Khái quát về phân tích công việc

Khái quát về phân tích công việc
Trong môi trường kinh doanh đầy biến động, với sự cạnh tranh khốc liệt,
những sự thay đổi diễn ra từng ngày, với sự bùng nổ về tri thức và công nghệ
thông tin, để tồn tại và phát triển tổ chức cần phải hội tụ đủ mọi nguồn lực.
Ngày nay, nguồn nhân lực trở thành lợi thế cạnh tranh quan trọng nhất, quản trị
nhân lực là hoạt động không thể thiếu của mọi tổ chức. Công tác phân tích công
việc ảnh hưởng trực tiếp tới hiệu quả của quản trị nhân lực, nên các tổ chức cần
hiểu rõ về bản chất, vai trò của phân tích công việc.
1.1. Nội dung và tầm quan trọng của phân tích công việc
1.1.1. Các khái niệm cơ bản
Trước khi tìm hiểu khái niệm phân tích công việc, chúng ta cần hiểu rõ
công việc là gì? Quá trình phân công lao động, chuyên môn hoá lao động dẫn
đến nghề được chia ra thành các công việc, công việc lại gồm các đơn vị nhỏ
hơn cấu thành nên.
- Nhiệm vụ: biểu thị từng hoạt động lao động riêng biệt với tính mục đích
cụ thể mà mỗi người lao động phải thực hiện
(1)
.
Ví dụ: nhiệm vụ phô-tô tài liệu, nhiệm vụ ghi chép cuộc họp.
Nhiệm vụ là đơn vị nhỏ nhất.
- Vị trí (Vị trí việc làm): là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ được thực hiện
bởi một người lao động, kèm theo đó là các trách nhiệm tương ứng
(2)
.
Ví dụ: tập hợp tất cả các nhiệm vụ của một nhân viên tuyển dụng lao
động cho ta một vị trí việc làm.
Trong một tổ chức có bao nhiêu vị trí việc làm thì có bấy nhiêu người lao
động.
1
() (2)
ThS. Nguyễn Vân Điềm, PGS.TS. Nguyễn Ngọc Quân, giáo trình Quản trị Nhân lực, trườngĐại học Kinh

tế Quốc dân, trang 46.
- Công việc: là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ được thực hiện bởi một
người lao động hoặc là tập hợp của tất cả các nhiệm vụ giống nhau được thực
hiện bởi một số người lao động
(1)
.
Ví dụ: tập hợp tất cả các nhiệm vụ giống nhau được thực hiện bởi các
nhân viên tạp vụ hợp thành công việc tạp vụ …
“Công việc là cơ sở để một tổ chức thực hiện các hoạt động quản lý nhân
sự, như: bố trí công việc, kế hoạch hoá lao động, đánh giá thực hiện công việc,
thù lao lao động, đào tạo nhân lực…”
(2)
- Nghề: là tập hợp những công việc tương tự về nội dung và có quan hệ
gắn kết với nhau ở một mức độ nhất định với những đặc tính riêng, vốn có, đòi
hỏi người lao động phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, có kỹ năng, kinh
nghiệm cần thiết để thực hiện
(3)
.
Ví dụ, nghề quản trị nhân lực có công việc như: “nhân viên tiền lương”,
“nhân viên tuyển dụng lao động”, “nhân viên đào tạo và phát triển nhân lực”…
Như vậy, công việc là kết quả của quá trình phân công lao động trong tổ
chức, thông qua sự thực hiện công việc của từng người lao động mà tổ chức
hoàn thành mục tiêu đề ra.
- Phân tích công việc: là quá trình thu thập, xử lý, đánh giá thông tin về
công việc một cách có hệ thống nhằm xác định và làm rõ bản chất của từng
công việc.
Phân tích công việc xác định rõ tên công việc, nhiệm vụ, trách nhiệm,
quyền hạn, mối quan hệ trong công việc; các máy móc, phương tiện sử dụng,
điều kiện làm việc, yêu cầu đối với người lao động, tiêu chuẩn hoàn thành công
việc. Tất cả các thông tin này được trình bày trong các văn bản phân tích công

việc.
1.1.2. Các văn bản phân tích công việc
Kết quả của quá trình phân tích công việc là thiết lập được ba văn bản là:
bản mô tả công việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện và bản
(1)
(1)(2) (3)
Sđd, trang 46.
tiêu chuẩn thực hiện công việc.
 Bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc là văn bản nêu ra, giải thích về những nhiệm vụ,
trách nhiệm, quyền hạn của người thực hiện công việc, mối quan hệ trong công
việc, điều kiện làm việc.
Thực tế, bản mô tả công việc không có mẫu thống nhất cho mọi tổ chức,
tuỳ các tổ chức và mục đích phân tích công việc mà bản mô tả công việc được
trình bày khác nhau, nhưng nó thường gồm các nội dung:
- Xác định công việc:Phần này đề cập tới tên công việc, mã số công việc;
tên bộ phận, phòng, ban; địa điểm thực hiện công việc; chức danh người giám
sát/quản lý trực tiếp; số người dưới quyền, người thay thếkhi vắng mặt; ngạch
lương… Ngoài ra còn có thể gồm từ một đến hai câu mô tả ngắn gọn, tóm tắt về
thực chất công việc.
-Nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn, mối quan hệ:Phần này xác định chính
xác người lao động phải thực hiện những nhiệm vụ, trách nhiệm gì, mô tả ngắn
gọn thực hiện như thế nào, nêu raphạm vi quyền hạn, các mối quan hệ trong
công việc.
Khi viết phần này phải đảm bảo sự chính xác, nên viết tóm tắt nhưng phải
đầy đủ, nên sử dụng những động từ hành động để mô tả. Nhiệm vụ, trách nhiệm
nên được sắp xếp theo thứ tự ưu tiên, có thể giảm dần về tầm quan trọnghoặc
mức độ thường xuyên.
- Điều kiện làm việc:Phần này nêu ra các điều kiện làm việc, như: thời
gian làm việc, chế độ làm việc ca kíp…; số lượng, chất lượng các loại phương

tiện, máy móc, công cụ, dụng cụ… được sử dụng; điều kiện vệ sinh lao động, an
toàn lao động: ánh sáng, độ bụi, độ ồn, nhiệt độ, độ ẩm, hoá chất…; môi trường
tâm lý xã hội trong thực hiện công việc…
 Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện
Bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện liệt kê các yêu cầu của
công việc về trình độ giáo dục - đào tạo, kiến thức chuyên môn, kỹ năng nghề
nghiệp, kinh nghiệm làm việc, phẩm chất cá nhân: hiểu biết, khả năng, thể
lực… và các yêu cầu khác cần phải có để có thể hoàn thành công việc.
Các yêu cầu của công việc đối với người thực hiện nên được sắp xếp theo
thứ tự ưu tiên giảm dần về mức độ quan trọng hay bắt đầu từ những yêu cầu cơ
bản nhất, cần thiết nhất. Không nên đặt ra những yêu cầu quá cao, chỉ nên đưa
ra những yêu cầu ở mức độ chấp nhận được và cần thiết để hoàn thành được
công việc, đặc biệt không được có những yêu cầu thể hiện sự phân biệt đối xử
với người lao động, như các yêu cầu về dân tộc, tôn giáo…
 Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc
Bản tiêu chuẩn thực hiện công việc nêu ra hệ thống các chỉ tiêu, tiêu chí
phản ánhyêu cầu hoàn thành công việc về số lượng, chất lượng, thời gian…
Tiêu chuẩn thực hiện công việc là sự kỳ vọng của người quản lý về kết
quả thực hiện công việc, về hành vi, thái độ… trong quá trình làm việc của
người lao động. Các tiêu chuẩn thực hiện công việc nên xây dựng cụ thể, nên sử
dụng các tiêu chuẩn định lượng. Nếu không thể định lượng được các tiêu chuẩn
thì nên dùng các câu diễn đạt định tính để miêu tả. Không nên đưa ra các tiêu
chuẩn thực hiện công việc quá cao.
Ba văn bản phân tích công việc trên thường có xu hướng viết gộp vào,
trình bày chung trong một bản. Văn bản phân tích công việc được viết bằng
ngôn ngữ đơn giản, dễ hiểu, viết ngắn gọn, súc tích, cô đọng nhưng phải chính
xác, đầy đủ.
1.1.3. Các điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc
Các văn bản phân tích công việc là công cụ trực tiếp để quản lý nhân sự,
là tài liệu cung cấp những thông tin cơ bản giúp tổ chức thực hiện các hoạt động

quản lý nhân sự khác vì vậy chúng cần đảm bảo sự chính xác.
Hiệu quả của công tác phân tích công việc thể hiện ở việc tổ chức xây
dựng được hệ thống văn bản phân tích công việc chính xác, đầy đủ và đưa các
văn bản này vào sử dụng. Các điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích công
việc gồm:
- Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức phải rõ ràng, phản ánh được cơ cấu quyền hạn vàmối
quan hệ trong tổ chức, thể hiện sự nhất quán trong hệ thống báo cáo. Cơ cấu tổ
chứccho biết mối quan hệ giữa các phòng, ban trong tổ chức, các công việc
khác nhau có liên quan với nhau như thế nào; nó là cơ sở để phân công lao động
trong tổ chức, phân chia chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn tới từng phòng ban,
từng công việc…Công việc là kết quả của quá trình phân công lao động, phân
tích công việc hiệu quả phải dựa trên phân công lao động hợp lý. Nếu cơ cấu tổ
chức không rành rọt sẽ dẫn đến sự chồng chéo trong chức năng, quyền hạn, gây
khó khăn, ảnh hưởng tới hiệu quả của công tác phân tích công việc.
- Quan điểm, sự quan tâm của các cấp quản lý và người lao động
Có rất nhiều nhà quản lý, nhà lãnh đạo của các tổ chức coi phân tích công
việc là công tác rườm rà, phức tạp, tốn kém thời gian và tiền bạc, không có tác
dụng nhiều trong thực tế nên quyết định không đầu tư nhiều cho công tác này.
Người lao động thường nghi ngờ về mục đích của phân tích công việc, họ cho
rằng phân tích công việc nhằm đặt ra những nhiệm vụ, trách nhiệm mới, đặt ra
yêu cầu đối với người lao động và tiêu chuẩn thực hiện công việc cao hơn nên
họ có thái độ bất hợp tác trong quá trình phân tích công việc. Hơn nữa ngày nay
công việc được thiết kế linh hoạt, công tác phân tích công việc phải thực hiện
thường xuyên vieec; các văn bản phân tích công việc chỉ thể hiện được tác dụng
của nó khiđược áp dụng vào các công tác khác của quản lý nhân sự. Vì vậy hiệu
quả của phân tích công việc không được mọi người thấy một cách trực tiếp và
lâu dài. Đó là lý do khiến phân tích công việc chưa thực hiện hoàn thiện tại Việt
Nam, văn bản phân tích công việc không chính xác, đầy đủ.
Nếu các cấp quản lý và từng người lao động hiểu biết, nhận thức được vai

trò vànắm rõ được mục đích của phân tích công việc thì họ có thái độ ủng hộ,
quan tâm đến phân tích công việc, tổ chức có sự đầu tư đúng mức cho phân tích
công việc, người lao động sẽ hợp tác để cung cấp thông tin chính xác, đầy đủ…
Đó là điều kiện đảm bảo hiệu quả của phân tích công việc.
- Các yếu tố thuộc về cán bộ phân tích công việc
Cán bộ phân tích công việc là người chịu trách nhiệm, là người có vai trò
chính trong công tác phân tích công việc. Do đó cán bộ phân tích công việc có
ảnh hưởng lớn đến hiệu quả của phân tích công việc.
Cán bộ phân tích công việc phải là người am hiểu về các công việc trong
tổ chức, có hiểu biết, kiến thức, kỹ năng về phân tích công việc. Họ phải biết
cách lựa chọn phương pháp thu thập thông tin phù hợp, là người có kỹ năng
thiết kế các biểu mẫu thu thập thông tin; có khả năng thu hút người lao động
cùng tham gia vào quá trình phân tích công việc,có kỹ năng tiến hành thu thập
thông tin: kỹ năng phỏng vấn, quan sát…;có kỹ năng sắp xếp, phân loại, xử lý
thông tin; có kỹ năng viết các văn bản phân tích công việc.
1.1.4. Tầm quan trọng của phân tích công việc
Phân tích công việc có ý nghĩa quan trọng, đem lại nhiều lợi ích cho tổ
chức. Phân tích công việc cung cấp những thông tin quan trọng về công việc để
sử dụng trong hoạt động quản lý nhân sự, là cơ sở để đưa ra quyết định nhân sự
đúng đắn.
 Với thiết kế lại công việc
Thiết kế công việc sử dụng những thông tin trong bản mô tả công việc,
bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để thấy với từng công việc
cụ thể cần thiết kế lại những yếu tố nào cho hợp lý.
 Với kế hoạch hoá nguồn nhân lực
Kế hoạch hoá nguồn nhân lực sử dụng thông tin trong bản mô tả công
việc, bản yêu cầu của công việc đối với người thực hiện để xác định các công
việc mà tổ chức cần kế hoạch hoá. Dựa trên những thông tin về các công việc
đó, tổ chức dự báo nhu cầu nhân lực cần thiết về số lượng và chất lượng để hoàn
thành công việc, đáp ứng mục tiêu sản xuất kinh doanh, đảm bảo không thừa,

không thiếu lao động, tránh những bất cập và lãng phí cho tổ chức.
 Với tuyển mộ, tuyển chọn nhân lực
Tuyển dụng nhân sự ứng dụng những thông tin trong bản mô tả công