LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP

LÝ LUẬN CHUNG VỀ QUẢN LÝ VÀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY
QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. MỘT SỐ KHÁI NIỆM CƠ BẢN
Nền kinh tế càng phát triển thì việc tối ưu hoá cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý ở tất cả các cấp, các ngành và đối với từng doanh nghiệp của nền kinh tế
quốc dân càng đặt ra cấp thiết. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý có vai trò quan
trọng trong việc nâng cao hiệu quả kinh tế - xã hội. Xuất phát từ vai trò quan
trọng của bộ máy quản lý, do đó bất kỳ một doanh nghiệp nào muốn phát triển
thì phải xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cho phù hợp.
Việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải dựa trên cơ sở
khoa học của nó. Vì vậy, nghiên cứu một số khái niệm cơ bản về quản lý và cơ
cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp là cần thiết.
1.1.1.Tổ chức
Tổ chức thường được hiểu như là tập hợp của hai hay nhiều người cùng
hoạt động trong những hình thái cơ cấu nhất định để đạt được những mục đích
chung .
Các tổ chức đang tồn tại trong xã hội vô cùng phong phú và đa dạng. Có
thể có rất nhiều loại hình tổ chức khác nhau tuỳ theo tiêu thức phân loại, nhưng
chung quy lại một tổ chức thường có những đặc điểm sau:
- Mọi tổ chức đều mang tính mục đích. Tổ chức hiếm khi mang trong
mình một mục đích tự thân mà là công cụ để thực hiện những mục đích nhất
định. Đây là yếu tố cơ bản nhất của bất kỳ tổ chức nào. Mặc dù mục đích của
các tổ chức khác nhau có thể khác nhau, nhưng không có mục đích thì tổ chức
sẽ không có lý do để tồn tại.
- Mọi tổ chức đều hoạt động theo những cách thức nhất định để đạt được
mục đích – các kế hoạch. Thiếu kế hoạch thì không tổ chức nào có thể tồn tại và
phát triển hiệu quả.
- Mọi tổ chức đều hoạt động trong mối quan hệ tương tác với các tổ chức
khác. Một doanh nghiệp sẽ cần vốn, nguyên vật liệu, năng lượng, máy móc,
thông tin ... từ các nhà cung cấp, cần hoạt động trong khuôn khổ quản trị vĩ mô
của Nhà Nước, cần hợp tác hoặc cạnh tranh với doanh nghiệp khác, cần các hộ

gia đình và tổ chức mua sản phẩm của họ.
- Cuối cùng, mọi tổ chức đều cần những nhà quản trị, chịu trách nhiệm
liên kết, phối hợp những con người bên trong và bên ngoài tổ chức cùng những
nguồn lực khác để đạt mục đích với hiệu quả cao. Vai trò của những nhà quản
trị có thể rõ nét ở tổ chức này hay tổ chức khác, nhưng thiếu họ tổ chức sẽ gặp
lúng túng.
1.1.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là hình thức tồn tại của tổ chức, biểu thị sự sắp đặt theo
một trật tự nào đó của các bộ phận trong tổ chức cùng các mối quan hệ giữa
chúng.
1.1.3. Quản lý
Vấn đề quản lý được đề cập rất lâu trong lịch sử. Cho đến nay đã có rất
nhiều học thuyết khác nhau về quản lý. Có học thuyết xuất hiện từ thời cổ như
Aristot, Platon; có học thuyết của trường phái cổ điển như A. Smith, D.
Ricardo; học thuyết về lao động của C.Mac. Lênin đã từng nói: “khoa học quản
lý là công cụ, phương tiện tối quan trọng để phát triển kinh tế – xã hội của các
nước không bị lệ thuộc vào sự khác nhau về ý thức chính trị”. Sau này đi đôi
với sự phát triển của khoa học kỹ thuật, của lực lượng sản xuất, chúng ta lại
thấy xuất hiện những học thuyết về quản lý trong công nghiệp như F.W.Taylor,
Henri Fayol.
Quản lý là một phạm trù có liên quan mật thiết đến phân công và hợp tác
lao động. C.Mac đã coi sự xuất hiện của quản lý như là một kết quả tất yếu của
sự chuyển nhiều lao động, nhiều quá trình lao động cá biệt, tản mạn, độc lập với
nhau thành một quá trình lao động xã hội được phối hợp lại. Ông viết: “bất cứ
lao động xã hội hay lao động chung nào mà tiến hành trên quy mô khá lớn đều
yêu cầu có sự chỉ đạo để điều hoà hoạt động cá nhân. Sự chỉ đạo đó phải làm
chức năng chung, tức là chức năng phát sinh từ sự khác nhau giữa sự vận động
chung của cơ thể sản xuất. Với những vận động cá nhân của những khí quản
độc lập hợp thành cơ sở. Mọi hình thái sản xuất đều sinh ra những quan hệ quản
lý riêng của nó …”. Như vậy Mac đã chỉ ra rằng chức năng của quản lý thể hiện

ở sự kết hợp một cách hợp lý các yếu tố cơ bản của sản xuất, ở chỗ xác lập một
sự ăn khớp về hoạt động giữa những người lao động riêng biệt. Nếu chức năng
này không được thực hiện thì quá trình hợp lý của lao động hợp tác không thể
tiến hành được. Hoạt động quản lý trong xã hội sẽ mang dấu ấn của xã hội đó.
Nó có mỗi quan hệ chặt chẽ với chế độ sở hữu và các quan hệ kinh tế phát sinh
từ chế độ xã hội đó.
Ngày nay, khoa học quản lý càng trở nên quan trọng và có nhiều quan
điểm quản lý khác nhau tùy thuộc vào đối tượng quản lý và phạm vi quản lý.
- Theo lĩnh vực sản xuất: Quản lý được hiểu là quá trình tính toán, lựa
chọn các biện pháp để chỉ huy, phối hợp, điều hành quá trình sản xuất kinh
doanh bằng những công cụ quản lý như: kế hoạch định mức, thống kê kế toán,
phân tích kinh doanh, thông tin kinh tế … để sản xuất đáp ứng được ba yêu cầu:
+ Yêu cầu của thị trường về số lượng, chất lượng, giá cả và thời điểm.
+ Đảm bảo sản xuất kinh doanh có lãi.
+ Tôn trọng pháp luật Nhà nước.
- Theo lĩnh vực kinh doanh: quản lý là sự tác động có tổ chức, có tính
hướng đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm duy trì tính trồi của
hệ thống, sử dụng một cách tốt nhất các tiềm năng cơ hội của hệ thống đó để
đưa hệ thống đó đến một mục tiêu đã định trong điều kiện môi trường luôn biến
động.
Ngoài ra, quản lý có thể hiểu là quá trình phối hợp chỉ huy hoạt động sản
xuất của các khâu, các bộ phận đảm bảo phát huy hết khả năng của doanh
nghiệp để phục vụ cho sự phát triển.
Theo quan điểm chung nhất, quản lý là sự tác động có hướng, có tổ chức,
có mục đích của con người đến toàn bộ nền kinh tế quốc dân (trên cơ sở vĩ mô)
và doanh nghiệp (trên cơ sở vi mô) bằng một hệ thống các biện pháp kinh tế, xã
hội và các biện pháp khác để tạo ra các biện pháp thuận lợi nhất thực hiện mục
tiêu đề ra trước đó. Thực chất của quản lý là sự tác động lên hành vi của mỗi cá
nhân nhờ đó tạo thành hành vi chung có sức mạnh tạo lên sức mạnh cho cả hệ
thống.

- Quản lý doanh nghiệp là quá trình vận dụng những quy luật kinh tế, quy
luật xã hội, quy luật tự nhiên trong việc lựa chọn, xác định những biện pháp về
kinh tế, xã hội, tổ chức, kỹ thuật.... để tác động đến các yếu tố vật chất của sản
xuất kinh doanh để đạt được các mục tiêu đã xác định.
Cũng như trong quá trình sản xuất, công tác quản lý cũng cần có ba yếu
tố: nhà quản lý, các công cụ quản lý, đối tượng quản lý. Sản phẩm của quản lý
là các quyết định, các biện pháp, các chỉ thị, các mệnh lệnh để kích thích sản
xuất tăng trưởng và phát triển với hiệu quả cao hơn.
Nền kinh tế quốc dân cũng như bất cứ một đơn vị kinh tế nào khác đều có
thể coi là một hệ thống quản lý bao gồm hai bộ phận là: Chủ thể quản lý và đối
tượng quản lý (hay nhiều khi còn được gọi là bộ phận quản lý và bộ phận bị
quản lý).
Hai bộ phận này có liên quan mật thiết với nhau, tác động qua lại lẫn
nhau, tạo nên một chỉnh thể thống nhất. Chủ thể quản lý trên cơ sở các mục tiêu
đã xác định tác động đến đối tượng quản lý bằng những quyết định của mình và
thông qua hành vi của đối tượng quản lý - mối quan hệ ngược có thể giúp chủ
thể quản lý có thể điều chỉnh các quyết định đưa ra.
Qua đó, ta thấy mục đích của quản lý doanh nghiệp là nhằm phát triển
sản xuất cả về số lượng và chất lượng với chi phí thấp nhất và đạt hiểu quả cao
nhất, đồng thời không ngừng cải thiện lao động và nâng cao đời sống cho mỗi
thành viên trong doanh nghiệp.
Do đó, quản lý cần phải có tổ chức và có sự phân công giữa các bộ phận
cấu thành tổ chức đó.
1.1.4. Bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Bộ máy quản lý là cơ quan điều khiển hoạt động của toàn bộ doanh
nghiệp bao gồm cả khâu sản xuất kinh doanh trực tiếp cũng như khâu phụ trợ,
phục vụ cả hoạt động sản xuất tại doanh nghiệp cũng như lao động tiếp thị
ngoài dây truyền sản xuất, cả hệ thống tổ chức quản lý cũng như hệ thống các
phương thức quản lý doanh nghiệp. Bộ máy quản lý là lực lượng vật chất để
chuyển những ý đồ, mục đích, chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp thành

hiện thực, biến những nỗ lực chủ quan của mỗi thành viên trong doanh nghiệp
thành hiệu quả sản xuất kinh doanh.
Bộ máy quản lý doanh nghiệp là một hệ thống các bộ phận hợp thành
gồm các phòng ban có chức năng, có nhiệm vụ cơ bản giúp cho Giám đốc
doanh nghiệp quản lý và điều hành quá trình sản xuất kinh doanh, đảm bảo quá
trình sản xuất kinh doanh đạt mục tiêu đề ra với hiệu quả cao nhất.
Bộ máy quản lý thường được xem xét trên ba mặt chủ yếu sau:
- Chức năng, nhiệm vụ của bộ máy quản lý.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý.
- Lực lượng lao động quản lý để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của
bộ máy.
Trong đó lực lượng lao động quản lý có vai trò quyết định.
Hệ thống các phòng ban chức năng tạo lên bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Nhưng nếu để các bộ phận này riêng lẻ không có mối liên hệ nào thì sẽ vô
nghĩa, không đáp ứng được yêu cầu nhiệm vụ của quản lý. Do vậy phải đặt các
bộ phận này trên một tổ chức nhất định, các bộ phận này phải hoạt động nhịp
nhàng ăn khớp với nhau.
1.1.5. Lao động quản lý và phân loại lao động quản lý.
1.1.5.1. Lao động quản lý:
Lao động quản lý bao gồm những cán bộ và nhân viên tham gia vào việc
thực hiện các chức năng quản lý. Trong bộ máy thì hoạt động của lao động quản
lý rất phong phú và đa dạng, cho nên để thực hiện được các chức năng quản lý
thì trong bộ máy quản lý phải có nhiều hoạt động quản lý khác nhau.
1.1.5.2. Phân loại lao động quản lý:
Căn cứ vào việc tham gia trong các hoạt động và chức năng quản lý,
người ta chia lao động quản lý thành ba loại sau:
Một là: Cán bộ quản lý doanh nghiệp gồm có giám đốc, các phó giám
đốc, kế toán trưởng. Các cán bộ này có nhiệm vụ phụ trách từng phần công
việc, chịu trách nhiệm về đường lối chiến lược, các công tác tổ chức hành chính
tổng hợp của doanh nghiệp.

Hai là: Cán bộ lãnh đạo doanh nghiệp gồm trưởng, phó quản đốc phân
xưởng (còn gọi là lãnh đạo tác nghiệp); Trưởng, phó phòng ban chức năng. Đội
ngũ lãnh đạo này có nhiệm vụ chỉ đạo thực hiện phương hướng, đường lối của
lãnh đạo cấp cao đã phê duyệt cho bộ phận chuyên môn của mình.
Ba là: Viên chức chuyên môn nghiệp vụ, gồm những người thực hiện
những công việc rất cụ thể và có tính chất thường xuyên lặp đi lặp lại.
Trong bất kỳ một doanh nghiệp, một tổ chức nào thì ba loại lao động
quản lý nói trên đều cần thiết và phải có, tuy nhiên tuỳ theo từng quy mô hoạt
động và tình hình sản xuất kinh doanh của từng doanh nghiệp mà có một tỷ lệ
thích hợp. Trong đó, cán bộ lãnh đạo cấp cao và cán bộ lãnh đạo cấp trung gian
có vai trò và vị trí hết sức quan trọng, là nhân tố cơ bản quyết định sự thành bại
của bộ máy quản lý - đây là linh hồn của tổ chức và nó được ví như người nhạc
trưởng của một giàn nhạc giao hưởng.
1.1.6. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
1.1.6.1. Các khái niệm:
- Tổ chức:
Theo cách phân loại các yếu tố sản xuất thì: Tổ chức là sự kết hợp các
yếu tố sản xuất.
Theo quá trình phát triển thì: Tổ chức là sự liên kết tất cả các cá nhân,
quá trình hoạt động trong hệ thống để thực hiện các mục đích đề ra.
Theo mối quan hệ: Tổ chức bao gồm sự xác định cơ cấu và liên kết các
hoạt động khác nhau của tổ chức.
- Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Bộ máy quản lý có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động sản xuất kinh
doanh. Một doanh nghiệp có bộ máy quản lý hợp lý sẽ đạt hiệu quả cao trong
sản xuất. Thêm vào đó một doanh nghiệp biết phát huy nhân tố con người trong
sản xuất thì bộ máy quản lý hoạt động có hiệu quả và làm cho sản xuất kinh
doanh phát triển.
Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là dựa trên những chức năng,
nhiệm vụ đã xác định của bộ máy quản lý để sắp xếp về lực lượng, bố trí về cơ

cấu, xây dựng mô hình và làm cho toàn bộ hệ thống quản lý của doanh nghiệp
hoạt động như một chỉnh thể có hiệu lực nhất.
- Cơ cấu tổ chức:
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia tổng thể của một tổ chức thành những bộ
phận nhỏ theo những tiêu thức chất lượng khác nhau, những bộ phận đó thực
hiện những chức năng riêng biệt nhưng có quan hệ chặt chẽ với nhau nhằm thực
hiện mục tiêu chung của tổ chức.
- Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là những bộ phận có trách
nhiệm khác nhau, nhưng quan hệ và phụ thuộc lẫn nhau được bố trí theo từng
khâu, từng cấp quản lý để tạo thành một chỉnh thể nhằm thực hiện mục tiêu và
chức năng quản lý xác định.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một chỉnh thể hợp thành
của các bộ phận khác nhau, có mối quan hệ hữu cơ và phụ thuộc lẫn nhau, được
chuyên môn hoá có nhiệm vụ và quyền hạn nhất định, được bố trí theo các
khâu, các cấp đảm bảo chức năng quản trị doanh nghiệp nhằm mục đích chung
đã xác định của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là hình thức phân công lao
động trong lĩnh vực quản lý. Nó có tác động đến quá trình hoạt động của toàn
bộ doanh nghiệp. Nó một mặt phản ánh cơ cấu sản xuất, mặt khác tác động tích
cực trở lại việc phát triển sản xuất.
Sản xuất ngày càng phát triển thì mức độ tập trung hoá và chuyên môn
hoá sản xuất ngày càng cao, nó đòi hỏi phải có sự phối hợp nhịp nhàng giữa các
phòng ban và phân xưởng sản xuất ở tất cả các khâu của quá trình sản xuất. Như
vậy, việc xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được xem như
vấn đề trọng tâm của mỗi doanh nghiệp trong nền kinh tế cạnh tranh. Việc xây
dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải dựa trên những nguyên
tắc nhất định và phải đáp ứng những yêu cầu cơ bản của cơ cấu tổ chức bộ máy
quản lý doanh nghiệp.
1.1.6.2. Nội dung của bộ máy quản lý doanh nghiệp.

Tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp có rất nhiều nội dung, sau đây là
các nội dung chủ yếu:
- Xác định mục tiêu, chức năng, nhiệm vụ mà bộ máy quản lý cần hướng
tới va đạt được. Mục tiêu của bộ máy quản lý phải thống nhất với mục tiêu sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp,
- Xác định cơ cấu tổ chức quản lý theo khâu và cấp quản lý, phụ thuộc
vào quy mô của bộ máy quản lý, hệ thống các chức năng nhiệm vụ đã xác định
và việc phân công hợp tác lao động quản lý. Trong cơ cấu quản lý có hai nội
dung thống nhất nhau, đó là khâu quản lý và cấp quản lý.
- Xác định mô hình quản lý: Mô hình quản lý là sự định hình các quan hệ
của một cơ cấu quản lý trong đó xác định các cấp, các khâu, mối liên hệ thống
nhất giữa chúng trong một hệ thống quản lý, về truyền thống có mô hình quản
lý theo kiểu trực tuyến, theo kiểu chức năng, theo kiểu tham mưu và các kiểu
phối hợp giữa chúng.
- Xây dựng lực lượng thực hiện các chức năng quản lý căn cứ vào quy mô
sản xuất kinh doanh, từ đó xác định quy mô của bộ máy quản lý và trình độ của
lực lượng lao động và phương thức sắp xếp họ trong guồng máy quản lý, vào
mô hình tổ chức được áp dụng, vào loại công nghệ quản lý được áp dụng, vào tổ
chức và thông tin ra quyết định quản lý.
1.1.7. Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh
nghiệp.
- Nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp gắn
liền với phương hướng, mục đích hệ thống phương hướng, mục đích của hệ