QUY CHẾ QUẢN TRỊ NỘI BỘ NGÂN HÀNG TMCP TIÊN PHONG

QUY CHẾ QUẢN TRỊ NỘI BỘ NGÂN HÀNG TMCP TIÊN PHONG
Mã hiệu:

Số hiệu:

Ngày ban hành/Sửa đổi/Bổ sung:
…../…../….
Ngày hiệu lực: …../…../….1

BẢNG KIỂM SOÁT
Biên soạn

Chữ ký

Đào Minh Nguyệt

Đồng biên soạn

Chữ ký

Nguyễn Hồng Quân

……/……/2018
Chữ ký

……/……/2018
Đồng biên soạn

Chữ ký

Nguyễn Hữu Thanh

……/……/2018
Phê duyệt

Chữ ký

Nguyễn Hưng
Tổng Giám đốc
……/……/2018

Đỗ Minh Phú
Chủ tịch HĐQT
……/……/2018

1

Ngày hiệu lực – do Văn phòng Hội sở ghi trên cơ sở đề nghị của Đơn vị soạn thảo, theo nguyên tắc: Ngày ban hành cộng thêm tối thiểu 15
ngày; trường hợp khác Đơn vị soạn thảo cần bổ sung tờ trình đi kèm khi trình ban hành văn bản


Quy chế Quản trị nội bộ Ngân hàng TMCP Tiên Phong
QUY CHẾ
QUY CHẾ QUẢN TRỊ NỘI BỘ NGÂN HÀNG TMCP TIÊN PHONG

CHƯƠNG I - QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1.

Phạm vi điều chỉnh và Đối tượng áp dụng

1.

Quy chế này điều chỉnh cách thức, hoạt động quản trị nội bộ ngân hàng tại Ngân hàng TMCP Tiên
Phong.

2.

Quy chế này được áp dụng đối với các đối tượng sau:
a) Ngân hàng TPBank;
b) Cổ đông TPBank và tổ chức, cá nhân là người có liên quan của cổ đông;
c) Thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban Kiểm soát, Ban Điều hành và tổ chức, cá nhân là
người có liên quan của các đối tượng này;
d) Tổ chức và cá nhân có quyền lợi liên quan đến TPBank.
Thông qua Quy chế này, Ngân hàng cam kết theo đuổi và thúc đẩy việc quản trị ngân hàng một
cách tốt nhất.

Điều 2.

Các nguyên tắc quản trị cơ bản

Quy chế này được xây dựng dựa trên cơ sở những nguyên tắc quản trị cơ bản sau:
1.

Tuân thủ các quy định có liên quan của pháp luật và Điều lệ TPBank;

2.

Đảm bảo cơ chế bộ máy quản trị, điều hành TPBank hiệu quả và hướng tới áp dụng đầy đủ các
thông lệ tốt nhất và chuẩn mực quốc tế về quản trị ngân hàng;

3.

Đảm bảo hiệu quả hoạt động của HĐQT, BĐH, BKS;

4.

Tôn trọng vào bảo vệ quyền và lợi ích hợp pháp của cổ đông, TPBank và những người có liên quan

5.

Đảm bảo đối xử công bằng giữa các cổ đông, không phân biệt giữa cổ đông lớn và cổ đông nhỏ.

6.

Minh bạch trong hoạt động của TPBank, đảm bảo việc công bố thông tin đầy đủ, chính xác và kịp
thời.

7.

Ngăn ngừa xung đột lợi ích và giao dịch với bên liên quan.

Điều 3.

Cơ cấu quản trị của TPBank

1.

Đại hội đồng cổ đông (ĐHĐCĐ)

2.

Hội đồng quản trị (HĐQT)

3.

Ban Kiểm soát

4.

Ban Điều hành

Điều 4.

Giải thích từ ngữ và các từ viết tắt

1. Trong văn bản này, các từ ngữ dưới đây được hiểu như sau:
1.1.

Quản trị ngân hàng: là hệ thống các nguyên tắc, bao gồm:

a) Đảm bảo cơ cấu quản trị hợp lý;


Quy chế Quản trị nội bộ Ngân hàng TMCP Tiên Phong
b) Đảm bảo hiệu quả hoạt động của Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát;
c) Đảm bảo quyền lợi của cổ đông và những người có liên quan;
d) Đảm bảo đối xử công bằng giữa các cổ đông;
e) Công khai minh bạch mọi hoạt động của Ngân hàng;
1.2.

Ban điều hành là Tổng Giám đốc, các phó Tổng Giám đốc, Giám đốc/ Trưởng các
Khối/Ban/Phòng tại hội sở báo cáo trực tiếp Tổng Giám đốc và các nhân sự khác do Tổng
Giám đốc quyết định tại từng thời điểm phù hợp với quy định pháp luật, Điều lệ và các quy
định nội bộ của TPBank.
1.3. Cổ đông là cá nhân, tổ chức sở hữu ít nhất một cổ phần của Ngân hàng;
1.4. Cổ đông lớn của Ngân hàng là cổ đông sở hữu trực tiếp, gián tiếp từ 5% vốn cổ phần có
quyền biểu quyết trở lên của Ngân hàng;
1.5. Cổ đông sáng lập là cổ đông góp vốn thành lập, tham gia xây dựng, thông qua và ký tên vào
bản Điều lệ đầu tiên của Ngân hàng;
1.6. Cổ phần là Vốn điều lệ được chia thành các phần bằng nhau;
1.7. Cổ phiếu là chứng chỉ do Ngân hàng phát hành, bút toán ghi sổ hoặc dữ liệu điện tử xác
nhận quyền sở hữu một hoặc một số cổ phần của Ngân hàng;
1.8. Cổ tức là khoản lợi nhuận ròng được trả cho mỗi cổ phần bằng tiền mặt hoặc bằng tài sản
khác từ lợi nhuận còn lại của Ngân hàng sau khi đã thực hiện các nghĩa vụ tài chính;
1.9. Công ty liên kết là công ty trong đó Ngân hàng hoặc Ngân hàng và người có liên quan của
Ngân hàng sở hữu trên 11% vốn điều lệ hoặc trên 11% vốn cổ phần có quyền biểu quyết,
nhưng không phải là công ty con của Ngân hàng;
1.10. Công ty con là công ty của Ngân hàng thuộc một trong các trường hợp sau đây:
a) Ngân hàng hoặc Ngân hàng và người có liên quan của Ngân hàng sở hữu trên 50% vốn điều lệ
hoặc trên 50% vốn cổ phần có quyền biểu quyết của Công ty con;
b) Ngân hàng có quyền trực tiếp hoặc gián tiếp bổ nhiệm đa số hoặc tất cả thành viên Hội đồng
quản trị, Hội đồng thành viên hoặc Tổng Giám đốc (Giám đốc) của Công ty con;
c) Ngân hàng có quyền sửa đổi, bổ sung điều lệ của Công ty con;
d) Ngân hàng và người có liên quan của Ngân hàng trực tiếp hay gián tiếp kiểm soát việc thông
qua nghị quyết, quyết định của Đại hội đồng Cổ đông, Hội đồng Quản trị, Hội đồng Thành viên
của Công ty con;
1.11. Luật Các Tổ chức Tín dụng là Luật Các Tổ chức Tín dụng số 47/2010/QH12, và các sửa
đổi, bổ sung, thay thế Luật này tại từng thời điểm;
1.12. Luật Doanh nghiệp là Luật Doanh nghiệp số 68/2014/QH13 ngày 26/11/2014 và các sửa
đổi, bổ sung, thay thế Luật này tại từng thời điểm;

1.13. Luật Chứng khoán là Luật Chứng khoán số 70/2006/QH11 ngày 29/6/2006 và các sửa đổi,
bổ sung, thay thế Luật này tại từng thời điểm;
1.14. Người có liên quan là tổ chức, cá nhân có quan hệ trực tiếp hoặc gián tiếp với tổ chức, cá
nhân khác thuộc một trong các trường hợp sau đây:
a) Công ty mẹ với công ty con và ngược lại; tổ chức tín dụng với công ty con của tổ chức tín dụng
và ngược lại; các công ty con của cùng một công ty mẹ hoặc của cùng một tổ chức tín dụng với
nhau; người quản lý, thành viên Ban Kiểm soát của công ty mẹ hoặc của tổ chức tín dụng, cá
nhân hoặc tổ chức có thẩm quyền bổ nhiệm những người này với công ty con và ngược lại;


Quy chế Quản trị nội bộ Ngân hàng TMCP Tiên Phong
b) Công ty hoặc tổ chức tín dụng với người quản lý, thành viên Ban Kiểm soát của công ty hoặc tổ
chức tín dụng đó hoặc với công ty, tổ chức có thẩm quyền bổ nhiệm những người đó và ngược
lại;
c) Công ty hoặc tổ chức tín dụng với tổ chức, cá nhân sở hữu từ 5% vốn điều lệ hoặc vốn cổ
phần có quyền biểu quyết trở lên tại công ty hoặc tổ chức tín dụng đó và ngược lại;
d) Cá nhân với vợ, chồng, cha, mẹ, con, anh, chị, em của người này;
e) Công ty hoặc tổ chức tín dụng với cá nhân theo quy định tại điểm d Khoản này của người quản
lý, thành viên Ban Kiểm soát, thành viên góp vốn hoặc cổ đông sở hữu từ 5% vốn điều lệ hoặc
vốn cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của công ty hoặc tổ chức tín dụng đó và ngược lại;
f)

Cá nhân được ủy quyền đại diện cho tổ chức, cá nhân quy định tại các điểm a, b, c, d và e
Khoản này với tổ chức, cá nhân ủy quyền; các cá nhân được ủy quyền đại diện phần vốn góp
của cùng một tổ chức với nhau;

g) Pháp nhân, cá nhân khác có mối quan hệ tiềm ẩn rủi ro cho hoạt động của Ngân hàng được
xác định theo quy định của Ngân hàng từng thời kỳ hoặc theo yêu cầu bằng văn bản của Ngân
hàng Nhà nước thông qua hoạt động thanh tra, giám sát đối với từng trường hợp cụ thể;
h) Pháp nhân, cá nhân khác có mối quan hệ tiềm ẩn rủi ro cho hoạt động của Ngân hàng được

xác định theo quy định nội bộ của Ngân hàng hoặc theo yêu cầu bằng văn bản của NHNN
thông qua hoạt động thanh tra, giám sát đối với từng trường hợp cụ thể;
i)

Các trường hợp khác theo quy định của pháp luật.

1.15. Người điều hành bao gồm Tổng Giám đốc, các Phó Tổng Giám đốc, Kế toán trưởng, Giám
đốc Chi nhánh, Giám đốc Công ty con;
1.16. Người quản lý bao gồm Chủ tịch và các thành viên HĐQT, TGĐ;
1.17. Ngân hàng/TPBank là Ngân hàng Thương mại Cổ phần Tiên Phong;
1.18. Pháp luật là tất cả các Bộ luật, Luật, Pháp lệnh, Nghị định, Thông tư và các văn bản quy
phạm pháp luật khác được cơ quan có thẩm quyền ban hành, có hiệu lực ở từng thời điểm,
bao gồm cả các văn bản sửa đổi, bổ sung hoặc thay thế các văn bản này;
1.19. Sở hữu gián tiếp là việc tổ chức, cá nhân sở hữu vốn điều lệ, vốn cổ phần của tổ chức tín
dụng thông qua người có liên quan hoặc thông qua ủy thác đầu tư;
1.20. Thông tin cổ đông là họ, tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số giấy chứng minh nhân dân,
căn cước công dân, hộ chiếu hoặc chứng thực cá nhân hợp pháp khác đối với cổ đông là cá
nhân; tên, địa chỉ thường trú, quốc tịch, số quyết định thành lập hoặc mã số doanh nghiệp
đối với cổ đông là tổ chức;
1.21. Thành viên độc lập HĐQT là một thành viên không điều hành của HĐQT đảm bảo các tiêu
chuẩn, điều kiện theo quy định tại khoản 2 Điều 18 của Quy chế này.
1.22. Vốn Điều lệ là là vốn được các cổ đông thực góp và được ghi trong Điều lệ;
2. Các từ viết tắt
2.1.
2.2.
2.3.
2.4.
2.5.
2.6.
2.7.

2.8.

BĐH: Ban Điều hành
BKS: Ban Kiểm soát
ĐHĐCĐ: Đại hội đồng Cổ đông Ngân hàng
HĐQT: Hội đồng Quản trị Ngân hàng
NHNN: Ngân hàng Nhà nước Việt Nam
KTNB: Kiểm toán nội bộ
TT KTNB: Trung tâm Kiểm toán nội bộ
TPBank/Ngân hàng: Ngân hàng Thương mại cổ phần Tiên Phong


Quy chế Quản trị nội bộ Ngân hàng TMCP Tiên Phong
Điều 5.

Văn bản liên quan

1. Văn bản bên ngoài:
STT

Tên văn bản

Số hiệu văn bản

Ngày ban hành

1

Luật doanh nghiệp

68/2014/QH13

26/11/2014

2

Luật chứng khoán

70/2006/QH11

29/06/2006

3

Luật chứng khoán sửa đổi

62/2010/QH12

24/11/2010

4

Luật các Tổ chức tín dụng

47/2010/QH12

16/06/2010

5

Luật sửa đổi bổ sung một số điều
của Luật các Tổ chức tín dụng

17/2017/QH14

6

Nghị định hướng dẫn về quản trị
công ty áp dụng đối với công ty đại
chúng

Nghị định 71/2017/NĐ-CP

06/06/2017

7

Thông tư hướng dẫn một số điều
của Nghị định số 71/2017/NĐ-CP
ngày 6/6/2017 của Chính phủ
hướng dẫn về quản trị công ty áp
dụng đối với công ty đại chúng

Thông tư 95/2017/TT-BTC

22/09/2017

8

Thông tư Hướng dẫn công bố thông

tin trên thị trường chứng khoán

155/2015/TT-BTC

06/10/2015

9

Các nguyên tắc quản trị doanh
nghiệp trong ngân hàng của Ủy ban
Basel về giám sát ngân hàng.

BIS d328-Corporate
Governance Principles for
Banks

20/11/2017

2015

2. Văn bản nội bộ:
STT

Tên văn bản

Số hiệu văn bản

Mã văn bản

Ngày ban hành

1

Điều lệ Ngân hàng TMCP
Tiên Phong

N/A

N/A

24/04/2015

2

Quy chế xây dựng và ban
hành văn bản nội bộ

06/2017/QCTPB.HĐQT

QC01/QLCL

01/04/2017

3

Quy trình xây dựng và ban
hành Văn bản nội bộ

596/2017/QT-TPB.OP

QT01/QLCL

01/04/2017

4

Quy chế tổ chức và hoạt
động của HĐQT

45/2016/QCTPB.HĐQT

QC32/TCĐH

18/11/2016


Quy chế Quản trị nội bộ Ngân hàng TMCP Tiên Phong

5

Quy chế tổ chức và hoạt
động của Ban Kiểm soát

01/2011/QĐ-TPB.BKS

08-QC/PC/TPB

23/04/2011

6

Quy chế tổ chức và hoạt
động của Ban điều hành

22/2017/QCTPB.HĐQT

QC34/TCĐH

06/10/2017

7

Quy chế tổ chức và hoạt
động của Ủy ban ALCO

155/2014/QĐTPB.HĐQT

QC01/TCĐH

20/11/2014

8

Quy chế tổ chức và hoạt
động của Ủy ban Đầu tư

QC03/TCHĐ

20/11/2014

9

Quy chế tổ chức và hoạt
động của Ủy ban Tín dụng

QC09/TCĐH

20/11/2014

10

Quy chế tổ chức và hoạt
động của Ủy ban Nhân sự

QC08/TCĐH

20/11/2017

11

Quy chế tổ chức và hoạt
động của Ủy ban QLRR

150/2014/QĐTPB.HĐQT

QC07/TCĐH

20/11/2014

12

Quy chế tổ chức và hoạt
động của Ủy ban Điều hành

22/2017/QCTPB.HĐQT

QC34/TCĐH

06/10/2017

13

Quy chế cơ cấu tổ chức và
hoạt động của Trung tâm
Kiểm toán nội bộ

74/2015/QĐTPB.HĐQT

QC26/TCĐH

19/11/2015

156/2014/QĐTPB.HĐQT
151/2014/QĐTPB.HĐQT

160/2014/QĐTPB.HĐQT

CHƯƠNG II: CỔ ĐÔNG VÀ ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG
Mục 1: Cổ đông
Điều 6.

Cổ đông

1. Cổ đông là cá nhân, tổ chức sở hữu ít nhất một cổ phần của Ngân hàng, có các quyền và nghĩa vụ
tương ứng theo số cổ phần và loại cổ phần mà họ sở hữu. Quyền và trách nhiệm của mỗi cổ đông
được giới hạn theo tỷ lệ cổ phần mà cổ đông nắm giữ.
2. Cổ đông được công nhận chính thức khi đóng đủ tiền mua cổ phần và được ghi tên vào sổ đăng ký
cổ đông của Ngân hàng.
Điều 7.

Quyền và nghĩa vụ của cổ đông

1. Cổ đông phổ thông của Ngân hàng có các quyền sau đây:
a) Quyền được đối xử công bằng. Mỗi cổ phần của cùng một loại đều tạo cho cổ đông sở hữu các
quyền, nghĩa vụ và lợi ích ngang nhau. Trường hợp ngân hàng có các loại cổ phần ưu đãi, các
quyền và nghĩa vụ gắn liền với các loại cổ phần ưu đãi phải được Đại hội đồng cổ đông thông
qua và công bố đầy đủ cho cổ đông;


Quy chế Quản trị nội bộ Ngân hàng TMCP Tiên Phong
b) Cổ đông thiểu số được bảo vệ quyền lợi theo nguyên tắc minh bạch thông tin, đối xử công
bằng, được đảm bảo quyền lợi theo các quy định của pháp luật;
c) Quyền được tiếp cận đầy đủ thông tin định kỳ và thông tin bất thường do Ngân hàng công bố
theo quy định của pháp luật;
d) Quyền được tham gia vào các quyết định liên quan đến những thay đổi quan trọng của Ngân
hàng như sửa đổi điều lệ Ngân hàng, biểu quyết phát hành thêm cổ phiếu;
e) Tham dự và phát biểu ý kiến trong các cuộc họp ĐHĐCĐ và thực hiện quyền biểu quyết trực
tiếp hoặc thông qua đại diện được uỷ quyền; mỗi cổ phần phổ thông có một phiếu biểu quyết;
f)

Được nhận cổ tức với mức theo quyết định của ĐHĐCĐ;

g) Được ưu tiên mua cổ phần mới chào bán tương ứng với tỷ lệ cổ phần phổ thông của từng cổ
đông trong Ngân hàng;
h) Xem xét, tra cứu và trích lục các thông tin trong Danh sách cổ đông có quyền biểu quyết và
yêu cầu sửa đổi các thông tin không chính xác;
i)

Xem xét, tra cứu, trích lục hoặc sao chụp Điều lệ, sổ biên bản họp ĐHĐCĐ và các nghị quyết
của ĐHĐCĐ;

j)

Khi Ngân hàng giải thể hoặc phá sản, được nhận một phần tài sản còn lại tương ứng với số cổ
phần góp vốn vào Ngân hàng;

k) Được chuyển nhượng cổ phần hoặc bán lại cho Ngân hàng theo quy định tại Điều lệ và pháp
luật có liên quan;
l)

Được uỷ quyền bằng văn bản cho người khác thực hiện các quyền và nghĩa vụ của mình; người
được uỷ quyền được uỷ quyền lại bằng văn bản cho người khác nếu được người ủy quyền đồng
ý;

m) Các quyền khác theo quy định của pháp luật
2. Cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi biểu quyết có các quyền sau:
a) Biểu quyết về các vấn đề thuộc thẩm quyền của ĐHĐCĐ với số phiếu biểu quyết theo quy định
của pháp luật và Điều lệ;
b) Các quyền khác như cổ đông phổ thông, trừ quyền chuyển nhượng cổ phần đó cho người khác
3. Cổ đông sở hữu cổ phần ưu đãi cổ tức có các quyền sau đây:

a) Nhận cổ tức với mức theo quy định của pháp luật;
b) Các quyền khác như cổ đông phổ thông, ngoại trừ không có quyền biểu quyết, dự ĐHĐCĐ, đề
cử người vào HĐQT, BKS.
4. Cổ đông có quyền bảo vệ các quyền lợi hợp pháp của mình. Trường hợp quyết định của
ĐHĐCĐ vi phạm pháp luật hoặc Điều lệ, quyết định của HĐQT thông qua trái với quy định của
pháp luật hoặc Điều lệ gây thiệt hại cho ngân hàng, cổ đông có quyền đề nghị hủy hoặc đình
chỉ quyết định đó theo quy định của Luật doanh nghiệp.
Điều 8.

Nghĩa vụ của cổ đông

Cổ đông của Ngân hàng phải thực hiện các nghĩa vụ sau:
1. Thanh toán đủ số cổ phần cam kết mua trong thời hạn do Ngân hàng quy định; chịu trách nhiệm
về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của Ngân hàng trong phạm vi số vốn đã góp vào Ngân
hàng;


Quy chế Quản trị nội bộ Ngân hàng TMCP Tiên Phong
2. Không được rút vốn cổ phần đã góp ra khỏi Ngân hàng dưới mọi hình thức dẫn đến việc giảm Vốn
Điều lệ của Ngân hàng, trừ trường hợp được Ngân hàng hoặc người khác mua lại cổ phần theo
quy định tại Điều lệ. Trường hợp có cổ đông rút một phần hoặc toàn bộ vốn cổ phần đã góp trái
với quy định tại Khoản này thì cổ đông và người có lợi ích liên quan trong Ngân hàng phải cùng
liên đới chịu trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản khác của Ngân hàng trong phạm vi
giá trị cổ phần đã bị rút và các thiệt hại xảy ra;
3. Chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính hợp pháp của nguồn vốn góp, mua, nhận chuyển nhượng
cổ phần tại TPBank; không sử dụng nguồn vốn do tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước
ngoài cấp tín dụng để mua, nhận chuyển nhượng cổ phần của TPBank; không được góp vốn, mua
cổ phần của ngân hàng dưới tên của cá nhân, pháp nhân khác dưới mọi hình thức, trừ trường hợp
ủy thác theo quy định của pháp luật;
4. Tuân thủ Điều lệ và các quy định quản trị nội bộ của Ngân hàng;

5. Chấp hành quyết định của ĐHĐCĐ, HĐQT;
6. Thực hiện các nghĩa vụ khác theo quy định pháp luật;
7. Chịu trách nhiệm cá nhân khi nhân danh Ngân hàng dưới mọi hình thức để thực hiện hành vi vi
phạm pháp luật, tiến hành kinh doanh và các giao dịch khác để tư lợi hoặc phục vụ lợi ích của tổ
chức, cá nhân khác.
8. Cổ đông nhận ủy thác đầu tư cho tổ chức, cá nhân khác phải cung cấp thông tin về chủ sở hữu
thực sự của số cổ phần mà mình nhận ủy thác đầu tư; nếu không cung cấp thông tin cho Ngân
hàng, trong trường hợp Ngân hàng phát hiện ra chủ sở hữu thực sự, Ngân hàng có quyền đình chỉ
các quyền cổ đông liên quan đến số cổ phần không công khai chủ sở hữu thực sự.
9. Cổ đông lớn có nghĩa vụ của cổ đông theo quy định trên, ngoài ra phải đảm bảo tuân thủ các
nghĩa vụ sau:
a) Cổ đông lớn không được lợi dụng ưu thế của mình gây ảnh hưởng đến các quyền, lợi ích của
Ngân hàng và của các cổ đông khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ;
b) Cổ đông lớn có nghĩa vụ công bố thông tin theo quy định của pháp luật
Mục 2. Đại hội đồng cổ đông
Điều 9.

Cuộc họp Đại hội đồng cổ đông

1. Họp ĐHĐCĐ thường niên:
ĐHĐCĐ họp thường niên ít nhất mỗi năm một lần. Địa điểm họp phải trên lãnh thổ Việt Nam.
ĐHĐCĐ phải họp thường niên trong thời hạn bốn (04) tháng, kể từ ngày kết thúc năm tài chính. Theo
đề nghị của HĐQT, cơ quan đăng ký kinh doanh có thể gia hạn nhưng không quá sáu (06) tháng, kể
từ ngày kết thúc năm tài chính.
ĐHĐCĐ thường niên không được tổ chức dưới hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản.
2. Họp ĐHĐCĐ bất thường:
ĐHĐCĐ được triệu tập bất thường trong các trường hợp sau:
a) HĐQT xét thấy cần thiết vì lợi ích của Ngân hàng;
b) Số thành viên HĐQT, BKS còn lại ít hơn số thành viên theo quy định của pháp luật;
c) Theo yêu cầu của cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu trên 10% tổng số cổ phần phổ thông

trong thời hạn liên tục ít nhất sáu (06) tháng;


Quy chế Quản trị nội bộ Ngân hàng TMCP Tiên Phong
d) Theo yêu cầu của BKS;
e) Theo yêu cầu của NHNN
3. HĐQT phải triệu tập họp ĐHĐCĐ trong thời hạn ba mươi (30) ngày đối với các trường hợp quy
định tại Khoản 2 Điều này.
Trường hợp HĐQT không triệu tập họp ĐHĐCĐ như quy định thì Chủ tịch HĐQT và các thành viên
HĐQT phải chịu trách nhiệm trước pháp luật và phải bồi thường thiệt hại phát sinh đối với Ngân
hàng.
4. Trường hợp HĐQT không triệu tập họp ĐHĐCĐ theo quy định tại Khoản 3 Điều này thì trong thời
hạn ba mươi (30) ngày tiếp theo, BKS thay thế HĐQT triệu tập họp ĐHĐCĐ theo quy định của
pháp luật
Trường hợp BKS không triệu tập họp ĐHĐCĐ như quy định thì BKS phải chịu trách nhiệm trước
pháp luật và phải bồi thường thiệt hại phát sinh đối với Ngân hàng
5. Trường hợp BKS không triệu tập họp ĐHĐCĐ theo quy định tại Khoản 4 Điều này thì cổ đông hoặc
nhóm cổ đông sở hữu trên 10% tổng số cổ phần phổ thông trong thời hạn liên tục ít nhất sáu (06)
tháng đã yêu cầu có quyền thay thế HĐQT, BKS triệu tập họp ĐHĐCĐ theo quy định của pháp
luật.
Trong trường hợp này, cổ đông hoặc nhóm cổ đông sở hữu trên 10% tổng số cổ phần phổ thông
trong thời hạn liên tục ít nhất sáu (06) tháng triệu tập họp ĐHĐCĐ có thể đề nghị cơ quan đăng ký
kinh doanh giám sát việc triệu tập và tiến hành họp nếu xét thấy cần thiết.
6. Người triệu tập phải thực hiện các công việc sau đây để tổ chức họp ĐHĐCĐ:
a) Lập danh sách cổ đông có quyền dự họp ĐHĐCĐ;
b) Cung cấp thông tin và giải quyết khiếu nại liên quan đến danh sách cổ đông;
c) Lập chương trình và nội dung cuộc họp;
d) Chuẩn bị tài liệu;
e) Xác định thời gian và địa điểm họp;
f)

Gửi thông báo mời họp đến từng cổ đông có quyền dự họp theo quy định của pháp luật;

g) Các công việc khác phục vụ cuộc họp.
7. Chi phí cho việc triệu tập và tiến hành họp ĐHĐCĐ tại các Khoản 2, 3, 4 và 5 Điều này sẽ được
Ngân hàng hoàn lại.
Điều 10. Trình tự, thủ tục tiến hành họp ĐHĐCĐ
1. Thông báo về việc chốt danh sách cổ đông có quyền tham dự họp ĐHĐCĐ
Danh sách cổ đông có quyền dự họp ĐHĐCĐ được lập dựa trên sổ đăng ký cổ đông của Ngân hàng.
Ngân hàng công bố thông tin việc lập danh sách cổ đông có quyền tham dự họp ĐHĐCĐ tối thiểu 20
ngày trước ngày đăng ký cuối cùng và không được lập sớm hơn 05 ngày trước ngày gửi giấy mời họp
ĐHĐCĐ .
Danh sách cổ đông có quyền dự họp ĐHĐCĐ phải có đầy đủ thông tin cổ đông; số lượng cổ phần
từng loại, số và ngày đăng ký cổ đông của từng cổ đông
Cổ đông có quyền kiểm tra, tra cứu, trích lục hoặc sao danh sách cổ đông có quyền dự họp ĐHĐCĐ;
yêu cầu sửa đổi những thông tin sai lệch hoặc bổ sung những thông tin cần thiết về mình trong danh
sách cổ đông có quyền dự họp ĐHĐCĐ


Quy chế Quản trị nội bộ Ngân hàng TMCP Tiên Phong
2. Thông báo triệu tập ĐHĐCĐ
Người triệu tập họp ĐHĐCĐ phải gửi thông báo mời họp đến tất cả cổ đông trong Danh sách cổ đông
có quyền dự họp chậm nhất mười (10) ngày trước ngày khai mạc. Thông báo được gửi bằng phương
thức bảo đảm đến địa chỉ thường trú của cổ đông hoặc địa chỉ liên lạc khác mà cổ đông đã đăng ký
trước với Ngân hàng.
Thông báo mời họp phải có tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp của Ngân hàng; tên, địa chỉ
thường trú của cổ đông hoặc người đại diện theo uỷ quyền của cổ đông, thời gian và địa điểm họp.
Kèm theo thông báo mời họp phải có mẫu giấy uỷ quyền dự họp, chương trình họp, các tài liệu làm
cơ sở thông qua quyết định và dự thảo nghị quyết đối với từng vấn đề trong chương trình họp.
Ngân hàng có quyền quyết định thay thế việc gửi tài liệu họp theo thông báo mời họp quy định tại

Khoản này bằng đăng tải lên trang thông tin điện tử của Ngân hàng. Trong trường hợp này, thông
báo mời họp phải ghi rõ nơi, cách thức tải tài liệu và Ngân hàng phải gửi tài liệu họp cho cổ đông nếu
cổ đông yêu cầu.
Điều 11. Thể thức tiến hành họp ĐHĐCĐ
1. Trước khi khai mạc cuộc họp, phải tiến hành đăng ký tham dự họp ĐHĐCĐ
2. Người được uỷ quyền dự họp ĐHĐCĐ phải nộp văn bản uỷ quyền trước khi vào phòng họp. Việc
lập giấy ủy quyền cho người đại diện họp ĐHĐCĐ thực hiện theo các quy định sau:
a) Lập thành văn bản theo mẫu của Ngân hàng và phải có chữ ký theo quy định sau đây:
-

Trường hợp cổ đông là cá nhân là người uỷ quyền thì phải có chữ ký của cổ đông đó và cá
nhân, người đại diện theo pháp luật của tổ chức được ủy quyền dự họp;

-

Trường hợp cổ đông tổ chức là người ủy quyền thì giấy ủy quyền phải có chữ ký của người
đại diện theo uỷ quyền, người đại diện theo pháp luật của cổ đông tổ chức và cá nhân, người
đại diện theo pháp luật của tổ chức được ủy quyền dự họp;

-

Trong trường hợp khác thì giấy ủy quyền phải có chữ ký của người đại diện theo pháp luật
của cổ đông và người được uỷ quyền dự họp.

b) Trường hợp luật sư thay mặt cho người ủy quyền ký giấy chỉ định người đại diện, việc chỉ định
người đại diện trong trường hợp này chỉ được coi là có hiệu lực nếu giấy chỉ định người đại diện
đó được xuất trình cùng với giấy ủy quyền cho luật sư (nếu trước đó chưa đăng ký với Ngân
hàng)
c) Mẫu giấy ủy quyền sẽ được Ngân hàng gửi cho các cổ đông kèm thông báo triệu tập ĐHĐCĐ
3. Chương trình và nội dung họp phải được ĐHĐCĐ thông qua ngay trong phiên khai mạc. Chương

trình phải xác định rõ và chi tiết thời gian đối với từng vấn đề trong nội dung chương trình họp.
4. Chủ tọa có quyền thực hiện các biện pháp cần thiết để điều khiển cuộc họp một cách hợp lý, có
trật tự, đúng theo chương trình đã được thông qua và phản ánh được mong muốn của đa số
người dự họp.
5. Cổ đông hoặc người được uỷ quyền dự họp đến sau khi cuộc họp đã khai mạc được đăng ký và
có quyền tham gia biểu quyết ngay sau khi đăng ký. Chủ toạ không được dừng cuộc họp để
những người đến muộn đăng ký; trong trường hợp này, hiệu lực của những nội dung đã được
biểu quyết trước đó không thay đổi.
Điều 12. Báo cáo hoạt động của HĐQT tại cuộc họp ĐHĐCĐ


Quy chế Quản trị nội bộ Ngân hàng TMCP Tiên Phong
Báo cáo hoạt động của HĐQT trình ĐHĐCĐ thường niên gồm các nội dung theo quy định tại điểm c
khoản 2 Điều 136 Luật doanh nghiệp và Điều lệ, ngoài ra phải đảm bảo có các nội dung sau:
1. Thù lao, chi phí hoạt động và các lợi ích khác của HĐQT và từng thành viên HĐQT theo quy định
tại khoản 3 Điều 158 Luật doanh nghiệp và Điều lệ;
2. Tổng kết các cuộc họp của HĐQT và các quyết định của HĐQT;
3. Kết quả đánh giá của thành viên độc lập HĐQT về hoạt động của HĐQT;
4. Hoạt động của các ủy ban thuộc HĐQT;
5. Kết quả giám sát đối với Tổng giám đốc;
6. Các kế hoạch trong tương lai.
Điều 13. Báo cáo hoạt động của BKS tại cuộc họp ĐHĐCĐ
Báo cáo hoạt động của BKS trình ĐHĐCĐ thường niên gồm các nội dung theo quy định tại điểm d
điểm đ khoản 2 Điều 136 Luật doanh nghiệp, ngoài ra phải đảm bảo có các nội dung sau:
1. Thù lao, chi phí hoạt động và các lợi ích khác của BKS và từng thành viên BKS theo quy định
tại khoản 3 Điều 167 Luật doanh nghiệp và Điều lệ;
2. Tổng kết các cuộc họp của BKS và các kết luận, kiến nghị của BKS;
3. Kết quả giám sát tình hình hoạt động và tài chính của ngân hàng;
4. Kết quả giám sát đối với HĐQT, Tổng giám đốc;
5. Kết quả đánh giá sự phối hợp hoạt động giữa BKS với HĐQT, Tổng giám đốc và các cổ đông

Điều 14. Biểu quyết tại ĐHĐCĐ
1. Thủ tục biểu quyết tại ĐHĐCĐ
ĐHĐCĐ thảo luận và biểu quyết theo từng vấn đề trong nội dung chương trình. Việc biểu quyết được
tiến hành bằng cách thu thẻ biểu quyết tán thành nghị quyết, sau đó thu thẻ biểu quyết không tán
thành, cuối cùng kiểm phiếu tập hợp số phiếu biểu quyết tán thành, không tán thành, không có ý
kiến.
2. Cách thức kiểm phiếu
Ban Kiểm phiếu tổng hợp số phiếu biểu quyết tán thành, không tán thành, không có ý kiến.
Kết quả kiểm phiếu được chủ toạ công bố ngay trước khi bế mạc cuộc họp.
3. Thông qua quyết định của ĐHĐCĐ
a) ĐHĐCĐ thông qua các quyết định thuộc thẩm quyền bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp
hoặc lấy ý kiến bằng văn bản.
b) Trừ trường hợp quy định tại điểm c và điểm e khoản 3 Điều này, quyết định của ĐHĐCĐ được
thông qua tại cuộc họp khi được số cổ đông đại diện trên 51% tổng số phiếu biểu quyết của tất
cả cổ đông dự họp chấp thuận.
c) Đối với quyết định về các vấn đề quy định tại điểm b, h, o, q Khoản 1 Điều 28 Điều lệ thì phải
được số cổ đông đại diện trên 65% tổng số phiếu biểu quyết của tất cả cổ đông dự họp chấp
thuận;
d) Quyết định của ĐHĐCĐ về các vấn đề quy định tại các điểm a, d, f và q Khoản 1 Điều 28 Điều
lệ phải được thông qua bằng hình thức biểu quyết tại cuộc họp ĐHĐCĐ


Quy chế Quản trị nội bộ Ngân hàng TMCP Tiên Phong
e) Việc biểu quyết bầu thành viên HĐQT và thành viên BKS phải thực hiện theo phương thức bầu
dồn phiếu, theo đó mỗi cổ đông có tổng số phiếu biểu quyết tương ứng với số cổ phần sở hữu
nhân với số thành viên HĐQT hoặc thành viên BKS được bầu và cổ đông có quyền dồn hết tổng
số phiếu biểu quyết của mình cho một hoặc một số ứng cử viên. Người trúng cử thành viên
HĐQT hoặc thành viên BKS được xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, bắt đầu từ
ứng cử viên có số phiếu bầu cao nhất cho đến khi đủ số thành viên quy định tại Điều lệ.
Trường hợp có từ 02 ứng cử viên trở lên đạt cùng số phiếu bầu như nhau cho thành viên cuối

cùng của HĐQT hoặc BKS thì sẽ tiến hành bầu lại trong số các ứng cử viên có số phiếu bầu
ngang nhau hoặc lựa chọn theo tiêu chí quy chế bầu cử hoặc Điều lệ
f)

Các quyết định được thông qua tại cuộc họp ĐHĐCĐ với số cổ đông trực tiếp và uỷ quyền tham
dự đại diện 100% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết là hợp pháp và có hiệu lực ngay cả khi
trình tự và thủ tục thông qua quyết định đó không được thực hiện đúng như quy định

g) Trường hợp lấy ý kiến bằng văn bản thì quyết định của ĐHĐCĐ được thông qua nếu được số cổ
đông đại diện ít nhất 51% tổng số phiếu biểu quyết chấp thuận
h) Quyết định của ĐHĐCĐ phải được thông báo đến cổ đông có quyền dự họp ĐHĐCĐ và gửi đến
NHNN trong thời hạn mười lăm (15) ngày, kể từ ngày quyết định được thông qua. Thông báo
gửi đến cổ đông có thể gửi qua đường bưu điện hoặc đăng tải trên website của Ngân hàng.
Điều 15. Biên bản họp ĐHĐCĐ
1.
2.

3.
4.
5.

6.

Cuộc họp ĐHĐCĐ phải được ghi biên bản và có thể ghi âm hoặc ghi và lưu giữ dưới hình thức
điện tử khác.
Biên bản được lập bằng tiếng Việt và tiếng nước ngoài đều có hiệu lực pháp lý như nhau.
Trường hợp có sự khác nhau về nội dung biên bản tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì nội
dung trong biên bản tiếng Việt có hiệu lực áp dụng.
Các nội dung của Biên bản họp ĐHĐCĐ (bản tiếng việt) được nêu chi tiết tại phụ lục 1 quy chế
này.

Biên bản họp ĐHĐCĐ phải làm xong và thông qua trước khi bế mạc cuộc họp.
Chủ toạ và thư ký cuộc họp phải liên đới chịu trách nhiệm về tính trung thực, chính xác của nội
dung biên bản.
Biên bản họp ĐHĐCĐ phải được gửi đến tất cả cổ đông trong thời hạn mười lăm (15) ngày, kể
từ ngày bế mạc cuộc họp. Việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải lên
trang thông tin điện tử của Ngân hàng.
Biên bản họp ĐHĐCĐ, phụ lục danh sách cổ đông dự họp, toàn văn nghị quyết đã được thông
qua và tài liệu có liên quan gửi kèm theo thông báo mời họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính
của Ngân hàng.

Điều 16. Thủ tục lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản
1.

HĐQT có quyền lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản để thông qua quyết định của ĐHĐCĐ bất cứ lúc
nào nếu xét thấy cần thiết vì lợi ích của Ngân hàng trừ các trường hợp qui định tại điểm d khoản
3 Điều 14 Quy chế này.

2.

Quyết định được thông qua theo hình thức lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản có giá trị như quyết
định được thông qua tại cuộc họp ĐHĐCĐ

3.

Quy trình lấy ý kiến cổ đông bằng văn bản gồm các bước sau:

a) HĐQT chuẩn bị phiếu lấy ý kiến, dự thảo quyết định của ĐHĐCĐ và các tài liệu giải trình dự thảo
quyết định và gửi đến tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết chậm nhất 10 ngày trước thời hạn
phải gửi lại phiếu lấy ý kiến

Quy chế Quản trị nội bộ Ngân hàng TMCP Tiên Phong
Phiếu lấy ý kiến phải có các nội dung chủ yếu sau đây:
-

Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp của Ngân hàng;

-

Mục đích lấy ý kiến;

-

Thông tin cổ đông; số lượng cổ phần của từng loại và số phiếu biểu quyết của cổ đông;

-

Vấn đề cần lấy ý kiến để thông qua quyết định;

-

Phương án biểu quyết bao gồm tán thành, không tán thành và không có ý kiến;

-

Thời hạn phải gửi về Ngân hàng phiếu lấy ý kiến đã được trả lời;

-

Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch HĐQT và người đại diện theo pháp luật của Ngân hàng

b) Cổ đông gửi phiếu lấy ý kiến đã trả lời đến Ngân hàng theo một trong các hình thức sau đây:
-

Gửi thư: Phiếu lấy ý kiến đã được trả lời phải có chữ ký của cổ đông là cá nhân, của người đại
diện theo ủy quyền hoặc người đại diện theo pháp luật của cổ đông là tổ chức. Phiếu lấy ý
kiến gửi về Ngân hàng phải được đựng trong phong bì dán kín và không ai được quyền mở
trước khi kiểm phiếu;

-

Gửi fax hoặc thư điện tử: Phiếu lấy ý kiến gửi về Ngân hàng qua fax hoặc thư điện tử phải
được giữ bí mật đến thời điểm kiểm phiếu

Các phiếu lấy ý kiến gửi về Ngân hàng sau thời hạn đã xác định tại nội dung phiếu lấy ý kiến hoặc đã
bị mở trong trường hợp gửi thư và bị tiết lộ trong trường hợp gửi fax, thư điện tử là không hợp lệ.
Phiếu lấy ý kiến không được gửi về được coi là phiếu không tham gia biểu quyết.
c) Kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu:
HĐQT kiểm phiếu và lập biên bản kiểm phiếu dưới sự chứng kiến của BKS hoặc của cổ đông không
nắm giữ chức vụ quản lý Ngân hàng. Biên bản kiểm phiếu phải có các nội dung chủ yếu sau đây
-

Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;

-

Mục đích và các vấn đề cần lấy ý kiến để thông qua quyết định;

-

Số cổ đông với tổng số phiếu biểu quyết đã tham gia biểu quyết, trong đó phân biệt số phiếu
biểu quyết hợp lệ và số biểu quyết không hợp lệ, kèm theo phụ lục danh sách cổ đông tham
gia biểu quyết;

-

Tổng số phiếu tán thành, không tán thành và không có ý kiến đối với từng vấn đề;

-

Các quyết định đã được thông qua;

-

Họ, tên, chữ ký của Chủ tịch HĐQT, người đại diện theo pháp luật của Ngân hàng, người kiểm
phiếu và của người giám sát kiểm phiếu

d) Gửi kết quả kiểm phiếu:
Biên bản kết quả kiểm phiếu phải được gửi đến các cổ đông trong thời hạn mười lăm (15) ngày,
kể từ ngày kết thúc kiểm phiếu. Việc gửi biên bản kiểm phiếu có thể thay thế bằng việc đăng tải
lên trang thông tin điện tử của Ngân hàng
e) Lưu trữ hồ sơ:
Phiếu lấy ý kiến đã được trả lời, biên bản kiểm phiếu, toàn văn nghị quyết đã được thông qua và
tài liệu có liên quan gửi kèm theo phiếu lấy ý kiến đều phải được lưu giữ tại trụ sở chính của
Ngân hàng
Điều 17. Yêu cầu huỷ bỏ quyết định của ĐHĐCĐ


Quy chế Quản trị nội bộ Ngân hàng TMCP Tiên Phong
Trong thời hạn chín mươi (90) ngày, kể từ ngày nhận được biên bản họp ĐHĐCĐ hoặc biên bản kết

quả kiểm phiếu lấy ý kiến ĐHĐCĐ, cổ đông, nhóm cổ đông sở hữu từ 10% tổng số cổ phần phổ thông
trở lên trong thời hạn liên tục ít nhất 06 tháng có quyền yêu cầu Toà án hoặc Trọng tài xem xét, huỷ
bỏ quyết định hoặc một phần nội dung quyết định của ĐHĐCĐ trong các trường hợp sau đây:
-

Trình tự và thủ tục triệu tập họp và ra quyết định của ĐHĐCĐ không đúng theo quy định của
pháp luật hoặc Điều lệ, trừ khoản 2 điều 39a Điều lệ

-

Nội dung quyết định vi phạm pháp luật hoặc Điều lệ.

CHƯƠNG III: CƠ CẤU QUẢN TRỊ
Mục 1 Hội đồng quản trị
Điều 18. Tiêu chuẩn của thành viên HĐQT
1. Tiêu chuẩn và điều kiện để được bầu, bổ nhiệm
Thành viên HĐQT phải có đủ các tiêu chuẩn, điều kiện sau đây:
-

Có đạo đức nghề nghiệp;

-

Có ít nhất 03 năm là người quản lý, người điều hành của tổ chức tín dụng hoặc có ít nhất 05
năm là người quản lý, người điều hành của doanh nghiệp hoạt động trong ngành tài chính,
ngân hàng, kế toán, kiểm toán hoặc của doanh nghiệp khác có vốn chủ sở hữu tối thiểu bằng
mức vốn pháp định đối với loại hình tổ chức tín dụng tương ứng hoặc có ít nhất 05 năm làm
việc trực tiếp tại bộ phận nghiệp vụ về tài chính, ngân hàng, kế toán, kiểm toán.Không thuộc
các đối tượng được quy định tại điều 19 Quy chế này .

-

Thành viên HĐQT có thể không phải là cổ đông của ngân hàng.

2. Tiêu chuẩn, điều kiện về tính độc lập của thành viên HĐQT độc lập
Thành viên HĐQT độc lập phải có đủ các tiêu chuẩn, điều kiện sau:
-

Có đạo đức nghề nghiệp;

-

Có ít nhất ba (03) năm là người quản lý của tổ chức tín dụng hoặc có ít nhất năm (05) năm là
người quản lý, người điều hành của doanh nghiệp hoạt động trong ngành tài chính, ngân
hàng, kế toán, kiểm toán hoặc của doanh nghiệp khác có vốn chủ sở hữu tối thiểu bằng mức
vốn pháp định đối với loại hình tổ chức tín dụng tương ứng hoặc có ít nhất năm (05) năm làm
việc trực tiếp tại các bộ phận nghiệp vụ về ngân hàng, tài chính, kiểm toán hoặc kế toán;

-

Không phải là người đang làm việc cho chính Ngân hàng hoặc Công ty con của Ngân hàng
hoặc đã làm việc cho Ngân hàng hoặc Công ty con của Ngân hàng trong ba (03) năm liền kề
trước đó;

-

Không phải là người hưởng lương, thù lao thường xuyên của Ngân hàng ngoài những khoản
phụ cấp của thành viên HĐQT được hưởng theo quy định;

-

Không phải là người có vợ, chồng, cha, mẹ, con, anh, chị, em và vợ, chồng của những người
này là Cổ đông lớn của Ngân hàng, Người quản lý hoặc thành viên BKS của Ngân hàng hoặc
Công ty con của Ngân hàng;

-

Không trực tiếp, gián tiếp sở hữu hoặc đại diện sở hữu từ 1% Vốn Điều lệ hoặc vốn cổ phần
có quyền biểu quyết trở lên của Ngân hàng; không cùng với người có liên quan sở hữu từ 5%
Vốn Điều lệ hoặc vốn cổ phần có quyền biểu quyết trở lên của Ngân hàng;


Quy chế Quản trị nội bộ Ngân hàng TMCP Tiên Phong
-

Không phải là người quản lý, thành viên BKS của Ngân hàng tại bất kỳ thời điểm nào trong
năm (05) năm liền kề trước đó

Điều 19. Những trường hợp không được/ không cùng đảm nhiệm chức vụ
1. Những trường hợp không được đảm nhiệm chức vụ:
a) Người chưa thành niên, người bị hạn chế hoặc bị mất năng lực hành vi dân sự;
b) Người đang bị truy cứu trách nhiệm hình sự, đang chấp hành bản án, quyết định về hình sự của
Tòa án;
c) Người đã bị kết án về tội từ tội phạm nghiêm trọng trở lên;
d) Người đã bị kết án về tội xâm phạm sở hữu mà chưa được xoá án tích;
e) Cán bộ, công chức, người quản lý từ cấp phòng trở lên trong các doanh nghiệp mà Nhà nước
nắm từ 50% vốn điều lệ trở lên, trừ người được cử làm đại diện quản lý phần vốn góp của Nhà
nước tại Ngân hàng;
f) Sỹ quan, hạ sỹ quan, quân nhân chuyên nghiệp, công nhân quốc phòng trong các cơ quan, đơn
vị thuộc Quân đội nhân dân Việt Nam; sỹ quan, hạ sỹ quan chuyên nghiệp trong các cơ quan,

đơn vị thuộc Công an nhân dân Việt Nam, trừ người được cử làm đại diện quản lý phần vốn góp
của Nhà nước tại Ngân hàng
g) Người thuộc đối tượng không được tham gia quản lý, điều hành theo quy định của pháp luật về
cán bộ, công chức và pháp luật về phòng, chống tham nhũng;
h) Người đã từng là chủ doanh nghiệp tư nhân, thành viên hợp danh của công ty hợp danh, Tổng
giám đốc (Giám đốc), thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng thành viên, thành viên
Ban kiểm soát của doanh nghiệp, Chủ nhiệm và các thành viên Ban quản trị hợp tác xã tại thời
điểm doanh nghiệp, hợp tác xã bị tuyên bố phá sản, trừ trường hợp doanh nghiệp, hợp tác xã bị
tuyên bố phá sản vì lý do bất khả kháng;
i) Người đại diện theo pháp luật của doanh nghiệp tại thời điểm doanh nghiệp bị đình chỉ hoạt
động, bị buộc giải thể do vi phạm pháp luật nghiêm trọng, trừ trường hợp là đại diện theo đề
nghị của cơ quan nhà nước có thẩm quyền nhằm chấn chỉnh, củng cố doanh nghiệp đó;
j) Người đã từng bị đình chỉ chức danh Chủ tịch Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng quản trị,
Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng thành viên, Trưởng Ban kiểm soát, thành viên
Ban kiểm soát, Tổng giám đốc (Giám đốc) của tổ chức tín dụng theo quy định tại Điều 48 của
Điều lệ hoặc bị cơ quan có thẩm quyền xác định người đó có vi phạm dẫn đến việc tổ chức tín
dụng bị thu hồi giấy phép;
k) Người có liên quan của thành viên HĐQT, TGĐ không được là thành viên BKS của Ngân hàng;
l) Người có liên quan của Chủ tịch HĐQT không được là TGĐ của Ngân hàng.
m) Người phải chịu trách nhiệm theo kết luận thanh tra dẫn đến việc Ngân hàng bị xử phạt vi phạm
hành chính trong lĩnh vực tiền tệ và ngân hàng ở khung phạt tiền cao nhất đối với hành vi vi
phạm quy định về giấy phép, quản trị, điều hành, cổ phần, cổ phiếu, góp vốn, mua cổ phần, cấp
tín dụng, mua trái phiếu doanh nghiệp, tỷ lệ bảo đảm an toàn theo quy định của pháp luật về xử
lý vi phạm hành chính trong lĩnh vực tiền tệ và ngân hàng
2. Những trường hợp không cùng đảm nhiệm chức vụ:
a) Chủ tịch HĐQT của Ngân hàng không được đồng thời là người điều hành của Ngân hàng và của
TCTD khác. Chủ tịch HĐQT, TGĐ của Ngân hàng không được đồng thời là Chủ tịch HĐQT, thành
viên HĐQT, Chủ tịch Hội đồng thành viên, thành viên Hội đồng thành viên, Chủ tịch công ty,

Quy chế Quản trị nội bộ Ngân hàng TMCP Tiên Phong
Tổng giám đốc (Giám đốc), Phó Tổng giám đốc (Phó giám đốc) hoặc các chức danh tương đương
của doanh nghiệp khác
b) Thành viên HĐQT của Ngân hàng:
(i)
Không được đồng thời là thành viên BKS của Ngân hàng;
(ii)
Không được đồng thời là người quản lý của tổ chức tín dụng khác, trừ trường hợp tổ chức
đó là Công ty con của Ngân hàng;
(iii) Thành viên HĐQT của ngân hàng không được đồng thời là thành viên HĐQT tại quá 05
công ty khác
Điều 20. Cơ cấu HĐQT
1. HĐQT là cơ quan quản trị Ngân hàng, có toàn quyền nhân danh Ngân hàng để quyết định, thực
hiện các quyền và nghĩa vụ của Ngân hàng, trừ những vấn đề thuộc thẩm quyền ĐHĐCĐ
2. Cá nhân và người có liên quan của cá nhân đó hoặc những người là người đại diện vốn góp của
một tổ chức không được chiếm quá một phần ba (1/3) tổng số thành viên của HĐQT
3. HĐQT bao gồm các thành viên đáp ứng các điều kiện và tiêu chuẩn theo điều 18 quy chế này và
được ĐHĐCĐ bầu đề quản lý ngân hàng.
4. Cơ cấu thành viên HĐQT của Ngân hàng phải đảm bảo tối thiểu 1/3 tổng số thành viên HĐQT là
thành viên độc lập.
5. HĐQT thành lập các Ủy ban/Hội đồng nhằm thực hiện một cách có hiệu quả các nhiệm vụ được
giao. Các Ủy ban/Hội đồng bao gồm: Ủy ban Đầu tư, Ủy ban ALCO, Ủy ban QLRR, Ủy ban Nhân
sự, Ủy ban Tín dụng, Hội đồng tín dụng, Hội đồng QLRR hoạt động, Hội đồng Xử lý nợ.
Điều 21. Đề cử, ứng cử thành viên HĐQT
1. Trường hợp đã xác định được trước ứng viên, thông tin liên quan đến các ứng viên HĐQT được
đưa vào tài liệu họp ĐHĐCĐ và công bố tối thiểu mười (10) ngày trước ngày khai mạc cuộc họp
ĐHĐCĐ trên website của Ngân hàng để cổ đông có thể tìm hiểu về các ứng viên này trước khi bỏ
phiếu. Ứng viên HĐQT phải có cam kết bằng văn bản về tính trung thực, chính xác và hợp lý của
các thông tin cá nhân được công bố và phải cam kết thực hiện nhiệm vụ một cách trung thực
nếu được bầu làm thành viên HĐQT. Thông tin liên quan đến ứng viên HĐQT được công bố bao

gồm các nội dung tối thiểu sau đây:
a)
b)
c)
d)
e)

Họ tên, ngày, tháng, năm sinh;
Trình độ học vấn;
Trình độ chuyên môn;
Quá trình công tác;
Các công ty mà ứng viên đang nắm giữ chức vụ thành viên HĐQT và các chức danh quản lý
khác;
f) Báo cáo đánh giá về đóng góp của ứng viên cho Ngân hàng, trong trường hợp ứng viên đó hiện
đang là thành viên HĐQT của Ngân hàng;
g) Các lợi ích có liên quan tới Ngân hàng (nếu có);
h) Họ, tên của cổ đông hoặc nhóm cổ đông đề cử ứng viên đó (nếu có);
i) Các thông tin khác (nếu có).
2. Các cổ đông nắm giữ cổ phần phổ thông trong thời hạn liên tục ít nhất sáu (06) tháng có quyền
gộp số quyền biểu quyết để đề cử các ứng viên HĐQT. Cổ đông hoặc nhóm cổ đông nắm giữ từ
5% đến dưới 10% tổng số cổ phần có quyền biểu quyết được đề cử một (01) ứng viên; từ 10%
đến dưới 30% được đề cử tối đa hai (02) ứng viên; từ 30% đến dưới 40% được đề cử tối đa ba
(03) ứng viên; từ 40% đến dưới 50% được đề cử tối đa bốn (04) ứng viên; từ 50% đến dưới
60% được đề cử tối đa năm (05) ứng viên; từ 60% đến dưới 70% được đề cử tối đa sáu (06)


Quy chế Quản trị nội bộ Ngân hàng TMCP Tiên Phong
ứng viên; từ 70% đến 80% được đề cử tối đa bảy (07) ứng viên; và từ 80% đến dưới 90% được
đề cử tối đa tám (08) ứng viên.
3. Trường hợp số lượng ứng viên HĐQT thông qua đề cử và ứng cử vẫn không đủ số lượng cần

thiết, HĐQT đương nhiệm có thể đề cử thêm ứng cử viên hoặc tổ chức đề cử theo cơ chế được
Ngân hàng quy định tại Quy chế nội bộ về quản trị ngân hàng. Thủ tục HĐQT đương nhiệm giới
thiệu ứng viên HĐQT phải được công bố rõ ràng và phải được ĐHĐCĐ thông qua trước khi tiến
hành đề cử theo quy định pháp luật
4.

Ủy ban nhân sự ngân hàng thực hiện tìm kiếm nguồn ứng viên cho vị trí thành viên HĐQT, xác
minh kinh nghiệm và lai lịch ứng viên, xây dựng chương trình đào tạo dài hạn cho nhân sự mới
của HĐQT.

Điều 22. Cách thức bầu thành viên HĐQT
1.

Trước khi tiến hành họp ĐHĐCĐ tối thiểu ba mươi (30) ngày, HĐQT phải thông báo cho các cổ
đông có quyền dự họp ĐHĐCĐ về số lượng thành viên hoặc thành viên dự kiến được bầu, bổ
sung vào HĐQT; đồng thời thông báo các điều kiện, tiêu chuẩn phải đáp ứng đối với các chức
danh được bầu để các cổ đông đề cử người giữ các chức danh này theo quy định của pháp luật.

2.

Trên cơ sở danh sách đề cử của các cổ đông đối với các chức danh này, HĐQT thẩm định điều
kiện, tiêu chuẩn; lập Danh sách ứng cử viên cho các chức danh dự kiến bầu và gửi NHNN.
Trường hợp các cổ đông không đề cử đủ số lượng ứng cử viên đối với thành viên HĐQT hoặc các
ứng cử viên không đảm bảo đủ điều kiện, tiêu chuẩn theo quy định, HĐQT sẽ đề cử ứng cử viên
bổ sung, thay thế đối với các chức danh này.

3.

Đối với các ứng cử viên không đảm bảo điều kiện theo quy định, HĐQT thông báo cho cổ đông
hoặc nhóm cổ đông đề cử của ứng cử viên này biết rõ lý do.

4.

ĐHĐCĐ quyết định số lượng thành viên HĐQT được bầu và tiến hành bầu những người có tên
trong Danh sách ứng cử viên đã gửi NHNN theo quy định tại Khoản 2 Điều này.

5.

Thành viên HĐQT, bắt đầu thực hiện nhiệm vụ kể từ khi ĐHĐCĐ bầu các chức danh này và tiếp
quản công việc; phải chịu trách nhiệm cá nhân đối với nhiệm vụ của mình trong thời gian đương
nhiệm.

6.

Trong vòng tối đa mười (10) ngày làm việc kể từ ngày ĐHĐCĐ bầu các thành viên HĐQT, Ngân
hàng phải có văn bản thông báo cho NHNN danh sách những người được bầu cho các chức danh
nêu trên.

7.

HĐQT bầu bổ nhiệm một trong các thành viên của mình làm TGĐ hoặc thuê TGĐ. Người được dự
kiến làm TGĐ phải được NHNN chấp thuận bằng văn bản trước khi bổ nhiệm. HĐQT phải thông
báo bằng băn bản cho NHNN người được bổ nhiệm làm TGĐ trong thời hạn 10 ngày làm việc, kể
từ ngày bổ nhiệm

Điều 23. Các trường hợp hợp miễn nhiệm, bãi nhiệm thành viên HĐQT
1. Các trường hợp đương nhiên mất tư cách
-

Mất năng lực hành vi dân sự, chết;

-

Vi phạm quy định tại khoản 1 Điều 19 Quy chế này về những trường hợp không được đảm
nhiệm chức vụ;

-

Là người đại diện phần vốn góp của một tổ chức là cổ đông hoặc thành viên góp vốn của
Ngân hàng khi tổ chức đó bị chấm dứt tư cách pháp nhân;

-

Không còn là người đại diện phần vốn góp theo ủy quyền của cổ đông là tổ chức;


Quy chế Quản trị nội bộ Ngân hàng TMCP Tiên Phong
-

Bị trục xuất khỏi lãnh thổ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam;

-

Khi Ngân hàng bị thu hồi Giấy phép thành lập và hoạt động

2. Các trường hợp miễn nhiệm, bãi nhiệm
-

Bị hạn chế năng lực hành vi dân sự;

-

Có đơn xin từ chức gửi HĐQT của Ngân hàng;

-

Không đảm bảo yêu cầu về tính độc lập đối với thành viên HĐQT độc lập;

-

Không tham gia các hoạt động của HĐQT trong sáu (06) tháng liên tục, trừ trường hợp bất
khả kháng;

-

Không bảo đảm tiêu chuẩn, điều kiện các quy định tại Điều 18 Quy chế này;

-

Khi cơ quan có thẩm quyền bầu, bổ nhiệm xét thấy cần thiết

Điều 24. Quyền và nghĩa vụ của HĐQT
1. Quyền hạn và trách nhiệm của HĐQT
Thành viên HĐQT có đầy đủ các quyền theo quy định của Luật doanh nghiệp, pháp luật liên quan và
Điều lệ ngân hàng, trong đó có quyền được cung cấp các thông tin, tài liệu về tình hình tài chính,
hoạt động kinh doanh của Ngân hàng và của các đơn vị trong Ngân hàng.
Thành viên HĐQT có trách nhiệm theo quy định tại Luật doanh nghiệp và điều 55 “Quyền hạn và
nhiệm vụ của HĐQT” tại Điều lệ, ngoài ra HĐQT có các trách nhiệm quản trị sau:
a) Định hướng và xây dựng chiến lược ngân hàng, các kế hoạch hoạt động cơ bản, chính sách rủi
ro, chiến lược và kế hoạch tài chính, kế hoạch kinh doanh hàng năm; đặt ra các mục tiêu hoạt

động, giám sát việc thực hiện mục tiêu và hoạt động của ngân hàng;
b) Phê duyệt báo cáo tài chính thường niên và rà soát định kỳ đối với các lĩnh vực trọng yếu;
c) Giám sát ngân hàng duy trì chức năng tài chính mạnh mẽ;
d) Rà soát và ra quyết định đối với các vấn đề trọng yếu của ngân hàng. Theo sát các thay đổi
trọng yếu trong tình hình kinh doanh và môi trường bên ngoài để có các hành động kịp thời để
bảo vệ lợi ích trong dài hạn của ngân hàng;
e) Giám sát và hỗ trợ hoạt động điều hành của Tổng Giám đốc và Ban điều hành;
f)

Thành lập các ủy ban, Hội đồng với các chức năng nhiệm vụ cụ thể để vận hành hoạt động của
Hội đồng quản trị hiệu quả, minh bạch, đúng quy định như trong điều lệ Ngân hàng;

g) Thiết lập Khẩu vị rủi ro, Chính sách rủi ro của Ngân hàng, đồng thời giám sát sự tuân thủ của
ngân hàng với Tuyên bố Khẩu vị rủi ro, chính sách rủi ro và các hạn mức rủi ro;
h) Giám sát hiệu quả các hoạt động quản trị doanh nghiệp của Ngân hàng và thực hiện các thay
đổi khi cần thiết. Đảm bảo các chính sách và quy trình của Ngân hàng tuân thủ pháp luật. Tăng
cường năng lực độc lập, hiệu quả của quá trình kiểm tra, kiểm soát, kiểm toán nội bộ;
i)

Phê duyệt và giám sát các chính sách và khung quản trị nguồn nhân lực của Ngân hàng. Lựa
chọn, phát triển và đánh giá các ứng cử viên tiềm năng cho các vị trí quản lý cấp cao và giám
sát việc phát triển các kế hoạch kế nhiệm của các vị trí cấp cao;

j)

Đánh giá hiệu quả hoạt động tổng thể của HĐQT và các thành viên, thực hiện các biện pháp
khắc phục nếu cần;


Quy chế Quản trị nội bộ Ngân hàng TMCP Tiên Phong

k) Định hướng xây dựng văn hóa doanh nghiệp bao gồm Quy chế quản trị Ngân hàng, Bộ quy tắc
ứng xử và đạo đức nghề nghiệp và hệ thống các quy định, nội quy của Ngân hàng…;
l)

Thực hiện các nhiệm vụ của mình một cách trung thực, cẩn trọng vì lợi ích cao nhất của cổ
đông và của ngân hàng;

m) Thành viên HĐQT báo cáo HĐQT kịp thời và đầy đủ các khoản thù lao mà người đó nhận được
từ các công ty con, công ty liên kết và các tổ chức khác mà người đó là người đại diện phần
vốn góp của ngân hàng;
n) Báo cáo Ủy ban Chứng khoán Nhà nước, Sở giao dịch chứng khoán và thực hiện công bố thông
tin khi thực hiện giao dịch cổ phiếu của công ty theo quy định của pháp luật.
Thành viên HĐQT có thể được ngân hàng mua bảo hiểm trách nhiệm sau khi có sự chấp thuận của
ĐHĐCĐ. Đây là loại hình bảo hiểm nhằm bảo vệ các thành viên HĐQT và cán bộ quản lý trước những
khiếu kiện đối với các hành vi sai phạm do vô ý hoặc bị cáo buộc trong khi làm việc theo thẩm quyền
của mình tại TPBank. Bảo hiểm này không bao gồm bảo hiểm cho những trách nhiệm của thành viên
Hội đồng quản trị liên quan đến việc vi phạm pháp luật và Điều lệ.
2. Nghĩa vụ của HĐQT
HĐQT phải tuân thủ đầy đủ trách nhiệm và nghĩa vụ theo quy định của Luật doanh nghiệp và Điều lệ,
ngoài ra HĐQT có các nghĩa vụ sau:
a) Cam kết thực hiện các trách nhiệm của mình một cách hiệu quả
b) Chịu trách nhiệm trước cổ đông về hoạt động của Ngân hàng;
c) Đối xử bình đẳng đối với tất cả cổ đông và tôn trọng lợi ích của người có quyền lợi liên quan
đến Ngân hàng;
d) Đảm bảo hoạt động của Ngân hàng tuân thủ các quy định của pháp luật, Điều lệ và quy định
nội bộ của Ngân hàng;
e) Xây dựng Quy chế nội bộ về quản trị Ngân hàng và trình Đại hội đồng cổ đông thông qua;
f)

Báo cáo hoạt động của Hội đồng quản trị tại ĐHĐCĐ.

Điều 25. Cuộc họp HĐQT
1. Trước khi bắt đầu năm tài chính, Chủ tịch HĐQT hoặc người triệu tập cuộc họp phải gửi kế hoạch
họp HĐQT đến các thành viên HĐQT để đảm bảo tất cả các thành viên có thể tham gia.
2. Trường hợp HĐQT bầu Chủ tịch thì cuộc họp đầu tiên của nhiệm kỳ HĐQT để bầu Chủ tịch và ra
các quyết định khác thuộc thẩm quyền phải được tiến hành trong thời hạn bảy (07) ngày làm
việc, kể từ ngày kết thúc bầu cử HĐQT nhiệm kỳ đó. Cuộc họp này do thành viên có số phiếu
bầu cao nhất triệu tập. Trường hợp có nhiều hơn một thành viên có số phiếu bầu cao nhất và
ngang nhau thì các thành viên đã bầu theo nguyên tắc đa số một người trong số họ triệu tập họp
HĐQT.
3. HĐQT có thể họp định kỳ hoặc bất thường. HĐQT có thể họp tại trụ sở chính của Ngân hàng
hoặc ở nơi khác.
4. Cuộc họp định kỳ của HĐQT do Chủ tịch triệu tập bất cứ khi nào nếu xét thấy cần thiết, nhưng
mỗi quý phải họp ít nhất một (01) lần.
5. Chủ tịch HĐQT phải triệu tập họp HĐQT trong thời hạn bảy (07) ngày làm việc mười lăm (15)
ngày kể từ ngày nhận được một trong các đề nghị của:
a) BKS hoặc thành viên độc lập;


Quy chế Quản trị nội bộ Ngân hàng TMCP Tiên Phong
b) TGĐ hoặc ít nhất năm (05) Người quản lý khác;
c) Ít nhất hai (02) thành viên điều hành của HĐQT;
Đề nghị phải được lập thành văn bản, trong đó nêu rõ mục đích, vấn đề cần thảo luận và quyết
định thuộc thẩm quyển của HĐQT.
Trường hợp Chủ tịch HĐQT không triệu tập họp HĐQT theo đề nghị thì phải chịu trách nhiệm về
những thiệt hại xảy ra đối với Ngân hàng, trừ trường hợp không triệu tập họp được vì lý do bất
khả kháng; trong trường hợp này, người đề nghị họp HĐQT có quyền triệu tập họp HĐQT, các
thành viên HĐQT dự họp bỏ phiếu bầu chủ tọa cuộc họp.
6. Chủ tịch HĐQT hoặc người triệu tập họp HĐQT phải gửi thông báo mời họp chậm nhất ba (03)
ngày làm việc trước ngày họp, ngoại trừ trường hợp được sự đồng ý của các thành viên HĐQT.

Thông báo mời họp phải xác định cụ thể thời gian và địa điểm họp, chương trình, các vấn đề
thảo luận và quyết định. Kèm theo thông báo mời họp phải có tài liệu sử dụng tại cuộc họp và
phiếu biểu quyết của thành viên.
7. Thông báo mời họp được gửi bằng bưu điện, fax, thư điện tử hoặc phương tiện khác, nhưng phải
bảo đảm đến được địa chỉ liên lạc của từng thành viên HĐQT được đăng ký tại Ngân hàng.
8. Chủ tịch HĐQT hoặc người triệu tập phải gửi thông báo mời họp và các tài liệu kèm theo đến các
thành viên BKS như đối với thành viên HĐQT.
9. Thành viên BKS, có quyền dự các cuộc họp của HĐQT; có quyền thảo luận nhưng không được
biểu quyết.
10. HĐQT quy định trong quy định nội bộ của HĐQT các trường hợp họp khẩn cấp, thời hạn thông
báo và hình thức thông báo mời họp HĐQT trong trường hợp khẩn cấp.
11. Cuộc họp HĐQT được tiến hành khi có từ 3/4 tổng số thành viên trở lên dự họp. Trường
hợp cuộc họp được triệu tập theo quy định khoản này không đủ số thành viên dự họp theo quy
định thì được triệu tập lần thứ hai trong thời hạn 07 ngày, kể từ ngày dự định họp lần thứ nhất.
Trường hợp này, cuộc họp được tiến hành, nếu có hơn một nửa số thành viên HĐQT dự họp.
12. Thành viên HĐQT được coi là tham dự và biểu quyết tại cuộc họp trong trường hợp sau đây:
a) Tham dự và biểu quyết trực tiếp tại cuộc họp;
b) Ủy quyền cho người khác đến dự họp theo quy định tại Khoản 13 Điều này.
c) Tham dự và biểu quyết thông qua hội nghị trực tuyến hoặc hình thức tương tự khác;
d) Gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, fax, thư điện tử.
Trường hợp gửi phiếu biểu quyết đến cuộc họp thông qua thư, phiếu biểu quyết phải đựng trong
phong bì kín và phải được chuyển đến Chủ tịch HĐQT chậm nhất một (01) giờ trước khi khai mạc.
Phiếu biểu quyết chỉ được mở trước sự chứng kiến của tất cả những người dự họp.
13. Thành viên HĐQT phải tham dự đầy đủ các cuộc họp của HĐQT. Thành viên HĐQT được ủy
quyền cho người khác không phải là thành viên HĐQT dự họp nếu được đa số thành viên HĐQT
chấp thuận;
14. Quyết định của HĐQT được thông qua nếu được đa số phiếu thành viên dự họp tán thành;
trường hợp số phiếu ngang nhau thì quyết định cuối cùng thuộc về phía có ý kiến của Chủ tịch
HĐQT;

Quy chế Quản trị nội bộ Ngân hàng TMCP Tiên Phong
15. Họp HĐQT trực tuyến: Cuộc họp HĐQT có thể tổ chức theo hình thức nghị sự giữa các thành
viên của HĐQT khi tất cả hoặc một số thành viên đang ở những địa điểm khác nhau với điều kiện
là mỗi thành viên tham gia họp đều có thể:
a) Nghe từng thành viên HĐQT khác cùng tham gia phát biểu trong cuộc họp, và
b) Nếu muốn, thành viên đó có thể phát biểu với tất cả các thành viên tham dự khác một cách
đồng thời.
Việc trao đổi giữa các thành viên có thể thực hiện một cách trực tiếp qua điện thoại hoặc bằng
phương tiện liên lạc thông tin khác (kể cả việc sử dụng phương tiện này diễn ra vào thời điểm
thông qua Điều lệ hay sau này) hoặc là kết hợp tất cả những phương thức này. Thành viên
HĐQT tham gia cuộc họp như vậy được coi là “có mặt” tại cuộc họp đó. Địa điểm cuộc họp trong
trường hợp này là địa điểm nơi nhóm thành viên HĐQT đông nhất tập hợp lại, hoặc nếu không
có một nhóm như vậy, là địa điểm mà Chủ tọa cuộc họp hiện diện.
Các quyết định được thông qua trong cuộc họp qua điện thoại được tổ chức và tiến hành một
cách hợp thức, có hiệu lực ngay khi kết thúc cuộc họp nhưng phải được khẳng định bằng các chữ
ký trong biên bản của tất cả thành viên HĐQT tham dự cuộc họp này.
16. Biểu quyết
a) Trừ quy định tại Điểm b Khoản này, mỗi thành viên HĐQT hoặc người được ủy quyền trực
tiếp có mặt với tư cách cá nhân tại cuộc họp HĐQT có một (01) phiếu biểu quyết;
b) Thành viên HĐQT không được biểu quyết về các hợp đồng, các giao dịch hoặc đề xuất mà
thành viên đó hoặc người liên quan tới thành viên đó có lợi ích và lợi ích đó mâu thuẫn hoặc
có thể mâu thuẫn với lợi ích của Ngân hàng. Thành viên HĐQT không được tính vào tỷ lệ
thành viên tối thiểu có mặt để có thể tổ chức cuộc họp HĐQT về những quyết định mà thành
viên đó không có quyền biểu quyết;
c) Theo quy định tại Điểm d Khoản này, khi có vấn đề phát sinh tại cuộc họp liên quan đến lợi
ích hoặc quyền biểu quyết của thành viên HĐQT mà thành viên đó không tự nguyện từ bỏ
quyền biểu quyết, phán quyết của chủ tọa là quyết định cuối cùng, trừ trường hợp tính chất
hoặc phạm vi lợi ích của thành viên HĐQT liên quan chưa được công bố đầy đủ;
d) Thành viên HĐQT hưởng lợi từ một hợp đồng được quy định tại Điểm a và Điểm b Khoản 2

Điều 52 Điều lệ được coi là có lợi ích đáng kể trong hợp đồng đó;
17. Thành viên HĐQT trực tiếp hoặc gián tiếp được hưởng lợi từ một hợp đồng hoặc giao dịch đã
được ký kết hoặc đang dự kiến ký kết với Ngân hàng và biết bản thân là người có lợi ích trong đó
có trách nhiệm công khai lợi ích này tại cuộc họp đầu tiên của Hội đồng thảo luận về việc ký kết
hợp đồng hoặc giao dịch này. Trường hợp thành viên HĐQT không biết bản thân và người liên
quan có lợi ích vào thời điểm hợp đồng, giao dịch được ký với Ngân hàng, thành viên HĐQT này
phải công khai các lợi ích liên quan tại cuộc họp đầu tiên của HĐQT được tổ chức sau khi thành
viên này biết rằng mình có lợi ích hoặc sẽ có lợi ích trong giao dịch hoặc hợp đồng nêu trên.
18. Chủ tịch HĐQT có trách nhiệm gửi biên bản họp HĐQT tới các thành viên và biên bản đó là bằng
chứng xác thực về công việc đã được tiến hành trong cuộc họp trừ khi có ý kiến phản đối về nội
dung biên bản trong thời hạn mười (10) ngày kể từ ngày gửi.
Điều 26. Biên bản họp HĐQT
1. Các cuộc họp của HĐQT phải được ghi biên bản và có thể ghi âm, ghi và lưu giữ dưới hình thức
điện tử khác. Biên bản phải lập bằng tiếng Việt, có thể cả bằng tiếng nước ngoài và phải có các
nội dung chủ yếu sau đây:


Quy chế Quản trị nội bộ Ngân hàng TMCP Tiên Phong
a) Tên, địa chỉ trụ sở chính, mã số doanh nghiệp;
b) Mục đích, chương trình và nội dung họp;
c) Thời gian, địa điểm họp;
d) Họ, tên từng thành viên dự họp hoặc người được uỷ quyền dự họp và cách thức dự họp; họ,
tên các thành viên không dự họp và lý do;
e) Các vấn đề được thảo luận và biểu quyết tại cuộc họp;
f)

Tóm tắt phát biểu ý kiến của từng thành viên dự họp theo trình tự diễn biến của cuộc họp;

g) Kết quả biểu quyết trong đó ghi rõ những thành viên tán thành, không tán thành và không có
ý kiến;

h) Các quyết định đã được thông qua;
i)

Họ, tên, chữ ký chủ tọa và người ghi biên bản.
Chủ toạ và người ghi biên bản phải chịu trách nhiệm về tính trung thực và chính xác của nội
dung biên bản họp HĐQT.

2. Biên bản họp HĐQT và tài liệu sử dụng trong cuộc họp phải được lưu giữ tại trụ sở chính của
Ngân hàng;

3. Biên bản họp HĐQT được lập bằng tiếng Việt và có thể lập bằng nước ngoài và có hiệu lực ngang
nhau. Trường hợp có sự khác nhau về nội dung biên bản tiếng Việt và tiếng nước ngoài thì nội
dung trong biên bản tiếng Việt có hiệu lực áp dụng.

4. Biên bản phải có chữ ký của chủ tọa và người ghi biên bản.
Điều 27. Các ủy ban thuộc HĐQT
1. Các nguyên tắc thành lập các ủy ban trực thuộc HĐQT
Các ủy ban là các cơ quan trực thuộc HĐQT và do HĐQT thành lập nhằm thực hiện một cách có hiệu
quả các nhiệm vụ được giao. HĐQT quy định nhiệm vụ và quyền hạn của các ủy ban này phù hợp với
quy định pháp luật, Điều lệ ngân hàng.
HĐQT được ủy quyền thường xuyên đối với việc thực hiện một hoặc một số nhiệm vụ của HĐQT cho
các ủy ban theo quy định về phân cấp, ủy quyền do HĐQT ban hành.
Các ủy ban tại TPBank bao gồm: Ủy ban điều hành, Ủy ban nhân sự, Ủy ban Quản lý Rủi ro, Ủy ban
Đầu tư, Ủy ban Tài sản nợ - Tài sản có (ALCO), Ủy ban Tín dụng. Việc thành lập và hoạt động của các
Ủy ban được thực hiện như sau:
a) HĐQT ra quyết định thành lập các Ủy ban để hỗ trợ hoạt động của HĐQT. Việc thành lập các
ủy ban phải được chấp thuận của ĐHĐCĐ. HĐQT có quyền lựa chọn và quyết định thành viên
của các Ủy ban trên sự phù hợp về chuyên môn, kinh nghiệm, phân công nhiệm vụ của các
thành viên HĐQT, Ban điều hành.
b) Một ủy ban gồm chủ tịch ủy ban và các ủy viên khác do HĐQT quyết định, bổ nhiệm, miễn

nhiệm theo quy định của Điều lệ Ngân hàng. Hội đồng quản trị cần bổ nhiệm 01 thành viên
độc lập HĐQT làm Chủ tịch Ủy ban nhân sự.
c) HĐQT ban hành quy chế tổ chức và hoạt động của từng ủy ban, trong đó quy định về cơ cấu
của ủy ban, chức năng, quyền hạn, nhiệm vụ và cơ chế hoạt động.


Quy chế Quản trị nội bộ Ngân hàng TMCP Tiên Phong
d) Sau khi thành lập, Chủ tịch ủy ban phân công nhiệm vụ cho các thành viên để thực hiện chức
năng và nhiệm vụ của Ủy ban phù hợp với quy chế làm việc của Ủy ban do Hội đồng quản trị
ban hành.
2. Chức năng nhiệm vụ của các Ủy ban:
Chức năng, nhiệm vụ của các Ủy ban được nêu trong Quy chế tổ chức và hoạt động của từng Ủy ban.
a) Ủy ban thường trực HĐQT (EXCO): gồm Chủ tịch HĐQT và hai Phó Chủ tịch HĐQT có nhiệm
vụ thay mặt HĐQT để trực tiếp quản trị Ngân hàng trong thời gian HĐQT không họp và tư
vấn cho HĐQT các vấn đề quan trọng nhất trong quá trình quản trị và điều hành Ngân hàng.
Ủy ban EXCO định hướng, tư vấn và giám sát các hoạt động kinh doanh của Ngân hàng và
trong các trường hợp cấp thiết sẽ ra các quyết định trọng yếu thuộc phạm vi, thẩm quyền của
HĐQT, đảm bảo Ngân hàng hoạt động hiệu quả và ổn định.
b) Ủy ban nhân sự: thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho HĐQT, thay mặt HĐQT thực
hiện chỉ đạo, quản lý các hoạt động liên quan đến các nội dung về công tác nhân sự và là cấp
có thầm quyền phán quyết trong hoạt động quản lý nhân sự theo phân cấp của HĐQT.
Ủy ban nhân sự có trách nhiệm tìm kiếm nguồn ứng cử viên cho vị trí Thành viên HĐQT
tương lai, xây dựng các chương trình đào tạo cho các ứng viên này và các thành viên HĐQT
hiện hữu. Ủy ban nhân sự cần xây dựng rõ bộ tiêu chí yêu cầu kinh nghiệm, chức năng nhiệm
vụ của từng thành viên Hội đồng quản trị.
Ủy ban nhân sự chịu trách nhiệm xây dựng chính sách thù lao cho thành viên HĐQT và cán
bộ quản lý cấp cao. Thù lao của thành viên HĐQT và cán bộ quản lý cấp cao được gắn với lợi
ích lâu dài của ngân hàng và cổ đông.
c) Ủy ban ALCO: thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho HĐQT, thay mặt HĐQT thực
hiện chỉ đạo, quản lý các hoạt động liên quan đến công tác quản lý Tài sản Nợ - Tài sản Có

(nội bảng, ngoại bảng) của ngân hàng và là cấp có thẩm quyền phán quyết trong hoạt động
này theo phân cấp của HĐQT.
d) Ủy ban đầu tư: thực hiện chức năng tham mưu, giúp việc cho HĐQT, thay mặt HĐQT thực
hiện chỉ đạo, quản lý các hoạt động liên quan đến công tác đầu tư tài chính, đầu tư mua sắm
tài sản và là cấp có thẩm quyền phán quyết trong hoạt động này theo phân cấp của HĐQT..
e) Ủy ban tín dụng: Tham mưu, giúp việc cho HĐQT, thay mặt HĐQT thực hiện chỉ đạo, quản lý
các hoạt động liên quan đến công tác tín dụng đối với khách hàng (trừ các khoản nợ có vấn
đề) và là cấp có thẩm quyền phán quyết trong hoạt động này theo phân cấp của HĐQT
f)

Ủy ban quản lý rủi ro: Tham mưu, giúp việc cho HĐQT, thay mặt HĐQT thực hiện chỉ đạo,
quản lý các hoạt động liên quan đến công tác quản lý rủi ro và là cấp có thẩm quyền phán
quyết trong hoạt động này theo phân cấp của HĐQT.

3. Tiêu chuẩn thành viên của các Ủy ban:
-

Thành viên của các Ủy ban được lựa chọn từ các thành viên HĐQT và thành viên BĐH

-

Có chuyên môn, kinh nghiệm phù hợp với chức năng nhiệm vụ của các Ủy ban.

-

Chủ tịch các Ủy ban là thành viên HĐQT hoặc Tổng Giám đốc.

4. Cơ cấu của các Ủy ban được quy định chi tiết tại các văn bản Quy chế tổ chức và hoạt động của
từng Ủy ban cụ thể.
5. Trách nhiệm của các Ủy ban và từng thành viên quy định chi tiết tại các văn bản Quy chế tổ chức

và hoạt động của từng Ủy ban cụ thể


Quy chế Quản trị nội bộ Ngân hàng TMCP Tiên Phong
Điều 28. Người phụ trách quản trị ngân hàng (chánh văn phòng HĐQT)
1. HĐQT thực hiện bổ nhiệm ít nhất 01 người phụ trách quản trị ngân hàng.
2. Tiêu chuẩn người phụ trách quản trị ngân hàng:
-

Không thuộc các đối tượng được quy định tại mục a, b, c, d e, f Khoản 1 điều 19 Quy chế
này;

-

Có bằng Đại học hoặc trên Đại học về ngành kinh tế- tài chính, kế toán- kiểm toán, luật và có
ít nhất ba (3) năm làm việc trực tiếp trong ngành tài chính ngân hàng hoặc lĩnh vực chuyên
môn đảm trách;

-

Hiểu biết pháp luật và quản trị doanh nghiệp;

-

Không đồng thời làm việc cho công ty kiểm toán độc lập đang thực hiện kiểm toán các báo
cáo tài chính của ngân hàng.

3. Quyền và nghĩa vụ của người phụ trách quản trị ngân hàng
a) Tư vấn HĐQT trong việc tổ chức họp ĐHĐCĐ theo quy định và các công việc liên quan giữa
ngân hàng và cổ đông;

b) Chuẩn bị các cuộc họp HĐQT, BKS và ĐHĐCĐ theo yêu cầu của HĐQT hoặc BKS;
c) Tư vấn về thủ tục của các cuộc họp;
d) Tham dự các cuộc họp;
e) Tư vấn thủ tục lập các nghị quyết của HĐQT phù hợp với luật pháp;
f)

Cung cấp các thông tin tài chính, bản sao biên bản họp HĐQT và các thông tin khác cho
thành viên HĐQT và thành viên BKS;

g) Giám sát và báo cáo HĐQT về hoạt động công bố thông tin của ngân hàng;
h) Bảo mật thông tin theo các quy định của pháp luật và Điều lệ ngân hàng;
i)

Các quyền và nghĩa vụ khác theo quy định của pháp luật và Điều lệ ngân hàng.
Mục 2 Ban Kiểm soát

Điều 29. Cơ cấu tổ chức và vai trò của BKS trong quản trị Ngân hàng
1. BKS là cơ quan giám sát hoạt động Ngân hàng nhằm đánh giá chính xác hoạt động kinh doanh,
thực trạng tài chính của Ngân hàng.
2. Số lượng thành viên BKS
BKS của ngân hàng có ít nhất ba (03) thành viên, trong đó phải có ít nhất một phần hai (1/2) tổng số
thành viên là thành viên chuyên trách, không đồng thời đảm nhiệm chức vụ, công việc khác tại Ngân
hàng hoặc doanh nghiệp khác.
Trường hợp số thành viên BKS không đủ hai phần ba (2/3) tổng số thành viên của nhiệm kỳ hoặc
không đủ ba (03) thành viên thì trong thời hạn sáu mươi (60) ngày, kể từ ngày không đủ số lượng
thành viên, Ngân hàng phải bổ sung đủ số lượng thành viên BKS.
3. Vai trò của BKS:
BKS là cơ quan thay mặt các cổ đông để giám sát hoạt động và việc tuân thủ theo quy định của Pháp
luật và Điều lệ ngân hàng đối với HĐQT, BĐH, Người quản lý trong việc quản lý và điều hành ngân
hàng; chịu trách nhiệm trước pháp luật, ĐHĐCĐ trong việc thực hiện quyền và nhiệm vụ được giao.

Quy chế Quản trị nội bộ Ngân hàng TMCP Tiên Phong
Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình, BKS được sử dụng các quyền theo quy định của Pháp
luật và Điều lệ ngân hàng.
4. Nhiệm kỳ
Nhiệm kỳ của BKS không quá năm (05) năm. Nhiệm kỳ của thành viên BKS theo nhiệm kỳ của BKS.
Thành viên BKS có thể được bầu hoặc bổ nhiệm lại với số nhiệm kỳ không hạn chế. Nhiệm kỳ của
thành viên được bổ sung hoặc thay thế là thời hạn còn lại của nhiệm kỳ. BKS của nhiệm kỳ vừa kết
thúc tiếp tục hoạt động cho đến khi BKS của nhiệm kỳ mới tiếp quản công việc.
Điều 30. Thành viên BKS
1. Tiêu chuẩn và điều kiện thành viên BKS (bao gồm cả Trưởng BKS)
Trưởng BKS và thành viên BKS phải đáp ứng các tiêu chuẩn và điều kiện sau:
a) Không thuộc đối tượng quy định tại khoản 1 điều 19 Quy chế này;
b) Có đạo đức nghề nghiệp;
c) Có bằng Đại học trở lên về một trong các ngành kinh tế, quản trị kinh doanh, luật, kế toán,
kiểm toán; có ít nhất ba (03) năm làm việc trực tiếp trong lĩnh vực tài chính, ngân hàng, kế
toán hoặc kiểm toán;
d) Không phải là Người có liên quan của Người quản lý Ngân hàng;
e) Cư trú tại Việt Nam trong thời gian đương nhiệm (đối với thành viên chuyên trách)
2. Trưởng Ban kiểm soát phải theo dõi, đánh giá thành viên Ban kiểm soát trong việc thực hiện
chuẩn mực đạo đức nghề nghiệp của thành viên Ban kiểm soát
3. Những trường hợp không cùng đảm nhiệm chức vụ:
Trưởng BKS không được đồng thời là thành viên BKS, người quản lý của tổ chức tín dụng khác. Thành
viên BKS không được đồng thời đảm nhiệm một trong các chức vụ sau đây:
a) Thành viên HĐQT, người điều hành, nhân viên của Ngân hàng hoặc công ty con của Ngân
hàng hoặc nhân viên của doanh nghiệp mà thành viên HĐQT, TGĐ của Ngân hàng là thành
viên Hội đồng quản trị, người điều hành hoặc là cổ đông lớn của doanh nghiệp đó;
b) Thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Hội đồng thành viên, người điều hành của doanh
nghiệp mà thành viên Ban kiểm soát của doanh nghiệp đó đang là thành viên HĐQT, người

điều hành tại Ngân hàng
4. Đề cử, ứng cử thành viên BKS

a) Việc ứng cử, đề cử thành viên BKS được thực hiện tương tự việc ứng cử, đề cử thành viên
HĐQT quy định tại Quy chế này. Trường hợp số lượng các ứng viên BKS thông qua đề cử và
ứng cử không đủ số lượng cần thiết, BKS đương nhiệm có thể đề cử thêm ứng viên hoặc tổ
chức đề cử theo cơ chế quy định tại Điều lệ và Quy chế quản trị nội bộ của Ngân hàng. Cơ
chế BKS đương nhiệm đề cử ứng viên BKS phải được công bố rõ ràng và phải được ĐHĐCĐ
thông qua trước khi tiến hành đề cử.

b) Thành viên BKS bị miễn nhiệm trong các trường hợp sau:
-

Không còn đủ tiêu chuẩn và điều kiện làm thành viên BKS theo quy định tại Điều lệ và Quy
chế này;

-

Không thực hiện quyền và nghĩa vụ của mình trong sáu (06) tháng liên tục, trừ trường hợp
bất khả kháng;