TRIỂN KHAI 5S TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TIN HỌC FPT

TRIỂN KHAI 5S TẠI CÔNG TY TNHH DỊCH VỤ TIN HỌC FPT
I. Đối tượng, phạm vi, mục tiêu của việc thực hiện 5S tại FSC
1.1. Đối tượng và phạm vi áp dụng 5S
- Đối tượng thực hiện 5S là toàn công ty, từ Ban giám đốc đến mọi phòng, ban
chức năng
- Phạm vi: Hiện tại dự án 5S mới chỉ áp dụng trong toàn Công ty FSC, trong thời
gian 3 tháng từ 13/02/08 đến 13/05/08
1.2 Mục tiêu của dự án 5S tại FSC
- Xây dựng ý thức cải tiến (Kaizen, Lean) cho mọi người tại nơi làm việc.
- Xây dựng tinh thần đồng đội giữa mọi người thông qua chương trình 5S.
- Phát triển vai trò lãnh đạo của cán bộ lãnh đạo và cán bộ quản lý thông qua các
hoạt động thực tế.
- Xây dựng cơ sở để đưa vào các kỹ thuật cải tiến
Ngoài những mục đích chung của mọi phong trào 5S như đã đề cập đến ở trên, dự
án 5S ở FSC còn mang một tính chất nữa, đó là Ban đảm bảo chất lượng của FPT muốn
chọn công ty FSC là nơi thí điểm cho dự án 5S để lấy kinh nghiệm triển khai rộng rãi
dự án này trong toàn Tập đoàn.
1.3 Danh mục các tài liệu liên quan
- Tài liệu về mô tả quá trình triển khai 5S
- Tài liệu hướng dẫn công việc có:
+ Hướng dẫn thực hiện và triển khai 5S
+ Hướng dẫn đánh giá và duy trì 5S
+ Hướng dẫn xử lý NC 5S
+ Hướng dẫn dán nhãn hồ sơ bản cứng
+ Tiêu chuẩn phân loại đồ vật cần và không cần
+ Qui định vệ sinh máy móc thiết bị
- Các biểu mẫu gồm:
+ Checklist khu vực văn phòng
+ Checklist khu vực sửa chữa/kỹ thuật
+ Checklist khu vực kho
+ Checklist về quản lý hồ sơ tài liệu

+ Checklist về quản lý an toàn và rủi ro
+ Danh sách áp dụng thẻ đỏ
+ Phiếu phân công thực hiện 5S
+ Thẻ đỏ
- Các Danh mục gồm:
+ Tài liệu 5S
+ Hồ sơ 5S
II. Các bước triển khai 5S tại FSC
Sơ đồ 3.1 Lưu đồ quá trình triển khai dự án 5S tại FSC - HN
1. Chuẩn bị
Bắt đầu
2. Kickoff – Toàn bộ nhân viên tiến hành tổng vệ sinh
3. Thực hiện Sàng lọc, Săn sóc, Sẵn sàng hàng ngày
4. Đánh giá định kỳ 5S
5. Xử lý sau đánh giá
Kết thúc
6. Tổng kết, báo cáo
2.1 Bước 1 - Giai đoạn chuẩn bị
* Thành lập đội dự án thực hiện 5S
Sơ đồ 3.3. Sơ đồ tổ chức và phân công thực hiện 5S
Giám đốc dự án
Nguyễn Xuân Chung
PGĐ FSC HN
Quản trị dự án
Vũ Thị Nhung
FQA HN
Hướng dẫn/hỗ trợ
Ng.T.Kim Phương
FQA HN
Kiểm soát hoạt động

Nguyễn Thị Thủy Liên
FSC HN
Thực hiện
Ban GĐ
Thực hiện
Phòng Hành chính
Thực hiện
Phòng Kế toán, Nhân sự
Thực hiện
Trung tâm dịch vụ Elead
Thực hiện
Trung tâm dịch vụ khách hàng
Thực hiện
Trung tâm dịch vụ kỹ thuật
Thực hiện
Trung tâm máy tính xách tay
Thực hiện
Cửa hàng dịch vụ tin học SLS
ChungNX
LoanHT
NgaLT4
CườngVV2
HiếuLQ
LinhTH
HuệTTB
Ngoài ra trong suốt quá trình triển khai dự án luôn có sự nhiệt tình giúp đỡ của 2 sinh
viên thực tập là:
1. Phạm Thị Thúy Ngần – Sinh viên thực tập
2. Phạm Thu Trang – Sinh viên thực tập
Thành viên được lựa chọn vào Ban 5S đều là những người có tính kỷ luật cao,

sát sao trong công việc, có tầm ảnh hưởng đến người khác. Sau này, chính những thành
viên này sẽ là tấm gương về 5S cho mọi người trong phòng cùng làm theo.
* Chỉ định người phụ trách về hoạt động 5S: chị Nguyễn Thị Thủy Liên
* Đào tạo người phụ trách 5S và các thành viên đội dự án 5S về cách thức sẽ
triển khai và đánh giá 5S
* Lập kế hoạch dự án
* Thông báo rộng rãi về chương trình thực hiện 5S cho tất cả mọi người: Tất cả
cán bộ nhân viên đều được biết về chương trình 5S tại công ty
* Đào tạo nhận thức 5S cho tất cả mọi người: Do điều kiện hạn chế về thời gian
và phòng họp nên mới chỉ đào tạo được cho trưởng đại diện các phòng ban, sau đó từng
người sẽ về phổ biến lại cho cả phòng sau.
* Phân công nhóm/cá nhân chịu trách nhiệm với từng khu vực cụ thể:
+ Chụp hình những vật dụng cho là cần làm S1 – Sàng lọc, bỏ
+ Chụp hình những chỗ/vật dụng cho là cần làm S2 – Sắp xếp lại
+ Vẽ sơ đồ bố trí bàn làm việc và các tài sản liên quan ở từng vị trí, từng phòng.
+ Sau đó mới phân công nhóm/cá nhân phụ trách từng khu vực cụ thể (bao
gồm cả khu vực chung và khu vực riêng)
* Truyền thông, quảng bá: Băng rôn, khẩu hiệu, poster ...
2.2 Bước 2: Kick off 5S - Toàn bộ nhân viên trong công ty thực hiện tổng vệ sinh
- Căn cứ vào tài liệu hướng dẫn công việc việc về tiêu chuẩn vật cần thiết và
không cần thiết, mỗi cá nhân ở mỗi bộ phận phòng ban tự sàng lọc, phân loại và quyết
định loại bỏ hay giữ lại những đồ dùng vật dụng, hồ sơ tài liệu ở vị trí của mình
Những điều cần lưu ý khi thực hiện sàng lọc là:
+ Xác định trách nhiệm về việc sở hữu và giải quyết các vật dụng, tài liệu liên
quan
+ Xác định nơi lưu trữ cho các vật cần thiết và không cần thiết: Phải phân loại
rõ vật nào loại bỏ ngay lập tức, vật nào còn lưu trữ một thời gian chờ xử lý, vật nào
không được loại bỏ.
Ngày 01/03/08: chính thức kick off dự án 5S tại FSC với đầy đủ các thành phần
tham dự, gồm:

+ Bên FQA – FPT:
1. Chị Nguyễn Thị Kim Phương – Phó Ban FQA
2. Chị Ngô Thanh Ngọc – Trưởng phòng Đảm bảo chất lượng của FQA
3 Chị Tô Thị Ngà – Cán bộ FQA
4. Chị Vũ Thị Nhung – Trưởng dự án 5S
+ Bên FSC – HN gồm 46/58 nhân viên tham dự lễ Kick off
1. Lê Mạnh Thắng – Tổng Giám đốc
2. Nguyễn Xuân Chung – Phó Tổng giám đốc
3. Các anh chị trưởng/phó các bộ phận phòng ban
4. Nhân viên trong công ty
Một số dụng cụ cần thiết cho cuộc tổng vệ sinh toàn công ty như: chổi, khăn lau,
cồn, dây để buộc dây điện, túi nilon đựng rác, hót rác,…đã được bộ phận FAD chuẩn bị
từ trước.
Thành công của buổi Kick off chính là sự nhiệt tình tham gia của Ban giám đốc,
ban FQA. Điều này vô cùng quan trọng, nó thể hiện sự quan tâm của cấp lãnh đạo đến
hoạt động chất lượng này, tạo cho nhân viên thấy được tầm trọng của dự án từ đó có ý
thức nghiêm túc khi thực hiện hơn.
Hình 3.1 Kick off 5 Hình 3.2
Kick off 5S
Hình 3.3 Kick off 5S Hình 3.4
Kick off 5S
2.3. Bước 3: Thực hiện Sàng lọc, Sắp xếp, Sạch sẽ hàng ngày
Một số hoạt động cần lưu ý khi thực hiện
- Lập thời khóa biểu thực hiện 5S hằng ngày, và gửi đến tất cả mọi nhân viên
trong công ty, có thể bằng hình thức gửi mail hoặc thông báo trên bảng thông tin chung
cho mọi người đều biết và thực hiện
- Khi hực hiện sàng lọc và sắp xếp thì phải thực hiện triệt để, rất tránh tình trạng
dọn chỗ này bỏ vào chỗ khác kín đáo hơn, chỉ mình mình biết chứ không phải gọn
gàng hơn hay sàng lọc đi
- Thực hiện S1, S2, S3 ở tất cả mọi bộ phận: Về hồ sơ tài liệu thì cần sàng lọc và

có đánh dấu phân biệt từng loại, máy móc thiết bị cũng phải thường xuyên được vệ sinh
và bảo dưỡng định kỳ, hạn chế được tình trạng đang sử dụng lại hỏng đột ngột…
2.4 Bước 4: Đánh giá định kỳ
- Xây dựng kế hoạch đánh giá định kỳ và cũng thông báo đến toàn bộ nhân viên
trong công ty sau khi đã được Ban giám đốc phê duyệt
- Sau khi Kick off thành công dự án 5S, ban quản trị dự án thống nhất đánh giá
định kỳ dự án 5S vào các tuần sau đó. Đánh giá định kỳ 5S là hoạt động có ý nghĩa
khyến khích các hoạt động 5S.Thành viên đi đánh giá như ở trong sơ đồ phân công thực
hiện 5S ở trên, các thành viên này thay nhau đánh giá chéo.
- Ngoài ra để khuyến khích mọi người thực hiện nghiêm túc phong trào 5S, Ban
quản trị dự án cũng đưa ra một số quy định về thưởng phạt, được Ban giám đốc và
trưởng các phòng ban thông qua, phổ biến đến mọi thành viên trong công ty.
*) Mục đích chính của việc đánh giá là:
+ Xem xét hiệu lực và hiệu quả của hoạt động 5S
+ Đánh giá khía cạnh tích cực của việc thực hiện 5S
+ Kịp thời động viên các cá nhân, đơn vị hoàn thành tốt công việc và nhân
rộng sáng kiến
+ Phát hiện những khu vực hạn chế trong việc thực hiện để có những cải tiến
thích hợp.
*) Cách thức đánh giá
1. Điền mã khu vực, người đánh giá, ngày vào biểu mẫu
2. Hỏi lần lượt 25 câu hỏi trong biểu mẫu, cho điểm dựa vào hướng dẫn
3. Nếu có nhận xét gì thì ghi vào cột Nhận xét
4. Ghi những điểm phát hiện, NC hoặc NX vào trang 2, thỏa thuận với
người được đánh giá về thời hạn hoàn thành việc khắc phục những điểm
phát hiện đó (không vượt quá 3 ngày làm việc kể từ ngày đánh giá)
5. Chụp ảnh tương ứng với những phát hiện trên
6. Người được đánh giá ký tên
*) Cách chấm điểm: Có rất nhiều cách cho điểm khi đánh giá 5S, nhưng tại FSC,
đánh giá 5S theo thang điểm là 4

• Điểm tối đa (4 điểm): Là hoạt động được đánh giá tốt cần phải duy trì và
phát huy.
• Điểm chấp nhận (3 điểm): Là hoạt động được đánh giá thường và phải
nhắc nhở để củng cố cho tốt hơn tình trạng hiện tại. Thường mắc từ 1-2 lỗi nhẹ, điểm
này không phải ở mức độ vi phạm nên không đưa vào danh sách.
• Điểm phải nhắc nhở (2 điểm): Có từ 3-5 lỗi, phần lớn dưới mức kiểm
soát. Khi đánh giá phải ghi lại để so sánh đối chiếu khi đã khắc phục.
• Điểm kém (1 điểm) : Xuất hiện các lỗi nghiêm trọng, là hoạt động được
đánh giá kém cần phải có biện pháp khắc phục cụ thể từ phía bộ phận vi phạm. Đồng
thời bộ phận đảm trách phải lập danh sách những vấn đề vi phạm đó để theo dõi và tái
kiểm tra trong tuần kế tiếp. Có thể dùng thể đổ để theo dõi những lỗi này, gắn vào từng
vị trí phát hiện lỗi.
• Điểm không kiểm soát được ( 0 điểm ): không có dấu hiệu nào nhận biết
được là có thực hiện 5S
Hình 3.5 Gắn thẻ đỏ
Hình 3.6 Gắn thẻ đỏ