MÔN CÔNG TÁC VĂN PHÒNG

ĐỀ CƯƠNG MÔN CÔNG TÁC VĂN PHÒNG


2

I. PHẦN LÝ THUYẾT
Câu 1: Phân tích làm rõ chức năng, nhiệm vụ của văn phòng. Liên hệ thực tiễn nơi công
tác?
Ở bất kỳ một cơ quan đơn vị nào, để phục vụ cho công tác lãnh đạo, quản lý cũng cần
phải có một bộ phận chuyên lo công tác thu thập, xử lý, truyền đạt thông tin (bên ngoài và nội
bộ), trợ giúp cho công tác quản lý, điều hành của ban lãnh đạo, bảo đảm các điều kiện vật chất
cần thiết cho hoạt động của cơ quan đơn vị, bộ phận đó được gọi là văn phòng.Văn phòng đã
được quy định rất rõ về chức năng và nhiệm vụ của mình.
Thứ nhất, về khái niệm văn phòng.
Văn phòng là bộ máy điều hành tổng hợp của cơ quan, đơn vị; là nơi thu thập, xử lý,
cung cấp, truyền đạt thông tin tham mưu, tổng hợp, trợ giúp cho hoạt động lãnh đạo, quản lý; là
nơi chăm lo hậu cần đảm bảo các điều kiện vật chất cho hoạt động của cơ quan đơn vị.
Thứ hai, về chức năng của văn phòng
Văn phòng là bộ máy giúp việc của cơ quan, có chức năng tham mưu đáp ứng nhu cầu tổ
chức điều hành công việc lãnh đạo của thủ trưởng cơ quan và bảo đảm điều kiện vật chất kỹ
thuật cho cơ quan hoạt động. Chức năng của văn phòng gồm:
Một là, chức năng tham mưu tổng hợp.
Thuộc chức năng này, văn phòng thu thập các dữ liệu thông tin từ nhiều nguồn; sàng lọc,
phân tích, tổng hợp, lưu giữ và khai thác sử dụng những thông tin đó một cách có hiệu quả;
nghiên cứu đề xuất ý kiến những vấn đề thuộc về phương pháp tổ chức công việc, điều hành bộ
máy, chỉ đạo để thực hiện chức năng, nhiệm vụ chung của cơ quan. Lãnh đạo cơ quan sẽ căn cứ
vào ý kiến tham mưu của văn phòng để ra những quyết định tối ưu.
Hai là, chức năng trợ giúp điều hành.
Vãn phòng là bộ máy trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ quan,
đơn vịthông qua các công việc cụ thể như xây dựng và triển khai chương trình kế hoạch công
tácngày, tuần, tháng, quý… và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn phòng cũng là

3

nơi tổ chức thực hiện các hoạt động lễ tân tiếp khách; tổ chức các cuộc họp, các hội nghị, các
cuộc đàm phán, thảo luận; tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo; công tác văn thư…
Ba là, chức năng hậu cần.
Thuộc chức năng này, văn phòng vừa là đơn vị nghiên cứu, xây dựng kế hoạch, đề xuất ý
kiến với lãnh đạo, vừa là đơn vị trực tiếp thực hiện công việc sau khi lãnh đạo cho ý kiến phê
duyệt. Văn phòng mua sắm, quản lý, tổ chức sử dụng toàn bộ cơ sở vật chất, kỹ thuật của cơ
quan đảm bảo sử dụng chúng có hiệu quả. Số lượng, đặc điểm của các phương tiện, vật chất
phụ thuộc vào đặc điểm quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Phục vụ một cách tiết kiệm
và có hiệu quả là phương châm hoạt động của văn phòng.
Thứ ba, về nhiệm vụ của văn phòng
Ở mỗi loại cơ quan, do đặc điểm riêng nên văn phòng của cơ quan đó có thể được giao
những nhiệm vụ cụ thể khác nhau. Nhưng nhìn chung văn phòng có những nhiệm vụ chủ yếu
dưới đây:
-

Xây dựng chương trình, kế hoạch và báo cáo thực hiện chương trình, kế hoạch công tác
dài hạn, một năm, 6 tháng, quý, tháng của cơ quan và của Văn phòng; Tổ chức họp giao

-

ban và xếp lịch công tác tuần của cơ quan.
Thu nhập thông tin, xử lý và cung cấp thông tin kịp thời đáp ứng nhu cầu quản lý, chỉ

-

đạo, điều hành của thủ trưởng cơ quan.

Thẩm tra các đề án, các quyết định quản lý trước khi thủ trưởng cơ quan ban hành; theo
dõi tiến độ thực hiện chuẩn bị đề án; kiểm tra về thủ tục chuẩn bị đề án; bảo đảm các văn

-

bảncủa cơ quan ban hành hoặc trình cấp trên ban hành được thống nhất.
Chủ trì việc giữ gìn mối quan hệ công tác của lãnh đạo cơ quan với các cơ quan khác và
với công dân; tổ chức công tác đón tiếp khách; giúp thủ trưởng cơ quan điều hoà, phối

-

hợp các đơn vị trong cơ quan để thực hiện chương trình công tác của cơ quan.
Chủ trì hoặc phối hợp các đơn vị chuẩn bị, tổ chức các cuộc hội nghị, hội thảo, cuộc họp,

-

cuộc làm việc của lãnh đạo cơ quan; Ghi biên bản các cuộc họp, cuộc làm việc đó.
Giúp thủ trưởng cơ quan quản lý, chỉ đạo công tác văn thư, công tác lưu trữ ở cơ quan và

-

các đơn vị trực thuộc; trực tiếp thực hiện công tác văn thư, lưu trữ của cơ quan.
Quản lý tài sản, kinh phí thuộc tài khoản văn phòng; bảo đảm cơ sở vật chất, trang thiết

-

bị kỹ thuật và phương tiện làm việc của cơ quan.
Quản lý tổ chức, biên chế cán bộ, nhân viên thuộc biên chế văn phòng.

4

Thứ tư, liên hệ thực tiễn nơi công tác.
Văn phòng Đảng ủy xã, phường................ là bộ phận giúp việc cho Đảng ủy xã,
phường ........................ , chịu sự lãnh đạo trực tiếp của Thường trực Đảng ủy, có chức năng
tham mưu, hậu cần phục vụ sự chỉ đạo, điều hành công tác của Bí thư, Phó Bí thư Đảng ủy và
thực hiện nghiệp vụ công tác Đảng của Đảng ủy xã, phường .......................
Về chức năng của Văn phòng Đảng ủy xã, phường ...................:tham mưu, hậu cần phục
vụ sự chỉ đạo, điều hành công tác của Bí thư, Phó Bí thư Đảng ủy xã, phường .................. và
thực hiện nghiệp vụ công tác Đảng của Đảng ủy. Là đầu mối liên hệ của Đảng ủy với Đảng ủy
cấp trên, với các tổ chức đoàn thể trong xã, các chi bộ trực thuộc và các tổ chức, cá nhân khác
cần liên hệ công tác.
Về nhiệm vụ của Văn phòng Đảng ủy xã, phường .......................:
-

Giúp Thường trực Đảng ủy tổ chức, điều hành, xử lý công việc hàng ngày của Đảng bộ
như: đón tiếp cán bộ, đảng viên, quần chúng đến liên hệ công tác. Tiếp nhận, hướng dẫn,
xử lý hồ sơ chuyển sinh hoạt đảng, kết nạp đảng, chuyển đảng chính thức. Tiếp nhận,
hướng dẫn, xử lý hồ sơ xét đề nghị tặng huy hiệu 30, 40, 45, 50, 55, 60, 65, 70 năm tuổi
đảng trở lên, làm thẻ đảng viên, khen thưởng trong Đảng. Chuẩn bị đầy đủ các hồ sơ cần
thiết trình Đảng ủy trong các cuộc họp theo chỉ đạo của Thường vụ Đảng ủy; ghi biên

-

bản các kỳ họp của Đảng uỷ và soạn thảo nghị quyết Đảng uỷ.
Nghiên cứu, tổng hợp, thống kê, báo cáo, xử lý thông tin và đề xuất biện pháp giải quyết

-

với Bí thư, Phó Bí thư Đảng ủy về hoạt động của Đảng bộ.

Tiếp nhận công văn đến và chuyển đến nơi thực hiện sau khi được phê duyệt. Lưu trữ,

-

quản lý, bảo mật hồ sơ tài liệu, hồ sơ đảng viên. Quản lý con dấu của Đảng ủy.
Quản lý thu - chi tài chính, đảng phí, của Đảng bộ; đảm bảo điều kiện, phương tiện sinh

-

hoạt của Đảng ủy.
Phối hợp với các ban, ngành và các đơn vị có liên quan tổ chức các lớp học tập nghị
quyết, bồi dưỡng nhận thức về Đảng, lớp đảng viên mới, tập huấn công tác đảng; chuẩn

-

bị hậu cần, tài liệu phục vụ các buổi họp, làm việc, tiếp khách của Đảng ủy.
Thực hiện quan hệ, hợp tác với Văn phòng và các Ban của Đảng uỷ và cấp trên, với các
tổ chức đoàn thể trong xã, các chi bộ trực thuộc và các tổ chức, cá nhân theo chỉ đạo của
Bí thư, Phó bí thư Đảng ủy.


5
-

Truyền đạt, thông báo kịp thời công văn, ý kiến chỉ đạo của Đảng ủy, Ban Thường vụ,
Thường trực Đảng ủy đến các Chi bộ và các đối tượng tiếp nhận.
Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo của các cơ quan, đơn vị thông qua

các chức năng và nhiệm vụ của mình. Các chức năng và nhiệm vụ này vừa độc lập, vừa hỗ trợ,
bổ sung cho nhau và cùng khẳng định sự cần thiết khách quan của văn phòng với tư cách một

phòng làm việc và công tác văn phòng với tư cách như một loại hoạt động.

Câu 2: Phân tích nội dung cơ bản trong quy trình thu nhận và xử lý thông tin phục vụ
lãnh đạo. Liên hệ với công tác thông tin phục phục vụ lãnh đạo ở cở quan anh/chị?
Thông tin có vai trò quan trọng trong công tác lãnh đạo, điều hành và giải quyết công
việc của người lãnh đạo. Có đầy đủ thông tin, công việc được giải quyết hợp tình, hợp lý.Cung
cấp thông tin kịp thời, công việc được giải quyết nhanh chóng. Thông tin chính xác, khách
quan, công việc được giải quyết đúng đắn. Ngược lại thiếu thông tin, thông tin sai lệch làm ảnh
hưởng tới kết quả giải quyết công việc. Chính vì vậy, quy trình thu nhận và xử lý thông tin phục
vụ lãnh đạo là quy trình cực kỳ quan trọng.
Thứ nhất, về một số khái niệm.


6

Thông tin là quá trình trao đổi giữa người gửi và người nhận. Thông tin là sự phản ảnh
nội dung và hình thức vận động liên lạc giữa các đối tượng, yếu tố của hệ thống đó và giữa hệ
thống đó với môi trường.
Thu nhận và xử lý thông tin là quá trình xác định nhu cầu thông tin, tìm nguồn thông tin,
thực hiện tập hợp thông tin theo yêu cầu nhằm đáp ứng mục tiêu đã được định trước. Sau đó
tiến hành phân tích, phân loại thông tin theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định, trên cơ
sở đó đưa ra các biện pháp giải quyết công việc.
Thứ hai, về vai trò của thông tin phục vụ lãnh đạo.
Thông tin phục vụ lãnh đạo là cơ sở để các nhà lãnh đạo, quản lý ban hành các quyết
định đúng đắn.Đây cũng là phương tiện để gắn hoạt động của mỗi cơ quan, đơn vị với môi
trường bên ngoài. Thông tin phục vụ lãnh đạo luôn là đặc trưng của hoạt động lãnh đạo, quản
lý.
Thứ ba, về quy trình thu nhận và xử lý thông tin.
* Quy trình thu nhận thông tin
Một là, xác định nguồn thông tin.

Trong thời đại bùng nổ thông tin, nếu không biết xác định nguồn thông tin để thu nhận sẽ
dẫn đến loạn tin. Căn cứ quan trọng để thu nhận tin là xuất phát từ chức năng, nhiệm vụ, quyền
hạn, phạm vi hoạt động của cơ quan, đơn vị. Đây là cơ sở để định hướng trong việc xác định
nguồn tin, loại tin, xử lý thông tin.Nguồn thu nhận tin phục vụ lãnh đạo bao gồm:
+ Thông tin đến từ cấp trên trực tiếp: Đó là các văn bảncó nội dung lãnh đạo, chỉ đạo, hỏi ý
kiến. Ngoài ra cũng có văn bảncủa cấp trên gửi đến để thông tin, thông báo cho cơ quan được
biết.
+Thông tin đến từ cấp dưới: Đó là các văn bảnbáo cáo, xin ý kiến, kiến nghị, đề nghị của cấp
dưới với cấp trên về công việc của cơ quan đơn vị mình.
+ Thông tin đến từ các cơ quan khác: Đó là các văn bảncủa các cơ quan Đảng, Nhà nước, đoàn
thể các cấp. Loại văn bản này thường có nội dung mang tính chất quan hệ, giao dịch hoặc phối
hợp công việc.


7

+ Thông tin đến là những dư luận của xã hội; ý kiến, đơn thư của nhân dân về những việc thuộc
chức năng nhiệm vụ của cơ quan, hoặc về cán bộ công nhân viên của cơ quan.
+ Thông tin đến từ báo chí trong và ngoài nước mà nội dung có liên quan đến cơ quan.
+ Thông tin đến từ các cơ quan nghiên cứu khoa học, từ các kho lưu trữ, các bảo tàng, các thư
viện...
Ngoài các nguồn tin nói trên, bộ phận văn phòng cần tổ chức thu nhận nguồn thông tin từ
các đoàn đi công tác về như đi dự hội nghị, hội thảo, đi điều tra khảo sát tình hình, đi kiểm tra,
thanh tra hoạt động ở cơ sở...
Hai là, hệ thống thông tin phục vụ lãnh đạo.
Để có nguồn tin ổn định, bộ phận văn phòng phải xác lập mối quan hệ thông tin hai
chiều, trong đó, quan hệ thông tin giữa văn phòng cơ quan cấp trên với văn phòng cơ quan cấp
dưới hợp thành kênh thông tin dọc;Quan hệ thông tin giữa văn phòng cơ quan với các văn
phòng cơ quan xung quanh hợp thành kênh thông tin ngang. Ơ mỗi văn phòng, tuỳ theo khối
lượng công việc và tình hình nhân sự mà chánh văn phòng phân công nhiệm vụ cho cán bộ đảm

nhận công tác thông tin để tổng kết, đánh giá kết quả hoạt động. Đồng thời trao đổi kinh
nghiệm về nghiệp vụ thông tin, nhất là về phương pháp thu thập, phân tích, biên tập tin nhằm
nâng cao chất lượng công tác thông tin.
Ba là, phương pháp thu nhận thông tin.
+ Thu nhận thông tin trực tiếp thông qua trao đổi trực tiếp giữa chủ thể thu nhận thông tin với
các đối tượng để thu thập thông tin hoặc qua các chương trình khảo sát, điều tra xã hội học để
thu thập thông tin.
+ Thu nhận thông tin gián tiếp thông qua các tài liệu, sách, báo, tạp chí, mạng Internet, báo cáo
của cấp dưới…
*Quy trình xử lý thông tin
Công tác xử lý thông tin bao gồm các nội dung:
Một là, kiểm tra, xác định độ tin cậy của thông tin thu nhận được.


8

Khi có thông tin, ta đừng vội vàng tin tưởng vào thông tin đó. Để đảm bảo độ tin cậy, bộ
phận văn phòng phải tổ chức việc kiểm tra, xác minh lại thông tin.Có nghĩa là phải tổ chức
nghiên cứu phân tích, so sánh đối chiếu để xác định tính trung thực, độ chính xác của thông
tin.Phải xác định nguồn gốc của thông tin.Trường hợp cần thiết phải cử người có trách nhiệm
đến tận nơi phát ra nguồn tin để tìm hiểu, xác minh.
Hai là, phân tích thông tin.
Phân tích thông tin là phương pháp để hiểu đúng bản chất của sự việc, vấn đề. Khi phân
tích thông tin, cần đặt ra và trả lời các câu hỏi: Thông tin nói về việc gì? Thông tin đề cập đến
nội dung gì? Những câu hỏi nghi vấn có thể đặt ra là Tại sao?Nguyên nhân?Diễn biến?Kết
thúc? v.v... Việc phân tích nhằm nắm chắc nội dung và hiểu đúng bản chất của thông tin, bản
chất của tình hình, sự việc. Trong thực tiễn, để tìm hiểu hoặc đánh giá một chủ trương, một biện
pháp, một kinh nghiệm hoặc một kiến nghị cũng cần áp dụng phương pháp phân tích thông tin.
Ba là, tổng hợp thông tin.
Tổng hợp thông tin là phương pháp sắp xếp các thông tin đã được kiểm tra, xác minh,

phân tích, chọn lọc theo một chủ đề nhất định. Chủ đề đó có thể là theo thời gian, sự việc,
chuyên đề, lĩnh vực công tác. Thông tin có thể được sắp xếp theo trật tự nào đó phù hợp với đặc
điểm của chủ đề đã chọn và nhu cầu sử dụng tin của lãnh đạo cơ quan, đơn vị.
Bốn là, kiến nghị giải quyết tin.
Sau khi kiểm tra, xác minh, phân tích và tổng hợp thông tin, văn phòng đề xuất ý kiến
giải quyết những vấn đề mà thông tin đặt ra.
Nội dung và hình thức đề xuất ý kiến giải quyết được hiểu theo nghĩa rộng. Nội dung đề
xuất không phải chỉ là với thông tin đó thì giải quyết vấn đề như thế nào. Có hai loại thông tin
nên việc sử dụng thông tin cũng phải phù hợp với nội dung và tính chất của từng loại tin.
Loại tin phục vụ cho việc xây dựng, đề ra chủ trương, đường lối hoặc ban hành các quyết
định lãnh đạo, quản lý thì cần được tích luỹ và sử dụng khi cần thiết. Ý kiến đề nghị giải quyết
của văn phòng đối với loại tin này được thể hiện ngay trong bản dự thảo các văn bảnvề chủ
trương, đường lối, báo cáo công tác hoặc các quyết định lãnh đạo, quản lý.


9

Loại thông tin về các vụ việc cụ thể nảy sinh trong quá trình điều hành giải quyết công
việc hàng ngày đòi hỏi Văn phòng phải đề xuất ý kiến cụ thể về nội dung, biện pháp, hình thức
giải quyết để thủ trưởng cơ quan quyết định.
Năm là, xác định đối tượng và truyền tin.
Sau khi thực hiện xong các nôi dung nói trên, bộ phận văn phòng xác định cụ thể những
thông tin nào được gửi đến ai, bằng hình thức nào và vào lúc nào. Việc gửi cho ai phải căn cứ
vào nhiệm vụ, phạm vi chỉ đạo, điều hành của từng đồng chí lãnh đạo. Việc gửi tin đi bằng hình
thức nào cần căn cứ vào đặc điểm làm việc của người nhận tin; tính phổ thông hay tính riêng
biệt của tin đối với từng đồng chí lãnh đạo; mức độ bí mật; độ dài ngắn của thông tin. Về thời
gian truyền tin, có thông tin được truyền đến đồng chí lãnh đạo đúng kỳ, đúng thời gian quy
định hàng tháng, hàng tuần, hàng ngày.Cũng có loại tin cần phải báo cáo ngay để đáp ứng kịp
thời nhu cầu công việc.
Thứ tư, liên hệ thực tiễn công tác.

Xác định công tác thu thập và xử lý thông tin của Văn phòng có ý nghĩa vô cùng quan
trọng, mỗi một nghị quyết hay chỉ thị, văn bản của cấp ủy đều có sự đóng góp của cơ quan
tham mưu là Văn phòng huyện ủy/Thành ủy..................
Để đáp ứng tốt hơn nhu cầu thông tin phục vụ lãnh đạo, ngoài báo cáo theo định kỳ, Văn
phòng Huyện ủy/Thành ủy.................. xác định sử dụng các báo cáo chuyên đề, báo cáo đột
xuất, trang thông tin điện tử của huyện ủy/Thành ủy làm nguồn thông tin cơ bản, bám sát
trọng tâm chỉ đạo, thực tiễn ở cơ sở giúp cấp uỷ và Ban Thường vụ Huyện ủy/Thành uỷ để có
nguồn thông tin nhiều chiều phục vụ công tác lãnh đạo, chỉ đạo thực hiện các nhiệm vụ chính
trị trong toàn Đảng bộ. Sau đó hệ thống thông tin khoa học, phù hợp thành các kênh thông tin
dọc và ngang. Phương pháp thu nhận thông tin Văn phòng Huyện ủy/Thành ủy..................
luôn kết hợp đan xen giữa thu nhận trực tiếp (phiếu khảo sát điều tra xã hội học) và thu nhận
gián tiếp (báo cáo của cấp huyện, thành phố; báo mạng, báo giấy, nguồn thông tin trên Internet,
kênh thông tin chính thống của Huyện ủy/Thành ủy.................. ). Với phương pháp nắm thông
tin bằng nhiều kênh, phối hợp chặt chẽ nhiều lực lượng, ứng dụng có hiệu quả hệ thống mạng
thông tin diện rộng và nội bộ, đề cao trách nhiệm đội ngũ tham mưu, Văn phòng Tỉnh uỷ đã


10

thực hiện tốt vai trò là trung tâm thông tin tổng hợp, chủ động trong công tác phối hợp, điều hoà
chương trình công tác.
Trong quá trình thực hiện, Văn phòng Huyện ủy/Thành ủy.................. thường xuyên đối
chiếu thông tin, tham mưu kịp thời, chính xác để Thường trực, Ban Thường vụ, Ban Chấp hành
thực hiện đúng thẩm quyền, trách nhiệm trong lãnh đạo, chỉ đạo. Các nguồn thông tin tài liệu
gửi đến Văn phòng được Văn phòng chọn lọc, xử lý, biên tập đảm bảo tính chính xác, trung
thực, khách quan, đáp ứng yêu cầu lãnh đạo, chỉ đạo của cấp ủy. Các vấn đề về kinh tế - xã hội,
quốc phòng, an ninh, đối ngoại, xây dựng Đảng, xây dựng hệ thống chính trị, nhất là những
việc đột xuất, nảy sinh do các ngành, các cấp trình đều được Văn phòng Huyện ủy/Thành
ủy.................. thẩm định và đề xuất xem xét, quyết định đúng thẩm quyền. Trong quá trình xử
lý thông tin, nguyên tắc tập trung dân chủ và các chế độ công tác của tập thể, cá nhân được đảm

bảo.Khâu nối, phối hợp chuẩn bị tốt nội dung các kỳ họp Ban Chấp hành, Ban Thường vụ, các
cuộc làm việc của Thường trực Huyện ủy/Thành ủy.................. .Thẩm định, biên tập, phát
hành các văn bản lãnh đạo, chỉ đạo của Tỉnh ủy đều được đảm bảo thời gian và chất lượng.
Tóm lại, quy trình thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo là một khâu cực kỳ quan trọng,
đây là mắt xích không thể thiếu góp phần vào sự thành công của hệ thống chính trị từ cấp cơ sở đến
cấp trung ương. Thu nhận và xử lý thông tin phục vụ lãnh đạo có vận hành chuẩn quy trình, đúng
nguyên tắc, thì các nhà lãnh đạo, quản lý mới có thể ban hành các quyết định đúng đắn.


11

Câu 3: Trình bày và cho ý kiến nhận xét về quy trình công tác phục vụ hội nghị cấp ủy?
Hội nghị cấp ủy là hoạt động thường xuyên và văn phòng cấp ủy phải phục vụ. Vì vậy,
cần thống nhất quy trình phục vụ, xây dựng một chế độ làm việc khoa học, nền nếp, nhằm tạo
điều kiện để cấp ủy nâng cao hiệu quả các cuộc họp, góp phần đổi mới hoạt động của văn
phòng tương ứng với đổi mới phương thức lãnh đạo của cấp ủy.
Thứ nhất, về một số khái niệm.
Hội nghị là cuộc họp có tổ chức, có nhiều người dự để bàn công việc (sơ kết, tổng kết,
khoa học…).Hội nghị cấp ủy là cuộc họp của các ủy viên BCH (cấp ủy viên) để bàn côngviệc
của đảng bộ (có hội nghị mở rộng).Ví dụ: Hội nghị Tỉnh ủy, Hội nghị Huyện ủy, Hội nghị Ban
Thường vụ…bàn về KT - XH, ANQP, dồn điền đổi thửa, công tác cán bộ, công tác kiểm tra giám sát…
Cuộc họp là hình thức hoạt động có tổ chức, có kế hoạch, có mục đích với sự tham gia
của nhiều người nhằm bàn bạc và quyết định các vấn đề liên quan đến cơ quan, đơn vị đó và
được tổ chức với nhiều mục tiêu khác nhau: để thông qua các quyết định lãnh đạo, quản lý; Để
truyền đạt và tổ chức thực hiện các quyết định đã thông qua và của cấp trên; Để kiểm điểm,
đánh giá tình hình của cơ quan, đơn vị; Để trao đổi kinh nghiệm; Để thông báo một kế hoạch…
Việc tổ chức các cuộc họp có ý nghĩa thiết thực trên các phương diện, tạo ra sự phối hợp
trong công việc, nâng cao tinh thần tập thể và tạo ra sự đồng thuận, nhất trí cao; khai thác trí tuệ
của tập thể, tạo cơ hội cho mọi người đóng góp những ý kiến sáng tạo của bản thân để xây dựng
tổ chức vững mạnh; Phổ biến những tư tưởng, quan điểm mới, bàn bạc, tháo gỡ những khó

khăn, uốn nắn sửa chữa những lệch lạc trong quá trình thực hiện nhiệm vụ.
Thứ hai, về quy trình công tác phục vụ hội nghị cấp ủy.
Một là, công tác chuẩn bị hội nghị.
a. Giúp cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy xác định nội dung hội nghị và phân công chuẩn
bị đề án


12

Việc xác định nội dung, chủ đề của hội nghị ban thường vụ do thường trực cấp ủy chuẩn
bị, quyết định, còn việc xác định nội dung, chủ đề của hội nghị do ban thường vụ chuẩn bị,
quyết định, căn cứ vào tình hình thực tiễn của địa phương hoặc theo chỉ thị của cấp trên. Để xác
định nội dung, chủ đề các hội nghị, ban thường vụ và thường trực cấp ủy sử dụng bộ máy các
bang đảng, các đảng bộ trực thuộc, xem xét, cân nhắc các đề xuất, kiến nghị của các cơ quan
này để quyết định. Song, văn phòng cấp ủy có vai trò quan trọng giúp cấp ủy xem xét quyết
định, bởi văn phòng do vai trò, vị trí đặc thù của mình trong hệ thống các cơ quan tham mưu
giúp việc của cấp ủy sẽ có cái nhìn khách quan tổng hợp khi phân tích, đánh giá các kiến nghị,
đề xuất của các cơ quan chức năng. Hơn nữa, văn phòng cấp ủy hàng ngày phục vụ hoạt động
của ban thường vụ, thường trực nên nắm bắt kịp thời hơn các tư tưởng chỉ đạo của các đồng chí
lãnh đạo. Do đó, văn phòng cấp ủy có điều kiện giúp cấp ủy lựa chọn xác định đúng nội dung
hội nghị.
b. Đôn đốc việc xây dựng đề án và thẩm định đề án
Sau khi cấp ủy (ban thường vụ) đã phân công việc chuẩn bị nội dung hội nghị, văn phòng
cấp ủy có nhiệm vụ theo dõi, đôn đốc cơ quan chủ đề án thực hiện và thực hiện đề án để đảm
bảo việc chuẩn bị đề án đúng: Về tiến độ, thời gian; Đúng yêu cầu và phạm vi của đề án; quy
trình bảo đảm lấy ý kiến rộng rãi của các đối tượng cần thiết và nguyên tắc quyết định tập thể;
Đúng về thể thức văn bản của các tài liệu trình hội nghị cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy.
Chỉ sau khi thẩm định thấy đề án đáp ứng được các yêu cầu đặt ra, văn phòng mới trình
thường trực cấp ủy xin phép thường trực cấp ủy nhân sao gửi các đại biểu dự họp và trình ra hội
nghị cấp ủy. Việc gửi tài liệu họp cấp ủy phải thực hiện đúng quy chế để cấp ủy hoặc ban

thường vụ có thời gian nghiên cứu kỹ đề án trước hội nghị.
c. Cung cấp thông tin phục vụ hội nghị
Trong thời gian chuẩn bị đề án, trước khi tổ chức hội nghị, văn phòng cấp ủy cùng với
các cơ quan chủ trì, cơ quan tham gia chuẩn bị đề án giúp thường trực cấp ủy cung cấp trước
cho các thành viên dự họp những thông tin có liên quan tới nội dung sẽ được thảo luận và quyết
định tại hội nghị. Các thông tin càng có giá trị, đúng đắn, chính xác, kịp thời, càng có tác dụng
tốt đối với các hội nghị cấp ủy và ban thường vụ cấp ủy.


13

d. Kiến nghị chương trình hội nghị cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy
Căn cứ vào thời gian hội nghị, vào khối lượng những vấn đề sẽ thảo luận, quyết định, văn
phòng cấp ủy xây dựng và kiến nghị với thường trực cấp ủy về chương trình nghị sự của cuộc
họp bao gồm trình tự và thời gian thảo luận các vấn đề và trong mỗi vấn đề sẽ xem xét tại cuộc
họp.
Việc dự kiến đúng, chính xác trình tự và thời gian giải quyết các vấn đề cũng có ảnh
hưởng tới chất lượng hội nghị.Nó giúp cho người chủ trì và những người tham gia hội nghị chủ
động trong điều hành và tham gia thảo luận để hội nghị hoàn thành có chất lượng toàn bộ
chương trình phiên họp.
e. Kiến nghị về thành phần hội nghị
Ngoài các đồng chí cấp ủy viên hay ủy viên ban thường vụ cấp ủy là thành viên chính
thức của hội nghị, các hội nghị cấp ủy hoặc ban thường vụ cấp ủy thường còn mời một số đồng
chí có trách nhiệm ở những cơ quan có liên quan hoặc các chuyên gia về những vấn đề thuộc
nội dung đề án trình hội nghị đến dự để trình bày, cung cấp thông tin hoặc đóng góp ý kiến để
cấp ủy thảo luận, góp phần nâng cao chất lượng hội nghị. Bởi vậy việc xác định, kiến nghị đúng
thành phần hội nghị cũng là một nội dung quan trọng trong việc chuẩn bị hội nghị. Tuy nhiên,
thành phần mời họp cần được cân nhắc kỹ lưỡng, chỉ mời đúng những người thực sự cần thiết,
không nên quá đông làm mất tính chất và ảnh hưởng đến chất lượng hội nghị.
Gần đến ngày họp, trường hợp có nhiều đồng chí trong cấp ủy báo cáo sẽ vắng mặt, nếu

không đủ số lượng cần thiết để họp và ra quyết định theo quy chế làm việc thì văn phòng cấp
ủy phải báo cáo ngay với thường trực cấp ủy để xử lý.
g. Phối hợp với các cơ quan bảo đảm các điều kiện vật chất và bảo vệ hội nghị
Công tác chuẩn bị phục vụ hội nghị cấp ủy hoặc ban thường vụ cấp ủy còn bao gồm cả
việc chuẩn bị các điều kiện vật chất như chuẩn bị phòng họp (trang trí hội nghị, sắp xếp vị trí
cho các cán bộ dự họp, chuẩn bị các thiết bị âm thanh ánh sáng…), chuẩn bị nơi ăn, nghỉ cho
cán bộ dự hội nghị và các điều kiện vật chất khác, công tác bảo vệ phải đảm bảo an toàn cho
hội nghị.


14

Tùy theo phạm vi và mức độ của từng hội nghị, văn phòng cấp ủy xây dựng kế hoạch tổ
chức phục vụ và kiến nghị với thường trực cấp ủy giao nhiệm vụ cho các cơ quan chức năng có
liên quan thực hiện. Đối với các hội nghị thường kỳ của cấp ủy hoặc ban thường vụ cấp ủy, văn
phòng cấp ủy trực tiếp thực hiện công việc chuẩn bị các điều kiện vật chất để phục vụ hội nghị.
Hai là, trong hội nghị.
a. Chuẩn bị khai mạc
Trước giờ khai mạc hội nghị, văn phòng cấp ủy phải giúp thường trực cấp ủy kiểm tra
hoàn tất công tác chuẩn bị hội nghị và hoàn tất các văn bản về:
- Chương trình chi tiết của hội nghị;
- Phân công điều hành;
- Những quy định và yêu cầu cần thiết (nếu có);
- Nắm số lượng thành viên hội nghị để báo cáo (số cấp ủy viên có mặt, vắng mặt, lý do vắng, số
cán bộ được mời tham dự…);
- Chuẩn bị bài khai mạc cho thường trực cấp ủy (khi có yêu cầu).
Văn phòng cấp ủy phải có bộ phận đón các đồng chí cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy và các
khách mời dự hồi nghị, hướng dẫn các đồng chí đó vào phòng họp hội nghị; phối hợp với cơ
quan chủ đề án chuẩn bị các điều kiện như: máy chiếu, màn chiếu, giá treo bản đồ, biểu đồ… để
phục vụ hội nghị.

b. Ghi biên bản, ghi âm, ghi hình hội nghị
- Các hội nghị cấp ủy hoặc ban thường vụ cấp ủy đều phải có biên bản. Tùy theo nội dung, tính
chất hội nghị, lãnh đạo văn phòng cấp ủy phân công cán bộ, chuyên viên văn phòng ghi biên
bản hoặc trực tiếp chánh, phó chánh văn phòng ghi biên bản, lập hồ sơ hội nghị.
Biên bản hội nghị là sản phẩm có ý nghĩa rất quan trọng, đây là cơ sở khách quan, là căn
cứ để soạn thảo các quyết định, nghị quyết, các công văn chỉ đạo của cấp ủy hay ban thường vụ
cấp ủy đối với các cấp, các ngành, là tài liệu lịch sử để tổng kết, đánh giá hoạt động của cấp ủy
hay ban thường vụ cấp ủy trong mỗi nhiệm kỳ.


15

Để thực hiện được các yêu cầu quan trọng đó, việc ghi biên bản phải hết sức khách quan,
trung thực, phản ảnh đủ diễn biến, nội dung hội nghị với các chi tiết chính xác như thời gian,
địa điểm tổ chức hội nghị, vấn đề được thảo luận ở hội nghị, số người tham dự hội nghị, chủ
tọa, thư ký hội nghị, tài liệu sử dụng trong hội nghị, người báo cáo, ý kiến phát biểu của từng
người, kết quả biểu quyết (nếu có) và kết luận của chủ tọa hội nghị… Nếu trong một hội nghị
cấp ủy hay ban thường vụ cấp ủy thảo luận và quyết định về nhiều vấn đề thì mỗi vấn đề phải
lập một biên bản riêng. Để có căn cứ pháp lý, mọi biên bản khi hoàn chỉnh đều phải có chữ ký
của người ghi biên bản, chữ ký của đồng chí chủ trì hội nghị và đóng dấu của cấp ủy. Trong
những hội nghị nếu có những tài liệu tối mật, tuyệt mật, tài liệu phải thu hồi thì cán bộ văn
phòng cấp ủy phải kiến nghị thu hồi tại phòng họp ngay sau khi hội nghị kết thúc.
c. Chuẩn bị kết luận hội nghị
Căn cứ vào diễn biến hội nghị, vào các ý kiến phát biểu, văn phòng cấp ủy kiến nghị
phân công các cơ quan (chủ yếu là cơ quan chủ đề án) chuẩn bị cho ban thường vụ hoặc thường
trực cấp ủy hội ý tiếp thu và giải trình về các ý kiến phát biểu trong hội nghị; dựa vào kết quả
hội nghị của ban thường vụ hoặc thường trực cấp ủy hội ý tiếp thu và giải trình về các ý kiến
phát biểu trong hội nghị; dựa vào kết quả hội ý của ban thường vụ hoặc thường trực cấp ủy, văn
phòng cấp ủy chuẩn bị hoặc phối hợp với các cơ quan chủ đề án chuẩn bị phiếu biếu quyết (khi
cần thiết), giúp thường trực cấp ủy tổng hợp kết quả khi bỏ phiếu hoặc biểu quyết (khi được

thường trực cấp ủy giao) và giúp ban thường vụ, thường trực cấp ủy chuẩn bị dự thảo kết luận
hội nghị. Dự thảo kết luận hội nghị phải phản ánh được trí tuệ tập thể của cấp ủy thể hiện trong
hội nghị.
Đối với những hội nghị cấp ủy cần ra nghị quyết, văn phòng cần phối hợp với cơ quan,
chủ đề án giúp ban thường vụ, thường trực cấp ủy chuẩn bị dự thảo nghị quyết để thông qua tại
hội nghị hoặc xin ý kiến cấp ủy vào văn bản dự thảo nghị quyết trước khi hoàn chỉnh, bảo đảm
chất lượng và quy trình ban hành nghị quyết của cấp ủy.
Ba là, sau hội nghị.
a. Làm biên bản kết luận và hoàn chỉnh biên bản chi tiết hội nghị


16

Sau hội nghị cấp ủy hoặc ban thường vụ cấp ủy, biên bản chi tiết của hội nghị cần phải
được hoàn chỉnh, chậm nhất là từ 7-10 ngày đối với hội nghị cấp ủy và 3- 5 ngày đối với hội
nghị ban thường vụ cấp ủy.
Trong trường hợp vì bảo mật hoặc vì lý do nào đó, ban thường vụ hoặc thường trực cấp
ủy quyết định không ra văn bản thông báo kết luận, văn phòng cấp ủy phải làm biên bản kết
luận của hội nghị. Do biên bản chi tiết đã ghi đầy đủ diễn biến hội nghị, các ý kiến phát biểu tại
hội nghị nên biên bản kết luận chỉ ghi lại đầy đủ, chính xác những nội dung mà hội nghị đã kết
luận. Biên bản kết luận này là cơ sở trực tiếp chỉ đạo các ngành, các cấp thực hiện các kết luận
của hội nghị cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy.
Dựa trên ý kiến kết luận của đồng chí chủ tọa hội nghị (và những ý kiến phát biểu tại hội
nghị được đồng chí chủ tọa đồng tình, nhắc tới), văn phòng cấp ủy xây dựng biên bản kết luận
(phối hợp cơ quan chủ đề án cùng dự hội nghị bổ sung hoàn chỉnh biên bản khi cần thiết), gửi
xin ý kiến thường trực cấp ủy. Biên bản kết luận phải hoàn thành sau ba ngày từ khi kết thúc hội
nghị.
Biên bản kết luận và biên bản chi tiết hội nghị phải được văn bản hóa có đầy đủ chữ ký
của thư ký ghi biên bản, chữ ký của đồng chí chủ trì hội nghị và đóng dấu cấp ủy. Mỗi loại biên
bản (biên bản kết luận và biên bản chi tiết) được chia làm hai bản, để lưu vào hồ sơ hội nghị

cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy và hồ sơ tên gọi.
b. Giúp cấp ủy văn bản hóa các quyết định của hội nghị
Các quyết định của hội nghị cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy tùy theo nội dung, tính chất
của hội nghị, của vấn đề được thảo luận quyết định, được văn bản hóa dưới hình thức các thể
loại như: nghị quyết, chỉ thị, thông tri, quyết định, quy định, thông báo, kết luận… Việc ra
quyết định của hội nghị cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy dưới hình thức văn bản nào cần được văn
phòng cấp ủy và các cơ quan chủ trì, tham gia chuẩn bị đề án đề xuất kiến nghị với cấp ủy từ
trước hội nghị. Sau hội nghị, khi được đồng chí chủ trì hội nghị kết luận, văn phòng cấp ủy phối
hợp với các cơ quan thực hiện việc văn bản hóa các kết luận này bằng hình thức thích hợp để
trình ban thường vụ hoặc thường trực cấp ủy.
c. Hoàn chỉnh hồ sơ, nộp lưu trữ hồ sơ


17

Văn phòng cấp ủy phải thực hiện đúng nguyên tắc về lập hồ sơ và lưu trữ các hồ sơ cấp
ủy. Mỗi hội nghị cấp ủy lập một hồ sơ, một hồ sơ hội nghị thường bao gồm những thành phần
tài liệu chủ yếu như sau: giấy mời, thành phần hội nghị, chương trình hội nghị, các tài liệu sử
dụng trong hội nghị, biên bản chi tiết, biên bản kết luận, nhật ký hội nghị (nếu có), bản tổng
hợp ý kiến thảo luận (nếu có), thông báo kết luận hoặc nghị quyết của hội nghị, các băng ghi
âm, ghi hình về hội nghị (nếu có)…
Hồ sơ hội nghị cấp ủy, ban thường vụ cấp ủy lưu trữ tại văn phòng cấp ủy.Trường hợp
đặc biệt nếu giao cơ quan khác lưu trữ thì phải có ý kiến của thường trực cấp ủy hoặc đồng chí
chủ trì hội nghị.
d. Xây dựng kế hoạch triển khai thực hiện các quyết định của hội nghị
Lãnh đạo văn phòng cấp ủy phối hợp với cơ quan chủ đề án chuẩn bị và đề xuất với
thường trực cấp ủy việc phân công chuẩn bị hoặc chỉ đạo các ban, ngành có liên quan xây dựng
kế hoạch, chương trình triển khai thực hiện các quyết định của hội nghị cấp ủy. Văn phòng cấp
ủy giúp thường trực cấp ủy đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện các quyết định đó ở các cấp, các
ngành có liên quan để quyết định của hội nghị cấp ủy được thể chế hóa, được triển khai thực

hiện phải đi vào cuộc sống xã hội.
Thứ ba, liên hệ và cho ý kiến nhận xét về quy trình công tác phục vụ hội nghị cấp
ủy.
Quy trình công tác phục vụ hội nghị cấp ủy là một quy trình khoa học, logic từng khâu,
từng bước từ trước hội nghị đến sau hội nghị.Tuy nhiên cần lưu ý trong khâu xác định nội dung
hội nghị và phân công chuẩn bị đề án, không nên bố trí quá nhiều nội dung trong một hội nghị,
với những đề án đã được thường trực cấp ủy phân công cho các cơ quan, tổ chức chuẩn bị, văn
phòng cấp ủy phải theo dõi, đôn đốc việc chuẩn bị đề án thấy có chất lượng tốt, bảo đảm thực
hiện đúng trình tự, thủ tục.
Công tác tham mưu chuẩn bị nội dung và phục vụ các hội nghị, cuộc họp, làm việc của
cấp ủy, thường trực cấp ủy được Văn phòng cấp ủy và các cơ quan liên quan thực hiện chu đáo,
kịp thời, chất lượng, đúng quy chế, quy trình, quy định; phối hợp với các cơ quan liên quan
tham mưu đạt hiệu quả cao về xây dựng, tổ chức thực hiện có hiệu quả chương trình kiểm tra,


18

giám sát toàn khóa, chương trình kiểm tra, giám sát hàng năm của Ban Thường vụ và việc sơ
kết, tổng kết các chỉ thị, nghị quyết của các cấp.Theo định kỳ, Văn phòng cấp ủy tham mưu
chuẩn bị nội dung và phục vụ tốt các hội nghị cấp ủy, hội nghị do cấp ủy triệu tập và các cuộc
làm việc của ban thường vụ, thường trực cấp ủy; đảm bảo chất lượng, tiến độ tham mưu thường
trực cấp ủy kịp thời chỉ đạo xử lý các vấn đề phát sinh trước hội nghị.
Chất lượng công tác tổ chức phục vụ hội nghị cấp ủy được nâng lên, bảo đảm quy trình,
nội dung và tiến độ thực hiện, việc văn bản hóa và khép hồ sơ sau hội nghị nhanh, chính xác.
Sáu tháng đầu năm 2019, Văn phòng Thành ủy Hà Nội đã phục vụ 30 cuộc hội nghị của Thành
ủy, Ban Thường vụ, Thường trực Thành ủy và các cuộc họp theo quy chế. Tham mưu giúp Ban
Thường vụ Thành ủy xây dựng, thẩm định, ban hành 1.062 văn bản; chuẩn bị nội dung, tài liệu
để Thường trực Thànhủy, Ban Thường vụ Thànhủy làm việc với các đoàn công tác của Trung
ương. Đặc biệt, giúp Bộ phận Thường trực thực hiện Nghị quyết Trung ương, Ban Thường vụ
Thànhủy lãnh đạo việc tổ chức hội nghị kiểm điểm, chỉ đạo các cấp ủy trực thuộc, các sở, ban

ngành, đoàn thể tỉnh tiến hành kiểm điểm đúng theo kế hoạch.
Tuy nhiên thực tế hiện nay nhiều cấp ủy chưa nhận thức đúng vị trí, vai trò, chức năng,
nhiệm vụ của văn phòng cấp ủy từ đó bố trí cán bộ làm công tác công tác phục vụ hội nghị cấp
ủy chưa có đủ năng lực, trình độ để có thể đảm đương và thực hiện tốt nhiệm vụ của cán bộ làm
công tác văn phòng cấp ủy; nhiều chi bộ cơ sở trực thuộc (khối các cơ quan hành chính, sự
nghiệp…) theo quy chế làm việc thì có phân công chi ủy viên hoặc đảng viên phụ trách công
tác này, nhưng hầu hết là kiêm nhiệm chủ yếu thực hiện nhiệm vụ chuyên môn được giao nên
chất lượng phục vụ hội nghị cấp ủy còn nhiều hạn chế, quy trình công tác phục vụ hội nghị cấp
ủy còn bị cắt ngắn, rút gọn lại nhiều công đoạn.
Tóm lại, quy trình công tác phục vụ hội nghị cấp ủy là quy trình rất quan trọng, đòi hỏi
phải đảm bảo chuẩn nội dung, hình thức; có hiệu quả.Công tác phục vụ hội nghị cấp ủy được
thực hiện tốt là điều kiện tiên quyết góp phần tạo nên thành công của hội nghị cấp ủy
Câu 4: Trình bày ý nghĩa và nội dung quản lý văn bản đến. Liên hệ với công tác quản lý
văn bản đến ở cơ quan anh/chị.


19

Nói đến công tác văn thư, lưu trữ là nói đến công văn giấy tờ, soạn thảo văn bản, ban
hành văn bản, tổ chức, quản lý, giải quyết văn bản lập hồ sơ hiện hành nhằn đảm bảo thông tin.
Quản lý văn bản đến là một phần của công tác văn thư, lưu trữ. Vì vậy công tác quản lý văn bản
đếnlà công tác không thể thiếu ở mỗi cơ quan.Công tác quản lý văn bản đếngóp phần vào hoạt
động của cơ quan, tổ chức được suôn sẻ thuận lợi hơn, tạo thành một hệ thống đồng bộ xuyên
suốt từ trên xuống dưới.Quản lý khâu này tốt là góp phần vào việc giải quyết các vấn đề liên
quan đến giấy tờ được trôi chảy nhất.
Thứ nhất, khái niệm văn bản đến.
Văn bản đến là tất cả các loại văn bản từ cơ quan ngoài gửi đến bằng con đường trực tiếp
hay những tài liệu quan trọng do cá nhân mang từ hội nghị về hoặc qua con đường bưu điện,
bản Fax, văn bản được chuyển qua mạng, văn bản mật… được gọi chung là văn bản đến.
Nguyên tắc quản lý văn bản đến: các văn bản đến đều phải tập trung tại bộ phận văn thư

của cơ quan, tổ chức; văn bản đến phải được tổ chức, giải quyết kịp thời, chính xác và thông
nhất, văn bản đến thuộc ngày nào phải được đăng ký, phát hành hoặc chuyển giao trong ngày,
chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo; văn bản đến có dấu chỉ mức độ mật phải có trách
nhiệm mới được bóc và xử lý; văn bản chỉ mức độ khẩn phải được đăng ký, trình và chuyển
giao ngay sau khi nhận được.
Thứ hai, nội dung quản lý văn bản đến.
Bước 1: Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến
- Tiếp nhận văn bản đến
+ Tất cả văn bản, tài liệu của các cơ quan hoặc đơn, thư của các cá nhân gửi đến cơ quan, đơn
vị, cá nhân qua bưu điện, qua mạng, fax, chuyển trực tiếp…, kể cả những bì có ghi tên riêng các
đồng chí lãnh đạo, cán bộ của cơ quan đều do văn thư cơ quan tiếp nhận. Những văn bản đến
không được đăng ký tại văn thư cơ quan, các đơn vị, cá nhân không có trách nhiệm giải quyết.
+ Đối với những văn bản gửi đến ngoài giờ hành chính: Các văn bản hỏa tốc gửi đến, cán bộ
được giao trách nhiệm tiếp nhận, ghi lại số văn bản, tên cơ quan gửi và báo cáo ngay người
đứng đầu cơ quan để xử lý. Các loại văn bản khác, cán bộ được giao trách nhiệm tiếp nhận và
cất vào tủ có khóa để bàn giao cho văn thư cơ quan vào đầu giờ ngày làm việc tiếp theo.


20

+ Khi nhận văn bản đến, văn thư cơ quan hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận phải kiểm
tra số lượng, tình trạng bì, mối dán, dấu niêm phong (nếu có)… đối với văn bản mật đến, phải
kiểm tra, đối chiếu với nơi gửi trước khi nhận và ký nhận. Trường hợp bì không còn nguyên
vẹn hoặc văn bản được chuyển đến muộn hơn thời gian ghi trên bì (đối với bì văn bản có đóng
dấu “hỏa tốc” hẹn giờ) phải báo cáo ngay với người có trách nhiệm; trường hợp cần thiết phải
lập biên bản với người chuyển văn bản.
Đối với văn bản đến được chuyển phát qua máy Fax hoặc qua mạng, cán bộ văn thư cũng phải
kiểm tra về số lượng văn bản, số lượng trang của mỗi văn bản…, trường hợp phát hiện có sai
sót phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao nhiệm vụ xem xét, giải
quyết.

- Phân loại sơ bộ, bóc bì văn bản đến
Sau khi tiếp nhận, các bì văn bản đến được phân loại sơ bộ và sử lý như sau:
+Loại không bóc bì: bao gồm các bì văn bản gửi cho cơ quan tổ chức đảng, các đoàn thể trong
cơ quan, tổ chức và các bì văn bản gửi đích danh người nhận, được chuyển tiếp cho nơi nhận.
Đối với những bì gửi đích danh người nhận, nếu là văn bản liên quan đến công việc chung của
cơ quan, tổ chức thì cá nhân nhận văn bản có trách nhiệm chuyển cho văn thư để đăng ký.
+Loại do cán bộ văn thư bóc bì: bao gồm tất cả các bì còn lại, trừ những bì văn bản trên có
đóng dấu chữ ký hiệu các độ mật (bì văn bản mật).
+Đối với bì văn bản mật, việc bóc bì được thực hiện theo các quy định bảo vệ bí mật nhà nước
và quy định cụ thể của cơ quan, tổ chức.
+Khi mở bì văn bản cần lưu ý:
•

Các bì văn bản có dấu chỉ mức độ khẩn (khẩn, thượng khẩn, hỏa tốc hẹn giờ) phải mở
ngay, đăng kí trước và chuyển đến người có trách nhiệm giải quyết. Những văn bản gửi
đến không đúng nơi nhận, không đúng thể thức văn bản hoặc thiếu trang, chữ mờ, nhàu

•

nát… văn thư được phép trả lại nơi gửi.
Không gây hư hại đối với văn bản trong bì; không làm mất số, kí hiệu văn bản, địa chỉ cơ
quan gửi và dấu bưu điện; cần soát lại bì, tránh để sót văn bản.


21
•

Đối chiếu số, ký hiệu ghi ngoài bì với số, ký hiệu của văn bản trong bì, trường hợp phát

•

hiện có sai sót cần thông báo cho nơi gửi biết để giải quyết.
Nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì với phiếu gửi,
khi nhận xong, phải ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi văn
bản.
-Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại văn thư phải được đóng dấu “Đến”, ghi số đến

và ngày đến (kể cả giờ đến trong những trường hợp cần thiết). Đối với bản Fax thì cần chụp lại
trước khi đóng dấu “Đến”; đối với văn bản đến được chuyển phát qua mạng, trong trườnghợp
cần thiết, có thể in ra và làm thủ tục đóng dấu “Đến”.
Đối với những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại văn thư thì không phải đóng
dấu “Đến” mà được chuyển giao trực tiếp cho đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm theo dõi giải
quyết.
Những bì văn bản đến văn thư không được phép mở thì đóng dấu “Đến” trên bì thư và
phải ghi đầy đủ các thông tin trong khung dấu đến.
Dấu “Đến” được dóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới số, ký hiệu (đối
với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung (đối với công văn) hoặc vào
khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban hành văn bản.
- Đăng ký văn bản đến
Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đến trên
máy vi tính.
+Đăng ký văn bản đến bằng sổ
•

Lập sổ đăng ký văn bản đến

Tùy theo số lượng văn bản gửi đến trong một năm nhiều hay ít để sử dụng số lượng sổ đăng ký
văn bản đến cho phù hợp.
+++) Đối với cơ quan, tổ chức tiếp nhận dưới 2000 văn bản đến một năm thì cần lập ít nhất hai

loại sổ sau:


22

Một là, sổ đăng ký văn bản đến (dùng để đăng ký tất cả các loại văn bản, trừ văn bản
mật).
Hai là, sổ đăng ký văn bản mật đến.
+++) Những cơ quan, tổ chức tiếp nhận từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến một năm, nên lập
các loại sổ sau:
Một là, sổ đăng ký văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan Trung ương;
Hai là, sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác;
Ba là, sổ đăng ký văn bản mật đến.
+++) Đối với những cơ quan, tổ chức tiếp nhận trên 5000 văn bản đến một năm thì cần lập các
sổ đăng ký chi tiết hơn, theo một số nhóm cơ quan giao dịch nhất định và sổ đăng ký văn bản
mật đến.
+++) Đối với những cơ quan, tổ chức hàng năm tiếp nhận nhiều đơn, thư khiếu nại, tố cáo có
thể lập sổ đăng ký đơn, thư riêng; trường hợp số lượng đơn thư không nhiều thì nên sử dụng sổ
đăng ký văn bản đến để đăng ký.
++) Đăng ký văn bản đến
Phải đăng ký đầy đủ, rõ ràng, chính xác các thông tin cần thiết về văn bản; không viết bằng bút
chì, bút mực đỏ; không viết tắt những từ, cụm từ không thông dụng.
+ Đăng ký văn bản đến bằng máy vi tính sử dụng chương trình quản lý văn bản
Việc đăng ký (cập nhật) văn bản đến vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến được thực hiện
theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản của cơ quan, tổ chức cung cấp
chương trình phần mềm đó.
Bước 2: Trình và chuyển giao văn bản đến
-Trình văn bản đến
+ Sau khi đăng ký văn bản đến, Văn thư phải trình kịp thời cho người đứng đầu cơ quan, tổ
chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao trách nhiệm (sau đây gọi chung là

23

người có thẩm quyền) xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn bản đến có dấu
chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau khi nhận được.
+ Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ chức; chức năng, nhiệm
vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá nhân, người có thẩm quyền phân phối văn
bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết và thời hạn giải quyết văn bản (nếu cần).
Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì cần ghi rõ đơn vị hoặc
cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân
(nếu cần).
+ Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu “Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải
quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến (nếu có) cần
Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của người có thẩm quyền, văn
bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ sung vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào
các trường tương ứng trong Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đến.
- Chuyển giao văn bản đến
Văn bản đến được chuyển giao cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết căn cứ vào ý kiến
của người có thẩm quyền, việc chuyển giao văn bản đến cần đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Nhanh chóng: văn bản cần được chuyển cho các đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm giải
quyết trong ngày, chậm nhất là trong ngày làm việc tiếp theo.
+ Đúng đối tượng: văn bản phải được chuyển cho đúng người nhận.
+ Chặt chẽ: khi chuyển giao văn bản, phải tiến hành kiểm tra, đối chiếu và người nhận văn bản
phải ký nhận; đối với văn bản đến có đóng dấu “Thượng khẩn” và “Hỏa tốc” thì cần ghi rõ thời
gian chuyển.
Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký, trình người đứng
đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có). Căn cứ vào ý
kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn vị chuyển văn bản đến cho cá nhân trực tiếp theo
dõi, giải quyết.

24

Khi nhận được bản chính của bản Fax hoặc văn bản chuyển qua mạng, Văn thư phải
đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến như số đến và ngày đến của bản Fax, văn bản chuyển qua
mạng đã đăng ký trước đó và chuyển cho đơn vị hoặc cá nhân đã nhận bản Fax, văn bản chuyển
qua mạng.
Căn cứ số lượng văn bản đến hàng năm, các cơ quan, tổ chức lập Sổ chuyển giao văn bản
đến cho phù hợp; dưới 2000 văn bản đến thì dùng Sổ đăng ký văn bản đến để chuyển giao văn
bản; nếu trên 2000 văn bản đến thì lặp Sổ chuyển giao văn bản đến.
Bước 3: Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
- Giải quyết văn bản đến
Khi nhận được văn bản đến, các đơn vị, cá nhân có trách nhiệm giải quyết kịp thời theo
thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan, tổ chức. Những văn bản đến
có dấu chỉ các mức độ khẩn phải giải quyết trước.
Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định phương án giải quyết,
đơn vị, cá nhân phải đính kèm phiếu giải quyết văn bản đến có ý kiến đề xuất của đơn vị, cá
nhân.
Đối với văn bản đến có liên quan đến các đơn vị và cá nhân khác, đơn vị hoặc cá nhân
chủ trì giải quyết phải gửi văn bản hoặc bản sao văn bản đó (kèm theo phiếu giải quyết văn bản
đến có ý kiến chỉ đạo giải quyết của người có thẩm quyền) để lấy ý kiến của các đơn vị, cá
nhân. Khi trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức xem xét, quyết định, đơn vị hoặc cá nhân chủ
trì phải trình kèm văn bản tham gia ý kiến của các đơn vị, cá nhân có liên quan.
- Theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến
Tất cả văn bản đến có ấn định thời hạn giải quyết phải được theo dõi, đôn đốc về thời hạn
giải quyết.
Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính
hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.

25

Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao trách nhiệm theo dõi
đôn đốc việc giải quyết văn bản đến. Trường hợp cơ quan, tổ chức chưa ứng dụng máy vi tính
để quản lý văn bản thì Văn thư cần lập Sổ theo dõi việc giải quyết văn bản đến.
Thứ ba, liên hệ công tác quản lý văn bản đến ở UBND xã/phường ..............
Hàng ngày, UBND xã/phường .............. tiếp nhận các loại văn bản như: giấy mời họp,
đơn thư… của các cơ quan bên ngoài, đoàn thể, cá nhân, tài liệu nghiên cứu, tham khảo, tối
mật, tuyệt mật, văn bản của các cơ quan khác. Tất cả đều được cán bộ văn thư kiểm tra, đóng
dấu “đến”, đăng ký và trình lên Chủ tịch xã/phường .............. xem xét. Những văn bản không
đúng thủ tục hành chính, văn bản chưa được xử lý liên ban, ngành, văn bản nhàu nát, khó đọc,
không đúng chức năng, thẩm quyền giải quyết, UBND xã/phường .............. sẽ gửi trả lại. Với
những văn bản không đăng ký (thư từ riêng, sách báo, tạp chí, bản tin…) thì cán bộ văn thư
xã/phường ..............sẽ gửi trực tiếp đến đối tượng ghi trên phong bì. Tại UBND
xã/phường .............. chưa có trường hợp nào bóc bì bị rách văn bản bên trong.Với những văn
bản mật thì cán bộ văn thư không bóc bì mà chuyển ngay đến cho Chủ tịch giải quyết. Hiện
nay, công tác quản lý văn bản đến đã được áp dụng công nghệ thông tin, chuyển sang quản lý
bằng máy tính, điều này đã rút ngắn được rất nhiều thời gian và nhiều khâu trung gian. Các văn
bản đến đều được cán bộ văn thư đăng ký trên máy tính và sổ quản lý văn bản đến. Quy trình
xử lý văn bản đến đều được thực hiện nhanh chóng, gọn gàng.
UBND xã/phường .............. cũng quan tâm chú trọng đầu tư cơ sở vật chất phục vụ công
tác quản lý văn bản đến như: chuẩn bị đầy đủ các máy photocopy, máy in, scan, Fax; văn phòng
phẩm thiết yếu: sổ sách, kẹp giấy, kẹp ghim…
Thực tế công tác quản lý văn bản đến ở UBND xã/phường .............. cũng được thực hiện
theo đúng quy định của Đảng và Nhà nước, nhưng vẫn còn nhiều hạn chế như không có số theo
dõi giải quyết văn bản đến nên nhiều khi các đơn vị, cá nhân gửi văn bản đến hỏi về việc xử lý,
giải quyết văn bản, cán bộ văn thư tìm trong sổ đăng ký văn bản đến rất khó khăn và mất thời
gian. Việc chuyển giao văn bản do cán bộ văn thư gửi đến các phòng ban nhưng lại không có sổ
ký nhận, khi văn bản bị thất lạc hoặc mất rất khó để kiểm tra, rà soát lại.

Như vậy, công tác quản lý văn bản đến là công tác cực kỳ quan trọng.Không thể phủ
nhận đây là một công tác tương đối phức tạp. Chất lượng của cán bộ làm công tác văn thư có