Quản lý khủng hoảng ( Crisis Management)

Quản lý khủng hoảng ( Crisis Management)

Với kế hoạch tốt hơn, cải thiện tính hiệu quả, và năng suất tăng lên, số lượng các cuộc
khủng hoảng bạn gặp phải được giảm thiểu. Tuy nhiên, bạn không thể lập kế hoạch
cho tất cả mọi thứ, vậy trong mô đun này, chúng tôi sẽ xem phải làm gì khi một cuộc
khủng hoảng không xảy ra.
Khi bão giông đến ( storm hits)
Chìa khóa để xử lý thành công một cơn khủng hoảng là giải quyết nó
nhanh chóng và dứt khoát (decisively), nhưng phải cẩn thận.
Việc đầu tiên cần làm khi một cơn khủng hoảng tác động là xác định
các mối liên hệ của nó với những người liên quan và làm cho họ nhận
thức được tình hình. (Trong mođun này, chúng tôi sẽ cho rằng người
liên hệ đó là bạn.)

Sau đó, bạn sẽ phải tập hợp và phân tích dữ liệu.
Điều gì đã xảy ra? Những nguyên nhân trực tiếp là gì? Những nguyên nhân gián tiếp
là gì?
Điều gì sẽ xảy ra kế tiếp? Những gì có thể xảy ra tiếp theo?
Những sự kiện gì sẽ bị ảnh hưởng (impact)?
Những ai khác cần biết về điều này?
Trên tất cả, dành thời gian để làm kỹ lưỡng, nghiên cứu thích hợp. Bạn không nên
nhảy vào hành động dựa trên thông tin sai và làm cho cuộc khủng hoảng tồi tệ hơn.
Bạn cũng sẽ muốn xác định được thời gian ngưỡng: thời gian mà bạn có trước khi
tình hình diễn tiến ra khỏi tầm kiểm soát của bạn, hoặc trở nên tồi tệ hơn theo cấp số
nhân. Bạn cũng có thể thấy rằng cuộc khủng hoảng sẽ được giải quyết chính nó sau
một thời gian nhất định.
Tạo ra một kế hoạch
Một khi bạn đã tập hợp dữ liệu, tiếp theo là thời gian để tạo ra một kế hoạch. Phương
pháp tốt nhất là xác định được vấn đề, quyết định về một giải pháp, phá vỡ nó làm
nhiều phần nhỏ, và tạo ra một dòng thời gian.
Ví dụ

Vấn đề (Problem): Quarter One Status Report is overdue.
Một báo cáo tình trạng quí bị quá hạn
Solution: Create Quarter One Status Report.
Giải pháp: Tạo một báo cáo tình trạng quí.
Timeline: Must be complete within next 48 hours.
Thời gian biểu: Phải được hoàn thành trong vòng 48 giờ tới.
Bước Chi tiết Thời gian biểu Nguồn lực
bắt buộc
Một Thu thập thông tin ngân
sách
Ước tính 2 giờ, (phụ thuộc
vào nguồn tài nguyên)
Paul Simon
Hai hoặc ba Thu thập thông tin dự án 3 giờ Tôi
Hai hoặc ba Biên chế thu thập thông
tin
1 giờ Tôi
Bốn Viết báo cáo 8 giờ Tôi
Năm Xem xét và sửa báo cáo 2 giờ Tôi

Thời gian dự kiên16 giờ



Thực hiện Kế hoạch
Khi bạn thực thi kế hoạch, hãy đảm bảo rằng bạn vẫn tiếp tục đánh giá
Nếu kế hoạch làm việc còn tiếp diễn. Trong ví dụ của chúng ta mới chỉ
nhìn, có lẽ sau khi thu thập thông tin dự án, bạn nhận ra bạn cần thêm
chi tiết về một mục cụ thể. Sau đó sẽ là thích hợp để đưa thêm những
bước và chắc chắn rằng bạn vẫn còn đang đáp ứng thời gian biểu của

bạn.

Trong quá trình thực hiện, điều quan trọng là tổ chức sự kiện và để lên
hàng đầu các sự kiện bảo đảm kế hoạch của bạn vẫn đang được áp
dụng. Điều này cũng sẽ giúp bạn cung cấp chính xác, thông tin hiệu quả
cho người khác bị ảnh hưởng bởi cuộc khủng hoảng. (Ví dụ: người
quản lý của bạn có lẽ khá lo lắng rằng về việc có được báo cáo hay
không)

Lessons Learned Bài Học

Sau khi cuộc khủng hoảng đã qua, dành một chút thời gian để xem xét lý do tại sao nó
xảy ra và làm thế nào để ngăn ngừa nó trong tương lai.
Trong ví dụ, "quarter" được sử dụng, một Báo cáo tình trạng quí
không được hoàn thành vào đúng thời gian qui định. (Trong thực tế,
nó nghe như chúng ta đã quên để bắt đầu nó lại hoàn toàn!).
Các kế hoạch và các công cụ ưu tiên mà chúng ta đang thảo luận tại
tập huấn này sẽ giúp ngăn chặn những trường hợp khẩn cấp các
loại.

Tuy nhiên, bạn có thể sẽ thấy rằng bạn luôn điều chỉnh và hoàn thiện phương pháp
tiếp cận của bạn, do đó, điều quan trọng là nghiên cứu học hỏi từ những lần khác mà
những công cụ không hoạt động.
Bạn thậm chí có thể được chuẩn bị cho những hiểm họa mà bạn không thể dự đoán,
chẳng hạn như bệnh tật, hỏa hoạn, hoặc trộm cắp. Ví dụ trường hợp bệnh tật, bạn có
thể chuẩn bị một kế hoạch ngắn hạn cho những người sẽ chịu trách nhiệm về thư từ,
về các dự án của bạn, và trách nhiệm nói chung trong trường hợp bạn bị bệnh một
thời gian dài. Hãy chắc chắn rằng bạn chia sẻ các kế hoạch với những người thích hợp
để họ có thể được chuẩn bị thật tốt.