tiểu luận logistics ứng dụng giải pháp hệ thống erp cho doanh nghiệp logistics

Trong thời đại toàn cầu hóa, các doanh nghiệp logistics Việt Nam không chỉ
phải cạnh tranh với nhau mà còn phải đối đầu với những “ông lớn” quốc tế thâm nhập
vào thị trường tiềm năng này. Vì vậy, các doanh nghiệp trong lĩnh vực này luôn luôn
tìm những giải pháp để nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Trong những thập kỷ qua, thế giới đã chứng kiến sự tăng trưởng mạnh mẽ của
lĩnh vực logistics với vai trò của công nghệ thông tin (CNTT) như là xương sống của
toàn bộ chuỗi dịch vụ logistics. Ứng dụng CNTT không chỉ nâng cao hiệu quả hoạt
động của các công ty logistics mà còn góp phần đáp ứng yêu cầu ngày càng gia tăng
của khách hàng.
Nhận thấy tính cấp thiết của việc ứng dụng công nghệ như một giải pháp hàng
đầu cho các doanh nghiệp logistics tại Việt Nam, bài tiểu luận sẽ đi sâu nghiên cứu đề
tài: Ứng dụng giải pháp hệ thống ERP cho các doanh nghiệp logistics. Bài tiểu luận sẽ
phân tích những lợi ích của ERP trong việc giải quyết những khó khăn của các doanh
nghiệp logistics từ đó đề xuất ứng dụng hệ thống SAP ERP logistics (là một hệ thống
ERP của công ty SAP).
Cấu trúc bài tiểu luận gồm 3 chương: chương 1 nêu những kiến thức cơ bản về
doanh nghiệp logistics và hệ thống ERP; Chương 2 sẽ nêu lợi ích của ERP đến doanh
nghiệp logistics cũng như quy trình áp dụng hệ thông ERP; Chương 3 bàn luận cách
thức áp dụng hệ thống SAP ERP cũng như quy trình quản lý vận tải qua SAP.

1


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN DOANH NGHIỆP
LOGISTICS VÀ HỆ THỐNG ERP
1.1.

Doanh nghiệp Logistics

Dịch vụ logistics nước ta bắt đầu phát triển từ những năm 1990 trên cơ sở của
dịch vụ giao nhận vận tải, kho vận. Hiện nay, cả nước có khoảng 1.200 doanh nghiệp

cung cấp dịch vụ logistics (so với con số 700 trước năm 2005) như dịch vụ giao nhận
vận tải, kho bãi, bốc dỡ , đại lý vận tải, đại lý giao nhận, dịch vụ logistics… chủ yếu
tập trung tại khu vực TP. Hồ Chí Minh và Hà Nội.
1.1.1. Một số khái niệm về doanh nghiệp logistics
a. Doanh nghiệp
Theo luật doanh nghiệp 2005 (Điều 4), doanh nghiệp là tổ chức kinh tế, có tài
sản, có trụ sở giao dịch ổn định, được đăng kí kinh doanh theo quy định của pháp luật,
nhằm mục đích thực hiện các hoạt động kinh doanh.
b. Logistics
Trước hết về từ “logistics”, Logistics có người dịch ra là hoạt động “hậu cần” bởi
nó bắt nguồn từ quân sự, hay lại nói đó lafdichj vụ giao nhận kho vận. Tuy nhiên tất cả
các cách dịch đó đều chưa thỏa đáng, không phản ánh đúng bản chất của logistics, bởi
nó là mộ từ bao hàm nghĩa quá rộng, giống như trường hợp nghĩa của từ marketing
vậy cách tốt nhất là giữ nguyên “logistics”
Trong luật thương mại Việt Nam 2005 (điều 233-mục 4-chương VI) : “Dịch vụ
logistics là hoạt động thương mại, theo đó thương nhân tổ chức thực hiện một hay
nhiều công đoạn bao gồm: Nhận hàng, vận chuyển, lưu kho, lưu bãi, làm thủ tục hải
quan, các thủ tục giấy tờ khác, tư vấn khách hàng, đóng gói bao bì, ghi ký mã hiệu,
giao hàng hoặc các dịch vụ khác có liên quan đến hàng hóa theo thỏa thuận của khách
hàng để hưởng thù lao”.
c. Doanh nghiệp logistics
Doanh nghiệp logistics là những đơn vị tổ chức và cung ứng dịch vụ vận chuyển
hàng hóa, nguyên vật liệu… Không chỉ hoạch định kế hoạch, giúp thực hiện và kiểm
soát quá trình lưu thông, lưu trữ các loại hàng hxóa, nguyên vật liệu…theo nhu cầu
của khách hàng, các doanh nghiệp vận chuyển logictics còn đảm nhận luôn nhiệm vụ
quản lý các thông tin có liên quan đến quá trình vận chuyển và lưu kho hàng hóa trong
suốt chuỗi logistics, xử lý các giấy tờ, các vấn đề phát sinh trong lô hàng mà mình đảm
nhận vận chuyển…
2

1.1.2. Phân loại doanh nghiệp logistics
Phân loại theo hình thức khai thác hoạt động logistics:
•

Logistics bên thứ nhất (1PL – First Party Logistics hay Logistics tự cấp)

Logistics bên thứ nhất là hoạt động logistics do doanh nghiệp sở hữu sản
phẩm/hàng hoá tự mình tổ chức và thực hiện để đáp ứng nhu cầu của bản thân doanh
nghiệp.
Đây là logistics tự cung cấp, nghĩa là các công ty sẽ tự thực hiện các hoạt động
logistics của mình. Các công ty này có thể là người cung cấp, gửi hàng hóa hoặc là
người nhận hàng. Để làm được việc này thông thường các công ty này phải thực sự lớn
mạnh và sở hữu nhiều trang thiết bị phương tiện vận tải, nhà xưởng, thiết bị xếp dỡ,
nhân công thực hiện các hoạt động logistics … Trên thế giới số doanh nghiệp làm
được việc này rất ít, chủ yếu chỉ là những tập đoàn Logistics lớn với mạng lưới toàn
câu và có quy trình hoạt động phù hợp với từng địa phương.
•

Logistics bên thứ hai (2PL – Second Party Logistics - Cung cấp dịch vụ
logistics bên thứ hai):

Logistics bên thứ hai là hoạt động logistics do nhà cung cấp logistics thực hiện
cho một/một vài hoạt động nhỏ trong chuỗi cung ứng để đáp ứng nhu cầu của chủ
hàng.
Đây chính là những công ty quản lý các hoạt động logistics truyền thống như vận
tải hay kho vận có thể kể đến như các hãng xe tải, hãng tàu, hãng hàng không… Hình
thức này thường dành cho những doanh nghiệp kinh doanh không sở hữu đủ phương
tiện di chuyển và cơ sở hạ tầng để giúp cắt giảm chi phí và vốn đầu tư…
•

Logistics bên thứ ba (3PL – Third Party Logistics hay logistics theo hợp
đồng):

Logistics bên thứ ba là hoạt động logistics do một doanh nghiệp độc lập thay mặt
chủ cửa hàng tổ chức thực hiện và quản lý các dịch vụ logistics cho từng bộ phận chức
năng.
Đây chính là những công ty logistics cung cấp giải pháp tổng thể cho dịch vụ vận
chuyển hàng hóa của khách hàng, họ có thể đảm nhiệm oàn bộ quá trình quản lý
Logistics hoặc chỉ một số hoạt động của chuỗi cung ứng. Các công ty này có thể hoạt
động trên danh nghĩa khách hàng của họ, bao gồm việc quản lý và thực hiện hoạt
động vận tải và kho vận ít nhất trong vòng 1 năm.
•

Logistics bên thứ bốn (4PL – Four Party Logistics hay Logistics chuỗi phân
phối):
3


Trong dịch vụ logistics bên thứ tư, bên cung cấp dịch vụ tích hợp, gắn kết các
nguồn lực tiềm năng và cơ sở vật chất khoa học kỹ thuật của mình và các tổ chức khác
để thiết kế, xây dựng và vận hành các giải pháp chuỗi cung ứng.
Thuật ngữ này được sử dụng lần đầu tiên bởi công ty Accenture và là một khái
niệm dựa trên nền tảng của TPL. FPL có nhiệm vụ rộng hơn với vai trò quản lý nguồn
lực, trung tâm điều phối kiểm soát và các chức năng kiến trúc và tích hợp các hoạt
động logictics… Các công ty FPL cũng có nhiều lĩnh vực hoạt động hơn như: các dịch
vụ công nghệ thông tin, và quản lý các tiến trình kinh doanh.
•

Logistics bên thứ năm (5PL – Fifth Party Logistics)

Logistics bên thứ năm là các dịch vụ logistics được cung cấp trên cơ sở thương
mại điện tử. Các nhà cung cấp 5PL sử dụng các hệ thống quản lý (hệ thống quản lý
đơn hàng, hệ thống quản lý kho hàng và hệ thống quản lý vận tải) tích hợp trong một
hệ thống chung, sử dụng công nghệ thông tin để quản lý các bên trong chuỗi phân
phối.
5PL là dịch vụ logistic phổ biến và phát triển nhất hiện nay dành cho Thương mại
điện tử. 5PL quản lý và điều phối hoạt động của các 3PL, 4PL thông qua các giải pháp
thông tin liên quan đến cung và cầu trên thị trường dịch vụ giao hàng thương mại điện
tử. Điểm đặc trưng của 5PL là các hệ thống (Hệ thống quản lý đơn hàng (OMS), Hệ
thống quản lý kho hàng (WMS) và Hệ thống quản lý vận tải (TMS). Cả ba hệ thống
này có liên quan chặt chẽ với nhau trong một hệ thống thống nhất và công nghệ thông
tin.
5PL là giải pháp dành cho các cửa hàng, doanh nghiệp vừa và nhỏ, họ có thể tích
hợp dễ dàng hệ thống quản lý/ ứng dụng của 5PL khi vận hành hệ thống chuyên
nghiệp.
Kết luận
1PL là các doanh nghiệp tự đầu tư vào những phương tiện vận chuyển, các công
cụ hỗ trợ và nguồn nguyên nhiên liệu, nhân lực có sẵn để tổ chức và thực hiện các hoạt
động logistics nhằm đáp ứng nhu cầu cho bản thân.
2PL tập trung cung cấp các dịch vụ đơn lẻ, góp phần vào một khía cạnh nhỏ
trong toàn bộ chuỗi cung ứng của khách hàng. Thường 2PL là những nhà vận tải
đường biển, đường bộ hay đường hàng không.
Về 3PL và 4PL, nhìn một cách khái quát thì cả hai hoạt động này đều tham gia
hoạt động trong chuỗi cung ứng từ nguyên liệu đầu vào cho đến sản phẩm đầu ra, thực
hiện việc vận chuyển đến tay người nhận.
Vậy có sự khác nhau nào giữa 3PL và 4PL?
4

3PL đơn giản là một dịch vụ được thuê với mục đích để cắt giảm chi phí bằng
việc lưu thông dòng chảy nguyên vật liệu và thiết bị từ nhà cung cấp đến nhà sản xuất,
đưa thành phẩm đến các kênh phân phối và nơi tiêu thụ, nó không mang lại giá trị cốt
lõi cho toàn bộ chuỗi cung ứng của khách hàng. 3PL chỉ cung cấp dịch vụ mang tầm
chiến thuật hoặc hơn một chút, thường vào một số mắt xích nào đó trong chuỗi cung
ứng.
Còn 4PL là người đảm nhận vai trò quản trị chiến lược và chuyên sâu trong toàn
bộ chuỗi cung ứng của khách hàng, nghĩa là tập chung cải tiến hiệu quả quy trình và
vận hành toàn bộ chuỗi cung ứng và logistics. 4PL cầu nối giữa khách hàng với các
nhà cung cấp dịch vụ khác, mọi phương diện trong chuỗi cung ứng của khách hàng
đều được quản lý bởi công ty 4PL.
Như vậy, 4PL có liên quan với 3PL và được phát triển trên nền tảng của 3PL
nhưng bao gồm lĩnh vực hoạt động rộng hơn (gồm cả các hoạt động của 3PL), các dịch
vụ công nghệ thông tin, và quản lý các tiến trình kinh doanh. 4PL được coi như một
điểm liên lạc duy nhất, là nơi thực hiện việc quản lý, tổng hợp tất cả các nguồn lực và
giám sát các chức năng 3PL trong suốt chuỗi phân phối nhằm vươn tới thị trường toàn
cầu, lợi thế chiến lược và các mối quan hệ lâu bền.
Phân loại theo tính chuyên môn hóa của các doanh nghiệp logistics:
Các công ty cung cấp dịch vụ bao gồm:
- Các công ty cung cấp dịch vụ vận tải đơn phương: Là những công ty chỉ cung
cấp một phương tiện vận tải. Ví dụ công ty cung cấp dịch vụ đường bộ, đường
biển, đường hàng không..
- Các công ty cung cấp dịch vụ vận tải đa phương thức: Là những công ty cung
cấp dịch vụ vận tải khác nhau từ hai phương tiện trở lên trong cả quá trình vận
chuyển.
- Các công ty cung cấp dịch vụ khai thác cảng
- Các công ty môi giới
• Các công ty cung cấp dịch vụ phân phối bao gồm:
- Các công ty môi giới khai thuê hải quan
- Các công ty thu nhận, gom hàng rẻ

- Các công ty chuyên ngành hàng nguy hiểm
- Các công ty chuyên dịch vụ đóng gói vận chuyển
• Các công ty cung cấp dịch vụ logistics chuyên ngành bao gồm:
- Các công ty công nghệ thông tin
- Các công ty viễn thông
- Các công ty cung cấp giải pháp tài chính, bảo hiểm
- Các công ty cung cấp dịch vụ giáo dục và đào tạo
•

1.1.3. Tầm quan trọng của doanh nghiệp Logistic
5


Nếu người ta xem Marketing là vũ khí chiến lược, trong cạnh tranh vào những
năm của thế kỉ XX, thì trong thế kỉ XXI, vai trò này đã nhường lại cho hoạt động
logistics. Do vậy dịch vụ logistics hoàn hảo sẽ là vũ khí quan trọng rong thời đại ngày
nay. Sau đây là vai trò hay tầm ảnh hưởng quan trọng của doanh nghiệp logistics:
a. Doanh nghiệp logistics góp phần làm giảm chi phí lưu thông, chi phí sản xuất và chi
phí cơ hội cho doanh nghiệp sản xuất, và doanh nghiệp thương mại.
Chi phí lưu thông: Dịch vụ logistics không chú trọng đến tiết kiệm chi phí cho
một khâu nhất định mà chú trọng đến tính hiệu quả trong cả quá trình, nghĩa là
cung cấp dịch vụ với chi phí nhỏ nhất.
• Với chi phí vận chuyển:
-

Một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh tự khai thác phương tiện vận tải của
chính mình thường không đạt được hiệu quả do lượng hàng không cho phép khai thác
tốt nhất trong tất cả các ngày làm việc hoặc xe chỉ chở một chiều. Trong khi đó thông
qua doanh nghiệp logistics xe sẽ chạy 2 chiều đi và về đều có hàng, conteiner sẽ đầy
hơn do việc ghép chung hàng của các đơn vị thuê ngoài dịch vụ khác nhau.

Ngoài ra , dựa vào phương thức vận chuyển đa phương thức, người cung cấp
dịch vụ logistics giúp người gửi hàng giảm chi phí bằng cách kết hợp các phương tiện
vận tải khác nhau như máy bay, xe lửa, tàu biển…
Các dịch vụ đóng gói và lắp ráp tại nơi tiêu thụ cũng giảm được trọng lượng và thể
tích chuyên chở.
•

Với chi phí lưu kho:

Với việc thiết kế và bố trí kho hợp lý , quản lý lượng hàng tồn kho bằng máy tính
để cập nhật thông tin hàng ngày, các doanh nghiệp có thể giảm hoàn toàn chi phí lưu
kho..
•

Chi phí và lãi suất ngân hàng:

Với việc giảm lượng hàng tồn kho cũng như các chi phí vận tải và các ch phí
khác, doanh nghiệp cần một lượng vốn ít hơn phục vụ vào đầu tư cho những lĩnh vực
là thế mạnh của mình do đó nhu cầu vay vốn giảm, chi phí cho lãi suất tiền vay cũng
giảm.
-

Chi phí sản xuất: Thông qua dịch vụ logistics, hàng hóa sẽ có dòng chảy đầu
vào đảm bảo và chất lượng. Một dịch vụ logistics tốt sẽ cung ứng dịch vụ ngay
đúng lúc thị trường cần. Và trong mối liên hệ trong sản xuất là đầu ra của một
tổ chức này chính là một đầu của tổ chức khác. Hơn nữa dịch vụ logistics tốt sẽ
6


đảm bảo nguyên vật liệu đi đúng theo lịch trình và đáp ứng kịp thời cho kế

hoạch sản xuất do thiếu nguyên vật liệu.
- Chi phí cơ hội: Thay vì việc các danh nghiệp đầu tư dàn trải vào các lĩnh vực kinh
doanh mà mình không có nhiều lợi thế cạnh tranh và chiếm nhiều vốn như nhà kho,
đội vận tải, họ có thể tập trung vào việc tạo ra sản phẩm độc đáo để tăng sức cạnh
tranh.
b. Logistics là công cụ markrting hiệu quả giúp các doanh nghiệp sản xuất thâm nhập
thị trường.
Không gì thuận lợi hơn cho các nhà sản xuất khi có một căn cứ phân phối hàng ngay
tại khu vực tiêu thụ. Tại đây hàng hóa sẽ được phân phối theo yêu cầu của khách hàng
theo đúng chất lượng và số lượng, việc in ấn nhãn hiệu theo tiếng bản xứ, thậm chí có
thể mua thêm nguyên liệu tại chỗ để gia công thêm cho hàng nhập khẩu mà không bị
đánh thuế, sẽ giảm chi phí rất lớn cho nhà nhập khẩu, và tạo thuận lợi rất lớn cho việc
cung cấp cho khách hàng các dịch vụ đa dạng khác nhau.
c. Doanh nghiệp logistics tạo thêm giá trị gia tăng và cung cấp dịch vụ khách hàng.
Ngày nay người mua hàng không chỉ mua một sản phẩm, vì công dụng của nó mà còn
mua cả dịch vụ kèm theo sản phẩm đó.
Với những dịch vụ giá trị gia tăng logistics, như dãn nhãn, đóng gói, lắp ráp, dịch vụ
khách hàng đã tạo thêm giá trị gia tăng cho hàng hóa giúp cho doanh thu của nhà sản
xuất được tăng lên. Hơn nữa các dịch vụ như gom và phân hàng lẻ, xé lẻ các lô hàng
lớn, chuẩn bị các lô hàng hỗn hợp,..tạo điều kiện cho các doanh nghiệp đáp ứng tốt
hơn nhu cầu của khách hàng và giảm được chi phí phát sinh.
Với những vai trò của doanh nghiệp logistics trên đây đã làm cho các doanh nghiệp
sản xuất, doanh nghiệp thương mại dần chuyển sang thuê ngoài dịch vụ logistics phục
vụ cho chuỗi hoạt động logistics của doanh nghiệp.
1.2.

Tổng quan về ERP

1.2.1. Khái niệm về ERP
Hệ thống ERP (Enterprise Resource Planning) có nghĩa là hệ thống hoạch định

nguồn lực doanh nghiệp giữ vai trò giúp doanh nghiệp tiết kiệm thời gian trong việc
quản lí, vận hành dự án cũng như nhân sự và các nguồn tài nguyên khác. Thay vì thực
hiện các công việc một cách thủ công, hệ thống ERP là một loại phần mềm tự động
giúp doanh nghiệp quản lí và thực hiện các quy trình đó một cách hiệu quả và tránh sai
sót hơn.
7


Các công việc trong một doanh nghiệp có thể được tự động hóa bởi ERP bao
gồm: Hỗ trợ mua bán hàng, kiểm tra tình trạng hàng tồn kho, các dự án đang khởi tạo
và theo dõi. các quy trình giải quyết công việc giữa các phòng ban trong công ty…
1.2.2. Chức năng giải pháp hệ thống ERP
Trong nhiều doanh nghiệp trước đây, mỗi phòng ban hay một bộ phận lại có cách
quản lí dữ liệu khác nhau, không thống nhất. Cách này có thể hiệu quả trong nội bộ,
nhưng khi bước ra kết hợp các bô phận khác và tiến hành chuẩn hóa, nó lại mang đến
nhiều khó khăn khi không thực sự thống nhất. Thứ nhất là việc kết nối các dữ liệu với
nhau, đặc biệt là các khối lượng dữ liệu lớn hoặc phần mềm không tương thích. Từ đó
việc phối hợp giữa nhiều bộ phận của một công ty trở nên khó khăn, tốn kém, mất thời
gian.
ERP xuất hiện với mục đích giải quyết vấn đề này bằng cách thay thế hết tất cả
những hệ thống đơn lẻ này, và công ty chỉ xài một phần mềm duy nhất để quản lý. Tất
nhiên, ERP sẽ được chia nhỏ thành các gói tùy mục đích, ví dụ như gói tài chính, gói
nhân sự, gói kho bãi,… nhưng vấn đề cơ bản đó là dữ liệu nằm chung một chỗ, không
bị phân tán ở đây một ít, ở kia một ít. Mọi nhân viên khi cần (và tất nhiên là khi có đủ
quyền hạn) đều có thể xem được thông tin như ý muốn, và quan trọng hơn, ông giám
đốc ngồi trên cao vẫn có thể nắm tình hình doanh nghiệp của ông một cách nhanh
chóng mà không phải đợi hàng tá báo cáo từ nhiều bộ phận gửi lên trong một thời gian
dài. Một công ty có thể chỉ mua một số gói nhất định tùy theo khả năng và nhu cầu của
mình chứ không cần phải mua hết cả bộ (vì có thể họ không cần đến), chứ còn những
năm 90 thì ERP là một “cục” thật to bắt buộc công ty phải mua nguyên cả bộ rất đắt

tiền
Ngoài ra, hệ thống ERP sẽ được tùy biến theo nhu cầu của từng công ty bởi mỗi
doanh nghiệp sẽ có các yêu cầu khác nhau, những quy trình khác nhau. Và không chỉ
các gói có thể tùy biến mà từng biểu mẫu, từng thanh công cụ, vị trí các nút, các khu
vực điền số liệu... cũng thể được tinh chỉnh lại cho phù hợp nhất. Nhưng khái quát, hệ
thống ERP cơ bản bao gồm những chức năng sau:
•

Quản lí quan hệ khách hàng (Customer relationship management CRM)

•

Quản lí mua hàng (Purchase functionalities)

•

Quản lí bán hàng (Sales functionalities)

•

Quản lí kho (Warehouse functionalities)

•

Quản lí sản xuất,vận chuyển (Manafacturing and shipping functionalities)
8


•
Tài chính kế toán, quản lí chi phí

management)
•

(Financial accounting and expense

Quản trị nhân sự (Human resources management)

Hình 1: Chức năng của một hệ thống ERP cơ bản
1.2.3. Lợi ích của ERP đối với doanh nghiệp
Hi vọng lớn nhất đối với ERP đó là nó có thể cải thiện việc xử lí đơn hàng cũng
như những thứ liên quan đến doanh thu, lợi nhuận, xuất hóa đơn… Đây là những thứ
được gọi với cái tên “fulfillment process”, và cũng vì lý do này mà ERP hay được gọi
là một “phần mềm chống lưng” cho văn phòng. Trong thời gian khoảng 10 năm trở lại
đây có xuất hiện thêm một số module để quản lý khách hàng, chứ trước đó ERP chỉ tập
trung vào việc tự động hóa những bước khác nhau trong hoạt động của công ty sản
xuất.
Khi một nhân viên nhập thông tin đơn hàng vào, anh ta sẽ có hết tất cả những
thông tin cần thiết để hoàn tất order. Ngoài ra, tất cả những nhân viên khác có liên
quan đều có thể cập nhật thông tin và có thể theo dõi tiến độ của một đơn hàng bất kì
khi nào. ERP mang lại một thứ “ma thuật” giúp khách hàng nhận thứ mình mua nhanh
hơn vì thông tin ít bị trễ, ít lỗi hơn, và “ma thuật” đó cũng áp dụng cho cả những hoạt
động khác như tính lương cho nhân viên hay tạo báo cáo tài chính.
9


Cụ thể, ERP mang lại những lợi ích cho công ty như sau:
Ghi nhận thông tin đặt hàng của khách hàng: Với hệ thống ERP, các đơn
hàng của khách hàng được tự động hóa từ khoảng thời gian nhận đơn hàng cho đến khi
giao hàng cho khách hàng và bộ phận Tài chính xuất hóa đơn. Trên cơ sở này, Hệ
thống ERP sẽ giúp công ty bạn theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng hơn.

Kiểm soát thông tin khách hàng: Như đã nói ở trên, vì dữ liệu nằm chung ở
một nơi nay mọi nhân viên trong công ty đều có thể truy cập và xem thông tin khách
hàng, một số người có quyền thì có thể đổi cả thông tin mà không lo sợ hồ sơ khách
hàng không được cập nhật xuyên suốt các bộ phận khác nhau. Ngay cả một ông CEO
cũng có thể dễ dàng xem ai mua cái gì ở đâu và bao nhiêu tiền.
Tăng tốc quá trình sản xuất, cung cấp hàng hóa, dịch vụ: ERP có thể phục vụ
như một công cụ giúp tự động hóa một phần hoặc tất cả quy trình sản xuất, từ việc
chuẩn bị nguyên vật liệu cho đến ra thành phẩm, quản lý đầu ra đầu vào, đóng gói và
nhiều thứ khác. Vì chỉ sử dụng một hệ thống máy tính duy nhất nên công ty có thể tiết
kiệm thời gian, giảm chi phí, tăng năng suất và giảm lượng nhân sự cần thiết. Người
quản lý có thể xem tất cả mọi thông số của công ty trong một giao diện hợp nhất,
không phải nhảy từ khu vực này sang khu vực khác chỉ để kiếm vài con số.
Kiểm tra chất lượng, quản lý dự án: ERP giúp doanh nghiệp kiểm tra và theo
dõi tính đồng nhất trong chất lượng sản phẩm, đồng thời lên kế hoạch và phân bổ nhân
lực một cách hợp lý tùy nhu cầu dự án. ERP còn có thể tự động kiểm tra trong cơ sở
dữ liệu xem nhân viên nào có thế mạnh nào rồi tự gán họ vào từng tác vụ của dự án,
người quản lý không phải mất nhiều thời gian cho công đoạn này.
Kiểm soát thông tin tài chính: Để hiểu được hiệu suất của công ty mình ra sao,
người quản lý sẽ phải tìm hiểu số liệu từ nhiều bộ phận khác nhau, nhiều khi có cái
đúng, có cái sai, có cái theo tiêu chuẩn này, có cái thì theo tiêu chuẩn khác. ERP thì
tổng hợp hết mọi thứ liên quan đến tài chính lại một nơi và số liệu chỉ có một phiên
bản mà thôi, hạn chế tiêu cực cũng như những đánh giá sai lầm của người quản lý về
hiệu năng của doanh nghiệp. ERP cũng có thể giúp tạo ra các bản báo cáo tài chính
theo những chuẩn quốc tế như IFRS, GAAP, thậm chí cả theo tiêu Kế toán Việt Nam
(công ty TRG International ở Việt Nam cũng đang chỉnh sửa bộ phần mềm Infor ERP
LN theo chuẩn Việt Nam)
Kiểm soát lượng tồn kho: ERP giúp kiểm soát xem trong kho còn bao nhiêu
hàng, hàng nằm ở đâu, nguyên vật liệu còn nhiều ít ra sao. Việc này giúp các công ty
giảm vật liệu mà họ chứa trong kho, chỉ khi nào cần thiết thì mới nhập thêm (chữ
Planning trong ERP ý chỉ việc giúp doanh nghiệp lên kế hoạch cho các hoạt động của

10


mình, và đây là một ví dụ). Tất cả sẽ giúp giảm chi phí, giảm số người cần thiết, tăng
nhanh tốc độ làm việc.
Chuẩn hóa hoạt động về nhân sự: Chức năng quản lý nhân sự và tính lương
của ERP giúp doanh nghiệp quản lý nhân viên hợp lý. Bên cạnh đó còn thực hiện các
qui trình quản lý nhân sự, giúp sử dụng nhân sự hiệu quả, giảm thiểu các sai sót và
gian lận trong việc tính lương như trước đây.
Công tác kế toán chính xác hơn: Phần mềm kế toán hoặc phân hệ kế toán của
hệ thống ERP sẽ giúp các công ty giảm bớt được những sai sót mà nhân viên thường
mắc phải so với khi thực hiện các tác vụ này một cách thủ công. Chức năng hỗ trợ kế
toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cao cấp kiểm tra
tính chính xác thông tin của từng tài khoản. Hơn nữa, một hệ thống quản lí kế toán
được thiết kế tốt sẽ hỗ trợ các quy trình kế toán và kiểm soát nội bộ chất lượng hơn.
1.2.4. Các loại ERP
Hiện nay có nhiều công ty đang áp dụng ERP trong công việc của mình. Ví dụ
như Thế Giới Di Động. Trong một bài phỏng vấn hồi năm 2009, công ty này chia sẻ
rằng họ đã tự xây dựng ERP của mình với nhiều chức năng, từ hành chính, nhân sự
cho đến quản lý các món hàng cũng như việc bảo hành.
Nếu không xài giải pháp tự xây dựng như TDGĐ thì các công ty có thể tìm kiếm
những giải pháp được xây dựng sẵn, sau đó tùy nhu cầu mà tùy biến lại cho thích hợp
(hoặc đi thuê một công ty bên thứ ba tùy biến). Chúng ta có thể kể đến một số phần
mềm ERP nối tiếng như SAP ERP, Infor ERP LN, Oracle E-Business Suite. Đây là 3
tên tuổi ERP “lừng danh” và bộ phần mềm của họ nhắm đến những công ty vừa và
lớn. Mình được biết Boeing có xài Infor ERP LN và nhờ hệ thống này mà họ có thể
sản xuất và kinh doanh thành công mẫu máy bay 787 Dreamliner. Infor cũng đang có
hơn 4500 khách hàng, từ các công ty tầm trung cho đến TOP500.
Doanh nghiệp nhỏ hơn thì có thể dùng Dynamics ERP của Microsoft, ERP của
IBM và một số những thương hiệu khác. Một vài công ty phần mềm Việt Nam cũng có

bán ERP cho các công ty bên ngoài. Tuy nhiên, những giải pháp nói trên đòi hỏi phải
chi khá nhiều tiền, dao động từ vài chục nghìn cho đến cả triệu USD. Chính vì thế, nếu
những công ty nhỏ hay cửa hàng muốn xài ERP thì có thể dùng những ERP mã nguồn
mở miễn phí trên mạng, ví dụ như Adaxa, ERP5, JFire, OpenERP, WebERP… Tất
nhiên việc tùy biến cho phù hợp với nhu cầu doanh nghiệp sẽ rất khó khăn nếu doanh
nghiệp không có đủ kiến thức chuyên môn.
Ngoài phần mềm cài trên PC và nền web, các hãng ERP cũng có làm thêm phiên
bản di động cho ứng dụng của mình. SAP, Infor ERP LN và một số hãng lớn khác đều
cung cấp ứng dụng giúp nhân viên công ty xem xét thông tin mọi lúc mọi nơi, ngay cả
khi đang ở ngoài đường và không mang laptop bên cạnh. Bạn chỉ cần có smartphone là
có thể nắm được hoạt động của công ty hay cửa hàng của mình.
11


Về quy trình đưa ERP vào công ty, các hãng như Microsoft, SAP, Infor cũng có
đại diện để đi bán triển khai và tùy biến phần mềm tùy theo nhu cầu của khách hàng.
Tuy nhiên đó chỉ là một phần rất nhỏ, còn hầu hết các hãng sẽ bắt tay với những đối
tác (là công ty bên thứ ba) để bán, tinh chỉnh ERP cũng như tích hợp ERP vào quá
trình hoạt động thường ngày của doanh nghiệp. Thời gian để triển khai ERP có thể chỉ
mất vài tháng, nhưng cũng có khi lên đến cả năm trời.

Hình 2: Top 10 giải pháp ERP cho năm 2018 do PCmag bình chọn

12


CHƯƠNG 2: ỨNG DỤNG ERP VÀO DOANH NGHIỆP
LOGISTICS
2.1. Cơ sở áp dụng ERP vào doanh nghiệp
Doanh nghiệp khi hoạt động trên thị trường lâu năm cần có những giải pháp

quản lý về lâu dài để tránh những rủi ro đến với mình. Nếu chỉ dựa vào nguồn nhân
lực sẵn có, e rằng việc xử lý thông tin sẽ không kịp và khiến doanh nghiệp lâm vào thế
khó. ERP ra đời như một giải pháp toàn diện và thiết thực, nhưng các doanh nghiệp
nên sử dụng ERP vào lúc nào?
+ Doanh nghiệp đang bị cạnh tranh nghiêm trọng
Mọi doanh nghiệp khi hoạt động thành công, sẽ có một giai đoạn đứng trên đỉnh
danh vọng và có thể sớm xuất hiện đối thủ cạnh tranh gay gắt. Đây không phải là điều
mới trên thị trường, nhưng không phải ai cũng hiểu rõ để có cách giải quyết tốt nhất.
Nhiều doanh nghiệp khi thấy xuất hiện đối thủ cạnh tranh dễ rơi vào thế bí và trở nên
có phần yếu thế. Để vượt qua khoảng thời gian này dễ dàng, doanh nghiệp nên sử dụng
ERP – một giải pháp vô cùng hiệu quả. Khi sử dụng ERP, mọi thông tin về sản phẩm
đối thủ mang đến thị trường hay chiến lược bên đó sử dụng, bạn hoàn toàn có thể nắm
được và tìm cách ứng phó.
+ Bộ máy quản lý công ty cồng kềnh, yếu kém
Đây là trường hợp điển hình cho việc quản lý chồng chéo – tư duy về quản lý sai
lệch khá nhiều của nước ta. Trong các doanh nghiệp mới thành lập hoặc thành lập sau
này, đều vướng phải lỗi không tổ chức bộ máy quản lý một cách khoa học, phù hợp,
đúng năng lực. Mọi người đều chăm chăm vào việc thực hiện công việc mà quên đi vị
trí, nhiệm vụ của mình. Lúc này, thực hiện ERP sẽ giúp bạn cắt giảm nhân lực hiệu
quả, vị trí bộ máy trong công ty sẽ được sắp xếp một cách khoa học hơn, đảm bảo cho
công việc được tiến hành hiệu quả.
+ Quá nhiều thông tin cần xử lý
Khi doanh nghiệp trên đà phát triển, công việc ngày càng thuận lợi hơn là lúc
khách hàng kéo đến nhiều hơn, nhưng nhân lực hiện tại trong công ty không thể xử lý
triệt để được điều này. Đơn hàng ngày càng nhiều lên, thông tin về khách hàng cần
được xử lý luôn tồn đọng, hệ thống quản lý xuất/ nhập kho hàng hóa bị lẫn lộn. Nếu
không giải quyết dứt điểm khách hàng sẽ kêu ca, chán nản. Trường hợp xấu nhất là vì
phát triển mà bạn mất hết khách hàng thì thật là phiền phức và thất bại. Nếu sử dụng
ERP kịp thời, mọi khó khăn sẽ được xóa bỏ. Lượng công việc được xử lý đều đặn hơn,
13

báo cáo kịp thời cho lãnh đạo, vấn đề của khách hàng kịp thời giải quyết. ERP mới là
giải pháp quan trọng mà mọi doanh nghiệp cần phải biết tới.
2.2. Lợi ích khi sử dụng ERP vào doanh nghiệp logistics
Tối ưu hóa kiểm soát hàng tồn kho
Với ERP, các công ty vận tải quản lý hàng tồn kho trên một bảng điều khiển cá
nhân, cho phép họ xem đơn đặt hàng, bán hàng và giao hàng từ một địa điểm tập
trung. Điều này giúp cho việc đưa ra quyết định tốt hơn: các công ty có thể đưa ra dự
đoán về các đơn hàng trong tương lai dựa trên các xu hướng bán hàng trước đó. ERP
cũng thúc đẩy thời gian phân phối. Nghiên cứu cho thấy rằng phần mềm này tăng tốc
độ thời gian đặt hàng đến nhà phân phối bởi 23 phần trăm.
Các chương trình ERP đi kèm với phân tích dữ liệu thời gian thực (real-time data
analytics) giúp cung cấp cho các công ty những thông tin kinh doanh có giá trị. Các
công ty sử dụng ERP để xác định kho hàng tồn kho, xử lý các đơn đặt hàng trong nước
từ nhà cung cấp, và thực hiện các đơn đặt hàng ra nước ngoài cho khách hàng. Điều
này có thể được thực hiện trên máy tính hoặc điện thoại thông minh. (ERP di động
ngày càng trở nên phổ biến trong những năm gần đây).
Cải thiện việc phân phối
ERP cho phép các công ty vận tải cải thiện dòng quản lý phân phối (distribution
management flow), từ việc hoàn thành sản phẩm cho đến khi vận chuyển. Các chương
trình này thu thập các bộ dữ liệu từ nhiều nguồn - hồ sơ trong nhà, internet, truyền
thông xã hội ... - và hiển thị thông tin thông qua các bản đồ, biểu đồ và đồ thị. Người
sử dụng ERP tham khảo dữ liệu này để cải thiện việc xử lý vật lý và phân phối hàng
hóa từ trung tâm phân phối của họ và đảm bảo khách hàng nhận được hàng đúng thời
gian. Nhiều công cụ ERP thúc đẩy giao tiếp giữa các nhà cung cấp (suppliers), các nhà
phân phối (distributors), và các nhà bán lẻ (retailers); từ đó có thể gửi thông tin trực
tiếp tới người lái xe, như các báo cáo về giao thông và địa chỉ khách hàng.
ERP có thể tiết kiệm tiền cho các công ty vận chuyển. Nghiên cứu cho thấy dữ
liệu chính xác, thời gian thực (accurate and real-time data) về quy trình kinh doanh của

công ty làm giảm chi phí hoạt động là 23% và chi phí hành chính là 22%. Các công ty
thấu hiểu về các phương thức phân phối của họ có thể tùy chỉnh các chương trình ERP
sao cho phù hợp và tối ưu. 90% số người dùng ERP chỉnh sửa cho phù hợp phần mềm
để đáp ứng nhu cầu kinh doanh của doanh nghiệp.
Quản lý nhân viên hiệu quả

14


ERP là một nguồn lực hữu ích để quản lý nhân viên. Các công ty logistics quản
lý giờ lao động và nghỉ ngơi thông qua phần mềm và thu thập thông tin về hoạt động
của nhân viên. ERP dựa trên đám mây (cloud-based ERP) cung cấp cho các công ty
một lớp bảo mật bổ sung. Phần mềm này sẽ sao lưu dữ liệu nhân viên -tiền lương, hợp
đồng, thông tin ngày đi làm, v.v ... để người dùng có thể truy cập thông tin sau khi bị
mất điện, thiên tai hoặc lỗ hổng về an ninh. Cloud ERP cũng mã hóa dữ liệu để ngăn
chặn tin tặc truy cập thông tin nhạy cảm.
Theo Hiệp hội Vận tải Đường bộ Mỹ, kinh doanh vận tải và logistics có mức độ
nhân viên rời ngành cao so với các ngành khác, với tỷ lệ rời ngành hàng năm là 97%
trong quý III năm 2014. ERP có lợi cho các công ty muốn duy trì nhân viên ổn định,
phân phối hợp đồng. Các công ty khai thác vận tải cũng có thể quản lý việc vắng mặt
và tìm nhân viên thay thế một cách nhanh chóng.
ERP đã trở thành công cụ cần thiết cho các hãng vận chuyển muốn kiểm soát
hàng tồn kho, cải tiến quy trình phân phối và quản lý nhân viên hiệu quả hơn. Thị
trường ứng dụng ERP dự kiến sẽ đạt 84,1 tỷ đô la vào năm 2020 khi nhiều ngành công
nghiệp logistics và vận tải ứng dụng đầy đủ công nghệ này.
2.3. Triển khai ERP cho doanh nghiệp logistics
Bước 1: Phân tích và lập kế hoạch
Các công đoạn gồm:
-

Thiết lập đội dự án và phòng dự án
Thiết lập các thủ tục quản trị dự án
Đặt ra và thống nhất các mục tiêu của dự án
Đặt ra và thống nhất kế hoạch dự án
Cài đặt hệ thống ERP lên hệ thống máy chủ và các máy trạm
Thiết kế các mẫu thửu cho các nghiệp vụ chính

Bước 2: Thiết kế hệ thống
Các công đoạn gồm:
-

Đưa ra các quy trình nghiệp vụ
Thiết kế các đầu vào, ra của dữ liệu và các giao diện
Thiết lập và thử cấu hình hệ thống
Huấn luyện người dùng

Bước 3: Chuyển đổi dữ liệu
Các công đoạn gồm:
-

Định nghĩa yêu cầu về chuyển đổi dữ liệu
Đưa ra phương pháp và thủ tục chuyển đổi
Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới
Kiểm tra xác nhận dữ liệu trên hệ thống
15


Bước 4: Chạy thử hệ thống
Các công đoạn gồm:
-

Chạy thử để kiểm tra
Điều chỉnh lần cuối

Bước 5: Bàn giao hệ thống
Các công đoạn gồm:
-

Chạy chính thức
Kiểm soát hệ thống và đánh giá chất lượng
Chuyển sang cho bộ phận hỗ trợ

2.4. Một số điểm lưu ý khi áp dụng ERP
Tính dễ sử dụng
Người sử dụng cần lưu ý đến tính dễ dàng trong việc học và sử dụng phần mềm
ERP. Một số phần mềm đơn giản hơn cho người không chuyên về kỹ thuật học cách sử
dụng vì giao diện với người sử dụng được thiết kế theo cách tự giải thích trong khi các
phần mềm khác có thể khó hiểu hơn đối với người sử dụng.
Yếu tố thân thiện với người sử dụng đặc biệt quan trọng ở Việt Nam. Các phần
mềm trong nước đôi khi có lợi thế hơn về mặt này bởi vì chúng đơn giản và có giao
diện bằng tiếng việt. Các phần mềm kế toán cũng thường được thiết kế phù hợp với Hệ
thống kế toán Việt Nam.
Tuy nhiên, cần lưu ý rằng yếu tố thân thiện cũng có nghĩa là phần mềm đó có ít
chức năng hơn.
Cảnh báo
Một số phần mềm ERP hiệu quả hơn những phần mềm khác trong việc cảnh báo
người sử dụng những lỗi có thể phát sinh do việc nhập sai dữ liệu, chẳng hạn như việc
nhập dữ liệu hai lần cho cùng một nghiệp vụ phát sinh.
Một số phần mềm cũng đưa ra cảnh báo căn cứ vào một số nguyên tắc kinh
doanh, chẳng hạn như báo cho biết mặt hàng nào khách hàng đã đặt mua nhưng mức

dự trữ trong kho đã xuống dưới mức an toàn, hoặc cảnh báo khi một khách hàng nào
đó đã vượt quá mức tín dụng cho phép.
Chất lượng và tính sẵn có của hoạt động hỗ trợ
Một trong những vẫn đề cần cân nhắc nhất là khả năng sẵn có của các dịch vụ hỗ
trợ với chất lượng cao cho các phần mềm ERP đã được lựa chọn.
Một rủi ro rất lớn đối với các phần mềm ERP thiết kế theo đơn đặt hàng là chất
lượng của các tài liệu rất thấp, và rủi ro rất lớn khi các nhân viên phát triển phần mềm
ban đầu chuyển sang một công ty khác, hoặc họ không có thời gian hỗ trợ cho phần
16


mềm đó. Việc này có thể dãn đến nhiều trục trặc nghiêm trọng và làm cho người sử
dụng nản long khi dùng các phần mềm này, đặc biệt là các phần mềm do nội bộ công
ty viết.
Đối với các phần mềm nước ngoài, người sử dụng cần nghiên cứu khả năng các
nhà phân phối trong nước sẽ tiếp tục cung cấp các dịch vụ hỗ trợ cho phần mềm này
trong tương lai cũng như chất lượng của các đại lý về kỹ năng và sự hiểu biết của họ
về các sản phẩm mà họ cung cấp.
Tài liệu dành cho người sử dụng
Chất lượng và sự đầy đủ của các tài liệu hỗ trợ rất quan trọng cho người sử dụng
để họ có thể sử dụng phần mềm một cách hiệu quả. Hầu như các phần mềm thiết kế
sẵn của nước ngoài đều có các tài liệu dành cho người sử dụng rất toàn diện. Những tài
liệu này bao gồm:
•

Tài liệu mô tả về các chức năng thiết kế: mô tả các chức năng mà phần mềm đó

có thể cung cấp
• Tài liệu hướng dẫn cách cài đặt phần mềm: hướng dẫn chi tiết việc cài đặt phần
mềm và định cấu hình, bao gồm cả thông tin về cấu hình của phần cứng

• Sách hướng dẫn sử dụng: giới thiệu tổng quát về cách sử dụng phần mềm, cũng
như những thông tin về việc khắc phục các sai sót
• Sách tra cứu: liệt kê các thông báo lỗi và nguyên nhân gây ra lỗi và hướng dẫn
•

cách khắc phục các lỗi đó
Tài liệu dành cho người quản lý hệ thống: cung cấp những thông tin về cách
thức giải quyết sự cố

Bản địa hóa
Một số phần mềm ERP nước ngoài chỉ có bản tướng Anh và đây có thể là một
vấn đề khó khăn cho một số công ty.
Một thuận lợi của phần mềm ERP sản xuất trong nước là hoàn toàn được thiết kế
phù hợp với hệ thống kế toán và các qui phạm pháp luật của Việt Nam, và có thể sử
dụng tiếng Việt. Các phần mềm này có thể được cập nhật thường xuyên khi các qui
định và tiêu chuẩn có liên quant hay đổi. Điều này sẽ làm cho việc sử dụng và thiết lập
cấu hình cho người sử dụng hệ thống ERP trở nên dễ dàng hơn.
Chức năng đa ngôn ngữ
Các phần mềm trong nước cũng cần phải hoạt động được với các thứ tiếng khác
bên cạnh tiếng Việt như Anh, Nhật, Trung trong trường hợp công ty có nhiều nhân
viên ở các nước khác nhau.
Chế độ đa nhiệm
17


Người sử dụng sẽ cảm thấy dễ dàng hơn nếu phần mềm có thể hỗ trợ việc sử
dụng nhiều cửa sổ ứng dụng cùng một lúc. Chẳng hạn như một số phần mềm cho phép
người sử dụng có thể mở và làm việc trên cửa sổ/màn hình công nợ phải trả trong khi
chưa hoàn tất việc nhập dữ liệu trên cửa sổ công nợ phải thu.

18


CHƯƠNG 3: ỨNG DỤNG GIẢI PHÁP SAP ERP CHO
DOANH NGHIỆP LOGISTICS
3.1. Các thành phần của giải pháp vận tải SAP
•

SAP ERP: Bán hàng và phân phối (sales and distribution – SD) và hệ thống

tiến hành logistics (logistics execution system – LES) cho đơn đặt hàng và vận
chuyển.
Lệnh đặt hàng đại diện cho điểm bắt đầu của yêu cầu vận chuyển của người gửi
hàng. Hàng hóa được mua bởi khách hàng từ một hay nhiều điểm xuất phát tạo
ra các yêu cầu vận chuyển hoặc gửi hàng đơn lẻ.
• SAP ERP: Quản lý nguyên vận liệu (Materials management – MM) và LES cho
lệnh mua hàng, lệnh vận chuyển từ kho và hàng sắp giao tới.
Lệnh mua hàng là nguồn tài liệu theo yêu cầu của người gửi hàng, ở đó hàng
được mua được xác định cùng với địa điểm mua hàng. Từ đó dẫn tới việc giao
hàng cá nhân đơn lẻ. Lệnh vận chuyển từ kho giữa các nhà máy là một lệnh đặc
biệt. ở SAP ERP, lệnh này được coi tương tự như các lệnh bình thường chỉ trừ
một ngoại lệ: một hàng giao vào đồng nghĩa với một hàng giao ra khỏi nhà máy.
• SAP ERP: hệ thống thi hành logistics LES cho người giao hàng (shipper) và
chứng từ chi phí hàng hóa.
Chứng từ vận chuyển ERP và chứng từ chi phí vận chuyển tương ứng bao gồm
lập kế hoạch, thực hiện và lập hồ sơ thanh toán cho quá trình vận chuyển. Với
thành phần Logistics Execution System, bạn có thể tạo các lô hàng và chuỗi vận
chuyển, bằng hình thức giao hàng thủ công hoặc theo quy tắc, và ghi lại quá
trình. Chi phí vận chuyển có thể được tính ở đây là chi phí cung cấp dịch vụ từ
người bán hàng và có thể được lập hóa đơn (invoice).

• SAP APO: Global Available-to-Promise (gATP)
Tính khả dụng toàn cầu sẵn có trong hệ thống APO hỗ trợ xử lý lệnh bán hàng
bằng cách xác định nguồn tốt nhất cho các vật liệu đặt hàng của một khách
hàng (tìm nguồn cung ứng). Một khách hàng yêu cầu ngày giao hàng, cũng như
thời gian vận chuyển, có sẵn và được bảo lưu số lượng vật liệu, và các vật liệu
thay thế sẵn có, cũng được đưa vào xem xét.
• SAP APO: Lên kế hoạch vận tải/Lên lịch trình phương tiện (Transportation
Planning/Vehicle Scheduling (TP/VS)
APO Transportation Planning là một công cụ tối ưu hóa cho kế hoạch vận tải
bao gồm một số thành phần. Nhu cầu vận chuyển được gửi đến và tối ưu hóa
cùng với thông tin về mạng lưới vận tải đã sử dụng và các phương tiện hiện có.
Trình tối ưu hoá tính toán một giải pháp chi phí tối ưu cho các nhu cầu vận
19


chuyển tương ứng: Các tuyến đường với nhu cầu vận chuyển hợp nhất được tạo
ra và được thực hiện với chi phí thấp nhất. Thông qua lựa chọn nhà cung cấp
dịch vụ, bạn có thể tìm thấy nhà cung cấp dịch vụ tốt nhất, có thể được xác định
theo nhiều tiêu chí khác nhau (giá cả, phân bổ, chất lượng, ưu tiên ...) Sau đó
bạn có cơ hội tiến hành đấu thầu các nhà cung cấp dịch vụ để lựa chọn.
• SAP quản lý vận tải (Transport management – TM)
SAP TM là một giải pháp hoàn chỉnh cho việc xử lý các quy trình vận chuyển
như là một nhà cung cấp dịch vụ logistics hoặc người gửi hàng. Nó cung cấp
chức năng toàn diện cho báo giá và quản lý đơn đặt hàng, lập kế hoạch vận
chuyển, đăng, xác định tuyến đường và hợp đồng phụ cho các nhà cung cấp
dịch vụ hoặc các tổ chức nội bộ. Ngoài ra, các chức năng linh hoạt được tích
hợp để tính chi phí vận chuyển để mua bán các dịch vụ vận chuyển, và để tính
chi phí vận chuyển nội bộ. Tích hợp với SAP ERP (FI / CO) có sẵn như là một
tính năng tiêu chuẩn cho các khách hàng thanh toán chi phí vận chuyển hàng
hóa và dịch vụ.

• SAP quản lí sự kiện (Event management)
SAP Event Management là một công cụ phổ quát và linh hoạt mà hỗ trợ tất cả
các loại khả năng hiển thị và quy trình theo dõi trạng thái (status tracking
process)Nó cho phép bạn ghi lại dữ liệu theo quy trình của riêng bạn và của đối
tác; từ đó tạo ra một đánh giá hiệu quả và kết nối với SAP NetWeaver BW. SAP
Event Management được tích hợp với quá trình vận chuyển ERP cũng như SAP
TM, và một loạt các tình huống tracking tiêu chuẩn được định cấu hình.

20


Hình 3: Sơ hồ về các bộ phận của hệ thống vận tải SAP
3.2. Quy trình vận tải truyền thống cho người gửi hàng (SAP ERP, Logistics
Execution System)
Quy trình vận tải truyền thống cho người gửi hàng, tích học với SAP ERP:
Logistics Execution System hỗ trợ các lô hàng xuất khẩu, hàng hoá được nhận và
chuyển. Hình 4 cung cấp tổng quan về giải pháp vận chuyển này. Quy trình tiêu chuẩn
đối với hàng hoá bán ra bắt đầu bằng một đơn đặt hàng do khách hàng khởi xướng
(xem 1 trong Hình 4). Lệnh của khách hàng ghi lại hàng đã bán cần được vận chuyển
và giao từ một hoặc nhiều nhà máy. Dựa trên đơn đặt hàng của khách hàng, một hoặc
nhiều lần giao hàng được tạo ra (Phân phối / Vận chuyển) (xem ô 2). Từ đó bạn có thể
để lô hàng cùng một hay nhiều chuyến hàng. Bạn cũng có thể hợp nhất các chuyến
hàng từ các nhà máy khác nhau. Để lập bản đồ vận tải đường dài, bạn cần tạo các
chứng từ vận chuyển cá nhân cho các chuyến đi trước khi vận chuyển. Đối với từng
chứng từ vận chuyển, bạn có thể tạo một trình xử lý sự kiện trong SAP Event
Management nhằm theo dõi lô hàng (ô 3). Với tham chiếu đến dữ liệu được trích dẫn
trong chứng từ vận chuyển và ngày giao hàng được chỉ định, bạn có thể tạo một chứng
từ chi phí vận chuyển hàng và tính cước vận chuyển phải trả cho nhà cung cấp dịch vụ.
(ô 4)
Việc tính giá bán hàng dựa trên đơn đặt hàng của một vật liệu và hóa đơn được

tạo ra sau đó có thể bao gồm các điều kiện sử dụng cho cước vận chuyển. Điều này
21


giúp bạn vượt qua các khoản phí trả cho nhà cung cấp dịch vụ vận tải cho khách hàng.
Sau đó, bạn có thể sử dụng chứng từ chi phí vận chuyển hàng hóa để chuyển chi phí
của nhà cung cấp dịch vụ sang Kế toán Tài chính, bao gồm cả việc tích lũy dự trữ. (ô
5)

Hình 4: Xử lý SAP ERP cho lệnh bán hàng và mua hàng
3.3. Giải pháp giao hàng truyền thống với chức năng Extended Tendering
Một tiện ích bổ sung cho các nhà cung cấp dịch vụ giao hàng truyền thống với
SAP ERP là sự liên kết của SAP TM với việc lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ mới và
các chức năng đấu thầu. Các lô hàng đã được lên kế hoạch trong hệ thống ERP được
đấu thầu cho một nhà cung cấp dịch vụ "giả", do SAP TM cung cấp, thông qua giao
diện đấu thầu. Các đơn đặt hàng vận tải cũng như các tuyến đường và các đơn vị vận
tải được tạo ra trong quản lý vận tải dựa trên các ERP shipment (xem Hình 5).
Bây giờ bạn có thể sử dụng lựa chọn nhà cung cấp dịch vụ trong SAP TM để xác
định các nhà cung cấp dịch vụ tốt nhất. Sau đó bạn có thể sử dụng chức năng thầu mới
trong SAP TM để tiến hành đấu thầu theo trình tự. SAP Event Management kiểm soát
quy trình đấu thầu và xử lý khi đến hạn khi đấu thầu. Trong trường hợp có phản hồi
22


tích, đơn hàng và đơn vận chuyển tương ứng sẽ được đồng bộ hóa trở lại trong các
chứng vận chuyển ERP.

Hình 5: Xử lý vận chuyển SAP ERP với đấu thầu thông qua SAP TM
3.4. Giải pháp vận tải truyền thống với SAP TM Support
Nếu một công ty đã sử dụng giải pháp truyền thống SAP ERP và đang xem xét

chuyển đổi sang SAP TM mới, có thể làm như vậy từng bước bằng cách chuyển các
chức năng như kế hoạch vận chuyển đến các hệ thống SAP TM.(Hình 6) .
Bán hàng và xử lý đơn đặt hàng cùng với đó là việc giao hàng được tiến hành
trong bộ phận Bán hàng và Phân phối (SD). SAP TM sẽ lập kế hoạch và tối ưu hóa vận
tải, xác định tuyến đường, phân phối. Các đơn đặt hàng vận chuyển sau đó sẽ được gửi
trở lại hệ thống ERP thông qua giao diện dịch vụ, nơi tạo ra các chứng từ vận chuyển.
Quá trình vận chuyển sẽ diễn ra trong Logistics Execution System, ở đó tính toán chi
phí vận chuyển và thanh toán cước hàng hóa của khách hàng được tạo ra.

23


Hình 6: Xử lý vận tải SAP ERP với công cụ lập kế hoạch SAM TM
3.5. Giải pháp giao hàng với cung cấp dịch vụ tham khảo (SAP TM kết hợp với
SAP ERP logistics)
Một công ty giao hàng với bộ phận hoạch định vận tải bên ngoài thường yêu cầu
chức năng vận chuyển mà cho phép giao thoa giữa hệ thống lên kế hoạch vận tải ERP
và quan hệ chặt chẽ với nhà cung cấp dịch vụ. Nhu cầu vận tải có thể được tạo ra trong
các hệ thống khác nhau, tùy thuộc vào khu vực kinh doanh, chẳng hạn như trong một
số hệ thống ERP, trong đó phân phối logistics được xử lý riêng. Nếu mục tiêu là giảm
chi phí thông qua việc củng cố nhu cầu vận tải từ các hệ thống khác nhau, thì không
thể với giải pháp người giao hàng truyền thống được bởi vì các lô hàng được tạo ra ở
đó phải yêu cầu chứng từ vận chuyển được phân phối giữa nhiều hệ thống.
Ở đây, Transport Allocation thường được sử dụng khi xử lý thông qua SAP TM.
Các lệnh bán hàng, đơn đặt hàng và các chứng từ giao hàng được tạo ra trong một số
hệ thống và gửi đến SAP TM thông qua giao diện dịch vụ (xem hình 7). Ngược lại với
giải pháp được mô tả trước đây, việc gửi và đơn đặt hàng vận chuyển được tạo ra
không còn cần phải được gửi lại hệ thống ERP nữa. Điều này sẽ chỉ được thực hiện
24

cho mục đích tính toán cước khách hàng. Tuy nhiên, chi phí vận chuyển tính toán
trong SAP TM và SAP ERP phải được thực hiện riêng.
Tất cả các bước trong quá trình lập kế hoạch, phân bổ và xử lý vận tải sau đó
được thực hiện trong SAP TM, những công cụ lập kế hoạch linh hoạt và chi phí vận
chuyển hàng hóa cung cấp mức hiệu năng cao hơn so với SAP ERP. Theo dõi vận
chuyển trong trường hợp này cũng được thực hiện thông qua tích hợp đối tượng kinh
doanh SAP TM "Shipment" với trình xử lý sự kiện tương ứng trong SAP Event
Management.

Hình 7:Xử lý vận tải cho người giao hàng với hệ thống xử lý SAP TM và SAP ERP
3.6. Giải pháp cung cấp dịch vụ vận tải (SAP TM kết hợp với SAP ERP
Financials)
Các nhà cung cấp dịch vụ vận tải đã thực hiện dịch vụ logistics cho các công ty
khác có thể sử dụng giải pháp dựa trên SAP TM mà cung cấp cơ sở linh hoạt để nhằm
xây dựng quy trình cho họ. Không giống như việc xử lý vận tải với SAP ERP, SAP
25