Hiện đại hóa công tác văn phòng tại văn phòng viện hàn lâm khoa học xã hội việt nam

BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÕNG

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP
HIỆN ĐẠI HÓA CÔNG TÁC VĂN PHÕNG TẠI VĂN
PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
Khóa luận tốt nghiệp ngành

: QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

Người hướng dẫn

: THS. NGUYỄN HỮU DANH

Sinh viên thực hiện

: NGUYỄN THỊ HUYỀN

Mã số sinh viên

: 1405QTVB019

Khóa

: 2014-2018

Lớp

: ĐH QTVP 14B

HÀ NỘI - 2018


LỜI CẢM ƠN
Được sự đồng ý của Khoa Quản trị Văn phòng và sự hướng dẫn tận tình của
thầy giáo ThS. Nguyễn Hữu Danh tôi đã hoàn thành đề tài nghiên cứu “Hiện đại hóa
công tác văn phòng tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam”.
Không có sự thành công nào mà không gắn liền với sự hỗ trợ, giúp đỡ dù ít hay
nhiều, dù trực tiếp hay gián tiếp của người khác. Trong suốt thời gian từ khi bắt đầu
học tập ở Trường đến nay, tôi đã nhận được rất nhiều sự quan tâm, giúp đỡ của quý
Thầy Cô, gia đình và bạn bè. Với lòng biết ơn sâu sắc, tôi xin gửi đến quý Thầy Cô ở
Khoa Quản trị Văn phòng đã cùng với tri thức và tâm huyết của mình để truyền đạt
vốn kiến thức quý báu cho chúng tôi trong suốt thời gian học tập tại Trường.
Đặc biệt hơn, tôi xin dành lòng kính trọng và tình cảm chân thành tới Người
Thầy đã tâm huyết giúp đỡ tôi trong suốt thời gian thực hiện nhiệm vụ đề tài.
Tôi xin được cảm ơn tới Ban Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học Xã
hội Việt Nam cũng như các cô, các chị trong Phòng Lưu trữ đã nhiệt tình giúp đỡ và
ủng hộ tôi trong quá trình điều tra, khảo sát và thu thập tài liệu phục vụ cho đề tài.
Mặc dù đã có nhiều cố gắng song khó tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế. Kính
mong nhận được sự góp ý, chỉ bảo của các Thầy, Cô trong Khoa, bạn bè và những
người quan tâm để đề tài được hoàn thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn.
Ngày 22 tháng 03 năm
2018

2


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu khoa học độc lập của riêng tôi.

Các tài liệu, số liệu được sử dụng trong bài có nguồn gốc rõ ràng, đã công bố theo
đúng quy định. Nội dung phân tích một cách trung thực, khách quan và phù hợp với
thực tiễn. Các kết quả này chưa từng được công bố trong bất kỳ nghiên cứu nào khác.
Tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm trước Nhà trường về sự cam đoan này.
Hà Nội, Ngày 22 tháng 03 năm 2018

Tác giả

Nguyễn Thị Huyền

3


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
STT

Chữ viết tắt

Chữ viết đầy đủ

1

CBCC

Cán bộ công chức

2

CVP

Chánh văn phòng

3

HĐH

Hiện đại hóa

4

NXB ĐHKTQD

Nhà xuất bản Đại học Kinh tế Quốc dân

5

KHXH

Khoa học xã hội

6

VHL

Viện Hàn lâm

7

VT

Văn thư

4
MỤC LỤC


1
1
3
5
5
6
6
6
7
8

MỞ ĐẦU ........................................................................................................................

1. Lý do chọn đề tài .....................................................................................................
2. Lịch sử vấn đề nghiên cứu ......................................................................................
3. Mục tiêu của đề tài ..................................................................................................
4. Nhiệm vụ nghiên cứu ..............................................................................................
5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu ..............................................................................
6. Giả thuyết nghiên cứu .............................................................................................
7. Phương pháp nghiên cứu .........................................................................................
8. Ý nghĩa của đề tài ....................................................................................................
9. Bố cục của đề tài .....................................................................................................

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN

PHÒNG TẠI VIỆT NAM ............................................................................................ 9
1.1 Lý luận chung về văn phòng và công tác văn phòng ....................................... 9
1.1.1 Khái niệm về văn phòng ................................................................................. 9
1.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng ................................................. 10
1.1.3. Khái niệm công tác văn phòng .................................................................... 17
1.2. Khái niệm về hiện đại hóa trong văn phòng .................................................. 18
1.2.1 Khái niệm về hiện đại hóa ............................................................................ 18
1.2.2. Khái niệm về hiện đại hóa công tác văn phòng ........................................... 19
1.2.3. Sự cần thiết của hiện đại hóa trong công tác Văn phòng ............................ 20
1.2.4. Nội dung cơ bản trong công tác hiện đại hóa văn phòng ............................ 21
*Tiểu kết ................................................................................................................... 22
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HIỆN ĐẠI HÓA ................................... 23
VĂN PHÕNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM .................. 23
2.1. Khái quát chung về Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ................... 23
2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt
Nam ........................................................................................................................ 23
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm ............................................................... 25
2.2. Khái quát chung về Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ..... 28
2.2.1. Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn của Văn phòng Viện Hàn lâm ................. 28
2.2.2. Cơ cấu tổ chức ............................................................................................. 30
2.3. Thực tế công tác hiện đại hóa văn phòng tại Văn phòng Viện Hàn lâm
Khoa học xã hội Việt Nam ...................................................................................... 30
2.3.1. Tình hình nhân sự trong Văn phòng ........................................................... 30
1


2.3.2. Thực tiễn thực hiện nghiệp vụ hành chính................................................................ 35
2.3.3. Các cơ sở, trang thiết bị trong văn phòng.................................................................. 47
2.3.4. Kỹ năng ứng dụng Công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của Văn
phòng................................................................................................................................................... 48

2.3.5 Thực tiễn bài trí phòng làm việc trong Văn phòng................................................. 49
2.4. Đánh giá chung.......................................................................................................................... 50
2.4.1. Ưu điểm.................................................................................................................................. 50
2.4.2. Hạn chế................................................................................................................................... 52
2.4.3. Nguyên nhân......................................................................................................................... 54
*Tiểu kết................................................................................................................................................ 55
Chương 3: GIẢI PHÁP, KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO CÔNG TÁC HIỆN
ĐẠI HÓA TRONG VĂN PHÕNG............................................................................................ 56
3.1. Giải pháp nâng cao công tác hiện đại hóa trong văn phòng............................... 56
3.1.1.Nâng cao nhận thức trách nhiệm của Lãnh đạo Văn phòng................................ 56
3.1.2. Nâng cao công tác tham mưu của Văn phòng đối với Ban Lãnh đạo Viện . 57
3.1.3. Nâng cao chất lượng đội ngũ nhân sự trong Văn phòng..................................... 59
3.1.4. Nâng cao trách nhiệm và tác phong làm việc của đội ngũ nhân sự.................60
3.1.5. Đầu tư mua sắm, bổ sung, thay thế trang thiết bị trong văn phòng.................61
3.1.6. Nâng cao công tác tổ chức, thực hiện các quy trình nghiệp vụ hành chính 61
3.1.7. Nâng cao kỹ năng ứng dụng công nghệ thông tin.................................................. 62
3.1.8. Cải tiến về môi trường làm việc.................................................................................... 62
3.1.9. Sắp xếp phòng làm việc của Văn phòng theo hướng Văn phòng mở.............63
*Tiểu kết................................................................................................................................................ 64
KẾT LUẬN............................................................................................................................................... 65
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO.................................................................................... 66
PHỤ LỤC.................................................................................................................................................. 67

2


DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
Hình 1: Bảng Thống kê số lượng cán bộ, nhân viên thuộc Văn phòng..................31
Hình 2: Biểu đồ thể hiện trình độ chuyên môn của công chức, nhân viên...........32
Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam năm 2017.................................................. 32

Hình 3: Sơ đồ quy trình tuyển dụng nhân sự tại Văn phòng...................................... 33
Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam................................................................................................. 33
Hình 4: Bảng thống kê số lượng văn bản đến - đi từ năm (2013-2016)..................36
Hình 5: Mẫu sổ đăng ký sử dụng tài liệu của Phòng Lưu trữ.................................... 44

3


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài

Trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa mạnh m như hiện nay, công tác
hiện đại hóa văn phòng là một trong những khâu quan trọng, giúp thúc đ y sự hội nhập,
sự phát triển chung của nền kinh tế. Để việc cải cách hành chính, cải cách phương thức
làm việc đạt hiệu quả, sự hiện đại hóa công tác văn phòng, hiện đại hóa con người,
hiện đại hóa văn hóa công sở phải đi trước một bước, phải xem đây là xương sống của
nền hành chính quốc gia.
Ngoài ra, hiện đại hóa văn phòng là một trong những nội dung chính của cải
cách nền hành chính mà được Đảng và Nhà nước quan tâm sâu sắc. Tại Nghị quyết
Đại hội XI của Đảng, tháng 11-2011, Chính phủ đã ban hành Chương trình tổng thể cải
cách hành chính nhà nước giai đoạn 2011 - 2020. Chương trình gồm 6 nội dung là: cải
cách thể chế; cải cách thủ tục hành chính; cải cách tổ chức bộ máy hành chính nhà
nước; xây dựng và nâng cao chất lượng đội ngũ cán bộ, công chức, viên chức; cải cách
tài chính công; hiện đại hóa hành chính. Đây là một chương trình có tính chiến lược,
định hướng và chỉ đạo toàn diện cho công tác cải cách hành chính nhà nước trong thời
gian 10 năm và được chia làm 2 giai đoạn - giai đoạn I (2011 - 2015) và giai đoạn II
(2016 - 2020).
Hiểu r được tầm quan trọng của việc hiện đại hóa văn phòng, trong thời gian
thực tập tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, bản thân đã có sự tìm hiểu,
nghiên cứu và thực nghiệm việc hiện đại hóa văn phòng. Dưới góc độ là sinh viên thực

tập, bản thân đã dành sự quan tâm, chọn lựa một trong những vấn đề đang được rất
nhiều nhà nghiên cứu, các học giả tìm hiểu, phân tích, đánh giá - đó là mức độ cải cách
hành chính của nước ta mà công tác hiện đại hóa văn phòng là một trong những yếu tố
quan trọng nh m giảm thiểu tối đa thời gian làm việc, tiết kiệm chi phí cũng như công
sức lao động để hoàn thành nhiệm vụ.
Trong thời gian kiến tập và thực tập tại Viện Hàn lâm, bản thân nhận thấy vấn
đề hiện đại hóa công tác văn phòng đã có những chuyển biến tích cực, tuy vẫn còn
nhiều nội dung thực hiện chưa tốt như vấn đề con người, máy móc trang thiết bị và
cách bài trí văn phòng,...cần được tập trung quan tâm hơn nữa. Qua tìm hiểu, nghiên
1


cứu, bản thân mạnh dạn đưa ra một số giải pháp, góp phần nâng cao hoạt động của
Văn phòng Viện Hàn lâm theo hướng tinh gọn, hiệu lực, hiệu quả.
Mặt khác, thực hiện đề tài này, s giúp cá nhân có thêm những kiến thức và hiểu
biết mới các lý luận về văn phòng, công tác văn phòng cũng như vấn đề hiện đại hóa
trong văn phòng tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Với những lí do trên,
tôi quyết định lựa chọn đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Viện Hàn lâm
Khoa học xã hội Việt Nam” làm đề tài khóa luận tốt nghiệp.

2


2. Lịch sử vấn đề nghiên cứu

Lĩnh vực hành chính văn phòng là đề tài được khá nhiều các tác giả quan tâm và
nghiên cứu nh m đáp ứng nhu cầu của xã hội về lĩnh vực này. Ở các khía cạnh khác nhau,
đã có nhiều công trình nghiên cứu về lĩnh vực hành chính văn phòng cũng như hiện đại
hóa trong văn phòng bao gồm các bài báo, tạp chí, sách, khóa luận, báo cáo, …

Tạp chí Cộng sản, (11/10/2016), chủ đề “Công nghiệp hóa, hiện đại hóa gắn
với phát triển kinh tế tri thức theo tinh thần Nghị quyết Đại hội XII của Đảng” đã đưa
ra các ý hiểu của công nghiệp hóa, hiện đại hóa, cho r ng “Hiện đại hóa là quá trình tận
dụng mọi khả năng để đạt trình độ công nghệ ngày càng tiên tiến, hiện đại”. Ngoài ra,
Tạp chí còn nhấn mạnh đến vai trò của công nghệ thông tin, công nghệ sinh học, công
nghệ phần mềm... trong công tác hiện đại hóa đất nước. Trong bài viết này, tạp chí tập
trung nói đến công nghiệp hóa hiện đại hóa nền hành chính của cả nước, chưa gắn với
một cơ quan nào cụ thể.
Nguyễn Mạnh Cường, Tạp chí Tổ chức Nhà nước số 01/2013 có bài viết
"Chương trình Văn phòng xanh" - Xu hướng mới của các văn phòng hiện đại tại Việt
Nam. Tác giả đã đem đến những hiểu biết chung về mô hình văn phòng hiện đại, tiết
kiệm năng lượng và hiệu quả công việc qua việc giới thiệu và trình bày khái quát lợi
ích của Chương trình Văn phòng xanh mang lại, những kinh nghiệm và nội dung triển
khai thực hiện “Chương trình Văn phòng xanh” tại một số cơ quan, tổ chức.
Ngô Thị Diên, đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao
động thương binh và Xã hội” tác giả đã nghiên cứu và khảo sát về thực trạng hiện đại
hóa công tác văn phòng tại Bộ Lao động thương binh và xã hội, đề tài đưa ra các lý
luận về văn phòng và hiện đại hóa văn phòng, đánh giá thực trạng công tác hiện đại
hóa văn phòng của Bộ.
Nguyễn Thành Độ, (2005) Giáo trình “Quản trị Văn phòng”, NXB Lao động Xã hội; Tác giả đề cập đến các nghiệp vụ của văn phòng như: Công tác tổ chức văn
phòng, tổ chức lao động văn phòng, thông tin trong nghiệp vụ văn phòng, một số
nghiệp vụ cơ bản của văn phòng, tổ chức giải quyết và quản lý văn bản, soạn thảo văn
bản quản lý, công tác lưu trữ. Tác giả chỉ tập trung nghiên cứu các nghiệp vụ trong
hoạt động văn phòng mà chưa đề cập đến các vấn đề phát sinh, những khó khăn khi
3


thực hiện các quy trình nghiệp vụ đó, do vậy tác giả chưa đưa ra được các giải pháp
phù hợp.
Nguyễn Thị Như Hoa, (2009), Báo cáo thực tập tốt nghiệp, cơ quan thực tập tại

Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. Với giới hạn là một bài báo cáo, tác giả đã
tập trung nghiên cứu và sơ đồ hóa các quy trình nghiệp vụ hành chính tại Văn phòng
Viện Hàn lâm như: Sơ đồ tuyển dụng nhân sự tại Văn phòng, sơ đồ bố trí phòng làm
việc, sơ đồ tổ chức hội nghị, hội thảo, sơ đồ hóa quy trình tổ chức chuyến đi công tác
cho lãnh đạo, sơ đồ cung cấp thong tin cho lãnh đạo,… đề tài đã phát huy được khả
năng sơ đồ hóa các quy trình, nghiệp vụ trong văn phòng, tuy nhiên chưa phản ánh
được thực trạng các hoạt động đó diễn ra như thế nào.
Đỗ Thị Liên, “Hiện đại hóa Lưu trữ Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội”.
Đề tài này tác giả tập trung nghiên cứu khía cạnh là sự cần thiết của việc hiện đại hóa
văn phòng và hiện đại hóa của lưu trữ Liên đoàn Lao động Thành phố Hà Nội, chưa
thể hiện được sự bao quát chức năng của văn phòng.
Trung Thị Ngân, đề tài : “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng
cục Hải quan”. Tác giả đưa ra những lý luận về văn phòng cũng như hiện đại hóa văn
phòng, từ đó đánh giá thực trạng hiện đại hóa văn phòng của Văn phòng Tổng cục Hải
quan trên cơ sở trang thiết bị, con người, quy trình nghiệp vụ và đưa ra những giải
pháp phù hợp cho Văn phòng cục Hải quan.
Vương Thị Kim Thanh, (3/9/2009) “Quản trị Hành chính Văn phòng” NXB
Thống kê, cuốn sách này được tác giả tổng hợp những kiến thức và kinh nghiệm, cập
nhật những quy định mới, nh m giúp bạn đọc hiểu được những khó khăn trong công
tác quản trị hành chính văn phòng. Nội dung cuốn sách gồm 4 phần chính, và 15
chương, giữa các chương có mối quan hệ chặt ch với nhau, cung cấp những kiến thức
và kỹ năng nghề nghiệp cho người làm công tác quản trị hành chính văn phòng, giúp
họ hoàn thiện chức năng và nhiệm vụ được giao.
Nguyễn Hữu Thân, (1996) “Quản trị Văn phòng”, NXB Thống kê Hà Nội. Tác
giả đề cập đến các nội dung về quản trị hành chính văn phòng từ các khái niệm về văn
phòng, quản trị văn phòng và cách thức quản trị hành chính khoa học.

4

Lê Thị Thuận, (2012) đề tài “ Tình hình ứng dụng các dụng các phần mềm văn
phòng điện tử tại các cơ quan trên địa bàn Hà Nội” tác giả đã chỉ ra những khó khăn
và bất cập trong ứng dụng tin học và đưa ra các giải pháp phù hợp cho cơ quan.
Phạm Thị Ánh Tuyết với đề tài: “ Nghiên cứu thực trạng và giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả công tác văn phòng tại Sở Tài nguyên và Môi trường” đề tài tập
trung nghiên cứu các nội dung về tổ chức bộ máy và các nghiệp vụ trong Văn phòng
tại Sở Tài nguyên và Môi trường.
Kỷ yếu Hội thảo khoa học – 2017 của Khoa Quản trị văn phòng Trường Đại
học Nội vụ Hà Nội với những nội dung được trao đổi xoay quanh những vấn đề liên
quan đến lĩnh vực Quản trị văn phòng trong xã hội hiện nay. Ngoài ra còn nh m nâng
cao chất lượng giáo dục đào tạo nâng cao đội ngũ cán bộ nhân sự trong tương lai.
Tóm lại, tất cả các bài viết trên mới chỉ dừng lại ở việc tìm hiểu về văn phòng
và công tác văn phòng ở mức độ còn chung chung, chưa thực sự gắn với cơ quan nào
cụ thể và chưa có một đề tài nào nghiên cứu về tình hình hiện đại hóa trong văn phòng
tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam. Chính vì vậy, đề tài “Hiện đại hóa
công tác văn phòng tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam” là một đề tài hoàn
toàn không trùng lặp với bất kỳ đề tài nào.
3. Mục tiêu của đề tài
-

Mục tiêu của đề tài là tập trung nghiên cứu thực trạng công tác hiện đại hóa

trong văn phòng tại Văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam để từ đó đưa
ra những giải pháp phù hợp nh m hoàn thiện công tác hiện đại hóa Văn phòng Viện
Hàn lâm.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
-

Sưu tầm sách, tạp chí, các giáo trình, các đề tài khoa học, các văn bản quy

định có liên quan đến văn phòng, công tác văn phòng nh m cung cấp hệ thống các lý
thuyết liên quan đến đề tài nghiên cứu;
-

Tiến hành khảo sát, phân tích, thực trạng công tác hiện đại hóa tại Văn

phòng Viện Hàn lâm nh m đưa ra những đánh giá cụ thể (những mặt tích cực và hạn
chế, nguyên nhân dẫn đến hạn chế) trongcông tác hiện đại hóa văn phòng;

5


- Nghiên cứu và đề xuất những giải pháp, kiến nghị nh m hoàn thiện công tác hiện đại hóa

Văn phòng Viện Hàn lâm.
5. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu vào các nội dung xoay quanh vấn đề

hiện đại hóa trong công tác văn phòng.
-

Phạm vị nghiên cứu:

+ Phạm vi về nội dung nghiên cứu của đề tài: Đề tài tập trung vào các nội dung
cơ bản của hiện đại hóa công tác văn phòng (ứng dụng công nghệ thông tin,
nhân sự làm trong văn phòng, quy trình nghiệp vụ hành chính và trang thiết bị
văn phòng)
+

Phạm vi không gian: Đề tài tập trung nghiên cứu tại Văn phòng Viện Hàn lâm

KHXH Việt Nam cụ thể hơn là 03 phòng, 1 là Phòng Lưu trữ, 2 là Văn thư
hành chính, 3 là Phòng cơ sở vật chất
+ Phạm vi về thời gian: Đề tài tìm hiểu hiện đại hóa trong công tác văn phòng
từ năm 2012 đến hết năm 2017. Đây là mốc thời gian quan trọng, trải qua nhiều
lần đổi tên Viện chính thức có tên là “Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam” như
ngày nay.
6. Giả thuyết nghiên cứu

Văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp, giúp việc quản trị hậu cần của
mỗi cơ quan tổ chức. Thực hiện nội dung hiện đại hóa trong công tác văn phòng là yếu
tố rất quan trọng để giúp cơ quan tổ chức đổi mới phương thức và nề lối làm việc nâng
cao chất lượng hiệu quả của công tác lãnh đạo. chính vì vậy, vấn đề này đã được Ban
Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm quan tâm. Tuy nhiên, vẫn chưa có sự đồng bộ hóa
và thống nhất cao trong công tác triển khai và thực hiện. Do đó, chưa phát huy hết hiệu
quả của văn phòng đem lại. Vì thế, cần phải nghiên cứu về mặt lý luận, thực tiễn vấn
đề của hiện đại hóa trong công tác vă phòng nh m nâng cao trách nhiệm của lãnh đạo
nhân viên cũng như chất lượng của hiện đại hóa trong văn phòng.
7. Phương pháp nghiên cứu

Để thực hiện đề tài “Hiện đại hóa trong công tác văn phòng tại Văn phòng Viện
Hàn lâm KHXH Việt Nam” , bài báo cáo sử dụng các phương pháp chính sau:
6


-

Phương pháp duy vật biện chứng và phương pháp duy vật lịch sử:

Đề tài sử dụng phương pháp duy vật biện chứng để thấy mối liên hệ và sự phát
triển của các sự vật, hiện tượng như sự phát triển của Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam,

mối quan hệ giữa Văn phòng với các phòng ban khác, …tìm hiểu các lý thuyết trên cơ
sở kế thừa và phát huy hệ thống lý thuyết liên quan đến văn phòng và công tác văn
phòng. Phương pháp duy vật lịch sử nh m nghiên cứu quá trình phát triển của Viện
Hàn lâm cũng như quá trình phát triển của Văn phòng theo chiều dài lịch sử của nó. (từ
năm 2012 tới 2018)
-

Phương pháp điều tra b ng bảng hỏi: Để nắm được những ý kiến, các quan

điểm khác nhau của Ban Lãnh đạo, nhân viên trong Văn phòng, cá nhân đã sử dụng
phương pháp điều tra b ng bảng hỏi để thu thập các ý kiến từ đó có được các thông tin
khách quan và đa chiều nhất.
- Phương pháp quan sát, mô tả: Phương pháp này được sử dụng nhiều nhất trong quá trình

thực tập và kiến tập cá nhân đã áp dụng nh m quan sát các hoạt động của CBCC, nhân
viên, lề lối tác phong làm việc cũng như các máy móc trang thiết bị và môi trường
cảnh quan để từ đó phân tích thực trạng hiện đại hóa công tác văn
phòng của Văn phòng Viện Hàn lâm.
-

Phương pháp phân tích, tổng hợp: Dựa trên các lý luận đã có, cá nhân s hệ

thống hóa những số liệu và thông tin thu thập được tiến hành phân tích và đánh giá
theo từng nội dung.
-

Phương pháp so sánh: Nh m so sánh giữa các phòng với nhau, so sánh giai

đoạn trước khi thực hiện công tác hiện đại hóa và sau khi hiện đại hóa trong văn
phòng.

- Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Sử dụng phương pháp nghien cứu tài liệu nh m đọc,

nghiên cứu các tài liệu như sách, báo, tạp chí, các bài báo cáo khoa học,… có nền tảng
lý luận mang tính khoa học cao nh m đưa ra các lý luận, quan điểm để từ đó làm đề tài
trở nên phong phú, khách quan hơn, thuyết phục hơn.
8. Ý nghĩa của đề tài
- Về mặt lý luận: Tổng hợp, nghiên cứu các cơ sở lý luận, các khái niệm chung về văn

phòng, hiện đại hóa văn phòng nh m cung cấp những luận cứ khoa học
7


cho xây dựng hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH
Việt Nam
- Về mặt thực tiễn: Khảo sát, phân tích và đánh giá công tác hiện đại hóa văn phòng tại

Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam từ năm 2012 đến năm 2017 nh m chỉ ra
những mặt tích cực và hạn chế mà Văn phòng Viện Hàn lâm đã và đang đạt được.
Ngoài ra, còn phân tích nguyên nhân dẫn đến những hạn chế đó. Thông qua đó, đưa ra
những đề xuất, kiến nghị phù hợp nh m nâng cao công tác hiện đại hóa trong Văn
phòng Viện
9. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu, danh mục tài liệu tham khảo và phần kết luận. Bài báo cáo
được chia thành 3 phần:
Chương 1: Cơ sở lý luận về văn phòng và hiện đại hóa văn phòng tại Việt Nam
Ở chương này cá nhân tìm hiểu về các khái niệm, những lý luận về công tác văn phòng, hiện

đại hóa văn phòng từ đó làm căn cứ để đánh giá thực trạng công tác hiện

đại hóa Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.

Chương 2:Thực trạng công tác hiện đại hóa văn phòng của Viện Hàn lâm
Khoa học xã hội Việt Nam
Căn cứ vào phần lý luận ở chương 1, cá nhân đi vào tìm hiểu chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm cũng như Văn phòng Viện. Ngoài
ra, tìm hiểu thực trạng hiện đại hóa Văn phòng của Viện Hàn lâm qua các nội dung
chính: Công tác ứng dụng Công nghệ thông tin vào quá trình hoạt động của Văn
phòng; đội ngũ nhân sự trong Văn phòng; Cơ sở, trang thiết bị trong văn phòng; Quy
trình, nghiệp vụ hành chính trong văn phòng. Từ đó chỉ ra những mặt tích cực, hạn chế
và nguyên nhân dẫn đến những hạn chế.
Chương 3: Giải pháp và kiến nghị nhằm nâng cao công tác hiện đại hóa
văn phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.
Từ thực trạng đã được phân tích ở chương 2, căn cứ vào những nhận xét, đánh giá
ưu nhược điểm của công tác hiện đại hóa trong Văn phòng Viện và được sự hướng dẫn
của ThS. Nguyễn Hữu Danh, cá nhân có cơ sở để mạnh dạn đưa ra những giải pháp, kiến
nghị nh m phát huy những ưu điểm và khắc phục những hạn chế góp phần nâng cao hiệu
quả công tác hiện đại hóa Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam.

8


Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ VĂN PHÕNG VÀ HIỆN ĐẠI HÓA VĂN
PHÒNG TẠI VIỆT NAM
1.1 Lý luận chung về văn phòng và công tác văn phòng
1.1.1 Khái niệm về văn phòng
Trong bất kỳ hoạt động của cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp nào khi thành lập
cũng đều phải hình thành lên bộ phận Văn phòng. Văn phòng có nhiều tên gọi khác
nhau như Phòng Hành chính; Phòng Hành chính Tổng hợp; Phòng Tài chính Kế toán,
…Tuy tên gọi khác nhau nhưng đều phản ánh chức năng, nhiệm vụ của văn phòng.
Tùy vào quy mô và lĩnh vực hoạt động của mình mà các cơ quan hình thành lên những
bộ phận văn phòng tương ứng đảm bảo cho công tác lãnh đạo và quản lý. Vậy Văn

phòng là gì? tại sao bất cứ cơ quan, tổ chức nào khi thành lập đều phải xây dựng bộ
phận văn phòng.
Có rất nhiều cách hiểu khác nhau về văn phòng:
Văn phòng được hiểu theo nghĩa chung nhất: Văn phòng là nơi hoạt động mang
tính chất giấy tờ;
Theo Từ điển tiếng Việt (năm 1992), Văn phòng là bộ phận phụ trách công tác
công văn giấy tờ hành chính trong cơ quan đơn vị;
Theo nghĩa hẹp: Văn phòng là trụ sở làm việc của một cơ quan, đơn vị, địa
điểm mà hàng ngày các cán bộ, công chức đến đó để thực thi công việc;
Theo nghĩa rộng: Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và trực tiếp trợ giúp
cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị. Theo quan niệm này thì ở
các cơ quan th m quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng
(ví dụ Văn phòng Quốc hội, Văn phòng Chính phủ, Văn phòng Tổng công ty…) còn ở
các cơ quan, đơn vị có quy mô nhỏ thì văn phòng là phòng hành chính tổng hợp;
Theo một số cách hiểu khác: Văn phòng bao gồm toàn bộ bộ máy quản lý của đơn
vị từ cấp cao đến cơ sở với các nhân sự làm quản trị trong hệ thống nhân sự làm quản trị
trong hệ thống quản lý của tổ chức, bao gồm toàn bộ cơ sở vật chất kỹ thuật và môi trường
phục vụ cho hoạt động của tổ chức nói chung, cho hệ thống quản lý nói riêng. Văn phòng
có đầy đủ tư cách pháp nhân để phục vụ cho mục tiêu chung của tổ chức.

9


Trong đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động Thương binh và Xã hội” của tác giả Ngô Thị Diên trường Đại Học Nội vụ Hà Nội có
đưa ra khái niệm: “Văn phòng là một thực thể khách quan trong mỗi tổ chức là bộ máy
điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý thông tin hỗ trợ hoạt
động quản lý, là nơi chăm lo cho mọi lĩnh vực dịch vụ, hậu cần đảm bảo các điều kiện
vật chất cho các hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức, được thông suốt, hiệu quả”
Theo tác giả Nguyễn Thành Độ (2012), Quản trị văn phòng, “ Văn phòng là bộ
máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị, là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền

đạt thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý, là nơi chăm lo dịch vụ hậu cần đảm bảo
các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Sau khi tìm hiểu các định nghĩa, các khái niệm cũng như các cách hiểu khác
nhau về văn phòng của các tác giả, cá nhân mạnh dạn đưa ra cách hiểu về văn phòng
của bản thân như sau: “Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp tồn tại một cách
khách quan trong mỗi cơ quan, tổ chức; Là nơi thu thập, xử lý, cung cấp, truyền đạt
thông tin trợ giúp cho hoạt động quản lý của lãnh đạo; Là nơi thực hiện chức năng
hậu cần đảm bảo đầy đủ điều kiện, cơ sở vật chất phù hợp với hoạt động của cơ quan
nhằm đảm bảo cho hoạt động của cơ quan được diễn ra hiệu quả.”
1.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ của văn phòng
1.1.2.1. Vị trí, chức năng
Văn phòng được thành lập tương đối độc lập trong mỗi cơ quan đơn vị, thực hiện
những nhiệm vụ trong và ngoài cơ quan giúp cho cơ quan hoạt động có hiệu quả. Trong
một số trường hợp, văn phòng gần như một cơ quan hoàn chỉnh của cơ quan chính như:
Văn phòng đại diện của các tổ chức, doanh nghiệp tại các vùng, khu vực hay ở nước
ngoài. Vậy văn phòng làm những nhiệm vụ gì? Có các chức năng như thế nào?

Năm 1477 (năm Đinh Dậu) , văn phòng được hiểu là Thư lại sau 03 năm làm
việc s được phong làm Đại lại, tiếp 03 năm nữa được phong làm Điển lại, nếu 03 năm
tiếp theo không phạm phải sai lầm gì s được phong làm Đô Đạo các Thừa lệnh sở ở
các nha phủ làm việc Bầu 03 năm thì phong Đô lại. Các chức quan này chịu trách
nhiệm về các công việc văn thư ở phủ, huyện;

10


Văn phòng còn được hiểu là chức quan Lễ bộ Thượng thư - Quan đứng đầu bộ
Lễ (một trong 6 bộ thời Lê). Thời Hồng Đức cho hàm nhị ph m, thời Nguyễn hàm
chánh nhị ph m. Thời Lê năm Ất Mão (1675), định rõ chức vụ của 6 bộ; bộ Lễ đảm
trách giữ việc Lễ nghi tế tự, khánh tiết, yến tiệc, trường học thi cử, ấn tín, phù hiệu, áo

mũ, chương tấu biểu văn, sứ thần cống nạp, các quan chào mừng, tư thiên giám, thuốc
thang, bói toán, đạo lục, đồng văn nhã nhạc, giáo phường. Quan chế thời Nguyễn, biên
chế gồm: 1 Thượng thư, 2 Tả Hữu Tham tri, 2 Tả Hữu Thị lang, 3 Lang trung, 3 Viên
ngoại, 4 Chủ sự, 5 Tư vụ, 7 Viên chánh bát ph m Thư lại, 8 viên chánh cửu ph m Thư
lại và 50 vị nhập lưu Thư lại;
Tên gọi khác của Văn phòng là Lại bộ đặt từ thời Lê Nghi Dân năm Kỷ Mão
(1459) là một trong 06 bộ. Các quan gồm có Thượng thư (đứng đầu), Tả Hữu Thị lang,
lang trung, Viên ngoại lang, Tư vụ. Thời Nguyễn quan chức Lại bộ gồm: 01 Thượng
thư, 02 Tả Hữu Tham tri, 02 Tả Hữu Thị Lang, 03 Lang trung, 03 Viên ngoại lang, 04
Chủ cự,) 08 bát ph m Thư Lại, 08 Cửu ph m Thư lại và 50 vị nhập lưu Thư lại. Đây là
chức quan chăm lo việc sắp xếp quan lại (nhân sự) và công vụ.
Như vậy, ở các thời kỳ Phong kiến đã xuất hiện bộ phận quản lý các văn bản
giấy tờ, sổ sách, chăm lo đến các lĩnh vực lễ nghi, tiệc tùng, đi lại, thuốc thang,… đây
chính là tiền đề cho các chức năng của văn phòng hiện nay.
Cùng với sự phát triển của nền kinh tế - xã hội và sự tiến bộ của khoa học công
nghệ trong từng thời kỳ lịch sử các chức năng, nhiệm vụ của văn phòng cũng có sự
thay đổi và phát triển cho phù hợp:
Ngày nay có nhiều quan niệm cho r ng, văn phòng chỉ có chức năng hậu cần,
văn phòng không có chức năng tham mưu tổng hợp, vì công tác tham mưu tổng hợp
thuộc các bộ phận chuyên môn. Mặt khác, văn phòng trước hết trực tiếp phục vụ cho
bộ máy lãnh đạo, đảm bảo các điều kiện làm việc, giữ gìn trật tự an toàn cơ quan, tham
gia nhiều công việc trong nhiệm vụ đảm bảo quyền lợi vật chất cho người lao động
theo chế độ nhà nước, đảm bảo sự vận hành thông suốt, liên tục của cơ quan.
Xét từ góc độ hệ thống công tác văn phòng bao gồm các tác nghiệp đầu vào và
đầu ra có những tính chất đặc thù nhất định. Ở đầu vào, đó là các hoạt động trợ giúp
lãnh đạo tổ chức, quản lý, khai thác và sử dụng toàn bộ các nguồn thông tin về các lĩnh
11


vực chính trị, kinh tế - xã hội, hành chính, môi trường, v.v... Ở đầu ra, đó là các hoạt

động phân phối, chuyển tải, thu thập, xử lý các thông tin phản hồi trong nội bộ và từ
bên ngoài cơ quan, tổ chức theo yêu cầu của lãnh đạo. Toàn bộ những hoạt động đó
góp phần và trợ giúp công tác tổ chức điều hành thông tin trong cơ quan, tổ chức nh m
nâng cao hiệu quả khai thác, sử dụng thông tin trong quá trình quản lý, điều hành hoạt
động của cơ quan, tổ chức đạt tới những mục tiêu mong đợi của tổ chức.
Các quan niệm khác cho r ng văn phòng chỉ có chức năng tham mưu không
bao gồm chức năng hậu cần, vì hậu cần là công việc mang tính sự vụ, ít quan trọng,
văn phòng chỉ cần phát huy tốt vai trò tham mưu giúp lãnh đạo cơ quan, tổ chức điều
hành công việc hiệu quả, khoa học.
Văn phòng có 3 chức năng cơ bản: Chức năng tham mưu tổng hợp, chức năng
hậu cần và chức năng đại diện.
Theo Nguyễn Thành Độ, “Quản trị văn phòng”(2012), NXB ĐH.KTQD văn
phòng có 3 chức năng chính: Chức năng tham mưu, tổng hợp; chức năng hậu cần và
chức năng trợ giúp điều hành.
Những cách diễn đạt trên đều có những cơ sở lý luận khoa học nhất định, tuy
nhiên nó vẫn chưa phản ánh đầy đủ và làm nổi bật được sự khác biệt về tính chất và
vai trò của văn phòng.
Xuất phát từ quan niệm và lý luận về văn phòng và công tác văn phòng cũng
như các quy định pháp lý trong nhiều văn bản hiện hành có thể thấy văn phòng bao
gồm 2 chức năng chính: chức năng tham mưu tổng hợp và chức năng hậu cần.
-

Chức năng tham mưu tổng hợp

Tham mưu là hoạt động không thể thiếu trong công tác quản lý của người lãnh
đạo, giữa tham mưu và quản lý có mối quan hệ tương hỗ lẫn nhau. Công tác tham mưu
tốt s giúp hoạt động quản lý trở lên chính xác, có hiệu quả. Mặt khác, nếu không có
hoạt động quản lý thì công tác tham mưu không tồn tại. Như vậy, văn phòng cần phải
có chức năng tham mưu nhưng là tham mưu mang tính tổng hợp.
Ở đây, “tham mưu” bao hàm nội dung tham vấn, còn “tổng hợp là thu thập, thống kê, xử

lý thông tin phục vụ cho hoạt động quản lý. Muốn có được những quyết định đúng
đắn, khoa học, người lãnh đạo không thể chỉ dựa vào ý chí chủ quan của
12


mình, mà còn phải xét đến những yếu tố khách quan như ý kiến tham gia của các cấp
quản lý, của những người trợ giúp. Việc thu thập, phân tích và tổng hợp những ý kiến
đó thông thường và phần lớn được thực hiện bởi bộ phận văn phòng. Hoạt động này
mang tính tham vấn và chuyên môn sâu nh m trợ giúp lãnh đạo lựa chọn quvết định tối
ưu. Mặt khác, kết quả tham vấn xuất phát từ việc xử lý khoa học, đầy đủ và chính xác
những thông tin đầu vào, đầu ra, kể cả những thông tin phản hồi mà văn phòng thu
thập được. Như vậy, tham mưu cần có sự tổng hợp và tổng hợp là để tham mưu hai nội
dung này bổ sung cho nhau tạo thành một chức năng hoàn chỉnh.
-

Chức năng hậu cần

Hậu cần là muốn nói đến bộ phận công tác ở hậu phương, lo việc kỹ thuật, y tế,
vật chất. Đúng vậy, mỗi cơ quan tổ chức muốn hoạt động tốt, suôn sẻ, thuận lợi cần
phải chăm lo đến công tác hậu cần. Đây là bộ phận rất quan trọng không thể thiếu như
nhà cửa, phươn tiện, trang thiết bị, cơ sở vật chất, y tế, bảo vệ,… nh m đáp ứng đầy đủ
phục vụ cho hoạt động của cơ quan.Chức năng hậu cần còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố
như lĩnh vực hoạt động hay quy mô của cơ quan, tổ chức.
Tóm lại, văn phòng có chức năng tham mưu, tổng hợp và hậu cần – là bộ phận
giúp việc đắc lực cho hoạt động quản lý của lãnh đạo. Đảm bảo cho hoạt động của
toàn cơ quan diễn ra thuận lợi, tăng hiệu quả lao động. Các chức năng này vừa có tính
chất tồn tại độc lập lại vừa bổ sung cho nhau, giúp phát huy tối đa các mặt tích cực mà
văn phòng đem lại.
1.1.2.2. Nhiệm vụ của văn phòng

Nhiệm vụ của văn phòng có thể nói rất đa dạng và phức tạp. Căn cứ vào chức
năng mà văn phòng được giao những nhiệm vụ tương ứng. Tuy nhiên, chức năng và
nhiệm vụ được giao còn phụ thuộc vào tính chất và quy mô hoạt động của mỗi cơ
quan, tổ chức. Song, nhiệm vụ của văn phòng được phân chia thành các nhóm nhiệm
vụ cơ bản sau:
-

Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện chương trình kế

hoạch công tác
Xây dựng chương trình kế hoạch và tổ chức thực hiện là nhiệm vụ hàng đầu của
văn phòng. Kế hoạch là dự kiến hoạt động của một cơ quan cho một khoảng thời gian

13


nhất định. Nếu không xây dựng và thực hiện kế hoạch tốt thì hướng phát triển của cơ
quan không r ràng, không có bước đi và đích phải đến cho mỗi chặng đường. Trong cơ
chế càng có nhiều yếu tố “động” thì kế hoạch càng phải chặt ch hơn. Chương trình kế
hoạch giống như kim chỉ nam định hướng những kế hoạch hoạt động mà cơ quan phải
thực hiện, nó giúp cơ quan đi theo đúng hướng và đúng chức năng của cơ quan. Ngoài
ra, chương trình kế hoạch còn là căn cứ để đánh giá thi đua, khen thưởng và kiểm tra
giám sát các các hoạt động của cơ quan.
Tất cả các văn phòng đều phải thực hiện nhiệm vụ xây dựng chương trình công
tác hàng năm, sáu tháng, ba tháng, hàng tháng và sắp xếp lịch làm việc hàng tuần của
cơ quan đơn vị. Đặc biệt với công tác văn phòng, việc lập kế hoạch hết sức quan trọng
vì nó tránh tình trạng bị lôi kéo của công việc hàng ngày mà làm ảnh hưởng đến những
chương trình cần thiết của văn phòng. Mỗi đơn vị, tổ chức có thể xây dựng lên các
chương trình, kế hoạch khác nhau song văn phòng chính là nơi tổng hợp những
chương trình, kế hoạch đó để xây dựng lên một bản kế hoạch hoàn chỉnh, toàn diện

trùng khớp với các nội dung công việc của từng đơn vị .
-

Thu thập xử lý, cung cấp và quản lý thông tin

Văn phòng được xem là cửa ngõ thông tin của cơ quan, vì thế thông tin mà văn
phòng thu thập, xử lý phải nhanh chóng, chính xác mang tính cập nhật. Bất kỳ cơ quan
nào muốn phát triển thành công cũng đều dựa vào thông tin. Tuy nhiên, thông tin có
nhiều nguồn khác nhau, văn phòng cần phải chắt lọc những thông tin cần thiết, loại ra
khỏi những thông tin khong chính thống để tham mưu cho lãnh đạo.
Thông tin có nhiều mức độ khác nhau như : thông tin mang tính chất để thông
báo, thông tin để tham khảo, thông tin chứa những nội dung mật liên quan đến sự tồn
bại của cơ quan. Do vậy, thu thập và xử lý thông tin còn chưa đủ mà văn phòng phải
biết bảo quản thông tin một cách khoa học, hiệu quả.
-

Tư vấn văn bản cho thủ trưởng và chịu trách nhiệm về tính pháp lý kỹ

thuật soạn thảo của cơ quan ban hành.
Tư vấn văn bản cho thủ trưởng là nhiệm vụ quan trọng không thể thiếu đối với văn
phòng. Văn bản là vật chứa đựng thông tin có tính pháp lý cao, tư vấn văn bản cho thủ
trưởng đảm bảo đầy đủ nội dung, hình thức theo yêu cầu, đúng th m quyền và trình

14


tự thủ tục theo quy định, từ đó văn bản s được nâng cao giá trị và thuận lợi cho việc
quản lý. Ngược lại, nếu văn bản không đúng thể thức, nội dung không chính xác thì
thông tin chứa trong văn không có giá trị.
Muốn tư vấn tốt người lãnh đạo văn phòng phải là người hiểu biết sâu rộng, có

kiến thức chuyên môn cao. Chịu trách nhiệm hướng dẫn các đơn vị, cá nhân về quy trình
soạn thảo văn bản và ban hành các mẫu văn bản để từ đó thống nhất về mặt thể thức.
-

Thực hiện nhiệm vụ công tác văn thư – lưu trữ hồ sơ tài liệu theo quy

định hiện hành
Công tác văn thư – lưu trữ là một nội dung lớn trong các nhiệm vụ của văn
phòng, nó góp phần bảo đảm thông tin và cung cấp tài liệu phục vụ kịp thời cho các
hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức. Công tác văn thư lưu trữ gồm các nội dung như
quản lý và xử lý văn bản đi, quản lý xử lý văn bản đến, soạn thảo ban hành văn bản,
quản lý sử dụng con dấu, lập hồ sơ,...
Nghiệp vụ này không chỉ đơn thuần là các công việc giấy tờ không quan trọng.
Thực hiện công tác văn thư lưu trữ hiệu quả s giúp cho việc chuyển giao các văn bản
đến đúng thời gian, các phòng ban chuyên môn có thể giải quyết và xử lý công việc
đúng thời hạn, phát hành văn bản đi kịp thời, tra cứu thông tin, tài liệu một cách nhanh
chóng nhờ hệ thống lưu trữ khoa học. Từ đó, giúp nâng cao hiệu suất giải quyết và xử
lý công việc.
-

Tổ chức giao tiếp đối nội, đối ngoại giúp cơ quan

Hoạt động giao tiếp đối nội, đối ngoại thể hiện bộ mặt của cơ quan, yêu cầu
phải có sự khéo léo. Văn phòng tổ chức thực hiện nhiệm vụ giao tiếp, đối nội, đối
ngoại, giữ vai trò là cầu nối liên hệ với các cơ quan cấp trên, ngang cấp, cấp dưới và
với nhân dân. Thông qua hoạt động giao tiếp đối nội, đối ngoại có thể đánh giá được
văn hóa của cơ quan, tổ chức. Do đó, văn phòng cần phải thực hiện tốt nhiệm vụ này.
- Tổ chức mua sắm các trang thiết bị, xây dựng cơ bản, sửa chữa quản lý

cơ sở vật chất.

Trang thiết bị văn phòng và các cơ sở vật chất là điều kiện cần đảm bảo hoạt
động của cơ quan diễn ra hiệu quả. Cơ sở vật chất và các trang thiết bị trong văn phòng
còn phụ thuộc vào quy mô của cơ quan. Trang thiết bị đầy đủ s làm giảm sức
15


lao động của con người, tiết kiệm chi phí và rút ngắn thời gian, nâng cao năng suất lao
động của cơ quan.
- Tổ chức và thực hiện công tác y tế, bảo vệ sức khỏe cho nhân viên

Sức khỏe của CBCC trong cơ quan vô cùng quan trọng. Sức khỏe tốt s đảm bảo
hoạt động của cơ quan diễn ra suôn sẻ không bị gián đoạn, giúp phát huy tinh thần
sáng tạo trong công việc. Với vai trò trên, văn phòng tổ chức thực hiện công tác y tế
khám chữa bệnh ban đầu cho nhân viên đảm bảo kịp thời, an toàn.
- Tổ chức công tác hội họp, lễ tân trong cơ quan tổ chức

Tổ chức hội họp, hội nghị là một hoạt động không thể thiếu của các cơ quan, tổ
chức. Hội họp là hình thức để thu thập truyền đạt thông tin và đảm bảo cho thông tin
được lưu chuyển thông suốt. Quy trình của tổ chức hội họp bao gồm trước hội họp,
trong hội họp và sau hội họp. Do vậy, văn phòng cần phải phân công công việc hợp lý
nh m đảm bảo các cuộc hội họp diễn ra thành công.
Công tác lễ tân, tiếp khách là các hoạt động giao tiếp của cơ quan với cá nhân
hoặc các cơ quan, tổ chức khác. Mức độ giao tiếp rộng hay hẹp, nhiều hay ít tùy thuộc
vào mức độ hoạt động quản lý của mỗi cơ quan, nhưng chủ yếu diễn ra tại văn phòng
và do văn phòng tổ chức. Như vậy, văn phòng có vai trò và trọng trách lớn trong việc
truyền đi thông điệp về hình ảnh của một cơ quan với đối tượng đến giao tiếp, công
việc đó có ảnh hưởng không nhỏ tới hoạt động và sự phát triển của cơ quan.
Công việc lễ tân tiếp khách diễn ra hàng ngày tại mỗi văn phòng, làm tốt công tác
này trước hết là nghĩa vụ, trách nhiệm của mỗi cơ quan đơn vị. Lễ tân, tiếp khách vừa phải
đảm bảo trang trọng, văn minh, lịch sự vừa phải đảm bảo tiết kiệm, đúng chế độ.

- Tổ chức chuyến đi công tác cho lãnh đạo

Trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào cũng đều có hoạt động đi công tác của cấp
trên, đồng nghiệp, … dù là công tác xa hay gần cũng đều phải được chu n bị chu đáo
và đầy đủ. Văn phòng là cơ quan chịu trách nhiệm về các điều kiện đủ để thực hiện
chuyến đi công tác như: giấy liên hệ công tác, phương tiện đi lại, các văn bản giấy tờ
có liên quan, nơi ăn, nghỉ của đoàn công tác,… khâu chu n bị được diễn ra tốt giúp
lãnh đạo duy trì, phát triển mối quan hệ với cơ quan ngành và địa phương. Chu n bị
các yếu tố đảm bảo cho sự thành công của chuyến đi.
16


1.1.3. Khái niệm công tác văn phòng
Trong bất kỳ cơ quan, tổ chức nào dù lớn hay nhỏ đều phải hình thành lên bộ
phận văn phòng. Đây là đơn vị có chức năng tham mưu giúp lãnh đạo tổ chức và điều
hành công việc, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo.
Theo tác giả Trần Thị Thu Hà (14/7/2017) của Tạp chí Nhà nước, công tác văn
phòng được hiểu: Các hoạt động chủ yếu tham mưu về mặt tổ chức, điều hành công
việc của lãnh đạo, nói cách khác, là tổ chức làm việc giúp lãnh đạo. Bên cạnh đó, công
tác văn phòng còn là bộ phận phục vụ trực tiếp các hoạt động hàng ngày như tổ chức
các cuộc làm việc của lãnh đạo, các hội nghị, các chuyến đi công tác, hoạt động
chuyên môn của các đơn vị, bộ phận; chu n bị các điều kiện, phương tiện bảo đảm
công tác của cơ quan, tổ chức nói chung.
Tác giả Nguyễn Hữu Tri “Quản trị văn phòng”, có đưa ra khái niệm: “Công tác
văn phòng là là một chỉnh thể gồm việc tổ chức, quản lý và sử dụng thông tin, dữ liệu,
để duy trì hoạt động của một cơ quan, tổ chức nh m đạt được kết quả mong muốn”
Đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động -Thương
binh và Xã hội” của tác giả Ngô Thị Diên Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đưa ra khái
niệm: “ Công tác văn phòng là một chỉnh thể bao gồm các tổ chức, quản lý, điều hành
và thực hiện các nghiệp vụ của văn phòng nh m duy trì các chức năng của văn phòng

phục vụ hoạt động quản lý của nhà lãnh đạo đạt được kết quả mong muốn nhất”
Theo đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Tổng cục Hải quan
của tác giả Trung Thị Ngân Trường Đại học Nội vụ Hà Nội đưa ra khái niệm: “Công
tác văn phòng được hiểu là các công việc, các hoạt động xoay quanh các công tác tổ
chức, quản lý, điều hành và thực hiện nhiệm vụ của văn phòng nh m duy trì chức năng
của văn phòng hướng tới hoàn thành mục tiêu chung của tổ chức”.
Tuy nhiên, các khái niệm trên chỉ là các quan điểm cá nhân, hiện nay chưa có
thống nhất về khái niệm công tác văn phòng. B ng sự kế thừa của các đề tài khóa luận
đi trước cũng như qua quá trình đọc và tìm hiểu tài liệu, cá nhân mạnh dạn xin đưa ra
quan niệm về công tác văn phòng như sau:
“Công tác văn phòng là một tập hợp các nghiệp vụ thuộc chức năng, nhiệm vụ
của văn phòng, xoay quanh các hoạt động như: tổ chức, quản lý, điều hành, tham
17


mưu, giúp việc phục vụ hoạt động quản lý của nhà lãnh đạo đạt được kết quả mong
muốn nhất”
1.2. Khái niệm về hiện đại hóa trong văn phòng
1.2.1 Khái niệm về hiện đại hóa
Hiện đại hóa nền hành chính là nói đến việc thay đổi một trạng thái, một đối
tượng, làm cho đối tượng đó có sự biến đổi phù hợp với yêu cầu khách quan của quá
trình phát triển. Theo cách nhìn “Tiến hóa luận” của Chales Darwin: “...Hiện đại hóa
có nghĩa là tái cấu trúc chính mình thành một hệ thống khác, để những tệ nạn của
chính mình không còn đất dung thân và các giá trị văn hóa hiện đại có thể nảy nở, sinh
tồn và vận hành”.
Theo tác giả Việt Tùng (23/2/2016) - Tạp chí Cộng sản, có thể khái quát: Công
nghiệp hóa là quá trình tạo sự chuyển biến từ nền kinh tế nông nghiệp với nền kinh tế
lạc hậu, dựa trên lao động thủ công, năng suất thấp sang nền kinh tế công nghiệp với
cơ cấu kinh tế hiện đại, dựa trên lao động sử dụng b ng máy móc, tạo ra năng suất lao
động cao. Như vậy, công nghiệp hóa là quá trình biến một nước có nền kinh tế lạc hậu

thành nước công nghiệp hiện đại với trình độ công nghệ, kỹ thuật tiên tiến, có năng
suất lao động cao trong các ngành kinh tế quốc dân. Hiện đại hóa là quá trình tận dụng
mọi khả năng để đạt trình độ công nghệ ngày càng tiên tiến, hiện đại.
Theo cách hiểu trên hiện đại hóa có thể hiểu theo cách hiểu song hành cùng
công nghiệp hóa- hiện đại hóa. Hiện đại hóa là quá trình ứng dụng và trang bị những
thành tựu khoa học và công nghệ tiên tiến, hiện đại vào quá trình sản xuất, kinh doanh,
dịch vụ và quản lí kinh tế - xã hội.Công nghiệp hóa, hiện đại hóa là quá trình chuyển
đổi căn bản, toàn diện các hoạt động kinh tế và quản lí kinh tế - xã hội từ sử dụng sứ
lao động thủ công là chính sang sử dụng một cách phổ biến sức lao động cùng với
công nghệ, phương tiện, phương pháp tiên tiến.
Theo tác giả Hoàng Phê, (2009), Từ điển Tiếng Việt năm, Nhà xuất bản Đà
Nẵng giải thích hiện đại hóa là “làm cho mang tính chất hiện đại mới”
Theo đề tài “Hiện đại hóa công tác văn phòng tại Văn phòng Bộ Lao động thương
binh và Xã hội” - Khóa luận tốt nghiệp của Ngô Thị Diên sinh viên trường Đại học Nội vụ
Hà Nội “Hiện đại hóa là sự cải tiến, đổi mới dựa trên sự kế thừa những cái

18