Xây dựng mô hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ trong các doanh nghiệp tư nhân ( Khảo sát thực tế tại một số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố Hà Nội) : Luận văn ThS. Thông tin: 60 32 03 01

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐINH THỊ HẢI YẾN

XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ
CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC
DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN
(Khảo sát thực tế tại một số doanh nghiệp trên địa bàn
Thành phố Hà Nội)

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lưu trữ học

HÀ NỘI – 2014


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

ĐINH THỊ HẢI YẾN

XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ
CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC
DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN
(Khảo sát thực tế tại một số doanh nghiệp trên địa bàn
Thành phố Hà Nội)

Luận văn Thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học
Mã số: 60 32 03 01

Người hướng dẫn khoa học: PGS.TS. Dương Văn Khảm

HÀ NỘI - 2014


LỜI CẢM ƠN

Luận văn thạc sĩ với đề tài “Xây dựng mô hình tổ chức, quản lý hoạt động
lưu trữ trong các doanh nghiệp tư nhân” đã được hoàn thành với nỗ lực của bản
thân tác giả và sự quan tâm giúp đỡ từ nhiều phía.
Trước hết, tôi xin gửi lời cảm ơn tới giảng viên hướng dẫn – PGS.TS
Dương Văn Khảm, người đã nhiệt tình chỉ dẫn, giúp đỡ và góp ý kiến cho tôi rất
nhiều trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
Xin chân thành cảm ơn các thầy giáo, cô giáo thuộc Khoa Lưu trữ học và
Quản trị văn phòng – Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn – những
người đã luôn giúp đỡ và chia sẻ rất nhiều thông tin quý báu giúp tôi hoàn hành
đề tài nghiên cứu của mình.
Ngoài ra, chúng tôi cũng chân thành cảm ơn các vị lãnh đạo, các cán bộ
chuyên môn, cán bộ trực tiếp đảm nhận nhiệm vụ lưu trữ tại các doanh nghiệp
mà chúng tôi đã đến khảo sát. Nhờ họ mà đề tài nghiên cứu này mới có những
thông tin khách quan, những số liệu thực tế góp phần định hướng cho các nội
dung nghiên cứu của đề tài.
Luận văn khó tránh khỏi những thiếu sót, tác giả rất mong nhận được
những ý kiến phản hồi và góp ý.
Xin chân thành cảm ơn!

HỌC VIÊN

Đinh Thị Hải Yến

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các số liệu
và kết quả nghiên cứu trong luận văn này là trung thực và không trùng lặp với
các đề tài khác. Mọi sai lệch về các nội dung thông tin trong luận văn (nếu có)
tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm.

HỌC VIÊN

Đinh Thị Hải Yến


MỤC LỤC
LỜI MỞ ĐẦU .................................................................................................................1
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỂ XÂY DỰNG MÔ HÌNH
TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC DOANH NGHIỆP TƯ
NHÂN ............................................................................................................................10
1.1. Tổng quan về doanh nghiệp và đặc điểm hoạt động của các doanh nghiệp tư
nhân hiện nay. ................................................................................................................. 10
1.2. Cơ sở lý luận để xây dựng mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ các
doanh nghiệp tư nhân .................................................................................................... 12
1.2.1. Tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động cuả các doanh nghiệp
tư nhân ....................................................................................................................13
1.2.2. Đặc điểm và nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của các doanh
nghiệp tư nhân ........................................................................................................14
1.2.3. Ý nghĩa, giá trị của tài liệu ...........................................................................22
1.2.4. Sự cần thiết của việc xây dựng mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu
trữ các doanh nghiệp tư nhân ..............................................................................29
1.3. Cơ sở pháp lý để xây dựng mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong
các doanh nghiệp tư nhân .............................................................................................. 34
1.3.1. Quy định của nhà nước đối với vấn để quản lý công tác lưu trữ các doanh

nghiệp tư nhân hiện nay .........................................................................................34
1.3.2. Quyền của doanh nghiệp đối với việc tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ ......37
1.4. Các yêu cầu đặt ra với công tác quản lý tài liệu hình thành trong các doanh
nghiệp tư nhân ................................................................................................................ 42
Tiểu kết chương 1 ........................................................................................................... 45
CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CÁC
DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN (KHẢO SÁT THỰC TẾ TẠI MỘT SỐ DOANH
NGHIỆP TRÊN ĐỊA BÀNTHÀNH PHỒ HÀ NỘI) ....................................................46
2.1 Sự chỉ đạo của lãnh đạo doanh nghiệp đối với công tác lưu trữ ........................ 46
2.2 Thực trạng tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ ........................................... 50
2.2.1. Thu thập và bổ sung tài liệu .........................................................................50
2.2.2. Phân loại tài liệu ..........................................................................................53
2.2.3. Xác định giá trị tài liệu .................................................................................55
2.2.4. Thống kê và kiểm tra tình hình tài liệu .........................................................58
2.2.5. Bảo quản tài liệu ..........................................................................................59
2.2.6. Ứng dụng CNTT vào lưu trữ tài liệu và khai thác sử dụng tài liệu ..............61
2.2.7. Hiệu quả của việc sử dụng tài liệu lưu trữ trong hoạt động của các doanh
nghiệp tư nhân ........................................................................................................63
Tiểu kết chương 2 ........................................................................................................... 64


CHƯƠNG 3: MÔ HÌNH TỔ CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ CỦA CÁC
DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN ......................................................................................66
3.1. Nguyên tắc tổ chức, quản lý công tác lưu trữ ...................................................... 66
3.2. Mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ của các doanh nghiệp tư nhân...... 67
3.2.1. Tư duy về vai trò và tầm quan trọng của công tác lưu trữ đối với hoạt động
của các doanh nghiệp tư nhân ................................................................................67
3.1.2. Tổ chức bộ máy thực hiện công tác lưu trữ ..................................................69
3.1.3 Nhận sự đảm nhận công tác lưu trữ ..............................................................71
3.1.4. Ban hành quy chế văn thư lưu trữ ................................................................73

3.1.5. Hướng dẫn thực hiện các văn bản quy định về công tác lưu trữ đã ban hành
trong các doanh nghiệp tư nhân .............................................................................75
3.1.6. Kiểm tra, đánh giá tình hình thực hiện công tác lưu trữ trong doanh nghiệp
tư nhân. ...................................................................................................................77
3.1.7. Kinh phí phục vụ cho công tác lưu trữ của các doanh nghiệp tư nhân........79
3.3. Tính khả thi trong thực hiện mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong
các doanh nghiệp tư nhân .............................................................................................. 81
3.3.1. Những thuận lợi khi áp dụng mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
trong các doanh nghiệp tư nhân .............................................................................81
3.3.2. Những khó khăn, thách thức khi áp dụng mô hình tổ chức, quản lý công tác
lưu trữ trong các doanh nghiệp tư nhân. ................................................................84
3.4. Các giải pháp để triển khai mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ các
doanh nghiệp tư nhân trong thực tiễn. ........................................................................ 86
3.4.1. Nhóm giải pháp đối với sự quản lý Nhà nước .............................................86
3.4.2. Nhóm giải pháp đối với các doanh nghiệp tư nhân......................................92
3.4.3. Nhóm giải pháp đối với các cơ sở đào tạo. ..................................................98
KẾT LUẬN .................................................................................................................101


DANH MỤC CÁC TỪ VÀ CỤM TỪ VIẾT TẮT TRONG LUẬN VĂN
Số lượng từ/ cụm từ

Viết tắt

Viết đầy đủ

TLLT

Tài liệu lưu trữ

77

CTLT

Công tác lưu trữ

54

CTCP

Công ty cổ phần

03

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

04

DNTN

Doanh nghiệp tư nhân

319

1

viết tắt trong luận văn

LỜI MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Lý luận và thực tiễn của lưu trữ học cho thấy với bất kỳ cơ quan nào dù
lớn hay nhỏ nếu làm tốt công tác lưu trữ sẽ giúp cơ quan đơn vị quản lý chặt
chẽ tài liệu, bảo vệ được bí mật thông tin tài liệu và tạo thuận lợi lớn cho hoạt
động quản lý của cơ quan. Đặc biệt trong giai đoạn hiện nay, các doanh nghiệp
tư nhân hình thành ngày càng nhiều và đang ngày càng có những đóng góp
không nhỏ cho nến kinh tế đất nước.
Nói đến thành tựu phát triển kinh tế Việt Nam trong thời gian qua, chúng
ta không thể phủ nhận những đóng góp to lớn của các doanh nghiệp – những tế
bào quan trọng nhất của kinh tế Việt Nam. Theo kết quả rà soát của Bộ kế
hoạch và Đầu tư tính đến 01/01/2012 Việt Nam chúng ta có 541.000 doanh
nghiệp tồn tại về mặt pháp lý, có 375.000 doanh nghiệp thực tế đang hoạt động
sản xuất kinh doanh [24; 08]. Cũng theo Phòng Thương mại và Công nghiệp
Việt Nam (VCCI), trong số các doanh nghiệp đang hoạt động ở Việt Nam,
96.5% là doanh nghiệp vừa và nhỏ, hàng năm đóng góp khoảng 40% GDP của
cả nước, thu hút khoảng 50% tổng số lao động. Năm 2008, tỷ lệ đóng góp GDP
đóng của doanh nghiệp ngoài quốc doanh chiếm tới 46.97%. Bên cạnh con số
được công bố hàng năm, các doanh nghiệp Việt Nam còn góp phần quan trọng
vào sự phát triển khoa học – kỹ thuật – công nghệ của đất nước. Và đằng sau
những thành tựu đó, tài liệu lưu trữ được hình thành trong hoạt động của chính
các doanh nghiệp đóng một vai trò không nhỏ. Vì vậy, tổ chức, quản lý tốt công
tác lưu trữ của các doanh nghiệp nhằm hoàn thiện không ngừng thành phần tài
liệu của các lưu trữ hiện hành nói riêng và thành phần tài liệu Trung tâm Lưu
trữ Quốc gia nói chung cũng là đòi hỏi đặt ra với các doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, sự phát triển của đời sống dẫn đến nhu cầu trao đổi thông tin
ngày càng cao. Trong đó không thể không kể đến vai trò của văn bản trong hoạt
động của đời sống con người hay trong hoạt động sản xuất kinh doanh, giao
dịch giữa doanh nghiệp này với doanh nghiệp khác, doanh nghiệp với cơ quan

Nhà nước, tổ chức xã hội trong và ngoài nước. Như một hệ quả tất yếu, các
doanh nghiệp nói chung trong quá trình hoạt động đã sản sinh ra một hệ thống
văn bản rất đa dạng về mặt hình thức, phong phú về mặt nội dung phục vụ cho
hoạt động sản xuất kinh doanh của mình. Những tài liệu đó có ý nghĩa to lớn
không chỉ đối với bản thân doanh nghiệp mà còn có ý nghĩa đối với quốc gia.
2


Đối với các doanh nghiệp tư nhân (dưới đây viết tắt là DNTN), tài liệu lưu trữ
phục vụ cho hoạt động quản lý, phát triển doanh nghiệp là kho kinh nghiệm
quý giá để doanh nghiệp rút ra những kinh nghiệm quý báu cho hoạt động
sản xuất kinh doanh. Tài liệu lưu trữ còn mang giá trị pháp lý để chứng minh
cho những hoạt động lành mạnh của các doanh nghiệp trước pháp luật... Còn
đối với quốc gia, tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình hoạt động của các
DNTN là “tấm gương” phản ánh chủ trương, đường lối phát triển kinh tế của
Đảng và Nhà nước ta cũng như những bước tiến của nền kinh tế đất nước
trong thời kỳ mới… Những ý nghĩa to lớn của tài liệu lưu trữ hình thành
trong các DNTN đã đặt ra yêu cầu phải được tổ chức, quản lý, bảo quản tốt
khối tài liệu này.
Song thực tế cho thấy việc tổ chức, quản lý tài liệu tại các DNTN hiện nay
chưa thực sự được quan tâm đúng mức. Về phía các DNTN, sau khi công việc
được giải quyết xong, tài liệu đều chưa được tổ chức lưu trữ, bảo quản thống
nhất. Hiện các DNTN mới chỉ chú trọng trong kinh doanh, sản xuất nhằm mục
đích cao nhất là lợi nhuận mà coi nhẹ tới việc bảo quản và tổ chức tài liệu lưu
trữ. Do đó, tài liệu cần được lưu trữ thì không được lưu cất cẩn thận, việc tổ
chức, quản lý thiếu sự thống nhất, khoa học. Về phía Nhà nước, còn chưa có
chế tài quản lý chặt chẽ cũng như thiếu những quy định, hướng dẫn cụ thể về
mặt quản lý cũng như tổ chức nghiệp vụ lưu trữ cho các DNTN. Về cơ bản,
việc tổ chức công tác lưu trữ của các DNTN hiện nay đều dựa trên những lý
luận chung của lưu trữ học, trong khi thực tế công tác lưu trữ các DNTN và tài

liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động của các doanh nghiệp lại có những nét
rất khác biệt so với lý luận. Do vậy, việc đi sâu nghiên cứu để quản lý, tổ chức
tài liệu lưu trữ các DNTN nói riêng và công tác lưu trữ doanh nghiệp nói chung
là vấn đề mang tính cấp thiết tại Việt Nam, mà trước nhất là đi vào xây dựng
mô hình tổ chức và quản lý công tác lưu trữ cho các DNTN là một bước hết sức
quan trọng và chính yếu.
Trước thực trạng đó, để góp phần hoàn thiện vào hệ thống lý luận công tác
lưu trữ DNTN chúng tôi mạnh dạn lựa chọn đề tài “Xây dựng mô hình tổ chức,
quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp tư nhân” để làm luận văn tốt
nghiệp của mình với mong muốn những ý kiến nhỏ của mình sẽ là một đóng
góp trong việc làm sáng rõ hơn những cơ sở lý luận và thực tiễn công tác lưu
trữ trong chính các DNTN.
3


2. Mục đích và mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Mục đích nghiên cứu của đề tài:
- Trên cơ sở khoa học, cơ sở pháp lý và khái quát về tình hình thực tiễn tổ
chức, quản lý công tác lưu trữ tại các DNTN hiện nay, nghiên cứu xây dựng mô
hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ cho các doanh nghiệp tương đối phù hợp
với quy mô, lĩnh vực hoạt động của các doanh nghiệp. Đồng thời, tác giả mong
muốn đóng góp ý kiến nhỏ vào việc hoàn thiện hệ thống lý luận cho công tác
lưu trữ của DNTN trong giai đoạn hiện nay.
- Thông qua đề tài, tác giả mong muốn đó sẽ là cầu nối đưa tài liệu lưu
trữ các DNTN đến gần hơn với các nhà nghiên cứu thông qua việc tiếp cận các
khái niệm, đặc điểm tài liệu và tìm hiểu các giá trị mà tài liệu mang lại… từ đó
nâng cao vị trí của việc lưu trữ tài liệu này trong nhận thức của các cơ quan,
doanh nghiệp và người dân.
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài:
- Phân tích được các cơ sở lý luận, cơ sở thực tiễn và cơ sở pháp lý đối

với việc xây dựng mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ cho doanh nghiệp
- Đề xuất mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ (dưới đây viết tắt là
CTLT) tương đối phù hợp với các DNTN nhằm giúp CTLT của các DNTN
được quản lý chặt chẽ, có tác động tích cực đến quá trình hoạt động của các
doanh nghiệp.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài.
Để đạt được các mục tiêu trên đây, đề tài đặt ra cho tác giả phải giải
quyết một số nhiệm vụ sau đây:
-Tìm hiểu các văn bản quy định của Nhà nước về tổ chức, quản lý công
tác lưu trữ cơ quan;
- Thấy được vai trò to lớn của tài liệu lưu trữ hình thành trong hoạt
động của các DNTN đối với việc quản lý các doanh nghiệp của Nhà nước;
- Thông qua tài liệu lưu trữ của các DNTN có thể so sánh đánh giá với tài
liệu lưu trữ hình thành trong hoạt động các cơ quan nhà nước, các doanh nghiệp
nhà nước để xây dựng và hoàn thiện mô hình tổ chức lưu trữ của các DNTN;
- Khảo sát, nghiên cứu, phân tích thực trạng về tình hình lưu trữ tài liệu
tại các doanh nghiệp, sự hình thành tài liệu, đặc điểm, nội dung tài liệu, phương
pháp lưu giữ, bảo quản… nhằm đưa ra mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu
trữ mang tính toàn diện, khả thi đối với các DNTN.
4


4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu:
Nghiên cứu các biện pháp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong các
DNTN trên địa bàn thành phố Hà Nội.
Phạm vi nghiên cứu:
Để phục vụ cho đề tài nghiên cứu của mình, tác giả đã lựa chọn một số
DNTN đang hoạt động trên địa bàn thành phố Hà Nội để tiến hành khảo sát
thực tế tình hình công tác lưu trữ. Sở dĩ tác giả có sự lựa chọn này là để thuận

tiện trong khảo sát thực tiễn và đảm bảo tiến độ hoàn thành đề tài. Bên cạnh đó,
trong phạm vi đề tài tác giả chỉ đi sâu vào khảo sát, đánh giá công tác tổ chức,
quản lý tài liệu lưu trữ hiện nay của các DNTN chứ không đi sâu vào tìm hiểu
từng nghiệp vụ công tác lưu trữ doanh nghiệp nói chung vốn không thuộc phạm
vi nghiên cứu của đề tài này.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Do công tác lưu trữ doanh nghiệp cũng được điểm tên trong chương trình
học của sinh viên Lưu trữ nên trong quá trình nghiên cứu chúng tôi cũng có
những thuận lợi nhất định về nguồn tài liệu tham khảo. Ngoài ra, do công tác
lưu trữ ngày càng phát triển trên thế giới nên qua quá trình nghiên cứu và tìm
hiểu tác giả cũng ghi lại những thành công trong nghiên cứu về công tác lưu trữ
doanh nghiệp tại một số nước trên thế giới như: Nga, Anh, Mỹ, Trung Quốc… nơi mà có công tác lưu trữ khá phát triển. Dưới đây, tác giả xin điểm qua những
công trình khoa học của một số tác giả đi trước đã nghiên cứu, có liên quan đến
đề tài. Cụ thể như sau:
- Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền, Nguyễn Văn
Thâm “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”, Nxb Đại học và giáo dục chuyên
nghiệp, 1990. Đây được coi là cuốn sách “kinh điển” của ngành lưu trữ. Bất cứ
một công trình nghiên cứu, đề tài khoa học nào cũng đều phải dựa trên những lý
luận cơ bản trong cuốn sách này. Nội dung chính của nó là trình bày một cách
hệ thống những vấn đề cơ bản của lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, bao
gồm các vấn đề về phương pháp luận, lý luận và phương pháp tổ chức khoa
học, tổ chức sử dụng và bảo quản tài liệu cùng nhiều vấn đề khác.Trong cuốn
giáo trình này, chưa đề cập đến công tác lưu trữ của doanh nghiệp và các khâu
nghiệp vụ của nó. Tuy nhiên, đây lại chính là nền tảng, là cơ sở khoa học để
chúng tôi nghiên cứu những vấn đề xung quanh công tác lưu trữ doanh nghiệp.
5


- Bên cạnh đó, liên quan đến đề tài chúng tôi muốn đề cập đến tập bài
giảng “Công tác văn thư lưu trữ trong các doanh nghiệp” của Ths Nguyễn Thị

Kim Bình hiện đang được lưu trữ tại Tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn
phòng. Tập bài giảng này tuy chỉ khái quát những nét đặc trưng cơ bản nhất về
công tác văn thư lưu trữ trong các loại hình doanh nghiệp nhưng cũng góp phần
định hướng nghiên cứu cho chúng tôi trong quá trình nghiên cứu đề tài.
- Ngoài ra, đóng góp không nhỏ về mặt lý luận cũng như thực tiễn cho
thành công của đề tài, chúng tôi cũng muốn nhắc đến một số đề tài nghiên cứu
của các thế hệ học viên, sinh viên khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng hiện
đang được lưu trữ tại Tư liệu khoa:
+ Phạm Thị Hồng Thúy, Quản lý tài liệu lưu trữ của các doanh nghiệp
nhà nước khi chuyển đổi hình thức sở hữu tại tỉnh Phú Thọ, Khóa luận tốt
nghiệp 2003 – 2007 ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, 2007;
+ Trần Thị Thúy, Xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu
trữ cơ EVN, Khóa luận tốt nghiệp 2004 – 2008 ngành Lưu trữ học và Quản trị
văn phòng, 2008;
+ Nguyễn Thị Hiệp, Nghiên cứu xây dựng danh mục nguồn và thành phần
tài liệu nộp lưu vào lưu trữ tổng công ty bưu chính Việt Nam, Khóa luận tốt
nghiệp khóa 2005 – 2009 ngành Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, 2009...
Những đề tài nghiên cứu này đã khẳng định tầm quan trọng của công tác
lưu trữ doanh nghiệp nói chung và đồng thời cũng đặt ra yêu cầu hoàn thiện
công tác lưu trữ của các DNTN hiện nay nói riêng. Tuy nhiên, hầu hết các đề tài
trên cũng chỉ mới chú trọng vào việc làm rõ các cơ sở lý luận của công tác thu
thập, bổ sung tài liệu, xác định các nguồn nộp lưu vào lưu trữ tại các doanh
nghiệp Nhà nước mà không đi sâu vào lý giải chi tiết các nghiệp vụ lưu trữ và
sự khác biệt giữa công tác lưu trữ DNTN với các loại hình doanh nghiệp, cơ
quan, tổ chức nhà nước khác. Mặt khác các đề tài này chủ yếu được nghiên cứu
tại các cơ quan, doanh nghiệp Nhà nước khi công tác lưu trữ đã được tổ chức
một cách tương đối ổn định và đi vào nề nếp.
Ngoài ra, chúng tôi được tiếp cận và kế thừa kết quả nghiên cứu của tác giả
Trần Vũ Thành với đề tài: Tổ chức và quản lý công tác lưu trữ trong các doanh
nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài, Luận văn Thạc sỹ khoa học ngành Lưu

trữ học, 2013. Đề tài này đã đề cập nhiều đến công tác lưu trữ của các doanh
nghiệp ngoài quốc doanh, cụ thể là các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước
ngoài đã giúp chúng tôi có thêm tư liệu nghiên cứu. Đồng thời, qua kết quả
6


nghiên cứu của đề tài này đã phần nào cũng giúp chúng tôi có cái nhìn mới về
tổ chức công tác lưu trữ của các doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài...
- Ngoài các công trình nghiên cứu đã kể tên ở trên, chúng tôi cần phải
nhắc đến là hệ thống các văn bản quy định của Nhà nước và các cơ quan, doanh
nghiệp về lưu trữ tài liệu. Cho đến nay ở Việt Nam đã có không ít các văn bản
quy định về công tác lưu trữ và các nghiệp vụ lưu trữ, điều này thể hiện sự quan
tâm của Đảng và Nhà nước đối với công tác lưu trữ cơ quan, doanh nghiệp.
Đồng thời, tạo cơ sở cho nhiều cơ quan, tổ chức, cá nhân tiến hành nghiên cứu
về công tác lưu trữ, đặc biệt là nghiên cứu để hoàn hiện, xây dựng các mô hình
để tổ chức, quản lý công tác lưu trữ đáp ứng các phương diện lý luận và thực
tiễn. Ví dụ: Luật Lưu trữ năm 2011, Pháp lệnh lưu trữ quốc gia năm 2001, Luật
Kế toán năm 2003, Luật Doanh nghiệp ban hành năm 2005...
Như vậy, qua những liệt kê trên, chúng ta có thể thấy công tác nghiên cứu về
tài liệu lưu trữ, công tác lưu trữ doanh nghiệp cũng đã được quan tâm từ rất sớm
và có nhiều công trình nghiên cứu rất chuyên sâu và công phu. Do đó, có thể
nói trong thời gian qua, số lượng công trình nghiên cứu có liên quan đến vấn đề
này tăng lên khá nhiều cả về lượng và chất. Mặc dù tư liệu dùng cho đề tài
nghiên cứu của tác giả là khá phong phú và đầy đủ nhưng cho đến nay những
công trình nghiên cứu chuyên sâu về công tác lưu trữ DNTN lại chưa được
nghiên cứu một cách bài bản và chuyên sâu. Tuy nhiên, về cơ bản những công
trình nghiên cứu ở trên đã đóng vai trò là cơ sở lý luận và thực tiễn để tác giả có
thể tham khảo và kế thừa cho đề tài nghiên cứu của mình.
6. Các nguồn tài liệu tham khảo.
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tham khảo các nguồn tài liệu sau:

- Các giáo trình lý luận lưu trữ của các học giả nghiên cứu trong nước;
- Các văn bản quy định của Đảng và Nhà nước, của doanh nghiệp về tổ
chức, quản lý công tác lưu trữ;
- Các công trình nghiên cứu của các học giả, các đề tài luận án, luận văn,
khóa luận tốt nghiệp hay báo cáo khoa học của các sinh viên, học viên hiện
đang được lưu trữ tại Tư liệu khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng;
- Các sách chuyên khảo, quy định của các nước trên thế giới về tổ chức,
quản lý công tác lưu trữ doanh nghiệp;
- Các bản tham luận tại các Hội thảo khoa học, các bài viết đăng tải trên tạp
chí chuyên ngành Văn thư – Lưu trữ;
- Các website chuyên ngành có liên quan.
7


7. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình thực hiện đề tài này, tác giả sử dụng các phương pháp
nghiên cứu đó là:
- Phương pháp nghiên cứu của Lưu trữ học. Lưu trữ học là bộ môn khoa
học thuộc phạm trù của khoa học xã hội. Nó đòi hỏi phải được xây dựng dựa
trên cơ sở phương pháp luận của chủ nghĩa Mác-Lênin, nghĩa là phải biết vận
dụng đúng đắn các nguyên tắc của chủ nghĩa duy vật biện chứng và chủ nghĩa
duy vật lịch sử trong nghiên cứu lý luận cũng như khi giải quyết các vấn đề
thực tiễn của công tác lưu trữ Việt Nam. Các nguyên tắc bao gồm: nguyên tắc
tính Đảng, nguyên tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện và tổng hợp. Những nguyên
tắc này là kim chỉ nam chỉ rõ phương hướng nhận thức khoa học trong quá trình
nghiên cứu, giải quyết các vấn đề về lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ của
nước ta. Phương pháp này đã định hướng cho đề tài về mặt lý luận.
- Phương pháp khảo sát thực tế. Sử dụng phương pháp này, tác giả có
thể nghiên cứu trực tiếp với tài liệu, tiếp cận trực tiếp với người có nhiệm vụ
lưu trữ tài liệu của DNTN thông qua khảo sát tình hình thực tế tại doanh

nghiệp, qua đó đưa ra được những kết quả thực tế đúng đắn và đầy đủ, khái
quát nhất.
- Phương pháp so sánh, đối chiếu. Nhờ phương pháp này, tác giả có thể
có cái nhìn khách quan hơn, toàn diện hơn về công tác lưu trữ các DNTN thông
qua việc so sánh giữa cách tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tại các doanh
nghiệp khác nhau (ví dụ doanh nghiệp quy mô lớn với quy mô vừa, quy mô nhỏ
hoặc siêu nhỏ), hoặc so sánh với các cơ quan hành chính nhà nước, để thấy
được những nét chung và riêng, những điều đã đạt được và chưa đạt được,
những điều các DNTN cần phải làm để bảo vệ các giá trị trong lưu trữ của
mình.
- Phương pháp phân tích tổng hợp. Sau khi sử dụng tất cả các phương
pháp trên, thì phương pháp phân tích tổng hợp là phương pháp mà tác giả phải
sử dụng triệt để, để xây dựng mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ tương
đối phù hợp cho các DNTN. Đồng thời, sử dụng phương pháp này giúp tác giả
lựa chọn được các thông tin bổ trợ hữu ích từ thực tiễn cũng như trong lý luận
và các nghiên cứu trước đó để tổng hợp, phân loại, đánh giá thông tin. Từ đó có
thể đưa ra những lý luận xác đáng làm cơ sở cho việc xây dựng mô hình này.
- Phương pháp phỏng vấn trực tiếp. Đây là một phương pháp rất cần thiết
và quan trọng trong quá trình thực hiện đề tài. Song song với việc phát bảng hỏi
8


để khảo sát thực tế, tác giả còn tiến hành phỏng vấn trực tiếp các cán bộ, nhân
viên về công tác lưu trữ của chính doanh nghiệp mà họ đang làm việc. Nhờ
phương pháp này mà tác giả có được những nhận định, đánh giá khách quan
cho nghiên cứu của mình.
8. Bố cục đề tài
Chương 1: Cơ sở lý luận và cơ sở pháp lý để xây dựng mô hình tổ chức,
quản lý công tác lưu trữ trong các doanh nghiệp tư nhân.
Chương 2: Cơ sở thực tiễn trong tổ chức, quản lý hoạt động (gì?)các doanh

nghiệp tư nhân qua khảo sát thực tế một số doanh nghiệp trên địa bàn thành phố
Hà Nội
Chương 3: Mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ của các doanh nghiệp
tư nhân.
Kết luận
Hà Nội, ngày tháng
Học viên

năm 2014

Đinh Thị Hải Yến

9


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ CƠ SỞ PHÁP LÝ ĐỂ XÂY DỰNG MÔ HÌNH TỔ
CHỨC, QUẢN LÝ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG CÁC
DOANH NGHIỆP TƯ NHÂN
1.1. Tổng quan về doanh nghiệp và đặc điểm hoạt động của các doanh
nghiệp tư nhân hiện nay.
Điều 4, Luật doanh nghiệp năm 2005 được sửa đổi, bổ sung năm 2009 định
nghĩa doanh nghiệp như sau:
“Doanh nghiệp là tổ chức kinh tế có tên riêng, có tài sản, có trụ sở giao
dịch ổn định, được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật nhằm mục
đích thực hiện các hoạt động kinh doanh”[33; 13]
Như vậy, doanh nghiệp là khái niệm chung, bao quát cho tất cả các tổ chức
kinh doanh nhằm mục đích kiếm lời hoặc cung cấp các dịch vụ theo yêu cầu
của Nhà nước hoặc theo nhu cầu của xã hội. Hoạt động kinh doanh của các
doanh nghiệp có thể là việc thực hiện một, một số hoặc tất cả các công đoạn từ

sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm hoặc cung ứng các dịch vụ cho khách hàng
nhằm mục đích sinh lời, thu được lợi nhuận.
Trên cơ sở khái niệm doanh nghiệp chúng ta có thể rút ra một số đặc điểm
của doanh nghiệp:
Thứ nhất, doanh nghiệp là một tổ chức kinh tế được hình thành trên cơ sở
sự liên kết giữa các thành viên trong tổ chức. Sự liên kết đó được biểu hiện dưới
nhiều hình thức văn bản: Điều lệ, nội quy, quy chế, thỏa thuận... để thực hiện
các mục tiêu nhất định nhất là mục đích kinh doanh để có lợi nhuận.
Thứ hai, doanh nghiệp có tên riêng, có tài sản và trụ sở giao dịch ổn định
Thứ ba, doanh nghiệp được đăng ký kinh doanh theo quy định của pháp luật
Trên cơ sở những đặc điểm của doanh nghiệp, chúng ta có rất nhiều cách
phân loại doanh nghiệp. Hiện nay, ở nước ta đang tồn tại nhiều loại hình doanh
nghiệp khác nhau, được phân loại theo một số tiêu chí như:
Phân loại theo tính chịu trách nhiệm thì có 2 loại hình doanh nghiệp là:
doanh nghiệp chịu trách nhiệm hữu hạn và doanh nghiệp chịu trách nhiệm vô
hạn.
Phân loại theo tư cách pháp lý của doanh nghiệp chúng ta có doanh nghiệp
có tư cách pháp nhân và doanh nghiệp không có tư cách pháp nhân.
10


Phân loại theo quy mô vốn điều lệ, số lao động hàng năm của DN có thể
chia thành doanh nghiệp quy mô lớn, doanh nghiệp quy mô vừa và nhỏ, doanh
nghiệp siêu nhỏ
Phân loại theo hình thức tổ chức doanh nghiệp thì có các doanh nghiệp
với các tên gọi: Công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH), công ty cổ phần
(CTCP), công ty hợp doanh, doanh nghiệp tư nhân (DNTN) và các tập đoàn
kinh tế [24; 09].
Về cơ bản các DNTN hay các loại hình doanh nghiệp khác đang tồn tại ở
Việt Nam tuy có cùng một mục đích là sản xuất, kinh doanh và tối ưu hóa lợi

nhuận nhưng vẫn có những nét khác biệt nhay về đặc điểm tổ chức, hoạt động
và quy mô. Do đó, trong phạm vi đề tài này chúng tôi cũng trình bày các đặc
điểm cơ bản của các loại hình DNTN để bước đầu có cái nhìn khái quát về tài
liệu lưu trữ hình thành trong từng loại doanh nghiệp. Từ đó đưa ra các cơ sở để
xây dựng mô hình tổ chức công tác lưu trữ cho phù hợp với quy mô và loại hình
doanh nghiệp.
Theo Điều 141 của Luật Doanh nghiệp năm 2005 thì: “DNTN là doanh
nghiệp do một cá nhân làm chủ và tự chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản của
mình về mọi hoạt động của doanh nghiệp”[33;189]. Như vậy doanh nghiệp tư
nhân (DNTN) được nhà nước bảo hộ quyền sở hữu và tư liệu sản xuất, quyền
thừa kế vốn, tài sản và các quyền, lợi ích hợp pháp khác của chủ doanh nghiệp.
Bên cạnh những dấu hiệu chung để nhận biết một doanh nghiệp (là một loại
hình doanh nghiệp cho nên nó hội tụ được đầy đủ các đặc điểm của doanh
nghiệp nói chung (có tài sản riêng, có tên gọi riêng, có trụ sở, giấy chứng nhận
đăng ký kinh doanh) và về nguyên tắc DNTN cũng bình đẳng với các loại hình
doanh nghiệp khác về các quyền và nghĩa vụ trong kinh doanh) thì DNTN cũng
có những nét đặc thù mà thông qua đó có thể phân biệt được DNTN với các loại
hình doanh nghiệp khác. Đó là:
+ DNTN là doanh nghiệp do 1 cá nhân làm chủ;
+ Chủ DNTN chịu trách nhiệm về mọi hoạt động công nợ của doanh nghiệp
bằng toàn bộ tài sản thuộc sở hữu của mình, có nghĩa DNTN chịu trách nhiệm
vô hạn;
+ DNTN không có tư cách pháp nhân.
Thực tế hiện nay, DNTN là loại hình doanh nghiệp có xu thế hạn chế thành
lập do chủ doanh nghiệp phải chịu trách nhiệm vô hạn về các khoản nợ bằng
toàn bộ tài sản của mình. Do đó, trong quá trình khảo sát chúng tôi nhận thấy
11


đại đa số các DNTN hiện nay chủ yếu là các doanh nghiệp hoạt động trong các

lĩnh vực dịch vụ buôn bán, xuất nhập khẩu hoặc sản xuất hàng gia dụng, mỹ
nghệ, thiết bị máy móc... quy mô nhỏ. Trong phạm vi đề tài này, chúng tôi tiến
hành khảo sát một số DNTN, có thể nhắc đến những cái tên điển hình như:
DNTN thương mại và sản xuất Hà An, DNTN Hùng Cường, Công ty Bách
Khoa, DNTN Nam Phương, Công ty Ống đồng Toàn Phát, DNTN Hoàng Bách,
Công ty Kỹ thuật và Môi trường Việt Nam, Công ty Thương mại và Truyền
thông Việt Mỹ, DNTN Sản xuất bánh kẹo Hưng Thịnh, DNTN Mỹ Đoàn, DN
sản xuất tranh thêu Link Cross Stitch... Mặc dù quy mô hoạt động của các
doanh nghiệp này khác nhau, nhưng hầu hết các doanh nghiệp đều có những nét
khá tương đồng về cách tổ chức bộ máy thường rất gọn nhẹ. Bên cạnh đó, do
tính chất và quy mô hoạt động không lớn nên tài liệu hình thành trong các
doanh nghiệp này cũng không quá nhiều, chủ doanh nghiệp cũng chỉ chú trọng
sản xuất kinh doanh mà chưa có nhiều nỗ lực đầu tư cho công tác văn thư lưu
trữ doanh nghiệp mình. Vì vậy, công tác lưu trữ ở các doanh nghiệp này hiện
nay cũng gặp nhiều hạn chế và khó khăn.
Tất cả các loại hình doanh nghiệp trên dù quy mô, tính chất, phạm vi và lĩnh
vực hoạt động khác nhau nhưng trong quá tronh hoạt động đều sản sinh một số
loại tài liệu phổ biến như: Nhóm tài liệu pháp lý là những tài liệu liên quan đến
việc thành lập và cấp phép hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp; Nhóm tài
liệu về tổ chức hoạt động; tài liệu về hoạt động lãnh đạo, điều hành của ban
lãnh đạo doanh nghiệp; tài liệu liên quan đến hoạt động sản xuất kinh doanh; tài
liệu tổng hợp kết quả sản xuất kinh doanh; tài liệu kế toán, xây dựng cơ bản; tài
liệu về nhân sự... Tất cả những văn bản, tài liệu này đều có giá trị to lớn đối với
quá trình hoạt động, ổn định và phát triển của chính doanh nghiệp đó. Tuy
nhiên, công tác lưu trữ tài liệu tại các DNTN hiện nay cũng còn có rất nhiều
những tánh tuyệt đối tình trạng tuyển
nhân sự không đúng quy trình, không đáp ứng được yêu cầu công việc, hoặc
tuyển vị trí nhân viên lưu trữ nhưng khi sắp xếp vị trí công việc lại là nhân
viên kế toán hoặc nhân viên kinh doanh... sẽ không phát huy được hiệu quả
làm việc cũng như sở trường, chuyên môn của cá nhân được tuyển dụng.

3.4.2.4. Thi đua khen thưởng trong công tác lưu trữ
Khi mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ được xây dựng thì một trong
những giải pháp để mô hình này được triển khai và thực hiện các nghiệp vụ một
cách đồng bộ, thống nhất được về quản lý tài liệu thì một trong những giải pháp
quan trọng mà chúng tôi muốn đề cập đến đó chính là vấn đền thi đua khen
thưởng trong công tác lưu trữ. Trong các nội dung phía trên chúng tôi đã đề cập
đến công tác thi đua khen thưởng trong lưu trữ và đề xuất nội dung này trở
thành một điều trong quy chế văn thư lưu trữ của doanh nghiệp nếu được ban
hành. Khi các doanh nghiệp có cơ chế cho hoạt động văn thư lưu trữ sẽ là điều
kiện để công tác này đi vào khuôn khổ. Nếu xét kết quả của công tác lưu trữ để
trở thành một tiêu chí đánh giá thi đua khen thưởng cho các tập thể trong doanh
nghiệp sẽ tạo ra ý thức về lưu trữ của các cán bộ, phòng ban. Do đó, song song
với quá trình kiểm tra đánh giá thì trong công tác thi đua khen thưởng các
doanh nghiệp cũng cần có những tiêu chí, tiêu chuẩn để đánh giá khen thưởng
hay kỷ luật đối với các tập thể hoặc cá nhân không hoàn thành trách nhiệm của
mình trong công tác văn thư lưu trữ hoặc cố tính chống đối, không có tinh thần
hợp tác.
Bản thân mỗi cán bộ, nhân viên trong quá trình làm việc phải lập hồ sơ công
việc hoàn chỉnh, phải có ý thức bảo quản tài liệu, phải có trách nhiệm hợp tác
với bộ phận lưu trữ của doanh nghiệp khi đến hạn giao nộp, bổ sung hồ sơ vào
kho lưu trữ của doanh nghiệp... Nếu các cán bộ ở các phòng ban không hoàn
thành các trách nhiệm của mình thì sẽ đánh vào thi đua của phòng ban, đơn vị
đó. Ngược lại những đơn vị, cá nhân xuất sắc, hoàn thành các quy định về lưu
trữ của doanh nghiệp phải được kịp thời khen ngợi, biểu dương, khích lệ.
Qua quá trình khảo sát thực tiễn chúng tôi cũng nhận thấy một số doanh
nghiệp đã thực hiện khá tốt công tác văn thư lưu trữ nhờ có chế tài về thi đua
khen thưởng khá chặt chẽ và thực hiện nghiêm túc. Ví dụ như tại Công ty Xây
dựng và Kỹ thuật Môi trường Việt Nam trong quy chế văn thư lưu trữ của mình
96

họ đưa ra quy định tại điều 28 về khen thưởng và xử lý vi phạm trong công tác
văn thư lưu trữ như sau:
“1. Hàng năm phòng Hành chính – Nhân sự phối hợp với các phòng ban,
đơn vị trong Công ty tổ chức kiểm tra tình hình thực hiện công tác văn thư, lưu
trữ của từng phòng ban, đơn vị.
2. Các đơn vị và người lao động trong Công ty thực hiện tốt các quy định
của Quy chế này sẽ được khen thưởng theo quy định của Công ty. Nếu vi phạm
quy định trong Quy chế này thì tùy theo tính chất, mức độ vi phạm và xác định
trách nhiệm cụ thể của từng cá nhân sẽ là căn cứ để xét thi đua cuối năm của
cá nhân cũng như cả phòng ban, đơn vị đó. Tuy nhiên, mức xử lý thường xuyên
cho các phòng ban, đơn vị vị phạm các quy định trong Quy chế này là hạ một
bậc thi đua khen thưởng hàng năm...”[16;18]
Hoặc chúng tôi liên hệ tham khảo quy định của Tập đoàn kinh tế tư nhân
như Tập đoàn Lã Vọng mới ban hành đầu năm 2014 có quy định tại điều số 21
của Quy chế văn thư lưu trữ có quy định như sau: “Các phòng ban, đơn vị
trong Tập đoàn phải có ý thức bảo vệ, lưu giữ những tài sản chung của Tập
đoàn trong đó thông tin trong tài liệu lưu trữ là một tài sản cần phải được
bảo quản, bảo mật. Các đơn vị, cá nhân trong Tập đoàn nếu tiết lộ thông tin
trong tài liệu nhất là những tài liệu về Chiến lược kinh doanh, tài liệu về đối
tác, tài liệu về doanh thu, về công nghệ chế tạo các phần mềm... khi bị phát
hiện sẽ bị sa thải hoặc xử lý kỷ luật tùy theo mức độ vi phạm. Tuyệt đối
không sử dụng tài liệu của Tập đoàn để mưu cầu cá nhân, nếu bị phát hiện
sẽ chịu sự xử lý của pháp luật...” [43; 15]
Cũng theo quan sát và kết quả phỏng vấn của chúng tôi đối với các cán bộ
tại doanh nghiệp này để có thêm đánh giá, so sánh cho đề tài, chúng tôi nhận
thấy hiện nay ý thức lưu trữ tài liệu từ lãnh đạo đến các cán bộ, nhân viên trong
toàn Tập đoàn Lã Vọng đều đã được cải thiện, Mặc dù trong quá trình thực hiện
các nghiệp vụ văn thư lưu trữ vẫn còn có những thiếu sót nhưng cơ bản là đã
triển khai thống nhất các nghiệp vụ văn thư lưu trữ, vai trò của tài liệu lưu trữ,

công tác lưu trữ trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp được các cán bộ,
nhân viên trong doanh nghiệp nhìn nhận khá đúng đắn và đầy đủ.
Như vậy, nếu bất kỳ doanh nghiệp nào trong quá trình xây dựng mô hình tổ
chức, quản lý công tác lưu trữ cũng áp dụng giải pháp này thì cơ hội triển khai
thành công mô hình chúng ta đã xây dựng là hoàn toàn có thể.
97


3.4.2.5. Tăng cường mối liên kết với các cơ quan, tổ chức Nhà nước hoặc tư
nhân để trao đổi, chia sẻ kinh nghiệp tổ chức, quản lý công tác lưu trữ cho
doanh nghiệp
Chúng tôi nhận thấy rằng, điểm yếu chung nhất của các DNTN hiện nay
chính là về nhân sự làm công tác lưu trữ có trình độ và vấn đề thống nhất về
chuyên môn nghiệp vụ lưu trữ. Do đó, để cải thiện điều này đồng thời cũng để
mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ của doanh nghiệp được thực hiện thì
bản thân các DNTN phải chủ động đặt quan hệ với các cơ quan tổ chức nhà
nước để được tư vấn thêm về nghiệp vụ lưu trữ, được hỗ trợ về chuyên gia, về
kho lưu trữ hoặc tăng cường mối liên kết của mình với các doanh nghiệp nhà
nước, doanh nghiệp 100% vốn đầu tư nước ngoài, doanh nghiệp liên doanh... để
đúc rút thêm kinh nghiệm tổ chức, quản lý công tác lưu trữ trong doanh nghiệp
sao cho có hiệu quả, để tiếp thu, học hỏi những yếu tố mới của các doanh
nghiệp có yếu tố nước ngoài để áp dụng vào mô hình tổ chức, quản lý của chính
doanh nghiệp đó. Chúng tôi thiết nghĩ, đây cũng là một giải pháp hữu hiệu để
triển khai và hoàn thiện mô hình lưu trữ mà các DNTN sẽ xây dựng cho doanh
nghiệp mình.
3.4.3. Nhóm giải pháp đối với các cơ sở đào tạo.
3.4.3.1 Đào tạo cán bộ lưu trữ đáp ứng nhu cầu của doanh nghiệp
Hiện nay, nhu cầu của DNTN đối với nguồn nhân sự tương đối cao về chất
lượng, đối với công tác lưu trữ cũng vậy. Để đáp ứng yêu cầu của doanh nghiệp
và xu thế phát triển hiện nay, các cơ sở đào tạo cũng cần có những đổi mới

trong phương pháp đào tạo
Thực tế cũng cho thấy hiện nay các cơ sở đào tạo ngành Lưu trữ tương đối
nhiều nhưng nguồn nhân lực vẫn chưa đáp ứng yêu cầu thực tế của doanh
nghiệp. Ví dụ như chưa đáp ứng được về tính chuyên nghiệp, về kỹ năng giao
tiếp, về sử dụng CNTT và trang thiết bị hiện đại, hoặc bị hạn chế về các kiến
thức: Luật, quản lý nhà nước, kinh tế tài chính, thậm chí nhiều doanh nghiệp
còn đỏi hỏi người nhân viên kỹ năng giao tiếp bằng ngoại ngữ... do bản chất của
doanh nghiệp là tận dụng tối đa nguồn nhân sự hoặc thường bố trí và sử dụng
nhân sự mang tính kiêm nhiệm cao. Đây cũng chính là những yếu tố mà thực tế
“sản phẩm đào tạo” của nhiều cơ sở đào tạo hiện nay còn chưa đáp ứng được
yêu cầu của doanh nghiệp. Vì vậy, nhiều doanh nghiệp vẫn phải tuyển nhân
viên không được đào tạo đúng ngành nhưng đảm bảo yếu tố về ngoại ngữ và
98


các kỹ năng khác để bố trí làm các công tác hành chính – văn thư – lưu trữ. Ví
dụ ở công ty Jpower mới tuyển nhân viên văn phòng vào làm việc được 6
tháng, tốt nghiệp Cao đẳng Du lịch, được hưởng mức lương chính là 800
USD/tháng. Mặc dù không được đào tạo ngành Quản trị văn phòng hay chính
ngành Lưu trữ, nhưng nhân viên này có ưu thế là có thể giao tiếp bằng tiếng anh
và các kỹ năng mềm khác khá tốt.
Để có đánh giá khách quan, chúng tôi tiến hành phỏng vấn lãnh đạo các
doanh nghiệp và thấy rằng họ đều rất mong muốn tuyển dụng nhân viên được
đào tạo bài bản về chuyên môn nghiệp vụ, nhưng bản thân những người học
được đào tạo bài bản về chuyên môn thì lại thiếu nhiều kỹ năng và vốn kiến
thức xã hội để phục vụ cho quá trình làm việc. Trong khi cơ hội việc làm
trong các văn phòng DNTN hiện nay là rất lớn thì người học của chúng ta lại
chưa đáp ứng được yêu cầu công việc. Đó là lý do tại sao nguồn nhân lực
quản trị văn phòng được đào tạo hiện nay hầu như chưa thể thâm nhập vào
các doanh nghiệp, thậm chí là trong các doanh nghiệp dân doanh có quy mô

hoạt động lớn của Việt Nam cũng rất hạn chế.
Từ thực tế trên, đặt ra cho các cơ sở đào tạo ngành Quản trị văn phòng như:
Đại học Nội vụ, Đại học Dân lập Phương Đông, Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn... chúng ta yêu cầu phải đổi mới chương trình học và quan tâm nhiều
hơn đến chất lượng đầu ra của người học. Trong quá trình dạy, bên cạnh việc
trang bị lý thuyết cho sinh viên cần phải đẩy mạnh yếu tố thực hành lên hàng
đầu. Có nghĩa là trong quá trình dạy lý thuyết, người dạy phải giúp sinh viên từ
lý thuyết áp dụng vào thực tiễn để thực tiễn không quá xa vời với các em khi
xin việc. Bên cạnh đó, trong chương trình đào tạo, chúng ta cũng cần bổ sung
thêm các môn học mang tính kỹ năng như: kỹ năng hoạch định, kỹ năng xử lý
tình huống, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm, kỹ năng sử dụng hiệu
quả trang thiết bị văn phòng, kỹ năng makertting hiệu quả... Đặc biệt, chúng tôi
nhận thấy yếu tố ngoại ngữ là một yếu tố rất quan trọng mà hiện nay đang là
một lỗ hổng lớn của nhiều người học. Chúng ta có thể đặt ra yêu cầu chuẩn
ngoại ngữ đối với sinh viên khi ra trường phải đạt trình độ A1, A2 hoặc B1...
Như vậy mới giúp người học sau khi ra trường có thể đáp ứng yêu cầu của các
doanh nghiệp trong xu thế mở hiện nay và bắt nhịp được với môi trường công
việc vốn đầy sức ép của doanh nghiệp

99


3.4.3.2. Phối hợp với các cơ quan quản lý lưu trữ và các tổ chức lưu trữ để hỗ
trợ doanh nghiệp trong tổ chức, quản lý công tác lưu trữ và hướng dẫn nghiệp
vụ lưu trữ cho các doanh nghiệp
Bản thân các cơ sở đào tạo, trong quá trình đào tạo nhân sự cho ngành văn
thư lưu trữ Việt Nam nói chung và các DNTN hiện nay ngoài việc đổi mới
chương trình, phương pháp dạy học thì cũng cần có sự đổi mới trong mối liên
hệ với các cơ quan quản lý lưu trữ và các tổ chức lưu trữ, các tổ chức doanh
nghiệp để hướng dẫn, hỗ trợ và hướng dẫn các doanh nghiệp trong tổ chưc quản

lý công tác lưu trữ. Ví dụ như Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng trường
Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn gần đây liên tục tổ chức các Hội thảo
với Hiệp hội các doanh nghiệp Việt Nam trong đó có sự tham gia của các doanh
nghiệp Nhà nước, các DNTN, hay phối hợp cả với Hội Văn thư Lưu trữ Việt
Nam để lắng nghe và thảo luận về những vấn đề đang là vấn đề nổi bật của các
doanh nghiệp hiện nay về văn thư lưu trữ, về quản trị văn phòng... Chúng tôi
nhận thấy rằng, cần có nhiều Hội thảo, tọa đàm khoa học, các cuộc gặp gỡ giao
lưu hơn nữa giữa các cơ sở đào tạo lưu trữ và các doanh nghiệp để tìm ra tiếng
nói chung. Bên cạnh đó, thông qua các buổi Hội thảo hay cuộc gặp gỡ này sẽ
tăng mối liên hệ giữa cơ sở đào tạo với các doanh nghiệp. Từ đó, các cơ sở đào
tạo lưu trữ có những ý kiến tư vấn cho các cơ quan quản lý lưu trữ của Nhà
nước trong việc đổi mới cơ chế quản lý lưu trữ cũng như đổi mới về pháp chế
lưu trữ doanh nghiệp trên toàn lãnh thổ Việt Nam.
Ngoài ra, các cơ sở đào tạo sẽ có sự phối hợp bới các tổ chức lưu trữ như
Hội Văn thư Lưu trữ Việt Nam là nơi hội tụ của các nhà khoa học đầu ngành về
lưu trữ có sự giúp đỡ các doanh nghiệp trong quá trình tổ chức, thực hiện các
nghiệp vụ lưu trữ, tăng tính hiệu quả phục vụ của công tác lưu trữ đối với doanh
nghiệp, giảm thiểu những bất cập mà doanh nghiệp đang còn vướng mắc. Cũng
qua các Hội thảo hoặc tọa đàm khoa học này sẽ là diễn đàn để cả cơ sở đào tạo
lẫn doanh nghiệp và cơ quan quản lý lưu trữ, các tổ chức nghiệp vụ lưu trữ cũng
trao đổi, bàn luận và “lắng nghe” những khó khăn, những mong muốn của
nhau từ đó có những động thái tích cực hỗ trợ các doanh nghiệp trong quá trình
tổ chức công tác lưu trữ cũng như các doanh nghiệp cũng là đầu ra cho các “sản
phẩm” của các cơ sở đào tạo.

100


KẾT LUẬN
Trong quá trình hoạt động của các DNTN đã hình thành ra khối lượng tài

liệu rất lớn chứa đựng những thông tin hết sức có giá trị đối với hoạt động của
chính doanh nghiệp cũng như đối với quốc gia. Đối với Nhà nước thông tin
trong tài liệu lưu trữ doanh nghiệp sẽ hỗ trợ đắc lực cho việc hoạch định các
chính sách, phát triển kinh tế, xử lý các hành vi gian lận thương mại, xử lý tham
nhũng.... Đối với các DNTN, tài liệu lưu trữ sẽ giúp các lãnh đạo đề ra quyết
định chính xác trong quản lý kinh doanh, khai thác nhiều thông tin hửu ích, tiết
kiệm được thời gian, công sức để đưa ra các giải pháp kinh doanh, các kết quả
khảo sát triển khai dự án...
Tuy nhiên hiện nay, khối tài liệu này chưa được tổ chức, quản lý một cách
chặt chẽ và quy củ. Doanh nghiệp chưa chú trọng đầu tư đến công tác lưu trữ
của doanh nghiệp mình. Nhà nước chưa thể hiện được vai trò của mình trong
quản lý công tác lưu trữ các DNTN hiện nay, đồng thời cũng chưa đưa ra được
các chế tài để thể hiện sự quản lý của mình. Trong khi đó, trong các văn bản
Luật của chúng ta dù được ban hành khá nhiều nhưng chưa có một văn bản nào
quy định cụ thể về công tác lưu trữ các doanh nghiệp nói chung và DNTN nói
riêng. Như vậy yêu cầu đặt ra đối với Nhà nước là phải nhanh chóng hoàn thiện
hệ thống pháp luật lưu trữ, tăng cường vai trò quản lý của mình đối với lĩnh vực
văn thư lưu trữ của các doanh nghiệp. Tuy nhiên, cũng cần phải xác định rõ
mức độ tác động, kiểm soát về lưu trữ của Nhà nước đối với các doanh nghiệp
bởi vì xét đến cùng thì tài liệu lưu trữ là tài sản thuộc sở hữu riêng của doanh
nghiệp. Do đó, trong thời gian tới chúng ta cần làm rõ hơn về điều này.
Về mặt quản lý thì Nhà nước quản lý thống nhất chung vì bản thân tài liệu
doanh nghiệp cũng được coi là tài liệu lưu trữ thuộc thành phần phông Lưu trữ
Quốc gia. Việc quản lý lưu trữ doanh nghiệp phục vụ trước hết cho doanh
nghiệp kinh doanh có hiệu quả, đồng thời quản lý tài liệu lưu trữ doanh nghiệp
với tư cách là một trong các thành phần rất quan trọng của Phông Lưu trữ Quốc
gia Việt Nam cũng là nhiệm vụ mà các cơ quan quản lý về lưu trữ phải làm.
Tuy nhiên để thể hiện được vai trò quản lý của mình, Nhà nước cần hoàn thiện
hệ thống văn bản quản lý về công tác lưu trữ doanh nghiệp.
Trong quá trình khảo sát, bản thân tác giả nhận thấy rằng ở nhiều DNTN

mặc dù đã có nhiều cố gắng và đổi mới trong công tác lưu trữ nhưng vẫn còn
rất nhiều hạn chế đặc biệt là chưa nhận được sự quan tâm đúng mức của lãnh
101


đạo doanh nghiệp. Bên cạnh đó là sự thiếu hoàn thiện về cơ sở lý luận làm nền
tảng nên trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại các DNTN còn
mang tính “kinh nghiệm” là chủ yếu. Thậm chí cho đến nay, phổ biến các
doanh nghiệp và cả Nhà nước đều chưa đưa ra được một văn bản pháp quy nào
quy định liên quan đến công tác lưu trữ cũng như về tầm quan trọng của công
tác này. Điều này làm hạn chế sự phát triển và hiệu quả của công tác lưu trữ
cũng như nhận thức về giá trị tài liệu của nhân viên trong doanh nghiệp đó.
Những giá trị mà nguồn tài liệu này mang lại, một lần nữa khẳng định sự
quan trọng và cần thiết phải tổ chức tốt công tác lưu trữ trong các DNTN hiện
nay. Trên thế giới, các DNTN đã phát triển công tác này từ rất sớm, bởi họ sớm
nhận ra những giá trị, lợi ích mà tài liệu này mang lại. Vậy thì Việt Nam chúng
ta, đang trên con đường hội nhập, phát triển và học hỏi thế giới, trước tiên
Ngành Lưu trữ cũng cần có những thay đổi trong quản lý, nhận thức từ đó có
những quan tâm, đầu tư đúng mức đối với công tác lưu trữ các doanh nghiệp
ngoài quốc doanh trong đó có các DNTN. Bởi vì, chúng ta dễ dàng có thể nhìn
thấy nhu cầu thông tin hiện nay không còn bó hẹp mà nó bao gồm tất cả những
thông tin của quá khứ, thông tin hiện tại... Nhưng cho đến nay, công tác lưu trữ
DNTN thậm chí nhiều doanh nghiệp Nhà nước cũng mới chỉ manh nha, dừng
lại ở mức độ mô phỏng đơn thuần và được tổ chức dựa trên cơ sở những kinh
nghiệm làm việc lâu năm của cán bộ. Trong khi đó, nhìn ra thế giới chúng ta
thấy tốc độ phát triển rất nhanh chóng, nếu không sớm có sự đổi mới thì không
thể bắt kịp với tiến độ phát triển chung nhất là khi đất nước ngày càng phát triển
theo xu thế mở. Do đó, bản thân những người làm công tác lưu trữ của doanh
nghiệp và cả những cơ quan làm nhiệm vụ quản lý, nghiên cứu, đào tạo về
nghiệp vụ lưu trữ cần có sự kết hợp để đi đến thống nhất những phương pháp,

lý luận khoa học giúp cho việc thực hiện nghiệp vụ lưu trữ của các doanh
nghiệp được thống nhất, đồng bộ.
Để làm được điều này, thiết nghĩ điều quan trọng trước nhất là phải có
những biện pháp tổ chức đồng bộ từ các nhà quản lý, các lãnh đạo doanh
nghiệp đến các cán bộ chuyên trách, các nhân viên. Từ sự nhận thức đúng đắn
về vai trò quan trọng của công tác lưu trữ cho đến việc đề ra các quy chế, quy
định, các biện pháp tổ chức cụ thể và chế độ thực hiện nghiêm ngặt, nhằm đảm
bảo cho công tác lưu trữ tài liệu cũng như hoạt động cung cấp, khai thác sử
dụng thông tin được hiệu quả. Trong phạm vi khaỏ sát chính ở một số DNTN
hoạt động và đóng trụ sở trên địa bàn Hà Nội, tác giả chưa thể khẳng định là
102


trên những địa bàn khác trong cả nước, các doanh nghiệp khác đã tổ chức và
hoàn thiện mô hình tổ chức công tác lưu trữ phù hợp chưa? Họ tổ chức thực
hiện các khâu nghiệp vụ như thế nào?, nên việc đánh giá cũng chỉ có thể phản
ánh phần nào thực trạng công tác lưu trữ tại một bộ phận các DNTN trên địa
bàn thành phố Hà Nội, chứ chưa thể bao quát được tình hình chung cho tất cả
các DNTN trong cả nước. Vấn đề này, để có những đánh giá cụ thể và chính
xác, toàn diện hơn cần có sự nghiên cứu của các nhà chuyên môn để có thể đưa
ra những giải pháp khả thi. Nhưng bản thân tác giả cũng xin mạnh dạn có một
số ý kiến cũng như hướng tiếp cận trong thời gian tới như sau:
- Thứ nhất, trong thời gian tới, cần có sự tổ chức khảo sát thực tiễn và
nghiên cứu tổng thể về công tác lưu trữ doanh nghiệp nói chung và lưu trữ các
DNTN nói riêng trong phạm vi cả nước, trước nhất là những doanh nghiệp quy
mô hoạt động lớn có đóng góp tích cực cho nền kinh tế nước nhà, để chúng ta
có cái nhìn toàn diện về công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ tại các DNTN trong
phạm vi quốc gia.
- Thứ hai, các nhà nghiên cứu từ kết quả khảo sát thực tiễn sẽ tham mưu
cho các nhà quản lý lưu trữ, cơ quan quản lý hoạt động của doanh nghiệp sẽ

giúp họ có những nhận thức đúng đắn về tầm quan trọng của công tác lưu trữ
cũng như giá trị loại hình tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
doanh nghiệp. Từ đó doanh nghiệp mới có những chỉ đạo, những văn bản quản
lý, những quy chế, quy định bắt buộc mới được ban hành: chỉ tiêu cán bộ, tiêu
chuẩn lựa chọn cán bộ, kinh phí đầu tư xây kho tang, giá tủ bảo quản… Đây sẽ
là cơ sở để xây dựng và triển khai các mô hình tổ chức, quản lý công tác lưu trữ
doanh nghiệp đồng thời tạo tiền đề thúc đẩy công tác lưu trữ của các DNTN
được phát triển mạnh mẽ, sâu rộng, đi vào nề nếp.
- Thứ ba, bản thân lãnh đạo các doanh nghiệp cũng cần có nhận thức đầy
đủ, đúng đắn về vai trò quan trọng của công tác lưu trữ đối với hoạt động của
doanh nghiệp mình. Các cán bộ, nhân viên trong doanh nghiệp cũng phải thay
đổi nhận thức hoặc nhận thức rõ ràng việc lưu giữ thông tin trong tài liệu lưu
trữ không chỉ phục vụ cho riêng công tác chuyên môn của mình mà còn là đang
gìn giữ những di sản văn hóa hay giá trị văn hóa (giá trị văn hóa ở đây chính là
giá trị thông tin) cho các doanh nghiệp Việt mỗi giai đoạn phát triển của thị
trường và phục vụ cho những lợi ích lâu dài của chính doanh nghiệp cũng như
của xã hội. Vì thế, việc lập, lưu trữ hồ sơ tài liệu cũng là một cách đế đánh giá
toàn bộ đóng góp của một nhân viên với sự phát triển của doanh nghiệp cũng
103