THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ

Chứng từ nhập
Chứng từ xuất
Thẻ kho
Sổ chi tiết TK152
Bảng tổng hợp chi tiết
Sổ tổng hợp
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN BÁNH KẸO HẢI HÀ
2.1. Kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà
Hiện tại Công ty đang áp dụng phương pháp thẻ song song để hạch toán
chi tiết NVL, quy trình hạch toán như sau:
Sơ đồ 2.1: Quy trình hạch toán chi tiết NVL
2.1.1. Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu.
 Thủ tục nhập kho:
Căn cứ vào kế hoạch thu mua NVL, phòng vật tư sẽ tiến hành thăm dò
thị trường, tìm kiếm nhà cung cấp. Sau khi tìm được nhà cung cấp, tiến hành
thỏa thuận các điều kiện hợp đồng: Đơn giá, số lượng, chất lượng, hình thức
thanh toán, phương thức vận chuyển,…phòng vật tư gửi đơn đặt hàng và bắt
đầu ký kết hợp đồng.
Sau khi việc mua bán giữa hai bên: Công ty và bên nhà cung cấp được
thỏa thuận xong, cán bộ phòng vật tư phụ trách việc mua NVL sẽ mang hóa
đơn GTGT về để làm căn cứ ghi sổ kế toán. Hóa đơn này do nhà cung cấp lập
và giao cho Công ty. Hóa đơn GTGT có 3 liên, trong đó hóa đơn mà Công ty
nhận được là liên 2 (màu đỏ) ghi rõ tên, địa chỉ nhà cung cấp, địa chỉ người
mua (Biểu số 2.1).
Khi hàng được vận chuyển về Công ty, phòng KCS sẽ tiến hành kiểm tra
chất lượng vật tư xem có đảm bảo về quy cách, phẩm chất, chất lượng và số
lượng sản phẩm. Kết quả kiểm nghiệm sẽ được ghi vào biên bản kiệm nghiệm
vật tư (Biểu số 2.2). Biên bản này được lập là căn cứ xác định chất lượng, số
lượng và quy cách NVL nhập kho, đồng thời là căn cứ để quy trách nhiệm
trong thanh toán và bảo quản. Sau khi kiểm nghiệm vật tư, chỉ nhập những

vật tư đáp ứng đủ tiêu chuẩn, đạt yêu cầu, những vật tư không đáp ứng yêu
cầu, Công ty sẽ lập biên bản và sẽ gửi biên bản này cùng những chứng từ có
liên quan đến nhà cung cấp để trả lại hàng hoặc giải quyết theo thỏa thuận với
nhà cung cấp.
Biểu số 2.1: HÓA ĐƠN
HÓA ĐƠN
GIÁ TRỊ GIA TĂNG
Liên 2 (giao cho khách hàng)
Ngày 20 tháng 5 năm 2009
Mẫu số: 01GTKT – 3LL
Ký hiệu: AK/2009B
Số: 00789324
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thực phẩm Minh Dương
Địa chỉ: Minh Khai – Hoài Đức – Hà Nội Số TK:
Số điện thoại: (034) 3661 818 MS :
Họ và tên người mua hàng: Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà
Đơn vị:
Địa chỉ: 25 Trương Định – Hai Bà Trưng – Hà Nội.
Số TK:146 020 102 0926
Hình thức thanh toán: Trả chậm. MS:
STT Tên hàng hóa, dịch vụ ĐVT Số
lượng
Đơn
giá
Thành tiền
A B C 1 2 3 =1 X 2
1 Đường gluco kg 5.750 18.000 103.500.000
2 Bột mỳ Kg 6.350 16.000 101.600.000
3 Sữa bột béo Kg 7.460 7.500 55.950.000
Cộng tiền hàng: 261 050 000

Thuế suất: 10% Tiền thuế GTGT: 26.105.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 287.155.000
Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm tám mươi bảy triệu một trăm năm mươi năm
nghìn đồng.
Người mua hàng
(ký, ghi rõ họ, tên)
Người bán hàng
(ký, ghi rõ họ, tên)
Thủ trưởng đơn vị
(ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)
Biểu số 2.2: BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà
Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội
BIÊN BẢN KIỂM NGHIỆM VẬT TƯ
Ngày 20 tháng 5 năm 2009
Số: 00389455
- Căn cứ theo hóa đơn GTGT số 00789324 của Công ty cổ phần thực
phẩm Minh Dương
- Phòng KCS thuộc Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà thực hiện kiểm
nghiệm vật tư theo hóa đơn trên thực hiện kiểm nghiệm các loại vật tư:
ST
T
Tên vật tư ĐV
T
Phương thức
kiểm nghiệm
Số
lượng
theo
CT

Kết quả kiểm
nghiệm
Ghi
chú
Đúng
yêu
cầu
Không
đúng
yêu cầu
A B C D 1 2 3 E
1 Đường gluco kg Cân và kiểm
tra chất lượng
5.750 5.750 0
2 Bột mỳ kg Cân và kiểm
tra chất lượng
6.350 6.350 0
3 Sữa bột béo kg Cân và kiểm
tra chất lượng
7.460 7.460 0
Ý kiến của ban kiểm nghiệm: Lượng nguyên vật liệu đúng về quy cách
về chủng loại, chất lượng và số lượng ghi trên hóa đơn. Toàn bộ lượng NVL
trên đủ tiêu chuẩn nhập kho.
Đại diện kỹ thuật
(ký, họ tên)
Thủ kho
(ký, họ tên)
Trưởng ban
(ký, họ tên)
Cán bộ cung ứng của phòng vật tư căn cứ vào hóa đơn GTGT của người

bán (Biểu số 2.1), biên bản kiểm nghiệm vật tư (Biểu số 2.2) lập phiếu nhập
kho. Phiếu nhập kho (Biểu số 2.3) sẽ được chuyển cho người phụ trách phòng
ký xác nhận rồi được chuyển cho thủ kho. Thủ kho kiểm nhận hàng bằng
phương pháp kiểm kê, ký phiếu nhập kho sau khi ghi số lượng thực nhập.
Phiếu này được lập thành 3 liên có đầy đủ chữ ký của những người có liên
quan.
Liên 1: Lưu tại phòng vật tư
Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho
Liên 3: Giao cho người giao hàng để làm cơ sở thanh toán
Phiếu nhập kho cũng được áp dụng trong trường hợp nhập kho vật tư do
Công ty tự sản xuất, NVL sử dụng không hết phải thu hồi về kho hoặc thừa
phát hiện trong kiểm kê. Vật liệu sau khi hoàn thành các thủ tục nhập kho sẽ
được thủ kho sắp xếp vào đúng nơi quy định, đảm bảo tính khoa học, hợp lý
cho việc bảo quản, tiện cho công tác theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn kho.
Biểu số 2.3: PHIẾU NHẬP KHO
Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà
Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội
PHIẾU NHẬP KHO
Ngày 20 tháng 5 năm 2009 Nợ: TK 152
Số: 15S BICH Có: TK 331
- Họ và tên người giao: Công ty cổ phần thực phẩm Minh Dương
- Theo hóa đơn GTGT số 00789324 ngày 20 tháng 5 năm 2009
- Nhập tại kho: Kho BICH
ST
T
Tên hàng hóa,
dịch vụ ĐV
T
Số lượng Đơn giá Thành tiền
Theo

CT
Thực
nhập
A B C 1 2 3 4
1 Đường gluco kg 5.750 5.750 18.000 103.500.000
2 Bột mỳ kg 6.350 6.350 16.000 101.600.000
3 Sữa bột béo kg 7.460 7.460 7.500 55.950.000
Cộng 19.560 19.560 - 261.050.000
Thuế suất: 10% Tiền thuế GTG T: 26.105.000
Tổng cộng tiền thanh toán: 287.155.000
Tổng số tiền (viết bằng chữ): Hai trăm tám mươi bảy triệu một trăm năm
mươi năm nghìn đồng.
Số chứng từ gốc kèm theo: 1
Ngày 20 tháng 5 năm 2009
Người lập phiếu
(ký, họ tên)
Người giao hàng
(ký, họ tên)
Thủ kho
(ký,họ tên)
Thủ trưởng đơn vị
(ký, họ tên)
 Thủ tục xuất kho:
NVL của Công ty chủ yếu được dùng để xuất cho các xưởng sản xuất.
Việc xuất kho này là theo bảng định mức. Trong quá trình tiến hành sản xuất
sản phẩm, các xí nghiệp: Xí nghiệp bánh, xí nghiệp kẹo Chew,.. căn cứ vào
nhu cầu vật tư và dựa trên các định mức, lập phiếu yêu cầu lĩnh vật tư. Dựa
trên phiếu đó, thủ kho sẽ xuất vật tư và ghi số lượng thực xuất vào “Sổ xuất
vật tư” (Biểu số 2.4). Sổ xuất vật tư được mở cho từng kho theo mẫu sau:
Biểu số 2.4: SỔ XUẤT VẬT TƯ

Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà
Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội
SỔ XUẤT VẬT TƯ
Tháng 5 năm 2009
Kho: BICH
ST
T
ngày Tên vật tư ĐVT SL xuất
XN nhận
hàng
Chữ ký cán
bộ nhận
hàng
…
7 07/5 Bột mỳ kg 122,3 XN bánh
8 07/5 Sữa bột béo kg 125,7 XN bánh
9 07/5 Đường kính kg 98,7 XN bánh
…
89 22/5 Lecithin kg 15,1 XN kẹo
90 22/5 Tinh bột sắn kg 165,2 XN bánh
…
Đồng thời, khi nhận vật tư xuất từ các kho, các xí nghiệp cũng theo dõi
số lượng vật tư nhận trên “Sổ lĩnh vật tư” (Biểu số 2.5), sổ này được mở cho
từng loại NVL mà xí nghiệp nhận và theo dõi từng lần nhận vật tư trong
tháng.
Biểu số 2.5: SỔ LĨNH VẬT TƯ
Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà
Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội
SỔ LĨNH VẬT TƯ
Tháng 5 năm 2009

Xí nghiệp: Bánh
Vật tư: Đường kính
ngày ĐVT Số lượng lĩnh Cộng dồn Chữ ký của thủ kho
…
07/5 kg 98,7 398,7
08/5 kg 102,0 500,7
09/5 kg 278,5 779,2
…
Tổng cộng
Tồn cuối tháng
Số lượng thực dùng
5.550,1
557,5
4.992,6
Trên sổ lĩnh vật tư, dòng tổng cộng chính là giá trị cộng dồn tại ngày
cuối cùng của tháng đó. Mặt khác, vào ngày cuối tháng, nhân viên thống kê
tại xí nghiệp tiến hành tổng hợp lượng NVL tồn (nếu có) trong kho của xí
nghiệp, tính ra số lượng NVL còn tồn kho sau đó ghi vào dòng “Tồn cuối
tháng” trên sổ lính vật tư của từng NVL tương ứng. Từ đó tính ra “Số lượng
thực dùng” bằng cách lấy giá trị dòng “Tổng cộng” trừ đi giá trị dòng “Tồn
cuối tháng”.
Ngoài ra, trên sổ lĩnh vật tư có cột chữ ký của thủ kho và sổ xuất vật tư
có chữ ký của cán bộ nhận hàng, việc ký chéo như vậy giúp cho Công ty theo
dõi tình hình thực hiện nhập, xuất, tồn vật tư và trách nhiệm của người thực
hiện.
Bên cạnh đó, nhân viên thống kê tại xí nghiệp còn lập “Báo cáo vật tư”
(Biểu số 2.6) nhằm theo dõi số lượng NVL tiêu hao thực tế trong quá trình
sản xuất từng loại mặt hàng bánh, kẹo để kiểm tra tình hình thực hiện định
mức sử dụng vật tư.
Biểu số 2.6:Báo cáo vật tư

Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà
Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội
Báo cáo vật tư
Sản phẩm: Bánh bông lan
Số lượng nhập kho: 13.250 kg
HHĐM: 1,12% HHTT: 1,27%
ST Tên vật tư TK ĐVT Vật tư sử ĐM HH Chênh
T ĐƯ dụng /tấn /tấn lệch /tấn
1 Đường kính kg 560 112,5
2
113,41 0,89
2 Bột mỳ kg 3.540 1.546 1.552 6
3 Vitamin B kg 145 14,51 15,05 0,54
4 Váng sữa kg 2.760 225,3 226 - 0,7
5 lecithin kg 157 56,14 55,41 - 0,73
6 bơ kg 16 5,41 5,13 - 0,28
7 Sữa bột béo kg 1.544 512,6
2
513,52 0,89
8 Khí ga kg 457 125 127 2
9 Băng dính to Cuộ
n
25 18 18 0
10 Túi đựng cái 2.875 2.651 2.651 0
…
Nhân viên thống kê
(ký, họ tên)
Giám đôc Xí nghiệp
(ký, họ tên)
Cuối tháng, căn cứ vào các sổ: Sổ xuất vật tư, sổ lĩnh vật tư, báo cáo

vật tư, phòng vật tư có số lượng từng loại vật tư sử dụng trong thực tế, sau đó
tiến hành lập phiếu xuất kho cho từng xí nghiệp (Biểu số 2.7). Phiếu xuất kho
được lập theo từng kho, cho những vật tư ở cùng một kho xuất cho xí nghiệp
trong tháng. Do giá NVL được tính theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ
nên các phiếu xuất kho chỉ theo dõi về mặt số lượng NVL thực xuất. Phiếu
xuất kho được lập thành 3 liên:
Liên 1: Lưu tại phòng vật tư
Liên 2: Giao cho thủ kho để ghi vào thẻ kho
Liên 3: Giao cho người nhận vật tư
Biểu số 2.7: PHIẾU XUẤT KHO
Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà
Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội
PHIẾU XUẤT KHO
Ngày 31 tháng 5 năm 2009
Số 31R BICH
Tên đơn vị nhận: Xí nghiệp bánh
Lý do xuất: xuất cho sản xuât sản phẩm
Xuất tại kho: kho BICH
ST
T
Tên vật tư Mã số ĐVT
Số lượng
Đơn
giá
Thành
tiền
Yêu
cầu
Thực xuất
1 Tinh bột sắn BICH 213 kg 1.250.500

2 Bột mỳ 15 BICH kg 7.345
3 lecithin BICH 159 kg 1.512
4 Khí gas 24 BICH kg 16.345
5 Sữa bột béo BICH 45 kg 115.320
6 Đường kính BICH24 kg 4.992,6
Người lập phiếu
(ký, họ tên)
Người nhận hàng
(ký, họ tên)
Thủ kho
(ký, họ tên)
KT trưởng
(ký, họ tên)
Giám đốc
(ký, họ tên)
Trong trường hợp xuất giữa các kho của Công ty như: Xuất kho NVL từ
Công ty đến nhà máy Hải Hà I, nhà máy Hải Hà II thì phiếu xuất kho được
lập là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Biểu số 2.8). Đây là chứng từ
để vận chuyển hàng một cách hợp lệ. Phiếu xuất này cũng chính là căn cứ để
thủ kho ghi thẻ kho và kế toán vật tư ghi sổ nhưng khi đó kế toán cũng chỉ
quan tâm đến số lượng NVL xuất kho.
Biểu số 2.8: PHIẾU XUẤT KHO
KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ
Công ty cổ phần
bánh kẹo Hải Hà
25- Trương Định – Hai
PHIẾU XUẤT KHO
KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI
BỘ
Phát hành theo Công văn

số 3460/CT-AC ngày
16/3/2004 của Cục thuế
Bà Trưng – Hà Nội Ngày 10 tháng 5 năm 2009
Liên 1: lưu
TP Hà Nội
Mẫu số: 03PXK-3LL
Ký hiệu: PA/2009T
Số: 001835
Căn cứ lệnh điều động số 04 ngày 10 tháng 5 năm 2009 của công ty về việc
vận chuyển nguyên vật liệu cho Nhà máy bánh kẹo Hải Hà I.
Họ tên người vận chuyển: Nguyễn Văn Nam
Xuất tại kho: kho BICH
Nhập tại kho: Việt Trì vật tư
ST
T
Tên nhãn hiệu, phẩm
chất, quy cách vật tư
Mã
số
ĐV
T
Số lượng
Đơn
giá
Thàn
h tiền
Thực
xuất
Thực
nhập

1 Màng cua 3 kg 165
2 Màng thịt 5 kg 313
3 Nhãn hộp
350*250*180
2 cái 1 956
Cộng 2 434
Xuất ngày 10 tháng 5 năm 2009 Nhập ngày…tháng…năm…
Người lập phiếu
(ký, họ tên)
Thủ kho xuất
(ký, họ tên)
Người vận chuyển
(ký, họ tên)
Thủ kho nhập
(ký, họ tên)
Trường hợp Công ty bán NVL cho khách hàng, Công ty sẽ lập hóa đơn
GTGT thành 3 liên:
- Liên 1: Lưu tại kho
- Liên 2: Giao cho khách hàng
- Liên 3: Lưu tại phòng kế toán
Khi đó, kế toán vật tư cũng chỉ quan tâm đến số lượng NVL xuất mà
không quan tâm đến giá liệu trên hóa đơn GTGT (Biểu số 2.9). Cuối tháng, kế
toán xác định đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ và xác định giá xuất kho của
NVL đó. Còn giá bán NVL trên hóa đơn thì được kế toán tiêu thụ nhập số liệu
vào phần hành của mình và đến cuối kỳ xác định kết quả.
Biểu số 2.9: HÓA ĐƠN GTGT
Công ty cổ phần
bánh kẹo Hải Hà
25- Trương Định – Hai
Bà Trưng – Hà Nội

HÓA ĐƠN GTGT
Liên 1: lưu
Ngày 20 tháng 5 năm 2009
Phát hành theo Công văn số
3460/CT-AC ngày 16/3/2004
của Cục thuế TP Hà Nội
Mẫu số: 03PXK-3LL
Ký hiệu: AA/2009T
Số: 091835
ISO 9001:2000 HACCP CODE: 2003
Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần bánh kẹo Hải Hà
Địa chỉ: 25 Trương Định – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Điện thoại: (04).38631764/38631361
Fax: 38632501
Họ và tên người mua hàng: Công ty cổ phần Hải Hưng
Địa chỉ: 15 Trần Phú – Hà Đông – Hà Nội
Điện thoại: (034) 3315635
Fax: (84-4) 8631683
Hình thức thanh toán: trả chậm . MS: 0302935190
ST
T
Tên vật tư Mã số ĐVT
Số
lượng
Đơn giá Thành tiền
1 Tinh bột sắn BICH 213 kg 230 80.000 18.400.000
2 Đường kính BICH24 kg 170 13.500 2.295.000
3 Vitamin B 17 BICH kg 5 133.000 665.000
Cộng tiền hàng: 21.360.000
Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT: 2.136.000

Tổng cộng tiền thanh toán: 23.496.000
Số tiền viết bằng chữ: hai mươi ba triệu bốn trăm chin mươi sáu nghìn đồng
Người mua hàng
(ký, ghi rõ họ, tên)
Người bán hàng
(ký, ghi rõ họ, tên)
Thủ trưởng đơn vị
(ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên
2.1.2. Kế toán chi tiết NVL.
 Tại kho:
Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất khi phát sinh các nghiệp
vụ nhập – xuất NVL, thủ kho ghi “Thẻ kho” để theo dõi về số lượng biến
động NVL (Biểu số 2.10). Thẻ kho được mở cho từng loại vật tư: Cùng nhãn
hiệu, quy cách, chất lượng, ở từng kho, nhằm mục đích theo dõi số lượng
nhập – xuất – tồn từng loại vật tư ở từng kho, làm căn cứ xác định trách
nhiệm của thủ kho. Thẻ kho được mở theo mẫu sau:
Biểu số 2.10: THẺ KHO
Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà
Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội
THẺ KHO
KHO: BICH
Tháng 5 năm 2009
Tên vật tư: Bột mỳ
ĐVT: kg
Chứng từ
Diễn giải
NT
N,X
Số lượng
SH NT Nhập Xuất Tồn

Tồn đầu kỳ 2.560
11B BICH 10/5 Nhập kho 10/5 5.460 8.020
13P BICH 16/5 Xuất kho 16/5 3.270 4.750
15S BICH 20/5 Nhập kho 20/5 6.350 11.100
31R BICH 31/5 Xuất kho 31/5 7.345 3.755
Tổng cộng 11.810 10.615 3.755
Ngày 31 tháng 5 năm 2009
Thủ kho
(ký, họ tên)
Kế toán trưởng
(ký, họ tên)
Cuối tháng, thủ kho và xí nghiệp sẽ cùng xác định số vật liệu còn tồn (là
những vật liệu đã xuất nhưng chưa sử dụng hết). Nếu trong tháng sau, tại xí
nghiệp vẫn có nhu cầu sử dụng loại NVL này để sản xuất thì thủ kho sẽ xác
nhận số NVL còn tồn đó và để lại kho của xí nghiệp. Ngược lại, nếu tháng
sau, xí nghiệp không cần sử dụng loại NVL cho sản xuất thì sẽ tiến hành nhập
lại NVL đó vào kho đã xuất.
Từ lượng NVL nhập – xuất – tồn trên mỗi “Thẻ kho” thủ kho lập “Báo
cáo cân đối kho vật tư” (Biểu số 2.11). Báo cáo này được lập cho tất cả các
NVL trong mỗi kho, mỗi loại là một dòng trên báo cáo. Báo cáo dùng để làm
cơ sở cho kế toán có căn cứ kiểm tra, so sánh, đối chiếu số lượng nhập – xuất
– tồn của mỗi loại vật tư. Xem xét NVL nào cần phải mua, NVL nào vừa đủ,
NVL nào dư thừa để có kế hoạch thu mua và sản xuất đạt hiệu quả. Đồng
thời, thủ kho tập hợp các chứng từ nhập, xuất NVL chuyển lên phòng kế toán
để làm căn cứ thực hiện công tác kế toán máy.
Biểu số 2.11: BÁO CÁO CÂN ĐỐI KHO VẬT TƯ
Đơn vị: Công ty CPBK Hải Hà
Địa chỉ: 25- Trương Định- Hai Bà Trưng – Hà Nội
BÁO CÁO CÂN ĐỐI KHO VẬT TƯ
Tháng 5 năm 2009

Kho: BICH
ST
T
Tên vật tư ĐVT Tồn đầu
kỳ
Nhập
trong kỳ
Xuất
trong kỳ
Tồn cuối
kỳ
…
18 Bột mỳ kg 2.560 11.810 10.615 3.755
19 Chất chống ẩm kg 17 124 109 32
20 Sữa bột béo kg 3.240 75.320 69.783 8.777
21 Muối kg 4,5 21 24,2 1,3
…
 Tại xí nghiệp:
Dựa vào bảng định mức vật tư và kế hoạch sản xuất trong tháng, các
nhân viên thống kê tại xí nghiệp xác định lượng NVL cần dùng rồi lập phiếu
yêu cầu lĩnh vật tư. Phiếu này sẽ đưa lên phòng vật tư xét duyệt, sau đó gửi lại
cho xí nghiệp phiếu lĩnh đã được xét duyệt và chuyển xuống kho. Khi nhận
NVL xuất kho, các xí nghiệp ghi số lượng thực nhận vào sổ lĩnh vật tư (Biểu
số 2.5). Sổ lĩnh vật tư được mở cho từng xí nghiệp, từng loại vật tư mà xí
nghiệp nhận được trong tháng theo trình tự thời gian. Cuối tháng, tính ra tổng
cộng số lượng vật tư lĩnh và cùng thủ kho các định số lượng vật tư chưa sử
dụng hết.
Trong xí nghiệp, để đảm bảo công tác quản lý NVL chặt chẽ, sử dụng
NVL một cách tiết kiệm và có hiệu quả, nhân viên thống kê theo dõi số lượng
của từng loại NVL tiêu hao cho sản phẩm. Cuối tháng, căn cứ vào mức tiêu

hao NVL theo định mức đã được xây dựng trên bảng định mức và số lượng
NVL thực tế đã tiêu hao trong sản xuất từng loại sản phẩm, nhân viên thống
kê lập “Báo cáo vật tư” (Biểu số 2.6). Báo cáo này cho biết số lượng vật tư
thực tế đã sử dụng và được dùng để kiểm tra tình hình sử dụng vật tư: Tiết
kiệm hay vượt quá, xác định nguyên nhân, từ đó có những điều chỉnh phù
hợp.
Đến cuối tháng, “Báo cáo vật tư” cũng được chuyển lên phòng tài vụ
của Công ty để đối chiếu, kiểm tra.
 Tại phòng kế toán tài chính:
Khi chưa có nối mạng giữa phòng vật tư và phòng kế toán, khi nhận
được các chứng từ nhập – xuất vật tư do thủ kho gửi lên, kế toán vật tư phân
loại theo từng kho, sắp xếp theo trình tự thời gian và nhập dữ liệu, các thông
tin về nhập – xuất vào máy tính theo đúng quy định.
Từ màn hình giao diện của phần hành kế toán hàng tồn kho, kế toán vật
tư chọn danh mục “phiếu nhập kho” hoặc “phiếu xuất kho”, màn hình xuất
hiện mẫu chứng từ cần nhập. Hiện nay, máy tính của phòng vật tư và phòng
kế toán đã có sự kết nối với nhau nên giảm bớt phần công việc của kế toán vật
tư. Các bước thực hiện phần hành kế toán NVL như sau:
Bước 1: Kiểm tra danh mục vật tư mới xem đã cập nhập thông tin và mã
hóa vật tư mới chưa. Nếu có những vật tư mới mà chưa nhập mã vào máy tính
thì tiến hành nhập theo “danh mục vật tư”