Hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động tại công ty cổ phần kỹ nghệ gỗ tiến đạt , luận văn thạc sĩ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
---------------------------

NGUYỄN THỊ LỆ HẰNG

HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
HOẠT ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN
KỸ NGHỆ GỖ TIẾN ĐẠT

Chuyên ngành: KẾ TOÁN
Mã số: 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS LÊ ĐÌNH TRỰC

TP. Hồ Chí Minh – Năm 2012


LỜI CAM ĐOAN


Tôi xin cam đoan rằng đây là công trình nghiên cứu của tôi với sự hƣớng
dẫn của thầy TS Lê Đình Trực. Các nội dung nghiên cứu và kết quả trong đề tài là
hoàn toàn trung thực.

TP. HỒ CHÍ MINH , tháng 9 năm 2012
Tác giả

LỜI CẢM ƠN


Lời đầu tiên tôi xin chân thành cảm ơn Quý Thầy Cô Trƣờng Đại Học Kinh Tế
TP. HCM đã tận tình giảng dạy và truyền đạt kiến thức trong suốt thời gian học tập
tại trƣờng. Đặc biệt là thầy Lê Đình Trực đã tận tình hƣớng dẫn tôi trong suốt thời
gian vừa qua.
Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến các anh, chị trong công ty Cổ Phần Kỹ
Nghệ Gỗ Tiến Đạt, chồng & con gái tôi đã động viên, tạo mọi điều kiện để tôi hoàn
thành luận văn này.
Một lần nữa, tôi xin kính chúc sức khoẻ Quý Thầy Cô Trƣờng Đại Học Kinh
Tế, gia đình, bạn bè,....

TP. HỒ CHÍ MINH , tháng 9 năm 2012.


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT
DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG............................1
1.1.

Kiểm soát và kiểm soát hoạt động................................................................ 1

1.2.

Các công cụ kiểm soát hoạt động ................................................................. 2

1.2.1. Dự toán tĩnh ..............................................................................................2
1.2.2. Dự toán linh hoạt ......................................................................................3
1.2.3. Giá thành định mức ...................................................................................3
1.3.

Đánh giá thành quả hoạt động ngắn hạn thông qua phân tích chênh lệch .. 66

1.3.1. Phân tích chênh lệch giữa lợi nhuận thực tế với lợi nhuận dự toán tĩnh (tổng
chênh lệch)..........................................................................................................7
1.3.2. Phân tích chênh lệch giữa lợi nhuận dự toán linh hoạt với lợi nhuận thực tế
(chênh lệch dự toán linh hoạt).............................................................................7
1.3.3. Phân tích chênh lệch giữa lợi nhuận dự toán linh hoạt với lợi nhuận dự toán
tĩnh (chênh lệch lƣợng bán) ................................................................................7
1.3.4. Phân tích chênh lệch doanh thu .................................................................8
1.3.5. Phân tích chênh lệch biến phí ...................................................................9
1.3.5.1. Phân tích chênh lệch chi phí vật liệu trực tiếp ....................................9
1.3.5.2. Phân tích chênh lệch chi phí nhân công trực tiếp ..............................10
1.3.5.3. Phân tích chênh lệch biến phí sản xuất chung...................................11
1.3.5.4. Phân tích chênh lệch biến phí bán hàng và quản lý...........................13
1.3.6. Phân tích chênh lệch định phí .................................................................13
1.3.6.1. Phân tích chênh lệch định phí sản xuất chung ..................................14
1.3.6.2. Phân tích chênh lệch định phí bán hàng và quản lý ..........................15
Kết luận chƣơng 1 ...................................................................................................16
CHƢƠNG 2: THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ NGHỆ GỖ TIẾN ĐẠT .............................................17


2.1.

Tổng quan về công ty Cổ phần Kỹ nghệ Gỗ Tiến Đạt ............................... 17

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển...........................................................17
2.1.2. Các thành tựu đạt đƣợc trong quá trình hoạt động ..................................18
2.1.3. Ngành nghề kinh doanh ..........................................................................18
2.1.4. Cơ cấu tổ chức ........................................................................................19
2.1.5. Vị thế của công ty so với các doanh nghiệp khác trong cùng ngành .......24
2.1.6. Tổ chức công tác kế toán tại công ty .......................................................25
2.1.6.1. Tổ chức bộ máy kế toán công ty .......................................................25
2.1.6.2. Chức năng nhiệm vụ .........................................................................25
2.1.6.3. Hình thức kế toán tại công ty ............................................................26
2.1.7. Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm..................................................28
2.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát hoạt động tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ Gỗ
Tiến Đạt...................................................................................................... 2929
2.2.1. Công tác lập dự toán tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ Gỗ Tiến Đạt ...........29
2.2.1.1. Dự toán chi phí sản xuất ...................................................................29
2.2.1.2. Dự toán doanh thu, lợi nhuận ...........................................................47
2.2.2. Phƣơng pháp xác định giá thành định mức tại công ty............................48
2.3. Đánh giá hệ thống kiểm soát hoạt động tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ Gỗ Tiến
Đạt .............................................................................................................. 4848
2.3.1. Ƣu điểm ..................................................................................................48
2.3.2. Nhƣợc điểm ............................................................................................49
Kết luận chƣơng 2 ...................................................................................................50
CHƢƠNG 3: CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT HOẠT
ĐỘNG TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN KỸ NGHỆ GỖ TIẾN ĐẠT ........................51
3.1. Mục tiêu hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động tại công ty Cổ Phần Kỹ
Nghệ Gỗ Tiến Đạt .......................................................................................... 51
3.2. Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động tại công ty Cổ
Phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt............................................................................ 51

3.2.1. Xây dựng quy trình lập dự toán tĩnh .......................................................51
3.2.1.1. Dự toán và lợi ích của việc lập dự toán.............................................51
3.2.1.2. Các bƣớc lập dự toán ........................................................................52


3.2.2. Xây dựng hệ thống kiểm soát chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm
theo chi phí định mức .......................................................................................57
3.2.2.1. Phân loại CPSXC tại công ty theo cách ứng xử chi phí ....................58
3.2.2.2. Xây dựng giá thành định mức theo hƣớng phân định biến phí và định phí
.......................................................................................................................60
3.2.3. Xây dựng hệ thống báo cáo thành quả kiểm soát hoạt động ...................66
3.2.3.1. Báo cáo chênh lệch giữa lợi nhuận thực tế với lợi nhuận dự toán tĩnh66
3.2.3.2. Báo cáo chênh lệch lợi nhuận dự toán linh hoạt với lợi nhuận thực tế
(chênh lệch dự toán linh hoạt) .......................................................................69
3.2.3.3. Báo cáo chênh lệch lợi nhuận dự toán linh hoạt với lợi nhuận dự toán
tĩnh ................................................................................................................71
3.2.3.4. Báo cáo chênh lệch doanh thu ..........................................................73
3.2.3.5. Báo cáo chênh lệch biến phí...............................................................74
3.2.3.6. Báo cáo chênh lệch định phí .............................................................83
Kết luận chƣơng 3 ...................................................................................................87
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

----o0o---LN

Lợi nhuận

DT

Doanh thu

SP

Sản phẩm

CL

Chênh lệch

SXC

Sản xuất chung

BP SXC

Biến phí sản xuất chung

ĐP SXC

Định phí sản xuất chung

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

QĐ

Quyết định

UBND

Ủy ban nhân dân

HĐQT

Hội đồng quản trị

CB-CNV

Cán bộ công nhân viên

QĐPX

Quản đốc phân xƣởng

TP

Trƣởng phòng

KHSX

Kế hoạch sản xuất

XNK

Xuất nhập khẩu

HCNS

Hành chính nhân sự

CPNVLTT

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

CPNCTT

Chi phí nhân công trực tiếp

CPSXC

Chi phí sản xuất chung

CPBH và QL

Chi phí bán hàng và quản lý

NVL

Nguyên vật liệu


ĐVT

Đơn vị tính

VNĐ

Việt nam đồng

TSCĐ

Tài sản cố định

CNSX

Công nhân sản xuất

SX

Sản xuất

CPSX

Chi phí sản xuất

DT

Dự toán

CP

Chi phí

LC

Lƣu chuyển

ĐC

Điều chỉnh

ĐM

Định mức


DANH MỤC CÁC BẢNG BIỂU
Bảng 2.1 - BẢNG ĐỊNH MỨC VẬT TƢ
Sản phẩm: GHẾ XẾP KHÔNG TAY – TDC 031 ...................................................31
Bảng 2.2 - BẢNG ĐỊNH MỨC VẬT TƢ
Sản phẩm: GHẾ XẾP RELAX – TDC 050 .............................................................32
Bảng 2.3 - BẢNG ĐỊNH MỨC VẬT TƢ
Sản phẩm: BÀN CHỮ NHẬT – TDT 2218.............................................................33
Bảng 2.4 - BẢNG ĐỊNH MỨC VẬT TƢ
Sản phẩm: BÀN OVAL KD – TDT 500 .................................................................34
Bảng 2.5 - BẢNG ĐỊNH MỨC VẬT TƢ
Sản phẩm: BÀN OVAL – TDT 308 ........................................................................35
Bảng 2.6 - BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU .............................36
Bảng 2.7 - BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU TRỰC TIẾP ........37
Bảng 2.8 - BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP ....................39
Bảng 2.9 - BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP ....................40
Bảng 2.10 - BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG ............................42
Bảng 2.11 - BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG ............................43
Bảng 2.12 - BẢNG KẾ HOẠCH GIÁ THÀNH ......................................................45
Bảng 2.13 - BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT ..........................................46
Bảng 2.14 - BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT ...........................................47

Bảng 2.15 - BẢNG DỰ TOÁN DOANH THU, LỢI NHUẬN ...............................47
Bảng 3.1 – Bảng phân loại CPSXC tại Công ty Cổ phần Kỹ nghệ Gỗ Tiến Đạt theo
cách ứng xử chi phí .................................................................................................59
Bảng 3.2 - Bảng CPSXC theo khoản mục phân bổ cho đơn hàng i .........................60
Bảng 3.3 - Khối lƣợng m3 gỗ tinh định mức & thực tế phục vụ kiểm soát đơn hàng i
....................................................................................................................................62
Bảng 3.4 - BẢNG DỰ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT CHUNG
ĐƠN HÀNG i..........................................................................................................64
Bảng 3.5 - BẢNG GIÁ THÀNH ĐỊNH MỨC - ĐƠN HÀNG i ..............................65


Bảng 3.6 - BẢNG DỰ TOÁN DOANH THU, LỢI NHUẬN...................................67
Bảng 3.7 - BẢNG BÁO CÁO CHÊNH LỆCH LỢI NHUẬN THEO DỰ TOÁN TĨNH
.................................................................................................................................68
Bảng 3.8 - BẢNG BÁO CÁO CHÊNH LỆCH LỢI NHUẬN THEO DỰ TOÁN LINH
HOẠT......................................................................................................................70
Bảng 3.9 - BẢNG BÁO CÁO CHÊNH LỆCH LỢI NHUẬN THEO DỰ TOÁN LINH
HOẠT......................................................................................................................72
Bảng 3.10 - BẢNG BÁO CÁO CHÊNH LỆCH DOANH THU Năm 2011 ............73
Bảng 3.11a - BẢNG BÁO CÁO CHÊNH LỆCH CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU
TRỰC TIẾP Quý X/N .............................................................................................75
Bảng 3.11b - BẢNG BÁO CÁO CHÊNH LỆCH CHI PHÍ NGUYÊN VẬT LIỆU
TRỰC TIẾP Quý X/N ......................................................................................... 7676
Bảng 3.12 - BẢNG BÁO CÁO CHÊNH LỆCH CHI PHÍ NHÂN CÔNG TRỰC TIẾP
Quý X/N .............................................................................................................. 7878
Bảng 3.13 - BẢNG BÁO CÁO CHÊNH LỆCH BIẾN PHÍ SẢN XUẤT CHUNG
Quý X/N.....................................................................................................................80
Bảng 3.14 - BẢNG BÁO CÁO CHÊNH LỆCH BIẾN PHÍ BÁN HÀNG VÀ QUẢN
LÝ năm N.................................................................................................................82
Bảng 3.15 - BẢNG BÁO CÁO CHÊNH LỆCH ĐỊNH PHÍ SẢN XUẤT CHUNG

Quý X/N ..................................................................................................................84
Bảng 3.16 - BẢNG BÁO CÁO CHÊNH LỆCH ĐỊNH PHÍ BÁN HÀNG VÀ QUẢN
LÝ năm N...................................................................................................................86


DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1 – Phân tích biến động của chi phí ..............................................................9
Sơ đồ 1.2 - Phân tích chi phí vật liệu trực tiếp ...........................................................9
Sơ đồ 1.3 - Phân tích chi phí nhân công trực tiếp ....................................................10
Sơ đồ 1.4 - Mô hình để phân tích chênh lệch biến phí sản xuất chung ....................11
Sơ đồ 1.5 - Phân tích chênh lệch định phí sản xuất chung .......................................14
Sơ đồ 2.1- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý công ty....................................................21
Sơ đồ 2.2- Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty .......................................................25
Sơ đồ 2.3- Sơ đồ luân chuyển chứng từ ...................................................................27
Sơ đồ 2.4- Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm.................................................28
Sơ đồ 3.1 – Quy trình lập dự toán..........................................................................544


LỜI MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Trong quá trình hội nhập, các doanh nghiệp Việt Nam có thể sẽ gặp phải những
khó khăn nhất định do sự cạnh tranh trong nền kinh tế ngày càng khốc liệt. Để phát
triển bền vững và nâng cao sức cạnh tranh là chiến lƣợc quan trọng của mỗi quốc gia
cũng nhƣ của các doanh nghiệp. Để làm đƣợc điều này, các doanh nghiệp phải kiểm
soát tốt hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mình. Các doanh nghiệp ngày
càng chú trọng đến việc nâng cao giá trị cổ đông thông qua việc nâng cao năng lực
kiểm soát hoạt động tại doanh nghiệp . Đây là vấn đề có tầm quan trọng sống còn trong
chiến lƣợc phát triển của các công ty Cổ phần - loại hình doanh nghiệp phổ biến nhất
trong các nền kinh tế phát triển. Công ty Cổ Phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt không nằm

ngoài xu thế đó nên nhiệm vụ cấp bách hàng đầu của công ty là phải hoàn thiện hệ
thống kiểm soát hoạt động tại công ty để nâng cao năng lực cạnh tranh.
Đã có rất nhiều tài liệu và nhiều nhà nghiên cứu bàn về kiểm soát nội bộ, nay
trong nội dung luận văn này tác giả đi sâu nghiên cứu một khía cạnh mới của kiểm soát
doanh nghiệp đó là Kiểm soát hoạt động thông qua việc đánh giá thành quả ngắn hạn
tại doanh nghiệp bằng việc phân tích các chênh lệch nhằm đạt đƣợc mục tiêu chung của
tổ chức và phát triển công ty một cách toàn diện và bền vững.
Nhận thức đƣợc tầm quan trọng trên, tác giả đã chọn đề tài: “Hoàn thiện hệ
thống kiểm soát hoạt động tại Công ty Cổ Phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt” làm đề tài
nghiên cứu trong luận văn thạc sỹ của mình.
2. Mục đích nghiên cứu
Mục đích nghiên cứu của đề tài là hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động tại
công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt nhằm nâng cao tính cạnh tranh cho công ty
trong quá trình hội nhập kinh tế.


3. Đối tƣợng & phạm vi nghiên cứu
- Đối tƣợng nghiên cứu: Là hệ thống kiểm soát hoạt động tại công ty Cổ Phần
Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt
- Phạm vi nghiên cứu: Là hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động tại Công ty
Cổ Phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt.
4. Những điểm mới của luận văn
Trên thế giới có rất nhiều tài liệu nghiên cứu về kiểm soát, chẳng hạn ba tác giả:
Edward Blocher, Kung Chen, Thomas Lin đã xuất bản tác phẩm: Cost
Management:AStrategic Emphasis, 3rd Edition, 2005. Trong tác phẩm này, các tác giả
chủ yếu bàn về các chiến lƣợc quản lý và cách thức quản lý chi phí để nhà quản trị điều
hành doanh nghiệp mình ngày càng hiệu quả dựa trên các thông tin về quản lý chi phí
đƣợc cung cấp. Bên cạnh đó, hai tác giả khác là Robert S.Kaplan, Anthony A.Atkinson
cũng đã đề cập đến kiểm soát khi xuất bản tác phẩm: Advanced Management
Accounting, 3rd Edition, 2005. Với tác phẩm này, hai tác giả đã đề cập các nghiên cứu

mới về kế toán quản lý nhằm tiếp cận một cách có hệ thống các quan điểm quản lý tiến
bộ.
Ở Việt Nam, kiểm soát cũng đƣợc đề cập dƣới nhiều khía cạnh khác nhau, chẳng
hạn nhƣ kiểm soát chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động trong doanh nghiệp hay
nâng cao hiệu quả kiểm soát hoạt động trong doanh nghiệp thông qua việc phân loại chi
phí...Ngày 1/12/2008 trên Tạp chí kế toán tác giả PGS.TS.Phạm Văn Dƣợc
và NCS. Trần Văn Tùng đã có công trình nghiên cứu bàn về "Một số giải pháp kiểm
soát chi phí nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động trong DN". Hai tác giả đã làm rõ đƣợc
sự cần thiết phải kiểm soát chi phí trong doanh nghiệp, vai trò kiểm soát chi phí của
ngƣời quản lý trong doanh nghiệp, đề cập đến các chi phí thƣờng phát sinh trong doanh
nghiệp, từ đó đƣa ra các giải pháp để nâng cao vấn đề kiểm soát chi phí trong doanh
nghiệp. Hay tác giả Ths. Nguyễn Thị Ngọc Lan cũng đã có công trình nghiên cứu bàn
về vấn đề "Vận dụng phƣơng pháp Phân loại chi phí nhằm góp phần kiểm soát hoạt
động trong các DN" đăng trên Tạp chí Kế toán13/10/2008 (trích Tạp chí Nghiên cứu
Khoa học Kiểm toán). Các công trình nghiên cứu này chƣa đề cập đến vấn đề đánh giá


thành quả hoạt động trong doanh nghiệp thông qua phân tích chênh lệch doanh thu, lợi
nhuận.
Trên cơ sở đó, tác giả đã mạnh dạn nghiên cứu đề tài "Hoàn thiện hệ thống kiểm
soát hoạt động tại công ty Cổ phần Kỹ nghệ Gỗ Tiến Đạt" để từ đó tác giả có thể đánh
giá đƣợc thành quả hoạt động ngắn hạn của các nhà quản trị tại công ty thông qua các
phân tích chênh lệch doanh thu, lợi nhuận, biến phí và định phí.
5. Phƣơng pháp nghiên cứu
Luận văn sử dụng các phƣơng pháp chung nhƣ tổng hợp, phân tích, tƣ duy logic
và các phƣơng pháp kỹ thuật cụ thể nhƣ thống kê, khảo sát thực tế, so sánh...Luận văn
sử dụng phƣơng pháp nghiên cứu định lƣợng để giải quyết các vấn đề nghiên cứu. Dữ
liệu sử dụng phục vụ cho quá trình nghiên cứu là dữ liệu thứ cấp. Dữ liệu thứ cấp bao
gồm các chứng từ, sổ sách, báo cáo tài chính của Công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến
Đạt.

6. Kết cấu của Luận văn
Ngoài Lời mở đầu, Kết luận, Luận văn đƣợc bố cục làm 3 chƣơng:
Chƣơng 1: Tổng quan về kiểm soát hoạt động
Chƣơng 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát hoạt động tại Công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Gỗ
Tiến Đạt
Chƣơng 3: Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động tại Công ty Cổ
phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt
Để hiểu rõ đƣợc luận văn, tác giả đã trình bày thêm trong luận văn 08 phụ lục,
cụ thể:
- Phụ lục 01: Ví dụ minh họa về giá thành định mức tại công ty A;
- Phụ lục 02: Ví dụ minh họa về phân tích chênh lệch lợi nhuận, doanh thu giữa thực tế
với dự toán tĩnh, dự toán linh hoạt tại công ty A;
- Phụ lục 03: Ví dụ minh họa về bảng phân tích chênh lệch biến phí tại công ty A;
- Phụ lục 04: Ví dụ minh họa về bảng phân tích chênh lệch định phí tại công ty A;


- Phụ lục 05: Ví dụ minh họa về việc tách chi phí hỗn hợp tại công ty Cổ phần Kỹ
Nghệ Gỗ Tiến Đạt thành biến phí và định phí. Xây dựng giá thành định mức theo
hƣớng phân định biến phí và định phí chơ đơn hàng KEBON 02;
- Phụ lục 06: Ví dụ minh họa về việc lập các bảng báo cáo chênh lệch lợi nhuận, doanh
thu tại công ty Cổ phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt cho năm 2011;
- Phụ lục 07: Ví dụ minh họa về việc lập các bảng báo cáo chênh lệch biến phí tại công
ty Cổ phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt cho năm 2011;
- Phụ lục 08: Ví dụ minh họa về việc lập các bảng báo cáo chênh lệch định phí tại công
ty Cổ phần Kỹ Nghệ Gỗ Tiến Đạt cho năm 2011.


Trang 1

CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ KIỂM SOÁT HOẠT ĐỘNG

1.1.

Kiểm soát và kiểm soát hoạt động
Kiểm soát là quá trình tập hợp các phƣơng pháp và công cụ nhằm giám sát các

hoạt động và đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức. Để việc kiểm soát có hiệu quả, các nhà
quản trị sẽ tiến hành đo lƣờng và so sánh các thành quả nhằm tính toán ra các chênh
lệch. Trên cơ sở đó, nhà quản trị sẽ có hành động ứng xử phù hợp.
Trong các tổ chức, thành quả đƣợc đánh giá thông qua việc so sánh giữa kết quả
đạt đƣợc với các tiêu chí đã đƣợc xây dựng từ trƣớc nhƣ dự toán, kế hoạch...cho tất cả
các cấp quản trị trong tổ chức nhƣ nhà quản trị cấp cao, nhà quản trị cấp trung, nhân
viên kinh doanh...Với mỗi cấp hoạt động, thành quả đƣợc đánh giá và kiểm soát khác
nhau, cụ thể:
Quản đốc phân xƣởng

Nhân viên kinh doanh

Đánh giá

Đánh giá

Kiểm soát

Giám đốc nhà máy

Đánh giá

Kiểm soát

Giám đốc kinh doanh

Kiểm soát

Nhà quản trị cấp cao

Đánh giá

Kiểm soát

Nhà quản trị cấp cao

Trên cơ sở đó, kiểm soát hoạt động đƣợc định nghĩa nhƣ sau:
Kiểm soát hoạt động là sự đánh giá của nhà quản trị cấp trung đối với những
thành quả hoạt động của nhân viên/ngƣời lao động 1.

1

Edward Blocher, Kung Chen, Gary Cokins, Thomas Lin; Cost Management:A Strategic Emphasis, 3rd Edition;
McGraw-Hill, 2005, Page 723,724


Trang 2

Nhƣ vậy, thông qua hệ thống kiểm soát hoạt động nhà quản trị cấp cao hơn có
thể đánh giá đƣợc năng lực của nhân viên dƣới quyền thông qua việc đánh giá và kiểm
soát những thành quả hoạt động của họ.
1.2.

Các công cụ kiểm soát hoạt động

Thông qua việc đánh giá thành quả hoạt động ngắn hạn nhà quản trị sẽ kiểm soát

đƣợc hoạt động; cụ thể nhà quản trị sẽ tiến hành đo lƣờng các thành quả tài chính và phi
tài chính. Trong đó, thông qua việc đo lƣờng các thành quả tài chính sẽ giúp nhà quản
trị kiểm soát và đánh giá đƣợc kết quả và hiệu quả hoạt động, từ đó nhà quản trị sẽ định
hƣớng đƣợc mục tiêu lâu dài của doanh nghiệp, đồng thời cung cấp cho nhà quản trị
cấp cao hơn cái nhìn toàn diện hơn về thành quả đạt đƣợc của doanh nghiệp.
Một trong những công cụ tài chính chủ yếu đƣợc sử dụng rộng rãi để kiểm soát
họat động hiện nay là:
+ Dự toán tĩnh;
+ Dự toán linh hoạt;
+ Giá thành định mức.
1.2.1. Dự toán tĩnh
Dự toán tĩnh là loại dự toán chỉ lập cho một mức hoạt động duy nhất. Dự toán
tĩnh chỉ thích hợp cho việc hoạch định nhƣng không thích hợp trong việc đánh giá việc
đánh giá xem chi phí đã đƣợc kiểm soát tốt chƣa. Mức hoạt động thực tế và mức hoạt
động dự toán thƣờng không giống nhau. Vì vậy, chi phí sản xuất và chi phí dự toán
thƣờng chênh lệch nhau. Chênh lệch này không phản ánh thành quả kiểm soát chi phí
do chịu ảnh hƣởng bởi sự khác nhau về mức hoạt động giữa thực tế và dự toán.
Thông tin chênh lệch giữa chi phí sản xuất thực tế và chi phí sản xuất dự toán sẽ
thực sự có ý nghĩa trong quản lý khi nhà quản trị điều chỉnh dự toán về mức hoạt động
thực tế, đó chính là dự toán linh hoạt.


Trang 3

1.2.2. Dự toán linh hoạt
Dự toán linh hoạt là dự toán đƣợc xây dựng trên cơ sở một phạm vi hoạt động
bao gồm các mức hoạt động: thông thƣờng, suy thoái, thịnh vƣợng. Trong dự toán linh
hoạt, các khoản biến phí đơn vị không thay đổi theo các mức hoạt động khác nhau.

Thông qua dự toán linh hoạt, nhà quản trị sẽ đánh giá đƣợc hiệu quả hoạt động
tại đơn vị trên cơ sở phân tích các chênh lệch tìm ra nguyên nhân.
1.2.3. Giá thành định mức
Giá thành định mức là những chi phí đƣợc định trƣớc đối với chi phí nguyên vật
liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp và chi phí sản xuất chung. Nó thƣờng đƣợc
trình bày nhƣ giá thành đơn vị sản phẩm hoàn thành.2
Khi phân tích chênh lệch giữa giá thành định mức và giá thành thực tế, các nhà
quản trị sẽ đánh giá và kiểm soát đƣợc hoạt động tại đơn vị. Nếu giá thành định mức
cao hơn thực tế, đó là chênh lệch thuận lợi và ngƣợc lại. Thông thƣờng, các nhà quản trị
sẽ tập trung vào phân tích các chênh lệch đáng kể, các chênh lệch không đáng kể sẽ
đƣợc bỏ qua
Có hai loại định mức : Định mức lý tƣởng và định mức thực tế. Định mức lý
tƣởng là định mức chỉ có thể đạt đƣợc trong những điều kiện hoạt động sản xuất kinh
doanh gần nhƣ hoàn hảo. Định mức thực tế là định mức đƣợc xây dựng chặt chẽ, sát
với thực tế và có khả năng đạt đƣợc. Định mức này giả định quá trình sản xuất hiệu quả
và có thể đạt đƣợc trong điều kiện sản xuất kinh doanh bình thƣờng.
@ Phƣơng pháp xác định giá thành định mức cho một đơn vị sản phẩm3
Giá thành
định mức
cho một
sản phẩm

2
3

=

Chi phí
nguyên, vật
liệu định mức

cho một sản
phẩm

+

Chi phí nhân
công trực
tiếp định
mức cho một
sản phẩm

+

Chi phí sản
xuất chung
định mức
cho một
sản phẩm

Tập thể tác giả khoa Kế toán kiểm toán; Kế toán chi phí; NXB Lao động, 2010, Trang 202
Tập thể tác giả khoa Kế toán kiểm toán; Kế toán chi phí; NXB Lao động, 2010, Trang 203-205

(1.1)


Trang 4

Trong đó công thức (1.1) đƣợc xác định theo các công thức (1.2); (1.3); (1.4) nhƣ sau:
Chi phí
nguyên, vật

liệu định mức
cho một sản
phẩm

=

Chi phí nhân
công trực tiếp
định mức cho
một sản phẩm

Chi phí sản
xuất chung
định mức
cho một
sản phẩm

=

=

Lƣợng
nguyên vật
liệu định mức
cho một sản
phẩm

x

Lƣợng lao

động định
mức cho một
sản phẩm

Biến phí sản
xuất chung
định mức
cho một sản
phẩm

x

+

Đơn giá
nguyên
vật liệu
định mức

Đơn giá
lao động
định mức

Định phí sản
xuất chung
định mức cho
một sản
phẩm

(1.2)

(1.3)

(1.4)

Ở công thức (1.2):
Lượng nguyên, vật liệu định mức cho một sản phẩm là một trong những định
mức khó dự đoán nhất. Lƣợng nguyên vật liệu trực tiếp định mức là một sự ƣớc tính
lƣợng nguyên vật liệu cho phép sử dụng để sản xuất một sản phẩm. Lƣợng nguyên vật
liệu định mức chịu ảnh hƣởng của đặc điểm công nghệ sản xuất sản phẩm, chất lƣợng
nguyên vật liệu, tuổi thọ và năng lực máy móc; chất lƣợng và kinh nghiệm của đội ngũ
nhân công. Một số hƣ hỏng hoặc lãng phí có thể là không thể tránh khỏi và đƣợc biết
trƣớc khi tính lƣợng định mức. Mặc dù các kỹ sƣ, bộ phận mua và các nhân viên điều
khiển máy móc có thể cung cấp thông tin đầu vào để xây dựng các định mức này , các
nhà quản lý sản xuất hoặc nhân viên kế toán chi phí thƣờng chính là ngƣời thiết lập và
kiểm soát lƣợng nguyên vật liệu trực tiếp định mức.
Đơn giá nguyên vật liệu định mức là một sự ƣớc tính cẩn thận chi phí của một
loại nguyên vật liệu nào đó trong kỳ tới. Bộ phận mua có trách nhiệm trong việc xây
dựng giá thành định mức cho tất cả các loại nguyên vật liệu. Khi ƣớc tính giá nguyên


Trang 5

vật liệu trực tiếp định mức, bộ phận mua phải tính đến tất cả các khả năng tăng giá, thay
đổi số lƣợng & các nguồn cung cấp mới. Bộ phận mua cũng tiến hành việc mua thực tế.
Ở công thức (1.3):
Lượng lao động định mức cho một sản phẩm đƣợc xác định trên cơ sở những
nghiên cứu thành quả của máy móc thiết bị và ngƣời lao động hiện tại cũng nhƣ trong
quá khứ. Định mức này cho biết số giờ lao động cho phép đối với từng bộ phận, máy
móc thiết bị, hoặc một quá trình để hoàn tất việc sản xuất một sản phẩm hoặc một đợt

sản phẩm. Số giờ lao động trực tiếp định mức nên đƣợc xem lại bất cứ khi nào có sự
thay đổi máy móc thiết bị hoặc chất lƣợng của đội ngũ lao động. Đáp ứng đƣợc số giờ
lao động định mức là trách nhiệm của các nhà quản lý và giám sát bộ phận.
Đơn giá lao động định mức đƣợc xác định căn cứ vào đơn giá lao động đƣợc
quy định trong hợp đồng lao động hoặc là đƣợc xác định bởi công ty. Đơn giá lao động
định mức là chi phí cho mỗi giờ lao động cho phép tròng kỳ cho từng chức năng hay
loại công việc. Măc dù phạm vi đơn giá đƣợc thiết lập cho từng loại lao động và các
đơn giá biến động trong phạm vi này, song đơn giá định mức bình quân vẫn đƣợc xây
dựng cho từng nhiệm vụ . Ngay cả khi ngƣời lao động thực tế sản xuất ra sản phẩm và
đƣợc trả lƣơng ít hơn, đơn giá định mức vẫn đƣợc sử dụng để tính chi phí nhân công
trực tiếp định mức.
Ở công thức (1.4):
Biến phí sản xuất chung định mức cho một sản phẩm đƣợc xác định nhƣ sau:
Biến phí sản
xuất chung
định mức
cho một sản
phẩm

=

Đơn giá
phân bổ
biến phí sản
xuất chung
định mức

x

Định mức

năng lực
(1.5)
sản xuất
cho một sản
phẩm

Định phí sản xuất chung định mức cho một sản phẩm đƣợc xác định nhƣ sau:
Định phí sản
xuất chung
định mức
cho một sản
phẩm

=

Đơn giá
phân bổ
định phí sản
xuất chung
định mức

x

Định mức
năng lực
sản xuất
cho một sản
phẩm

(1.6)

Trang 6

Ở công thức (1.5), Đơn giá phân bổ biến phí sản xuất chung định mức chính là
biến phí sản xuất chung định mức cho một đơn vị năng lực sản xuất. Tùy tiêu thức phân
bổ chi phí sản xuất chung mà năng lực sản xuất có thể đƣợc đo lƣờng bằng số giờ lao
động trực tiếp, số giờ máy…
Đơn giá phân bổ biến phí sản xuất chung định mức đƣợc xác định nhƣ sau:
Đơn giá phân bổ
biến phí sản xuất
chung định mức

Tổng biến phí sản xuất chung dự toán
=

Năng lực sản xuất dự toán

(1.7)

Năng lực sản xuất dự toán có thể là: số giờ máy, số giờ lao động trực tiếp dự
toán…
Ở công thức (1.6), Tỷ lệ phân bổ định phí sản xuất chung định mức chính là định
phí sản xuất chung định mức cho một đơn vị năng lực sản xuất.
Đơn giá phân bổ
Tổng định phí sản xuất chung dự toán
định phí sản xuất
(1.8)
=
Năng

lực
sản
xuất
dự
toán
chung
Tỷ lệ định
phânmức
bổ định phí sản xuất chung định mức đƣợc xác định nhƣ sau:

Ở các công thức (1.7); (1.8), thông tin về tổng biến phí sản xuất chung dự toán ,
tổng định phí sản xuất chung dự toán, năng lực sản xuất dự toán từ các dự toán chi phí
sản xuất chung.
Để hiểu rõ về giá thành định mức chúng ta lấy ví dụ minh họa tại công ty A
(Xem phụ lục 01)
1.3.

Đánh giá thành quả hoạt động ngắn hạn thông qua phân tích chênh lệch
Để đánh giá đƣợc thành quả hoạt động ngắn hạn, nhà quản trị có thể tiến hành

đo lƣờng các thành quả tài chính hoặc phi tài chính. Đối việc đo lƣờng thành quả tài
chính, các nhà quản trị sẽ tiến hành thông qua việc phân tích các chênh lệch. Cụ thể:
+ Chênh lệch về lợi nhuận;
+ Chênh lệch về doanh thu;
+ Chênh lệch về biến phí (sản xuất& ngoài sản xuất);


Trang 7

+ Chênh lệch về định phí (sản xuất & ngoài sản xuất).

Phân tích chênh lệch là quá trình so sánh mức doanh thu hoặc chi phí mong
muốn với mức thực hiện để tính toán chênh lệch. Các nhà phân tích nghiên cứu những
chênh lệch đặc biệt là những chênh lệch bất lợi để tìm hiểu nguyên nhân tại sao những
mong đợi không đƣợc đáp ứng, và có những hành động ứng xử kịp thời với những
chênh lệch mà nguyên nhân đã đƣợc nhận diện.
Lợi nhuận đƣợc sử dụng phổ biến nhất trong việc đo lƣờng thành quả của doanh
nghiệp. Thông qua việc đánh giá thành quả của các trung tâm trách nhiệm bằng việc đo
lƣờng lợi nhuận, các nhà quản lý cấp cao hy vọng rằng sẽ thúc đẩy đƣợc mục tiêu thích
hợp giữa các trung tâm trách nhiệm và doanh nghiệp bằng việc tập trung vào khả năng
sinh lời4.
1.3.1. Phân tích chênh lệch giữa lợi nhuận thực tế với lợi nhuận dự toán tĩnh (tổng
chênh lệch)
Tổng chênh lệch LN hoạt động = LN hoạt động thực tế - LN hoạt động dự toán tĩnh

Thông qua việc phân tích tổng chênh lệch lợi nhuận hoạt động, nhà quản trị sẽ
đánh giá đƣợc kết quả hoạt động tại doanh nghiệp nhƣ thế nào? Nguyên nhân nào dẫn
đến sự chênh lệch đó?
1.3.2. Phân tích chênh lệch giữa lợi nhuận dự toán linh hoạt với lợi nhuận thực tế
(chênh lệch dự toán linh hoạt)
Chênh lệch dự toán linh hoạt = LN hoạt động thực tế - LN hoạt động dự toán linh hoạt

Chênh lệch dự toán linh hoạt cho phép chúng ta đánh giá hiệu quả của các hoạt
động tại doanh nghiệp đồng thời tìm ra các nguyên nhân dẫn đến các chênh lệch đó và
từ đó đƣa ra giải pháp để khắc phục.
1.3.3. Phân tích chênh lệch giữa lợi nhuận dự toán linh hoạt với lợi nhuận dự toán
tĩnh (chênh lệch lƣợng bán)
Chênh lệch lƣợng bán = LN hoạt động dự toán linh hoạt - LN hoạt động dự toán tĩnh
4

Robert S.Kaplan, Anthony A.Atkinson; Advanced Management Accounting, 3rd Edition; 2005, Trang 449,450

Trang 8

Chênh lệch lƣợng bán chỉ ra nguyên nhân dẫn đến chênh lệch giữa lợi nhuận
hoạt động dự toán linh hoạt với lợi nhuận hoạt động dự toán tĩnh là do có sự chênh lệch
về số lƣợng sản phẩm tiêu thụ đƣợc xây dựng ở hai dự toán.
1.3.4. Phân tích chênh lệch doanh thu
Tƣơng tự nhƣ lợi nhuận, doanh thu cũng là một chỉ tiêu để đánh giá thành quả
hoạt động ngắn hạn. Các nhà quản trị sẽ tiến hành phân tích chênh lệch giữa doanh thu
thực tế với doanh thu ở dự toán tĩnh và dự toán linh hoạt để xác định nguyên nhân dẫn
đến các chênh lệch đó là do yếu tố giá bán hay lƣợng bán? Trên cơ sở đó, các nhà quản
trị sẽ có hành động ứng xử phù hợp.


Chênh lệch giữa doanh thu dự toán linh hoạt với doanh thu dự toán tĩnh

(chênh lệch lƣợng bán)
Chênh lệch lƣợng bán = DT dự toán linh hoạt - DT dự toán tĩnh



Chênh lệch giữa doanh thu thực tế với doanh thu dự toán linh hoạt (chênh

lệch giá bán)
Chênh lệch giá bán = DT thực tế - DT dự toán linh hoạt

Để hiểu rõ hơn phân tích chênh lệch về lợi nhuận, doanh thu giữa thực tế với dự
toán tĩnh, dự toán linh hoạt, chúng ta tìm hiểu ví dụ minh họa tại công ty A
(Xem phụ lục 02)

Qua việc phân tích chênh lệch giữa thực tế với dự toán linh hoạt và dự toán tĩnh,
các nhà quản trị sẽ biết đƣợc nguyên nhân gây ra các chênh lệch, từ đó có hƣớng xử lý
thích hợp cho từng nguyên nhân gây ra chênh lệch.
Để đánh giá thành quả ngắn hạn, các nhà quản trị ngoài việc phân tích chênh
lệch qua doanh thu, lợi nhuận thì yếu tố chi phí cũng là một tiêu chí quan trọng để đánh
giá thành quả thông qua phân tích chênh lệch. Tuy nhiên, để việc kiểm soát có hiệu quả
chúng ta tiến hành kiểm soát theo phƣơng pháp loại trừ: chênh lệch không đáng kể: bỏ
qua; chênh lệch đáng kể: phân tích. Nhƣ vậy, biến động của chi phí sẽ đƣợc tiến hành
phân tích theo sơ đồ sau:


Trang 9

Sơ đồ 1.1 – Phân tích biến động của chi phí
Bƣớc 1

Tính toán các chênh lệch

Chênh lệch có đáng kể
không ?

Không

Không cần giải pháp điều
chỉnh

Có
Bƣớc 2

Phân tích chênh lệch để

xác định nguyên nhân

Bƣớc 3

Đƣa ra các giải pháp hành
động tốt nhất để điều
chỉnh

Để phân tích biến động của chi phí, chúng ta tiến hành phân tích chênh lệch qua
biến phí & định phí.
1.3.5. Phân tích chênh lệch biến phí
Biến phí bao gồm biến phí sản xuất và biến phí ngoài sản xuất, trong đó biến phí
sản xuất bao gồm: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, biến
phí sản xuất chung; biến phí ngoài sản xuất chính là biến phí bán hàng & quản lý.
Chúng ta lần lƣợt đi phân tích các chênh lệch biến phí để tìm nguyên nhân gây ra các
chênh lệch và có giải pháp hành động thích hợp để điều chỉnh.
1.3.5.1. Phân tích chênh lệch chi phí vật liệu trực tiếp
Để phân tích chênh lệch chi phí vật liệu trực tiếp, chúng ta tiến hành phân tích
theo sơ đồ sau:
Sơ đồ 1.2 - Phân tích chi phí vật liệu trực tiếp
Lƣợng thực tế mua

Lƣợng thực tế mua

Giá thực tế mua

Giá định mức

Chênh lệch giá vật liệu trực tiếp

Lƣợng thực tế sử dụng
Giá định mức

Lƣợng định mức
Giá định mức

Chênh lệch lƣợng vật liệu trực tiếp


Trang 10

Qua sơ đồ 1.2, chúng ta thấy để phục vụ cho mục đích kiểm soát giá mua vật
liệu, chênh lệch do ảnh hƣởng của nhân tố giá đƣợc xác định ngay khi vật liệu mua về.
Chênh lệch do ảnh hƣởng của nhân tố lƣợng vật liệu chỉ đƣợc xác định khi vật liệu
đƣợc đƣa vào sử dụng.
Chênh lệch giá vật liệu trực tiếp: là chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi phí
định mức do ảnh hƣởng của nhân tố giá. Chênh lệch này có thể do chịu ảnh hƣởng của
chất lƣợng vật liệu mua vào, nguồn cung ứng vật liệu (dồi dào hay khan hiếm)…Thông
qua chênh lệch giá, nhà quản trị sẽ xác định ngƣời chịu trách nhiệm và đƣa ra biện pháp
quản lý phù hợp.
Chênh lệch lƣợng vật liệu trực tiếp: là chênh lệch giữa chi phí thực tế và chi
phí định mức do ảnh hƣởng của nhân tố lƣợng. Chênh lệch này có thể chịu ảnh hƣởng
bởi nhân tố chất lƣợng vật liệu, tay nghề công nhân, máy móc thiết bị…Thông qua
chênh lệch lƣợng, nhà quản trị sẽ xác định ngƣời chịu trách nhiệm và đƣa ra biện pháp
quản lý phù hợp.
1.3.5.2. Phân tích chênh lệch chi phí nhân công trực tiếp
Chi phí nhân công trực tiếp cũng chịu ảnh hƣởng bởi hai nhân tố là lƣợng lao
động sử dụng (gọi là nhân tố lƣợng) và đơn giá lao động (gọi là nhân tố giá). Việc phân
tích chênh lệch chi phí nhân công trực tiếp đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Sơ đồ 1.3 - Phân tích chi phí nhân công trực tiếp

Lƣợng thực tế

Lƣợng thực tế

Lƣợng định mức

Giá thực tế

Giá định mức

Giá định mức

Chênh lệch giá

Chênh lệch lƣợng

lao động trực tiếp

lao động trực tiếp

Tổng chênh lệch chi phí nhân công trực tiếp