Tiểu luận Hoàn thiện công tác phân tích công việc của một công ty QTNL

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SÀI GÒN
TIỂU LUẬN NHÓM 7

ĐỀ TÀI:

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO CÁC VỊ TRÍ TRONG
CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ LƯU TRỮ ABC
VÀ ĐỀ XUẤT CÁC MẪU PHỎNG VẤN THU THẬP
THÔNG TIN

LỚP: QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC
Tháng 8 - Năm 2019


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU ............................................................................................................. 2
Chương 1 : TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VÀ CÁC VỊ TRÍ ........................ 3
1.1 Tổng quan về công ty............................................................................................... 3
1.2 Các vị trí được lựa chọn để phân tích công việc ..................................................... 3

Chương 2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO CÁC VỊ TRÍ ........................... 4
2.1 Nhân viên nhân sự ................................................................................................... 4
2.2 Nhân viên kế toán .................................................................................................... 6
2.3 Nhân viên kinh doanh .............................................................................................. 8
2.4 Nhân viên chỉnh lý tài liệu lưu trữ ......................................................................... 10
2.5 Nhân viên hành chính ............................................................................................ 12

Chương 3 CÁC MẪU PHỎNG VẤN THU THẬP THÔNG TIN............... 15
3.1 Nhân viên nhân sự ................................................................................................. 15
3.2 Nhân viên kế toán .................................................................................................. 18
3.3 Nhân viên kinh doanh ............................................................................................ 19

3.4 Nhân viên chỉnh lý tài liệu lưu trữ ......................................................................... 21
3.5 Nhân viên hành chính ............................................................................................ 24

KẾT LUẬN....................................................................................................... 26
TÀI LIỆU THAM KHẢO............................................................................... 27

1


MỞ ĐẦU
1. LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:
Phân tích công việc là chìa khóa, là nội dung có ý nghĩa sống còn của bất cứ một
hệ thống quản trị nguồn nhân lực hiện đại nào
Phân tích công việc là cơ sở cho hầu hết hoạt động quản trị nguồn nhân lực
Phân tích công việc, nhà quản trị sẽ tạo ra sự phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận cơ
cấu trong doanh nghiệp; đánh giá được chính xác yêu cầu của các công việc đó, do đó,
có thể trả lương, kích thích họ kịp thời, chính xác
2. MỤC ĐÍCH NGHIÊN CỨU:
Thu thập các thông tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc, như các hành
động nào cần được tiến hành thực hiện, thực hiện như thế nào và tại sao; các loại máy
móc trang bị, dụng cụ nào cần thiết khi thực hiện công việc, các mối quan hệ với cấp
trên và với đồng nghiệp trong thực hiện công việc.
3. ĐỐI TƯỢNG VÀ PHẠM VI NGHIÊN CỨU:
- Đối tượng nghiên cứu: 5 vị trí làm việc
- Phạm vi nghiên cứu: Công ty TNHH Dịch vụ lưu trữ ABC
4. PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU:
Phương pháp phân tích và tổng hợp
5. KẾT CẤU ĐỀ TÀI:
Đề tài gồm 3 chương và 12 mục

2


Chương 1 TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY VÀ CÁC VỊ TRÍ
1.1 Tổng quan về công ty
- Ngành nghề kinh doanh của Công ty TNHH Dịch vụ lưu trữ ABC bao gồm:
Chỉnh lý tài liệu (sắp xếp các văn bản giấy tờ của các cơ quan trong và ngoài
nước); Dịch vụ chỉnh lý tài liệu lưu trữ; Cung cấp vật tư, thiết bị lưu trữ, (Bìa, hộp, giá
sắt, văn phòng phẩm); Cung cấp phần mềm Văn thư, phần mềm Lưu trữ; Dịch vụ chỉnh
lý khoa học, bảo quản khử trùng và phục chế tài liệu lưu trữ.
- Cơ cấu tổ chức của Công ty:

BAN GIÁM
ĐỐC
PHÒNG CÔNG
NGHỆ LƯU
TRỮ

PHÒNG HÀNH
CHÍNH TỔNG HỢP

PHÒNG KINH
DOANH

PHÂN XƯỞNG
SẢN XUẤT
THIẾT BỊ

1.2 Các vị trí được lựa chọn để phân tích công việc
- Nhân viên nhân sự (phòng Hành chính – Tổng hợp)

- Nhân viên kế toán (phòng Hành chính – Tổng hợp)
- Nhân viên kinh doanh (phòng Kinh doanh)
- Nhân viên chỉnh lý tài liệu lưu trữ (phòng Công nghệ lưu trữ)
- Nhân viên hành chính (phòng Hành chính – Tổng hợp):

3


Chương 2 PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC CHO CÁC VỊ TRÍ
2.1 Nhân viên nhân sự
Bản mô tả công việc
1. Tên công việc: Nhân viên nhân sự
2. Mã số: 018
3. Khu vực TP.HCM
4. Cấp bậc: Nhân viên
5. Mức lương: 9 triệu
6. Nhiệm vụ, trách nhiệm:
- Quản lý toàn bộ hồ sơ, lý lịch của nhân viên trong công ty
- Quản lý công tác tuyển dụng công ty theo Thủ tục tuyển dụng
- Chuyển bảng đánh giá ứng viên cho phòng kế toán tính lương, lập bảng đánh giá ứng
viên khi thử việc.
- Quản lý công tác đào tạo của công ty: lập kế hoạch, chương trình đào tạo
- Thực hiện chấm công cho nhân viên
7. Quyền lợi:
- Định kỳ xét điều chỉnh lương theo hiệu quả công việc; các trường hợp có thành tích
xuất sắc nổi bật được điều chỉnh lương trước thời hạn.
- Được hưởng các đãi ngộ khác theo chính sách chung của Công ty.
- Được tham gia các chế độ BHXH, BHYT, BHTN.
- Môi trường làm việc năng động, đoàn kết, sáng tạo, chuyên nghiệp.
- Có cơ hội thăng tiến trong công việc.

Bản yêu cầu công việc
1. Cá nhân :
- Tuổi: 20 – 30 tuổi
- Giới tính: Nam/Nữ
- Sức khỏe tốt, chịu được áp lực công việc
- Nhiệt tình với công việc, có tinh thần trách nhiệm cao, trung thực, nhanh nhẹn, thật
thà.

4


2. Kiến thức:
- Trình độ tốt nghiệp đại học chính quy trở lên chuyên ngành Quản trị nhân sự, quản
trị văn phòng, Quản trị kinh doanh, Kinh tế lao động, Kinh tế và các ngành có liên quan
- Trình độ ngoại ngữ: Tiếng anh trình độ B trở lên, giao tiếp tốt
- Trình độ tin học: Thành thạo phần mềm office, phần mềm nhân sự.
3. Kinh nghiệm:
- Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm làm trong lĩnh vực nhân sự hành chính.
4. Kỹ năng :
- Kỹ năng phân tích công việc
- Kỹ năng xử lý tình huống, giải quyết vấn đề
- Kỹ năng làm việc nhóm, đàm phán thuyết phục
- Kỹ năng giao tiếp tốt.

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
THƯỚC ĐO

TÊN CÔNG VIỆC

CHỈ TIÊU

CẦN ĐẠT

I. TUYỂN DỤNG
Dưới 15%

1. Chi phí tuyển dụng so với tổng %
tiền lương
2. Thời gian trung bình để tuyển Thời gian

Dưới 2 tuần

dụng mỗi vị trí
3. Hiệu quả quảng cáo tuyến dụng

% CV nhận được so với so Trên 500%
với số lượng tuyển

4. Tỷ lệ các cuộc phỏng vấn được %

Trên 80%

thực hiện trên lượng CV
5. Tỷ lệ ứng viên đạt yêu cầu

% CV nộp đạt yêu cầu

Trên 70%

II. ĐÀO TẠO
1. Chi phí đào tạo so với tổng tiền %

Dưới 30%

lương

5


2. Tỷ lệ nhân viên được đào tạo trên %

Trên 30%

tổng số nhân sự
3. Số giờ đào tạo trên mỗi nhân viên Giờ

Trên 36 giờ

4. Chỉ số hài lòng của nhân viên sau %

Trên 90%

khi đào tạo
III. CÁC CHỈ TIÊU KHÁC
1. Tỷ lệ năng suất làm việc của
nguồn nhân lực
2. Mức độ trung thành của nhân % nhân viên cũ trên toàn Trên 70%
viên

bộ nhân viên

3. Hạn chế tỷ lệ thôi việc

Tỷ lệ % thôi việc

Thấp hơn 15%

2.2 Nhân viên kế toán
Bản mô tả công việc
1. Tên công việc: Nhân viên Kế toán
2. Mã số: 010
3. Khu vực: Khu vực TP.HCM và các tỉnh cả nước
4. Cấp bậc: Nhân viên
5. Mức lương: 7- 9 triệu
6. Nhiệm vụ, trách nhiệm
- Nắm vững nghiệp vụ kế toán, quy định về thuế, có khả năng tổng hợp và hướng dẫn
- Tiến hành thu thập, xử lý thông tin, số liệu kế toán, các chứng từ kế toán thông qua
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Kiểm tra đối chiếu số liệu chi tiết và tổng hợp với các đơn vị
- Lập báo cáo tài chính, báo cáo thuế theo từng tháng, quý, năm
- Tính lương cho công nhân viên và thực hiện các khoản trích theo lương
- Phân bổ các chi phí ngắn hạn, dài hạn, công cụ dụng cụ..
- Thống kê và tổng hợp số liệu kế toán khi có yêu cầu
- Lưu trữ dữ liệu kế toán theo quy định
7. Quyền lợi
- Được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, thân thiện
6


- Được hưởng BHXH, BHYT và hưởng các phúc lợi theo quy định của Công ty và theo
Luật Lao động

- Được đào tạo và hỗ trợ nghề nghiệp chuyên môn, có cơ hội thăng tiến
- Nếu đi dự án các tỉnh sẽ được hỗ trợ nhà ở, chi phí đi lại
- Làm việc theo giờ hành chính

Bản yêu cầu công việc
Tên công việc: Nhân viên kế toán
1. Cá nhân
- Tuổi: Từ 23 đến 35 tuổi
- Giới tính: Nam/Nữ
- Cẩn thận, trung thực, nhiệt tình, chịu dược áp lực công việc, có tinh thần trách nhiệm,
có đầu óc tổ chức, hợp tác tốt với đồng nghiệp, …
- Có định hướng làm việc lâu dài, nhanh nhẹn, chủ động
2. Kiến thức:
- Trình độ: Tốt nghiệp cao đẳng trở lên
- Chuyên ngành: Tài chính, kế toán, kiểm toán
- Trình độ ngoại ngữ: Tiếng anh bằng B trở lên
- Trình độ tin học: Thành thạo tin học văn phòng, phần mềm Misa
3. Kinh nghiệm:
- Có kinh nghiệm làm việc từ 2 năm trở lên ở vị trí tương đương
4. Kỹ năng:
- Có kỹ năng phân tích, quan sát tổng hợp
- Cần năng động và sáng tạo trong công việc
- Có kỹ năng giao tiếp, ứng xử chuyên nghiệp khéo léo

7


Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
TÊN CÔNG VIỆC

THƯỚC

CHỈ TIÊU CẦN

ĐO

ĐẠT

1. Lập báo cáo (thuế, tài chính, quản trị, số Thời gian

Không quá 03 ngày

liệu..)
2. Hoàn thành bảng tính tiền lương và phụ cấp Thời gian

Trước ngày 25 hàng
tháng

3. Nhập liệu và kiểm tra số liệu

%

4. Lập sổ sách kế toán, kết chuyển, quyết toán, Lần/tuần

Chính xác 100%
01 lần/ tuần

hạch toán
5. Cập nhật số dư tài khoản, công cụ dụng cụ,

Lần/tháng

01 lần/tháng

6. Quản lý dòng tiền thu, chi, công nợ

%

Chính xác 100%

7. Cập nhật số liệu trên hệ thống ERP

%

Chính xác 100%

tài sản cố định…

2.3 Nhân viên kinh doanh
Bản mô tả công việc
1. Tên công việc: Nhân viên kinh doanh
2. Mã số: 1003
3. Khu vực: Thành phố Hồ Chí Minh
4. Cấp bậc: Nhân viên
5. Lãnh đạo trực tiếp: Trưởng phòng kinh doanh
6. Mức lương: 7 – 10 triệu
7. Nhiệm vụ trách nhiệm:
- Giới thiệu, tư vấn và thuyết phục các đối tượng khách hàng sử dụng vật tư, thiết bị
lưu trữ (bìa hộp, giá sắt, văn phòng phẩm,…), các phần mềm văn thư, phần mềm lưu
trữ,.. của công ty

- Tìm kiếm, duy trì và phát triển mạng lưới khách hàng và đối tác tiềm năng (trực tiếp
hoặc gián tiếp)
- Giải quyết các vấn đề và phàn nàn của khách hàng để đảm bảo độ hài lòng, tin cậy
của khách
8


- Báo cáo lên các cấp quản lý về nhu cầu, vấn đề, mối quan tâm của khách hàng; hoạt
động của đối thủ cạnh tranh và tiềm năng trong việc phát triển kinh doanh sản phẩm,
dịch vụ.
8. Các điều kiện làm việc:
- Được làm việc trong môi trường năng động, chuyên nghiệp
- Sau 2 tháng thử việc được hưởng BHXH, BHYT, các phúc lợi theo quy định của công
ty và theo luật lao động.
- Được đào tạo và tích lũy kinh nghiệm về chăm sóc khách hàng, giải quyết những tình
huống trong kinh doanh.

Bản yêu cầu công việc
Tên công việc: Nhân viên kinh doanh
1. Cá nhân
-

Tuổi từ 22 đến 35 tuổi

-

Giới tính: nam/ nữ

-

Sức khỏe tốt chịu được áp lực công việc

-

Thành thạo các kĩ năng bán hàng, giao tiếp đàm phán tới nhiều đối tượng

-

Thành thạo các kĩ năng tổ chức công việc, quản lí thời gian

-

Cởi mở tiếp thu các góp ý phản hồi

2. Kiến thức
-

Trình độ: cao đẳng chính quy trở lên

-

Chuyên ngành: quản trị kinh doanh, marketing

-

Trình độ ngoại ngữ: tiếng anh bằng B trở lên

-

Trình độ tin học: Bằng A trở lên

3. Kinh nghiệm
-

Tối thiểu một năm kinh nghiệm trên lĩnh vực kinh doanh

4. Kỹ năng
-

Có kỹ năng giao tiếp tốt trong các hoạt động kinh doanh

-

Có kỹ năng lên kế hoạch và xây dựng nhóm để hình thành ý tưởng kinh doanh

-

Có kỹ năng phân tích tình hình kinh doanh, thị trường tiềm năng để tiếp cận đối
tượng và phát triển kinh doanh
9


Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
THƯỚC ĐO

TÊN CÔNG VIỆC

CHỈ TIÊU
CẦN ĐẠT

1. Số lượng hợp đồng trong 1 tháng

Số

hợp

đồng/nhân 1-2

viên
2. Tiếp nhận và xử lý thông tin khiếu nại % khiếu nại so với Trên 95%
của khách hàng.

tổng số khiếu nại

3. Thuộc và thành thạo các chỉ số về sản %

Trên 90%

phẩm, kỹ năng về tư vấn khách hàng.
4. Kết nối trực tiếp với khách hàng bằng Thời gian

Mỗi tuần

sale phone.
5. Đăng tin giới thiệu sản phẩm trên các % chi phí so với chi Dưới 20%
trang web,..

phí dự tính

6.Chăm sóc khách hàng cũ

%

Trên 90%

7. Thời gian chốt đơn hàng

Tuần

2 tuần

8. Thời gian trung bình của 1 hợp đồng

năm

1 năm

9. Giá trị trung bình của hợp đồng

VND

500.000.000

2.4 Nhân viên chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Bản mô tả công việc
1. Tên công việc: Nhân viên Chỉnh lý tài liệu lưu trữ
2. Mã số: 012
3. Khu vực: Khu vực TP.HCM và các tỉnh cả nước
4. Cấp bậc: Nhân viên
5. Mức lương: 8-12 triệu

6. Nhiệm vụ, trách nhiệm
- Phân loại, sắp xếp hồ sơ, tài liệu, giấy tờ cho các dự án của công ty thực hiện tại các
cơ quan nhà nước
- Thực hiện các quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ
10


- Bàn giao tài liệu, biên mục hồ sơ, vào bìa, hộp
- Công việc cụ thể được hướng dẫn trong quá trình thực hiện dự án.
- Chịu trách nhiệm về tài liệu chỉnh lý
7. Quyền lợi
- Được làm việc trong môi trường chuyên nghiệp, thân thiện
- Được hưởng BHXH, BHYT và hưởng các phúc lợi theo quy định của Công ty và theo
Luật Lao động
- Được đào tạo và hỗ trợ nghê nghiệp chuyên môn, có cơ hội thăng tiến
- Nếu đi dự án các tỉnh sẽ được hỗ trợ nhà ở, chi phí đi lại
- Làm việc theo giờ hành chính
Bản yêu cầu công việc
Tên công việc: Chuyên viên chỉnh lý tài liệu lưu trữ
1. Cá nhân:
- Tuổi: Từ 22 đến 35 tuổi
- Giới tính: Nam/Nữ
- Sức khỏe tốt, chịu được áp lực công việc
- Có khả năng đi dự án các tỉnh
- Có máy tính xách tay riêng
- Nhanh nhẹn, cẩn thận, tỉ mỉ
2. Kiến thức:
- Trình độ: Tốt nghiệp từ Cao đẳng chính quy trở lên
- Chuyên ngành: Văn thư và Lưu trữ, Hành chính học, Thư viện, Quản trị văn phòng
- Trình độ ngoại ngữ: Tiếng anh bằng B trở lên

- Trình độ tin học: Sử dụng thành thạo tin học văn phòng: Word, Excel
3. Kinh nghiệm:
- Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực lưu trữ, chỉnh lý tài liệu, hành
chính – văn thư
4. Kỹ năng:
- Có kỹ năng phân tích, tổng hợp, hệ thống hóa tài liệu
- Có khả năng làm việc độc lập và làm việc nhóm
- Có tinh thần làm việc trách nhiệm cao.
11


Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
THƯỚC ĐO

TÊN CÔNG VIỆC

CHỈ TIÊU
CẦN ĐẠT

1. Khảo sát tài liệu

% tài liệu so với tổng số tài Trên 70%
liệu

2. Chất lượng tài liệu sau chỉnh lý % Mức độ nguyên vẹn của Trên 90%
so với yêu cầu

tài liệu

3. Xây dựng các hệ thống CSDL, % Số lượng dữ liệu so với Trên 90%

các mục lục

yêu cầu

4. Mức độ sai sót trong mục lục hồ %

Dưới 15%

sơ
5. Tiến độ hoàn thành dự án chỉnh Thời gian, Thời hạn

Không trễ hạn

lý so với kế hoạch

quá 2 tuần

6.Chi phí phát sinh trong quá trình % chi phí so với chi phí dự Dưới 20%
chỉnh lý

tính

7. Kết quả chỉnh lý so với yêu cầu %

Trên 90%

của khách hàng
8. Mức độ sai sót, thất lạc tài liệu

Dưới 5%

%

2.5 Nhân viên hành chính
Bản mô tả công việc
1. Tên công việc: Nhân viên hành chính
2. Mã số: 014
3. Khu vực TP.HCM
4. Cấp bậc: Nhân viên
5. Mức lương: 9 triệu
6. Nhiệm vụ, trách nhiệm
- Thực hiện các nhiệm vụ của nhân viên hành chính – văn phòng
- Chuẩn bị giấy tờ thủ tục khi nhân viên có công tác đi chỉnh lý ở tỉnh
12


- Lưu trữ các loại hồ sơ, tài liệu, văn bản liên quan đến công tác chỉnh lý tài liệu
- Tiếp nhận, sàng lọc các loại tài liệu cần chỉnh lý theo thông tư của Chính phủ
- Giao dịch với các đơn vị, tổ chức kinh tế, cơ quan chức năng để giải quyết các công
việc liên quan đến phần đảm nhiệm.
- Soạn thảo và lưu trữ công văn, hợp đồng và các giấy tờ liên quan khác.
- Quản lý tài sản, trang thiết bị, văn phòng phẩm, thực hiện cấp phát theo quy định.
- Kiểm soát các chi phí về văn phòng phẩm, sửa chữa thay thế tài sản và các chi phí
hành chính khác.
- Tham gia tổ chức các chương trình liên quan đến đời sống của CBCNV Công ty.
7. Quyền lợi:
- Được hưởng các đãi ngộ khác theo chính sách chung của Công ty.
- Được tham gia các chế độ BHXH, BHYT, BHTN.
- Môi trường làm việc năng động, đoàn kết, sáng tạo, chuyên nghiệp.
- Có cơ hội thăng tiến trong công việc.

Bản yêu cầu công việc
Tên công việc: Nhân viên hành chính văn phòng.
1.Cá nhân:
- Tuổi: Từ 21 đến 35
- Giới tính : Nam/Nữ
- Sức khỏe tốt, chịu được áp lực công việc
- Nhanh nhẹn, trung thực, tỉ mỉ.
2. Kiến thức:
- Trình độ : Tốt nghiệp từ Cao đẳng chinh quy trở lên
- Chuyên ngành : Quản trị văn phòng , hanh chính học.
- Trình độ ngoại ngữ : Tiếng anh bằng B trở lên
- Trình độ tin học : Sử dụng thành thạo tin học văn phòng ( Word, Excel ).
3. Kinh nghiệm :
- Tối thiểu 1 năm kinh nghiệm làm việc trong lĩnh vực hành chính – văn phòng.
4. Kỹ năng :
- Có khả năng quản lí, phân loại, xử lí tốt các tài liệu, hồ sơ.
- Có tinh thần trách nhiệm với công việc.
13


- Có khả năng làm việc độc lập hoặc theo nhôm.
- Có ý chí cầu tiến, siêng năng học hỏi, tiếp thu cái mới trong quá trinh làm việc.

Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Tên công việc :Nhân viên hành chính văn phòng.
TÊN CÔNG VIỆC

THƯỚC ĐO

1. Làm thủ tục giấy tờ trao đổi Lần/ tuần

CHỈ TIÊU CẦN ĐẠT
Ít nhất 1 tuần 1 lần.

với cơ quan nhà nước để thực
hiện hoạt động hành chính văn
phòng.
2.Lập biên bản kiểm tra các tòa
nhà văn phòng theo biểu mẫu, Lần/ Tuần

Ít nhất 2 tuần 1 lần.

trình phương án sữa chữa, thay
thế.
3. Hỗ trợ tiếp tân chuyển công

Lần/ Tuần

Ít nhất 1 tuần 1 lần.

Lần

Ít nhất mỗi ngày 1 lần

chính khác do BGĐ, Trưởng Lần
phòng phân công.

Ít nhất mỗi tuần 1 lần

văn, tài liệu cho các bộ phận liên

quan.
4. Kiểm tra hồ sơ , sổ sách, các
văn bản tài liệu được gửi đến
5. Thực hiện các công tác hành

6. Tiếp nhận và xử lý văn bản
đến và đi hàng ngày của công ty
Mức độ

Liên tục

Lần

1 lần/tháng

7. Kiểm tra và thống kê các công
cụ, dụng cụ, cơ sở vật chất

14


Chương 3 CÁC MẪU PHỎNG VẤN THU THẬP THÔNG TIN
3.1 Nhân viên nhân sự
Mẫu phỏng vấn thu thập thông tin của nhân viên nhân sự
1. Theo anh/chị yếu tố nào quan trọng nhất đối với một nhân viên nhân sự?

 Tận tụy với công việc
 Luôn biết lắng nghe
 Thấu hiểu và đánh giá đúng năng lực làm việc của nhân viên
 Biết sắp xếp và tổ chức các hoạt động cho công ty

 Ý kiến khác: ........................................................................................................
2. Theo anh/chị kỹ năng mềm nào quan trọng nhất đối với nhân viên HR?

 Kỹ năng giao tiếp
 Kỹ năng lắng nghe
 Kỹ năng đàm phán và đánh giá năng lực nhân viên
 Kỹ năng sử dụng thành thạo tin học văn phòng
 Kỹ năng ngoại ngữ (English)
 Ý kiến khác: ........................................................................................................
3. Hãy mô tả một ngày làm việc thông thường của anh chị?
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
4. Để làm nhân viên nhân sự, theo anh/chị cần thời gian kinh nghiệm bao lâu?

 1 năm
 2 năm
 3 năm
 Ý kiến khác: .........................................................................................................
5. Hiện tại theo anh/chị cần bao nhiêu nhân viên nhân sự sẽ đảm bảo công việc
được thực hiện hiệu quả?

15


 1 người
 2 người
 3 người
 Ý Kiến khác: ........................................................................................................
6. Anh (chị) đã sử dụng phần mềm nhân sự nào cho công việc của mình?

 SV.HRIS
 Hr-Manager
 Lotus Pro
 Khác: ....................................................................................................................
7. Anh chị hãy cho biết nghề nhân sự là làm những việc gì?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
8. Theo Anh (chị) để tuyển dụng nhân sự chất lượng ta nên tuyển dụng qua các
kênh nào?

 Vietnamworks
 Timviec365.vn
 Mywork
 Vieclam24h
 Khác: ....................................................................................................................
9. Hãy kể tên 1 số KPI chính trong quản trị nhân sự ?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
10. Theo anh (chị) phần nào quan trọng nhất trong công việc là gì?

 Hoạch định NNL
 Tuyển dụng
16


 Đào tạo
 Ý kiến khác

........................................................................................................

11. Công việc nhân sự có mối quan hệ mật thiết với những công việc nào?

 Kinh doanh
 Kế toán
 Hành chính
 Ý kiến khác

........................................................................................................

12. Theo anh chị công việc nhân sự có áp lực hơn so với các công việc khác
không? Vì sao?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
13. Theo anh chị tính cách nào là cần thiết trong giải quyết công việc nhân sự?

 Bình tĩnh
 Cứng rắn
 Nóng tính
 Ý kiến khác

........................................................................................................

14. Có nhiều mối quan hệ rộng có là yếu tố giúp anh chị thành công hơn trong
công việc không?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

.........................................................................................................................................

17


3.2 Nhân viên kế toán
Mẫu phỏng vấn thu thập thông tin của nhân viên kế toán
1. Theo anh (chị) công việc của một kế toán viên là gì?
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
2. Anh (chị) biết sử dụng phần mềm kế toán nào?

 Misa
 Fast
 Bravo
 Khác: …………………………………………………………………………
3. Mức độ cần thiết của chứng chỉ Kế toán Quốc tế ACCA đối với công việc
này?



Không cần thiết

 Cần thiết

4. Các đức tính quan trọng khi làm kế toán là gì?
TT ưu tiên

Các đức tính

18

 Rất cần thiết


5. Những trách nhiệm chính trong công việc kế toán là gì?
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
6. Nếu số liệu kế toán do anh (chị) làm sai có ảnh hưởng đến kết quả lời, lỗ của
công ty thì anh (chị) chịu trách nhiệm như thế nào?
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
7. Anh (chị) thích làm kế toán bằng phần mềm kế toán hay bằng excel?



 Excel

Phần mềm kế toán

8. Những tình huống khó khăn mà anh chị làm phải khi thực hiện công việc này?
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
9. Anh (chị) hãy cho biết khi làm kế toán thường sử dụng các hàm nào trong
excel để tính toán?
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
10. Theo anh chị công việc này cần có những yêu cầu trách nhiệm nào?
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………

3.3 Nhân viên kinh doanh
Mẫu phỏng vấn thu thập thông tin của nhân viên kinh doanh
1. Tóm tắt ngắn gọn nhiệm vụ và vai trò của nhân viên kinh doanh?
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
19


2. Kỹ năng nào quan trọng nhất đối với nhân viên kinh doanh?

 Lên kế hoạch
 Giao tiếp, đàm phán
 Tìm kiếm khách hàng
 Chốt đơn hàng
3. Thẩm quyền mà anh (chị) có, nêu rõ quyết định nào được yêu cầu phải đưa ra
và những quyết định nào được yêu cầu phải đề xuất ý kiến?
a) Quyết định đưa ra
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
b) Quyết định đề xuất
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
4. Theo anh (chị) có nhiều mối quan hệ rộng có là yếu tố giúp công việc kinh
doanh của anh (chị) tốt hơn hay không? Vì sao?
…………………………………………………………………………………………

…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
5. Những tố chất cần thiết của một nhân viên kinh doanh? (chọn nhiều đáp án)

 Sáng tạo, năng động
 Hoạt bát, nhiệt tình
 Quy củ, nguyên tắc
 Có khả năng thuyết phục người khác, giỏi giao tiếp
6. Anh (chị) có chịu áp lực nhiều khi thực hiện công việc không? Vì sao?
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
20


7. Anh (chị) hãy cho biết những kiến thức cần thiết để trở thành một nhân viên
kinh doanh?
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………
8. Theo anh (chị) những thách thức nhiều nhất trong công việc là gì?
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………
9. Loại tình huống nào gây ra căng thẳng nhất mà anh (chị) từng gặp phải khi thực
hiện công việc?
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
………………………………………………………………..
10. Đối với tình hình đãi ngộ hiện tại của công ty đối với nhân viên kinh doanh
anh (chị) còn có ý kiến gì khác không?

 Không, tôi đã hài lòng
 Có
…………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………

3.4 Nhân viên chỉnh lý tài liệu lưu trữ
Mẫu phỏng vấn thu thập thông tin của nhân viên chỉnh lý tài liệu lưu trữ
1. Tóm tắt ngắn gọn vai trò và mục đích công việc chỉnh lý tài liệu (Không nên
dài quá hai câu)

21


…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
2. Những trách nhiệm chính trong công việc chỉnh lý tài liệu là gì? Thứ tự ưu
tiên của chúng?
TT ưu tiên

Trách nhiệm chính

3. Theo anh (chị) phần quan trọng nhất trong công việc chỉnh lý tài liệu là gì?

 Phân chia tài liệu
 Xác định giá trị tài liệu
 Lập hồ sơ
 Sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ
4. Theo anh (chị) phần khó khăn nhất trong công việc chỉnh lý tài liệu là gì?

 Phân chia tài liệu
 Xác định giá trị tài liệu
 Lập hồ sơ
 Sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ
5. Theo anh (chị) phần dễ nhất trong công việc chỉnh lý tài liệu là gì?

 Phân chia tài liệu
 Xác định giá trị tài liệu
 Lập hồ sơ
22


 Sắp xếp, hệ thống hóa hồ sơ
6. Nêu một số thuận lợi và khó khăn cụ thể anh chị gặp phải khi thực hiện công
việc (nếu có)
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
7. Loại tình huống nào mà anh (chị) cho rằng thường gây ra căng thẳng nhất
trong công việc?

 Mất tài liệu
 Bổ sung tài liệu thiếu sót với số lượng lớn
 Mất dữ liệu thống kê
 Khác:…………………………………………………………………………
8. Nêu rõ những kiến thức và kỹ năng cần phải có khi thực hiện công việc này?
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
9. Mức độ cần thiết về thành thạo Excel đối với công việc này?



Không cần thiết

 Cần thiết

 Rất cần thiết

10. Nêu rõ một số công cụ, dụng cụ cần thiết để thực hiện công việc chỉnh lý tài
liệu?
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
11. Nêu một số đặc tính cá nhân cần thiết để có thể thực hiện công việc chỉnh lý
tài liệu?
…………………………………………………………………………………………
…………………………………………………………………………………………
23


12. Trình độ tối thiểu để đảm nhiệm vị trí công việc này?



Trung cấp

 Cao Đẳng

 Đại học

13. Số lượng tài liệu anh (chị) có thể tổ chức chỉnh lý trong vòng 1 tháng?



100m

 150m

 200m

14. Anh (chị) có đồng ý việc đi công tác theo dự án của công việc này là hợp lí
không?



Không hợp lí

 Hợp lí

3.5 Nhân viên hành chính
Mẫu phỏng vấn thu thập thông tin của nhân viên hành chính
1. Những trách nhiệm chính trong công tác hành chính là gì? Thứ tự ưu tiên của
chúng?
TT ưu tiên

Trách nhiệm chính

2. Một nhân viên hành chính cần những tố chất gì?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
3. Bạn có thể nêu vài công việc có thể gây trở ngại cho Nhân viên hành chính?

.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................
4. Ngoài thành thạo các phần mềm office, theo bạn người nhân viên hành chính
cần thông thạo tiếng anh ở mức nào?
.........................................................................................................................................
.........................................................................................................................................

24