Tổ chức công tác kế toán quản trị và thiết lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị tại công ty TNHH NGV

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TPHCM

ĐỖ NGUYÊN BÌNH

Tổ chức công tác kế toán quản trị và thiết lập hệ thống
báo cáo Kế Toán Quản Trị tại công ty TNHH N.G.V
Chuyên ngành: Kế Toán Kiểm Toán
Mã ngành: 60.34.30
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS VÕ VĂN NHỊ

TP. HỒ CHÍ MINH – NĂM 2009


Trang i
LỜI CẢM ƠN
Tôi xin gởi lời chân thành cảm ơn đến PGS. TS. Võ Văn Nhị người đã trực tiếp hướng
dẫn tôi hoàn thành luận văn này.
Tôi xin cảm ơn sự giúp đỡ của thầy cô, bạn bè, đồng nghiệp, bạn bè tôi ở cộng đồng
www.giaiphapexcel.com, cộng đồng www.webketoan.vn. Tôi biết ơn vợ tôi đã động
viên khuyến khích và đồng hành cùng tôi, hỗ trợ tôi cả về mặt tinh thần và chuyên môn
trong suốt quá trình thực hiện luận văn.
Tôi cũng xin cảm ơn Ban giám đốc và các anh chị trong phòng kế toán của Công ty
TNHH N.G.V đã tạo điều kiện thuận lợi và cung cấp tài liệu nghiên cứu cho tôi.
Xin chân thành cảm ơn tất cả.
Đỗ Nguyên Bình

Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V

Trang ii

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu độc lập của tôi với sự cố vấn của người
hướng dẫn khoa học, số liệu và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và
chưa hề được công bố trong các nghiên cứu nào.
Tôi cũng xin cam đoan rằng mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn này đã được
cảm ơn và các thông tin trích dẫn trong luận văn đã được chỉ rõ nguồn gốc.
Tác giả luận văn
Đỗ Nguyên Bình

Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V


Trang iii

Mục lục
LỜI CẢM ƠN ..................................................................................................................................................................................... i
LỜI CAM ĐOAN ..............................................................................................................................................................................ii
Mục lục ............................................................................................................................................................................................. iii
Danh mục bảng biểu ................................................................................................................................................................. vi
Danh mục sơ đồ.......................................................................................................................................................................... vii
Danh mục thuật ngữ và chữ viết tắt ................................................................................................................................ vii
Lời mở đầu .......................................................................................................................................................................................1
Chương 1: Tổng quan về KTQT và BC KTQT ..................................................................................................................4
1.1.

Bản chất và vai trò của KTQT.............................................................................................................................4

1.1.1.

Bản chất của kế toán ....................................................................................................................................4

1.1.2.

Bản chất của kế toán quản trị ..................................................................................................................4

1.1.3.

Chức năng của kế toán quản trị ..............................................................................................................4

1.2.

Nội dung của KTQT trong doanh nghiệp .....................................................................................................7

1.3.

Nội dung tổ chức KTQT trong doanh nghiệp .............................................................................................8

1.3.1.

Tổ chức thu thập thông tin .......................................................................................................................8

1.3.2.

Tổ chức xử lý và tổng hợp thông tin .................................................................................................10

1.3.3.

Tổ chức chuyển tải và cung cấp thông tin cho các đối tượng ..............................................11

1.4.

Hệ thống BC KTQT sử dụng cho công tác quản lý điều hành .........................................................14

1.4.1.

Báo cáo dự toán ...........................................................................................................................................14

1.4.2.

Báo cáo chi phí và giá thành ..................................................................................................................18

1.4.3.

Báo cáo trách nhiệm quản lý.................................................................................................................21

1.4.4.

Báo cáo phục vụ cho việc ra quyết định ngắn và dài hạn .......................................................24

Kết luận chương 1................................................................................................................................................................26
Chương 2: Tình hình tổ chức kế toán ở Công ty N.G.V ...........................................................................................27
2.1.

Giới thiệu công ty ..................................................................................................................................................27

2.1.1.

Lịch sử hình thành......................................................................................................................................27

2.1.2.

Ngành nghề hoạt động .............................................................................................................................29

2.1.3.

Đối thủ cạnh tranh chính ........................................................................................................................33

Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V


Trang iv
2.1.4.
2.2.

Sơ đồ tổ chức các phòng ban trong công ty N.G.V ......................................................................34

Tình hình tổ chức kế toán tại công ty .........................................................................................................35

2.2.1.

Sơ đồ tổ chức phòng kế toán và quản trị tài chính tại công ty N.G.V................................36

2.2.2.

Hình thức kế toán kế toán áp dụng....................................................................................................37

2.2.3.

Hiện trạng phần mềm kế toán đang sử dụng ở N.G.V ..............................................................37

2.2.4.

Tổ chức cung cấp thông tin kế toán quản trị ................................................................................38

2.3. Đánh giá tình hình tổ chức kế toán quản trị và thông tin kế toán quản trị cung cấp cho
các đối tượng sử dụng tại công ty ................................................................................................................................40
2.3.1.

Đánh giá nội dung tổ chức kế toán quản trị ..................................................................................40

2.3.2.

Đánh giá thông tin ......................................................................................................................................40

2.4.

Khảo sát tình hình tổ chức công tác KTQT ở một số doanh nghiệp ............................................41

2.4.1.

Phạm vi và đối tượng khảo sát.............................................................................................................41

2.4.2.

Nội dung và phương pháp khảo sát: .................................................................................................42

2.4.3.

Kết quả khảo sát ..........................................................................................................................................42

2.4.4.

Đánh giá kết quả khảo sát ......................................................................................................................42

Kết luận chương 2................................................................................................................................................................43
Chương 3: Tổ chức công tác kế toán quản trị và thiết lập hệ thống báo cáo KTQT tại Công ty N.G.V
.............................................................................................................................................................................................................45
3.1.

Nguyên tắc tổ chức ...............................................................................................................................................45

3.1.1.

Nguyên tắc 1: Kết hợp KTTC và KTQT .............................................................................................45

3.1.2.
Nguyên tắc 2: Ứng dụng CNTT để thực hiện công tác kế toán theo các mục tiêu
KTTC & KTQT ....................................................................................................................................................................46
3.1.3.
môn
3.2.

Tổ chức phù hợp với điều kiện phát triển của doanh nghiệp và khả năng chuyên
..............................................................................................................................................................................48

Nội dung tổ chức KTQT cho công ty N.G.V ...............................................................................................48

3.2.1.

Tổ chức nhận diện và phân loại chi phí ...........................................................................................48

3.2.2.

Tổ chức ghi nhận thông tin ban đầu .................................................................................................49

3.2.3.

Tổ chức hệ thống kế toán theo yêu cầu KTQT .............................................................................53

3.2.4.
Tổ chức ghi nhận thông tin theo mục tiêu thiết lập BCKTQT (trong điều kiện ứng
dụng tin học) .....................................................................................................................................................................54
3.3.

Thiết kế hệ thống báo cáo KTQT cho công ty N.G.V ............................................................................56

3.3.1.

Hệ thống báo cáo chi phí và giá thành .............................................................................................56

Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V


Trang v
3.3.2.

Hệ thống báo cáo phục vụ cho việc ra quyết định ngắn và dài hạn ..................................60

3.3.3.

Hệ thống báo cáo dự toán.......................................................................................................................63

3.3.4.

Báo cáo trung tâm trách nhiệm: ..........................................................................................................67

3.4. Đánh giá khả năng ứng dụng tại công ty và khả năng mở rộng ứng dụng cho các doanh
nghiệp cùng loại ....................................................................................................................................................................69
3.5.

Một số kiến nghị đối với công ty ...................................................................................................................72

3.5.1.

Phân cấp quản lý và trách nhiệm quản lý: .....................................................................................72

3.5.2.

Tổ chức nhân sự làm KTQT ...................................................................................................................72

3.5.3.

Tổ chức điều kiện cở vật chất: .............................................................................................................73

Kết luận chương 3 .....................................................................................................................................................................73
Kết luận của đề tài .....................................................................................................................................................................75
Tài liệu tiếng Việt .................................................................................................................................................................76

Tài liệu tiếng Anh .................................................................................................................................................................76
Phụ lục 1: .......................................................................................................................................................................................77

Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V


Trang vi

Danh mục bảng biểu
STT

B ng bi u

1

Bảng 1.1: Ví dụ về báo cáo hiệu suất chi phí

2

Bảng 1.2: Ví dụ báo cáo chi phí theo phương pháp trực tiếp

3

Bảng 1.3: Ví dụ về báo cáo chi phí theo phương pháp số dư đảm phí

4

Bảng 3.1: Mẫu tin theo yêu cầu của KTTC: Nhật ký chung,

5

Bảng 3.2: Mẫu tin ghi theo yêu cầu của KTQT: Nhật ký chung

6

Bảng 3.3: Danh mục vụ việc

7

Bảng 3.4: Báo cáo chi phí cho bộ phận đăng tuyển:

8

Bảng 3.5: Báo cáo chi phí phòng tuyển dụng

9

Bảng 3.6: Báo cáo chi phí phòng cung ứng nhân sự hỗ trợ

10

Bảng 3.7: Báo cáo chi phí trực tiếp cho bộ phận tư vấn

11

Bảng 3.8: Báo cáo chi phí giá thành bộ phận đào tạo

12

Bảng 3.9: Biểu tính giá tối thiểu hoạt động tư vấn nhân sự

13

Bảng 3.10: Dự toán doanh thu một bộ phận

14

Bảng 3.11: Báo cáo dự toán hoạt động cho một trung tâm chi phí

15

Bảng 3.12: Báo cáo dự toán lãi lỗ của một bộ phận

16

Bảng 3.13: Dự toán lãi lỗ hoạt động kinh doanh toàn công ty

17

Bảng 3.14: Dự toán các khoản chi dài hạn và mua TSCĐ

18

Bảng 3.15: Báo cáo đánh giá trách nhiệm quản lý trung tâm chi phí

19

Bảng 3.16: Báo cáo đánh giá trách nhiệm trung tâm doanh thu

20

Bảng 3.17: Báo cáo đánh giá trách nhiệm quản lý ở một trung tâm lợi
nhuận

Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V


Trang vii

Danh mục sơ đồ
Sơ đ

STT

Sơ đồ 1.1 Mô hình hệ thống thông tin trong doanh nghiệp không sử dụng
ERP:
Sơ đồ 1.2 Mô hình hệ thống thông tin sử dụng ERP:

1
2

Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức phòng ban công ty TNHH N.G.V.
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức phòng kế toán
Sơ đồ 3.1: Quy trình doanh thu
Sơ đồ 3.2: Quy trình chi phí

3
4
5
6

Danh mục thuật ngữ và chữ viết tắt
T

vi t t t/thu t ng

N i dung

BC

Báo cáo

Bottom up budgeting

KTQT

Mô hình d toán t dư i lên
Enterprise Resources Planning: H qu n tr ngu n tài nguyên doanh
nghi p
K Toán Qu n Tr

KTTC

K Toán Tài Chính

Outsourcing

B ph n cung ng lao đ ng h tr

Top down budgeting

Mô hình d toán t trên xu ng

TSCĐ

Tài s n c đ nh
B ph n kinh doanh đăng tuy n tr c tuy n trên trang web
Vietnamworks.com

ERP

Vietnamworks.com

Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V


Trang 1

Lời mở đầu
Sự cần thiết của đề tài
Năm 2008 là một năm đầy khó khăn đối với các doanh nghiệp Việt Nam
trước tình hình lạm phát tăng cao, các chi phí đầu vào ngày càng trở nên đắt đỏ
trong khi đó doanh số đầu ra lại ngày càng bị thu hẹp. Việt Nam đã gia nhập WTO
được gần 3 năm, các cam kết gỡ bỏ các rào cản thương mại và bảo hộ doanh nghiệp
trong nước lần lượt được thực hiện, nhiều đối thủ cạnh tranh hơn đang tiến vào Việt
Nam với tiềm lực kinh tế lớn, đe dọa sự phát triển của các doanh nghiệp trong nước.
Trước tình hình đó, việc kiểm soát chi phí chặt chẽ ở các doanh nghiệp Việt Nam
hiện nay trở nên cấp bách hơn bao giờ hết.
Việc cắt giảm chi phí không còn là một mệnh lệnh mang tính thông báo hành
chính mà đã thực sự trở thành những hành động cụ thể trong các doanh nghiệp. Và

để thực thi cắt giảm chi phí, một hệ thống kế toán nhằm kiểm soát chi phí là điều tất
yếu mà các doanh nghiệp phải nghĩ tới. Điều đó đã được thực hiện một cách triệt để
và được ưu tiên hàng đầu ở Công ty TNHH N.G.V. Tuy nhiên trong quá trình thực
hiện của mình, tác giả đề tài nhận thấy còn nhiều điều cần được bổ sung hoàn thiện
nhằm nâng cao năng lực quản lý chi phí của các phòng ban, từ đó nâng cao năng
hiệu quả cạnh tranh của toàn công ty.
Công ty TNHH N.G.V là một mô hình công ty dịch vụ mà tác giả đề tài cho
là tiêu biểu với 2 đặc trưng chính: Có nhiều hoạt động kinh doanh vừa độc lập vừa
phụ thuộc , mỗi hoạt động kinh doanh lại yêu cầu một mô hình quản trị kinh doanh
và chi phí khác nhau. Ngoài ra công ty TNHH N.G.V là nơi mà mà tác giả đề tài có
điều kiện công tác, đây là điều kiện thuận lợi cho việc tìm hiểu thông tin và số liệu
cho đề tài.
Với tất cả những lý do đó đề tài “Tổ chức công tác kế toán quản trị và thiết
lập hệ thống báo cáo kế toán quản trị ở Công ty TNHH N.G.V” được tác giả thực
hiện với mong muốn đáp ứng được yêu cầu quản trị của các nhà quản trị cấp cao ở

Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V


Trang 2
Công ty N.G.V, đồng thời là một mô hình ứng dụng cho các doanh nghiệp khác ở
Việt Nam có yêu cầu tổ chức tương tự.
Mục đích của đề tài
Luận văn được thực hiện nhằm tìm hiểu hoạt động tổ chức công tác kế toán
quản trị, đặc biệt là quản trị chi phí ở Công ty TNHH N.G.V để từ đó rút ra được
những thuận lợi và khó khăn của công tác tổ chức ứng dụng xây dựng hệ thống kế
toán quản trị cũng như những điều chỉnh của công ty trong thực tế hoạt động.
Ngoài ra, luận văn cố gắng tìm hiểu khái quát hoá mô hình tổ chức nhằm
mục tiêu phổ rộng kinh nghiệm tổ chức cho các doanh nghiệp có hoạt động kinh
doanh tương tự như Công ty N.G.V nhằm giúp các công ty đạt được hiệu quả quản

lý chi phí cao nhất. Từ đó nâng cao năng lực cạnh tranh vững bước trên con đường
hội nhập kinh tế quốc tế.
Đối tượng nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là thực tế công tác tổ chức kế toán ở Công
ty TNHH N.G.V.
Phạm vi nghiên cứu là nhằm xây dựng hệ thống kế toán quản trị phù hợp với
đặc trưng của doanh nghiệp.
Phương pháp nghiên cứu
Để đạt được những mục đích đó, tác giả sẽ sử dụng phương pháp điều tra,
thống kê, phân tích, so sánh, tổng hợp và đánh giá. Những phương pháp này được
thực hiện trong các giai đoạn sau:
Tập hợp những tài liệu và công trình nghiên cứu có giá trị của một số tác
giả trong và ngoài nước có liên quan đến kế toán quản trị và quản trị chi phí. Từ các
nguồn tài liệu khác nhau, qua phương pháp đánh giá những tài liệu thu thập được để
tìm ra mô hình kỹ thuật thích hợp và dễ dàng áp dụng trong điều kiện thực tiễn của
những doanh nghiệp Việt Nam hiện nay.

Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V


Trang 3
Tiến hành khảo sát thực tế mô hình kế toán quản trị và đặc biệt là công
tác quản lý chi phí tại Công ty N.G.V để rút ra được những thuận lợi và khó khăn
mà Công ty N.G.V gặp phải trong việc vận dụng lý thuyết kế toán quản trị, cũng
như những điều chỉnh của Công ty N.G.V trong thực tế hoạt động của doanh
nghiệp.
Thông qua việc trình bày về cơ sở lý luận của mô hình tổ chức kế toán
quản trị và quản trị chi phí, kết hợp với việc khảo sát thực tế công tác quản lý chi
phí tại Công ty N.G.V, luận văn sẽ tổng hợp để xây dựng mô hình tổ chức công tác
kế quản trị thích hợp trong vận dụng vào thực tế công tác tổ chức hoạt động kế toán

quản trị của các doanh nghiệp.
Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là thực tế công tác tổ chức hệ thống kế toán
quản trị tại công ty TNHH N.G.V
Phạm vi nghiên cứu là nhằm xây dựng một hình mẫu tổ chức công tác kế
toán quản trị ứng dụng vào thực tế các doanh nghiệp đặc biệt là các doanh nghiệp
vụ và doanh nghiệp có nhiều bộ phận kinh doanh độc lập.
Bố cục luận văn
Luận văn gồm 69 trang nội dung chính với các bảng biểu và sơ đồ. Luận văn
gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về kế toán quản trị
Chương 2: TÌnh hình tổ chức công tác kế toán tại công ty N.G.V
Chương 3: Tổ chức công tác kế toán và xây dựng hệ thống bác cáo kế toán
quản trị cho công ty N.G.V

Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V


Trang 4

Chương 1: Tổng quan về KTQT và BC KTQT
1.1. Bản chất và vai trò của KTQT
1.1.1. Bản chất của kế toán
Định nghĩa kế toán theo luật Kế Toán Việt Nam: “Kế toán là công việc thu
thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin kinh tế tài chính dưới hình
thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động”
Còn rất nhiều định nghĩa khác về kế toán để thể hiện bản chất kế toán nhưng
tựu trung lại thì có thể nhận thấy rằng các định nghĩa này xoay quanh mục tiêu
chính của kế toán là cung cấp thông tin kinh tế tài chính về hoạt động doanh nghiệp
cho các đối tượng sử dụng khác nhau. Các đối tượng sử dụng thông tin khác nhau

của kế một hệ thống kế toán tạo ra 2 nhánh kế toán có hình thức phục vụ thông tin
khác biệt nhau: Kế toán tài chính và kế toán quản trị.
Kế toán tài chính có đối tượng phục vụ chủ yếu cho người bên ngoài doanh
nghiệp với những quy chuẩn cần phải tuân thủ, đòi hỏi tính chính xác cao.
Kế toán quản trị có đối tượng phục vụ chủ yếu cho người bên trong doanh
nghiệp. Kế toán quản trị không có tính pháp lệnh và được đặt thù theo các yêu cầu
khác nhau của nhà quản trị của doanh nghiệp hoạt động cụ thể.
1.1.2. Bản chất của kế toán quản trị
Kế toán quản trị là một khoa học quản lý dựa trên cơ sở dữ liệu của kế toán.
Kế toán quản trị thu thập, xử lý, phân tích, tổng hợp và thiết kế những thông tin
kinh tế tài chính thành những thông tin kế toán hữu ích một cách có hệ thống, phục
vụ cho các quyết định quản trị doanh nghiệp trong sách lược kinh doanh ngắn hạn
và trong chiến lược đầu tư dài hạn.
Một cách ngắn gọn, kế toán quản trị là chuyên ngành kế toán phục vụ cho
công việc quản trị và điều hành hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
1.1.3. Chức năng của kế toán quản trị
Do là một chuyên ngành kế toán nên KTQT có chức năng thông tin và chức
năng kiểm tra tuy nhiên KTQT là kế toán nội bộ phục vụ chủ yếu cho công tác quản

Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V


Trang 5
trị doanh nghiệp nên chức năng KTQT còn được biểu hiện trên một số mặt gắn liền
với chức năng quản trị doanh nghiệp. Cụ thể các chức năng của KTQT như sau:
-

Chức năng phân tích:
Nhờ vào kết quả dữ liệu thu thập của kế toán tài chính, kế toán quản

trị phân tích đánh giá những số liệu tài chính của những hoạt động kinh
doanh từ chi phí đến kết quả của hoạt động để xác định nguyên nhân hình
thành nên kết quả đó, từ đó nêu ra được cách thức ứng xử thích hợp với
thông tin kế toán.
-

Chức năng hoạch định:
Mọi hoạt động của doanh nghiệp đều được tiến hành theo các chương

trình định trước trong các kế hoạch dài hạn, kế hoạch hàng năm và kế hoạch
tác nghiệp. Việc xây dựng kế hoạch ở các doanh nghiệp là hết sức cần thiết
từ nhiều phương diện:
o Kế hoạch là cơ sở định hướng cũng như chỉ đạo mọi hoạt động
kinh doanh, phối hợp các chương trình hoạt động của các bộ phận
có liên quan.
o Kế hoạch là cơ sở để kiểm tra các hoạt động kinh doanh, mọi
chênh lệch giữa thực hiện so với kế hoạch đều biểu hiện những
nguyên nhân hợp lý và bất hợp lý đối với quá trình kinh doanh.
o Kế hoạch là cơ sở để đánh giá kết quả hoạt động của các bộ phận
trong doanh nghiệp. Đó chính là cơ sở tăng cường trách nhiệm vật
chất, thực hiện các phương pháp quản lý và điều hành doanh
nghiệp.
Vì vậy, kế hoạch phải được xây dựng trên những căn cứ khoa học,
trong đó việc phân tích những thông tin thực hiện của quá trình tuần hoàn và
chu chuyển vốn có một ý nghĩa vô cùng quan trọng. Kế toán quản trị phải
được tổ chức để thu thập những thông tin phục vụ cho mục đích này.
-

Chức năng kiểm tra:

Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V


Trang 6
Kế toán quản trị đóng vai trò kiểm soát hoạt động kinh doanh từ trước,
trong và sau quá trình hoạt động kinh doanh phát sinh. Việc kiểm soát của kế
toán quản trị được thực hiện chủ yếu thông qua hệ thống kiểm soát nội bộ và
các qui chế quản lý nội bộ của doanh nghiệp. Mặt khác việc kiểm soát còn
được tiến hành thường xuyên thông qua các phương thức sau:
o Tham gia trong ký kết hợp đồng kinh tế: trong trường hợp này kế
toán đóng vai trò độc lập kiểm soát trên các phương diện: sự cần
thiết của nghiệp vụ mua hàng, cung cấp dịch vụ, sự tôn trọng quy
định về ký kết hợp đồng, giá cả, cơ sở lập dự toán, thể thức thanh
toán, nguồn tài chính trang trải cho các hợp đồng.
o Chuẩn chi và lập chứng từ: xem xét tính chất hợp lý, hợp pháp các
nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình thực hiện nghiệp vụ
kinh doanh thông qua khâu thanh toán các hợp đồng, xem xét tiến
độ, chất lượng và khối lượng thực hiện phù hợp với các điều khoản
qui định. Thực hiện việc chiết khấu, cắt giảm tiền phạt vi phạm
hợp đồng.
o Kiểm kê: nhằm phát hiện các khoản chênh lệch giữa thực tế và sổ
sách kế toán, tăng cường trách nhiệm vật chất đối với những người
phụ trách vật chất, đồng thời đảm bảo tính chính xác của số liệu kế
toán.
-

Chức năng ra quyết định:
Thông tin kế toán là nhân số quan trọng trong việc ra quyết định, do

đó kế toán có trách nhiệm thu thập các số liệu về chi phí, lợi nhuận và truyền

đạt cho người quản lý thích hợp. Thông tin chi tiết từ các sổ sách kế toán cần
ngắn gọn, đầy đủ để người quản lý có thể thấy được nơi nào có vấn đề và ở
đâu cần phải bỏ thời gian ra để cải tiến việc quản lý có hiệu quả hơn.
Dù là 4 chức năng độc lập nhưng chúng lại có mối quan hệ hỗ tương:

Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V


Trang 7
o Nhờ vào việc phân tích tài chính của kế toán quản trị, nhà quản trị
có thể dựa vào đó để ra quyết định, mà thực chất là kết quả quản
trị đã là định hướng quyết định của nhà quản trị.
o Những quyết định quản trị lại là cơ sở để hoạch định kế hoạch tài
chính cụ thể cho những hoạt động.
o Kế hoạch định tài chính đó lại là cơ sở để kiểm tra giám sát họat
động và từ đó có thể nhận biết được những phản hồi từ kết quả thu
được không những vào cuối kỳ của hoạt động mà có thể theo dõi
ngay trong lúc hoạt động đang diễn ra.
o Việc phân tích kết quả vào cuối kỳ và trong suốt thời gian hoạt
động sẽ hỗ trợ nhà quản trị có những cơ sở cho những quyết định
ngắn hạn của mình để kịp thời định hướng kết quả hoạt động.
Đồng thời, qua đó định hướng kế hoạch hoạt động tài chính cho kỳ
hoạt động tiếp theo.
Tóm lại, tuy là những chức năng khác nhau nhưng những chức năng
của kế toán quản trị đều là những thành phần không thể thiếu để làm nổi bật
lên vai trò của kế toán quản trị trong hệ thống kế toán của doanh nghiệp. Cụ
thể, những vai trò đó là:
-

Cung cấp thông tin thích hợp cho việc ra quyết định ngắn hạn và dài hạn.

-

Kiểm soát về mặt tài chính các hoạt động kinh doanh.

-

Phân tích đánh giá những rủi ro và biến động đang diễn ra.

1.2. Nội dung của KTQT trong doanh nghiệp
Với chức năng của mình, kế toán quản trị có thể bao quát và tác động tới tất
cả những hoạt động của doanh nghiệp.
Nội dung chủ yếu, phổ biến của kế toán quản trị trong doanh nghiệp bao
gồm:
-

Kế toán quản trị chi phí và giá thành sản phẩm;

-

Dự toán ngân sách

-

Kế toán trách nhiệm

Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V


Trang 8

-

Thông tin phục vụ cho việc ra quyết định ngắn và dài hạn.

Ngoài những nội dung chủ yếu nêu trên, doanh nghiệp có thể thực hiện các
nội dung kế toán quản trị khác theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp.
1.3. Quy trình tổ chức KTQT trong doanh nghiệp
Xuyên suốt các công việc của KTQT nói riêng và kế toán nói chung là thông
tin (kể cả thông tin tài chính và thông tin phi tài chính), đầu ra của KTQT là thông
tin thì đầu vào của quá trình này cũng là thông tin. Nếu đầu ra của KTQT là những
thông tin tổng hợp thể hiện toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp thì đầu
vào của nó là thông tin chi tiết có tính chất rời rạc gắn liền với từng nghiệp vụ, từng
hoạt động cụ thể. Trong doanh nghiệp càng lớn, khối lượng thông tin càng nhiều thì
công việc tổ chức quản trị thông tin kế toán là cơ sở cho hoạt động của kế toán
doanh nghiệp nói riêng và cho hoạt động của công ty nói chung. Quá trình quản trị
thông tin đó gồm có 3 nội dung chính, gồm: Tổ chức thu thập thông tin, tổ chức xử
lý và tổng hợp thông tin và tổ chức chuyển tải và cung cấp thông tin.
1.3.1. Tổ chức thu thập thông tin
Tổ chức thu thập thông tin là giai đoạn đầu và cũng là giai đoạn quan trọng
trong quá trình quản trị thông tin của kế toán quản trị, vì nó quyết định khả năng
cung cấp thông tin phù hợp với yêu cầu. Việc tổ chức thu thập thông tin gồm các
công việc như sau:
-

Xác định yêu cầu của thông tin đầu ra: Yêu cầu thông tin đầu ra chính là
những nhóm báo cáo quản trị đang được yêu cầu và có thể được yêu cầu
theo yêu cầu quản trị doanh nghiệp trong tương lai. Những báo cáo này
có thể dựa trên hệ thống hoạt động hiện tại và những hoạt động dự kiến
xảy ra trong tương lai.

-

Phân loại, phân tích yêu cầu thông tin của báo cáo: Mỗi báo cáo có những
yêu cầu thông tin riêng, mỗi yêu cầu thông tin đầu ra đòi hỏi một hoặt
một vài thông tin đầu vào để đáp ứng cho yêu cầu đó.

Ví dụ: báo cáo doanh số theo nhân viên bán hàng theo nhóm khách hàng là
doanh nghiệp.

Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V


Trang 9
Những yêu cầu thông tin của báo cáo:
o Báo cáo yêu cầu số liệu về doanh số
o Doanh số cần được ghi nhận theo tên nhân viên bán hàng
phụ trách
o Doanh số có được phải được ghi nhận theo khách hàng cụ
thể.
o Khách hàng cần được phân nhóm để ghi nhận đúng loại
nhóm.
Những yêu cầu thông tin khác cần có cho báo cáo
o Phạm vi thời gian của báo cáo

thông tin về thời gian cần

được thể hiện trên chi tiết ghi nhận doanh số;
o Phạm vi địa lý của báo cáo: báo cáo cho toàn công ty, cho
một cửa hàng/chi nhánh cụ thể

thông tin phạm vi địa lý

của báo cáo cần được ghi nhận đủ.
Những báo cáo khác có thể phát sinh thêm:
o Báo cáo theo nhóm nhân viên
o Báo cáo theo nhóm khách khách hàng là cá nhân hoặc là
đơn vị hành chính sự nghiệp…
-

Đánh giá tầm quan trọng của báo cáo trong giới hạn nguồn lực thực hiện.
Một hệ thống cung cấp thông tin càng đầy đủ thì càng đòi hỏi được tổ
chức chặt chẽ và nặng nề. Việc đánh giá khả năng nguồn lực kế toán và
hiệu quả đạt được để phân loại báo cáo là cần thiết để từ đó xác định
nhóm thông tin cần thiết cho việc ghi nhận.

Nguồn lực kế toán gồm:
• Số lượng nhân viên kế toán
• Khả năng làm việc của từng nhân viên
• Khả năng hỗ trợ của những công cụ làm việc (hệ thống luân
chuyển thông tin từ ghi nhận đến xử lý và cung cấp, hệ thống tin
học hỗ trợ quản trị thông tin)
Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V


Trang 10
-

Lập biểu mẫu ghi nhận thông tin: Từ chi tiết thông tin yêu cầu như phân
tích ở trên, kế toán quyết định lượng thông tin đầu vào cần được cung
cấp, từ đó lập biểu mẫu để thu thập. Để đảm báo tính kịp thời và chính

xác trong việc thu thập thì thông tin phải được phân loại và ghi nhận
chính xác từ nguồn phát sinh (Ví dụ: thông tin về bán hàng thì phải được
ghi nhận ngay từ thời điểm hàng được bán tại cửa hàng).

-

Tổ chức kiểm tra thông tin đầu vào: trong quá trình ghi nhận thông tin,
việc kiểm tra tính hợp lý của chứng từ, của thông tin ban đầu được ghi
nhận sẽ giúp ích rất nhiều cho việc xử lý thông tin. Thông tin càng sai
lệch thì sẽ càng làm cho việc phân tích tổng hợp càng trở nên khó khăn.

1.3.2. Tổ chức xử lý và tổng hợp thông tin
Trong mối quan hệ cân đối giữa nguồn lực kế toán và hiệu quả quản
lý, người làm công tác tổ chức kế toán hoạch định luồng thông tin quản trị từ
khâu quản lý đến xử lý tổng hợp thông tin. Dựa trên thông tin được ghi nhận
từ nguồn, thông tin được phân loại lưu vào cơ sở dữ liệu phù hợp, việc này
một mặt tạo điều kiện cho việc lưu trữ thông tin thuận tiện, mặt khác phục vụ
cho việc truy lục thông tin dễ dàng. Việc tổ chức xử lý thông tin dựa trên cơ
sở của hệ thống ghi nhận:
-

Thông tin được ghi chép bằng tay vào sổ kế toán: ghi chép bằng tay vào
hệ thống sổ của doanh nghiệp sẽ tốn rất nhiều thời gian để tổng hợp, dù
rằng việc ghi nhận có thể được trình bày rõ ràng, đúng phương pháp nhất
là với số lượng nghiệp vụ lớn. Hơn nữa, số lượng nghiệp vụ lớn còn gây
khó khăn cho việc truy lục thông tin. Do vậy, việc tổng hợp số liệu định
kỳ nhỏ sẽ giúp giảm thiểu công việc dồn vào cuối kỳ kế toán. Có thể tổ
chức tổng hợp dữ liệu theo tuần, theo ngày hoặc theo thời gian nửa ngày.

-

Thông tin được nhập vào cơ sở dữ liệu máy tính: Máy tính là công cụ hữu
ích cho người làm kế toán với khả năng xử lý dữ liệu lớn và tốc độ cao,
tuy nhiên cần lưu ý rằng việc sử dụng máy tính cũng cần được tổ chức
triển khai một cách có hệ thống để thông tin được nhập liệu đầy đủ, hữu

Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V


Trang 11
ích cho việc truy xuất, cấu trúc báo cáo tổng hợp tính toán đúng ý đồ và
dễ dàng cho người đọc số liệu. Ngoài ra, với mỗi đặc trưng kế toán của
từng đơn vị khác nhau có thể nảy sinh nhiều phương thức ghi nhận và
tổng hợp khác nhau, điều đó yêu cầu người tổ chức thực hiện kế toán trên
máy tính phải thông thạo cách thức hoạt động của phần mềm hoặc yêu
cầu nhà cung cấp phần mềm có những chỉnh sửa bổ sung phù hợp.
1.3.3. Tổ chức chuyển tải và cung cấp thông tin cho các đối tượng
Yêu cầu cơ bản của hệ thống thông tin là thông tin cần phải được
truyền đến đúng đối tượng, chính xác và kịp thời. Điều đó càng đặc biệt quan
trọng hơn với KTQT khi mà mỗi thông tin đó quyết định cách ứng xử của
nhà quản trị trên thương trường vốn khắc nghiệt và đầy tính cạnh tranh.
Không giống như thông tin của báo cáo tài chính, thông tin của báo cáo kế
toán quản trị được chia làm 2 loại: báo cáo định kỳ và báo cáo không định
kỳ:
-

Với những báo cáo định kỳ: mỗi kỳ kế toán theo yêu cầu tương ứng, kế
toán phải cung cấp cho các bộ phận có liên quan những báo cáo thích hợp
nhằm theo dõi tình hình hoạt động của bộ phận mình hoặc để thông báo
cho phòng ban khác có liên quan. Ví dụ như báo cáo tình hình kinh doanh

của bộ phận kinh doanh cần được truyền đạt đến phòng kế hoạch sản
xuất. Kết quả kinh doanh tốt có thể kéo theo yêu cầu về gia tăng sản xuất
và do vậy phòng kế hoạch sản xuất có thể tiên định những kế hoạch hành
động của mình cho phù hợp với yêu cầu kinh doanh.

-

Một vai trò quan trọng khác của hệ thống thông tin của kế toán quản trị là
thông tin cảnh báo bất thường. Đây là những thông tin thông báo về
những diễn biến bất thường của hệ thống nhằm cảnh báo nhà quản trị,
giúp họ có phản ứng phù hợp, đồng thời điều chỉnh hoạch định cho hiện
tại và tương lai. Ví dụ ở kho nguyên vật liệu, một loại nguyên vật liệu có
số lượng tồn kho sụt giảm bất thường, ở tình huống này người kế toán
quản trị phải ngay lập tức lập báo cáo phân tích nguyên nhân sụt giảm số

Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V


Trang 12
lượng tồn kho này: liệu có phải bộ phận mua hàng không đáp ứng kịp số
lượng yêu cầu, liệu có phải một loại hàng hóa nào đó sử dụng nhiều
nguyên liệu này đã phải gia tăng sản xuất, hay sự tiêu tốn nguyên vật liệu
này trong quá trình sản xuất tăng đột biến. Với những phân tích đó, nhà
quản trị có thể nhìn ra được sự biến đổi trong quá trình sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp một cách tức thời và hiệu quả. Thông tin đó còn
phải được chuyển đến những bộ phận có liên quan như: bộ phận mua
hàng, bộ phận sản xuất, bộ phận kế hoạch, hoặc cả bộ phận kinh doanh.
-

Thông tin quản trị trong hệ thống hoạt động của doanh nghiệp cần được

phổ biến tới các bộ phận có liên quan một cách thích hợp nhưng không
phải là phân phát thông tin một cách bừa bãi: Những thông tin chuyển tới
bộ phận không có liên quan sẽ gây bối rối cho bộ phận nhận tin, và tốn
nhiều thời gian cho việc xử lý thông tin của bộ phận đó. Việc chuyển
thông tin không phù hợp có thể dẫn tới rò rỉ thông tin ra bên ngoài doanh
nghiệp và gây bất lợi cho việc kinh doanh của doanh nghiệp.

-

Với những doanh nghiệp có hệ thống thông tin được trang bị bằng thư
điện tử, thì việc chuyển tin thường diễn ra nhanh chóng và thuận tiện hơn
là việc chuyển báo cáo bằng tay. Tuy nhiên thay vào đó đòi hỏi về hệ
thống bảo mật thư điện tử cần phải được tăng cường một cách nghiêm
nghặt.
Với những doanh nghiệp sử dụng hệ thống quản trị toàn diện theo mô

hình ERP (Enterprise Resources Planning, hệ quản trị các nguồn tài nguyên
trong doanh nghiệp), hầu hết các báo cáo quản trị đều có thể được xem trực
tuyến theo thời gian thực: Một đơn hàng được nhập vào ở phòng kinh doanh
có thể tạo ra một bản kế hoạch sản xuất cho phòng kế hoạch. Phòng thu mua
nguyên vật liệu lại cũng có thể biết được cần phải làm gì, ban quản trị có thể
xem được ngay lãi lỗ của đơn hàng đó và ảnh hưởng của nó đến kết quả kinh
doanh trong thời gian tới. Lý tưởng là vậy nhưng Hệ thống quản trị doanh
nghiệp toàn diện đòi hỏi một đội ngũ nhân sự quản trị hệ thống được đào tạo

Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V


Trang 13
tốt. Thông tin trong hệ thống phải được phân quyền hợp lý và các thiết chế

truyền tin, thông báo phải được định sẵn từ đầu.
Sơ đồ 1.1 Mô hình hệ thống thông tin trong doanh nghiệp không sử dụng
ERP:
Ban Quản trị
Phân Xưởng

P. Kinh doanh
Phòng Kế toán

P. Thu Mua
Kho

P. Kế hoạch
SX và kỹ thuật

: Truyền đạt thông tin đầu vào cho hệ thống kế toán.
: Thông tin kế toán quản trị.
: Thông tin về hoạt động của nhau giữa các bộ phận trong
doanh nghiệp.
Sơ đồ 1.2 Mô hình hệ thống thông tin sử dụng ERP:
Ban Quản trị
Phân xưởng

P. Kinh doanh
Hệ thống thông tin

P. Kế hoạch
SX và kỹ thuật

Phòng Kế toán

P. Thu Mua
Kho

Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V


Trang 14

1.4. Hệ thống BC KTQT sử dụng cho công tác quản lý điều hành
1.4.1. Báo cáo dự toán
1.4.1.1.

Khái niệm chung

Dự toán ngân sách là việc tính toán các chỉ tiêu ngân sách dựa trên
những kế hoạch hoạt động của đơn vị. Việc lập dự toán bao gồm việc hoạch
định và kiểm tra đánh giá việc thực hiện theo hoạch định đề ra ban đầu.
Cơ sở của dự toán trước hết là kế hoạch hoạt động của đơn vị, mỗi
hoạt động sẽ đem lại thu nhập hoặc chi phí cho đơn vị. Trong các hoạt động
của mình, đơn vị tất yếu sẽ nảy sinh nhiều loại chi phí, nhiệm vụ của người
làm dự toán là phân loại, sắp xếp các chi phí đó theo từng khoản mục một
cách khoa học, đảm bảo sự liên hệ của các khoản mục đó với nhau. Ví dụ
như dự toán về doanh thu sẽ liên quan đến số lượng hàng bán, để đảm bảo có
được số lượng hàng bán, phải lập dự toán sản xuất số lượng hàng tương ứng,
để đảm bảo sản xuất, bộ phận cung ứng phải đám ứng được đầu vào cho sản
xuất…
Một cơ sở khác cho hoạt động dự toán là số liệu quá khứ. Đây là dữ
liệu quan trọng nhất của quá trình lập dự toán. Dựa vào số liệu quá khứ
người lập dự toán sẽ có thể tiên đoán được một cách tương đối chính xác cho

dự toán tương lai dựa vào tính ổn định của hoạt động. Ví dụ, với số lượng
sản xuất quá khứ, chi phí nguyên vật liệu trung bình để sản xuất 1kg café
thương phẩm cần 1,5kg café hạt; năm nay với chất lượng café hạt tương
đương năm trước, quy trình sản xuất không thay đổi, dự toán tiêu hao café
nguyên liệu cho café thương phẩm sẽ có xu hướng không đổi.
Một ví dụ khác đối với bộ phận quản lý doanh nghiệp, theo số liệu
quá khứ, doanh nghiệp cần phải chi tiêu các khoản chi phí điện cho văn
phòng là 100KWh mỗi ngày với diện tích văn phòng 100 m2. Năm nay do
nhu cầu nhân sự tăng lên, diện tích sử dụng văn phòng tăng lên 20% thì ta có

Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V


Trang 15
thể dự toán rằng chi phí điện văn phòng (mà chủ yếu là sử dụng chiếu sáng,
điều hòa không khí, máy tính) sẽ tăng tương ứng.
Hai ví dụ trên cho thấy rằng việc dự toán của bộ phận này sẽ ảnh
hưởng đến bộ phận khác. Do vậy, việc lập dự toán cần được thực hiện theo
quy trình.
1.4.1.2.

Các loại báo cáo dự toán

Các báo cáo dự toán chính:
o Dự toán tiêu thụ
o Dự toán tồn kho thành phẩm
o Dự toán sản xuất
o Dự toán chi phí nguyên vật liệu, nhân công
o Dự toán tồn kho nguyên vật liệu
o Dự toán chi phí bán hàng, chi phí quản lý

o Dự toán tiền
o Dự toán Bảng cân đối kế toán
o Dự toán kết quả hoạt động kinh doanh.
Trong các báo cáo dự toán trên, dự toán doanh thu hay dự toán kế
hoạch tiêu thụ sản phẩm mang tính quyết định đối với các dự toán còn lại.
Trên cơ sở kế hoạch tiêu thụ sản phẩm (dự toán doanh thu) bộ phận cung ứng
thành phẩm phải lập kế hoạch tồn kho thành phẩm hợp lý (dự toán tồn kho
thành phẩm) cần thiết trong mỗi thời điểm nhất định. Với lượng tồn kho kế
hoạch đó, bộ phận kế hoạch sản xuất lên kế hoạch sản xuất (dự toán sản
xuất) để đáp ứng. Đồng thời, bộ phận cung ứng cũng dựa trên kế hoạch sản
xuất để lên kế hoạch tồn trữ nguyên vật liệu cần thiết (dự toán tồn kho
nguyên vật liệu) và bộ phận nhân sự lên kế hoạch tuyển dụng nhân công cho
sản xuất (dự toán chi phí nhân công). Kế hoạch tồn kho nguyên vật liệu tiếp
theo sẽ yêu cầu bộ phận thu mua chuẩn bị số lượng nguyên vật liệu đủ để có
sản lượng tồn kho hợp lý. Song song với chuỗi các kế hoạch hoạt động trên,
bộ phận kinh doanh lập kế hoạch bán hàng (dự toán chi phí bán hàng). Cuối

Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V


Trang 16
cùng các bộ phận phục vụ khác (Ban giám đốc, kế toán, hành chính nhân sự,
bộ phận hệ thống thông tin…) lên kế hoạch chi phí của phòng ban mình (các
dự toán chi phí quản lý).
Sau hết các kế hoạch hoạt động và dự toán hoạt động, tổng hợp các dự
toán tạo thành một báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh, từ đó vẽ nên bức
tranh tổng thể về hoạt động của doanh nghiệp và dựa vào bức tranh đó ban
quản trị có thể điều tiết hoạt động của doanh nghiệp theo hướng hiệu quả
nhất. Cùng với dự toán kết quả hoạt động kinh doanh là dự toán tiền, dự toán
dòng tiền đảm bảo nguồn vốn của doanh nghiệp được luôn sẵn sàng cung

ứng cho hoạt động một cách hiệu quả nhất trong điều kiện sử dụng ít nguồn
vốn nhất.
1.4.1.3.

Mô hình dự toán từ trên xuống và mô hình dự toán từ dưới

lên.
a. Dự toán từ trên xuống (top down budgeting):
Mô hình dự toán từ trên xuống là mô hình dự toán mà ở đó nhà quản
trị cấp cao phân bổ nguồn lực tài chính mục tiêu, lợi nhuận mục tiêu của
mình cho các nhà quản trị cấp thấp hơn và giới hạn các nhà quản trị cấp thấp
hơn thực hiện trong phạm vi được cấp, hoặc yêu cầu các nhà quản trị cấp
thấp hơn đạt được mức lợi nhuận mục tiêu như mong đợi của mình.
Tới lược mình các nhà quản trị cấp thấp hơn lại phân bổ mục tiêu đến
các nhà quản trị cấp thấp hơn nữa. Cứ thế cho đến nhà quản trị cấp cuối
cùng.
Thoạt đầu có thể cho rằng đây là phương pháp mang đậm tính chủ
quan của nhà quản trị nhưng trên thực tế để đưa ra con số dự toán hợp lý nhà
quản trị phải dựa vào số liệu quá khứ để đánh giá trên tổng thể. Từ đó phân
bổ một cách hợp lý các dự báo của mình đến các nhà quản trị điều hành trực
tiếp công việc. Khi các nguồn lực được phân bổ đến các nhà quản trị cấp
thấp nhất các nhà quản trị này điều phối lại hoạt động của mình dựa trên mục
tiêu công việc đề ra.

Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V


Trang 17
b. Dự toán từ dưới lên (Bottom up budgeting)
Ngược lại với loại hình dự toán từ trên xuống, mô hình dự toán từ

dưới lên được lập trên cơ sở kế hoạch hoạt động của các nhà quản trị cấp
thấp nhất. Những dựa trên những hoạt động của mình nhà quản trị cấp thấp
đề xuất kế hoạch ngân sách và gởi lên cấp quản lý của mình.
Cấp quản lý trung gian nhận được các đề xuất hoạt động và dự toán
ngân sách tương ứng sẽ tập trung lại thành một dự toán tổng thể cho bộ phận
mình và lại gởi lên nhà quản lý cấp cao hơn.
Cuối cùng nhà quản lý cấp cao nhất sẽ có được bức tranh tổng thể về
toàn bộ hoạt động của công ty. Và dự toán tổng thể nhờ vậy thể hiện được tất
cả những công việc đó.
Dù rằng đây là mô hình dự toán sát với thực tế hoạt động tuy nhiên nó
cũng có 2 điểm yếu cơ bản:
o Nhà quản trị cấp thấp thường có xu hướng đề xuất dự toán ở mức
an toàn cho mình để có thể đạt được theo mức dự toán, do vậy chi
phí thường cao hơn mà doanh thu thường lại thấp hơn.
o Mặt khác, khi đề xuất hoạt động, nhà quản trị cấp thấp thường
không thể lường được hết tất cả các hoạt động của mình nên dự
toán lập ra sẽ có chỗ thừa do dự toán quá nhiều, ngược lại sẽ có
chỗ thiếu cho chưa tính tới.
Mô hình dự toán từ trên xuống dù có vẻ chủ quan nhưng có thể kiềm
chế đến mức thấp nhất việc lợi dụng để tạo ra những khoản an toàn rộng lớn
cho nhà quản trị cấp thấp.
c. Mô hình dự toán tổng hợp:
Để khắc phục nhược điểm của cả 2 mô hình dự toán thông thường
người ta thực hiện tổng hợp cả 2 mô hình trên thành một và tạo thành quy
trình khép kín. Sự kết hợp 2 mô hình tạo ra những rắc rối do mâu thuẫn trong
cách nhìn nhận sự việc của nhà quản trị cấp cao và nhà quản trị cấp thấp

Tổ chức công tác KTQT và thiết lập hệ thống BC KTQT tại công ty TNHH N.G.V