LV Thạc sỹ_hoàn thiện tổ chức kế toán tại các đơn vị thuộc bảo hiểm xã hội việt nam

LỜI MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài:
Bảo hiểm xã hội (BHXH) là đơn vị sự nghiệp có thu trực thuộc Chính
phủ nhằm đảm bảo cuộc sống vật chất và ổn định cuộc sống cho người lao
động và gia đình họ, từ đó góp phần ổn định xã hội. Chính sách BHXH ở
nước ta được thực hiện ngày từ những ngày đầu thành lập nước, qua nhiều lần
đổi mới, bổ sung cho phù hợp với điều kiện, hoàn cảnh của đất nước, chính
sách BHXH đã ngày càng hoàn thiện. Từ đó với sự nỗ lực không ngừng,
những năm qua BHXH Việt Nam đã hoàn thành tốt các nhiệm vụ được giao
và thu được nhiều thành tựu to lớn. Tuy nhiên vẫn còn nhiều khó khăn trước
mắt đòi hỏi BHXH Việt Nam cần hoàn thiện hơn nhất là trong lĩnh vực quản
lý tài chính.
Trong điều kiện thực tế của VN, do ý thức chấp hành luật pháp còn hạn
chế, các chế tài kỷ luật trong lĩnh vực tài chính còn chưa nghiêm, tình trạng
thực hiện chi tiêu và tập trung các khoản thu của ngân sách vượt ra ngoài
khuôn khổ của chế độ, tiêu chuẩn, định mức cho phép còn diễn ra phổ biến thì
việc tăng cường kiểm soát và quản lý tập trung vẫn là một yêu cầu mang tính
nguyên tắc. Phân cấp tổ chức công tác kế toán cùng với chủ trương phân cấp
quản lý, giao quyền nhiều hơn cùng với tăng cường trách nhiệm của các đơn
vị sử dụng ngân sách theo xu hướng hiện nay mang lại hiệu quả cao trong
công tác quản lý tài chính nói chung và trong công tác kế toán ngân sách nói
riêng. Do vậy hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại các đơn vị ngành BHXH
chính là nhằm quản lý, kiểm soát và hạn chế thấp nhất việc vi phạm các
nguyên tắc quản lý tài chính của các đơn vị thuộc ngành đảm bảo hệ thống kế
toán của ngành hoạt động theo đúng khuôn khổ của Luật Ngân sách và Chế
độ kế toán BHXH quy định.


Xuất phát từ tính cấp thiết của vấn đề nêu trên, tác giả mạnh dạn nghiên
cứu đề tài: “Hoàn thiện tổ chức kế toán tại các đơn vị thuộc Bảo hiểm xã hội
Việt Nam” .

2. Mục đích nghiên cứu
- Nghiên cứu vấn đề lý luận về tổ chức hạch toán kế toán đơn vị sự
nghiệp.
- Nghiên cứu thực trạng tổ chức kế toán tại các đơn vị thuộc bảo hiểm
xã hội Việt Nam
- Đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức kế toán tại các đơn
vị thuộc bảo hiểm xã hội Việt Nam.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Tổ chức kế toán tại các đơn vị thuộc
bảo hiểm xã hội Việt nam.
- Phạm vi nghiên cứu của đề tài: Khảo sát thực trạng tổ chức kế toán tại
các đơn vị thành viên điển hình: BHXH Việt Nam, BHXH một số tỉnh, thành
phố trực thuộc Trung ương, điển hình là BHXH thành phố Hà nội, BHXH một
số quận, huyện, thị xã, điển hình là BHXH quận Hai Bà Trưng, thành phố Hà
nội.
4. Phương pháp nghiên cứu
- Sử dụng phương pháp luận duy vật biện chứng của Chủ nghĩa Mác Lênin để nghiên cứu lý luận cũng như các vấn đề thực tiễn một cách có logic.
- Kết hợp sử dụng phương pháp phân tích, tổng hợp, phương pháp
thống kê, so sánh để nghiên cứu và phân tích các vấn đề thực tiễn. Trên cơ sở
đó đưa ra phương hướng và các giải pháp phù hợp để giải quyết vấn đề.


5. Kết cấu của luận văn
Luận văn gồm ba chương:
CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN TRONG CÁC
ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ
THUỘC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM
CHƯƠNG III: HOÀN THIỆN TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÁC ĐƠN VỊ
THUỘC BẢO HIỂM XÃ HỘI VIỆT NAM.

CHƯƠNG I: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC KẾ TOÁN
TRONG CÁC ĐƠN VỊ SỰ NGHIỆP
1.1. Sự cần thiết khách quan của tổ chức kế toán trong các đơn vị sự
nghiệp:
1.1.1. Khái niệm về đơn vị sự nghiệp:
Theo Điều 9 của Luật Viên chức quy định về đơn vị sự nghiệp công lập
thì “ Đơn vị sự nghiệp công lập là tổ chức do cơ quan có thẩm quyền của Nhà
nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội thành lập theo quy định của
pháp luật, có tư cách pháp nhân, cung cấp dịch vụ công, phục vụ quản lý nhà
nước”. Đơn vị sự nghiệp công lập gồm:
- Đơn vị sự nghiệp công lập được giao quyền tự chủ hoàn toàn về thực
hiện nhiệm vụ, tài chính, tổ chức bộ máy, nhân sự (sau đây gọi là đơn vị sự
nghiệp công lập được giao quyền tự chủ);
- Đơn vị sự nghiệp công lập chưa được giao quyền tự chủ hoàn toàn về
thực hiện nhiệm vụ, tài chính, tổ chức bộ máy, nhân sự (sau đây gọi là đơn vị
sự nghiệp công lập chưa được giao quyền tự chủ).
Chính phủ quy định chi tiết tiêu chí phân loại đơn vị sự nghiệp công lập
quy định tại khoản 2 Điều này đối với từng lĩnh vực sự nghiệp căn cứ vào khả
năng tự chủ về thực hiện nhiệm vụ, tài chính, tổ chức bộ máy, nhân sự và
phạm vi hoạt động của đơn vị sự nghiệp công lập.
Căn cứ điều kiện cụ thể, yêu cầu quản lý đối với mỗi loại hình đơn vị
sự nghiệp công lập trong từng lĩnh vực, Chính phủ quy định việc thành lập, cơ
cấu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Hội đồng quản lý trong đơn vị sự


nghiệp công lập, mối quan hệ giữa Hội đồng quản lý với người đứng đầu đơn
vị sự nghiệp công lập.
Như vậy đơn vị sự nghiệp là đơn vị do Nhà nước quyết định thành lập

nhằm thực hiện một nhiệm vụ chuyên môn nhất định hay quản lý Nhà nước
về một lĩnh vực nào đó, hoạt động bằng nguồn kinh phí NSNN cấp, cấp trên
cấp toàn bộ hoặc cấp một phần kinh phí và các nguồn khác đảm bảo theo
nguyên tắc không bồi hoàn trực tiếp nhằm thực hiện nhiệm vụ của Đảng và
Nhà nước giao theo từng giai đoạn.
1.1.2. Nhiệm vụ của tổ chức kế toán trong đơn vị sự nghiệp:
Kế toán hành chính sự nghiệp (HCSN) là kế toán chấp hành Ngân sách
Nhà nước tại các đơn vị sự nghiệp và cơ quan hành chính các cấp.
Kế toán HCSN là công việc tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để
quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng, quyết toán kinh phí,
tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tài sản công, tình hình chấp hành
dự toán thu, chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của Nhà nước tại đơn
vị.
Các nhiệm vụ chủ yếu của kế toán HCSN:
- Ghi chép và phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hệ
thống tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình hình
thành kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí, tình hình và kết quả hoạt động sản
xuất kinh doanh tại đơn vị.
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi;
tình hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức
của Nhà nước, kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư tài sản ở đơn vị,
kiểm tra việc chấp hành kỷ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh
toán và chế độ chính sách của Nhà nước.


- Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự
toán cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn
vị cấp dưới.
- Lập và nộp đúng thời hạn báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý
cấp trên và cơ quan tài chính theo quy định, cung cấp thông tin và tài liệu cần

thiết phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu,
phân tích và đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí ở đơn vị.
1.2. Yêu cầu và nguyên tắc tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp:
1.2.1. Yêu cầu tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp:
Tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp phải đáp ứng được
các yêu cầu sau:
- Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn,
quỹ, kinh phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị.
- Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và
phương pháp tính toán.
- Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các
nhà quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn
vị.
- Tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm và hiệu quả.
1.2.2. Nguyên tắc tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp:
Để tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp mang lại hiệu quả
cao trong công tác quản lý tài chính nói chung và trong công tác kế toán ngân
sách nói riêng, tổ chức công tác kế toán trong các đơn vị sự nghiệp cần có các
nguyên tắc sau:
- Bảo đảm tính thống nhất giữa kế toán và quản lý. Nguyên tắc thống
nhất ở đây bao gồm thống nhất giữa đơn vị hạch toán với đơn vị quản lý
(trước hết là đơn vị cơ sở), ngoài ra còn được hiểu là sự thống nhất giữa về


không gian quản lý và tổ chức hạch toán theo yêu cầu quản lý. Thống nhất mô
hình tổ chức kế toán với mô hình tổ chức hoạt động và tổ chức quản lý; bảo
đảm hoạt động quản lý phải gắn với kế toán và không được tách rời hoạt động
kinh tế. Trên cơ sở đó, mọi quyết định liên quan đến tài chính trong đơn vị sự
nghiệp phải có thông tin kế toán và các chỉ tiêu kế toán phải phù hợp với chỉ
tiêu quản lý và hướng tới chỉ tiêu quản lý. Trong các đơn vị sự nghiệp, bên

cạnh bộ phận kế toán còn có nhiều bộ phận quản lý khác như kế hoạch, vật
tư…Các bộ phận này phải quan hệ chặt chẽ với nhau tạo thành hệ thống quản
lý của đơn vị. Với tư cách là bộ phận của hệ thống quản lý, tổ chức hạch toán
kế toán phải luôn đảm bảo mối quan hệ giữa các bộ phận khác nhau để cung
cấp thông tin nội bộ kịp thời, thống nhất quản lý, đối chiếu số liệu, đánh giá
tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch…
- Đảm bảo tính phù hợp trong hệ thống kế toán, giữa đối tượng với
phương pháp, hình thức và bộ máy kế toán trong đơn vị kế toán và phù hợp
với tính đặc thù của đơn vị hạch toán, đối tượng hạch toán.
- Bảo đảm tuân thủ các quy định, chế độ tài chính kế toán hiện hành và
bảo đảm tính quốc tế của nghề nghiệp: Hạch toán kế toán là công cụ quan
trọng để Nhà nước kiểm tra, giám sát tình hình tài chính tại các đơn vị sự
nghiệp tổ chức cung cấp dịch vụ công đồng thời là nguồn cung cấp thông tin
tin cậy cho các đối tượng sử dụng. Do đó trong quá trình tổ chức hạch toán kế
toán cần phải nghiên cứu đầy đủ các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán quốc tế
và thực tiễn tổ chức quản lý ở Việt Nam để thể hiện và triển khai phù hợp với
yêu cầu quản lý của các cấp chủ thể. Đối với các đơn vị sự nghiệp, việc nắm
vững các quy định, chế độ về kế toán của Nhà nước trong triển khai các nội
dung của tổ chức hạch toán kế toán là cơ sở đảm bảo tính chính xác và độ tin
cậy của hệ thống thông tin kế toán.


- Tiết kiệm và hiệu quả: Phải tổ chức hạch toán kế toán có tính đối
chiếu, kiểm soát nghiệp vụ cao giữa các phần hành lao động, quá trình nghiệp
vụ và hoạt động quản lý, chỉ đạo nghiệp vụ trong bộ máy kế toán được tổ
chức.
1.3. Nội dung tổ chức kế toán trong các đơn vị sự nghiệp:
Nội dung của tổ chức hạch toán kế toán bao gồm tổ chức bộ máy kế
toán và tổ chức vận dụng các phương pháp kế toán để thu nhận, xử lý và cung
cấp thông tin. Nội dung cụ thể của tổ chức hạch toán kế toán bao gồm các vấn

đề sau:
1.3.1. Tổ chức bộ máy kế toán trong các đơn vị sự nghiệp:
Theo Điều 8, Điều 9 Nghị định của Hội đồng bộ trưởng số 25/HĐBT
ngày 18/3/1989 ban hành điều lệ tổ chức kế toán nhà nước: “Các đơn vị kế
toán phải tổ chức bộ máy kế toán gọi là Phòng (hoặc Ban) kế toán. Các đơn vị
kế toán có quy mô nhỏ phải bố trí người làm kế toán. Đối với những đơn vị kế
toán cấp cơ sở thực hiện thống nhất về kế toán, thống kê, tài chính thì thành
lập Phòng (hoặc Ban) kế toán, thống kê, tài chính theo quy định của Bộ Tài
chính và Tổng cục Thống kê” và “Các đơn vị kế toán phải bố trí cán bộ kế
toán theo đúng chức danh tiêu chuẩn quy định cho cán bộ kế toán. Cán bộ kế
toán được bảo đảm quyền độc lập về chuyên môn nghiệp vụ quy định trong
các chế độ kế toán.”.
Bộ máy kế toán là tập hợp đồng bộ các nhân viên kế toán để đảm bảo
thực hiện khối lượng công tác kế toán phần hành với đầy đủ các chức năng
thông tin và kiểm tra hoạt động của đơn vị cơ sở. Các nhân viên kế toán trong
một bộ máy kế toán có mối liên hệ chặt chẽ qua lại xuất phát từ sự phân công
lao động phần hành trong bộ máy. Mỗi cán bộ, nhân viên đều được quy định
rõ chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, kể từ đó tạo thành mối liên hệ có tính lệ
thuộc, chế ước lẫn nhau.


Thông thường, căn cứ vào đặc điểm của đơn vị sự nghiệp như đặc điểm
về quy mô, địa bàn hoạt động của đơn vị; mức độ phân cấp quản lý tài chính
trong đơn vị; trình độ trang thiết bị, trình độ quản lý cũng như trình độ chuyên
môn nghiệp vụ của bộ máy quản lý và kế toán, mô hình tổ chức bộ máy kế
toán ở các đơn vị sự nghiệp có thể lựa chọn một trong 3 mô hình sau:
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung (mô hình 1 cấp): Đây là
mô hình đơn vị kế toán chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán
để thực hiện tất cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán. Phòng kế
toán trung tâm cuả đơn vị phải thực hiện toàn bộ công tác kế toán từ thu nhận

chứng từ, ghi sổ, xử lý thông tin trên hệ thống báo cáo phân tích và tổng hợp
của đơn vị. Trường hợp đơn vị kế toán có các đơn vị trực thuộc thì chỉ thực
hiện hạch toán ban đầu theo chế độ báo sổ mà không mở sổ sách và không
hình thành nhân sự bộ máy kế toán riêng. Toàn bộ công việc ghi sổ đến lập báo
cáo tài chính đều thực hiện ở phòng kế toán trung tâm.
Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung được thể hiện ở qua Sơ đồ 1.1 dưới đây:
Kế toán trưởng đơn vị hạch toán

Các nhân viên
phần hành kế
toán tại trung
tâm

Các phần hành
kế toán hoạt
động tại trung
tâm

Bộ phận tài
chính và tổng
hợp tại trung
tâm

Nhân viên hạch toán ban đầu,
báo sổ từ đơn vị trực thuộc
Sơ đồ 1.1: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung


Ưu điểm của mô hình này là khả năng đảm bảo quản lý kiểu tập trung,
thống nhất đối với công tác kế toán, tạo điều kiện kiểm tra, giám sát kịp thời

toàn bộ hoạt động của đơn vị. Công tác kế toán được quản lý, chỉ đạo tập
trung ở toàn đơn vị, thuận tiện cho việc phân công và chuyên môn hoá công
việc đối với nhân viên kế toán cũng như trang thiết bị kỹ thuật tính toán. Tuy
nhiên mô hình này không phù hợp với những đơn vị có phạm vi hoạt động
rộng, có các cơ sở đặt xa trung tâm. Đối với những đơn vị sự nghiệp có địa
bàn hoạt động phân tán, sự kiểm tra, giám sát của thủ trưởng đơn vị, của kế
toán trưởng đối với hoạt động kinh tế tại các cơ sở phụ thuộc bị hạn chế.
Công việc kế toán dồn vào cuối kỳ cũng ảnh hưởng đến công tác kiểm tra, đối
chiếu số liệu kế toán và lập báo cáo tài chính.
Mô hình này phù hợp với những đơn vị sự nghiệp độc lập, có tư cách
pháp nhân đầy đủ, không có sự phân tán quyền lực quản lý. Những đơn vị này
vừa có sự tập trung về không gian, về công nghệ.
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán phân tán (mô hình 2 cấp): Bộ máy
kế toán được phân chia thành 2 cấp riêng biệt: cấp trung tâm và cấp trực
thuộc. Kế toán ở cả hai cấp đều tổ chức sổ sách và bộ máy nhân sự tương ứng
để thực hiện chức năng, nhiệm vụ của kế toán phân cấp.
Kế toán cấp trung tâm thực hiện tổng hợp số liệu báo cáo của các cơ sở,
lập báo cáo tài chính cho các cơ quan tổ chức, quản lý; chịu trách nhiệm cuối
cùng về toàn bộ hoạt động của các đơn vị cơ sở trực thuộc.
Kế toán trực thuộc tổ chức hạch toán ban đầu đến lập báo cáo tài chính
đến kế toán trung tâm theo sự phân cấp quy định. Giữa các đơn vị trực thuộc
quan hệ với nhau theo nguyên tắc hạch toán kinh tế nội bộ. Quan hệ giữa các
đơn vị trực thuộc với đơn vị cấp trên là quan hệ hạch toán kinh tế đầy đủ.


Mô hình tổ chức bộ máy kế toán kiểu phân tán được thể hiện qua Sơ đồ
1.2 dưới đây:
Kế toán trung tâm
Kế toán trưởng đơn vị cấp trên

Kế toán hoạt
động thực
hiện ở cấp
trên

Bộ
phận
tài
chính

Bộ phận tổng
hợp kế toán
cho đơn vị
trrực thuộc

Bộ phận
kiểm tra
kế toán

Các đơn vị trực thuộc
Kế toán trưởng

Kế toán phần
hành…

Kế toán phần
hành…

Kế toán phần
hành…

Sơ đồ 1.2. Mô hình bộ máy kế toán kiểu phân tán

Ưu điểm của mô hình này là công việc kế toán được thực hiện ở nơi
phát sinh nghiệp vụ kinh tế nên vai trò kiểm tra, giám sát, quản lý hoạt động
kinh tế tài chính ở các đơn vị được phát huy. Ở các đơn vị trực thuộc, bộ phận
kế toán cũng tăng cường tính chủ động. Tuy nhiên, việc sử dụng mô hình này
sẽ gây chậm trể trong tổng hợp số liệu, cung cấp thông tin, lập báo cáo của
toàn đơn vị. Với bộ máy kế toán tổ chức cồng kềnh, phức tạp, việc thực hiện
công tác kế toán không thuận tiện, việc kiểm tra, chỉ đạo của kế toán trưởng
không tập trung.


Như vậy, mô hình này thích hợp với những đơn vị có quy mô lớn, cơ
cấu kinh doanh phức tạp và địa bàn kinh doanh rộng, phân tán.
- Mô hình tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán (mô
hình hỗn hợp):
Mô hình này kết hợp đặc trưng của cả hai mô hình trên. Theo mô hình này
công tác kế toán được tiến hành ở phòng kế toán trung tâm và một số bộ phận
đơn vị phụ thuộc. Mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán được thể hiện
qua Sơ đồ 1.3 dưới đây:
Kế toán đơn vị cấp trên
Kế toán trưởng

Kế toán
các hoạt
động tại
cấp trên

Kế toán các

đơn vị trực
thuộc hạch
toán tập trung

Bộ phận tổng
hợp báo cáo từ
đơn vị trrực
thuộc

Bộ phận
kiểm tra
kế toán

Đơn vị kinh tế trực thuộc

Nhân viên hạch toán
ban đầu tại các cơ sở
trực thuộc

Đơn vị kế toán phân
tán tại các đơn vị
trực thuộc

Sơ đồ 1.3: Mô hình kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Mô hình này kết hợp được ưu điểm và khắc phục nhược điểm của cả
hai mô hình trên. Do đó mô hình này thích hợp với những đơn vị có quy mô


lớn, có nhiều đơn vị trực thuộc, hoạt động trên địa bàn vừa tập trung, vừa

phân tán, mức độ phân cấp quản lý kinh tế và trình độ quản lý khác nhau.
Ở trên là các mô hình tổ chức bộ máy kế toán cho kế toán tài chính
trong đơn vị sự nghiệp. Tuy nhiên, trong thời kỳ hiện nay, các đơn vị sự
nghiệp ngày càng được Nhà nước trao quyền tự chủ và tự chịu trách nhiệm
cho thủ trưởng đơn vị trong sử dụng biên chế và kinh phí quản lý được giao.
Do đó bên cạnh tổ chức bộ máy kế toán tài chính thì các đơn vị sự nghiệp nên
nghiên cứu tổ chức bộ máy kế toán quản trị. Có các hình thức tổ chức bộ máy
kế toán quản trị là: Hình thức tách biệt, hình thức kết hợp và hình thức hỗn
hợp. Trong điều kiện cụ thể của Việt Nam hiện nay, các đơn vị sự nghiệp nên
sử dụng hình thức hỗn hợp, vì hình thức này phù hợp với các đơn vị có quy
mô hoạt động không quá lớn, nhu cầu cung cấp thông tin cho quản lý tài
chính khá tập trung vào các phần hành quản lý các khoản thu, chi cũng như
khả năng và trình độ của kế toán viên còn hạn chế.
Khi đã xác định được mô hình tổ chức bộ máy kế toán, kế toán trưởng
hoặc phụ trách kế toán của các đơn vị có trách nhiệm phân công, bố trí nhân
viên kế toán đảm trách các phần hành kế toán cụ thể. Các phần hành kế toán
trong đơn vị sự nghiệp gồm:
- Kế toán vốn bằng tiền: Có nhiệm vụ phản ánh số hiện có và tình hình
biến động các loại vốn bằng tiền của đơn vị gồm tiền Việt Nam, ngoại tệ,
vàng bạc, đá quý tại quỹ của đơn vị hoặc gửi tại kho bạc Nhà nước.
- Kế toán vật tư, tài sản: có nhiệm vụ phản ánh số lượng, giá trị hiện có
và tình hình biến động vật tư, sản phẩm tại đơn vị; phản ánh số lượng, nguyên
giá, giá trị hao mòn của tài sản cố định hiện có và tình hình biến động TSCĐ,
công tác đầu tư XDCB và sưả chữa tài sản tại đơn vị.
- Kế toán thanh toán: Có nhiệm vụ phản ánh các khoản nợ phải thu và
tình hình thanh toán các khoản nợ phải thu của các đối tượng trong và ngoài


đơn vị, các khoản nợ phải trả, các khoản trích nộp theo lương, các khoản phải
nộp ngân sách và việc thanh toán các khoản phải trả, phải nộp.

- Kế toán nguồn kinh phí: Có nhiệm vụ giao dịch với kho bạc cấp kinh
phí và thực hiện các thủ tục tiếp nhận, sử dụng kinh phí và thực hiện các thủ
tục tiếp nhận, sử dụng kinh phí thông qua hệ thống mục lục ngân sách nhà
nước chi tiết tới mục, tiểu mục.
- Kế toán các khoản thu: có nhiệm vụ phản ánh đầy đủ, kịp thời các
khoản thu sự nghiệp và các khoản thu khác phát sinh tại đơn vị.
- Kế toán các khoản chi: Có nhiệm vụ phản ánh các khoản chi cho hoạt
động, chi thực hiện chương trình, dự án theo dự toán được duyệt và thanh
quyết toán các khoản chi đó.
- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ tổng hợp số liệu của các phần hành kế
toán chi tiết. Kết quả của phần hành kế toán tổng hợp là các báo cáo tài chính.
Như vậy, tổ chức bộ máy kế toán có vai trò quyết định tới chất lượng kế
toán của đơn vị sự nghiệp. Do đó, các đơn vị cần tổ chức bộ máy kế toán khoa
học, hợp lý và đáp ứng yêu cầu gọn nhẹ, hợp lý, có hiệu quả, phân công công
việc đúng chuyên môn, năng lực.
1.3.2. Tổ chức công tác kế toán trong đơn vị sự nghiệp:
1.3.2.1. Tổ chức hệ thống chứng từ kế toán:
Theo Điêù 4 của Luật kế toán: “Chứng từ kế toán là những giấy tờ và
vật mang tin phản ánh nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh và đã hoàn thành,
làm căn cứ ghi sổ kế toán”.
Tổ chức hệ thống chứng từ được sử dụng để cung cấp thông tin đồng
thời là phương tiện kiểm tra về trạng thái và sự biến động của đối tượng hạch
toán kế toán cụ thể. Tổ chức chứng từ kế toán (có tính chất bắt buộc và hướng
dẫn) phù hợp với tính đa dạng của nghiệp vụ kinh tế phát sinh; đảm bảo đầy
đủ các yếu tố cần thiết để kiểm tra tính hợp lệ, hợp pháp, tổ chức luân chuyển


chứng từ hợp lý và nhanh chóng vừa đảm bảo nguồn thông tin ban đầu quan
trọng, vừa là cơ sở kiểm tra và ghi sổ được nhanh chóng.
Chứng từ kế toán áp dụng cho đơn vị sự nghiệp phải được thực hiện

theo nội dung, phương pháp lập, ký chứng từ quy định tại Luật kế toán và
Nghị định 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ, chế độ kế toán và
các văn bản pháp luật khác có liên quan đến chứng từ kế toán. Đơn vị sự
nghiệp có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đặc thù chưa có mẫu chứng từ quy
định tại danh mục biểu mẫu chứng từ trong chế độ kế toán thì áp dụng biểu
mẫu chứng từ quy định tại chế độ kế toán riêng trong các văn bản pháp luật
khác hoặc phải được Bộ Tài chính chấp thuận.
- Nguyên tắc tổ chức chứng từ kế toán:
+ Tổ chức hệ thống chứng từ tại các đơn vị sự nghiệp thực hiện theo
Quyết định số 19/2006/QĐ-BTC ngày 30/3/2006 của Bộ Tài chính về việc
ban hành chế độ kế toán sự nghiệp;
+ Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính lien quan đến hoạt động của đơn vị
hành chính sự nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán, Chứng từ kế toán chỉ
được lập một lần cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
+ Nội dung chứng từ phải rõ rang, trung thực với nội dung nghiệp vụ
kinh tế, tài chính phát sinh; Chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng, không tẩy
xóa, không viết tắt; số tiền viết bằng chữ phải khớp, đúng với số tiền viết
bằng số;
+ Chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên theo quy định cho mỗi
chứng từ. Đối với chứng từ lập nhiều liên phải được lập một lần cho tất cả các
liên theo cùng một nội dung bằng máy tính, máy chữ hoặc viết lồng bằng giấy
than. Trường hợp đặc biệt phải lập nhiều liên nhưng không thể viết một lần tất
cả các liên chứng từ thì có thể viết hai lần nhưng nội dung tất cả các liên
chứng từ phải giống nhau.


Các chứng từ kế toán được lập bằng máy vi tính phải đảm bảo nội dung
quy định và tính pháp lý cho chứng từ kế toán. Các chứng từ kế toán dung
làm căn cứ trực tiếp để ghi sổ kế toán phải có định khoản kế toán.
+ Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định trên

chứng từ mới có giá trị thực hiện. Tất cả các chữ ký trên chứng từ kế toán đều
phải ký bằng bút bi hoặc bút mực, không được ký bằng mực đỏ, bằng bút chì,
boặc dấu khắc sẵn chữ ký, chữ ký trên chứng từ kế toán dung để chi tiền phải
ký theo từng liên. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống
nhất và phải giống với chữ ký đã đăng ký theo quy định, trường hợp không
đăng ký chữ ký thì chữ ký lần sau phải thống nhất với chữ ký các lần trước.
+ Tất cả các đơn vị sự nghiệp đều phải sử dụng thống nhất mẫu chứng
từ kế toán thuộc loại bắt buộc quy định trong chế độ kế toán này. Trong quá
trình thực hiện, các đơn vị không được sửa đổi biểu mẫu chứng từ thuộc loại
bắt buộc. Đối với mẫu chứng từ kế toán thuộc loại hướng dẫn ngoài các quy
định trên mẫu, đơn vị kế toán có thể bổ sung thêm chi tiết hoặc thay đổi hình
thức mẫu biểu cho phù hợp với việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.
- Nội dung tổ chức chứng từ kế toán: Những yếu tố cơ bản của chứng
từ kế toán bắt buộc phải được lập đầy đủ được quy định trong Luật kế toán là:
Tên và số hiệu của chứng từ, ngày, tháng, năm lập chứng từ kế toán; tên; địa
chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán và đơn vị hoặc cá nhân nhận
chứng từ kế toán, nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; số lượng,
đơn giá và số tiền của nghiệp vụ, kinh tế, tài chính ghi bằng số và bằng chữ,
chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên quan đến
chứng từ kế toán. Ngoài ra chứng từ kế toán có thể thêm một số nội dung
khác tùy theo từng loại chứng từ.
Hệ thống chứng từ kế toán được quy định trong chế độ kế toán hiện
hành bao gồm chứng từ kế toán bắt buộc và chứng từ kế toán hướng dẫn.


Mẫu chứng từ kế toán bắt buộc là mẫu chứng từ có giá trị như tiền và
các loại hóa đơn bán hàng và mẫu chứng từ bắt buộc khác. Mẫu chứng từ kế
toán bắt buộc do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu,
phương pháp lập và áp dụng thống nhất cho các đơn vị kế toán. Do đó, khi
thực hiện những mẫu chứng từ này bắt buộc các đơn vị phải thực hiện đúng

biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho
các đơn vị kế toán hoặc từng đơn vị kế toán cụ thể.
Mẫu chứng từ kế toán hướng dẫn: là mẫu chứng từ kế toán do cơ quan
nhà nước có thẩm quyền quy định. Nhà nước chỉ hướng dẫn các chỉ tiêu biểu
mẫu đặc trưng, sau đó các đơn vị căn cứ vào đặc điểm hoạt động của đơn vị
mà thiết kế biểu mẫu, chỉ tiêu quy định phương pháp lập cho phù hợp với việc
ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị.
- Muốn tổ chức tốt hệ thống chứng từ kế toán trong các đơn vị sự
nghiệp vừa phải căn cứ vào chế độ do Nhà nước ban hành được áp dụng
thống nhất để đảm bảo tính pháp lý của chứng từ, vừa phải căn cứ vào quy
mô, hoạt động, trình độ, cách thức tổ chức quản lý của đơn vị để xác định số
lượng, chủng loại chứng từ và trình tự luân chuyển chứng từ phù hợp.
Nội dung cụ thể của tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán trong các
đơn vị sự nghiệp bao gồm các bước theo Sơ đồ 1.4 dưới đây:

Xác định
danh mục
chứng từ
kế toán

Tổ chức
lập chứng
từ kế toán

Tổ chức
kiểm tra
chứng từ
kế toán

Tổ chức

sử dụng
chứng từ
kế toán

Sơ đồ 1.4: Quy trình tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán

Tổ chức bảo
quản, lưu trữ
và huỷ chứng
từ kế toán


+ Xác định danh mục chứng từ kế toán: Căn cứ vào hệ thống chứng từ
kế toán quy định trong các văn bản pháp lý, các đơn vị cần lựa chọn những
chứng từ kế toán cần thiết, phù hợp với đặc điểm, quy mô của từng đơn vị.
+ Tổ chức lập chứng từ kế toán: Đây là quá trình sử dụng các chứng từ
đã được lựa chọn trong danh mục chứng từ của đơn vị và các phương tiện phù
hợp để ghi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ.
+ Tổ chức kiểm tra chứng từ kế toán: Đây là việc kiểm tra tính rõ ràng,
trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán;
kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên
chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ kế toán với các tài liệu khác có liên
quan. Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Trường hợp thông qua kiểm tra nếu có phát hiện sai sót thì kế toán nhất thiết
phải yêu cầu cá nhân, tổ chức lập chứng từ bổ sung, sửa đổi hoặc từ chối
thanh toán.
+ Tổ chức sử dụng chứng từ kế toán: Sau khi được kiểm tra, các chứng
từ toán được phân loại theo địa điểm phát sinh, theo tính chất của các khoản
thu, chi…Việc ghi sổ kế toán phụ thuộc vào hình thức sổ kế toán của đơn vị.
+ Tổ chức bảo quản, lưu trữ và hủy chứng từ kế toán: Sau khi ghi sổ kế

toán, chứng từ phải được bảo quản tại phòng kế toán để phục vụ cho việc
kiểm tra, đối chiếu số liệu. Kết thúc kỳ kế toán năm, chứng từ được chuyển
sang lưu trữ theo từng loại và theo thứ tự phát sinh thời gian. Tùy theo từng
loại chứng từ mà thời gian lưu trữ quy định có thể khác nhau. Khi hết thời hạn
lưu trữ, chứng từ được phép tiêu hủy theo quy định.
Như vậy, trên cơ sở yêu cầu của tổ chức kế toán, dựa vào đặc điểm hoạt
động và yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi đơn vị sự nghiệp cần tổ chức chứng từ kế
toán cho phù hợp cung cấp thông tin kịp thời và hiệu quả cho quá trình quản
lý.


1.3.2.2. Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán:
Tài khoản kế toán là cách thức phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ
kinh tế phát sinh theo từng đối tượng phản ánh của hạch toán kế toán nhằm
phục vụ cho yêu cầu quản lý của các chủ thể. Để thực hiện công tác kế toán,
các đơn vị, các tổ chức kinh tế phải sử dụng nhiều tài khoản khác nhau nhằm
thỏa mãn nhu cầu thông tin đa chiều cho các đối tượng sử dụng. Các TK này
tạo thành hệ thống TK kế toán mà các đơn vị tổ chức sử dụng. Như vậy, hệ
thống tài khoản kế toán là tập hợp các TK kế toán được sử dụng trong chế độ
kế toán và trong từng đơn vị kế toán theo một trật tự nhất định. Trong hệ
thống chế độ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán là thành phần cơ bản, quyết
định chất lượng của thông tin kế toán.
Hệ thống tài khoản kế toán do Nhà nước ban hành là sự thể chế hóa cơ
chế quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước đối với các đơn vị hạch toán, tạo
điều kiện để các đơn vị hạch toán xây dựng hệ thống tài khoản phù hợp với
đặc thù của từng đơn vị; đồng thời, tạo điều kiện thuân lợi cho công tác thanh,
kiểm tra cũng như công tác kiểm toán các hoạt động kinh tế, tài chính diễn ra
trong đơn vị kế toán. Mặt khác, hệ thống tài khoản kế toán do Nhà nước ban
hành còn tạo điều kiện thực hiện các nguyên tắc chung được thừa nhận, các
chuẩn mực kế toán. Từ đó, tạo điều kiện thuận lợi cho các cơ quan thống kê

trong việc thu thập thông tin để tính toán các chỉ tiêu tổng hợp của từng
ngành, địa phương cũng như của cả quốc gia.
Hiện nay, hệ thống tài khoản đơn vị sự nghiệp tuân thủ theo quy định
của Luật kế toán, Nghị định 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 quy định chi
tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán và Quyết định số
19/2006/QĐ-BTC của Bộ trưởng Bộ Tài chính quy định chế độ kế toán hành
chính sự nghiệp. Hệ thống này được xây dựng trên nguyên tắc dựa vào bản
chất và nội dung hoạt động của đơn vị sự nghiệp có vận dụng nguyên tắc


phân loại và mã hóa của hệ thống tài khoản kế toán doanh nghiệp và hệ thống
tài khoản kế toán nhà nước.
Hệ thống tài khoản kế toán hành chính sự nghiệp gồm các tài khoản
trong Bảng cân đối tài khoản và các tài khoản ngoài Bảng cân đối tài khoản.
Các tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản phản ánh toàn bộ các
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh theo các đối tượng kế toán gồm tài sản,
nguồn hình thành tài sản và quá trình sử dụng tài sản tại đơn vị hành chính sự
nghiệp. Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản trong Bảng cân đối tài khoản được
thực hiện theo phương pháp “ghi kép” nghĩa là khi ghi vào bên Nợ của một
tài khoản thì đồng thời phải ghi vào bên Có của một hoặc nhiều tài khoản
khác hoặc ngược lại.
Các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài khoản phản ánh những tài sản
hiện có ở đơn vị nhưng không thuộc quyền sở hữu của đơn vị (tài sản thuê
ngoài, nhận giữ hộ, nhận gia công, tạm giữ…) những chỉ tiêu kinh tế cần phản
ánh ở các tài khoản trong Bảng Cân đối tài khoản nhưng cần theo dõi để phục
vụ cho yêu cầu quản lý như: giá trị công cụ, dụng cụ lâu bền đang sử dụng,
nguyên tắc các loại, dự toán chi hoạt động được giao…
Nguyên tắc ghi sổ các tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán được thực
hiện theo nguyên tắc “ghi đơn” nghĩa là khi ghi vào một bên của tài khoản thì
không phải ghi đối ứng với bên nào của các tài khoản khác.

Hệ thống tài khoản kế toán đơn vị hành chính sự nghiệp do Bộ tài chính
quy định gồm 7 loại, từ tài khoản Loại 1 đến Loại 6 là các tài khoản trong
Bảng cân đối tài khoản và Loại 0 là các tài khoản ngoài Bảng Cân đối tài
khoản.
Theo quy định, các đơn vị hành chính sự nghiệp xây dựng hệ thống tài
khoản áp dụng tại đơn vị. Đơn vị được bổ sung tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4
(trừ các tài khoản đã quy định trong hệ thống) để phục vụ yêu cầu quản lý của


đơn vị. Trường hợp đơn vị cần mở thêm tài khoản hoặc sửa đổi, bổ sung tài
khoản trong hệ thống quy định thì phải được Bộ Tài chính chấp thuận bằng
văn bản trước khi thực hiện.
Như vậy, trên cơ sở nguyên tắc chung về tổ chức hệ thống tài khoản kế
toán, dựa vào đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý cụ thể, mỗi đơn vị cần
tổ chức hệ thống tài khoản kế toán cho phù hợp cung cấp thông tin kịp thời và
hiệu quả cho quá trình quản lý.
1.3.2.3. Tổ chức hệ thống sổ kế toán:
Theo Điều 25 của Luật kế toán “Sổ kế toán là phương tiện ghi chép, hệ
thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên
quan đến đơn vị kế toán”. Như vậy sổ kế toán là phương tiện để thực hiện
công tác kế toán.
Tổ chức hệ thống sổ kế toán theo hình thức kế toán phù hợp với đặc
điểm và yêu cầu quản lý của đơn vị có tác dụng quan trọng để phân loại, xử lý
và tổng hợp thông tin được nhanh chóng chính xác. Dựa vào số liệu đã phản
ánh trên các sổ kế toán để lập các báo cáo tài chính theo qui định chung cũng
như lập các báo cáo nội bộ biểu hiện kết quả của công tác kế toán.
Các đơn vị hành chính sự nghiệp đều phải mở sổ kế toán, ghi chép,
quản lý, bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo đúng quy định của Luật kế toán,
Nghị định 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định chi tiết
và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật Kế toán áp dụng trong lĩnh vực

kế toán nhà nước và Chế độ kế toán này.
Đối các đơn vị dự toán cấp I và cấp II ngoài việc mở sổ kế toán theo
dõi tài sản và sử dụng kinh phí trực tiếp của cấp mình còn phải mở sổ kế toán
theo dõi việc phân bổ dự toán, tổng hợp việc sử dụng kinh phí và quyết toán
kinh phí của các đơn vị trực thuộc (đơn vị kế toán cấp II và cấp III) để tổng


hợp báo cáo tài chính về tình hình sử dụng kinh phí và quyết toán với cơ quan
quản lý cấp trên và cơ quan tài chính đồng cấp.
Những nội dung chính của tổ chức hệ thống sổ kế toán trong đơn vị sự
nghiệp bao gồm các vấn đề sau:
- Lựa chọn hình thức kế toán: Tùy theo đặc điểm cụ thể của đơn vị về
quy mô, tính chất hoạt động, yêu cầu thông tin…để lựa chọn hình thức kế
toán phù hợp, đúng các quy định của hình thức kế toán về nội dung, trình tự
và phương pháp ghi chép đối với từng mẫu sổ kế toán. Các hình thức áp dụng
cho các đơn vị sự nghiệp gồm:
+ Hình thức kế toán Nhật ký chung: Đặc trưng của hình thức kế toán
Nhật ký chung là tất cả các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đều được
ghi vào sổ Nhật ký chung theo trình tự thời gian phát sinh và nội dung nghiệp
vụ kinh tế đó. Sau đó lấy số liệu trên Sổ Nhật ký để ghi vào Sổ Cái theo từng
nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
+ Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ cái:
Đặc trưng cơ bản của hình thức này là các nghiệp vụ kinh tế, tài chính
phát sinh được ghi chép kết hợp theo trình tự thời gian và được phân loại, hệ
thống hóa theo nội dung kinh tế (theo tài khoản kế toán) trên cùng một quyển
sổ kế toán tổng hợp là Sổ Nhật ký – Sổ Cái và trong cùng một quá trình ghi
chép. Căn cứ để ghi vào sổ là các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng
từ kế toán cùng loại.
+ Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ: Hình thức này quy định việc ghi
sổ kế toán tổng hợp được căn cứ trực tiếp từ “Chứng từ ghi sổ”. Chứng từ ghi

sổ dùng để phân loại, hệ thống hóa và xác định nội dung ghi Nợ, ghi có của
nghiệp vụ kinh tế, tài chính đã phát sinh. Việc ghi sổ kế toán dựa trên cơ sở
Chứng từ ghi sổ sẽ được tách biệt thành hai quá trình riêng biệt: Một là ghi
theo trình tự thời gian nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trên Sổ đăng ký


chứng từ ghi sổ. Hai là ghi theo nội dung kinh tế của nghiệp vụ kinh tế, tài
chính phát sinh trên Sổ cái.
+ Hình thức kế toán trên máy vi tính: Đây là hình thức mà công việc kế
toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi
tính. Có nhiều chương trình phần mềm kế toán khác nhau về tính năng kỹ
thuật và tiêu chuẩn, điều kiện áp dụng. Phần mềm kế toán được thiết kế theo
nguyên tắc của một trong ba hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế
toán quy định trên đây. Phần mềm kế toán tuy không hiển thị đầy đủ quy trình
ghi sổ kế toán nhưng phải đảm bảo in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài
chính theo quy định. Hiện nay các tiêu chuẩn, điều kiện của phần mềm kế
toán do Bộ Tài chính quy định tại Thông tư số 103/2005/TT-BTC ngày
24/11/2005 để lựa chọn phần mềm kế toán phù hợp với yêu cầu quản lý và
điều kiện của đơn vị.
- Lựa chọn chủng loại và số lượng sổ kế toán. Nhà nước quy định bắt
buộc về mẫu sổ, nội dung và phương pháp ghi chép đối với các loại sổ tổng
hợp (Sổ Cái, Sổ Nhật ký) quy định mang tính hướng dẫn đối với các loại sổ
kế toán chi tiết, thẻ kế toán chi tiết, danh mục sổ kế toán.
- Xây dựng, thiết kế quy trình ghi chép sổ kế toán, chỉ rõ công việc
hàng ngày, định kỳ kế toán phải tiến hành trên từng loại sổ và trong toàn hệ
thống sổ mà đơn vị sử dụng.
- Tổ chức quá trình ghi chép vào sổ kế toán: Nội dung này không chỉ là
ghi chép các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh vào từng loại sổ sách liên
quan mà còn là thời điểm kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa các sổ kế toán với
nhau nhằm đảm bảo sự khớp đúng của số liệu kế toán. Cuối kỳ kế toán (cuối

quý và cuối năm) trước khi lập báo cáo tài chính, đơn vị phải khóa sổ kế toán
theo trình tự nhất định. Khi báo cáo quyết toán năm được duyệt hoặc khi công
việc thanh tra, kiểm tra, kiểm toán kết thúc và có kết luận chính thức, nếu có


quyết định phải sửa chữa lại số liệu trên báo cáo tài chính liên quan đến số
liệu đã ghi sổ kế toán thì đơn vị phải sửa lại sổ kế toán và số dư của những tài
khoản kế toán có liên quan theo phương pháp quy định. Việc sửa chữa được
thực hiện trực tiếp trên sổ kế toán của năm đã phát hiện sai sót, đồng thời phải
ghi chú vào trang cuối (dòng cuối) của sổ kế toán năm trước có sai sót (Nếu
phát hiện sai sót sau khi báo cáo tài chính đã nộp cho cơ quan nhà nước có
thẩm quyền) để tiện đối chiếu, kiểm tra.
- Tổ chức quá trình bảo quản, lưu trữ sổ kế toán theo đúng quy định.
1.3.2.4. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán:
Tổ chức hệ thống báo cáo tài chính là việc tạo ra mối liên hệ chặt chẽ
quá trình hạch toán kế toán với nhu cầu thông tin về mọi mặt của quản lý. Báo
cáo tài chính là phương thức kế toán tổng hợp số liệu theo các chỉ tiêu kinh tế
tài chính, phản ánh một cách tổng quát hoặc chi tiết, toàn diện, có hệ thống về
đơn vị hạch toán hay tại một thời điểm.
Tổ chức hệ thống báo cáo phản ánh được toàn diện các mặt hoạt động
của đơn vị và đáp ứng được nhu cầu thông tin cho nhiều đối tượng khác nhau
là căn cứ để đánh giá chất lượng công tác kế toán của đơn vị. Hệ thống báo
cáo tài chính có tác dụng phản ánh khái quát tình hình tài sản, kết quả các
hoạt động trong kỳ và tình hình tài chính cụ thể khác của đơn vị. Thông tin
trên các báo cáo tài chính đáp ứng yêu cầu quản lý của chủ thể quản lý trong,
ngoài đơn vị hạch toán và các đối tượng quan tâm khác. Trên cơ sở hệ thống
báo cáo, đơn vị có thể tạo lập căn cứ để xây dựng các kế hoạch kinh tế, kỹ
thuật, tài chính và đề ra các biện pháp khả thi nhằm không ngừng nâng cao
hiệu quả sử dụng vốn, kinh phí, nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, đồng
thời việc thiết lập hệ thống báo cáo tài chính đầy đủ, chính xác là yêu cầu

quản lý tài chính nhà nước, kiểm tra tình hình tiếp nhận, sử dụng, thanh quyết
toán kinh phí NSNN tập trung và phi tập trung.


Hệ thống báo cáo tài chính trong các đơn vị sự nghiệp cần phải tuân thủ
chế độ quản lý tài chính Nhà nước nói chung và chế độ kế toán hiện hành nói
riêng. Bên cạnh đó hệ thống báo cáo tài chính được thiết lập phải bảo đảm
thực hiện tốt chức năng và nhiệm vụ của hạch toán kế toán.
Hiện nay các đơn vị sự nghiệp đều phải lập báo cáo tài chính tuân theo
quy định của chế độ kế toán hành chính sự nghiệp ban hành theo Nghị định số
128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 và Quyết định 19/2006/QĐ-BTC ngày
30/3/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính. Các đơn vị kế toán cấp I,II gọi là đơn
vị kế toán cấp trên, các đơn vị kế toán cấp III gọi là đơn vị kế toán cấp dưới,
đơn vị kế toán dưới đơn vị kế toán cấp III (nếu có) gọi là đơn vị kế toán trực
thuộc. Danh mục, mẫu và phương pháp lập báo cáo tài chính quý, năm của
đơn vị kế toán trực thuộc do đơn vị kế toán cấp I quy định. Các đơn vị kế toán
có trách nhiệm lập, nộp báo cáo tài chính và duyệt báo cáo quyết toán ngân
sách như sau:
- Các đơn vị kế toán cấp dưới phải lập, nộp báo cáo tài chính quý, năm
và nộp báo cáo quyết toán cho đơn vị kế toán cấp trên, cơ quan Tài chính và
cơ quan Thống kê đồng cấp, Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị giao dịch để phối
hợp kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh số liệu kế toán liên quan đến thu, chi ngân
sách nhà nước và hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của đơn vị.
- Các đơn vị kế toán cấp trên có trách nhiệm kiểm tra, xét duyệt báo
cáo quyết toán cho đơn vị kế toán cấp dưới và lập báo cáo tài chính tổng hợp
từ các báo cáo tài chính năm của các đơn vị kế toán cấp dưới và các đơn vị kế
toán trực thuộc.
Việc lập báo cáo tài chính, báo cáo quyết toán ngân sách phải đảm bảo
sự trung thực, khách quan, đầy đủ, kịp thời, phản ánh đúng tình hình tài sản,
thu, chi và sử dụng các nguồn kinh phí của đơn vị.