Tổ chức công tác văn phòng tại trung tâm xúc tiến đầu tư trực thuộc ủy ban nhân dân thành phố hải phòng

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
------------------------------------

Đào Thị Minh Huyền

TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
TẠI TRUNG TÂM XÚC TIẾN ĐẦU TƯ TRỰC THUỘC
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

LUẬN VĂN THẠC SĨ NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Hà Nội - 2019


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
---------------------------------------------

ĐÀO THỊ MINH HUYỀN

TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI
TRUNG TÂM XÚC TIẾN ĐẦU TƯ TRỰC THUỘC
ỦY BAN NHÂN DÂN THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG
Chuyên ngành Quản trị văn phòng
Mã số: 60340406
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. NGUYỄN THỊNH THÀNH

XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG

Giảng viên hướng dẫn

Chủ tịch hội đồng chấm luận văn

TS. Nguyễn Thịnh Thành

PGS.TS Vũ Thị Phụng

Hà Nội - 2019


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn thạc sĩ “Tổ chức công tác văn phòng tại Trung
tâm Xúc tiến Đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng” là công
trình nghiên cứu của tôi. Trong công trình nghiên cứu này, tôi có tham khảo, tổng
hợp kết quả của nhiều công trình nghiên cứu khác và đã có chú thích theo quy định.
Công trình này chưa từng được công bố trên bất cứ phương tiện nào.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Hội đồng khoa học về nội dung
nghiên cứu của đề tài này.
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2019

HỌC VIÊN

Đào Thị Minh Huyền

LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình nghiên cứu thực hiện đề tài, mặc dù gặp nhiều khó khăn
trong việc thu thập và nghiên cứu tài liệu, song tác giả đã nhận được sự giúp đỡ
nhiệt tình của thầy giáo hướng dẫn là TS. Nguyễn Thịnh Thành. Tác giả cũng nhận
được sự cộng tác và chia sẻ của các thầy cô giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản
trị văn phòng, các cán bộ, công chức, viên chức Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành
phố Hải Phòng. Tác giả xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tới sự giúp đỡ quan trọng đó.
Do những hạn chế chủ quan và khách quan, bao gồm cả những khó khăn về
sự thay đổi, biến động liên tục về nhân sự và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm
Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng, luận văn không tránh khỏi những thiếu sót.
Do đó tác giả rất mong nhận được ý kiến đóng góp của các nhà nghiên cứu, các thầy
cô giáo và độc giả để luận văn hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày

tháng

năm 2019

HỌC VIÊN

Đào Thị Minh Huyền


MỤC LỤC

DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH............................................................................................. 4
LỜI MỞ ĐẦU ............................................................................................................................... 5
1. Lý do chọn đề tài .........................................................................................................5
2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài ....................................................................................6

3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài ..................................................................................6
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài ............................................................... 6
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................................... 7
6. Nguồn tư liệu và phương pháp nghiên cứu .................................................................8
7. Đóng góp của luận văn ................................................................................................ 9
8. Bố cục luận văn ...........................................................................................................9
CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC
VĂN PHÒNG.............................................................................................................................. 11
1.1. Khái niệm và vai trò của tổ chức công tác văn phòng............................................11
1.1.1. Khái niệm tổ chức công tác văn phòng ....................................................11
1.1.2. Vai trò của việc tổ chức công tác văn phòng ...........................................12
1.2. Nội dung tổ chức công tác văn phòng ....................................................................15
1.3. Các nguyên tắc và yêu cầu đối với tổ chức công tác văn phòng ............................ 18
1.4. Những quy định hiện hành của nhà nước về công tác văn phòng .......................... 19
CHƢƠNG 2: TỔ CHỨC CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM
XÚC TIẾN ĐẦU TƢ THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG ............................................................ 25
2.1. Giới thiệu về Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng ............................ 25
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển, chức năng, nhiệm vụ,
cơ cấu tổ chức của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng ......................... 25
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Hành chính, Tổ chức và
Xúc tiến đầu tư ...............................................................................................................29
2.1.3. Đặc điểm của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng
và Phòng Hành chính, Tổ chức và Xúc tiến Đầu tư ......................................................31

1


2.2. Thực trạng tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tư
thành phố Hải Phòng .....................................................................................................36
2.2.1. Tổ chức bộ máy và nhân sự văn phòng ....................................................37

2.2.2. Tổ chức công tác tham mưu, tổng hợp .....................................................40
2.2.3. Tổ chức hoạt động đối nội, đối ngoại và truyền thông ............................ 49
2.2.4. Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ ............................................................ 57
2.2.5. Tổ chức hội họp, sự kiện và lễ tân ............................................................ 67
2.2.6. Tổ chức công tác hậu cần .........................................................................71
2.2.7. Tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác văn phòng ......................................73
CHƢƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ TỔ CHỨC
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI TRUNG TÂM XÚC TIẾN ĐẦU TƢ THÀNH PHỐ
HẢI PHÒNG ............................................................................................................................... 77
3.1. Những hạn chế và nguyên nhân cơ bản của tổ chức công tác văn phòng
tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng ....................................................77
3.2. Các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm
Xúc tiến Đầu tư Hải Phòng ........................................................................................... 79
3.2.1. Bồi dưỡng, nâng cao trình độ cán bộ văn phòng .....................................79
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định về công tác văn phòng ...............82
3.2.3. Chuẩn hóa công tác văn phòng ................................................................ 85
3.2.4.Thành lập bộ phận chuyên trách xử lý thông tin phục vụ đầu tư .............88
KẾT LUẬN.................................................................................................................................. 92
TÀI LIỆU THAM KHẢO ........................................................................................................ 94
PHỤ LỤC..................................................................................................................................... 99

2


DANH MỤC CÁC BẢNG, HÌNH
Tên bảng, hình

STT
01
02

03
04
05
06
07
08
09
10

Bảng 2.1: Bảng so sánh Phòng Hành chính - Xúc tiến và
văn phòng cơ quan nhà nước
Bảng 2.2: Bảng số lượng và trình độ nhân sự Phòng
Hành chính, Tổ chức và Xúc tiến đầu tư
Bảng 2.3: Bảng tổng hợp các quy định, quy chế làm
việc
Hình 2.4: Một số hình ảnh về bộ sách của Trung tâm
Xúc tiến Đầu tư
Hình 2.5: Hình ảnh USB tài liệu của Trung tâm Xúc
tiến Đầu tư
Hình 2.6: Hình ảnh giao diện Cổng thông tin điện tử
chính thức của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư
Hình 2.7: Hình ảnh logo và slogan của Trung tâm Xúc
tiến Đầu tư
Bảng 2.8: Bảng thống kê số lượng các văn bản ban hành
tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư
Bảng 2.9: Hội nghị xúc tiến đầu tư và khai trương
Website hppc.gov.vn năm 2017
Bảng 2.10: Tọa đàm xúc tiến đầu tư Nhật Bản tại Hải
Phòng năm 2018

3

Trang
36
39
43
53
54
55
56
61
70
71


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong quá trình công nghiệp hóa, hiện đại hóa đất nước, nguồn vốn đầu tư trực
tiếp nước ngoài (FDI) đã phát huy được vai trò rõ rệt của nó trong những năm qua.
Việc thu hút nguồn vốn FDI để khai thác hiệu quả hơn tiềm năng vốn có của quốc gia
là một yêu cầu bức thiết đặt ra ở hầu hết các địa phương trong cả nước. Một quốc gia
sẽ không thể phát triển, tăng trưởng và khai thác được những tiềm lực sẵn có của mình
nếu không có nguồn vốn đầu tư. Nó góp phần làm tăng thêm tài sản vật chất, tài sản trí
tuệ và tài sản vô hình, từ đó góp phần làm tăng năng lực sản xuất của xã hội. Hòa cùng
xu thế phát triển và hội nhập, ban lãnh đạo thành phố Hải Phòng cũng sớm nhận thức
được tầm quan trọng của hoạt động thu hút vốn FDI. Đặc biệt, để Hải Phòng xứng
đáng là “một trong những trung tâm công nghiệp, thương mại, dịch vụ của cả nước và
vùng Duyên hải Bắc Bộ; là thành phố cảng, cửa ngõ chính ra biển của các tỉnh phía
Bắc và cả nước…” thì nhiệm vụ của hoạt động thu hút vốn FDI càng trở nên nặng nề.
Hơn nữa, xuất phát từ thực trạng các hoạt động xúc tiến đầu tư tại thành phố còn manh

mún, thiếu tập trung về nguồn lực, thiếu sức mạnh và tính đồng bộ; các nhà đầu tư
phải tự làm nhiều thủ tục hành chính, phải qua nhiều cơ quan, nhiều khâu, thời gian
cấp phép đầu tư kéo dài, gây trở ngại và tạo tâm lý không tốt cho các nhà đầu tư; thành
phố chưa có một tổ chức xúc tiến đầu tư có vị trí pháp lý phù hợp, đủ năng lực để thực
hiện có hiệu quả công tác xúc tiến đầu tư trong và ngoài nước; hoạt động xúc tiến đầu
tư vì thế chưa giúp khai thác tốt tiềm năng, lợi thế lớn của thành phố để thu hút mạnh
mẽ đầu tư, thúc đẩy thành phố phát triển đột phá. Mục tiêu chính thành lập Trung tâm
Xúc tiến Đầu tư, Thương mại, Du lịch thành phố (Trung tâm Xúc tiến Đầu tư) là tạo ra
một tổ chức có vị trí pháp lý phù hợp và đủ năng lực để thực hiện có hiệu lực, hiệu quả
chức năng, nhiệm vụ về xúc tiến đầu tư; thực hiện đẩy mạnh cải cách hành chính trong
hoạt động đầu tư đảm bảo yêu cầu 3 giảm (giảm thủ tục, giảm thời gian, giảm chi phí);
giải quyết theo cơ chế “một cửa” về các thủ tục đầu tư, nâng cao hiệu quả xúc tiến, hỗ
trợ các nhà đầu tư...Việc thành lập Trung tâm nhằm đáp ứng yêu cầu, đòi hỏi của thực
tiễn, thể hiện quyết tâm chính trị của lãnh đạo thành phố trong việc tạo ra môi trường
đầu tư hấp dẫn nhất để tăng cường thu hút nguồn vốn đầu tư nói chung và nguồn vốn
FDI nói riêng vào thành phố.

4


Để góp phần vào việc thu hút nguồn vốn đầu tư trực tiếp nước ngoài, Trung tâm
cần tăng cường các biện pháp tiếp tục đẩy mạnh thu hút vốn đầu tư trực tiếp nước
ngoài tại các khu công nghiệp, khu kinh tế trên địa bàn thành phố Hải Phòng, trong đó
không thể không nói đến công tác văn phòng. Bởi, công tác văn phòng là công tác
quan trọng không thể thiếu trong hoạt động của tất cả các cơ quan, tổ chức. Các cơ
quan, tổ chức muốn thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của mình thì khâu đầu tiên là
phải tổ chức tốt công tác văn phòng bởi văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực
tiếp cho lãnh đạo cơ quan, là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra
các quyết định quản lý điều hành của lãnh đạo. Vì vậy, nếu văn phòng được tổ chức và
làm việc khoa học, trật tự, nề nếp thì việc quản lý và điều hành công việc của cơ quan,

tổ chức sẽ thông suốt, chất lượng, thúc đẩy việc triển khai hiệu quả các nhiệm vụ
chuyên môn của cơ quan, tổ chức, đơn vị.
Văn phòng với vai trò là bộ phận tham mưu trực tiếp trong lĩnh vực xúc tiến
đầu tư, thương mại, du lịch đã và đang có sự đóng góp không nhỏ cho sự phát triển
chung của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư. Nhận thức rõ tầm quan trọng của công tác văn
phòng đang là nhiệm vụ then chốt của đơn vị để bảo đảm cung cấp đầy đủ, kịp thời
thông tin có chất lượng cho quá trình quản lý. Vì thế việc tổ chức công tác văn phòng,
tìm ra những ưu điểm, nguyên nhân dẫn tới sự hạn chế; để từ đó đưa ra những giải
pháp khoa học nhằm từng bước nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng trong bối
cảnh hiện đại hóa là một yêu cầu bức thiết. Với một cơ cấu tổ chức đặc thù khi mà bộ
phận văn phòng thực hiện cả chức năng, nhiệm vụ của phòng chuyên môn về hoạt
động xúc tiến đầu tư thì cũng có nhiều điểm khác biệt trong cách tổ chức công tác văn
phòng so với văn phòng thông thường. Phòng Hành chính Tổ chức và Xúc tiến đầu tư
(Phòng Hành chính - Xúc tiến) là bộ phận giúp Ban Giám đốc hoạch định những công
việc cụ thể trong chỉ đạo, để dần đưa Trung tâm Xúc tiến Đầu tư vào nề nếp và ổn định
theo hướng phát triển chung của thành phố, ngay từ ban đầu cần nhấn mạnh vai trò
quan trọng của việc tổ chức công tác văn phòng.
Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi đã chọn đề tài “Tổ chức công tác văn
phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải
Phòng” làm luận văn thạc sĩ của mình.

5


2. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Thực hiện đề tài này, chúng tôi mong muốn đạt được các mục tiêu chủ yếu sau:
- Thứ nhất, trên cơ sở lý luận về tổ chức công tác văn phòng, đề tài khảo sát,
đánh giá thực trạng tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành
phố Hải Phòng và chỉ ra những hạn chế và nguyên nhân của vấn đề.
- Thứ hai, đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện và nâng cao chất lượng,

hiệu quả tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tư trực thuộc Ủy ban
nhân dân thành phố Hải Phòng.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Để đạt được mục tiêu đã đề ra, chúng tôi thực hiện các nhiệm vụ sau:
- Khái quát lý luận chung về tổ chức công tác văn phòng;
- Giới thiệu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức và nêu rõ tính đặc thù của
Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng;
- Khảo sát, đánh giá thực trạng tổ chức công tác văn phòng của Trung tâm Xúc
tiến đầu tư từ khi thành lập đến nay, đặc biệt nêu bật tính đặc thù từ cơ cấu tổ chức
được thể hiện trong tổ chức công tác văn phòng;
- Đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức và nâng cao chất lượng, hiệu
quả công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng.
4. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Về đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu của đề tài là thực trạng tổ
chức công tác văn phòng của Trung tâm Xúc tiến đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân
thành phố Hải Phòng và các biện pháp nhằm hoàn thiện hoạt động này.
- Phạm vi nghiên cứu
+ Về không gian nghiên cứu: Nghiên cứu được thực hiện tại Trung tâm đầu
Xúc tiến tư thành phố Hải Phòng.
+ Về thời gian nghiên cứu: Nghiên cứu hoạt động tổ chức công tác văn phòng
của Trung tâm Xúc tiến đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng từ
khi thành lập (2016) cho đến nay. Mặc dù là đơn vị mới thành lập, nhưng ngay từ ban
đầu đã quan tâm tới tổ chức công tác văn phòng. Chúng ta hãy cùng nhìn nhận và xem
xét hoạt động này nhằm rút ra những kinh nghiệm cho một cơ quan có cơ cấu tổ chức
đặc thù (văn phòng thực hiện cả chức năng, nhiệm vụ của phòng chuyên môn).

6


+ Về phạm vi nội dung: Tác giả tập trung nghiên cứu tổ chức công tác văn

phòng theo góc độ tổ chức bộ máy và nhân sự, hệ thống các văn bản quy định, phổ
biến, hướng dẫn công tác văn phòng, kết quả thực hiện và hoạt động kiểm tra, đánh giá
công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Tổ chức công tác văn phòng là một vấn đề nghiên cứu không mới trong lĩnh
vực quản trị văn phòng. Nội dung này được đề cập trong các giáo trình giảng dạy tại
các trường như “Tập bài giảng Quản trị văn phòng” của PGS. TS Đào Xuân Chúc;
“Quản trị văn phòng” của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri chủ biên, Nhà xuất bản Khoa học
và Kỹ thuật ấn hành năm 2005; “Nghiệp vụ thư ký văn phòng” của PGS.TS Vũ Thị
Phụng, Nhà xuất bản Đại học Quốc gia ấn hành năm 2007; “Tổ chức và hoạt động
của Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính Phủ” của PGS.TS Văn
Tất Thu;… Các cuốn giáo trình này đã đề cập đến lý luận và thực tiễn của công tác văn
phòng.
Đặc biệt, trong cuốn Kỷ yếu Hội thảo khoa học “Quản trị Văn phòng - Lý luận
và thực tiễn” các tác giả đã có nhiều bài viết hay và sâu sắc xoay quanh lĩnh vực văn
phòng và quản trị văn phòng. Bên cạnh đó là một số luận văn như:

“Tổ chức hoạt

động tham mưu, tổng hợp của Văn phòng Đảng ủy Ngoài nước” của Nguyễn Thị Bích
Liên (Luận văn năm 2018), “Tổ chức thực hiện chức năng tham mưu tổng hợp của
Văn phòng Học viện Hành chính Quốc gia” của Tô Đức Thùy (Luận văn năm 2019),
“Quy trình và phương pháp thiết lập, tổ chức hoạt động của bộ phận văn phòng ở các
doanh nghiệp nhỏ mới thành lập” của Đoàn Ngọc Phán (Luận văn năm 2019),... Khá
tương đồng về việc tổ chức công tác văn phòng đã có đề tài “Tổ chức hoạt động văn
phòng tại Trung tâm Khoa học Hành chính và Văn thư - Lưu trữ” của Nguyễn Thị
Ngọc (Khóa luận năm 2018), “Tìm hiểu về tổ chức hoạt động văn phòng của Công ty
TNHH Dầu khí Đài Hải chi nhánh Thường Tín, Hà Nội” của Hoàng Thanh Thủy (Báo
cáo nghiên cứu khoa học năm 2017). Song trong khuôn khổ của một cơ quan vừa mới
thành lập chưa được 01 năm và một chi nhánh công ty nên những nghiên cứu mới chỉ

khai thác ở một số khía cạnh của tổ chức hoạt động văn phòng.
Có thể nói rằng kết quả của những nghiên cứu được đề cập ở các công trình nói
trên đã làm phong phú thêm về mặt lý luận và thực tiễn công tác văn phòng nói chung

7


và hoạt động tổ chức công tác văn phòng nói riêng. Những nghiên cứu tập trung đề
cập đến lĩnh vực văn phòng tại các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp, các cơ quan,
tổ chức mới thành lập, đã thành lập từ lâu và bộ phận văn phòng thực hiện đúng chức
năng, nhiệm vụ vốn có của nó. Như vậy, cho đến nay chưa có một nghiên cứu nào đi
sâu vào nghiên cứu về tổ chức công tác văn phòng của một cơ quan nhà nước đặc thù
khi mà văn phòng thực hiện cả chức năng, nhiệm vụ của phòng chuyên môn.
6. Nguồn tƣ liệu và phƣơng pháp nghiên cứu
* Về nguồn tƣ liệu tham khảo
- Tài liệu lý luận gồm:
+ Các giáo trình giảng dạy tại các trường như “Tập bài giảng Quản trị văn
phòng” của PGS. TS Đào Xuân Chúc; “Quản trị văn phòng” của PGS.TS Nguyễn Hữu
Tri chủ biên, Nhà xuất bản Khoa học và Kỹ thuật ấn hành năm 2005; “Quản trị học”
của PGS.TS Nguyễn Hữu Tri chủ biên, Nhà xuất bản Khoa học Xã hội ấn hành năm
2013; “Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc
Chính Phủ” của PGS.TS Văn Tất Thu;…
+ Các luận văn thạc sĩ và khóa luận tốt nghiệp, báo cáo nghiên cứu khoa học
của các học viên và sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng (Tư liệu Khoa
Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn Hà
Nội);
+ Các bài báo đăng tại Kỷ yếu Hội thảo khoa học, Tạp chí Văn thư - Lưu trữ;
- Các tư liệu, số liệu, văn bản thu thập được thông qua khảo sát thực tế tại
Trung tâm Xúc tiến Đầu tư trực thuộc Ủy ban nhân dân thành phố Hải Phòng.
- Các thông tin liên quan từ các website.

* Về phƣơng pháp nghiên cứu
- Phương pháp luận: Để tiến hành nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã vận dụng
phương pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lênin về nhận thức khoa học. Phương pháp
này giúp cho người nghiên cứu có sự đối chiếu giữa lý luận và thực tiễn một cách biện
chứng, từ đó sẽ có cách nhìn về vấn đề một cách toàn diện, là cơ sở cho những đánh
giá cũng như những kết quả mà đề tài đưa ra.
- Các phương pháp cụ thể:
+ Phương pháp khảo sát thực tế được chúng tôi sử dụng để mô tả, khái quát tình
hình tổ chức công tác văn phòng.

8


+ Phương pháp so sánh được chúng tôi sử dụng khi đối chiếu thực trạng hoạt
động tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tư so với yêu cầu cần có
về mặt lý luận cũng như quy định của pháp luật.
+ Phương pháp phân tích, tổng hợp, hệ thống: Đây là phương pháp được tác giả
sử dụng chủ yếu để tổng quan các công trình nghiên cứu liên quan đến luận văn, mỗi
công trình có những đóng góp cho lý luận và thực tiễn riêng, có sự kế thừa, phát triển
quan hệ chặt chẽ, do đó cần xem xét, nghiên cứu một cách toàn diện để đảm bảo đầy
đủ và hiệu quả.
Các phương pháp nêu trên được tác giả sử dụng đan xen, phối hợp linh hoạt
xuyên suốt để giúp tác giả hoàn thành đề tài.
7. Đóng góp của luận văn
Nếu kết quả nghiên cứu của đề tài được thực hiện tốt sẽ là cơ sở để Trung tâm
Xúc tiến đầu tư thành phố Hải Phòng nhìn nhận, đánh giá lại thực trạng tổ chức công
tác văn phòng trong thời gian qua; qua đó giúp Trung tâm nâng cao chất lượng hoạt
động tổ chức công tác văn phòng thông qua các đề xuất giải pháp được chúng tôi nêu
ở Chương 3 của luận văn. Đồng thời, việc nghiên cứu tổ chức công tác văn phòng sẽ
góp phần giúp cho Ủy ban nhân dân các tỉnh, thành phố đang điều chỉnh về cơ cấu tổ

chức hay chuẩn bị thành lập theo mô hình đặc thù này có thêm cơ sở lý luận và thực
tiễn để có thể tổ chức công tác văn phòng khoa học, hợp lý.
8. Bố cục luận văn
Ngoài phần dẫn luận và kết luận, nội dung chính của luận văn được chia thành
3 chương:
Chƣơng 1: Cơ sở lý luận và pháp lý về tổ chức công tác văn phòng
Trong chương này, chúng tôi sẽ tìm hiểu lý luận chung về tổ chức công tác văn
phòng, khái niệm tổ chức công tác văn phòng và những khái niệm có liên quan; tìm
hiểu về vai trò, nội dung, nguyên tắc, yêu cầu và những quy định hiện hành về công
tác văn phòng. Đây là chương có ý nghĩa quan trọng, vừa mang tính dẫn luận, vừa có ý
nghĩa khẳng định vị trí, vai trò của tổ chức công tác văn phòng và đưa ra những tiền đề
làm căn cứ so sánh với thực trạng tổ chức công tác văn phòng sẽ được phản ảnh ở
Chương 2.

9


Chƣơng 2: Tổ chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tƣ
thành phố Hải Phòng
Chúng tôi khái quát về Trung tâm Xúc tiến đầu tư thành phố Hải Phòng với các
nội dung như: Lịch sử hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức, chức năng, nhiệm vụ
và quyền hạn; giới thiệu về phòng Hành chính - Xúc tiến nêu bật tính đặc thù về cơ
cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của Trung tâm. Với những thông tin thu thập
được, chúng tôi tập trung mô tả thực trạng tổ chức công tác văn phòng gồm tổ chức bộ
máy và nhân sự văn phòng; tổ chức công tác tham mưu, tổng hợp; tổ chức hoạt động
đối nội, đối ngoại và truyền thông; tổ chức công tác văn thư, lưu trữ; tổ chức công tác
hậu cần; tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác văn phòng. Trong đó chúng tôi nêu rõ
những điểm khác biệt về tổ chức công tác văn phòng của một đơn vị đặc thù.
Chƣơng 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả tổ chức công tác văn
phòng tại Trung tâm Xúc tiến đầu tƣ thành phố Hải Phòng

Dựa trên việc phân tích thực trạng ở Chương 2, trong chương này chúng tôi nêu
ra những hạn chế và những nguyên nhân cơ bản làm xuất hiện những hạn chế của tổ
chức công tác văn phòng tại Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng. Trên cơ
sở đó tác giả xây dựng các giải pháp một cách khoa học và hiệu quả nhằm khắc phục
những hạn chế, nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ chức công tác văn phòng phục vụ tốt
nhất cho hoạt động của Trung tâm Xúc tiến Đầu tư thành phố Hải Phòng.

10


CHƢƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ VỀ TỔ CHỨC
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG
1.1. Khái niệm và vai trò của tổ chức công tác văn phòng
1.1.1. Khái niệm tổ chức công tác văn phòng
+ Công tác văn phòng
Trong hoạt động của bất kỳ cơ quan, tổ chức nào để điều phối các hoạt động
chung đều có một bộ phận được thành lập với chức năng tham mưu, tổng hợp; thu
thập, xử lý và cung cấp thông tin trong điều hành; thay mặt cơ quan, tổ chức thực hiện
các hoạt động đối nội, đối ngoại và đảm bảo hậu cần cho cơ quan, tổ chức. Bộ phận đó
chính là “văn phòng cơ quan”.
Văn phòng cơ quan hay có những cơ quan, tổ chức được gọi bằng cách khác.
Nhưng dù gọi theo cách nào thì các chức năng của công tác văn phòng vẫn phải được
đặt ra và đòi hỏi thực hiện đầy đủ để phục vụ cho hoạt động chung của cơ quan.
Như vậy, toàn bộ công việc trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
văn phòng được gọi là công tác văn phòng. Công tác văn phòng là hoạt động bao gồm
tất cả các công việc liên quan đến nhiệm vụ tổ chức, quản lý thông tin giấy tờ trong
hoạt động của các cơ quan; thu thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho lãnh
đạo; công tác đối nội, đối ngoại đến việc tổ chức các yếu tố vật chất và biến đổi theo
hoạt động của văn phòng.

+ Tổ chức công tác văn phòng
Tổ chức có thể được hiểu theo nghĩa danh từ và động từ. Tổ chức với nghĩa
danh từ là một thực thể tồn tại khách quan, bao gồm các bộ phận cấu thành theo hệ
thống để thực hiện một chức năng nhất định. Tổ chức với nghĩa động từ là việc xếp đặt
có hệ thống các yếu tố cấu thành một tổng thể nhằm thực hiện những mục tiêu đã đề
ra. Chức năng tổ chức là một trong những chức năng quan trọng nhất của quản trị, nó
là một hoạt động cần thiết tất yếu để xây dựng cơ cấu, guồng máy nhằm đảm bảo cho
các hoạt động quản trị đạt được mục tiêu của mình. Chức năng này đòi hỏi phải phân
chia các nhiệm vụ thành những công việc, trao quyền hạn, xác định những nguyên tắc
thích hợp cho các bộ phận và quyết định quy mô thích hợp cho từng bộ phận. Với tư
cách là một bộ phận đảm nhận chức năng điều phối trung tâm, văn phòng cũng là một

11


tổ chức, tổ chức theo nghĩa danh từ là: một tập hợp các cá nhân, các yếu tố trong một
hệ thống với mục tiêu chung hoặc đặc điểm chung.
Xuất phát từ quan niệm trên, chúng tôi cho rằng: Tổ chức công tác văn phòng là
việc sắp xếp, thiết lập, phối hợp giữa các cá nhân, bộ phận một cách có hệ thống, khoa
học đối với toàn bộ công việc trong quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ của văn
phòng để đạt được mục tiêu đề ra.
1.1.2. Vai trò của việc tổ chức công tác văn phòng
Khoa học về tổ chức lao động không phải là mới nhưng trước đây chỉ được
quan tâm trong lĩnh vực sản xuất, còn trong các hoạt động thuộc công tác văn phòng
các cơ quan hầu như chưa được quan tâm thỏa đáng. Tuy nhiên, trong vài chục năm
trở lại đây, việc tổ chức khoa học trong văn phòng các cơ quan đã được chú ý hơn, bởi
lẽ do áp lực của công việc văn phòng ngày càng lớn, do sự bùng nổ thông tin và áp
dụng các tiến bộ khoa học tiên tiến, đặc biệt là yêu cầu cấp thiết hiện đại hóa công tác
văn phòng thực hiện lộ trình Chính phủ điện tử, chính các nguyên nhân này càng đòi
hỏi phải tổ chức công tác văn phòng mới đảm bảo được yêu cầu ngày càng cao của các

cơ quan, tổ chức.
Trong hoạt động quản lý hành chính nhà nước hiện nay, trên mọi lĩnh vực, hầu
hết các công việc từ chỉ đạo, điều hành, quyết định, thi hành đều có sự đóng góp không
nhỏ của bộ phận văn phòng. Tổ chức công tác văn phòng đóng vai trò quan trọng
quyết định hiệu quả hoạt động của cả bộ máy trong cơ quan, tổ chức. Do đó, vai trò
của tổ chức công tác văn phòng ảnh hưởng rất lớn đến toàn bộ hoạt động của toàn cơ
quan, thể hiện ở các điểm sau:
- Tổ chức công tác văn phòng giúp toàn bộ các khâu tác nghiệp trong tham
mưu, tổng hợp; thu thập, xử lý và cung cấp thông tin trong điều hành; hoạt động đối
nội, đối ngoại đến công tác hậu cần sẽ được thực hiện một cách khoa học. Tổ chức
công tác văn phòng có trật tự, nề nếp sẽ giúp cho toàn bộ công việc tại văn phòng được
thực hiện trôi chảy, tác động tích cực tới năng suất lao động và hiệu quả hoạt động của
cơ quan. Hoạt động của cơ quan, tổ chức được thực hiện bởi nhiều phòng, ban và đơn
vị trực thuộc, mỗi đơn vị có những chức năng, nhiệm vụ riêng. Tuy nhiên sự riêng biệt
đó chỉ có tính tương đối vì giữa chúng luôn có những mối liên hệ với nhau.Văn phòng
chính là nơi giúp cho các nhà lãnh đạo điều hòa, phối hợp hoạt động giữa các đơn vị,
đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được thông suốt. Ngoài ra, văn phòng còn là nơi

12


giao tiếp của cơ quan với bên ngoài. Nhìn cách thức tổ chức văn phòng, người ta đánh
giá được cách thức làm việc của cơ quan, có thể nói văn phòng còn là tấm gương phản
chiếu trình độ tổ chức lao động, trình độ văn hóa hành chính trong cơ quan. Do đó, văn
phòng cần phải được tổ chức một cách khoa học.Tổ chức công tác văn phòng tốt sẽ tạo
nên phong cách, nề nếp làm việc khoa học tránh được tình trạng lộn xộn, chồng chéo,
làm rối các quan hệ giữa các đơn vị.
- Tạo tính chuyên nghiệp cho hoạt động hành chính. Một trong những hạn chế khá
phổ biến của công chức, viên chức là làm việc chưa khoa học, thiếu tâm huyết. Biểu hiện
ở việc không tuân thủ thời gian, làm việc chậm chạp, lề mề, làm việc không có kế hoạch

dẫn đến làm việc bị động, hiệu quả thấp, nhiều khi mang tính đối phó cho xong việc. Do
đó, phải từng bước thiết lập tác phong khoa học, làm việc theo kế hoạch. Công việc được
chia thành các phần việc nhỏ khác nhau và được sắp xếp tiến hành theo trình tự cần thiết
nhất định. Khi thực hiện các thao tác để hoàn thành từng phần việc nhỏ, thì từng bước, cán
bộ công chức đã thực hiện hoàn thành các phần việc theo trình tự được sắp xếp theo quy
định và kết quả là công việc được hoàn thành theo những chuẩn mực đã đề ra từ trước.
Trong hành chính công vụ, chuyên nghiệp là biết cách phối hợp, điều tiết công việc phù
hợp với tiến độ và môi trường xung quanh để tạo nên hiệu quả tốt nhất; tác phong làm
việc năng động, khoa học kết hợp với việc ứng dụng các tiến bộ khoa học, công nghệ mới
vào công việc. Chuyên nghiệp thể hiện qua kế hoạch làm việc, chuyên tâm đối với công
việc, không ngừng học hỏi để nâng cao kiến thức chuyên môn, độc lập, tự chủ và có tinh
thần hợp tác trong công việc, ý thức kỷ luật, tác phong công nghiệp, biết cách giao tiếp và
ứng xử, trang phục phù hợp và thư giãn hợp lý.
- Thu thập, xử lý, cung cấp thông tin chính xác, kịp thời, đầy đủ và kinh tế cho
hoạt động quản lý của cơ quan. Văn phòng là trung tâm xử lý thông tin phục vụ lãnh
đạo cơ quan, tổ chức.Văn phòng thực hiện chức năng thông tin thông qua hàng loạt
các hoạt động như tìm kiếm thông tin, tiếp nhận, xử lý thông tin, cung cấp thông tin
cho các cấp lãnh đạo để ban hành các quyết định quản lý, phổ biến thông tin, lưu giữ
thông tin,...Tất cả các hoạt động này được thực hiện dựa vào cách thức tổ chức và
những quy định cụ thể của văn phòng. Tính chính xác yêu cầu thông tin phải được
thu thập và điều chỉnh sao cho thời gian, địa điểm, điều kiện và nội dung thông tin
phải rõ ràng. Giá trị của thông tin gắn liền với thời gian cung cấp nó, do đó phải
nhanh nhạy nắm bắt thông tin đồng thời nhanh chóng xử lý, điều chỉnh và truyền tải

13


thông tin. Cung cấp thông tin nhanh chóng vẫn đảm bảo tính đầy đủ tức là cung cấp
cho lãnh đạo cơ quan những thông tin cần thiết, đa chiều và đủ để có thể ra quyết
định quản lý có cơ sở khoa học và có tác động hữu hiệu đến người thực hiện quyết

định. Việc tổ chức công tác văn phòng ngoài cung cấp thông tin chính xác, kịp thời,
đầy đủ còn hướng tới tính kinh tế. Tính kinh tế đòi hỏi thông tin phải giúp ích cho
việc giải quyết các nhiệm vụ đặt ra cho cơ quan bằng chi phí nhỏ nhất. Các yêu cầu
trên có đáp ứng được hay không tùy thuộc vào việc tổ chức công tác văn phòng khoa
học. Thông tin càng chính xác, kịp thời, đầy đủ và kinh tế thì hoạt động quản lý của
cơ quan càng đạt hiệu quả cao.
- Góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng công việc của cơ quan. Qua thực
tế, chúng ta thấy rằng năng suất lao động không chỉ tạo ra ở các bộ phận chuyên môn
trực tiếp mà cũng ở cả bộ phận văn phòng được coi là vị trí trung tâm kết nối hoạt
động quản lý điều hành giữa các phòng ban, đơn vị trực thuộc trong cơ quan. Sự đóng
góp của hoạt động văn phòng được biểu hiện qua công tác tham mưu, cung cấp những
thông tin cần thiết cho lãnh đạo và các đơn vị trong cơ quan. Thông qua hoạt động
này, lãnh đạo cơ quan có thể đề ra những quyết định kịp thời nhằm giải quyết công
việc chung hoặc tháo gỡ những vướng mắc trong quá trình điều hành công việc. Thực
hiện tốt công tác văn phòng là góp phần tạo cho guồng máy công việc trong cơ quan
được thông suốt, góp phần nâng cao hiệu quả công việc của toàn cơ quan. Thêm vào
đó, việc tạo điều kiện tâm lý thoải mái, chủ động, tự giác trong hoạt động sẽ tạo khả
năng sáng tạo, năng động, từ đó có thể tìm kiếm các biện pháp nâng cao năng suất lao
động. Tâm lý lao động bị chi phối nhiều bởi các công cụ tài chính (tiền lương, tiền
thưởng, phúc lợi) và các công cụ phi tài chính (phân công công việc, điều kiện làm
việc, mối quan tâm của lãnh đạo với nhân viên, đào tạo và cơ hội thăng tiến). Trong
khi đó, một trong những nhiệm vụ của công tác văn phòng là phải quan tâm tới việc bố
trí phòng làm việc, xây dựng quy chế, khuyến khích người lao động tham gia hoạt
động sao cho khoa học, hợp lý. Vì vậy, việc thực hiện công tác văn phòng hợp lý,
thuận tiện thì năng suất lao động, hiệu quả làm việc của mỗi cá nhân hay cơ quan sẽ
được nâng cao.
- Ứng phó với những sự cố, công việc nảy sinh đột xuất. Sự không ổn định và
hay thay đổi của tương lai làm cho việc tổ chức công tác văn phòng trở nên cần thiết.
Làm việc có tổ chức kết hợp với kinh nghiệm thực tế giúp người lãnh đạo có thể dự

14


đoán được những việc sẽ xảy ra và những phương án dự bị được tính đến trong điều
kiện có sự thay đổi. Với đặc thù của công tác văn phòng là luôn nảy sinh các công việc
đột xuất chính vì thế việc phải tổ chức công tác văn phòng lại càng quan trọng. Sự thay
đổi hay nảy sinh công việc đột xuất là thuộc tính tất yếu của môi trường như tổ chức
họp đột xuất, đăng tải nhầm văn bản mật lên website của cơ quan, máy phô tô hỏng
trong khi đang chuẩn bị tài liệu họp gấp, sự cố mất điện,… Công việc văn phòng có tổ
chức giúp người lãnh đạo nắm được bức tranh toàn cảnh về môi trường và có những
phản ứng thích hợp trước các vấn đề và thông qua đó phát hiện kịp thời những thay đổi
đang và sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của cơ quan, tổ chức.
- Tạo thuận lợi cho việc kiểm tra. Kiểm tra là một biện pháp tất yếu của quá
trình tổ chức, điều hành hoạt động của cơ quan. Tính chất quan trọng của kiểm tra
được thể hiện ở cả hai mặt. Một mặt, kiểm tra là công cụ quan trọng giúp nhà quản trị
phát hiện ra những sai sót để khắc phục, điều chỉnh kịp thời. Mặt khác, thông qua kiểm
tra, các hoạt động của tổ chức, cơ quan sẽ được thực hiện tốt hơn và giảm bớt được sai
sót có thể nảy sinh. Thường người ta chỉ nhấn mạnh tới ý nghĩa thứ nhất (phát hiện sai
sót) của kiểm tra là bước cuối cùng để hạn chế tình trạng này. Điều đó đúng, nhưng
chưa đủ, vì trong thực tế, kiểm tra có tác động rất mạnh tới các đối tượng bằng cơ chế
ràng buộc. Trên thực tế, một công việc phải được theo dõi, đôn đốc, giám sát thường
xuyên. Điều đó khẳng định rằng kiểm tra không chỉ là giai đoạn cuối cùng trong quá
trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức hoặc là khâu sau cùng của chu trình công
việc. Kiểm tra cũng không phải là hoạt động đan xen mà là một quá trình liên tục về
thời gian và bao quát về không gian. Người lãnh đạo không thể kiểm tra công việc của
cấp dưới nếu không có các tiêu chuẩn đo lường. Việc tổ chức công tác văn phòng tốt
sẽ tạo ra các bước thực hiện và kết quả rõ ràng làm tiêu chuẩn đo lường cho công tác
kiểm tra.
Như vậy có thể nói, việc tổ chức công tác văn phòng có vai trò quan trọng trong
hoạt động của văn phòng nói riêng và hoạt động của cơ quan, tổ chức nói chung.

Ngoài ra, việc tổ chức công tác văn phòng còn giúp giảm thiểu các thủ tục hành chính
trong cơ quan, tiết kiệm chi phí, tăng khả năng sử dụng các nguồn lực của cơ quan, tổ
chức và tạo tiền đề cho sự phát triển của cơ quan, tổ chức,… Với vai trò to lớn đó, đòi
hỏi từ lãnh đạo đến các cán bộ, công chức viên chức phải nhận thức được tầm quan
trọng và sự ảnh hưởng của công tác này đến sự hoạt động và phát triển của cơ quan, tổ

15


chức. Bởi vì, tổ chức công tác văn phòng có được quan tâm, thực hiện tốt hay không
phụ thuộc phần lớn vào nhận thức của lãnh đạo, còn các cán bộ, công chức viên chức
là người trực tiếp tham gia thực hiện một số nghiệp vụ của công tác văn phòng.
1.2. Nội dung tổ chức công tác văn phòng
Văn phòng là một bộ phận cấu thành, một đơn vị không thể thiếu với bất kỳ cơ
quan, đơn vị nào. Các bộ phận cấu thành cơ cấu tổ chức này cần có sự phân công,
chuyên môn hóa cao đồng thời giữa chúng lại có sự tác động qua lại, hợp tác, hỗ trợ
nhau theo một cơ chế vận hành nhất định nhằm thực hiện chức năng chung. Văn
phòng có các chức năng cơ bản sau:
- Chức năng thu thập và xử lý thông tin: Văn phòng là nơi tiếp nhận và truyền
thông tin làm cho hoạt động của cơ quan đơn vị tiến hành trôi chảy. Thông tin tại văn
phòng đến từ nhiều nguồn (thông tin bằng văn bản là chủ yếu), đa dạng về nội dung.
Trong thời đại bùng nổ thông tin hiện nay, chức năng thu thập và xử lý thông tin của
văn phòng ngày càng được chú trọng.
- Chức năng tham mưu, tổng hợp: Đây là chức năng truyền thống và cũng là
quan trọng nhất của văn phòng. Trong một cơ quan, đơn vị chỉ có văn phòng mới thực
hiện được chức năng này bởi nó có đủ thông tin và cơ sở dữ liệu. Chức năng tham
mưu của văn phòng có đặc điểm khác so với chức năng tham mưu của các đơn vị
chuyên môn trong mỗi cơ quan, tổ chức. Nếu như các đơn vị chuyên môn tham mưu
cho lãnh đạo chuyên sâu vào từng lĩnh vực cụ thể như công tác tài chính, kế hoạch xây
dựng cơ bản, nghiệp vụ, tổ chức, cán bộ… thì chức năng tham mưu của văn phòng chủ

yếu là về tổ chức điều hành công việc trong cơ quan. Tổng hợp không phải là phép
cộng mà là xâu chuỗi có phân tích, sự riêng lẻ biến mất tạo ra một sản phẩm mới. Như
vậy, hai nội dung tham mưu, tổng hợp của văn phòng là hai công việc xuất phát từ vai
trò trợ giúp của văn phòng đều nhằm mục đích cuối cùng là cung cấp cho lãnh đạo
những cơ sở khoa học để đưa ra các quyết định quản lý đúng đắn, kịp thời.
- Chức năng hậu cần: Bất kỳ một cơ quan tổ chức nào hoạt động cũng không
thể tách rời các yếu tố vật chất như trụ sở, phương tiện, trang thiết bị, kinh phí hoạt
động, tổ chức các cuộc họp, in ấn tài liệu phục vụ hội nghị… Văn phòng chính là bộ
phận đảm nhiệm công việc này. Văn phòng có trách nhiệm tổ chức quản lý và sử dụng
hiệu quả các yếu tố trên. Hoạt động của văn phòng phải luôn hướng tới mục tiêu chi
phí thấp nhưng hiệu quả cao nhất.

16


Việc xác định rõ chức năng của văn phòng là hết sức cần thiết. Các chức năng
này vừa độc lập, vừa hỗ trợ, bổ sung cho nhau. Để thực hiện các chức năng đó thì việc
tổ chức công tác văn phòng gồm các nội dung cụ thể như sau:
Tổ chức bộ máy và nhân sự văn phòng: Cơ cấu tổ chức phải khoa học, hợp lý,
phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, đơn vị; xây dựng gọn nhẹ, không
chồng chéo, ít đầu mối trung gian và thực hiện được những chức năng nhất định.
Giữa các bộ phận cấu thành tổ chức phải có sự hợp tác, phân công hợp lý theo một
cơ chế vận hành nhất định. Trong tổ chức, con người là yếu tố cơ bản vì thế con
người được xem là trung tâm để thực hiện các nhiệm vụ do tổ chức giao cho. Con
người trong cơ cấu tổ chức phải có đủ tiêu chuẩn về tính cách và năng lực để hoàn
thành tốt nhiệm vụ của mình đồng thời phát huy tinh thần phối hợp với người khác
để thực hiện công việc chung của cơ quan, tổ chức.
Tổ chức công tác tham mưu, tổng hợp: Với vị trí là bộ phận giúp việc trực tiếp
cho lãnh đạo nên văn phòng được coi là bộ phận tham mưu chính cho lãnh đạo trong
việc tổ chức, điều hành công việc chung của cơ quan, cụ thể tham mưu trong xây dựng

chương trình công tác tháng, quý, năm của cơ quan; tham mưu xây dựng, ban hành và
tổ chức thực hiện các quy định, quy chế, nội quy làm việc; tham mưu một số lĩnh vực
khác của văn phòng như tổ chức cán bộ, thi đua khen thưởng, văn thư, lưu trữ, lễ tân,...
Nội dung tổ chức công tác tổng hợp phụ thuộc vào chức năng, nhiệm vụ của tổ chức
nói chung, văn phòng nói riêng. Không chỉ là tổng hợp đơn thuần mà bao gồm tổng
hợp thông tin phục vụ sự lãnh đạo điều hành công việc của lãnh đạo và hoạt động
chung của cơ quan; tổng hợp báo cáo tình hình công tác tháng, quý, 6 tháng, năm; tổng
hợp công tác văn thư, lưu trữ, tài chính, nguồn nhân lực, cơ sở vật chất,… để đáp ứng
yêu cầu, mục tiêu của cơ quan, tổ chức. Công tác tổng hợp và công tác tham mưu là
hai công tác có quan hệ mật thiết với nhau. Công tác tham mưu luôn gắn liền với công
tác tổng hợp, tuy có mối liên hệ chặt chẽ nhưng hai công tác lại cần những kỹ năng,
nghiệp vụ khác nhau. Có thể hiểu rằng, công tác tổng hợp là tiền đề đưa ra những ý
kiến tham mưu cho lãnh đạo.
Tổ chức hoạt động đối nội, đối ngoại và truyền thông: Hoạt động đối nội chính
là hướng tới mối liên kết giữa lãnh đạo và nhân viên, giữa nhân viên trong cơ quan, tổ
chức với nhau. Thông qua hoạt động đối nội tạo ra môi trường làm việc thân thiện,
đoàn kết, sáng tạo, khuyến khích sự cống hiến tài năng, xây dựng nhân cách và gìn giữ

17


nhân tài. Còn hoạt động đối ngoại là hướng tới các mối quan hệ bên ngoài cơ quan, tổ
chức để nhận sự chỉ đạo (cơ quan cấp trên), phối hợp giải quyết công việc (cơ quan
ngang cấp), giao việc (đơn vị trực thuộc), đối tác và người dân. Trong thời đại bùng nổ
thông tin ngày nay có nhiều kênh thông tin để truyền tải thông điệp của chủ thể tới
công chúng như các hoạt động báo chí (tổ chức họp báo, thông cáo báo chí, đăng tin
bài trên website, bản tin truyền hình,…), tổ chức sự kiện (khánh thành, lễ hội, gặp mặt,
hội nghị,…), tài liệu truyền thông (sách, ấn phẩm, tạp chí,…). Một trong những thành
công của tổ chức là quảng bá hình ảnh cơ quan, tổ chức rộng rãi được nhiều người biết
tới và nắm một vị trí quan trọng trong lĩnh vực ngành nghề của cơ quan, tổ chức đó.

Tổ chức công tác văn thư, lưu trữ: Công tác văn thư bao gồm những nội dung
công việc như soạn thảo và ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản,
quản lý và sử dụng con dấu, lập hồ sơ và giao nộp tài liệu vào lưu trữ cơ quan, tiếp đó
là các hoạt động thuộc công tác lưu trữ bao gồm thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài
liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu. Tổ chức công tác văn
thư, lưu trữ tốt sẽ giúp kiểm soát được luồng thông tin ra và vào của cơ quan, tổ chức;
lưu giữ được những tài liệu - chứng cứ xác thực cho sự tồn tại và hoạt động của cơ
quan, tổ chức đồng thời phát huy giá trị sử dụng tài liệu phục vụ hoạt động thực tiễn
của cơ quan, tổ chức.
Tổ chức công tác hậu cần: Bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào hoạt động cũng
không thể tách rời các yếu tố vật chất như trụ sở, quản lý tài sản, đảm bảo các điều
kiện, phương tiện làm việc cho cơ quan; phục vụ các cuộc họp, hội nghị của cơ quan;
tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác; chăm lo đời sống cho cán bộ công chức, viên
chức và người lao động trong cơ quan;… Các yếu tố này là điều kiện tiên quyết để duy
trì hoạt động của cơ quan, tổ chức. Qua đây, chúng ta có thể thấy, nội dung của công
tác hậu cần rất đa dạng, do vậy tất cả các cán bộ, công chức, viên chức đều phải sử
dụng dịch vụ hậu cần để hoàn thành công việc của mình.
Tổ chức kiểm tra, đánh giá công tác văn phòng: Kiểm tra là một biện pháp tất
yếu của quá trình tổ chức, điều hành hoạt động của cơ quan, tổ chức. Công tác kiểm
tra cần tập trung vào những khu vực, những con người có ảnh hưởng quan trọng đối
với sự tồn tại và phát triển của cơ quan, tổ chức. Tùy thuộc vào mục đích, yêu cầu hoạt
động quản trị của đơn vị mà tiến hành kiểm tra các nội dung cho phù hợp: Kiểm tra số
lượng, chất lượng hoạt động văn phòng; kiểm tra việc thực hiện nội quy, quy chế hoạt

18


động của cơ quan, tổ chức; kiểm tra việc thu thập, xử ý thông tin; kiểm tra tổ chức
họp, hội nghị; kiểm tra tài chính, trang thiết bị, cơ sở vật chất. Nếu thực hiện tốt việc
kiểm tra, các sai sót sẽ được phát hiện, sửa chữa và điều chỉnh kịp thời, đồng thời cũng

thúc đẩy việc tăng năng suất cũng như hiệu quả công việc. Ngoài ra, kiểm tra cũng
nhằm đánh giá kết quả, chỉ dẫn hoạt động của cơ quan, tổ chức hoạt động đúng hướng.
Trên đây là các nội dung tổ chức công tác văn phòng, trong quá trình thực hiện
văn phòng không nên xem nhẹ hay quá coi trọng hơn một nội dung nào mà phải có sự
hài hòa giữa các nội dung trong quá trình thực hiện. Trong đó, văn phòng cũng phải
xác định rõ tổ chức công tác tham mưu, tổng hợp là một trong những nội dung quan
trọng nhất, nó là điểm nhấn của văn phòng nhằm khẳng định vị thế của văn phòng
trong một cơ quan, tổ chức làm thay đổi và xóa bỏ quan niệm văn phòng chỉ gắn liền
với các hoạt động vật chất của cơ quan. Tuy nhiên, cũng tùy vào loại hình văn phòng
mà những nội dung nào sẽ được xem là quan trọng nhất cũng như có tên gọi của văn
phòng cho phù hợp.
1.3. Các nguyên tắc và yêu cầu đối với tổ chức công tác văn phòng
Để việc tổ chức công tác văn phòng đảm bảo đúng quy định, hiệu quả, đáp ứng
tốt hơn thực thi chức năng, nhiệm vụ và những vấn đề mới đặt ra thì phải đảm bảo các
nguyên tắc sau:
- Đảm bảo các quy định của pháp luật: Nguyên tắc này yêu cầu tổ chức mọi
công việc phải dựa trên cơ sở các quy định hiện hành của pháp luật, trong khuôn khổ
pháp luật, không làm trái các quy định của pháp luật, không được tùy tiện theo suy
nghĩ chủ quan, mong muốn của người tổ chức.
- Nguyên tắc chuyên môn hóa và cân đối: Mỗi cá nhân đảm nhiệm một hoặc
một số công việc nhất định. Cách làm này để quá trình vận động, thao tác của mỗi
cá nhân diễn ra hợp lý, không chồng chéo nhiệm vụ, tốn ít thời gian và sức lực qua
đó đạt được năng suất lao động cao nhất. Bên cạnh đó là sự cân đối giữa quyền
hành và trách nhiệm, cân đối về công việc giữa các bộ phận với nhau.
- Nguyên tắc toàn diện, tổng hợp: Khi tổ chức thực hiện một vấn đề nào đó phải
xem xét ở các mặt trong quá khứ, hiện tại, tương lai; những điều kiện về nguồn lực
thực hiện như con người, vật chất; thời gian; phương án thực hiện; đánh giá sự tác
động. Đồng thời, phải tính đến các khía cạnh pháp lý, tổ chức, chính trị, chuyên môn
nghiệp vụ, kỹ thuật và các yêu cầu cải cách hành chính đang đặt ra cho các cơ quan,

19


đơn vị. Tôn trọng nguyên tắc toàn diện, tổng hợp sẽ khắc phục được các yếu tố chủ
quan, phiến diện, đảm bảo chất lượng tổ chức công tác văn phòng.
Đồng thời tổ chức công tác văn phòng cũng phải đáp ứng được các yêu cầu sau:
- Tính khả thi: Tổ chức công tác văn phòng cần phải bám sát thực tế, căn cứ vào
các luận cứ khoa học đầy đủ, không chủ quan duy ý chí, không ghép những mong
muốn cá nhân. Chỉ có trên cơ sở hiện thực khách quan và các luận cứ khoa học đầy đủ
thì các ý tưởng, giải pháp, kiến nghị, đề xuất mới trở thành khả thi và hiện thực.
- Tính linh hoạt: Với tính chất, đặc điểm của công việc văn phòng không phải
bao giờ cũng diễn ra bình thường đúng như dự kiến. Vì vậy dù đã được tổ chức thành
quy trình, xây dựng thành các bước vẫn cần có tính linh hoạt nhất định. Sự linh hoạt
trong cách tổ chức một vấn đề để có thể đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi
trường bên ngoài và nhà lãnh đạo cũng phải linh hoạt trong hoạt động để có những
quyết định đáp ứng với sự thay đổi của cơ quan, đơn vị.
- Đáp ứng các yêu cầu cải cách hành chính: Yêu cầu cải cách hành chính đặt ra
đối với tổ chức công tác văn phòng trước hết là phải đề cao trách nhiệm trong xây
dựng và hoàn thiện hệ thống các quy định nhằm tạo ra cơ sở pháp lý đầy đủ và bảo
đảm cho tổ chức và hoạt động của cơ quan nói chung và văn phòng nói riêng được
thực hiện một cách chính quy, nề nếp và thống nhất.
Các nguyên tắc, yêu cầu trên đây của việc tổ chức có ảnh hưởng lẫn nhau trong
quá trình tổ chức công tác văn phòng của cơ quan, đơn vị. Vì vậy, việc vận dụng
chúng phải vừa cụ thể, vừa linh hoạt. Chỉ có như vậy việc tổ chức công tác văn phòng
của cơ quan, đơn vị mới mang lại kết quả như mong muốn.
1.4. Những quy định hiện hành của nhà nƣớc về công tác văn phòng
Từ thời Hùng Vương, trải qua hàng ngàn năm lịch sử, chính quyền Nhà nước
dù của người Việt hay chính quyền đô hộ phương Bắc đều sử dụng văn bản (trên lá,
tre, nứa, đá, đồng,..) làm phương tiện quản lý mọi mặt đời sống xã hội. Sang thời
phong kiến, công tác công văn, giấy tờ được thông qua các triều đại để từng bước phát

triển và dần dần có nề nếp, kỷ cương.Từ khâu soạn thảo các loại văn bản đến nội dung,
thẩm quyền ban hành; từ việc chuyển giao, giải quyết đến quản lý và sử dụng các con
dấu; tổ chức lưu trữ văn bản cho đến việc đào tạo và tuyển dụng người làm công tác
công văn, giấy tờ đều được quy định khá chặt chẽ và mang tính khoa học.

20


Ngày 19/8/1945 đã đi vào lịch sử vẻ vang của dân tộc Việt Nam như một mốc
son chói lọi - Cách mạng tháng Tám thành công, Nhà nước dân chủ cộng hòa đầu tiên
ở Đông Nam Á được thành lập, mở ra một kỷ nguyên mới - kỷ nguyên độc lập dân tộc
gắn liền với chủ nghĩa xã hội. Cũng chính thời điểm này, ngày 28/8/1945 là ngày ra
đời của bộ máy Văn phòng giúp việc của Chính phủ nước Việt Nam dân chủ cộng hòa.
Bộ phận này sẽ giúp lãnh đạo trong việc thu thập, xử lý, bảo quản, chuyển tải và sử
dụng thông tin, đảm bảo ra quyết định đúng cũng như đảm bảo các điều kiện vật chất
để cơ quan, tổ chức hoạt động.
Qua đây, chúng ta thấy rằng văn phòng tồn tại là một tất yếu khách quan theo
yêu cầu của nhà quản trị và ngay từ rất sớm nhà nước ta đã ý thức được vai trò và tầm
quan trọng của công tác văn phòng. Thế kỷ XX đánh dấu sự bùng nổ thông tin trong
mọi mặt của đời sống xã hội, đặc biệt trong lĩnh vực quản lý. Thông tin trở thành trung
tâm của hoạt động này. Với vai trò là bộ phận phụ trách công tác thông tin, văn phòng
trở thành một thành phần không thể thiếu trong bất cứ cơ quan, tổ chức nào. Công tác
văn phòng đã hình thành và phát triển cùng với quá trình xây dựng và bảo vệ Nhà
nước Việt Nam xã hội chủ nghĩa. Nhằm xác định vị trí, vai trò và cơ sở pháp lý khi
thực hiện công tác văn phòng cũng như bộ phận văn phòng Nhà nước ta đã ban hành
các văn bản quy định về công tác này. Các văn bản đã đưa ra những quy định chung
cho công tác văn phòng trong phạm vi toàn quốc mà bất kỳ cơ quan, tổ chức, cá nhân
nào khi thực hiện công tác văn phòng cũng phải tuân thủ. Trên cơ sở các quy định của
Trung ương nhằm quản lý công tác văn phòng được tốt Ủy ban nhân dân thành phố
Hải Phòng và các cơ quan có thẩm quyền đã ban hành các văn bản chỉ đạo, hướng dẫn

chung cho các sở, ban, ngành và quận, huyện trên địa bàn thành phố.
Nhìn chung, các quy định của nhà nước về công tác văn phòng đã đề cập đến
một số các nội dung của công tác văn phòng từ tổ chức bộ máy văn phòng, công tác
văn thư lưu trữ, thi đua khen thưởng, văn hóa công sở, hoạt động đối nội và đối ngoại
đến quản lý cơ sở vật chất (Xem phụ lục 01). Trong đó nổi bật là các quy định về một
số vấn đề như sau:
Quy định về công tác văn thư, lưu trữ: Nhận thức được tầm quan trọng của
công tác văn phòng, Nhà nước và các cơ quan có thẩm quyền đã ban hành các văn bản
quy định, hướng dẫn về công tác văn thư, lưu trữ phù hợp với thực tế như: Quản lý văn
bản, lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan; các quy chế, quy định về soạn

21