GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐƯỜNG SẮT

GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ DỰ ÁN
CỦA BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN ĐƯỜNG SẮT
1. Mục tiêu của Ban QLDA ĐS trong công tác QLDA:
Với vai trò, chức năng, nhiệm vụ đã được Nhà nước quy định tại
các văn bản pháp quy, Ban QLDA ĐS đặt ra mục tiêu không ngừng nâng cao
chất lượng và đẩy mạnh tiến độ công tác QLDA đầu tư, tăng cường hỗ trợ
Cục ĐSVN thực hiện thành công các dự án đầu tư khả thi, đem lại hiệu quả
kinh tế - xã hội cho đất nước.
Mặt khác, quá trình QLDA ở Ban QLDA ĐS phải được thực hiện
một cách khách quan, chủ động, sáng tạo, không ngừng học tập và học hỏi
kinh nghiệm QLDA ở các quốc gia tiên tiến trong khu vực và trên thế giới.
Công tác QLDA phải phát huy được vai trò trọng yếu trong việc
quyết định hiệu quả đạt được của dự án. Công tác quản lý tiến độ, quản lý
chất lượng và quản lý chi phí dự án phải được phối hợp chặt chẽ và khoa
học, đảm bảo thực hiện dự án trong thời gian nhanh nhất có thể, với chất
lượng đảm bảo và trong giới hạn ngân sách cho phép. Mọi thay đổi về dự án
nếu có phải được báo cáo kịp thời, tính toán, cân nhắc kỹ lưỡng để lựa chọn
được phương án tối ưu nhất đảm bảo dự án đạt được các mục tiêu đã đề ra.
Công tác QLDA của Ban QLDA ĐS phải trở thành công cụ hiệu
quả để thực hiện sự điều tiết của Nhà nước trong hoạt động đầu tư của ngành
đường sắt, đảm bảo lợi ích kinh tế - xã hội của quốc gia.
Chương II của Chuyên đề này đã trình bày thực trạng và chỉ ra một
số tồn tại trong công tác QLDA của Ban QLDA ĐS, trước thực tế đó, tôi xin
đề xuất một số giải pháp nhằm hoàn thiện công tác quản lý dự án của Ban
QLDA ĐS như sau:
1. Các giải pháp hoàn thiện công tác QLDA của Ban QLDA ĐS :
1.1. Củng cố bộ máy quản lý và nguồn nhân lực của Ban QLDA ĐS :
Như đã nói ở trên, chất lượng công tác QLDA chịu ảnh hưởng
mang tính quyết định bởi năng lực của đội ngũ cán bộ làm công tác QLDA.
Tuy nhiên, hiện nay nguồn nhân lực ở Ban QLDA ĐS chưa đủ đáp
ứng nhu cầu công tác QLDA đang ngày càng phức tạp xét cả về số lượng và

chất lượng. Đội ngũ cán bộ QLDA còn yếu và thiếu đang là một trong những
nguyên nhân chính dẫn đến tình trạng công tác QLDA của Ban QLDA ĐS
chưa đạt được kết quả như mong muốn, nhất là khi Ban QLDA ĐS sẽ còn
được giao nhiệm vụ thực hiện quản lý nhiều dự án với quy mô lớn và tính
chất phức tạp hơn trong tương lai.
Mỗi lĩnh vực cụ thể của công tác QLDA lại có những yêu cầu riêng
đối với người cán bộ QLDA về phẩm chất đạo đức và trình độ chuyên môn
(sẽ được nói chi tiết hơn ở phần sau). Do đó, việc tuyển mộ và xây dựng
được một đội ngũ cán bộ quản lý đủ về số lượng và đáp ứng được các yêu
cầu của công tác QLDA là hết sức quan trọng.
Muốn vậy, trước hết Ban QLDA ĐS cần nhanh chóng hoàn thiện
cơ chế tuyển dụng nhân sự. Công tác tuyển dụng cần phải được tiến hành
theo một quy trình công khai, minh bạch, đảm bảo tuyển được đúng người
vào đúng vị trí phù hợp.
Bên cạnh đó, Ban QLDA ĐS cần phải tăng cường đào tạo nghiệp
vụ QLDA cho đội ngũ cán bộ của Ban bằng nhiều hình thức khác nhau như
cử cán bộ đi đào tạo trong nước và ở nước ngoài, thuê chuyên gia về đào tạo
trực tiếp tại Ban, …
Mặt khác, hiện tại Ban QLDA ĐS tiến hành quản lý song song cả
các dự án có vốn ODA với các dự án có vốn từ trong nước, mà các dự án
vốn ODA có những khác biệt nhất định so với các dự án đầu tư bằng nguồn
vốn khác không chỉ về xuất xứ nguồn vốn mà còn về các yêu cầu, quy định,
cơ sở pháp lý về quản lý và thực hiện của nhà đầu tư và tài trợ.
Do đó ngoài những yêu cầu chung đối với cán bộ QLDA, cán bộ
trực tiếp thực hiện quản lý các dự án có nguồn vốn ODA phải nắm vững các
yêu cầu của nhà tài trợ và các quy định hiện hành của Chính phủ Việt Nam
về quản lý vốn ODA.
Thông thường các điều khoản quan trọng về cơ chế QLDA và cơ
chế quản lý vốn ODA đã được xác định cụ thể trong hiệp định ký kết giữa
chính phủ Việt Nam với nhà tài trợ. Các nhà tài trợ thường có hệ thống văn

bản chi tiết về các chính sách và quy trình cho hoạt động quản lý tài chính dự
án mà họ tài trợ vốn. Những hệ thống văn bản đó thường chỉ bao quát chung
và đôi khi rất nặng nề, vấn đề ở đây là cán bộ QLDA phải lựa chọn những
vấn đề trực tiếp liên quan tới dự án mà mình phải thực hiện quản lý để áp
dụng một cách phù hợp nhất.
Ngoài ra, để nâng cao tinh thần làm việc của đội ngũ cán bộ, chế
độ đãi ngộ, khen thưởng và kỷ luật ở Ban QLDA ĐS cũng cần được chú ý.
Ban cần xây dựng khung quy định rõ ràng và hợp lý về chế độ đãi ngộ cho
cán bộ công nhân viên, các hình thức khen thưởng cho cán bộ công nhân
viên có thành tích xuất sắc cũng như các hình thức kỷ luật nghiêm minh đối
với các hành vi sai phạm.
1.2. Các giải pháp hoàn thiện công tác quản lý thời gian và tiến độ dự
án:
Ban QLDA ĐS luôn đặt ra mục tiêu nỗ lực thực hiện các dự án
được giao theo đúng tiến độ kế hoạch. Trường hợp phát sinh các sự cố ngoài
ý muốn cần phải có các giải pháp đồng bộ và kịp thời để tránh tiến độ chung
của dự án bị ảnh hưởng.
Tuy nhiên, tiến độ thực tế của các dự án do Ban QLDA ĐS đang
thực hiện quản lý hiện nay đều không đảm bảo kế hoạch đề ra, tiêu biểu là
dự án Đường sắt đô thị Hà Nội: Tuyến Cát Linh – Hà Đông, theo kế hoạch
dự án phải được khởi công vào tháng 12 năm 2008, nhưng đến hết Quý
I/2009 vẫn chưa hoàn thành công tác GPMB.
Nguyên nhân khách quan của tình trạng này xuất phát từ những
khúc mắc trong các quy định về cơ chế đền bù GPMB của Nhà nước chưa
được thực hiện tốt và tiến độ thi công của các nhà thầu còn chậm. Nguyên
nhân chủ quan là do năng lực quản lý của đội ngũ cán bộ Ban QLDA ĐS còn
yếu.
Từ thực trạng và nguyên nhân như trên, tôi xin đề xuất một số giải
pháp hoàn thiện công tác quản lý thời gian và tiến độ dự án của Ban QLDA
ĐS như sau:

2.2.1. Các giải pháp về phía Ban QLDA ĐS:
Để hoàn thiện công tác Quản lý thời gian và tiến độ dự án, Ban
QLDA ĐS cần thực hiện đồng bộ các giải pháp hoàn thiện công tác GPMB
và công tác quản lý tiến độ thi công, vì đây là hai khâu trọng yếu có ảnh
hưởng đến tiến độ của dự án.
2.2.1.1. Đối với quản lý tiến độ GPMB:
GPMB là công tác có ý nghĩa vô cùng quan trọng ảnh hưởng mạnh
mẽ đến tiến độ chung của toàn dự án. Một khi nhà thầu đã được chọn và
phương án thi công đã được duyệt, vấn đề chỉ còn là bàn giao mặt bằng cho
nhà thầu tiến hành thi công.
Tuy nhiên, GPMB đúng tiến độ là một yêu cầu đặc biệt khó khăn,
vì công tác GPMB đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bên liên quan và chịu sự
quản lý trực tiếp của các quy định và cơ chế GPMB của Nhà nước. Hiện nay,
ở nước ta, giữa các địa phương chưa có cơ chế GPMB chung thống nhất.
Hơn nữa, những khác biệt về văn hóa, phong tục, chênh lệch giá cả đất đai
giữa các địa phương, … cũng là những yếu tố ảnh hưởng lớn đến công tác
GPMB của cán bộ QLDA.
Các dự án do Ban QLDA ĐS hiện đang quản lý có địa bàn trải
rộng và kéo dài trên nhiều địa phương, đặc biệt là dự án tuyến đường sắt Yên
Viên – Phả Lại – Hạ Long – Cái Lân có tổng chiều dài hơn 130km đi qua địa
phận thành phố Hà Nội và các tỉnh Quảng Ninh, Bắc Ninh, Hải Dương. Đây
là một khó khăn lớn đối với công tác GPMB ở Ban.
Chính vì vậy, để nâng cao chất lượng công tác GPMB, trước hết
Ban QLDA ĐS cần xây dựng được đội ngũ cán bộ thực hiện công tác GPMB
có năng lực; phải nắm được đầy đủ nội dung căn bản các văn bản pháp lý
của Nhà nước về GPMB; có các kỹ năng về giao tiếp, thuyết phục, truyền
đạt, giải quyết vấn đề, giải quyết tranh chấp, dàn hòa xung đột và có khả
năng thiết lập, xây dựng mối quan hệ chặt chẽ với cán bộ GPMB ở các địa
phương.
Ngoài ra, cán bộ GPMB cần phải xâu xát tình hình thực tế tại mỗi

địa phương, tìm hiểu, nghiên cứu đánh giá về giá cả đất đai cũng như đặc
trưng văn hóa của mỗi vùng miền để tìm ra phương thức phù hợp làm việc
với các cấp lãnh đạo của từng địa phương để có thể tranh thủ được sự hợp
tác cao nhất trong công tác GPMB. Điều này cũng giúp tránh được tình trạng
công tác GPMB chỉ mang tính chất thúc giục, bị động.
2.2.1.2. Đối với quản lý tiến độ thi công:
Tiến độ thi công có được đảm bảo hay không phụ thuộc trực tiếp
và phần lớn vào năng lực của nhà thầu, bên cạnh đó, sự quản lý kiểm tra
thanh tra giám sát từ phía Ban QLDA ĐS cũng có ý nghĩa quan trọng.
Như đã trình bày trong chương trước, hiện nay Ban QLDA ĐS hầu
như không áp dụng bất cứ công cụ nào trong công tác Quản lý tiến độ mà chỉ
phối hợp với tư vấn giám sát theo dõi tiến độ thực tế của dự án, đối chiếu với
kế hoạch tiến độ đã được duyệt từ đó yêu cầu nhà thầu có biện pháp đẩy
nhanh tiến độ nếu phát hiện có hiện tượng chậm tiến độ ở một số khâu hay
một số bộ phận.
Thực tế cho thấy cách làm này khá thụ động và đem lại hiệu quả
không cao do phụ thuộc quá lớn vào nhà thầu, phần lớn các gói thầu đều
phải gia hạn thời gian thực hiện. Hơn nữa, QLDA là một tổ hợp của rất nhiều
các hoạt động, công việc phức tạp, việc có một công cụ hiệu quả để quản lý
tiến độ các công việc cần thực hiện sẽ giúp công tác QLDA trở nên dễ dàng
hơn, đồng thời giúp cán bộ QLDA có điều kiện kiểm soát mọi hoạt động của
dự án.
Do đó, tôi xin được đề xuất áp dụng một công cụ quản lý công việc
rất hiệu quả và phổ biến hiện nay, đó là WBS – Work Breakdown Structure
– Cơ cấu phân tách công việc.
WBS là phương pháp xác định có hệ thống các công việc của một
dự án bằng cách chia nhỏ dự án thành các công việc nhỏ dần với mục đích:
- Tách dự án thành các công việc chi tiết, cụ thể hơn;
- Hệ thống hóa tất cả các công việc cần thực hiện để hoàn thành
dự án;

- Ước tính được nguồn lực, thời gian, chi phí và các yêu cầu kỹ
thuật khác một cách hệ thống;
- Phân chia trách nhiệm cụ thể và hợp lý.
Số lượng cấp công việc được phân tách phụ thuộc vào: Mức độ chi
tiết , mức độ rủi ro, mức độ kiểm soát yêu cầu, độ chính xác của dự toán và
giá trị gói công việc. Theo đó, dự án có độ phức tạp càng lớn, độ rủi ro càng
cao, mức độ kiểm soát yêu cầu càng lớn, dự toán có độ chính xác càng cao
và giá trị các gói công việc càng lớn thì các cấp công việc càng được phân
tách chi tiết hơn. Tùy thuộc vào đặc điểm từng dự án mà các Ban QLDA có
thể lựa chọn các phương pháp phân tách công việc khác nhau cho phù hợp
và mang lại hiệu quả cao nhất.
Về hình thức, WBS có thể được xây dựng theo dạng biểu đề mục,
dạng nhánh cây từ trên xuống hoặc dạng nhánh cây từ trái qua phải sao cho
việc theo dõi của người sử dụng WBS được thuận lợi.
Lấy ví dụ về ứng dụng WBS trong công việc xây dựng nhà kho:
Giả sử chỉ phân tách các công việc cần thiết để xây dựng nhà kho
thành 2 cấp và xây dựng WBS theo dạng biểu đề mục, ta có:
1. Nhà kho: