Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty TNHH MTV xổ số kiến thiết tiền giang

1

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM

VÕ THỊ NGUYỆT NGA

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TẠI CTY TNHH MTV XỔ SỐ KIẾN THIẾT
TIỀN GIANG

LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ

TP. Hồ Chí Minh - Năm 2013


2

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM

VÕ THỊ NGUYỆT NGA

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TẠI CTY TNHH MTV XỔ SỐ KIẾN THIẾT
TIỀN GIANG

Chuyên ngành: Kế Toán
Mã số: 60340301
LUẬN VĂN THẠC SỸ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:

TS. Trần Anh Hoa

TP. Hồ Chí Minh - Năm 2013


3

LỜI CẢM ƠN

Qua thời gian tìm hiểu và nghiên cứu đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm
soát nội bộ tại Công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Tiền Giang”, tôi hy vọng
sẽ đóng góp những ý kiến tích cực giúp công ty ngày càng hoàn thiện hơn.
Tôi chân thành cảm ơn Giáo viên hướng dẫn –TS. Trần Anh Hoa đã giúp
đỡ và chỉ dẫn để tôi có thể hoàn thành luận văn này. Cảm ơn thầy, cô Trường
Đại học Kinh Tế thành phố Hồ Chí Minh tạo điều kiện cho tôi học tập và cung
cấp tài liệu tham khảo để thực hiện đề tài.
Tôi chân thành cảm ơn Ban giám đốc Công ty, ban lãnh đạo, tập thể
công nhân viên phòng Tài vụ - Kế toán -Thống kê cùng các phòng ban khác đã
hỗ trợ tôi trong tìm kiếm, khảo sát và đánh giá thực tế tại đơn vị.
Và cảm ơn đến gia đình, đồng nghiệp, bạn bè đã ủng hộ tinh thần và tạo
điều kiện tốt nhất để tôi hoàn thành luận văn.
Với những hạn chế về thời gian và vốn kiến thức trong quá trình nghiên
cứu, luận văn không tránh khỏi những thiếu sót, rất mong thầy cô góp ý để tôi
có thể khắc phục và hoàn thiện luận văn của mình.


4

LỜI CAM ĐOAN

Luận văn với đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty
trách nhiệm hữu hạn Một thành viên xổ số kiến thiết Tiền Giang” là công trình
do tôi nghiên cứu và hoàn thành dưới sự hướng dẫn của người hướng dẫn khoa
học.
Các thông tin trình bày trong luận văn được thu thập từ lý thuyết hệ
thống kiểm soát nội bộ, các tài liệu tham khảo và thực tế từ phía công ty. Tôi
xin chịu trách nhiệm về lời cam đoan của mình.

TP.Hồ Chí Minh, ngày 9 tháng 9 năm 2013.
Người làm luận văn

Võ Thị Nguyệt Nga


5

MỤC LỤC
BÌA
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU
LỜI MỞ ĐẦU
CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ.
1.1.1 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ. .......................................................... 15
1.1.2 Khái niệm ................................................................................................ 15
1.1.3 Kiểm soát nội bộ là một quá trình ........................................................... 16

1.1.4 Nhân tố con người................................................................................... 16
1.1.5 Đảm bảo hợp lý ....................................................................................... 16
1.1.6 Các mục tiêu ........................................................................................... 16
1.2 Lịch sử phát triển Kiểm soát nội bộ ......................................................... 17
1.2.1 Giai đoạn sơ khai ...................................................................................... 17
1.2.2 Giai đoạn hiện đại ..................................................................................... 19
1.3 Các bộ phận cấu thành Hệ thống KSNB theo báo cáo COSO 2004...... 20
1.3.1 Môi trường kiểm soát ............................................................................. 20
1.3.1.1 Tính trung thực và các giá trị đạo đức ................................................... 20
1.3.1.2 Cam kết về năng lực............................................................................... 20
1.3.1.3 Hội đồng quản trị và ban kiểm soát ....................................................... 21
1.3.1.4 Triết lý quản lý và phong cách điều hành .............................................. 21
1.3.1.5 Cơ cấu tổ chức ....................................................................................... 21
1.3.1.6 Phân định quyền hạn và trách nhiệm ..................................................... 22
1.3.1.7 Chính sách nhân sự ................................................................................ 22
1.3.2 Đánh giá rủi ro ........................................................................................ 22
1.3.3 Hoạt động kiểm soát ............................................................................... 23


6

1.3.4 Thông tin và truyền thông ...................................................................... 24
1.3.4.1 Thông tin ................................................................................................ 24
1.3.4.2 Truyền thông .......................................................................................... 25
1.3.5 Giám sát ................................................................................................... 25
1.3.5.1 Giám sát thường xuyên .......................................................................... 26
1.3.5.2 Giám sát định kỳ .................................................................................... 26
1.3.6 Thiết lập mục tiêu ................................................................................... 26
1.3.7 Nhận dạng các sự kiện ............................................................................ 26
1.3.8 Đối phó với rủi ro .................................................................................... 28

1.4 So sánh giữa COSO 1992 và COSO 2004 ................................................ 28
1.4.1 Giống nhau ................................................................................................ 28
1.4.2 Khác nhau ................................................................................................. 29
1.6 Những nguyên nhân chủ yếu cho Hệ thống KSNB ................................. 29
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1................................................................................. 31
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI
CÔNG TY TNHH MTV XỔ SỐ KIẾN THIẾT TIỀN GIANG
2.1 Giới thiệu về công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Tiền Giang ........... 32
2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển ............................................................... 33
2.1.2 Nghành nghề kinh doanh .......................................................................... 33
2.2 Đặc điểm sản xuất kinh doanh .................................................................. 33
2.3 Cơ sở vật chất kỹ thuật .............................................................................. 34
2.4 Cơ cấu tổ chức và quản lý kinh doanh ..................................................... 34
2.4.1 Cơ cấu tổ chức quản lý của công ty ......................................................... 34
2.4.2 Tổ chức công tác kế toán tại công ty ........................................................ 34
2.4.2.1 Tổ chức công tác kế toán ....................................................................... 35
2.4.2.1.1 Chính sách kế toán .............................................................................. 35
2.4.2.1.2 Tổ chức vận dụng chế độ kế toán ....................................................... 35
2.4.2.2 Tổ chức bộ máy kế toán ........................................................................ 36


7

2.5 Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty TNHH MTV Xổ số
kiến thiết Tiền Giang ....................................................................................... 37
2.5.1 Mục đích, đối tượng và phương pháp khảo sát.................................... 37
2.5.1.1 Mục đích khảo sát .................................................................................. 37
2.5.1.2 Đối tượng khảo sát ................................................................................. 37
2.5.1.3 Phương pháp khảo sát ............................................................................ 37
2.5.2 Thực trạng hệ thống KSNB tại Cty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Tiền

Giang ................................................................................................................. 37
2.5.2.1 Môi trường kiểm soát tại Công ty xổ số Tiền Giang ......................... 37
2.5.2.1.1Triết lý quản lý và phong cách điều hành ............................................ 38
2.5.2.1.2 Ban giám đốc và thanh tra nhân dân ................................................... 39
2.5.2.1.3 Chính sách nhân sự và năng lực của đội ngũ nhân viên ..................... 40
2.5.2.1.4 Tính chính trực và các giá trị đạo đức ................................................ 42
2.5.2.1.5 Cơ cấu tổ chức, phân định quyền hạn và trách nhiệm ........................ 43
2.5.2.2 Thiết lập và nhận dạng mục tiêu ........................................................ 45
2.5.2.3 Đối phó với rủi ro ................................................................................. 48
2.5.2.4 Hoạt động kiểm soát tại Công ty xổ số Tiền Giang........................... 49
2.5.2.4.1 Hệ thống kế toán ................................................................................. 49
2.5.2.4.2 Hệ thống máy tính ............................................................................... 53
2.5.2.4.3 Kiểm soát chu trình mua hàng – thanh toán ....................................... 54
2.5.2.4.4 Kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền ............................................. 57
2.5.2.4.5 Kiểm soát hàng tồn kho và tài sản cố định ......................................... 61
2.5.2.4.6 Kiểm soát tiền mặt và tiền gửi ngân hàng........................................... 61
2.5.2.4.7 Kiểm soát chi phí ................................................................................ 62
2.5.2.5 Thông tin và truyền thông .................................................................. 62
2.5.2.6 Giám sát ................................................................................................ 63
2.6 Đánh giá chung về HT KSNB tại Công ty xổ số Tiền Giang ................. 64
2.6.1 Những mặt làm được .............................................................................. 64
2.6.1.1 Môi trường kiểm soát ............................................................................. 64


8

2.6.1.2 Thiết lập mục tiêu .................................................................................. 64
2.6.1.3 Nhận dạng các sự kiện ........................................................................... 65
2.6.1.4 Đánh giá rủi ro ....................................................................................... 66
2.6.1.5 Đối phó với rủi ro................................................................................... 66

2.6.1.6 Hoạt động kiểm soát .............................................................................. 67
2.6.1.7 Thông tin và truyền thông ...................................................................... 68
2.6.1.8 Giám sát ................................................................................................. 68
2.6.2 Những mặt hạn chế ................................................................................. 68
2.6.2.1 Môi trường kiểm soát ............................................................................. 68
2.6.2.2 Thiết lập mục tiêu .................................................................................. 69
2.6.2.3 Nhận dạng các sự kiện ........................................................................... 69
2.6.2.4 Đánh giá rủi ro ....................................................................................... 69
2.6.2.5 Đối phó với rủi ro................................................................................... 70
2.6.2.6 Hoạt động kiểm soát .............................................................................. 70
2.6.2.7 Thông tin và truyền thông ...................................................................... 71
2.6.2.8 Giám sát ................................................................................................. 72
2.7 Nguyên nhân dẫn đến HTKSNB còn hạn chế ......................................... 72
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2................................................................................. 74
CHƯƠNG 3 MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY TNHH MTV XỔ SỐ KIẾN THIẾT
TIỀN GIANG
3.1 Các quan điểm hoàn thiện HTKSNB tại Công ty Xổ số Tiền Giang .... 75
3.2 Giải pháp hoàn thiện HTKSNB tại Công ty Xổ số Tiền Giang ............. 75
3.2.1 Giải pháp về Môi trường kiểm soát .......................................................... 76
3.2.2 Giải pháp về Nhận dạng và đánh giá các rủi ro ....................................... 80
3.2.3 Giải pháp hoàn thiện các thủ tục kiểm soát các chu trình kế toán cơ bản
của công ty ......................................................................................................... 82
3.2.3.1 Giải pháp kiểm soát công tác kế toán và phần mềm kế toán ................. 82
3.2.3.2 Giải pháp Kiểm soát chu trình mua hàng – thanh toán .......................... 83


9

3.2.3.3 Giải pháp kiểm soát chu trình bán hàng – thu tiền ................................ 85

3.2.3.4 Giải pháp kiểm soát Hàng tồn kho và tài sản cố định............................ 86
3.2.3.5 Giải pháp kiểm soát Tiền mặt và tiền gửi ngân hàng ............................ 87
3.2.3.6 Giải pháp kiểm soát chi phí .................................................................. 89
3.2.4 Giải pháp về Thông tin và truyền thông ................................................... 89
3.2.5 Giải pháp về Giám sát ............................................................................... 91
3.3 Kiến nghị ..................................................................................................... 92
3.3.1 Kiến nghị đối với Cty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Tiền Giang ............ 92
3.3.2 Kiến nghị với cơ quan Nhà nước có liên quan ......................................... 93
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3................................................................................. 96
KẾT LUẬN CHUNG ....................................................................................... 97
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


10

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
COSO: Committee of Sponsoring Organizations
ERM: Enterprise Risk Management
DN: Doanh nghiệp
KH: Khách hàng
HTKSNB: Hệ thống kiểm soát nội bộ
Cty TNHHMTV XSKTTG: Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Xổ
số kiến thiết Tiền Giang
Phòng TV- KT-TK: Phòng tài vụ kế toán thống kê


11

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU

SƠ ĐỒ
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức tại Cty Xổ số kiến thiết Tiền Giang
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức của Phòng tài vụ -kế toán – thống kê
BẢNG BIỂU
Bảng 1.1 So sánh COSO 1992 và COSO 2004
Bảng 1.2: Kế hoạch chi tiêu thực hiện năm 2012 của Cty XSKT TG
LƯU ĐỒ
Lưu đồ 2.1 Lưu đồ mua hàng – chi tiền
Lưu đồ 2.2 Lưu đồ bán hàng – thu tiền


12

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài:
Các nhà quản lý đều muốn quản lý doanh nghiệp của mình có hiệu quả
nhất cả về mặt quản lý và phát triển kinh doanh. Vì vậy kiểm soát nội bộ trở
nên cực kỳ quan trọng trong hệ thống quản lý công ty. Xây dựng hệ thống kiểm
soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả là mục tiêu hướng đến của nhiều công ty trong
xu thế ngày nay.
Bên cạnh những yếu tố rủi ro khách quan từ bên ngoài như cạnh tranh thị
trường, các chính sách, mối quan hệ từ khách hàng thì còn kể đến các yếu tố
xuất phát từ bên trong như sai phạm từ các nhà quản lý, năng lực đội ngũ nhân
viên hay từ một yếu tố thay đổi chủ quan khác sẽ gây thiệt hại hay giảm đáng
kể đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
Những rủi ro tiềm tàng và hiện hữu lúc nào cũng tồn tại, từ chính bên
ngoài hay bên trong của doanh nghiệp. Do đó luôn cần thiết kế một hệ thống
kiểm soát nội bộ hữu hiệu vận hành theo qui mô hoạt động của doanh nghiệp.
Là một Công ty hoạt động đặc thù riêng, đứng trước thị trường luôn cạnh tranh,
các chính sách pháp lý phải luôn cập nhật và thay đổi phù hợp, xây dựng các

mối quan hệ khách hàng, đại lý thì việc xây dựng và đảm bảo một hệ thống
kiểm soát nội bộ hữu hiệu, từ đội ngũ nhân viên đến điều hành hoạt động công
ty hiệu quả nhằm ngăn ngừa những rủi ro có thể xảy ra, nâng cao hiệu quả kinh
doanh cho doanh nghiệp.
Để xây dựng được hệ thống quản lý hiệu quả thì trước tiên phải thiết lập
được hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu trong doanh nghiệp. Với lý do trên,
tác giả chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại Công ty Trách
nhiệm hữu hạn Một thành viên Xổ số kiến thiết Tiền Giang”. (Cty TNHH MTV
XSKT TG)


13

2. Mục đích nghiên cứu của đề tài:
Hướng tới việc hoàn thiện một hệ thống Kiểm soát nội bộ hữu hiệu tại
công ty TNHH MTV Xổ số kiến thiết Tiền Giang với các mục tiêu cần đạt được
như sau:
-

Làm sáng tỏ lý luận về HTKSNB và vai trò của nó trong hoạt động kinh
doanh của doanh nghiệp.

-

Phản ánh và đánh giá thực trạng hoạt động KSNB tại công ty TNHH
MTV Xổ số kiến thiết Tiền Giang, nhận biết những hạn chế và nguyên
nhân những hạn chế tại công ty.

-

Đề ra hướng hoàn thiện cho Hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty theo

hướng Quản trị rủi ro.
3. Phương pháp nghiên cứu:
Đề tài được thực hiện dựa trên phương pháp thu thập, phân tích, khảo
sát, tổng hợp cụ thể như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận:
Sử dụng phương pháp thu thập, nghiên cứu tài liệu, những vấn đề quan
điểm lý luận về Kiểm soát nội bộ, Nội dung hoàn thiện Hệ thống kiểm soát nội
bộ.
Chương 2: Thực trạng về Hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Xổ
số kiến thiết Tiền Giang
_ Sử dụng phương pháp khảo sát thực tế thông qua bảng câu hỏi thiết kế
sẳn gởi đến những người có trách nhiệm, liên quan đến hệ thống kiểm soát nội
bộ tại công ty.
_ Sử dụng kết quả từ bảng khảo sát theo phương pháp qui nạp, kiểm
nghiệm để xử lý thông tin thu thập được, phân tích thực trạng hệ thống Kiểm
soát nội bộ tại Công ty Xổ số kiến thiết Tiền Giang.
Chương 3: Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện HTKSNB cho công
ty


14

Từ những phân tích phần thực trạng từ đó chỉ ra những ưu nhược điểm
của hệ thống kiểm soát nội bộ, so sánh từ lý luận đến thực tế tại doanh nghiệp,
đưa ra những mặt tích cực cần phát huy và những mặt hạn chế cần khắc phục
nhằm hoàn thiện hơn cho Hệ thống kiểm soát nội bộ trong tương lai.
4. Đóng góp mới của đề tài:
Luận văn đã làm rõ những lý luận về hệ thống KSNB theo báo cáo

COSO 2004, đánh giá những ưu điểm cùng những hạn chế tồn tại trong hoạt
động kinh doanh của công ty theo hệ thống KSNB.
Từ đó, luận văn đưa ra những giải pháp góp phần khắc phục những
thiếu sót và hoàn thiện hệ thống KSNB tại công ty Xổ số Tiền Giang nhằm đảm
bảo công ty hoạt động an toàn và hiệu quả, đạt được mục tiêu đề ra.
5. Kết cấu nội dung đề tài:
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo, nội dung chính
luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về Hệ thống kiểm soát nội bộ.
Chương 2: Thực trạng về HTKSNB tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn
Một thành viên xổ số kiến thiết Tiền Giang.
Chương 3: Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện HTKSNB cho Công ty


15

CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1 Định nghĩa về kiểm soát nội bộ
1.1.1 Khái niệm:
Có nhiều định nghĩa khác nhau về Kiểm soát nội bộ (KSNB), Định nghĩa
được chấp nhận rộng rãi là định nghĩa của COSO: “Kiểm soát nội bộ là một quá
trình bị chi phối bởi Ban Giám đốc, nhà quản lý và các nhân viên của đơn vị,
được thiết kế để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu
sau:
- Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động
- Sự tin cậy của báo cáo tài chính
- Sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành”
Định nghĩa trên chủ yếu liên quan đến các khái niệm: quá trình, con
người, đảm bảo hợp lý và mục tiêu:
1.1.2 KSNB là một quá trình:

Mục tiêu này đề cập đến việc thiết lập và thực hiện các mục tiêu
hoạt động cơ bản của hầu hết các doanh nghiệp là lợi nhuận; bảo vệ và sử
dụng hiệu quả các nguồn lực.
Quá trình kinh doanh được kiểm soát bên trong hoặc xuyên suốt các bộ
phận và các hoạt động của tổ chức. Quá trình này được kiểm soát thông qua
quy trình kiểm soát cơ bản: lập kế hoạch, ra quyết định và kiểm soát. KSNB là
một phần của quá trình này và hợp thành một thể thống nhất với chúng.
KSNB tỏ ra hữu hiệu nhất khi nó được xây dựng như một phần cơ bản
trong hoạt động của doanh nghiệp chứ không phải như một sự bổ sung vào hoạt
động của công ty, hoặc là gánh nặng bị áp đặt bởi các cơ quan quản lý hay thủ
tục hành chính. KSNB phải là một bộ phận giúp doanh nghiệp đạt được mục
tiêu của mình.


16

1.1.3 Nhân tố con người:
KSNB bị chi phối bởi con người trong tổ chức (bao gồm: Ban giám đốc,
nhà quản lý và các nhân viên). Con người đặt ra mục tiêu và đưa cơ chế kiểm
soát vào vận hành hướng đến các mục tiêu đã đề ra. KSNB cũng tác động đến
hành động của con người. Mỗi cá nhân có một khả năng, suy nghĩ và sự ưu tiên
khác nhau khi làm việc và không phải họ luôn luôn hiểu rõ nhiệm vụ của mình
cũng như trao đổi và hành động một cách nhất quán. KSNB sẽ tạo ra ý thức
kiểm soát ở mỗi cá nhân và hướng các hoạt động của họ đến mục tiêu chung
của tổ chức.
1.1.4 Đảm bảo hợp lý:
KSNB có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý và ban
giám đốc trong việc đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp chứ không thể
đảm bảo tuyệt đối. Điều này là do những hạn chế tiềm tàng trong hệ thống
KSNB như: sai lầm của con người, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm

quyền của nhà quản lý và do mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí của việc thiết
lập nên hệ thống KSNB.
1.1.5 Các mục tiêu:
Mỗi doanh nghiệp phải đặt ra mục tiêu hoặc chiến lược mà mình cần đạt
tới. Mục tiêu đặt ra bao gồm: mục tiêu chung cho toàn công ty và mục tiêu
riêng cho từng hoạt động, bộ phận trong doanh nghiệp. Mục tiêu có thể chia
thành 3 loại dưới đây.
- Mục tiêu về hoạt động: liên quan đến việc sử dụng các nguồn lực của
doanh nghiệp có hiệu quả và hữu hiệu.
- Mục tiêu về báo cáo tài chính: liên quan đến tính đáng tin cậy của báo
cáo tài chính .
- Mục tiêu về sự tuân thủ: liên quan đến việc tuân thủ các quy định và
pháp luật của doanh nghiệp.


17

1.2 Lịch sử phát triển Kiểm soát nội bộ
1.2.1 Giai đoạn sơ khai
Trãi qua 1 tiến trình dài để hình thành và phát triển từ giai đoạn sơ khai
với hình thức ban đầu là kiểm soát tiền ở cuộc Cách mạng công nghiệp vào cuối
thế kỷ 19 đến giai đoạn được chính thức hình thành thông qua công trình nghiên
cứu đầu tiên của AICPA về “Kiểm soát nội bộ - các bộ phận cấu thành và tầm
quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và đối với Kiểm toán viên độc
lập”.
Cùng với sự phát triển mạnh mẽ về kinh tế ở Mỹ và các quốc gia trên thế
giới vào những thập niên 1970 -1980, các vụ gian lận cũng ngày càng lớn và
gây tổn thất đáng kể cho nền kinh tế dẫn đến việc Ủy ban chứng khoán Hoa kỳ
( SEC- Securities and Exchange Commission) đưa ra bắt buộc các công ty phải
báo cáo về kiểm soát nội bộ đối với công tác kế toán ở đơn vị mình. Yêu cầu

này đã gây ra nhiều tranh luận tập trung vào các tiêu chuẩn để đánh giá tính hữu
hiệu của kiểm soát nội bộ và đã dẫn đến một cột mốc lịch sử là thành lập được
Ủy ban COSO ( Committee of Sponsoring Organnization) năm 1985 dưới sự
bảo trợ của 5 tổ chức nghề nghiệp gồm:
-

Hiệp hội kế toán viên công chứng Hoa kỳ ( AICPA)

-

Hiệp Hội kế toán Hoa kỳ ( AAA- American Accounting Association)

-

Hiệp Hội quản trị viên tài chính ( FEI- Financial Excutives
International)

Sau một thời gian dài làm việc, đến năm 1992, COSO đã phát hành Báo
cáo, Báo cáo COSO năm 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới đã đưa ra
Khuôn mẫu lý thuyết về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống. Đây là hệ
thống lý luận đầy đủ nhất về KSNB cho đến thời điểm này.
Báo cáo COSO gồm có 4 phần:
- Phần 1: Tóm tắt dành cho người điều hành.


18

Phần này cung cấp một cái nhìn tổng quát về KSNB ở mức độ cao dành
riêng cho các nhà quản lý cao cấp, giám đốc điều hành và các cơ quan quản lý
Nhà nước.

- Phần 2: Khuôn mẫu của kiểm soát nội bộ.
Đây là nội dung cơ bản của Báo cáo COSO, trong đó có định nghĩa về
KSNB, các bộ phận hợp thành của KSNB, và các tiêu chuẩn để giúp Ban giám
đốc, nhà quản lý và các đối tượng khác nghiên cứu để thiết kế, vận hành hay
để đánh giá hệ thống KSNB.
- Phần 3: Báo cáo cho đối tượng bên ngoài.
Đây là tài liệu bổ sung nhằm hướng dẫn cho cho các tổ chức cần báo
cáo về KSNB cho bên ngoài.
- Phần 4: Các công cụ đánh giá kiểm soát nội bộ.
Phần này đưa ra các hướng dẫn, gợi ý rất thiết thực cho việc đánh giá hệ
thống KSNB.
Báo cáo COSO là tài liệu nghiên cứu về định nghĩa kiểm soát nội bộ một
cách đầy đủ và có hệ thống. Đặc điểm nổi bật của báo cáo này là cung cấp một
tầm nhìn rộng và mang tính quản trị, trong đó KSNB không chỉ còn là một vấn
đề liên quan đến báo cáo tài chính (BCTC), mà còn được mở rộng ra cho cả các
phương diện hoạt động và tuân thủ.
1.2.2 Giai đoạn hiện đại
* Giai đoạn hậu COSO (Từ năm 1992 đến nay):
Từ khi báo cáo COSO ra đời, nhiều nghiên cứu mở rộng và phát triển
trên nhiều lĩnh vực như:
- COBIT _ 1996 (Control Objective For Information and Related
Technology) do ISACA ban hành. COBIT là hệ thống kiểm soát nội bộ phát
triển theo hướng công nghệ thông tin, nhấn mạnh đến hệ thống kiểm soát trong
môi trường CIS.
- SAS 78 _ 1995 và SAS 94 _ 2001: Các chuẩn mực kiểm toán Hoa Kỳ
chuyển sang sử dụng báo cáo COSO là nền tảng đánh giá hệ thống kiểm soát


19

nội bộ trong kiểm toán độc lập về kiểm toán báo cáo tài chính và ảnh hưởng của
công nghệ thông tin đến việc xem xét kiểm soát nội bộ trong báo cáo tài chính.
- Báo cáo Basel _ 1998 của Ủy ban Basel về vận dụng kiểm soát nội bộ
của COSO vào hệ thống ngân hàng và các tổ chức tín dụng.
- ERM _ 2001 (Enterprise Risk Management Framework): Hệ thống
đánh giá rủi ro doanh nghiệp phục vụ cho công tác quản trị.
1.3 Các bộ phận cấu thành HTKSNB theo Báo cáo COSO 2004
Năm 2004, COSO tiếp tục kế thừa và phát triển hệ thống kiểm soát nội
bộ năm 1992 theo hướng quản trị rủi ro doanh nghiệp. Theo đó, hệ thống kiểm
soát nội bộ theo COSO 2004 bao gồm 8 bộ phận cấu thành, đó là:
- Môi trường kiểm soát.

- Đối phó với rủi ro.

- Thiết lập mục tiêu.

- Hoạt động kiểm soát.

- Nhận dạng các sự kiện.

- Thông tin và truyền thông.

- Đánh giá rủi ro.

- Giám sát.

Như vậy, ngoài 5 bộ phận: Môi trường kiểm soát, Đánh giá rủi ro, Hoạt
động kiểm soát, Thông tin – Truyền thông và Giám sát được trình bày trong báo
cáo COSO 1992, 3 bộ phận mới của COSO 2004 là Thiết lập mục tiêu, Nhận
dạng sự kiện, Đối phó với rủi ro.

Các bộ phận cấu thành theo Báo cáo COSO năm 2004 theo sơ đồ sau:
HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ
THEO COSO 2004
Môi

Thiết

Nhận

Đánh

Đối

Hoạt

Thông

Giám

trường

lập

dạng

giá rủi

phó với

động

tin và

sát

kiểm oát

mục

các sự

ro

rủi ro

kiểm

truyền

tiêu

kiện

soát

thông


20

1.3.1 Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh sắc thái chung của một đơn vị, nó chi
phối ý thức kiểm soát của mọi thành viên trong đơn vị và là nền tảng đối với
các bộ phận khác của kiểm soát nội bộ.
Môi trường kiểm soát bao gồm các nhân tố chính như sau:
- Tính trung thực và các giá trị hợp lý
- Cam kết về năng lực
- Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát
- Triết lý quản lý và phong cách điều hành
- Cơ cấu tổ chức
- Phân định quyền hạn và trách nhiệm
- Chính sách nhân sự
1.3.1.1 Tính trung thực và giá trị đạo đức
Những mục tiêu của một đơn vị và cách thức để đạt được những mục
tiêu đó là dựa trên những sở thích, sự đánh giá, và phong cách điều hành.
Những nhân tố đó sẽ tạo nên các chuẩn mực về hành vi, phản ánh tính chính
trực của nhà quản lý và đảm bảo cho những giá trị đạo đức.
Sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ phụ thuộc vào tính chính trực
và việc tôn trọng các giá trị đạo đức của những người liên quan đến các quá
trình kiểm soát. Để đáp ứng yêu cầu này, các nhà quản lý cấp cao phải xây
dựng những chuẩn mực về đạo đức trong đơn vị và cư xử đúng đắn, làm gương
để có thể ngăn cản không cho các thành viên có các hành vi thiếu đạo đức hoặc
phạm pháp.
1.3.1.2 Cam kết về năng lực
Năng lực phản ánh những kỹ năng và hiểu biết để thực hiện nhiệm vụ đã
vạch ra của một cá nhân. Những nhiệm vụ cần phải hoàn thành thông thường là
những quyết định quản trị được xem như là mục tiêu của đơn vị, chiến lược
quản lý và kế hoạch để đạt được những mục tiêu đó. Thường thì có sự đánh đổi
giữa năng lực và chi phí. Vì vậy, để đảm bảo cho nhân viên công ty thực hiện

21

nhiệm vụ được giao, nhà quản lý cần tuyển dụng các nhân viên có trình độ đào
tạo và kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, tổ chức giám sát và huấn
luyện đầy đủ và thường xuyên.
1.3.1.3 Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát
Ban kiểm soát gồm một số thành viên trong và ngoài Hội đồng quản trị
nhưng không tham gia vào việc điều hành đơn vị. Ban kiểm soát có thể có
những đóng góp quan trọng trong việc giám sát sự tuân thủ pháp luật, giám sát
việc lập báo cáo tài chính, giữ sự độc lập của kiểm soát nội bộ,… Do có các
chức năng quan trọng trên, nên sự hữu hiệu của Ban kiểm soát và Hội đồng
quản trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát.
Các nhân tố được xem để đánh giá sự hữu hiệu của Ban kiểm soát và
Hội đồng quản trị có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm soát bao gồm: mức
độ độc lập, kinh nghiệm và uy tín của thành viên trong Hội đồng quản trị hoặc
Ban kiểm soát, mối quan hệ của họ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán
độc lập.
1.3.1.4 Triết lý quản lý và phong cách điều hành
Triết lý quản lý thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người quản lý;
phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của họ khi điều
hành đơn vị. Chính khác biệt về triết lý quản lý và phong cách điều hành của
các nhà quản lý đã ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát và tác động đến việc
thực hiện các mục tiêu của đơn vị.
1.3.1.5 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ
phận trong đơn vị, nó góp phần rất lớn trong việc đạt được các mục tiêu. Cơ cấu
phù hợp sẽ là cơ sở cho việc lập kế hoạch, điều hành, kiểm soát và giám sát các
hoạt động. Vì thế, khi xây dựng một cơ cấu tổ chức phải xác định được các vị

trí then chốt với quyền hạn, trách nhiệm và các thể thức báo cáo cho phù hợp .
Tuy nhiên, để xây dựng một cơ cấu tổ chức còn phụ thuộc vào qui mô và
tính chất hoạt động của đơn vị. Cơ cấu tổ chức của một đơn vị thường được mô


22

tả qua sơ đồ tổ chức, trong đó phản ánh các mối quan hệ về quyền hạn, trách
nhiệm và báo cáo.
1.3.1.6 Phân định quyền hạn và trách nhiệm
Phân chia quyền hạn và trách nhiệm được xem là phần mở rộng của cơ
cấu tổ chức. Nó cụ thể hóa về quyền hạn và trách nhiệm của từng thành viên
trong các hoạt động của đơn vị, giúp cho mỗi thành viên phải hiểu rằng họ có
nhiệm vụ cụ thể gì và từng hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến
người khác trong việc hoàn thành mục tiêu. Do đó, khi mô tả công việc, đơn vị
cần phải thể chế hóa bằng văn bản về những nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của
từng thành viên và quan hệ giữa họ với nhau.
1.3.1.7 Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự thể hiện qua các chính sách và thủ tục của nhà quản
lý về việc tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm, đánh giá, sa thải, đề bạt, khen
thưởng và kỷ luật nhân viên. Chính sách nhân sự có ảnh hưởng đáng kể đến sự
hữu hiệu của môi trường kiểm soát thông qua tác động đến các nhân tố khác
trong môi trường kiểm soát như đảm bảo về năng lực, tính chính trực và các giá
trị đạo đức…
1.3.2 Đánh giá rủi ro
Vì rủi ro rất khó định lượng nên đây là một công việc khá phức tạp và có
nhiều phương pháp khác nhau. Tuy nhiên, một quy trình đánh giá rủi ro thường
gồm những bước sau đây:
- Xem xét và phân biệt rủi ro tiềm tàng và rủi ro kiểm soát;
- Ước lượng tầm cỡ của rủi ro qua ảnh hưởng có thể của nó đến mục tiêu

đơn vị;
- Xem xét khả năng xảy ra rủi ro;
- Sử dụng kỹ thuật đánh giá rủi ro, gồm:
* Định lượng: sử dụng cho những hoạt động phức tạp của đơn vị và
thường phải sử dụng các mô hình toán học như: so sánh, mô hình xác suất, phi
xác suất…


23

* Định tính: đối với rủi ro không thể định lượng được, dữ liệu đầu vào
không đủ tin cậy.
- Đánh giá sự tác động tổng hợp của các sự kiện liên kết.
1.3.3 Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và thủ tục để đảm bảo cho các
chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện. Các chính sách và thủ tục này giúp thực
thi những hành động với mục đích chính là giúp kiểm soát các rủi ro mà đơn vị
đang hay có thể gặp phải.
Hoạt động kiểm soát có nhiều hình thức khác nhau, trong một đơn vị
chúng được phân chia cụ thể như sau:
+ Phân chia trách nhiệm: Phân chia trách nhiệm là không cho phép
một thành viên nào được giải quyết mọi mặt của nghiệp vụ từ khi hình thành
cho đến khi kết thúc. Chẳng hạn, không thành viên nào được kiêm nhiệm các
chức năng phê chuẩn, thực hiện, ghi chép nghiệp vụ và bảo quản tài sản.
+ Kiểm soát quá trình xử lý thông tin: Để thông tin đáng tin cậy cần
phải thực hiện nhiều hoạt động kiểm soát nhằm kiểm tra tính xác thực, đầy đủ
và việc phê chuẩn các nghiệp vụ.
+ Bảo vệ tài sản: Hoạt động bảo vệ tài sản được thực hiện cho các loại
sổ sách và tài sản, kể cả những ấn chỉ đã được đánh số trước nhưng chưa sử
dụng; cũng như cần hạn chế sự tiếp cận với các chương trình tin học và những

hồ sơ dữ liệu.
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: Là việc kiểm tra được tiến hành bởi
các cá nhân (hoặc bộ phận) khác với cá nhân (hoặc bộ phận) đang thực hiện
nghiệp vụ để nâng cao tính khách quan. Yêu cầu đặt ra đối với người thực hiện
việc kiểm tra là họ phải độc lập đối với đối tượng được kiểm tra.
- Phân tích soát xét: Phân tích soát xét chính là xem xét lại những việc
đã được thực hiện bằng cách so sánh số thực tế với số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ
trước, và các dữ liệu khác có liên quan như những thông tin không có tính chất


24

tài chính; đồng thời còn xem xét trong mối quan hệ với tổng thể để đánh giá
quá trình thực hiện.
1.3.4 Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông chính là điều kiện không thể thiếu cho việc
thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát trong đơn vị thông qua việc
hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân
thủ, bao gồm cho cả nội bộ và bên ngoài đơn vị.
1.3.4.1 Thông tin
Thông tin cần thiết cho mọi cấp của một tổ chức vì giúp cho việc đạt
được các mục tiêu kiểm soát khác nhau. Có rất nhiều thông tin được sử dụng,
thông tin trình bày trên các báo cáo tài chính công bố cho các đối tượng bên
ngoài, nó còn được sử dụng cho các quyết định quản lý, chẳng hạn như theo dõi
hiệu suất và phân bổ nguồn lực, các khoản phải thu theo từng khách hàng, thị
phần, khuynh hướng về các khiếu nại của khách hàng ... Các thước đo tài chính
đáng tin cậy từ nội bộ rất cần thiết cho việc lập kế hoạch, ngân sách, giá cả,
đánh giá hiệu suất nhà cung cấp, và đánh giá các nhà đầu tư liên doanh và liên
kết khác.
Nội dung của thông tin bao hàm các yếu tố sau:

* Hệ thống thông tin
Thông tin được thu nhập, xử lý bởi hệ thống thông tin. Thông tin có thể
chính thức hoặc không chính thức.
Hệ thống thông tin phải nhận dạng, nắm bắt các thông tin cần thiết về tài
chính, phi tài chính, đánh giá và báo cáo về những thông tin đó theo một trình
tự để việc quản lý các hoạt động của doanh nghiệp có hiệu quả.
Thông tin phục vụ cho hệ thống thông tin kế toán tài chính cần đảm bảo
đó là:
- Xác định và đo lường tất cả các nghiệp vụ có thật.
- Diễn giải nghiệp vụ một cách chi tiết, đầy đủ để có thể phân loại các
nghiệp vụ một cách đúng đắn.


25

- Đo lường giá trị của các nghiệp vụ để ghi chép đúng giá trị.
- Xác định đúng kỳ hạn của các nghiệp vụ kinh tế đã xảy ra để ghi chép
đúng kỳ.
- Trình bày đúng đắn và công bố đầy đủ thông tin cần thiết trên báo cáo
tài chính.
Để thực hiện những yêu cầu thông tin trong hệ thống kế toán, cần phải
lưu ý đến hai bộ phận là chứng từ và sổ sách kế toán.
• Chất lượng thông tin.
Chất lượng thông tin bao gồm:
- Thông tin thích hợp.
- Thông tin được cung cấp ngay khi cần.
- Thông tin được cập nhật kịp thời.
- Thông tin chính xác.
- Thông tin có thể tiếp cận dễ dàng bởi người có thẩm quyền.
• Chiến lược thông tin

Doanh nghiệp cần thực hiện thu thập thông tin bên trong và bên ngoài
doanh nghiệp, sau đó cung cấp cho người quản lý những báo cáo cần thiết về
kết quả hoạt động liên quan đến các mục tiêu được đề ra của doanh nghiệp.
Việc cải tiến và phát triển hệ thống thông tin phải dựa vào kế hoạch
chiến lược liên quan đến toàn bộ chiến lược của doanh nghiệp và đáp ứng các
mục tiêu ngày càng phát triển.
1.3.4.2 Truyền thông
Truyền thông là thuộc tính của hệ thống thông tin. Truyền thông là việc
trao đổi và truyền đạt các thông tin cần thiết tới các bên có liên quan cả trong
lẫn ngoài doanh nghiệp.
1.3.5 Giám sát
Giám sát là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ
theo thời gian. Hoạt động giám sát được thực hiện theo hai cách: Giám sát
thường xuyên và giám sát định kỳ.