Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại UBND huyện thủy nguyên, thành phố hải phòng

BỘ NỘI VỤ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

KHOÁ LUẬN TỐT NGHIỆP
GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ
CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN THỦY NGUYÊN,
THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG

Khóa luận tốt nghiệp ngành : QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
Người hướng dẫn

: THS. NGUYỄN HỮU DANH

Sinh viên thực hiện

: TRẦN THỊ YẾN

Mã số sinh viên, khóa, lớp

: 1305QTVB074, 2013 - 2017, ĐH.QTVP13B

HÀ NỘI - 2017


LỜI CẢM ƠN
Trong quá trình hoàn thành bài khóa luận của mình, tôi đã nhận được nhiều sự
giúp đỡ, quan tâm của các Thầy (Cô), gia đình và bạn bè.Với lòng biết ơn sâu sắc tôi
xin gửi lời cảm ơn chân thành nhất đến các Thầy (Cô) trường Đại học Nội Vụ Hà Nội
đã tận tâm truyền đạt thực thức và kinh nghiệm của mình cho tôi trong suốt quá trình

học tập tại trường. Đặc biệt, tôi xin chân thành cảm ơn Ths. Nguyễn Hữu Danh đã tận
tình, chu đáo hướng dẫn tôi có được nền tảng kiến thức tốt để lựa chọn, xây dựng đề
tài và hoàn thiện bài khóa luận tốt nghiệp.
Đợt thực tập diễn ra rất thuận lợi, tôi đã thực hành được các khâu nghiệp vụ
trong đề cương một cách thuận lợi. Bên cạnh đó tôi đã có thêm được những kinh
nghiệm quý báu, rèn luyện tác phong làm việc của cán bộ Văn phòng là nhanh nhẹn,
tự tin và khéo léo, tự chau dồi thực thức chuyên môn để thành công trong công tác sau
này. Đó chính là nền tảng để tôi có thể hoàn thành bài khóa luận. Có được thành quả
đó, tôi cũng xin bày tỏ lòng biết ơn chân thành đến các cấp lãnh đạo, các Cán bộ Văn
phòng cùng các ban nghành khác tại UBND huyện Thủy Nguyên, đã tạo điều kịên
giúp đỡ tôi trong quá trình thực tập và hoàn thiện bài khóa luận tốt nghiệp.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng để thực hiện bài khóa luận một cách hoàn chỉnh
nhất. Song do kiến thức còn hạn chế lại chưa có nhiều kinh nghiệm nghiên cứu khoa
học nên bài khóa luận của tôi không tránh khỏi những thiếu sót rất mong nhận được sự
góp ý chân thành của các thầy (cô) giáo chuyên nghành và các thầy (cô) trong khoa
Quản trị Văn phòng .
Xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là đề tài nghiên cứu của riêng tôi. Các nội dung nghiên
cứu, kết quả trong đề tài này là trung thực và chưa công bố dưới bất kỳ hình thức nào
trước đây. Những số liệu trong các bảng biểu phục vụ cho việc phân tích, nhận xét,
đánh giá được chính tác giả thu thập từ các nguồn khác nhau có ghi rõ trong phần tài
liệu tham khảo.
Ngoài ra, trong bài khóa luận còn sử dụng một số nhận xét, đánh giá cũng như
số liệu của các tác giả khác, cơ quan tổ chức khác đều có trích dẫn và chú thích nguồn
gốc.
Nếu phát hiện có bất kỳ sự gian lận nào tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về
bài khóa luận của mình.

Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2017


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
UBND

Ủy ban nhân dân

HĐND

Hội đồng nhân dân

CBCC

Cán bộ, công chức

CBCCVC

Cán bộ, công chức, viên chức

CQQLHCNN

Cơ quan quản lý Hành chính Nhà nước

CNTT

Công nghệ thông tin

CCHC

Cải cách hành chính

XHCN

Xã hội chủ nghĩa

HTQLCL

Hệ thống quản lý chất lượng

TPHC

Trưởng phòng hành chính

QLNN

Quản lý Nhà nước

QPPL

Quy phạm pháp luật


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài ........................................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ........................................................................................2

3. Mục tiêu nghiên cứu ..................................................................................................5
4. Nhiệm vụ nghiên cứu .................................................................................................5
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu ............................................................................5
6. Giả thuyết nghiên cứu ...............................................................................................6
7. Phương pháp nghiên cứu ..........................................................................................6
8. Cấu trúc dự kiến của đề tài ......................................................................................7
PHẦN NỘI DUNG ........................................................................................................8
CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG TRONG HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN HIỆN NAY .....................8
1.1. Cơ sở lý luận về Văn phòng ...................................................................................8
1.1.1. Khái niệm Văn phòng .......................................................................................8
1.1.2. Vị trí, vai trò của Văn phòng ............................................................................9
1.1.3. Chức năng của Văn phòng .............................................................................11
1.1.4. Nhiệm vụ của Văn phòng ...............................................................................13
1.2. Công tác văn phòng ................................................................................................14
1.2.1. Khái niệm công tác Văn phòng ......................................................................14
1.2.2. Nội dung của Công tác văn phòng .................................................................15
1.2.3. Vị trí và vai trò của công tác Văn phòng........................................................21
Tiểu kết chương 1 ........................................................................................................22
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI UBND HUYỆN
THỦY NGUYÊN- THÀNH PHỐ HẢI PHÒNG ......................................................23


2.1. Tổng quan về UBND huyện Thủy Nguyên và Văn phòng UBND huyện Thủy
Nguyên ..........................................................................................................................23
2.1.1. Tổ chức và hoạt động của UBND huyện Thủy Nguyên ...............................23
2.1.2 Tổ chức và hoạt động của Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên .............25
2.2. Thực trạng công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên ....................26
2.2.1. Thực trạng tổ chức bộ máy văn phòng ..........................................................26
2.2.2. Tổ chức thực hiện các nghiệp vụ Văn phòng ................................................32

2.2.3. Công tác cải cách hành chính ........................................................................62
Tiểu kết chương 2 ........................................................................................................64
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN
PHÒNG TẠI UBND HUYỆN THỦY NGUYÊN.....................................................65
3.1. Nhận xét chung .....................................................................................................65
3.1.1. Ưu điểm ...........................................................................................................65
3.1.2. Hạn chế ............................................................................................................69
3.1.3. Nguyên nhân ...................................................................................................72
3.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng tại UBND huyện
Thủy Nguyên ................................................................................................................73
3.2.1. Nâng cao nhận thức về công tác Văn phòng .................................................73
3.2.2. Nâng cao chất lượng đội ngũ CBCC; chú trọng đào tạo, bồi dưỡng chuyên
môn nghiệp vụ và tinh thần trách nhiệm trong công việc ......................................74
3.2.3. Hoàn thiện cơ sở pháp lý ................................................................................76
3.2.4. Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, trang thiết bị Văn phòng .......................77
3.2.5. Giải pháp nâng cao hiệu quả ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác
Văn phòng .................................................................................................................78
3.2.6. Giải pháp hoàn thiện các nghiệp vụ Văn phòng ...........................................79
Tiểu kết chương 3 ........................................................................................................82
PHẦN KẾT LUẬN ......................................................................................................83
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................................84
PHỤ LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong những năm gần đây, công tác cải cách hành chính ở Việt Nam trở thành
nhiệm vụ trọng tâm, xuyên suốt trong chương trình công tác của Chính phủ và các bộ,
ngành, địa phương. Quan điểm, mục tiêu, nhiệm vụ của cải cách hành chính ở nước ta
đã được đề cập trong các văn kiện Hội nghị Trung ương 8 khoá VII, Hội nghị Trung

ương 3 và 7 khoá VIII, trong các nghị quyết Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ VIII, IX
và X. Hội nghị Trung ương 8 khoá VII xác định cải cách nền hành chính là nhiệm vụ
trọng tâm của việc xây dựng và hoàn thiện nhà nước đã đề ra mục tiêu: xây dựng một
nền hành chính trong sạch, có đủ năng lực, sử dụng đúng quyền lực và từng bước hiện
đại hóa để quản lý có hiệu lực, hiệu quả công việc của nhà nước, thúc đẩy xã hội phát
triển lành mạnh, đúng hướng, phục vụ đắc lực đời sống nhân dân, xây dựng nếp sống
và làm việc theo pháp luật trong xã hội. Cải cách hành chính ở Việt Nam được triển
khai trên nhiều nội dung: cải cách thể chế, cải cách tổ chức bộ máy hành chính, xây
dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, cải cách tài chính công, hiện
đại hóa nền hành chính, trong đó cải cách công tác Văn phòng tại các cơ quan hành
chính Nhà nước là một khâu quan trọng và được đặt ra ngay từ giai đoạn đầu của tiến
trình cải cách. Bởi, Văn phòng có vị trí quan trọng trong hoạt động của một cơ quan,
đơn vị. “Công tác Văn phòng có tầm quan trọng đặc biệt, giúp cho cán bộ lãnh đạo
nắm được tình hình. Cán bộ Văn phòng nắm tình hình sai thì lãnh đạo sẽ giải quyết
công việc không đúng....cho nên phải luôn nêu cao tinh thần trách nhiệm, năng lực
công tác và giữ bí mật, để phấn đấu thực hiện tốt nhiệm vụ được giao”. Trong tình
hình hiện nay, câu nói lúc sinh thời của Chủ tịch Hồ Chí Minh vào dịp Tết Nguyên đán
năm 1950 khi Người đến thăm Văn phòng Trung ương Đảng tại Chiến khu Việt Bắc
càng có ý nghĩa hơn bao giờ hết, đó vừa là lời căn dặn sâu sắc, vừa là kim chỉ nam cho
hành động trong thực hiện nhiệm vụ của cán bộ Văn phòng. Là một bộ phận không thể
thiếu trong cơ cấu tổ chức của các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các
công ty trong và ngoài nước…Văn phòng gắn liền với quá trình ra đời, tồn tại và phát
triển của cơ quan, đơn vị, có vị trí, vai trò quan trọng đặc biệt, có cơ cấu tổ chức chặt
chẽ. Văn phòng không chỉ đơn thuần thực hiện các công việc giấy tờ, hành chính mà

1


còn được giao nhiều chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, vừa giúp việc, tham mưu, vừa
đôn đốc, kiểm tra; là “đầu mối công việc” được lãnh đạo, thủ trưởng cơ quan, đơn vị

ủy quyền “thừa lệnh” trong triển khai, giải quyết nhiều nội dung công việc quan trọng;
hiệu quả hoạt động của Văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả hoạt
động chung của toàn bộ cơ quan, đơn vị….
Đứng trước thách thức của thời kỳ đẩy mạnh cải cách nền hành chính Nhà
nước, dưới sự chỉ đạo của lãnh đạo UBND huyện Thủy Nguyên công tác Văn phòng
ngày càng được chú trọng phát triển và hoàn thiện về mọi mặt góp phần nâng cao hiệu
quả, chất lượng hoạt động của UBND huyện nói riêng và hoạt động quản lý nhà nước
nói chung.
Nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên là yêu
cầu cấp bách trong nỗ lực chung của UBND huyện Thủy Nguyên trong việc nâng cao
hiệu lực, hiệu quả hoạt động quản lý của hệ thống hành chính nhà nước nói riêng, bởi
lẽ, làm tốt công tác văn phòng sẽ đảm bảo thông tin thông suốt, chính xác, kịp thời cho
hoạt động của các cơ quan, nâng cao tinh thần, thái độ phục vụ công tác của các
CBCC làm công tác văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên. Tuy nhiên, qua thời
gian thực tập tốt nghiệp tại Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên, tôi nhận thấy rằng
công tác Văn phòng còn tồn tại nhiều hạn chế, khối lượng công việc của cơ quan nhiều
đồng nghĩa với việc khối lượng công việc của Văn phòng cũng tăng theo vì vậy mà
vấn đề nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên là rất
cần thiết. UBND huyện Thủy Nguyên là môi trường làm việc lý tưởng mà tôi mong
muốn được làm việc sau khi tốt nghiệp Đại học, tôi hy vọng có thể góp một phần công
sức của mình trong công cuộc hoàn thiện công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy
Nguyên, ngoài tính cấp thiết để cải thiện công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy
Nguyên thì đây cũng là một lý do quan trọng mà tôi quyết định lựa chọn và nghiên cứu
đề tài bài báo cáo khóa luận tốt nghiệp “Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn
phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên, Thành phố Hải Phòng”.
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Công tác văn phòng trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức không còn là
một vấn đề mới lạ, ngược lại hoạt động này đang được xã hội quan tâm và trở thành

2

một trong những mục tiêu phấn đấu của Đảng và Nhà nước trong công cuộc xây dựng
và phát triển Đất nước, đặc biệt trong giai đoạn hiện nay. Bên cạnh đó làm tốt công tác
quản lý, tổ chức Văn phòng là khâu quan trọng để thực hiện có hiệu quả các công việc
khác của cơ quan. Chính vì vậy, vấn đề về công tác văn phòng trong những năm gần
đây đã được nhiều tôi tập trung nghiên cứu, có một số tác giả và tác phẩm gây được sự
chú ý, đóng góp vào công cuộc hoàn thiện và nâng cao chất lượng tổ chức quản lý,
thực hiện công tác Văn phòng, trong đó các bài nghiên cứu chủ yếu được chia thành hai
nguồn chính sau:
Một là, những công trình nghiên cứu lý luận về công tác văn phòng
- TS. Nguyễn Thị Ngọc An, “Giáo trình Quản trị Hành chính Văn phòng”,
NXB Lao động- Xã hội, 2006: Cuốn Giáo trình Quản trị hành chính văn phòng có bố
cục gồm 3 phần. Nội dung trình bày về đại cương về quản trị hành chính văn phòng,
quản trị hành chính văn phòng một cách khoa học và nghiệp vụ hành chính văn phòng.
- TS. Nghiêm Hồng Kỳ, “ Mấy vấn đề công tác Văn phòng, Văn thư, Lưu trữ
trong thời kỳ đổi mới”, NXB Chính trị quốc gia, 2003: Thực trạng công tác Văn phòng
nói chung và công tác Văn thưu, lưu trữ nới riêng trong giai đoạn đất nước ta bước vào
thời kỳ đổi mới, đồng thời tác giả đề xuất một số giải pháp để khắc phục hạn chế.
- Giáo trình “Quản trị Hành chính Văn phòng”, Trường Đại học Sài GònKhoa Thư viện- Văn phòng: Nội dung của giáo trình đề cập đến hai vấn đề chính đó là
những vấn đề chung trong công tác văn phòng và các chức năng trong Quản trị hành
chính Văn phòng.
- Trần Thị Thu Phương, “Nghiệp vụ hành chính Văn phòng”, NXB Tổng hợp
TP. HCM, 2008. Nội dung chính của giáo trình là những kiến thức tổng quát về hành
chính văn phòng và các kỹ năng cần thiết để tổ chức công tác hànhh chính văn phòng
trong các cơ quan, đơn vị.
- Nguyễn Thành Độ- Nguyễn Ngọc Diệp- Nguyễn Phương Hiền, “Giáo trình
Quản trị Văn phòng”, NXB Trường Đại học Kinh tế Quốc dân, 2012. Giáo trình
nghiên cứu các vấn đề lý luận về quản trị Văn phòng chủ yếu trong doanh nghiệp.
- PGS. TS Nguyễn Hữu Tri, “Quản trị Văn phòng”, NXB Khoa học và Kỹ

thuật. Tài liệu trang bị những kiến thức cơ bản về cách thức tổ chức, điều hành hoạt
động của các đối tượng trong một văn phòng theo hướng hiệu lực, hiệu quả.

3


Hai là, các bài báo cáo, khóa luận tốt nghiệp, các bài viết nghiên cứu về thực
trạng công tác Văn phòng ở nước ta hiện nay.
- Nguyễn Văn Thâm, “Bài giảng Quản trị Hành chính Văn phòng: Nội dung của bài
giảng được công bố trên website />chủ yếu nói đến vấn đề đại cương về quản trị hành chính Văn phòng; Hoạch định- Tổ
chức hành chính Văn phòng- Nghiệp vụ hành chính Văn phòng; Công tác Văn thưLập hồ sơ công việc- Công tác lưu trữ; Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính.
- Ts. Lưu Kiếm Thanh,bài viết“Công tác Văn phòng trong bối cảnh hiện đại
hóa nền hành chính Nhà nước”, Tạp chí Tổ chức Nhà nước, 2008. Bài viết nêu nhận
định của tác giả về vấn đề tối ưu và tối ưu hóa công tác văn phòng trong bối cảnh hiện
đại hóa nền hành chính.
- Nhị Triều, bài viết “Xây dựng văn phòng hiện đại nhìn từ mục tiêu cải cách
hành chính”, PC Quảng Nam, 2013. Trong bài viết, tác giả đưa ra các giải pháp để xây
dựng văn phòng hiện đại là phù hợp với yêu cầu đổi mới, phù hợp với chủ trương cải
cách hành chính.
- Trương Hoàng Hoa Duyên, bài viết“Vấn đề về hiện đại hóa văn phòng của
Việt Nam hiện nay”, Khoa QTVP- Trường Đại học Duy Tân, 2014. Tác giả nêu một
số những hạn chế về hoạt động văn phòng ở nước ta hiện nay và đề xuất giải pháp hiện
đại hóa văn phòng.
- Phạm Thị Huyền, Khóa luận tốt nghiệp, “Thực trạng và một số giải pháp
nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng
Thành”, Trường Đại học Dân lập Hải Phòng, 2013. Tác giả phân tích, đánh giá thực
trạng công tác văn phòng tại công ty TNHH sản xuất thương mại Hoàng Thành để
thấy được những điểm mạnh cũng như những điểm yếu còn tồn tại và từ đó đề xuất
những kiến nghị nhằm nâng cao hơn nữa hiệu quả hoạt động của công tác văn phòng
tại công ty.

- Phạm Thị Ánh Nguyệt, Khóa luận tốt nghiệp,“Nghiên cứu thực trạng và giải
pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường
Hải Phòng”, Trường Đại học Hải Phòng. Bài khóa luận nghiên cứu lý luận về văn
phòng và phân tích nội dung hoạt động của văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi

4


trường Hải Phòng để tìm ra điểm mạnh, điểm yếu và đưa ra các đề xuất nhằm hoàn
thiện hơn nữa công tác văn phòng tại Sở.
- Ngô Văn Long, báo cáo thực tập, “Thực trạng công tác quản trị hành chính
văn phòng tại trung tâm ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ Bình Dương”,
Trường Trung cấp Kinh tế- Công nghệ Đông Nam, 2011. Đề tài chỉ ra ưu, nhược điểm
trong công tác Văn phòng tại trung tâm ứng dụng tiến bộ khoa học và công nghệ Bình
Dương và tôi đã đề xuất một số giải pháp để nâng cao công tác này.
Những nghiên cứu này đã góp phần quan trọng vào việc phân tích lý luận và
thực tiễn về tổ chức, quản lý công tác Văn phòng tại các cơ quan. Tuy nhiên, vấn đề
nghiên cứu này tại UBND huyện Thủy Nguyên mới chỉ dừng lại ở những báo cáo,
tổng kết của huyện mà chưa có nghiên cứu chuyên sâu về thực tiễn hoạt động. Do đó,
việc tìm hiểu và nghiên cứu những khó khăn và hạn chế trong công tác văn phòng tại
UBND huyện Thủy Nguyên là cần thiết, trên cơ sở đó áp dụng những giải pháp phù
hợp với tình hình thực tiễn của UBND huyện.
3. Mục tiêu nghiên cứu
- Khảo sát thực trạng công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên,
thành phố Hải Phòng.
- Đề xuất các giải pháp nhằm nang cao hiệu quả công tác Văn phòng tại UBND
huyện Thủy Nguyên trong thời gian tới.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
- Đề tài nghiên cứu lý luận về văn phòng và công tác văn phòng, phân tích thực
trạng nội dung công tác văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên- Hải Phòng, bao gồm

các nội dung như: Công tác tổ chức bộ máy Văn phòng; công tác tham mưu- tồng hợp;
công tác xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, công tác xây dựng chương trình, kế
hoạch; công tác tổ chức hội họp; công tác chuẩn bị chuyến đi công tác cho lãnh đạo…
- Đề tài nghiên cứu để đánh giá ưu điểm, hạn chế trong công tác tổ chức, quản
lý và thực hiện công tác Văn phòng tại Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên; đề
xuất các giải pháp khắc phục.
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
-Đối tượng nghiên cứu: Đề tài nghiên cứu các nội dung chủ yếu trong công tác

5


văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên
- Phạm vi nghiên cứu: Nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng có thể đề cập ở
nhiều góc độ khác nhau. Tuy nhiên, khóa luận chỉ đề cập vào một số nội dung cơ bản
về công tác Văn phòng, lấy thực trạng của Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên từ
năm 2010- 2016.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Một là, hoạt động Văn phòng đóng vai trò quan trọng trong việc cơ quan, tổ
chức đạt được hiệu quả hoạt động và phát triển bền vững.
Hai là, Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên đã có những đóng góp quan
trọng vào quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện Thủy
Nguyên tuy nhiên, tình hình công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên còn
tồn tại một số hạn chế. Từ đó, đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác
Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên.
7. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, tôi đã sử dụng hai phương pháp đó là:
- Phương pháp luận: Tôi vận dụng lý luận của chủ nghĩa duy vật biện chứng
cho bài nghiên cứu để có cái nhìn toàn diện trong việc đánh giá hiệu quả công tác Văn
phòng, đánh giá kết quả và hiệu quả của công tác Văn phòng với mối quan hệ đa dạng

với các hệ thống khác trong tổ chức, gắn công tác Văn phòng với mối quan hệ xung
quanh, xem xét Văn phòng trong xu hướng đang phát triển. Từ đó, đánh giá chính xác
hoạt động Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên nhằm đưa ra các giải pháp cụ thể.
+ Phương pháp duy vật lịch sử:
- Một số phương pháp cụ thể: Trên cơ cở sử dụng phương pháp luận của chủ
nghĩa duy vật biện chứng và duy vật lịch sử, tôi đã chọn một số phương pháp phù hợp
với từng nội dung của khóa luận, trong đó chủ yếu sử dụng:
+ Phương pháp lịch sử: Phương pháp này giúp tôi nghiên cứu tổng quan về lịch
sử hình thành và quá trình phát triển của huyện Thủy Nguyên và UBND huyện Thủy
Nguyên; ngoài ra sử dụng tôi còn phương pháp lịch sử để phân tích các tài liệu, văn
bản của UBND huyện Thủy Nguyên từ những năm trước nhằm phát hiện ra những hạn
chế trong công tác soạn thảo và ban hành Văn bản.
+ Phương pháp quan sát: Phương pháp này giúp tôi quan sát được toàn bộ quá
trình hoạt động công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên một cách bao quát

6


và thực tế nhất.
+ Phương pháp phân loại và hệ thống hóa lý thuyết: Phương pháp này giúp tôi
sắp xếp các vấn đề về lý luận chung trong công tác Văn phòng theo các nội dung có
cùng bản chất và sắp xếp chúng theo trật tự hợp lý.
+ Phương pháp tham khảo tài liệu: áp dụng phương pháp này giúp bài nghiên
cứu của tôi có những luận cứ và dẫn chứng pháp lý, dẫn chứng thực tế chính xác, qua
đó cho việc đánh giá ưu điểm, hạn chế trong công tác Văn phòng tại UBND huyện
Thủy Nguyên thuyết phục hơn.
+ Phương pháp khảo sát và điều tra thực tế: Hai phương pháp này giúp tôi thu
thập được các thông tin cần thiết trong quá trình nghiên cứu thông qua các hình thức
thăm dò ý kiến, trò chuyện trực tiếp với những đối tượng liên quan của nhằm mục đích
nắm bắt được toàn bộ các hoạt động trong công tác Văn phòng tại Văn phòng UBND

huyện Thủy Nguyên.
+ Phương pháp thống kê: Sử dụng phương pháp này giúp tôi đánh giá được
chính xác các hoạt động trong công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên
(VD: Thống kê văn bản đi- đến theo từng năm) thông qua việc tập hợp các số liệu và
dữ liệu dựa vào kết quả khảo sát, điều tra thực tế trước đó.
+ Phương pháp phân tích, tổng hợp lý thuyết: Dựa vào những thông tin đã được
chọn lọc và quá trình quan sát thực tế, tôi tiến hành phân tích để đưa ra đánh giá khách
quan và chính xác về ưu điểm, hạn chế trong công tác Văn phòng tại UBND huyện
Thủy Nguyên. Tôi đã sử dụng hai phương pháp này song song với nhau phân tích
được tiến hành theo phương hướng tổng hợp, còn tổng hợp được thực hiện dựa trên
kết quả của phân tích.
8. Cấu trúc dự kiến của đề tài
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, danh mục tài liệu tham khảo, nội dung
bài khóa luận tốt nghiệp được thể hiện trong ba chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác Văn phòng trong hoạt động của các cơ
quan hiện nay.
Chương 2: Thực trạng công tác Văn phòng tại UBND huyện Thủy Nguyên.
Chương 3: Giải pháp nâng cao hiệu quả công tác Văn phòng tại UBND huyện
Thủy Nguyên.

7


PHẦN NỘI DUNG
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÒNG VÀ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TRONG
HOẠT ĐỘNG CỦA CÁC CƠ QUAN HIỆN NAY
1.1. Cơ sở lý luận về Văn phòng
1.1.1. Khái niệm Văn phòng
Trong bối cảnh nền kinh tế thị trường theo định hướng XHCN tại Việt Nam, có

rất nhiều tổ chức đang hoạt động như các cơ quan quyền lực nhà nước; các cơ quan
hành chính nhà nước; các cơ quan tư pháp; tổ chức chính trị - xã hội; các đơn vị sự
nghiệp; cơ quan, đơn vị thuộc lực lượng vũ trang; các tổ chức phi chính phủ; các
doanh nghiệp… Trong cơ cấu của các cơ quan, tổ chức đó thì “văn phòng” là một bộ
phận không thể thiếu, thậm chí đối với các doanh nghiệp thì văn phòng (trụ sở chính)
được pháp luật quy định như là một bộ phận bắt buộc khi tiến hành thủ tục đăng ký
kinh doanh (khoản 1 điều 45 của Luật Doanh nghiệp năm 2014). Văn phòng là đối
tượng nghiên cứu của nhiều ngành khoa học, nhiều lĩnh vực khác nhau. Vì vậy tùy
theo góc độ nghiên cứu và mục đích tiếp cận, người ta có nhiều cách hiểu khác nhau
về thuật ngữ Văn phòng:
Theo PGS.TS Nguyễn Hữu Tri trong cuốn “Quản trị Văn phòng” cho rằng:
“Văn phòng là một thực thể tồn tại khách quan trong mỗi tổ chức để thực hiện chức
năng theo yêu cầu của nhà quản trị tổ chức đó.” [24; 12]
Theo TS. Nguyễn Thị Ngọc An khái niệm văn phòng được hiểu là “bộ máy
điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗtrợcho
hoạt động quản lý, lànơi chăm lo mọi lĩnh vực dịch vụhậu cần đảm bảo các điều kiện
vật chất cho hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức.” [1;4]
Ngoài ra, theo trang Từ điển Doanh nghiệp BusinessDictionary.com, thì khái
niệm văn phòng được mô tả là một địa điểm, thường là một tòa nhà hoặc một phần của
tòa nhà, nơi mà doanh nghiệp tổ chức các hoạt động kinh doanh. Một doanh nghiệp có
thể chỉ có một văn phòng, hay còn gọi là trụ sở chính hoặc có nhiều hơn 2 văn phòng
đại diện tại các chi nhánh phụ. Các văn phòng này cùng hoạt động dựa theo mục tiêu
kinh doanh của doanh nghiệp.

8


Nhưng thực tế cho thấy những cách hiểu như vậy là chưa đủ, chưa thực sự
thuyết phục và có phần “xem nhẹ” chức năng của cơ quan này. Văn phòng cũng không
thể hiểu đơn giản như một trụ sở làm việc, mà khái niệm văn phòng xuất hiện mang

những đặc điểm cao hơn, chuyên nghiệp và phát triển hơn. Tuy nhiên, có thể xem xét
khái niệm này một cách toàn diện như sau:“ Văn phòng là bộ máy tham mưu, điều
hành tổng hợp, đầu mối điều phối hoạt động của cơ quan, tổ chức; là trung tâm thu
thập, xử lý và cung cấp thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý, điều hành của lãnh
đạo; là nơi chăm lo mọi lĩnh vực phục vụ quản trị, hậu cần bảo đảm các điều kiện vật
chất cần thiết cho hoạt động chung của cơ quan, tổ chức đó”.
Trên thực tế thì tùy vào thực tế ở các cơ quan tổ chức mà văn phòng có nhiều
tên gọi khác nhau: Văn phòng, Phòng Hành chính, Phòng hành chính tổ chưc; Phòng
quản trị hành chính;…
1.1.2. Vị trí, vai trò của Văn phòng
Văn phòng là cửa ngõ của một cơ quan, tổ chức bởi vì Văn phòng vừa có mối
quan hệ đối nội, vừa có mối quan hệ đối ngoại thông qua hệ thống văn bản đi, văn bản
đến, văn bản nội bộ. Đồng thời, các hoạt động tham mưu tổng hợp, hậu cần cũng liên
quan trực tiếp đến các đơn vị, phòng ban khác trong cơ quan, tổ chức và với vị trí hoạt
động đa dạng đó văn phòng còn được coi là “tai mắt” của Nhà Quản trị. Điều này cũng
lý giải vì sao Văn phòng là một bộ phận gần gũi, có quan hệ thân thiết với lãnh đạo
của cơ quan, đơn vị của cơ quan trong mọi hoạt động. Văn phòng có nhiệm vụ trợ giúp
về công tác thông tin, điều hành, cung cấp các điều kiện kỹ thuật phục vụ cho quá trình
ra quyết định của Nhà Quản trị. Thực tiễn đã khẳng định nơi nào công tác văn phòng
được quan tâm đúng mức, nơi đó công tác lãnh đạo, điều hành đạt hiệu quả cao. Thứ
trưởng Bộ Tư pháp Đinh Trung Tụng đánh giá “Lãnh đạo có nắm bắt được tình hình
hay không, có bao quát được các công việc, tổ chức thực hiện có hiệu quả các chủ
trương, chương trình công tác hay không, phụ thuộc rất lớn vào việc tổ chức xây dựng
và thực hiện nhiệm vụ văn phòng.”1
Văn phòng là một bộ phận trung gian thực hiện ghép nối trong mối quan hệ
quản lý điều hành cơ quan, đơn vị theo yêu cầu của người đứng đầu cơ quan. Hoạt
1

Bài viết “Công tác Văn phòng giúp nâng cao hiệu quả lãnh đạo, điều hành”, Báo điện tử Pháp luật Việt Nam.

9


động Văn phòng là một khâu quan trọng trong dây chuyền hoạt động của cơ quan, tổ
chức, là trung tâm thực hiện quá trình quản lý điều hành của cơ quan, tổ chức, doanh
nghiệp. Nếu Văn phòng không làm việc thì cả hệ thống đó sẽ bị ngưng hoạt động. Hơn
nữa, do đảm nhận trách nhiệm tổ chức các hoạt động giao tiếp đối nội, đặc biệt là đối
ngoại của cơ quan, tổ chức mà Văn phòng trở thành cầu nối trung gian giữa lãnh đạo
với các bộ phận, phòng ban trong cơ quan, doanh nghiệp và là nơi chuyển giao tất cả
các công việc của một cá nhân trong cơ quan, doanh nghiệp mang đến cho lãnh đạo.
Chẳng hạn như tại UBND huyện Thủy Nguyên việc chuyển giao văn bản đến cho lãnh
đạo cơ quan thuộc trách nhiệm củaVăn phòng.
Văn phòng thực hiện nhiệm vụ đảm bảo hoạt động ổn định, thường xuyên liên
tục thậm chí phải hoạt động nhiều và nhanh hơn bất cứ một bộ phận nào khác trong cơ
quan. Ví dụ như nhân sự làm công tác bảo vệ cơ quan thuộc biên chế của Văn phòng
luôn phải liên tục làm việc cả ngày lẫn đêm, ngay cả những lúc cơ quan ngừng hoạt
động, những ngày lễ, tết... để đảm bảo an ninh, trật tự cho cơ quan. Điều này, đồng
nghĩa với việc chất lượng công tác của cơ quan phụ thuộc rất nhiều vào hiệu quả hoạt
động của Văn phòng.
Ở một khía cạnh khác, chúng ta đã được tiếp cận rất nhiều các quan niệm khác
nhau về Văn phòng. Nhưng thực tế hiện nay ở Việt Nam và các nước trên thế giới, thì
Văn phòng không chỉ thực hiện các công việc như vậy. Chẳng hạn đối với các Văn
phòng quy mô nhỏ như một số doanh nghiệp, thì văn phòng còn phải tham gia vào các
công việc như quản lý nhân sự, quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh, tham gia tích
cực trong việc tìm kiếm, mở rộng đối tác hay chăm sóc khách hàng…(nhất là với các
doanh nghiệp vừa và nhỏ, các doanh nghiệp tư nhân). Chẳng hạn với một công ty với
quy mô 200 công nhân, thì văn phòng sẽ phải tham gia rất nhiều vào hoạt động sản
xuất – kinh doanh của công ty đó từ việc tuyển dụng nhân sự, xây dựng kế hoạch sản
xuất, tính toán lương bổng, xăng xe… cho tới việc bảo vệ giữ gìn an toàn cho hoạt
động của công ty. Có nghĩa là, ngoài những công việc mang tính chuyên môn nghiệp

vụ, Văn phòng còn phải kiêm nhiệm thêm một số lĩnh vực khác, đòi hỏi nhân sự làm
Văn phòng đều phải nắm bắt được. Như vậy, có thể thấy so với các bộ phận khác của
cơ quan thì hoạt động của Văn phòng đa dạng và phức tạp hơn rất nhiều.

10


=> Như vậy, có thể khẳng định Văn phòng được coi là vị trí trung tâm, kết nối hoạt
động quản lý điều hành của các cấp, các bộ phận trong cơ quan, tổ chức [24;13].
Văn phòng là một bộ phận vô cùng quan trọng và đặc biệt, từ khi hình thành bộ
máy Nhà nước đến nay, Văn phòng là bộ phận không thể thiếu trong bất kỳ cơ quan,
đơn vị nào. Khẳng định như vậy bởi, đối với nhà quản lý, các cấp lãnh đạo, Văn phòng
có vai trò to lớn sau đây:
- Thứ nhất, Văn phòng là trung tâm thực hiện quá trình quản lý, điều hành của cơ
quan, tổ chức.
-Thứ hai, Văn phòng là bộ phận chuyên môn, là bộ máy giúp việc tổng hợp của lãnh
đạo cơ quan, tổ chức.
- Thứ ba, Văn phòng là đầu mối thông tin của cơ quan,tổ chức.
- Thứ tư, Văn phòng là bộ phận tham mưu trực tiếp của lãnh đạo trong công tác
điều hành, quản lý hành chính cơ quan, tổ chức.
- Thứ năm, Văn phòng là nơi tổ chức các hoạt động đối nội – đối ngoại của cơ
quan,tổ chức..
Tóm lại, ở bất kỳ vị trí, vai trò nào chúng ta cũng có thể khẳng định: “Văn
phòng là một tổ chức gắn liền với quá trình tồn tại và phát triển của cơ quan, tổ chức; văn
phòng là bộ mặt của cơ quan, tổ chức, là nơi đầu tiên trực tiếp giao dịch với các đơn vị
khác; hiệu quả hoạt động của văn phòng ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng, hiệu quả
hoạt động chung của toàn bộ cơ quan, tổ chức”.
1.1.3. Chức năng của Văn phòng
Tùy theo quy mô tổ chức và tính chất hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức,
doanh nghiệp mà Văn phòng được hình thành lớn nhỏ, khác nhau, nhưng dù được tổ

chức theo cách nào thì Văn phòng phải đảm bảo hai chức năng cơ bản sau đây:
1.1.3.1. Chức năng tham mưu, tổng hợp
Chức năng này của văn phòng thể hiện ở hai mặt là tổng hợp và tham mưu:
Tham mưu: Tham mưu là hiến kế, kiến nghị, đề xuất, đưa ra các ý tưởng độc
đáo, sáng tạo có cơ sở khoa học, các sáng kiến, các phương án tối ưu, những chiến
lược, sách lược và các giải pháp hữu hiệu cho thủ trưởng cơ quan, đơn vị trong việc
đặt ra và tổ chức thực hiện kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn, hàng năm của cơ quan

11


đơn vị đạt kết quả cao nhất2.
Văn phòng các cơ quan tổ chức nói chung, của các cơ quan Nhà nước nói riêng
có vai trò, vị trí đặc biệt quan trọng. Vai trò, vị trí đặc biệt của Văn phòng thể hiện ở
chỗ nó là một bộ phận cấu thành, một đơn vị tổ chức không thể thiếu được đối với bất
kỳ cơ quan nào. Văn phòng ra đời, tồn tại cùng với sự ra đời và tồn tại của cơ quan,
thiếu nó cơ quan khó có thể hoạt động và tổ chức điều hành công việc một cách bình
thường. Vai trò, vị trí đặc biệt của văn phòng các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp còn
thể hiện ở chỗ nó có chức năng tham mưu đắc lực cho lãnh đạo cơ quan thực hiện bốn
nội dung cơ bản sau:
- Tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan xây dựng, tổ chức thực hiện quy chế làm
việc, quy định điều chỉnh các lĩnh vực hoạt động và các chương trình công tác của cơ
quan. Ví dụ: Nội quy làm việc, Quy chế văn hóa công sở…
- Tham mưu, giúp cơ quan, tổ chức triển khai thực hiện có hiệu quả các chủ
trương, chính sách trên lĩnh vực kinh tế - xã hội, nội chính và đối ngoại của cơ quan, tổ chức.
- Tham mưu về công tác quản lý tài chính, tài sảncơ quan, trực tiếp quản lý tài
sản của cơ quan và các phòng, ban, đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức, bảo đảm hậu cần
cho hoạt động của cơ quan.
- Tham mưu biên soạn văn bản, giấy tờ có liên quan đến hoạt động của cơ quan,
tổ chức để chất lượng các loại văn bản của các cơ quan, tổ chức từng bước được nâng cao.

Cố nhà nghiên cứu Trần Bạch Đằng đã từng nói “Cuối cùng rồi có thể có những
tham mưu đúng nghĩa như Gia Cát Lượng làm quân sư cho Lưu Bị và có những tham
mưu đặc sệt “Thày dùi kiểu Bàng Hồng”. Song cái bản lĩnh của người lãnh đạo là cân
nhắc và quyết định. Bản lĩnh ấy được kiểm nghiệm qua thực tiễn. Nói cho cùng, không
thể không có tham mưu. Đồng thời, hết sức cần có một chọn lọc tham mưu theo hai
tiêu chuẩn: đủ kiến thức, đủ trung thực”. Hoạt động tham mưu luôn tỏ ra cần thiết và
hữu hiệu, đặc biệc là trong hoạt động quản lý, điều hành của người lãnh đạo. Vì muốn
có những quyết định đúng đắn, khoa học lãnh đạo cơ quan phải căn cứ vào những yếu
tố khách quan, những ý kiến tham gia góp ý của các cấp quản lý, những người trợ giúp
tham mưu- đặc biệt là Văn phòng.
2

Xem từ điển tiếng Việt, Viện ngôn ngữ học - NXB Đà nẵng và Trung tâm từ điển học, 2006, tr. 910.

12


Tổng hợp: “Tổng hợp” là thống kê, xử lý, tập hợp nhiều vấn đề. Văn phòng có
nhiệm vụ thiết lập hệ thống cung cấp thông tin cơ bản ổn định và hiệu quả, xây dựng
và ban hành quy định về chế độ thông tin báo cáo trong nội bộ cơ quan, xác định cụ
thể nội dung, phương thức, thời gian, đối tượng báo cáo, đặc biệt đã tối ưu hóa phương
thức báo cáo bằng thư điện tử, văn phòng điện tử, thiết lập cán bộ đầu mối cung cấp
thông tin…Với chức năng tham mưu, đòi hỏi Văn phòng phải kịp thời tổng hợp, đánh
giá tình hình, đề xuất điều chỉnh, bổ sung các hoạt động công tác của cơ quan, tổ chức
để phù hợp với yêu cầu thực tiễn tính chất hoạt động của cơ quan, tổ chức. Sau mỗi
cuộc họp, Văn phòng xây dựng thông báo kết luận của lãnh đạo cơ quan làm cở sở triển
khai thực hiện.
1.1.3.2. Chức năng hậu cần
Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam (2005), “Hậu cần” là việc đảm bảo cơ sở vật
chất, trang thiết bị, kỹ thuật, y tế, môi trường và các yếu tố khác phục vụ cho hoạt

động của một cơ quan, tổ chức. Ở chức năng này, văn phòng tiến hành các công việc
đảm bảo đầy đủ cơ sở vật chất phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp;
đảm bảo các trang thiết bị, phương tiện làm việc được an toàn, thống nhất. Để thực
hiện công việc này, văn phòng tham mưu cho lãnh đạo trong việc xây dựng các kế
hoạch mua sắm, bảo trì, thay thế các trang thiết bị, phương tiện làm việc và các tài sản
khác phục vụ cho hoạt động của toàn cơ quan, doanh nghiệp; chuẩn bị và tổ chức các
cuộc giao ban của lãnh đạo, các cuộc họp, hội nghị của cơ quan, đơn vị, chuyến đi
công tác trong và ngoài nước của lãnh đạo. Việc đảm bảo công tác lễ tân, khánh tiết,
an ninh, an toàn… cũng là những công việc mà văn phòng tiến hành thực hiện thường
xuyên, phục vụ hiệu quả cho các hoạt động của cơ quan, doanh nghiệp.
1.1.4. Nhiệm vụ của Văn phòng
Để có thể thực hiện chức năng trên thì hoạt động của văn phòng bao gồm các
nhiệm vụ sau:
- Tổ chức, xây dựng bộ máy văn phòng;
- Tổ chức xây dựng và thực hiện quy chế của cơ quan;
- Tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của cơ quan;
- Tổ chức đảm bảo thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý của cơ quan;
- Tổ chức quản lý và thực hiện nghiệp vụ văn thư – lưu trữ của cơ quan;
13


- Tổ chức mua sắm, quản lý tài sản, phương tiện, trang thiết bị…
- Tổ chức, phục vụ các cuộc họp, hội nghị của cơ quan;
- Tổ chức công tác vệ sinh môi trường làm việc của cơ quan;
- Tổ chức thực hiện công tác y tế, chăm lo đời sống cán bộ trong cơ quan;
- Thực hiện các nghiệp vụ lễ tân khánh tiết;
- Đảm bảo giao tiếp, đối nội, đối ngoại;
- Quản lý tài khoản văn phòng nếu có;
Tác giả Ts. Lưu Kiếm Thanh trong bài viết “Công tác văn phòng trong bối cảnh
hiện đại hòa nền hành chính nhà nước” cho rằng: “Văn phòng cơ quan hành chính nhà

nước là đơn vị có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều hành công việc,
đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo. Văn phòng chủ yếu tham mưu về
mặt tổ chức, điều hành công việc lãnh đạo, chỉ đạo của lãnh đạo, nói cách khác, là tổ
chức sự làm việc giúp lãnh đạo.”3 . Như vậy, có thể khẳng định nhiệm vụ chủ yếu của
Văn phòng cơ quan hành chính nhà nước bao gồm: xây dựng quy chế làm việc và tổ
chức làm việc theo quy chế; giúp lãnh đạo xây dựng và tổ chức thực hiện chương trình
công tác; thông tin tổng hợp phục vụ lãnh đạo; Thực hiện nhiệm vụ thư ký cho lãnh
đạo; tổ chức công tác văn thư, lưu trữ; Tổ chức các cuộc giao ban, cuộc họp, hội nghị
trong cơ quan; Quản lý công tác tài chính, kế toán và tài sản của cơ quan; Quản trị
hành chính.
Trên đây là những nhiệm vụ chủ yếu của văn phòng trong một cơ quan, đơn vị
và văn phòng các cơ quan hành chính Nhà nước. Tùy từng điều kiện cụ thể về đặc
điểm, tính chất hoạt động của từng cơ quan, đơn vị mà văn phòng có thể thêm, bớt một
số nhiệm vụ cho phù hợp.
1.2. Công tác văn phòng
1.2.1. Khái niệm công tác Văn phòng
Công tác Văn phòng là một thuật ngữ có liên quan đến nhiều nội dung hoạt
động của tổ chức. Nếu xét theo quan điểm hệ thống thì công tác Văn phòng bao gồm
những hoạt động:
- Ở trạng thái động Văn phòng bao gồm các hoạt động trợ giúp lãnh đạo cơ
quan tổ chức quản lý, sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin trên các lĩnh vực chính trị,

Bài viết “Công tác văn phòng trong bối cảnh hiện đại hóa nền hành chính nhà nước”, Trang thông tin điện tử
Tạp chí Tổ chức Nhà nước
3

14


kinh tế, xã hội, hành chính, môi trường…, phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các

thông tin phản hồi trong nội bộ và bên ngoài cơ quan theo yêu cầu của lãnh đạo và
thực hiện theo các phương án sử dụng khác nhau nhằm thu được kết quả tối ưu trong
từng hoạt động của cơ quan cũng như Văn phòng.
- Ở trạng thái tĩnh Văn phòng bao gồm những yếu tố vật chất hữu hiệu như nhà
cửa, xe cộ, trang thiết bị, con người…phục vụ cho hoạt động đạt tới mục tiêu chính nó
góp phần đắc lực vào quá tình vận hành đạt tới những mục tiêu chung của toàn cơ
quan, tổ chức.
Từ những quan điểm trên, theo tôi,“công tác Văn phòng là tổng thể các công
việc liên quan đến tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin dữ liệu phục vụ cho lãnh đạo
để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nhằm đạt được kết quả mong
muốn”.Tuy nhiên, khác với các lĩnh vực công tác khác của cơ quan, tổ chức thì công
tác Văn phòng diễn ra không chỉ giới hạn trong phạm vi nội bộ Văn phòng, mà còn ở
trong toàn cơ quan, tổ chức khi nó liên quan đến vòng quay của các hồ sơ, văn bản từ
khi hình thành cho đến khi giải quyết xong công việc.
1.2.2. Nội dung của Công tác văn phòng
1.2.2.1. Tổ chức bộ máy Văn phòng
Từng bước đẩy mạnh cải cách hành chính Nhà nước cùng với sự cạnh tranh và
bùng nổ của các thành phần kinh tế, đặt ra yêu cầu khách quan đối với các cơ quan, tổ
chức và các doanh nghiệp cần phải hoàn thiện và nâng cao hiệu quả hoạt động công
tác tổ chức bộ máy quản lý, cũng như các hoạt động của Văn phòng. Để hoạt động có
hiệu quả thì việc tăng cường xây dựng tổ chức và cải cách bộ máy Văn phòng là một
trong những nhiệm vụ hàng đầu cần được quan tâm đặc biệt. Đối với Văn phòng,
muốn hoàn thành tố chức năng, nhiệm vụ của mình thì tự bản thân Văn phòng phải
xây dựng được cơ cấu tổ chức hợp lý, năng động và hiệu quả. Bất cứ một bộ máy Văn
phòng nào cũng cần được tổ chức, xây dựng một cách khoa học, hợp lý nhằm đáp ứng
yêu cầu một bộ máy Văn phòng tinh gọn, hiệu lực, tính ổn định tương đối, linh hoạt và
đúng năng lực. Khi tiến hành xây dựng tổ chức Văn phòng cần xác định cơ cấu và cơ
chế phù hợp với mục tiêu chung của cơ quan, doanh nghiệp, bởi cơ cấu không hợp lý
sẽ không thực hiện tốt chức năng, cơ chế không phù hợp sẽ gây rối loạn sự vận hành

15


của cơ cấu. Bên cạnh đó, trong quá trình hoạt động, để hoàn thiện bộ máy tổ chức,
lãnh đạo Văn phòng phải có sự nghiên cứu, đánh giá một cách đầy đủ, khách quan về
những nguyên nhân dẫn đến hoạt động của Văn phòng kém hiệu quả từ đó tìm biện
pháp khắc phục kịp thời.
1.2.2.2. Thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin.
Văn phòng luôn đóng vai trò đầu mối thông tin của cơ quan, thực hiện nhiệm
vụ thu thập, xử lý, quản lý và tổ chức sử dụng thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý
của lãnh đạo một cách thường xuyên, liên tục và chủ động.
Để tăng cường hiệu quả quản lý, lãnh đạo các cơ quan, tổ chức cũng hết sức coi
trọng việc thu thập, xử lý thông tin một cách khoa học, đúng đắn, trên cơ sở đó mới có
được những quyết định kịp thời, chính xác. Tuy nhiên, trên thực tế lãnh đạo cơ quan
không thể tự mình thu thập, xử lý hết một khối lượng thông tin khổng lồ như vậy được
mà phải có bộ phận chuyên trách trong lĩnh vực này. Bộ phận đó chính là Văn phòng.
Xét trong một chu trình quản lý liên tục, việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin cần
thiết đến lãnh đạo cơ quan cũng được Văn phòng tiến hành một cách liên tục. Vì mọi
nguồn thông tin đến và đi đều được thu thập, xử lý và chuyển tải tại đây. Khi nhận
được những thông tin đến, Văn phòng phải tiến hành xử lý thông tin (bao gồm việc
phân loại, xác định độ tin cậy, tổng hợp thông tin). Sau khi thông tin được phân loại,
xử lý, sẽ được chuyển tải đến từng cấp lãnh đạo theo đúng chức năng, nhiệm vụ để
lãnh đạo nắm được tình hình một cách chính xác, kịp thời.
1.2.2.3. Xây dựng và tổ chức thực hiện quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức
Theo Từ điển Bách khoa Việt Nam, “Quy chế là văn bản nêu các điều, khoản
quy định thành chế độ hoạt động chung của tổ chức, cơ quan, đơn vị trong hệ thống
chính trị hoặc trong xã hội để các thành viên có liên quan thi hành, nhằm đảm bảo sự
thống nhất hành động, tinh thần kỷ luật, hiệu quả công việc và mục tiêu cần đạt tới.”
Tùy theo chức năng, nhiệm vụ, tính chất hoạt động của cơ quan, tổ chức mà
Văn phòng tiến hành xây dựng và tổ chức thực hiện các quy chế, quy định; các quy

chế, quy định đó là: Quy chế làm việc, Quy chế khen thưởng- kỷ luật, Quy tắc ứng xử
của công chức, viên chức, Quy tắc đạo đức nghề nghiệp, Nội quy của cơ quan…Tham
mưu xây dựng và hoàn thiện các quy định, quy chế của cơ quan, tổ chức hay của chính

16


Văn phòng là việc làm quan trọng, có ý nghĩa quyết định đối với việc nâng cao chất
lượng hoạt động của một tổ chức- Công tác này là nhiệm vụ quan trọng hàng đầu mà
Văn phòng phải thực hiện.
Để có thể xây dựng quy chế đúng quy định của Nhà nước, tổ chức thực hiện
quy chế có hiệu quả, Văn phòng phải thực hiện các công việc như: thu thập các nguồn
thông tin, tổ chức xây dựng dự thảo, lấy ý kiến tham gia hoàn chỉnh dự thảo trình lãnh
đạo cơ quan bổ sung, thông qua, ban hành và giám sát thực hiện…thường xuyên rà
soát phát hiện những điều cần sửa đổi và bổ sung, kịp thời đưa vào Quy chế những nội
dung mới phù hợp; tiến hành chỉ đạo tổ chức thực hiện nhiệm vụ được giao và chịu
trách nhiệm về kết quả của cơ quan, tổ chức, thường xuyên kiểm tra, đôn đốc, hưỡng
dẫn việc thi hành công vụ của CBCC; giải quyết kịp thời, đúng pháp luật đối với
trường hợp xảy ra vi phạm quy chế trong cơ quan, tổ chức mình…
1.2.2.4. Xây dựng và quản lý chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan, tổ
chức
Văn phòng xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình
công tác dài hạn, một năm, 6 tháng, quý, tháng của cơ quan và Văn phòng.
Theo đó, Văn phòng xây dựng chương trình, kế hoạch hành động cụ thể, xác định
rõ mục tiêu, đảm bảo ám sát chức năng, nhiệm vụ của cơ quan, tổ chức; đề ra giải pháp
thiết thực, hiệu quả, điều kiện bảo đảm, tiến trình tổ chức thực hiện hằng năm, quý, tháng.
Tập trung thảo luận, xác định rõ trách nhiệm của tập thể và cá nhân trong thực hiện
chương trình, kế hoạch hoạt động của cơ quan, tổ chức. Song song với việc xây dựng
chương trình, kế hoạch, Văn phòng tiến hành tổ chức thực hiện có hiệu quả các chương
trình, kế hoạch đã vạch ra. Để làm được điều này, Văn phòng phải thường xuyên theo dõi,

đôn đốc các đơn vị khác trong cơ quan phối hợp thực hiện chương trình, kế hoạch cùng
với việc xây dựng và thực hiện tốt quy chế hoạt động của cơ quan, tổ chức.
1.2.2.5. Tổ chức thực hiện công tác Văn thư, lưu tữ
Công tác văn thư, lưu trữ là một trong những lĩnh vực công tác có vai trò và
tầm quan trọng đặc biệt và là lĩnh vực hoạt động không thể thiếu đối với hoạt động của
các cơ quan, tổ chức. Quản lý, tổ chức công tác văn thư, lưu trữ cũng là một nhiệm vụ
quan trọng của Văn phòng trong việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ công tác của mình.

17


Công tác Văn thư là hoạt động nhằm đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ
công tác chỉ đạo, điều hành và quản lý một cách có hiệu quả. Nó bao gồm các công
việc về tổ chức quản lý văn bản, giải quyết văn bản hình thành trong quá trình hoạt
động của cơ quan, tổ chức. Đối với hoạt động Văn phòng công tác Văn thư là một
trong những nội dung công việc hết sức quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến chất
lượng công tác, hiệu suất làm việc của cơ quan, tổ chức nói chung, UBND huyện Thủy
Nguyên nói riêng. Trong đó, Văn phòng UBND huyện Thủy Nguyên phải thực hiện
những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản; Tổ chức giải quyết và quản lý văn
bản đến, văn bản đi; Quản lý và sử dụng con dấu; Lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu vào lưu trữ.
- Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của Nhà nước bao gồm tất các vấn
đề về lý luận, phương pháp và thực tiễn có liên quan đến việc bảo quản và tổ chức sử
dụng tài liệu. Công tác lưu trữ ra đời do đòi hỏi khách quan đối với việc bảo quản và tổ
chức sử dụng tài liệu. Thực tế cho thấy bất cứ một cơ quan nào dù lớn hay nhỏ, là cơ
quan Nhà nước hay các cơ quan tư nhân, doanh nghiệp, trong khi thực hiện chức năng,
nhiệm vụ của mình ít nhiều đều cần đến tài liệu lưu trữ hoặc dùng làm bằng chứng để
giải quyết công việc cụ thể để phục vụ cho việc nghiên cứu tình hình, tổng kết, rút
kinh nghiệm công tác, vạch ra chủ trương, chính sách, các quyết định quản lý…Công
tác lưu trữ là lĩnh vực hoạt động mang tính chuyên môn, nghiệp vụ của Văn phòng.
Tại UBND huyện Thủy Nguyên, lãnh đạo UBND huyện và lãnh đạo Văn phòng đặc

biệt chú trọng đến công tác này trong các mảng như: Thu thập và bổ sung tài liệu;
Phân loại tài liệu; Xác định giá trị tài liệu; Chỉnh lý tài liệu; Bảo quản tài liệu lưu trữ;
Tổ chức khai thác và sử dụng tài liệu.
Có thể thấy, công tác văn thư, lưu trữ bao gồm nhiều nội dung với nhiều mức
độ phức tạp khác nhau. Tuỳ thuộc vào cương vị công tác và khả năng, quy mô tổ chức
của mỗi cơ quan, tổ chức có thể tham gia mà vào những nội dung nhất định.
1.2.2.6. Tổ chức hội họp
Trong tất cả các hoạt động của các cơ quan, hội họp là một trong những hoạt
động diễn ra thường xuyên trong môi trường công việc bởi đây là một trong những
kênh trao đổi thông tin chính thức trong việc truyền đạt và kiểm soát công việc. Hội
họp là một hình thức của hoạt động giao tiếp giữa một nhóm người, một cách thức giải

18


quyết công việc thông qua đó lãnh đọa cơ quan trực tiếp thực hiện sự lãnh đạo, chỉ
đạo, điều hành hoạt động trong việc giải quyết công việc thuộc chức năng, nhiệm vụ,
thẩm quyền của cơ quan mình.
Tại UBND huyện Thủy Nguyên, lãnh đạo Văn phòng căn cứ vào chương trình
công tác hàng năm, hàng tháng của Văn phòng và yêu cầu giải quyết công việc, chỉ
đạo xây dựng và quyết định kế hoạch tổ chức các cuộc họp lớn, quan trọng hàng năm
và hàng tháng; phân công trách nhiệm chuẩn bị nội dung, địa điểm và các vấn đề khác
liên quan đến việc tổ chức các cuộc họp. Ngoài ra, Văn phòng có trách nhiệm tổ chức
tiếp khách, sắp xếp chỗ ngồi đại biểu (đối với những cuộc hội họp lớn), phân phối tài
liệu, bố trí nhân sự đảm bảo trang thiết bị, cơ sở để phục vụ hội họp một cách hiệu quả
nhất. Kết thúc hội họp, Văn phòng có nhiệm vụ tổng kết ý kiến kết luận của lãnh đạo
cơ quan về các vấn đề nêu ra trong cuộc họp bằng hình thức văn bản. Tùy vào mục
đích và tính chất của các cuộc hội họp mà Văn phòng có thể thực hiện các công việc
khác do lãnh đạo UBND huyện phân công.
1.2.2.7. Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

Trong hoạt động của các cơ quan, tổ chức để thực hiện hiệu quả chức năng,
nhiệm vụ và mục tiêu công tác đã đặt ra thì việc lãnh đạo cơ quan thường xuyên phải
đi công tác là một hoạt động tất yếu. Mục đích của các chuyến đi công tác của lãnh
đạo rất đa dạng: nắm tình hình thực tế ở cơ sở, học tập kinh nghiệm của các đối tác
trong và ngoài nước, tìm kiếm cơ hội hợp tác hoặc ký kết các hợp đồng trong lĩnh vực
sản xuất, kinh doanh, chuyển giao công nghệ…Mỗi chuyến đi công tác của lãnh đạo
có tác dụng trên nhiều phương diện. Vì vậy các chuyến đi đó cần được tổ chức chu
đáo. Hơn nữa, do khối lượng công việc của nhà lãnh đạo rất lớn, không thể quản lý hết
được thời gian thực hiện công việc. Vì vậy, Văn phòng có nhiệm vụ lập kế hoạch và
chuẩn bị các phương tiện cần thiết để chuyến đi công tác của lãnh đạo đạt hiệu quả cao.
1.2.2.8. Tổ chức quản trị và công tác hậu cần khác
Trong thực tế, không có một cơ quan tổ chức nào có thể tồn tại và hoạt động
bình thường nếu không có các yếu tố về cơ sở vật chất, tài chính…Đây là một nhiệm
vụ mang tính đặc thù của Văn phòng. Để xây dựng một môi trường làm việc tốt, mỗi cơ
quan, tổ chức, đơn vị, đặc biệt là Văn phòng phải xác định đây là một nhiệm vụ cần được

19