Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong môi trường thương mại điện tử tại Công Cổ phần VNG

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI

ỌC

IN

T TP.HỒ CHÍ MINH

NGUYỄN T Ị T UẬN T ẢO
OÀN T IỆN

Ệ T ỐNG T ÔNG TIN

TOÁN TRONG MÔI TRƢỜNG
T ƢƠNG MẠI ĐIỆN TỬ TẠI CÔNG TY
CỔ P ẦN VNG

LUẬN VĂN T ẠC SĨ

TP.HCM - NĂM 2013

IN

T


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI

ỌC

IN

T TP. Ồ C Í MIN

NGUYỄN THỊ THUẬN THẢO

OÀN T IỆN

Ệ T ỐNG T ÔNG TIN

TOÁN TRONG MÔI TRƢỜNG
T ƢƠNG MẠI ĐIỆN TỬ TẠI CÔNG TY
CỔ P ẦN VNG

CHUYÊN NGÀNH:

TOÁN

Mã số: 60340301

LUẬN VĂN T ẠC SĨ

IN

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học

TS. TRẦN VĂN T ẢO

TP.HCM - NĂM 2013

T


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học của tôi với sự cố vấn
của ngƣời hƣớng dẫn khoa học. Đây là đề tài luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành
Kế toán - kiểm toán, những nội dung trình bày trong đề tài là hoàn toàn trung thực và
nếu nhƣ có sai trái gì tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.
Tác giả luận văn

Nguyễn Thị Thuận Thảo


MỤC LỤC
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Mục lục
Danh mục các chữ viết tắt
Danh mục hình vẽ
Danh mục bảng biểu
Hệ thống ký hiệu trong lƣu đồ chứng từ
Lời mở đầu
Chƣơng 1: Cơ sở lý thuyết ................................................................................. 1
1.1. Tổng quan về kế toán ............................................................................... 1
1.1.1

Khái niệm........................................................................................ 1

1.1.2

Vai trò của kế toán .......................................................................... 1

1.2. Hệ thống thông tin kế toán ....................................................................... 2
1.2.1.

Khái niệm hệ thống thông tin ......................................................... 2

!Unexpected End of Formula
1.2.3.

Chức năng ....................................................................................... 3

1.2.4.

Phân loại hệ thống thông tin kế toán .............................................. 4

1.2.4.1. Phân loại theo mục tiêu cung cấp thông tin .................................... 4
1.2.4.2. Phân loại theo kỹ thuật xử lý .......................................................... 6
1.2.5.

Cấu trúc của hệ thống thông tin kế toán ......................................... 6

1.2.5.1. Hệ thống dữ liệu đầu vào ................................................................ 6
1.2.5.2. Quá trình xử lý ................................................................................ 7
1.2.5.3. Hệ thống thông tin đầu ra ............................................................... 7
1.2.5.4. Lƣu trữ dữ liệu ................................................................................ 8
1.2.5.5. Kiểm soát ........................................................................................ 8

1.3. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán .......................................................... 9
1.3.1. Khái niệm tổ chức hệ thống thông tin kế toán ......................................... 9
1.3.2. Yêu cầu của tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện tin học
hóa 9
1.4. Thƣơng mại điện tử ................................................................................ 10
1.4.1.

Khái niệm...................................................................................... 10

1.4.2.

Các đặc trƣng của TMĐT ............................................................. 11

1.4.3.

Công nghệ internet và ảnh hƣởng của nó đến thƣơng mại điện tử12

1.4.4.

Lợi ích của thƣơng mại điện tử..................................................... 14

1.4.5.

Các loại hình thƣơng mại điện tử ................................................. 15

1.5

. Ảnh hƣởng của thƣơng mại điện tử lên hệ thống thông tin kế toán .... 17

1.5.1.

Môi trƣờng pháp lý ....................................................................... 17

1.5.2.

Môi trƣờng kinh doanh ................................................................. 18

1.5.3.

Hạ tầng kỹ thuật ............................................................................ 19

Chƣơng 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong môi trƣờng thƣơng
mại điện tử tại công ty Cổ Phần VNG ............................................................. 23
2.1. Giới thiệu tổng quát về Công ty Cổ Phần VNG .................................... 23
2.1.1.

Quá trình hình thành và phát triển ................................................ 23

2.1.2.

Hoạt động thƣơng mại điện tử tại Cty Cổ Phần VNG.................. 24

2.1.3. Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán tại công ty ............................. 24
2.2. Khảo sát thực trạng hoạt động kinh doanh trong môi trƣờng thƣơng
mại điện tử ....................................................................................................... 25
2.2.1.

Mục tiêu khảo sát .......................................................................... 25

2.2.2.

Phƣơng pháp khảo sát ................................................................... 25

2.2.3.

Tổng hợp kết quả khảo sát ............................................................ 26

2.2.4. Phân tích kết quả .................................................................................... 28
2.3. Khảo sát thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong môi trƣờng
thƣơng mại điện tử trong nội bộ công ty Cổ Phần VNG ................................ 31


2.3.1.

Mục tiêu khảo sát .......................................................................... 31

2.3.2.

Phƣơng pháp khảo sát ................................................................... 31

2.3.3.

Kết quả khảo sát............................................................................ 32

2.3.4.

Phân tích kết quả ........................................................................... 35

2.4. Đánh giá hệ thống thông tin kế toán trong môi trƣờng thƣơng mại điện
tử

36
2.4.1.

Đánh giá chung về hoạt động kinh doanh .................................... 36

2.4.2.

Đánh giá chung về hệ thống các chu trình kinh doanh cụ thể tại

Công ty 40
Chƣơng 3: Một số giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong
môi trƣờng thƣơng mại điện tử tại Cty cổ phần VNG ..................................... 50
3.1. Quan điểm công tác hoàn thiện .............................................................. 50
3.1.1.

Tự động hoá công tác kế toán ....................................................... 50

3.1.2.

Chuẩn hóa quy trình quản lý, hỗ trợ tích cực cho việc quản lý và

điều hành doanh nghiệp ............................................................................... 51
3.2. Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán ................................... 52
3.2.1.

Hoàn thiện chính sách giá cả, chất lƣợng hàng hóa và dịch vụ

chăm sóc khách hàng. .................................................................................. 52
3.2.3.

Hoàn thiện chu trình doanh thu .................................................... 54

3.2.4.

Hoàn thiện chu trình chi phí ......................................................... 55

3.2.5.

Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ .......................................... 56

3.3. Kiến nghị ................................................................................................ 61
3.3.1.

Đối với ban giám đốc.................................................................... 61

3.3.2.

Đối với chính phủ ......................................................................... 62


DAN

MỤC CÁC C Ữ VI T TẮT

 TMĐT: Thƣơng mại điện tử
 HTTTKT: Hệ thống thông tin kế toán.
 CRM: Customer Relationship Management: quản lý quan hệ khách hàng.
 WMS: Warehouse Management System: hệ thống quản lý kho hàng.
 SCM: Supply Chain Management: quản lý chuỗi cung ứng.

 ERP: Enterprise Resource Planning: là một thuật ngữ đƣợc dùng liên quan
đến mọi hoạt động của doanh nghiệp do phần mềm máy tính hỗ trợ và thực
hiện các quy trình xử lý một cách tự động hóa.
 OpenERP: phần mềm cho phép tùy chỉnh nhanh chóng và hoàn toàn từ giao
diện nhập liệu, cho đến quy trình xử lý.


Tên biến đƣợc sử dụng trong
phân tích số liệu bằng SPSS

Tên biến

STT

Câu hỏi
Có thể mua hàng hoá vào bất cứ thời gian nào trong

1

BatCuKhiNao

ngày
Dễ dàng tiếp cận và so sánh thông tin để chọn mua

2

SoSanhTTin

đƣợc giá tốt hơn
Giao dịch thực hiện dễ dàng, đơn giản và nhanh

3

GiaoDichDe

chóng

4

DatHangONha

Có thể ở nhà và đặt mua hàng hoá mình muốn

5

TietKiemTGian

Tiết kiệm đƣợc thời gian
Bạn có một quyết định đúng khi sử dụng mua sắm

6

QDinhDung

trực tuyến
Bạn thƣờng xuyên mua sắm trực tuyến trên website

7

ThuongXuyenMua

123.vn và 123mua.vn
Bạn sẽ tiếp tục sử dụng mua sắm trực tuyến để thực

8

TiepTucMua

hiện việc mua sắm của mình trong thời gian tới
Bạn cảm thấy an tâm khi mua sắm trực tuyến tại

9

AnTam

website của VNG
Môi trƣờng pháp lý có ảnh hƣởng rất nhiều đến

10

PhapLy

hoạt động thƣơng mại điện tử
Đảm bảo an toàn trong thanh toán bằng thẻ tín dụng

11

TToanThe

là điều cực kỳ quan trọng

Xác suất VNG để xảy ra sự cố về kỹ thuật trong
12

XayRaSuCo

một giao dịch trực tuyến là rất nhỏ
VNG có năng lực để giải quyết sự cố trong kinh

13

GiaiQuyetSuCo

doanh trực tuyến

14

GiuCamKet

VNG luôn giữ lời hứa và cam kết đã đƣa ra

15

ChatLuongHang

Chất lƣợng hàng hóa đảm bảo

16

GiaCa

Giá cả hàng hóa hợp lý

17

TGianGiaoHang

Thời gian giao hàng đúng qui định
Các bƣớc mua hàng trên website đơn giản, dễ thực

18

DeThucHien

hiện

19

ChamSocKH

Dịch vụ chăm sóc khách hàng tốt
Giao diện đẹp mắt, đầy đủ thông tin, dễ dàng tìm

20

GiaoDienDep

kiếm
Ban lãnh đạo rất quan tâm đến kiểm soát nội bộ

21

BanLanhDao

trong điều kiện ứng dụng công nghệ thông tin
Việc ủy quyền và xét duyệt đƣợc qui định cụ thể

22

UyQuyen

bằng văn bản
Văn bản qui định việc ủy quyền và xét duyệt đƣợc

23

CapNhatKipThoi

cập nhật kịp thời

24

KiemNhiem

Có sự kiêm nhiệm chức năng giữa các bộ phận
Các quy định về bảo mật, kiểm soát việc chia sẻ tài

25

BaoMatThongTin

nguyên thông tin đƣợc áp dụng hiệu quả

26

KiemSoatCSDL

Cơ sở dữ liệu máy chủ đƣợc kiểm soát việc truy cập


bất hợp pháp nhƣ xem, copy, sửa, xóa
Quản lý hiệu quả về việc sử dụng các thiết bị, giám
sát, bảo dƣỡng thiết bị không bị hƣ hỏng, mất mát
27

SuDungThietBi

trong quá trình hoạt động
Hiện tại các bộ phận (phòng ban) trong công ty có

28

LuuTruTheoPhong

tổ chức lƣu trữ dữ liệu cho riêng mình
Có thông báo rõ ràng, dễ hiểu cho ngƣời sử dụng

29

ThongBaoLoi

khi có lỗi thao tác xảy ra
Các thủ tục kiểm soát quá trình nhập liệu đƣợc thiết

30

KSoatNhapLieu

lập chặt chẽ
Có công cụ theo dõi dấu vết kiểm toán (ghi nhận lại
tất cả các thao tác của nguời dùng khi sử dụng phần

31

DauVetKiemToan

mềm đến từng nội dung chi tiết )
Kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của số liệu kế toán, đối
chiếu dữ liệu giữa hai nguồn độc lập (số liệu sổ

32

DoiChieuSoSach

sách và số liệu trên phần mềm)
Công ty có quy định về trình tự luân chuyển chứng

33

LuanChuyenChTu

từ
Máy chủ đƣợc thiết lập sao lƣu dữ liệu tự động và

34

TuDongLuu

đƣợc cài đặt theo dõi các tác vụ
Thông tin đƣợc cung cấp cho đúng đối tƣợng, đầy

35

ThongTinKipThoi

đủ và kịp thời
Số liệu trên phần mềm đảm bảo về độ tin cậy, tính

36

PhanMemChinhXac

chính xác và nhất quán
Công ty có quy định về cách lập, trình bày và

37

TruyenThong

truyền thông đối với thông tin đã đƣợc thiết lập


Hệ thống kiểm soát nội bộ đƣợc thực hiện trong các
38

KSNoiBo

hoạt động của công ty
Định kỳ đối chiếu số liệu phòng kế toán và các số

39

DoiChieuPhongBan

liệu các phòng ban khác
Định kỳ đánh giá kết quả hoạt động của các bộ

40

DanhGiaNV

phận và nhân viên công bằng


DAN

MỤC

ÌN

VẼ

Hình 1.1 - Mô hình xử lý hệ thống thông tin kế toán.
Hình 1.2 - Tình hình đào tạo nguồn nhân lực về CNTT và TMĐT tại các doanh

nghiệp.
Hình 1.3 - Tình hình áp dụng các biện pháp bảo mật CNTT và TMĐT.


DAN

MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1 - Bảng thống kê mẫu khảo sát sự hài lòng của khách hàng.
Bảng 2.2 - Bảng mô tả thống kê cho toàn bộ biến định lƣợng- Khảo sát sự hài
lòng của khách hàng.
Bảng 2.3 - Bảng thống kê mẫu khảo sát thực trạng kiểm soát nội bộ.
Bảng 2.4 - Bảng mô tả thống kê cho toàn bộ biến định lƣợng- Khảo sát thực
trạng kiểm soát nội bộ.


Hệ thống ký hiệu trong lưu đồ chứng từ

Chứng từ, báo cáo có nhiều liên

Công việc được xử lý bởi máy tính

Dữ liệu được lưu trữ về mặt luận lý (file)

Công việc được xử lý thủ công

Lưu trữ

Bắt đầu / kế thúc / đối tượng bên ngoài


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Ngày nay, thƣơng mại điện tử đã trở thành xu thế mới thay thế dần phƣơng
thức kinh doanh cũ với nhiều ƣu thế nổi bật. Trong bối cảnh khủng hoảng kinh
tế tài chính thế giới đã có tác động mạnh tới nền kinh tế Việt Nam trong những
năm qua, thƣơng mại điện tử cũng đã khẳng định vai trò quan trọng của mình
nhƣ là một công cụ giúp các doanh nghiệp Việt Nam cắt giảm chi phí, nâng
cao năng lực cạnh tranh trong môi trƣờng cạnh tranh toàn cầu gay gắt.
Đối với doanh nghiệp điện tử, việc ứng dụng tin học vào việc tổ chức thực
hiện công tác kế toán đƣợc nhìn nhận nhƣ là một phần không thể tách rời của
hệ thống tin học, nhằm tạo ra một hệ thống thông tin kế toán hợp lý, đƣợc
kiểm soát chặt chẽ, cung cấp thông tin trung thực, đáng tin cậy góp phần gia
tăng khả năng cạnh tranh và hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Do vậy, kế
toán sẽ phải đối mặt với những thách thức mới và cần thiết phải áp dụng các
kỹ thuật phù hợp, và phải phát triển một hệ thống kế toán trên cơ sở thƣơng
mại điện tử, đảm bảo chắc chắn là các nghiệp vụ đƣợc ghi chép đúng đắn
tƣơng thích với các quy định, phù hợp với các nguyên tắc và chuẩn mực kế
toán.
Do đó, xây dựng hệ thống thông tin kế toán và làm cho nó ngày càng hoàn
thiện đóng một vai trò quan trọng trong tổ chức công tác kế toán của doanh
nghiệp điện tử. Vì vậy tôi chọn đề tài “ OÀN T IỆN
TIN

Ệ T ỐNG T ÔNG

TOÁN TRONG MÔI TRƢỜNG T ƢƠNG MẠI ĐIỆN TỬ TẠI

CÔNG TY CỔ P ẦN VNG” để làm luận văn thạc sĩ.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài đƣợc nghiên cứu nhằm các mục đích sau:


-

Hệ thống hóa các lý luận hệ thống thông tin kế toán và thƣơng mại điện tử.

-

Đánh giá hoạt động thƣơng mại điện tử và đánh giá hệ thống thông tin kế
toán trong môi trƣờng thƣơng mại điện tử của Cty cổ phần VNG, nhằm
phát hiện những điểm yếu kém chƣa phù hợp.

-

Trên cơ sở những phát hiện, tác giả đề ra những giải pháp khắc phục và
kiến nghị nhằm hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán.

3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Đối tƣợng nghiên cứu của đề tài là kế toán, hệ thống thông tin kế toán,
hoạt động thƣơng mại điện tử tại công ty Cổ Phần VNG. Phạm vi nghiên cứu
giới hạn trong chu trình doanh thu, chu trình chi phí, hoạt động thƣơng mại
điện tử thực tế tại công ty.
4.

Phƣơng pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng phƣơng pháp phân tích, điều tra bằng bảng câu hỏi, sử

dụng phƣơng pháp thống kê mô tả, phân tích dữ liệu trên phần mềm SPSS xác
định mức độ hài lòng của khách hàng đối với hoạt động thƣơng mại điện tử
trên website 123.vn, 123mua.vn và khảo sát thực trạng hệ thống thông tin kế
toán trong môi trƣờng thƣơng mại điện tử trong nội bộ công ty thông qua việc
tính điểm các thang đo.
Dựa trên kết quả này sẽ phân tích những ƣu điểm và hạn chế từ đó sẽ đề
xuất giải pháp phù hợp và đƣa ra kiến nghị nhằm tăng hiệu quả hoạt động
thƣơng mại điện tử và hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong môi trƣờng
thƣơng mại điện tử.
5.

Tổng hợp các nghiên cứu liên quan và đóng góp mới của luận văn
Trƣớc hết luận văn đã nêu lện đƣợc vai trò quan trọng của hệ thống thông

tin kế toán trong việc quản lý và điều hành doanh nghiệp, đặt biệt là các doanh
nghiệp kinh doanh điện tử.


Thông qua phân tích đánh giá thực trạng tại doanh nghiệp điện tử điển
hình là Công ty cổ phần VNG, luận văn đƣa ra những ƣu điểm và vấn đề còn
tồn tại của hoạt động thƣơng mại điện tử trên website 123.vn, 123mua.vn và
thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong môi trƣờng thƣơng mại điện tử.
Cùng với việc tham khảo kết quả của các nghiên cứu trƣớc, tác giả đã
tổng hợp và đề xuất các giải pháp cụ thể phù hợp với tình hình thực tế tại công
ty nhƣ các giải pháp trong việc chăm sóc khách hàng đẩy mạnh hoạt động
thƣơng mại điện tử và giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán trong

môi trƣờng thƣơng mại điện tử trong nội bộ công ty. Bên cạnh đó, luận văn
cũng đƣa ra một số kiến nghị. Các giải pháp và kiến nghị có giá trị tham khảo
cho các doanh nghiệp hoạt động thƣơng mại điện tử nói chung và của công ty
nói riêng.

6.

Bố cục của luận văn

Ngoài phần mở đầu và kết luận, bố cục của luận văn gồm có 3 chƣơng:
Chƣơng 1: Cơ sở lý thuyết
Chƣơng 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán trong môi trƣờng thƣơng
mại điện tử tại công ty Cổ Phần VNG
Chƣơng 3: Một số giải pháp và kiến nghi hoàn thiện hệ thống thông tin kế
toán trong môi trƣờng thƣơng mại điện tử tại công ty Cổ Phần VNG.


1

CHƢƠNG 1: CƠ SỞ LÝ THUY T
1.1. Tổng quan về kế toán
1.1.1 Khái niệm
Trong bất kỳ quốc gia nào, ở các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế…kế
toán bao giờ cũng có vị trí đặc biệt quan trọng. Công tác kế toán ở các
doanh nghiệp Việt Nam là một bộ phận không thể thiếu ở tất cả các đơn vị
tổ chức. Theo Luật kế toán Việt Nam, kế toán là việc thu thập, xử lý, phân
tích và cung cấp thông tin kinh tế, tài chính dƣới hình thức giá trị, hiện vật
và thời gian lao động.
Theo Liên đoàn kế toán quốc tế (IFAC): kế toán là nghệ thuật ghi chép,
phân loại và tổng hợp theo cách thức nhất định dƣới hình thức tiền tệ về các

nghiệp vụ, các sự kiện có liên quan đến tài chính và trình bày kết quả của
nó cho ngƣời sử dụng ra quyết định.
Kế toán vừa mang tính khoa học vừa mang tính nghệ thuật. Tính khoa
học thể hiện khi xem xét kế toán nhƣ là một hệ thống thông tin với các
phƣơng pháp thu thập, xử lý, tổng hợp và truyền đạt thông tin đến đối
tƣợng sử dụng. Tính nghệ thuật thể hiện khi xem xét kế toán trong vai trò là
một công cụ quản lý trong đơn vị nhằm hỗ trợ nhà quản trị thực hiện chức
năng quản trị.
1.1.2 Vai trò của kế toán
Trong mọi doanh nghiệp từ tƣ nhân đến doanh nghiệp nhà nƣớc đều
cần đến kế toán để thu thập, xử lý các vấn đề liên quan đến tài chính cũng
nhƣ tình hình hoạt động của công ty. Ở những nền kinh tế càng phát triển
thì vai trò của ngƣời kế toán càng đƣợc đánh giá cao hơn. Kế toán cung cấp
thông tin phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp và quản lý kinh tế, các
thông tin này cần thiết cho việc ra quyết định cho nhiều đối tƣợng thuộc


2

nhiều cấp độ quản lý khác nhau, đƣợc thể hiện cụ thể nhƣ sau:
-

Đối tƣợng sử dụng thông tin bên trong doanh nghiệp: chủ yếu là nhà
quản trị trong doanh nghiệp. Nhờ vào thông tin mà kế toán cung cấp,
nhà quản trị có thể thƣờng xuyên theo dõi cũng nhƣ nắm bắt đƣợc tình
hình hoạt động, sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp. Nhƣ vậy, họ có
thể quản lý và điều hành các hoạt động có hiệu quả hơn cũng nhƣ định
hƣớng cho từng giai đoạn trong thời gian tới.

-

Đối tƣợng sử dụng thông tin bên ngoài doanh nghiệp: gồm nhà đầu tƣ,
chủ nợ, cơ quan Nhà nƣớc, khách hàng…Tùy theo mục tiêu mà mỗi đối
tƣợng sử dụng thông tin kế toán đƣa ra nhiều loại quyết định khác nhau
nhƣng tất cả đều sử dụng thông tin nhằm theo dõi, phân tích, đánh giá
và kiểm soát hoạt động của doanh nghiệp mà họ quan tâm. Nhu cầu về
thông tin của các đối tƣợng sử dụng bên ngoài doanh nghiệp đƣợc thỏa
mãn bằng các báo cáo của kế toán tài chính.

1.2. Hệ thống thông tin kế toán
1.2.1.

hái niệm hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin trong doanh nghiệp là một loạt các thủ tục mà khi

thực hiện sẽ cung cấp thông tin cho việc ra quyết định và kiểm soát. Một
doanh nghiệp cần rất nhiều thông tin thuộc các loại khác nhau. (Nguyễn Thế
Hƣng, 2006, trang 12)
Cấu trúc quản lý doanh nghiệp hình thành hai luồng thông tin:
-

Luồng thông tin từ trên xuống: từ cấp cao xuống cho các cấp quản lý

bên dƣới, thể hiện dƣới các hình thức nhƣ lệnh, chỉ thị, kế hoạch…
-

Luồng thông tin từ dƣới lên: thƣờng là các báo cáo mức độ hoàn thành,

báo cáo tổng kết doanh thu, báo cáo tiến độ thi công…giúp việc đánh giá hiệu
quả thực hiện và mức độ tuân thủ của cấp dƣới đối với luồng thông tin từ trên

xuống trong doanh nghiệp.


3

1.2.2.

hái niệm hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán là hệ thống đƣợc thiết lập nhằm thu thập,

lƣu trữ, xử lý và cung cấp thông tin kinh tế tài chính cho ngƣời sử dụng.
Các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ hoạt động hàng ngày của doanh
nghiệp đƣợc hệ thống thông tin kế toán ghi chép và lƣu trữ. Khi ngƣời sử dụng
có nhu cầu, hệ thống thông tin kế toán sẽ phân tích, tổng hợp và lập báo cáo
thích hợp cung cấp thông tin hữu ích.

Lưu trữ

Đầu vào

Xử lý

Đầu ra

Kiểm soát

Hình 1.1: Mô hình xử lý HTTTKT

1.2.3. Chức năng


Chức năng đầu tiên của hệ thống thông tin kế toán là thu thập và lƣu
trữ dữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.



Chức năng thứ hai là xử lý và cung cấp thông tin hữu ích cho ngƣời ra
quyết định bao gồm thông tin tài chính, thông tin cho việc lập kế
hoạch, kiểm soát thực hiện kế hoạch, điều hành hoạt động hàng ngày.



Chức năng thứ ba của hệ thống thông tin kế toán là sự kiểm soát chặt
chẽ đảm bảo ghi nhận và xử lý dữ liệu một cách chính xác, tuân thủ


4

qui trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, đảm bảo chất lƣợng
thông tin.
Một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả giúp doanh nghiệp gia tăng
chất lƣợng và giảm chi phí sản phẩm hoặc dịch vụ. Các thông tin báo cáo
đƣợc thiết lập trên cơ sở tuân thủ các chuẩn mực, các nguyên tắc kế toán,
cung cấp thông tin kịp thời, chất lƣợng hơn giúp nhà quản trị doanh nghiệp
đƣa ra quyết định, gia tăng cạnh tranh và hợp tác các doanh nghiệp khác
trong chuỗi cung ứng.
1.2.4. Phân loại hệ thống thông tin kế toán
1.2.4.1. Phân loại theo mục tiêu cung cấp thông tin
Có 2 loại hệ thống thông tin:


ệ thống thông tin kế toán tài chính
Hệ thống thông tin kế toán tài chính là hệ thống ghi nhận các sự kiện,

các nghiệp vụ kinh tế, tổng hợp, phân tích số liệu và truyền tải báo cáo tài
chính cung cấp cho ngƣời sử dụng ngoài doanh nghiệp. Các thông tin trên
báo cáo đƣợc thiết lập trên cơ sở tuân thủ các chuẩn mực kế toán, các
nguyên tắc, các thông lệ kế toán và bị chi phối bởi pháp luật quốc gia. Báo
cáo tài chính thƣờng hƣớng tới số đông ngoài doanh nghiệp nhƣ các chủ
đầu tƣ, tổ chức cung cấp tín dụng, các nhà phân tích tài chính, cơ quan
quản lý nhà nƣớc. Thông tin trong báo cáo tài chính cũng đƣợc nhà quản
trị doanh nghiệp sử dụng nhƣng chủ yếu vẫn là hƣớng tới bên ngoài.
Hệ thống thông tin kế toán tài chính đƣợc xây dựng trên cơ sở nhiều
hệ thống ứng dụng:
o

Hệ thống ứng dụng cho chu trình doanh thu: chu trình doanh thu

gồm các nghiệp vụ kế toán ghi nhận những sự kiện kinh tế phát sinh liên
quan đến việc tạo ra doanh thu gồm các bƣớc nhận đặt hàng của khách
hàng, giao hàng hóa hoặc dịch vụ, lập hóa đơn thanh toán và thu tiền.


5

Hệ thống ứng dụng cho chu trình chi phí: chu trình chi phí gồm

o

các nghiệp vụ liên quan đến việc mua hàng hóa, dịch vụ và thanh toán tiền:

hoạt động đặt hàng hay dịch vụ cần thiết, nhận hàng hay dịch vụ yêu cầu,
chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ, doanh nghiệp thanh toán tiền.
Hệ thống ứng dụng cho chu trình sản xuất bao gồm các hoạt động

o

xử lý liên quan đến quá trình sản xuất các sản phẩm.
Hệ thống ứng dụng cho chu trình nhân sự tiền lƣơng: bao gồm

o

việc tuyển dụng nhân viên, thanh toán lƣơng và các lợi ích khác, đánh giá
hoạt động của nhân viên.
Hệ thống ứng dụng cho chu trình tài chính: gồm các thủ tục hoặc

o

chƣơng trình xử lý các nghiệp vụ ghi nhật ký, khoá sổ, hệ thống báo cáo và
sổ sách.
Thông tin đầu vào là chứng từ của các nghiệp vụ kế toán, thông tin
đầu ra là báo cáo bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả hoạt động
kinh doanh, báo cáo lƣu chuển tiền tệ và thuyết minh báo cáo tài chính.


ệ thống thông tin kế toán quản trị
Kế toán quản trị là một phân hệ trong hệ thống kế toán nhằm cung

cấp thông tin phục vụ công tác quản trị nội bộ và ra quyết định quản trị.
Thông tin của kế toán quản trị đặt biệt quan trọng trong quá trình vận hành
của doanh nghiệp, đồng thời phục vụ kiểm soát, đo lƣờng hiệu quả hoạt

động của nhà quản lý, các bộ phận.
Hệ thống thông tin kế toán quản trị là hệ thống thông tin kế toán nội
bộ, nên đa số các báo cáo quản trị đều đƣợc thiết kế theo mục tiêu và yêu
cầu của nhà quản trị. Sau khi đã hoàn thành hệ thống thông tin kế toán tài
chính với các báo cáo theo yêu cầu của bên ngoài, nhà quản trị có một số
yêu cầu thêm về thông tin cho doanh nghiệp để từ đó có thể ra quyết định
chính xác. Hệ thống thông tin kế toán quản trị do bộ phận kế toán quản trị


6

phụ trách, với các công cụ phân tích số liệu qua các kỳ kế toán. Bên cạnh
đó, hệ thống thông tin kế toán quản trị còn giúp cho việc lên kế hoạch, tổ
chức điều hành, kiểm soát, ra quyết định.
Thông tin đầu vào là thông tin tài chính trong doanh nghiệp và thông
tin kinh tế liên quan đến môi trƣờng kinh doanh, thông tin đầu ra là các
báo cáo và thông tin quản trị cho quá trình ra quyết định.
1.2.4.2. Phân loại theo kỹ thuật xử lý
Có 2 hệ thống thông tin kế toán


ệ thống thông tin kế toán thủ công
Nguồn lực chủ yếu là con ngƣời, cùng với các công cụ tính toán,

con ngƣời thực hiện toàn bộ các công việc kế toán. Dữ liệu trong các hệ
thống này đƣợc ghi chép thủ công và lƣu trữ dƣới hình thức chứng từ, sổ,
bảng…


ệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính

Nguồn lực bao gồm con ngƣời và máy tính. Trong đó, máy tính thực

hiện toàn bộ các công việc kế toán dƣới sự điều khiển, kiểm soát của con
ngƣời. Nhƣ vậy, nếu không có con ngƣời thì hệ thống này không thể hoạt
động đƣợc và ngƣợc lại nếu không có máy tình thì hệ thống này cũng
không thể vận hành hoàn hảo. Ngoài vai trò chủ đạo là điều khiển, kiểm
soát máy tính, con ngƣời có nhiệm vụ thu thập dữ liệu, bảo mật, bảo vệ,
bảo trì hệ thống.

1.2.5.
1.2.5.1.

Cấu trúc của hệ thống thông tin kế toán
ệ thống dữ liệu đầu vào
Đầu vào của hệ thống thông tin kế toán là dữ liệu phát sinh từ hoạt

động sản xuất kinh doanh nhƣ mua hàng, bán hàng…Các dữ liệu này đƣợc


7

chuyển thẳng vào hệ thống thông tin kế toán hoặc qua các phân hệ khác
hoặc từ các tập tin.
Chứng từ có thể bằng giấy hoặc là chứng từ điện tử. Đối với chứng
từ điện tử cần đƣợc kiểm tra tính pháp lý và tin cậy thông qua chữ ký điện
tử và chứng thực điện tử.
Vì dữ liệu đầu vào là nguyên liệu cho hệ thống thông tin kế toán nên
cần phải tổ chức tốt công tác ghi chép ban đầu để thu thập chính xác, kịp
thời, đầy đủ thông tin về nghiệp vụ kinh tế phát sinh.

1.2.5.2.

Quá trình xử lý
Dữ liệu đầu vào đƣợc nhập vào hệ thống sẽ đƣợc xử lý. Trong

trƣờng hợp xử lý thủ công, các hoạt động xử lý dữ liệu là quá trình phân
loại dữ liệu vào các sổ chi tiết, sổ cái và các hoạt động lập bảng cân đối để
kiểm soát dữ liệu trên sổ ghi chép. Trong môi trƣờng xử lý bằng máy, xử
lý dữ liệu là các hoạt động thao tác liên quan đến tập tin chính để cập nhật
các nghiệp vụ kinh tế phân theo từng nguồn lực hay đối tƣợng kế toán.
Kết quả của quá trình xử lý dữ liệu là tạo ra nguồn dữ liệu cung cấp
cho quá trình tổng hợp thông tin đầu ra.
ệ thống thông tin đầu ra

1.2.5.3.

Đầu ra của hệ thống thông tin kế toán là báo cáo tài chính, báo cáo
quản trị, báo cáo thuế, báo cáo theo yêu cầu quản lý của các trƣởng bộ
phân…
Chất lƣợng thông tin đầu ra từ hệ thống thông tin kế toán đƣợc sử
dụng làm căn cứ đánh giá hiệu quả và chất lƣợng toàn hệ thống.
Hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán đầu vào cho đến các báo cáo
đầu ra giúp cho công tác kế toán hiệu quả và đáp ứng đƣợc nhu cầu của
ngƣời sử dụng


8

1.2.5.4.

Lƣu trữ dữ liệu
Dữ liệu đƣợc lƣu trữ trong hệ thống thông tin kế toán dƣới dạng tập

tin bằng giấy, hoặc dƣới dạng tập tin điện tử, đƣợc lƣu trữ trên máy tính
hay tại kho dữ liệu.
Việc lƣu trữ cũng cần tuân thủ theo những quy định liên quan đến
công tác kế toán và phù hợp với mục tiêu quản lý của doanh nghiệp.
Doanh nghiệp phải thực hiện việc sao lƣu dữ liệu thƣờng xuyên trên
nhiều thiết bị và định kỳ phải kiểm tra lại các dữ liệu có đƣợc sao lƣu đầy
đủ không hay dữ liệu có còn vận hành đƣợc không. Ngoài ra, doanh
nghiệp phải có chính sách về bảo mật và an toàn thông tin để ngăn cản hay
hạn chế sự tiếp cận thông tin trái phép từ những đối tƣợng bên trong cũng
nhƣ bên ngoài tổ chức.
iểm soát

1.2.5.5.

Để đảm bảo chất lƣợng của hệ thống thông tin kế toán, doanh
nghiệp cần thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ tốt, xây dựng và vận
hành cho phù hợp với đặc điểm hoạt động và nhu cầu quản lý của doanh
nghiệp.
Trong môi trƣờng máy tính, tổ chức kiểm soát liên quan đến kiểm
soát chung và kiểm soát ứng dụng. Đối với kiểm soát chung bao gồm kiểm
soát truy cập từ bên ngoài, phân chia chức năng hệ thống, kiểm soát truy
cập hệ thống, dấu vết kiểm toán và kiểm soát lƣu trữ. Đối với kiểm soát
ứng dụng: tổ chức xét duyệt, xây dựng quy trình thực hiện, thiết lập kiểm
soát cho từng màn hình nhập liệu, kiểm tra kết quả xử lý nhằm đảm bảo
cung cấp thông tin chính xác, kịp thời và đúng đối tƣợng sử dụng.