SỔ TAY HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN DỰ ÁN NGÂN SÁCH PHÁT TRIỂN XÃ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
BỘ KẾ HOẠCH ĐẦU TƯ

NGÂN HÀNG THẾ GIỚI

DỰ ÁN GIẢM NGHÈO CÁC TỈNH MIỀN NÚI PHÍA BẮC
GIAI ĐOẠN 2 (2010 – 2015)
KHOẢN TÍN DỤNG CR. 4698-VN

SỔ TAY
HƯỚNG DẪN THỰC HIỆN DỰ ÁN
CHƯƠNG VII
NGÂN SÁCH PHÁT TRIỂN XÃ

Tháng 8 năm 2010

0


M ỤC L ỤC
I.

GIỚI THIỆU CHUNG...................................................................................................3
1.1. Những đặc điểm chính của Hợp phần NS PTX là:.....................................................3
1.2. Một số nguyên tắc phát triển chủ yếu của Hợp phần NSPTX....................................4
II. CHỦ ĐẦU TƯ...................................................................................................................5
2.1. UBND xã làm Chủ đầu tư:..........................................................................................5
2.2. Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của Ban Phát triển xã:..................................................5
2.3. Thông tin cho hệ thống thông tin quản lý (MIS):.......................................................6
III. CÁC HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ TRONG KHUÔN KHỔ HỢP PHẦN............................6
3.1. Các hoạt động không được sử dụng nguồn vốn Ngân sách PTX:..............................6

3.2. Các hoạt động (tiểu dự án) sử dụng nguồn Ngân sách PTX:......................................7
IV. CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VÀ CHUẨN BỊ ĐẦU TƯ.............................................7
4.1. Phân bổ vốn NSPTX và thông báo vốn hàng năm:.....................................................7
4.2. Chuẩn bị đầu tư:..........................................................................................................9
V. THỦ TỤC THỰC HIỆN TIỂU DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI THÔN BẢN.............................15
5.1. Khảo sát, thiết kế và lập dự toán...............................................................................15
5.2. Thủ tục thẩm định, phê duyệt các bản vẽ và dự toán................................................16
5.3. Thủ tục mua sắm đấu thầu trong phạm vi Hợp phần Ngân sách Phát triển xã..............17
5.3.1. Khung pháp lý....................................................................................................17
5.3.2 Thủ tục mua sắm có sự tham gia của cộng đồng.................................................18
5.3.3 Hướng dẫn thực hiện các phương pháp đấu thầu mua sắm có sự tham gia cộng
đồng (CP):....................................................................................................................19
5.3.4 Xét duyệt của Ngân hàng Thế giới và Chính phủ về ĐTMS các tiểu dự án của
hợp phần Ngân sách phát triển xã................................................................................22
5.3.5 Quản lý Hợp đồng:..............................................................................................22
5.3.6 Tiếp nhận và giải quyết khiếu nại:......................................................................22
5.4. Thi công và giám sát thi công công trình:.................................................................22
5.5. Chi phí quản lý và hành chính...................................................................................23
VI. NGHIỆM THU, BÀN GIAO, KHAI THÁC, VẬN HÀNH TIỂU DỰ ÁN..................23
6.1. Nghiệm thu, bàn giao................................................................................................23
6.2. Quản lý, vận hành bảo trì công trình.........................................................................24
VII. THỦ TỤC GIẢI NGÂN VÀ THANH TOÁN..............................................................24
7.1. Tài khoản...................................................................................................................24
7.2. Cơ quan kiểm soát chi và thủ tục kiểm soát chi áp dụng..........................................24
7.3. Các khoản chi tiêu và thủ tục thanh toán của Ban PTX:...........................................24
7.3.1. Các khoản chi tiêu của Ban PTX:..........................................................................24
7.3.2. Hồ sơ thanh toán nộp cho KBNN huyện kiểm soát chi:........................................24
7.3.3. Chuyển vốn từ TKDA huyện về TKDA xã và thanh toán của cấp xã:...................25
VIII. BÁO CÁO THỰC HIỆN TIỂU DỰ ÁN, THỰC HIỆN HỢP PHẦN........................28
8.1. Báo cáo của thôn, bản...............................................................................................28

8.2. Báo cáo của Ban phát triển xã...................................................................................28
IX. LẬP VÀ PHÊ DUYỆT BÁO CÁO QUYẾT TOÁN.....................................................29
X. ĐÓNG GÓP CỦA NGƯỜI HƯỞNG LỢI......................................................................29
XI. QUẢN LÝ TÀI CHÍNH, CÔNG TÁC KẾ TOÁN VÀ KIỂM TOÁN..........................30
11.1 Trách nhiệm quản lý tài chính..................................................................................30
11.2. Công tác kế toán......................................................................................................32
11.3. Kiểm toán................................................................................................................33
11.4. Công khai thông tin tài chính..................................................................................33

1


CÁC TỪ VIẾT TẮT

Dự án GNMNPB -2

Dự án Giảm nghèo các tỉnh miền núi phía Bắc giai đoạn 2

NSPTX

Ngân sách Phát triển xã

Ban ĐPDATW

Ban Điều phối Dự án Trung ương

Ban QLDA

Ban Quản lý Dự án

Ban PTX

Ban Phát triển xã

UBND

Uỷ ban Nhân dân

KBNN

Kho bạc Nhà nước

Phòng TC- KH

Phòng Tài chính – Kế hoạch

Sở KH&ĐT

Sở Kế hoạch và Đầu tư

Sở NN&PTNT

Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

NHNo

Ngân hàng Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn

WB

Ngân hàng Thế giới

2


I.

GIỚI THIỆU CHUNG

Hợp phần Ngân sách phát triển xã (NSPTX) là một hợp phần của Dự án
Giảm nghèo các tỉnh miền núi phía Bắc – giai đoạn 2 (GNMNPB-2). Hợp phần này
nhằm tiếp nối sự thành công của hợp phần Ngân sách Phát triển xã trong dự án
GNMNPB giai đoạn 1 (2002-2007) như là một đặc điểm nổi bật và sáng kiến của
dự án. Vốn dành cho hợp phần này không dưới 35% vốn phân bổ cho tỉnh, nhằm
duy trì động lực tăng cường năng lực cho các xã và cộng đồng địa phương, quản lý
trực tiếp các khoản đầu tư quy mô nhỏ tại thôn bản và các hoạt động phát triển kinh
tế địa phương. Hợp phần này cũng sẽ nhấn mạnh đến các hoạt động sinh kế và
hướng mục tiêu ưu tiên cho những nhu cầu của phụ nữ. Các hoạt động quy mô nhỏ
tại thôn bản- gọi là Tiểu dự án- sẽ được lựa chọn thông qua quá trình lập kế hoạch
có sự tham gia của người dân do Ban Phát triển xã (PTX) tiến hành với sự hỗ trợ
của “Hướng dẫn viên cộng đồng” (gọi tắt là CF). Việc lập kế hoạch thực hiện của
hợp phần NSPTX sẽ được tiến hành hàng năm. Ban PTX sẽ trình danh mục các tiểu
dự án do người dân đề xuất cho Ban Quản lý dự án huyện theo từng năm, danh mục
này sau khi được Ngân hàng Thế giới xem xét và không phản đối sẽ được đưa vào
chỉ tiêu kế hoạch nhà nước và UBND huyện giao chi tiết danh mục thực hiện của
hợp phần NSPTX.
Hợp phần Ngân sách Phát triển xã tiếp tục hỗ trợ phân cấp quản lý các hoạt
động phát triển thông qua việc tạo cơ hội cho cấp xã được quản lý một khoản ngân
sách- xã làm Chủ đầu tư. Việc này khuyến khích người dân địa phương kiểm soát
với mức độ cao hơn các hoạt động phát triển trong cộng đồng của mình, thông qua

việc được tham gia xác định và thực thi, giám sát các tiểu dự án. Hợp phần NSPTX
là một khoản đầu tư từ Ngân sách nhà nước, được hạch toán và quản lý theo quy
định của Luật Ngân sách Nhà nước, nhằm đảm bảo hiệu quả và bảo toàn vốn đầu tư.
Trong quá trình thực hiện Hợp phần, các địa phương phải tuân thủ chặt chẽ các nội
dung trong thông tư hướng dẫn của Bộ Tài chính về cơ chế quản lý tài chính được
chi tiết cụ thể bằng tài liệu hướng dẫn này. Ngoài ra, cần tuân thủ các quy định hiện
hành của Nhà nước.
1.1. Những đặc điểm chính của Hợp phần NS PTX là:
● Hợp phần NSPTX là tập hợp các tiểu dự án theo nhu cầu và yêu cầu đề
xuất của người dân; đây là các tiểu dự án (TDA) có quy mô nhỏ, giá trị các tiểu dự
án không vượt quá 100 triệu VND/1TDA (không tính phần nhân dân tự nguyện
đóng góp).
● Người dân thôn bản/Chi hội Phụ nữ sẽ quyết định những ưu tiên của mình
trong việc xác định các tiểu dự án cần đầu tư, trình đề xuất sử dụng khoản ngân
sách lên Ban Phát triển xã; người dân trực tiếp tham gia vào toàn bộ quá trình từ
chuẩn bị đề xuất, tham gia thi công, giám sát việc thực thi đến khi tiểu dự án hoàn
thành đưa vào sử dụng và có trách nhiệm vận hành bảo trì các tiểu dự án đó.
● Các khoản ngân sách cho những tiểu dự án đã được phê duyệt và thực hiện
sẽ được Kho bạc Nhà nước huyện (KBNN huyện) kiểm soát chi, hình thức kiểm
soát là kiểm soát trước và thanh toán thông qua Chi nhánh NHNo và PTNT huyện.
3


● Tổng số tiền cho Hợp phần NSPTX không dưới 35% nguồn vốn vay của
WB của dự án phân bổ cho mỗi tỉnh. Phương pháp phân bổ vốn cho các xã, thôn
bản không chia bình quân và phải được công khai, minh bạch ngay từ khi triển khai
dự án. Tất cả các thôn bản đều được hưởng lợi từ nguồn vốn của Hợp phần NSPTX,
ưu tiên cho thôn bản nghèo hơn và xa trung tâm xã hơn.
● Việc thực hiện Hợp phần NSPTX sẽ dựa trên các kế hoạch hàng năm được
các cấp thông qua và chỉ được thực hiện sau khi Ban Phát triển xã (Ban PTX) và kế

toán xã đã được tập huấn về quy trình, thủ tục thực hiện hợp phần, bao gồm cả tập
huấn về quản lý tài chính.
● Các thông tin liên quan đến hợp phần này sẽ được công khai tại cấp xã và
thôn bản trong cả giai đoạn lập kế hoạch và thực hiện.
● Cấp xã (UBND xã) làm chủ đầu tư các TDA của hợp phần NSPTX, tuy
nhiên việc thẩm định Thiết kế kỹ thuật thi công (TKKTTC), dự toán các tiểu dự án
do các phòng chức năng thuộc UBND huyện thẩm định; phê duyệt báo cáo quyết
toán vốn đầu tư do UBND huyện quyết định.
1.2. Một số nguyên tắc phát triển chủ yếu của Hợp phần NSPTX
Khi các địa phương lập kế hoạch để thực hiện các hoạt động trong phạm vi Ngân
sách phát triển xã, cần bám sát một số nguyên tắc chủ yếu sau đây:
a. Tập trung vào các hoạt động giảm nghèo: Ngân sách PTX đem lại lợi ích cho
các công đồng nghèo miền núi thông qua việc tạo nên các cơ hội sản xuất, thu nhập, việc
làm và thị trường cho đồng bào dân tộc thiểu số tăng thu nhập cho họ góp phần phát triển
sinh kế bền vững và giảm nghèo. Nâng cao vị thế của Phụ nữ, giảm thiểu rủi ro sinh kế,
cải thiện cuộc sống thông qua đầu tư cho các nhu cầu cụ thể của Phụ nữ.
b. Vấn đề giới, các nhóm dễ bị tổn thương và dân tộc thiểu số: Cả nam giới và
phụ nữ đều được tham gia một cách bình đẳng và đầy đủ trong quá trình ra quyết định,
cũng như hưởng lợi từ Ngân sách PTX. Một số ưu tiên nhất định cần được dành cho nhóm
phụ nữ cũng như các nhóm dễ bị tổn thương khác trong cộng đồng.
c. Quản lý vốn và lập kế hoạch sử dụng vốn : Các cộng đồng người dân vùng dự
án được quyền tự do quyết định làm thế nào để sử dụng một cách tốt nhất nguồn vốn của
hợp phần Ngân sách PTX dành cho họ.
d. Phân cấp quản lý: Các cấp từ Trung ương đến tỉnh, huyện dự án là các cấp
tham gia quản lý dự án. Riêng hợp phần ngân sách phát triển xã, giao cho xã làm chủ đầu
tư trên nguyên tắc đảm bảo rằng Ngân sách PTX được lập kế hoạch và sử dụng vốn một
cách đúng đắn cho lợi ích của người dân vùng dự án, nhóm những người nghèo, người
dân tộc thiểu số,nhóm người dễ bị tổn thương và ưu tiên các đề xuất của phụ nữ.
e. Quyền và lợi ích của người dân: Quyền và lợi ích của người dân được thể hiện
thông qua (i) Sự tham gia của cộng đồng trong quá trình lập kế hoạch và thực hiện các

hoạt động; (ii) lao động tại chỗ có cơ hội tham gia thực hiện các tiểu dự án để tạo thêm
thu nhập (iii) người dân tham dự các cuộc họp để thảo luận sẽ sử dụng Ngân sách PTX
như thế nào, và (iv) đóng góp tiền mặt và hiện vật nếu cần và thấy phù hợp.
g. Quản lý môi trường và sử dụng tài nguyên thiên nhiên một cách bền
vững:Các hoạt động sử dụng Ngân sách PTX sẽ không được xâm hại môi trường và nguồn
tài nguyên thiên nhiên; quản lý tốt đất đai, rừng, nước để đem lại lợi ích cho hiện tại và
các thế hệ tương lai.
h. Học tập kinh nghiệm: Thông qua việc lập kế hoạch, thực hiện, quản lý và vận
4


hành các tiểu dự án, cần chú trọng rút ra được các bài học kinh nghiệm trong việc làm thế
nào để các dịch vụ đến được với người nghèo, phụ nữ hay các cộng đồng một cách tốt
hơn.
i. Hưởng lợi chung của cộng đồng: Lợi ích có được từ Ngân sách PTX cần làm thế
nào để cộng đồng chung có thể cùng hưởng lợi, đặc biệt phụ nữ nghèo và dân tộc thiểu số.

II. CHỦ ĐẦU TƯ
2.1. UBND xã làm Chủ đầu tư:
Một trong những mục đích quan trọng của Hợp phần NSPTX là hướng tới
việc giao cho tất cả các xã dự án làm Chủ đầu tư và chỉ đạo thực hiện có hiệu quả các
tiểu dự án. Ban Phát triển xã do UBND huyện quyết định thành lập, thay mặt Chủ
đầu tư là UBND xã tổ chức thực hiện. Tuy nhiên, năng lực quản lý của cấp xã thực
hiện Dự án Giảm nghèo (kể cả xã đã tham gia giai đoạn 1) chưa đồng đều. Nên giai
đoạn đầu, chỉ nên chọn một số xã đủ năng lực thực hiện trước, sau đó rút kinh nghiệm
triển khai rộng rãi để tránh rủi ro có thể xảy ra trong quản lý tài chính, đảm bảo hiệu
quả đầu tư các hoạt động, tạo điều kiện cho xã nâng cao trình độ, học tập lẫn nhau.
Một số điều kiện cơ bản để các xã làm chủ đầu tư Hợp phần NSPTX:
(i) Kế toán ngân sách xã có trình độ trung cấp; hoặc nếu có trình độ sơ cấp thì phải
có từ 3 năm công tác liên tục trở lên trong nghề kế toán hoặc quản lý tài chính.

(ii) Các thành viên chủ chốt của Ban PTX đã được Dự án GNMNPB 2 tập huấn
về thủ tục thực hiện hợp phần NSPTX, bao gồm cả tập huấn về quản lý tài
chính, kế toán.
Trước khi thực hiện Hợp phần NSPTX, Ban QLDA tỉnh phối hợp với Ban
QLDA huyện tiến hành đào tạo cho Ban PTX các xã mới và đào tạo bổ sung cho
Ban PTX các xã giai đoạn 1. Sau đó tiến hành đánh giá năng lực quản lý dự án,
quản lý tài chính và kế toán của các xã dự án, những xã năng lực chưa đáp ứng yêu
cầu cần tổ chức cho Ban PTX tham quan học tập các xã làm tốt (có thể triển khai
muộn hơn từ 6 đến 12 tháng). Đồng thời, tăng cường sự trợ giúp của CF và cán bộ
Ban QLDA huyện đối với các xã này.
Ngay cả đối với các xã làm Chủ đầu tư ngay từ năm đầu tiên thực hiện Hợp
phần, bên cạnh CF, Ban QLDA huyện vẫn phải thường xuyên cử các cán bộ của
mình xuống giúp đỡ, hỗ trợ.
Các xã chưa thực hiện hợp phần NSPTX ngay năm đầu tiên sẽ được bảo lưu
số vốn và sử dụng trong những năm tiếp theo. Những xã trong quá trình thực hiện
được đánh giá là có hiệu quả, sẽ được xem xét tăng thêm vốn cho hợp phần NSPTX
vào thời điểm đánh giá giữa kỳ của dự án. Tiền tiết kiệm trong quá trình thực hiện
đấu thầu, mua sắm được bảo lưu cho NSPTX, và được tiếp tục đầu tư cho các Tiểu
dự án khác trước khi dự án kết thúc (tháng 6/2015).
2.2. Chức năng nhiệm vụ chủ yếu của Ban Phát triển xã:
Ban PTX là một trong các cấp quản lý dự án từ Trung ương đến địa phương
được Chủ tịch UBND huyện ký quyết định thành lập.

5


Ban PTX là một tổ chức hoạt động theo hình thức kiêm nhiệm, trực thuộc
UBND xã. Là một đơn vị có tư cách pháp nhân, có con dấu và tài khoản riêng mở
tại NHNo huyện. Thành phần của Ban PTX gồm: Trưởng ban là Chủ tịch (hoặc Phó
Chủ tịch) UBND xã; Hội trưởng Hội Phụ nữ xã làm Phó ban. Các thành viên khác

gồm: Kế toán; một địa chính xã và 2 đại diện cho mỗi thôn bản (một nam và một
nữ), và đại diện một số ban, ngành của xã.
Ban Giám sát xã để giám sát các hoạt động của dự án. Thành viên Ban Giám
sát gồm đại diện Hội đồng Nhân dân xã, Mặt trận Tổ quốc, Hội đoàn thể khác và
đại diện người dân. Đối với xã có chương trình 135 giai đoạn II hoặc chương trình
dự án khác: Ban PTX, Ban Giám sát có thể lồng ghép với Ban Quản lý/Giám sát
chương trình 135 hoặc Ban Quản lý/Giám sát dự án khác.
Ban PTX được UBND xã, UBND huyện chỉ đạo về mặt chủ trương, đường
lối; Ban Quản lý dự án tỉnh và huyện chỉ đạo về mặt chuyên môn, nghiệp vụ. Ngoài
ra, hoạt động của Ban PTX còn được UBND xã, các cấp quản lý dự án và các cộng
đồng tại thôn bản giám sát theo các phương thức khác nhau.
Ban PTX có các nhiệm vụ chủ yếu sau đây:
a) Tổ chức các cộng đồng họp thôn bản để lập kế hoạch, tham gia thực hiện,
giám sát các hoạt động thực thi các tiểu dự án của Hợp phần NSPTX và các công
trình thuộc dự án giảm nghèo được đề xuất và thực hiện trên địa bàn xã.
b) Trực tiếp quản lý và triển khai thực hiện Hợp phần NSPTX, bao gồm việc
thực hiện các bước từ chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư, nghiệm thu bàn giao và đưa
tiểu dự án vào khai thác, sử dụng. Hướng dẫn các thôn bản xây dựng quy ước về
quản lý và sử dụng bảo trì vận hành tiểu dự án.
c) Ký kết các hợp đồng kinh tế với các đơn vị, cộng đồng (thường không có
tư cách pháp nhân) hoặc cá nhân cung cấp các hàng hoá, xây lắp và dịch vụ cho hợp
phần NSPTX.
2.3. Thông tin cho hệ thống thông tin quản lý (MIS):
Thông tin cơ bản về quá trình thực hiện các hoạt động thuộc Hợp phần
NSPTX (do Ban PTX báo cáo quý, 6 tháng…) được cán bộ huyện nhập vào hệ thống
quản lý dữ liệu từ Ban QLDA huyện, gửi về Ban QLDA tỉnh và Ban ĐPDATW để
tổng hợp và theo dõi chung, qua đó hỗ trợ cho việc ra các quyết định quản lý.
Ban QLDA tỉnh trang bị máy vi tính và tổ chức tập huấn, hướng dẫn cho cán bộ
quản lý dữ liệu (MIS) của Ban QLDA tỉnh, Ban QLDA huyện và Ban PTX (nếu cần).
III. CÁC HOẠT ĐỘNG ĐẦU TƯ TRONG KHUÔN KHỔ HỢP PHẦN

3.1. Các hoạt động không được sử dụng nguồn vốn Ngân sách PTX:
Các hoạt động đầu tư trong Hợp phần NSPTX phải đảm bảo tuân thủ các
nguyên tắc:
a) không vi phạm các quy định pháp luật và chính sách của nhà nước;
b) không trùng lặp với các hoạt động đã được đầu tư trong những hợp phần
khác của dự án (ví dụ trong hợp phần 1 ‘Phát triển kinh tế huyện’) hoặc đã được
6


chương trình, dự án khác của chính phủ, của các nhà tài trợ đầu tư trên địa bàn (ví
dụ Chương trình 135-II vv…);
c) không gây ra những tác động về môi trường sinh thái; nguy hại tới công
bằng và lợi ích xã hội; phương hại tới truyền thống, văn hoá, tập quán sinh hoạt của
người dân địa phương; gây chia rẽ đoàn kết trong nội bộ cộng đồng; và
d) không thực hiện bất kỳ hoạt động nào có tác động tiêu cực tới đời sống
chính trị, văn hoá, kinh tế, xã hội của thôn bản và các khu vực lân cận. Chi tiết cụ
thể xem Danh mục các tiểu dự án không được đầu tư bằng nguồn vốn của Hợp phần
NSPTX tại Biểu 1 – Phụ lục 1.
3.2. Các hoạt động (tiểu dự án) sử dụng nguồn Ngân sách PTX:
Các hoạt động đầu tư phải do người dân đề xuất trong các cuộc họp thôn
bản/Chi hội phụ nữ. Đây là những hoạt động thường có quy mô nhỏ, lẻ, phục vụ
cho nhu cầu trong thôn bản; có thể có trường hợp số người hưởng lợi không nhiều
nhưng nhu cầu đầu tư cấp bách và được cộng đồng nhất trí thì hoạt động đó vẫn
được lựa chọn. Những hoạt động này nhằm tạo sự ổn định cho nhóm hộ và hộ gia
đình; đóng góp cải thiện đời sống kinh tế, xã hội (đặc biệt là giảm gánh nặng cho
phụ nữ) hoặc cải thiện cơ hội sinh kế cho sản xuất, thu nhập, việc làm và thị trường
cho đồng bào nghèo và dân tộc thiểu số, hỗ trợ vật chất cho những hộ gia đình
nghèo nhất trong thôn bản. Các Tiểu dự án trong Hợp phần NSPTX nằm trong 3
Tiểu hợp phần:
(i)

Tiểu hợp phần 2.1 “Cải thiện cơ sở hạ tầng thôn bản” (tối đa
50% của tổng vốn hợp phần NSPTX): Xây dựng mới và nâng cấp công trình hạ
tầng quy mô nhỏ cấp thôn/bản nhằm cải thiện cơ sở vật chất chung của thôn bản,
với điều kiện những công việc này không quá phức tạp tới mức phải thuê một công
ty xây dựng thi công.
(ii)
Tiểu hợp phần 2.2 “Hỗ trợ sinh kế và các dịch vụ sản xuất” (tối
thiểu 30% của tổng vốn hợp phần NSPTX): Hỗ trợ các nhóm cùng sở thích tiến
hành các hoạt động sản xuất (nông nghiệp, lâm nghiệp, thuỷ sản vv…) và doanh
nghiệp quy mô nhỏ (như kinh doanh bán lẻ, sản xuất quy mô nhỏ tại xã.vv…).
Việc hỗ trợ các hoạt động sinh kế còn chưa có nhiều kinh nghiệm của các
bên liên quan, tiểu hợp phần này sẽ được tiến hành thử nghiệm tại một vài huyện
trước khi xác đinh phương thức tiến hành chi tiết và áp dụng trên quy mô rộng (sẽ
được hướng dẫn chi tiết sau).
(iii)
Tiểu hợp phần 2.3 “Hỗ trợ các hoạt động phát triển kinh tế xã
hội của phụ nữ” (tối thiểu 20% của tổng vốn hợp phần NSPTX): Hỗ trợ các hoạt
động do nhóm phụ nữ thôn bản lựa chọn để nâng cao đời sống kinh tế và vị thế xã
hội của họ. Hội Phụ nữ xã sẽ đóng vai trò chủ chốt trong việc hướng dẫn lựa chọn
Tiểu dự án của các Chi hội Phụ nữ và tổng hợp chung vào kế hoạch của xã.
(chi tiết về các Tiểu dự án hợp lệ được đầu tư bằng nguồn vốn của Hợp phần
NSPTX cho mục đích tham khảo được trình bày tại Biểu số 2 – Phụ lục 1)

7


IV. CÔNG TÁC LẬP KẾ HOẠCH VÀ CHUẨN BỊ ĐẦU TƯ
4.1. Phân bổ vốn NSPTX và thông báo vốn hàng năm:
a. Vốn NSPTX của tỉnh:
Tổng vốn WB toàn dự án: 150 triệu USD

Phân bổ tạm thời cho các tỉnh và cho hợp phần NSPTX như sau:

STT

Tỉnh

Tổng vốn WB
(USD)

Vốn WB cho NSPTX
(USD)

1

Lào Cai

20.000.000

7.000.000

2

Yên Bái

20.000.000

7.000.000

3

Hoà Bình

20.000.000

7.000.000

4

Sơn La

20.000.000

7.000.000

5

Điện Biên

17.000.000

5.950.000

6

Lai Châu

17.000.000

5.950.000

114.000.000

39.900.000

Tổng cộng

Vốn NSPTX đầu tư cho các tiểu dự án/ hoạt động được WB tài trợ 100%, gồm
các chi phí cho tư vấn, xây lắp, mua sắm hàng hóa, chi quản lý hành chính,…. Riêng
chi phí thẩm định và thẩm tra quyết toán các tiểu dự án thuộc hợp phần này sẽ được
bố trí từ nguồn vốn đối ứng, thành một dòng ngân sách riêng tại Hợp phần 4 và do
Ban QLDA huyện quản lý và chi tiêu để thuận tiện cho quản lý và hạch toán.
Trong quá trình thực hiện, nếu địa phương làm tốt có thể được phân bổ thêm
từ nguồn vốn chưa phân bổ.
b. Vốn NSPTX phân bổ cho xã:
- Nguyên tắc phân bổ vốn NSPTX cho các xã thuộc dự án tỉnh, huyện:
Không chia bình quân cho các xã trong vùng dự án mà căn cứ vào số hộ nghèo của
các xã dự án để phân bổ (theo số liệu trong Báo cáo Nghiên cứu khả thi của tỉnh
được duyệt). Các xã càng có nhiều hộ nghèo càng được phân bổ nhiều vốn.
- Cách xác định vốn NSPTX cho từng xã như sau: Lấy vốn WB của hợp
phần NSPTX của từng tỉnh (tạm quy đổi sang VNĐ theo tỷ giá 17.000đ/USD) chia
cho tổng số hộ nghèo toàn tỉnh được số vốn bình quân cho một hộ nghèo. Lấy số
vốn bình quân cho mỗi hộ nghèo nhân với tổng số hộ nghèo trong xã thì được số
vốn NSPTX của xã đó.
c. Nguyên tắc phân bổ vốn cho các thôn bản thuộc các xã dự án:
Các Ban PTX dưới sự hướng dẫn và hỗ trợ của Ban QLDA huyện và cán bộ
CF phân bổ vốn cho các thôn bản với một số nguyên tắc sau:
8


- Ưu tiên cho các thôn bản nghèo nhất và hẻo lánh, xa xôi nhất tính từ trung

tâm xã.
- Các thôn bản đều được phân bổ vốn đầu tư nhưng không chia bình quân,
không rải đều vốn cho tất cả các thôn bản. Đảm bảo đầu tư tiểu dự án hoàn chỉnh
trong năm.
- Dành đủ tỷ lệ 20% vốn NSPTX cho Chi hội phụ nữ thôn chủ động triển
khai theo kế hoạch chung của xã.
- Không được vượt quá tổng nguồn vốn NSPTX được phân bổ cho xã.
d. Một số vấn đề lưu ý về phân bổ vốn:
- Việc phân bổ vốn phải rõ ràng, minh bạch, dán thông báo công khai tại các
thôn bản cho người dân được biết.
- Dựa vào tổng mức vốn NSPTX, Ban PTX dự kiến kế hoạch và thời gian
thực hiện cho từng thôn bản và Hội Phụ nữ (3 hay 4 năm thực hiện NSPTX). Có thể
có thôn bản chưa thực hiện đầu tư NSPTX theo kế hoạch trong năm này, sẽ thực
hiện trong các năm kế tiếp. Kế hoạch và thời gian thực hiện cũng được thông báo
cho cộng đồng thôn bản làm định hướng khi lựa chọn các tiểu dự án.
- Ngoài phần vốn vay của WB, còn có phần vốn do người dân tự nguyện
đóng góp bằng công lao động, vật liệu hoặc bằng tiền (xem mục X).
- Đầu tư hoạt động/tiểu dự án thuộc hợp phần NSPTX không có vốn đối ứng
bằng tiền của Chính phủ.
- Căn cứ kế hoạch hàng năm của huyện, khả năng giải ngân của tỉnh và
những thay đổi về mức vốn đầu tư (do tỷ giá, điều chỉnh quy mô,…), khoảng đầu
tháng 5 hàng năm, Ban QLDA tỉnh thông báo dự kiến kế hoạch vốn NSPTX năm
sau cho Ban QLDA huyện. Ban QLDA huyện căn cứ vào thông báo vốn của tỉnh,
vào yêu cầu và khả năng thực hiện của xã, thông báo tổng mức đầu tư NSPTX cho
từng xã; chỉ đạo và hướng dẫn xã tiến hành tham vấn cộng đồng, lập kế hoạch đầu
tư bằng nguồn NSPTX cho năm sau.
4.2. Chuẩn bị đầu tư:
Các đề xuất tiểu dự án sẽ được chuẩn bị và đề xuất hàng năm tại thôn bản.
Để đảm bảo thông tin có thể đến được với toàn bộ người dân của các thôn bản và
giúp các thôn bản/ Hội Phụ nữ có thể triển khai tốt việc lập kế hoạch, Ban QLDA

huyện thông báo cho các Ban PTX về tổng ngân sách của Hợp phần NSPTX trong
năm của từng xã, sau đó từng Ban PTX cần:
● Thông tin cho lãnh đạo của từng thôn bản, Hội Phụ nữ về tổng vốn
NSPTX của xã trong năm kế hoạch, mức ngân sách cho từng thôn bản/Chi hội Phụ
nữ, nhắc lại danh mục các tiểu dự án không hợp lệ. Thông tin này được nêu công
khai tại các cuộc họp thôn bản và niêm yết tại nơi công cộng.
● Hướng dẫn chi tiết cho lãnh đạo các thôn bản, Chi hội Phụ nữ biết về các
tiêu chí để lựa chọn các tiểu dự án, cách thức tổ chức các cuộc họp đối với người
dân của từng thôn bản, Chi hội/nhóm Phụ nữ thôn bản cách thức ghi chép thông tin
trong các cuộc họp thôn bản, Chi hội, thời gian tổ chức cuộc họp thôn bản, Chi
hội/nhóm Phụ nữ. Các cuộc họp đề xuất tiểu dự án nên có cán bộ chủ chốt của Ban
PTX và cán bộ CF tham dự; nếu cán bộ NSPTX của Ban QLDA huyện có thể tham
9


dự thì sẽ càng hiệu quả. Nếu cuộc họp có nội dung thảo luận để lập kế hoạch cho
tiểu hợp phần 1.1 thì bắt buộc phải có sự tham gia của cán bộ Ban QLDA huyện.
● Với sự trợ giúp của CF và Ban PTX, các thôn bản/chi hội phụ nữ sẽ sử
dụng Đánh giá nông thôn có sự tham gia (PRA) để xác định các tiểu dự án trong
danh mục ưu tiên (Các kỹ năng PRA sẽ được tư vấn do Ban Điêu phối DATW thuê
tuyển xây dựng thành một bộ tài liệu đào tạo để có thể phổ biến và hướng dẫn cho
CF, Ban PTX và các cán bộ có liên quan).
Các bước tiến hành tham vấn cộng đồng được tóm tắt như dưới đây, nội
dung tương tự có thể tham khảo các trong Chương 2 “Quy trình lập kế hoạch
hàng năm có sự tham gia” trong Sổ tay Hướng dẫn thực hiện dự án (PIM).
Sẽ có ít nhất 2 cuộc họp được tổ chức tại mỗi thôn bản tại mỗi chu kỳ kế
hoạch hàng năm, bao gồm: một cuộc họp với tất cả các hộ dân trong thôn bản
để xác định các hoạt động cho Tiểu HP 1.1 và 2.1 (sau đây gọi tắt là Họp thôn
bản), một cuộc họp dành riêng cho phụ nữ để xác định các hoạt động thuộc
Tiểu HP 2.3 (sau đây gọi tắt là Họp phụ nữ). Riêng cách xác định các hoạt động

cho Tiểu HP 2.2 sẽ có hướng dẫn chi tiết sau khi có kết quả thí điểm. Hai cuộc
họp có thể tổ chức vào hai ngày liên tục hoặc cách quãng, tuỳ vào điều kiện cụ thể
của thôn bản nhưng không nên tổ chức chung vào một ngày. Phần dưới đây trình
bày cách triển khai các bước của một cuộc họp tham vấn và cách thức làm áp dụng
chung cho cả hai cuộc họp nêu trên.
Bước 1- Họp tại thôn bản để xác định các hoạt động ưu tiên:
Chủ trì cuộc họp thôn bản: Với cuộc Họp thôn bản: Là Trưởng thôn bản và cán
bộ Ban PTX, với sự hỗ trợ của cán bộ CF. Với cuộc Họp Phụ nữ: Là Chi hội
trưởng chi hội phụ nữ thôn bản, Hội trưởng Hội phụ nữ xã, với sự hỗ trợ của CF.
Cán bộ Ban QLDA huyện tham gia càng nhiều càng tốt, nhưng chỉ nên đóng vai trò
cung cấp thêm thông tin, giải thích rõ các chính sách và quy trình dự án, quan sát để
đúc rút ra bài học kinh nghiệm, đóng góp cho các đợt giám sát và đánh giá về Dự
án. Cán bộ Ban QLDA huyện không được phép áp đặt ý kiến chủ quan từ trên
xuống đối với các cuộc họp thôn bản.
Địa điểm tổ chức cuộc họp: Tại nơi sinh hoạt công cộng của thôn bản, hội trường
UBND xã hoặc một địa điểm khác thuận tiện đi lại và đủ rộng để bà con có thể theo
dõi được nội dung cuộc họp và phát biểu ý kiến khi cần. Người già yếu, phụ nữ
được bố trí chỗ ngồi thuận tiện và được khuyến khích phát biểu ý kiến.
Thông báo họp: Trưởng thôn chủ trì việc thông báo thời gian, địa điểm, nội dung
chủ yếu của cuộc họp tới từng gia đình, nên thông báo trước ít nhất là một ngày để
bà con có thể bố trí thời gian tham gia, thời gian họp nên phù hợp và không ảnh
hưởng đến công việc đồng áng nương rẫy của bà con.
Thành phần tham gia cuộc họp: Ngoài các thành phần nêu trên chủ trì và hỗ trợ
cuộc họp, cần có đại diện Ban GS xã và tất cả các hộ gia đình (gồm cả thành viên
nam và nữ của gia đình) trong thôn bản. Một cuộc họp thôn bản phải đảm bảo có ít
nhất 51% số hộ gia đình trong thôn bản tham gia thì mới được tổ chức. Nếu ít hơn
51% thì phải chuyển sang họp vào ngày khác.
Cách thức tiến hành cuộc họp:
● Người chủ trì cuộc họp giới thiệu thành phần tham gia cuộc họp, cử người
làm thư ký ghi biên bản cuộc họp, nêu mục đích cuộc họp và công bố các

10


thông tin như (i) các thông tin cơ bản của dự án, (ii) tổng vốn đầu tư thuộc
hợp phần NSPTX phân bổ cho xã trong cả đời dự án và dự kiến vốn đầu tư
cho năm tới, (iii) đọc “Danh mục các hoạt động không hợp lệ” và “Danh
mục các hoạt động hợp lệ có tính chất tham khảo”, (iv) cách thức phát
biểu ý kiến của từng cá nhân, nhóm người (để tăng hiệu quả cuộc họp); (v)
cách thức bỏ phiếu lựa chọn hoạt động.
 Người dân tiến hành thảo luận, trao đổi trong thời gian tối thiểu là 45 phút,
phụ nữ được tổ chức thảo luận theo một hoặc một số nhóm riêng để có
nhiều cơ hội hơn trong việc nêu ý kiến, nguyện vọng của mình. Ưu tiên
phụ nữ, người già yếu được có ý kiến đề xuất trước.
 Người chủ trì ghi danh sách tất cả các hoạt động do bà con đề xuất lên giấy
khổ to, chú ý loại bỏ ngay các hoạt động trùng lắp với các chương trình, dự
án khác trên địa bàn xã, thôn bản hoặc nằm trong ‘Danh mục các hoạt
động không hợp lệ’.
 Người chủ trì tổ chức cho bà con sắp xếp các hoạt động ưu tiên theo hình
thức bỏ phiếu. Mỗi hộ gia đình tham gia họp được bỏ một phiếu và phiếu
nên được tổ chức bỏ theo hình thức bỏ phiếu. Tiến hành kiểm phiếu và sắp
xếp các hoạt động, công trình theo thứ tự ưu tiên. Danh sách các hoạt
động ưu tiên của thôn bản được đọc công khai và ghi vào biên bản cuộc
họp. Lưu ý: Nếu có 2 tiểu dự án có số lượng phiếu bằng nhau thì ưu tiên
chọn TDA có nhiều phiếu bầu của phụ nữ.
 Thảo luận sơ bộ cách thức triển khai thực hiện các tiểu dự án ưu tiên, câu
hỏi sẽ là “Nếu tiểu dự án, công trình này được cấp có thẩm quyền phê
duyệt thì chúng ta sẽ thực hiện như thế nào?”. Riêng đối với các công trình
hạ tầng, cần bàn luôn về cách thức tổ chức vận hành, bảo trì.
Lập biên bản cuộc họp trong đó bao gồm cả danh sách người tham gia, đọc
thông qua. Biên bản phải ghi đầy đủ tất cả các hoạt động dự án do người dân đề

xuất và danh sách các hoạt động ưu tiên theo tiểu hợp phần 1.1 và 2.1. Trưởng
thôn bản, đại diện thôn bản và đại diện Ban PTX thay mặt bà con ký vào biên bản.
Biên bản họp thôn lựa chọn hoạt động dự án hàng năm được lập theo mẫu tại Biểu
số 1, Phụ lục 2.
Một số vấn đề cần lưu ý khi tổ chức họp thôn bản được nêu dưới đây:
- Ngôn ngữ họp thôn bản nên là tiếng DTTS nếu ngôn ngữ đó tiện lợi cho hầu hết mội
người tham dự.
- Nếu cuộc họp được tiến hành bằng tiếng phổ thông (Kinh) thì phải bố trí thêm phiên
dịch tiếng dân tộc nếu thôn bản đó có người không nói được tiếng phổ thông.
- Khi mời các hộ gia đình đi họp, không nên mời quá gấp gáp và phải nói rõ chủ đề
của cuộc họp để đồng bào có thời gian suy nghĩ trước; Không nên mời đi họp một cách
chung chung, ví dụ là “mỗi gia đình có một người đi họp”, bởi vì nếu mời như vậy thì
thông thường người nam giới trong gia đình sẽ đi họp và sẽ không có nhiều cơ hội cho
phụ nữ tham gia. Cho nên, nên mời cả vợ và chồng cùng đi họp và động viên người phụ
nữ trong gia đình đi họp. Cuộc họp có tỷ lệ nữ giới tham gia cao thì càng tốt.
- Thôn bản nào đông dân, có thể tổ chức 2, thậm chí đến 3 cuộc họp bởi vì nếu số
người tham dự một cuộc họp ở thôn bản đông quá (từ 60- 70 người trở lên) thì hiệu
quả thảo luận sẽ không cao và khó điều hành. Các thôn bản chưa có nhà sinh hoạt
cộng đồng, cần bố trí địa điểm họp cho phù hợp. Âm thanh phải đủ lớn để bà con có
thể nghe rõ được các nội dung. Nếu có điều kiện, nên bố trí loa cầm tay hoặc loa 11
phóng thanh để tránh việc người tham dự không thể nghe được đầy đủ thông tin do chỗ
ngồi quá xa, hoặc tiếng chủ toạ quá nhỏ.


Đối với các tiểu dự án cần phải bảo trì vận hành:
Do việc vận hành và bảo trì các tiểu dự án rất quan trọng đối với hiệu quả
của tiểu dự án đó, cho nên tại cuộc họp thôn bản, cần phải bàn bạc về việc thôn bản
sẽ vận hành và bảo trì tiểu dự án như thế nào, sau khi đã hoàn thành đầu tư. Thôn
bản cần quyết định và ghi cụ thể trong “Thông tin cơ bản về các tiểu dự án đề xuất”
những vấn đề sau:

1. Những yêu cầu về vận hành và bảo dưỡng để có thể đạt được lợi ích tối đa từ
tiểu dự án.
2. Cách thức tổ chức việc vận hành và bảo trì.
3. Tên của những người hoặc tổ nhóm chịu trách nhiệm cụ thể về quản lý, vận
hành và bảo trì, đặc biệt là đối với cá thiết bị, máy móc.
4. Các nguồn lao động, vật liệu, tiền mặt, kể cả NSPTX dành riêng cho vận hành
và bảo trì cũng như cách thức bố trí.
5. Nếu cần có tiền mặt thì cần đóng góp như thế nào, quyết định mức đóng góp là
bao nhiêu? Và những ai phải đóng góp…
Các biên bản họp thôn, đề xuất Tiểu dự án phải được lưu trữ tại xã làm cơ sở cho
quá trình giám sát và đánh giá tác động sau này.Bước 2- Lập đề xuất và nộp đề
xuất lên Ban Phát triển xã.
Ban PTX và cán bộ CF hướng dẫn cho Người chủ trì cuộc họp lập “Thông
tin cơ bản về các tiểu dự án theo đề xuất” (Biểu số 2, Phụ lục 2) Thông tin có thể
viết tay nhưng cần chú ý viết rõ ràng, rành mạch và đúng mẫu của dự án quy định.
Biên bản họp thôn bản và Thông tin cơ bản về các tiểu dự án đề xuất được gửi lên
Ban PTX.
Trong quá trình thực hiện hợp phần, cán bộ CF và cán bộ Ban QLDA huyện
cần hướng dẫn thật cụ thể cho Ban PTX và Lãnh đạo thôn bản/Chi hội phụ nữ cách
mô tả tóm tắt tiểu dự án đề xuất.
Biên bản cuộc họp thôn bản, Thông tin cơ bản về các tiểu dự án đề xuất, quy
chế quản lý (nếu có) nộp cho Ban PTX. Biên bản họp của Chi hội phụ nữ, Thông tin
cơ bản về các tiểu dự án do phụ nữ đề xuất, bản quy chế sử dụng (nếu có) nộp cho
Hội phụ nữ xã tổng hợp và đưa vào báo cáo chung của Ban PTX.
Bước 3- Sàng lọc tiểu dự án tại cấp xã, sắp xếp ưu tiên:
a)


Quy trình sàng lọc, sắp xếp ưu tiên:
Sau khi tổ chức họp xong tại tất cả các thôn bản. Ban PTX cùng Hội Phụ nữ

xã tiến hành tổng hợp các hoạt động ưu tiên do các thôn bản và phụ nữ đề
xuất thành hai danh sách: Danh sách dài các hoạt động ưu tiên của xã cho
12


Tiểu HP 1.1 và 2.1 (Hạ tầng) và Danh sách dài các hoạt động ưu tiên của
xã cho Tiểu HP 2.3 (Phụ nữ).


Ban PTX và Hội Phụ nữ tổ chức 2 cuộc họp riêng biệt tại UBND để bàn về
hai danh sách. Cuộc họp để bàn về Tiểu HP 1.1 và 2.1 có sự tham gia của
toàn bộ các thành viên Ban PTX và toàn bộ đại diện của các thôn bản đã
được bầu và có sự hỗ trợ của CF. Trưởng thôn bản nếu không phải thành viên
Ban PTX cũng được mời tham dự cuộc họp. Cuộc họp để bàn về Tiểu HP 2.3
được tổ chức ngay sau đó với sự chủ trì của Chủ tịch Hội Phụ nữ (kiêm Phó
Ban PTX) và sự tham dự của các chi hội trưởng các chi hội phụ nữ của tất cả
các thôn bản và CF.



Từng cuộc họp sẽ mở đầu bằng việc công bố Danh sách dài nêu trên, sau đó
các thành viên sẽ cùng nhau bàn bạc và sàng lọc, sắp xếp ưu tiên các tiểu dự
án theo từng danh sách theo các nội dung chủ yếu như sau:
(i)
Các tiểu dự án được đề xuất có phù hợp với hướng dẫn chung, có
thuộc phạm vi được thực hiện của Hợp phần/Tiểu hợp phần hay không;
(ii)
Tiểu dự án có khả thi trong điều kiện cụ thể của thôn bản/Chi hội đó
hay không;
(iii) Chi phí có hợp lý không (so sánh với giá cả của địa phương, so sánh

với các công trình, tiểu dự án có tính chất tương tự…);
(iv) Các tiểu dự án có hướng tới người nghèo, phụ nữ và các nhóm dễ bị
tổn thương không.
(v)
Cơ cấu vốn có đảm bảo giữa các tiểu hợp phần thuộc Hợp phần
NSPTX hay không? (Tiểu HP 2.1 là 50%; tiểu HP 2.3 là 20% tổng vốn
NSPTX, phần còn lại dành cho Tiểu HP 2.2);

Các thành viên tham gia cuộc họp sẽ cùng nhau điều chỉnh lại những tiểu dự
án đã đề xuất nhưng không đáp ứng tiêu chí trên. Trong quá trình điều chỉnh đề xuất
tiểu dự án, đối với các thay đổi lớn như: bỏ bớt số tiểu dự án do vượt quá mức vốn
đã phân bổ, tăng hoặc giảm quy mô đầu tư, tăng hoặc giảm kinh phí đầu tư với giá
trị lớn, thay đổi số lượng người hưởng lợi hoặc thậm chí loại bỏ tiểu dự án không
hợp lệ, Ban PTX cần tổ chức đi thực địa để xác minh thêm thông tin trước khi đưa
ra quyết định cuối cùng.
Các thành viên sẽ tiến hành bỏ phiếu (có thể sử dụng các hình thức lựa chọn
khác nhau) để sắp xếp ưu tiên các tiểu dự án thuộc danh sách dài nêu trên. Sau khi
được lựa chọn, Danh sách dài sẽ được viết lại thành Danh sách ưu tiên trong đó các
TDA (tiểu dự án) sẽ được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên từ 1 cho đến hết, các TDA bị
loại bỏ cũng được ghi vào danh sách cùng với tóm tắt lý do loại bỏ. Đại diện thôn
bản trong Ban PTX phải thông báo lại kết quả cuộc họp và những thay đổi (nếu có)
cho người dân thôn mình được biết để theo dõi.
b)

Quy trình lập và trình bản tổng hợp TDA:

Sau khi đã hoàn thiện các bước trên, Ban PTX tóm tắt tất cả các TDA ưu tiên
từ hai Danh sách ưu tiên, lập thành báo cáo “Tổng hợp đề xuất các tiểu dự án của
xã” (Biểu số 3- Phụ lục 2) trong năm. Báo cáo này sẽ bao gồm danh mục các TDA
thuộc HP Tiểu HP 1.1, 2.1 và 2.3.

13


Khi lập bảng tổng hợp này, cần lưu ý cơ cấu vốn của các Tiểu HP của
NSPTX phải đảm bảo thoả mãn theo tỷ lệ vốn quy định (2.1 là 50%; 2.2 là 30% và
2.3 là 20% tổng vốn NSPTX trong năm). Biểu 3 sau đó được trình lên Ban QLDA
huyện để tổng hợp. Chú ý Biểu 3 cũng cần bao gồm “Danh sách dự phòng các tiểu
dự án” để có thể thay thế các tiểu dự án không phù hợp mà Ban QLDA huyện loại
ra khỏi danh sách các tiểu dự án đầu tư trong năm (xem bước 4 dưới đây).
Bước 4- Thủ tục phê duyệt kế hoạch hàng năm.
Ban PTX trình biểu “Tổng hợp đề xuất tiểu dự án của xã” lên Ban QLDA
huyện. Ban QLDA huyện sẽ thẩm định xem các tiểu dự án có thoả mãn những tiêu
chí của Từng HP/tiểu HP hay không? Mức kinh phí đề xuất có phù hợp với giá cả
hiện hành tại địa phương hay không? Cơ cấu các tiểu hợp phần có phù hợp với tỷ lệ
vốn quy định hay không?vv…Nếu cần thiết phải có điều chỉnh, Ban QLDA huyện
sẽ thông báo cho Ban PTX và hướng dẫn cho Ban PTX chỉnh sửa cho hoàn chỉnh.
Với những đề xuất tiểu dự án không đạt tiêu chí của hợp phần NSPTX, Ban QLDA
huyện trao đổi với Ban PTX để thay thế từ “các tiểu dự án dự phòng”.
Ban QLDA huyện tổng hợp các tiểu dự án của xã đáp ứng tiêu chí của Hợp
phần và đưa vào kế hoạch sử dụng vốn vay của WB trong năm.
Bước 5: Cập nhật các hoạt động của Dự án vào Kế hoạch phát triển KTXH
hàng năm và 5 năm của huyện
Các hoạt động dự án được đề xuất phải đảm bảo sẽ là một phần của Kế
hoạch phát triển KT - XH hàng năm và 5 năm (2010 - 2015). Do đó Ban QLDA
huyện cần làm việc với các phòng ban chức năng của huyện ngay từ bước 4 để trao
đổi các thông tin có liên quan trong kế hoạch thực hiện hàng năm, kế hoạch phát
triển KT - XH hàng năm và 5 năm của huyện dự án cho phù hợp.
Ban QLDA huyện, các phòng ban có liên quan của huyện sẽ phải thực hiện
nhiệm vụ này căn cứ vào quy hoạch, kế hoạch của huyện, xã để rà soát, đồng thời
có trách nhiệm thông tin cho các bên có liên quan.

Bước 6: Thủ tục trình các bên có liên quan
Thời gian không quá 15 ngày kể từ ngày nhận được Biểu 3, Phụ lục 2 của
xã, Ban QLDA huyện trình lên Ban QLDA tỉnh. Ban QLDA tỉnh tổng hợp gửi cho
WB tại Hà Nội và đồng gửi cho Ban ĐPDATW để tổng hợp.
Ngân hàng Thế giới (WB) sẽ xem xét có thư “không phản đối” gửi trở lại
cho Ban QLDA tỉnh. Ban QLDA tỉnh thông báo cho Ban QLDA huyện, đồng thời
tổng hợp kế hoạch để trình UBND tỉnh, huyện để giao chỉ tiêu kế hoạch thực hiện
của năm.
Lưu ý: UBND tỉnh phê duyệt kế hoạch tổng thể và giao cho Ban QLDA tỉnh
- Sở KH&ĐT thông báo chi tiết từng danh mục TDA; sau khi nhận được chỉ tiêu kế
hoạch năm do UBND tỉnh giao và thông báo của Ban QLDA tỉnh, Ban QLDA
huyện sẽ trình UBND huyện phê duyệt kế hoạch của hợp phần NSPTX trong năm.
Thời gian ra quyết định phê duyệt không quá 5 ngày làm việc kể từ ngày Ban
QLDA huyện trình.
Quyết định giao chỉ tiêu kế hoạch của huyện được gửi bằng văn bản tới
UBND xã và các Ban ngành liên quan của huyện (theo quy định hiện hành), gửi cho
Ban QLDA tỉnh và niêm yết công khai tại trụ sở xã và các thôn bản. Đối với các
14


tiểu dự án không được duyệt, Ban PTX phải có thông báo bằng văn bản cho thôn
bản/chi hội phụ nữ đề xuất và giải thích rõ lý do không được duyệt để xã và người
dân rút kinh nghiệm trong các lần đề xuất tiếp theo (Theo mẫu Biểu 5 - Phụ lục 2).
Căn cứ Quyết định phê duyệt kế hoạch NSPTX hàng năm của Chủ tịch
UBND huyện, Ban Phát triển xã và Ban QLDA huyện ký kết Hợp đồng nguyên tắc
thực hiện các tiểu dự án để ràng buộc quyền và trách nhiệm quản lý vốn giữa Ban
QLDA huyện và Ban PTX, đồng thời làm cơ sở thanh toán vốn từ tài khoản dự án
của Ban PTX tại NHNo huyện (Theo mẫu Biểu 9 - Phụ lục 2)
Khi nhận được Quyết định của UBND huyện, thông báo của Ban QLDA
huyện về kế hoạch thực hiện NSPTX trong năm, UBND xã (Chủ đầu tư) giao Ban

PTX tổ chức thực hiện các bước tiếp theo.
* Tại bước lập kế hoạch hàng năm, khi tổng hợp các đề xuất các Ban PTX
cần bổ sung thêm thông tin về dự kiến thực hiện các phương pháp đấu thầu mua
sắm và thời gian thực hiện của từng tiểu dự án. (Đây là bước quan trọng giảm
nhiều thủ tục hành chính trong quản lý đầu tư cho Ban PTX sau này).
Chú ý: Hàng năm, NSPTX có thể được tiến hành bổ sung, điều chỉnh kế
hoạch. Tuy nhiên, các bước vẫn phải theo đúng các bước nêu trên. Tham vấn cộng
đồng lập kế hoạch, trình tự phê duyệt các cấp, cơ cấu các Tiểu hợp phần vẫn phải
đảm bảo theo các tỷ lệ quy định trình duyệt qua các cấp.
Bước 7: Ban PTX thông tin công khai cho người dân được biết.
Ban PTX phối hợp với Hội Phụ nữ thông tin công khai trên giấy khổ to, loa
phóng thanh, tại các cuộc họp thôn bản, họp Hội Phụ nữ cho người dân, phụ nữ biết
về Danh mục các TDA đã được lựa chọn. Đối với các hoạt động không được lựa
chọn phải nêu lý do không được lựa chọn để người dân, phụ nữ nắm được.

V. THỦ TỤC THỰC HIỆN TIỂU DỰ ÁN ĐẦU TƯ TẠI THÔN BẢN
Thủ tục cơ bản để thực hiện NSPTX bao gồm các bước như sau:
5.1. Khảo sát, thiết kế và lập dự toán:
a) Đối với các tiểu dự án Cải thiện cơ sở hạ tầng thôn bản có xây dựng:
Trước khi tiến hành thực hiện đầu tư, đối với các tiểu dự án “có xây dựng”
cần tiến hành khảo sát, lập bản vẽ thi công và dự toán. Công tác khảo sát được tiến
hành một cách đơn giản nhằm xác định khối lượng, địa điểm và các điều kiện kỹ
thuật có liên quan. Các tiểu dự án đòi hỏi phải có bản vẽ thi công cụ thể (ví dụ như
làm cống thoát nước, cầu đi bộ qua suối,…), Ban PTX có thể ký hợp đồng thuê một
kỹ sư xây dựng để lập bản vẽ và tính toán dự toán, nhưng bản vẽ phải thật đơn giản
và có thể vẽ tay.
Giải pháp thi công các tiểu dự án phải đơn giản để người dân địa phương có
thể tự thi công được và đặc biệt phải sử dụng triệt để nguyên vật liệu khai thác tại
địa phương. Trong các trường hợp mà kết cấu của công trình rất đơn giản, có thể
tham khảo các công trình đã thi công trên địa bàn, hoặc các thiết kế mẫu đã có sẵn,

Ban QLDA huyện có thể cử cán bộ kỹ thuật của mình hướng dẫn cho Ban PTX để
họ tự lập các bản vẽ đơn giản để thi công nếu thực sự có đủ khả năng. Các thuật ngữ
kỹ thuật sử dụng trong các bản vẽ, biện pháp thi công phải viết sao cho người dân
15


thấy rất dễ hiểu (ví dụ: thay dùng từ “mác vữa #50”, có thể dùng công thức “1 xi
măng- 6 cát”; thay dùng từ “bê tông mác #200” bằng việc dùng từ “1 xi măng – 2
cát – 3 đá”…). Đối với các tiểu dự án khác thì công tác khảo sát chủ yếu nhằm xác
định giá cả và quy mô của tiểu dự án. Các bản dự toán cũng phải lập đơn giản, dễ
hiểu và nếu cần dân đóng góp thì phải phân chia rõ giá trị phần dân đóng góp (công
lao động, nguyên vật liệu gì, khối lượng và giá trị cụ thể là bao nhiêu vv…). Dự
toán cho các hạng mục cần phải thể hiện đầy đủ mọi chi phí theo quy định hiện
hành. Mẫu tổng hợp dự toán tại Phụ lục kèm theo Biểu số 6, Phụ lục 2.
Chi phí khảo sát thiết kế, lập dự toán bằng 4% tổng chi phí xây dựng và chi
phí thiết bị được duyệt. Ban PTX có thể thuê tư vấn để thực hiện công tác khảo sát
thiết kế và lập dự toán (theo mẫu tại Biểu 8 - Phụ lục 2). Chi phí này được tính vào
tổng giá trị của tiểu dự án và thanh toán bằng nguồn vốn WB (nếu thủ tục tuyển
chọn tư vấn thực hiện theo trình tự của Mục 5.3 dưới đây) hoặc thanh toán bằng
nguồn vốn đối ứng (nếu thủ tục tuyển chọn tư vấn theo thủ tục của Chính phủ).
Đối với các tiểu dự án khác như: “Hỗ trợ sinh kế và các dịch vụ sản xuất”;
“Hỗ trợ các hoạt động phát triển kinh tế xã hội của phụ nữ”.
Với các hoạt động này, chỉ cần tham khảo giá cả của thị trường thông qua
việc đi đến nơi bán để hỏi giá (nếu cần), điện thoại để hỏi giá (nếu có số điện thoại
của nơi cung cấp dịch vụ), đối chiếu giá do Ban QLDA huyện thông báo mới nhất
cho khu vực, các hướng dẫn cụ thể của loại hình sinh kế, tham khảo từ các hoạt
động mua sắm tương tự…Sau khi có được giá tham khảo sát với giá thị trường, lấy
mức giá đó để lập dự toán chi phí (theo Phụ lục kèm theo Biểu số 6, Phụ lục 2).
b) Vai trò UBND và Ban QLDA huyện và sự hỗ trợ của các cán bộ kỹ thuật,
cán bộ CF thuộc Ban QLDA huyện:

UBND huyện phải quán triệt tinh thần đối với các phòng ban chức năng của
UBND huyện là phải hướng dẫn và hỗ trợ thật cụ thể cho các xã.
Ban QLDA huyện thông báo cho Ban PTX: Đơn giá vật liệu xây dựng, phí
vận chuyển tới các thôn bản xa xôi hẻo lánh; Định mức cho các hoạt động sinh kế
ưu tiên của địa phương (nông, lâm, ngư, chăn nuôi, thú y…) và các định mức khác
(kể cả chi phí quản lý) của tỉnh hoặc được phép áp dụng trên địa bàn huyện quản lý
từ 3 - 6 tháng/lần.
Những thông tin về đơn giá, phí này được lưu giữ tại cấp huyện, đây là
phương tiện đơn giản kiểm tra đơn giá chi phí tiểu dự án riêng biệt. Đơn giá, phí và
định mức này cần được cập nhật theo từng giai đoạn.
Cán bộ chuyên môn kỹ thuật, CF của Ban QLDA huyện cần thường xuyên đi
kiểm tra, giám sát việc thực thi các công trình trên địa bàn các xã. Ban QLDA
huyện cần phân công cán bộ chuyên môn, kỹ thuật hướng dẫn cho Ban PTX hoặc
thuê tư vấn khảo sát lập các bản vẽ, sơ đồ, dự toán cho các tiểu dự án thuộc hợp
phần NSPTX. Trên các bản vẽ, dự toán, ngoài chữ ký của trưởng Ban PTX, cần có
chữ ký của cán bộ chuyên môn kỹ thuật của Ban QLDA huyện, người đã hướng dẫn
cho xã lập các tài liệu này.
5.2. Thủ tục thẩm định, phê duyệt các bản vẽ và dự toán:
a) Thủ tục thẩm định:

16


Các tiểu dự án “có xây dựng” thì các bản vẽ và dự toán đều phải được thẩm
định. Đối với các tiểu dự án không cần bản vẽ thì chỉ thẩm định và phê duyệt dự
toán. Dự toán được lập với sự hướng dẫn của các cán bộ kỹ thuật, cán bộ CF của
Ban QLDA huyện, được trình cho các phòng ban chức năng liên quan của huyện để
thẩm định. Trong năm đầu tiên thực hiện Hợp phần, đối với từng tiểu dự án cụ thể,
cán bộ kỹ thuật, CF của Ban QLDA huyện phải hướng dẫn cho Ban PTX, cụ thể sẽ
được trình dự toán (bản vẽ - nếu có) cho phòng chức năng nào của huyện để tránh

đưa nhầm địa chỉ, lãng phí thời gian. Trưởng phòng, Ban chức năng chủ trì thẩm
định, sau khi thẩm định phải lập và ký xác nhận vào Báo cáo thẩm định tiểu dự án
theo mẫu hiện hành mà huyện đang áp dụng. Phòng chức năng làm nhiệm vụ thẩm
định phải chịu trách nhiệm về kết quả thẩm định của mình trước UBND huyện. Các
giấy tờ có liên quan (Tờ trình của xã, báo cáo thẩm định của tổ thẩm định,..) được
đồng gửi cho Ban QLDA huyện để theo dõi.
Quá trình thẩm định chỉ cần chỉ ra cho các xã các vấn đề còn chưa phù hợp
(nếu có), cách thức chỉnh sửa ra sao, chỗ nào nên bỏ đi, chỗ nào còn thiếu cái gì…
để các xã dự án rút kinh nghiệm cho các lần đề xuất tiếp theo.
Chi phí thẩm định thiết kế kỹ thuật và dự toán bằng 0,3% chi phí xây dựng,
(theo Thông tư số 02/2008/TT-BXD ngày 02-01-2008 của Bộ Xây dựng) và chi phí
thẩm tra quyết toán Tiểu dự án bằng 0,32% giá trị xây lắp (theo Thông tư
33/2007/TT-BTC ngày 09/4/2007). Các chi phí này được thanh toán từ nguồn đối
ứng (từ Hợp phần 4 của Ban QLDA huyện).
b) Thủ tục phê duyệt:
Căn cứ vào Biên bản thẩm định của các phòng ban chức năng huyện, Chủ
tịch UBND xã ra quyết định phê duyệt bản vẽ, dự toán. Quyết định phê duyệt dự
toán được dùng theo mẫu Biểu số 7, Phụ lục 2. Chủ tịch UBND xã chịu trách
nhiệm về nội dung của Quyết định phê duyệt trước UBND huyện.
5.3. Thủ tục mua sắm đấu thầu trong phạm vi Hợp phần Ngân sách Phát triển xã
5.3.1. Khung pháp lý: Theo quy định của Hiệp định tài trợ, công tác mua sắm đấu
thầu hàng hóa, công trình và dịch vụ tư vấn trong Hợp phần NSPTX phải tuân thủ
theo “Hướng dẫn Mua sắm bằng Vốn Vay IBRD và Tín dụng IDA” phiên bản tháng
5/2004, sửa đổi tháng 10/2006 của Ngân hàng Thế giới (sau đây gọi tắt là Hướng
dẫn Mua sắm). Giá trị của các hợp đồng trong tiểu hợp phần thông thường trong
phạm vi từ vài triệu đồng, cho tới vài chục triệu đồng, tối đa không quá 100 triệu
đồng/TDA. Các hoạt động mua sắm trong Hợp phần sẽ được quản lý và thực hiện
bởi Ban PTX với sự hướng dẫn cụ thể của Ban QLDA huyện và các phòng ban có
liên quan của huyện, đặc biệt trong năm đầu tiên thực hiện Hợp phần.
Trong phạm vi Hợp phần NSPTX, công tác mua sắm đấu thầu hàng hóa,

công trình, và dịch vụ tư vấn phải được thực hiện theo phương pháp “Mua sắm có
Sự Tham gia của Cộng đồng” (Community Participation - gọi tắt là CP) quy định
trong đoạn 3.17 của Hướng dẫn Mua sắm như sau:
“3.17 Trong trường hợp vì lợi ích lâu bền của dự án hoặc để đạt được những
mục tiêu xã hội cụ thể nhất định của dự án, trong một số thành phần có lựa chọn trong
dự án, nên (a) kêu gọi sự tham gia của cộng đồng địa phương và/ hoặc các tổ chức phi
chính phủ (NGOs) trong việc thực hiện các dịch vụ, hoặc (b) tăng cường sử dụng kiến
17


thực và nguyên vật liệu trong nước, hoặc (c) sử dụng công nghệ dùng nhiều lao động
hoặc các công nghệ thích hợp khác. Các thủ tục mua sắm, đặc tính kỹ thuật và chia gói
hợp đồng phải được áp dụng một cách thích hợp để phản ánh những yếu tố cần xem
xét nêu ở trên, với điều kiện là vẫn hiệu quả và được Ngân hàng chấp nhận. Các thủ
tục đề xuất và các thành phần dự án thực hiện có sự tham gia của cộng đồng phải
được nêu trong Hiệp định vay và chi tiết hóa trong Kế hoạch mua sắm hoặc văn kiện
thực hiện dự án phù hợp được Ngân hàng chấp nhận.”
5.3.2 Thủ tục mua sắm có sự tham gia của cộng đồng:
Các hướng dẫn sau đây chỉ nhằm mục đích chỉ dẫn và tham khảo cho các
đơn vị thực hiện (Ban Phát triển xã)trong quá trình thực hiện Hợp phần NSPTX của
Dự GNCTMNPB-2. Trong trường hợp có sự mâu thuẫn, các quy định trong Hướng
dẫn Mua sắm có giá trị chi phối. Tuy nhiện việc sửa đổi các hướng dẫn này cần có
sự đồng ý của NHTG.
a. Nguyên tắc cơ bản: Theo yêu cầu của đoạn 3.17 của Hướng dẫn Mua sắm, các
thủ tục mua sắm có sự tham gia cộng đồng áp dụng trong Dự án phải phản ánh được
các yếu tố sau đây: (a) kêu gọi có sự tham gia cộng đồng địa phương, và/hoặc các tổ
chức phi chính phủ (NGOs) trong việc thực hiện các dịch vụ, hoặc (b) tăng cường
sử dụng kiến thức và nguyên vật liệu trong nước, hoặc (c) sử dụng công nghệ dùng
nhiều lao động hoặc các công nghệ thích hợp khác. Các thủ tục cần đảm bảo hiệu
quả, kinh tế, công khai và minh bạch.

b.Tư cách hợp lệ: Ban PTX sẽ thay mặt Chủ đầu tư (UBND xã) chịu trách nhiệm
thực hiện công tác mua sắm trong hợp phần NSPTX và ký kết hợp đồng. Do đặc
thù của hợp phần NSPTX, các cá nhân/ đơn vị cung cấp dịch vụ, hàng hóa, công
trình (Bên B) trong Hợp phần này sẽ chủ yếu là người dân, hộ dân hoặc nhóm hộ
dân, cộng đồng, các tổ chức phi chính phủ (nếu có) trong vùng dự án. Việc thuê
các công ty, tổ chức kinh doanh thương mại và hoặc các cá nhân/tổ chức ngoài vùng
dự án chỉ được phép trong trường hợp đặc biệt khi các cộng đồng nói trên không đủ
năng lực thực hiện (ví dụ việc mua sắm một loại hàng hóa phức tạp mà cộng đồng
không sản xuất được hoặc dịch vụ tư vấn chỉ có một công ty bên ngoài có khả năng
thực hiện). Ngoài ra, một cá nhân hay cộng đồng sẽ không được thuê trong những
trường hợp sau theo quy định của Hướng dẫn Mua sắm:
 Việc thuê cá nhân/ cộng đồng đó gây nên một sự xung đột lợi ích (ví dụ: một
cá nhân/cộng đồng) đã được thuê làm công tác thiết kế một công trình thì
không được thuê để xây dựng chính công trình đó (trừ trường hợp hợp đồng
vừa thiết kế vừa thi công).
 Các nhân là cán bộ công chức nhà nước (trừ trường hợp công chức đó đạt
các điều kiện sau (i) nghỉ không lương; (ii) không được thuê để làm cho chính
dự án mà người đó tham gia trước đây; (iii) không nằm trong tình trạng xung
đột lợi ích).
c. Kế hoạch đấu thầu mua sắm: Ban PTX chịu trách nhiệm lập kế hoạch mua sắm
cho Hợp phần NSPTX của mình. Kế hoạch này có thể lập/cập nhật hàng quý, 6
tháng, hàng năm hoặc theo tiến độ khác phù hợp với việc thực hiện tiểu dự án. Các
Hướng dẫn viên cộng đồng và Ban QLDA huyện chịu trách nhiệm hỗ trợ, hướng
dẫn Ban PTX lập kế hoạch mua sắm.
18


Kế hoạch ĐTMS của hợp phần NSPTX sẽ được lập cùng với kế hoạch thực
hiện các tiểu dự án. Để đáp ứng các nguyên tắc cơ bản nêu trên, trước khi lập kế
hoạch ĐTMS, cán bộ Ban PTX cần:

 Khảo sát sơ bộ năng lực các cộng đồng cũng như các nguồn lực sẵn có
(nguyên liệu, hàng hóa, trình độ kỹ thuật, v..v) trong khu vực dự án, để có thể
phân chia gói thầu và lựa chọn hình thức mua phù hợp nhất;
 Ưu tiên các hình thức mua sắm có tính chất cạnh tranh và/ hoặc đảm bảo tính
minh bạch cao hơn;
 Cân nhắc đầy đủ các yêu cầu xã hội, đặc thù của dự án (ví dụ tỷ lệ phụ nữ/
người dân tộc tham gia).
Sau khi kế hoạch ĐTMS đã được phê duyệt, Ban PTX phải công bố và niêm
yết công khai rộng rãi.
Tuỳ theo năng lực cán bộ mà Ban PTX có thể gộp xây lắp, hàng hoá và dịch
vụ tư vấn vào một hợp đồng để áp dụng cho việc đấu thầu mua sắm cũng như quản
lý hợp đồng. Các hợp đồng thi công tiểu dự án “có xây dựng” với giá trị lớn, thì nên
hạn chế việc gộp các hợp đồng, nhằm tạo cơ hội cho nhiều nhóm cộng đồng được
tham gia thi công góp phần tăng tính cạnh tranh về chất lượng và giá cả giữa các
nhóm cộng đồng. Nếu trong quá trình đấu thầu mua sắm, Ban PTX tiết kiệm được
chi phí so với mức vốn được duyệt thì số tiền tiết kiệm được sẽ được bảo lưu và sẽ
được đầu tư tiếp cho tiểu dự án mới (trong thời gian thực hiện dự án - kết thúc trước
tháng 6 năm 2015).
d. Các phương pháp đấu thầu mua sắm có sự tham gia cộng đồng cụ thể:
- Xây lắp và hàng hóa:
* Hình thức Chào giá cạnh tranh
* Hình thức Tự thực hiện
* Hình thức Hợp đồng trực tiếp (Chỉ định thầu)
- Tư vấn:
* Hình thức Tuyển chọn theo Năng lực (Tư vấn cá nhân)
* Hình thức Tuyển chọn từ một nguồn duy nhất (Chỉ định thầu)
5.3.3 Hướng dẫn thực hiện các phương pháp đấu thầu mua sắm có sự tham gia
cộng đồng (CP):
Các hướng dẫn sau đây chỉ là các bước cơ bản để thực hiện một hình thức mua
sắm. Tùy theo điều kiện cụ thể, Ban PTX có thể sửa đổi bổ sung thêm với điều kiện

các nguyên tắc cơ bản phải được tuân thủ.
(a). Chào giá cạnh tranh (áp dụng cho công trình và hàng hóa): Hình thức này có
thể áp dụng khi có tổi thiếu 3 cá nhân/ cộng đồng có đủ năng lực xây dựng công
trình hoặc cung cấp hàng hóa.
 Ban PTX mời cá nhân/ cộng đồng có năng lực bày tỏ quan tâm. Để có được
sự quan tâm, Ban PTX cần công bố niêm yết công khai và có thể tiếp cận và mời
trực tiếp. Thông báo các các nội dung chủ yếu là: tên công trình, giá trị dự toán
được duyệt, địa điểm thi công, thời gian thi công, thời gian và địa điểm để các
19


cộng đồng đăng ký thi công công trình. Thông báo được đọc công khai trên loa,
đài, niêm yết tại UBND xã, tại nhà văn hóa xã, tại các nhà sinh hoạt cộng đồng
của thôn bản, đồng thời được phổ biến cho trưởng thôn bản để thông báo cho
người dân được biết.
 Đánh giá tư cách hợp lệ, năng lực các cá nhân/ cộng đồng để chọn các cá
nhân/ cộng đồng có uy tín, năng lực. Ban PTX lập các tiêu chí để xét chọn cộng
đồng thi công và trình UBND xã phê duyệt. Tiêu chí lựa chọn đơn giản, dễ hiểu
và sát với yêu cầu cụ thể của từng công trình cũng như điều kiện cụ thể của từng
xã/thôn bản, như: nhóm công đồng thi công phải đảm bảo có thợ cả chỉ đạo, thợ
cả phải có kinh nghiệm thi công các công trình có tính chất tương tự trên đại
bàn, thợ cả càng có tay nghề cao, nhiều kinh nghiệm thi công càng có ưu thế; ưu
tiên các nhóm cộng đồng có nhiều phụ nữ, người dân tộc thiểu số, người nghèo
trong thôn bản; nhóm thợ là người dân trong xã.
 Chuẩn bị Hồ sơ mời chào giá (xem mẫu 01 trong Phụ lục 3). Yêu cầu kỹ
thuật và tiêu chí xét thầu phải được nêu rõ trong Hồ sơ mời chào giá. Tùy theo
điều kiện/ yêu cầu cụ thể của Dự án, ngoài yêu cầu kỹ thuật. Hồ sơ mời có thể
bao gồm các yêu cầu xã hội thích hợp (ví dụ: cộng đồng tham gia phải có một tỷ
lệ nhất định lao động nữ hoặc người dân tộc v..v). Hồ sơ mời chào giá phải được
viết một cách đơn giản, dễ hiểu. Nếu cần phải nêu các khối lượng ước tính, chỉ

nêu các khối lượng chính và các con số phải được làm tròn. Không sử dụng các
mã hiệu định mức hoặc thuật ngữ, kỹ thuật phức tạp;
 Phát hành Hồ sơ mời chào giá tới cá nhân/cộng đồng được chọn chào giá.
Thời gian cho cộng đồng chuẩn bị chào giá phải đủ (từ 3 - 7 ngày tùy theo tính
chất phức tạp). Các thành viên trong cộng đồng sẽ thảo luận với nhau để chuẩn
bị chào giá. Chào giá phải được viết tay và được đại diện cộng đồng ký hoặc
điểm chỉ (nếu người đó không biết chữ). Cộng đồng có thể nhờ người khác
(nhưng không phải là thành viên Ban PTX) viết hộ bản chào giá nếu họ không
có đủ khả năng. Ban PTX tuyệt đối không được yêu cầu đánh máy chào giá.
 Tiếp nhận các bản chào giá (phải có tối thiểu 3 chào giá để so sánh).
 Đánh giá và so sánh các chào giá. Việc đánh giá bao gồm 2 bước. Bước 1:
xem xét đánh giá bản chào giá có đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và xã hội (nếu
có). Nếu không đạt bản chào giá đó sẽ bị loại. Bước 2: Đối với các bản chào giá
đáp ứng đầy đủ yêu cầu kỹ thuật và xã hội (nếu có), Ban PTX sẽ chỉnh sửa các
lỗi số học và so sánh các giá chào đã chỉnh sửa để xác định bản chào giá có giá
thấp nhất.
 Cộng đồng có bản chào giá đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật và xã hội (nếu có)
và có giá đánh giá thấp nhất sẽ được trao hợp đồng. Ban PTX phải chuẩn bị hợp
đồng (xem Mẫu 01 - Phụ lục 3 cho xây lắp và Mẫu 02 - Phụ lục 3 cho hàng
hóa). Tất cả các thành viên của cộng đồng sẽ ký (hoặc điểm chỉ) vào hợp đồng
hoặc cộng đồng có thể ủy quyền cho người đại diện ký. Ban PTX sẽ gửi một bản
sao hợp đồng cho mỗi thành viên của cộng đồng để lưu giữ.
 Sau khi trao hợp đồng, Ban PTX sẽ niêm yết, công bố các thông tin sau; (i)
số hiệu mô tả hợp đồng; (ii) giá hợp đồng và thời hạn hoàn thành; (iii) tên cộng
đồng trúng thầu.
20


(b). Tự thực hiện :
Đối với tiểu dự án có xây dựng: Hình thức này có thể áp dụng trong trường

hợp công trình nhỏ lẻ, phân tán rải rác (ví dụ sửa chữa một đoạn đường nhỏ bị sạt
lở) có giá trị dưới 15 triệu đồng, nên không thu hút được sự quan tâm trong cộng
đồng. Khi đó, Ban PTX có thể tự đứng ra huy động nhân lực trong xã, mua sắm
nguyên liệu và tổ chức xây dựng công trình đó. Ban PTX sẽ chịu trách nhiệm theo
dõi quản lý trực tiếp chấm công và trả tiền cho các nhân lực huy động, mua sắm và
cung cấp kịp thời vật liệu cần thiết, quản lý chất lượng tiến độ cũng như ghi chép
đầy đủ các chi phí thực hiện công trình thành quyết toán sau này.
Đối với các tiểu dự án khác: Mua sắm các sản phẩm/dịch vụ đã có tiêu chuẩn,
quy chuẩn nhà nước (ví dụ túi thuốc thú y, tài liệu khuyến nông,…) hoặc các hoạt
động hỗ trợ phát triển sinh kế hộ gia đình, nâng cao giá trị sản phẩm địa phương,
hoạt động hỗ trợ các hộ gia đình khó khăn, hoạt động duy tu bảo dưỡng công trình,
Ban PTX thực hiện theo dự toán được duyệt.
(Xem mẫu 03 tại Phục lục 03)
(c). Hợp đồng trực tiếp (Chỉ định thầu xây lắp/ hàng hóa): Hình thức này có thể
áp dụng trong những trường hợp sau (a) chỉ có một cộng đồng duy nhất (hoặc một
nhà cung cấp duy nhất) có khả năng thực hiện xây dựng công trình hoặc cung cấp
hàng hóa yếu cầu; (b) trường hợp khẩn cấp như thiên tai, bão lũ. Ban PTX sẽ đàm
phán và ký hợp đồng trực tiếp với cộng đồng hoặc nhà cung cấp được chọn. Hợp
đồng sẽ được ký với tất cả thành viên trong cộng đồng hoặc người đại điện. Ban
PTX sau đó sẽ công bố thông tin trao thầu như đối với hình thức chào giá cạnh
tranh. (Xem mẫu 04 tại phục lục 03)
(d). Tuyển chọn tư vấn theo năng lực (áp dụng cho dịch vụ tư vấn): Trong hình
thức này, Ban PTX sẽ so sánh năng lực và kinh nghiệm của ít nhất 3 cá nhân/ cộng
đồng và công ty (trong trường hợp đặc biệt nếu tìm được các cá nhân/ cộng đồng có
năng lực thực hiện trong xã) có quan tâm để xác định ra một cá nhân/ cộng
đồng/công ty có năng lực phù hợp nhất. Ban PTX sau đó sẽ đàm phán và ký hợp
đồng với cá nhân/cộng đồng/công ty được chọn và công bố thông tin như trên.
 Ban PTX thông báo mời tuyển dụng tư vấn cá nhân. Thông báo được đọc
công khai trên loa, đài, niêm yết tại UBND xã, tại nhà văn hóa xã, tại các nhà
sinh hoạt cộng đồng của thôn bản, phổ biến cho trưởng thôn bản để thông báo

cho người dân được biết. Cán bộ CF có trách nhiệm hỗ trợ xã niêm yết thông
tin trên tại trụ sở Ban QLDA huyện.
 Ban PTX nhận hồ sơ các tư vấn quan tâm và tổ chức xét tuyển, lựa chọn tư
vấn có năng lực phù hợp nhất.
 Căn cứ Biên bản xét các hồ sơ dự tuyển, Ban PTX trình UBND xã ra quyết
định phê duyệt
 Ban PTX thảo luận và ký hợp đồng với tư vấn được chọn và công bố thông tin.
(Xem mẫu 05 tại Phụ lục 03)
(e). Tuyển chọn từ một nguồn duy nhất (Chỉ định thầu tư vấn): Hình thức này
áp dụng trong trường hợp các dịch vụ tư vấn có giá trị rất nhỏ, thời gian thực hiện
ngắn hoặc khi chỉ có một cá nhân/công ty có năng lực hoặc trường hợp khẩn cấp
21


(thiên tai bão lũ). Ban PTX phải phê duyệt nội dung các công việc và khoản kinh
phí để thực hiện các nhiệm vụ của tiểu dự án đó (gọi là TOR). Theo phương pháp
này thì Ban PTX có thể tham khảo từ nhiều nguồn thông tin khác nhau (qua giới
thiệu của Ban QLDA tỉnh, huyện, các trường đại học, cao đẳng, trung học chuyên
nghiệp, trung tâm khuyến nông lâm nghiệp), trên địa bàn để tìm được người có
năng lực và chuyên môn phù hợp, ký hợp đồng thuê các cá nhân này theo nội dung
công việc và dự toán đã được UBND xã phê duyệt. Ban PTX đàm phán và ký hợp
đồng trực tiếp với cá nhân/cộng đồng/công ty được chọn và công bố thông tin như
trên. (Xem mẫu 06 tại Phụ lục 03)
5.3.4 Xét duyệt của Ngân hàng Thế giới và Chính phủ về ĐTMS các tiểu dự án
của hợp phần Ngân sách phát triển xã.
- Ngân hàng Thế giới (WB) sẽ kiểm tra trước gói thầu đầu tiên áp dụng hình thức
Hợp đồng trực tiếp hoặc Tư vấn từ một nguồn duy nhất của mỗi huyện. (Tức là kết
quả lựa chọn nhà thầu phải được trình xin ý kiến không phản đối của NHTG trước
khi UBND xã phê duyệt kết quả và ký hợp đồng). Các gói thầu còn lại sẽ thực hiện
việc kiểm tra sau.

- Tuy nhiên, để đảm bảo việc tuân thủ các quy định về mua sắm đấu thầu và tránh
những sai sót, mỗi năm Ban QLDA tỉnh có trách nhiệm kiểm tra trước 01 gói thầu
của từng hình thức đấu thầu của mỗi xã để làm cơ sở hướng dẫn xã thực hiện các
gói thầu tiếp theo được chính xác.
5.3.5 Quản lý Hợp đồng:
Ban PTX chịu trách nhiệm quản lý hợp đồng và giám sát việc thực hiện hợp
đồng theo các điều khoản trong hợp đồng đã ký để đảm bảo rằng công trình được xây
dựng theo đúng tiến độ và chất lượng yêu cầu, hàng hóa được giao đúng chủng loại,
chất lượng, thời gian và sản phẩm dịch vụ tư vấn được thưc hiện theo tiến độ với chất
lượng cao. Ban PTX đặc biệt phải thanh toán đầy đủ và kịp thời cho cộng đồng và
theo dõi, giám sát việc chỉ trả cho các thành viên trong cộng đồng để đảm bảo mỗi
thành viên được nhận số tiền theo đúng công sức đóng góp của mình. Ban PTX phải
ghi chép và lưu giữ đầy đủ các tài liệu liên quan đến quá trình mua sắm cũng như
quản lý hợp đồng để NHTG cũng như các cơ quan có thẩm quyền kiểm tra.
5.3.6 Tiếp nhận và giải quyết khiếu nại:
Ban PTX chịu trách nhiệm tiếp nhận và giải quyết kịp thời tất cả các khiếu nại
(nặc danh hoặc hữu danh) trong quá trình mua sắm cũng như thực hiện hợp đồng. Ban
PTX đồng thời phải báo cáo đầy đủ và kịp thời các khiếu nại đó cũng như các giải
thích/trả lời của mình cho Ban QLDA huyện và tỉnh lưu giữ và theo dõi. Ban QLDA
tỉnh chịu trách nhiệm tổng hợp và báo cáo CPO/NHTG về vấn đề này trong các báo
cáo tiến độ của dự án. Trường hợp khiếu nại có liên quan đến vấn đề gian lận và tham
nhũng, các khiếu nại đó phải lập tức được báo cáo và gửi lên văn phòng NHTG tại Việt
Nam. NHTG sẽ có chỉ dẫn cụ thể về cách xử lý các khiếu nại đó.
5.4. Thi công và giám sát thi công công trình:
Tiểu dự án được thực hiện dưới sự giám sát trực tiếp của Người giám sát (cá
nhân/nhóm người) đã được các thôn bản đề xuất trong quá trình lập kế hoạch và sự
giám sát của Ban Giám sát xã do UBND xã quyết định thành lập. Ngoài ra việc thực thi
tiểu dự án còn chịu sự giám sát gián tiếp của cộng đồng tại địa phương và Ban PTX.
22

Vì tất cả các thông tin thích hợp liên quan tới hợp phần NSPTX được công
khai ở trụ sở UBND xã hoặc nơi công cộng của thôn bản, những người hưởng lợi có
thể giám sát tiến độ thực thi các tiểu dự án khi có trong tay đầy đủ thông tin. Nếu có
băn khoăn, thắc mắc gì trong việc thực hiện một tiểu dự án nào đó, những người
hưởng lợi cần nêu vấn đề với Ngưới giám sát tiểu dự án. Người này chính thức chịu
trách nhiệm giám sát tiến độ và chất lượng của từng tiểu dự án, đồng thời chịu trách
nhiệm chắp nối để giải quyết bất cứ vấn đề nào phát sinh trong quá trình thi công.
Biên bản nghiệm thu bàn giao phải có chữ ký xác nhận của Người giám sát của thôn
bản và đại diện Ban Giám sát xã. Quá trình giám sát phải có đầy đủ Sổ nhật ký thi
công và người giám sát phải ký vào Sổ nhật ký thi công. Ban QLDA huyện hướng
dẫn cho các Ban PTX lập nhật ký thi công công trình.
Kinh nghiệm của thôn bản trong việc giám sát việc thực thi các tiểu dự án
cần được trao đổi, rút kinh nghiệm trong quá trình lập kế hoạch cho chu kỳ đầu tư
tiếp theo.
5.5. Chi phí quản lý và hành chính:
Ban PTX được phép chi tối đa 6% (sáu phần trăm) giá trị phần vốn của WB
trong các tiểu dự án để chi phí quản lý dự án và hành chính (QL-HC). Nguyên tắc
tính 6% này là tính trên giá trị thực hiện thực tế phần vốn vay WB của từng tiểu dự
án, không tính phần dân tự nguyện đóng góp và không tính trên giá trị kế hoạch.
Trong quá trình lập dự toán chi phí của các tiểu dự án, Ban PTX cần tính toán chi
phí QL-HC trên từng bản dự toán. Phần kinh phí này được sử dụng cho các khoản
chi như sau:
(i)

Chi phí văn phòng phẩm bao gồm: giấy các loại, bút viết, phấn hoặc bút
viết bảng, các loại cặp lưu trữ hồ sơ…

(ii) Chi phí đi lại (để giao dịch với Kho bạc, Ngân sách, nộp báo cáo).
(iii) Chi phí điện thoại giao dịch các công việc liên quan đến hợp phần.

(iv) Chi phí hội họp thôn bản (tổ chức họp dân).
(v) Các chi phí phù hợp khác.
Các Ban QLDA huyện hướng dẫn các Ban PTX trong quá trình chi tiêu, đảm
bảo các khoản chi hợp lý, hợp lệ, rõ ràng và minh bạch.
Chi phí phụ cấp quản lý dự án ODA cho cán bộ Ban PTX thực hiện theo
Thông tư số 219/2009/TT-BTC ngày 19-11-2009 của Bộ Tài chính “Quy định một
số định mức chi tiêu áp dụng cho các dự án/chương trình sử dụng nguồn vốn Hỗ trợ
phát triển chính thức (ODA); xem chi tiết trong Mục 7.3.3 (e) dưới đây.
VI. NGHIỆM THU, BÀN GIAO, KHAI THÁC, VẬN HÀNH TIỂU DỰ ÁN
6.1. Nghiệm thu, bàn giao:
Sau khi tiểu dự án hoàn thành việc thi công, cần tổ chức nghiệm thu, bàn
giao công trình. Thủ tục nghiệm thu, bàn giao như sau:
Thành phần tham gia nghiệm thu: Ban PTX (chủ trì), lãnh đạo thôn bản/chi
hội phụ nữ, Người giám sát thi công, bên hưởng lợi (ví dụ sửa lớp học có đại diện
người dân/ nhóm hộ gia đình vv…) và đại diện bên thi công công trình (đối với các
23


tiểu dự án xây dựng cơ sở vật chất công cộng). Ban PTX có thể mời đại diện của
Ban QLDA huyện tham gia chứng kiến nghiệm thu.
Tiểu dự án được chính thức bàn giao “tay ba” (Chủ đầu tư - Bên thi công Người hưởng lợi) ngay tại cuộc nghiệm thu với điều kiện:


Tiểu dự án đã được thực hiện như đề xuất.



Chất lượng thực hiện tiểu dự án đảm bảo đúng các yêu cầu kỹ thuật đề ra.



Nếu là tiểu dự án xây dựng thì bên thi công cam kết bảo hành công trình
trong 12 tháng (công trình thuộc NSPTX không cần giữ lại 5% giá trị hợp
đồng để bảo hành nhưng phải có văn bản cam kết của nhóm thợ/đơn vị thi
công là sẽ tiến hành sửa chữa công trình nếu hư hỏng trong thời gian bảo
hành bằng chi phí của cộng đồng đó, trừ trường hợp thiên tai bất khả kháng).



Nếu là tiểu dự án xây dựng hoặc thiết bị thì thôn bản hoặc nhóm hộ phải có
cam kết chịu trách nhiệm, có quy chế quản lý, vận hành và bảo trì tiểu dự án.



Nguồn kinh phí vận hành bảo trì của tiểu dự án (nếu có) được bàn giao cho
Trưởng thôn bản hoặc người được cộng đồng lựa chọn quản lý và sử dụng
đúng mục đích và được công khai trước cuộc họp thôn bản. Ghi rõ trong biên
bản nghiệm thu- bàn giao công trình. Biên bản nghiệm thu được các bên
tham gia ký kết.

6.2. Quản lý, vận hành bảo trì công trình
Xem Chương 9 – Vận hành và Bảo trì của PIM để biết quy định chi tiết việc
Vận hành và Bảo trì công trình hạ tầng.

VII. THỦ TỤC GIẢI NGÂN VÀ THANH TOÁN
7.1. Tài khoản
Mỗi Ban PTX mở 01 tài khoản tiền gửi bằng VNĐ tại Chi nhánh Ngân hàng
Nông nghiệp và PTNT huyện để tiếp nhận và giải ngân phần vốn vay WB. Ban PTX là
chủ tài khoản. Con dấu dùng để đăng ký tài khoản là con dấu riêng của Ban PTX.
7.2. Cơ quan kiểm soát chi và thủ tục kiểm soát chi áp dụng

Đối với các tiểu dự án của Hợp phần NSPTX thì KBNN huyện chịu trách
nhiệm kiểm soát trực tiếp các khoản chi, bao gồm chi phí đầu tư và chi phí quản lý,
hành chính. Thủ tục kiểm soát chi áp dụng là hình thức: Kiểm soát chi trước, có
nghĩa là sau khi KBNN huyện kiểm tra và xác nhận thì Ban PTX mới được làm thủ
tục rút tiền mặt hoặc chuyển tiền từ tài khoản tiền gửi của Ban PTX tại Chi nhánh
NHNo và PTNT huyện. Các bước cụ thể được nêu ở mục 7.3 dưới đây.
7.3. Các khoản chi tiêu và thủ tục thanh toán của Ban PTX:
7.3.1. Các khoản chi tiêu của Ban PTX:
▪ Các tiểu dự án/ hoạt động đầu tư của Hợp phần 2 do xã làm chủ đầu tư
▪ Chi trả các hợp đồng dịch vụ bao gồm: Thuê tư vấn các loại, hợp đồng đào
tạo, các dịch vụ tư vấn nghiên cứu chuyên đề và một số loại hình dịch vụ khác.
24