HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT GIẦY - XÂY DỰNG AN THỊNH
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.07 MB, 102 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HỒ CHÍ MINH
------------------------
CHUNG NGỌC QUẾ CHI
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT GIẦY XÂY DỰNG AN THỊNH
CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN
MÃ SỐ: 60340301
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC :
TS.PHẠM CHÂU THÀNH
TP. Hồ Chí Minh - Năm 2013
LỜI CAM ĐOAN
“ Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH sản xuất giầy – xây dựng
An Thịnh” là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của tôi. Đây là luận văn Thạc sĩ
kinh tế, chuyên ngành Kế Toán. Luận văn này chưa được ai công bố dưới bất kỳ hình
thức nào.
Tác giả
Chung Ngọc Quế Chi
LỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân thành cảm ơn các Thầy cô trường Đại học Kinh tế TPHCM đã
truyền đạt cho tôi kiến thức trong những năm học tập và nghiên cứu ở trường.
Tôi chân thành cảm ơn Giám đốc cùng quý đồng nghiệp tại công ty TNHH sản
xuất giầy- xây dựng An Thịnh đã nhiệt tình tạo điều kiện , hổ trợ tôi khảo sát trong
quá trình thực hiện luận văn
Tôi cũng gửi lời cảm ơn sâu sắc đến TS. Phạm Châu Thành đã tận tình hướng
dẫn và giúp đỡ tôi hoàn thành tốt luận văn này.
Và xin cảm ơn gia đình, bạn bè đã ủng hộ tinh thần vả tạo mọi điều kiện cho
tôi học tập, hoàn thành luận văn
Học viên
Chung Ngọc Quế Chi
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
COSO
Committee Of Sponsoring Organizations
NVL
Nguyên vật liệu
TNHH
Trách nhiệm hữu hạn
DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ
Bảng 1.1 Các bộ phận cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ..................................12
Bảng 2.1 Bảng tổng hợp đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ.................................51
Bảng 3.1 Mẫu phiếu xuất kho...................................................................................60
Bảng 3.2 Bảng phân tích tổng chi phí......................................................................62
Bảng 3.3 Bảng so sánh chi phí nguyên vật liệu.......................................................63
Bảng 3.4 Bảng phân tích chi phí nguyên vật liệu.....................................................64
Bảng 3.5 Bảng phân tích chi phí nhân công trực tiếp..............................................66
Bảng 3.6 Bảng phân tích chi phí sử dụng máy thi công...........................................68
Bảng 3.7 Phiếu theo dõi ca máy thi công.................................................................69
Bảng 3.8 Mẫu bảng kê phiếu nhập trong tuần.........................................................78
Sơ đồ 2.1 Sơ đồ tổ chức công ty TNHH sản xuất giầy- xây dựng An Thịnh............31
Sơ đồ 2.2 Quy trình xây dựng công trình..................................................................34
Sơ đồ 3.1 Quy trình mua vật tư – Văn phòng thực hiện...........................................58
Sơ đồ 3.2 Quy trình mua vật tư – Các đội xây lắp thực hiện...................................59
Sơ đồ 3.3 Quy trình xuất nguyên vật liệu..................................................................60
MỤC LỤC
Lời mở đầu...................................................................................................................1
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.........3
1.1.
Khái quát hệ thống Kiểm soát nội bộ.................................................................3
1.1.1.
Sơ lược sự ra đời và phát triển các lý thuyết kiểm soát nội bộ...............3
1.1.2.
Khái niệm hệ thống Kiểm soát nội bộ....................................................4
1.2.
Mục tiêu và nguyên tắc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ............................13
1.2.1.
Mục tiêu thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ........................................13
1.2.2.
Nguyên tắc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ....................................13
1.3.
Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ.................................................................13
1.3.1.
Thiết lập môi trường kiểm soát.............................................................13
1.3.2.
Thiết lập hoạt động đánh giá rủi ro.......................................................15
1.3.3.
Thiết lập hoạt động kiểm soát...............................................................15
1.3.4.
Thiết lập hệ thống thông tin truyền thông.............................................20
1.3.5.
Thiết lập hệ thống đánh giá, thẩm định.................................................21
1.4
Đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ doanh nghiệp...........................21
1.4.1
Hướng dẫn đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ.....................21
1.4.2
Ưu điểm của hệ thống kiểm soát nội bộ...................................................25
1.4.3
Hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ....................................................26
Một số đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp vừa và nhỏ
1.5
Việt Nam……………………………………………………………………..............27
Kết luận chương 1………………………………………………………………......29
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG
TY TNHH SẢN XUẤT GIẦY – XÂY DỰNG AN THỊNH....................................30
2.1.
Khái quát về Công ty TNHH Sản Xuất Giầy – Xây Dựng An Thịnh...............30
2.1.1
Lịch sử hình thành và phát triển.................................................................30
2.1.2
2.2.
Cơ cấu tổ chức........................................................................................31
Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH Sản Xuất Giầy – Xây
Dựng An Thịnh..........................................................................................................33
2.2.1.
Đặc điểm hoạt động ảnh hưởng hệ thống kiểm soát nội bộ.................33
2.2.2.
Hệ thống kiểm soát nội bộ hiện hành...................................................35
2.3.
Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ hiện hành...............................................46
2.3.1.
Môi trường kiểm soát...........................................................................46
2.3.2.
Đánh giá rủi ro………………………………………………………..47
2.3.3.
Hoạt động kiểm soát.............................................................................47
2.3.4.
Thông tin truyền thông.........................................................................49
2.3.5.
Giám sát………………………………………………………………49
2.4 Các nhân tố ảnh hưởng đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty
TNHH Sản xuất Giầy – Xây dựng An Thịnh.............................................................50
2.4.1
Nhân tố khách quan.................................................................................50
2.4.2
Nhận tố chủ quan......................................................................................50
Kết luận chương 2………………………………………………………………….52
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH SẢN XUẤT GIẦY – XÂY DỰNG AN
THỊNH……………………………………………………………………………...53
3.1.
Những yêu cầu đặt ra cho hệ thống kiểm soát nội bộ,nguyên tắc và căn cứ xây
dựng các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH sản
xuất Giầy- Xây dựng An Thịnh.............................................................................53
3.2.
Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ...................................54
3.2.1.
Hoàn thiện môi trường kiểm soát.............................................................54
3.3
3.2.2.
Hoàn thiện hoạt động đánh giá rủi ro……………………………….....56
3.2.3.
Hoàn thiện hoạt động kiểm soát.............................................................56
3.2.4.
Hoàn thiện hệ thống thông tin phục vụ kiểm soát..................................77
3.2.5.
Định kỳ đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ………………………......79
Tác dụng của những giải pháp hoàn thiện đối với công tác quản lý và hiệu quả
hoạt động của công ty................................................................................................79
Kết luận chương 3………………………………………………………………....81
Kết luận.....................................................................................................................82
Danh mục tài liệu tham khảo
PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Danh sách cán bộ, nhân viên tham gia khảo sát
Phụ lục 2: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty
TNHH sản xuất giầy - xây dựng An Thịnh
-1-
LỜI MỞ ĐẦU
1.
Tính cấp thiết của đề tài
Xu hướng toàn cầu hóa và hội nhập kinh tế thế giới đã mang đến cho các doanh
nghiệp Việt Nam những cơ hội mới để phát triển, nhưng đồng thời cũng chứa đựng
trong nó nhiều thách thức và rủi ro. Điều này tác động đến các nhà quản lý doanh
nghiệp cần quan tâm nhiều hơn đến hiệu quả hoạt động và mỗi doanh nghiệp cần tìm
con đường riêng để tồn tại, ổn định và nâng cao năng lực cạnh tranh. Trong số các
công cụ được sử dụng phổ biến hiện nay, hệ thống kiểm soát nội bộ là một công cụ
quản lý hữu hiệu giúp nhà lãnh đạo kiểm soát và đánh giá được tình hình hoạt động
của đơn vị, định hướng các thành viên trong tổ chức tuân thủ quy định và bảo đảm tính
minh bạch của thông tin. Mỗi hệ thống kiểm soát nội bộ có ý nghĩa và vai trò nhất
định đối với từng tổ chức, doanh nghiệp.
Công ty TNHH Sản xuất Giầy – Xây dựng An Thịnh là một doanh nghiệp vừa
và nhỏ, có kinh nghiệm hoạt động trong ngành xây dựng gần 20 năm, hệ thống kiểm
soát nội bộ đã được hình thành và triển khai. Tuy nhiên, khi hoạt động trong điều kiện
môi trường kinh doanh luôn thay đổi, những rủi ro xuất hiện ngày càng nhiều và biến
đổi liên tục, hệ thống kiểm soát nội bộ cũng cần vận động biến đổi theo. Do đó, hoàn
thiện hệ thống kiểm soát nội bộ là một yêu cầu thiết yếu tại mọi doanh nghiệp nói
chung và tại Công ty TNHH sản xuất giầy- Xây dựng An Thịnh nói riêng.
2.
Mục đích nghiên cứu
Trên cơ sở tổng hợp những vấn đề lý luận cơ bản về hệ thống kiểm soát nội bộ
trong doanh nghiệp, kết hợp với việc khảo sát, tiếp cận hệ thống kiểm soát nội bộ tại
Công ty TNHH sản xuất giầy – Xây dựng An Thịnh trong điều kiện sản xuất hiện tại,
và dựa vào những đặc điểm của ngành xây lắp, Tác giả hướng đến các giải pháp tăng
cường, hoàn thiện hơn hệ thống kiểm soát nội bộ cho Công ty, giúp công ty phòng
ngừa rủi ro và nâng cao hiệu quả hoạt động.
3.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là những vấn đề lý luận và thực tiễn liên
quan đến hệ thống kiểm soát nội bộ; các thành phần của hệ thống kiềm soát nội bộ tại
công ty TNHH sản xuất giầy- xây dựng An Thịnh
-2-
Phạm vi nghiên cứu của đề tài là Hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty
TNHH sản xuất giầy – Xây dựng An Thịnh.
4.
Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu để hoàn thành luận văn, tác giả đã áp dụng phương
pháp duy vật biện chứng. Bên cạnh đó, thông qua quan sát thực tế, khảo sát thực tiễn,
chọn lọc các vấn đề lý luận và thực tiễn phù hợp với điều kiện thực tế của công ty, đi
sâu phân tích, tổng hợp để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ ở Công ty TNHH sản
xuất giầy – Xây dựng An Thịnh,
5.
Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận chung, nội dung luận văn gồm ba chương
Chương 1: Lý luận chung về hệ thống kiểm soát nội bộ
Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty TNHH sản xuất
giầy – Xây dựng An Thịnh.
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty
TNHH sản xuất giầy – Xây dựng An Thịnh.
-3-
CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1 Khái quát hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1
Sơ lược sự ra đời và phát triển các lý thuyết kiểm soát nội bô
- Vào đầu thế kỷ 20, khái niệm kiểm soát nội bộ đã bắt đầu xuất hiện trong các tài
liệu kiểm toán: năm 1929, kiểm soát nội bộ được đề cập chính thức trong báo cáo
Federal Reserve Bulletin (được công bố bởi cục dự trữ liên bang Hoa Kỳ); 1936 Định
nghĩa về kiểm soát nội bộ được công bố bởi Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa Kỳ
(AICPA).
- Từ thập niên 1940,các tổ chức kế toán công và kiểm toán nội bộ Hoa Kỳ đã xuất
bản một loạt các báo cáo hướng dẫn, đưa ra các tiêu chuẩn tìm hiểu kiểm soát nội bộ
trong các cuộc kiểm toán
- Đến thập niên 1970, kiểm soát nội bộ được quan tâm đặc biệt trong các lĩnh vực
thiết kế hệ thống và kiểm tóan, chủ yếu hướng vào cải tiến hệ thống kiểm soát nội bộ
và vận dụng trong các cuộc kiểm toán. Năm 1979, AICPA đã thành lập một Ủy ban tư
vấn đặc biệt về kiểm toán nội bộ nhằm đưa ra các hướng dẫn về việc thiết lập và đánh
giá hệ thống kiểm soát nội bộ
- Năm 1985, Hội đồng quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính Hoa Kỳ
(thường gọi là Ủy ban Treaway) được thành lập. Sau đó, Ủy ban các tổ chức đồng bảo
trợ (COSO) của Ủy ban Treaway ra đời nhằm nghiên cứu kiểm soát nội bộ và đã công
bố báo cáo COSO 1992. Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên
cứu và định nghĩa về kiểm soát nội bộ một cách đầy đủ và hệ thống. Báo cáo này đã
phát triển khái niệm kiểm soát nội bộ không chỉ là một vấn đề liên quan đến báo cáo
tài chính mà còn mang tính quản trị, mở rộng cho các lĩnh vực hoạt động. Có thể nói
báo cáo COSO 1992 đã tạo một nền tảng lý luận cơ bản về kiểm soát nội bộ.
- Trên nền tảng báo cáo COSO 1992 hàng loạt các nghiên cứu về kiểm soát nội bộ
theo nhiều hướng, nhiều lĩnh vực và ở nhiều Quốc gia được ra đời, tiếp tục cho quá
trình phát triển, hoàn thiện lý luận về kiểm soát nội bộ: báo cáo COSO 1995- Canada;
Cobit 1996- kiểm soát trong môi trường công nghệ thông tin; báo cáo Basle 1998-
-4-
khuôn khổ kiểm soát nội bộ trong ngân hàng; Năm 2001, COSO tiếp tục triển khai
nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro doanh nghiệp gọi tắt là ERM…
1.1.2
Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ
- Cùng với sự phát triển của các nghiên cứu về kiểm soát nội bộ, khái niệm kiểm
soát nội bộ cũng không ngừng thay đổi, bổ sung, hoàn thiện.
+ Vào đầu thế kỷ 20 trong các tài liệu về kiểm toán, khái niệm kiểm soát nội
bộ đơn giản là các biện pháp nhằm bảo vệ tiền không bị nhân viên biển thủ. Tiếp tục
phát triển theo hướng mở rộng, Kiểm soát nội bộ được xem là công cụ, biện pháp bảo
vệ tiền, tài sản, kiểm tra sự chính xác trong ghi chép sổ sách, khuyến khích tuân thủ
chính sách nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động
+ Năm 1949, trong một báo cáo đặc biệt của hiệp hội kế toán viên công
chứng Hoa Kỳ(AICPA) đưa ra định nghĩa: “Kiểm soát nội bộ bao gồm kế hoạch tổ
chức và tất cả những phương pháp phối hợp được thừa nhận dùng trong kinh doanh để
bảo vệ tài sản của tổ chức, kiểm tra sự chính xác và độ tin cậy của thông tin kế toán,
thúc đẩy hiệu quả hoạt động và khích lệ bám sát những chủ trương quản lý đã đề ra.”
+ Đến năm 1992, Báo cáo COSO ra đời được xem là một khuôn khổ chung
về kiểm soát nội bộ. Theo báo cáo này, Kiểm soát nội bộ được định nghĩa “…là một
quá trình bị chi phối bởi ban giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị, được
thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu sau đây:
Mục tiêu về sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động
Mục tiêu về sự tin cậy của báo cáo tài chính
Mục tiêu về sự tuân thủ các luật lệ và quy định”
- Từ các khái niệm trên có thể nói kiểm soát nội bộ là một chức năng của quản lý,
hệ thống kiểm soát nội bộ được thiết lập nhằm phát hiện sai phạm có thể xảy ra trong
từng giai đoạn công việc để tìm ra biện pháp ngăn chặn, thực hiện có hiệu quả các mục
tiêu đặt ra của đơn vị: Bảo vệ tài sản của đơn vị, đảm bảo hiệu quả hoạt động và năng
lực quản lý, bảo đảm độ tin cậy của thông tin, bảo đảm thực hiện các chế độ pháp lý.
- Dù có sự khác biệt đáng kể về tổ chức hệ thống kiểm soát nội bộ giữa các đơn vị
vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố như quy mô, tính chất, hoạt động, mục tiêu... Nhưng để
đáp ứng nhu cầu quản lý cũng như đảm bảo hiệu quả hoạt động, mọi đơn vị cần xây
-5-
dựng và không ngừng củng cố hệ thống kiểm soát nội bộ với năm thành phần cơ bản:
Môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông,
giám sát.
1.1.2.1 Môi trường kiểm soát
-
Môi trường kiểm soát tạo nên sắc thái chung trong một đơn vị-nơi mỗi người
tiến hành các hoạt động và thực hiện nghĩa vụ, chức năng kiểm soát của mình. Môi
trường kiểm soát tác động đến việc thiết kế hoạt động và xử lý dữ liệu của một hệ
thống kiểm soát nội bộ. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho các thành phần khác của
hệ thống kiểm soát nội bộ. Các nhân tố thuộc môi trường kiểm soát bao gồm:
a. Các nhân tố bên trong
Quan điểm và phong cách lãnh đạo của các nhà quản lý:
-
Vì nhà quản lý cấp cao là người ra quyết định và điều hành mọi hoạt động của
đơn vị nên họ đóng vai trò trung tâm trong môi trường kiểm soát. Những quan điểm,
đường lối quản trị, phong cách của nhà quản lý cấp cao ảnh hưởng lớn đến môi trường
kiểm soát.
Cơ cấu tổ chức và văn hoá trong tổ chức:
-
Cơ cấu tổ chức được xây dựng hợp lý sẽ góp phần tạo ra môi trường kiểm soát
hữu hiệu. Cơ cấu tổ chức phải phù hợp với quy mô hoạt động của đơn vị, và sẽ giúp
cho nhà quản lý truyền đạt, thu thập thông tin phản hồi nhanh chóng.
-
Trong văn hóa tổ chức tính chính trực và giá trị đạo đức liên quan đến tất cả
con người trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Đó là chuẩn mực đạo đức và nguyên tắc cư
xử mà các nhà quản lý đặt ra nhằm ngăn cản và hạn chế các hành vi bị coi là phạm
pháp và thiếu đạo đức. Tính chính trực và giá trị đạo đức bao gồm cả việc làm gương
của nhà quản lý.
Chính sách nhân sự:
-
Sự phát triển doanh nghiệp luôn gắn liền với đội ngũ nhân viên. Họ là chủ thể
trực tiếp thực hiện mọi hoạt động kiểm soát trong đơn vị. Nếu nhân viên có năng lực
-6-
thì nhiều hoạt động kiểm soát có thể không cần thực hiện mà vẫn đảm bảo thực hiện
các mục tiêu đề ra của hệ thống. Ngược lại, mặc dù doanh nghiệp có thiết kế và vận
hành các chính sách và thủ tục kiểm soát chặt chẽ nhưng nhân viên thiếu năng lực thì
hệ thống kiểm soát đó không thể phát huy hiệu quả. Vì thế các nhà quản lý doanh
nghiệp cần có những chính sách cụ thể và rõ ràng về tuyển dụng và đào tạo, sắp xếp và
đề bạt, khen thưởng, kỷ luật nhân viên phù hợp với năng lực chuyên môn, phẩm chất
đạo đức của đội ngũ nhân viên
Công tác kế hoạch:
-
Hệ thống kế hoạch và dự toán bao gồm các kế hoạch về sản xuất, tiêu thụ, thu
chi quỹ, kế hoạch hay dự toán đầu tư, đặc biệt là kế hoạch tài chính, kết quả hoạt động
và sự luân chuyển trong tương lai là những nhân tố quan trọng trong môi trường kiểm
soát. Việc lập và thực hiện các kế hoạch được tiến hành một cách khoa học, nghiêm
túc sẽ trở thành công cụ kiểm soát hữu hiệu.
Uỷ ban kiểm soát:
-
Uỷ ban kiểm soát gồm những người trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của đơn vị
nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về các
lĩnh vực kiểm soát. Uỷ ban kiểm soát thường có nhiệm vụ, quyền hạn sau:
+ Giám sát việc chấp hành luật pháp của đơn vị.
+ Kiểm tra và giám sát công việc của kiểm toán viên nội bộ.
+ Giám sát tiến trình lập báo cáo tài chính.
+ Dung hoà những bất đồng (nếu có) giữa ban giám đốc với kiểm toán viên
độc lập
b. Các nhân tố bên ngoài:
-
Ngoài chịu tác động bởi các nhân tố thuộc môi trường bên trong, môi trường
kiểm soát chung của doanh nghiệp còn phụ thuộc vào các nhân tố bên ngoài. Các nhân
-7-
tố này bao gồm: luật pháp, đường lối, chủ trương, chính sách của nhà nước; các chính
sách của nhà cung cấp, khách hàng, ảnh hưởng của chủ nợ...
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi con người. Môi trường
kiểm soát là tập thể những con người, là giá trị của mỗi con người trong tổ chức. Do đó
có thể nói môi trường kiểm soát là yếu tố trung tâm của hệ thống kiểm soát nội bộ, ảnh
hưởng đến thiết kế, vận hành hệ thống và là nền tảng cho các thành phần khác trong
hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp. Một môi trường kiểm soát tốt góp phần
tạo nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu.
1.1.2.2 Đánh giá rủi ro
-
Tất cả các hoạt động trong đơn vị đều có thể phát sinh rủi ro. Vì vậy các nhà
quản lý phải thận trọng khi xác định và phân tích các nhân tố ảnh hưởng đến rủi ro
các mục tiêu của doanh nghiệp không thực hiện được. Việc đánh giá và nhận dạng
các rủi ro tạo cơ sở để xác định các giải pháp xử lý rủi ro.
-
Những rủi ro có thể xuất phát từ bên trong hay bên ngoài doanh nghiệp. Trong
thực tế không thể nào loại bỏ hết tất cả các rủi ro. Vấn đề là nhà quản lý quyết định
mức rủi ro nào chấp nhận được và quản lý chúng như thế nào. Để làm được điều
này người quản lý cần phải:
Thiết lập các mục tiêu của tổ chức, mục tiêu riêng của từng hoạt
động. Việc xác định mục tiêu là điều kiện tiên quyết trong việc đánh giá rủi ro vì
một sự kiện chỉ là rủi ro khi nó gây ảnh hưởng xấu đến mục tiêu của tổ chức. Có
những sự kiện là rủi ro đối với tổ chức này nhưng lại là cơ hội đối với tổ chức khác.
Nhận dạng và phân tích rủi ro
+ Cá c rủ i ro có thể phát sinh từ môi trường hoạt động (chính trị,
pháp lý, cạnh tranh, các chính sách nhà nước…) và từ trong nội bộ của doanh
nghiệp (thay đổi quy chế, đổi mới kỹ thuật, sắp xếp lại tổ chức,…).
+ Quá trình đánh giá rủi ro cần thực hiện qua các giai đoạn: xác
định đối tượng, xác định các nhân tố ảnh hưởng tới từng đối tượng, và cuối cùng
nhận diện rủi ro.
-8-
+ Các phương pháp đánh giá rủi ro:
Đánh giá hoạt động đã xảy ra thông qua các bằng chứng có giá t rị
(chứng từ, thông tin).
Đánh giá tác động tiềm tàng gây ra bởi các tác nhân đang tồn tại và sẽ
phát triển trong tương lai.
+ Từ kết quả đánh giá rủi ro, các biện pháp quản lý rủi ro mà
doanh nghiệp có thể áp dụng:
Tránh rủi ro bằng cách không tiến hành một số hoạt động.
Chuyển giao các rủi ro như mua bảo hiểm, góp vốn liên doanh…
Giảm rủi ro bằng cách thiết lập hoặc tăng cường các hoạt động kiểm soát
nội bộ nhằm giảm khả năng xuất hiện hoặc sự tác động của rủi ro xuống mức có thể
chấp nhận được.
1.1.2.3 Hoạt động kiểm s o á t
-
Là những chính sách và thủ tục đảm bảo các chỉ thị của nhà quản lý được
thực hiện. Hoạt động kiểm soát diễn ra trong toàn đơn vị ở mọi cấp độ và mọi hoạt
động. Nó đảm bảo các hành động cần thiết để quản lý những rủi ro có thể phát sinh
trong quá trình thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Những hoạt động kiểm soát chủ
yếu của đơn vị :
Phân chia trách nhiệm đầy đủ
-
Được thực hiện theo hai nguyên tắc cơ bản: nguyên tắc phân công phân nhiệm
và nguyên tắc bất kiêm nhiệm. Yêu cầu chung của nguyên tắc này là chức năng
phê chuẩn, ghi chép kế toán, đối chiếu và quản lý tài sản phải được tách biệt .
-
Phân chia trách nhiệm là sự tách biệt giữa các chức năng:
+ Chức năng kế toán với chức năng hoạt động
+ Chức năng kế toán với chức năng bảo quản tài sản
+ Người xét duyệt nghiệp vụ và chức năng bảo quản tài sản.
+ Ngoài ra trong từng nghiệp vụ cụ thể cũng có những yêu cầu khác
về phân chia trách nhiệm để hạn chế gian lận và sai sót.
Phê chuẩn và ủy quyền
-
Đây là hoạt động kiểm soát quan trọng. Phê chuẩn và ủy quyền là việc cấp
-9-
quản lý cho phép nhân viên thực hiện các hoạt động nhất định nào đó. Có hai mức
độ ủy quyền:
+ Ủy quyền chung là trường hợp người quản lý ban hành các chính sách
áp dụng cho toàn đơn vị, nhân viên cấp dưới được chỉ đạo xét duyệt các nghiệp
vụ trong phạm vi giới hạn của chính sách. V í dụ về ủy quyền chung: hạn mức
bán chịu, hạn mức tồn kho tối thiểu…
+ Ủy quyền cụ thể là trường hợp một cá nhân xét duyệt cụ thể cho từng
nghiệp vụ riêng biệt. Đối với những nghiệp vụ có số tiền lớn hoặc quan trọng, người
quản lý sẽ yêu cầu xét duyệt cụ thể đối với từng trường hợp. Ví dụ khoản bán chịu trên
hạn mức tín dụng, các nghiệp vụ về xây dựng cơ bản… Ủy quyền cụ thể thường áp
dụng cho các nghiệp vụ không thường xuyên phát sinh.
Trong hoạt động phê chuẩn và ủy quyền, người có thẩm quyền phê
chuẩn nên xem xét các chứng từ có liên quan, đặt nghi vấn với những điều bất
thường, và đảm bảo rằng có đầy đủ thông tin cần thiết để đánh giá, chứng minh cho
nghiệp vụ đó trước khi ký duyệt
Bảo vệ tài sản vật chất và thông tin
-
Hoạt động này được thực hiện cho cả tài sản vật chất và thông tin của đơn
vị, bởi vì thông tin thực chất cũng là một dạng tài sản.
-
Tài sản vật chất cần được bảo vệ không bị mất mát, tham ô, hư hỏng hay sử
dụng lãng phí, sai mục đích. Chỉ những người có q u yền hoặc được ủy quyền
mới được phép tiếp cận với tài sản của đơn vị. Tài sản có thể được kiểm soát bằng
cách : sử dụng nhà kho an toàn, tủ sắt, khóa, mật mã máy tính, lực lượng bảo vệ và
tổ chức kiểm kê định kỳ… Ngoài ra, việc so sánh đối chiếu giữa sổ sách kế toán và
tài sản hiện có trên thực tế phải được thực hiện định kỳ.
-
Để thông tin kế toán đáng tin cậy, b ảo m ật cần thực hiện nhiều hoạt động
kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ, phê chuẩn các nghiệp vụ và phân
quyền các mức độ truy cập thông tin của từng bộ phận và từng cá nhân.
-
Để thực hiện kiểm soát tốt quá trình xử lý thông tin cần đảm bảo:
+ Các chứng từ phải được đánh số liên tục để có thể kiểm soát, tránh
thất lạc và dễ dàng truy cập khi cần thiết.
- 10 -
+ Nội dung của chứng từ cần thiết kế đơn giản, rõ ràng dễ hiểu và có
thể sử dụng cho nhiều công dụng khác nhau.
+ Tổ chức luân chuyển chứng từ phải khoa học, kịp thời.
+ Sổ sách cần phải đóng chắc chắn, đánh số trang, quy định nguyên
tắc ghi chép, có chữ ký xét duyệt của người kiểm soát.
+ Tổ chức lưu trữ, bảo quản tài liệu khoa học, an toàn, dễ dàng truy cập.
Đối chiếu và phân tích rà soát
-
Là so sánh giữa hai nguồn số liệu khác nhau. Tất cả mọi khác biệt đều cần
làm rõ. Ưu điểm của thủ tục này là mau chóng phát hiện các gian lận, sai sót hoặc
các biến động bất thường để kịp thời có biện pháp xử lý. Nhân tố then chốt của hoạt
động đối chiếu là phát hiện và giải quyết sự khác biệt.
Ngoài ra, hoạt động kiểm soát còn bao gồm việc xem xét lại những
mục tiêu đã được thực hiện bằng cách so sánh số liệu kế hoạch, dự toán với số phát
sinh thực tế; số liệu kỳ trước với kỳ hiện tại;..Việc soát xét lại quá trình thực hiện
giúp nhà quản lý biết được một cách tổng quát là mọi thành viên có theo đuổi mục
tiêu của đơn vị một cách hiệu quả hay không. Với việc điều tra nghiên cứu về
những vấn đề bất ngờ xảy ra trong quá trình thực hiện, nhà quản lý có thể thay đổi
kịp thời chiến lược, kế hoạch, có những hành động điều chỉnh thích hợp.
1.1.2.4 Thông tin và truyền thông
-
Thông tin được thu thập và truyền đạt đến các bộ phận, cá nhân trong đơn
vị dưới các hình thức và thời gian thích hợp, đảm bảo mọi người trong tổ chức có
thể thực hiện được nhiệm vụ của mình.
-
Truyền thông là sự cung cấp thông tin bên trong đơn vị và với bên ngoài.
Sự trao đổi thông tin hữu hiệu đòi hỏi phải diễn ra theo nhiều hướng: cấp trên
xuống cấp dưới, cấp dưới lên cấp trên và ngang cấp. Mỗi cá nhân cần hiểu vai trò của
mình trong hệ thống kiểm soát nội bộ cũng như hoạt động của cá nhân tác động
đến hệ thống như thế nào. Ngoài ra cũng cần có sự trao đổi thông tin với các đối
tượng bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp, cổ đông...
-
Thông tin và truyền thông tạo ra các báo cáo, chứa đựng các thông tin cần
thiết cho việc quản lý và kiểm soát đơn vị. Với hệ thống thông tin liên lạc chính
- 11 -
xác, trung thực và các hoạt động truyền thông kịp thời mà các thành viên trong đơn
vị nắm bắt, trao đổi, xử lý, quản lý và kiểm soát các hoạt động của doanh nghiệp
được hiệu quả.
-
Trong hệ thống thông tin của đơn vị hệ thống thông tin kế toán là một phân
hệ quan trọng. Hệ thống thông tin kế toán xét về mặt quy trình gồm 3 bộ phận:
Chứng từ, sổ sách và báo cáo.
Hệ thống chứng từ
-
Là giai đoạn đầu tiên đóng vai trò quan trọng trong quy trình kế toán nói riêng
và trong hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung. Số liệu kế toán chỉ chính xác nếu việc
lập chứng từ nghiêm túc, nghĩa là lập chứng từ đầy đủ, hợp lệ, hợp pháp và phản ánh
trung thực nghiệp vụ phát sinh.
Sổ sách kế toán
-
Trong kiểm soát nội bộ hệ thống sổ sách có vai trò trung gian giữa chứng từ và
các báo cáo tài chính là cơ sở để kiểm tra, truy cập chứng từ . Đây là giai đoạn chính
trong tiến trình xử lý số liệu kế toán, bằng việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng
hợp...để chuẩn bị cung cấp thông tin tổng hợp trên báo cáo.
Hệ thống báo cáo
-
Giai đoạn cuối cùng của quá trình xử lý thông tin, nhằm tổng hợp các số liệu ở
sổ sách thành những chỉ tiêu trên báo cáo
-
Trong một doanh nghiệp hệ thống báo cáo thông thường gồm báo cáo tài chính
và báo cáo quản trị. Báo cáo tài chính phải phản ánh trung thực tình hình tài chính và
kết quả hoạt động kinh doanh của đơn vị, được trình bày tuân thủ theo các chuẩn mực
kế toán hiện hành. Báo cáo quản trị có ý nghĩa quan trọng trong công tác quản lý, điều
hành đơn vị.
1.1.2.5 Giám sát
-
Là quá trình đánh giá chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ, nhằm xác định
- 12 -
hệ thống kiểm soát nội bộ có vận hành đúng theo thiết kế, có những khiếm khuyết
nào và cần phải điều chỉnh gì cho phù hợp với tình hình từng giai đoạn, giúp cho hệ
thống kiểm soát nội bộ duy trì tính hữu hiệu qua các thời kỳ. Có hai loại giám sát:
Giám sát thường xuyên
-
Được thực hiện trong các hoạt động, do nhà quản lý và các nhân viên thực
hiện thông qua việc tiếp nhận các ý kiến đóng góp của khách hàng, nhà cung
cấp…hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến động khác thường.
Giám sát định kỳ
-
Được thực hiện bởi các đánh giá riêng biệt thông qua các chương trình đánh
giá định kỳ, hay các cuộc kiểm toán định kỳ do kiểm toán viên nội bộ hoặc do kiểm
toán độc lập thực hiện.
Bảng 1.1 CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
- 13 -
1.2 Mục tiêu và nguyên tắc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ
1.2.1
-
Mục tiêu thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ của một tổ chức được thiết lập nhằm mục đích thực
hiện các mục tiêu cụ thể, chủ yếu sau:
Hiệu quả và an toàn trong hoạt động: bảo vệ, quản lý, sử dụng tải sản và
các nguồn lực một cách kinh tế, an toàn, có hiệu quả
Bảo đảm hệ thống thông tin tài chính và thông tin quản lý trung thực, hợp
lý, đầy đủ và kịp thời
Bảo đảm tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy định trong nội bộ
1.2.2
-
Nguyên tắc thiết lập hệ thống kiểm soát nôi bộ
Việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ trong một tổ chức đòi hỏi một số
nguyên tắc chung:
Hệ thống kiểm soát nội bộ phải mang đến lợi ích cho doanh
nghiệp,không gây cản trở cho các hoạt động của tổ chức
Mỗi hệ thống kiểm soát nội bộ có ý nghĩa trong mội trường hoạt động
riêng của từng doanh nghiệp
Thiết lập và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ không chỉ đượng thực
hiện bởi mà nhả quản lý mà cần có sự tham gia của toàn thể nhân viên
Khi thiết lập hệ thống kiểm soát cần quan tâm đến hiệu quả về chi phí
1.3 Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ
Để thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ cho doanh nghiệp chúng ta
phải thiết lập từng yếu tố cơ bản của hệ thống kiểm soát nội bộ : Môi trường kiểm
soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền thông và giám sát
1.3.1
Thiết lập môi trường kiểm soát
Như đã trình bày ở phần trên, môi trường kiểm soát bao gồm các nhân
tố bên trong và nhân tố bên ngoài. Để có thể thiết lập được một hệ thống kiểm soát nội
bộ hoạt động có hiệu quả điều đầu tiên là thiết lập được một môi trường kiểm soát tốt
- 14 -
Thiết lập cách thức quản lý của doanh nghiệp
-
Doanh nghiệp phải thiết lập một cách thức quản lý của riêng mình, xác định
riêng cho mình một mô hình quản lý, một cách thức quản lý phù hợp với đặc điểm
hoạt động sản xuất kinh doanh, phù hợp với lĩnh vực hoạt động của doanh nghiệp
Thiết lập cơ cấu tổ chức
- Cơ cấu tổ chức cũng là một nhân tố quan trọng góp phần tạo ra môi trường kiểm
soát tốt. Để tạo ra được một môi trường kiểm soát tốt khi thiết lập cơ cấu tổ chức phải
chú ý đến những nguyên tắc sau:
+ Thiết lập được sự điều hành và sự kiểm soát trên toàn bộ các lĩnh vực
hoạt động của doanh nghiệp, không bỏ sót lĩnh vực nào đồng thời không có sự chồng
chéo giữa các bộ phận
+ Thực hiên phân chia tách bạch giữa các chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi
chép sổ sách và bảo quản tài sản
+ Đảm bảo được sự độc lập tương đối giữa các bộ phận nhằm đạt được
hiệu quả cao nhất trong hoạt động của các bộ phận chức năng
Như vậy, doanh nghiệp phải bố trí, sắp xếp, tổ chức phân quyền trong
bộ máy hoạt động để thuận tiện cho các hoạt động, không bị gò bó trong một khuôn
mẫu nào. Nhà quản lý lựa chọn, bố trí, sắp xếp thế nào cho phù hợp với các đặc điểm
hoạt động của doanh nghiệp và phải luôn có sự biến đổi phù hợp với điều kiện mới.
Xây dựng chính sách nhân sự
- Chất lượng đội ngũ nhân viên luôn là nhân tố ảnh hưởng lớn đến chất lượng hoạt
động của doanh nghiệp. Trong việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ thì con người
cũng là nhân tố trung tâm, là chủ thể trực tiếp thực hiện hành vi kiểm soát, thực hiện
các thủ tục kiểm soát, chất lượng hệ thống kiểm soát nội bộ phụ thuộc hoàn toàn vào
chất lượng của nhân viên. Vì vậy, đào tạo con người luôn cần được quan tâm và các
doanh nghiệp nên có những chính sách cụ thể và rõ ràng . Việc đào tạo, bố trí cán bộ
và đề bạt nhân sự phải phù hợp với năng lực chuyên môn và phẩm chất đạo đức đồng
thời phải mang tính kế tục và liên tiếp.
- 15 -
Thiết kế công tác kế hoạch
- Doanh nghiệp nên tổ chức công tác kế hoạch trong các hoạt động từ hoạt động sản
xuất kinh doanh đến các kế hoạch về thu chi quĩ… Thực tế cho thấy có kế hoạch công
việc chúng ta mới thực hiên các hoạt đông có hiệu qủa và có thể dễ dàng đánh giá các
hoạt động của mình. Tuy nhiên, khi thực hiện các kế hoach đặt ra không nên quá cứng
nhắc, gò bó theo kế hoạch mà chỉ nên xem kế hoạch đó như một định hướng.
Thiết lập Ủy ban kiểm soát
Uỷ ban kiểm soát là bộ phận không thể thiếu khi thiết lập hệ thống kiểm soát
nội bộ trong doanh nghiệp. Uỷ ban kiểm soát được thành lập gồm những thành viên
trong bộ máy lãnh đạo cao nhất của doanh nghiệp như thành viên của hội đồng quản
trị nhưng không kiêm nhiệm các chức vụ quản lý và những chuyên gia am hiểu về
kiểm soát.
Bên cạnh những yếu tố được trình bày ở trên, còn có những yếu tố thuộc
môi trường bên ngoài như kiểm soát của các cơ quan chức năng của nhà nước, ảnh
hưởng của đường lối phát triển của đất nước… Những yếu tố này doanh nghiệp không
thể làm thay đổi chúng được nhưng lại chịu ảnh hưởng rất lớn. Đối với những nhân tố
này doanh nghiệp phải tự điều chỉnh mình để phù hợp, thích nghi.
1.3.2
Thiết lập hoạt động đánh giá rủi ro
- Thực hiện đánh giá thế mạnh và những mặt hạn chế trong hoạt động kinh doanh.
Qua kết quả đánh giá, cần chủ động có những giải pháp hạn chế rủi ro.
- Đề ra các mục tiêu hoạt động tổng quát và chi tiết cụ thể. Phổ biến những mục
tiêu này đến toàn thể nhân viên
- Quy định các chính sách khuyến khích nhân viên phát hiện, đánh giá, và phân
tích định lượng tác hại của các rủi ro trong hoạt động.
1.3.3
Thiết lập hoạt động kiểm soát
1.3.3.1 Thủ tục kiểm soát
- 16 -
-
Để thực hiện các mục tiêu kiểm soát, nhà quản lý phải quy định các thủ tục
kiểm soát và chúng được thiết kế tuỳ thuộc vào những nét đặc thù của cơ cấu tổ chức,
của hoạt động kinh doanh...Thường có ba loại thủ tục kiểm soát sau:
Kiểm soát phòng ngừa: là các thủ tục kiểm soát được thiết kế để ngăn
chặn các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm. Kiểm soát phòng ngừa thường
được tiến hành trước khi nghiệp vụ xảy ra và được thực hiện ngay trong công việc
hàng ngày của nhân viên theo chức năng của họ: phân chia trách nhiệm, giám sát,
kiểm tra tính hợp lý, đầy đủ, chính xác...
Kiểm soát phát hiện: là các thủ tục kiểm soát được thiết kế nhằm phát
hiện các sai phạm hoặc các điều kiện dẫn đến sai phạm nhưng được thực hiện sau khi
nghiệp vụ đã xảy ra.
Kiểm soát bù đắp: là khái niệm về sự bù đắp yếu kém của thủ tục kiểm
soát này bằng một thủ tục kiểm soát khác.
Nhìn chung các thủ tục kiểm soát được thiết lập trong đơn vị đều dựa
trên ba nguyên tắc cơ bản: Nguyên tắc bất kiêm nhiệm; Nguyên tắc phân công, phân
nhiệm; Nguyên tắc uỷ quyền và phê chuẩn.
-
Ngoài những nguyên tắc cơ bản trên, các thủ tục kiểm soát còn bao gồm: việc
quy định chứng từ sổ sách phải đầy đủ, quá trình kiểm soát vật chất đối với tài sản và
kiểm soát độc lập việc thực hiện các hoạt động của đơn vị.
1.3.3.2 Quy trình kiểm soát
-
Để hiểu rõ hơn về sự kiểm soát và xem xét khả năng áp dụng chúng vào tất cả
các hoạt động của doanh nghiệp, quá trình kiểm soát trải qua các bước bao gồm:
Triển khai các mục tiêu
-
Bước đầu tiên của quá trình kiểm soát là xác định doanh nghiệp muốn đạt được
điều gì. Những mục tiêu này có thể rất tổng quát hoặc rất chi tiết và rõ ràng. Điều quan
- 17 -
trọng nhất về mặt kiểm soát là tính hợp lý của các mục tiêu, có đặc thù ra sao, có tính
hợp pháp không, mức độ thực hiện mục tiêu có đo lường được không. Vì thế hiệu quả
của quá trình kiểm soát gắn với tình hình các mục tiêu cơ sở đã được xây dựng
-
Để triển khai việc kiểm soát có hiệu quả doanh nghiệp phải biết cái gì cần được
kiểm soát. Khi xác định được yêu cầu trên, doanh nghiệp tiến hành xem xét những
điểm sau: Những nguồn lực chủ yếu là gì? Những chi phí chủ yếu nào? Những vấn đề
then chốt là gì? Kết hợp những nhu cầu kiểm soát gì? Các mục tiêu kiểm soát có nhất
quán với chủ trương phân cấp trách nhiệm không?
Đo lường các kết quả
-
Khi mục tiêu đã xác định thì bước hai của quá trình kiểm soát là đo lường cụ thể
thành tích hiện tại. Doanh nghiệp cần biết thực tế đã hoàn thành được gì trong tiến
trình thực hiện các mục tiêu đã đặt ra. Thông qua hoạt động này doanh nghiệp có cơ sở
để so sánh và phân tích những gì đã đạt được hoặc có hành động quản lý nào cần thiết
khác. Ở giai đoạn này có một số điểm cần lưu ý:
+ Nhất quán với cơ cấu của mục tiêu: hệ thống số liệu về việc thực
hiện phải được thiết lập theo cơ cấu các mục tiêu đã xây dựng
+ Chính xác: yêu cầu cơ bản số liệu về thực hiện phải nêu chính xác.
+ Sử dụng những cách tính toán sơ bộ
So sánh thành tích cụ thể với các mục tiêu
- Số liệu thực hiện được so sánh với các mục tiêu đã xây dựng; từ đó biết được
những số chênh lệch. Tuy so sánh là một bước riêng trong quá trình kiểm soát, nhưng
trong thực tế nó được kết hợp với báo cáo kết quả hoạt động. Nhưng có một số điểm
cần xem xét :
+ Trình bày: để việc sử dụng số liệu có hiệu quả thì điều cần thiết trước tiên
là được trình bày rõ ràng và dễ hiểu.
- 18 -
+ Sử dụng các dự kiến tương lai: việc sử dụng các dự kiến giúp cho doanh
nghiệp có hành động cần thiết giải quyết những vấn đề mới.
Phân tích nguyên nhân chênh lệch
- Khi có sự chênh lệch xảy ra chúng ta phải tìm ra nguyên nhân của nó, đó là xem
xét để biết những nhân tố gây ra chênh lệch và để tính toán mức độ ảnh hưởng của mỗi
nhân tố. Phải xác định những nguyên nhân trực tiếp và những nguyên nhân cơ bản
đồng thời cũng đánh giá nhận định của những nhân tố cá biệt quan trọng ảnh hưởng cụ
thể như thế nào. Thể hiện ở các công việc sau:
+ Phạm vi công việc phân tích: việc phân công đảm nhiệm công việc phân
tích để hoàn thành tốt nhất.
+ Định thời gian phân tích: vì hành động quản lý tuỳ thuộc việc nhận biết
các nguyên nhân nên thời gian phân tích cũng là một mốc quyết định của công việc
kiểm soát tốt.
+ Nhận biết những nguyên nhân có thể kiểm soát: trung tâm của công việc
phân tích là mức độ mà những nguyên nhân có thể kiểm soát đã nhận biết được đánh
giá so với những nguyên nhân không thể kiểm soát.
Xác định hành động quản lý thích hợp
- Sau khi phân tích nguyên nhân chênh lệch sẽ dẫn đến việc xác định hành động
thích hợp của quản lý. Trong mọi tình huống việc xác định cụ thể hành động quản lý
thuộc về người có trách nhiệm cùng tuyến với những hoạt động có liên quan. Cụ thể:
+ Bổ sung phân tích: việc xác định cái gì phải làm đòi hỏi có kiểm tra rõ
ràng của công việc phân tích đầy đủ.
+ Định thời gian: khi đề ra quyết định về hành động cần phải cân nhắc kỹ
không nên vội vàng, song cũng phải xác định được mốc thời gian để tiến hành.
+ Đánh giá những nhân tố mâu thuẫn: trong việc xác định hành động cần
xem xét các nhân tố trái ngược nhau để tránh được rủi ro đáng tiếc.
