THỰC TRẠNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI XÍ NGHIỆP XE KHÁCH NAM HÀ NỘI

THỰC TRẠNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TẠI XÍ
NGHIỆP XE KHÁCH NAM HÀ NỘI
2.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty
Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội được hình thành theo quyết định chuyển
đổi 826 ngày 25/05/1996 tiền thân là xí nghiệp đóng xe ca Hà Nội. Xí nghiệp là
nột doanh nghiệp nhà nước trực thuộc trụ sở Giao thông công chính Hà nội. Xí
nghiệp xe khách Nam Hà Nội là doanh nghiệp hạch táon độc lập có tư cách
pháp nhân, có con dấu riêng và mở tàI khoản tại ngan hàng Công thương
Thanh Xuân để hoạt động. Trụ sở chính của công ty tại: 90 Đường Nguyễn
Tuân – Quận Thanh Xuân – Hà Nôi.
Từ khi chuyển đổi sang cơ chế thị trường, bên cạnh những thuận lợi Xí
nghiệp đã gặp không ít khó khăn mà cơ chế mang lại: sự cạnh tranh gay gắt
của các công ty vận tải khác, thị trường nhập khẩu ô tô mở rộng nhiều loai xe
và chủng loại xe khách đươc các doanh nghiệp nhập khẩu đưa vào hoạt động ,
nhu cầu ngày càng cao của khách hàng với nhu cầu đI lại và yêu cầu dịch vu.
Chức năng kinh doanh của xí nghiệp là đóng mới và sửa chữa tất cả các
loại xe ô tô và cung cấp dịch vụ vận chuyển hành khách phục vụ nhu cầu đI lại.
Trong nghành công nghiệp ô tô của nước ta còn rất non trẻ và mới mẻ so với
các nước tiên tiến trên thế giơI. Nhận biêt được những thuận lợi khó khăn do
đặc điểm chung của nghành ,Xí nghiệp đã có những chiến lươc kinh doanh
cũng như phương pháp quản lý doanh nghiệp mới để phù hợp với tình hình thị
trường trong nước và thế gới.
2.2 Một số đặc điểm kinh tế kĩ thuật của Công ty
2.2.1 Chức năng nhiệm vụ của Công ty
Xí nghiệp là doanh nghiệp đóng mới sửa chữa tất cả các loại xe ô tô và
cung cấp dịch vụ vận chuyển hành khách phục vụ nhu cầu đI lại của nhân dân.
Nhiệm vụ .chức năng của xí nghiệp:
+Kinh doanh vận tảI hành khách công cộng và liên tỉnh
+Thiết kế và đóng mới, lắp ráp, sửa chữa loại xe, phương tiện vận tải.
+Sản xuất, gia công các phương tiện cơ khí, mây tre, cửa nhôm và các loại
điện dân dụng khác.

2.2.2 Đặc điểm về vốn
Vồn là một trong những nguồn lực không thể thiếu của mỗi đơn vị sản
xuất kinh doanh,là điều kiện cần để xây dựng nhà xưởng,mua sắm máy móc
thiết bị,nguyên vật liệu đầu vào,chi trả lương trang trải các chi phí trong quá
trình sản xuất.
Theo thống kê tính đén cuối năm 2007 tổng số vốn góp của Công ty là 50
tỷ đồng trong đố vốn cố định 17,6 tỷ đồng(chiếm 35,3%),vố lưu động 32,35tỷ
đồng(chiếm 64,7%).
Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội là một doanh nghiệp trực thuộc Tổng
công ty vân tải Hà Nội và là một công ty lớn vậy 50 tỷ đồng chưa hẳn đủ để
công ty sản xuất kinh doanh nên Công ty phải luôn tự bổ sung từ các nguồn
vốn khác nhau như vay ngắn hạn, huy động vốn của cán bộ công nhân viên,
thanh lý hàng tồn kho… để tăng quy mô sản xuất kinh doanh.
Việc sử dụng vốn và công tác quản lý vốn của Công ty được thực hiện tốt
nên không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty,
các xí nghiệp, các đơn vị trực thuộc luôn được cung cấp vốn đầy đủ. Vốn cố
định luôn được bảo toàn, vốn lưu động không ngừng được bổ sung đảm bảo
cho hoạt động của công ty.
Công ty luôn đảm bảo nghĩa vụ tài chính đối với nhà nước. Tuy nhiên
Công ty còn phải nâng cao hơn nữa công tác bảo toàn và phát triển vốn, hợp lý
hoá việc quản lý và sử dụng vốn. Muốn vậy Công ty cần nghiên cứu kỹ các
phương pháp phân loại và kết cấu tài sản cố định,quá trình mua sắm, dự trữ
nguyên vật liệu,quá trình tiêu thụ sản phẩm. Từ đó quá trình tái sản xuất của
Công ty sẽ được thực hiện thường xuyên, liên tục và có hiệu quả hơn rất nhiều.
2.2.3 Đặc điểm về lao động, tiền lương
Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội có một đội ngũ nhân viên với trình độ
chuyên môn kĩ thuật vững vàng. Phần lớn trong số họ đã tốt nghiệp đại học
như: Đại học Bách Khoa, Đại học kinh tế quốc dân, Quốc gia Đại học Công
nghệp… Các nhân viên khi mới tuyển dụng vào Công ty phải trải qua đợt thử
việc tại Công ty trong một thời gian ngắn. Sau khi nhân viên được nhận vào

làm chính thức được Công ty bố trí sắp xếp công việc theo hợp đồng đã thoả
thuận. Phần lớn các nhân viên trong công ty còn rất trẻ và nhiệt tình với công
việc, rất nhiều người chưa có gia đình nên họ có thể tập chung vào công việc và
khả năng đi công tác xa dài ngay. Các nhân viên ngoài tỉnh chiếm trên 50% đều
đã tốt nghiệp ít nhất 2 năm và từng tham gia làm việc ở một số công ty khác
trước khi vào làm tại Công ty.
Dưới đây là bảng khái quát về cơ cấu lao động và trình độ nghiệp vụ
công nhân viên Xí nghiệp.
Bảng 2.1 Cơ cấu –trình độ lao động
Phân loại Đơn vị
tính
Năm 2006 Năm 2007
Số
lượng
% Số
lượng
%
Tổng số lao động
-Lao động gián tiếp
-Lao động trực tiếp
Người
Người
Người
167
67
100
100
40
60
200

84
116
100
40,6
59,4
2. Trình độ
-Trên đại học

-Đại học

-Cao đẳng

-Trung học
Người
Người
Người
Người
4
60
5
98
2,4
36
3
58,6
5
75
9
112
2,5

37,5
4,5
56
Dựa vào bảng trên ta thấy :
+Về lao động gián tiếp có xu hướng tăng dần:Năm 2006 số lao động gián
tiếp này là 67 người chiếm 40%tổng số lao động trong toàn Công ty.Đến năm
2005 số lao động này tăng thêm 17 người chiếm 40,6%tổng số lao động toàn
công ty.
+Về lao động trục tiếp:lượng lao động cũng có xu hướng tăng .Cụ thể năm
2006đến năm 2007 tăng 16 người .Tỷ trọng năm 2006 chiếm 60%trong khi
năm 2007 chiếm 59,4%tổng số lao động toàn công ty.
Nhận thức được trình độ lao động đóng vai trò quan trọng trong tổ chức
quản lý sản xuất kinh doanh,công ty đã đề ra chiến lược phát triển,nâng cao
trình độ lao động,chú trọng công tác đào tạo chuyên môn nghiệpvụ,nâng cao ý
thức trong sản xuất.
Trong những năm gần đây Công ty thường xuyên cử người đi học nâng
cao hàm thụ,tại chức,tập huấn nghiệp vụ,nâng cao tay nghề cho công nhân
trực tiếp sản xuất.Đối việc tuyển nhân viên,công ty luôn ưu tiên nhân viên có
trình độ chuyên môn ,có bằng cấp cho dù là nhân viên quản lý hay công nhân.
Nhìn vào bảng 2.1 ta thấy số lượng lao động có trình độ trên đại học
năm 2006 là 2,4%,năm 2007 đã tăng lên:2,5%.Số lao động có trình độ đại học
cũng có xu hướng tăng:năm 2006 có 60 người đến năm 2007tăng thêm 15
người.Cùng với sự tăng lên của lao động có trình độ đại học là sự tăng lên của
lao động có trình độ trung cấp và giảm về số lượng lao động có trình độ cao
đẳng .Lao đông có trình độ cao đẳng năm 2006 là 5 người chiếm 3% đến năm
2007 là 9 người chiếm 4,5%tổng số lao động.
2.2.4 Đặc điểm về sản phẩm
Với mục tiêu đa dạng hoá sản phẩm phục vụ nhu cầu thị trường ,Công ty
đã tung ra thị trường rất nhiều sản phẩm với nhiều chủng loại khác nhau.Các
sản phẩm nằm chủ yếu trong 3 ngành hàng chính:

-Ngành Đóng mới các loại ô tô: Công ty đóng mới khung xe và thân xe các loại
ô tô nhưng chủ yếu là xe chở khách, các loại xe từ 8 đến 24 ghế ngồi.
+Ngành sửa chữa, bảo dưõng, bảo trì ô tô: Xí nghiệp nhận sủa chữa, làm
mới vỏ xe ô tô. Bảo dưỡng xe theo định kì của hợp đồng.
+Ngành dịch vụ vận chuyển hành khách công cộng và hợp đồng: Xí nghiệp
Xe khách Nam Hà Nội là doanh nghiệp trực thuộc của công ty vận tải hành
khách Hà Nội. Với nhu cầu đi lại trong nội thành ( Hà Nội ) của dân cư và sinh
viên bằng Xe Bus đây là lĩnh vực ngày càng có nhiều triển vọng phát triển. Xí
nghiệp xác định lĩnh vực vận tải hành khách sẽ là ngành kinh doanh chủ lực
trong tương lai
Cơ cấu sản phẩm của Xí nghiệp thể hiện qua bảng sau:
Bảng 2.2 Cơ cấu sản phẩm của Công ty
Stt
Tên ngành
hàng
Năm 2005 Năm 2006 Năm 2007
GT(tỷ
VNĐ)
Tỷ
trọng(%
)
GT(tỷ
VNĐ)
Tỷ
trọng(%
)
GT(tỷ
VNĐ)
Tỷ
trọng(%

)
1 Đóng mới
ô tô
40 40 44 42 48 43,3
2 Ngành sửa
chữa
10 10 8,4 8 7,7 7
ô tô
bảo dưõng
3 Ngành dịch
vụ vận
chuyển
hành khách
50 50 52,4 50 55,1 49,7
4 Tổng 100 104,8 110,8
Đồng bộ với đầu tư đổi mới công nghệ và cơ sở vật chất ,hệ thống quản
lý cũng được cấu trúc lại, phương pháp quản lý tiên tiến cũng được áp dụng
nhằm mục tiêu chất lượng, hiệu quả và nâng cao sức cạnh tranh. Khẩu hiệu
của Công ty là: sản phẩm+dịch vụ hoàn hảo +thoả mãn tốt nhu cầu của khách
hàng.
2.2.5 Đặc điểm nguyên vật liệu
Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội gồm 3 ngành hàng chính và có nhiều sản
phẩm khác nhau vì thế các sản phẩm được tạo lên bởi những nguyên liệu khác
nhau:
+Nguyên liệu chính:Thép tấm, thép ống,sơn và phụ gia sơn,hoá chất,que
hàn.
+Năng lượng :điện, xăng dầu.
+Các thiết bị, phụ tùng thay thế và các chủng loại vật tư trong việc chế tạo
phụ tùng thay thế để bảo dưỡng và sửa chữa thiết bị, lượng vật tư này cũng
chiếm một tỷ lệ khá cao.

2.2.6 Đặc điểm nhà xưởng ,máy móc thiết bị
Ngoài hệ thống nhà văn phòng ,các xưởng đóng mới ,sửa chữa ,bảo trì ô
tô. Phòng sơn điện ly vỏ và khung ô tô, phong thử nghiệm phục vụ cho hoạt
động kiểm tra sau lắp ráp.,đặc biệt phải kể đến dây truyền công nghệ tiên tiến
( mà dây truyền sản xuất ,thiết bị và công nghệ chính mà hiện nay nhà máy này
đang sử dụng chủ yếu nhập từ Mỹ, Đức, Hàn quốc đạt tiêu chuẩn quốc gia và
quốc tế .
Bên cạnh hệ thống văn phòng ,xưởng cơ khí , lắp ráp vỏ vá thân xe ô
tô,Xí nghiệp còn có một hệ thống các phương tiện vận tải với đầy đủ các chủng
loại xe nhằm mục đích phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh
nghiệp.
2.3 Kết quả sản xuất kinh doanh của công ty trong 5 năm gần đây
Bảng 2.3 kết quả sản xuất kinh doanh trong 5 năm gần đây
Chỉ tiêu Đơn vị
tính
2003 2004 2005 2006 2007
1.Tổng
doanh thu
Tỷ đồng 86 92 100 104,8 110,8
3. Nộp
ngân sách
nhà nước
Tỷ đồng 5,04 5,6 20 7 25 7,84 8,4
4.Lợi
nhuận
Tỷ đồng 8,1 9,5 10.2 11,8 13.4
5.Thunhập
bq
người/thán
g

Ngàn
đồng
1200 1389 1510 1620 1800
Nhìn vào bảng 2.3 ta thấy kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty
trong 5 năm qua ,sản xuất kinh doanh của Công ty đã đạt được rất nhiều
thành công .Doanh số không ngừng tăng lên từ 86 tỷ đồng năm 2003 đến năm
2007 đạt 110,8 tỷ đồng.Tốc độ tăng trưởng trong 4 năm gần đây là tương đối
cao.Các năm Công ty đều hoàn thành vượt mức kế hoạch do Tổng công ty giao
cho .Điều đó chứng minh công ty đa đánh giá đúng yếu tố thị trường khách
hàng và chính sách đối với người lao động bán hàng..Công ty luôn luôn thực
hiện nghĩa vụ đối với nhà nước, nộp ngân sách không ngừng tăng lên năm
2003 là 5,04 tỷ đồng đến năm 2007là 8,4 tỷ đồng .Lợi nhuận tăng cao theo
từng năm điều đó kéo theo lương của cán bộ công nhân viên cũng được tăng
lên đến 1800 ngàn đồng/người/tháng.
2.4 Thực trạng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại Xí nghiệp xe khách
Nam Hà Nội
2.4.1 Kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy tại Xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội
Giám đốc công ty
Phó giám đốc KD
Đại diện lãnh đạo
Phòng TCHC
Phòng TCKT
Phòng kỹ thuật
Phòng đảm bảo nguyên vật liệu va
Phòng đảm bảo chất lượng
Phòng KD đóng mới ô tô
Phòng KD vận tải hành khách
Phó giám đốc Kỹ thuật
Phòng sửa chữa bảo dưỡng
: Mô hình hệ thống quản lý hành chính

Qua sơ đồ công ty ta thấy tổ chức của xí nghiệp xe khách Nam Hà Nội
được xây dựng theo cơ cấu trực tuyến chức năng.Theo mô hình này gồm :
+Ban giám đốc:1 giám đốc và 2 phó giám đốc.
+Có 8 phòng ban chuyên môn nghiệp vụ kĩ thuật.
2.4.2 Chức năng nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty
4.2.1Ban lãnh đạo
a) Tổng giám đốc: là đại diện pháp nhân của Công ty là người điều hành mọi
hoạt động sản xuất trong Công ty và chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý
trực tiếp và pháp luật.
+Chức năng:
Quản lý chỉ đạo toàn bộ mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty.
+Nhiệm vụ:
-Quản lý vốn, tài nguyên, đất đai và các quyền lực khác do công ty giao
và sử dụng theo mục tiêu, nhiệm vụ sản xuất kinh doanh được công ty giao,
chịu sự điều động vốn, tài sản của công ty theo phương án được công ty phê
duyệt.
- Quyết định về tổ chức bộ máy điều hành, bố trí nhân sự đề bạt cán bộ,
quyết định tiền lương, tiền thưởng và sử dụng các quỹ của Công ty.
- Quyết định các kế hoạch kinh doanh, tài chính, mở rộng mạng lưới kinh
doanh.
-Phê duyệt các nội dung, các quy trình , quá trình của hệ thống quản lý
chất lượng theo tiêu chuẩn.
-Kí kết các hợp đồng kinh tế, các dự án lớn.
-Chịu trách nhiệm về công tác đối ngoại.
-Lựa chọn các nhà thầu,nhà cung cấp máy móc thiết bị….
-Lựa chọn các nhà phân phối và các đại lý tiêu thụ sản phẩm.
-Quyết định về kế hoạch đào tạo cán bộ, tổ chức thanh tra và xử lý trong
phạm vi điều lệ của công ty.
-Báo cáo kết quả kinh doanh của Công ty và thực hiện nộp ngân sách
hàng năm cho Nhà nước.

Giúp giám đốc là 2 phó giám đốc,được giám đốc phân công trực tiếp phụ
trách một số phòng ban chuyên môn nghiệp vụ và một số nhiệm vụ cụ thể khác
như tham mưu cho giám đốc chủ trương về công tác hành chính quản trị đời
sống, tiêu thụ sản phẩm với các cơ quan bên ngoài doanh nghiệp…
b) Phó giám đốc Kỹ thuật
+Chức năng:
Giúp giảm đốc quản lý và điều hành các lĩnh vực như: kĩ thuật, khoa học
công nghệ và môi trường, quản lý hành chính….
+Quyền hạn:
-Kí các văn bản trong phạm vi, nhiệm vụ được giao theo sự uỷ quyền của
giám đốc.
-Yêu cầu các trưởng phó phòng báo cáo về công việ liên quan tới các
phần chức năng, nhiệm vụ do mình phụ trách.
-Kiểm tra việc đảm bảo chất lượng sản phẩm do công ty mình sản xuất
ra
-Điều động, giao nhiệm vụ cho các cán bộ trong phòng ban thuộc mình
trực tiếp phụ trách.
+Trách nhiệm:
-Điều hành các lĩnh vực kĩ thuật tại Công ty bao gồm:quản lý kĩ thuật các
hệ thống thiết bị, máy móc thiết bị, phương tiện phục vụ kinh doanh và hệ
thống máy móc.
-Quản lý kĩ thuật theo hệ thống điện nước phục vụ cho công việc của
Công ty.
-Là người thay mặt cho giám đốc điều hành công tác chất lượng trong
Công ty và chịu trách nhiệm về chất lượng sản phẩm và dịch vụ.
-Chịu trách nhiệm về công tác an toàn lao động, vệ sinh công nghệ và
môi trường làm việc.
-Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của giám đốc.
c) Phó giám đốc KD
+Quyền hạn:

-Kí các văn bản theo sự uỷ quyền của giám đốc.
-Kiểm tra tất cả các khâu trong công ty để đảm bảo chất lượng, thoả
mãn yêu cầu của khách hàng.
+Trách nhiệm:
-Xây dựng chiến lược và chính sách tiêu thụ sản phẩm.
-Lập kế hoạch tiêu thụ hàng tháng,quý,năm đối với các loại sản phẩm.
-Xây dựng mạng lưới các nhà phân phối tiêu thụ sản phẩm rộng khắp cả
nước.
-Duy trì và phát triển thị phần thị trường, đề ra các chính sách củng cố
và mở rộng thị trường.
-Xây dựng chính sách đối với khách hàng.
-Đánh giá phân tích, đo lường sự thoả mãn của khách hàng và đề ra các
chính sách tạo sự ổn định, tăng cường hợp tác với các khách hàng có quan hệ
thương mại với Công ty.
-Chỉ đạo các phòng kinh doanh và các đơn vị liên quan giải quyết các
khiếu nại của khách hàng.
-Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của giám đốc.
d) Đại diện lãnh đạo
Giúp giám đốc điều hành hệ thống quản lý chất lượng và kiểm tra chất
lượng ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất .
2.4.2.2 Phòng tổ chức hành chính
+Chức năng: tham mưu cho giám đốc về tổ chức bộ máy kinh doanh, bộ trí
nhân sự và các công tác có liên quan tới công tác hành chính.
+Nhiệm vụ:
-Công tác tổ chức bộ máy, công tác cán bộ, công tác tuyển dụng và sử
dụng lao động, công tác đào tạo và phát triển nguồn nhân lực.
-Công tác lao động tiền lương, công tác thi đua khen thưởng, kỉ luật,
công tác an toàn, bảo hộ lao động và thực hiện chế độ thực hiện chính sách đối
với người lao động.
-Thực hiện công tác pháp chế, kiểm tra, thanh tra, bảo vệ quân sự

-Thực hiện công tác quản trị hành chính.
-Công tác quảng cáo trên các phương tiện thông tin đại chúng, phối hợp
các phòng nghiệp vụ xây dựng, thực hiện các chương trình thông tin quảng cáo
của Công ty trên các phương tiên thông tin đại chúng như:đài,báo…được lãnh
đạo phân công.
+Quyền hạn:
-Được đề nghị lãnh đạo Công ty bố trí đủ cán bộ, chuyên viên, nhân viên
và trang bị điều kiện làm việc để thực hiện chức năng nhiệm vụ được giao.
-Được độc lập về chuyên môn nghiệp vụ, được kiến nghị , tham gia trực
tiếp và phối hợp với các phòng nghiệp vụ kiểm tra thực hiện, đề xuất giải quyết
các vấn đề có liên quan đến lĩnh vực chuyên môn nghiệp vụ của phòng.
-Được quyền tiếp nhận, trao dổi thông tin và yêu cầu các phòng nghiệp
vụ, các đơn vị trực thuộc Công ty cung cấp thông tin, số liệu thuộc lĩnh vực
chức năng nhiệm vụ của phòng và các vấn đề liên quan khác.
-Được trực tiếp giao dịch với các cơ quan chức năng để thực hiện nhiệm
vụ của phòng.
+Số lượng cán bộ công nhân viên trong phòng
Phòng gòm có 6 cán bộ trong đó có :
1 trưởng phòng phụ trách quản lý các công việc trong phòng
1 phó phòng giúp việc cho trưởng phòng và được phân nhiệm vụ cụ thể.
4 nhân viên nghiệp vụ