Những vấn đề cơ bản của công tác hành chính tổng hợp nhằm phục vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học tại một đơn vị đào tạo luật chất lượng cao từ thực tiễn khoa luật

Đ Ạ■I H Ọ■ C Q U Ố C G I A H À N Ộ■ I
K H O A L U Ậ■ T

T S . L Ê V Ă N B ÍN H

Đề tài NCKH cơ bản trong KHXN và NV cấp ĐHQGHN
(M ãsốQ L.05.01)

NHỮNG VẤN ĐỀ Cơ BẢN CỦA CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH TổNG
NHẰM PHỤC VỤ ĐÀO TẠO VÀ NGHIÊN cứu KHOA HỌC
TẠI MỘT ĐƠN VỊ ĐÀO TẠO LUẬT CHẤT LƯỢNG CAO
(T ừ th ự c tiễn c ủ a K h o a L u ậ t trự c th u ộ c Đ H Q G H N )

'

OAI H O C Q U Ố C GIA HA NỌ!
rP(JNG TÂM THÕNG TIN THƯ VIỆN

i ~ f)T

i

U

NĂM-2007

£


MỤ
C L Ụ■ C

■
T rang

P h ần m ở đ ầ u .................................................................................................................................

Chương 1

Cơ sở iý luận của công tác hành chính tổng hợp trong một đơn
vị đào tạo chất lượng cao
1.1. Khái niệm, vai trò của công tác hành chính tổng hợp............
1.2. Các lĩnh vực quản lý trong công tác hành chính tổng hợp trong
một đơn vị đào tạo luật chất lượng cao...................................

Công tác tổ chức cán bộ..........................................................
1.2.2. Công tác hành chính-quản trị và cơ sở vật chất...............
1.2.3. Công tác kếtoán-tài vụ..........................................................
1.2.4. Công tác văn thư.....................................................................
1.2.5.Công tác thư viện giáo trình...................................................
1.2.6.
Công tác đối ngoại..........................................................
1.2.7. Công tác thanh tra, thi đua khen thưởng............................
1.2.7.1. C ông tác thanh tra.........................................................
1.2.7.2. Công tác thi đua khen thưởng......................................

7.2.7.

Chương 2

Thực trạng công tác hành chính tổng họp tại một cơ sở đào tạo
luật chất lượng cao (Từ thực tiễn Khoa Luật trực thuộc

ĐHQGHN)
2.1. Thực trạng công tác tổ chức cán bộ........................................
2.2. Thực trạng công tác quản lý cơ sở vật chất, thư viện, giáo
trình.......7....... .7......... ......... ........................................ .....................

2.3.
2.4.
2.5.
2.6.

Thực trạng công tác tài chính-kế toán....................................
Thực trạng công tác văn thư...................................................
Thực trạng công tác quan hệ quốc tế......................................
Thực trạng công tác thanh tra, thi đua-khen thưởng...............

2.6.1. Công tác thi đua khen thưởng..............................................
2.6.2. Công tác thanh tra..................................................................
Chương 3

Một sô giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác hành
chính tổng hợp trong một đơn vị đào tạo luật chất lượng cao
3.1. Giải pháp về công tác tổ chức, cán bộ-nhân sự.....................
3.2. Giải pháp về công tác (nề nếp) hành chính...........................
3.3. Giải pháp về mối quan hệ hành chính giữa thủ trưởng
với các đơn vị và giữa các đơn vị với nhau trong Khoa...........

!

3.4. Giải pháp về công tác văn thư....................................
3.5. Giải phápvềcơ sở vật chất............................
3.6. Giải phápvề công tác tài chính.....................
3.7. Giải phápvề công tác thanh travà thanh tra nhân dân
3.8. Giải phápvề công tác quan hệ quốc
tế...........
Phần kết luận........................................................................................................

Tài liệu tham khảo


PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài.
N hiệm vụ cơ bản và quan trọng nhất của m ột cơ sở đào tạo nói chung và
đào tạo luật nói riêng đó là nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học nhằm đáp
ứng nguồn nhân lực (nhân tài), nguồn lao động trí thức cho đất nước. Để thực
hiện nhiệm vụ đó đòi hỏi mỗi cơ sở đào tạo phải không ngừng đổi mới phương
pháp, nâng cao năng lực giảng dạy và nghiên cứu khoa học tại cơ sở mình, đồng
thời liên kết với các cơ sở đào tạo có uy tín trong và ngoài nước để học hỏi, trao
đổi kinh nghiệm (công nghệ đào tạo) và hoàn thiện chính mình, điều đó là hoàn
toàn phù hợp đối với một cơ sở đào tạo ỉuật chất lượng cao như Khoa Luật trực
thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội. Tuy nhiên, để phục vụ tốt cho công tác giảng
dạy và nghiên cứu khoa học thì các hoạt động phục vụ cho đào tạo cũng cần được
quan tâm đúng mức và việc đổi mới công tác hành chính tổng hợp (tên gọi phòng
hiện hành tại Khoa) là tất yếu trong sự nghiệp đổi mới giáo dục hiện nay, tầm
quan trọng đó được đã được thể hiện bằng chính cơ cấu tổ chức của Phòng hành
chính tổng hợp của Khoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, bao gồm các
bộ phận: Tổ chức cán bộ-nhân sự; Hành chính-quản trị, văn thư và cơ sở vật chất;
K ế toán-tài vụ; Thông tin-tư liệu; Công tác giáo trình; Quan hệ quốc tế; Quản trị

mạng nội bộ.
N hư vậy, để xây dựng một cơ sở đào tạo và nghiên cứu khoa học có uy tín
và chất lượng thì các hoạt động phục vụ cần chuyên nghiệp, cơ cấu tổ chức hợp
lý, năng động và sáng tạo trong giải quyết công việc, phù hợp với môi trường đào
tạo cạnh tranh. Trong bối cảnh hiện nay, cải cách hành chính đang được thực
hiện trong các cơ quan, tổ chức, đơn vị đã và đang trở thành m ột vấn đề quan
trọng và bức thiết. Đảng và N hà nước ta đã giao nhiệm vụ cho Đại học Quốc gia
Hà Nội là xây dựng Đại học Quốc gia Hà Nội thành m ột trung tâm đào tạo đa

1


ngành, đa lĩnh vực, chất lượng cao của cả nước, đào tạo nguồn nhân lực chất
lượng cao, góp phần vào sự nghiệp công nghiệp hóa và hiện đại hóa đất nước.
Là m ột đơn vị thành viên trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, và để
khẳng định uy tín và truyền thống là một cơ sở đào tạo luật đầu tiên, có chất
lượng cao và đã được thực tiễn công nhận, Khoa Luật trực thuộc Đại học Quốc
gia Hà Nội đã và đang không ngừng đổi mới phương thức đào tạo, phương pháp
giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học. Để tạo điều kiện cũng như động lực
cho đà phát triển đó đòi hỏi chúng ta cũng phải chú trọng đến các công việc phục
vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học mà trong đó chủ yếu do Phòng Hành chính
Tổng hợp đang trực tiếp đảm nhiệm.
Thực tiễn công tác hành chính tổng hợp trong các đơn vị đào tạo hiện nay
nói chung, còn tồn tại nhiều bất cập, cơ chế hoạt động chồng chéo, chưa phân
công rõ nhiệm vụ và tránh nhiệm; giữa các bộ phận, lĩnh vực hoạt động chưa có
sự phối hợp chặt chẽ; tác phong làm việc còn mang nặng tính quan liêu. Điều đó,
đã dẫn đến việc giải quyết các công việc (hoặc sự vụ) còn chậm , còn gây khó
khăn cho sinh viên, học viên và giảng viên, đã ảnh hưởng không nhỏ tới quá trình
đào tạo và nghiên cứu khoa học cũng như hợp tác quốc tế về các lĩnh vực nói
trên. Những khiếm khuyết đó là hoàn toàn thực tế vì nó đã được minh chứng

bằng 6 yếu kém trong Kết luận của Bộ Giáo dục và Đào tạo về tình hình thực
hiện nhiệm vụ năm học 2006-2007 của bậc đại học và cao đẳng:

Một là,

chất

lượng đào tạo giáo dục đại học, cao đẳng nói chung còn thấp, chưa đáp ứng nhu
cầu nguồn nhân lực có chất lượng cao. Đặc biệt chất lượng đào tạo không chính
quy và chất lượng đào tạo thạc sỹ, tiến sỹ còn thấp, sự chuyển động của các
trường để nâng cao chất lượng đào tạo với đối tượng này chưa rõ ràng, chưa mạnh
mẽ;

Hai là,

sinh viên ra trường còn yếu về kỹ năng thực hành nghề nghiệp, thiếu

kỹ năng làm việc theo nhóm, dẫn đến tình trạng các doanh nghiệp khó tuyển
được người, trong khi sinh viên ra trường lại khó xin việc. Chương trình đào tạo
của các trường không có sự tư vấn, đóng góp của các doanh nghiệp;

2

Ba là,

chưa


thực sự tạo ra phân loại các trường trong hệ thống, chủ yếu việc đánh gía, phân
loại các trường chỉ mới tập trung vào các kết quả đầu vào như kết quả tuyển sinh,

đội ngũ cán bộ giảng dạy, chưa chú ý đánh giá sản phẩm đầu ra như kết quả
nghiên cứu khoa học, dịch vụ xã hội v.v...;

Bốn là,

phương pháp giảng dạy,

phương pháp đánh giá thi và kiểm tra còn chậm đổi mới, còn đơn điệu, chưa đảm
bảo được độ tin cậy và tính chính xác. Cơ sở vật chất, thiết bị hỗ trợ giảng còn
thiếu, không đồng bộ;

Năm là,

công tác quản lý giảng viên ở các trường đại học

công lập chưa thực sự dựa trên hiệu quả công việc, chưa khuyến khích người giỏi
cống hiến tốt, sàng lọc những người không đạt chuẩn trình độ đào tạo, không đáp
ứng yêu cầu hiện nay; và

Sáu là,

việc chấp hành chế độ báo cáo định kỳ và báo

cáo tình hình theo yêu cầu của cơ quan quản lý của các trường rất k ém 1.
Thiết nghĩ từ những thông tin phân tích và tư liệu nói trên việc lựa chọn đề
tài “ Những

vấn đề cơ bản của công tác hành chính-tổng hợp nhằm phục vụ đào

tạo và nghiên cứu khoa học tại một đơn vị đào tạo luật chất lượng cao (Từ thực

tiễn của Khoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nộiy

là hoàn toàn cần thiết.

2. M ục tiêu và phạm vi nghiên cứu.
Thông qua việc nghiên cứu giữa cơ sở lý luận và thực tiễn nhằm đánh giá
thực trạng công tác hành chính-tổng hợp hiện nay tại Khoa Luật trực thuộc Đại
học Quốc gia Hà N ội và kiến nghị một số giải pháp nhằm từng bước hoàn thiện
công tác hành chính tổng hợp theo hướng chuyên nghiệp hóa, phục vụ tốt nhất
cho công tác đào tạo luật chất lượng cao ở Khoa Luật hiện nay.
Đề tài được nghiên cứu từ thực tiễn của K hoa Luật trực thuộc Đại học
Quốc gia Hà Nội.
3. Phương pháp nghiên cứu.
Trong quá trình thực hiện đề tài, chúng tôi chủ yếu chủ yếu sử dụng các
phương pháp nghiên cứu: Duy vật biện chứng và duy vật lịch sử nhằm giải quyết

1Xem.: Báo Khuyến học và Dân trí. Sò 35 (410), -Tr.6. ngày 30/8/2007.

3


vấn đề đặt ra m ột cách khách quan, toàn diện và khoa học; ngoài ra là phương
pháp phân tích, so sánh; phương pháp tổng hợp v.v... nhằm giải quyết các vấn đề
mà đề tài đặt ra. Tư liệu được dùng trong nghiên cứu là các văn bản quy phạm
pháp luật, các ấn phẩm khoa học đã được công bố trên các phương tiện thông tin
đại chúng, công báo, trên các tạp chí, trong các tài liệu giảng dạy, trong các báo
cáo hoặc thống kê của Khoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, hoặc của
các cơ quan, đơn vị m à có liên quan đến đề tài. Ngoài ra, có sử dụng đến các văn
kiện của Đ ảng và N hà nước.
4. Đ óng góp c ủ a đề tài.

Kết quả nghiên cứu của đề tài có thể dùng làm tư liệu tham khảo cho lãnh
đạo Khoa trong việc quản lý và điều hành Khoa đê từng bước đưa Khoa phát
triển theo hướng: nội bộ đoàn kết; cán bộ viên chức tự nguyện tuân thủ kỷ cương
hành chính; giải quyết nhanh, gọn, dứt điểm các công việc phục vụ; thực hiện tốt
hơn công tác tham mun, các quy trình và các tác nghiệp cũng như các nhiệm vụ
khác mà Ban chủ nhiệm giao nhằm phục vụ cho nhiệm vụ chung của Khoa là đào
tạo và nghiên cứu khoa học.
Ngoài ra, kết quả nghiên cứu của đề tài còn có thể được sử dụng để làm tài
liệu tham khảo cho các đơn vị đào tạo khác là thành viên Đại học Quốc gia Hà
Nội.
5. Bô cục c ủ a đề tài.
Căn cứ vào m ục đích và phạm vi nghiên cứu của đề tài, ngoài các phần Mở
đầu, Kết luận và Danh mục tài liệu tham khảo. Nội dung của đề tài được chia làm
3 chương như sau:
Chư ơ ng 1 : C ơ s ở ỉỷ luận của công tác hành chính tổng hợp trong m ột đơn
vị đ à o tạo lu ật ch ất lượng cao. Chương này được nghiên cứu m ột cách khái quát

lý luận về các m ảng công việc của các bộ phận thuộc Phòng hành chính tổng hợp
Khoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội như: Khái niệm , vai trò của cồng
tác hành chính tổng hợp; Các lĩnh vực quản lý trong công tác hành chính tổng

4


hợp trong m ột đơn vị đào tạo luật chất lượng cao (bao gồm: Công tác tổ chức cán
bộ; Công tác hành chính-quản trị và cơ sở vật chất; Công tác kế toán-tài vụ; Công
tác văn thư; Công tác thư viện giáo trình; Công tác đối ngoại; Công tác thanh tra,
thi đua-khen thưởng);
C hư ơ ng 2:

Thực trạng công tác hành chính tổng hợp tại một cơ sở đào tạo

luật chất lượng cao (Từ thực tiễn Khoa Luật trực thuộc ĐHQGHN).

Trong

chương này, đề tài tập trung đánh giá thực trạng các mảng công việc mà Phòng
hành chính tổng hợp phụ trách (như: thực trạng công tác tổ chức cán bộ; thực
trạng công tác quản lý cơ sở vật chất, thư viện, giáo trình; thực trạng công tác tài
chính-kế toán; thực trạng công tác văn thư; thực trạng công tác quan hệ quốc tế;
thực trạng công tác thanh tra, thi đua-khen thưởng), qua đó đánh giá những mặt
mạnh, những điểm yếu hoặc còn bất cập chưa thực sự hợp lý để kiến nghị các
biện pháp khắc phục nhằm đào tạo nguồn nhân lực cho phù hợp với yêu cầu của
thị trường nguồn nhân lực.
C h ư ơ ng 3:

Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác hành chính

tổng hợp trong một đơn vị đào tạo luật chất lượng cao.

Trên cơ sở đánh giá thực

trạng tại chương 2, trong chương 3 tập trung vào việc kiến nghị các giải pháp
tương ứng với từng vấn đề đã được đánh giá thực trạng nhằm phục vụ tốt hơn cho
công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học tại một đơn vị đào tạo chất lượng cao
như Khoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội.

5

Chư ơ ng 1.

Cơ sở lý luận của công tác hành chính tổng hợp trong một đơn vị đào tạo
luật chất lượng cao.
1.1.

Khái niệm , vai trò của công tác hành chính-tổng hợp.
Không giống như nền hành chính nhà nước, vì đó là hệ thống tổ chức nhà

nước bao gồm bộ m áy nhân sự và thể chế nhà nước về tổ chức và cơ chế hoạt
động có chức năng thực thi quyền hành pháp bằng hoạt động quản lý hành chính
nhà nước, tức là quản lý công việc hàng ngày của nhà nước còn được gọi là hành
chính công hay hành chính công quyền.
Vậy, khái niệm hành chính (administration) được hiểu như thế nào, nhiều
nhà khoa học trên thế giới đã đưa ra định nghĩa hành chính theo phương pháp
loại trừ, tức là, trong số các hoạt động của N hà nước, thì hoạt động nào không
phải là hoạt động lập pháp, không phải là hoạt động điều hành và cũng không
phải là hoạt động xét xử thì được xem là hoạt động hành chính. Theo R. Drago
(Pháp) thì cho rằng, các nhiệm vụ của cơ quan hành chính không bao giờ mang
tính khởi đầu mà bao giờ cũng mang tính nối tiếp; nội dung của hoạt động hành
chính là thực hiện những công việc do các cơ quan quyền lực nhà nước giao. Từ
đó, chúng ta có thể hiểu rằng, hành chính là toàn bộ các phương tiện cho phép
thực hiện các quyết định của quyền lực chính trị'.
Trong thực tiễn, đôi khi khái niệm hành chính được hiểu dưới góc độ tổ
chức

bộ

máy (hệ thống các cơ quan hành chính) và con người (các công chức nhà

nước), khi đó khái niệm hành chính được người ta định nghĩa thông qua những
nhiệm vụ mà cơ quan hành chính phải thực hiện, bao gồm nhiệm vụ chuẩn bị và
thực thi những chính sách được quyết định bởi những người được bầu một cách
dân chủ để nắm giữ quyền lực, và nhiệm vụ thực hiện một số dịch vụ công (như
giáo dục, y tế v.v...) trong khuôn khổ pháp luật.

1R. Drago. Khoa học hành chính. Paris. Giáo trình luật, 1992.

6


Theo điều 109 Hiến pháp Việt Nam năm 1992 (đã được sửa đổi, bổ sung
theo Nghị quyết số 51/2001/Q H 10 ngày 25/12/2001 của Quốc hội) thì cơ quan
hành chính cao nhất của Việt Nam là Chính phủ.
N gày nay, trên thế giới đã xuất hiện thêm kiểu ‘Vỡ'

lập”. Cùng

quan hành chính độc

với sự xuất hiện của cơ quan hành chính này thì một số chức năng

điều tiết của N hà nước đã được thực hiện hiệu quả hơn và đương nhiên cũng được
người dân dễ

“chấp nhậrC hơn

vì khi đó các chức năng này được trao cho những

cơ quan không chịu sự chỉ đạo và quản lý của quyền lực chính trị (ví dụ trong

lĩnh vực kinh tế v.v...). Trên cơ sở phân tích đó, chúng ta thấy rằng, khái niệm
hành chính có thể được hiểu theo phương pháp loại trừ là phù hợp và khoa học
hơn cả, vì ngay cả khi cơ quan hành chính có được m ột quyền nào đó trong bộ
máy nhà nước thì quyền này cũng không bao giờ có thể là quyền tối cao. Thực tế
đã minh chứng rằng, chỉ có Nghị viện là cơ quan quyền lực tối cao theo hiến
định, tòa án và cơ quan hành pháp cũng được trao một phần quyền lực nhà nước
theo luật định, nhưng riêng cơ quan hành chính thì về bản chất khồng bao giờ có
quyền tối cao.
Trở lại với công tác hành-chính tổng hợp ở một đơn vị đào tạo chất lượng
cao như tại K hoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội hiện nay, chắc chắn
một điều rằng, trong hoạt động, nó không giống như các khái niệm về hành chính
nói trên, mà ngược lại nó có đặc thù riêng, nó bao gồm m ột tập hợp các chức
năng, nhiệm vụ được quy định cụ thể trong các Bộ phận thuộc Phòng nhằm phục
vụ cho các hoạt động đào tạo và nghiên cứu khoa học mà đã được quy định cụ
thể trong Quy ch ế tổ chức và hoạt động của Khoa Luật trực thuộc Đại học Quốc
gia Hà Nội (được ban hành kèm theo Quyết định số 192/HCTH-KL ngày
12/8/2003 của Chủ nhiệm Khoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội) (sau
đây gọi là Quy chế-2003) với tên gọi là Phòng hành chính tổng hợp. Theo đó
Phòng bao gồm nhiều bộ phận với các chức năng nhiệm vụ riêng và tạo thành
một Phòng hành chính tổng hợp đặc thù thuộc Khoa (nó không giống như Phòng

7


hành chính tổng hợp của các trường đại học) và có thể nó sẽ còn tồn tại cho đến
khi K hoa Luật được “biến” thành một trường thành viên thuộc Đại học Quốc gia
Hà Nội.
Các Bộ phận thuộc Phòng hành chính tổng hợp hiện nay bao gồm: Tổ chức
cán bộ-nhân sự; Hành chính-quản trị, văn thư và cơ sở vật chất; K ế toán-tài vụ;
Thông tin-tư liệu; Công tác giáo trình; Quan hệ quốc tế; Quản trị mạng nội b ộ 1.

Như vậy, với 7 (bảy) bộ phận nói trên hợp thành Phòng hành chính tổng hợp đã
minh chứng Phòng có đặc thù riêng và có tính phức tạp. Đôi khi, chúng ta có thể
hiểu đó là m ột dạng siêu phòng chức năng (hoặc Phòng đa chức năng) vì có quá
nhiều bộ phận với rất nhiều các công việc khác nhau, và tất nhiên, theo chúng tôi,
việc Phòng sẽ được tách ra thành một số phòng chức năng khi Khoa Luật phát
triển thành một trường đại học thành viên Đại học Quốc gia Hà Nội sẽ là điều tất
yếu.
Nếu đứng trên góc độ của một đơn vị đào tạo và nghiên cứu khoa học như
Khoa Luật hiện nay, chúng ta có thể tạm hiểu về Phòng hành chính tổng hợp là
một phòng chức năng trực tiếp tham mun và giúp việc cho Ban chủ nhiệm Khoa
và thực hiện tất cả các mảng công việc khác nhau phục vụ cho hoạt động đào tạo
và nghiên cứu khoa học trừ các công việc mà Phòng quản lý Đào tạo và Khoa
học đảm nhiệm .
Xuất phát từ chức năng và nhiệm vụ của Phòng hành chính tổng hợp hiện
nay cho thấy, Phòng đóng vai trò rất quan trọng trong các hoạt động của Khoa
Luật. Điều đó đã được khẳng định bằng 7 (bảy) bộ phận cấu thành Phòng hành
chính tổng hợp nói trên. Phòng đã, đang và sẽ thực hiện trực tiếp nhiều mảng
công việc có tính chất vừa tham mưu, vừa tác nghiệp tại m ột đơn vị đào tạo và
nghiên cứu khoa học. Tương ứng với từng mảng công tác m ột là một Bộ phận

1 Xem: Quy chế “Về tổ chức và hoạt động cùa Khoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà nội” (được ban hành
kèm theo Quyết định sô' 192/HCTH-KL ngày 12/8/2003 của Chù nhiệm Khoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia
Hà Nội). Hà Nội-2003, Tr.26.

8


thuộc Phòng m à chúng tôi sẽ trình bày vào từng mục cụ thể có liên quan trong
Đề tài.
1.2.

Các lĩnh vực quản lý trong công tác hành chính tổng hợp trong một
đơn vị đào tạo luật chất lượng cao.

7.2.7.

Công tác tổ chức cán bộ
Theo quy định tại Quy chế tổ chức và hoạt động của Khoa Luật trực thuộc

Đại học Quốc gia Hà Nội, thì công tác tổ chức cán bộ-nhân sự bao gồm: Quản lý
hồ sơ các nhân của cán bộ, viên chức trong Khoa; Thực hiện công tác chính sách,
ỉao động, tiền lương và bảo hiểm; Đảm bảo cho việc tuyển chọn, sử dụng và quản
lý cán bộ, viên chức trong Khoa được triển khai theo đúng quy trình, hướng dẫn
của Đại học Quốc gia Hà nội và các quy định của pháp luật về cán bộ, viên chức;
Quy hoạch cán bộ trên cơ sở nhu cầu về nhân sự của Khoa, lập kế hoạch cán bộnhân sự hàng năm để trình Chủ nhiệm Khoa phê duyệt; Theo dõi công tác bảo vệ
nội bộ, xét khen thưởng và kỷ luật cán bộ, viên chức; Tham mưu, giúp việc cho
Ban chủ nhiệm Khoa trong công tác quy hoạch và kế hoạch, thi đua, khen thưởng
và kỷ luật theo các quy định chung của Nhà nước, của Đại học Quốc gia Hà Nội
và của Khoa; Thực hiện các nhiệm vụ khác có liên quan đến công tác tổ chức cán
bộ-nhân sự theo yêu cầu của Ban chủ nhiệm Khoa
Chúng ta biết rằng, công tác tổ chức cán bộ-nhân sự luôn có tầm quan
trọng đặc biệt trong mọi cơ quan tổ chức, quyết định trực tiếp đến sự thành, bại
của đơn vị. Do đó, công tác cán bộ cần được đặc biệt chú trọng, xây dựng một
đội ngũ cán bộ, viên chức ổn định, chuyên m ôn hóa, cơ cấu hợp lý, có phẩm chất
và năng lực là yếu tố quyết định cho sự thành bại của mọi tổ chức nói chung và
Khoa Luật trực thuộc Đại học quốc gia Hà Nội nói riêng. Cán bộ lãnh đạo phải
được đào tạo, bồi dưỡng kiến thức toàn diện, về chính trị, về quản lý nhà nước,
quản lý kinh tế-xã hội, việc bố trí và điều động đảm nhiệm các chức vụ hoặc vị
trí công tác trong K hoa phải phù hợp yêu cầu nhiệm vụ, vì sự phát triển của mỗi
các nhân và vì lợi ích chung toàn Khoa.

9


Để khuyên khích các cán bộ, viên chức làm việc và cống hiến, cần nghiên
cứu lựa chọn để bổ nhiệm các chức danh cán bộ chủ chốt phù hợp với năng lực
của họ và nếu ở những vị trí đòi hỏi chuyên m ôn thì nhất thiết phải có chuyên
môn phù hợp theo luật định, ngoài ra phải có khả năng tập hợp quần chúng đê
tránh trường hợp bố trí cán bộ không đúng sẽ gây mất đoàn kết nội bộ, ảnh
hưởng đến hiệu quả công tác, quyền và lợi ích chung của cá nhân và của Khoa.
Cần quy định chặt chẽ, đúng người, đúng đối tượng, các chế độ tiêu chuẩn
của cán bộ các cấp lãnh đạo trong Khoa, với tinh thần tiết kiệm , công bằng,
chống lãng phí, trách đặc quyền, đặc lợi.
7.2.2.

Công tác hành chính-quản trị và cơ sở vật chất
Theo Quy định hiện hành của Khoa Luật, thì các công việc của Bộ phận

hành chính-quản trị và cơ sở vật chất thuộc Phòng hành chính tổng hợp bao gồm
nhiều công việc khác nhau, như:

Quản lý trực tiếp công tác hành chính hàng

ngày của Khoa, đảm bảo vệ sinh nơi làm việc, giảng đường nề nếp công tác, theo
dõi việc chấm công, chấp hành kỹ luật lao động, thời gian và chế độ làm việc của
cán bộ, viên chức trong Khoa; Cùng với Phòng quản lý Đào tạo và Khoa học lập
kế hoạch lao động chung của Khoa hàng tuần, tháng, học kỳ và năm học trên cơ
sở phối hợp với k ế hoạch chung của Đại học Quốc gia Hà Nội, của các bộ môn
và trình Chủ nhiệm K hoa thông qua, đồng thời thông báo cho người có trách
nhiệm, liên quan biết về k ế hoạch đó; Chuẩn bị nội dung giao ban hàng tháng, tổ

chức các hoạt động chung và các buổi họp (trừ các buổi họp mà nội dung liên
quan đến công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học); Trực tổng đài điện thoại, tiếp
khách giáo viên mời, sinh viên và nếu cần thiết thì hướng dẫn đến các bộ phận
hoặc những người phụ trách các mảng công tác tương ứng để giải quyết theo
thẩm quyền; Q uản lý và bảo quản tài sản, trang thiết bị văn phòng của Khoa phục
vụ hoạt động hàng ngày, nhận m ua và cấp phát vãn phòng phẩm; Thực hiện các

10


nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hành chính quản trị và cơ sở vật chất khi
Ban chủ nhiệm K hoa yêu cầ u 1.
Ngoài công tác hành chính thuần túy, chúng ta biết rằng, ở Khoa Luật hiện
nay, việc quản lý, m ua sắm tài sản đã được thực hiện theo đúng quy định của nhà
nước, của Đại học Quốc gia Hà Nội và của Khoa, hàng năm Hội đổng mua sắm
cơ sở vật chất K hoa Luật đều tham mưu giúp việc cho Ban chủ nhiệm Khoa về
lĩnh vực này và cuối mỗi năm tài chính Khoa đều thành lập Hội đồng kiểm kê tài
sản, mọi việc làm của các ban này đều có lưu biên bản và tuyệt đối tuân theo các
quy định của pháp luật, của Đại học Quốc gia Hà Nội và của Khoa.
Các công việc khác như, bảo dưỡng, bảo trì m áy tính, máy in, máy điểu
hòa và thực hiện thủ tục mua sắm trang thiết bị thường có kế hoạch từ đầu năm
theo sự đề nghị của các đơn vị thuộc Khoa và viêc thực hiện các công việc đó đều
nằm trong k ế hoạch m à Khoa đã làm dự toán trình và đã được Đại học Quốc gia
Hà Nội phê duyệt. Những trường hợp đột xuất, thì được thực hiện theo lộ trình đó
là Trưởng các đơn vị thuộc Khoa để xuất bằng văn bản về Phòng hành chính tổng
hợp, lãnh đạo phòng trình ra Hội đồng, sau khi Hội đồng phê duyệt thì Phòng
hành chính tổng hợp sẽ tiến hành thực thi kế hoạch đó.
Về công tác giảng đường phục vụ cho đào tạo tại Khoa Luật luôn là vấn đê
thời sự. Vấn đề này không chỉ được lãnh đạo Khoa quan tâm m à còn được toàn
thể cán bộ chủ chốt chú ý, trong đó nhiệm vụ nặng nề nhất là Bộ phận Cơ sở vật

chất thuộc Phòng hành chính tổng hợp là đơn vị thực thi. Do đặc thù của Khoa
Luật hiện nay, cơ sở vật chất chưa thể đảm bảo đủ chỗ ngồi cho không chỉ sinh
viên, học viên m à cả các cán bộ viên chức của Khoa, nên việc liên hệ thuê địa
điểm ngoài K hoa để đủ phòng học cho các đối tượng nói trên đang là một vấn đề
bức xúc và việc thực hiện nó là cố gắng lớn cần được ghi nhận của Bộ phận này.

1Quy chế'2003 đã dản. -Tr.27.
11


N hư vậy, chúng ta có thể khẳng định rằng công tác hành chính-quản trị và
cơ sở vật chất có chức năng và vai trò quan trọng, tác động trực tiếp đến chất
lượng đào tạo và nghiên cứu khoa học ở mọi đơn vị đào tạo.
ỉ .2.3. C ôn g tá c k ế to á n - tà i vụ

Có thể nói rằng, không có một đơn vị nào có thể thực hiện nhiệm vụ mà lại
không có kinh phí (không có tài chính) và Khoa Luật trực thuộc Đại học Quốc
gia cũng không phải là trường hợp ngoại lệ. Để thực hiện tốt công tác đào tạo và
nghiên cứu khoa học tại m ột đơn vị sự nghiệp có thu thì công tác tài chính luôn
có vai trò quyết định. Thực tiễn đã minh chứng rằng, dù có xây dựng kế hoạch và
công tác tổ chức có tốt đến đâu mà không có nguồn tài chính kịp thời thì mọi sự
chuẩn bị trước đó đều là vô nghĩa, thậm trí có những công việc dù đã có dự toán
nhưng việc thanh quyết toán không đúng thời gian quy định đã tác động không
nhỏ đến quan hộ giữa các cán bộ, viên chức trong đơn vị với nhau nói chung và
với những cá nhân và đối tác ngoài đơn vị có liên quan nói riêng. Do đậc thù đó,
nên việc ban hành cụ thể và chỉ đạo thực thi chức năng và nhiệm vụ của Bộ phận
kế toán-tài vụ là đặc biệt quan trọng, vì hoạt động của Bộ phận này tác động trực
tiếp đến mọi hoạt động của Khoa và phục vụ trực tiếp cho việc hoàn thành các
nhiệm vụ trên giao hay còn gọi là nhiệm vụ chính trị của đơn vị.
Theo Quy định hiện hành của Khoa Luật thì Bộ phận này có các nhiệm vụ:

1). Làm dự toán thu-chi hàng tháng, học kỳ và năm trên cơ sở k ế hoạch đào tạo
chi tiết do Phòng hành chính tổng hợp và Phòng quản lý Đào tạo và Khoa học lập
đã được Ban chủ nhiệm Khoa thông qua; Căn cứ vào thống kê về giờ giảng, coi
thi, hỏi thi, chấm thi, tham gia đề tài nghiên cứu khoa học do Phòng quản lý Đào
tạo và Khoa học chuyển lên để tính các mức tiền cụ thể và thanh toán một cách
kịp thời, đơn giản và gọn nhẹ cho các cán bộ giảng dạy, giảng viên kiêm nhiệm
và cộng tác viên của Khoa đã tham gia thực hiện các nhiệm vụ về đào tạo và
nghiên cứu khoa học tại Khoa; Đón đốc cống tác thu học phí kịp thời và phối hợp
với Phòng quản lý Đào tạo và Khoa học và các giáo viên chủ nhiệm của lớp tổ

12


chức thực hiện các quy định về chế độ học phí; Bảo đảm việc trích nộp cho Đại
học Quốc gia H à N ội đúng quy định và giải quyết công việc liên quan đến công
tác tài vụ trong quan hệ với các đơn vị khác; Bảo đảm thu-chi đúng chế độ quy
định của nhà nước, của Đại học Quốc gia Hà Nội và của Khoa theo đúng thủ tục
tài chính, quản lý phiếu thu, phiếu chi, chịu trách nhiệm lập hệ thống sổ sách tài
vụ một cách khoa học, rõ ràng và chính xác; Ngày cuối cùng hàng tháng phải báo
cáo Chủ nhiệm K hoa về quyết toán tháng. Quyết toán tháng, học kỳ, năm phải
dựa trên cơ sở dự toán tương ứng và hệ thống sổ sách, chứng từ rõ ràng về thực tế
thu chi; Thực hiện tài chính công khai theo tháng, học kỳ, năm học trên cơ sở các
quy định chung của pháp luật hiện hành; Tham mưu, giúp việc cho Ban chủ
nhiệm Khoa trong công tác tài chính, cơ sở vật chất và xây dựng cơ bản theo
đúng quy định của Đại học Quốc gia Hà Nội; Thực hiện các nhiệm vụ khác liên
quan đến hoạt động tài chính khi Ban chủ nhiệm Khoa yêu cầu. 2). Người làm
thủ quỹ phải chịu trách nhiệm thu, giữ và chi tiền theo phiếu và hệ thống sổ sách
do K ế toán trưởng lập theo đúng quy định nghiệp vụ; 3). Việc thu-chi và tạm ứng
tiền phải đúng quy trình sử dụng kinh phí do luật định. Phiếu thu phải có chữ ký
của kế toán, phiếu chi hoặc giấy tạm ứng tiền phải có đầy đủ các chữ ký của

bổn

người: k ế toán trưởng, trưởng phòng hành chính tổng họp (hoặc trưởng phòng
quản lý đào tạo và khoa học hay Phó chủ nhiệm Khoa được phân công phụ trách
mảng công tác tương ứng) và Chủ nhiệm Khoa. Phương thức cất giữ nguồn tiền
phải được thực hiện theo đúng chế độ về quản lý tiền mặt; và 4). Chuyên viên
phụ trách Bộ phân k ế toán-tài vụ (kế toán trưởng), phải chấp hành sự phân công,
điều hành trực tiếp của Trưởng phòng hành chính tổng hợp và sự chỉ đạo của Ban
chủ nhiệm K hoa (khi cần thiết) để hoàn thành nhiệm vụ được giao, đồng thời
chịu trách nhiêm trước thủ trưởng cơ quan với tích chất là chủ tài khoản trong
việc thực hiện các nhiệm vụ của m ình1.

1Quy chế-2003 đã dản. -Tr.27-28.

13


Theo quy định hiện hành của pháp luật, của Đại học Quốc gia Hà Nội và
của K hoa về công tác tài chính, Bộ phận k ế toán-tài vụ đã hoàn thành các nhiệm
vụ chuyên môn của m ình như: làm các báo cáo quyết toán theo Thông tư số
121/2002/TT-BTC ngày 31/12/2002 và Thông tư số 03/2004/TT-BTC ngày
13/01/2004 của Bộ Tài chính về hướng dẫn k ế toán các đơn vị sự nghiệp có thu
thực hiện theo luật ngân sách nhà nước và khoán chi hành chính. Qua các kỳ
kiểm tra của Ban k ế hoạch-tài chính, Đại học Quốc gia Hà Nội đều có kết luận vể
sổ sách rõ ràng, đầy đủ đúng quy định, các chứng từ lưu giữ khoa học dễ tra cứu.
Từ tháng 7/2000, Khoa Luật là một đơn vị dự toán độc lập, được nhận kinh
phí nhà nước cấp theo hạn mức được duyệt. Từ năm 2002 đến nay, Khoa Luật là
một trong 21 đơn vị trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội được thực hiện theo cơ
chế tự chủ tài chính được quy định trong các Nghị định của Chính phủ như: Nghị

định 43 và Thông tư 71 (trước đây là Nghị định 10 và Thông tư 25).
Các nguồn tài chính của Khoa chủ yếu được cấp từ ngân sách nhà nước và
từ nguồn thu bổ sung từ học phí, lệ phí các loại. Các nguồn tài trợ và viện trợ ít.
Như vậy, K hoa Luật là m ột đơn vị sự nghiệp có thu tự bảo đảm một phần kinh
phí, hàng năm kinh phí nhà nước cấp đạt khoảng 40-45% tổng kinh phí.
Theo sự phân tích nói trên, chúng ta có thể thấy rằng công tác tài chính
luôn đóng vai trò đặc biệt quan trọng và có tính quyết định đối với các hoạt động
của Khoa Luật hiện nay.

1.2.4. Công tác văn thư
Văn thư là từ gốc Hán, dùng để chỉ tên gọi chung của các loại văn bản,
gồm văn bản của gia đình, dòng họ, thể nhân, pháp nhân và văn bản do các cơ
quan nhà nước ban hành để phục vụ cho công tác quản lý, điều hành công việc
chung. Thuật ngữ này được dùng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến
Trung Quốc và sau đó du nhập vào Việt Nam , vào thời N guyễn chúng được sử
dụng khá phổ biến trong các cơ quan nhà nước. Ngày nay, vãn bản đã và đang là
phương tiện được các cơ quan Đảng, Nhà nước, các tổ chức chính trị-xã hội, các

14


tổ chức kinh tế v.v... dùng để ghi chép truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh đạo,
chỉ đạo và điều hành các m ặt công tác trong cơ quan, tổ chức. Người ta phải tiến
hành nhiều khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển
giao, tiếp nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ v.v... Tất các các công việc đó
gọi là công tác vãn thư, chính vì nguyên do đó mà ngày nay công tác văn thư đã
trở nên m ột thuật ngữ thông dụng và quen thuộc đối với cán bộ, công chức, viên
chức ở mọi cơ quan, tổ chức. Xuất phát từ nhận thức trên, công tác văn thư có thể
được hiểu như sau:
Công tác văn thư là khái niệm dùng để chỉ toàn bộ các công việc có liên

quan đến việc soạn thảo, ban hành văn bản, tổ chức quản lý, giải quyết văn bản,
lập hồ sơ hiện hành nhằm đảm bảo thông tin văn bản phục vụ cho các hoạt động
quản lý của các cơ quan, tổ chức.
Trên cơ sở phân tích nói trên, chúng ta thấy rằng công tác văn thư có
những mục đích và ý nghĩa riêng, là một công việc quan trọng, đảm bảo sự thông
suốt cho công tác điều hành, quản lý cơ quan, đơn vị và công tác này được thể
hiện ở các m ặt sau:

Một là,

công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý điều

hành của cơ quan đơn vị. Trong hoạt động quản lý của các cơ quan thì từ việc đề
ra chủ trương, chính sách, xây dựng chương trình kế hoạch công tác cho đến việc
phản ánh tình hình, nêu kiến nghị với cấp trên hoặc giải quyết những công việc
cụ thể nào đó nói chung đều phải dựa vào các nguồn thông tin có liên quan.
Thông tin càng đầy đủ, chính xác và nắm bắt được kịp thời thì hoạt động quản lý
của cơ quan càng đạt hiệu quả cao. Thực tiễn đã m inh chứng rằng, để đưa ra được
các quyết định quản lý đúng đắn, có khả năng thực thi, thì lãnh đạo cơ quan cần
phải nắm hiểu đầy đủ và chính xác thông tin về những vấn đề, sự việc có liên
quan; các cán bộ, viên chức để làm tốt trách nhiệm của m ình trong việc giúp thủ
trưởng cơ quan đơn vị, theo dõi, nắm tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết, soạn

15


thảo văn bản về những vấn đề, sự việc được phân công, tất yếu phải tiến hành thu
thập và xử lý các nguồn thông tin có liên quan.
Ví dụ, tại K hoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, để soạn thảo
m ột báo cáo tổng kết công tác năm học của đơn vị thì cán bộ được phân công viết

dự thảo phải thu thập và xử lý các nguồn thông tin như: Văn bản giao chỉ tiêu kế
hoạch đào tạo cho K hoa Luật của Đại học Quốc gia Hà Nội; k ế hoạch công tác
năm của K hoa Luật; các báo cáo tình hình thực hiện công tác tháng, quý, 6 tháng
của các đơn vị trực thuộc K hoa Luật; Các văn bản chỉ đạo của các cơ quan cấp
trên như: của Bộ G iáo dục và Đào tạo, của Ban Giám đốc Đại học Quốc gia Hà
Nội, của các Ban chuyên m ôn Đại học Quốc gia Hà Nội và của các đơn vị trực
thuộc Đại học Q uốc gia Hà Nội khác có liên quan trong năm học và trong quá
trình Khoa Luật thực hiện các nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu khoa học mà Đại
học Quốc gia Hà Nội giao.
Đặc biệt chú ý là, việc ra các quyết định quản lý và giải quyết những vấn
đề, sự việc liên quan đến chủ trương đường lối của Đảng, pháp luật của Nhà nước
thì điều bắt buộc là phải nghiên cứu kỹ các văn kiện của Đảng và các văn bản
quy phạm pháp luật khác có liên quan, các quy định hiện hành của cấp trên và
của đơn vị m ình, để trên cơ sở đó ban hành các văn bản chỉ đạo điều hành trong
đơn vị cho phù hợp với tình hình thực tế và không xung đột với các quy định của
văn bản cấp trên. Có thể nói việc thu thập và xử lý thông tin là lao động tất yếu
và m ang tính thường xuyên của những người tham gia công tác quản lý, từ thủ
trưởng cho đến cán bộ, viên chức trong Khoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia
Hà Nội. N hư vậy, có thể khẳng định rằng, thông tin là đối tượng lao động của
hoạt động quản lý, đồng thời cũng là sản phẩm của hoạt động này.

Hai là,

nếu làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu xuất và

chất lượng công tác của cơ quan. Trong hoạt động của các cơ quan, đơn vị nói
chung và K hoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội nói riêng thì văn bản
luôn là cãn cứ, là cơ sở để giải quyết các công việc nhằm thực hiện chức năng

16

nhiệm vụ của m ình, m à cụ thể ở đây là phục vụ trực tiếp cho công tác đào tạo và
nghiên cứu khoa học. N hư vậy, hiệu xuất và chất lượng công tác của mỗi cán bộ,
viên chức và của cả K hoa Luật đều có quan hộ chặt chẽ với công tác vãn thư. Một
điều chắc chắn rằng, nếu các khâu công tác văn thư làm tốt (tiếp nhận, chuyển
giao, giải quyết văn bản kịp thời; soạn thảo văn bản đảm bảo chất lượng; vào sổ
văn bản đi, đến được rõ ràng và đúng đắn; lập các hồ sơ hiện hành một cách hợp
lý; chấp hành tốt các quy định hiện hành về quản lý văn bản) thì sẽ đảm bảo
thông tin văn bản đầy đủ, kịp thời và chính xác cho các hoạt động quản lý và sẽ
nâng cao chất lượng và hiệu xuất công tác của Khoa. Đặc biệt hiện nay, khi mà
công tác văn thư đang từng bước tin học hóa và thực hiện theo Đề án 112 của
Chính phủ, bên cạnh đó là việc tập làm quen với cách thức xử lý văn bản theo Đề
án 112 của lãnh đạo, viên chức Khoa thì chắn chắn hiệu xuất và chất lượng hoạt
động quản lý của K hoa sẽ nhanh hơn, kịp thời hơn và nâng cao hơn;

Ba là, nếu

làm tốt công tác văn thư chắn chắn sẽ có tác dụng chống tệ quan

lưu giấy tờ. Quan lưu trong lĩnh vực này của thời hiện đại được dùng để chỉ cái
biểu hiện xa rời thực tế, thiếu sâu sát quần chúng và cơ sở, ngồi m ột chỗ ra lệnh
cấp dưới thực hiện, giải quyết công việc không qua các công đoạn điều tra, xác
minh, nghiên cứu cụ thể, đưa ra các quyết định quản lý không phù hợp với thực
tiễn và không có khả năng thực thi. Tệ quan lưu trong cơ quan thường gắn liền
với việc lạm phát giấy tờ, tức là ban hành văn bản trong trường hợp không thực
sự cần thiết hoặc có thể thay thế bằng một hình thức khác để truyền đạt thông tin
hoặc chỉ đạo hướng dẫn thì khi đó có thể thuận tiện và đạt hiệu quả cao hơn.
Quan liêu và giấy tờ có thể xem là bạn đồng hành và có quan hệ mật thiết vì tác
phong làm việc quan liêu ắt sẽ dẫn đến việc lạm phát giấy tờ, ngược lại lạm phát

giấy tờ là chính là biểu hiện của bệnh quan lưu. Tác hại của căn bệnh này là rất
lớn, nó làm giảm hiệu quả và năng xuất công việc, làm cho thiếu gắn kết trong
các mối quan hệ công tác giữa các thành viên trong đơn vị hoặc giữa lãnh đạo
điều hành với các cán bộ, viên chức thuộc quyền. Tệ quan lưu, giấy tờ là một

17

ĐAI H O C Q U Ố C G IA HA NOI
TRUNG TÂM THÔNG TIN THU VIỆN


phạm trù lịch sử, tồn tại cùng với nhà nước và chỉ có thể thực sự chấm dứt khi
không dùng văn bản làm phương tiện cho hoạt động quản lý. Chính vì nguyên do
đó mà khi làm tốt công tác văn thư sẽ có tác dụng tích cực đối với việc phòng
chống tộ quan liêu, giấy tờ. Việc chuyển giao kịp thời các văn bản, giấy tờ và các
thông tin quản lý đến đúng đối tượng có trách nhiệm giải quyết hoặc thực hiện
được nhanh chóng, kịp thời, soạn và ban hành các quyết định chính xác và phù
hợp với thực tiễn, có khả năng thực thi, tuân thủ nghiêm chỉnh các quy định của
nhà nước. Đ ây cũng là m ột vấn đề bức xúc nên Đảng và N hà nước ta đã, đang
đặc biệt quan tâm và đã được thể hiện bằng chương trình cải cách hành chính của
chính phủ. Do đó, việc đổi mới công tác văn thư trong Khoa Luật cũng là một
việc cần làm, tức là cần khảo sát, đánh giá lại các văn bản, các quy định hiện
hành trong Khoa, phải tổ chức lấy ý kiến các cán bộ, viên chức toàn Khoa theo
một trong các hình thức dân chủ đã được quy định để tiến hành sửa đổi cho phù
hợp để nâng cao năng lực quản lý điểu hành của Khoa. Nhưng cần khẳng định
rằng khi làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần tích cực vào việc ngăn ngừa cãn
bệnh quan liêu, giấy tờ vì bên cạnh đó muốn xóa bỏ triệt để căn bệnh này còn
phụ thuộc vào các yếu tố khác như cơ chế tổ chức bộ m áy cơ quan, phẩm chất
đạo đức của cán bộ lãnh đạo, quản lý v.v...;

Bốn là,

làm tốt công tác văn thư góp phần giữ bí m ật cơ quan. Điều đó đã

được quy định trong Pháp lệnh bảo vệ bí mật nhà nước (năm 2000) gồm: bí mật
nhà nước là những tin về vụ việc, tài liệu, vật, địa điểm , thời gian, lời nói có nội
dung quan trọng thuộc các lĩnh vực chính trị, quốc phòng, an ninh, đối ngoại,
kinh tế, khoa học, công nghệ, các lĩnh vực khác mà nhà nước không công bố
hoặc chưa công bố m à nếu bị tiết lộ sẽ gây nguy hại cho nhà nước... Việc bảo vệ
bí mật cơ quan có liên quan trực tiếp đến công tác văn thư, vì tất cả các bí mật đó
dù bằng cách này hay cách khác đều được văn bản hóa, tức là đều được phản ánh
trong các vãn bản của cơ quan, đơn vị. Như vậy, công tác văn thư có vai trò rất
quan trọng đối với việc bảo vệ bí mật nhà nước nói chung và trong cơ quan đơn

18


vị nói riêng, nếu công việc đó được tuân thủ nghiêm túc trong quá trình tiên hành
các khâu của công tác vãn thư, thì sẽ đảm bảo an toàn tài liệu, góp phần bảo mật
các thông tin không bị rò ri ra ngoài nhằm đảm bảo tốt hơn trong khâu điều hành
quản lý cơ quan, đơn vị (điều này đã được m inh chứng bằng thực tiễn giải quyết
các vụ việc khiếu nại, tố cáo v.v... của cán bộ, viên chức trong Khoa và việc cung
cấp đủ các loại tài liệu có liên quan khi Đại học Quốc gia Hà Nội xuống Khoa để
giải quyết các vụ việc có liên quan trong thời gian qua);

Năm là,

làm tốt công tác văn thư sẽ tạo thuận lợi cho công tác lưu trữ.

Theo quy định, tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan sau khi đã giải

quyết song, đối với những tài liệu còn giá trị nghiên cứu, sử dụng thì cần lập hồ
sơ và giao nộp vào lưu trữ cơ quan để phục vụ cho công tác nghiên cứu, tra cứu.
Vì vậy, tài liệu văn thư là nguồn bổ sung chủ yếu cho lưu trữ cơ quan. Do đó giữa
công tác văn thư và công tác lưu trữ có liên quan chặt chẽ với nhau và do đó
muốn cho công tác lưu trữ được tiến hành tốt thì phải làm tốt công tác văn thư mà
cụ thể ở đây là phải làm tốt các khâu soạn thảo, ban hành văn bản, lập hồ sơ hiện
hành vào giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan. Nếu như, văn bản được soạn thảo có
nội dung chính xác, các thành phần thuộc thể thức văn bản được thê hiện đầy đủ
và đúng đắn, thì sẽ đảm bảo cho tài liệu lưu trữ có độ chính xác cao và sẽ góp
phần nâng cao chất lượng của tài liệu lưu trữ và tất nhiên tạo điều kiện thuận lợi
cho việc nghiên cứu sử d ụ n g 1.
Tóm lại, dù trong bất cứ cơ quan, đơn vị nào thì công tác văn thư luôn có
một vai trò quan trọng đối với hoạt động của cơ quan, đơn vị mình. Đây là một
công việc có quan hệ m ật thiết với việc ban hành chủ trương, chương trình, kế
hoạch công tác, lãnh đạo chỉ đạo và tổ chức thực hiện của đơn vị, công tác này
mang cả tính nghiệp vụ kỹ thuật và có tính chính trị cao cần được lãnh đạo các
đơn vị nói chung và Khoa Luật trực thuộc Đại học Q uốc gia Hà Nội nói riêng đặc
biệt quan tâm và coi trọng đúng mức.
'Đọc thêm.: Vương Đình Quyển. Lý luận và Phương pháp công tác văn thư. N X B . Đ H Q G H N , 2005, -Tr. 10-23.

19


Q ua phân tích, chúng ta thấy rằng công tác vãn thư đóng vai trò đặc biệt
quan trọng cho công tác điều hành, cho đào tạo và nghiên cứu khoa học của một
đơ vị đào tạo như Khoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội.
1.2.5. C ôn g tá c thư viện g iáo trình

Trong m ột đơn vị đào tạo và nhất là đơn vị đào tạo chất lượng cao như
Khoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội thì công tác giáo trình phải được

đặc biệt trú trọng, điều đó còn là một trong các tiêu chí để đánh giá, so sánh thứ
bậc giữa các cơ sở đào tạo luật với nhau, cũng như thang bậc trình độ của thầy và
trò Khoa Luật khi đem so sánh với các cơ sở đào tạo luật khác. Theo Quy chế2003, Bộ phận này thuộc Phòng hành chính tổng hợp, có chức năng thực hiện các
nhiệm vụ như: Lập và trình Chủ nhiệm Khoa phê duyệt k ế hoạch biên soạn, sửa
chữa, bổ sung hoặc tái bản giáo trình, sách chuyên khảo trên cơ sở đề xuất của
các Bộ m ôn vào đầu mỗi học kỳ, năm học; Làm các thủ tục liên quan đến việc in
ấn và xuất bản giáo trình, quản lý kho sách và thủ tục xuất-nhập sách giáo trình;
Trực tiếp phát hành sách cho các cơ sở và hiệu sách theo giá và phí phát hành
theo quy định chung của Khoa và cho các đối tượng có nhu cầu, hàng tháng phải
có báo cáo về tình hình số lượng sách, giáo trình đã phát hành cho Ban chủ
nhiệm Khoa biết; Thường xuyên kiểm tra các cơ sở, hiệu sách để nắm bắt được
mức độ tiêu thụ và đôn đốc công nợ, kiểm kê kho sách và đối chiếu sổ sách với
kế toán để báo cáo Ban chủ nhiệm Khoa; Thực hiện các nhiệm vụ khác liên quan
đến công tác giáo trình khi Ban chủ nhiệm Khoa yêu c ầ u 1.
Công tác giáo trình của Khoa Luật luôn được Khoa chú trọng và ưu tiên
nhằm phục vụ cho hoạt động đào tạo. Việc thực hiện công tác giáo trình và các
ấn phẩm khoa học tại K hoa được thực hiện trên cơ sở Hợp đồng được ký kết giữa
Khoa với các chủ biên. G iáo trình và các ấn phẩm khoa học phục vụ trực tiếp cho
công tác đào tạo đồng thời cũng là nguồn tài liệu quan trọng phục vụ cho bạn
đọc. Để đạt được điều đó trong môi trường đào tạo cần có m ột thư viện theo đúng
1Quy chế-2003 đã dẫn. -Tr.29-30.

20


nghĩa của nó, vừa phục vụ thầy, vừa phục vụ trò, vừa phục vụ cho các độc giả
quan tâm và phục vụ cho công tác nghiên cứu khoa học nói chung. Điều đó
không chỉ giúp cho thầy, trò có thêm điều kiện để học tập và nghiên cứu mà còn
tạo ra môi trường đào tạo, giúp cho người học có thêm điều kiện để tự học, tự tích
lũy kiến thức phục vụ cho công tác sau khi ra trường. Như vậy, điều đó đã khẳng

định vai trò của thư viện trong công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học
1.2.6. C ôn g tá c đ ố i n goại

Trước đây, Bộ phận quan hệ quốc tế là m ột Bộ phận thuộc Phòng hành
chính tổng hợp và công tác quan hệ quốc tế có các chức năng được quy định tại
Đ.6 Quy chế-2003 của Chủ nhiệm Khoa Luật trực thuộc Đại Học Quốc gia Hà
Nội) đó là: Xây dựng các hồ sơ hợp tác quốc tế của Khoa, làm tờ rơi giới thiệu về
Khoa; Thu thập, tổng hợp, dịch và phân tích các tài liệu, văn bản về quan hệ quốc
tế của Khoa, dịch các tài liệu, văn bản phục vụ cho công tác đối ngoại của Khoa;
Xây dựng chương trình làm việc của các chuyên gia, giáo sư nước ngoài, đón họ
đến giảng dạy, làm việc tại K hoa và đưa họ về nước; Gửi thiếp chúc mừng nhân
những ngày lễ trọng đại của các đối tác trong và ngoài nước; Tham gia làm việc
trong các buổi đàm phán, xây dựng các dự án hợp tác quốc tế giữa Khoa với đối
tác nước ngoài; Tham mưu, giúp việc cho Ban Chủ nhiệm Khoa trong công tác
hợp tác quốc tế theo quy định của Đại học Quốc gia Hà Nội; Thực hiện các
nhiệm vụ khác liên quan đến công tác hợp tác quốc tế khi Ban Chủ nhiệm Khoa
yêu cầ u 1.
Hiện nay, Bộ phận này đã được chuyển thành m ột Bộ phận thuộc Ban Chủ
nhiệm Khoa, do m ột Phó Chủ nhiệm tạm thời phụ trách, nhưng vẫn sinh hoạt
hành chính tại Phòng hành chính tổng hợp
Về tổ chức nhân sự hiện nay Bộ phận này chưa thực sự ổn định, có một số
cán bộ đang làm việc theo dạng hợp đồng lao động cấp Khoa và thực sự chưa
tương xứng đúng với chức năng và nhiệm vụ hoạt động của Bộ phận này.
1Quy chế-2003 đã dản. Đ6, -Tr.30.

21


Hợp tác quốc tế về đào tạo hiện nay tại Khoa Luật luôn được xác định là
mũi nhọn trong việc nâng cao chất lượng đào tạo, đặc biệt là việc tiếp thu chương

trình, phương pháp và công nghệ đào tạo của một số trường đại học tiên tiến trên
thế giới để đưa vào công tác đào tạo tại Khoa. Xuất phát từ tinh thần đó, Khoa
Luật đã có quan hệ hợp tác quốc tế về đào tạo và nghiên cứu khoa học với các
quốc gia như: M ỹ, N hật Bản, Nga, Bỉ, Trung Quốc, Hà Lan, Singapore, Hà Quốc,
Lào v.v... Trong đó, K hoa Luật đã tham gia chương trình liên kết đào tạo và
nghiên cứu khoa học với Cộng hòa Pháp, tham gia tổ chức Pháp ngữ trong việc
đào tạo các thạc sĩ và tiến sĩ luật học do phía Pháp cấp bằng; với Nhật Bản, đào
tạo cử nhân luật học văn bằng 2 với sự giúp đỡ của tổ chức JICA. Ngoài ra, Khoa
Luật còn tổ chức các buổi hội thảo khoa học quốc tế, các buổi nói chuyện chuyên
đề và mời các chuyên gia nước ngoài thuyết trình, tham gia các chương trình trao
đổi chuyên gia, giảng viên, sinh viên v.v...
1.2.7. C ôn g tá c thanh tra , thi đua-khen thưởng
ỉ . 2.7.1.

C ôn g tá c thanh tra.

Thanh tra K hoa Luật hiện nay vẫn đang sinh hoạt trong Phòng hành chính
tổng hợp Khoa Luật trực thuộc Đại học Quốc gia Hà Nội, do đó đề tài này sẽ tập
trung đề cập đến m ột số vấn đề chủ yếu của công tác này trong một đơn vị đào
tạo luật như K hoa Luật hiện nay. Chúng ta biết rằng, Luật Thanh tra đã thông qua
tại kỳ họp lần thứ năm , Quốc hội khóa XI, ngày 15/6/2004, và có hiệu lực từ
ngày 01/10/2004 (sau đây gọi là Luật Thanh tra-2004) thay thế Pháp lệnh Thanh
tra năm 1990'. Đây là văn bản pháp luật hết sức quan trọng tạo cơ sở pháp lý cho
quá trình đổi mới tổ chức và nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác thanh tra
trong việc phòng ngừa, phát hiện và xử lý các hành vi vi phạm pháp luật; phát
' Pháp lệnh Thanh tra 1990 đã được thực hiện trong 14 năm, mặc dù đã đáp ứng dược đòi hỏi cùa sự nghiệp đổi
mới đất nước nhưng vẫn còn nhiều bất câp như: hiệu lực và hiệu quả của công tác thanh tra chưa cao: tổ chức hệ
thống các cơ quan thanh tra nhà nước còn nhiều bất cập. nhất là ờ những ngành, lĩnh vực có hoạt động thanh tra
chuyên ngành; chức năng, nhiệm vụ. quyển hạn của thanh tra còn chưa rõ ràng, phương thức hoạt động thanh tra
còn nhiều điểm bất hợp lý. cần phải dược nghiên cứu và tổng kết để có những định hướng đổi mới vé thể chế

thanh tra cho phù hợp với yêu cầu đổi mới và hội nhập kinh tế quốc tế nên Nhà nước đã ban hành Luật Thanh tra
nãm 2004.

22