Hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH provimi thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH

ĐỖ THỊ TUYẾT HẰNG

HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN TẠI CÔNG
TY TNHH MTV PROVIMI – THỰC TRẠNG VÀ
MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN

Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60340301

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ
Người hướng dẫn khoa học: PGS. TS Võ Văn Nhị

TP. Hồ Chí Minh, năm 2013


MỞ ĐẦU
1.

Lý do chọn đề tài

Trong bối cảnh Việt Nam trong tiến trình thực hiện cam kết WTO, công nghệ thông
tin ảnh hưởng sâu rộng đến mọi lĩnh vực trong đó hệ thống thông tin kế toán chịu
tác động mãnh mẽ. Với điều kiện hiện tại, ứng dụng công nghệ thông tin trong công
tác quản lý và cung cấp thông tin, thì kế toán chịu tác động mạnh bởi tiến trình ứng
dụng các phần mềm kế toán cũng như hệ thống ERP trên nhiều khâu của doanh
nghiệp tại Việt Nam hiện nay. Việc áp dụng hệ thống phần mềm trong việc xử lý và
cung cấp thông tin kế toán làm thay đổi các qui trình xử lý, kiểm soát và cung cấp
thông tin kế toán.

Thông tin kế toán là một ngôn ngữ kinh doanh nối liền giữa nhà đầu tư và doanh
nghiệp trong việc cung cấp và huy động vốn. Chính vì điều này, xử lý và công bố
thông tin kế toán của doanh nghiệp mang tính kịp thời, tính chính xác và tính kiểm
soát là hết sức cần thiết thì đòi hỏi hệ thông thông tin cần phải trôi chảy không bị
ách tắc. Điều đó mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích trong hoạt động kinh
doanh và duy trì lợi thế đối với nhà đầu tư trong việc cung cấp nhanh chóng những
thông tin cần thiết cho họ ra quyết định.
Tính hữu ích của thông tin kế toán phụ thuộc rất nhiều vào các yếu tố môi trường
hình thành trong đó công nghệ thông tin có mức độ ảnh hưởng đáng kể đến chất
lượng thông tin được cung cấp. Trong môi trường kinh doanh hiện nay, thông tin kế
toán không chỉ là thông tin mang tính chất thứ cấp cung cấp thụ động mà nó còn
mang tín hỗ trợ đến các quyết định của các bên liên quan. Vì vậy doanh nghiệp nhất
thiết phải trang bị cũng như cũng cố chất lượng thông tin được cung cấp.
Với các yếu tố phân tích như trên tác giả chọn đề tài: “Hệ thống thông tin kế toán
tại công ty TNHH MTV PROVIMI- Thực trạng và một số giải pháp hoàn thiện”
mọng muốn phân tích thực trạng chất lượng thông tin kế toán tại công ty này nhằm
có một số đề xuất để hoàn thiện chu trình cung cấp thông tin.


Mục tiêu và phương pháp nghiên cứu:

2.

Mục tiêu:
-

Hệ thống hóa lý luận về hệ thống thông tin kế toán của doanh nghiệp.

-

Trình bày thực trạng tại hệ thống thông tin kế toán tại công ty TNHH MTV
PROVIMI.

-

Đánh giá mức độ về chất lượng hệ thống thông tin kế toán tại công ty

-

Đề xuất giải pháp

Phương pháp:
-

Phương pháp thống kê mô tả: khái quát lý luận về hệ thống thông tin kế toán

-

Phương pháp khảo sát và tổng hợp: Nhằm đánh thực trạng hệ thống thông
tin kế toán tại công ty
Đối tượng và Phạm vi nghiên cứu:

3.
-

Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH MTV
Provimi.

-

Phạm vi: Hệ thống thông tin kế toán bao gồm nhiều thành phần liên quan.,
trong giới hạn đề tài tác giả chỉ tập trung vào hai chu trình mua hàng – phải
trả nhà cung cấp và chu trình bán hàng - thu tiền.

4.

Nội dung luận văn

Nội dung của đề tài gồm 3 chương:
Chương I: Tổng quan hệ thống thông tin kế toán
Chương II: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán tại Công ty.
Chương III: Mộ số giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin kế toán tại Công ty.


TÀI LIỆU THAM KHẢO
TÀI LIỆU TIẾNG VIỆT
1. Huỳnh Thị Hồng Hạnh, Nguyễn Mạnh Toàn, 2011, Kiềm soát và đảm bảo an
toàn hệ thống thông tin kế toán trong điều kiện tin học hóa, Tạp chí khoa học và
công nghệ, Đại học Đà Nẵng.
2. Nguyễn Thế Hưng, 2006. Hệ thống thông tin kế toán ( lý thuyết, bài tập và bài
giải), NXB Thống Kê.
3. Nguyễn Thị Hoàng Anh, 2009, Hệ thống thông tin kế toán tại Công ty TNHH
Maersk Việt Nam - Thực trạng và giải pháp. Luận văn thạc sỹ. Đại học kinh tề
Thành phố Hồ Chí Minh.
4. Nguyễn Phước Bảo Ấn, Bùi Quang Hùng, Trần Thanh Thúy, Phạm Trà Lam,
Lương Đức Thuận, Nguyễn Quốc Trung, Tổ chức công tác kế toán doanh
nghiệp, 2012, NXB Phương Đông.
5. Phạm Trà Lam, 2012. Tổ chức hệ thống thông tin kế toán áp dụng trong doanh
nghiệp nhỏ và vừa ở Việt Nam. Luận văn thạc sỹ. Đại học kinh tề Thành phố Hồ
Chí Minh.

6. Thái Phúc Huy (chủ biên), Nguyễn Thế Hưng, Huỳnh Văn Hiếu, Đoàn Trí
Dũng, Lương Đức Thuận, 2012. Hệ thống thông tin kế toán ( tập 1), NXB
Phương Đông.
7. Thái Phúc Huy, Nguyễn Phước Bảo Ấn, Nguyễn Bích Liên, Bùi Quang Hùng,
Trần Thanh Thúy, Phạm Trà Lam, 2012. Hệ Thống thông tin kế toán ( tập 2),
NXB Phương Đông.
8. Thông tin Công ty TNHH MTV Provimi.
< />
TÀI LIỆU TIẾNG ANH
9. Báo cáo tài chính của Công ty truy xuất từ hệ thống Tập đoàn
al/Citrix/XenApp/Internal/auth/silentDetection.aspx
/> />

/> />spx

10. Chất lượng hệ thống thông tin kế toán.
< />11. Chức năng của hệ thống thông tin kế toán,
< />m>, truy cập ngày 20 tháng 6 năm 2012.
12. Maria do ceu Gaspar Alves, Information Technology roles in Accounting task A multiple - case study, International Journal of Trade, Economics and Finance,
Vol.1, June, 2010 2010-023X.
13. Mr.Ali Amiri, Mr.Hojjatallah Salari Department of accounting, Islamic Azad
University, Bandar Abbas Branch, Iran, Effect of Accounting Information System
(AIS) on Software qualitative, International Journal of Business and Management
Invention ISSN (Online): 2319 – 8028, ISSN (Print): 2319 – 801X
www.ijbmi.org Volume 2 Issue 4 ǁ April. 2013ǁ PP.06-11.


1

CHƯƠNG 1.

TỔNG QUAN HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ
TOÁN

1.1 Vai trò của thông tin kế toán đối với công tác quản lý
1.1.1 Bản chất của kế toán
Theo định nghĩa của Hiệp hội kế toán Mỹ.
“Kế toán là quá trình xác định, đo lường và trao đổi thông tin kinh tế cho phép đánh
giá thông tin và quyết định của người sử dụng thông tin và quyết định của người sử
dụng thông tin.
Thông tin kế toán là thông tin kinh tế - nó liên quan đến hoạt động tài chính và kinh
tế của doanh nghiệp hoặc tổ chức. Thông tin kế toán cần phải được xác định và đo
lường”. />Định nghĩa về kế toán cũng được ghi nhận trong luật kế toán nước CHXHCN Việt
Nam. Theo đó: “ kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp
thông tin kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động (3Điều 4, luật kế toán do Quốc Hội thông qua ngày 17/6/2003).
Tuy có nhiều định nghĩa về kế toán nhưng chung qui lại, có thể rút ra một số điểm
chung như sau:
Kế toán nghiên cứu tài sản, nguồn hình thành tài sản và sự vận động của tài sản
trong tổ chức. Đó cũng chính là các quan hệ kinh tế tài chính phát sinh ở các tổ
chức có sử dụng tài nguyên để thực hiện mục tiêu hoạt động của mình.
Kế toán sử dụng ba loại thước đo để phản ánh là thước đo giá trị, thước đo hiện vật
và thước đo lao động trong đó thước đo giá trị là thước đo bắt buộc để có thể tổng
hợp toàn bộ các hoạt động kinh tế của tổ chức.


2

Kế toán được xem là một hệ thống thông tin của mỗi tổ chức. Hệ thống đó được
vận hành qua một quá trình thu thập, đo lường, ghi chép và cung cấp thông tin bằng
các phương pháp riêng của kế toán.

Chức năng của kế toán là thông tin và kiểm tra các hoạt động gắn liền với tài sản,
nguồn vốn hình thành tài sản và các hoạt động khác của đơn vị.
Kế toán đóng vai trò là chức năng hỗ trợ quan trọng trong quản lý điều hành doanh
nghiệp nhằm đạt mục tiêu đề ra. Chức năng này thể hiện thông qua việc cung cấp
các thông tin tài chính hữu ích phục vụ cho việc hoạch định, tổ chức, thực hiện và
kiểm soát các hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để thực hiện các
chức năng đó, cần phải có một cấu trúc được thiết lập để thu thập, lưu trữ, xử lý và
cung cấp các thông tin theo chức năng của kế toán. Cấu trúc đó chính là hệ thống
thông tin kế toán.
Tóm lại kế toán là một khoa học thu thập, xử lý và cung cấp thông tin về tài sản,
nguồn hình thành tài sản, và sự vận động của tài sản trong tổ chức. Kế toán không
chỉ vận dụng trong các doanh nghiệp mà còn trong các tổ chức phi lợi nhuận, các tổ
chức của chính phủ và các tổ chức khác có sử dụng kinh phí để thực hiện một mục
tiêu nào đó. Thông tin kế toán được sử dụng bởi nhiều đối tượng: từ nhà quản lý
doanh nghiệp đến nhà đầu tư, ngân hàng, các cơ quan quản lý nhà nước và những ai
có quan tâm đến lợi ích của tổ chức đó.
1.1.2 Vai trò kế toán
Mỗi doanh nghiệp là một tế bào của nền kinh tế mà lợi ích của tổ chức đó có liên hệ
đến nhiều đối tượng : từ người chủ sở hữu, người quản lý tại đơn vị đến các đối
tượng bên ngoài. Mỗi một đối tượng có những nhu cầu thông tin riêng xuất phát từ
những lợi ích riêng của mỗi tổ chức. Vai trò thể hiện qua hai nhóm đối tượng là các
nhà quản lý doanh nghiệp và các đối tượng bên ngoài:
 Đối với nhà quản lý ở doanh nghiệp: do doanh nghiệp có tính tự chủ trong
việc sử dụng các nguồn lực của mình nên người quản lý doanh nghiệp cần có những


3

thông tin để hoạch định, tổ chức và kiểm soát toàn bộ tài sản và hoạt động kinh
doanh của mình. Vai trò của thông tin kế toán đối với nhóm đối tượng này thể hiện

ở các mặt sau:
Giúp nhà quản lý ở doanh nghiệp kiểm tra, kiểm soát toàn bộ tài sản hiện có, tình
hình biến động và sử dụng tài sản trong hoạt động kinh doanh theo đúng các mục
tiêu đã định, tránh tình trạng thất thoát hay sử dụng lãng phí tài sản.
Giúp nhà quản lý kiểm tra, kiểm soát tình hình sử dụng các khoản vay nợ, tình hình
huy động và sử dụng vốn chủ sở hữu qua đó đánh giá tình hình thực hiện nghĩa vụ
của đơn vị đối với người cho vay, nhà nước, người lao động và các tổ chức khác.
Thông qua thông tin do kế toán cung cấp, nhà quản lý có thể xây dựng các kế hoạch
ngắn hạn và dài hạn trong hoạt động đầu tư và huy động vốn, xây dựng các chiến
lược và chính sách kinh doanh phù hợp.
Hệ thống kế toán

Hoạt

Hoạt

động

động

kinh tế

kinh tế

Báo cáo kế toán

Người sử dụng

Người sử dụng bên

ở DN:

ngoài DN:

Chủ sở hữu
Nhà quản trị

Nhà nước, ngân hàng,
nhà đầu tư
Các tổ chức khác.

Hình 1.1 : Mối quan hệ giữa thông tin kế toán và người sử dụng


4

 Đối với các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp: bao gồm Nhà nước, các đối
tượng khác như ngân hàng, các tổ chức tài chính khác sử dụng thông tin kế toán của
doanh nghiệp, người chủ sở hữu, các nhà đầu tư tiềm tàng, nhà cung cấp, khách
hàng …
Vai trò thông tin kế toán đối với từng đối tượng bên ngoài là khác nhau nhưng thực
chất thông tin kế toán thường liên quan đến các vấn đề tình hình tài chính của doanh
nghiệp. Vì thế báo cáo cung cấp cho các đối tượng này thường được gọi là báo cáo
tài chính theo mục đích chung vì nó cung cấp những thông tin tổng quát cho việc sử
dụng của nhiều đối tượng bên ngoài doanh nghiệp
Để phát huy vai trò của mình, thông tin kế toán cung cấp phải đáp ứng những yêu
cầu sau:
Thông tin kế toán cung cấp phải đảm bảo tính thống nhất về nội dung và phương
pháp tính toán cụ thể:
Đối với thông tin kế toán tài chính, cần tuân thủ các nguyên tắc kế toán chung đã

được chấp nhận để đảm bảo tính so sánh của thông tin khi công bố ra bên ngoài.
Khi đó mỗi cá nhận đều có thể đọc hiểu và sử dụng thông tin kế toán trong việc ra
quyết định.
Đối với thông tin kế toán quản trị cần thống nhất đối với tài liệu kế hoạch hoặc các
qui định bên trong nội bộ để thuận lợi cho việc quản lý các hoạt động ở đơn vị.
Thông tin kế toán phải phản ánh trung thực, khách quan thực tế hoạt động của đơn
vị. Không nên quan niệm việc ghi sổ kế toán là chỉ để đối phó với những yêu cầu
của nhà nước.Thông tin kế toán cung cấp phải phản ánh kịp thời các hoạt động kinh
tế tài chính xảy ra.
Thông tin kế toán cung cấp phải phản ánh đầy đủ, toàn diện về mọi hoạt động kinh
tế, tài chính của đơn vị.


5

Thông tin kế toán cung cấp phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các đối tượng sử
dụng đều có thể nhận thức đúng đắn hoạt động và kết quả hoạt động của đơn vị,
thực hiện việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động của đơn vị.

1.2 Hệ thống thông tin kế toán
1.2.1 khái niệm
1.2.1.1 Hệ thống
Hệ thống là một khái niệm thường được sử dụng trong đời sống như hệ thống giao
thông, hệ thống truyền thông, hệ thống các trường đại học…..Theo quan điểm tiếp
cận hệ thống thì hệ thống là một tập hợp các thành phần có quan hệ tương tác với
nhau để cùng thực hiện các mục tiêu đặt ra của hệ thống. Một hệ thống bất kỳ đều
có bốn đặc điểm sau:
 Các thành phần, bộ phận trong hệ thống
 Các mối quan hệ, cách thức và cơ chế tương tác giữa các thành phần bên
trong.

 Phạm vi, giới hạn của hệ thống
 Các mục tiêu hướng đến của hệ thống.
Hình 1.1 minh họa cho một hệ thống bao gồm bốn thành phần có mối quan hệ với
nhau và tập hợp lại với nhau tạo thành hệ thống 1.0.
A

Hệ thống 1.0

E
1.2.1

A
1.1

C
1.2

F

1.2.2

C

B
1.4

1.2.3
1.3

C

D
D

Hình 1.2

Hình 1.1

Hình 1.3: Hệ thống


6

Hệ thống 1.0 có các thành phần 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 tương tác với nhau thông qua mối
quan hệ A,B,C,D nhằm thực hiện mục tiêu của hệ thống 1.0. Có thể hình dung hệ
thống 1.0 là một tổ chức trong đó các thành phần bên trong của tổ chức này là các
bộ phận, phòng ban của nó. Các phòng ban này sẽ phối hợp, quan hệ với nhau theo
các quy định về quyền hạn, trách nhiệm, các quy chế, điều lệ….được đặt ra trong tổ
chức nhằm thực hiện các mục tiêu tồn tại của tổ chức đó.
Hệ thống có thể tồn tại theo nhiều cấp độ khác nhau. Một hệ thống có thể là một
thành phần trong hệ thống khác gọi là hệ thống con. Như trong hình 1.1, mỗi phòng
ban, bộ phận 1.1, 1.2, 1.3, 1.4 có thể là một hệ thống con trong hệ thống 1.0, các hệ
thống con này cũng có những thành phần bên trong của nó như 1.2.1, 1.2.2, 1.2.3 và
thực hiện các mục tiêu đặt ra cho từng bộ phận đó ( hình 1.2). Tất nhiên mục tiêu
thực hiện mỗi bộ phận, mỗi hệ thống con đều hướng đến mục tiêu chung của hệ
thống cấp trên mà nó trực thuộc. Do đó, khi tiếp cận đến hệ thống bất kỳ, chúng ta
phải tìm hiểu và xác định rõ mục tiêu cho hệ thống đang quan tâm là gì, để từ đó có
thể vạch ra phạm vi, đường biên của hệ thống, các thành phần bên trong tham gia hệ
thống. Đây cũng là cách tiếp cận hệ thống mà chúng ta sẽ vận dụng để tìm hiểu hệ
thống thông tin kế toán.

Khi đề cập đến hệ thống có sự tham gia của con người, chúng ta cần phải phân biệt
khái niệm hệ thống và tổ chức. Nếu như khái niệm tổ chức chỉ đề cập đến tập hợp
các con người nhằm thực hiện mục tiêu đặt ra thì hệ thống là một khái niệm tổng
thể, rộng hơn mà con người chỉ là một trong những thành phần quan trọng của hệ
thống bên cạnh các thành phần khác như công nghệ, máy móc, thiết bị, hệ thống sổ
sách, giấy tờ…..
Hệ thống thông tin là một hệ thống do con người thiết lập nên bao gồm tập hợp
những thành phần có quan hệ với nhau nhằm thu thập, lưu trữ, xử lý và cung cấp
thông tin cho người sử dụng.
Tất cả các hệ thống thực hiện mục tiêu cung cấp thông tin cho các đối tượng sử
dụng được gọi là hệ thồng thông tin


7

1.2.1.2Hệ thống thông tin kế toán
Hệ thống thông tin kế toán thu thập, ghi nhận và lưu trữ dữ liệu để cung cấp thông
tin cho nhà quản trị. Hệ thống thông tin kế toán là một tập hợp các thành phần liên
quan, tương tác nhau để đạt được mục tiêu đề ra, hầu hết các hệ thống thông tin kế
toán bao gồm các hệ thống nhỏ. Hệ thống thông tin kế toán có thể sử dụng công
nghệ thông tin có thể đơn giản hoặc phức tạp, công nghệ là công cụ đơn giản để tạo
lập, duy trì và cải tiến hệ thống. Hệ thống thông tin kế toán tác động mạnh đến
chiến lược và văn hóa kinh doanh của doanh nghiệp.
Trong cấu trúc hệ thống thông tin kế toán, quá trình vận hành để cung cấp thông tin
thông thường được thực hiện theo các bước sau:
 Thu thập dữ liệu của các nghiệp vụ, sự kiện của quá trình sản xuất kinh
doanh qua chứng từ và các đối tượng mang dữ liệu.
 Ghi nhận, sắp xếp các nghiệp vụ theo trình tự thời gian gọi là ghi nhật ký
 Phân tích các nghiệp vụ theo nội dung cần theo tập hợp và theo dõi như tập
hợp theo các đối tượng kế toán, các đối tượng kế toán theo dõi chi tiết gọi là

chuyển sổ.

Các đối tượng
kế toán

Nội dung nghiệp vụ

Thông tin kế toán
Ghi nhận sắp

phát sinh

Ghi nhận sắp

xếp theo thời

xếp

gian

dung quản lý

Các đối tượng
kế toán

Hình 1.4 : Quy trình xử lý của hệ thống thông tin kế toán

theo

nội

(sổ sách, các báo
ế


8

Lập và trình bày thông tin trên các báo cáo với nội dung đã được tập hợp, theo dõi.
Như vậy, kế toán dưới gốc độ một hệ thống thông tin phải là tập hợp rất nhiều thành
phần có liên quan với nhau ( con người, phương tiện, công nghệ, quy trình….) tham
gia vào quy trình vận hành của hệ thống thông tin kế toán để có được thông tin đáp
ứng yêu cầu của người sử dụng.
Đối tượng của hệ thống thông tin kế toán:
Để cung cấp các thông tin theo yêu cầu phục vụ cho việc quản trị của các cấp
quản lý cũng như các đối tượng hữu quan bên ngoài doanh nghiệp, hệ thống thông
tin kế toán sẽ thu thập dữ liệu từ các quá tŕnh sản xuất kinh doanh của doanh nhiệp.
Dữ liệu thu thập chính là nội dung của các hoạt động, nghiệp vụ phát sinh trong quá
trình trên. Tùy theo nội dung của thông tin yêu cầu mà sẽ có các nội dung cần phản
ánh cho từng hoạt động tương ứng.
Nhiệm vụ của hệ thống thông tin kế toán là phải xác định những hoạt động
nào hệ thống kế toán cần phản ánh và nội dung nào mô tả cho các hoạt động đó
được ghi nhận vào làm dữ liệu cho hệ thống kế toán. Để làm được điều này, kế toán
cần am hiểu quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nhận biết tường tận
nội dung, mục đích, chức năng các hoạt động diễn ra trong quá trình đó. Do đó, đối
tượng của hệ thống thông tin kế toán chính là các hoạt động phát sinh trong quá
trình kinh doanh sản xuất của doanh nghiệp.


9

Chu trình SX- yếu tố
SX->SP hoàn thành

Chu trình doanh thu
Sản phẩm

bán hàng -> thu tiền

Ghi sổ -

Nguyên vật liệu

lập báo

Tiền

Chu trình CP
Mua hàng – thanh toán

Chu trìnhtài chính

Tiền

Thu tiền -> chi tiền

Tiền

Chu trình nhận sự
Tuyển dụng – trả lương

Hình 1.5: Các chu trình kế toán

Mỗi doanh nghiệp khác nhau có thể có quá trình sản xuất kinh doanh đặc thù cho
doanh nghiệp của mình. Ở gốc độ tiếp cận tổng quát, chúng ta có thể chia quá trình
này theo các nội dung kinh tế liên quan. Trong mỗi quá trình được phân chia, liên
quan đến một nội dung phân loại sẽ là tập hợp các hoạt động, nghiệp vụ diễn ra theo
một trình tự và lập lại. Các quá trình được phân chia đó gọi là các chu trình kinh
doanh hay còn gọi là các chu trình kế toán.
Chu trình kinh doanh ( chu trình kế toán) là tập hợp một chuỗi các hoạt động diễn ra
theo trình tự được lặp lại liên quan đến cùng một năm chu trình kinh doanh chủ yếu
sau:
a) Chu trình doanh thu: là tập hợp các hoạt động liên quan đến nội dung bán
hàng, cung cấp dịch vụ và thu tiền từ khách hàng. Chu trình này bao gồm bốn hoạt
động: đặt đơn hàng, lên hàng, xuất hóa đơn và thu tiền


10

Yêu cầu

Đơn hàng

1.0 đơn

Phản hồi khách hàng

hàng

Hàng tồn

Chu trình

Chu trình

chi phí

sản xuất

Đơn hàng

Khách hàng

2.0

Khách

Vận chuyển

lên

hàng
Phiếu lên
hàng
Hóa đơn

3.0 xuất
hóa đơn

Thanh toán

4.0 thu

ủy nhiệm chi

Doanh thu

tiền
Sổ cái và hệ thống báo cáo
Khách hàng

•

Đối với giai đoạn đặt hàng: gồm nhận đơn hàng, kiểm tra, chấp nhận bán

chịu và kiểm tra lượng hàng tồn trong kho.
Rủi ro đối với hoạt động đặt hàng: đơn hàng không chính xác, đơn hàng không hợp
lệ, lượng hàng tồn kho dư thừa, mất khách hàng.


11

Các biện pháp kiểm soát:
Dữ liệu nhập vào phải được kiểm tra, kiểm soát.
Hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu.
Xây dựng hạn mức tín dụng.
Ủy quyền cụ thể cho việc phê duyệt bán chịu đối với khách hàng mới hoặc bán chịu
vượt qua hạn mức tín dụng.
Xây dựng hệ thống kiểm soát hàng tồn kho.
Dự báo bán hàng.
•

Đối với hoạt động lên hàng: gồm đóng gói và lên hàng.

Rủi ro: lên sai hàng hóa, hàng hóa bị mất, giao hàng sai thông tin của khách hàng.
Các biện pháp kiểm soát:
Hạn chế truy cập công cụ liên quan đến hàng tồn kho.
Kiểm kho định kỳ để đảm bảo lượng hàng tồn kho đúng.
Đối chiếu phiếu lên hàng với đơn đặt hàng.
•

Hoạt động xuất hóa đơn: xuất hóa đơn và cập nhật công nợ.

Rủi ro: xuất hóa đơn sai, nhập sai khoản phải thu, ghi chú hạn mức tín dụng sai.
Các biện pháp kiểm soát:
Tách biệt chức năng xuất hóa đơn và lên hàng.
Hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu đơn giá.
Đối chiếu chứng từ vận chuyển với hóa đơn.
•

Hoạt động thu tiền:

Rủi ro: không thu được tiền, dòng tiền bị ảnh hưởng.
Các biện pháp kiểm soát:


12

Tách biệt chức năng ghi nhận công nợ với thu tiền.
Đối chiếu tài khoản ngân hàng và khoản phải thu.
Gửi thư đối chiếu nợ định kỳ với khách hàng.

b) Chu trình chi phí: là tập hợp các hoạt động liên quan đến nội dung mua hàng hóa,
nguyên vật liệu, dịch vụ và thanh toán tiền cho nhà cung cấp bao gồm: đặt hàng,
nhận hàng, nhận hóa đơn và thanh toán cho nhà cung cấp.
1.0 đặt

Đơn hàng

hàng

Nhà cung cấp

Đơn đặt hàng

hàng tồn kho

Nhà cung cấp

Chu trình doanh thu

2.0 nhận

hàng hóa

hàng

Hóa đơn

3.0 chấp
nhận hóa
đơn

Tài khoản phải trả

Sổ cái
4.0 thanh
toán


13

Rủi ro:
Đơn hàng không cần thiết hoặc nhiều hơn yêu cầu.
Hàng tồn kho quá nhiều.
Sai phạm trong kiểm kho.
Chất lượng hàng hóa kém hoặc đắt hơn so với giá thị trường.
Lập hóa đơn khống.
Thanh toán hai lần cho nhà cung cấp, thanh toán sai nhà cung cấp.
Các biện pháp kiểm soát:
Kiểm tra khi có yêu cầu đặt hàng và khi thanh toán cho nhà cung cấp.
Rà soát định kỳ và phân tích lượng hàng tồn kho.
Kiểm soát mật khẩu truy cập nghiệp vụ thanh toán cho nhà cung cấp.
Kiểm tra ngẩu nhiên tài khoản phải trả và thông tin lượng hàng tồn kho
Giám sát truy cập dữ liệu.
c) Chu trình sản xuất: là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình chuyển hóa
nguyên vật liệu, sức lao động thành các sản phẩm hoàn thành. Chu trình này chỉ có
trong các doanh nghiệp sản xuất.
d) Chu trình nhận sự: là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình tuyển dụng, sử
dụng và trả lương cho người lao động.
e) Chu trình tài chính: là tập hợp các hoạt động liên quan đến quá trình huy động các
nguồn tiền đầu tư vào doanh nghiệp và quản lý các dòng tiền chi ra cho các chủ nợ

và nhà đầu tư vào doanh nghiệp.
Năm chu trình kinh doanh này không tồn tại độc lập mà có ảnh hưởng qua lại lẫn
nhau theo mối quan hệ cho-nhận các thông tin và nguồn lực. Tất cả các dữ liệu phản
ánh nội dung của các hoạt động diễn ra các chu trình kinh doanh sẽ được chuyển


14

đến hệ thống ghi sổ - lập báo cáo để cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng
trong và ngoài doanh nghiệp.
Chức năng của hệ thống thông tin kế toán:
Vai trò cung cấp thông tin, hỗ trợ việc điều hành quản lý và hoạt động của doanh
nghiệp thể hiện trong năm chức năng sau:
Cung cấp các báo cáo cho các đối tượng sử dụng bên ngoài doanh nghiệp: Đây là
báo cáo tài chính, báo cáo thuế phục vụ cho các cổ động, chủ nợ, cơ quan quản lý
nhà nước. Các báo cáo này được lập và trình bày theo những quy định và khuôn
mẫu sẵn có và thống nhất cho tất cả các loại hình doanh nghiệp (báo cáo có cấu
trúc). Với đặc điểm như vậy, chức năng này hầu như đều được áp dụng ở tất cả các
hệ thống thông tin kế toán, đặc biệt là trong điều kiện có sự hỗ trợ của máy tính và
công nghệ thông tin.
Hỗ trợ thực hiện và quản lý các hoạt động phát sinh hàng ngày: hệ thống thông tin
kế toán thông qua việc thu thập dữ liệu của các hoạt động trong năm chu trình kinh
doanh, sẽ cung cấp các thông tin hữu ích đánh giá quá trình thực hiện các hoạt động
diễn ra. Các thông tin được tập hợp đầy đủ, chính xác, kịp thời sẽ tạo điều kiện cho
các quá trình ra quyết định có cấu trúc trong việc quản lý các hoạt động như quyết
định bán chịu, đặt thêm hàng, chiết khấu, giảm giá hàng bán… Cùng với việc ứng
dụng mạnh mẽ công nghệ thông tin trong hoạt động kế toán, chức năng này hầu như
có thể thực hiện được đối với hầu hết các hệ thống thông tin kế toán.
Hỗ trợ ra quyết định quản trị: thông tin cần thiết cung cấp cho ra quyết định quản trị
doanh nghiệp rất đa dạng, tùy theo nhu cầu của người sử dụng thông tin. Các thông

tin này thường không có những tiêu chuẩn hay những báo cáo cụ thể, do đó đòi hỏi
hệ thống thông tin kế toán phải có những phản ứng linh hoạt nhằm đáp ứng kịp thời
và đầy đủ các yêu cầu thông tin khác nhau từ các cấp quản lý. Đây là yêu cầu mà
không phải hệ thống thông tin kế toán nào cũng có thể đáp ứng. Tuy nhiên, nếu thực
hiện được chức năng này, vai trò kế toán sẽ được nâng lên trong quá trình quản trị
doanh nhiệp, bởi thông tin được tạo ra từ hệ thống kế toán sẽ là những tài sản vô


15

hình tạo nên lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp đối với các doanh nghiệp khác (
mà hệ thống thông tin ở đó không đáp ứng được)
Hoạch định và kiểm soát: thông tin được cung cấp từ hệ thống thông tin kế toán
cũng rất cần cho quá trình hoạch định chiến lược và kiểm soát thực hiện mục tiêu.
Thông qua những dữ liệu thu thập được theo thời gian từ tất cả hoạt động của doanh
nghiệp, những dữ liệu dự toán, hệ thống kế toán sẽ tiến hành làm các phép so sánh
tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong khoảng thời gian dài, từ đó phân tích và
đưa ra những dự báo, xu hướng và các chiến lược phát triển trung và dài hạn. Thông
tin cần cho quá trình quản lý này rất phong phú, mang tính tổng hợp và khái quát
cao, đòi hỏi hệ thống kế toán thu thập và lưu trữ rất nhiều dữ liệu theo thời gian và
không gian, những dữ liệu tài chính và phi tài chính. Đây là đòi hỏi rất cao đối với
hệ thống kế toán và chỉ có thể thực hiện được khi hệ thống kế toán hợp nhất với các
hệ thống con khác trong hệ thống thông tin quản lý, trên nền tảng ứng dụng công
nghệ thông tin mạnh mẽ.
Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ: kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách, thủ
tục được thiết lập để phòng ngừa, ngăn chặn và phát hiện các rủi ro có thể xảy ra
trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có rủi ro liên quan đến thông
tin cung cấp. Thông qua việc thiết lập hệ thống thông tin kế toán các chính sách, thủ
tục kiểm soát sẽ được “ nhúng vào” hệ thống kế toán. Hơn nữa, chính hệ thống
thông tin kế toán sẽ là kênh thông tin và truyền thông quan trọng để góp phần tạo

nên hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả trong doanh nghiệp.
Phân loại hệ thống thông tin kế toán:
Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung cấp:
Hệ thống thông tin kế toán tài chính: cung cấp các thông tin tài chính chủ yếu cho
đối tượng bên ngoài. Những thông tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, các
nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành


16

Hệ thống thông tin kế toán quản trị: cung cấp các thông tin nhằm mục đích quản
trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh
hưởng về tài chính kinh tế của chúng đối với tổ chức.
Phân loại theo phương thức xử lý:
Hệ thống thông tin kế toán thủ công: tất cả các quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý,
thiết lập các báo cáo đều được thực hiện thủ công, ghi chép bằng tay.
Hệ thống thông tin bán thủ công: có sự ứng dụng và hỗ trợ nhất định của máy tính
và công nghệ thông tin trong quá trình vận hành của hệ thống kế toán.
Hệ thống kế toán dựa trên nền máy tính: các quá trình thực hiện vận hành của hệ
thống kế toán phần lớn được thực hiện trên nền máy tính từ việc thu thập, ghi nhận,
xử lý cung cấp thông tin.
1.2.2 Các bộ phận cấu thành hệ thống thông tin kế toán
1.2.2.1Hệ thống thông tin đầu vào:
Dữ liệu đầu vào: bao gồm các nội dung cần thiết thu thập và các phương thức thu
thập dữ liệu cho hệ thống thông tin.
Lưu trữ

Dữ liệu đầu vào

Xử lý

Xử lý

Hình 1.6 Các thành phần của hệ thống thông tin kế toán

Thông tin đầu ra


17

1.2.2.2 Hệ thống xử lý thông tin:
Thành phần xử lý: các quá trình, bộ phận thực hiện hoạt động xử lý các nội dung dữ
liệu đầu vào đã thu thập như phân tích, tổng hợp, tính toán, ghi chép, xác nhận… để
làm biến đổi tính chất, nội dung của dữ liệu, tạo ra các thông tin theo yêu cầu sử
dụng.
Thành phần lưu trữ: lưu trữ các nội dung dữ liệu đầu vào hoặc thông tin tạo ra của
các quá trình xử lý để phục vụ cho những quá trình xử lý và cung cấp thông tin về
sau.
1.2.2.3 Hệ thống thông tin đầu ra:
Thông tin đầu ra: nội dung của thông tin và phương thức cung cấp thông tin được ra
từ hệ thống cho các đối tượng sử dụng.
Kiểm soát: kiểm soát các quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý nhằm cung cấp thông tin
theo tiêu chuẩn, mục tiêu của hệ thống đặt ra đồng thời phản hồi những sai sót, hạn
chế của các thành phần của hệ thống thông tin để khắc phục, sửa chữa.
Thông tin chỉ được tạo ra từ quá trình xử lý dữ liệu khi có sự tham gia của các thành
phần của hệ thống thông tin cụ thể và mang ý nghĩa nhất định đối với đối tượng sử
dụng thông tin đó. Trong nhiều trường hợp các thông tin tạo ra từ hệ thống này sẽ là
dữ liệu cho một hệ thống thông tin khác. Do đó, cần phải nhận biết và phân biệt sự
khác nhau giữa dữ liệu và thông tin, đồng thời chỉ xem xét chúng trong phạm vi của
một hệ thống thông tin cụ thể.

Quá trình xử lý của hệ thống thông tin có thể được thực hiện bởi các phương pháp
xử lý khác nhau. Đó có thể là quá trình ghi chép, xử lý thủ công bằng tay thông
thường hay được hỗ trợ và thực hiện bởi hệ thống xử lý máy tính hoặc cũng có thể
kết hợp giữa thủ công và máy tính. Do đó một hệ thống thông tin không nhất thiết
phải là hệ thống xử lý bằng máy.


18

1.2.3 Mối quan hệ hệ thống thông tin kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ
Hệ thống kiểm soát nội bộ bao gồm các chính sách và các thủ tục thực hiện chính
sách được thiết lập bởi các cấp lãnh đạo và được đoàn thể doanh nghiệp tuân thủ
nhằm cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt ba mục tiêu: báo cáo tài chính đáng
tin cậy, các luật lệ và quy định hiện có được tuân thủ, các hoạt động kiểm soát là
hữu hiệu và hiệu quả.
Theo COSO 1992:
Hệ thống kiểm soát nội bộ thực chất là các hoạt động, biện pháp, kế hoạch, quan
điểm, nội quy, chính sách và nổ lực của mọi thành viên trong tổ chức để đảm bảo
cho tổ chức đó hoạt động hiệu quả và đạt được những mục tiêu đề ra một cách hợp
lý.
Có 3 mục tiêu chính được xác định rõ ràng:
Bảo vệ tài sản của tổ chức
Đảm bảo thông tin kế toán chính xác và tin cậy
Thúc đẩy hiệu quả hoạt động kinh doanh
Các thành phần của hệ thống kiểm soát gồm:
 Môi trường kiểm soát: là tất cả những nhận tố mang tính môi trường, có ảnh
hưởng đến quá trình thiết kế sự vận hành và tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ.
 Đánh giá rủi ro: các rủi ro có thể xảy ra do rất nhiều nguyên nhận đền từ cả
bên trong lẫn bên ngoài có thể chủ quan hoặc khách quan, nhà quản lý phải quyết
định rủi ro nào có thể chấp nhận và phải làm gì để quản lý rủi ro.

 Các hoạt động kiểm soát: là những chính sách và thủ tục giúp cho việc thực
hiện các chỉ đạo của người quản lý. Các chính sách, thủ tục này giúp thực thi
những hành động để quản lý các rủi ro có thể phát sinh trong quá trình thực hiện
các mục tiêu.


19

 Thông tin và truyền thông: là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập,
duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc hình thành các
báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động tài chính và sự tuân thủ.
 Giám sát: đây lá quá trình đánh giá chất lượng kiểm soát nội bộ một cách
liên tục giúp cho việc kiểm soát duy trì được tính hữu hiệu qua các giai đoạn khác
nhau.
Hệ thống thông tin kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp có mối
quan hệ mật thiết với nhau, hỗ trợ nhau. Mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ là
đảm bảo thông tin kế toán cung cấp được chính xác trung thực đầy đủ đây cũng là
mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán.
Các hoạt động kiểm soát giúp cho quá trình luân chuyển chứng từ, ghi nhận, xử lý
thông tin và tổng hợp thông tin được kiểm tra, kiểm soát chặt chẽ, quản lý được rũi
ro.
Hệ thống thông tin kế toán cũng có vai trò hỗ trợ đối với hệ thống kiểm soát nội bộ,
quá trình tin học hóa các chứng từ, sổ sách kế toán làm cho bộ máy kế toán được
đơn giản hóa, giảm bớt thời gian kiểm tra kiểm soát và hạn chế việc sai sót trong
quá trình ghi chép chứng từ, sổ sách.

1.3 Điều kiện thực hiện và cơ chế vận hành hệ thống thông tin kế toán
1.3.1 Điều kiện thực hiện
Phần cứng: bao gồm các bộ phận điện tử, các bo mạch, các ngoại vi và các thiết bị
khác tạo nên hệ thống kế toán.

Phần cứng được sử dụng trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy vi tính cần
đáp ứng các yêu cầu sau:
Phần cứng phải chạy được trên phần mềm dự định sử dụng
Tốc độ xử lý của CPU và dung lượng phù hợp với nhu cầu mong muốn
Dung lượng của thiế bị lưu trữ thứ cấp cần đáp ứng nhu cầu sử dụng


20

Hệ thống cần đáp ứng nhu cầu truyền đạt thông tin
Nên lực chọn phần cứng với công nghệ mới nhất.
Phần cứng phải luôn sẵn sàng để sử dụng
Hệ thống phải tương thích với phần mềm và các thiết bị ngoại vi khác.
Hệ thống cần được bảo hành và bảo đảm bởi nhà cung cấp.
Phần mềm: là chương trình hệ thống tiện ích hay ứng dụng được diễn đạt theo ngôn
ngữ mà máy tính có thể đọc được.
Phần mềm sử dụng trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính cần đáp ứng
các yêu cầu sau:
Phần mềm sử dụng trong hệ thống thông tin kế toán cần đáp ứng về điều kiện và
tiêu chuẩn phần mềm kế toán được quy định trong thông tư 103/2005/TT-BTC
Gói phần mềm phải phù hợp với đặc điểm kỹ thuật yêu cầu.
Những sự thay đổi chương trình cần phù hợp với nhu cầu của đơn vị.
Phần mềm cũng cần đáp ứng nhu cầu kiểm soát.
Tốc độ, tình chính xác và độ tin cậy của phần mềm cần được đáp ứng.
Người sử dụng thỏa mãn đối với phần mềm.
Gói phần mềm phải có tài liệu hướng dẫn tốt.
Phần mềm cần tương thích với phần mềm hiện tại.
Mức độ thân thiện cao với người sử dụng.
Trước khi đưa vào sử dụng phần mềm cần được kiểm tra về mức độ hoạt động.
Phần mềm phải được bảo hành bởi nhà cung cấp

Yêu cầu về tính linh hoạt của phàn mềm cần được đáp ứng
Yêu cầu truy cập trực tuyến cũng có thể cần đáp ứng tùy theo yêu cầu.
Nhà cung cấp phần mềm phải đáp ứng yêu cầu cập nhật liên tục.