Bài thảo luận môn Hệ thống thông tin trường đại học Thương Mại, Đề tài tổng quát về ERP và ứng dụng ERP

LỜI MỞ ĐẦU
Với sự phát triển nhanh chóng của công nghệ thông tin như hiện nay cho phép các
doanh nghiệp khai thác các công nghệ tiên tiến để triển khai những mô hình kinh doanh
mới, tăng khả năng cạnh tranh, quản lý chặt chẽ mọi nguồn lực của doanh nghiệp. Hơn
bao giờ hết, đây chính là cơ hội và cũng là thách thức cho các doanh nghiệp nếu như họ
muốn thành công trong một thị trường cạnh tranh ác liệt mang tính toàn cầu hiện nay. Sự
phức tạp của môi trường kinh doanh buộc các doanh nghiệp cần phần luôn chủ động trong
các tình huống. Họ cần phải tự động hóa các quy trình nghiệp vụ với nhau, cung cấp
thông tin đầy đủ, nhanh chóng và chính xác, hỗ trợ lãnh đạo đưa ra quyết định.
Một ứng dụng phần mềm được quan tâm và hiện nay không ít doanh nghiệp đã,
đang và chuẩn bị triển khai là ERP. Hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp ERP gồm nhiều ứng dụng riêng biệt được tích hợp tự động trong quá trình xử lý
giúp nâng cao năng suất lao động, cung cấp cho lãnh đạo thông tin nhằm ra quyết định tốt
hơn, hiệu quả hơn.

1|Page


A)Lý thuyết
I. Giới thiệu tổng quát về ERP
1) Khái niệm về ERP:
Hệ thống Hoạch định Nguồn lực Doanh nghiệp (ERP) hoặc hệ thống
ERP(Enterprise Resource Planning) là một thuật ngữ được dùng liên quan đến một loạt
hoạt động của công ty, do phần mềm máy tính hỗ trợ, để giúp cho công ty quản lý các
hoạt động chủ chốt của nó, bao gồm: kế toán, phân tích tài chính, quản lý mua hàng, quản
lý tồn kho, hoạch định và quản lý sản xuất, quản lý hậu cần, quản lý quan hệ với khách
hàng, quản lý nhân sự, theo dõi đơn hàng, quản lý bán hàng, v.v....
Mục tiêu tổng quát của hệ thống này là đảm bảo các nguồn lực thích hợp của
doanh nghiệp như nhân lực, vật tư, máy móc và tiền bạc có sẵn với số lượng đủ khi cần,
bằng cách sử dụng các công cụ hoạch định và lên kế hoạch. Một phần mềm ERP là một
phần mềm máy tính cho phép công ty cung cấp và tổng hợp số liệu của nhiều hoạt động

riêng rẽ khác nhau để đạt được mục tiêu trên.

2|Page


3|Page


2)Tính Phân hệ của Phần mềm ERP:
Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm có cấu trúc
phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có một chức năng
riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lập nhưng do bản chất của hệ thống ERP, chúng
kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác nhằm tạo nên một hệ
thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm ERP điển hình có thể như sau:

M
UA
HÀ
VN
ẬG
N
CH
U YQ U
Ể NẢ N
TRỊ
NS

KỸ
TH
UẬ

T

K
Ế
T
O
Á
N

BÁO
CÁO HOẠ
PH ÂN CH
T ÍC H Đ ỊN B Á
H SX N
HÀ
E
NG
R
P

SẢ
N
XU
ẤT

KI
Ể
M
K
Ê

Ngoài các phân hệ ERP ở trên, các doanh nghiệp triển khai mở rộng ERP với việc
triển khai CRM (Customer Relationship Management - Quản lí quan hệ khách hàng) và
SCM (Supply Chain Planning - Quản lí dây chuyền cung ứng).
Các nhà cung cấp ERP có các loại phân hệ khác nhau và có các mức độ tích hợp khác
nhau giữa các phân hệ. Ở Việt Nam, các công ty thường bắt đầu sử dụng phân hệ kế toán
và sau đó bổ sung các phân hệ khác khi nhu cầu sử dụng của họ tăng cao hơn.
II. Tổ chức dữ liệu của ERP
Dữ liệu của ERP được tổ chức trong từng phân hệ, tích hợp trong một hệ thống quản lý
chung. Mọi phân hệ trong ERP cuối cùng đều đưa dữ liệu về một CSDL chung và duy
4|Page


nhất, sau đó dữ liệu sẽ tự tìm đường đi để có mặt trong các bước xử lý tiếp theo ở những
bộ phận liên quan, cũng như trên các báo cáo tài chính và quản trị. Nói một cách khác,
không có dữ liệu nào cần phải nhập vào hai lần. Cụ thể như sau:
• Kế toán: Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ cái, công nợ
phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh mục đầu tư, v.v... Các
phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP. Cung cấp cho doanh nghiệp toàn bộ
bức tranh về tình hình tài chính của minh và cho phép kiểm soát toàn bộ các giao dịch
nghiệp vụ, giúp tăng tốc độ khai thác thông tin và tính minh bạch trong các báo cáo tài
chính từ độ tăng hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Doanh nghiệp có thể đóng sổ cuối
kì nhanh hơn, ra quyết định chính xác hơn dựa trên số liệu tức thì do hệ thống cung cấp,
góp phần làm giảm chi phí vận hành doanh nghiệp.
• Mua hàng: gồm các phân hệ được thiết kế nhằm quản lí hiệu quả việc mua sắm
hàng hóa, dịch vụ như: số lượng hàng, tên hàng, thời gian mua hàng, số tiền, mã vạch,
hóa đơn mua,giá thành. Các phân hệ quản lí mua sắm cho phép doanh nghiệp quản lí các
yêu cầu mua sắm toàn doanh nghiệp, công tác mua sắm, quản lý và lựa chọn nhà cung
cấp.
• Hàng tồn kho: mã vạch, tên hàng, số lượng, hạn sử dụng (nếu có)

• Sản xuất: tên hàng, mã vạch, số lượng, thời gian, ngày sản xuất, hạn sử dụng,
nguyên liệu, thành phần trong hàng, giá trị dinh dưỡng (nếu có). Quản lí sản xuất giúp tối
ưu hóa năng lực sản xuất, từ khâu nguyên liệu đến thành phẩm cuối cùng. Hỗ trợ cả mội
trường sản xuất lắp ráp giản đơn (Discrete Manufacturing) và cả mội trường sản xuất chế
biến phức tạp (Process Manufacturing), giúp cải tiến và kiểm soát quy trình sản xuất tốt
hơn.
• Bán hàng: tên hàng, mã vạch, số lượng, thời gian bán, giấy bảo hành, hóa đơn bán ,
giá thành. Cho phép quản lí các quy trình bán hàng rất mềm dẻo, cung cấp số liệu kịp
thời, góp phần tăng khả năng thực hiện đúng hạn các đơn hàng của khách hàng, tự động
hóa quy trình từ bán hàng đến thu tiền, góp phần làm giảm các chi phí bán hàng.
• Quản lý nhân sự và tính lương: số nhân viên, số công, mức lương (bậc lương),
thưởng (phạt). Các phân hệ Quản trị nhân sự của sẽ giúp doanh nghiệp quản lý hiệu quả
nguồn nhân lực của mình, đồng thời cung cấp các công cụ để gắn người lao động với các
mục tiêu của tổ chức, hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân viên, tuyển dụng, đào tạo,
lương…

5|Page


• Quản lý quan hệ với khách hàng, cổ đông, và công chúng: dịch vụ hậu mãi,
chương trình khuyến mãi.
III.

Ứng dụng của ERP
1. Đặc điểm của ERP

- HTTT quản lí với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng
quản lí điều hành doanh nghiệp chi lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên.
- Tính tích hợp:
 Dùng chung một CSDL, không có dự liệu nào cần phải nhập hai lần trong một hệ

thống.
 Tránh sai sót khi nhiều người dùng cùng nhập dữ liệu
 Tăng tốc độ trong công việc
 Tập trung dữ liệu
 Dễ dàng kiểm soát
Đặt điểm nổi bật của ERP là một hệ thống phần mềm sống có thể mở rộng và phát
triển theo thời gian theo từng loại hình doanh nghiệp mà không làm ảnh hưởng đến cấu
trúc của chương trình.
2. Các module và chức năng:
Tùy vào việc ứng dụng ERP cho các cấu trúc công ty khác nhau mà có những
module phần mềm hệ thống khác nhau. Tuy nhiên, cơ bản các hệ thống ERP điển
hình thường bao gồm các module sau:
(Các Module phần mềm này có thể tách dời hệ thống và hoạt động độc lập như một
phần mềm chuyên dụng)
1.ACC: Quản lý tài chính kế toán (Accounting system)
2.OPS: Quản lý đơn hàng (Order Processing System)
3.SMS: Quản lý bán hàng (Sale Management System)
4.STM: Quản lý kho (Stock Management)
5.IAM: Quản lý thiết bị và tài sản (Instrument & Asset Man)
6.MRP: Quản trị sản xuất (Manufacture Resource Planning)
7.HRM: Quản lý nhân sự
8.TKM: Quản lý chấm công (Timekeeper System)
9.SLM: Tính lương (Salary Management)
6|Page


10.SYS: Quản trị hệ thống
CHI TIẾT CÁC MODULE NHƯ SAU:
ACC: Quản lý tài chính kế toán (Accounting system)
Module Quản lý Tài chính Kế toán gồm 7 sub Modules . Những số liệu tập hợp luân

chuyển từ các phòng ban khác được kế thừa, xử lý thống nhất trên cùng một Cơ sở dữ
liệu. Phòng Kế toán không phải nhập lại toàn bộ chứng từ phát sinh mà chỉ thực hiện
xử lý số liệu theo đúng trình tự, quy trình, chức năng và nhiệm vụ được giao.
OPS: Quản lý đơn hàng (Order Processing System)
Module OPS bao gồm 2 sub module là : SO Đơn hàng người mua (Sale Order) và PO
Đơn đặt hàng người bán (Purchase Order). Chức năng chủ yếu của Module này là giúp
các nhân viên kế hoạch, soạn đơn hàng theo dõi tiến độ thực hiện các đơn mua hàng
và bán hàng hóa, vật tư. SO - Đơn hàng mua còn giúp phòng kế hoạch lập kế hoạch
sản xuất, lập lệnh sản xuất.
SMS: Quản lý bán hàng (Sale Management System)
Module Quản lý Bán hàng có các chức năng hỗ trợ cho nhân viên bán hàng như ghi
nhận và lưu giữ tất cả thông tin liên quan đến khách hàng, sản phẩm dịch vụ; có các
chức năng hỗ trợ để gia tăng hiệu quả công tác bán hàng như theo dõi tình hình thực
hiện hợp đồng, tình hình biến động của thị trường..; có các chức năng hỗ trợ nhà quản
lý như phân tích hiệu quả kinh doanh, hiêu quả làm việc của nhân viên, lập báo cáo,
thống kê và lập kế hoạch. Đồng thời, đây cũng là cánh tay đắc lực hỗ trợ hiệu quả cho
các hoạt động Marketing.
STM: Quản lý kho (Stock Management)
Theo dõi nhập, xuất, tồn kho theo từng kho,nhóm hàng, mã hàng, đơn hàng (khách
hàng đặt hàng). Quản lý tổng kho cho phép liên kết số liệu với bộ phận kế toán tạo nên
một quy trình khép kín từ khâu nhập, xuất vật tư, hàng hóa của bộ phận kho đến khâu
kiểm
tra,
định
khoản
chốt
số
liệu
của
phòng

kế
toán.
Với Moudule này giúp doanh nghiệp, nhà quản lý giảm được thời gian luân chuẩn
chứng từ, tiết kiệm được công sức, không phải nhập số liệu 2 lần (1 lần từ bộ phận
quản lý kho và 1 lần nhập lại từ phòng kế toán - kế toán vật tư). Nhưng ưu điểm nhất
7|Page


là giúp cho thời gian thống kê, phân tích số liệu trở nên đơn giản, nhanh chóng. Khắc
phục hoàn toàn tình trạng số liệu của bộ phận quản lý kho chênh lệch với số liệu của
phòng kế toán.
IAM: Quản lý thiết bị và tài sản (Instrument & Asset Management)
Module IAM quản lý tất cả các thông tin liên quan đến trang thiết bị, tài sản trong
doanh nghiệp. Module này có mối liên hệ chặt chẽ với Module MRP Quản trị sản xuất
khi lập kế hoạch sử dụng các trang thiết bị phục vụ sản xuất.
MRP: Quản trị sản xuất (Manufacture Resource Planning)
Module Quản trị sản xuất chịu trách nhiệm về tất cả các thông tin liên quan đến Kế
hoạch sản xuất và quá trình sản xuất. Quản trị sản xuất là công cụ để cung cấp các
thông tin kịp thời cho người điều hành nắm bắt được tiến độ sản xuất so với kế hoạch
đề ra, có các điều chỉnh kịp thời, trong trường hợp sự cố, hoặc do những lý do khách
quan, chủ quan mà tiến độ diễn ra không đúng kế hoạch. Trong trường hợp đặc biệt có
thể điều chỉnh lại cả kế hoạch sản xuất.
Module quản trị sản xuất có điểm xuất phát là sản phẩm. Bắt đầu từ việc khai báo cấu
trúc sản phẩm theo nguyên vật liệu, các chi phí và các nguồn lực khác bao gồm máy
móc, thiết bị và nhân công...
Về phương diện kế toán là cấu trúc chi phí của sản phẩm, về phương diện điều hành
sản xuất là cấu trúc các nguồn lực phục vụ sản xuất ra sản phẩm. Các chưc năng của
MRP gồm:Khai báo cấu trúc thành phẩm (BOM); Lên giá thành kế hoạch; So sánh
tiến độ thực tế và kế hoạch; Cập nhật số lượng sản lượng sản xuất cho từng xí nghiệp,
công đoạn và từng công nhân.

HRM: Quản lý nhân sự
Lập hồ sơ lý lịch theo từng phòng ban, bộ phận. Quản lý tiền lương, BHXH, BHYT
(được thiết kế dựa trên Quyết định của Bộ Lao động Thương binh Xã hội và theo chế
độ tiền lương của Nhà nước áp dụng cho mọi loại hình Doanh nghiệp). Quản lý số
lượng lao động của các bộ phận; Theo dõi kỷ luật lao động; Theo dõi tăng giảm lao
động; Theo dõi các quá trình (tăng lương, nghỉ phép, đào tạo, khen thưởng ...) Lập các
báo cáo chi tiết về nhân sự
8|Page


TKM: Quản lý chấm công (Timekeeper System)
Cho phép chấm công theo ngày công hành chính, theo sản phẩm, chấm công làm thêm
giờ, chấm công thời vụ. Áp dụng các công nghệ nhận dạng hiện đại như mã vạch, thẻ
từ, polyme, sinh học.Chương trình liên kết, kế thừa sử dụng chung CSDL với Module
nhân sự để quản lý chấm công cho nhân viên cũng như có thể vận hành độc lập.
SLM: Tính lương (Salary Management)
Xây dựng hệ thống tính đơn giá chuẩn cho từng đơn hàng. Xây dựng dây chuyền cập
nhật sản lượng cho từng công nhân một cách nhanh nhất, chính xác nhất và có thể
kiểm tra được. Tự động cập nhật ngày công, sản lượng và một số đầu vào phát sinh
khác lên hệ thống tính lương. Lập bảng lương và in lương theo mẫu của doanh nghiệp.
In được quĩ tiền lương công nhân đã nghỉ việc và công nhân còn làm việc tại công ty...
Hệ thống báo cáo được hỗ trợ với công cụ thiết kế và lập báo cáo động, người
dùng có thể tự thiết kế ra những báo cáo theo nhu cầu công việc. Hệ thống báo cáo
động giúp người dùng lập các báo cáo quản trị cho ban lãnh đạo một cách nhanh
chóng và chính xác.
SYS: Quản trị hệ thống
Cho phép khai báo, sửa đổi, xóa và phân quyền cho từng người sử dụng theo từng
phần hành và chức năng của chương trình. Đồng thời cho phép phân quyền đến từng
phạm vi phân vùng dữ liệu, chi tiết đến từng thao tác (thêm. sửa, xóa) cho từng người
sử dụng. Module SYS có thể phân quyền sử dụng theo từng phòng ban, tức là mỗi

phòng ban chỉ được phép truy cập và điều chỉnh số liệu trong phạm vi của phòng ban
đó.
Ngoài ra có thể khái quát ứng dụng của ERP đối với từng đối tượng doanh nghiệp như
sau:
- Đối với Công ty đa quốc gia: triển khai cho từng chi nhánh và kết nối các chi nhánh
trên toàn cầu.
- Đối với công ty nhỏ: là công cụ chính để tăng hiệu quả quản lý.
- Giải quyết các vấn đề:
+ Tạo hệ thống kiểm soát tìa chính nội bộ với các kiểm tra chéo.
+ Tạo các báo cáo phân tích nhiều chiều một cách nhanh chóng.
9|Page


+ Quản lý một hệ thống nhiều kho để tránh tình trạng nơi này xuất, nơi kia không
nhập.
+ Quản lý công nợ khách hàng
+ Tính giá thành sản xuất
3) Quy trình ứng dụng ERP
• Các giai đoạn triển khai:
Bước 1: Phân tích và lập kế hoạch:
Mục tiêu: Đưa ra và thống nhất với khách hàng tài liệu yêu cầu của doanh nghiệp .
Các công đoạn:
- Thiết lập đội dự án và phòng dự án.
- Thiết lập các thủ tục quản trị dự án.
- Đặt ra và thống nhất các mục tiêu của dự án.
- Đặt ra và thống nhất kế hoạch dự án.
- Cài đặt hệ thống ERP lên hệ thống máy chủ và các máy trạm.
- Thiết kế các mẫu thử cho các nghiệp vụ chính.
Bước 2: Thiết kế:
Các công đoạn:

- Đưa ra các quy trình nghiệp vụ.
- Thiết kế các đầu vào, ra của dữ liệu và các giao diện.
- Thiết lập và thử cấu hình hệ thống.
- Huấn luyện người dùng.
Bước 3. Chuyển đối dữ liệu:
Các công đoạn:
- Định nghĩa yêu cầu về chuyển đổi dữ liệu.
- Đưa ra phương pháp và thủ tục chuyển đối.
- Chuyển đổi dữ liệu từ hệ thống cũ sang hệ thống mới.
- Kiểm tra xác nhận dữ liệu trên hệ thống.
Bước 4. Chạy thử:
Các công đoạn:
- Chạy thử để kiểm tra
- Điều chỉnh lần cuối
10 | P a g e


Bước 5. Bàn giao:
Các công đoạn:
- Chạy chính thức.
- Kiểm toán hệ thống và đánh giá chất lượng.
- Chuyển sang cho bộ phận hỗ trợ.
Các điểm cần ghi nhớ hỏi khi trang bị ERP:
Yêu cầu Nhà triển khai ERP trình bày:
1. Cách họ sẽ triển khai hệ thống,
2. Sự tham gia của doanh nghiệp vào quá trình triển khai,
3. Danh sách các chuyên viên khác nhau tham gia triển khai,
4. Ngân sách cần cho việc triển khai, (ngoài ngân sách cho việc mua phần mềm).
Chú ý: Không nên tìm cách cắt giảm ngân sách triển khai, vì nó sẽ dẫn đến việc nhà cung
cấp ERP phải cắt ngắn thời gian hoặc cắt bớt nhân lực, làm giảm chất lượng của việc triển

khai. Kết quả là doanh nghiệp không dùng được hết khả năng của hệ thống.
4)Ví dụ thực tế về mô hình doanh nghiệp ứng dụng thành công ERP:

 Dẫn đầu tại Việt Nam về thị phần sữa đậu nành hộp và bịch giấy với hơn 70% thị
phần trên toàn quốc cùng với tốc độ tăng trưởng bình quân hàng năm 150%, riêng
năm 2010 đạt 175%. Những ứng dụng CNTT trong các hoạt động quản lý và kinh
doanh tại Vinasoy đã góp phần không nhỏ cho sự phát triển này, đặc biệt là vai trò
của hệ thống hoạch định nguồn nhân lực doanh nghiệp ERP Vinasoy.
Khái quát về ERP Vinasoy

11 | P a g e


Qua thời gian khảo sát, phân tích và chuẩn hóa quy trình, đầu năm 2008, Vinasoy đã
đưa vào ứng dụng modules đầu tiên là PO và OP, tiếp sau đó đến cuối năm 2010 thì 8
modules còn lại lần lượt được chuyển giao. Hệ thống ERP hiện tại tích hợp 10 modules
như sau:
- Mua hàng (PO)
- Quản trị kho và hoạch định nhu cầu dự trữ tối ưu (IN-MRP)
- Quản trị sản xuất (MA)
- Kiểm soát chất lượng (QC)
- Bảo trì và xử lý sự cố thiết bị (MR)
- Điều phối bán hàng (OP)
- Kế toán tài chính và kế toán quản trị (FA)
- Quản trị hệ thống phân phối (DM)
- Quản trị nguồn nhân lực (HR)
- Quản trị văn phòng (EO)
Thuận lợi: Khi triển khai hệ thống ERP, Vinasoy đã nhận được sự quan tâm chỉ đạo của
Phòng CNTT, Lãnh đạo Công ty Đường Quảng Ngãi cùng với những hỗ trợ tài liệu kỹ
thuật của Sở TTTT Quảng Ngãi, đặc biệt là sự cam kết và quyết tâm cao của Ban Giám

đốc và toàn thể CNV Vinasoy; Ngoài ra phải kể đến vai trò của nhà cung cấp dịch vụ với
năng lực và kinh nghiệm đã triển khai thành công ERP ở các doanh nghiệp lớn, cùng đội
ngũ CNTT nhiệt huyết, nhiều kinh nghiệm góp phần vào thành công của dự án.
12 | P a g e


Khó khăn: Tuy nhiên, trong quá trình triển khai công ty đã gặp không ít những khó khăn.
Những khó khăn chính liên quan tới vấn đề tư vấn giải pháp, vì nếu phát triển theo hướng
ERP nội thì nhìn chung tại Việt Nam chưa có một thị trường cung cấp giải pháp ERP
chuyên nghiệp, mà triển khai ERP phần lớn 80% khối lượng công việc nằm tại khâu tư
vấn giải pháp, còn lại 20% lập trình. Thực trạng quy định quản lý cũng bộc lộ nhiều điểm
bất cập, nhiều khi phải thay đổi để thích ứng với sự phát triển nóng trong những năm gần
đây. Cộng với tâm lý ngại thay đổi trong môi trường làm việc mới của nhân viên vận hành
và các cấp quản trị cũng là những thách thức không nhỏ đối với việc tin học hóa các quy
trình quản lý và sản xuất trong công ty.
Lợi ích sau khi ứng dụng
Triển khai hệ thống ERP tiêu tốn nhiều tiền của và công sức của doanh nghiệp. Chưa hết,
vận hành ra sao để ERP thực sự mang lại hiệu quả không dễ dàng chút nào. Có thể khái
quát một số thay đổi cơ bản mà ERP mang lại cho VinaSoy như sau:
Ứng dụng ERP, nghĩa là Vinasoy phải rà soát lại toàn bộ để chuẩn hóa các bước quy
trình: gỡ bỏ những thủ tục rườm rà, kém hiệu quả; giảm thiểu những bước công việc
chồng chéo, không cần thiết; quy trình sẽ tinh gọn, tiên tiến hơn và luôn được phân tích
theo hướng tổng thể; tiên lượng những khả năng có thể xảy ra để có thể phát triển và mở
rộng.
Thay đổi thói quen, tư duy làm việc và nâng cao kỹ năng quản lý: nhân viên không còn
trông chờ vào cuối tháng đối chiếu, các sự kiện phát sinh đều ghi nhận theo thời gian
thực; tự nghiên cứu học hỏi, tự đào tạo để bắt kịp với những chuẩn mực quản lý hiện đại;
khái niệm ranh giới phòng ban gần như không còn nữa, ERP vừa phục vụ cho tác nghiệp
chi tiết của từng nhân viên, vừa giải quyết mối quan hệ tổng thể trong doanh nghiệp, tất
cả đều tích hợp xuyên suốt.

Chia sẻ thông tin trong môi trường cộng tác, hỗ trợ lẫn nhau: dữ liệu nhập một lần, hợp
nhất cho nhiều người cùng sử dụng; tự động hóa các tác nghiệp, tính chính xác cao, kiểm
soát chéo lẫn nhau theo các bước quy trình; tính bảo mật luôn được đảm bảo, trách nhiệm
quản trị thông tin được phân định rõ ràng; giảm phần lớn khối lượng công việc cho bộ
phận kế toán thống kê; tạo điều kiện để nâng cao năng suất lao động.
Kiểm soát tốt hơn nhờ tối ưu hóa được các nguồn lực: giảm lượng hàng tồn kho, thu hồi
tốt hơn các khoản công nợ; sản xuất dùng vừa đủ, đúng lúc nguyên vật liệu; giảm đáng kể
chi phí sản xuất kinh doanh nhằm tăng trưởng lợi nhuận; nâng cao cơ hội cạnh tranh,
hoạch định chiến lược, làm gia tăng giá trị thương hiệu Vinasoy.
Và quan trọng hơn là hệ thống phân phối: gồm khoảng 75.000 điểm bán, 380 nhân viên
và 130 Nhà phân phối được hưởng lợi từ dự án ERP, giúp Vinasoy quản lý và kiểm soát
13 | P a g e


tốt tình hình biến động thị trường, điều này rất quan trọng và có ý nghĩa sống còn đối với
mọi doanh nghiệp.
 Cty CP Giấy Sài Gòn (GSG) đã công bố việc hoàn tất thiết lập hệ thống hoạch định
nguồn lực doanh nghiệp – ERP sử dụng giải pháp phần mềm của Oracle với tên
gọi Oracle E-Business Suite. Đây là kết quả của một quá trình gần 2 năm nỗ lực
liên tục, khởi động từ giữa năm 2006 và nghiệm thu tổng thể vào cuối năm 2007.
Với hệ thống ERP này, GSG đã thực hiện tin học hóa toàn bộ các quy trình quản lý kinh
doanh của công ty, từ mua hàng, bán hàng, kế toán tài chính, quản lý kho, sản xuất được
ứng dụng cho toàn bộ văn phòng, chi nhánh của Giấy Sài Gòn, bao gồm Văn phòng Giấy
Sài Gòn TP HCM, tổng kho, Nhà máy Sản xuất khu công nghiệp Mỹ Xuân và chi nhánh
Hà Nội.

Thành lập năm 1997, từ một cơ sở sản xuất giấy carton nhỏ, hiện Công ty Cổ phần
Giấy Sài Gòn đã phát triển và trở thành doanh nghiệp lớn chuyên sản xuất kinh doanh
các sản phẩm về giấy công nghiệp. Với vốn điều lệ 226 tỷ, năng lực sản xuất 105.000
tấn/năm, dây chuyền sản xuất hiện đại, Công ty Cổ phần Giấy Sài Gòn đã được Hiệp hội

Giấy và Bột giấy Việt Nam đánh giá là công ty tăng trưởng cao nhất trong ngành.
Hiện công ty quản lý theo hệ thống quản lý chất lượng: ISO 9001:2000 do
QUACERT chứng nhận. Ngày 18/11/2007, Giấy Sài Gòn là một trong 12 công ty trong
14 | P a g e


khối ASEAN được trao giải “Doanh nghiệp ASEAN được ngưỡng mộ nhất” tại Hội nghị
Thượng đỉnh thường niên của ASEAN tổ chức ở Singapore.
Ngoài ra còn rất nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam đã ứng dụng thành công hệ
thống ERP như Thép Việt, ngân hàng…

B)Phần bài tập
Phương án xây dựng HTTT cho doanh nghiệp Hoàng Kim phù hợp với mục tiêu
của doanh nghiệp.
I)Mô tả
Doanh nghiệp Hoàng Kim phân bổ gồm 4 bộ phận gồm: Bộ phận khách hàng, bộ phận
lập hóa đơn, bộ phận giao kho vận và bộ phận kế toán.
Khách hàng là những công ty xây dựng( bên mua) .
Bộ phận bán hàng: sẽ dựa vào phiếu yêu cầu của bên mua để lập ra lệnh bán hàng.
Trên mỗi lệnh bán hàng nhân viên sẽ ghi rõ số lệnh bán hàng, ngày, diễn giải, mã số
khách hàng, số của phiếu yêu cầu mua hàng, các mặt hàng mà bên mua đặt mua sẽ được
ghi rõ mã số( theo mã của công ty Hoàng Kim).Lệnh bán hàng này được lập thành nhiều
liên, mỗi liên sẽ được gửi lại cho bên mua để xác nhận công ty sẽ thực hiện theo yêu cầu
của bên mua. Mỗi nhân viên làm ở một bộ phận bán hàng sẽ chịu trách nhiệm về lệnh bán
hàng do mình lập ra. Một công ty bên mua sẽ có thể gửi các phiếu đặt hàng tùy theo tiến
độ thi công công trình của họ, nhằm làm giảm chi phí lưu kho.
Bộ phận giao nhận kho vận: nhận hai liên của lệnh bán hàng, căn cứ theo đó,bộ phận
giao nhận kho vận sẽ đóng gói hàng hóa, lập giấy giao hàng theo nội dung lệnh bán hàng
và tiến Hành giao hàng cho khách.
Ngoài một liên của giấy giao hàng được lưu kèm với một lệnh bán hàng tại bộ phận

mình và một liên sẽ giao cho khách hàng cùng với hàng hóa.
Bộ phận lập hóa đơn: Khi nhận được bộ chứng từ này(một liên của giấy giao hàng,
kèm với một liên của lệnh bán hàng trước khi giao hàng cho khách), bộ phận lập hóa đơn
sẽ tìm trong hồ sơ lưu các lệnh bán hàng chưa xử lý lấy ra một liên của lệnh bán hàng có
số = vs số của lệnhbán hàng vừa nhận được- có kèm với bản sao yêu cầu mua hàng của
bên mua- để lập hóa đơn, một liên gửi cho khách hàng. Trên hóa đơn được lập, ngoài việc
căn cứ theo giá hàng bán đã được duyệt để tính số phải trả cho khách hàng, số thuế trên
mỗi mặt hàng thanh toán, ngày đến hạn thanh toán… một liên của hóa đơn sẽ dùng làm
15 | P a g e


căn cứ ghi sổ nhật ký chi tiết bán hàng và sau đó lưu lại bộ phận lập hóa đơn, cùng với
toàn bộ chứng từ gốc trước đó.
Bộ phận kế toán: Một liên nữa của hóa đơn sẽ gửi cho bộ phận kế toán các khoản phải
thu của khách hàng, kế toán viên sẽ định khoản nghiệp vụ, ghi chép vào các sổ chi tiết
tương ứng và lưu hóa đơn này tại bộ phận của mình.
a)Khảo sát:
Hoạt động : Lý do DN cần xây dựng HTTT
+ Mục tiêu : tin học hóa đồng bộ các tiến trình xử lý thông tin , hỗ trợ kinh doanh , với
công tác quản lý hoạt động bán hàng trong doanh nghiệp .
Từ đó hạn chế những biến động lớn về nhân sự trong doanh nghiệp mang lại hiệu quả
kinh tế thiết thực.
+ Cơ hội : thuận tiện trong giao hàng và bán được nhiều hàng , tránh sai sót , giao hàng
nhanh chóng cho khách, thu hút khác hàng .
+ Phạm vi cho hệ thống dự kiến : trong quá trình giao hàng nhận hóa đơn và xử lý thông
tin trong công tác quản lý bán hàng của doanh nghiệp Hoàng Kim.
Đưa ra các ước lượng :
+ Về thời gian :
+ Nguồn lực cần thiết : nhân viên bán hàng, giao hàng , người dùng cuối , người lập trình
dữ liệu , người quản trị CSDL.

+ Dự kiến giải quyết vấn đề giải quyết trong doanh nghiệp : khi không đủ hàng để giao
hàng , gặp sự cố trong quá trình quản lý hàng hóa và giao hàng cho khách hàng, tận dung
cơ hội trong kinh doanh ,
b) Phân tích
- Nhu cầu thông tin người dùng cuối :
cung cấp các thông tin , các lệnh cho bộ phận kho nhận để xuất hàng , từ đó đưa các lệnh
cho bộ phận kế toán để lưu trữ , xử lý các khoản thu của khách .
- Môi trường doanh nghiệp :
Trong toàn bộ công ty HTTT xuyên suốt tiếp nhận , xử lý thông tin từ bộ phận tiếp nhận
phiếu đặt hàng cho một trong các bộ phận bán hàng thuận tiện cho giao dịch nhất .
-Phản ánh hệ thống hiện tại :
Phản ánh thông tin trong toàn bộ hệ thống để có được xử lý thông tin nhanh & giao hàng
cho khách hàng nhanh nhất có thể .
c) Thiết kế:
16 | P a g e


- Phần cứng : máy tính , các ổ , cổng thông tin lưu trữ .
- Phần mềm hệ thống: hệ điều hành : WIN , ngôn ngữ lập trình , chương trình dịch
- Phần mềm hệ thống đa năng : bảng tính excel, hệ quản trị CSDL.
- Dữ liệu : các đơn giao hàng , các dữ liệu , các lệnh , các liên .
- Nguồn lực dữ liệu :

người dùng cuối


người lập trình ứng dụng



người quản trị CSDL

- Nguồn nhân lực :
II) Biểu đồ hệ thống:

17 | P a g e


BH
TN
LĐ
K
V
G
iháậiậóhráT
ếiểop
apnảậT
tm
sognchT
bổhtáóglh
áóroa
ocnahigệờđàb
àấóniơáhđ
ciậđtnyhgơ
átơhngđ
otnôghbơđ
ikn
tếýgiàánặ
htiant
ốbat

náoigđ
hặgn
hàt
khàđàn
êànơngh
ng
gà
hn
àg
n
g

Biểu đồ dữ liệu phân cấp chức năng

18 | P a g e


Thanh toán tiền
Phiếu đặt hàng
Khách
hàng

Hệ thống thông tin Bán hàng
Yêu cầu

Hàng hóa

Ban lãnh đạo

Hóa đơn

Báo cáo

Lệnh bán hàng
Giấy giao hàng

Biều đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh
Lệnh bán hàng
Bán hàng (1.0)

Phiếu đặt hàng

Giao hàng (2.0)

Phiếu đặt hàng
Lệnh bán hàng

Khách
hàng

Khách
hàng

Giấy giao hàng
Hóa đơn

Lập hóa đơn (3.0)

Báo cáo (4.0)

Hóa đơn

Hóa đơn

Báo cáo

Sổ chi tiết
Sổ nhật ký bán hàng

Ban giám đốc

Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh

19 | P a g e


Nhận đơn dặt hàng

Phiếu đặt hàng đã xử lý

Lập lệnh bán hàng

Phiếu đặt hàng

Khách
hàng

Khách
hàng

Lệnh bán hàng
Hóa đơn

Thanh toán

Thông tin về đơn hàng

Trả lời đơn đặt hàng

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 1.0

Lập giấy giao hàng

Giấy giao hàng

Đóng gói hàng

Phiếu đặt hàng
Lệnh bán hàng
Giấy giao hàng

Giấy giao hàng

Giao hàng

Giấy giao hàng

Khách
hàng

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 2.0

20 | P a g e


Kiểm tra thông tin đơn hàng
Thông tin đơn hàng đã xử lý

Viết hóa đơn giao hàng

Hóa đơn

Lệnh bán hàng
Hóa đơn

Khách
hàng

Ghi sổ nhật ký bán hàng
Thông tin đơn hàng

Hóa đơn đã xử lý

Sổ nhật ký bán hàng

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 3.0

Ghi sổ chi tiết

Viết báo cáo

Báo
cáo

Sổ chi tiết

Số liệu đơn hàng đã xử lý

Hóa đơn

Báo cáo

Ban giám đốc

Biểu đồ luồng dữ liệu mức dưới đỉnh 4.0

21 | P a g e


KẾT LUẬN
ERP là một trong những ứng dụng quan trọng và là giải pháp hàng đầu cho hệ thống
thông tin quản lý cho nhiều doanh nghiệp hiện nay. Bằng việc tích hợp nhiều phân hệ,
cùng lúc quản lý được kho dữ liệu riêng lẻ vào trong một hệ thống chung, cho phép quản
lý thống nhất nhiều công việc riêng biệt, ERP giúp tiết kiệm nhiều khâu không cần thiết.
Từ đó giúp tiết kiệm công sức, tiền của, thời gian, nhân lực…, đem lại hiệu quả tối ưu. Là
bài toán quản lý mà nhiều nhà quản trị doanh nghiệp đang tìm kiếm.
Tuy nhiên để hoạch định, xây dựng và sử dụng ERP một cách hiệu quả cần phải có
sự tìm hiểu kỹ lưỡng và chuẩn bị đầy đủ các nguồn lực, các yếu tố cần thiết. Trên thực tế,
đã có không ít các doanh nghiệp ứng dụng thành công ERP và đem lại nhiều thành quả
đáng kể. Tuy nhiên cũng có không ít những dự án ERP không đem lại kết quả như mong

muốn. Tận dụng được ưu điểm của ERP là một bước đáng ghi nhận trong công tác quản
lý thông tin của doanh nghiệp, tuy nhiên nếu không nắm vững và tin tưởng kết quả lâu dài
mà nó đem lại thì khó lòng thay đổi được những nhược điểm, đồng thời cũng khó cải
thiện khâu quản lý thông tin còn trì trệ trong doanh nghiệp.
Với bài tổng quát này, chúng ta đã có một cái nhìn tổng thể nhất về hệ thống ERP.
Từ bước đầu tiên này chúng ta có những định hướng cụ thể trong việc tìm hiểu về một hệ
thống ERP toàn diện phù hợp cho doanh nghiệp. Còn nhiều bất cập khác trong việc ứng
dụng ERP. Tuy nhiên có thể tin tưởng vào sự phát triển vị trí của hệ thống này trong việc
quản lý hệ thống thông tin của doanh nghiệp.

22 | P a g e


Mục lục
LỜI MỞ ĐẦU....................................................................................................................1
A)Lý thuyết.......................................................................................................................2
Giới thiệu tổng quát về ERP..................................................................................2

I.

1) Khái niệm về ERP:..............................................................................................2
2)Tính Phân hệ của Phần mềm ERP:.......................................................................3
II.

Tổ chức dữ liệu của ERP.....................................................................................4

III.

Ứng dụng của ERP..............................................................................................5

1. Đặc điểm của ERP...............................................................................................5
2. Các module và chức năng:...................................................................................6
3) Quy trình ứng dụng ERP...................................................................................10
4)Ví dụ thực tế về mô hình doanh nghiệp ứng dụng thành công ERP:.......................11
B)Phần bài tập.................................................................................................................14
I)Mô tả........................................................................................................................... 15
II) Biểu đồ hệ thống:....................................................................................................17
KẾT LUẬN......................................................................................................................21

23 | P a g e


Tài liệu tham khảo
1. Giáo trình “Hệ thống thông tin quản lý”
2. />
%E1%BB%A7a%20ERP.html
3. />
nghiem-ung-dung-erp-thanh-cong-tai-giay-sai-gon
4. />
dung-cua-ERP-trong-doanh-nghiep.aspx
5. />6.
7.
8.
9.
10. …

24 | P a g e