Quy trình quản lý văn bản đi và đến theo hệ thống quản lý chất lượng 90012008

BỘ TÀI NGUYÊN VÀ MÔI TRƯỜNG CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
CỤC QUẢN LÝ TÀI NGUYÊN NƯỚC
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

QUY TRÌNH
Quản lý văn bản đi và đến
(Ban hành kèm theo quyết định số 259/QĐ-TNN ngày 15 tháng 12 năm 2014
về việc ban hành hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia ISO 9001: 2008
của Cục Quản lý tài nguyên nước)

1. Mục đích
Quy trình này quy định cách thức quản lý văn bản đi và đến tại Cục Quản
lý tài nguyên nước. Đồng thời, quy định rõ trách nhiệm thực hiện của các cá
nhân liên quan tại các bước tương ứng của hoạt động quản lý công tác văn thư.
2. Phạm vi áp dụng
Áp dụng đối với hoạt động công tác quản lý văn bản Đi - Đến; hoạt động
quản lý và sử dụng con dấu.
Văn phòng chịu trách nhiệm tham mưu ban Lãnh đạo Cục tổ chức thực
hiện quy trình này.
3. Tài liệu viện dẫn/ cơ sở pháp lý
- Luật Lưu trữ quốc gia ngày 11/11/2011 của Quốc hội;
- Pháp lệnh Bảo vệ bí mật Nhà nước ngày 28/12/2000 của UBTVQH;
- Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính
phủ về công tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08/2/2010 sửa
đổi bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP;
- Nghị định số 58/2001/NĐ-CP ngày 24/8/2001 của Chính phủ về quản lý
và sử dụng con dấu;
- Thông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ Hướng
dẫn quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan;
- Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng
dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính;

- Quyết định số 1568/QĐ-BTNMT ngày 20/9/2012 của Bộ Tài nguyên và
Môi trường ban hành Quy chế công tác Văn thư – lưu trữ của Bộ Tài nguyên và
Môi trường.
4. Định nghĩa/ Viết tắt
- Đơn vị:
Các đơn vị trực thuộc Cục Quản lý tài nguyên nước.
- LĐC:
Lãnh đạo Cục
- LĐP:
Lãnh đạo phòng
- CBVT:
Cán bộ Văn thư

Lần ban hành: 01

Mã số: QT-10

1/4


Quy trình xử lý văn bản đi và đến

5. Nội dung quy trình:
5.1. Quản lý văn bản đến
TT

Bước 1

Bước 2

Bước 3

Bước 4

Hoạt
động

Tiếp
nhận
văn bản
đến

Đăng ký
văn bản
đến

Duyệt

Ghi sổ
theo dõi

Lần ban hành: 01

Trách
nhiệm

Mô tả

Biểu
mẫu

CBVT tiếp nhận Văn bản đến theo hướng dẫn
sau:
- Xem nhanh qua một lượt ngoài bì xem có đúng
văn bản gửi cho cơ quan hay không, nếu không
đúng chuyển trả lại cho nhân viên Bưu điện.
- Sơ bộ phân chia văn bản, thư từ, sách báo, ...
thành các loại riêng. Những thư từ đề tên riêng
người nhận, sách báo, bản tin, ... không phải vào
Sổ văn bản đến. Đối với văn bản gửi đến cơ quan
đều phải vào Sổ đăng ký văn bản đến, văn bản
CBVT
đến chia thành hai loại: Loại phải bóc bì và loại
không bóc bì:
+ Loại bóc bì vào sổ: Là những văn bản
ngoài bì đề tên cơ quan. Nếu văn bản khẩn, hoả
tốc, có nội dung quan trọng, cấp bách thì CBVT
phải chuyển ngay đến Lãnh đạo Cục (hoặc Phó
Cục trưởng được uỷ quyền nếu Cục trưởng đi
vắng) trong thời gian ngắn nhất.
+ Loại không bóc bì mà chỉ vào sổ: văn bản
gửi tên cá nhân hoặc phòng ban trực tiếp nhận.
- Sau khi bóc bì, phân loại, CBVT đóng dấu đến,
ghi số đến, ngày đến và đăng ký văn bản vào Sổ
CBVT đăng ký văn bản đến đối với các văn bản phải
vào Sổ đăng ký văn bản đến (sử dụng phần mềm
hỗ trợ nếu có)
- Trình Lãnh đạo Cục xem xét.
LĐC

Lãnh đạo Cục xem xét, duyệt chuyển cho các
phòng chuyên môn (hoặc cá nhân) .

- CBVT có trách nhiệm ghi vào Sổ chuyển giao
văn bản đến (tại phần mềm hỗ trợ nếu có) theo
ý kiến phê duyệt văn bản của Lãnh đạo, sau đó
chuyển cho các phòng, hoặc người có trách
CBVT nhiệm giải quyết.
- Nếu văn bản đến cần chuyển cho nhiều phòng
hoặc cá nhân, CBVT photocopy ra nhiều bản để
gửi, phòng nào xử lý chính giữ bản gốc, phòng
phối hợp xử lý giữ bản photocopy.

Mã số: QT-10

2/4


Quy trình xử lý văn bản đi và đến
Hoạt
động

TT

Phân
phối,
chuyển
giao
văn bản

Bước 5

Trách
nhiệm

Mô tả

Biểu
mẫu

CBVT có trách nhiệm:
- Phân phối chuyển giao văn bản đến cho các,
CBVT phòng ban chuyên môn (có ký nhận văn bản).
- Văn bản ngày nào phải chuyển giao ngay trong
ngày đó.
- Không để người không có trách nhiệm xem văn
bản của người khác, phòng ban khác.

5.1 Quản lý văn bản đi
Hoạt
động

Trách
nhiệm

Mô tả

Giải
quyết
văn bản

đi

Cán bộ,
chuyên
viên được
giao trực
tiếp xử lý
văn bản

Cán bộ, chuyên viên có trách nhiệm giải quyết:
- Nghiên cứu mục đích, yêu cầu của văn bản
và các tài liệu tham khảo để dự thảo văn bản.
- Xác định số lượng văn bản (nơi nhận).
(xem thêm QT.17 về xử lý văn bản tại các
đơn vị)

Bước 2

Ký tắt

LĐP

Lãnh đạo phòng xem xét, ký tắt cuối văn bản.

Bước 3

Ký
duyệt

TT

Bước 1

Vào sổ,
lấy số,
nhân
Bước 4
bản,
đóng
dấu
Phát
Bước 5 hành văn
bản
Bước 6

Lưu
hồ sơ

Biểu
mẫu

Sau khi đã ký tắt, văn bản được trình Lãnh đạo
Cục ký duyệt theo phân công tại Quy chế làm
việc của Cục.
Tất cả các văn bản sau khi được Lãnh đạo
Cục ký, CBVT có trách nhiệm vào Sổ đăng
CBVT,
ký văn bản đi (đăng ký qua phần mềm văn
công chức phòng nếu có), lấy số, công chức phụ trách
photocopy văn bản theo số lượng nơi nhận

và chuyển CBVT đóng dấu.
LĐC

CBVT

CBVT có trách nhiệm gửi văn bản theo
đường công văn.

CBVT và
cán bộ
Cán bộ được giao trực tiếp xử lý văn bản và
được giao CBVT có trách nhiệm lưu trữ hồ sơ theo quy
trực tiếp xử định hiện hành.
lý văn bản

5.3 Quản lý và sử dụng con dấu
TT
Bước 1

Hoạt
động
Quản lý
dấu

Lần ban hành: 01

Trách
nhiệm

Mô tả

Biểu
mẫu

- Cán bộ văn thư có trách trách nhiệm quản lý
con dấu của cơ quan. Con dấu phải được để trong
tủ hoặc ngăn kéo có khóa chắc chắn.
- Cán bộ văn thư được giao nhiệm vụ giữ con dấu
khi nghỉ phép, đi công tác,... phải bàn giao con
dấu cho Chánh Văn phòng hoặc cán bộ được cơ
Mã số: QT-10

3/4


Quy trình xử lý văn bản đi và đến
TT

Hoạt
động

Trách
nhiệm

Biểu
mẫu

Mô tả

quan cử thay thế.

Bước 2

Sử dụng
dấu

- Người được giao giữ dấu chỉ được đóng dấu khi
văn bản đúng thể thức và có chữ ký đúng thẩm
quyền của người ký văn bản.
- Dấu đóng trên văn bản phải đúng chiều, rõ ràng
và trùm lên 1/3 – 1/4 chữ ký ở phía trái; Trường
hợp đóng dấu nhầm, không được đóng trùm lên
dấu cũ mà phải đóng vào bên cạnh dấu cũ.
- Khi đóng dấu các bản phụ lục kèm theo, văn
thư đóng dấu vào góc bên trái của phụ lục và đè
lên hàng chữ đầu trang 1/3 – 1/4 đường kính dấu
(dấu treo). Nếu phụ lục gồm nhiều trang thì ngoài
việc đóng dấu treo, phải đóng dấu giáp lai cho
bản phụ lục đó.
- Khi đóng dấu những văn bản, tài liệu không bảo
quản bản lưu ở văn thư (trường hợp đóng dấu các
hợp đồng, các loại biên bản nghiệm thu và các
loại giấy chứng nhận...) thì cán bộ văn thư phải
lập Sổ theo dõi các văn bản không giữ bản lưu tại
văn thư.
- Nghiêm cấm việc đóng dấu khống.

6. Biểu mẫu
Sổ công văn đến; sổ công văn đi theo mẫu quy định tại Thông tư số
07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ, hướng dẫn quản lý văn bản,

lập hồ sơ và lưu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan
7. Hồ sơ lưu
TT

Văn bản lưu

1.

Sổ công văn đến

2.

Sổ công văn đi, bản chính
văn bản đi

Thời gian lưu

Trách nhiệm lưu

Hết năm khóa sổ Văn thư lưu
trữ (không quá 01 năm)
chuyển lưu trữ Cục

Cán bộ văn thư
Văn phòng

KT. CỤC TRƯỞNG

Lần ban hành: 01

Mã số: QT-10

4/4