Những điểm giống và khác nhau giữa công chứng và chứng thực

1. Công chứng là gì?
Khái niệm công chứng được giải thích tại khoản 1 Điều 2 Luật Công chứng năm 2014 như sau:
1. Công chứng là việc công chứng viên của một tổ chức hành nghề công chứng chứng nhận tính xác thực,
hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản (sau đây gọi là hợp đồng, giao dịch), tính chính
xác, hợp pháp, không trái đạo đức xã hội của bản dịch giấy tờ, văn bản từ tiếng Việt sang tiếng nước ngoài
hoặc từ tiếng nước ngoài sang tiếng Việt (sau đây gọi là bản dịch) mà theo quy định của pháp luật phải công
chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công chứng.
Như vậy bản chất của hoạt động công chứng chính là để xác nhận tính xác thực, hợp pháp của văn
bản, hợp đồng.
Theo đó, hoạt động của công chứng vừa mang tính công quyền vừa mang tính chất dịch vụ công. Tính
công quyền thể hiện ở chỗ công chứng viên của phòng công chứng hay của các văn phòng công chứng đều
do Bộ trưởng Bộ Tư pháp bổ nhiệm để dịch thuật công chứng các hợp đồng giao dịch giữa các tổ chức, công
dân theo qui định của pháp luật. Khi tác nghiệp, công chứng viên nhân danh nhà nước thực thi công việc.
Hoạt động công chứng còn mang tính chất dịch vụ công tức là thực hiện một loại dịch vụ của Nhà nước
nhưng được Nhà nước giao cho tổ chức hành nghề công chứng đảm nhiệm, đó là công chứng các hợp đồng
giao dịch mà các tổ chức và cá nhân yêu cầu.
2. Chứng thực là gì?
Thông thường khi nhắc đến chứng thực chúng ta thấy các tài liệu được chứng thực sẽ ghi chứng thực bản
sao đúng với bản chính. Theo quy định tại khoản 2, 3, 4 Điều 2 Nghị định 23/2015/NĐ-CP
2. Chứng thực bản sao từ bản chính” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định
này căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao là đúng với bản chính.
3. Chứng thực chữ ký” là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này chứng
thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký của người yêu cầu chứng thực.
4. Chứng thực hợp đồng, giao dịch” là việc cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại Nghị định này
chứng thực về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện,
chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Trong đó, bản chính được hiểu là những giấy tờ, văn bản do cơ quan, tổ chức có thẩm quyền cấp lần đầu,
cấp lại, cấp khi đăng ký lại; những giấy tờ, văn bản do cá nhân tự lập có xác nhận và đóng dấu của cơ quan,
tổ chức có thẩm quyền. Bản sao là bản chụp từ bản chính hoặc bản đánh máy có nội dung đầy đủ, chính xác
như nội dung ghi trong sổ gốc.
Như vậy chứng thực là việc cơ quan, tổ chức có thẩm quyền căn cứ vào bản chính để chứng thực bản sao

là đúng với bản chính. Chứng thực cũng nằm trong nhóm chứng nhận tính xác thực của văn bản, hợp đồng.
Vì vậy mọi người hay bị nhầm lẫn giữa hai khái niệm này, thậm chí cho rằng công chứng và chứng thực là
đồng nhất với nhau. Tuy nhiên cách hiểu này là hoàn toàn sai lầm. Công chứng và chứng thực mặc dù có
điểm giống nhau nhưng chúng vẫn có điểm khác biệt.
4. Thẩm quyền công chứng chứng thực
Phòng công chứng công và văn phòng công chứng tư (do công chứng viên thành lập): công chứng,
chứng thực sao y bản chính tiếng Việt, công chứng dịch thuật.
UBND cấp phường xã, quận huyện: chứng thực. Riêng chứng thực sao y bản chính có yếu tố tiếng nước
ngoài thì UBND cấp quận, huyện mới làm được. Dịch thuật công chứng tư pháp mà mọi người thường gọi
chính xác là chứng thực dịch thuật, thực hiện tại UBND quận huyện.
Cơ quan đại diện ngoại giao, Cơ quan đại diện lãnh sự và Cơ quan khác được ủy quyền thực hiện chức
năng lãnh sự của Việt Nam ở nước ngoài: chứng thực.

•
•

3. Những điểm giống và khác nhau giữa công chứng và chứng thực
Những điểm giống nhau
Công chứng hợp đồng, giao dịch hay chứng thực hợp đồng, giao dịch đều là sự chứng nhận, hay xác
nhận tính có thực của một hợp đồng, giao dịch nào đó.
Các bên tham gia hợp đồng, giao dịch đều có năng lực hành vi dân sự và các bên đã tự nguyện tham
gia ký kết hợp đồng, giao dịch.


•

•

•
•

•
•
•

•

•

•

•
•
•
•
•
•

•
•
•
•
•

Những điểm khác nhau giữa công chứng và chứng thực hợp đồng
Bên cạnh những điểm giống nhau thì giữa công chứng và chứng thực có những điểm phân biệt rõ ràng cụ
thể sau:
Thứ nhất, về tính chất:
Hoạt động chứng thực là hoạt động hành chính tư pháp: Hoạt động chứng thực gắn chặt với vai trò
của cơ quan hành chính nhà nước. Quan hệ xã hội trong hoạt động chứng thực là quan hệ mang tính chất

hành chính nhà nước.
Hoạt động công chứng là hoạt động bổ trợ tư pháp: công chứng là hoạt động gắn liền với bảo vệ
quyền, lợi ích hợp pháp của các cá nhân, tổ chức khi tham gia các hợp đồng, giao dịch; đồng thời hỗ trợ, bổ
sung cho các hoạt động quản lý nhà nước và hoạt động tư pháp nên được xếp vào hoạt động bổ trợ tư pháp.
Thứ hai, về cơ quan thực hiện:
Chứng thực hợp đồng, giao dịch: Phòng Tư pháp cấp huyện và UBND cấp xã
Công chứng hợp đồng, giao dịch: Tổ chức hành nghề công chứng có thể thực hiện (Phòng Công
chứng, Văn phòng Công chứng).
Thứ ba, về người có trách nhiệm thực hiện:
Chứng thực: Phòng Tư pháp (Trưởng phòng, phó phòng); UBND cấp xã (Chủ tịch, phó chủ tịch).
Công chứng: công chứng viên
Thứ tư, trách nhiệm của người thực hiện công chứng, chứng thực:
Người thực hiện chứng thực chịu trách nhiệm về thời gian, địa điểm giao kết hợp đồng, giao dịch;
năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc điểm chỉ của các bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Không chịu trách nhiệm về nội dụng của hợp đồng, giao dịch được chứng thực (trừ trường hợp người thực
hiện chứng thực biết rõ ràng là hợp đồng, giao dịch đó trái pháp luật).
Công chứng viên phải chịu trách nhiệm về tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch được
công chứng (chịu trách nhiệm về mặt nội dung); về toàn bộ hợp đồng, giao dịch được công chứng và họ phải
chịu trách nhiệm cá nhân cả đời về việc mà họ đã công chứng.
Thứ năm, về giá trị pháp lý:
Hợp đồng, giao dịch được chứng thực có giá trị chứng cứ chứng minh về thời gian, địa điểm các bên
đã ký kết hợp đồng, giao dịch; năng lực hành vi dân sự, ý chí tự nguyện, chữ ký hoặc dấu điểm chỉ của các
bên tham gia hợp đồng, giao dịch.
Hợp đồng, giao dịch được công chứng có hiệu lực thi hành đối với các bên liên quan. Hợp đồng, giao
dịch được công chứng có giá trị chứng cứ; những tình tiết, sự kiện trong hợp đồng, giao dịch được công
chứng không phải chứng minh, trừ trường hợp bị Tòa án tuyên bố là vô hiệu.
Thứ sáu, về thủ tục thực hiện:
Thủ tục chứng thực hợp đồng, giao dịch có các bước như sau:
Bước 1: Xuất trình hồ sơ hợp lệ. Người yêu cầu chứng thực nộp 01 một bộ hồ sơ trong đó có
dự thảo hợp đồng, giao dịch cần chứng thực;

Bước 2: Kiểm tra hồ sơ. Người thực hiện chứng thực tiếp nhận, kiểm tra hồ sơ của người yêu
cầu chứng thực, nếu hợp lệ thì thực hiện chứng thực;
Bước 3: Thực hiện chứng thực. Người thực hiện chứng thực yêu cầu các bên tham gia hợp
đồng, giao dịch phải ký trước mặt mình, ghi lời chứng, ký tên đóng dấu;
Bước 4: Trả kết quả chứng thực, thu lệ phí chứng thực
Thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch được quy định tại Điều 40, 41 của Luật Công chứng. Thủ
tục công chứng hợp đồng, giao dịch có hai loại: hợp đồng, giao dịch do người yêu cầu công chứng tự soạn
thảo và hợp đồng, giao dịch do công chứng viên soạn thảo. Cụ thể thủ tục công chứng hợp đồng, giao dịch
có các bước như sau:
Bước 1: Người yêu cầu công chứng lập một bộ hồ sơ, trong đó có dự thảo hợp đồng, giao
dịch cần chứng thực;
Bước 2: Công chứng viên kiểm tra giấy tờ trong hồ sơ yêu cầu công chứng. Trường hợp hồ
sơ yêu cầu công chứng đầy đủ, phù hợp với quy định của pháp luật thì thụ lý và ghi vào sổ công chứng;
Bước 3: Công chứng viên ghi lời chứng, ký vào từng trang của hợp đồng, giao dịch;
Bước 4: Trả kết quả chứng thực, thu phí công chứng.
Thứ bảy, về thời gian thực hiện:
Thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc; đối với hợp đồng, giao dịch có nội dung phức tạp
thì thời hạn công chứng có thể kéo dài hơn nhưng không quá 10 ngày làm việc


•

•

•

Thời hạn chứng thực: Thời hạn chứng thực hợp đồng, giao dịch không quá 02 (hai) ngày làm việc, kể
từ ngày nhận đủ hồ sơ yêu cầu chứng thực hoặc có thể kéo dài hơn theo thỏa thuận bằng văn bản với người
yêu cầu chứng thực.
Thứ tám, về lệ phí:

Chứng thực: Có 3 loại lệ phí: lệ phí chứng thực hợp đồng, giao dịch; lệ phí chứng thực việc sửa đổi,
bổ sung, hủy bỏ hợp đồng, giao dịch và lệ phí chứng thực việc sửa lỗi sai sót trong hợp đồng, giao dịch được
chứng thực
Theo quy định của thì phí công chứng được thu theo trên cơ sở giá trị tài sản, giá trị khoản vay hoặc
giá trị của hợp đồng. Bên cạnh phí công chứng, người yêu cầu công chứng còn phải trả thù lao khi yêu cầu
tổ chức hành nghề công chứng thực hiện việc soạn thảo hợp đồng, giao dịch, đánh máy, sao chụp, dịch giấy
tờ, văn bản và các việc khác liên quan đến việc công chứng.
Ví dụ: A và B đi công chứng hợp đồng mua bán. Công chứng viên phải kiểm tra giấy tờ: nhân thân của
A, B; giấy tờ về tài sản. Từ đó soạn ra hợp đồng mua bán đưa cho A và B ký trước mặt mình. Cuối cùng
chứng nhận vào trong hợp đồng mua bán. Như vậy, công chứng viên phải đảm bảo tính pháp lý của giao
dịch, đảm bảo nội dung hợp đồng mua bán, đảm bảo việc giao dịch thực hiện trước sự chứng kiến của mình.
Tương tự, A và B ra chứng thực hợp đồng mua bán. Thì hợp đồng mua bán A và B phải soạn nội dung.
Cơ quan có thẩm quyền sẽ kiểm tra giấy tờ nhân thân của A,B và làm chứng cho việc A và B đã ký vào hợp
đồng mua bán, thời gian và địa điểm giao dịch. Họ không chịu trách nhiệm về mặt nội dung giao dịch.
Như vậy hoạt động công chứng và chứng thực là hai hoạt động hoàn toàn khác nhau, pháp luật không quy
định việc công chứng hay chứng thực có giá trị pháp lý cao hơn. Tuy nhiên có thể thấy việc công chứng ràng
buộc trách nhiệm cao hơn chứng thực. Do vậy từ những sự khác nhau như trên thì mỗi chúng ta cần lưu ý
xem mình công chứng hay chứng thực hợp đồng, tài liệu đế tránh mất thời gian. Tránh bỏ lỡ những cơ hội
kinh doanh.
Sự giống nhau giữa phòng công chứng và văn phòng công chứng
Đều thực hiện việc công chứng: chứng nhận tính xác thực, tính hợp pháp của hợp đồng, giao dịch khác
bằng văn bản mà theo quy định của pháp luật phảicông chứng hoặc cá nhân, tổ chức tự nguyện yêu cầu công
chứng.
Phân biệt phòng công chứng và văn phòng công chứng
Phòng công chứng và văn phòng công chứng là hai loại hình tổ chức hành nghề công chứng theo quy
định của pháp luật Việt Nam. Hai loại hình tổ chức hành nghề này có những sự khác biệt sau:
st

Phòng công chứng

văn phòng công chứng

t
1

2

3

địa vị
Phòng công chứng do Ủy ban nhân
là tổ chức dịch vụ công thay mặt nhà
pháp lý
dân cấp tỉnh quyết định thành lập, là đơn nước chứng nhận tính xác thực, hợp pháp
vị sự nghiệp công lập thuộc Sở Tư pháp, của các hợp đồng, giao dịch có con dấu
có trụ sở, con dấu và tài khoản riêng.
và tài khoản riêng hoạt động theo nguyên
tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ
phí công chứng, thù lao công chứng và
các nguồn thu hợp pháp khác mà không
phải là đơn vị sự nghiệp công lập như
Phòng công chứng.
Tên gọi
bao gồm cụm từ “Phòng công chứng”
bao gồm cụm từ “Văn phòng công
kèm theo số thứ tự thành lập và tên của chứng” kèm theo họ tên của Trưởng Văn
tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi phòng hoặc họ tên của một công chứng
Phòng công chứng được thành lập.
viên hợp danh khác của Văn phòng công
chứng do các công chứng viên hợp danh

thỏa thuận, không được trùng hoặc gây
nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề
công chứng khác, không được vi phạm
truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và
thuần phong mỹ tục của dân tộc.
Người
Phải là công chứng viên
Có thể là công chứng viên, có thể


thực hiện
công
chứng
Người
Trưởng phòng công chứng phải là
đại diện
công chứng viên, do Chủ tịch Ủy ban
nhân dân cấp tỉnh bổ nhiệm, miễn nhiệm,
cách chức.
Cơ chế
các công chức, viên chức hưởng chế
hoạt động độ lương theo đơn vị sự nghiệp công lập
và trưởng phòng Phòng công chứng do
Chủ tịch Ủy ban nhân dân cấp tỉnh bổ
nhiệm, miễn nhiệm, cách chức.

không

6

Việc
thành lập

7

Vấn đề
Phòng công chứng chỉ được thực hiện
hợp nhất việc chuyển đổi, giải thể Phòng công
giải thể
chứng mà không được thực hiện các hoạt
động sáp nhập, hợp nhất. Phòng công
chứng chỉ được thực hiện việc chuyển
đổi, giải thể Phòng công chứng mà không
được thực hiện các hoạt động sáp nhập,
hợp nhất.

Các công chứng viên thành lập được
quy định tại Điều 23 Luật công chứng
2014.
Văn phòng công chứng phải có hồ sơ
đề nghị thành lập Văn phòng công chứng
gửi Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét,
quyết định. Các công chứng viên hợp
danh chủ động xin thành lập mà không bị
phụ thuộc vào quyết định của Ủy ban
nhân dân.
Văn phòng công chứng lại được thực
hiện hoạt động sáp nhập, hợp nhất hai
hoặc một số Văn phòng công chứng và
chuyển nhượng Văn phòng công chứng.

Văn phòng công chứng được tổ chức và
hoạt động như một loại hình doanh
nghiệp vì vậy sáp nhập, hợp nhất và
chuyển nhượng Văn phòng công chứng là
những hoạt động quan trọng. Điều này
được quy địh cụ thể tại Điều 28 về Hợp
nhất, sáp nhập Văn phòng công chứng và
Điều 29 về Chuyển nhượng Văn phòng
công chứng Luật công chứng 2014.

8

Về
chuyển
nhượng

4

5

do Ủy ban nhân dân cấp tỉnh quyết
định thành lập theo quy định tại Điều 20
Luật công chứng 2014: Căn cứ vào nhu
cầu công chứng tại địa phương, Sở Tư
pháp chủ trì phối hợp với Sở Kế hoạch và
Đầu tư, Sở Tài chính, Sở Nội vụ xây
dựng đề án thành lập Phòng công chứng
trình Ủy ban nhân dân cấp tỉnh xem xét,
quyết định.

Phòng công chứng về bản chất là một
đơn vị sự nghiệp công lập nên không tồn
tại chế định chuyển nhượng phòng công
chứng.

Trưởng Văn phòng công chứng phải là
công chứng viên hợp danh của Văn
phòng công chứng và đã hành nghề công
chứng từ 02 năm trở lên.
Còn với Văn phòng công chứng phải
có từ hai công chứng viên hợp danh trở
lên và không có thành viên góp vốn. Nếu
như Trưởng Phòng công chứng được hình
thành theo con đường bổ nhiệm thì
Trường phòng Văn phòng công chứng do
các thành viên hợp danh tự bầu, tự thỏa
thuận theo quy định của pháp luật liên
quan về loại hình công ty hợp danh.

văn phòng công chứng mang bản chất
là doanh nghiệp làm tổ chức dịch vụ công
nên có tồn tại thủ tục chuyển nhượng:
Văn phòng công chứng được chuyển
nhượng cho các công chứng viên khác
đáp ứng các điều kiện quy định. Văn
phòng công chứng chỉ được chuyển
nhượng khi đã hoạt động công chứng
được ít nhất là 02 năm. Công chứng viên
đã chuyển nhượng Văn phòng công
chứng không được phép tham gia thành

lập Văn phòng công chứng mới trong thời
hạn 05 năm kể từ ngày chuyển nhượng.