THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TIN HỌC VÂN THANH

THỰC TRẠNG QUẢN TRỊ NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN TIN HỌC VÂN THANH
I. Vấn đề tuyển dụng nhân sự tại công ty cổ phần tin học Vân Thanh:
1. Những cơ sở để tuyển dụng nhân sự:
1.1 Phân tích công việc:
1.1.1 Sự cần thiết phải phân tích công việc:
Phân tích công việc là một quá trình xác định các loại công việc phải thực
hiện, tính chất của mỗi loại công việc, quyền hạn, trách nhiệm và kỹ năng thực
hiện theo yêu cầu công việc. Như vậy thực chất của phân tích công việc là việc xác
định nhu cầu về lao động của doanh nghiệp trong mỗi thời kỳ nhất định cả về số
lượng, chất lượng, cơ cấu. Từ đó cung cấp những thông tin về yêu cầu đặc điểm
công việc nhằm xây dựng bản mô tả và bản tiêu chuẩn công việc. Trên cơ sở dùng
làm cho việc tuyền chọn và đào tạo nhân viên, đánh giá thực hiện công việc và trả
lương.
Việc phân tích công việc để xác định mức lương hợp lý mà hệ thống sẽ tạo
điều kiện khuyến khích người lao động gắn bó tích cực với công việc của mình,
góp phần giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu lao động. Phân tích công việc giúp cho
công tác đào tạo cán bộ nhân viên của doanh nghiệp phát triển đúng hướng, giúp
nhà quản trị đề ra các điều kiện, tiêu chuẩn đối với công việc tìm ra các biện pháp
nhằm tăng năng suất lao động, giảm những hao phí lao động không cần thiết từ đó
sẽ làm tăng hiệu quả và lợi nhuận kinh doanh của doanh nghiệp. Phân tích công
việc cho thấy là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng kế hoạch lao động và các kế
hoạch kinh doanh khác.
Phân tích công việc là công việc đầu tiên cần phải biết của mọi nhà quản trị
nhân sự. Phân tích công việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng nhân viên, là cơ sở
cho việc bố trí nhân viên phù hợp. Một nhà quản trị không thể tuyển chọn đúng
nhân viên, đặt đúng người vào đúng việc nếu không biết phân tích công việc.
1.1.2 Thông tin để thực hiện phân tích công việc:
Để thực hiện phân tích công việc được chính xác cần phải sử dụng các loại
thông tin dưới đây:
a) Thông tin về tình hình thực hiện công việc:

Các thông tin được thu thập trên cơ sở của công việc thực tế thực hiện công
việc, như phương pháp làm việc, hao phí thời gian thực hiện công việc, các yếu tố
của thành phần công việc.
b) Thông tin về yêu cầu nhân sự:
Bao gồm tất cả các yêu cầu về nhân viên thực hiện công việc như học vấn,
trình độ chuyên môn, kỹ năng, các kiến thức hiểu biết liên quan đến thực hiện công
việc, các thuộc tính cá nhân.
c) Thông tin về các yêu cầu đặc điểm, tính năng tác dụng, số lượng, chủng
loại của các máy móc, trang bị dụng cụ được sử dụng trong quá trình sử dụng công
việc.
d) Các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc:
Bao gồm các tiêu chuẩn, định mức thời gian thực hiện, số lượng, chất lượng
của sản phẩm hay công việc... Tiêu chuẩn mẫu là cơ sở để đánh giá việc thực hiện
công việc của nhân viên.
e) Các thông tin về điều kiện thực hiện công việc:
Bao gồm các thông tin liên quan đến các vấn đề điều kiện làm việc như sự cố
gắng về thể lực, điều kiện vệ sinh lao động, thời gian biểu, điều kiện tổ chức hoạt
động, của công ty, chế độ lương bổng, quần áo đồng phục...
1.1.3 Trình tự thực hiện phân tích công việc:
Bước 1: Xác định mục đích sử dụng các thông tin phân tích công việc, từ việc
xác định các hình thức thu thập thông tin phân tích hợp lý nhất.
Bước 2: Thu nhập các thông tin cơ bản trên cơ sở sơ đồ tổ chức, các văn bản
về mục đích yêu cầu, chức năng quyền hạn của công ty, phòng ban, phân xưởng,
sơ đồ quy trình công nghệ và bảng mô tả công việc cũ (nếu có).
Bước 3: Chọn lựa các vị trí đặc trưng và những điểm then chốt để thực hiện
phân tích công việc nhằm làm giảm thời gian và tiết kiệm hơn trong phân tích công
việc, nhất là khi cần phân tích các công việc tương tự như nhau.
Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích
công việc. Tuỳ theo yêu cầu mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu
thập. Tuỳ theo dạng hoạt động và khả năng tài chính, có thể sử dụng một hoặc kết

hợp nhiều phương pháp thu nhập thông tin sau đây: Quan sát, bấm giờ, chụp ảnh,
phỏng vấn, bảng câu hỏi.
Bước 5: Kiểm tra, xác minh lại tính chính xác của thông tin. Những thông tin
thu thập để phân tích công việc trong bước 4 cần được kiểm tra lại về mức độ
chính xác, đầy đủ bằng chính các nhân viên, công nhân thực hiện công việc và các
giám thị, giám sát tình hình thực hiện công việc đó.
Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc.
1.2 Định mức lao động:
Định mức lao động là xác định mức hao phí thời gian lao động cần thiết để
hoàn thành một đơn vị sản phẩm hoặc một khối lượng công việc đúng tiêu chuẩn,
chất lượng trong những điều kiện tổ chức nhất định.
Định mức lao động có 2 loại:
+ Mức thời gian:
Đây là lượng thời gian cần thiết xác định để một hoặc một nhóm người lao
động hoàn thành một đơn vị sản phẩm theo đúng yêu cầu kỹ thuật phù hợp với
nghề nghiệp, trình độ lành nghề trong những điều kiện tổ chức kỹ thuật nhất định.
+ Mức sản phẩm:
Là số lượng đơn vị sản phẩm hoặc khối lượng công việc theo đúng yêu cầu
kỹ thuật được quy định cho một hoặc một nhóm người lao động có nghề nghiệp và
có trình độ tương ứng phải thực hiện trong một đơn vị thời gian và trong những
điều kiện tổ chức kỹ thuật nhất định.
Định mức lao động chủ yếu cho phép:
+ Xác định chính xác nhu cầu lao động ở các bộ phận doanh nghiệp.
+ Thực hiện việc phân công quyền hạn, trách nhiệm của mỗi người trong tổ
chức.
+ Đánh giá khách quan và chính xác thái độ, ý thức trách nhiệm của mỗi
người trong tổ chức.
+ Đánh giá trình độ lành nghề của người lao động, mức độ đóng góp của
mỗi thành viên vào kết quả lao động chung của tổ chức từ đó có biện pháp kịp thời
kích thích người lao động cả về vật chất lẫn tinh thần.

2. Nhu cầu tuyển dụng của công ty cổ phần tin học Vân Thanh:
Tuyển dụng nhân sự là quá trình thu hút những người có khả năng từ nhiều
nguồn khác nhau đến đăng kí nộp đơn tìm việc làm.
Trong những năm gần đây, do nhu cầu mở rộng quy mô sản xuất, thay thế vị
trí khuyết thiếu do thực tế cơ chế phát sinh, do thay thế những người nghỉ hưu,
thuyên chuyển hoặc bị thôi việc nên công ty vẫn tiến hành tuyển dụng thêm nhân
sự.
Để đáp ứng được những yêu cầu đó công ty đã có những kế hoạch tuyển
dụng trong những năm tới, cụ thể là:
+ Trong năm 2008, công ty sẽ tuyển thêm 4 nhân sự gồm có: 2 nhân viên
phòng kinh doanh và 2 kỹ sư lập trình.
+ Trong năm 2009, công ty dự kiến tuyển dụng thêm 7 nhân sự trong đó có
3 nhân viên kinh doanh, 3 kỹ sư lập trình và 1 cán bộ quản lý.
3. Phương pháp và quá trình tuyển dụng:
Để nắm được nhu cầu về nhân sự, trước tiên công ty cần cân nhắc các yếu tố
sau:
+ Xác định loại kỹ năng doanh nghiệp cần.
+ Xác định doanh nghiệp sẽ cần bao nhiêu loại kỹ năng khác nhau.
+ Xác định các cách khác nhau để đáp ứng được các kỹ năng đó.
+ Xác định loại nhiệm vụ cần làm.
Tiếp theo công ty Vân Thanh tiến hành công tác tuyển dụng qua 6 bước như
sau:
3.1 Chuẩn bị tổ chức tuyển dụng:
Bước chuẩn bị tổ chức tuyển dụng cần xác định được:
- Các loại văn bản, qui định về tuyển dụng cần tuân theo.
- Số lượng nhân viên cần tuyển.
- Tiêu chuẩn nhân viên cần tuyển.
- Số lượng, thành phần hội đồng tuyển dụng.
- Quyền hạn, trách nhiệm của hội đồng tuyển dụng.
3.2. Thông báo tuyển dụng:

Có thể áp dụng các hình thức thông báo tuyển dụng sau đây:
- Thông qua văn phòng dịch vụ lao động
- Quảng cáo trên báo chí, đài phát thanh, vô tuyến truyền hình.
- Niêm yết trước cổng doanh nghiệp.
Yêu cầu thông báo nên ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin
cơ bản cho các ứng viên về tuổi tác, sức khoẻ, trình độ.
Càng có nhiều ứng viên cho một chỗ làm việc càng có điều kiện để tuyển
chọn nhân viên phù hợp.
3.3. Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ:
a. Thu nhận hồ sơ:
Tất cả mọi hồ sơ xin việc đều phải ghi vào sổ xin việc, có phân loại chi tiết
cho tiện sử dụng sau này. Nên lập hồ sơ cho từng ứng viên. Mỗi hồ sơ gồm có:
- Đơn xin việc: ứng viên tự điền vào. Đơn xin việc là bước đầu tiên trong quá
trình đánh giá các ứng viên. Biểu mẫu xin việc làm cung cấp các thông tin về trình
độ học vấn, các thành tích đã đạt được trước đây, những điểm mạnh và những
điểm yếu của từng ứng viên. Trong thực tế các công ty thường sử dụng nhiều biểu
mẫu xin việc làm khác nhau đối với từng đối tượng như: các chức vụ quản trị,
chuyên gia kỹ thuật, lao động chuyên môn... Đối với các biểu mẫu xin việc làm,
yêu cầu trả lời các câu hỏi chi tiết về trình độ học vấn, giáo dục... Đối với các công
nhân làm việc theo giờ, biểu mẫu xin việc làm lại tập trung vào các vấn đề: trang bị
dụng cụ mà ứng viên có thể sử dụng, và mức độ thành thạo, kinh nghiệm làm việc
thực tế. Tham khảo biểu mẫu xin việc làm đối với các ứng viên vào các chức vụ
quản trị, cán bộ kỹ thuật, chuyên môn.
- Các văn bằng chứng chỉ tốt nghiệp.
- Sơ yếu lý lịch cá nhân: Tĩm tắt lý lịch, hoàn cảnh cá nhân và gia đình.
Ngoài ra sau khi kiểm tra phỏng vấn và khám bệnh sẽ bổ sung thêm vào hồ sơ
bảng kết quả phỏng vấn, tìm hiểu về tính tình, sở thích, năng khiếu, tri thức.... và
kết quả khám bệnh của ứng viên.
b- Nghiên cứu hồ sơ:
Nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thơng tin chủ yếu về ứng viên bao gồm:

- Học vấn, kinh nghiệm, quá trình công tác.
- Khả năng tri thức, mức độ tinh thần.
- Sức khoẻ.
- Trình độ tay nghề.
- Tính tình, đạo đức, tình cảm, nguyện vọng.
Trong giai đoạn này có thể loại bớt một số ứng viên không thích hợp với công
việc, không cần phải làm tiếp các thủ tục khác trong tuyển dụng.