Quản lý hội họp

Quản lý hội họp

Quyết định nếu một cuộc họp là cần thiết
Việc đầu tiên bạn cần quyết định là nếu một cuộc họp chính thức là cần thiết. Có lẽ
những buổi sáng buổi họp nhân viên có thể được giảm xuống một vài lần một tuần,
thay vì mỗi ngày, hoặc có lẽ họ có thể diễn ra trong cà phê buổi sáng và ít nghi thức
hơn (more informal). (Trong module kế tiếp, chúng ta sẽ còn nói về một số lựa chọn
thay thế cho các cuộc họp).
Nếu một cuộc họp chính thức là cần thiết, chia người tham dự của bạn hai nhóm:
những người tham gia (participants) và quan sát (observers). Hãy để mọi người biết
những gì thuộc về nhóm họ để họ có thể quyết định xem họ chọn tham dự. Nếu bạn
gửi một báo cáo sau cuộc họp, có thể sẽ thỏa mãn (enough) cho một số người.
Sử dụng Phương pháp PAT (PAT Approach)
Chúng ta tiếp cận cách sử dụng phương pháp PAT để chuẩn bị cho cuộc họp và diễn
tiến.
1.1.1 Mục đích (Purpose)
Mục đích của cuộc họp là gì? Chúng ta hãy nói rõ (state) điều này trong một câu
ngắn. Ví dụ: "Đây là cuộc họp để xem xét lại chính sách mới về ký hoá đơn". Điều
này sẽ giúp mọi người đánh giá đúng nếu họ cần phải tham dự. Nó cũng sẽ giúp bạn
xây dựng các chương trình nghị sự và xác định xem cuộc họp đã thành công chưa.

Hội họp thường được xem như là một cái ác cần thiết của đời
sống văn phòng. Rất ít người mong các cuộc họp, và có lý do
tốt. Quá nhiều cuộc họp thiếu mục đích và cơ cấu. Tuy nhiên,
chỉ với một vài công cụ, bạn có thể thực hiện bất kỳ một cuộc
họp sử dụng tốt hơn nhiều thời gian của mọi người.

1.1.2 Chương trình nghị sự (Agenda)
Đây là xương sống của cuộc họp. Nó nên được xây dựng tốt trước cuộc họp, gửi đến
tất cả người tham gia tham khảo, và nó sẽ được sử dụng trong cuộc họp để tuân theo
(keep) quá trình (things on track).

1.1.3 Khung thời gian (Time frame)
Cuộc họp sẽ được kéo dài bao lâu? Thông thường, các cuộc họp không được vượt quá
một giờ. (Trong thực tế, chúng tôi đề nghị một cuộc họp năm mươi phút, bắt đầu từ X
giờ 5 phút và kết thúc năm phút trước X+1 giờ). Nếu cuộc họp cần được kéo dài hơn,
hãy đảm bảo bao gồm giờ nghỉ, hoặc chia thành hai hoặc nhiều phiên.
Xây dựng Chương trình nghị sự
Trước khi cuộc họp, liệt kê ra một danh sách những gì cần phải được thảo luận, bạn
tin rằng nó sẽ mất bao lâu, và người sẽ trình bày từng mục. Dưới đây là một ví dụ.
Thời gian Mục Presenter
Mục đích và chương trình nghị sự cuộc họp
xét
Jill Smith
Nhận xét về hiện tại đơn ký kết hợp Quy trình Joe King
Xét lại hóa đơn mới ký kết hợp Quy trình Joe King
Các câu hỏi và trả lời Joe King
Wrap-Up Jill Smith
Sau khi hoàn tất chương trình nghị sự, gửi nó cho tất cả người tham gia và quan sát,
tốt hơn với yêu cầu cuộc họp, và tốt nhất là 2-3 ngày trước khi cuộc họp. Hãy chắc
chắn rằng bạn chấp thuận yêu cầu của mọi người, trong đó có bổ sung hoặc xóa. Nếu
bạn thực hiện thay đổi, gửi một bản cập nhật duy nhất 24 giờ trước khi cuộc họp.
Những điều cần lưu giữ trên kế hoạch
Trước khi hội nghị, gửi chương trình trên một sơ đồ (flip chart), bảng, hay slide
PowerPoint. Cần năm phút đầu tiên của cuộc họp để duyệt qua chương trình nghị sự
và nhận được sự nhất trí (get approval). Trong cuộc họp, sử dụng thời gian ngắn (take
minutes) với các chương trình nghị sự như là một khuôn khổ.
Nội dung Mã hành động (s) Người phụ trách Hạn chót
Xem xét và chương trình
nghị sự hội Mục đích
Không có (N/A) Không có
Nhận xét về hiện tại đơn ký

kết hợp Quy trình
Hiện quy trình cần
phải được lưu trữ
Jane Smith 05 Tháng
6
Xét lại hóa đơn mới ký kết
hợp
Quy trình Mới quy
trình cần được gửi
Joe King 05 Tháng
6
Các câu hỏi và trả lời Trả lời câu hỏi về tác
động trên máy chủ
01 tháng 6
Wrap-Up N/A N / A N/A
(Mặc dù cấu trúc này không chính thức sẽ được đầy đủ cho hầu hết các cuộc họp, các
cuộc họp chính thức hơn có thể yêu cầu thêm phút chính thức.)
Công việc của bạn là chủ trì để giữ cuộc họp được chạy theo các chương trình nghị
sự. Nếu một sự việc vượt qua thời gian theo lịch trình của mình, hãy yêu cầu các
nhóm hiểu rằng thời gian dài thêm là cần thiết để thảo luận về các mặt. Nếu vậy, làm
thế nào mà họ muốn xử lý nó? Họ có thể làm giảm thời gian cho các việc khác, xoá
bỏ các tiết mục khác hoàn toàn, đảm bảo tiến độ cho phiên làm việc, hoặc một lịch
trình họp. Không có vấn đề gì nhóm không đồng ý, hãy chắc chắn rằng họ liên đới
vào quyết định của họ.
Vào cuối cuộc họp, nhận định rằng tất cả các bản ghi trong lịch trình đã được triển
khai đầy đủ. Điều này sẽ xác định bất kỳ khoảng trống mà có thể yêu cầu theo dõi và
nó sẽ cung cấp cho người tham gia ý thức tích cực về cuộc họp.
Chắc chắn làm cho các cuộc họp Was đáng giá

Sau cuộc họp, gửi một bản tóm tắt các nội dung cuộc họp (asummary of

the meeting), bao gồm tất cả các hoạt động, cho tất cả người tham gia và
quan sát, và bất kỳ ai khác cần một bản sao. Hoạt động phải được ghi rõ
chỉ định (indicated), với ngày bắt đầu và ngày kết thúc, và tiến trình
(progress dates) nếu thực hiện. Cuộc họp tiếp theo (follow-up meeting)
đã được lập lịch, cũng nên thông tin cho mọi người.