Báo Cáo Thực Tập Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ

LỜI CẢM ƠN
Trong suốt thời thực tập tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghê, em đã nhận
được nhiều sự giúp đỡ từ lãnh đạo, cùng toàn thể cán bộ, công chức trong văn phòng.
Với lòng biết ơn sâu sắc, em xin chân thành cảm ơn Phòng Hành chính – Lưu trữ đã
tạo điều kiện tốt nhất cho em vận dụng những kiến thức đã học vào thực tế hoàn thành
bài báo cáo thực tập này.
Đồng thời, em xin chân thành cảm ơn quý thầy cô cùng các bạn sinh viên Khoa
Quản trị Văn phòng Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đã nhiệt tình góp ý và cung cấp
thông tin giúp đỡ em trong thời gian qua.
Trong quá trình thực hiện bài nghiên cứu khoa học, em gặp khá nhiều khó
khăn, bên cạnh đó do trình độ nghiên cứu còn nhiều hạn chế nên đề tài không tránh
khỏi thiếu sót. Vì vậy em rất mong nhận được những ý kiến đóng góp của thầy cô để
đề tài này được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Em xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng em trong suốt thời
gian qua. Em xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin
sử dụng trong công trình nghiên cứu này.


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT

CHỮ VIẾT TẮT

GIẢI NGHĨA

1

Bộ KH&CN

Bộ Khoa học và Công nghệ

2

KH&CN

Khoa học và Công nghệ

3

CBCC

Cán bộ công chức

4

CNTT

Công nghệ thông tin

5

TSCĐ

Tài sản cố định

LỜI MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài
Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin. Mà dẫn đầu, là
cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 đang ngày càng tác động sâu rộng đến hầu hết các
lĩnh vực của cuộc sống. Trước xu thế đó, nền hành chính nói chung và các hoạt động
nghiệp vụ của Văn phòng nói riêng cũng không nằm ngoài xu thế trong viêc ứng dụng
các thành tựu tuyệt vời mà nó mang lại. Nhất là trong hoạt động quản lý hành chính
Nhà nước, đặc biệt trong giai đoạn thực hiện đơn giản hóa các thủ tục hành chính theo
Đề án 30 của Thủ tướng Chính phủ.
Việc dần thay các thủ tục giấy tờ, văn bản theo cách làm việc truyền thống hiện
hành sang việc ứng dụng công nghệ thông tin, hệ thống quản lý văn bản trực tuyến –
liên thông, phần mềm hóa, trực tuyến hóa,... sẽ tạo ra phong cách lãnh đạo mới, các
cách thức mới trong việc đưa ra các quyết định mang tính chiến lược đồng thời hỗ trợ
các cán bộ, chuyên viên hoàn thành tốt công việc và nhiệm vụ của mình một cách
“Nhanh chóng – chính xác – kịp thời”. Việc cải cách hiệu quả công tác hành chính
đồng nghĩa với các cơ quan nhà nước sẽ phục vụ người dân, các tổ chức và doanh
nghiệp tốt hơn, góp phần đẩy mạnh công cuộc hiện đại hóa và phát triển đất nước.
Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin, công nghệ tin học,.. trong hoạt động văn
phòng là rất cần thiết, nhằm hiện đại hóa công tác hành chính. Xuất phát từ tình hình
thực tiễn của công tác Văn phòng của Bộ Khoa học và Công nghệ (Văn phòng Bộ
KH&CN), em xin mạnh dạn chọn đề tài: “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn
phòng Bộ Khoa học và Công nghệ” làm đề tài nghiên cứu trong báo cáo thực tập tốt
nghiệp của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
- Một là, nghiên cứu lý luận về công tác văn phòng và hiện đại hóa công tác văn
phòng, cung cấp những luận cứ khoa học cho xây dựng các hiện đại hóa công tác văn
phòng ở Bộ Khoa học và Công nghệ.


- Hai là, nghiên cứu, đánh giá thực trạng thực hiện hiện đại hóa công tác văn

phòng tại Bộ Khoa học và Công nghệ từ năm 2015 đến nay. Từ đó chỉ ra thành tựu,
hạn chế, nguyên nhân của quá trình thực hiện hiện đại hóa công tác văn phòng trên
các nội dung: Về trang thiết bị văn phòng, Con người làm công tác văn phòng,
Nghiệp vụ hành chính.
- Ba là, đề xuất một số giải pháp tiếp tục đẩy mạnh hiện đại hóa công tác văn
phòng và hoàn thiện hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ quan trong
những thời gian tới.
3. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu.
Về đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung vào các nội dung cơ bản của hiện đại
hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ (Phòng Hành chính – Lưu trữ).
Phạm vi nghiên cứu:
- Nội dung đề tài: là hiện đại hóa công tác văn phòng và các giải pháp tập trung
đề xuất nhằm nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ.
Tuy nhiên, nhiều giải pháp cũng dùng chung cho các cơ quan khác.
- Về thời gian: Đề tài nghiên cứu hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ Khoa
học và Công nghệ quan trong giai đoạn từ năm 2015- 2018
- Về không gian: Đề tài nghiên cứu tại Văn phòng Bộ
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Bộ và các mặt hoạt động trong
công tác văn phòng. Khảo sát, tìm hiểu thực trạng sự đổi mới trong công tác văn
phòng, từ đó đánh giá nhận xét được ưu điểm, hạn chế và nguyên nhân còn gây ra sự
bất cập đó.
- Đề xuất một số giải pháp mang tính hiệu quả nhằm nâng cao chất lượng đổi
mới và hiện đại hóa công tác văn phòng.
- Nghiên cứu, tìm hiểu các sách báo, tạp chí, các đề tài nghiên cứu khoa học về
lý luận quản trị hành chính văn phòng và đổi mới hiện đại hóa công tác văn phòng.
5. Các nguồn tài liệu chính được sử dụng


- Cổng thông tin Bộ Khoa học và Công nghệ

( />- Nguyễn Hữu Thân (2007) “Quản trị hành chánh Văn phòng”, NXB Thống
kê, Hà Nội
- GS.TS Nguyễn Thành Độ (2012)“Giáo trình Quản trị văn phòng” của NXB
Đại học Kinh tế Quốc dân
- Nghiêm Kỳ Hồng (2014), Một số vấn đề trong nghiên cứu về Quản trị văn
phòng và lưu trữ học, Nxb Đại học Quốc gia thành phố Hồ Chí Minh
- Tài liệu do Văn phòng Bộ cung cấp
6.

Phương pháp nghiên cứu

* Phương pháp phân tích, tổng hợp: Hệ thống hóa những số liệu và thông tin
thu thập được tiến hành phân tích và đánh giá theo từng nội dung..
* Phương pháp phỏng vấn: Đối tượng phỏng vấn là công chức, viên chức,
nhân viên thuộc Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ về các vấn đề về công tác văn
phòng và hiện đại hóa công tác văn phòng.
* Phương pháp quan sát thực tế: Quan sát công việc, nhiệm vụ của trong công
tác văn phòng, những ưu điểm hạn chế tại cơ quan trong thực hiện các nhiệm vụ của
công tác văn phòng và đổi mới hiện đại hóa công tác văn phòng.
* Phương pháp nghiên cứu tài liệu: sử dụng và tìm hiểu về hiện đại hóa công
tác văn phòng trong các sách báo, tạp chí, đề tài nghiên cứu khoa học có liên quan đến
lĩnh vực hành chính văn phòng để có nền tảng lý luận mang tính khoa học cao, nhìn
nhận và đánh giá khách quan thực trạng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Bộ
KH&CN để từ đó đề ra được những giải pháp nâng cao hiệu quả của công tác văn
phòng.
7.

Cấu trúc của đề tài.

Ngoài phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo và phụ lục. Kết cấu

nội dung bài gồm 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về hiện đại hóa công tác văn phòng.


Chương 2: Thực trạng về hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ
Khoa học và Công nghệ
Chương 3: Một số giải pháp nâng cao hiệu quả hiện đại hóa công tác văn
phòng tại Văn phòng Bộ Khoa học và Công nghệ.


Ảnh: Trụ sở Bộ Khoa học và Công nghệ
Tên, địa chỉ, số điện thoại của Bộ Khoa học và Công nghệ
-

Địa chỉ: 113 Trần Duy Hưng, Phường Trung Hòa, Quận Cầu Giấy, Hà Nội
Tổng đài: (84-4) 3 556 3456
Lễ tân: (84-4) 3 943 9731
Fax: (84-4) 39 439 733
Email:
Website:

Vài nét về sự hình thành và quá trình phát triển của Bộ Khoa học và Công nghệ


Bộ Khoa học và Công nghệ (KH&CN), tiền thân là Uỷ ban Khoa học Nhà nước
(UBKHNN) được thành lập theo Sắc lệnh số 016-SL ngày 4/3/1959 của Chủ tịch
nước Việt Nam Dân chủ Cộng hoà. Sự phát triển từ Uỷ ban UBKHNN sang Bộ
KH&CN là một quá trình vừa hình thành, vừa xây dựng và hoàn thiện. Trong quá
trình phát triển đó, nhận thức về nội dung và trách nhiệm quản lý về KH&CN ngày
càng được nâng cao. Hoạt động quản lý KH&CN của Bộ đã phát triển cả về chiều

rộng lẫn chiều sâu và ngày càng có hiệu quả.
Giai đoạn 1959 - 1965, UBKHNN có chức năng bảo đảm hoàn thành nhiệm vụ
và kế hoạch phát triển khoa học và kỹ thuật, đưa nền khoa học và kỹ thuật Việt Nam
lên trình độ tiên tiến nhằm phục vụ sản xuất, dân sinh, quốc phòng, góp phần đẩy
mạnh công cuộc xây dựng CNXH ở Miền Bắc và đấu tranh thực hiện thống nhất nước
nhà.
Giai đoạn 1965 - 1975, UBKHNN được tách thành 2 cơ quan: Uỷ ban Khoa
học và Kỹ thuật Nhà nước (UBKH&KTNN) và Viện Khoa học Xã hội Việt Nam.
UBKH&KTNN quản lý thống nhất và tập trung công tác khoa học và kỹ thuật và trực
tiếp thực hiện chức năng của một Viện nghiên cứu về khoa học tự nhiên và khoa học
kỹ thuật nhằm thực hiện cuộc cách mạng kỹ thuật ở nước ta, phục vụ công cuộc xây
dựng và bảo vệ CNXH ở Miền Bắc, đấu tranh thực hiện thống nhất nước nhà.
Giai đoạn 1975 - 1985, đứng trước yêu cầu to lớn và cấp bách khi cả nước vừa
xây dựng CNXH vừa phải đối phó với hai cuộc chiến tranh biên giới, khối nghiên cứu
được tách khỏi Uỷ ban để thành lập Viện Khoa học Việt Nam. UBKH&KTNN lúc
này chịu trách nhiệm quản lý nhà nước về lĩnh vực khoa học và kỹ thuật trong phạm
vi cả nước nhằm phục vụ đắc lực công cuộc xây dựng cơ sở vật chất và kỹ thuật của
CNXH, nâng cao đời sống nhân dân và củng cố quốc phòng.
Giai đoạn 1985 - 1992, giai đoạn của những thay đổi quan trọng trong đường
lối, chính sách của Đảng về đổi mới và chuyển đổi nền kinh tế từ cơ chế kế hoạch hóa
tập trung sang nền kinh tế thị trường định hướng XHCN. Năm 1990, UBKH&KTNN
được đổi tên thành UBKHNN, thực hiện chức năng quản lý nhà nước trong lĩnh vực
khoa học tự nhiên, khoa học kỹ thuật, khoa học xã hội nhằm khuyến khích việc sáng
tạo và ứng dụng rộng rãi các thành tựu khoa học và kỹ thuật, đưa lại hiệu quả thiết
thực cho thời kỳ phát triển mới của đất nước.
Giai đoạn 1992 - 2002, Bộ Khoa học, Công nghệ và Môi trường được thành lập
trong bối cảnh đất nước thực hiện công cuộc đổi mới và chuẩn bị bước vào thời kỳ
đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa. Bộ thực hiện chức năng quản lý nhà nước về

lĩnh vực nghiên cứu khoa học, phát triển công nghệ, tiêu chuẩn hóa, sở hữu công
nghiệp (SHCN) và bảo vệ môi trường trong phạm vi cả nước.
Từ tháng 8/2002 đến nay, Bộ KH&CN được thành lập theo Nghị quyết Kỳ họp
thứ nhất, Quốc hội khóa XI. Bộ KH&CN có chức năng quản lý nhà nước về hoạt
động KH&CN, phát triển tiềm lực KH&CN; tiêu chuẩn đo lường chất lượng; sở hữu
trí tuệ (SHTT); năng lượng nguyên tử, an toàn bức xạ và hạt nhân; quản lý nhà nước
các dịch vụ công trong lĩnh vực thuộc Bộ quản lý; thực hiện đại diện chủ sở hữu phần
vốn của Nhà nước tại doanh nghiệp thuộc Bộ quản lý.
Việc thành lập Bộ KH&CN trong giai đoạn đất nước đẩy mạnh công nghiệp
hoá, hiện đại hoá và hội nhập kinh tế quốc tế thể hiện sự quan tâm của Đảng và Nhà
nước đối với sự nghiệp phát triển KH&CN, giúp Bộ tập trung hơn cho các nhiệm vụ
quản lý nhà nước về KH&CN trong phạm vi cả nước, khẳng định vị thế và vai trò của
Bộ trong việc điều phối và thúc đẩy các hoạt động KH&CN đóng góp tích cực cho
phát triển nền kinh tế đất nước và hội nhập.
Trong suốt chặng đường xây dựng và phát triển, Bộ KH&CN đã không ngừng
khắc phục các khó khăn, phấn đấu thực hiện tốt nhất trọng trách của một cơ quan
tham mưu, giúp Đảng và Chính phủ quản lý thống nhất về KH&CN trong phạm vi cả
nước, và đã đạt được những thành tựu đáng tự hào, phục vụ đắc lực cho sự nghiệp xây
dựng, bảo vệ và phát triển đất nước. Đó là kết quả của một quá trình phấn đấu bền bỉ,
lâu dài của tập thể Lãnh đạo và đội ngũ các cán bộ, công chức của Bộ

Chương 1. LÝ LUẬN CHUNG VỀ HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1.1 Một số khái niệm cơ bản về văn phòng và công tác văn phòng


1.1.1 Khái niệm về văn phòng.
Bất cứ một tổ chức, đơn vị nào được thành lập và đi vào hoạt động đều hướng tới
một mục tiêu nhất định. Mục tiêu đó lớn hay nhỏ, dài hạn hay ngắn hạn phụ thuộc vào
lĩnh vực mà tổ chức tham gia, môi trường mà tổ chức hoạt động cũng như những
nguồn lực mà tổ chức đó sở hữu. Để thực hiện được mục tiêu đề ra của tổ chức, nhà

quản lý phải tham gia rất nhiều khâu của hoạt động quản lý. Trong đó, việc ra quyết
định quản lý là hoạt động then chốt có ảnh hưởng trực tiếp tới sự phát triển của tổ
chức. Để có những quyết định nhanh chóng và chính xác nhà quản lý cần tới đội ngũ
thu thập, xử lý và cung cấp thông tin một cách chuyên nghiệp. Bên cạnh đó, đội ngũ
này cũng đảm bảo các điều kiện vật chất cho nhà quản lý hoạt động. Vậy, văn phòng
tồn tại là một yếu tố khách quan theo yêu cầu thực tế quản trị. Tùy theo tính chất,
quymô, trình độ của tổ chức mà văn phòng được thành lập theo từng hình thức sao
cho phù hợp.
Thực tế hiện nay, văn phòng được tiếp cận theo những phương diện như sau:
- Tiếp cận theo phương diện tổ chức: Văn phòng là một đơn vị cấu thành của tổ
chức bao gồm các yếu tố cấu thành phù hợp với việc thực hiện chức năng và nhiệm
vụ được giao theo định hướng hoạt động chung của tổ chức;
- Tiếp cận theo chức năng tổ chức: Văn phòng là một thực thể được hình thành
để thực hiện các hoạt động tham mưu, tổng hợp, hậu cần theo yêu cầu của nhà quản
trị;
- Tiếp cận theo tính chất hoạt động: Văn phòng là một thực thể thực hiện công
tác quản lý thông tin phục vụ hoạt động của nhà quản lý.
Để có một định nghĩa đầy đủ về “văn phòng” chúng ta cần xem xét toàn diện
các hoạt động diễn ra trong bộ phận này tại các tổ chức.
Văn phòng là nơi thu thập, xử lý và cung cấp thông tin từ các nguồn khác nhau


(bên ngoài và nội bộ) giúp cho lãnh đạo cơ quan ra quyết định quản lý đúng đắn.
Ngoài ra, văn phòng còn là nơi cung cấp các phương tiện, vật chất kỹ thuật cần thiết
cho hoạt động của cơ quan, đơn vị (tổ chức mua sắm, quản lý sử dụng các tài sản,
trang thiết bị kỹ thuật, kinh phí hoạt động nhằm nâng cao hiệu suất làm việc và tiết
kiệm chi phí).
Như vậy, nếu nhìn nhận ở trạng thái tĩnh, văn phòng gồm những yếu tố vật chất
kỹ thuật hiện hữu, trang thiết bị và con người. Nếu nhìn nhận ở trạng thái động thì văn
phòng bao gồm toàn bộ quá trình thông tin từ đầu vào đến đầu ra phục vụ cho hoạt

động quản lý của nhà quản trị trong tổ chức.
Từ những nội dung hoạt động của văn phòng cũng như cách thức tiếp cận trên
đây, chúng tôi xin đưa ra định nghĩa đầy đủ về văn phòng cơ quan, đơn vị như sau:
“Văn phòng là bộ máy của cơ quan, tổ chức có trách nhiệm thu thập, xử lý và tổng
hợp thông tin phục vụ cho hoạt động điều hành của lãnh đạo, giúp nhà lãnh đạo điều
hành công việc, đồng thời đảm bảo các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động
chung của toàn cơ quan, tổ chức đó”.
1.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
1.1.2.1 Chức năng của văn phòng
Trong các cách tiếp cận về văn phòng, hiện còn những quan niệm khác nhau về
chức năng của văn phòng. Cụ thể như:
-

Có quan điểm cho rằng, văn phòng chỉ có chức năng hậu cần, văn phòng không có
chức năng tham mưu tổng hợp, vì công tác tham mưu tổng hợp thuộc các bộ phận

-

chuyên môn
Văn phòng có chức năng tham mưu tổng hợp;
Văn phòng có chức năng thu thập và xử lý thông tin
Văn phòng có 3 chức năng cơ bản: 1) chức năng tham mưu tổng hợp, 2) chức năng
hậu cần và 3) chức năng đại diện.


Những cách diễn đạt trên đều có những cơ sở lý luận khoa học nhất định, tuy
nhiên nó vẫn chưa làm nổi bật được sự khác biệt về tính chất và vai trò của văn phòng
trong mỗi cơ quan, tổ chức. [4;tr13]
Xuất phát từ quan niệm và lý luận về văn phòng và công tác văn phòng cũng
như các quy định pháp lý trong nhiều văn bản hiện hành, có thể thấy văn phòng có hai

chức năng cơ bản sau:
1)

Chức năng tham mưu tổng hợp
Chức năng tham mưu tổng hợp của văn phòng là một trong những chức năng
quan trọng nhất góp phần vào công cuộc cải cách hành chính, nâng cao hiệu quả và
chất lượng quản lý, lãnh đạo.
Cần hiểu chức năng này của văn phòng là tham mưu, nhưng là tham mưu mang
tính tổng hợp, giúp người lãnh đạo điều hành, quản lý chung mọi hoạt động, mọi đơn
vị tổ chức trong cơ quan làm cho mọi hoạt động của cơ quan được trôi chảy, hiểu quả
nhất; còn công tác tham mưu tổng hợp đối với các đơn vị khác trong cơ quan là tham
mưu chuyên sâu trong từng lĩnh vực.
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý phải
quán xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một
cách nhịp nhàng, khoa học. Muốn vậy đòi hỏi người quản lý phải tinh thông nhiều
lĩnh vực, phải có mặt ở mọi lúc, mọi nơi, phải quyết định chính xác kịp thời mọi vấn
đề…Điều đó vượt quá khả năng hiện thực của các nhà quản lý. Do đó, đòi hỏi phải có
một lực lượng trợ giúp các nhà quản lý trước hết là công tác tham mưu tổng hợp.
Tham mưu là hoạt động trợ giúp nhằm góp phần tìm kiếm những quyết định tối
ưu cho quá trình quản lý để đạt kết quả cao nhất. Chủ thể làm công tác tham mưu
trong cơ quan đơn vị có thể là cá nhân hay tập thể tồn tại độc lập tương đối với chủ
thể quản lý. Trong thực tế, các cơ quan, đơn vị thường đặt bộ phận tham mưu tại văn
phòng để giúp cho công tác này được thuận lợi. Để có ý kiến tham mưu, văn phòng
phải tổng hợp các thông tin bên trong và bên ngoài, phân tích, quản lý sử dụng các
thông tin đó theo những nguyên tắc trình tự nhất định.


Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác tham mưu vừa là nơi thu thập
tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác cung cấp cho lãnh đạo cơ quan,
đơn vị.

2)

Chức năng hậu cần
Văn phòng là bộ phận đảm bảo điều kiện vật chất – kỹ thuật cho hoạt động của
cơ quan với nhiều công việc như: bố trí, sắp xếp nơi làm việc; mua sắm trang thiết bị;
quản lý tài sản; chăm lo về phương tiện, an ninh cho cơ quan… để mọi hoạt động
trong công việc có hiệu quả. Đó là chức năng hậu cần của văn phòng.
Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ thuộc vào
đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Chi phí thấp nhất với hiệu
quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua hai chức năng
quan trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm
khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.
1.1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng
Tùy theo đặc điểm về lĩnh vực hoạt động, về quy mô của mỗi cơ quan đơn vị
mà văn phòng sẽ được giao những nhiệm vụ khác nhau. Các nhiệm vụ đó gồm:
1) Tổ chức bộ máy của văn phòng
Thường xuyên kiện toàn bộ máy, xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng,
từng bước hiện đại hóa công tác hành chính – văn phòng; chỉ đạo và hướng dẫn
nghiệp vụ văn phòng cho các văn phòng cấp dưới hoặc đơn vị chuyên môn khi cần
thiết là nhiệm vụ số một của văn phòng.
2) Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế
hoạch công tác.
Văn phòng xây dựng công tác hàng năm, quý tháng, tuần và thường xuyên theo
dõi việc thực hiện chương trình kế hoạch công tác đó. Đồng thời văn phòng cũng phải
trực tiếp xây dựng chương trình kế hoạch, lịch công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo
triển khai thực hiện.


Mỗi cơ quan, đơn vị đều có nhiều chương trình kế hoạch do các bộ phận khác

nhau xây dựng. Văn phòng là bộ phận tổng hợp các chương trình kế hoạch đó để tạo
thành hệ thống nhất hoàn chỉnh ăn khớp để đạt mục tiêu chung.
3) Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, đơn vị
Để cơ quan, tổ chức, đơn vị hoạt động đúng trong khuôn khổ pháp luật, thực
hiện đúng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn nhất thiết cơ quan, tổ chức đơn vị đó phải
có những quy định quy ước bắt buộc phải tuân thủ trong hoạt động thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và xử sự trước mọi mối quan hệ để giải quyết công việc.
Những quy chế này khiến cho hoạt động của cơ quan có tổ chức và kỷ luật.
Trình tự xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia đóng góp, thông qua các cấp lãnh đạo,
thông báo thi hành, bổ sung hoàn thiện nội quy, quy chế của cơ quan thuộc về nhiệm
vụ của văn phòng. Đây là nhiệm vụ đầu tiên khi tổ chức bắt đầu đi vào hoạt động.
4) Thu thập xử lý, cung cấp, quản lý thông tin
Thông tin là công cụ, là phương tiện, đồng thời cũng là sản phẩm của quá trình
quản lý: Về bản chất, hoạt động quản lý là quá trình làm việc với thông tin. Thông tin
là công cụ để người quản lý thực hiện hoạt động quản lý. Sản phẩm và cũng chính là
phương tiện của quá trình tác động giữa người quản lý và người bị quản lý là thông
tin.
Văn phòng đảm bảo việc thu thập chuyển phát tất cả các thông tin đến – đi,
phân loại và xử lý thông tin kịp thời, chính xác. Văn phòng tổng hợp báo cáo tình
hình hoạt động của các đơn vị trong cơ quan, đề xuất kiến nghị các biện pháp phục vụ
sự chỉ đạo điều hành của thủ trưởng.
Nhiệm vụ này rất quan trọng đòi hỏi văn phòng phải thực hiện chu đáo vì nếu
thực hiện tốt việc xử lý thông tin một cách khoa học sẽ đảm bảo về yêu cầu quản lý
của lãnh đạo.
5)Thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
Trong văn phòng, công tác văn thư lưu trữ là một trong nhưng những nghiệp vụ
quan trọng, chiếm một nội dung rất lớn trong công tác văn phòng.


Đối với các cơ quan, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cũng có vai trò đặc biệt

quan trọng. Tuy mỗi cơ quan, tổ chức có chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều có
một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên quan
và những văn bản, tài liệu có giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử dụng khi cần
thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính là căn cứ xác nhận sự việc đã xảy ra và có
giá trị pháp lý rất cao.
Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn
và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ còn quan trọng hơn nhiều. Do đó, khi các cơ
quan, tổ chức được thành lập, công tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì
đó là "huyết mạch" trọng hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư, lưu
trữ nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ kịp thời cho việc lãnh đạo, quản lý
điều hành công việc, cho việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ, ảnh hưởng trực tiếp tới
việc giải quyết công việc hằng ngày, tới chất lượng và hiệu quả hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức.
6) Truyền đạt các quyết định quản lý của lãnh đạo, theo dõi việc triển khai
thực hiện các quyết định.
Văn phòng có trách nhiệm truyền đạt các thông tin quản lý của lãnh đạo, theo
dõi đôn đốc việc thực hiện quyết định quản lý của lãnh đạo. Phối hợp với các cơ quan
chức năng, phổ biến và triển khai thực hiện các văn bản pháp luật của cơ quan cấp
trên; tổ chức truyền đạt các quyết định của lãnh đạo cho các ngành, các cấp và cơ
quan thông tin đại chúng.
7) Tổ chức công tác hội họp, lễ tân trong cơ quan tổ chức
Tổ chức hội họp, hội nghị là một hoạt động không thể thiếu của các cơ quan, tổ
chức. Hội họp là hình thức để thu thập truyền đạt thông tin và đảm bảo cho thông tin
được lưu chuyển thông suốt.
Lễ tân hành chính là một nội dung tác nghiệp rất quan trọng, giúp cho việc mở
rộng, củng cố, thúc đẩy việc giải quyết các mối quan hệ có liên quan đến chức năng
quản lý của mỗi cơ quan, tổ chức.
8) Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

Trong các chuyến đi công tác của lãnh đạo cơ quan và các đơn vị phòng ban,
văn phòng luôn là đơn vị đảm nhiệm công tác hậu cần (liên hệ công tác, dự trù kinh
phí, đặt phòng, chuẩn bị phương tiện….) đảm bảo chuyến công tác đạt hiệu quả cao
nhất.
9) Bảo đảm cơ sở vật chất cho hoạt động của cơ quan như kinh phí hoạt
động, các trang thiết bị làm việc:
Quy mô và yêu cầu cụ thể về điều kiện vật chất tùy thuộc vào đặc điểm tình
hình của cơ quan tổ chức đơn vị. Văn phòng lập kế hoạch về nhu cầu, dự trù kinh phí
hoạt động, tổ chức mua sắm các trang thiết bị, quản lý sử dụng cơ sở vật chất đó để
nâng cao hiệu quả của văn phòng.
Trên đây là những nhiệm vụ cơ bản mà văn phòng tại mỗi cơ quan phải đảm
nhiệm. Tuy nhiên, tùy theo tính chất hoạt động và quy mô cơ quan, đơn vị mà văn
phòng có thể phải đảm nhiệm thêm hoặc bớt một số nhiệm vụ khác. Ngoài ra, điểm
khác biệt lớn nhất giữa văn phòng và các phòng chuyên môn khác là văn phòng phải
hoạt động thường xuyên liên tục trong các lĩnh vực đối nội, đối ngoại, an ninh – trật
tự và bảo quản tài sản của cơ quan. Do vậy, văn phòng phải hoạt động liên tục ngay cả
khi cơ quan tạm ngừng hoạt động để đảm bảo an ninh - trật tự và thông tin thông suốt.
1.1.3 Khái niệm về công tác văn phòng
Hiện nay, khái niệm về công tác văn phòng vẫn chưa có sự thống nhất chung.
Có nhiều tác giả đưa ra các khái niệm khác nhau.
Theo tác giả Nguyễn Hữu Tri trong cuốn Giáo trình quản trị văn phòng đưa ra
khái niệm: “Công tác văn phòng là chỉnh thể bao gồm việc tổ chức, quản lý và sử
dụng thông tin dữ liệu để duy trì hoạt động của cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết
quả mong muốn”.[ 8;tr10]
Tác giả Nghiêm Kỳ Hồng cho rằng: “Công tác văn phòng chỉ các hoạt động
tham mưu, tổng hợp, thu nhận và xử lý thông tin phục vụ quản lý và đảm bảo điều
kiện vật chất cho cơ quan do bộ phận văn phòng (văn phòng/phòng hành chính) của
cơ quan thực hiện trong một không gian văn phòng nhất định với những con người

làm công tác văn phòng chuyên trách có nhiệm vụ, quyền hạn và tiêu chuẩn nghiệp vụ
được quy định đối với chức danh công chức, viên chức văn phòng (Chánh văn phòng,
trưởng phòng hành chính, thư ký văn phòng, nhân viên văn thư, cán sự văn thư,
chuyên viên văn thư, cán sự lưu trữ, chuyên viên lưu trữ, nhân viên đánh máy, kỹ
thuật viên đánh máy…)” [9;tr5].
Từ những khái niệm của các tác giả và qua tìm hiểu của bản thân, quan điểm
của cá nhân tôi nhìn nhận “Công tác văn phòng được hiểu là các công việc, các hoạt
động xoay quanh các công tác tổ chức, quản lý, điều hành và thực hiện nhiệm vụ của
văn phòng nhằm duy trì chức năng của văn phòng hướng tới hoàn thành mục tiêu
chung của tổ chức”.
1.2 Hiện đại hóa công tác văn phòng
1.2.1. Khái niệm hiện đại hóa công tác văn phòng
Thực tiễn gần đây cho thấy toàn cầu hóa đã và đang thúc đẩy sự phát triển mọi
mặt trong đời sống xã hội, cạnh tranh kinh tế, cạnh tranh thị trường, cuộc cách mạng
khoa học - kỹ thuật - công nghệ, sự bùng nổ thông tin, phát triển xã hội đã gây áp lực
mạnh mẽ đòi hỏi phải đổi mới và hiện đại hóa mọi lĩnh vực, trong đó có hiện đại hóa
văn phòng. Từ việc hiện đại dần các cơ sở vật chất kỹ thuật như trụ sở làm việc, các
trang thiết bị văn phòng hiện đại, ứng dụng công nghệ thông tin để rút ngắn thời gian
xử lý công việc văn phòng, cho đến việc lựa chọn các cán bộ công chức có chuyên
môn nghiệp vụ đáp ứng được thực tiễn công việc đòi hỏi ngày càng cao.
Việc chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang sang văn phòng kiểu mới – văn phòng
hiện đại làm cho công việc của văn phòng được chuyển hẳn sang sự sáng tạo trong
công việc xử lý thông tin.
Văn phòng hiện đại là nơi xử lý thông tin bằng những trang thiết bị hiện đại
được tổ chức một cách khoa học, gồm những trang thiết bị hiện đại.
Hiện đại hóa công tác văn phòng là việc áp dụng khoa học công nghệ, công
nghệ thông tin vào các nghiệp vụ, quy trình của công tác văn phòng, trang bị đầy đủ
các trang thiết bị hiện đại phục vụ cho công tác văn phòng. Bên cạnh đó xây dựng

đội ngũ nhân sự tri thức, lấy con người là trung tâm làm chủ và điều khiển những tiến
bộ hiện đại đó để giảm sức lao động của con người, tiết kiệm thời gian và chi phí,
tăng năng suất lao động.
1.2.2 Mục đích, ý nghĩa của hiện đại hóa công tác văn phòng
Sự nghiệp đổi mới và công nghiệp hóa, hiện đại hóa ở nước ta trong những năm
gần đây đã đạt được những thành tựu quan trọng về nhiều mặt. Trong xu thế tất yếu
của thời đại, như toàn cầu hóa, hội nhập quốc tế, xây dựng nền kinh tế tri thức,… thì
mỗi ngành, mỗi lĩnh vực hoạt động trong xã hội phải không ngừng đổi mới và hiện
đại hóa. Văn phòng trong mọi cơ quan tổ chức cũng nằm trong bối cảnh chung đó và
cần được nhanh chóng đổi mới chuyển từ văn phòng kiểu cũ sang văn phòng kiểu
mới, hiện đại hóa công tác văn phòng.
Vị trí vai trò của công tác văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong tổ chức,
văn phòng được tổ chức hợp lý sẽ hoạt động hiệu quả.
- Đổi mới quy trình kiểm tra hoạt động của văn phòng, cơ quan. Việc đổi mới
nghiệp vụ hành chính văn phòng có ý nghĩa thiết thực đối với công cuộc cải cách hành
chính.
- Bảo đảm tính khoa học của quá trình cải cách hành chính, hoạt động hành
chính. Các nghiệp vụ hành chính được đổi mới khắc phục được tình trạng làm việc
tuỳ tiện, thiếu căn cứ khoa học còn tương đối phổ biến hiện nay trong công tác văn
phòng. Các nghiệp vụ hành chính văn phòng hiện đại góp phần hợp lý hoá biên chế
chống lại bệnh đặt ra quá nhiều đơn vị chức năng vụn vặt, bố trí cán bộ không hợp lý.
- Tiêu chuẩn hoá đối với các hoạt động hành chính văn phòng là cơ sở để đổi
mới quản lý nhân sự, tuyển dụng bổ nhiệm nâng cao chất lượng của cán bộ công
chức.
- Góp phần giảm bớt phiền hà trong thủ tục hành chính. Nghiệp vụ hành chính
văn phòng được đổi mới sẽ làm cho quá trình giải quyết các công tác hành chính
nhanh chóng hơn, hiệu quả hơn, tối thiểu hoá các loại giấy tờ không cần thiết.


- Kiện toàn bộ máy xây dựng đội ngũ công chức trong văn phòng, từng bước

hiện đại hoá công tác hành chính văn phòng góp phần hoàn thiện chế độ công vụ của
cơ quan, tổ chức.
- Đổi mới nghiệp vụ hành chính văn phòng tạo tiền đề quan trọng cần thiết để
hoạt động điều hành quản lý chung diễn ra thông suốt, khoa học; bảo đảm sự hoạt
động đồng bộ thống nhất, liên tục sự phối hợp nhịp nhàng trong cơ quan, tổ chức;
đảm bảo hoạt động của toàn cơ quan, tổ chức tuân thủ pháp luật, giữ vững kỷ luật, kỷ
cương. Đó là cơ sở để bảo đảm tính hiệu lực hiệu quả của các cơ quan trong hệ thống
hành chính nhà nước
1.2.3 Nội dung của hiện đại hóa văn phòng
Văn phòng kiểu cũ hay kiểu mới vẫn bao gồm cấu trúc ba mặt là trang thiết
bị kỹ thuật văn phòng, con người làm văn phòng và các nghiệp vụ hành chính văn
phòng. Ba mặt kể trên có mối quan hệ chặt chẽ, có tác động qua lại với nhau trong
quá trình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng và do vậy cần được phát
triển đồng bộ, không được xem nhẹ mặt nào. Khi chuyển lên văn phòng hiện đại, ba
mặt đó được nâng lên về vật chất do được đầu tư thích đáng, đảm bảo cho văn phòng
đủ thực hiện chức năng chủ động xử lý thông tin.
a. Về trang thiết bị kỹ thuật.
Trang thiết bị văn phòng là yếu tố vật chất cần thiết cho hoạt động của văn
phòng. Tùy theo mức độ phát triển của nền kinh tế và nhu cầu thực tiễn của công tác
văn phòng mà người ta trang bị những máy móc, đồ đạc cần thiết khác nhau.
Ngày nay, trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng là thành phần “cách mạng”
nhất và dễ đưa vào văn phòng nhất vì ngày càng được cải tiến, sáng chế với nhiều
chủng loại hết sức đa dạng, phong phú và giá thành rẻ. Khoảng 10 – 15 năm lại đây,
trang thiết bị kỹ thuật trong văn phòng đã có những bước tiến lớn hết sức nhanh
chóng. Các phương tiện kỹ thuật làm văn bản như máy đánh chữ đã được nhanh
chóng chuyển từ máy đánh chữ cơ khí lên máy đánh chữ điện, máy đánh chữ điện tử.
Các thế hệ máy tính điện tử đổi đời liên tục hàng năm với sự cạnh trang gay gắt của


nhiều hãng sản xuất trên thế giới. Máy tính điện tử được sử dụng ngày càng rộng rãi

trong công tác văn phòng tạo ra những khả năng, những thuận lợi rất to lớn trong các
khâu soạn thảo văn bản, lưu trữ, hệ thống hoá và tra tìm các dữ liệu, làm cho hoạt
động xử lý thông tin của Văn phòng đạt hiệu quả ngày càng cao. Các phương tiện
thiết bị truyền tin, truyền văn bản như telex, fax và cao hơn nữa là Internet...cùng các
thiết bị viễn thông được xử dụng rộng rãi giúp cho việc nối mạng thông tin cục bộ,
toàn quốc gia và toàn cầu được dễ dàng, thuận lợi. Các vật dụng thông thường trong
Văn phòng từ bút viết, bìa cặp, ghim kẹp đến các giá kệ hồ sơ...ngày càng tiện dụng
và được bày bán đầy ắp trong các của hàng thiết bị Văn phòng với hình thức mẫu mã
đẹp, giá cả thích hợp.
Trang thiết bị cũng như môi trường Văn phòng được cải thiện rất đáng kể nhờ
con người đưa vào ứng dụng rộng rãi nhiều lĩnh vực khoa học - kỹ thuật trong hoạt
động Văn phòng. Các ngành khoa học - công nghệ mà mũi nhọn là tin học, kỹ thuật
máy tính, kỹ thuật viễn thông đã giúp cho Văn phòng thực hiện các hoạt động xử lý
thông tin, lưu trữ và truyền thông tin trong phạm vi một cơ quan, một địa phương,
một ngành, cả nước và giữa các quốc gia với nhau một cách nhanh chóng, thuận lợi,
chính xác. Nhóm ngành khoa học “công thái học” (ergonomies) được vận dụng vào
Văn phòng nhằm tối ưu hoá các mẫu thiết bị, môi trường Văn phòng, làm cho người
làm Văn phòng làm việc thoải mái, đỡ hao tốn sức lao động mà vẫn đạt được hiệu
năng công tác cao. Chỉ với việc cải tiến bàn làm việc hình chữ nhật thành bàn hình
chữ L hoặc chữ U cùng với ghế xoay, một nhân viên Văn phòng có thể ngồi một chỗ
vẫn thao tác thuận lợi khi làm các công việc xử lý giấy tờ, sử dụng các thiết bị Văn
phòng để soạn thảo văn bản, đánh máy văn bản, truyền văn bản, các thiết bị viễn
thông...Môi trường Văn phòng được thiết kế với nhiệt độ, ánh sáng, độ ồn, màu
tường...thích hợp. Mặt bằng Văn phòng được cải tiến từ những căn phòng khép kín
với rất nhiều nhược điểm sang mô hình Văn phòng mặt bằng mở (open plan office)
với diện tích khoảng 60 - 80 m2. Văn phòng mặt bằng mở có nhiều ưu điểm như tạo
điều kiện cho dây chuyền công việc, sự liên kết thông tin giữa các khâu trong xử lý


thông tin của Văn phòng được liên tục; người lãnh đạo Văn phòng; kiểm soát công

việc Văn phòng được dễ dàng; giảm kinh phí đầu tư xây dựng mặt bằng và trang thiết
bị cho Văn phòng; dễ bố trí lại các vị trí làm việc trong Văn phòng khi người lãnh đạo
Văn phòng có những sáng kiến mới v.v...
b. Con người làm Văn phòng.
Con người làm việc trong Văn phòng là nhân vật trung tâm, là chủ thể của Văn
phòng. Lao động Văn phòng kiểu cũ ít được đào tạo, có nơi quan niệm là loại hình lao
động giấy tờ, hành chính thuần tuý sự vụ, giản đơn. Vì vậy, người làm Văn phòng
thường ít được đào tạo, việc bố trí, sử dụng lao động Văn phòng còn tuỳ tiện, chắp vá.
Trong Văn phòng hiện đại, nhân tố con người được coi trọng hơn bao giờ hết. Lao
động trong Văn phòng được coi là lao động thông tin với tính sáng tạo và trí tuệ ngày
càng tăng. Do đó, người lao động Văn phòng được đào tạo đạt đến trình độ cao, theo
hướng đa năng, toàn diện về nghiệp vụ, kỹ thuật, kỹ năng giao tiếp - ứng xử. Theo
hướng đào tạo đó, người lao động biết làm nhiều việc và thực hiện thành thạo nhiệm
vụ công tác được giao, tạo điều kiện cho họ dễ dàng thích ứng khi phải chuyển đổi
công tác, dễ dàng đào tạo lại để đáp ứng những yêu cầu cao hơn, phù hợp với những
đòi hỏi ngày càng cao và đang biến động hàng ngày của thị trường sức lao động.
Nhóm ngành khoa học giao tiếp - ứng xử với các ngành khoa học như tâm lý học, xã
hội học, dân tộc học, mỹ học v.v... giúp người lao động có khả năng khẳng định vị trí
của mình trong cộng đồng, trong ê kíp làm việc để từ đó tạo ra động cơ, ý chí vươn
lên và xây dựng hoài bão nghề nghiệp. Các ngành khoa học này cũng giúp người lao
động biết cách phòng tránh các tình huống căng thẳng trong quá trình làm việc
(stress), biết trang điểm làm tăng vẻ đẹp, tính hấp dẫn của con người và bộ mặt Văn
phòng, biết giao tiếp văn minh, lịch sự, tạo được tin cậy đối với khách hàng v.v..
c. Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng.
Các nghiệp vụ hành chính văn phòng ngày nay được xây dựng đầy đủ, hoàn
chỉnh có sự hỗ trợ của trang thiết bị hiện đại giúp cho công việc hành chính Văn
phòng được vận hành trôi chảy, thông suốt theo những quy tắc, quy trình thống nhất,


hợp lý. Có trang thiết bị hiện đại, có con người làm việc trong Văn phòng được đào

tạo đạt trình độ cao cũng sẽ là lãng phí khi các Văn phòng không có được những quy
tắc, quy trình nghiệp vụ chuẩn mực và mang tính khoa học cao. Mỗi công việc trong
Văn phòng như xây dựng chương trình công tác, xây dựng và ban hành văn bản, tổ
chức một cuộc hội nghị, một chuyến đi công tác, phân loại sắp xếp một khối hồ sơ tài
liệu, tu bổ tài liệu lưu trữ v.v... đều phải đưa ra những quy định nghiệp vụ đúng đắn,
những quy trình tổ chức thực hiện hợp lý. Các nghiệp vụ hành chính Văn phòng có
vai trò kết nối các thiết bị kỹ thuật với con người làm Văn phòng làm cho cấu trúc ba
mặt cơ bản của Văn phòng trở nên hài hoà, biến các tiềm năng Văn phòng thành hiệu
quả thiết thực, cụ thể.
1)

Công tác Văn thư – Lưu trữ

Công tác văn thư, lưu trữ không thể thiếu trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức. Các cơ quan, tổ chức Đảng, tổ chức chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ các cơ
quan, đơn vị muốn thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mình đều phải sử dụng văn
bản, tài liệu để phổ biến các chủ trương, chính sách, phản ánh tình hình lên cấp trên,
trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác, ghi lại những sự kiện, hiện tượng xảy ra trong
hoạt động hàng ngày. Đặc biệt, đối với văn phòng cấp ủy, văn phòng các tổ chức
chính trị – xã hội là các cơ quan trực tiếp giúp các cấp ủy, tổ chức chính trị – xã hội tổ
chức điều hành bộ máy, có chức năng thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo, chỉ đạo thì
công tác văn thư lại càng quan trọng, nó giữ vị trí trọng yếu trong công tác văn phòng.
Công tác văn thư, lưu trữ bảo đảm cung cấp, gìn giữ đầy đủ thông tin, góp phần
nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức chính
trị-xã hội và phòng chống nạn quan liêu giấy tờ. Trong hoạt động của các cơ quan, tổ
chức, từ việc đề ra các chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình, kế hoạch công
tác cho đến phản ánh tình hình, nêu đề xuất, kiến nghị với cơ quan cấp trên, chỉ đạo
cơ quan cấp dưới hoặc triển khai, giải quyết công việc… đều phải dựa vào các nguồn
thông tin có liên quan. Thông tin càng đầy đủ, chính xác và kịp thời thì hoạt động của
cơ quan càng đạt hiệu quả cao, bởi lẽ thông tin phục vụ quản lý được cung cấp từ

nhiều nguồn khác nhau, trong đó nguồn thông tin chủ yếu nhất, chính xác nhất là
thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến thông
tin mang tính pháp lý.
2)

Tổ chức công tác thông tin phục vụ lãnh đạo, quản lý

Công tác lãnh đạo, quản lý là một khoa học đồng thời là một nghệ thuật. Trong
xã hội hiện đại nói chung và thời kỳ công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước nói riêng,
ở Việt Nam, người làm công tác văn phòng đang đối mặt với những thách thức mới,
phải đáp ứng những đòi hỏi mới ngày càng tăng lên của xã hội. Công tác văn phòng,
bao giờ cũng gắn bó chặt chẽ với thông tin và các quá trình thông tin. Thông tin là
nhu cầu thiết yếu trong mọi hoạt động của đời sống xã hội, là nguồn lực phát triển
kinh tế - xã hội. Thông tin bao phủ lên xã hội bằng nhiều kênh, thẩm thấu vào từng cơ
quan, tổ chức, doanh nghiệp, vào từng con người cụ thể, xâm nhập vào các mối quan
hệ kinh tế - xã hội.
Thông tin phục vụ mọi chức năng, nhiệm vụ của công tác lãnh đạo, quản lý góp
phần bảo đảm cho nhà lãnh đạo, nhà quản lý hoạt động hiệu quả, đạt được các mục
tiêu đã định trước. Việc nắm bắt, điều khiển, kiếm soát, sử dụng và khai thác thông tin
có ý nghĩa cực kỳ to lớn đối với nhà lãnh đạo, nhà quản lý và trong công tác văn
phòng. Một trong những tiêu chuẩn đánh giá năng lực của người cán bộ lãnh đạo,
quản lý và nhân viên là khả năng thu thập đầy đủ, xử lý nhanh chóng các thông tin
nhận được từ nhiều nguồn khác nhau và ra các quyết định quản lý đúng đắn, chính
xác, kịp thời, đạt hiệu quả cao. Nhờ nắm được thông tin, người cán bộ lãnh đạo, quản
lý tiên liệu được những biến đổi, sửa chữa nhanh chóng những công việc có hiệu lực
thực thi kém, và làm tăng hiệu quả của công việc.
3) Xây dựng và thực hiện chương trình công tác
Xây dựng chương trình, kế hoạch và thực hiện chương trình công tác có vai trò

quan trọng trong tổ chức hoạt động của cơ quan, tổ chức cũng như của cá nhân.


Đầu tiên, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu một cách
tương đối chính xác. Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính ổn định trong
hoạt động của cơ quan, tổ chức.
Thứ 2, giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan, tổ chức: có chương trình,
kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân lực cho cơ quan, tổ chức trong
các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ hạn chế được rủi ro trong quá trình
hoạt động. Làm việc theo chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan chủ động công
việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau, không bỏ sót công việc.
Thứ 3, Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi sự
thay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà vẫn đạt
mục tiêu đã đề ra. Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan phân bổ và sử
dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc; bố trí lực lượng tập
trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp nhàng các đơn vị để thực
hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra. Thực hiện chương trình công tác đảm bảo
cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống nhất, tránh chồng chéo và
mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ
quan.
Xây dựng kế hoạch công tác chính là làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát,
đánh giá mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức. Lịch làm việc đóng vai trò quan trọng
để thực hiện hoạt động trong cơ quan, tổ chức một cách khoa học, nề nếp và hiệu quả.
Lịch làm việc của cá nhân sẽ giúp cho cá nhân quản trị được thời gian cá nhân và thực
hiện công việc được giao một cách hiệu quả.
4) Điều hành quản lý và tổ chức kiểm tra giám sát trong hoạt động văn
phòng
Bất kỳ một tổ chức nào tồn tại cũng hướng đến một mục tiêu nhất định. Mục
tiêu lớn hay nhỏ, trước mắt hay lâu dài… còn tùy thuộc vào tính chất hoạt động của