tiểu luận môn logistics đánh giá năng lực logistics của công ty giao nhận quốc tế trường thành

Lời Mở Đầu
Thị trường toàn cầu đang ngày càng phát triển với sự tiến bộ không ngừng của
ngành vận chuyển giao nhận. Đặc biệt là ở các quốc gia đang phát triển - nơi sự mở
cửa thị trường đang là xu thế tất yếu, logistics được các nhà quản lý coi như là công
cụ, một phương tiện liên kết các lĩnh vực khác nhau của chiến lược doanh nghiệp.
Tại Việt Nam, kinh doanh vận tải giao nhận đang trở nên vô cùng đa dạng và phong
phú với nhiều dịch vụ được cung cấp nhằm đáp ứng nhu cầu giao nhận hàng hóa
trong và ngoài nước. Tuy nhiên, vấn đề đặt ra là, với sự đa dạng và phong phú về
thành phần và dịch vụ, ngành logistics tại Việt Nam đã thực sự đem lại sự hiệu quả
trong hoạt động hay chưa?
Xuất phát từ lí do đó, nhóm chúng em xin chọn đề tài „‟ ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC
LOGISTICS CỦA CÔNG TY GIAO NHẬN QUỐC TẾ TRƯỜNG THÀNH” làm
đề tài nghiên cứu cho bài tiểu luận của mình. Chúng em hi vọng rằng, với những
nghiên cứu và tìm hiểu dưới đây, công ty TNHH giao nhận quốc tế Trường Thành sẽ
có cái nhìn tổng quan về cung cách hoạt động của công ty trong suốt 11 năm kể từ
ngày thành lập, đồng thời có được những phương án, giải pháp thích hợp nhằm tiết
kiệm tối đa các chi phí phát sinh và có thể phát sinh trong quá trình giao nhận, từ đó
mang lại hiệu quả tối đa trong kinh doanh và thúc đẩy hoạt động logistics tại Việt
Nam.

1


I.

TỔNG QUAN SƠ LƢỢC VỀ CÔNG TY TNHH GIAO NHẬN

QUỐC TẾ TRƢỜNG THÀNH
1. Giới thiệu chung
● Tên gọi đầy đủ: Công ty TNHH giao nhận quốc tế Trường Thành
● Tên tiếng Anh: Truong Thanh Logistics

● Trụ sở chính: Số nhà 16 ngõ 41, Khương Đình, Thanh Xuân, Hà Nội
● Fax : +84-4-35683042
● MST : 0105937262
● Tài khoản ngân hàng: 10201-000198461-5
● Email:



//


● Website: TruongThanhJsc.com // TruongThanhLogistics.com
● Năm thành lập: 2007
Trường Thành Logistics là thành viên chính thức của các tổ chức giao nhận vận tải
uy tín trong và ngoài nước như:
● Hiệp hội Doanh Nghiệp Dịch Vụ Logistics Việt nam (VLA)
● Phòng công nghiệp thương mại Việt nam (VCCI)
● Hiệp hội giao nhận vận tải thế giới (FIATA)
● Hiệp hội giao nhận vận tải hàng không quốc tế (IATA)
2. Các lĩnh vực hoạt động chủ yếu
● Dịch vụ hải quan, xuất nhập khẩu
✓ Xin giấy phép xuất, nhập khẩu
✓ Dịch vụ khai báo hải quan
✓ Dịch vụ xin cấp CO- giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa
✓ Dịch vụ khái báo hóa chất
✓ Dịch vụ khai VNACCS
✓ Tra mã HS miễn phí

2

✓ Dịch vụ thủ tục hải quan và các dịch vụ liên quan đến giao nhận hàng
hóa xuất nhập khẩu như là: tái chế, bao bì, mua bảo hiểm, kiểm kiện,
giám định...
● Dịch vụ vận tải
✓ Vận tải đường biển
✓ Vận tải đường hàng không
✓ Vận chuyển nội địa
✓ Dịch vụ giao hàng tận nơi
● Dịch vụ cho thuê kho bãi cho thuê kho chứa hàng
● Dịch vụ đóng gói hàng hóa
3. Cơ sở vật chất
Một trong những ứng dụng tiêu biểu của loại xe container chính là dùng trong
dịch vụ chuyển nhà. Nhu cầu sử dụng xe container có dạng trọng tải lớn cho
dịch vụ chuyển nhà được đánh giá cao bởi ưu điểm tiện lợi, nhanh chóng, tiết
kiệm thời gian đáng kể so với việc vận chuyển bằng các phương tiện nhỏ hơn
khác, hoặc tự vận chuyển. Công việc đó đòi hỏi mất nhiều thời gian và gây
tốn sức lực, mà tiến độ lại không đạt hiệu quả. Do đó, xe tải Container đáp
ứng được tất cả những yêu cầu trên, đảm bảo vận chuyển một số lượng hàng
hóa và vật dụng… lớn, cồng kềnh. Các chủ nhà thường muốn lựa chọn xe
container là giải pháp vận chuyển an toàn, tin cậy nhất, vừa đơn giản hóa
công việc dọn dẹp, bốc dỡ trong một lần duy nhất, lại vừa đảm bảo độ an
toàn cho vật dụng, hàng hóa không phải chất lên bỏ xuống nhiều lần. Với hệ
thống 5 xe container của công ty, Trường thành Logistics có thể đáp ứng mọi
nhu cầu về chuyển nhà, bốc dỡ hàng hóa với số lượng lớn,.. của khách hàng.

3


4.Quy mô công ty

BAN GIÁM ĐỐC TRƯỜNG
THÀNH LOGISTICS

Khối giao nhận

●

Khối hỗ trợ

Khối hành chính

Phòng giao
nhận đường

Hệ thống
nhà kho

Phòng Kế
hoạch &

Phòng giao
nhận đường

Đội xe

Phòng nhân

Khối chi nhánh

Hà Nội

sự

Hồ Chí Minh

Phòng

Phòng hành

Đà Nẵng

Phòng quá
cảnh

Phòng Kế
toán thống

Hải Phòng

Phòng IT

Lạng Sơn

chuyển nhà

chính

 Quy mô công ty:
● Chi nhánh Hà Nội: có 40 nhân viên, đặt trụ sở tại tòa nhà Sông Đà, Phạm

Hùng, Từ Liêm, Hà Nội.
● Chi nhánh Hồ Chí Minh: có 20 nhân viên.
● Chi nhánh Đà Nẵng: 5-7 nhân viên.
● Chi nhánh Hải Phòng: 7 nhân viên.
● Chi nhánh Lạng Sơn: 2 nhân viên

4


II.

ĐÁNH GIÁ NĂNG LỰC LOGISTICS CỦA CÔNG TY TNHH GIAO

NHẬN QUỐC TẾ TRƢỜNG THÀNH
1. Ưu

điểm

của

Trường

thành

Logistics ● Tuyến đường
Thế mạnh của công ty là vận chuyển hàng hóa bằng đường biển qua những
tuyến đường ở Châu Á. Tại đây, công ty có thể book tàu với mức cước tương
đối tốt và ổn định. Cước phí vận chuyển là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp đến
lợi nhuận cuối cùng trong mỗi hợp đồng, bởi giảm được 1 đồng trong chi phí
sẽ có giá trị lớn hơn rất nhiều so với tăng 1 đồng trong doanh thu.

● Văn hóa kinh doanh:
Với 11 năm hoạt động trong lĩnh vực Logistics, công ty TNHH giao nhận
quốc tế Trường Thành có một ưu thế là am hiểu rất rõ thị trường Việt Nam,
hiểu luật lệ, phong tục tập quán từng vùng và văn hóa kinh doanh Việt Nam.
Trong khi đó, đây được coi là một trong những rào cản lớn đối với các doanh
nghiệp nước ngoài khi xâm nhập thị Việt Nam. Bởi mỗi quốc gia đều có
những đặc điểm, phong tục tập quán và văn hóa kinh doanh riêng.
● Chính sách hợp lý cho người lao động
Công ty thực hiện nguyên tắc trả lương theo lao động kết hợp với việc trả
lương theo kết quả công việc. Công ty cũng xác định tiền lương là đòn bảy
để tăng năng suất lao động và tăng cường hiệu quả công tác. Chính sách tiền
lương được xây dựng trên cơ sở đảm bảo hài hòa các lợi ích của nhà nước,
của người lao động và của nhà đầu tư. Bên cạnh đó, hằng năm công ty đều
có chế độ tham quan, nghỉ mát cho nhân viên và có chế độ thăm hỏi ốm đau,
hiếu hỉ.
● Uy tín thương hiệu
Trên thị trường giao nhận Việt Nam, công ty TNHH giao nhận quốc tế
Trường Thành được nhìn nhận là một doanh nghiệp tẻ có uy tín, chất lượng dịch vị
cao trong lĩnh vực giao nhận, là thành viên chính thức của các tổ chức giao nhận
vận tải uy tín trong và ngoài nước:
- Hiệp hội Doanh Nghiệp Dịch Vụ Logistics Việt nam (VLA)
- Phòng công nghiệp thương mại Việt nam (VCCI)
5


- Hiệp hội giao nhận vận tải thế giới (FIATA)
- Hiệp hội giao nhận vận tải hàng không quốc tế (IATA)
● Chất lượng đội ngũ nhân sự
Trường Thành Logistics có một đội ngũ nhân viên trẻ trung, có trình độ, giỏi
chuyên môn, nghiệp vụ, thạo ngoại ngữ, vi tính, linh hoạt trong kinh doanh, có khả

năng nắm bắt cơ hội.
Bên cạnh đó, Trường Thành Logistics cũng luôn chú trọng vào việc đào tạo
đội ngũ nhân viên mới nhằm trang bị đầy đủ kiến thức, nghề nghiệp vận tải quốc tế.
2. Nhược điểm về dịch vụ logistics của Trường Thành
Như đã so sánh ở trên, Trường Thành Logistics tuy là một công ty trẻ
nhưng lại có nhiều ưu điểm so với các công ty giao nhận kho vận khác quy
mô vừa và nhỏ ở Việt Nam. Tuy nhiên trong bối cảnh hội nhập hóa toàn cầu,
thời đại công nghệ 4.0, đối thủ của Truong Thanh Logistics không chỉ là các
công ty forwarder trong nước mà còn cả ở nước ngoài. Khi so sánh với các
công ty này, Trường Thành Logistics lộ những nhược điểm sau:
● Tuyến đường
Đối với những tuyến đường mà Trường Thành Logistics không thường
xuyên chuyên chở thì khi làm việc với bên đại lý chuyên chở, công ty sẽ
không thương thảo được giá tốt so với các đối thủ cạnh tranh là các công ty
forwarder khác.
● Vẫn tập trung vào các hoạt động giao nhận truyền thống
Thực tế ở Việt Nam hiện nay, dịch vụ logistics mới bắt đầu phát triển.
Các công ty giao nhận Việt Nam nói chung mới bước đầu áp dụng nhưng
chưa đạt mức độ hoàn thiện mà chỉ thực hiện vài quy trình của logistics. Cụ
thể tại Truong Thanh Logistics, mảng hoạt động logisctics bao gồm những
hoạt động chủ yếu sau:
✓ Dịch vụ vận chuyển hàng hóa: Vận tải đa phương thức, vận tải hàng
hóa bằng đường biển, đường không, đường bộ trong và ngoài nước.
✓ Dịch vụ kho bãi: Kinh doanh kho bãi, bốc xếp, bảo quản và vận tải
các loại hàng hóa.
6


✓ Dịch vụ giao nhận: Dịch vụ làm thủ tục hải quan cho các chủ hàng,
đại lý mua bán, ký gửi hàng hóa, nhận ủy thác xuất nhập khẩu, đại lý

làm thủ tục hải quan.
Các dịch vụ Logistics của Trường Thành Logistics chủ yếu được thực
hiện trong phạm vi lãnh thổ Việt Nam và các quốc gia láng giềng như: Lào,
Campuchia, Trung Quốc. Trường Thành Logistics chỉ mới tập trung ở vận
chuyển nội địa và sang một số nước láng giềng, khai thuế quan và cho thuê
kho bãi. Trong vấn đề vận tải đa phương thức: các hình thức vận tải như biển,
bộ, hàng không, sông,... vẫn chưa kết hợp 1 cách hiệu quả, chưa tổ chức tốt
các điểm vận chuyển.
● Về dịch vụ chuyên chở hàng háo và giao nhận vận tải
Trường Thành chỉ cung cấp dịch vụ vận tải nội địa và quá cảnh sang 1
số quốc gia lân cận, trong khi các công ty khác trong nước đơn cử như
VINATRANS, Công ty cổ phần giao nhận miền Nam SOTRANS Logistics,
Công ty Giao nhận kho vận Ngoại thương TRANSIMEX Saigon hay các ông
lớn trong ngành như APL Logistics hay Maersk Logisctics, ngoài các dịch vụ
như của Trường Thành Logistics, họ còn cung cấp thêm dịch vụ quá cảnh
đến rất nhiều quốc gia trên thế giới. Mặt hạn chế này của Trường Thành do
nhiều yếu tố tác động. Trường Thành mới chỉ là một doanh nghiệp trẻ trong
nước, chưa đủ tài và lực để hoạt động trên toàn thế giới như các công ty đa
quốc gia (APL, Maersk).
● Dịch vụ kho bãi
Nếu như Trường Thành chỉ cung cấp dịch vụ kho bãi, bốc xếp, bảo
quản và vận tải các loại hàng hóa, cùng với một số dịch vụ gia tăng như: dán
nhãn, bọc gói lại hàng,... tùy theo nhu cầu của khách hàng thì Maersk và APL
đã làm thêm được các dịch vụ như: scan hàng hóa, in và kiểm tra mã vạch,
đóng pallet, phân loại hàng, phát hành chứng từ cho hàng hóa, truyền số liệu
hàng hóa qua hệ thống điện tử, quản lýơn hàng, logistics ngược,... Có thể
thấy Trường Thành mới chỉ cung cấp được 1 số dịch vụ gia tăng cơ bản tại
kho bãi khi có yêu cầu của khách hàng trong khi Maersk và APL đã cung

7

cấp dịch vụ này 1 cách bài bản và đầy đủ và áp dụng công nghê thông tin vào
dịch vụ này.
● Hoạt động logistics của Trường Thành chưa tập trung mở rộng mạng lưới
đại lý và chi nhánh trên thế giới
Trường Thành Logistics chưa tập trung mở rộng mạng lưới đại lý và
chi nhánh trên thế giới để chuẩn bị điều kiện cho phát triển logistics. Đại lý
và chi nhánh trên thế giới là điều kiện tất yếu để hoạt động logistics toàn cầu.
Hiện tại Trường Thành Logisctics mới có một vài văn phòng đại diện của
mình ở các tỉnh khác trong cả nước, như: Hà Nội, Lạng Sơn, Hải Phòng, TP
Hồ Chí Minh, Đà Nẵng. Như vậy công ty chưa có khả năng mở rộng hoạt
động để đưa dịch vụ logistics của mình ra quốc tế.
● Hạn chế về việc áp dụng công nghê thông tin trong dịch vụ logistics
Có thể nói hệ thống thông tin là trái tim của hoạt động logisctics, quản
lý chuỗi logistics là quản lý cả dòng vật chất lẫn thông tin. Nếu thiếu 1 trong
2 thì hoạt động đó chưa phải là hoạt động logistics thật sự. Công ty chủ yếu
vẫn sử dụng hệ thống thông tin truyền thống (điện thoại, fax, email) để trao
đổi thông tin, gửi và nhận chứng từ với khách hàng, hải quan. Trong khi đó
các nước xung quanh ta như Singapore, Thái Lan, Malaysia,.. đã áp dụng hệ
thống trao đổi thông tin điện tử cho phép các bên liên quan liên lạc với nhau
bằng kĩ thuật mạng tin học tiên tiến, thông quan bằng các thiết bị điện tử.
Hầu như chưa có công ty Việt Nam nào nói chung và Trường Thành nói
riêng, chưa có công ty nào có phần mềm hay hệ thống thông tin kết nối với
các đối tác của riêng mình. Nếu xét trên khía cạnh xây dựng website thì
website Công ty TNHH Trường Thành chỉ mang tính giới thiệu đơn thuần về
doanh nghiệp, về dịch vụ của doanh nghiệp mà chưa cung cấp được các tiện
ích mà doanh nghiệp cần như: công cụ theo dõi đơn hàng (track and trace),
lịch tàu, đăng kí điện tử (e-booking), theo dõi chứng từ,...
Một trong những nguyên nhân chính cho việc áp dụng công nghệ

thông tin vào dịch vụ cung cấp dịch vụ logistics của Trường Thành Logistics
là vốn đầu tư. Để áp dụng bất kì chương trình quản trị hay hoạt động hỗ trợ
nào cũng đòi hỏi 1 khoản đầu tư rất lớn cũng như việc xây dựng 1 đội ngũ
8


nhân viên tiếp quản và triển khai các ứng dụng đó. Đây không phải là vấn đề
dễ thực hiện đối với công ty. Tuy nhiên, việc ứng dụng nhiều hơn nữa những
thành tựu trong lĩnh vực công nghệ thông tin vào việc cung cấp dịch vụ của
công ty là cấp thiết, và để ứng dụng thành công phải có kế hoạch lâu dài.
● Chưa chú trọng đến khâu marketing, quảng bá thương hiệu
Công ty thiếu hẳn môt chiến lược đầu tư dài hạn, liên tục cho thương
hiệu, bố trí sơ sài nhân sự cho việc quản lý phát triển thương hiệu cũng như
không đầu tư tài chính cho việc quảng bá thương hiệu thể hiện qua việc công
ty không hề hoạch định ngân sách cho quảng cáo thương hiệu hay việc trang
web vô cùng sơ sài và không được chăm chút.
● Hoạt động logistics của Trường Thành Logistics chỉ mới bó hẹp trong nước
và các quốc gia lân cận mà chưa vươn ra được thế giới
Việc ứng dụng logistics trong các lĩnh vực đời sống, kinh tế, sản xuất
của nước ta là chậm hơn so với các nước trong khu vực và trên thế giới nhiều
năm. Mặt khác xuất phát điểm của nước ta cho logistics là thấp. Đây là lý do
khiến cho quy mô hoạt động logistics của các doanh nghiệp Việt Nam nói
chung và Trường Thành Logistics nói riêng trong lĩnh vực này là nhỏ, mà
còn kém khả năng cạnh tranh trên thị trường nội địa chứ chưa nói tới thị
trường quốc tế.
Một hạn chế nữa là Trường Thành Logistics mới chỉ cung cấp một số
dịch vụ riêng lẻ trong toàn bộ chuỗi logistics, trong khi nhu cầu quốc tế đòi
hỏi phải tiến hành tổng thể toàn bộ hoạt động của chuỗi này. Trên thế giới
hiện nay có một số nước đã có những thương hiệu logistics không chỉ trong
nước mà còn lan ra toàn thế giới. VD: Maersk Logistics của Đan Mạch được

biết đến hơn 60 quốc gia, APL Logistics của Singapore đã được trên 100
quốc gia biết đến.
● Chiến lược kinh doanh ngắn hạn
Các chiến lược kinh doanh do công ty đề ra và thực hiện cũng mang
đến cho công ty những thành công nhất định, tuy nhiên đây chỉ là những
chiến lược kinh doanh ngắn hạn, quan tâm nhiều đến doanh số và lợi nhuận,
về các số liệu kinh doanh, theo đuổi “hiệu quả hoạt động trong kinh doanh”
9


và “sự hợp lý hóa trong kinh doanh” hơn là việc xây dựng một chiến lược
cạnh tranh lâu dài.
● Hệ thống thông tin liên lạc nội bộ lỗi thời
Với một hệ thống mạng lưới các chi nhánh toàn quốc nhưng hệ thống
thông tin liên lạc của Trường Thành vẫn mang phong cách của các doanh
nghiệp Nhà nước cũ. Thiếu bộ phận IT giỏi. Các thông tin đăng lên website
của công ty hầu hết đều là thông tin cũ, thiếu sự quan tâm, cập nhật thường
xuyên.

10


III. QUY TRÌNH LÀM VIỆC TRONG VẬN TẢI HÀNG HÓA BẰNG
ĐƢỜNG BIỂN
1. Phân loại hàng hóa
Công ty TNHH Trường Thành chủ yếu làm về 2 mảng hàng hóa sau:
● Hàng xuất khẩu/ Hàng nhập khẩu
● Hàng nguyên container (FCL)/ Hàng lẻ container (LCL)
2. Quy trình làm việc của nhân viên sales logistics trong Công ty
TNHH Trường Thành

● Xác định lợi thế cạnh tranh.

11


Công ty TNHH Trường Thành mạnh về các tuyến Châu Á, hàng nguyên
container. Thế nên đây là thế mạnh của công ty so với các đối thủ cạnh tranh.
Nhân viên sales logistics của công ty cần nắm rõ điều này, sau đó vạch ra đâu
là khách hàng tiềm năng để sale hiệu quả hơn.
● Xác định khách hàng mục tiêu.
Sales Logistics trong Thường Thành Logistics chia ra 2 bộ phận:
✓ Sales FCL (Full Container Load)– Sales hàng nguyên cont: Đối tượng chủ
yếu là các công ty xuất nhập khẩu lớn, ví dụ như các công ty XNK gạo, gỗ,
may mặc, thủy hải sản,…
✓ Sales LCL (Less than Container Load)– Sales hàng lẻ: Các công ty XNK nhỏ
thuộc TNHH một thành viên, các cá nhân có hàng gửi đi, nhập về từ nước
ngoài và các FCL forwader
● Tìm kiếm khách hàng.
Sau khi vạch ra thế mạnh và khách hàng tiềm năng của công ty, công ty
cần xoay quanh và khai thác triệt để nguồn khách hàng của mình, những
khác hàng mà Trường Thành tự tin rằng dịch vụ Logistics của mình sẵn sàng
đáp ứng nhu cầu của họ.
Nhân Viên của công ty thường tìm kiếm thông tin doanh nghiệp qua
website của các hiệp hội logistics.
● Xác định thông tin khách hàng.
✓ Loại hàng, tính chất hàng hoá: Hàng gì? Khô hay lạnh?
✓ Lượng hàng (Volume): Nếu hàng container thì là container bao nhiêu? Số
lượng thường xuất (nhập); Nếu hàng lẻ thì cần hỏi số khối (CBM), kích
thước, hàng biển hay hàng hàng không?
✓ Địa chỉ cảng Xuất – Nhập hàng : POL, POD

✓ Các yêu cầu về thời gian vận chuyển : ETD
✓ Các yêu cầu về đại lý handle hàng tại cảng xuất.

12


✓ Đối với lô hàng mua giá EXW thì phải biết chính xác địa chỉ của shipper để
thông báo cho đại lý nước ngoài và yêu cầu báo giá FOB charges hoặc giá
vận chuyển (trong trường hợp sử dụng giá của đại lý).
✓ Khách hàng cần giá hay cần chất lượng dịch vụ.
✓ Một số nhu cầu đặc biệt về thủ tục và giấy tờ trong quá trình xuất nhập hàng.
Ví dụ : Sau cuộc trò chuyện bạn tóm lại được thông tin khách hàng như sau :
Công ty TNHH ABC, sắp có một lô hàng mùn cưa nén, nguyên cont 20′, dự
kiến XK qua Busan (Hàn Quốc) vào tháng 8 tới, xuất giá CIF, cần báo giá
vận chuyển và giá làm thủ tục hải quan.
● Phân loại khách hàng.
✓ Khách hàng tiềm năng: là những khách hàng đang thật sự có nhu cầu, và
thuộc trong vùng khách hàng mục tiêu của bạn, thậm chí khách hàng có lô
hàng chuẩn bị xuất hoặc nhập thì càng tốt
✓ Khách hàng không tiềm năng: những khách hàng không có nhu cầu, đã có
đối tác, những khách hàng xuất nhập khẩu một số mặt hàng không nằm trong
sự hiểu biết và khó kiểm soát rủi ro đối với bạn. Ví dụ những khách hàng
xuất nhật khẩu một số mặt hàng nguy hiểm như : than sọ dừa, thủy hải sản,
trái thanh long, … những mặt hàng mà thường rất khó tìm được hãng tàu
nhận vận chuyển. Hàng đi tuyến qua những nước vùng xa xôi, ít hoạt động,
hoặc những nước đang có hỗn loạn, chiến tranh
● Liên hệ hãng tàu.
Tùy thuộc vào từng loại hàng, từng vào phương thức vận chuyển đường
biển hay đường hàng không, tùy tuyến vận chuyển nhân sale logistics sẽ liên
hệ với nhà vận chuyển phù hợp để xin giá vận chuyển cho lô hàng

● Báo giá theo nhu cầu.
Sau khi có giá từ hãng tàu về tuyến và lượng hàng theo nhu cầu của
khách hàng. Nhân viên tiến hành báo giá cho khách hàng. Những nội dung
cần báo :
✓ Giá vận chuyển lô hàng từ điểm xuất phát đến điểm đến ( cảng tại nước đến,
kho của người nhận,…) : Tùy thuộc vào lượng lợi nhuận của công ty và tùy
vào kiểu khách hàng, mà công ty có thể báo chênh lệch với giá mà công ty
13


nhận được từ hãng tàu. Đối với khách hàng chú trọng chất lượng dịch vụ, giá
có thể chênh lệch so với giá hãng tàu rất cao bù vào đó chất lượng sẽ được
nâng cao, và ngược lại.
✓ Thời gian vận chuyển hàng : Đối với những chuyến khác nhau sẽ có thời
gian vận chuyển khác nhau. Và tùy vào hãng tàu sẽ có sự chênh lệch thời
gian, tuy nhiên chênh lệch không đáng kể.
✓ Địa điểm trung chuyển: Hàng vận chuyển đến những nơi xa như Châu Mỹ,
Châu Phi,… sẽ phải có nơi trung chuyển giữa đường, hoặc đối với những lô
hàng LCL trong cùng container không phải lúc nào cũng đi đến cùng một
cảng đích. Nhiều khi, chúng chỉ được vận chuyển chung container trên một
chặng đường nào đó, sau đó lại được dỡ ra và sắp xếp vào những container
khác (reload) trước khi đi tiếp. Điều này gây mất thời gian và tổn hại đến
hàng hóa, khách hàng cần phải biết điều này để chuẩn bị bảo quản hàng hóa
tốt hơn, đặc biệt đối với hàng tươi sống và hàng dễ vỡ.
✓ Lịch tàu : Hàng hóa sẽ được vận chuyển theo lịch cố định của hãng tàu hoặc
sân bay. Có tuyến đi thứ 2, thứ 4, có tuyến đi thứ 3, thứ 5, … Tùy thuộc vào
lịch mà hãng tàu và hãng hàng không đưa ra.
✓ Phụ phí liên quan : Phụ phí biến động giá nhiên liệu, Phụ phí biến động tỷ
giá ngoại tệ, Phụ phí mùa cao điểm, Phụ phí xếp dỡ tại cảng,…
● Một số lưu ý đặc biệt.

Sau khi có tất cả các loại chi phí cần thiết tiến hành báo giá theo nhu
cầu của khách hàng. Nếu là khách hàng quen thuộc, đã qua nhiều đợt làm ăn
có thể gọi điện báo giá. Nếu là khách hàng mới, hoặc muốn thông báo thông
tin đầy đủ đến khách hàng có thể gửi mail báo giá đến khách hàng.
Sau đó nhân viên công ty nhận được phản hồi từ khách hàng họ không
đồng ý hợp tác cùng bạn, hãy cố gắng tìm hiểu nguyên nhân thâm chí là hỏi
thẳng họ lí do, tìm cách thuyết phục và thương lượng, đồng thời rút kinh
nghiệm cho lô hàng sau; còn nếu mọi chuyện vẫn thuận lợi chuyển qua giao
đoạn tiếp theo – theo dõi hàng hóa.
● Theo dõi hàng hóa.

14


Vì là người đứng giữa nên công ty phải theo dõi cả 2 phía, theo dõi khách
hàng để kịp thời xử lý hàng đúng ngày, kịp thời điểm không làm trễ hẹn của
khách gây mất uy tín của công ty và theo dõi hãng tàu để book tàu kịp thời
chuyến gần nhất, vì thường khách hàng sẽ tham khảo giá trước 20 ngày thậm
chí 1 tháng so với ngày xuất nhập hàng hóa. Do đó, khi khách hàng đã đồng
ý thuê công ty vận chuyển lô hàng sắp tới thì cần phải theo dõi để book tàu
kịp thời.
Chuyển giao công việc.

Công việc của Sales Logistics đã hoàn thành 80%, các phần còn lại bộ
phận chứng từ và giao nhận sẽ đảm nhiệm để đưa hàng đến nơi quy định,
theo đúng những nhu cầu mà khách đã đề nghị.
Bộ phận chứng từ sẽ liên hệ với người gửi hàng hoặc người nhập hàng
để lấy một số chứng từ liên quan như packing list, invoice, giấy chứng nhận
xuất xứ, … Và sẽ phát hành một số chứng từ như House bill, D/O, … phục
15

vụ cho quá trình làm việc giữa bộ phận giao nhận với hải quan, và giữa công
ty với khách hàng.
Bộ phận giao nhận : Đến ngày xuất, nhập hàng, cầm tất cả các giấy tờ,
chứng từ liên quan ra cảng, kho, bãi, tiến hành làm thủ tục xuất, nhập hàng,
chuyển giao hàng cho người nhận hàng.
● Chăm sóc khách hàng.
20% còn lại đối với công ty đó là làm cách nào để giữ chân khách hàng
sau đó. Công ty có nhiệm vụ chăm sóc họ thật tốt , đưa họ trở thành khách
hàng trung thành của công ty. Ở nhiều doanh nghiệp sẽ có dịch vụ tư vấn
nghiệp vụ miễn phí giúp cho đối tác của mình khi gặp khó khăn trục trặc với
hải quan, thông quan, giảm thuế,…
3. Quy trình làm một lô hàng vận chuyển bằng đường biển của công ty
TNHH Trường Thành
● Nhận booking từ khách hàng và book tàu
Khi nhận được booking từ khách hàng, công ty sẽ book tàu bằng cách liên hệ với
hãng tàu để hỏi thông tin có còn chỗ vào ngày cần gửi hàng không. Sau đó hãng tàu
sẽ gửi cho công ty một booking để xác nhận lại một lần nữa, đồng thời yêu cầu
công ty phải giao hàng ở càng trước một khoảng thời gian nhất định, thông thường
sẽ rơi vào từ 1 đến 2 ngày trước ngày tàu chạy.
● Chuẩn bị trước khi làm thủ tục hải quan.
✓ Đầu tiên, trước khi tàu cập cảng, công ty phải liên hệ với đại lý của mình ở
nước ngoài hoặc người nhận hàng để được cung cấp các thông tin cần thiết
về lô hàng, bao gồm: thông tin về tàu và bản khai lược hàng hóa (Cargo
mainfest). Tiếp theo đó, công ty cũng cần lấy vận đơn gốc và các chứng từ
khác của hàng hóa.
✓ Khi tàu cập cảng, hãng tàu sẽ gửi fax giấy báo hàng đến (Arrival note) cho
công ty. Khi nhận giấy báo hàng đến, công ty sẽ kiểm tra xem số liệu trên
giấy báo hàng có khớp với vận đơn, nếu đã khớp thì làm giấy báo hàng gửi

cho người nhận hàng (Consignee- C'nee). Sau đó công ty sẽ mang Arrival
note, giấy giới thiệu và BL (có thể là bản gốc hoặc bản sao tùy loại vận đơn)
đến hãng tàu đóng các khỏan phí liên quan và đổi lấy lệnh giao hàng. Hãng
16


tàu sau khi nhận giấy giới thiệu sẽ kiểm tra xem đã có thông báo giao hàng
hay chưa và kiểm tra các nội dung trong giấy báo hàng đến, với mỗi khách
hàng sẽ nhận được của hãng tàu ít nhất 3 bộ lệnh giao hàng. Khi nhận lệnh
giao hàng, công ty sẽ kiểm tra các thông tin trên lệnh giao hàng, lúc đó trên
bộ lệnh sẽ có chữ PAID nghĩa là đã thu đủ phí và chữ kí của hãng tàu.
✓ Sau khi nhận lệnh giao hàng, công ty phải làm thủ tục hải quan rồi đến kho
để nhận hàng. Thủ tục hải quan bao gồm:
➢ Bước 1: Chuẩn bị chứng từ
➢ Bước 2: Mở tờ khai
o Với hàng nguyên container
➢ Bước 3: Đối chiếu manifest
➢ Bước 4: Chuyển bãi kiểm hóa
➢ Bước 5: Kiểm hóa
➢ Bước 6: Nhận lại tờ khai
➢ Bước 7: Thanh lý qua cổng
o Với hàng lẻ
➢ Bước 3; Nhận kiểm hóa
➢ Bước 4; Nhận lại tờ khai
➢ Bước 5: Rút hàng
➢ Bước 6: Thanh lý qua cổng

17

Chuẩn bị chứng từ :
Khai báo điện từ và chuẩn bị bộ chứng từ giấy

Mở tờ khai :

Nộp hồ sơ, chờ hải quan kiểm tra hồ sơ,
phân luồng hóa và tính thuế
Luồng xanh

Luồng vàng

Luồng đỏ

Kiểm tra hồ sơ, tính thuế

Trả thuế tại kho bạc nhà nước
Kiểm hóa

Trả hồ sơ

Bước 1: Chuẩn bị chứng từ
Công ty khai báo điện tử tại văn phòng công ty với các loại hình trừ hàng phi mậu
dịch sau đó in tờ khai nhập khẩu hàng hóa và lấu số tiếp nhận ghi lên hồ sơ. Tiếp
theo công ty phải chuẩn bị bộ tờ khai bằng giấy bao gồm:
● 01 bộ tờ khai hải quan: 02 tờ khai gồm 01 bản lưu hải quan và 01 bản lưu
người khai hải quan (có phụ lục tờ khai nếu hàng nhiều), 02 tờ khai GATT
(có phụ lục tờ khai GATT nếu hàng nhiều)
● 01 giấy tiếp nhận tờ khai (với hàng phi mậu dịch thì phải có thêm lệnh hình
thức)
● 01 bản sao hợp đồng ngoại thương.

● Hóa đơn thương mại (Invoice): 01 bản gốc, 01 bản sao, 01 Bản kê khai chi
tiết hàng hóa (Packing list): 01 bản gốc, 01 bản sao.
18


● Vận đơn đường biển: 01 bản sao photo đủ hai mặt và có dấu của hãng tàu
● Giấy chứng nhận xuất xứ (Certificate of origin): Bản gốc, số lượng liên gốc
hải quan yêu cầu tùy vào từng loại C/O.
● Giấy phép kinh doanh + mã số thuế doanh nghiệp: 01 bản sao y.
● Các loại giấy phép chuyên ngành cần thiết tùy theo từng loại mặt
hàng. Kiểm tra bộ chứng từ phải đủ và đúng.
Kiểm tra tình hình nợ thuế của khách hàng.
Nhân viên của công ty phải mang giấy giới thiệu đến hãng tàu để lấy lệnh giao hàng
và trả phép phụ phí.
Công ty tự khai báo đầy đủ chính xác hàng hóa thực tế theo các nội dung quy định
tại phần dành cho người khai báo trong tờ hải quan.
Công ty cũng tự xác định mã số hàng hóa thuế suất, giá tính thuế của từng mặt hàng
nhập khẩu, tự tính số thuế phải nộp của từng loại thuế trên tờ khai hải quan.

19


20


21


22

23


24


Bước 2: Mở tờ khai.
Công ty nộp hồ sơ tại các quầy tiếp nhận hồ sơ: Tự xếp hồ sơ vào nơi hải quan quy
định phân luồng háng hóa.
Nếu hàng để lưu lại cảng quá hạn 30 ngày thì phải làm biên bản phạt, đóng tiền phạt.
Hải quan in danh sách nợ thuế cưỡng chế, phiếu kiểm tra hình thức. Tùy vào quá
trình nhập của khách hàng trong thời gian trước đó (về nợ thuế, cưỡng chế, vi phạm
pháp luật,...) và mặt hàng đang nhập mà doanh nghiệp có thể được xét miễn kiểm, ân
hạn nộp thuế sau hay phải kiểm hóa xác suất, nộp thuế ngay.
Nếu doanh nghiệp có vi phạm các quy định về thuế thì sẽ không được phép mở tờ
khai. Tuy nhiên trên thực tế, có đôi lúc do lỗi cập nhật, thông tin không thống nhất
giữa kho bạc nhà nước với cục hải quan là do việc chuyển hướng từ kho bạc nhà
nước về chi cục thuế hải quan phải mất cả tuần hoặc thậm chí vài tuần mới về đến
25