Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường cao đẳng giao thông vận tải TP HCM
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (590.01 KB, 141 trang )
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
-------------------------
NGUYỄN THỊ HOÀNG ANH
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI
TRƯỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
TP. Hồ Chí Minh – Năm 2014
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
--------------------------
NGUYỄN THỊ HOÀNG ANH
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI
TRƯỜNG
CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI
THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
Chuyên ngành: Kế toán
Mã số: 60340301
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
PGS.TS HÀ XUÂN THẠCH
TP. Hồ Chí Minh – Năm 2014
MỤC LỤC
TRANG PHỤ BÌA
LỜI CAM ĐOAN
MỤC LỤC
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ CÁI VIẾT TẮT
DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ
Trang
PHẦN MỞ ĐẦU.................................................................................................................................. 1
CHƯƠNG 1........................................................................................................................................... 7
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Ở ĐƠN VỊ CÔNG.........7
1.1. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ.................................................................... 7
1.1.1.
Lịch sử ra đời và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ.........................7
1.1.1.1.
Lịch sử ra đời và phát triển của các lý thuyết kiểm soát nội bộ.............7
1.1.1.2.
Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ trong khu vực công .
8
1.1.2.
Khái niệm kiểm soát nội bộ........................................................................................ 9
1.1.3.
Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ....................................... 10
1.1.3.1.
Môi trường kiểm soát.......................................................................................... 10
1.1.3.2.
Đánh giá rủi ro....................................................................................................... 12
1.1.3.3.
Hoạt động kiểm soát............................................................................................ 14
1.1.3.4.
Thông tin và truyền thông.................................................................................. 16
1.1.3.5.
Giám sát.................................................................................................................... 16
1.1.4.
Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ..........................17
1.2. Đặc điểm hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu tại Việt Nam ..
17
1.2.1.
Đặc điểm của đơn vị hành chính sự nghiệp có thu....................................... 17
1.2.2. Hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ ở đơn vị hành chính sự
nghiệp có thu.................................................................................................................................. 20
1.3. Thực trạng hoạt động của hệ thống kiểm soát nội bộ khu vực công tại
Việt Nam và những sự kiện có liên quan.............................................................................. 21
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1............................................................................................................. 24
CHƯƠNG 2........................................................................................................................................ 25
THỰC TRẠNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI TRƯỜNG CAO
ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH.........................25
2.1. Tổng quan về trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM......................... 25
2.1.1.
Lịch sử hình thành và phát triển........................................................................... 25
2.1.2.
Chức năng, nhiệm vụ của trường......................................................................... 27
2.1.3.
Bộ máy tổ chức.............................................................................................................. 29
2.1.4.
Sứ mạng và mục tiêu phát triển của trường..................................................... 30
2.1.5.
Cơ cấu nguồn thu và chi của trường................................................................... 31
2.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông
Vận tải TP HCM............................................................................................................................... 31
2.2.1.
Phương pháp nghiên cứu......................................................................................... 31
2.2.2. Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông
Vận tải TP HCM............................................................................................................................ 33
2.2.2.1.
Môi trường kiểm soát.......................................................................................... 33
2.2.2.2.
Đánh giá rủi ro....................................................................................................... 42
2.2.2.3.
Hoạt động kiểm soát............................................................................................ 44
2.2.2.4.
Thông tin và truyền thông.................................................................................. 49
2.2.2.5.
Giám sát.................................................................................................................... 51
2.3. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông Vận
tải TP HCM......................................................................................................................................... 52
2.3.1. Đánh giá hệ thống kiểm soát kiểm soát nội bộ thông qua dữ liệu thứ
cấp........................................................................................................................................................ 52
2.3.2. Đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường thông qua dữ liệu sơ
cấp........................................................................................................................................................ 54
2.3.2.1.
Môi trường kiểm soát.............................................................................................. 54
2.3.2.2.
Đánh giá rủi ro....................................................................................................... 55
2.3.2.3.
Hoạt động kiểm soát............................................................................................ 56
2.3.2.4.
Thông tin và truyền thông.................................................................................. 57
2.3.2.5.
Giám sát.................................................................................................................... 57
2.3.3.
Nguyên nhân của những hạn chế........................................................................ 58
CHƯƠNG 3........................................................................................................................................ 61
CÁC GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI
TRƯỜNG CAO ĐẲNG GIAO THÔNG VẬN TẢI TP HCM ............................
3.1.
Quan điểm hoàn thiện ..................................................................
3.2.
Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường
Giao thông Vận tải TP HCM .................................................................................
3.2.1. Môi trường kiểm soát .........................................................
3.2.2. Đánh giá rủi ro ...................................................................
3.2.3. Hoạt động
3.2.4. Thông tin và truyền thông ..................................................
3.2.5. Hoạt động
3.3.
Các điều kiện để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trườ
3.4.
Một số kiến nghị ...........................................................................
3.4.1. Từ phía cơ quan Nhà nước .....................................................................
3.4.2. Từ phía cơ quan chủ quản – Uỷ ban Nhân dân TP HCM ....................
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ........................................................................................
KẾT LUẬN CHUNG ..............................................................................................
TÀI LIỆU THAM KHẢO
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan công trình nghiên cứu “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội
bộ tại trường Cao đẳng Giao thông vận tải Thành phố Hồ Chí Minh” là của
riêng tôi dưới sự hướng dẫn của PGS.TS Hà Xuân Thạch. Đây là đề tài luận văn
Thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán. Luận văn này chưa được ai
công bố dưới bất kỳ hình thức nào.
Tác giả: Nguyễn Thị Hoàng Anh
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU, CHỮ VIẾT TẮT
Tiếng Việt
BGH
: Ban Giám hiệu
CBVC
: Cán bộ viên chức
HS
: Học sinh
KSNB
: Kiểm soát nội bộ
NLĐ
: Người lao động
NSNN
: Ngân sách Nhà nước
SV
: Sinh viên
TP.HCM
: Thành phố Hồ Chí Minh
UBND
: Ủy ban nhân dân
Tiếng Anh
AAA
: American Accounting Association
AICPA
: American Institute of Certified Public Accountants
ASOSAI
: Asian Organization of Supreme Audit Institutions
CAP
: Committee on Auditing Procedure
COBIT
: Control Objective For Information and Related Technology
COSO
: Committee of Sponsoring Organization
ERM
: Enterprise Risk Management Framework
FEI
: Financial Executives Institute
GAO
:Government Accountability Office
IIA
:Institute of Internal Auditors
IMA
: Institute of Management Accountants
INTOSAI
: International Organization of Supreme Audit Institutions
ISACA
:Information Systems Audit and Control Association
SEC
: Securities and Exchange Commission
DANH MỤC CÁC BẢNG, BIỂU
Bảng 2.1: Số lượng giảng viên, giáo viên cần có theo các năm học
Bảng 2.2: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Sự liêm chính và các giá trị đạo đức”
Bảng 2.3: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Triết lý và phong cách lãnh đạo (Ban
Giám hiệu)”
Bảng 2.4: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Năng lực cán bộ viên chức”
Bảng 2.5: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Cơ cấu tổ chức”
Bảng 2.6: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Chính sách nhân sự”
Bảng 2.7: Bảng tổng hợp thu nhập bình quân qua các năm
Bảng 2.8: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Đánh giá rủi ro”
Bảng 2.9: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Hoạt động kiểm soát”
Bảng 2.10: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát tại phòng Tài chính Kế toán
Bảng 2.11: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Thông tin và truyền thông”
Bảng 2.12: Bảng tổng hợp kết quả khảo sát về “Giám sát”
Bảng 2.13: Thống kê kết quả tuyển sinh qua các năm học
DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ, LƯU TRÌNH
Sơ đồ
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy trường Cao đẳng Giao thông vận tải TP HCM
Lưu trình
Lưu trình 3.1: Lưu trình tổ chức dạy học
Lưu trình 3.2: Lưu trình mua sắm, sửa chữa vật tư
1
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Đối với cơ sở giáo dục đại học Việt Nam hiện nay, trong bối cảnh có nhiều
những biến động về kinh tế và những chính sách giáo dục cùng sự cạnh tranh gay
gắt của các trường đại học, cao đẳng trong khu vực. Một trong những biện pháp
quan trọng góp phần nâng cao chất lượng đào tạo cũng chính là nâng cao chất lượng
hoạt động của nhà trường là xây dựng công tác quản lý hữu hiệu và hiệu quả.
Hệ thống kiểm soát nội bộ với vai trò của nó đã và đang là một công cụ hỗ
trợ đắc lực trong việc giảm thiểu và kiểm soát những rủi ro có thể xảy ra đối với
hoạt động của đơn vị. Cụ thể hơn, một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả sẽ đem
lại cho đơn vị các lợi ích như: giảm bớt nguy cơ rủi ro tiềm ẩn trong mỗi hoạt động
của đơn vị, bảo vệ tài sản, tiền bạc, thông tin; bảo đảm tính trung thực của các số
liệu kế toán; bảo đảm mọi thành viên tuân thủ nội quy, quy chế, quy trình hoạt động
của tổ chức cũng như các quy định của pháp luật; đảm bảo tổ chức hoạt động hiệu
quả, sử dụng tối ưu các nguồn lực và đạt được mục tiêu đề ra, ...
Có thể nói, ở đâu có sự hoạt động của tổ chức thì ở đó có sự tồn tại của hệ
thống kiểm soát nội bộ. Tuy nhiên, hệ thống được xây dựng như thế nào, có phát
huy hiệu quả hay không lại phụ thuộc rất lớn vào quan điểm và nhận thức của lãnh
đạo đơn vị. Ở Việt Nam hiện nay, ngày càng nhiều các doanh nghiệp nhận thức
được vai trò của hệ thống kiểm soát nội bộ, đây là một xu hướng tích cực nhưng tại
hầu hết các đơn vị hành chính sự nghiệp thì kiểm soát nội bộ vẫn chưa được quan
tâm một cách đúng mức.
Nhận thức được tầm quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ trong công tác
quản lý, tác giả đã chọn đề tài “Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao
đẳng Giao thông Vận tải Thành phố Hồ Chí Minh” làm đề tài cho luận văn tốt
nghiệp với mong muốn tìm hiểu thực trạng và đề ra các giải pháp hoàn thiện hơn hệ
thống kiểm soát nội bộ tại nhà trường góp phần để các hoạt động trong nhà trường
thực hiện hiệu quả hơn, hoàn thành tốt nhiệm vụ và mục tiêu đã đề ra.
2
2. Tổng quan nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu để thực hiện luận văn, tác giả nhận thấy đã có
nhiều những báo cáo khoa học, những luận văn, luận án về hệ thống kiểm soát nội
bộ. Tác giả xin nêu ra một số nghiên cứu điển hình qua các năm như sau:
Sephen J. Gauthier – Government Finance Review, 2006 – gfoa.org. Hiểu
biết về hệ thống kiểm soát nội bộ. Bài viết này chỉ ra những gì mà mỗi nhà quản lý
tài chính khu vực công và thành viên hội đồng quản trị nên biết về kiểm soát nội bộ.
Tác giả đã phân tích bản chất, trách nhiệm của kiểm soát nội bộ và đặt ra câu hỏi:
Khi những nhà quản lý và hội đồng quản trị được giả định rằng họ có trách nhiệm
về kiểm soát nội bộ thì làm thế nào để họ biết rằng đã thực sự hoàn thành nghĩa vụ
của mình? Và kiểm soát bao nhiêu là đủ? Qua đó, tác giả cho rằng một hệ thống
kiểm soát nội bộ đầy đủ hoặc toàn diện là phải xác định năm thành phần quan trọng
theo khuôn khổ của báo cáo COSO.
Vũ Hữu Đức, 2007, Tăng cường kiểm soát nội trong các đơn vị thuộc khu
vực công – Nhìn từ góc độ Kiểm toán Nhà nước trên website Hội Kế toán TP HCM.
Bài viết này xem xét các mối quan hệ giữa hoạt động kiểm toán Nhà nước với vấn
đề nâng cao hệ thống kiểm soát nội bộ trong các đơn vị thuộc khu vực công để đề
xuất một số hướng kết hợp hai hoạt động này nhằm phát huy cao nhất năng lực
kiểm tra, giám sát của Nhà nước.
Hồ Thị Thanh Ngọc, 2010. Giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động kiểm
soát nội bộ tại trường Cao đẳng Xây Dựng số 2. Luận văn Thạc sĩ kinh tế. Trường
Đại học Kinh tế TP.HCM:
o
Giải quyết các vấn đề
-
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ ở khu vực công và hoạt động
của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các đơn vị sự nghiệp có thu và ở các đơn vị
giáo dục đại học.
-
Xây dựng cơ chế vận hành hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường dựa trên các
mục tiêu ngắn hạn và dài hạn về hệ thống kiểm soát nội bộ.
o
Phân công công tác quản lý đối với Hiệu trưởng và Phó Hiệu trưởng.
Khoảng trống còn lại
3
Các giải pháp chưa cụ thể nên còn khó khăn trong việc áp dụng.
Nguyễn Thị Hoàng Anh, 2012. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại
trường Đại học Sư Phạm Kỹ Thuật TP.HCM. Luận văn Thạc sĩ kinh tế. Trường Đại
học Kinh tế TP.HCM:
o
Giải quyết các vấn đề
-
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ ở khu vực công và hoạt động
của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các đơn vị sự nghiệp có thu và ở các đơn vị
giáo dục đại học.
Hình thành định hướng và đưa ra một số giải pháp cụ thể như: xây dựng bộ quy
-
tắc ứng xử, xây dựng tiêu chí đánh giá theo KPI, xây dựng quy trình đối phó rủi
ro, thành lập Ban Thanh tra chuyên trách.
Khoảng trống còn lại
o
-
Chưa xây dựng lưu trình mô tả các hoạt động chủ yếu của đơn vị
-
Chưa xây dựng được báo cáo cho các bộ phận
Phan Nam Anh, 2013. Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường
Trung học Lương thực Thực phẩm. Luận văn Thạc sĩ kinh tế. Trường Đại học Kinh
tế TP.HCM:
o
Giải quyết các vấn đề
-
Hệ thống hóa cơ sở lý luận về kiểm soát nội bộ ở khu vực công và hoạt động
của hệ thống kiểm soát nội bộ tại các đơn vị sự nghiệp có thu.
-
Hình thành định hướng và đưa ra một số giải pháp cụ thể: xây dựng bảng mô tả
công việc, lưu trình mô tả các hoạt động chủ yếu của đơn vị, các báo cáo cho
các bộ phận.
o
Khoảng trống còn lại
-
Chưa cập nhật lý luận của INTOSAI 2013
-
Các biện pháp chưa thể hiện tính cần thiết cao.
Nhìn chung, những nghiên cứu trên đây đều đi sâu vào tìm hiểu các vấn đề
cụ thể về hệ thống kiểm soát nội bộ ở từng đơn vị. Tuy nhiên, các nghiên cứu còn
chưa xây dựng được bảng mô tả công việc rõ ràng; công tác phân tích, rà soát chưa
4
sâu rộng. Do đó, trên cơ sở nghiên cứu và tham khảo các nghiên cứu trước, tác giả
tiếp tục đi sâu tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao
thông Vận tải TP HCM nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường.
3. Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ theo INTOSAI 2004.
Tìm hiểu, phân tích, đánh giá các hoạt động kiểm soát nội bộ tại trường Cao
đẳng Giao thông Vận tải TP HCM. Từ đó đề xuất một số biện pháp nhằm hoàn thiện
hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường.
Để giải quyết các vấn đề này, tác giả đưa ra các câu hỏi nghiên cứu như sau:
•
Lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ khu vực công đang vận dụng là gì?
•
Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ của trường Cao đẳng Giao thông Vận
tải TP HCM đang hoạt động như thế nào?
•
Những ưu điểm và hạn chế của hệ thống kiểm soát nội bộ tại đơn vị xuất
phát từ nguyên nhân nào?
•
Những giải pháp nào để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường?
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
-
Đối tượng nghiên cứu: Hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao
thông Vận tải TP HCM.
-
Phạm vi nghiên cứu: trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM.
-
Thời gian nghiên cứu: tính đến nay, nhà trường đã hình thành và phát triển qua
nhiều năm, tuy nhiên để đạt được hiệu quả trong việc nghiên cứu, tác giả chỉ tập
trung vào hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường trong 3 năm học trở lại đây, từ
năm học 2011-2012 đến năm học 2013-2014.
5. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu: Phương pháp nghiên cứu được sử dụng là phương
pháp nghiên cứu định tính. Cụ thể với từng phần như sau:
-
Nghiên cứu các lý thuyết quốc tế và các quy định hiện hành của Bộ tài chính
về kiểm soát nội bộ.
-
Tổng hợp và phân tích các bài viết trên các tạp chí chuyên ngành và các luận
văn, luận án về hệ thống kiểm soát nội bộ.
5
-
Nghiên cứu thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại nhà trường trên cơ sở:
+ Sử dụng bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ để khảo sát thực trạng
việc thực hiện kiểm soát nội bộ tại nhà trường.
+ Nghiên cứu các tài liệu về các quy định, quy chế trong công tác quản lý tại
nhà trường.
-
Sử dụng phương pháp thống kê, mô tả để đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ
tại nhà trường.
-
Trao đổi với một số lãnh đạo các phòng, ban và Ban Giám hiệu nhà trường
để tìm hiểu sâu hơn về thực trạng, nguyên nhân của những hạn chế và định
hướng các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường.
6. Đóng góp của luận văn
Vận dụng lý thuyết về kiểm soát nội bộ theo hướng dẫn của INTOSAI 2004
để tìm hiểu, đánh giá những ưu điểm và hạn chế còn tồn tại trong hệ thống kiểm
soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM. Từ đó, đề ra các biện
pháp nhằm hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường.
7. Hạn chế của luận văn và định hướng nghiên cứu trong tương lai
Luận văn tập trung nghiên cứu thực trạng và đưa ra các giải pháp nhằm hoàn
thiện hệ thống kiểm soát nội bộ chung của toàn trường chứ không đi sâu vào nghiên
cứu và hoàn thiện một quy trình nhất định tại nhà trường. Và những giải pháp hoàn
thiện của luận văn được đưa ra từ những đánh giá của tác giả về thực trạng hoạt
động của hệ thống kiểm soát nội bộ của nhà trường và những quan điểm của một số
lãnh đạo khi tác giả thực hiện trao đổi để tìm ra nguyên nhân và định hướng khắc
phục những hạn chế chứ chưa thử nghiệm những giải pháp này vào một số hoạt
động quản lý tại nhà trường bởi hạn chế về thời gian và kinh phí thực hiện. Do đó,
định hướng nghiên cứu trong tương lai có thể là: hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội
bộ trong một số quy trình cụ thể tại nhà trường như: quy trình thu – chi tiền; quy
trình mua sắm, quản lý vật tư, tài sản; quy trình đào tạo,…
8. Kết cấu của luận văn
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn gồm 3 chương sau:
Chương 1: Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ ở đơn vị công
6
Chương 2: Thực trạng hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường Cao đẳng Giao
thông Vận tải TP HCM
Chương 3: Các giải pháp hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ tại trường
Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM
7
CHƯƠNG 1
TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ Ở ĐƠN VỊ CÔNG
1.1. Tổng quan về hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1. Lịch sử ra đời và phát triển của hệ thống kiểm soát nội bộ
1.1.1.1.
Lịch sử ra đời và phát triển của các lý thuyết kiểm soát nội bộ
Vào những năm đầu thế kỷ 20, khái niệm kiểm soát nội bộ bắt đầu xuất hiện
trong các tài liệu kiểm toán. Tuy nhiên, tại thời điểm này, kiểm soát nội bộ chỉ được
nhắc đến như là một công cụ bảo vệ tiền khỏi sự biển thủ của nhân viên.
Đến năm 1936, khái niệm kiểm soát nội bộ đã được mở rộng trong một công
bố của Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA): kiểm soát nội bộ là
“các biện pháp và cách thức được chấp nhận và được thực hiện trong một tổ chức để
bảo vệ tiền và tài sản khác, cũng như kiểm tra sự chính xác trong ghi chép sổ sách”.
[1]
Theo thời gian, việc nghiên cứu và đánh giá về kiểm soát nội bộ ngày càng
được chú trọng. Năm 1949, AICPA công bố công trình nghiên cứu: “Kiểm soát nội
bộ, các nhân tố cấu thành và tầm quan trọng đối với việc quản trị doanh nghiệp và
đối với kiểm toán viên độc lập”. Trong công trình nghiên cứu này, AICPA đã mở
rộng kiểm soát nội bộ là “cơ cấu tổ chức và các biện pháp, cách thức liên quan được
chấp chận và thực hiện trong một tổ chức để bảo vệ tài sản, kiểm tra sự chính xác và
đáng tin cậy của số liệu kế toán, thúc đẩy hoạt động có hiệu quả, khuyến khích sự
tuân thủ các chính sách của nhà quản lý”.
[1]
Năm 1958, Ủy ban thủ tục kiểm toán (CAP) trực thuộc AICPA ban hành báo
cáo về thủ tục kiểm toán số 29: “Phạm vi xem xét kiểm soát nội bộ của kiểm toán
viên độc lập”, trong đó lần đầu tiên phân biệt kiểm soát nội bộ về quản lý và kiểm
soát nội bộ về kế toán. Đến năm 1973, AICPA ban hành chuẩn mực kiểm toán 1 đã
đưa ra các định nghĩa về kiểm soát quản lý và kiểm soát kế toán.
[1]
Sau rất nhiều vụ gian lận gây tổn thất cho nền kinh tế, uỷ ban chứng khoán
Hoa Kỳ (SEC) đưa ra đòi hỏi bắt buộc các công ty phải báo cáo về kiểm soát nội bộ
đối với công tác kế toán ở đơn vị mình cho công chúng. Theo đó cần phải có những
tiêu chuẩn đánh giá tính hữu hiệu của kiểm soát nội bộ. Năm
8
1985, uỷ ban COSO thuộc hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận trên các báo
cáo tài chính được thành lập dưới sự bảo trợ của 5 tổ chức nghề nghiệp:
-
Hiệp hội Kế toán viên công chứng Hoa Kỳ (AICPA)
-
Hiệp hội Kế toán Hoa Kỳ (AAA )
-
Hiệp hội Các nhà quản trị tài chính (FEI)
-
Hiệp hội Kiểm toán viên nội bộ (IIA)
-
Hiệp hội Kế toán viên quản trị (IMA)
[1]
Năm 1992, COSO phát hành báo cáo. Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu
tiên trên thế giới đưa ra khuôn mẫu về lý thuyết về kiểm soát nội bộ một cách đầy
đủ và có hệ thống. Tuy chưa thật sự hoàn chỉnh nhưng báo cáo đã tạo lập cơ sở lý
thuyết rất cơ bản về kiểm soát nội bộ. Báo cáo đã đưa ra năm bộ phận của kiểm soát
nội bộ bao gồm: môi trường kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông
tin và truyền thông, giám sát.
Báo cáo COSO 1992 đã là tiền đề cho hàng loạt các nghiên cứu phát triển về
KSNB ở nhiều lĩnh vực ra đời, như:
-
Phát triển theo hướng quản trị: COSO nghiên cứu hệ thống đánh giá rủi ro
doanh nghiệp ERM năm 2001 (ban hành chính thức năm 2004), hướng dẫn về
giám sát hệ thống kiểm soát nội bộ năm 2008.
-
Phát triển cho doanh nghiệp vừa và nhỏ: COSO 2006.
-
Phát triển theo hướng chuyên sâu vào ngành nghề cụ thể: COBIT do
ISACA ban hành năm 1996, phát triển kiểm soát nội bộ trong môi trường công
nghệ thông tin, hay báo cáo của Ủy ban Basel 1998 vận dụng kiểm soát nội bộ
trong ngân hành và các tổ chức tín dụng.
-
Phát triển theo hướng quốc gia: nhiều quốc gia trên thế giới đã xây dựng một
khuôn khổ lý thuyết riêng về kiểm soát nội bộ, như báo cáo Turnbull 1999 ở
Anh…
1.1.1.2.
[1]
Lịch sử ra đời và phát triển của kiểm soát nội bộ trong khu vực công
Đối với khu vực công, kiểm soát nội bộ cũng rất được quan tâm. Một số
quốc gia như Mỹ và Canada đã phát triển và công bố các hướng dẫn về kiểm soát
nội bộ áp dụng cho các đơn vị công lập.
[7]
9
Tổ chức quốc tế các cơ quan kiểm toán tối cao (INTOSAI) ra đời vào năm
1953. Với vai trò là hiệp hội nghề nghiệp của các Cơ quan kiểm toán tối cao (SAI),
INTOSAI đã góp phần rất quan trọng trong việc giúp các thành viên hoàn thành
nhiệm vụ của mình: vai trò kiểm toán các tài khoản và hoạt động của chính phủ,
thúc đẩy việc lành mạnh hoá trong quản lý tài chính và nâng cao chất lượng giải
trình của chính phủ ở từng quốc gia. Ngoài ra, INTOSAI còn là diễn đàn để kiểm
toán viên nhà nước trên toàn thế giới trao đổi những vấn đề cùng quan tâm và cập
nhật những tiến bộ mới nhất của các chuẩn mực kiểm toán và các quy định về nghề
nghiệp khác cũng như những thông lệ tốt nhất.
Năm 1992, INTOSAI đã ban hành hướng dẫn về kiểm soát nội bộ áp dụng
cho khu vực công. Tài liệu này đã tích hợp các lý luận chung về kiểm soát nội bộ
của báo cáo COSO và những điểm đặc thù của khu vực công. Hướng dẫn này được
cập nhật vào năm 2001 và công bố vào năm 2004. Năm 2013, INTOSAI tiếp tục
cập nhật và công bố áp dụng năm 2014.
Tại Hoa Kỳ, năm 1999, cơ quan kiểm toán Nhà nước Hoa Kỳ (GAO) đã ban
hành chuẩn mực về kiểm soát nội bộ trong chính quyền liên bang, nhằm đưa ra các
quan điểm và hướng dẫn về kiểm soát nội bộ trong các đơn vị thuộc khu vực công.
[7]
Năm 1996, Kiểm toán Nhà nước Việt Nam là thành viên chính thức của tổ chức
INTOSAI. Đến năm 1997, Việt Nam tham gia Tổ chức các cơ quan kiểm toán tối cao
Châu Á (ASOSAI).ASOSAI thành lập năm 1979, hiện nay có 45 thành viên. Từ tháng
10/2009, Việt Nam là thành viên Ban điều hành tổ chức này nhiệm kỳ 2009 – 2012.
1.1.2. Khái niệm kiểm soát nội bộ
Theo hướng dẫn của INTOSAI năm 2004
Kiểm soát nội bộ là một quá trình bị chi phối bởi nhà quản lý và các nhân
viên trong đơn vị, nó được thiết lập để đối phó với các rủi ro và cung cấp một sự
đảm bảo hợp lý nhằm đạt được các mục tiêu chung của tổ chức.
Theo hướng dẫn của INTOSAI năm 2013
Tương tự như hướng dẫn của INTOSAI 2004 tuy nhiên về mục tiêu của báo
cáo theo INTOSAI có thay đổi theo hướng dẫn về quản trị rủi ro, kiểm soát nội bộ
10
và biện pháp để giảm thiểu gian lận trong điều kiện áp dụng công nghệ cao, từ đó
giúp cải thiện hiệu quả hoạt động cũng như tăng cường sự giám sát của tổ chức.
Theo Chuẩn mực kiểm toán Việt Nam số 315
Kiểm soát nội bộ: Là quy trình do Ban quản trị, Ban Giám đốc và các cá
nhân khác trong đơn vị thiết kế, thực hiện và duy trì để tạo ra sự đảm bảo hợp lý về
khả năng đạt được mục tiêu của đơn vị trong việc đảm bảo độ tin cậy của báo cáo
tài chính, đảm bảo hiệu quả, hiệu suất hoạt động, tuân thủ pháp luật và các quy định
có liên quan. Thuật ngữ “kiểm soát” được hiểu là bất cứ khía cạnh nào của một hoặc
nhiều thành phần của kiểm soát nội bộ.
Trong phạm vi của đề tài, người viết nghiên cứu hệ thống kiểm soát nội bộ
tại trường Cao đẳng Giao thông Vận tải TP HCM dựa vào hướng dẫn về kiểm soát
nội bộ của INTOSAI 2004. Đây là tài liệu tích hợp các lý luận chung về kiểm soát
nội bộ của báo cáo COSO. Hướng dẫn về kiểm soát nội bộ của INTOSAI 2013 cần
có sự phù hợp với điều kiện ứng dụng công nghệ cao, điều kiện nhà trường chưa
phù hợp với hướng dẫn này.
1.1.3. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Dựa trên nền tảng báo cáo COSO, hướng dẫn về kiểm soát nội bộ của
INTOSAI cũng đưa ra 5 bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ:
1.1.3.1.
Môi trường kiểm soát
Môi trường kiểm soát phản ánh một sắc thái chung của một tổ chức, tác động
đến ý thức kiểm soát của các nhân viên. Môi trường kiểm soát là nền tảng cho tất cả
các yếu tố khác trong kiểm soát nội bộ. Các nhân tố trong môi trường kiểm soát bao
gồm:
Sự liêm chính và giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân viên
Sự liêm chính và tôn trọng giá trị đạo đức của nhà lãnh đạo và đội ngũ nhân
viên xác định thái độ cư xử chuẩn mực trong công việc của họ. Tinh thần tôn trọng
đạo đức thể hiện qua việc mọi cá nhân phải tuân thủ các điều lệ, quy định và đạo
đức về cách ứng xử của cán bộ công chức Nhà nước. Ví dụ như: công khai tài sản,
các vị trí kiêm nhiệm bên ngoài…Nó tạo nên văn hóa của tổ chức. Nếu văn hóa này
được xây dựng tốt, sẽ đem lại sự công bằng, dung hòa các lợi ích, giảm thiểu các
11
yếu tố cơ hội phát sinh các gian lận, tham nhũng.
Để làm được điều này, cấp quản lý trước tiên phải làm gương cho cấp dưới
về việc tuân thủ các điều lệ, các quy định về cách ứng xử của cán bộ, nhân viên và
cần phải phổ biến những quy định này đến mọi thành viên bằng các thể thức thích
hợp: các văn bản chính thức, nội quy, quy chế, … Đồng thời, phải cho công chúng
thấy được tinh thần này trong sứ mệnh và trong tiêu chuẩn đạo đức của tổ chức
thông qua các thể thức này.
Năng lực nhân viên
Năng lực nhân viên bao gồm trình độ hiểu biết và kỹ năng chuyên môn cần
thiết để đảm bảo cho nhiệm vụ được thực hiện có kỷ cương, hữu hiệu và hiệu quả,
cũng như có một sự am hiểu đúng đắn về trách nhiệm của bản thân trong việc thiết
lập hệ thống kiểm soát nội bộ.
Các lãnh đạo cần xác định rõ yêu cầu về năng lực cho một công việc nhất
định và cụ thể hoá nó thành các yêu cầu về kiến thức và kỹ năng. Đào tạo là một
phương thức hữu hiệu để nâng cao trình độ cho các thành viên trong tổ chức, đó là
hướng dẫn về mục tiêu kiểm soát nội bộ, phương pháp giải quyết những tình huống
khó xử trong công việc.
Triết lý và phong cách lãnh đạo
Triết lý quản lý và phong cách lãnh đạo phản ánh thái độ, quan điểm, quy tắc
ứng xử, sự độc lập, năng lực cũng như việc các nhà quản lý phải làm gương cho các
nhân viên. Triết lý và phong cách lãnh đạo có ảnh hưởng lớn đến môi trường kiểm
soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vị. Nếu nhà lãnh đạo cấp
cao cho rằng kiểm soát nội bộ là quan trọng thì những thành viên khác trong tổ chức
cũng sẽ cảm nhận được điều đó và sẽ theo đó mà tận tâm xây dựng hệ thống kiểm
soát nội bộ. Ngược lại nếu các thành viên trong tổ chức cho rằng kiểm soát nội bộ
không quan trọng có nghĩa là lãnh đạo chưa quan tâm đúng mức đến kiểm soát nội
bộ. Kết quả là kiểm soát nội bộ chỉ còn là hình thức chứ không có ý nghĩa thực sự,
dẫn đến mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị không còn đạt được như mong muốn.
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức là sự phân chia trách nhiệm và quyền hạn giữa các bộ phận
12
trong đơn vị, giúp cho mỗi thành viên hiểu được nhiệm vụ cụ thể và từng hoạt động
của họ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến việc hoàn thành mục tiêu. Cơ cấu tổ chức
thường được mô tả qua sơ đồ tổ chức, và được thể chế hóa bằng văn bản về những
nhiệm vụ và quyền hạn cụ thể của từng bộ phận, từng thành viên trong bộ phận và
mối quan hệ giữa họ với nhau.
Cơ cấu tổ chức phụ thuộc vào quy mô và đặc điểm hoạt động của đơn vị. Tuy
nhiên, dù tổ chức như thế nào nó cũng phải giúp cho đơn vị thực hiện chiến lược và
đạt được mục tiêu đã đề ra.
Để thiết kế một cơ cấu tổ chức hiệu quả cần tuân thủ các nguyên tắc sau:
-
Thiết lập sự điều hành và kiểm soát trên toàn bộ hoạt động, không bỏ sót lĩnh
vực nào cũng như không có sự chồng chéo giữa các bộ phận
-
Thực hiện sự phân chia 3 chức năng: xử lý nghiệp vụ, ghi chép sổ sách, bảo
quản tài sản
-
Đảm bảo sự độc lập tương đối giữa các bộ phận
-
Phù hợp với quy mô và đặc thù hoạt động của đơn vị
Chính sách nhân sự
Chính sách nhân sự là toàn bộ các phương pháp quản lý và chế độ của đơn vị
đối với đội ngũ nhân viên. Biểu hiện của chính sách này thông qua: các hính sách
tuyển dụng, đào tạo, đánh giá, bổ nhiệm, tiền lương, khen thưởng, phúc lợi, kỷ luật.
Chính sách nhân sự có ảnh hưởng rất lớn đến sự hữu hiệu của môi trường
kiểm soát, góp phần đảm bảo năng lực đội ngũ nhân viên, tính chính trực và các giá
trị đạo đức…
1.1.3.2.
Đánh giá rủi ro
Tất cả các đơn vị, bất kể quy mô, cấu trúc, ngành nghề nào đều phát sinh rủi
ro ở tất cả các mức độ. Do đó, việc đánh giá rủi ro để tìm cách ứng phó là rất quan
trọng. Đánh giá rủi ro là quá trình nhận dạng và phân tích những sự kiện tạo nên rủi
ro ảnh hưởng đến việc đạt được mục tiêu của đơn vị, qua đó xác lập các biện pháp
thích hợp để đối phó với rủi ro. Quá trình này bao gồm các bước:
Nhận dạng rủi ro
13
Hoạt động của đơn vị có thể gặp rủi ro từ bên trong và bên ngoài, rủi ro ở cấp
độ toàn đơn vị và từng hoạt động. Nhận diện rủi ro là việc nhận thức về thời điểm,
mức độ một sự kiện hay hoạt động sẽ xảy ra gây ảnh hưởng tiêu cực đến đơn vị.
Một khi đơn vị nhận diện được các yếu tố rủi ro trong hoạt động của mình thì nguy
cơ không đạt được mục tiêu giảm đi đáng kể. Do đó, nhận dạng rủi ro phải được
thực hiện liên tục bởi các nhân tố ảnh hưởng luôn thay đổi.
Liên quan đến khu vực công, các cơ quan Nhà nước phải quản trị rủi ro ảnh
hưởng đến mục tiêu giao phó, bao gồm cả các chỉ tiêu được giao trong kế hoạch của
đơn vị.
Đánh giá rủi ro
Sau khi đơn vị đã nhận dạng được rủi ro cần tiến hành đánh giá rủi ro.Đánh
giá rủi ro là việc xác định những ảnh hưởng có thể có của một sự kiện hay một hoạt
động đối với hoạt động của đơn vị. Trên thực tế không thể loại bỏ hết tất cả rủi ro
mà chỉ giới hạn rủi ro xảy ra ở mức độ chấp nhận được. Để làm được điều này, cấp
quản lý trước hết cần đánh giá khả năng xảy ra rủi ro và mức độ ảnh hưởng của rủi
ro đến mục tiêu của đơn vị. Nếu rủi ro ảnh hưởng không đáng kể và ít có khả năng
xảy ra thì không cần phải quan tâm nhiều. Ngược lại, một rủi ro ảnh hưởng trọng
yếu và khả năng xảy ra cao thì đơn vị cần tập trung chú ý. Những tình huống nằm
giữa hai thái cực này thường gây khó khăn cho việc đánh giá. Do vậy, đơn vị cần có
những phương pháp phân tích hợp lý.
Đối phó rủi ro
Có bốn biện pháp đối phó với rủi ro như sau:
-
Né tránh rủi ro: là việc không thực hiện các công việc có thể gây ra rủi ro.
Phương pháp này có ưu điểm là có thể tránh được tất cả các rủi ro, nhưng chính
việc không thực hiện các công việc để tránh rủi ro lại đồng nghĩa với việc đánh
mất một số cơ hội.
-
Giảm thiểu rủi ro: là việc làm giảm các tác hại do rủi ro tác động đến tổ chức.
Phương pháp này thường áp dụng với những rủi ro không thể tránh được.
-
Chia sẻ rủi ro: là việc chuyển một phần hay toàn bộ hậu quả do rủi ro có thể xảy
ra từ tổ chức này sang cho tổ chức khác bằng việc trả một khoản phí.
14
-
Chấp nhận rủi ro: áp dụng trong trường hợp lợi ích mang lại từ việc thực hiện
công việc lớn hơn thiệt hại do rủi ro từ công việc đó tác động.
Các biện pháp xử lý hạn chế rủi ro ở mức độ hợp lý vì mối liên hệ giữa lợi
ích và chi phí nhưng nếu nhận dạng được và đánh giá được rủi ro thì có sự chuẩn bị
tốt hơn. Tuy nhiên, dù lựa chọn biện pháp nào thì nhà quản lý cần cân nhắc giữa chi
phí bỏ ra để đối phó với rủi ro và lợi ích mà nó đem lại.
1.1.3.3.
Hoạt động kiểm soát
Hoạt động kiểm soát là những chính sách và những thủ tục đối phó rủi ro và
tạo điều kiện cho các mục tiêu đề ra được thực hiện nghiêm túc, hiệu quả trong toàn
đơn vị. Để đạt được hiệu quả, hoạt động kiểm soát phải phù hợp, nhất quán giữa các
thời kỳ, dễ hiểu được, đáng tin cậy và liên hệ trực tiếp đến mục tiêu kiểm soát. Hoạt
động kiểm soát tồn tại ở mọi bộ phận và mọi cấp độ tổ chức trong một đơn vị.
Xét về mục đích, hoạt động kiểm soát bao gồm:
-
Kiểm soát phòng ngừa: là những chính sách và thủ tục kiểm soát được đưa ra
nhằm ngăn ngừa, giảm thiểu khả năng xảy ra gian lận và sai sót.
-
Kiểm soát phát hiện: là những chính sách và thủ tục kiểm soát được đưa ra
nhằm phát hiện kịp thời những hành vi gian lận và sai sót.
-
Kiểm soát bù đắp: là những thủ tục kiểm soát khác được đưa ra để thay thế
những hoạt động kiểm soát yếu kém, không hiệu quả.
Xét về chức năng, hoạt động kiểm soát bao gồm:
-
Thủ tục ủy quyền và xét duyệt
Việc thực hiện các nghiệp vụ chỉ được thực hiện bởi người được ủy quyền
theo trách nhiệm và phạm vi của họ. Ủy quyền là một cách thức chủ yếu để đảm bảo
rằng chỉ có những nghiệp vụ có thực mới được phê duyệt đúng mong muốn của
người lãnh đạo. Các thủ tục ủy quyền phải được tài liệu hóa và công bố rõ ràng,
phải bao gồm những điều kiện cụ thể.
Tuân thủ những quy định chi tiết của sự ủy quyền nói trên, nhân viên thực hiện
đúng theo hướng dẫn, trong giới hạn được quy định của người lãnh đạo và luật pháp.
-
Phân chia trách nhiệm
Để giảm rủi ro về việc sai sót, lãng phí, những hành động cố ý làm sai và
15
rủi ro không ngăn ngừa được thì không một bộ phận hay cá nhân nào được giao một
công việc từ lúc bắt đầu cho đến khi kết thúc. Trách nhiệm phải được giao một cách
có hệ thống cho từng cá nhân để đảm bảo sự kiểm tra có hiệu quả. Năm trách nhiệm
chủ yếu bao gồm ủy quyền, phê chuẩn, ghi chép, xử lý và đánh giá các nghiệp vụ.
Tuy nhiên, việc phân chia trách nhiệm có thể bị vô hiệu hóa do sự thông đồng giữa
các cá nhân trong tổ chức.
-
Kiểm soát quá trình xử lý thông tin và nghiệp vụ
Nhiều hoạt động kiểm soát cần được thực hiện nhằm đảm bảo tính chính xác,
đầy đủ và phê chuẩn đúng đắn cho các nghiệp vụ diễn ra trong đơn vị. Kiểm soát
quá trình xử lý thông tin đóng một vai trò quan trọng trong hoạt động kiểm soát nói
chung. Do đó, quá trình này cần phải được kiểm soát chặt chẽ. Các nghiệp vụ phải
được thực hiện theo quy trình hợp lý, hệ thống chứng từ, sổ sách phải được ghi chép
rõ ràng. Ngày nay, khi khoa học công nghệ tiến bộ, quy trình thực hiện được sự hỗ
trợ ngày càng nhiều của công nghệ thông tin, phần mềm máy tính. Vì vậy, quá trình
kiểm soát xử lý thông tin, nghiệp vụ được chia thành kiểm soát chung và kiểm soát
ứng dụng.
+ Kiểm soát chung: là hoạt động kiểm soát áp dụng cho tất cả hệ thống ứng dụng để
đảm bảo cho hệ thống này hoạt động liên tục, ổn định.
+ Kiểm soát ứng dụng: là hoạt động kiểm soát áp dụng cho từng ứng dụng cụ thể
nhằm đảm bảo dữ liệu được nhập và xử lý một cách chính xác, đầy đủ cũng như
phát hiện các dữ liệu không hợp lý hay chưa được sự xét duyệt của nhà quản lý.
-
Kiểm soát vật chất
Kiểm soát vật chất là hoạt động nhằm đảm bảo cho tài sản của đơn vị được
bảo vệ một cách chặt chẽ, tránh tình trạng hư hỏng, thất thoát hoặc sử dụng sai mục
đích, góp phần trong việc sử dụng nguồn lực của Nhà nước có hiệu quả. Kiểm soát
vật chất nhằm đảm bảo cho sự tồn tại, chất lượng hay tình trạng của các tài sản phục
vụ cho các hoạt động của đơn vị.
-
Kiểm tra độc lập
Kiểm tra độc lập là việc kiểm tra được tiến hành một cách khách quan. Điều này
đòi hỏi những thành viên khi thực hiện kiểm tra phải độc lập với đối tượng được kiểm
16
tra.
-
Phân tích rà soát
Hoạt động này chính là xem xét lại những việc đã thực hiện bằng cách so
sánh giữa kết quả thực hiện với số liệu dự toán, hay giữa thông tin tài chính và phi
tài chính nhằm kịp thời phát hiện ra những biến động bất thường để nhà quản lý có
các biện pháp chấn chỉnh kịp thời.
1.1.3.4.
Thông tin và truyền thông
Thông tin và truyền thông là hai thành phần gắn kết với nhau. Đó là hệ thống
thu nhận, xử lý, ghi chép thông tin và hệ thống báo cáo thông tin cho các đối tượng
bên trong và bên ngoài đơn vị.
Thông tin là dữ liệu đã được xử lý nhằm phục vụ cho quá trình ra quyết định.
Không phải bất kỳ tin tức, sự kiện nào cũng trở thành thông tin mà phải qua quá
trình xử lý để đảm bảo tính hữu ích của thông tin. Do đó, thông tin cần phải chính
xác, kịp thời, truy cập thuận tiện và một số trường hợp cần tính bảo mật. Thông tin
được cung cấp qua hệ thống thông tin, trong đó hệ thống thông tin kế toán là một bộ
phận quan trọng. Thông tin có thể chính thức hoặc không chính thức và được thu
thập từ nhiều nguồn khác nhau.
Truyền thông là thuộc tính của hệ thống thông tin nhưng được nêu ra để nhấn
mạnh vai trò của việc truyền đạt thông tin. Các kênh truyền thông bao gồm truyền
thông từ cấp trên xuống cấp dưới, từ cấp dưới lên cấp trên, trao đổi giữa các bộ
phận trong tổ chức, giữa tổ chức với đối tượng bên ngoài,…
1.1.3.5. Giám sát
Bản thân hệ thống kiểm soát nội bộ cần được giám sát. Giám sát là quá trình
đánh giá chất lượng của hệ thống kiểm soát nội bộ theo thời gian. Giám sát bao gồm
giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ.
-
Giám sát thường xuyên: được thiết lập cho những hoạt động thông thường và lặp
lại của tổ chức. Bao gồm cả những hoạt động giám sát và quản lý mang tính chất
định kỳ ngay trong quá trình thực hiện của các nhân viên trong công việc hàng
ngày. Giám sát thường xuyên được thực hiện trên tất cả các yếu tố của kiểm soát
nội bộ, liên quan đến việc ngăn chặn và phát hiện tất cả những hiện
17
tượng vi phạm luật pháp, không tiết kiệm, không hiệu quả của hệ thống.
-
Giám sát định kỳ: thường được thực hiện định kỳ hay trong các tình huống đặc
biệt. Phạm vi và tần suất giám sát định kỳ phụ thuộc vào sự đánh giá mức độ rủi
ro và hiệu quả của thủ tục giám sát thường xuyên. Giám sát định kỳ bao phủ
toàn bộ sự đánh giá, sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội bộ và đảm bảo kiểm
soát nội bộ đạt kết quả như mong muốn dựa trên các phương pháp và thủ tục
kiểm soát.
1.1.4.
Những hạn chế tiềm tàng của hệ thống kiểm soát nội bộ
Một hệ thống kiểm soát nội bộ dù có hoàn hảo tới đâu cũng tồn tại những
hạn chế tiềm tàng. Chính những hạn chế này là nguyên nhân khiến cho hệ thống
kiểm soát nội bộ không đảm bảo tuyệt đối, mà chỉ đảm bảo hợp lý để đạt được các
mục tiêu. Những hạn chế xuất phát từ các nguyên nhân sau:
-
Hạn chế xuất phát từ bản thân con người trong tính cách, trình độ chuyên môn,
nhận thức,…có thể gây nên những sai sót hoặc gian lận.
-
Hạn chế xuất phát từ sự thông đồng, lạm quyền: khi có sự thông đồng hoặc lạm
quyền thì rất khó phát hiện bởi các sai phạm này diễn ra rất tinh vi, thường có sự
bao che, cố tình che giấu hoặc tận dụng các lỗ hổng trong hệ thống kiểm soát nội
bộ để trục lợi.
-
Hạn chế từ những thủ tục kiểm soát không còn phù hợp khi điều kiện, môi
trường hoạt động của đơn vị thay đổi.
-
Hạn chế về yêu cầu chi phí nhỏ hơn lợi ích: có những biện pháp không thể thực
hiện được do chi phí bỏ ra quá lớn so với lợi ích mang lại.
1.2. Đặc điểm hoạt động của các đơn vị hành chính sự nghiệp có thu tại Việt Nam
1.2.1.
Đặc điểm của đơn vị hành chính sự nghiệp có thu
Khái niệm đơn vị hành chính sự nghiệp
[2]
Đơn vị hành chính sự nghiệp là những đơn vị sử dụng kinh phí ngân sách nhà
nước để hoạt động chủ yếu trong các lĩnh vực quản lý nhà nước và cung cấp các
dịch vụ công cho xã hội. Các đơn vị hành chính sự nghiệp có thể chia làm hai loại:
-
Đơn vị hành chính: là cơ quan đơn vị quản lý Nhà nước từ trung ương đến địa
phương, thực hiện chức năng quản lý Nhà nước nhằm duy trì bộ máy các cấp. Ví
