đơn đặt.
Trong xử lý đơn đặt người dùng có thể duyệt nối tiếp đơn đặt, gửi đơn đặt
mua sách tới nhà cung cấp, kiểm kê ấn phẩm hoặc khiếu nại khi tiến trình thực
hiện hợp đồng có sai sót.
Cả 6 phàn trên của chức năng Hợp đồng đều được Trung tâm Thông tin
-

Thư viện Trường Đại học Kiến trúc Hà Nội thực hiện bằng thủ công.
Nguyên nhân là do việc bổ sung tài liệu của Trung tâm TT - TV
ĐHKTHN không được tiến hành theo đợt mà do nhu càu của các cán bộ,
giảng viên của từng khoa đưa lên, Trung tâm sẽ tập hợp lại và tiến hành
bổ sung.
Bổ sung:
Trong quá trình khai thác và lưu trữ các ấn phẩm của thư viện, nếu YÌ

một lý do nào đó mà các ấn phẩm bị thất thoát hoặc được cập nhật thêm vào thư
viện thì ấn phẩm đó cần phải được cập nhật lại các thông tin về sự thay đổi của
ấn phẩm. Với chức năng Bổ sung người dùng có thể thực hiện điều đó một cách
dễ dàng.

2
5