MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ

TRƯỞNG PHÒNG
BỘ PHẬN VĂN THƯ BỘ PHẬN BẢO VỆ BỘ PHẬN Y TẾ BỘ PHẬN TẠP VỤ
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC VĂN PHÒNG TẠI CÔNG TY CPĐT NAM ĐÌNH VŨ
1. Giải pháp về cơ cấu.
Văn phòng công ty cổ phần đầu tư Nam Đình Vũ hiện có một trưởng phòng, 3 bộ
phận: văn thư lưu trữ, bộ phận bảo vệ, tạp vụ. Nhưng trên thực tế mỗi bộ phận lại chỉ
có một nhân viên duy nhất. Là một công ty kinh doanh hạ tầng khu công nghiệp, dự
án mà công ty đang là chủ đầu tư đang dần đến ngày khởi công kéo theo khối kượng
công việc càng nhiều, càng nhiều giấy tờ cũng như công việc cần giải quyết, nhu cầu
sức khoẻ của người lao động là một nhu cầu thiết yếu nhất và cần được chú ý nhất.
Điều đó ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc của người lao động và ảnh
hưởng trực tiếp đến tiến độ công việc của toàn công ty vì mỗi cá nhân, bộ phận là một
mắt xích trong toàn thể công ty. Do đó theo em công ty cần có thêm một bộ phận phụ
trách về y tế để người lao động yên tâm làm việc hơn.
Bên cạnh đó nhân viên văn thư hiện tại làm việc không đúng chuyên môn lại
kiêm vai trò lễ tân nên nhiều khi gây chậm trễ trong công tác xử lý. Công ty cần
bổ sung một cán bộ có trình độ đại học về công tác văn phòng, có sức khoẻ và
nhiệt tình trong công việc để đảm bảo công tác văn phòng diễn ra thông suốt và
hoạt động của công ty cũng diễn ra thông suốt.
Về việc thay đổi cơ cấu văn phòng được thể hiện qua sơ đồ sau:
1
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
2. Nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ cho đội ngũ cán bộ công nhân
viên văn phòng.
Công ty cổ phần đầu tư Nam Đình vũ là một công ty cổ phần do đó yếu tố con
người là vô cùng quan trọng. Bố trí đúng người đúng việc sẽ nâng cao hiệu quả
công việc. Tuy nhiên ngay tại phòng Tổ chức hành chính của công ty việc sử dụng
người và bố trí người có nhiều vấn đề chưa hợp lý. Cụ thể là nhân viên văn thư học

chuyên ngành kế toán chưa được đào tạo về nghiệp vụ văn thư, trong công việc họ
giải quyết theo thói quen và Trưởng phòng phải chỉ bảo sửa đổi nhiều đồng thời
không có kinh nghiệm. Trong khi đó Trưởng phòng phải bao quát nhiều vấn đề đôi
khi thường xuyên phải giải quyết hậu quả do văn thư không hoàn thành.
Nhân viên văn phòng của công ty đều còn rất trẻ họ thiếu kinh nghiệm. Hơn
nữa ngày nay với sự phát triển không ngừng của khoa học công nghệ thì đội ngũ
nhân viên văn phòng cần được bồi dưỡng kiến thức thường xuyên để đáp ứng kịp
công việc.
Ngoài ra công tác thông tin là công tác hết sức quan trọng, trong văn phòng
nhân viên văn thư là nơi thu thập và tiếp xúc nhiều luồng thông tin chủ yếu dưới
dạng văn bản và qua điện thoại, internet để đảm bảo cung cấp thông tin một cách
nhanh nhất và chính xác nhất. Nhưng không phải chỉ có những thông tin bằng
tiếng việt mà còn nhiều thứ tiếng khác đặc biệt là lĩnh vực kinh doanh của công ty
thu hút nhiều bạn hàng quốc tế thì yêu cầu biết ngoại ngữ và máy vi tính càng trở
lên cần thiết hơn bao giờ hết.
Do vậy theo em để hoạt động của doanh nghiệp thực sự có hiệu quả công ty cần
tổ chức những chương trình đào tạo, bồi dưỡng thường xuyên kiến thức văn phòng
cho nhân viên của mình. Cụ thể phòng Tổ chức hành chính cần cử nhân viên đi học
lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ tin học, ngoại ngữ cũng như nghiệp vụ văn thư
lưu trữ.
2
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
3. Xây dựng môi trường làm việc tốt góp phần phát huy khả năng sáng tạo
của đội ngũ CBCNV
Môi trường làm việc tức là cả môi trường về vật chất lẫn môi trường về tinh
thần. Môi trường có ảnh hưởng rất lớn đến tâm lý người lao động. Nó khiến người
lao động hăng say cống hiến hơn ngược lại có thể họ chán nản và làm việc theo
thái độ nghĩa vụ không tâm huyết với công việc.
Để xây dựng được một môi trường làm việc tốt thì phụ thuộc vào nhất nhiều

yếu tố khác nhau:
Cán bộ công nhân viên phải rèn cho mình đức tính yêu nghề, không ngừng học
hỏi tìm tòi nâng cao trình độ chuyên môn, năng lực và khả năng làm việc không
biết mệt mỏi, không ngừng đấu tranh chống mọi tiêu cực có trong tổ chức.
Về phía ban lãnh đạo tạo mọi điều kiện vật chất để phát huy năng lực của nhân
viên. Đầu tư những trang thiết bị cần thiết và hiện đại. Lãnh đạo công ty cần công
bằng và đưa ra những chính sách khen thưởng cũng như kỷ luật đúng người đúng
việc để phát huy khả năng cạnh tranh của mỗi người. Đặc biệt là công ty có hiện
tượng đi muộn về sớm, còn một số nhân viên không chấp hành nội quy mà lãnh
đạo đề ra. Lãnh đạo phải kỷ luật nghiêm minh những trường hợp đó như: trước hết
là nhắc nhở, trừ thưởng thậm chí trừ lương. Đồng thời chính sách tiền lương là
chính sách hữu hiệu. Cán bộ công nhân viên phải được hưởng một mức lương phù
hợp với những gì mà họ cống hiến. Trên thực tế chính sách tiền lương của công ty
đang được thực hiện khá tốt tạo cho nhân viên cảm giác an tâm làm việc.
Tóm lại, để nâng cao hiệu quả công tác văn phòng toàn thể cán bộ công nhân viên
trong công ty phải đồng lòng để công ty thực sự là ngôi nhà thứ hai của mỗi người.
4. Xây dựng mối quan hệ và phát huy sự phối kết hợp giữa các phòng ban.
Công ty là một tổng thể gồm nhiều phòng ban đơn vị. Công ty hoạt động có
hiệu quả thì tức là tổng thể đó thống nhất từ trên xuống dưới, đặc biệt văn phòng là
đầu mối của mọi công việc do đó mối quan hệ giữa văn phòng và các phòng ban là
rất quan trọng góp phần thành công của tất cả các bộ phận.
3
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
Trên thực tế sự phối kết hợp giữa các phòng ban và văn phòng chưa thực sự
nghiêm túc. Văn phòng có nhiệm vụ xây dựng cũng như đôn đốc kiểm tra việc
thực hiện các chương trình của các phòng ban. Nếu mọi công việc đều được tiến
hành nhịp nhàng theo kế hoạch thì đảm bảo hoạt động kinh doanh của doanh
nghiệp sẽ rất cao mà hoạt động của văn phòng cũng thuận lợi không gặp trở ngại.
Vị dụ: Đơn giản như phòng kỹ thuật muốn xem xét một văn bản giấy tờ có liên

quan đến công việc, nếu phòng kỹ thuật và nhân viên văn thư kết hợp thì không
gây châm trễ cho phòng kỹ thuật. Hay khi phòng kinh doanh muốn tổ chức cuộc
họp hay hội nghị nào đó thì phải lên kế hoạch trước và chuyển về phòng Tổ chức
hành chính càng sớm càng tốt để văn phòng lên kế hoạch cụ thể....Hoặc khi có một
sự thay đổi trong chương trình của các phòng ban mà không thông báo cho văn
phòng kịp thời để văn phòng điều chỉnh có thể gây ra tình trạng lênh lạc chương
trình vừa tốn thời gian vừa tốn công sức tiền của..
5. Giải pháp về hoạt động.
5.1. Công tác tham mưu tổng hợp.
Công tác tham mưu tổng hợp có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Xây dựng chương
trình công tác hợp lý sẽ giúp cho hoạt động của công ty và các phòng ban được
diễn ra liên tục và có hiệu quả.
Trên thực tế từ những hạn chế và nguyên nhân như đã trình bày ở trên thì em
xin đưa ra một số ý kiến nhằm khắc phục những hạn chế đó như sau:
- Cần phải phân chia công việc một cách rõ ràng cụ thể giữa cán bộ văn phòng và
cán bộ văn thư lưu trữ từ đó mỗi nhân viên sẽ chuyên sâu vào công việc của mình.
Qua đó các bộ phận thuộc văn phòng sẽ có ý kiến đề xuất, tham mưu cho lãnh đạo
những vấn đề có liên quan đến nhiệm vụ của mình tốt hơn.
- Cán bộ công nhân viên cần chủ động hơn nữa trong việc tham gia đề xuất góp ý,
để khích lệ tinh thần đó của nhân viên ban lãnh đạo công ty cần có những hình
thức khen thưởng khích lệ kịp thời những ý kiến có tính sáng tạo và đem lại hiệu
quả cho công ty.
4
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P
Nâng cao hiệu quả công tác văn phòng Đại học dân lập hải phòng
- Khi lập chương trình công tác văn phòng cần căn cứ vào bản kế hoạch chi tiết của
từng phòng ban để lập chương trình sao cho hợp lý. Khi xây dựng cần tuân thủ 3
nguyên tắc sau:
- Nguyên tắc hệ thống: nguyên tắc này đòi hỏi sự đồng bộ và thống nhất của kế
hoạch, không được để các hoạt động bị trùng lặp hay chồng chéo lên nhau, thống

nhất theo hệ thống chiều dọc về nội dung, giữa cấp trên và cấp dưới.
- Nguyên tắc ưu tiên: Cụ thể là cán bộ văn phòng cần tìm ra nhiệm vụ trọng tâm của
kế hoạch, các nhiệm vụ cần thực hiện trước để ưu tiên.
- Nguyên tắc dự phòng: Thường nhân viên văn phòng phải tính toán đến dự phòng
yếu tố về mặt thời gian và các điều kiện cần thiết khác.
Xây dựng chương trình công tác tuân thủ 3 nguyên tắc trên sẽ góp phần giúp
cán bộ văn phòng xây dựng được những bản kế hoạch tổng hợp đảm bảo các yếu
tố cụ thể, thiết thực và phù hợp.
5.2. Công tác thông tin, báo cáo.
Ngày nay những thành tựu mới về công nghệ thông tin đã tạo cho mọi người có
cơ hội tốt để phát triển mọi mặt, nâng cao chất lượng trong công việc. Các nhà
quản lý cũng nhận ra rằng thông tin là một nguồn lực bên cạnh các nguồn lực khác
như: nhân lực nguồn vốn, nguyên liệu...Không những thế thông tin đã vượt lên
hàng đầu. Do đó thông tin có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động quản lý, đảm
bảo sự thống nhất hoạt động của công ty.
Bộ phận văn phòng muốn làm tốt công tác thông tin cần nắm vững nhu cầu về
thông tin của ban lãnh đạo và các bộ phận khác trong công ty, đồng thời xác định
rõ loại thông tin cần thu thập và nguồn cung cấp thông tin đó.
Thông thường có rất nhiều nguồn thông tin khác nhau, văn phòng thu thập
thông tin rồi phân loại theo từng lĩnh vực, vấn đề, từ đó sắp xếp theo hệ thống để
tránh những thông tin trùng lặp và xác định độ chính xác của thông tin.
Để cung cấp thông tin cho lãnh đạo và các phòng ban trong công ty thì nhân
viên văn thư phải lưu lại các thông tin đã cung cấp để tiện cho việc cung cấp những
lần sau hoặc có thể làm bằng chứng khi cần thiết.
5
Vũ Thị Thuỳ Dương - Lớp QT901P