BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ TẠI VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.56 MB, 50 trang )
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
TÊN ĐỀ TÀI
BÁO CÁO KIẾN TẬP NGÀNH NGHỀ
TẠI VĂN PHÒNG VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT
NAM
Họ và tên
: Phạm Minh Hiếu
Lớp : Đại Học Quản Trị Văn Phòng 13c
Giảng viên hướng dẫn : ThS. Nguyễn Đăng Việt
Hà Nội, Năm 2016
MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU
Trong công cuộc xây dựng đất nước theo con đường công nghiệp hóa hiện
đại hóa đất nước, việc đào tạo đội ngũ tri thức trẻ là một trong những chủ
trương được quan tâm hàng đầu của nhà nước ta. Đặc biệt là đào tạo đội ngũ
cán bộ hành chính cho các cơ quan, các tổ chức kinh tế, chính trị, xã hội….
Có thể nói công tác hành chính văn phòng là một trong những khâu rất
quan trọng trong các cơ quan hành chính nhà nước. Hành chính văn phòng là
cơ quan trực tiếp tham mưu, tổng hợp giúp việc cho lãnh đạo. Những nội dung
được học tập trong sách vở chỉ là lý thuyết mà thôi, giữa lý thuyết với thực tiễn
luôn có những khoảng cách đòi hỏi mỗi sinh viên cần được trải nghiệm thực tiễn
để có thể linh hoạt trong việc sử dụng kiến thức học được áp dụng vào thực tiễn
phát huy hiệu quả tối đa nhất. Để thu hẹp được khoảng cách ấy , nhà trường đã
tạo điều kiện cho chúng em đi kiến tập trước để học hỏi kinh nghiệm, có cơ hội
áp dụng những lý thuyết đã được học tập vào thực tiễn cũng như trao dồi thêm
những vốn kiến thức mới mà nhà trường không thể cung cấp.
Kiến tập là cơ hội cho sinh viên chủ động, độc lập trong quá trình quan
sát,đánh giá, nhận xét và nâng cao ý thức, trách nhiệm trong việc học tập các
học phần kế tiếp. Với phương châm “Lý luận đi liền với thực tiễn”, được sự phân
công của khoa Quản Trị Văn Phòng trường Đại Học Nội vụ Hà Nội và sự đồng ý
tiếp nhận của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam em đã được kiến tập tại
phòng lưu trữ thuộc Văn phòng của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam
trong thời gian gần 3 tuần, kể từ ngày 01/6/2016 đến ngày 22/6/2016.
Trong thời gian kiến tập em xin gửi lời cảm ơn đến Viện Hàn Lâm Khoa
Học Xã Hội đã tiếp nhận em tới kiến tập và tạo điều kiện tốt nhất để em thực
hiện tốt đợt kiến tập. Em cũng xin cảm ơn trưởng phòng hành chính văn phòng
đã giúp đỡ em trong đợt kiến tập vừa qua và em cũng xin trân thành cảm ơn
chị Nguyễn Thị Loan và chị Trần Anh Thư , cô Văn Thị Mai Hoa đã giúp đỡ và
hướng dẫn em trong suốt quãng thời gian kiến tập, ngoài ra còn dậy em một số
3
kinh nghiệm làm việc mà không có trong sách vở.
Do thời gian kiến tập quá ngắn và cũng là lần đầu tiên tiếp xúc với môi
trường làm việc kinh nghiệm chưa có lên còn nhiều thiếu sót em mong thầy cô
giáo trong khoa giúp đỡ và nhận xét để em có thể trưởng thành và hoàn thiện
tốt chuẩn bị cho đợt thực tập sau của mình cũng như rút ra được những kinh
nghiệm để không bỡ ngỡ trong công việc sau này.
Em xin chân thành cảm ơn thầy cô, nhà trường đã tạo điều kiện cho em có
được khoảng thời gian quý báu đi kiến tập, cảm ơn thầy Việt đã hướng dẫn cho
em những nội dung cơ bản để hoàn thành bài Báo cáo này. Và em xin cảm ơn
các cán bộ, nhân viên trong văn hòng Viện Hàn Lâm đã giúp đỡ em hoàn thành
bài báo cáo hoàn thiện.
4
NỘI DUNG
Chương 1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức
của Viện Hàn lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam và Văn Phòng Viện
Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam
1.1. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn
lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam
1.1.1. Vị trí và chức năng
- Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam là cơ quan thuộc Chính phủ, có
chức năng chính là nghiên cứu những vấn đề cơ bản về khoa học xã hội; cung
cấp luận cứ khoa học cho Đảng và Nhà nước trong việc hoạch định đường lối,
chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách phát triển nhanh và bền vững của
đất nước theo định hướng xã hội chủ nghĩa; thực hiện tư vấn về chính sách phát
triển; đào tạo sau đại học về khoa học xã hội; tham gia phát triển tiềm lực khoa
học xã hội của cả nước.
- Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam có tên giao dịch quốc tế bằng
tiếng Anh là: “Vietnam Academy of Social Sciences, viết tắt là VASS”.
1.1.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau đây gọi tắt là Viện Hàn lâm)
thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
- Trình Chính phủ dự thảo Nghị định quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm; trình Thủ tướng Chính phủ quyết định
thành lập, sáp nhập, giải thể, đổi tên các tổ chức của Viện Hàn lâm thuộc thẩm
quyền của Thủ tướng Chính phủ.
- Trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ phê duyệt chiến lược, quy hoạch,
kế hoạch 5 năm, hàng năm, các đề án, dự án quan trọng về phát triển khoa học
xã hội và tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
- Nghiên cứu những vấn đề lý luận và thực tiễn về khoa học xã hội:
+ Đổi mới và hoàn thiện hệ thống chính trị; nâng cao năng lực lãnh đạo
5
của Đảng Cộng sản Việt Nam; hiệu lực, hiệu quả quản lý nhà nước, từng bước
hoàn thiện hệ thống pháp luật Việt Nam;
+ Sự phát triển của nền kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa,
Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa và nền dân chủ xã hội chủ nghĩa ở Việt
Nam;
+ Những vấn đề cơ bản về phát triển toàn diện con người Việt Nam và các
giá trị văn hoá tốt đẹp của dân tộc, tiếp thu tinh hoa của văn hoá, văn minh
nhân loại;
+ Những vấn đề cơ bản và cấp bách về dân tộc, tôn giáo, lịch sử, văn hoá,
văn học, ngôn ngữ, tâm lý học nhằm phát huy sức mạnh toàn dân tộc trong sự
nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc;
+ Những vấn đề cơ bản, toàn diện, có hệ thống về lý thuyết phát triển của
Việt Nam dưới tác động của toàn cầu hoá và hội nhập quốc tế;
+ Những khía cạnh khoa học xã hội của nền kinh tế tri thức trong bối cảnh
toàn cầu hoá và ứng phó với biến đổi khí hậu và đánh giá tác động đến tiến
trình phát triển kinh tế - xã hội Việt Nam;
+ Lý luận và kinh nghiệm phát triển trên thế giới, dự báo xu hướng phát
triển chủ yếu của khu vực và thế giới, đánh giá những tác động nhiều mặt của
quá trình toàn cầu hoá và hội nhập quốc tế đến sự phát triển toàn cầu, khu vực
và Việt Nam;
+ Nghiên cứu, điều tra cơ bản, liên ngành về khoa học xã hội, phân tích và
dự báo kinh tế - xã hội phục vụ nhu cầu phát triển đất nước, chú trọng những
lĩnh vực kinh tế - xã hội chủ yếu, những ngành, vùng kinh tế trọng điểm và các
liên kết vùng;
+ Nghiên cứu, tổ chức biên soạn những công trình khoa học tiêu biểu,
những bộ sách lớn, thể hiện tinh hoa của trí tuệ Việt Nam và thế giới phục vụ
công tác nghiên cứu và truyền bá tri thức về khoa học xã hội.
- Tổ chức sưu tầm, khai quật, nghiên cứu, bảo tồn và bảo tàng nhằm phát
6
huy những giá trị di sản văn hoá của các dân tộc Việt Nam.
- Kết hợp nghiên cứu với đào tạo trong lĩnh vực khoa học xã hội; đào tạo
và cấp bằng thạc sĩ và tiến sĩ về khoa học xã hội theo quy định của pháp luật;
tham gia phát triển nguồn nhân lực có trình độ cao theo yêu cầu của cả nước,
ngành, vùng, địa phương và doanh nghiệp.
- Tổ chức hợp tác nghiên cứu và liên kết đào tạo về khoa học xã hội với
các tổ chức quốc tế, các viện và trường đại học nước ngoài theo quy định của
pháp luật.
- Tư vấn và phản biện các chiến lược, quy hoạch, kế hoạch, chính sách,
chương trình và dự án phát triển kinh tế - xã hội quan trọng theo yêu cầu của
Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ, các Bộ, ngành, địa phương và doanh nghiệp.
- Tổ chức tư vấn và thực hiện dịch vụ công theo quy định của pháp luật.
- Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu quốc gia về thông tin khoa học xã hội,
phổ biến tri thức khoa học, góp phần nâng cao trình độ dân trí.
- Quản lý về tổ chức, bộ máy, biên chế công chức, vị trí việc làm, cơ cấu
viên chức theo chức danh nghề nghiệp và số người làm việc trong đơn vị sự
nghiệp công lập; quyết định luân chuyển, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm,
khen thưởng, kỷ luật; chế độ, chính sách, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức,
viên chức thuộc thẩm quyền.
- Quản lý tài chính, tài sản được Nhà nước giao; quyết định và chịu trách
nhiệm trước pháp luật về các dự án đầu tư thuộc thẩm quyền theo quy định của
pháp luật.
- Thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn khác do Chính phủ, Thủ tướng Chính
phủ giao và theo quy định của pháp luật
7
1.1.3. Cơ cấu tổ chức
- Cơ cấu tổ chức
1.2.3.Lãnh đạo Viện
- Viện Hàn Lâm Khoa học xã hội Việt Nam có Chủ tịch và không quá 03
Phó Chủ tịch. Chủ tịch Viện Hàn Lâm Khoa học xã hội Việt Nam là người đứng
đầu và lãnh đạo Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam do Thủ tướng Chính
phủ bổ nhiệm và chịu trách nhiệm trước Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ và
trước pháp luật về toàn bộ hoạt động của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt
Nam.
8
ảnh lãnh đạo của Viện Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam (nguồn
internet)
- Các Phó Chủ tịch Viện Hàn lâm do Thủ tướng Chính phủ bổ nhiệm theo
đề nghị của Chủ tịch Viện Hàn lâm và chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Viện Hàn
lâm về nhiệm vụ được phân công.
9
- Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam ban hành văn bản quy
phạm,quy chế hoạt động của Viện Hàn lâm, quy chế tổ chức và hoạt động của
các đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm; quyết định bổ nhiệm, miễn nhiệm, luân
chuyển, khen thưởng, kỷ luật và các chế độ, chính sách khác theo quy định của
pháp luật đối với người đứng đầu, cấp phó của người đứng đầu các đơn vị trực
thuộc Viện Hàn lâm.
1.2.4.Các đơn vị
Căn cứ Nghị Định số 217/2013/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2013
SỬA ĐỔI, BỔ SUNG MỘT SỐ ĐIỀU CỦA NGHỊ ĐỊNH SỐ 109/2012/NĐ-CP NGÀY
26 THÁNG 12 NĂM 2012 CỦA CHÍNH PHỦ QUY ĐỊNH CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ,
QUYỀN HẠN VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC CỦA VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT
NAM
Căn cứ Luật Tổ chức Chính phủ ngày 25 tháng 12 năm 2001;
Theo đề nghị của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam;
Chính phủ ban hành Nghị định sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
109/2012/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2012 của Chính phủ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm Khoa học xã hội
Việt Nam,
Điều 1. Sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số
109/2012/NĐ-CP ngày 26 tháng 12 năm 2012 của Chính phủ quy định
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm
Khoa học xã hội Việt Nam như sau:
1. Sửa đổi, bổ sung Điều 3 như sau:
“Điều 3. Cơ cấu tổ chức
1. Ban Tổ chức - Cán bộ.
2. Ban Kế hoạch - Tài chính.
3. Ban Quản lý Khoa học.
4. Ban Hợp tác quốc tế.
5. Văn phòng.
6. Viện Triết học.
10
7. Viện Nhà nước và Pháp luật.
8. Viện Kinh tế Việt Nam.
9. Viện Xã hội học.
10. Viện Nghiên cứu Văn hóa.
11. Viện Nghiên cứu Con người.
12. Viện Tâm lý học.
13. Viện Sử học.
14. Viện Văn học.
15. Viện Ngôn ngữ học.
16. Viện Nghiên cứu Hán - Nôm.
17. Viện Dân tộc học.
18. Viện Khảo cổ học.
19. Viện Nghiên cứu Tôn giáo.
20. Viện Địa lý nhân văn.
21. Viện Nghiên cứu Gia đình và Giới.
22. Viện Khoa học xã hội vùng Nam Bộ.
23. Viện Khoa học xã hội vùng Trung Bộ.
24. Viện Khoa học xã hội vùng Tây Nguyên.
25. Viện Nghiên cứu Phát triển bền vững Vùng.
26. Viện Kinh tế và Chính trị thế giới.
27. Viện Nghiên cứu Trung Quốc.
28. Viện Nghiên cứu Đông Bắc Á.
29. Viện Nghiên cứu Đông Nam Á.
30. Viện Nghiên cứu Ấn Độ và Tây Nam Á.
31. Viện Nghiên cứu Châu Âu.
32. Viện Nghiên cứu Châu Mỹ.
33. Viện Nghiên cứu Châu Phi và Trung Đông.
34. Viện Từ điển học và Bách khoa thư Việt Nam.
11
35. Viện Thông tin Khoa học xã hội.
36. Trung tâm Phân tích và Dự báo.
37. Trung tâm ứng dụng Công nghệ thông tin.
38. Bảo tàng Dân tộc học Việt Nam.
39. Tạp chí Khoa học xã hội Việt Nam.
40. Học viện Khoa học xã hội.
41. Nhà xuất bản Khoa học xã hội.
Tại Điều này, các đơn vị quy định từ Khoản 1 đến Khoản 5 là các đơn vị
giúp việc Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam, được thành lập
phòng; các đơn vị quy định từ Khoản 6 đến Khoản 37 là các đơn vị nghiên cứu
khoa học; các đơn vị quy định từ Khoản 38 đến Khoản 42 là các đơn vị sự nghiệp
khác.
Chủ tịch Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam trình Thủ tướng Chính
phủ ban hành danh sách các đơn vị sự nghiệp còn lại trực thuộc Viện Hàn lâm.
1.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng
1.2.1.Vị trí chức năng
-
Văn phòng Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam là đơn vị thuộc Viện Hàn lâm KHXH
Việt Nam (sau gọi tắt là Viện Hàn lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam ),có tên giao
dịch bằng tiếng anh là: Adminnistration Office of Vietnam Academy of Social
-
Sciences.
Văn phòng Viện Hàn lâm có chức năng tham mưu tổng hợp, giúp chủ tịch Viện
Hàn lâm trong công tác chỉ đạo, điều hành , tổ chức các hoạt động chung của
Viện hàn lâm, thực hiện quản lý thống nhất trong toàn Viện Hàn lâm về các mặt
công tác: hành chính, tổng hợp, văn thư, lưu trữ, pháp chế, cơ sở vật chất ( nhà
đất, tài sản ), y tế, quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy, trật tự, an toàn cơ
quan;bảo đảm phương tiện, điều kiện làm việc chung cho hoạt động của Lãnh
đạo Viện Hàn lâm, các đơn vị giúp Chủ tịch Viện Hàn lâm và khối văn phòng
Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn Thanh niên Viện Hàn lâm; làm đầu mối duy trì quan
12
hệ công tác với các cơ quan cấp trên, cán Bộ, ngành, địa phương và các cơ quan
khác; bảo đảm thông tin phuc vụ công tác chỉ đạo, điều hành của chủ tịch Viện
Hàn lâm; tổ chức hoặc tham gia các hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo
quy định của pháp luật; tổ chức hoặc tham gia các hoạt động phục vụ, tư vấn và
dịch vụ theo quy định của pháp luật;chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III và chủ
-
đầu tư dự án do Chủ tịch Viện Hàn lâm quyết định.
Văn phòng Viện Hàn lâm có tư cách pháp nhân, có con dấu riêng để giao dịch,
mở tài khoản tại Kho bạc Nhà nước và Ngân hang theo quy định của pháp luật.
1.2.2. Nhiệm vụ và quyền hạn
Văn phòng Viện Hàn lâm có nhiệm vụ và quyền hạn sau đây:
-
Chủ trì, phối hợp với các đơn vị thuộc và trực thuộc Viện Hàn Lâm xây dựng
chiến lược, quy hoạch, kế hoạch phát triển dài hạn, trung hạn và hang năm trình
-
Chủ tịch Viện Hàn lâm.
Nghiên cứu, tham mưu với Chủ tịch Viện Hàn Lâm trong việc thực hiện chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng viện Hàn Lâm và
-
các lĩnh vực được phân công tại Quyết định này.
Tổng hợp, xây dựng, trình Chủ tịch Viện Hàn Lâm phê duyệt chương trình, kế
hoạch công tác của Viện Hàn lâm những nhiệm vụ trọng tâm, trọng điểm cần
tập trung chỉ đạo thực hiện. Tham mưu, giúp Chủ tịch Viện Hàn lâm trong công
tác chỉ đạo, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện ở các đơn vị theo lĩnh
-
vực được phân công.
Tổ chức tiếp nhận, xử lý, tổng hợp, cung cấp thông tin phục vụ công tác lãnh
đạo, quản lý và điều hành các hoạt động của Lãnh đạo Viện Hàn lâm và các đơn
-
vị trực thuộc.
Chủ trì, phối hợp tham gia xây dựng các chương trình, kế hoạch, đề án,dự thảo
các văn bản quản lý của Viện Hàn lâm theo sự phân công của Chủ tịch Viện Hàn
lâm. Tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước, các quy
định của Chủ tịch Viện Hàn lâm trong toàn Viện Hàn lâm theo chức năng, nhiệm
vụ của Văn phòng; biện tập, rà soát về mặt pháp lý, thể thức, thủ tục đối với văn
bản quy phạm do các đơn vị soạn thảo trước khi trình Chủ tịch Viện Hàn lâm
13
ban hành; đóng góp ý kiến cho dự thảo các văn bản quy phạm pháp luật do cơ
-
quan nhà nước gửi đến.
Chủ trì, phối hợp với các đơn vị có liên quan thực hiện công tác tổng hợp, sơ kết,
tổng kết, chế độ báo cáo định kỳ và đột xuất về thự hiện nhiệm vụ của Viện Hàn
-
lâm theo quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm.
Quản lý và tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ, thông tin
liên lạc và bảo mật thông tin, tài liệu, phòng truyền thông theo các quy định của
Nhà nước và của Viện Hàn lâm; hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện công tác
hành chính, văn thư, lưu trữ, bảo mật thông tin, tài liệu của các đơn vị trực
thuộc Viện Hàn lâm. Thực hiện công tác cải cách hành chính và ứng dụng công
nghệ thông tin theo phân công của Chủ tịch Viện Hàn lâm. Phối hợp với Trung
tâm Ứng dụng công nghệ thông tin trong việc quản lý hoạt động của Viện Hàn
-
lâm theo yêu cầu mới của công tác xây dưng Chính phủ điên tử.
Chủ trì, phối hợp tổ chức các sự kiện, hôi nghị, hội thảo cấp Viện Hàn lâm, các
cuộc họp, việc làm, tiếp khách của Lãnh đạo Viện Hàn lâm, thông báo kết luận,
-
chỉ đạo của Lãnh đạo Viện Hàn lâm theo dõi, đôn đốc thực hiện.
Thực hiện công tác xây dựng nhỏ, sửa chữa lớn tại các trụ sở do Văn phòng Viện
Hàn lâm được giao quản lý; mua sắm tài sản phục vụ hoạt động của cơ quan
Viện Hàn lâm, thực hiện một số nhiệm vụ về xây dựng cơ bản theo phân công
-
của chủ tịch Viện Hàn Lâm, các quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm.
Thực hiện nhiệm vụ Chủ tài khoản đơn vị dự toán cấp III, bảo đảm sử dụng và
quản lý theo quy định mọi nguồn kinh phí ngân sách nhà nước được giao, nguồn
kinh phí dự án hợp tác với các địa phương, các tổ chức trong nước và ngoài và
các nguồn kinh phí khác của Viện Hàn lâm giao cho Văn phòng Viện Hàn lâm
-
quản lý.
Thực hiện nhiệm vụ quản lý tài sản nhà, đất là trụ sở làm việc và trang thiết bị
phục vụ nghiên cứu dưới dạng hiện vật trong Viện Hàn lâm theo phân cấp của
-
Chủ tịch Viện Hàn lâm, các quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm.
Quản lý, bảo đảm phương tiện đi lại phục vụ yêu cầu công tác của các đơn vị
giúp việc Chủ tịch Viện Hàn Lâm và khối Văn phòng Đảng ủy, Công đoàn, Đoàn
thanh niên theo các quy định của Nhà nước và của Viện Hàn Lâm.
14
-
Là cơ quan đầu mối tổ chức công tác vệ sinh phòng bệnh, chăm sóc sức khỏe ban
đầu cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động trong toàn Viện Hàn
-
Lâm.
Thực hiện công tác bảo đảm trật tự, an toàn, kỉ luật, kỉ cương và văn hóa công
sở tại trụ sở cơ quan do Văn phòng Viện Hàn Lâm quản lý, thường trực công tác
-
quốc phòng, phòng cháy, chữa cháy của Viện Hàn Lâm.
Quản lý về tổ chức, công chức, viên chức, người lao động và thi đua khen thưởng
-
của Văn phòng Viện Hàn lâm theo sự phân cấp của Chủ tịch Viện Hàn Lâm.
Chủ trì, phối hợp với Ban Tổ chức – Cán bộ thực hiện công tác bảo hiểm xã hội,
bảo hiểm y tế, bảo hiểm thất nghiệp ( nếu có ), giải quyết chế độ ốm đau, thai
sản, tai nạn lao động cho cán bộ, công chức, viên chức và người lao động thuộc
-
cơ quan Viện Hàn Lâm.
Thực hiện các hoạt động phục vụ, tư vấn và dịch vụ theo các quy định của pháp
-
luật và của Viện Hàn Lâm.
Tổ chức tuyên truyền, quảng bá hình ảnh của Viện Hàn Lâm; là cơ quan đầu mối
tiếp nhận thông tin, duy trì quan hệ công tác giữa Viên Hàn Lâm và cơ quan cấp
-
trên, các Bộ, nghành, địa phương và các cơ quan khác.
Quản lý, théo dõi, vận hành, kiển tra, sửa chữa kịp thời các trang thiết bị phục
-
vụ cho hoạt động tại các tru sở làm việc do Văn phòng Viện Hàn Lâm quản lý.
Chủ trì , phối hợp với các đơn vị giúp Chủ tịch Viện Hàn Lâm theo Quy chế chủ
trì, phối hợp tổ chức và thực hiện các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn giữa các
đơn vị giúp việc Chủ tịch Viện Hàn Lâm, bảo đảm sự chỉ đạo, quản lý của Chủ
-
tịch Viện Hàn Lâm kịp thời và có hiệu quả.
Văn phòng Viện Hàn Lâm được quyền yêu cầu các đơn vị thuộc và trực thuộc
Viện Hàn Lâm cung cấp thông tin, số điện, tài liệu cần thiết để thực hiện nhiệm
-
vụ được giao.
Thực hiện những nhiệm vụ khác do Chủ tịch Viện Hàn Lâm giao.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức
Dựa trên sự tìm hiểu của mình Về Viện Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội Việt
Nam, Văn phòng Viện Hàn lâm có cơ cấu tổ chức gồm :
1.
2.
Phòng Tổ chức – Hành chính;
Phòng Tổng hợp – Thông tin – Biên tập;
15
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
Phòng Pháp chế;
Phòng Lưu trữ;
Phòng Tài chính - Kế toán;
Phòng Lễ tân;
Phòng Y tế;
Phòng Kỹ thuật;
Phòng Quản lý xe;
Phòng Bảo vệ;
Phòng Cơ sở vật chất;
Trung tâm Tư vấn và Dịch vụ khoa học.
Các tổ chức trong văn phòng Viện Hàn Lâm có tất cả 13 phòng trực thuộc
theo thứ tự từ 1 đến 12, trong đó nhiệm vụ chính của các phòng là giúp việc
Chánh Văn phòng, có Trưởng phòng, không quá một Phó Trưởng phòng và các
nhân viên. Trưởng phòng, Phó Trưởng phòng do Chánh Văn phòng bổ nhiệm
miễn nhiệm theo Quy chế bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, từ chức, thôi dữ
chức vụ, miễn nhiệm cán bộ lãnh đạo các thuộc Viện Hàn lâm, sau khi có thảo
thuận của Ban Tổ chức – Cán bộ Viện Hàn lâm.
Trung tâm Tư vấn và Dịch vụ khoa học là tổ chức trực thuộc Văn phòng,
có tư cách pháp nhân, con dấu và tài khoản riêng để giao dịch. Lãnh đạo Trung
tâm Tư vấn và Dịch vụ khoa học do Chánh Văn phòng bổ nhiệm, miễn nhiệm sau
khi được sự chấp thuận của Chủ tịch Viện Hàn lâm.
Ngoài các tổ chức nêu trên, tùy theo nhu cầu công tác cụ thể, Văn phòng
có thể thành lập thêm các tổ chức giúp việc tạm thời. Việc thành lập, sáp nhập
giải thể các phòng, tổ chức do Chánh Văn phòng và Trưởng ban Ban Tổ chức Cán bộ đề nghị bằng đề án cụ thể trình Chủ tịch Viện Hàn Lâm xem xét, quyết
định.
Lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm
Văn phòng Viện Hàn lâm có Chánh Văn phòng và không quá 04 Phó Chánh
Văn phòng. Chánh Văn phòng, các Phó Chánh Văn phòng do Chủ tịch Viện Hàn
lâm bổ nhiệm theo Quy chế bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển, từ chức, thôi
giữ chức vụ, miễn nhiệm cán bộ lãnh đạo các cấp thuộc Viện Hàn lâm.
16
Chánh Văn phòng chịu trách nhiệm trước Chủ tịch Viện Hàn lâm và trước
pháp luật về toàn bộ hoạt động của Văn phòng. Các Phó Chánh Văn phòng chịu
trách nhiệm trước Chánh Văn phòng và trước pháp luật về những nhiệm vụ
được Chánh Văn phòng phân công. Chánh Văn phòng có trách nhiệm xây dựng
Điều lệ tổ chức và hoạt động của Trung tâm Tư vấn và Dịch vụ khoa học trình
Chủ tịch Viện Hàn lâm xem xét, banh hành.
Hiệu lực và trách nhiệm thi hành
Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày kí; thay thế Quyết định số
268/QD – KHXH ngày 27 tháng 02 năm 2013 của Chủ tịch Viện Hàn lâm Khao
học xã hội Việt Nam quy định chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Văn
phòng Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam. Bãi bỏ các quy định trước đậy
trái với Quyết định này.
Chánh Văn phòng, Trưởng ban Ban Tổ chức – Cán bộ, Thủ trưởng đơn vị
thuộc và trực thuộc Viện Hàn lâm KHXH Việt Nam chịu trách nhiệm thi hành
Quyết định này./
Chương 2. Soạn thảo và ban hành văn bản
2.1. Các loại văn bản cơ quan tổ chức ban hành
Một số văn bản được ban hành trong văn phòng Viện Hàn Lâm quy
định về công tác lưu trữ trong viện:
- Hàng năm Viện Hàn Lâm Khoa học Xã Hội Việt Nam đều có văn bản tổng
kết công tác lưu trữ của năm vừa qua và ban hành văn bản định hướng công tác
lưu trữ cho năm tiếp theo.
Viện đã ban hành một số văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ như sau:
- Quyết định 103/QĐ-KHXH ban hành ngày 14/3/2001 quyết định
17
của
Giám đốc Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn Quốc gia v/v thành lập phòng
Lưu trữ.
- Quyết định 775/QĐ-VP ban hành ngày 9/7/2002 quyết định của Chánh
Văn phòng Trung tâm Khoa Học xã hội và Nhân văn Quốc gia về bảo quản và sử
dụng tài liệu lưu trữ tại Văn phòng.
- Quyết định 325/QĐ-KHXH ban hành ngày 28/4/2003 quyết định của
Ban giám đốc Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn Quốc gia v/v ban hành
bảng thời hạn bảo quản tài liệu lưu trữ của Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân
văn Quốc gia.
- Quyết định 552/QĐ-VP ban hành ngày 4/7/2003 quyết định về quản lý
và sử lý văn bản tại Văn phòng Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn Quốc
gia.
- Quyết định 1155/QĐ-KHXH ban hành ngày 19/7/2005 quyết định của
chủ tịch Viện Khoa học xã hội Việt Nam v/v thời hạn bảo quản tài liệu kế toán.
-Ban hành mẫu văn bản của Viện KHXHVN theo văn bản 147/KHXH-VP
ngày 27/2/2006.
- Quyết định 387/QĐ-KHXH ban hành ngày 8/5/2006 quyết định v/v
ban hành quy chế công tác văn thư- lưu trữ của Viện Khoa học Xã hội Việt Nam.
- Quyết định 1705/QĐ-KHXH ban hành ngày 21/12/2007 quyết định
ban hành quy chế về bảo quản, khai thác, sử dụng tài liệu tại Văn phòng Viện
Khoa học Xã hội Việt Nam.
- Quyết định 747/QĐ-VP ban hành ngày 21/7/2008 quyết định quy
trình kiểm soát hồ sơ cán bộ văn phòng.
- Quyết định 856/QĐ-VP ban hành ngày 7/8/2008 quyết định ban hành
quy trình lập hồ sơ việc.
- Quyết định 857/QĐ-VP ban hành ngày 7/8/2008 quyết định ban hành
quy trình thành lập danh mục hồ sơ.
- Quyết định 858/QĐ-VP ban hành ngay 7/8/2008 quyết định ban hành
18
quy trình khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
- Quyết định 1000/QĐ-VP ban hành ngày 9/9/2008 quyết định ban
hành quy trình quản lý văn bản đến Viện Khoa học Xã hội Việt Nam.
- Quyết định 1001/QĐ-VP ban hành ngày 9/9/2008 quyết định ban
hành quy trình quản lý văn bản gửi đi của Viện Khoa học Xã hội Việt Nam.
- Quyết định 718/QĐ-VP ban hành ngày 28/5/2009 quyết định ban
hành quy trình thu nộp hồ sơ, tài liệu lưu trữ.
- Quyết định 719/QĐ-VP ban hành ngày 28/5/2009 quyết định ban
hành quy trình chỉnh lý tài liệu lưu trữ tại Văn phòng Viện Khoa học Xã hội Việt
Nam.
*Triển khai thực hiện các văn bản của nhà nước:
Luật Lưu trữ ngày 11/11/2011của Quốc hội.
Công văn số 2959/BNV-VTLTNN ban hành ngày 17/8/2012 v/v hướng
dẫn triển khai thi hành luật Lưu trữ.
Nghị định 01/2013/NĐ-CP ngày 3/1/2013 của Chính phủ quy định chi
tiết một số điều của luật Lưu trữ.
Công văn số 283/QĐ-VTLTNN ngày 19/5/2004 của Cục Văn thư – Lưu
trữ Nhà nước về việc hướng dẫn chỉnh lý tài liệu lưu trữ.
19
Các loại hình văn bản được hành trong viện chủ là công văn, quyết
định ban hành ở Viện Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam
TT
Tên loại
văn bản
Số Lượng
ban hành
1
Năm
Năm
Năm
Năm
Năm
Năm
Năm
Năm
Năm
Năm
Năm
2003
2004
2005
2006
2007
2008
2009
2010
2011
2012
2013
1378
1572
1308
1494
1621
1589
1858
1804
2033
2093
2375
1286
1487
2054
1432
1812
1726
1877
1855
2077
1224
2383
198
454
159
111
309
34
3631
3769
3894
3770
4419
3351
Công văn
2
Quyết
3
định
Hợp
4
đồng
Tổng
2664
3059
3362
2926
4758
Bảng thống kê số liệu từ sổ đăng ký văn bản từ năm 2003 – 2013
* Nhận xét về bảng số lượng thống kê.
Theo số liệu bản thống kê ta thấy: Trong một năm số lượng văn bản do
Viện Hàn Lâm Khoa Học Xã Hội Việt Nam ban hành là rất lớn với các loại văn
bản khác nhau từ năm 2003 số lượng văn bản là 2664 đến năm 2013 là 4758
tăng 2094 văn bản, trong đó Quyết định là văn bản được ban hành nhiều nhất vì
đó là văn bản thông dụng được thể hiện qua bảng số liệu năm 2003 là 1268 đến
năm 2013 là 2383 tăng 1097 văn bản, sau đó đến Công văn cũng được ban hành
với số lượng khá nhiều năm 2003 là 1378 đến năm 2013 là 2375 tăng 997 văn
bản và cuối cùng là Hợp đồng với số lượng ít nhất.
2.2. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản của cơ quan.
Việc soạn thảo văn bản do các chuyên viên đảm nhiệm theo các quy trình
sau:
Bước 1. Hình thức và thể thức và thẩm quyền ban hành văn bản.
20
Bước 2. Soạn thảo văn bản.
Bước 3. Duyệt văn bản.
Bước 4.Đánh máy văn bản.
Bước 5. Ký văn bản.
( Xem sơ đồ 2 phụ lục II, Sơ đồ bố trí, sắp xếp các trang thiết bị
trong văn phòng ).
* Nhận xét ưu điểm, hạn chế.
-
Ưu điểm:
+ Được sự quan tâm của lãnh đạo cấp trên.
+ Phòng được bố trí một cách khoa học với đầy đủ các trang thiết bị của
một văn phòng hiện đại như: máy in, máy tính, máy scan…. Phòng còn có hai cửa
sổ lớn với rèm tre và bốn điều hòa tổng, được bố trí ở một vị trí khá thuận lợi
thoáng mát nhằm tạo một không gian làm việc hiệu quả.
+ Do nhu cầu tài liệu nhiều lên phòng được trang bị khá nhiều tủ đựng tài
liệu ngoài ra còn có một tủ lạnh.
- Hạn chế:
+ Do lượng công việc cao giấy tờ hồ sơ nhiều lên tủ đựng tài liệu vẫn
không đáp ứng đủ.
+ Trong phòng được bố trí đầy đủ các trang thiết bị tuy nhiên diện tích
phòng vẫn còn hạn hẹp.
* Theo em sơ đồ bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong văn phòng như vậy
là hợp lí không cần phải sắp xếp lại.
21
Chương 3.
Công tác quản lý văn bản đi, văn bản đến và giải quyết văn
bản đến
Công tác quản lý văn bản ở Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam
được thực hiện theo Quy trình Ban hành văn bản (ban hành bởi Quyết định
634/QĐ-VP ngày 25/6/2008 của Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam) và
Quy trình Quản lý văn bản gửi đến Viện Khoa học xã hội Việt Nam (ban hành bởi
Quyết định số 1001/QĐ-VP ngày 09/9/2008 của Văn phòng Viện khoa học xã hội
Việt Nam) đã đáp ứng yêu cầu quản lý văn bản chặt chẽ, bảo đảm giữ gìn bí mật
thông tin tài liệu; bảo quản an toàn và thu hồi đầy đủ, đúng hạn các văn bản có
quy định thu hồi; phục vụ kịp thời các yêu cầu khai thác, sử dụng tài liệu; lập hồ
sơ và nộp lưu hồ sơ, sổ sách văn thư vào lưu trữ hiện hành của cơ quan đúng
thời hạn.
3.1. Công tác quản lý văn bản đi
3.1.1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày ,ghi số ngày tháng
văn bản
3.1.1.1. Kiểm tra thể thức kỹ thuật trình bày văn bản:
Tất cả văn bản đi đều qua bộ phận văn thư của phòng tổ chức hành chính,
Văn phòng Viện Hàn Lâm khoa học xã hội Việt Nam để kiểm tra lại thể thức và
kỹ thuật trình bày văn bản và phải có chữ ký của người ký văn bản.
Trưởng phòng Tổ chức-Hành chính của văn phòng phân công nhiệm vụ cụ
thể 01 Phó Trưởng phòng chịu trách nhiệm về việc hoàn chỉnh thể thức văn bản.
Những văn bản không đáp ứng được sẽ bị trả lại bộ phận soạn thảo để sửa
chữa.
3.1.1.2. Ghi số, ngày, tháng, năm của văn bản:
Tất cả các văn bản đi của Viện, của các đơn vị trực thuộc được đánh số
theo hệ thống số chung do Văn thư thống nhất quản lý. Số văn bản đi được đánh
22
bằng số Ả rập theo từng thể loại văn bản và theo năm.
Ngày, tháng, năm ban hành văn bản là ngày, tháng, năm văn bản được
ban hành.
3.2. Đăng ký văn bản
Sau khi văn bản đi đã được kiểm tra về thể thức văn bản, thì bước tiếp
theo là đăng ký cho văn bản đi. Việc đăng ký văn bản đi được thực hiện trên máy
tính. Cuối mỗi ngày văn bản đi được thống kê, in gửi Chủ tịch Viện, các Phó Chủ
tịch Viện, Chánh Văn phòng. Định kỳ hết tháng được in và đóng thành sổ đăng ký
văn bản đi để lưu, phục vụ việc quản lý và tra tìm. Các trường trong công văn
được đăng ký dúng, đầy đủ và dữ liệu đăng ký văn bản đi ít nhất một năm ở văn
thư để quản lý phục vụ cho việc tra cứu, sau đó chuyển sang lưu trữ.
3.3. Nhân bản, đóng dấu cơ quan và dấu mật, dấu khẩn
Số lượng văn bản cần nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở số
lượng tại nơi nhận văn bản. nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản,
không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng. Giữ bí mật nội
dung văn bản và thực hiện nhân bản, đánh máy theo đúng thời gian quy định.
Việc nhân bản văn bản mật phải có ý kiến của cấp có thẩm quyền và thực hiện
đúng theo quy định của pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước.
Đóng dấu cơ quan và các loại dấu khác: Bộ phận soạn thảo văn bản
sau khi hoàn chỉnh văn bản trực tiếp trình lãnh đạo có thẩm quyền ký văn bản.
Văn bản sau khi có chữ ký của người có thẩm quyền, được đóng dấu của Viện
Hàn Lâm hoặc Văn phòng Viện Hàn Lâm.Việc đóng dấu cơ quan, dấu giáp lai,
dấu chỉ mức độ mật, khẩn được thực hiện tương tự theo thông tư
số:07/2012/TT-BNV, thông tư của Bộ Nội Vụ hướng dẫn quản lý văn bản, lập hồ
sơ và nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.
3.4. Làm thủ tục chuyển phát và theo dõi chuyển việc phát văn bản
đi
Văn bản đi được làm thủ tục đóng bì ghi rõ ràng, đầy đủ tên cơ quan gửi,
23
số và ký hiệu tài liệu, tên và địa chỉ cơ quan hoặc người nhận.
Văn bản đi được gửi ngay trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc
tiếp theo. Văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn được chuyển ngay sau khi hoàn
thành các thủ tục đăng ký ở văn thư. Với trường hợp cần chuyển tải thông tin
nhanh, văn bản đi sẽ được chuyển tới nơi nhận bằng fax hay qua mạng, bản
chính được chuyển tới sau. Khi chuyển giao văn bản đi qua bưu điện, chuyển
trực tiếp hay các phương tiện chuyền tin khác đều được đăng ký vào sổ chuyển
giao văn bản đi và có ký nhận đầy đủ. Những văn bản mật không chuyển qua
mạng máy tính.
Văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi bằng phiếu
gửi, việc xác định những văn bản đi cần lập phiếu gửi do đơn vị hoặc cá nhân
soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký quyết định.
3.5. Lưu văn bản đi
Mỗi văn bản đi ban hành chính thức đều lưu lại 2 bản giấy tốt, chữ in rõ
nét bàng mực bền lâu, có chữ ký trực tiếp của người ký văn bản. Một bản lưu tại
văn thư theo tập lưu văn bản đi, một bản lưu tại hồ sơ của đơn vị soạn thảo.
Việc lưu giữ, bảo quản và sử dụng bản lưu văn bản đi có đóng dấu chỉ mức
độ mật được thực hiện theo quy định hiện hành về bảo vệ bí mật nhà nước.
Việc quản lý văn bản đi của Viện Hàn Lâm cơ bản được thực hiện theo quy
định chung. Tuy nhiên vẫn còn tồn tại một số văn bản gửi đi chưa đảm bảo về
thể thức theo yêu cầu. Việc theo dõi và thực hiện hợp đồng nghiên cứu khoa học
của văn phòng Viện chưa được chặt chẽ, nhất là các chương trình thuộc đề tài
cấp Bộ, Viện thuộc thẩm quyền quản lý tập chung thống nhất tại văn thư.
3.6. Nhận xét về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản quản lý của
cơ quan so với các văn bản quy định hiện hành.
Nhìn chung công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Viện Hàn lâm
Khoa học Xã hội Việt Nam đã đúng và đầy đủ các thể thức ban hành văn bản
theo Thông tư 01 do Bộ Nội Vụ ban hành. Các văn bản trước khi ban hành đều
24
được kiểm tra kỹ về thể thức, kỹ thuật trình bày.
25
