Định biên nhân sự tại Tổng cục dạy nghề Bộ Lao động - Thương binh và Xã hội: Luận văn ThS. Quản trị công nghệ và phát triển doanh nghiệp (Chương trình đào tạo thí điểm)
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.6 MB, 116 trang )
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
--------o0o---------
NGUYỄN LINH CHI
ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ
TẠI TỔNG CỤC DẠY NGHỀ
BỘ LAO ĐỘNG - THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
LUẬN VĂN THẠC SĨ
QUẢN TRỊ CÔNG NGHỆ VÀ PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP
Hà Nội - 2015
ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ
--------o0o---------
NGUYỄN LINH CHI
ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ
TẠI TỔNG CỤC DẠY NGHỀ
BỘ LAO ĐỘNG - THƢƠNG BINH VÀ XÃ HỘI
Chuyên ngành: Quản trị Công nghệ và Phát triển doanh nghiệp
Mã số: Chuyên ngành thí điểm
LUẬN VĂN THẠC SĨ
QUẢN TRỊ CÔNG NGHỆ VÀ PHÁT TRIỂN DOANH NGHIỆP
NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC: TS. TRƢƠNG MINH ĐỨC
XÁC NHẬN CỦA
CÁN BỘ HƢỚNG DẪN
XÁC NHẬN CỦA CHỦ TỊCH HĐ
CHẤM LUẬN VĂN
Hà Nội - 2015
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu do tôi thực hiện dƣới sự
hƣớng dẫn của thầy giáo hƣớng dẫn khoa học. Các số liệu và trích dẫn đƣợc
sử dụng trong luận văn là trung thực, có nguồn gốc rõ ràng và đáng tin cậy.
LỜI CẢM ƠN
Trong thời gian nghiên cứu và thực hiện luận văn này, em đã nhận đƣợc sự
giúp đỡ nhiệt tình của các cơ quan, các tổ chức và các cá nhân. Em xin bày tỏ lời
cảm ơn sâu sắc nhất tới tất cả các tập thể, cá nhân đã tạo điều kiện giúp đỡ em trong
suốt quá trình thực hiện nghiên cứu luận văn này. Trƣớc hết em xin trân trọng cảm
ơn Ban giám hiệu trƣờng Đại học Kinh tế, Đại học Quốc gia Hà Nội, Phòng Đào tạo
và Khoa Sau đại học của nhà trƣờng cùng các thầy cô giáo, những ngƣời đã trang bị
kiến thức cho em trong suốt quá trình học tập.
Với lòng biết ơn chân thành và sâu sắc nhất, em xin trân trọng cảm ơn Tiến
sĩ Trƣơng Minh Đức, ngƣời thầy đã trực tiếp chỉ bảo, hƣớng dẫn khoa học và giúp
đỡ em trong suốt quá trình nghiên cứu, hoàn thành luận văn này. Em xin trân trọng
gửi lời cảm ơn đến các đồng chí lãnh đạo Tổng cục dạy nghề, một số các trƣờng đào
tạo nghề đã giúp đỡ em thu thập thông tin, số liệu trong suốt quá trình thực hiện
nghiên cứu luận văn. Xin chân thành cảm ơn tất các bạn bè, đồng nghiệp đã động
viên, giúp đỡ nhiệt tình và đóng góp nhiều ý kiến quý báu để em hoàn thành luận
văn này. Do thời gian nghiên cứu có hạn, luận văn của em chắc hẳn không thể tránh
khỏi những sơ suất, thiếu sót, em rất mong nhận đuợc sự đóng góp của các thầy cô
giáo cùng toàn thể bạn đọc. Xin trân trọng cảm ơn!
Hà Nội ngày
tháng
năm 2015
Tác giả luận văn
Nguyễn Linh Chi
MỤC LỤC
Danh mục các từ viết tắt .............................................................................................. i
Danh mục các bảng .................................................................................................... ii
Danh mục biểu đồ ..................................................................................................... iii
Danh mục hình vẽ .......................................................................................................v
PHẦN MỞ ĐẦU .........................................................................................................1
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÍ LUẬN
VỀ ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ .......................................................................................4
1.1. Nhƣ̃ng khái niê ̣m cơ bản về đinh
̣ biên nhân sƣ̣ ....................................................4
1.1.1. Khái niệm định biên nhân sự .........................................................................4
1.1.2. Bản chất của định biên nhân sự trong một tổ chức .......................................6
1.1.3. Vai trò của công tác đi ̣nh biên nhân sự đố i với tổ chức ................................7
1.2. Xác định đinh
̣ biên nhân sƣ̣..................................................................................8
1.2.1. Cơ sở cho viê ̣c xây dựng đi ̣nh biên nhân sự ..................................................8
1.2.2. Các phương pháp xác định nhân sự ............................................................11
1.2.3. Quy trình xây dựng định biên nhân sự ........................................................13
1.3. Các yếu tố ảnh hƣởng tới việc định biên nhân sự ..............................................16
1.3.1. Các yếu tố bên trong ...................................................................................17
1.3.2. Các yếu tố bên ngoài ...................................................................................18
1.4. Nguyên tắ c đinh
̣ biên trong đơn vi ̣nhà nƣớc .....................................................22
1.5. Tình hình nghiên cứu hiện nay……………………………………………….26
1.6. Bài học kinh nghiệm ..........................................................................................28
CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CƢ́U .............................30
2.1. Các phƣơng pháp nghiên cứu .............................................................................30
2.2. Phƣơng pháp thu thập thông tin .........................................................................31
2.2.1. Phương pháp thu thập thông tin sơ cấp ......................................................31
2.2.2. Phương pháp thu thập thông tin thứ cấp.....................................................34
2.3. Mô hiǹ h áp du ̣ng ................................................................................................35
2.4. Quy trình nghiên cứu .........................................................................................36
CHƢƠNG 3: THƢ̣C TRẠNG TÌNH HÌNH ĐINH
̣ BIÊN NHÂN SƢ̣ TẠI TỔNG
CỤC DẠY NGHỀ .....................................................................................................40
3.1. Giới thiệu về Tổng cục Dạy nghề ......................................................................40
3.2. Thực trạng định biên nhân sự tại Tổng cục Dạy nghề .......................................40
3.2.1. Cơ cấu tổ chức .............................................................................................40
3.2.2. Thực trạng về định biên nhân sự của Tổng cục Dạy nghề ..........................41
3.3. Các yếu tố tác động đến tình hình định biên nhân sự tại TCDN .......................65
3.3.1. Các yếu tố bên ngoài ...................................................................................65
3.3.2. Các yếu tố bên trong ...................................................................................72
3.4. Đánh giá chung về công tác định biên nhân sự tại TCDN .................................74
CHƢƠNG 4: GIẢI PHÁP XÂY DỰNG ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ TẠI TỔNG CỤC
DẠY NGHỀ ..............................................................................................................77
4.1. Chiến lƣợc phát triển và mục tiêu, nhiê ̣m vu ̣ của Tổng cục Dạy nghề ..............77
4.1.1. Chiến lược phát triển của Tổng cục Dạy nghề ...........................................77
4.1.2. Các mục tiêu và nhiệm vụ của Tổng cục Dạy nghề giai đoạn 2015 - 2020 78
4.2. Giải pháp để xây dựng định biên nhân sự của Tổng cục Dạy nghề ...................81
4.2.1. Phân tích và mô tả công việc .......................................................................82
4.2.2. Xác định công việc và vị trí việc làm...........................................................85
4.2.3. Đào tạo, huấ n luyê ̣n và bồ i dưỡng cán bộ ..................................................87
4.2.4. Tuyển dụng đúng người, đúng việc .............................................................90
4.2.5. Tăng cường kiểm tra, đánh giá, kiểm soát ..................................................90
4.2.6. Xây dựng hệ thống chính sách đãi ngộ, chế độ cho người lao động ..........93
4.2.7. Xây dựng hê ̣ thố ng đồ ng bộ, thuận tiê ̣n, hợp lý, giảm bớt thủ tục ..............97
4.2.8. Xem xét và đánh giá hoạt động định biên nhân sự………………………..100
4.3. Các kiến nghị với nhà nƣớc, các bộ, ngành có liên quan ...................................99
KẾT LUẬN .............................................................................................................103
DANH MỤC CÁC TÀI LIỆU THAM KHẢO .......................................................104
DANH MỤC CÁC TƢ̀ VIẾT TẮT
Ký hiệu
STT
Nguyên nghĩa
1
BLĐTBXH
Bộ lao động thƣơng binh và xã hội
2
CBQLDN
Cán bộ quản lý dạy nghề
3
CNH, HĐH
Công nghiệp hóa, hiện đại hóa
4
CSVC và TBDN
Cơ sở vật chất và thiết bị dạy nghề
5
CT HS-SV
Công tác học sinh, sinh viên
6
ĐBNNS
Định biên nhân sự
7
DNCQ
Dạy nghề chính quy
8
DNTX
Dạy nghề thƣờng xuyên
9
ĐTN
Đào tạo nghề
10
GV – CB QLDN
Giáo viên và cán bộ quản lý dạy nghề
11
JD
Bảng phân tích, mô tả công việc (Job description)
12
KĐCLDN
Kiểm định chất lƣợng dạy nghề
13
KHTC
Kế hoạch tài chính
14
KNN
Kỹ năng nghề
15
KT-XH
Kinh tế - Xã hội
16
NCKHDN
Nghiên cứu khoa học dạy nghề
17
PCTT
Pháp chế thanh tra
18
QLCDADN ODA
Quản lý các dự án dạy nghề vốn ODA
19
QLDADNCTMTQG
20
TCCB
Tổ chức cán bộ
21
TCDN
Tổng cục dạy nghề
Quản lý dự án dạy nghề vốn chƣơng trình mục tiêu
quốc gia
i
DANH MỤC CÁC BẢNG
STT
Bảng
Nội dung
Trang
1
Bảng 3.1
Tổng số cán bộ công chức của TCDN năm 2014
41
2
Bảng 3.2
3
Bảng 4.1
Thay đổi số lƣợng cán bộ công chức của TCDN
từ 2011 – 2014
Ƣớc tính số lƣợng nhân sự TCDN đến năm 2020
ii
45
81
DANH MỤC BIỂU ĐỒ
STT
Bảng
Nội dung
1
Biểu đồ 3.1
Cơ cấu cán bộ công chức theo trình độ
42
2
Biểu đồ 3.2
Tháp độ tuổi và giới tính của cán bộ viên chức TCDN.
43
3
Biểu đồ 3.3
Biến động nhân sự tại tại TCDN từ 2011 – 2014
48
4
Biểu đồ 3.4
Thay đổi tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại
TCDN từ 2011 – 2014
48
5
Biểu đồ 3.5
Biến động nhân sự tại vụ TCCB từ 2011 – 2014
49
6
Biểu đồ 3.6
7
Biểu đồ 3.7
8
Biểu đồ 3.8
9
Biểu đồ 3.9
Biến động nhân sự tại vụ Dạy nghề chính quy từ
2011 – 2014
52
10
Biểu đồ 3.10
Tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại Vụ Dạy
nghề chính quy từ 2011 – 2014
52
11
Biểu đồ 3.11
Biến động nhân sự tại Văn phòng TCDN từ 2011 – 2014
53
12
Biểu đồ 3.12
Tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại Văn
phòng TCDN từ 2011 – 2014
54
13
Biểu đồ 3.13
Biến động nhân sự tại Vụ giáo viên và cán bộ quản
lý dạy nghề từ 2011 – 2014
54
14
Biểu đồ 3.14
Tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại Vụ giáo
viên và CBQLDN từ 2011 – 2014
55
15
Biểu đồ 3.15
Biến động nhân sự tại Vụ Kế hoạch tài chính từ
2011 – 2014
56
16
Biểu đồ 3.16
Tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại Vụ Kế
hoạch tài chính từ 2011 – 2014
56
Tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại Vụ
TCCB từ 2011 – 2014
Biến động nhân sự tại vụ Pháp chế - thanh tra từ
2011 – 2014
Tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại Vụ Pháp
chế - thanh tra từ 2011 – 2014
iii
Trang
50
51
51
Biến động nhân sự tại Vụ Kỹ năng nghề từ 2011 –
2014
17
Biểu đồ 3.17
18
Biểu đồ 3.18
19
Biểu đồ 3.19
20
Biểu đồ 3.20
21
Biểu đồ 3.21
22
Biểu đồ 3.22
Tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại Vụ cơ sở
vật chất và thiết bị dạy nghề từ 2011 – 2014
59
23
Biểu đồ 3.23
Biến động nhân sự tại Vụ công tác học sinh, sinh
viên từ 2011 – 2014
60
24
Biểu đồ 3.24
25
Biểu đồ 3.25
Biến động nhân sự tại Vụ dạy nghề thƣờng xuyên
từ 2011 – 2014
61
26
Biểu đồ 3.26
Tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại Vụ dạy
nghề thƣờng xuyên từ 2011 – 2014
61
27
Biểu đồ 3.27
Biến động nhân sự tại Ban quản lý các dự án dạy nghề
vốn chƣơng trình mục tiêu quốc gia từ 2011 – 2014
62
28
Tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại Ban
Biểu đồ 3.28 quản lý các dự án dạy nghề vốn chƣơng trình mục
tiêu quốc gia từ 2011 – 2014
29
Biểu đồ 3.29
Biến động nhân sự tại Viện nghiên cứu khoa học
dạy nghề từ 2011 – 2014
63
30
Biểu đồ 3.30
Tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại Viện
nghiên cứu khoa học dạy nghề từ 2011 – 2014
63
31
Biểu đồ 3.31
Tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại Vụ Kỹ
năng nghề từ 2011 – 2014
Biến động nhân sự tại Cục kiểm định chất lƣợng
dạy nghề từ 2011 – 2014
Tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại Cục
kiểm định chất lƣợng dạy nghề từ 2011 – 2014
Biến động nhân sự tại Vụ cơ sở vật chất và thiết bị
dạy nghề từ 2011 – 2014
Tỷ lệ giữa số lƣợng hợp đồng/biên chế tại Vụ công
tác học sinh, sinh viên từ 2011 – 2014
Biến động nhân sự tại Ban quản lý các dự án dạy
nghề vốn ODA từ 2011 – 2014
iv
57
57
58
58
59
60
62
64
DANH MỤC HÌNH VẼ
Nội dung
STT
Hình
1
Hình 1.1
2
Hình 1.2
3
Hình 2.1
Mô hình nghiên cứu định biên nhân sự tại TCDN
35
4
Hình 2.2
Quy trình nghiên cứu
36
5
Hình 3.1
Sơ đồ tổ chức tại Tổng cục dạy nghề
41
6
Hình 4.1
7
Hinh 4.2
Các yếu tố ảnh hƣởng đến việc định biên nhân sự
Các yếu tố ảnh hƣởng bên ngoài của việc định biên
nhân sƣ̣
Mô hình quản trị nhân sự bằng bảng mô tả công
việc (JD)
Lƣu đồ đào tạo
Trang
19
22
82
89
v
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Dạy nghề Việt nam có lịch sử phát triển lâu đời, gắn liền với sự xuất hiện, tồn
tại của nền văn minh lúa nƣớc, của các làng nghề truyền thống và quá trình CNH,
HĐH đấ t nƣớc. Dạy nghề có vị trí, vai trò quan trọng đặc biệt đố i với phát triển vốn
con ngƣời, nguồ n nhân lực, tăng trƣởng kinh tế , tạo viê ̣c làm, tăng thu nhâ ̣p cho
ngƣời lao đô ̣ng, giảm nghèo, thực hiê ̣n công bằng xã hô ̣i, góp phần phát triển KTXH bền vững. Dạy nghề là mô ̣t trong những giải pháp đột phá của chiến lƣợc phát
triể n kinh tế – xã hô ̣i nhằm phát triển nhanh đôị ngũ nhân lực kỹ thuật trực tiếp,
phục vụ công nghiệp hoá, hiện đại hoá; góp phần đảm bảo an sinh xã hội và phát
triể n day nghề đƣợc coi là quốc sách hàng đầu.
Phát triển và Đổi mới toàn diện dạy nghề là chủ trƣơng lớn của Đảng và Nhà
nƣớc ta, đƣợc thể thiện trong các Văn kiện của Đại hội đại biểu toàn quốc lần thứ X
của Đảng và trong các Nghị quyết, Kết luận của Bộ Chính trị, của Ban chấp hành
TW Đảng, trong đó đã xác định rõ vị trí quan trọng của đào tạo nghề trong phát
triển nguồn nhân lực, góp phần nâng cao năng lực cạnh tranh của nền kinh tế. Đặc
biệt Chiến lƣợc phát triển kinh tế- xã hội 2011-2020 nêu rõ: Phát triển nhanh nguồn
nhân lực, nhất là nguồn nhân lực chất lƣợng cao, tập trung vào việc đổi mới căn
bản, toàn diện nền giáo dục quốc dân là một trong ba khâu đột phá chiến lƣợc…
Theo Mục tiêu này, đến năm 2020 nƣớc ta trở thành nƣớc công nghiệp có trình
độ phát triển trung bình (tỷ trọng các ngành công nghiệp và dịch vụ chiếm khoảng
85% trong GDP; tỷ lệ lao động nông nghiệp còn khoảng 30% trong lao động xã
hội). Đây cũng là thách thức to lớn đối với dạy nghề và đòi hỏi dạy nghề phải đi
trƣớc một bƣớc để chuẩn bị nguồn nhân lực cho đất nƣớc trong giai đoạn mới này.
Đến năm 2020 dạy nghề đáp ứng nhu cầu về nhân lực kỹ thuật trực tiếp trong sản
xuất, kinh doanh với trình độ cao, lành nghề, đủ về số lƣợng, đảm bảo chất lƣợng,
đáp ứng yêu cầu về phẩm chất, nhân cách, năng lực nghề nghiệp và thể chất phục
vụ cho các ngành kinh tế, vùng kinh tế, đặc biệt là các ngành kinh tế mũi nhọn,
vùng kinh tế trọng điểm và xuất khẩu lao động; mở rộng quy mô dạy nghề cho
ngƣời lao động, phục vụ có hiệu quả cho chuyển dịch cơ cấu lao động nông nghiệp,
1
nông thôn, tạo nhiều việc làm có thu nhập cao, cải thiện đời sống cho ngƣời lao
động.Đến năm 2020 trong lực lƣợng lao động có 27,5 triệu ngƣời đƣợc đào tạo nghề,
trong đó khoảng 10 triệu lao động nông thôn; nâng tỷ lệ lao động qua đào tạo nghề đạt
55%, trong đó 28%-30% có trình độ từ trung cấp nghề trở lên; khoảng 90% số ngƣời
học nghề có việc làm và 70% có việc làm đúng với nghề đƣợc đào tạo.
Tồng cục dạy nghề (TCDN) là tổ chức thuộc Bộ Lao động - Thƣơng binh và
Xã hội, thực hiện chức năng tham mƣu giúp Bộ trƣởng Bộ Lao động - Thƣơng binh
và Xã hội quản lý nhà nƣớc về dạy nghề. Chính vì vậy để có thể thực hiện tốt nhất
các nhiệm vụ đƣợc nhà nƣớc giao phó thì Tổng cục dạy nghề cần phải có một bộ
máy nhân sự phù hợp, có khả năng thực hiện các nhiệm vụ với hiệu suất cao nhất.
Đó cũng là lý do mà tôi lựa chọn đề tài: “Định biên nhân sự tại Tổng cục dạy nghề
Bộ Lao động Thương binh và Xã hội” - cơ quan nơi tôi đang công tác.
Để thực hiện đƣợc những điều này cần nghiên cứu trả lời các câu hỏi
nghiên cứu sau:
1) Các yếu tố tác động tới công tác định biên nhân sự?
2) Các yếu tố trên ảnh hƣởng nhƣ thế nào đến công tác định biên nhân sự tại
Tổng cục Dạy nghề, Bộ Lao động – Thƣơng binh và Xã hội?
3) Giải pháp đề hoàn thiện công tác định biên nhân sự tại Tổng cục Dạy
nghề, Bộ Lao động – Thƣơng binh và Xã hội?
2. Mục đích và nhiêm
̣ vu ̣ nghiên cƣ́u
Mục đích của đề tài: Xác định định biên nhân sự tại Tổng cục dạy nghề để
đạt năng suất, hiệu quả tốt trong tổ chức.
Nhiệm vụ nghiên cứu:
- Nghiên cứu cơ sở lý thuyết về định biên nhân sự
- Nghiên cứu các mô hình định biên nhân sự hiện đang đƣợc áp dụng tại Việt
Nam và trên thế giới, qua đó rút ra mô hình phù hợp áp dụng tại TCDN.
- Nghiên cứu tình hình hoạt động và nhân sự thực tế tại TCDN, các thuận lợi,
khó khăn và thách thức.
- Đề xuất kế hoạch định biên nhân sự tại TCDN sao cho phù hợp với phƣơng
hƣớng phát triển, mục tiêu trong giai đoạn 2015-2020.
2
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
Việc xây dựng định biên nhân sự tại TCDN chủ yếu dựa trên việc nghiên cứu
các đối tƣợng và phạm vị nghiên cứu sau:
- Đối tƣợng nghiên cứu: Định biên nhân sự tại đơn vị là Tổng cục dạy nghề.
- Phạm vi nghiên cứu: Đề tài dựa vào các dữ liệu của các năm trƣớc đây và
đề xuất các giải pháp hoàn thiện mang tính nghiên cứu.
- Phạm vi nội dung: Hoàn thiện công tác định biên nhân sự tại Tổng cục Dạy
nghề, Bộ Lao động – Thƣơng binh và Xã hội
- Phạm vi không gian: Luận văn đƣợc nghiên cứu tại Tổng cục Dạy nghề, Bộ
Lao động – Thƣơng và Xã hội.
Phạm vi thời gian: Nghiên cứu dữ liệu trong 4 năm 2011 - 2014
4. Những đóng góp của luận văn nghiên cứu
Luận văn nghiên cứu đã tổng hợp và hệ thống hóa các vấn đề cơ sở lý luận
liên quan đến công tác định biên nhân sự tại tổ chức nhà nƣớc
Luận văn có ý nghĩa thực tiễn đối với Tổng cục Dạy nghề trong việc đánh giá
thực trạng tình hình nhân sự tại tổ chức
Luận văn có ý nghĩa thực tiễn trong việc đề xuất các nhóm giải pháp trong
công tác định biên nhân sự nhằm nâng cao hiệu quả công việc trong tổ chức
5. Kế t cấ u của luâ ̣n văn
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Phụ lục, Tài liệu tham khảo, Luận văn đƣợc trình
bày trong bốn chƣơng:
- Chƣơng 1: Tổng quan tình hình nghiên cứu và cơ sở lí luận về định biên
nhân sự
-
Chƣơng 2: Phƣơng pháp và thiết kế nghiên cứu
-
Chƣơng 3: Thực trạng tình hình định biên nhân sự tại Tổng cục dạy nghề
-
Chƣơng 4: Giải pháp xây dựng định biên nhân sự tại Tổng cục dạy nghề
3
CHƢƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ TÌNH HÌNH NGHIÊN CỨU VÀ CƠ SỞ LÍ
LUẬN VỀ ĐỊNH BIÊN NHÂN SỰ
1.1. Nhƣ̃ng khái niêm
̣ cơ bản về đinh
̣ biên nhân sƣ ̣
1.1.1. Khái niệm định biên nhân sự
Cho đến nay đã có rất nhiều định nghĩa về đinh
̣ biên nhân sƣ̣ và những định
nghĩa này thể hiện nhiều cách hiểu về đinh
̣ biên . Đinh
̣ biên nhân sƣ̣ là một hệ thống
nguồn nhân lực nhằm đáp ứng nhu cầu của chiến lƣợc kinh doanh (Mile & Snow,
1984). Khái niệm khác lại cho rằng định biên nhân sự là các đặc tính của các hành
động liên quan tới nhân sự nhằm tạo điều kiện cho doanh nghiệp đạt đƣợc các mục
tiêu kinh doanh (Write & MacMahan, 1992).
Định biên nhân sự có thể đƣợc định nghĩa nhƣ là sự liên kết của nguồn lực con
ngƣời với những mục đích và mục tiêu chiến lƣợc của tổ chức để cải thiện quá trình
kinh doanh, phát triển văn hóa tổ chức để thúc đẩy sự đổi mới, tính linh hoạt và lợi thế
cạnh tranh. Trong một tổ chức viê ̣c đinh
̣ biên nhân sƣ̣ có nghĩa là chƣ́c năng nguồ n
nhân lƣ̣c đóng vai trò quan tro ̣ng trong viê ̣c thi hành chiế n lƣơ ̣c của công ty thông qua
các hoạt động nhƣ tuyể n mô,̣ tuyể n cho ̣n, đào ta ̣o và đaĩ ngô ̣ nhân sƣ̣.
Do đó đinh
̣ biên nhân sƣ̣ đƣợc xem nhƣ là chìa khóa để cải thiện doanh
nghiệp (Armstrong, M and Baron, A, 2002, Strategic HRM: the key to improved
business performance.).
Theo Truss, C and Gratton, L (1994, Trang 663) những đặc tính quan trọng
của đinh
̣ biên nhân sƣ̣ bao gồm:
-
Có sự liên kết rõ ràng giữa một vài chính sách nguồ n nhân lƣ̣c và việc thực
hành và toàn bộ chiến lƣợc chính của tổ chức và môi trƣờng của tổ chức.
-
Có những phƣơng án tổ chức liên kết những sự can thiệp nguồ n nhân lƣ̣c
riêng lẻ để chúng hỗ trợ lẫn nhau.
-
Phần lớn trách nhiệm của quản lý nguồn nhân lực là đƣợc khoán theo sản phẩm.
Do có nhiề u quan niê ̣m khác nhau về biên chế , nên viê ̣c phân lo ̣ai đinh biên
nhân sƣ̣ ở các quố c gia cũng khác nhau . Tại Việt Nam, định biên nhân sự là cụm từ
4
thịnh hành tại các doanh nghiệp Nhà nƣớc hoặc các tổ chức của Nhà nƣớc. Cụm từ
này còn đƣợc biết đến với tên gọi Biên chế lao động hoặc Biên chế cán bộ.
Đi ̣nh nghiã biên chế
Hiế n pháp năm 1946 tại điều 52 và Điều 61 đều dùng cụm từ chung là “nhân
viên”, tiế p đó Hiế n pháp năm 1959 tại điều 74 vẫn sƣ̉ du ̣ng cu ̣m tƣ̀ „ nhân viên nhà
nƣớc” để chỉ đố i tƣơ ̣ng biên chế là nhƣ̃ng ngƣời làm viê ̣c trong các cơ quan nhà
nƣớc. Hiế n pháp năm 1992 sƣ̉ du ̣ng đinh
̣ nghiã về biên chế nhƣ sau “ cán bô ̣ , viên
chƣ́c nhà nƣớc”, “ cán bô ̣ , công chƣ́c nhà nƣớc” để chỉ chung biên chế là nhƣ̃ng
ngƣời làm viê ̣c ta ̣i các cơ quan nhà nƣớc, tổ chƣ́c chin
́ h tri ̣ – xã hội và đơn vị kinh tế
nhà nƣớc. Nhƣ vâ ̣y , Hiế n pháp với tính chấ t là đa ̣o luâ ̣t gố c , luâ ̣t cơ bản của Nhà
nƣớc ta đã quy đinh
̣ nhƣ̃ng vấ n đề quan tro ̣ng nhâ ̣t làm nề n tảng
, căn cƣ́ , pháp lý
cho các đa ̣o luâ ̣t khác về biên chế nhà nƣớc . Tuy nhiên trong điề u kiê ̣n , hoàn cảnh
cụ thể của đất nƣớc, các quy định về biên chế còn khác nhau.
Ở nƣớc ta, ngay sau Cách ma ̣ng tháng Tám thành công , Nhà nƣớc Việt Nam
Dân chủ cô ̣ng hòa đƣơ ̣c thành lâ ̣p . Trong khi chƣa có Hiế n pháp , Chủ tịch Hồ Chí
Minh đã ký nhiề u sắ c lê ̣nh quan tro ̣ng để quản lý đấ t nƣớc và xã hô ̣i trong đó yêu cầ u
về xây dƣ̣ng đô ̣i ngũ cán bô ̣ , viên chƣ́c Viê ̣t Nam là rấ t quan tro ̣ng vì vâ ̣y ngày
20
tháng 5 năm 1950, Chủ tịch Hồ Chí Minh đã ban hành sắc lệnh số 76/SL ban hành “
Quy chế công chƣ́c Viê ̣t Nam” Đi ều 1 của quy chế quy định công chức là “ Những
công dân Viê ̣t Nam đƣơ ̣c chính quyề n nhân dân tuyể n để giƣ̃ mô ̣t chƣ́c vu ̣ thƣờng
xuyên trong các cơ quan Chiń h phủ ở trong hay ngoài nƣớc đề u là công chƣ́c theo
quy chế nay, trƣ̀ trƣờng hơ ̣p riêng biê ̣t do chin
Nhƣ vâ ̣y pha ̣m vi biên
̣
́ h phủ quy đinh”.
chế hành chính rấ t he ̣p chỉ bao gồ m số lƣơ ̣ng chƣ́c danh của nhƣ̃ng ngƣời làm viê ̣c
trong các cơ quan Chiń h phủ , tƣ́c cơ quan hành chin
́ h nhà nƣớc nhƣ Chin
́ h phú , Ủy
ban hành chính các cấp , cơ quan hoă ̣c ngƣời đa ̣i diê ̣n cho Chính phủ ở nƣớc ngoài .
Nhƣ̃ng ngƣời làm viê ̣c trong ty tòa án hay cơ quan dân cƣ̉ không đƣơ ̣c coi là biên chế
hành chính nhà nƣớc. Do hoàn cảnh đấ t nƣớc chiế n tranh ác liê ̣t , quy chế công chƣ́c
không đƣơ ̣c áp du ̣ng trong thƣ̣c tế mà thay vào đó là chế đô ̣ quản lý biên chế và
chúng ta sử dụng thuật ngữ chung là “ cán bộ , công nhân, viên chƣ́c” để chỉ tấ t cả
5
nhƣ̃ng ngƣời làm viê ̣c trong các cơ quan nhà nƣớc, tổ chƣ́c xã hô ̣i, đơn vi ̣kinh tế nhà
nƣớc. Nhƣ vâ ̣y khái niê ̣m này không phản ánh đƣơ ̣c các chƣ́c danh , vị trí công việc,
đă ̣c trƣng nghề nghiê ̣p , chƣ́c năng của mỗi loa ̣i hin
̀ h công viê ̣c , tƣ̀ đó dẫn đế n viê ̣c
thiế u thố ng nhấ t trong quản lý và bố trí cán bô, ̣ công chƣ́c.
Nghiên cƣ́u Nghi ̣đinh
̣ 169/HĐBT ngày 25 tháng 5 năm 1991 của Hội đồng
Bô ̣ trƣởng (nay là Chiń h phủ ) về biên chế nhà nƣớc thì : công dân Viê ̣t Nam đƣơ ̣c
tuyể n du ̣ng và bổ nhiê ̣m mô ̣t
công vu ̣ thƣờng xuyên trong mô ̣t công sở của nhà
nƣớc ở TW hay điạ phƣơng ; ở trong hay ngoài nƣớc ; đã đƣơ ̣c sắ p xế p vào mô ̣t
ngạch bậc, hƣởng lƣơng do ngân sách nhà nƣớc cấ p go ̣i là biên chế .
Nhƣ vâ ̣y , Đinh
̣ biên nhân sƣ̣ trong cơ qu an hành chính nhà nƣớc là xác định số
lƣợng và cơ cấu cán bộ, công chức (số lượng, chất lượng cán bộ, công chức ) cần
cho một tổ chức, một cơ quan HCNN hoạt động đạt hiệu quả cao nhất.
1.1.2. Bản chất của định biên nhân sự trong một tổ chức
Ở Viê ̣t Nam, biên chế đƣơ ̣c phân thành biên chế hành chin
. ̣p
́ h và biên chế sƣ̣ nghiê
Theo quy đinh
̣ của Pháp lê ̣nh cán bô ̣ công chƣ́c sƣ̉a đổ i bổ sung năm
2003,
biên chế hành chiń h là số lƣơ ̣ng , cơ cấ u , chƣ́c danh, vị trí công việc của nhƣ̃ng công
dân Viê ̣t Nam đƣơ ̣c tuyể n du ̣ng, bổ nhiê ̣m vào nga ̣ch hành chin
́ h hoă ̣c đƣơ ̣c giao giƣ̃
để thực hiện nhiệm vụ thƣờng xuyên trong các cơ quan nhà nƣớc từ TW đến địa
phƣơng, trong nƣớc hay ngoài nƣớc hƣởng lƣơng và phu ̣ cấ p lƣơng (nế u có) tƣ̀ ngân
sách nhà nƣớc . Biên chế sƣ̣ nghiê ̣p là số lƣơ ̣ng , cơ cấ u , chƣ́c danh, vị trí công việc
của những công dân Việt Nam đƣợc tuyển dụng
chƣ́c, hoă ̣c giao giƣ̃ mô ̣t nhiê ̣m vu ̣ thƣờng
, bổ nhiê ̣m vào mô ̣t nga ̣ch viên
xuyên trong các đơn vi ̣sƣ̣ nghiê ̣p nhà
nƣớc về giáo du ̣c , và đào tạo , khoa ho ̣c, y tế , văn hóa , nghê ̣ thuâ ̣t, thể du ̣c thể thao
và các đơn vị sự nghiệp khác do cơ quan có thẩm quyền quyết định thành lập để
phục vụ nhiệm vụ qu ản lý nhà nƣớc hoặc để thực hiện một số dịch vụ công của bộ ,
cơ quan ngang bô ̣ , cơ quan thuô ̣c Chin
́ h phủ và Hô ̣i đồ ng nhân dân , Ủy ban nhân
dân cấ p tin̉ h, cấ p huyê ̣n theo quy đinh
̣ của pháp luâ ̣t .
6
1.1.3. Vai trò của công tác đinh
̣ biên nhân sự đố i với tổ chức
Đinh
̣ biên nhân sƣ̣ đóng vai trò trung tâm trong việc thành lập các tổ chức và
giúp cho các tổ chức tồn tại, tạo lợi thế cạnh tranh và phát triển trên thị trƣờng.
Tầm quan trọng của đinh
̣ biên nhân sƣ̣ trong tổ chức xuất phát từ vai trò quan
trọng của con ngƣời . Con ngƣời là yếu tố cấu thành nên tổ chức , vận hành tổ chức
và quyết định sự thành bại của tổ chức . Nguồn nhân lực là một trong những nguồn
lực không thể thiếu đƣợc của tổ chức nên đinh
̣ biên nhân sƣ̣ chính là
một lĩnh vực
quan trọng của quản lý trong mọi tổ chức . Mặt khác , quản lý các nguồn lực khác
cũng sẽ không có hiệu quả nếu tổ chức không đinh
̣ biên tốt nguồn nhân lực , vì suy
đến cùng mọi hoạt động quản lý đều thực hiện bởi con ngƣời.
-
Giải quyết nhiệm vụ, công việc của tổ chức
Bất kỳ một tổ chƣ́c nào khi ti ến hành các hoạt động sản xuất kinh doanh
cũng đều phải hội đủ hai yếu tố, đó là nhân lực và vật lực. Trong đó, nhân lực đóng
vai trò cực kỳ quan trọng, có tính quyết định tới sự tồn tại và phát triển của tổ chức.
Đinh
̣ biên nhân sƣ̣ trong tổ chƣ́c là mô ̣t nhiê ̣m vu ̣ không thể thiế u và hế t sƣ́c
quan tro ̣ng bởi công tác định biên là cơ sở để tuyển dụng , bổ nhiê ̣m, đề bạt, đào ta ̣o
nhân sƣ̣ của cơ quan hay chính là cơ sở để xây dƣ̣ng kế hoa ̣ch phát triể n nguồ n nhân
lƣ̣c, tạo lập lợi thế cạnh tranh cho tổ chức.
Đinh
̣ biên còn là cơ sở xây dƣ̣ng kế hoa ̣ch ngân sách tiề n lƣơ ng, các chi phí
xã hội khác có liên quan đến con ngƣời (bảo hiểm, phúc lợi xã hội).
-
Nâng cao hiệu quả làm việc của tổ chức
Do sự cạnh tranh ngày càng gay gắt trên thị trƣờng nên các tổ chức muốn
tồn tại và phát triển buộc phải cải tiến tổ chức của mình theo hƣớng tinh giảm gọn
nhẹ, năng động, trong đó yếu tố con ngƣời mang tính quyết định. Không có những
con ngƣời làm việc có hiệu quả thì mọi tổ chức đều không thể nào đạt đến các mục
tiêu của mình.
Viê ̣c đinh
̣ biên nhân sƣ̣ chính xác giúp cho tổ chƣ́c đ
ạt đƣợc mục đích, kết
quả thông qua ngƣời khác. Một nhà lañ h đa ̣o có th ể lập kế hoạch hoàn chỉnh, xây
dựng sơ đồ tổ chức rõ ràng, có hệ thống kiểm tra hiện đại chính xác, … nhƣng tổ
chƣ́c đó v ẫn có thể thất bại nếu không biết tuyển đúng ngƣời cho đúng việc, hoặc
7
không biết cách khuyến khích nhân viên làm việc. Để quản lý có hiệu quả, nhà lañ h
đa ̣o cần biết cách làm việc và hòa hợp với ngƣời khác, biết cách lôi kéo ngƣời khác
làm cho mình.
-
Phát triển cá nhân làm việc trong tổ chức
Bất cứ nhân viên nào khi làm việc trong một tổ chức cũng cần :
+ Việc làm ổn định
+ Đánh giá đúng năng lực, đúng sự đóng góp
+ Đƣợc đối xử công bằng
+ Có triển vọng trong công việc, thu nhập
+ An toàn trong công việc
+ Đƣợc tôn trọng, đƣợc quan tâm
Với sự tiến bộ của khoa học kỹ thuật cùng với sự phát triển kinh tế buộc các
nhà lañ h đa ̣o ph ải biết làm cho tổ chức của mình thích ứng. Do đó, việc thực hiện
các nội dung hoạch định, tuyển dụng, duy trì, phát triển, đào tạo, động viên và tạo
mọi điều kiện thuận lợi cho con ngƣời thông qua tổ chức, nhằm đạt đƣợc mục tiêu
đã định trƣớc là vấn đề quan tâm hàng đầu. Tƣ̀ng cá nhân làm viê ̣c trong tổ chƣ́c
phải phát triển thì cả tổ chức mới phát triển đƣợc.
1.2. Xác định đinh
̣ biên nhân sƣ ̣
1.2.1. Cơ sở cho viê ̣c xây dựng đinh
̣ biên nhân sự
1.2.1.1. Dựa trên chiến lược phát triển của tổ chức
Chiế n lƣơ ̣c phát triể n của tổ chức rấ t quan tro ̣ng , đó là nền tảng cơ bản cho
việc thiết kế một kết cấu bao gố m chƣ́c năng , nhiê ̣m vu ̣ cơ cấ u tổ chƣ́c , cơ cấ u nhân
sƣ̣ của tổ chƣ́c . Khi lựa chọn hoạt động nguồn nhân lực phải dựa vào chiến lƣơ ̣c
phát triển của tổ chức . Việc xây dựng định biên nhân sự phải thích ứng đồng thời
với các chiến lƣợc phát triển khác của tổ chức:
• Định hướng phát triển của tổ chức:Việc định hƣớng phát triển tổ chức
theo hƣớng phi lợi nhuận, phục vụ mục tiêu xã hội, hay nâng cao doanh thu là yếu
tố ảnh hƣởng rất lớn đến việc xây dựng định biên nhân sự. Số lƣợng khách hàng
8
tiềm năng, số lƣợng và chất lƣợng sản phẩm, dịch vụ, cung cấp ra thị trƣờng là điều
kiện tiên quyết để tuyển dụng và đào tạo lực lƣợng lao động.
• Chi trả thù lao: Quyết định thù lao và thƣởng có tầm quan trong đặc biệt
trong việc thực thi chiến lƣợc. Nhằm tạo ra lợi thế cho mình trong việc sử dụng
nguồn nhân lực, nhiều tổ chức tiến hành trả mƣ́c lƣơng cơ bản khi có tính đến tƣơng
quan với bên ngoài, và một trong những vấn đề có tính nguyên tắc mà các tổ chức
này cân nhắc là bảo đảm sự công bằng với bên ngoài.
• Chiến lược đào tạo và phát triển: Triết lý kinh doanh và chiến lƣợc của tổ
chức phải đƣợc kết nối chặt chẽ với cách thức cải thiện thành tích hiện tại cũng nhƣ
tƣơng lai của nhân viên. Đa số các tổ chƣ́c đều hƣớng đế n viê ̣c phát triển trình đô ̣
chuyên môn cho đô ̣i ngũ nhân viên của min
̀ h . Tuy nhiên, tiến trình đào tạo và phát
triển nhân viên cầ n cả hai yế u tố là tiề n và thời gian . Để đạt đƣợc hiệu quả, đào tạo
và lựa chọn phải đƣợc gắn chặt vào mục tiêu chiến lƣợc chung của tổ chức và của
hệ thống nguồn nhân lực bên ngoài tổ chƣ́c.
Việc định biên nhân sự phải xuất phát từ chiến lƣợc phát triển của tổ chức,
đƣợc thể hiện qua các mục tiêu cụ thể của từng giai đoạn. Việc áp dụng một khuôn
mẫu cứng nhắc cho việc định biên nhân sự không phù hợp cho mọi tổ chức bởi xuất
phát điểm khác nhau dựa trên tầm nhìn, sứ mạng và giá trị cốt lõi của bản thân nội tại
từng doanh nghiệp. Cho nên không thể “nhân bản” hoặc “sao y” chiến lƣợc nhân lực
này cho một doanh nghiệp khác và cũng không thể trải đều nguồn lực, ngân sách và kế
hoạch hành động của doanh nghiệp cho từng chiến lƣợc thành phần cụ thể: tuyển dụng,
đào tạo & phát triển, quản lý thành tích, lƣơng bổng và đào tạo kế thừa.
1.2.1.2. Dựa trên nhiệm vụ, mục tiêu của tổ chức
Với mỗi tổ chức khác nhau thì sẽ có các nhiệm vụ mục tiêu khác nhau. Các
tổ chức thƣờng có các nhiệm vụ chung sau :
+ Hoạt động kinh doanh đáp ứng nhu cầu của thị trƣờng;
+ Thực hiện đầy đủ các cam kết đối với khách hàng về sản phẩm, dịch vụ,
giải quyết thỏa đáng các mối quan hệ lợi ích với các chủ thể kinh doanh theo
nguyên tắc bình đẳng, cùng có lợi;
9
+ Bảo toàn và tăng trƣởng vốn, mở rộng kinh doanh;
+ Bảo vệ môi trƣờng, bảo đảm an ninh, an toàn và trật tự xã hội;
+ Chấp hành pháp luật, thực hiện chế độ hạch toán thống kê thống nhất và
thực hiện các nghĩa vụ đối với nhà nƣớc.
Việc định biên nhân sự phải dựa trên sự hiểu biết về nhiệm vụ của tổ chức
càng nhiều càng tốt để từ đó có những thay đổi cơ cấu, con ngƣời,… trong tổ chức
phù hợp với nhiệm vụ mà tổ chức cần thực hiện.
1.2.1.3. Dựa trên thực trạng năng lực thực tế của đội ngũ nhân sự
Để xây dƣ̣ng đinh
̣ biên nhân sƣ̣ hƣớng chiến lƣợc trong tổ chức, chúng ta phải
quan tâm đến thƣ̣c tra ̣ng năng lƣ̣c của đô ̣i ngũ nhân sƣ̣ vachuyển
đổi nhân sự theo cách
̀
thức nào mà qua đó nhân viên có thể thực hiện tốt nhất nhiệm vụ của mình
.
Trƣớc hết, đó là trình độ của những ngƣời đứng đầu tổ chức, những ngƣời
làm nhiệm vụ thực hiện định biên nhân sự cho tổ chức. Những ngƣời này phải nhận
thức đúng và đầy đủ về việc định biên nhân sự cũng nhƣ có đủ năng lực và trình độ
để thực hiện việc định biên. Họ phải thực hiện hoàn thiện và phát triển hệ thống tổ
chức bộ máy từng bƣớc tiến tới đồng bộ; sửa đổi, bổ sung các quy định về công tác
cán bộ một cách đồng bộ; xây dựng đội ngũ đảm bảo đủ về số lƣợng, có cơ cấu hợp
lý và chất lƣợng cao và nâng cao chất lƣợng, tính chuyên nghiệp của đội ngũ công
chức thông qua đào tạo, bồi dƣỡng. Họ cũng chính là những ngƣời tổng kết, kiểm
tra, giám sát cuối cùng trƣớc khi đƣa ra tiêu chuẩn và chế độ đãi ngộ đối với từng vị
trí việc làm, đảm bảo sự công bằng với các cán bộ, nhân viên trong tổ chức.
Đối với từng cán bộ, nhân viên trong tổ chức, phải nhận thức rõ trách nhiệm và
quyền lợi của mình trong chu trình công việc giúp tổ chức đạt đƣợc chiến lƣợc kinh
doanh của mình. Từng cá nhân phải có ý thức phấn đấu tự trau dồi và rèn luyện chuyên
môn nghiệp vụ đáp ứng với tiêu chuẩn vị trí việc làm của mình. Họ phải nhận thức rõ
rằng nếu không đáp ứng đƣợc yêu cầu của công việc thì họ sẽ bị đào thải. Tuy nhiên
đối với họ thì việc đánh giá đúng năng lực có một ý nghĩa rất quan trọng. Kết quả đánh
giá đúng sẽ giúp động viên, khuyến khích công chức nỗ lực học tập, bộc lộ tiềm năng,
phát huy tối đa khả năng, kết quả đánh giá sai sẽ gây hậu quả ngƣợc lại.
10
1.2.1.4. Dựa trên từng vị trí làm việc của tổ chức
Vị trí làm việc, là đơn vị cụ thể nhất, ứng với một vị trí lao động thực tế, cụ
thể trong một thời điểm nhất định và tại một địa điểm xác định. Thông thƣờng, có
bao nhiêu nhân viên trong cơ quan thì có bấy nhiêu vị trí, trừ một số vị trí phải đảm
bảo tính liên tục về thời gian. Trong những trƣờng hợp này, có thể nhiều nhân viên
lần lƣợt cùng đảm nhiệm một vị trí làm việc.
Việc định biên nhân sự cần sự phân tích đặc điểm của từng vị trí công việc
cụ thể. Phân tích công việc đƣợc tiến hành để xác định ra các nhiệm vụ thuộc phạm
vi công việc đó và các kỹ năng, năng lực và trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực
hiệu công việc đó là một cách thành công. Phân tích công việc cung cấp các thông
tin về những yêu cầu, đặc điểm của công việc nhƣ các hành động nào cần đựơc tiến
hành thực hiện, thực hiện nhƣ thế nào và tại sao: các loại máy móc trang bị dụng cụ
nào cần thiết khi thực hiện công việc; các mối quan hệ với cấp trên và với đồng
nghiệp trong thực hiện công việc,v.v...
Xây dựng định mức lao động có vai trò, tác dụng lớn trong việc nâng cao
năng suất lao động và hiệu quả phục vụ tổ chức. Nếu định mức lao động đƣợc xây
dựng trên cơ sở khoa học thì ngƣời lãnh đạo sẽ có cơ sở thực hiện hiệu quả các chức
năng cơ bản của quản lý nhƣ hoạch định, tổ chức, điều khiển - chỉ huy, giám sát,
kiểm tra. Trong thực tiễn, định mức lao động đƣợc biểu hiện dƣới các dạng định
mức thời gian, định mức sản lƣợng, định mức phục vụ, định mức quản lý, định mức
tƣơng quan và định mức biên chế.
1.2.2. Các phương pháp xác định nhân sự
Căn cứ vào phầ n III thông tƣ
14/LĐTBXH-TT ban hành ngày 10 tháng 4
năm 1997 của Bộ Lao động Thƣơng binh và Xã hội về hƣớng dẫn phƣơng pháp xây
dƣ̣ng đinh
̣ mƣ́c lao đô ̣ng đố i với doanh nghiê ̣p nhà nƣớc , sau đây tác giả xin liệt kê
2 phƣơng pháp thƣờng đƣợc sử dụng để xác đinh
̣ nhân sƣ̣ trong cơ quan hành chin
́ h
nhà nƣớc. Căn cứ vào kỹ thuật, quy trình công nghệ, tổ chức lao động và chủng loại
mặt hàng sản xuất, kinh doanh, các đơn vị chọn phƣơng pháp xây dựng định mức
lao động cho phù hợp.
11
1.2.2.1. Định biên nhân sự dựa trên cơ sở định mức lao động tổng hợp cho các đơn
vị sản phẩm
Căn cứ vào mức lao động thì có thể tính ra đƣợc số lƣợng lao động cần thiết.
Muốn vậy thì cần phải xác định mức lao động của tổ chức. Để xác định múc lao
động chúng ta có thể áp dụng phƣơng pháp định mức lao động tổng hợp cho các
đơn vị sản phẩm.
Phƣơng pháp này áp dụng đối với doanh nghiệp sản xuất, kinh doanh những
mặt hàng tính đƣợc bằng sản phẩm hiện vật hoặc sản phẩm hiện vật quy đổi và
đƣợc xây dựng theo nguyên tắc sau:
- Mức lao động tổng hợp cho đơn vị sản phẩm phải đƣợc tính trên cơ sở xem
xét, kiểm tra, xác định từ hao phí lao động hợp lý đẻ thực hiện các nguyên công
(nguyên công công nghệ, nguyên công phục vụ).
Trong quá trình tính toán xây dựng mức phải căn cứ vào các thông số kỹ
thuật quy định cho sản phẩm, quá trình công nghệ sản xuất sản phẩm, chế độ làm
việc của thiết bị, kết hợp với những kinh nghiệm tiên tiến có điều kiện áp dụng rộng
rãi và các yêu cầu về chấn chỉnh tổ chức sản xuất tổ chức lao động và quản lý.
Trƣờng hợp đã có tiêu chuẩn hoặc mức nguyên công của ngành và liên
ngành đúng với điều kiện tổ chức sản xuất, kỹ thuật và công nghệ của doanh nghiệp
thì phải tính định mức tổng hợp cho đơn vị sản phẩm theo những tiêu chuẩn hoặc
mức nguyên công của ngành và liên ngành.
- Định mức lao động tổng hợp tính cho đơn vị sản phẩm nào phải theo đúng
quy trình công nghệ sản xuất ra sản phẩm đó (trong xây dựng công trình thì theo đồ
án thiết kế thi công), không tính sót, tính trùng các khâu công việc. Không đƣợc
tính những hao phí lao động làm sản phẩm phụ, sửa chữa lớn và hiện đại hoá thiết
bị, sửa chữa lớn nhà xƣởng, công trình xây dựng cơ bản, chế tạo lắp đặt thiết bị và
các việc khác. Những hao phí lao động cho các loại công việc này đƣợc tính mức
lao động riêng nhƣ tính cho đơn vị sản phẩm.
12
1.2.2.2. Định biên nhân sự dựa trên cơ sở định mức lao động tổng hợp theo định
biên (còn gọi là định mức biên chế)
Căn cứ vào mức lao động thì có thể tính ra đƣợc số lƣợng lao động cần thiết.
Muốn vậy thì cần phải xác định mức lao động của tổ chức. Để xác định mức lao
động chúng ta có thể áp dụng phƣơng pháp định mức lao động tổng hợp theo định
biên (còn gọi là định mức biên chế), phƣơng pháp này đƣợc tính toán dựa trên
nguyên tắc cụ thể sau:
Khi xác định biên lao động theo nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh không đƣợc
tính những lao động làm sản phẩm không phụ thuộc nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
đƣợc giao, lao động sửa chữa lớn và hiện đại hoá thiết bị, sửa chữa lớn nhà xƣởng,
công trình xây dựng cơ bản, chế tạo, lắp đặt thiết bị và các việc khác. Những hao
phí lao động cho các loại công việc này đƣợc tính mức lao động riêng nhƣ tính cho
đơn vị sản phẩm.
1.2.3. Quy trình xây dựng định biên nhân sự
Bước 1 : Phân tích công việc của các vị trí, bộ phận
Phân tích công việc để đo lƣờng, xác định định mức, xác định kết quả yêu
cầu, chuẩn hoá thành kĩ năng, xác định các lai lỗi, xác định cơ chế phòng ngừa, yêu
cầu về khả năng, phẩm chất, thể lực và trí tuệ đảm bảo rằng cộng các công việc
đƣợc xác định qua phân tích bao trùm mọi hoạt động của tổ chức. Cách thức phân
tích công việc:
+ Liệt kê chuỗi công việc liên quan thanh danh mục công việc
+ Xác định cách thức thực hiện
+ Xác định kết quả tiêu chuẩn
+ Định mức thời gian tiêu chuẩn của từng công việc
+ Xác định tần suất thực hiện công việc
+ Xác định tổng thời gian của từng việc
+ Xác định các sai lỗi, rủi ro và cơ chế phòng ngừa
+ Các định các phƣơng tiện sử dụng, hệ thống định mức và thông số
Bước 2: Xác định rõ nhiệm vụ cụ thể của từng vị trí bộ phận, cá nhân
13
Từ phân tích công việc xác định rõ nhiệm vụ cụ thể của từng vị trí bộ phận,
cá nhân trong doanh nghiệp/tổ chức. Các công việc đơn lẻ có tính chất tƣơng đồng
tổng hợp lại sử dụng thời gian hữu ích tƣơng đƣơng một nhân sự tiêu chuẩn thì tạo
ra một vị trí định biên. Mỗi định biên đều có tiêu chuẩn nhân sự và tiêu chuẩn định
mức công việc xác định.
+ Tổng hợp các công việc liên quan cùng tính chất ghép thành vị trí đảm bảo
thời gian hữu ích tiêu chuẩn, hiệu quả và năng suất.
+ Bình chuẩn năng suất giữa các vị trí làm việc phù hợp
+ Xác định yêu cầu về kiến thức, kĩ năng, khả năng và phẩm chất để xác định
chế độ đãi ngộ tiêu chuẩn làm cơ sở cho việc bố trí, huấn luyện, giám sát và đánh
giá kết quả công việc.
Bước 3: Xác định được định mức lao động khoa học cho từng vị trí, bộ phận
Định mức công việc hết sức quan trọng, tuy nhiên việc áp dụng kĩ thuật này
trong quản trị nhân lực khác nhau ở những loại hình khác nhau. Nếu đặc thù công
việc lặp lại ổn định nhƣ các dây chuyền sản xuất, gia công, hay giao dịch lặp lại tại
văn phòng giao dịch thì việc áp dụng định mức nhân công có tính chặt chẽ và hữu
dụng nhƣ doanh nghiệp may, da giầy, điện tử, lắp giáp thiết bị,… Ngƣợc lại, những
công việc đòi hỏi tính tự do, sáng tạo, chủ động, kỉ luật thấp nhƣ thiết kế…thì định
mức nhân công chỉ có tính định mức tham chiếu trong quản trị để áp dụng các kĩ
thuật khác nhằm quản trị hiệu quả nhân lực.
Bước 4: Xác định khối lượng nhiệm vụ cụ thể từng vị trí, bộ phận trong hiện
tại và tương lai
Căn cứ vào chiến lƣợc, phân tích công việc, định biên nhân sự, định mức lao
động của doanh nghiệp có thể xác định đƣợc khối lƣợng nhiệm vụ cụ thể của từng
vị trí, bộ phận trong hiện tại và tƣơng lai. Việc xác định khối lƣợng nhiệm vụ này sẽ
là cơ sở để tổ chức có thể đƣa ra các dự đoán về khối lƣợng nhân sự cần thiết.
Bước 5: Xác định khối lượng nhân sự cần thiết
Để xác định đƣợc khối lƣợng nhân sự cần thiết cần tiến hành :
+ Phân tích môi trƣờng, xác định mục tiêu và chiến lƣợc cho tổ chức
14
