Tổ chức hệ thống thông tin kế toán cho đơn vị sự nghiệp có thu trên địa bàn TPHCM , luận văn thạc sĩ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
----------

LƯƠNG ĐỨC THUẬN

TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN CHO ĐƠN VỊ SỰ
NGHIỆP CÓ THU TRÊN ĐỊA BÀN THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Chuyên ngành: Kế toán
Mã số 60.34.30

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS. TS. VÕ VĂN NHỊ

TP. HỒ CHÍ MINH -

Năm 2012


MỤC LỤC
Trang
Trang phụ bìa
Lời cam đoan
Mục lục
Danh mục các ký hiệu, chữ viết tắt
Danh mục các bảng, biểu, hình vẽ
Mở đầu
Chương 1: Tổng quan về hệ thống kế toán và hệ thống thông tin kế toán ............. 1
1.1. Hệ thống kế toán .................................................................................................. 1
1.1.1.

Thông tin kế toán và vấn đề đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán ................. 1

1.1.2.

Các bộ phận cấu thành hệ thống kế toán .................................................... 2

1.1.3.

Quan hệ giữa hệ thống kế toán và hệ thống thông tin kinh tế ..................... 4

1.2. Hệ thống thông tin kế toán ................................................................................... 6
1.2.1.

Hệ thống thông tin đầu vào ........................................................................ 6

1.2.2.

Hệ thống cơ sở dữ liệu............................................................................... 7

1.2.3.

Hệ thống thông tin đầu ra .......................................................................... 8

1.2.4.

Quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ .... 12

1.3. Đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán ở các đơn vị sự nghiệp có thu ............ 15
1.3.1.

Đặc điểm thông tin kế toán trong đơn vị sự nghiệp có thu ....................... 15

1.3.2.

Đối tượng sử dụng và yêu cầu truyền tải thông tin kế toán cho các đối tượng
sử dụng trong các đơn vị sự nghiệp có thu ............................................... 17

1.3.3.

Các chu trình kế toán trong đơn vị sự nghiệp có thu ................................ 18

1.3.3.1. Chu trình các nguồn thu của đơn vị ....................................................... 18
1.3.3.2. .Chu trình chi hoạt động sự nghiệp ........................................................ 23
1.3.3.3. Chu trình nhân sự ................................................................................. 24
1.3.3.4. Chu trình đầu tư, tài chính .................................................................... 25
Kết luận chương 1 ...................................................................................................... 25


Chương 2: Tình hình tổ chức hệ thống thông tin kế toán ở các đơn vị sự nghiệp có
thu trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh ............................................................... 26
2.1.

Tình hình hoạt động và quản lý ở các đơn vị sự nghiệp có thu ở thành phố Hồ

Chí Minh .................................................................................................................... 26
2.1.1.

Tình hình hoạt động ................................................................................ 27

2.1.2.

Tình hình quản lý .................................................................................... 29

2.2.

Tình hình tổ chức hệ thống thông tin kế toán ở các đơn vị sự nghiệp có thu trên

địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh ................................................................................ 37
2.2.1.

Khảo sát thực tế ....................................................................................... 37

2.2.1.1.

Đối tượng khảo sát và phạm vi khảo sát ............................................. 37

2.2.1.2.

Nội dung khảo sát .............................................................................. 38

2.2.1.3.

Phương pháp khảo sát ........................................................................ 40

2.2.1.4.

Kết quả khảo sát ................................................................................. 41

2.2.2.

Những hạn chế, khó khăn và nguyên nhân ............................................... 58

2.2.2.1.

Những hạn chế, khó khăn .................................................................. 58

2.2.2.2.

Nguyên nhân ..................................................................................... 60

Kết luận chương 2 ...................................................................................................... 63
Chương 3: Giải pháp tổ chức hệ thống thông tin kế toán cho các đơn vị sự nghiệp
có thu trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh ......................................................... 64
3.1. Mục tiêu và các định hướng thực hiện ................................................................ 64
3.1.1.

Mục tiêu .................................................................................................. 64

3.1.2.

Các định hướng giải quyết ....................................................................... 65

3.2. Các giải pháp cụ thể ........................................................................................... 69
3.2.1.

Xây dựng cơ chế quản lý và kiểm soát thông tin ...................................... 69

3.2.2.

Xác lập nội dung thông tin và các chu trình kế toán ................................. 72

3.2.3.

Tổ chức thực hiện quy trình kế toán ........................................................ 75


3.3. Một số kiến nghị ............................................................................................... 79
3.3.1.

Đối với đơn vị sự nghiệp có thu ............................................................... 79

3.3.2.

Đối với nhà nước (BTC) .......................................................................... 86

3.3.3.

Đối với cơ sở đào tạo............................................................................... 88

Kết luận chương 3 ...................................................................................................... 89
KẾT LUẬN
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
Phụ lục 1: Phiếu thu thập thông tin
Phụ lục 2: Danh sách các đơn vị sự nghiệp được khảo sát
Phụ lục 3: Một số giao diện trên phần mềm kế toán Imas 8.0


LỜI CAM ĐOAN

---------Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi với sự cố vấn, hổ trợ của
người hướng dẫn khoa học. Luận văn thạc sỹ kinh tế chuyên ngành Kế toán – kiểm toán
này có các số liệu và kết quả là trung thực và chưa được ai công bố dưới bất kỳ hình
thức nào.
Tác giả luận văn

LƯƠNG ĐỨC THUẬN


DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT
---------CHỮ VIẾT TẮT

Ý NGHĨA

CNTT

Công nghệ thông tin

COBIT

Control Objectives for Information and related Technology
(Những mục tiêu kiểm soát thông tin và công nghệ liên quan)

ERM

Enterprise Risk Management
(Quản trị rủi ro doanh nghiệp)

ERP

Enterprise Resource Planning
(Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp)

IPSAS

International Public Sector Accounting Standards
(Chuẩn mực kế toán công quốc tế)

ISO

International Organization for Standardization
(Tổ chức tiêu chuẩn hóa quốc tế)

PMKT

Phần mềm kế toán


DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỄU, HÌNH VẼ
---------DANH MỤC CÁC BẢNG:
Bảng 2.1: Lĩnh vực hoạt động của đơn vị sự nghiệp
Bảng 2.2: Số lượng nhân viên hiện có của các đơn vị sự nghiệp
Bảng 2.3: Số lượng nhân viên kế toán
Bảng 2.4: Hình thức ghi sổ kế toán các đơn vị đang áp dụng
Bảng 2.5: Biểu mẫu chứng từ đơn vị sử dụng
Bảng 2.6: Tổ chức chứng từ kế toán
Bảng 2.7: Các vấn đề kiểm soát đối với chứng từ kế toán
Bảng 2.8: Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán
Bảng 2.9: Tổ chức tài khoản kế toán chi tiết
Bảng 2.10: Xây dựng quy trình xử lý nghiệp vụ

Bảng 2.11: Chu trình kế toán
Bảng 2.12: Đánh giá chất lượng thông tin kế toán
Bảng 2.13: Phần mềm kế toán hổ trợ trong việc lập các báo cáo
Bảng 2.14: Xây dựng sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán
Bảng 2.15: Phân quyền truy cập hệ thống trên phần mềm kế toán
Bảng 2.16: Phân quyền kiểm soát báo cáo và thông tin đầu ra
Bảng 2.17: Phần mềm kế toán đang sử dụng tại đơn vị
Bảng 2.18: Giá phí của phần mềm kế toán
Bảng 2.19: Những vấn đề cần quan tâm khi lựa chọn phần mềm kế toán
Bảng 2.20: Những khó khăn gặp phải khi tổ chức hệ thống thông tin kế toán


DANH MỤC CÁC HÌNH:
Hình 1.1: Các thành phần của hệ thống thông tin kinh tế
Hình 1.2: Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kinh tế và hệ thống kế toán
Hình 1.3: Phân loại hệ thống thông tin kế toán
Hình 1.4: Đặc điểm xử lý kế toán trong môi trường máy tính
Hình 1.5: Sơ đồ minh họa hệ thống thông tin kế toán
Hình 1.6: Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình thu kinh phí ngân sách nhà nước
Hình 1.7: Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình thu hoạt động sự nghiệp
Hình 1.8: Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình chi hoạt động sự nghiệp
Hình 1.9: Sơ đồ dòng dữ liệu chu trình nhân sự
Hình 3.1: Mối quan hệ giữa các chu trình kế toán
Hình 3.2: Quy trình đánh giá, lựa chọn phần mềm kế toán
DANH MỤC BIỂU ĐỒ:
Biểu đồ 2.1: Loại hình các đơn vị sự nghiệp được khảo sát


LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài

Trong bối cảnh hiện nay, khi mà công nghệ thông tin đã ảnh hưởng sâu rộng
trong tất cả các lĩnh vực của đời sống, kinh tế, xã hội thì bên cạnh những cơ hội mà toàn
cầu hoá mang lại, Việt Nam cũng phải đối mặt với nhiều thách thức, khó khăn trong đó
có những thách thức khó khăn liên quan đến việc ứng dụng công nghệ thông tin để phục
vụ cho sự phát triển của các doanh nghiệp cũng như đơn vị hành chính sự nghiệp.
Các đơn vị sự nghiệp hoạt động trên nhiều lĩnh vực khác nhau, cung cấp các dịch
vụ về y tế, giáo dục, văn hóa xã hội…. Các đơn vị sự nghiệp hoạt động không vì mục
tiêu lợi nhuận mà hoạt động theo mục tiêu, nhiệm vụ của nhà nước và hoạt động của các
đơn vị sự nghiệp này ảnh hưởng rất nhiều đến đời sống vật chất, tinh thần của người
dân. Hiện nay các đơn vị sự nghiệp đã và đang ngày càng lớn mạnh cả về số lượng lẫn
chất lượng để ngày càng phục vụ tốt cho nhu cầu của người dân, góp phần vào sự phát
triển chung của nền kinh tế.
Để có thể đáp ứng đầy đủ và kịp thời các nhu cầu của nhân dân và xã hội thì
chính bản thân của các đơn vị sự nghiệp phải ngày càng hoàn thiện trong công tác hoạt
động, quản lý, cung cấp thông tin. Trong đó hệ thống thông tin kế toán là một phần
quan trọng không thể thiếu trong toàn bộ hệ thống của đơn vị, công tác kế toán trong
các đơn vị sự nghiệp là phải tổ chức một hệ thống thông tin để quản lý và kiểm soát
nguồn kinh phí, tình hình sử dụng và quyết toán kinh phí, tình hình sử dụng và quản lý
các tài sản công, tình hình chấp hành dự toán thu chi, và thực hiện các tiêu chuẩn, định
mức của nhà nước. Bên cạnh đó kế toán hành chính sự nghiệp là một công cụ được nhà
nước sử dụng để góp phần vào việc sử dụng vốn tiết kiệm và có hiệu quả cao. Do đó kế
toán hành chính sự nghiệp có những nét đặc thù riêng tuân thủ theo những quy định
trong luật kế toán, chế độ kế toán và các văn bản nhà nước có liên quan. Tuy nhiên các
quy định hiện nay còn rất đơn giản và chưa phù hợp với sự phát triển của đơn vị sự
nghiệp, hiệu quả hoạt động của các đơn vị này chưa cao, mức độ thỏa mãn nhu cầu


thông tin kế toán, tài chính của người dân chưa được đảm bảo, đặc biệt hiện nay chúng
ta vẫn chưa có chuẩn mực kế toán công quốc gia để hướng dẫn chi tiết trong công tác kế
toán.

Chính vì vậy, việc nghiên cứu đề tài “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong
các đơn vị sự nghiệp có thu trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh” giúp cho các đơn
vị tăng cường khả năng thu thập, xử lý dữ liệu và cung cấp thông tin hữu ích cho các đối
tượng sử dụng là một trong những vấn đề cần thiết hiện nay.
2. Mục đích nghiên cứu của đề tài
Mục đích nghiên cứu của đề tài nhằm vào ba nội dung chính sau đây:
 Làm rõ các vấn đề về cơ sở lý luận của hệ thống thông thông tin kế toán
 Thực trạng tình hình tổ chức hệ thống thông tin kế toán trong các đơn vị sự
nghiệp có thu.
 Vận dụng cơ sở lý luận và tình hình thực tiễn đề xuất các giải pháp, kiến nghị
mang tính nguyên tắc, định hướng giúp các đơn vị sự nghiệp có thu hoàn thiện tổ chức
hệ thống thông tin kế toán.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Về đối tượng nghiên cứu: Đề tài chỉ giới hạn việc tổ chức hệ thống thông tin kế
toán trong các đơn vị sự nghiệp có thu công lập gồm hệ thống thông tin đầu vào, hệ
thống xử lý thông tin (cơ sở dữ liệu), hệ thống thông tin đầu ra, hệ thống kiểm soát nội
bộ, bộ máy kế toán, kiểm tra kế toán và vấn đề tổ chức trang bị cơ sở vật chất kỹ thuật
phục vụ cho việc thu thập, xử lý và cung cấp thông tin. Trong đó nhấn mạnh vào khía
cạnh hệ thống thông tin và sự ứng dụng công nghệ thông tin hiện nay trong các đơn vị
sự nghiệp.
Về phạm vi nghiên cứu: Đề tài tập trung nghiên cứu các đơn vị sự nghiệp có thu
công lập thuộc lĩnh vực giáo dục – đào tạo, y tế trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh.
4. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài, tác giả đã sử dụng chủ yếu phương pháp định tính bao gồm
tra cứu tài liệu, phương pháp so sánh – đối chiếu, phương pháp hệ thống, phương pháp


phân tích – tổng hợp để giải quyết các vấn đề về cơ sở lý luận. Đồng thời tác giả cũng
sử dụng phương pháp định lượng trong đó chủ yếu là khảo sát và thống kê số liệu trên
một số mẫu đã chọn qua đó đánh giá thực trạng và đề xuất các định hướng, giải pháp,

kiến nghị để thực hiện mục tiêu đề tài.
5. Kết cấu của đề tài
Nội dung của đề tài ngoài phần mở đầu, kết luận gồm 3 chương:
Chương 1: Tổng quan về hệ thống kế toán và hệ thống thông tin kế toán
Chương 2: Tình hình tổ chức hệ thống thông tin kế toán ở các đơn vị sự nghiệp
có thu trên địa bàn thành phố Hồ Chí Minh
Chương 3: Giải pháp tổ chức hệ thống thông tin kế toán cho các đơn vị sự nghiệp
có thu trên địa bàn Thành phố Hồ Chí Minh
Ngoài ra đề tài còn có ba phụ lục để minh họa cho các vấn đề đã được trình bày trong
các chương trên.


Trang 1

Chương 1
Tổng quan về hệ thống kế toán và hệ thống thông tin kế toán
1.1.

Hệ thống kế toán
1.1.1.

Thông tin kế toán và vấn đề đáp ứng nhu cầu thông tin kế toán

Chức năng của hệ thống kế toán là cung cấp thông tin về hoạt động kinh tế, tài chính
của một tổ chức cho các đối tượng sử dụng thông tin trong và ngoài đơn vị. Bên cạnh đó
kế toán còn có chức năng kiểm tra các hoạt động kinh tế tài chính thông qua các thông
tin thu nhận được để đảm bảo thực hiện đúng pháp luật, quy chế hoạt động của đơn vị.
Thông tin kế toán là những thông tin có được do hệ thống kế toán thu thập, xử lý và
cung cấp. Thông tin kế toán có những tính chất sau:


Thông tin luôn gắn liền với một tổ chức nhất định (gọi là đơn vị kế toán).



Thông tin phản ánh những sự kiện đã xảy ra, đang xảy ra và sắp xảy ra (đó là thông
tin kế toán tài chính và thông tin kế toán quản trị).



Thông tin phải đáp ứng nhu cầu sử dụng cho các đối tượng trong và ngoài đơn vị do
đó thông tin phải có tính hữu ích với người sử dụng.



Thông tin cung cấp phải được thu nhận, xử lý và tổng hợp trên những cơ sở pháp lý
được thừa nhận.
Trong quá trình hệ thống kế toán xử lý các nghiệp vụ với việc đạt được các mục tiêu

cung cấp thông tin kế toán hữu ích và phù hợp có nghĩa là xác định một cách rõ ràng và
cụ thể dữ liệu cần ghi nhận, xử lý các dữ liệu, thông tin gì cần cung cấp, phương pháp
và phương tiện ghi nhận như thế nào, ai xử lý và cung cấp thông tin cho ai. Việc lập và
lưu hành báo cáo kế toán là giai đoạn cung cấp thông tin và truyền tin đến người ra
quyết định.
Một vấn đề rất quan trọng nữa đó là vấn đề về đáp ứng nhu cầu thông tin. Hệ thống
kế toán có thể cung cấp đầy đủ các thông tin về tình hình hoạt động, tài chính của đơn


Trang 2

vị, nhưng làm sao để biết có đáp ứng tốt nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng
hay không. Hệ thống kế toán hoạt động hữu hiệu và hiệu quả thì phải đáp ứng được nhu
cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng. Nhu cầu thông tin của đơn vị bao gồm thông
tin kế toán tài chính và thông tin kế toán quản trị. Thông tin kế toán tài chính được cung
cấp phải tuân thủ chế độ kế toán, phù hợp với chuẩn mực kế toán và đối tượng phục vụ
chủ yếu là bên ngoài đơn vị. Bất kỳ hệ thống kế toán nào với phương thức xử lý bằng
máy hay thủ công, quy mô đơn vị lớn hay nhỏ, loại hình kinh doanh có thể khác nhau
nhưng tất cả đều phải cung cấp được đầy đủ thông tin kế toán tài chính theo khuôn mẫu
quy định. Các thông tin kế toán quản trị được cung cấp theo nhu cầu thông tin sử dụng
trong nội bộ đơn vị để đáp ứng các yêu cầu quản lý, do đó thông tin kế toán quản trị rất
đa dạng và thường không được chuẩn hóa. Các đối tượng sử dụng thông tin sẽ khác
nhau và do đó nội dung và hình thức thông tin cung cấp cũng khác nhau, các cấp quản
lý khác nhau thì tính chất của thông tin yêu cầu khác nhau. Các thông tin kế toán cung
cấp rất đa dạng, phong phú và ngày càng được đòi hỏi cao hơn về chất lượng cũng như
sự kịp thời do đó vấn đề về đáp ứng nhu cầu thông tin trong các đơn vị hiện nay thực sự
là cần thiết và là tiêu chí cho một hệ thống kế toán chất lượng. Với sự phát triển mạnh
mẽ của CNTT đặc biệt là sự ra đời và cải tiến ngày càng cao của các PMKT thì khả
năng đáp ứng nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng ngày càng chính xác và kịp
thời hơn phục vụ hiệu quả cho quá trình ra quyết định.
1.1.2.

Các bộ phận cấu thành hệ thống kế toán

Trong bối cảnh hiện nay nếu có một hệ thống kế toán tốt sẽ mang lại nhiều lợi ích
cho nền kinh tế. Hệ thống kế toán là một tập hợp các bộ phận có mối liên quan với nhau
để thực hiện các chức năng của kế toán là chức năng phản ánh (chức năng thông tin) và
chức năng giám đốc bao gồm các vấn đề về pháp lý, hệ thống các phương pháp kế toán,
chính sách kế toán, tổ chức bộ máy kế toán để thực hiện các công việc kế toán, các sổ
sách và báo cáo kế toán phục vụ cho việc trình bày, chuyển tải và công bố thông tin.
Hệ thống các văn bản pháp lý về kế toán: là tập hợp các văn bản pháp lý theo các

cấp độ khác nhau được nhà nước quy định để quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn việc thực


Trang 3

hành kế toán ở tất cả các doanh nghiệp, cơ quan hành chính sự nghiệp nhà nước thuộc
các lĩnh vực khác nhau trong nền kinh tế: gồm luật kế toán, các chuẩn mực kế toán, các
chế độ kế toán và các thông tư hướng dẫn thực hiện hoặc bổ sung, điều chỉnh khi có
những vấn đề mới phát sinh. Ngoài ra còn có các quyết định, văn bản khác như luật
ngân sách, luật doanh nghiệp, luật thuế cũng chi phối các hoạt động về kế toán.
Về phương diện các phương pháp kế toán: các phương pháp kế toán này sẽ phục
vụ cho việc thu thập, xử lý, phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh như phương pháp
tài khoản và ghi sổ kép dùng để phân loại nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo yêu cầu phản
ánh và giám đốc một cách thường xuyên, liên tục và có hệ thống số hiện có và tình hình
biến động của từng loại tài sản, từng loại nguồn vốn cũng như các quá trình sản xuất
kinh doanh khác nhau trong doanh nghiệp, tính giá các đối tượng kế toán để phán ánh
giá trị tài chính của các đối tượng kế toán phù hợp với các nguyên tắc cũng như các quy
định cụ thể do Nhà nước ban hành như nguyên tắc giá gốc, nguyên tắc khách quan,
nguyên tắc nhất quán, nguyên tắc thận trọng và nguyên tắc hoạt động liên tục, phương
pháp chứng từ và kiểm kê giúp phản ánh các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và thực sự
hoàn thành trên giấy tờ dùng làm cơ sở pháp lý cho việc ghi sổ kế toán. Kiểm kê để
kiểm tra trực tiếp tại chổ nhằm xác định chính xác tình hình số lượng, chất lượng cũng
như giá trị của các loại tài sản hiện có.
Hệ thống các phương pháp này có thể được xử lý bằng thủ công hoặc bằng máy tính với
các mức độ ứng dụng CNTT khác nhau. Nếu xử lý bằng máy tính hệ thống kế toán còn
bao gồm hệ thống phần cứng, các trang thiết bị, PMKT và các phần mềm ứng dụng
khác để ghi nhận, xử lý và tổng hợp thông tin theo sự lập trình sẵn của hệ thống.
Về phương diện sổ sách, báo cáo kế toán: sổ sách, báo cáo kế toán dùng để cung
cấp và truyền tải thông tin phục vụ cho nhu cầu sử dụng khác nhau của các đối tượng
trong và ngoài doanh nghiệp bao gồm các mẫu sổ kế toán tương ứng với các hình thức

kế toán khác nhau phục vụ trong việc ghi chép sự biến động của các đối tượng kế toán,
các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị dùng để tổng hợp và cung cấp thông tin đầu ra.


Trang 4

Về phương diện nhân sự và tổ chức bộ máy kế toán: nhân sự kế toán là vấn đề có
yếu tố quyết định của hệ thống kế toán, trong đó vấn đề về năng lực, phẩm chất của
nhân viên kế toán là rất quan trọng. Tổ chức nhân sự để thực hiện công việc kế toán cần
được thực hiện trên cơ sở khối lượng công việc kế toán, chức năng của các phần hành
kế toán. Tổ chức bộ máy kế toán phải phù hợp với quy định của luật pháp, phù hợp với
quy mô, đặc điểm hoạt động, yêu cầu quản lý của đơn vị, đồng thời trên cơ sở đặc điểm
và định hướng ứng dụng CNTT trong công tác quản lý của đơn vị nhằm tạo ra được
nhiều thông tin hữu dụng cho các đối tượng sử dụng khác nhau. Ngoài ra trong tổ chức
bộ máy kế toán còn là vấn đề về tổ chức hình thức kế toán, các chính sách kế toán, các
quy trình xử lý, phương thức xử lý kế toán cho các chu trình và nghiệp vụ kinh tế khác
nhau.
1.1.3.

Quan hệ giữa hệ thống kế toán và hệ thống thông tin kinh tế

Trước tiên cần làm rõ khái niệm về thông tin kinh tế. Thông tin kinh tế là các thông
tin tồn tại trong các tổ chức, đơn vị hoạt động nhằm phản ánh tình trạng kinh tế của các
đơn vị đó. Thông tin kinh tế được coi là huyết mạch của các doanh nghiệp và các tổ
chức kinh tế, các đơn vị hành chính sự nghiệp. Ví dụ về các thông tin kinh tế như: thông
tin về lao động, tiền lương, thông tin về sản xuất, thông tin về thu chi, ngân sách nhà
nước…. Trong thời đại ngày nay với xu thế chung của các nền kinh tế phát triển trên thế
giới và khu vực thông tin ngày càng chiếm vị trí chủ đạo và thế giới đang thực hiện một
sự chuyển biến từ nền kinh tế công nghiệp sang nền kinh tế thông tin tri thức. Để điều
hành đơn vị được hiệu quả trong công tác quản lý và điều hành, nhà quản trị luôn cần

nhiều thông tin cho nhiều yêu cầu và mục đích khác nhau và những thông tin này sẽ
được cung cấp bởi nhiều phòng ban khác nhau trong tổ chức. Như vậy hệ thống thông
tin kinh tế là một hệ thống thông tin nhằm ghi nhận, lưu trữ, xử lý dữ liệu của các quá
trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin kinh tế phù hợp và hữu ích cho các
nhà quản trị nhằm thực hiện các chức năng về hoạch định, tổ chức, điều hành, kiểm soát
và ra các quyết định kinh tế. Ngoài ra hệ thống thông tin kinh tế còn cung cấp thông tin


Trang 5

kinh tế cho các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp như các cơ quan nhà nước, các tổ
chức, các cá nhân, các nhà đầu tư có quan tâm đến tình hình hoạt động của đơn vị

Lưu trữ

Quá
trình
hoạt
động

Thu thập
dữ liệu

Xử lý

Cung cấp
thông tin

Kiểm soát, phản hồi
Hình 1.1. Các thành phần của hệ thống thông tin kinh tế

Như vậy trong hệ thống thông tin kinh tế thì phần lớn các dữ liệu từ quá trình hoạt
động của đơn vị sẽ được ghi nhận, xử lý và cung cấp thông tin thông qua hệ thống kế
toán. Hệ thống kế toán sẽ cung cấp các thông tin về tình hình hoạt động trong quá khứ,
hiện tại của đơn vị từ đó sẽ giúp cho các nhà quản trị có thể đưa ra các quyết sách kinh
tế để điều hành đơn vị trong hiện tại và tương lai. Do đó chất lượng thông tin kinh tế do
hệ thống thông tin kinh tế cung cấp ra phụ thuộc phần lớn vào các dữ liệu được sản sinh
ra từ hệ thống kế toán được hoạt động tốt hay xấu. Với các bộ phận cấu thành của hệ
thống kế toán, về mặt bản chất thông tin thì nó được xem như là một phân hệ, một bộ
phận hay là hệ thống con của hệ thống thông tin kinh tế. Ví dụ: hệ thống thông tin kinh
tế ra quyết định định hướng phát triển trong ba năm tới thì cần phải có sự cung cấp
thông tin của các hệ thống về tình hình hoạt động kinh doanh, phân tích lợi nhuận, giá
cả, dự toán ngân sách, chính sách về nhân sự, lương, thưởng, phân tích tình hình thị
trường…


Trang 6

Hình 1.2. Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kinh tế và hệ thống kế toán
1.2.

Hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán là một hệ thống được thiết lập để thực hiện việc thu thập,
lưu trữ, xử lý dữ liệu qua đó biến những thông tin rời rạc thành những thông tin kế toán
phù hợp và hữu ích phục vụ cho nhu cầu người sử dụng (Romney and Steinbart, 2012,
trang 30). Ngày nay khi nói đến hệ thống thông tin kế toán chúng ta hay nói đến hệ
thống trong môi trường máy tính, trong môi trường có ứng dụng CNTT. Hệ thống thông
tin kế toán bao gồm các hệ thống con như sau:
1.2.1.

Hệ thống thông tin đầu vào

Đây là một hệ thống thu thập các thông tin rời rạc từ quá trình hoạt động của tổ chức
được thể hiện bằng việc thu thập dữ liệu từ các sự kiện kinh tế tài chính phát sinh thông
qua đối tượng quản lý chi tiết, đối tượng kế toán và các chứng từ kế toán để phản ánh
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để làm cơ sở, tạo ra kho dữ liệu cho quá trình xử lý
thông tin được tổ chức theo quy mô, đặc điểm hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị
kế toán. Cũng có thể xem đây là hệ thống thu thập dữ liệu đầu vào của hệ thống thông
tin kế toán phục vụ cho việc xử lý và cung cấp thông tin đầu ra, do đó việc chọn lọc,
phân loại, tổng hợp nguồn dữ liệu đầu vào cũng rất quan trọng trong hệ thống thông tin


Trang 7

kế toán. Có thể nói dữ liệu đầu vào là thành phần quan trọng quyết định đến khả năng
cung cấp thông tin của hệ thống do đó dữ liệu đầu vào phải được thu thập đầy đủ, chính
xác và hợp lệ.
1.2.2.

Hệ thống cơ sở dữ liệu

Đây là hệ thống xử lý dữ liệu bao gồm tập hợp tất cả các yếu tố tham gia vào quá
trình xử lý dữ liệu để có được thông tin kế toán hữu ích. Hệ thống này được tổ chức
thực hiện gắn liền hệ thống tài khoản, hệ thống sổ kế toán và phương pháp ghi chép,
tính toán, các quy định về phân tích, hạch toán nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Bên cạnh đó
là các quy trình kế toán, phương thức xử lý kế toán bằng máy, phần mềm hay là ghi
chép thủ công được các đơn vị vận dụng theo mục tiêu và yêu cầu quản lý.
Nói đến cơ sở dữ liệu trong điều kiện tin học hóa ngày nay thì chủ yếu là cơ sở dữ
liệu trong các chương trình, phần mềm phục vụ công tác kế toán. Cơ sở dữ liệu trong
PMKT có thể được thiết kế theo rất nhiều phương án khác nhau. Với mỗi phương án

thiết kế hệ thống cơ sở dữ liệu thì quy trình xử lý, luân chuyển, lưu trữ dữ liệu và cung
cấp thông tin cũng sẽ khác nhau. Cơ sở dữ liệu kế toán bao gồm tập hợp các tập tin có
quan hệ rất chặt chẽ với nhau được thiết kế để ghi nhận, lưu trữ và xử lý toàn bộ các dữ
liệu và thông tin kế toán. Có thể hiểu hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán có vai trò như bộ sổ
sách kế toán trong điều kiện hạch toán thủ công. Toàn bộ dữ liệu kế toán, bao gồm
những dữ liệu được khởi tạo ban đầu và những dữ liệu mới phát sinh trong quá trình
hạch toán đều được cập nhật và lưu trữ trên các tập tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế
toán. Mỗi tập tin gồm nhiều trường và nhiều mẫu tin. Mỗi trường ứng với một thuộc
tính cần quản lý của các đối tượng hay các nghiệp vụ. Mỗi một mẫu tin mô tả các thuộc
tính của một đối tượng hay một nghiệp vụ xác định. Theo tính chất của dữ liệu chứa
trong mỗi tập tin, các tập tin trong hệ thống cơ sở dữ liệu kế toán có thể được phân
thành các tập tin chính và các tập tin nghiệp vụ.
Thông qua hệ thống cơ sở dữ liệu thì các dữ liệu, thông tin được thu thập qua hệ
thống thông tin đầu vào sẽ được phân loại, tổng hợp, xử lý và hệ thống hóa để phản ánh


Trang 8

được quá trình vận động, thay đổi của từng đối tượng kế toán, từng quá trình và chu
trình hoạt động khác nhau trong đơn vị kế toán. Trong điều kiện kế toán thủ công, hệ
thống này là hệ thống các quy trình xử lý, phương thức xử lý kế toán bằng tay, các sổ
sách kế toán dùng để ghi chép bằng tay các nghiệp vụ kinh tế phát sinh từ các chứng từ
kế toán. Trong điều kiện tin học hóa công tác kế toán thì đây là hệ thống các cở sở dữ
liệu PMKT và các quy trình xử lý kế toán đã được thiết kế và tổ chức cho phù hợp với
đặc điểm hoạt động, quy mô của mỗi tổ chức và yêu cầu quản lý của đơn vị. Như vậy để
đảm bảo cho hệ thống cơ sở dữ liệu hoạt động tốt thì phải tổ chức hữu hiệu về bộ máy
xử lý, tổ chức các quy trình xử lý của kế toán tương ứng với các hoạt động trong chu
trình kế toán và cùng với việc tổ chức phương thức xử lý kế toán là thủ công hay xử lý
trên nền máy tính.
1.2.3.

Hệ thống thông tin đầu ra

Đây là hệ thống thực hiện việc tổng hợp số liệu được cung cấp từ hệ thống xử lý để
hình thành nên hệ thống các chỉ tiêu phản ánh tình hình tài chính và tình hình hoạt động
của đơn vị kế toán thông qua hệ thống báo cáo kế toán tài chính được quy định bởi nhà
nước nhằm cung cấp các thông tin về kế toán tài chính cho bên trong và bên ngoài đơn
vị (chủ yếu là bên ngoài) như các thông tin về tình hình tài sản, nguồn vốn, kết quả hoạt
động của đơn vị… và các báo cáo kế toán quản trị được đơn vị kế toán thiết lập để phục
vụ cho yêu cầu quản lý nội bộ như các thông tin về dự toán kế hoạch, định hướng phát
triển trong tương lai. Hệ thống thông tin đầu ra tạo ra những thông tin theo mục tiêu đã
được xác định trước và những thông tin này sẽ được chuyển tải đến cho các đối tượng
sử dụng tương ứng thông qua các hình thức khác nhau.
Chất lượng của thông tin đầu ra được sử dụng để làm căn cứ đánh giá chất lượng và
hiệu quả hoạt động của toàn hệ thống kế toán, là thước đo đánh giá sự thành công của
hệ thống kế toán. Do vậy, để đạt được chất lượng mong muốn thì tất cả các hệ thống
khác trong toàn hệ thống thông tin kế toán phải luôn đảm bảo mối quan hệ lẫn nhau một
cách tốt nhất, các hệ thống phải đảm bảo công việc hoạt động một cách hữu hiệu tạo ra


Trang 9

dòng thông tin xuyên suốt giữa các hệ thống với nhau và các hệ thống con trong toàn hệ
thống được thiết lập phải phù hợp với môi trường pháp lý, môi trường kinh doanh, điều
kiện hoạt động và nhu cầu sử dụng thông tin của các đối tượng sử dụng khác nhau.
Ngoài ra trong hệ thống thông tin kế toán, ngoài việc tổ chức phục vu cho việc thu
thập dữ liệu, xử lý và cung cấp thông tin đầu ra thì để đảm bảo cho chất lượng thông tin
cũng như an toàn hệ thống và dữ liệu thì cần phải lưu ý đến các vấn đề về lưu trữ dữ
liệu, thông tin và hệ thống các hoạt động kiểm soát mà đơn vị tổ chức.
Về phân loại hệ thống thông tin kế toán, được phân loại như sau:

-

Phân loại theo đặc điểm của thông tin cung cấp:

Hệ thống thông tin kế toán tài chính
Hệ thống thông tin kế toán quản trị


Trang 10

Hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin kế toán

tài chính

quản trị

Cung cấp các thông tin tài

Cung cấp các thông tin

chính chủ yếu cho bên ngoài

tài chính cho nội bộ

doanh nghiệp thông qua các

trong việc hoạch định,

báo cáo tài chính gồm: bảng

điều hành, kiểm soát và

cân đối kế toán, báo cáo kết

ra quyết định thông qua

quả hoạt động kinh doanh,

hệ thống các báo cáo

báo cáo lưu chuyển tiền tệ,

quản trị…

thuyết minh báo cáo tài chính
Các đối tượng bên ngoài có

Các đối tượng bên

quan tâm đến tình hình

trong: các nhà quản trị

hoạt động của đơn vị gồm:

ở tất cả các cấp độ

- Cổ đông

quản lý khác nhau và

- Các chủ nợ

phụ trách mọi hoạt

- Các cơ quan quản lý

động của đơn vị

nhà nước
- …..
Hình 1.3. Phân loại hệ thống thông tin kế toán


Trang 11

-

Phân loại theo phương thức xử lý:

Hệ thống thông tin kế toán thủ công
Hệ thống thông tin kế toán bán thủ công
Hệ thống thông tin kế toán xử lý trong môi trường máy tính
Hai nguồn lực chủ yếu trong hệ thống thông tin kế toán trên nền máy tính là con người
và máy tính. Máy tính thực hiện các công việc dưới sự điều khiển, kiểm soát của con
người. Ngoài vai trò chủ yếu là điều khiển và kiểm soát, con người còn có nhiệm vụ

khai báo, nhập liệu dữ liệu vào hệ thống đồng thời thực hiện các công việc bảo mật, bảo
trì hệ thống.

Sự kiện,
nghiệp vụ kinh
tế phát sinh

Thông tin
theo yêu
cầu

Chứng từ

Nhập liệu

Cập nhật,
truy xuất
thông tin

Các đối tượng,
nguồn lực sử dụng

Nhập liệu các hoạt
động liên quan

Các tập tin lưu
trữ dữ liệu

Khai báo

Hình 1.4. Đặc điểm xử lý kế toán trong môi trường máy tính
Hệ thống thông tin kế toán cung cấp thông tin cho các đối tượng liên quan, trong đó
chủ yếu cung cấp thông tin làm cơ sở cho các nhà quản trị thực hiện các quyết định của
mình, lập kế hoạch, thực hiện kế hoạch và kiểm tra kế hoạch, đưa ra các quyết định ở tất
cả các cấp quản lý khác nhau từ những vấn đề có cấu trúc đến những vấn đề không có
cấu trúc.


Trang 12

Thông qua việc tổ chức một hệ thống thông tin kế toán tốt sẽ đảm bảo trong việc thu
thập, lưu trữ và xử lý đầy đủ, chính xác dữ liệu về các hoạt động trong tổ chức. Đây là
cơ sở rất quan trọng cho việc cung cấp các thông tin hữu ích phục vụ cho tiến trình ra
quyết định. Với sự phát triển mạnh mẽ của CNTT như hiện nay, sự cạnh tranh gay gắt
của thị trường hay những vấn đề đặt ra về sự hữu ích của thông tin thì việc trang bị phần
mềm, phần cứng cho việc thu thập dữ liệu là rất quan trọng.
Hệ thống thông tin kế toán có một vai trò rất quan trọng là hoạch định và kiểm soát
nguồn lực của tổ chức thông qua việc thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ nhằm đảm bảo
một cách hợp lý rằng tất cả các hoạt động đều được thực hiện hữu hiệu và hiệu quả, qua
đó có thể cung cấp thông tin đáng tin cậy, đảm bảo được sự tuân thủ các luật lệ, quy
định của nhà nước.
1.2.4.

Quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán và hệ thống kiểm soát nội bộ

Hệ thống kiểm soát nội bộ là một quá trình đươc thiết lập bởi hội đồng quản trị, nhà
quản lý và các nhân viên của đơn vị để cung cấp một sự đảm bảo hợp lý nhằm đạt được
các mục tiêu sau đây:
 Sự hữu hiệu và hiệu quả của hoạt động
 Sự tin cậy của báo cáo tài chính

 Sự tuân thủ pháp luật và các quy định
Hệ thống thông tin kế toán phải cung cấp thông tin trung thực, hợp lý và đáng tin
cậy, phải đảm bảo an toàn cho tài sản và thông tin, phải phù hợp với các yêu cầu, các
quy định của hệ thống kiểm soát nội bộ trong đơn vị. Khi đưa ra các mẫu biểu báo cáo,
chứng từ, các quy trình kế toán, các phương pháp kế toán hay khi phân công nhân sự
trong phòng kế toán và toàn đơn vị cần đảm bảo cho sự trao đổi thông tin từ cấp trên
xuống dưới và từ dưới lên trên, giữa các cấp với nhau, mỗi cá nhân cần hiểu rõ vai trò
của mình trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Chính từ việc thiết lập hệ thống kế toán sẽ có
chức năng thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ hay hệ thống kiểm soát nội bộ là một bộ
phận của hệ thống kế toán và ngược lại các bộ phận cấu thành của hệ thống kiểm soát
nội bộ: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin truyền


Trang 13

thông và giám sát trong quá trình hoạt động sẽ có tác động ngược lại hệ thống kế toán
thông qua kiểm tra việc ghi nhận xử lý chúng từ, sổ sách, kiểm soát các hoạt động kế
toán, kiểm tra và bảo vệ tài sản của tổ chức. Trong đó môi trường kiểm soát ảnh hưởng
đến mọi hoạt động của tổ chức mà chủ yếu là công tác kế toán và độ trung thực của báo
cáo tài chính. Ví dụ: nếu nhà lãnh đạo của một tổ chức không có quan điểm đúng đắn về
báo cáo tài chính thì có thể làm mất đi sự trung thực và hợp lý của báo cáo tài chính,
hoặc các chính sách về nhân sự, năng lực nhân viên kế toán yếu kém có khả năng dẫn
đến các sai lệch trọng yếu của báo cáo, các bộ phận này sẽ làm cho hệ thống kiểm soát
nội bộ hoạt động hữu hiệu từ đó làm cho giá trị thông tin của hệ thống kế toán cung cấp
sẽ đáng tin cậy hơn thông qua việc đánh giá rủi ro để nhận thức và đối phó với các rủi
ro mà hệ thống kế toán có thể gặp phải trong quá trình thực hiện mục tiêu, từ đó thực
hiện các hoạt động kiểm soát để hạn chế rủi ro giúp cho đơn vị đạt được các mục tiêu đề
ra, thông qua bộ phận thông tin và truyền thông giúp cho việc cung cấp thông tin trong
nội bộ và bên ngoài được đầy đủ, thích hợp và rõ ràng. Thông tin và truyền thông chính
là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát

trong đơn vị thông qua việc hình thành các báo cáo để cung cấp thông tin về hoạt động,
tài chình cho nội bộ và bên ngoài. Trong hệ thống thông tin thì hệ thống thông tin kế
toán là một phân hệ quan trọng, bắt đầu việc ghi nhận thông tin từ những chứng từ ban
đầu cho đến việc ghi chép, phân loại, tính toán, tổng hợp, lưu trữ và cuối cùng là chuyển
những thông tin đó vào báo cáo để cung cấp cho các đối tượng sử dụng, như vậy trong
quá trình xuyên suốt này hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ có chức năng giúp cho các nhà
quản lý có thể kiểm tra và đánh giá sự chấp hành những thủ tục kiểm soát trong toàn bộ
quá trình xử lý, và qua đó đảm bảo cho việc truyền thông tin đúng đắn giữa các nhân
viên trong tổ chức giúp cho họ nhận thức được vai trò và trách nhiệm của mình liên
quan đến việc lập báo cáo tài chính. Bộ phận giám sát trong hệ thống kiểm soát nội bộ
đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ qua đó giám sát chất lượng của hệ
thống thông tin kế toán, phát hiện và kịp thời có biện pháp khắc phục những khiếm


Trang 14

khuyết của hệ thống từ đó giúp cho hệ thống kế toán hoạt động hữu hiệu và hiệu quả
hơn.
Thực hiện tốt các chế độ kế toán (chế độ chứng từ kế toán, sổ kế toán, hệ thống tài
khoản kế toán và báo cáo tài chính), thì tự thân những hoạt động này đồng thời là hoạt
động kiểm soát của kế toán. Ví dụ: Một trong những nội dung quan trọng kiểm soát của
kế toán là kiểm tra tài liệu, chứng từ kế toán. Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ
của các chỉ tiêu, các yếu tố ghi chép trên chứng từ kế toán, kiểm tra tính hợp pháp của
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã ghi trên chứng từ kế toán, đối chiếu chứng từ
kế toán với các tài liệu khác có liên quan, kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin
trên chứng từ kế toán.
Ngoài ra, một số khía cạnh khác của kiểm soát kế toán đó là kiểm soát về vật chất,
như kiểm kê vật tư, nguyên vật liệu, kiểm kê tài sản, giám sát việc nhập, xuất kho
nguyên vật liệu.
Hệ thống tài khoản kế toán, báo cáo tài chính được sử dụng hợp lý là một biện pháp

kiểm soát quan trọng, nguyên tắc cân đối giữa nguồn vốn và tài sản và những thông tin
trên báo cáo tài chính là yếu tố quan trọng của kiểm soát, sơ đồ kế toán rất có ích trong
việc chống lại những sai sót trong hạch toán, báo cáo tài chính cung cấp cho lãnh đạo
đơn vị những thông tin cơ bản cho việc ra các quyết định quản lý và những người khác
sử dụng báo cáo tài chính.
Như vậy chất lượng thông tin của hệ thống thông tin kế toán nói chung và của từng
hệ thống con nói riêng đều phải được kiểm soát và đánh giá một cách kịp thời thông qua
hệ thống kiểm soát nội bộ của đơn vị. Xây dựng và vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ
phù hợp với đặc điểm hoạt động và quản lý của đơn vị kế toán sẽ có tác động tích cực
đến việc tăng cường và bảo đảm chất lượng thông tin kế toán. Ngược lại, với một hệ
thống thông tin kế toán được nghiên cứu và tổ chức thực hiện thích ứng với điều kiện và
đặc điểm của đơn vị kế toán sẽ là kênh thông tin và truyền thông quan trọng để góp
phần tạo nên một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu và hiệu quả trong đơn vị.