CHƯƠNG 3 MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ Ở CÔNG TY TNHH TÂN HỒNG HÀ

CHƯƠNG 3 MỘT SỐ BIỆN PHÁP HOÀN THIỆN QUY TRÌNH
NGHIỆP VỤ NHẬP KHẨU HÀNG HOÁ Ở CÔNG TY TNHH TÂN
HỒNG HÀ
3.1 Mục tiêu, phương hướng phát triển của Công ty
3.1.1 Phương hướng phát triển của Công ty TNHH Tân Hồng Hà
Những thành tựu mà Công ty TNHH Tân Hồng Hà đạt được trong thời gian
qua là rất khả quan. Công ty không chỉ tham gia vào nhập khẩu và kinh doanh
máy móc, thiết bị văn phòng công ty mà còn từng bước tham gia vào hoạt
động kinh doanh các sản phẩm đa dạng khác nhằm phân tán rủi ro trong kinh
doanh, lấy lợi nhuận của lĩnh vực này bù trợ cho lĩnh vực khác. Tuy nhiên,
công ty mới chập chững bước vào các lĩnh vực này nên ta không đi sâu
nghiên cứu và chưa có số liệu cụ thể để chứng minh.
Căn cứ vào tình hình thực tế, ban lãnh đạo công ty có một số định hướng
để phát triển công ty trong thời gian tới nhằm hạn chế khó khăn đồng thời vận
dụng tối đa lợi thế của doanh nghiệp.
+ Mở rộng quy mô kinh doanh và lĩnh vực kinh doanh: Trong tương lai
công ty vẫn tiếp tục kinh doanh máy móc, thiết bị văn phòng. Tuy nhiên quy
mô kinh doanh chưa xứng với tiềm lực công ty. Công ty nên mở rộng hệ
thống phân phối ở các khu công nghiệp, vì đây chính là nơi tiêu thụ lớn các
thiết bị văn phòng. Mỗi một doanh nghiệp nhu cầu sản phẩm thiết bị văn
phòng hiện đại phục vụ cho công việc, nâng cao năng suất làm việc, hiệu quả
và tiết kiệm là rất lớn. Hơn nữa mục tiêu công nghiệp hoá hiện đại hoá là mục
tiêu cả đất nước trong thời kỳ đổi mới cho nên các doanh nghiệp, các phải
từng bước ứng dụng các thành tựu khoa học công nghệ vào sản xuất, kinh
doanh, học tập và đào tạo. Cho nên thị trường kinh doanh thiết bị văn phòng
là một thị trường tiềm năng. Công ty cần khai thác hết tiềm lực và mở rộng thị
phần của mình.
11
+ Mặt hàng kinh doanh: Đa dạng hoá mặt hàng kinh doanh, tận dụng tối đa
cơ sở vật chất kỹ thuật, nguồn nhân lực cũng như nguồn vốn của công ty.
+ Tăng nhập khẩu cả số lượng và giá trị: Nâng cao kỹ năng nghiệp vụ thực

hiện hợp đồng nhập khẩu, tránh sai sót dẫn đến hợp đồng không được thực
hiện, phải huỷ bỏ hợp đồng.
+ Tìm kiếm thêm những nhà cung ứng mới để tăng khả năng, có quyền lựa
chọn những nhà cung cấp tốt.
+ Duy trì mối quan hệ làm ăn lâu dài với các bạn hàng trong nước, tạo uy
tín, tên tuổi trên thị trường cung cấp các thiết bị văn phòng. Tìm kiếm thêm
những khách hàng mới để tăng cơ hội ký kết thêm những hợp đồng mới.
+ Nâng cao lợi nhận, giảm công nợ tồn đọng, giảm thiểu cung cấp mặt
hàng có lỗi, kém phẩm chất, phục vụ khách hàng tận tình, chu đáo, đáp ứng
đầy đủ nhu cầu khách hàng, nâng cao chất lượng dịch vụ sau bán hàng.
+ Xây dựng thương hiệu trên thị trường nhờ làm ăn có hiệu quả, uy tín,
cung cấp hàng đúng chủng loại, số lượng chất lượng, đúng thời gian, đúng
yêu cầu…
+ Nâng cao trình độ lao động, cải thiện chất lượng nguồn nhân lực, tăng
cường số cán bộ công nhân viên có trình độ đại học và sau đại học, thay thế
dần những lao động không còn khả năng phục vụ cho hoạt động kinh doanh
của công ty.
+ Thường xuyên đào tạo, đào tạo lại đội ngũ kỹ thuật của công ty, cập nhật
thêm thông tin, thông số kỹ thuật của những sản phẩm mới để giải quyết
những vướng mắc của khách hàng một cách hiệu quả, có các chương trình cử
một số cán bộ đi đào tạo nước ngoài.
+ Tạo môi trường làm việc trong công ty thân mật, cởi mở, giữa các thành
viên có mối quan hệ gắn bó, điều này tạo điều kiện thuận lợi cho quá trình
giao tiếp cũng như tạo không khí làm việc trong công ty.
22
+ Phấn đấu trở thành doanh nghiệp đứng đầu trong lĩnh vực cung cấp thiết
bị văn phòng trong khu vực. Hiện tại địa bàn hoạt động của công ty là Hà nội
và một số tỉnh thành lân cận như Hải Phòng, Hải Dương, Hưng Yên…Phấn
đấu chiếm lĩnh thị trường miền Bắc trong tương lai.
3.1.2 Kế hoạch mục tiêu năm 2008

Căn cứ vào tình hình hoạt động những năm vừa qua, cùng với việc đánh
giá những ưu khuyết điểm của mình, ban giám đốc Công ty TNHH Tân Hồng
Hà đã đề ra các mục tiêu, kế hoạch hoạt động năm 2008, trong đó có một số
mục tiêu cụ thể như sau:
+ Tổng doanh thu : 125 tỷ
+ Giá trị nhập khẩu : 100 tỷ
+ Lợi nhuận : 5 tỷ
+ Thu nhập bình quân : 1,5 triệu/người
+ Số hợp đồng nhập khẩu : 42
3.2 Một số biện pháp hoàn thiện quy trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng
hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà
Qua nghiên cứu tình hình thực tế của công ty kết hợp với phân tích đánh
giá, quá trình nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở THH, tôi xin đưa ra một số
giải pháp góp phần hoàn thiện hơn nữa quy trình nghiệp vụ này, từ đó góp
phần nâng cao hiệu quả hoạt động nhập khẩu của công ty trong tương lai.
3.2.1 Một số cải tiến trong quy trình tổ chức thực hiện nhập khẩu hàng
hoá ở Công ty TNHH Tân Hồng Hà
3.2.1.1 Trong nghiệp vụ mở L/C
Trong công việc mở L/C có hai bước mà công ty cần phải tiến hành là lập
đơn xin mở và ký quỹ mở L/C.
Đơn xin mở L/C ràng buộc trách nhiệm của ngân hàng mở L/C với nhà
nhập khẩu, đồng thời nó là cơ sở giải quyết tranh chấp (nếu có) giữa nhà nhập
33
khẩu và ngân hàng, Đơn xin mở L/C cũng là căn cứ để ngân hàng phát hành
L/C. Cơ sở để viết đơn xin mở L/C là hợp đồng được ký kết giữa người xuất
khẩu và người nhập khẩu.
Để tránh phải điều chỉnh L/C vừa mất thời gian vừa tốn kém chi phí, ngay
từ đầu công ty cần cân nhắc kỹ nội dung, sao cho vừa chặt chẽ, ngắn gọn, vừa
tôn trọng điều khoản đã thoả thuận trong hợp đồng, và nhà xuất khẩu chấp
nhận được.

Công ty có thể fax đơn xin mở L/C cho nhà xuất khẩu xem trước và cho ý
kiến. Hai bên sẽ trao đổi thông tin qua fax, email, telephone…sao cho đi đến
sự thống nhất giữa hai bên. Như vậy nếu có thiếu sót, hay có chỗ nào còn
vướng mắc, nhà xuất khẩu sẽ fax lại yêu cầu, vừa đơn giản, vừa nhanh chóng
vừa tiết kiệm chi phí. Khi hai bên đã hoàn toàn thống nhất, THH sẽ tiến hành
mở L/C.
3.2.1.2 Trong nghiệp vụ thanh toán
Phương thức thanh toán tín dụng chứng từ có rất nhiều ưu điểm. Tuy nhiên
không phải không có những hạn chế. Việc thanh toán chỉ dựa trên chứng từ
mà không dựa trên thực tế hàng hoá, cho nên bên bán có thể lợi dụng điều đó
để được thanh toán. Ví dụ: xuất trình chứng từ giả, chứng từ không thống nhất
với hàng hoá. Nếu công ty vẫn thanh toán, công ty phải chấp nhận rủi ro là
không nhận được hàng hoặc nhận hàng không đúng với hợp đồng. Để tránh
tình trạng này, công ty phải quy định chặt chẽ nội dung, và hình thức của bộ
chứng từ. Bộ chứng từ bên bán xuất trình được ngân hàng chấp nhận thanh
toán, phải đảm bảo những yêu cầu sau:
- Chứng từ phải do các cơ quan đáng tin cậy cung cấp.
- Vận đơn phải do hàng tàu đích danh lập.
- Hoá đơn thương mại nên có sự xác nhận của đại diện phía công ty, của
phòng thương mại hay hoá đơn lãnh sự.
44
- Giấy chứng nhận về số lượng, chất lượng phải do cơ quan có uy tín ở nước
xuất khẩu cấp
Trước đó, công ty nên tìm hiểu kỹ càng về đối tác. Công ty có thể tham vấn
ý kiến ngân hàng về tinh hình hoạt động kinh doanh của nhà xuất khẩu, tránh
tình trạng không nhận được hàng, hoặc nhận hàng không đúng vẫn phải thanh
toán.
Trong hợp đồng, THH có thể quy định thêm một số điều khoản thưởng
phạt, và mức thưởng phạt cụ thể nếu người bán không thực hiện đầy đủ nghĩa
vụ quy định trong hợp đồng.

Nếu hai bên mới có quan hệ làm ăn, và THH vẫn chưa thật sự tin tưởng đối
tác, công ty có thể yêu cầu nhà xuất khẩu gửi bản sao bộ chứng từ thanh toán,
để tham khảo, điều chỉnh hoặc yêu cầu thêm, phòng trường hợp hàng đến nơi
mà công ty vẫn chưa thể xuất trình bộ chứng từ để nhận hàng, hoặc bộ chứng
từ không hợp lệ.
Nếu hai bên đã có mối quan hệ làm ăn lâu dài, và thực sự tin tưởng nhau,
thì việc áp dụng hình thức thư tín dụng huỷ ngay, trả ngay rất cứng ngắc, và
tốn kém thời gian và chi phí. Trong trường hợp này, công ty có thể linh hoạt
hơn bằng việc sử dụng hình thức chuyển tiền, hoặc thư tín dụng không huỷ
ngang, trả chậm. Nếu công ty thoả thuận được với khách hàng hình thức L/C
trả chậm thì giúp ích rất nhiều cho công ty trong thời gian thu hồi vốn kinh
doanh trong nước để thanh toán, giảm lãi suất vay nóng ngân hàng.
3.2.1.3 Trong nghiệp vụ làm thủ tục hải quan
Để tránh mất thời gian trong khâu làm thủ tục hải quan, công ty nên chuẩn
bị đầy đủ các giấy tờ về lô hàng nhập khẩu mà cơ quan hải quan yêu cầu. Bộ
hồ sơ này phải đầy đủ số lượng và chất lượng, chủng loại cần thiết. Việc kê
khai hàng hoá phải đảm bảo đúng theo quy định của biểu thuế, để thuận lợi,
55
nhanh chóng trong khâu kiểm hoá. Do đó công ty nên có một cán bộ chuyên
phụ trách về vấn đề này nhằm tiết kiêm thời gian và chi phí cần thiết.
Cán bộ làm thủ tục hải quan sẽ chịu trách nhiệm về toàn bộ thủ tục, giấy tờ
liên quan đến lô hàng nhập khẩu. Anh ta có mối liên hệ thường xuyên với bộ
phận hải quan để luôn cập nhật mọi thông tin, những diễn biến tình hình, hay
những thay đổi liên quan đến lô hàng. Cán bộ này cũng phải luôn nghiên cứu
tìm hiểu những quy định mới liên quan đến thủ tục hải quan: như danh mục
hàng hoá cấm xuất nhập khẩu, danh mục hàng hoá miễn thuế, miễn kiểm
tra…
Công ty cũng nên áp dụng hình thức thông quan điện tử để tiết kiệm thời
gian và công sức.
Hiện nay, nhà nước cũng có quy định về cấp thẻ ưu tiên làm thủ tục hải

quan, cho doanh nghiệp. Thẻ chỉ có giá trị trong 6 tháng, và không áp dụng
cho làm thủ tục hải quan cho lô hàng xuất khẩu, nhập khẩu uỷ thác. Trong
thời gian trước mắt, công ty cố gắng hoàn thiện tốt thủ tục hải quan, để được
xem xét đưa vào danh sách những doanh nghiệp được cấp thẻ ưu tiên làm thủ
tục hải quan vì như vậy thủ tục hải quan sẽ được đơn giản hoá, và đẩy mạnh
quá trình lên rất nhiều.
3.2.2 Biện pháp về tổ chức quản lý hợp đồng nhập khẩu
Tất nhiên việc tổ chức quản lý hợp đồng không thuộc quy trình nghiệp vụ
nhập khẩu hàng hoá của công ty nhưng công việc này sẽ gây nhiều khó khăn
nếu nó không được chuẩn bị tốt hay chưa khoa học. Đó là khó khăn trong
công việc sửa chữa và cập nhật chi tiết và theo dõi tiến bộ thực hiện của hợp
đồng. Để khắc phục nhược điểm này công ty nên có một nhân viên chuyên
phụ trách hợp đồng. Sự chuyên môn hoá này tạo điều kiện thuận tiện trong
việc quản lý, số hợp đồng mà một cá nhân phụ trách không nhiều, do đó họ
nắm chắc các khoản mục trong hợp đồng. Nhờ vậy các thông tin nhầm lẫn
66
được hạn chế đi rất nhiều, thậm chí có thể loại bỏ hoàn toàn. Hơn nữa, khi
hợp đồng có trục trặc thì công ty dễ dàng quy thuộc trách nhiệm của ai, từ đó
có biện pháp xử lý và rút kinh nghiệm.
Để chuyên môn hoá nhân viên phụ trách hợp đồng của công ty cần dựa vào
số lượng hợp đồng được thực hiện trong cùng một thời gian và số lượng nhân
viên có đủ trình độ nghiệp vụ để trách nhiệm theo dõi hợp đồng đó, khả năng
của từng người. Từ đó công ty có thể xác định được mỗi nhân viên phụ trách
bao nhiêu hợp đồng. Những nhân viên có trình độ nghiệp vụ giỏi, có kinh
nghiệm sẽ phụ trách những hợp đồng có giá trị lớn, thời gian thực hiện ngắn
hơn. Bên cạnh đó, công ty nên sắp xếp các hợp đồng theo một trật tự nhất
định tạo điều kiện theo dõi, tìm kiếm dễ dàng, khoa học, đỡ tốn thời gian công
sức, tránh được nhầm lẫn. Công ty có thể dựa vào các tiêu chí sau để sắp xếp
các hợp đồng một cách trật tự:
+ Theo thời gian ký kết hợp đồng ngoại thương: Hợp đồng của lô hàng

nhập khẩu nào được ký kết trước thì được sắp xếp lên trước. Vì những hợp
đồng này sẽ nhận được các yêu cầu tu chỉnh chi tiết hợp đồng từ phía đối tác
trước, yêu cầu mở và tu chỉnh L/C từ phía đối tác và ngân hàng trước so với
những hợp đồng được ký kết sau.
+ Theo thời gian hoàn thành hợp đồng uỷ thác: Không hẳn là bất kỳ lô
hàng nhập khẩu nào có hợp đồng được ký kết trước cũng được thực hiện
trước. Nếu hai lô hàng có thời gian ký kết hợp đồng gần nhau thì lô hàng nào
phải hoàn thành hợp đồng uỷ thác trước sẽ được ưu tiên thực hiện trước, do
đó sẽ được sắp xếp lên trước.
Ngoài ra công ty có thể đầu tư một chiếc giá để xếp các hợp đồng. Chi phí
để có chiếc giá này không lớn lắm, hoàn toàn phù hợp với khả năng của công
ty. Chiếc giá này nhỏ gọn, có nhiều ngăn có thể được đặt ngay trên bàn để
thuận tiện cho nhân viên sử dụng. Mỗi ngăn của giá dành cho một hợp đồng
77
và có ghi số hợp đồng và mặt hàng nhập khẩu. Khi có điều chỉnh liên quan
đến hợp đồng nào đó thì nhân viên phụ trách có thể ngay lập tức lấy được
đúng hợp đồng đó, hoàn toàn không tốn kém thời gian, công sức và hạn chế
sự nhầm lẫn, thậm chí sự nhầm lẫn có thể được loại bỏ hoàn toàn. Ngay cả
khi nhân viên phụ trách hợp đồng vắng mặt thì các cá nhân khác cũng có thể
ghi nhận thông tin thay đổi liên quan đến hợp đồng bằng cách lưu sự thay đổi
đó vào một mảnh giấy rồi bỏ vào đúng ô chứa hợp đồng đó. Có sự xác nhận
của người thay đổi đó, và sự thay đổi đó xuất phát từ đâu.
Việc tổ chức quản lý hợp đồng một cách khoa học hợp lý, sẽ tạo rất nhiều
điều kiện thuận lợi cho công ty. Nó giảm bớt những khâu công việc không cần
thiết, những thời gian nhầm lẫn, sửa chữa không đáng có.
3.2.3 Biện pháp khuyến khích động lực làm việc của các nhân viên phụ
trách nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá
Hiện tại chế động thưởng phạt của công ty chưa có tác dụng lớn trong việc
thúc đẩy động lực làm việc của nhân viên nghiệp vụ trong công ty. Sở dĩ có
vấn đề tồn tại này là do thưởng phạt chưa gắn liền với thời gian và kết quả

thực hiện hợp đồng. Để cải thiện tình hình trên, công ty có thể nghiên cứu lại
chế độ thưởng phạt, nghiên cứu một chế độ thưởng phạt hợp lý và hiệu quả.
Công ty xem xét và áp dụng chế độ thưởng phạt theo một trong số các
phương pháp sau:
+ Chế độ thưởng phạt theo cá nhân: Trong quy trình nghiệp vụ nhập khẩu,
kết quả hoạt động này phụ thuộc vào trình độ, ý thức, trách nhiệm và sự chu
đáo cẩn thận của từng cá nhân. Quy trách nhiệm vào từng cá nhân, người nào
làm thì người đó chịu trách nhiệm. Rõ ràng việc thưởng phạt theo cá nhân sẽ
giúp các nhân viên nghiệp vụ ý thức rõ hơn về quyền lợi và trách nhiệm của
mình, chú ý đến công việc của mình hơn. Hạn chế sự thiếu ý thức, bất cẩn hay
trình độ kém ở một số nhân viên.
88
+ Chế độ thưởng phạt theo gói hợp đồng: Gói hợp đồng là đơn vị phổ biến
nhất để đánh giá mức độ hoàn thành công việc. Công ty có chế độ thưởng
phạt theo phương pháp này, đảm bảo sự phù hợp giữa thời gian và kết quả
thực hiện công việc. Theo logic, việc thưởng phạt càng gần với thời điểm có
kết quả bao nhiêu thì tác dụng thúc đẩy càng lớn bấy nhiêu.
+ Chế độ thưởng phạt theo phòng ban: Kiến nghị này hoàn toàn phù hợp
với kiến nghị trên, hoàn toàn không có mâu thuẫn ở đây. Nếu chế độ thưởng
phạt theo cá nhân có tác động lớn trong việc thúc đẩy động lực làm việc của
từng các nhân thì chế độ thưởng phạt theo phòng ban có tác dụng gắn kết các
cá nhân trong cùng một phòng ban lại với nhau, và có tác dụng khuyến khích
sự thi đua giữa các phòng ban. Hơn nữa do số lượng nhân viên là khá lớn nên
việc quản lý thưởng phạt theo từng cá nhân là tương đối phức tạp. Chế độ
khen thưởng theo phòng ban tuy tác dụng thúc đẩy kém hơn nhưng lại dễ
quản lý hơn. Để tận dụng được ưu điểm và nhược điểm của từng chế độ
thưởng phạt, công ty có thể áp dụng kết hợp cả hai.
Một trong những cách kết hợp đó là khen thưởng theo kiểu đa cấp. Theo
đó, cấp thấp nhất là các nhân viên nghiệp vụ nhập khẩu hàng hoá ở công ty.
Đặc điểm của công ty là số hợp đồng thực hiện không thành công chỉ chiếm

tỷ lệ nhỏ trong tổng số hợp đồng được ký kết. Do vậy, đối với mỗi nhân viên
nghiệp vụ, nếu một hợp đồng không thành công thì ngay lập tức phải báo cáo
nguyên nhân thất bại và các bài học kinh nghiệm rút ra. Nếu nguyên nhân đó
là do lỗi khách quan, nhân viên nghiệp vụ đó phải tìm ra điểm bất lợi, kiến
nghị với cơ quan lãnh đạo để từ đó có biện pháp hạn chế những bất lợi tương
tự trong hợp đồng sau. Nếu nguyên nhân đó là do lỗi chủ quan, nhân viên đó
hoàn toàn chịu trách nhiệm về những sai sót của mình. Trên đây là những biện
pháp xử phạt đối với những hợp đồng không thành công. Còn đối với những
hợp đồng thực hiện thành công thì sao. Theo tôi, cứ sau một số lượng hợp
99
đồng nhất định thực hiện thành công, nhân viên phụ trách sẽ được thưởng, và
mức thưởng này sẽ dựa theo tổng giá trị hàng hoá nhập khẩu.
Cấp thứ hai là cán bộ quản lý các nhân viên phụ trách nghiệp vụ. Đối với
các cán bộ quản lý, thì cứ sau một số lượng nhất định các hợp đồng thực hiện
thành công (ngưỡng này lớn hơn ngưỡng áp dụng cho nhân viên nghiệp vụ)
thì sẽ được thưởng. Công ty cũng đặt ra định mức cho các cán bộ quản lý, nếu
trong năm có số hợp đồng được thực hiện thành công vượt mức sẽ được
thưởng thêm. Còn nếu không vượt mức thì không bị phạt vì số lượng hợp
đồng thực hiện còn phụ thuộc vào số lượng hợp đồng ký kết. Nếu số hợp
đồng thực hiện không thành công vượt mức cho phép thì khi đó cán bộ quản
lý mới phải chịu trách nhiệm.
Để thúc đẩy động lực hoạt động của nhân viên thực hiện hợp đồng thì có
rất nhiều biện pháp, trong đó có chế độ thưởng phạt là hợp lý nhất. Và trong
chế độ thưởng phạt thì thưởng phạt gắn liền với quyền lợi và trách nhiệm của
từng cá nhân có tác động thúc đẩy mạnh mẽ nhất. Nó đòi hỏi, các cá nhân
phải tự đào tạo trình độ không ngừng, phải cố gắng và hoàn thiện mình, phải
có ý thức trách nhiệm cao độ. Như thế vừa khẳng định được mình vừa được
sự quan tâm khen thưởng của các cấp lãnh đạo.
3.2.4 Biện pháp hạn chế ảnh hưởng tiêu cực xuất phát từ nguyên nhân
khách quan

Những nguyên nhân khách quan bên ngoài không nằm trong sự kiểm soát
của công ty, nên công ty khó chủ động giải quyết. Tuy nhiên công ty cũng có
thể hạn chế những rắc rối này bằng một số các biện pháp. Ví dụ như đối với
việc sửa chữa thông tin qua fax. Các bên thường xuyên trao đổi thông tin qua
fax. Quá trình theo dõi các thông báo bằng fax lại dễ dẫn đến sai sót, đòi hỏi
phải kiểm tra kỹ lưỡng và hỏi lại những thông tin chưa rõ ràng gây ra tốn kém
công sức, thời gian của cán bộ. Đây là vấn đề khó giải quyết. Tuy nhiên, công
1010